Protokoll från konstituerande Styrelsemöte i Borgholm Energi AB

PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer 45-56 1 Protokoll från konstituerande Styrelsemöte i Borgholm Energi AB Plats och tid Badhusgatan 4 09:00 13:00 Beslutande Staffan Larsson (C), ordförande Cecilia Ahlström (S), 1:a vice ordförande Tomas Lind (FÖL), 2:e vice ordförande 45-53 Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Andreas Persson (S) Bert Carlsson (SD) Ingvar Svensson (V), 54-56 Övriga deltagande Tomas Ekberg (Elnät), arbetstagarrepresentant Gia Thörnquist (S), ersättare Carl Malgerud (M), ersättare 55-56 Markus Wertwein Ros, chef VA, Energi & Miljö, 53 Underskrifter Annika Karpfors Staffan Larsson (C) Tomas Lind Sekreterare Ordförande Justerare 45-53 Ingvar Svensson Justerare 54-56

PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer 45-56 2 Innehållsförteckning 45 Styrelsemöte inledning 2019 2019/2 3 46 Formalia Styrelsen 2019/34 4-5 47 VD informerar 2019 2019/3 6 48 Månadsuppföljning 2019 2019/4 7 49 Avvikelserapportering 2019 2019/6 8 50 Avfallstaxa 2019 2018/59 9-11 51 Avfallssortering matavfall 2017/126 12 52 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen 2016/2 13-17 och övriga rättsliga processer 53 VA-verksamheten - allmänt 2019/33 18 54 Rapport från PWC 2019/25 19 55 Beslut från kommunen 2019 mars 2019/31 20 56 Restlista 2019 2019/1 21

3 45 Dnr 2019/2 BEAB Styrelsemöte inledning 2019 Styrelsens ordförande Staffan Larsson förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna. Styrelsen utser Tomas Lind att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Dagordningen godkänns. Ledamöterna presenterar sig. Kl 11:50 lämnar Tomas Lind mötet och Ingvar Svensson (ersättare) träder in som beslutande.

4 46 Dnr 2019/34 BEAB Formalia Styrelsen Beslut Styrelsen beslutar att godkänna datum för styrelsemöten under 2019 att godkänna revidering av Arbetsordning med Rapporteringsinstruktion samt VDinstruktion att presidiet utgörs av ordförande Staffan Larsson, första vice ordförande Cecilia Ahlström, andre vice ordförande Tomas Lind och VD Anders Lindholm Datum för styrelsemöten Datum för styrelsemöten under 2019 antas: Torsdag 11 april Onsdag 8 maj Onsdag 12 juni Onsdag 14 augusti Onsdag 11 september Onsdag 9 oktober Onsdag 13 november Onsdag 11 december Arbetsordning för styrelsen Arbetsordning och Rapporteringsinstruktion för styrelsen revideras och förslag till justeringar läses upp och godkänns. Beslutas att reviderad Arbetsordning och Rapporteringsinstruktion läggs upp i NetPublicator under Dokument. VD-instruktion VD-instruktion revideras och förslag till justeringar läses upp och godkänns. Beslutas att reviderad VD-instruktion läggs upp i NetPublicator under Dokument.

5 NetPublicator/Kallelser Informeras att möteshandlingar läggs ut i Netpublicator Docs en vecka före styrelsemöte. Kallelse till styrelsemöte (utan möteshandlingar) går ut med e-post en vecka före mötet. Arvodesredovisning 2019 Informeras att ersättning för sammanträden registreras av styrelsens sekreterare enligt regler som fullmäktige fastställer. Dagordning, fasta ärenden och justering av protokoll Presentation av struktur för kallelsens dagordning med fasta rubriker och ärenden samt att justering av protokoll sker via underskrift på Badhusgatan 4 efter överenskommelse. Teman under året Presenteras under VD informerar. Årshjul Årshjul för Styrelsens arbetsuppgifter och uppdrag under 2019 är under framtagning. Avstämning kontaktuppgifter Lista för kontaktuppgifter gick runt. Styrelsemedlemmars personuppgifter med personnummer kommer att anmälas hos Bolagsverket. Presidie Beslutas att presidiet består av styrelsens ordförande Staffan Larsson, första vice ordförande Cecilia Ahlström, andre vice ordförande Tomas Lind och VD Anders Lindholm. Styrelseutbildning Styrelseutbildning presenteras under VD informerar. Beslutsunderlag Datum för styrelsemöten 2019 Arbetsordning för styrelsen, fastställd 2014-06-18 VD-instruktion med rapporteringsinstruktion, fastställd 2014-06-18

6 47 Dnr 2019/3 BEAB VD informerar 2019 Styrelsen lägger informationen till handlingarna. VD Anders Lindholm rapporterar: - Förslag på styrelsetemat för 2019 (läggs in i årshjul) o Utbildning för styrelsen om Aktiebolagslagen o Utbildning för styrelsen om LAV, lagen om allmänna vattentjänster o BEAB internkontrollplan 2020 presenteras för Presidiet 15 april o Styrelsen besöker Verksamheterna inom BEAB o Strategimöte 12-13 juni - Mark och Miljödomstolen Nya domar angående anslutning av vatten o Frågan lyftes och kommer att uppdateras kontinuerligt på styrelsemötena - Aktuella ärenden o Kapelludden arrende o Proceedo e-handelssystem o Mätare och mätarinsamling elnät o Hamnar o Stenläggning i stadskärnan efter fibergrävning - Borgholm Energis verksamheter presenteras kortfattat

7 48 Dnr 2019/4 BEAB Månadsuppföljning 2019 Styrelsen lägger informationen till handlingarna. Ekonomichef Jonas Svensson rapporterar Månadsuppföljning för mars 2019. Presentationen läggs upp i Dokument NetPublicator: Månadsuppföljning mars 2019. Beslutsunderlag Beslutsunderlag presenteras på styrelsemötet. Skickas till Jonas Svensson, ekonomichef

8 49 Dnr 2019/6 BEAB Avvikelserapportering 2019 Styrelsen lägger informationen till handlingar. Avvikelser inom verksamheterna under perioden presenteras av VD Anders Lindholm. 1. Avvikelser inom VA, Kvalitet 2. Avvikelser inom Elnät, Kvalitet Beslutsunderlag Avvikelserapporter, daterade 2019-04-01

9 50 Dnr 2018/59 BEAB Tillägg till avfallstaxan i Borgholms kommun Beslut Styrelsen beslutar att föreslå Kommunfullmäktige att införa avfallstaxa i Borgholms kommun för hämtning av tre stycken lastväxlarflak åt gången, se bilaga 1. VD Anders Lindholm presenterar ärendet: När Borgholms kommuns avfallstaxa saknar tillämpning gäller följande: Om ett behov uppstår av en tjänst som inte finns specificerad i denna taxa, exempelvis vid hämtning med andra metoder än de som anges i denna avfallstaxa eller där förhållandena väsentligt avviker från vad som är normalt, saknar taxan tillämpning i det enskilda fallet. Kommunfullmäktige, eller den nämnd som fullmäktige delegerar till, får då besluta om avgifter baserat på principer i denna taxa, självkostnad för tjänsten och avgift per timme. Borgholm Energi har tagit fram förslag på tillägg till Borgholms kommuns avfallstaxa som möjliggör matavfallsutsortering på anläggningar med stora mängder avfall, såsom till exempel campingar, se bilaga 1. Tillägget innebär att Suez på uppdrag av Borgholm Energi hämtar hushållsavfallet i lastväxlarflak istället för med sopbil. Lastväxlarflaken hämtas om tre stycken åt gången av en lastbil enligt förbokat hämtningsschema.

10 Matavfallsutsortering med optisk sortering kräver en bra kvalité på hushållsavfallet, vilket innebär att det inte får förekomma stora mängder löst avfall eller grovavfall i avfallet. Större anläggningar kan ha olika kvalité på hushållsavfallet. En bra kvalité som kommer från gästernas boende, dvs. matavfall och restavfall slängs emballerat och utan stora mängder löst avfall. En dålig kvalité som kommer från papperskorgar på anläggningen, där gästerna till största del slänger avfallet löst, exempelvis glasspapper. Därför innehåller tillägget till taxan två olika abonnemang för lastväxlarflak; ett sorterat och ett osorterat. Hushållsavfall som läggs i lastväxlarflak med sorterat abonnemang behandlas med optiskt sortering, där de gröna matavfallspåsarna sorteras ut. Hushållsavfall som läggs i lastväxlarflak med osorterat abonnemang behandlas med förbränning. Konsekvensanalys Om föreslaget tillägg till avfallstaxan inte används innebär det ingen förändring mot idag. Om taxetillägget används ger det flera miljö-, service- och ekonomivinster för alla Borgholm Energis avfallskunder: Ökad mängd matavfall som blir biobränsle. Minskade transporter och transportutsläpp. Större andel av bränslet som används vid insamling av hushållsavfallet är fossilfritt. Ökad tillgänglig kapacitet på sopbilarna, eftersom transport i lastväxlarflak ersätter insamling med sopbil. Det gör att fler extratömningar kan genomföras med sopbilen. Främst företag med containerhämtning får ökad servicegrad. Hämtning med lastväxlarflak innebär minskade hämtningskostnader för kunden. Beslutsunderlag Denna tjänsteskrivelse och bilaga 1, Förslag till avfallstaxa Hämtning av mat- och restavfall i lastväxlarflak. Skickas till Borgholms kommun Catherine Hevelius, Chef Återvinning och avfall

11 Bilaga 1 Förslag till avfallstaxa Hämtning av mat-och restavfall i lastväxlarflak. Alla priser inkluderar mervärdesskatt, moms. Hämtning av avfall kan ske i lastväxlarflak. Lastväxlarflak hämtas om tre stycken åt gången och körs direkt till behandlingsanläggning. Hämtning sker efter förbokat hämtningsschema. Avfallet ska transporteras bort så ofta att olägenhet för människors hälsa och miljö inte uppstår. Hämtningsintervall och storlek på behållare ska motsvara behovet av borttransport av hushållsavfallet från fastigheten. I tabellen anges grundavgift och hämtningsavgift för förbokad hämtning. Utöver dessa avgifter debiteras viktavgift för avfall i lastväxlarflak. Kostnaden för vikt beror på hur mycket avfall som lämnas. I lastväxlarflak med abonnemang för sorterat avfall ska matavfall läggas i grön påse som tillhandahålls av Borgholm Energi AB. Påsen ska knytas ordentligt med dubbelknut. Tabell 1. Grundavgift per lastväxlarflak för sorterat och osorterat abonnemang. Hämtningsavgift för förbokad hämtning av tre stycken lastväxlarflak. Viktavgift debiteras beroende på mängden avfall. Abonnemang Grundavgift/Lastväxlarflak Hämtningsavgift Hämtningsperiod vecka 24- kr/3 st lastväxlarflak 33 kr/år Viktavgift kr/kg Sorterat 4000 7999 2,21 Osorterat 5000 7999 2,21

12 51 Dnr 2017/126 BEAB Avfallssortering matavfall Styrelsen lägger informationen till handlingarna. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Leveranser av avfall till KSRR och optisk sortering fortgår enligt plan. KSRR redovisar månadsvis mottagen mängd avfall till optisk sortering respektive förbränning. Provkörning på en leverans med avfall för optisk sortering gjordes i mars. Andelen gröna påsar i avfallet var 17 %. Det är en ökning från förra året. I maj 2018 var andelen gröna påsar i avfallet 15 %. Det ska även göras en körning i sommar för att se hur avfallet är fördelat sommartid. Resultatet kommer att räknas om till en intressantare form och användas i årets matavfallskampanj, vilken är under planering hos bolagets kommunikatör. Kampanjen ska fokusera på att det är viktigt att sortera ut matavfall samt vikten av att emballera allt avfall och knyta påsen med dubbelknut. Under året ska också plockanalys göras för att titta på matavfallet (mängder och renhet), men även vad som i övrigt finns i hushållsavfallet. Inför sommaren planeras även i år en försortering av avfallet i samband med omlastning, för att få bort större enheter av avfall som stör den optiska sorteringen. Skickas till Catherine Hevelius

13 52 Dnr 2016/2 BEAB Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer Styrelsen lägger informationen till handlingarna. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte nyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan föreligger avgiftsskyldighet. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister. Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade. M 3592-18 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-05-15. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan

14 tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Fastigheten nyttjar tillsammans med andra fastigheter en gemensam vattenbrunn, provtagning är gjord som visar att vattnet i den gemensamma brunnen är tjänligt med anmärkning. Status: Muntlig förberedelse hölls den 14 feb vid Kalmar Tingsrätt och personal från BEAB var representerad men inget juridiskt ombud. Mark-och miljödomstolen kommer avgöra målet utan huvudförhandling. Dom: Kommer under våren. Övrigt: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-07-20. M 3586-18 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-05-15. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Fastigheten nyttjar tillsammans med andra fastigheter en gemensam vattenbrunn, provtagning är gjord som visar att vattnet i den gemensamma brunnen är tjänligt med anmärkning. Status: Muntlig förberedelse hölls den 14 feb vid Kalmar Tingsrätt och personal från BEAB var representerad men inget juridiskt ombud. Mark-och miljödomstolen kommer avgöra målet utan huvudförhandling. Dom: Kommer under våren. Övrigt: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-07-20. M 3593-18 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-05-15. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Fastigheten nyttjar tillsammans med andra fastigheter en gemensam vattenbrunn, provtagning är gjord som visar att vattnet i den gemensamma brunnen är tjänligt med anmärkning. Status: Muntlig förberedelse hölls den 14 feb vid Kalmar Tingsrätt och personal från BEAB var representerad men inget juridiskt ombud. Mark-och miljödomstolen kommer avgöra målet utan huvudförhandling. Dom: Kommer under våren. Övrigt: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-07-20. M 4809-18 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-05-15. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet.

15 Status: Muntlig förberedelse hölls den 14 feb vid Kalmar Tingsrätt och personal från BEAB var representerad men inget juridiskt ombud. Mark-och miljödomstolen kommer avgöra målet utan huvudförhandling. Dom: Kommer under våren. Övrigt: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-10-08. M 4807-18 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-05-15. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Status: Muntlig förberedelse hölls den 14 feb vid Kalmar Tingsrätt och personal från BEAB var representerad men inget juridiskt ombud. Mark-och miljödomstolen kommer avgöra målet utan huvudförhandling. Dom: Kommer under våren. Övrigt: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-10-09. Ansökan om stämning Ärende: Fastighetsägaren har bestridit den delen av fakturan som avser anslutning av vatten men accepterat att göra betalningen och anslutningen till spillvattnet. Förbindelsepunkt är förmedlad 2017-10-27 och fastigheten ligger inom VO för både vatten och spillvatten. Status: Ärendet inskickat till Mark-och miljödomstolen i slutet av januari 2019. Ansökan om stämning Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura gällande ytterligare lägenhetsavgifter. Lägenhetsavgifterna har tillkommit på grund av ändrad användning av fastigheten. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala va-nätet. Status: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-10-09. Ansökan om stämning Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-03-02. Fastigheten ligger inom detaljplanelagt område och verksamhetsområde för vatten. Status: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2019-03-26. Dom: Övrigt:

16 M 4801-18 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad 2018-05-15. Fastigheten ligger inom VO för både vatten och spill och är sedan tidigare ansluten till det kommunala spillvattennätet. Status: Muntlig förberedelse hölls den 14 feb vid Kalmar Tingsrätt och personal från BEAB var representerad men inget juridiskt ombud. Mark-och miljödomstolen kommer avgöra målet utan huvudförhandling. Dom: Kommer under våren Övrigt: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen 2018-10-09. Anspråk om ekonomisk ersättning Böda dammar Västra dammen. Ytterligare anspråk om ersättning för skada har inkommit från två markägare. De samanlagda kraven från markägare uppgår hittills till 461 450 kr fördelat enligt följande: 50 000 avser skadad skog 184 000 avser skördebortfall under 2018 76 950 avser skördebortfall under 2017 150 000 avser skördebortfall under perioden 2013 till 2016 Arbete med framtagande av underlag för vattendom gällande grundvattendräneringen pågår. Övriga rättsliga processer Överklagat beslut om ledningsrättsförrättning Ärende: Fastighetsägare har överklagat ledningsrättsförrättningen som är beslutad av Lantmäteriet. Status: Bolaget har fått föreläggande om att yttra sig och därmed slutföra vår talan i målet, senast den 19 mars 2019. Dom: Mark-och miljödomstolen överväger att avgöra målet utan sammanträde. Överklagat beslut om ledningsrättsförrättning Ärende: Fastighetsägare har överklagat ledningsrättsförrättningen som är beslutad av Lantmäteriet.

17 Status: Bolaget har fått föreläggande om att yttrat sig och gjorts så per den 27 februari 2019. Dom: Skadeståndsanspråk

18 53 Dnr 2019/33 BEAB VA-verksamheten - allmänt Styrelsen lägger informationen till handlingarna. Markus Wertwein Ros, chef för VA, Energi och Miljö, presenterar VA-verksamheten. Bilaga PPT presentation läggs upp i NetPublicator.

19 54 Dnr 2019/25 BEAB Rapport från PWC Styrelsen lägger informationen till handlingarna. Rapporten finns presenterad i kallelsen. PwC har på uppdrag av lekmannarevisorerna i Borgholm Energi AB granskat bolagets verkställande av kommunfullmäktiges beslut. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Har styrelsen för Borgholm Energi AB en ändamålsenlig kontroll av att fullmäktiges beslut verkställs?

20 55 Dnr 2019/31 BEAB Beslut från kommunen 2019 mars Styrelsen lägger informationen till handlingarna. VD Anders Lindholm presenterar besluten från kommunen som berör bolagen för perioden. Beslutsunderlag 1. 2. 3. 4. MBN 36 Förslag till ny renhållningsordning för Borgholms kommun KSAU 48 Samförläggning av gatubelysning KF 57 Revidering av uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna KF 59 Taxor för hamnar 2019

21 56 Dnr 2019/1 BEAB Restlista 2019 Styrelsen lägger informationen till handlingarna. Restlista gällande styrelsebeslut inventeras och uppdateras vid varje ordinarie styrelsemöte. Beslutsunderlag Restlista reviderad av Ledningsgruppen 2019-03-26