Sida 1 av 7 Råd och tips om hur ni bildar en ny förening Saknar ni en förening på er arbetsplats för att bättre kunna arrangera lokala hälsofrämjande aktiviteter för personalen och för att ni ska kunna vara med på alla SLIF:s aktiviteter? Börja med att höra efter på din arbetsplats om ni är flera som är intresserade av att ha en förening och vill vara medlemmar i en sådan. En förening ska ha stadgar och styrelse och ska vara öppen för alla på er arbetsplats. 1 Hur bildas en förening? 1. De intresserade samlas till ett möte, där de bildar en provisorisk styrelse (interimsstyrelse). 2. En interimsstyrelse bör minst bestå av ordförande, sekreterare och kassör. 3. Interimsstyrelsen ska ta fram förslag på stadgar* för föreningen försöka hitta personer som vill vara med i styrelsen som ledamöter och suppleanter föreslå namn för föreningen föreslå lämplig medlemsavgift förbereda det första årsmötet Det kan vara värdefullt om ni skriver ner namnet på dem som har varit med på det allra första mötet och har den informationen med på protokollet. 2 Hur genomförs 1:a årsmötet/medlemsmötet? 1. Mötets öppnande 2. Godkännande av dagordningen 3. Val av ordförande för mötet 4. Val av sekreterare för mötet 5. Val av två justeringsmän och tillika rösträknare för mötet 6. Information om interimsstyrelsens förarbete 7. Beslut om bildandet av föreningen 8. Beslut om föreningens namn 9. Fastställande av föreningens stadgar 10. Fastställande av medlemsavgiften 11. Val av föreningens ordförande 12. Val av övriga styrelseledamöter 13. Val av suppleanter 14. Val av (en/två) revisorer 15. Val av valberedningen 16. Upplösa interimsstyrelsen 17. Diskutera budget- och verksamhetsplan 18. Övriga frågor 19. Mötets avslutande
Sida 2 av 7 3 Stadgar Stadgar är skrivna regler som styr föreningens arbete. Dessa är exempel för föreningar anslutna till SLIF men stadgarna kan även vara mer omfattande. Stadgar för Namnet på den nya föreningen antagna vid konstituerande årsmöte t ex 2012-12-12 1 Ändamål/Uppgift Föreningens ändamål är att MEDLEMSKAP 2 Rätt till medlemskap i föreningen har anställda inom och beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Genom medlemskap i har medlem accepterat att rätta sig efter dessa stadgar. 3 Medlemskap i föreningen upphör, dels på grund av obetald medlemsavgift, dels på grund av vad i 4 stadgas. 4 Medlem som brutit mot föreningens stadgar och bestämmelser eller på annat sätt motarbetat föreningens ändamål eller intressen, kan av styrelsen uteslutas om medlemmen trots skriftligt påpekande därom ej upphör därmed. Beslut om uteslutning kan fattas av styrelsen med kvalificerad (2/3) majoritet. Den uteslutne har rätt att överklaga styrelsens beslut till nästkommande års- eller medlemsmöte. MEDLEMSAVGIFT 5 Medlemsavgiften fastställs av medlemsmötet för ett år i taget. STYRELSEN 6 Styrelsen består av ordförande och ledamöter. Ordförande väljs för ett år och övriga för 2 år varav hälften av dem nyväljes varje år. Styrelsen utser inom sig kassören och sekreteraren. 7 Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det.
Sida 3 av 7 Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet. 8 Föreningens firma tecknas av vid konstituerandemötet tre särskilt utsedda medlemmar varav minst två i förening. Normalt är dessa tre desamma som ordförande, sekreterare och kassör. Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår och skall vara föreningens revisor tillhanda senast en månad före årsmötet. SEKTIONER 9 Styrelsen kan besluta om bildandet av sektioner inom föreningen och utse sektionsledare. Sektionsledare väljs för ett år i taget. Sektionsledaren skall efter föreningsstyrelsens godkännande planera och genomföra arrangemang inom sitt verksamhetsområde. REVISION 10 Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall överlämna revisionsberättelse till styrelsen senast 14 dagar före årsmötet. MEDLEMSMÖTEN 12 Kallelse till årsmötet skall utfärdas av styrelsen senast fyra veckor före mötet. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar begär det. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar informera medlemmarna om att ett sådant möte kommer att hållas inom två månader från erhållen begäran. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Medlemsmötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet och under förutsättning att kallelse skett på det vis och inom de tidsramar som anges i 12. BESLUT OCH OMRÖSTNING 13 Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering). Med undantag för de i 2, 14, 15 nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster.
Sida 4 av 7 Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet. Beslut bekräftas med klubbslag. VALBARHET 14 Valbar till styrelsepost och som firmatecknare är varje medlem av föreningen. ÄRENDEN VID ÅRSMÖTET 15 Vid föreningens ordinarie årsmöte före utgången av XXX månad skall följande ärenden förekomma: 1 Fastställande av röstlängd för mötet 2 Val av ordförande för mötet 3 Val av sekreterare för mötet 4 Val av två protokolljusterare tillika rösträknare 5 Fråga om mötets behöriga utlysande 6 Fastställande av föredragningslista (godkännande av dagordning) 7 Styrelsens verksamhetsberättelse 8 Ekonomisk berättelse 9 Revisorernas berättelse 10 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 11 Val av: - ordförande för ett år - halva antalet styrelseledamöter för två år (växelvis) - eventuell fyllnadsval - revisor för ett år - revisorssuppleant för ett år - två ledamöter i valberedningen för ett år ( varav den ena sammankallande) 12 Fastställande av medlemsavgift 13 Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller förslag/motion som av medlem inlämnats till styrelsen minst 30 dagar före medlemsmötet 14 Övriga frågor 15 Mötets avslutande STADGEFRÅGOR MM 16 Beslut om ändring av dessa stadgar eller att föreningen skall upplösas, skall, för att vara giltigt, fattas av två på varandra medlemsmöten där ett skall vara ordinarie medlemsmöte och det andra mötet tidigast en månad därefter. Sådant beslut skall vid vart och ett av dessa medlemsmöten ha samlat minst två tredjedels majoritet. Utöver dessa stadgar gäller Stockholms Landstings Idrottsförbunds stadgar, tävlingsregler och övriga bestämmelser.
Sida 5 av 7 17 I händelse av beslut om att föreningen skall upplösas tillfaller föreningens kontanta tillgångar Stockholms landstings Idrottsförbund medan inventarier tillfaller under förutsättning att anställda får fortsatt tillgång till och möjlighet att utnyttja inventarierna. I beslutet ska också anges var den upplösta föreningens handlingar m.m. skall arkiveras t.ex i folkrörelsearkiv eller motsvarande. 4 Vem gör vad i föreningen - förklaringar Styrelse Ledningen för föreningen mellan årsmöten. Ska sköta driften (verksamheten) på föreningen och ta hand om föreningens tillgångar samt verkställa besluten tagna på årsmötet. I korthet bereda, verkställa och förvalta. Ordförande Leder föreningens möten och för föreningens talan - är ansiktet utåt Ser till att fattade beslut blir verkställda Är föreningens firmatecknare tillsammans med någon annan Sekreterare För protokoll vid föreningens möten Sammanställer förslaget till verksamhetsberättelsen Kassören Är ofta föreningens firmatecknare tillsammans med ordförande Svarar för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper inklusive verifikationerna. Upprättar årligen föreningens balans- och resultaträkningar Gör klart underlag för budgetarbetet och äskning av pengar till föreningen Svarar för föreningens konto Ledamöter i styrelsen Är med och lägger förslag samt beslutar i ärenden som kommer upp i styrelsemöten Revisorer Bevakar medlemmarnas intressen kontinuerligt att de i styrelsen sköter sig ska vara oberoende av styrelsen. Granskar föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet. Lämnar revisionsberättelse och föreslår ansvarsfrihet för styrelsen om inga fel och brister upptäcks. Valberedning Kommer med förslag till årsmötet på namn till kommande styrelse och revisorer. Årsmöte Ordinarie årsmöte hålls varje år senast (enligt stadgarna), styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörig ska vara utlyst till föreningens medlemmar i tid (när ska framgå i stadgarna). Det som ska avhandlas brukar framgå i stadgarna. Besluts som fattas i samband med årsmötet ska styrelsen verkställa dvs. årsmötet är föreningens mäktigaste sammankomst - maktmässigt. Årsmötet är även tillfället då styrelsen redovisar för medlemmarna vad och hur de har skött den löpande verksamheten under verksamhetsåret. Detta sker genom verksamhetsberättelse och ekonomisk redogörelse. Revisorn lämnar sin revisionsberättelse och årsmötet beviljar ansvarsfrihet för styrelsen.
Sida 6 av 7 Verksamhetsberättelse En beskrivning av genomförda aktiviteter under föregående verksamhetsår som hela styrelsen står bakom. Bör innehålla redovisning om; antalet medlemmar, antalet genomförda styrelsemöten, en beskrivning om verksamheten. Ekonomisk redogörelse kan innehålla Resultaträkningen och Balansräkningen. Resultaträkning sammandrag av årets intäkter och utgifter/kostnader. Balansräkning visar den ekonomiska ställningen vid en viss tidpunkt dvs. vilka tillgångar föreningen äger och hur medel/pengar har införskaffats för att finansiera tillgångarna (t ex. bidrag från SLIF). Kallelse En skriftlig kallelse personligen till alla i styrelsen om nästkommande styrelsemöte (t ex e- post). Kallelse till medlemmar om årsmötet kan vara men behöver inte vara personlig till var och en utan det räcker att det anslås så att medlemmarna får reda på det innan. Dagordning Förteckning där det står vad som kommer att avhandlas på mötet, bifogas kallelsen. Tänk på att under punkten Övrigt ska det inte tas upp saker som är av väsentligt betydelse för föreningen. Protokoll En redogörelse på vad styrelsen har beslutat på sammanträdet. Ska även innehålla datum och namn på dem som var med på mötet, gärna även platsen för mötet. Ekonomisk redovisning Bokföring och bokslut Verksamhetsplan En plan över vad det är tänkt att föreningen ska hålla på med under nästa verksamhetsår. Kan innehålla verksamheter, planerade styrelsemöten och eventuella speciella satsningar. Budgetplan En ekonomisk beräkning på det som tas upp i verksamhetsplan. Uppskattning om hur verksamheten kommer att finansieras och påverka föreningens ekonomi. Ordlista - övrig terminologi Acklamation Omröstning med ja- och nejrop. Ett i det närmste enhälligt bifall till ett förslag vilket för att det inte behövs någon omröstning. Beslutsfattande utan omröstning. Ajournering Sammanträdet gör uppehåll pga. Någon specifik anledning. Ansvarsfrihet Medlemmarna ger styrelsen sitt godkännande ansvarsfrihet i samband med årsmötet. Ansvarsfrihet behöver inte beviljas per automatik för styrelsen men så sker dock väldigt sällan och då kanske styrelsen t ex. misstänks ha gjort något brottsligt. Bordlägga ett ärende Ta upp ärendet vid ett annat möte för att t ex. hinna bereda den bättre. Enkel majoritet Det förslag som får mest ja-röster.
Sida 7 av 7 Firmatecknare Person som utsetts för att kunna kvittera ut pengar, attestera betalningar, skriva kontrakt och underteckna föreningens olika papper till myndigheter etc. Myndigheter, post, bank med flera delges via protokollsutdrag då det behövs. Justeringsmän För att ett protokoll ska bli giltigt ska det undertecknas av justeringsmän som intygar att innehållet är korrekt så som det har beslutats i mötet. Jävig Part i målet dvs. någon som kan ha eget intresse i hur beslutet blir. Kvalificerad majoritet Det förslag som får mer än hälften av rösterna Medlemsmatrikel En förteckning över föreningens medlemmar Motion Skrivelse/förslag som en medlem eller grupp av medlemmar lämnar till styrelsen eller årsmötet. En motion som är lämnat till årsmötet (ska lämnas god tid i förväg) kan bara beslutas om av årsmötet men styrelsen bör komma med ett eget förslag till motionen i samband med årsmötet. Omval En styrelsemedlem (eller revisor eller valberedning) som ställer upp för en ny mandatperiod Proposition De frågor som mötesordförande ställer till sammanträdet för att besvaras med ja eller nej. Förslag till beslut. Röstlängd Lista på de personer som har rösträtt på mötet. Talarlista Ordförande noterar i vilken ordning som mötesdeltagarna begärt ordet. Votering Omröstning med rösträkning kan vara öppen eller sluten. En öppen omröstning görs med hand uppresning. Är det någon deltagare som kräver en sluten votering så ska sluten omröstning genomföras t ex. med hjälp av röstsedlar. Utlysning av årsmötet Information till medlemmarna om när det är dags för årsmötet. Ska anslås så att alla medlemmarna kan få kännedom om detta möte. Kom ihåg att vi på SLIF-kansliet är till för att hjälpa dig. Är det något du undrar över eller om ni vill att vi ska komma till er så hör gärna av er. Kontaktuppgifterna hittar du på vår hemsida www.slifiform.se