Arbetsordning för förbundsstyrelsen i Utrikespolitiska Förbundet Sverige, fastställd den 7 september 2014. Förbundsstyrelsen 1 Förbundsstyrelsen ansvarar för UFS verksamhet mellan förbundsstämmorna och består av en ledamot från varje medlemsförening utsedd av densamma. Om utsedd ledamot ej har möjlighet att närvara äger respektive medlemsförening rätt att skicka en annan representant i dennes ställe. 2 I förbundsstyrelsen ingår, utöver dessa ledamöter, ett presidium valt av förbundsstämma. 3 De förbundsstyrelseledamöter som beviljas rösträtt på förbundsstämma äger rösträtt vid förbundsstyrelsemöten. 4 Det åligger presidiet att bereda förbundsstyrelsemöte. Förbundsstyrelsemöten 5 Förbundsstyrelsen rekommenderas sammanträda minst tre gånger under verksamhetsåret. Utöver detta skall sammanträde hållas då minst en tredjedel av ledamöterna, avrundat nedåt, så fordrar. Förbundsordföranden bestämmer tid och plats för förbundsstyrelsens möten. Detta bör ske i samråd med förbundsstyrelsen. 6 Om förbundsstyrelsen så önskar kan förbundsstyrelsemöte hållas över telefon eller med elektroniska hjälpmedel. 7 Ledamöter förväntas närvara vid samtliga möten. Frånvaro måste anmälas till presidiet minst en vecka i förväg. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 1 (6)
Extra styrelsemöte 8 Förbundsordföranden kallar till extra styrelsemöte när detta anses nödvändigt, utanför den ordinarie årsplaneringen. Extra styrelsemöte kan hållas per telefon eller genom videokonferens. Kallelse 9 Kallelse till förbundsstyrelsemöte skall ske senast 14 dagar före utsatt datum. Utskick av inkomna motioner skall ske senast en vecka före utsatt datum. Handlingar skall i så stor utsträckning som möjligt finnas tillgängliga en vecka innan mötet. 10 Ärende må ej bli föremål för beslut i sak utan att det har motionerats Röstning om och kommit alla medlemsföreningar tillhanda. Motioner skall skriſtligen inlämnas till förbundspresidiet senast två veckor före förbundsstyrelsemöte. 11 Röstning sker öppet om inget annat begärs. 12 Förbundsstyrelsen fattar beslut med enkel majoritet och är beslutsfattande då minst två tredjedelar av ledamöterna har möjlighet att rösta. Vid bedömning om styrelsen är beslutsfattande ska styrelseledamöter som är jäviga anses som icke närvarande. Vid omröstningar ska minst hälſten av närvarande medlemsföreningar bifalla beslutet i omröstningen för att det ska vara giltigt. 13 Har en ledamot inte möjlighet att närvara fysiskt kan denna rösta per telefon eller med elektroniska hjälpmedel i samband med styrelsemötet. 14 Vid lika röstantal avgör mötesordförandens röst. 15 En ledamot äger väcka ett ärende, oavsett vad som i 10 stadgas, Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 2 (6)
ifall förbundsstyrelsen enhälligt beslutar det. 16 Yrkande om bordläggning av viss fråga skall bifallas om så begärs av minst en tredjedel av de röstberättigade. Frågan ska då behandlas vid nästkommande sammanträde. Vid andra tillfället frågan behandlas måste två tredjedelars av de röstberättigade vara eniga om bordläggning för att ett sådant beslut skall kunna fattas. För att däreſter kunna bordlägga frågan måste samtliga röstberättigade vara eniga därom. Protokoll 17 Alla beslut som tas på styrelsemöten blir de direktiv som organisationen skall jobba med. Därför är protokollen styrdokument. Medlemmar, förtroendevalda och revisorer ska kunna följa förbundsstyrelsens arbete genom protokollen. 18 Protokoll ska upprättas för ordinarie och extrainsatta styrelsemöten. Protokollet ska upprättas och justeras snarast eſter mötena. Protokoll skall förvaras på ett säkert sätt. 19 Förbundsstyrelsen utser protokollförande sekreterare samt justerare av protokoll. Protokoll ska undertecknas av ordförande vid mötet, minst en vid mötet utsedd justerare samt av sekreteraren. 20 Protokoll ska föras i framtagen mall och följande ska framgå: vilka styrelseledamöter och andra personer som närvarit vid styrelsemötet liksom vilka styrelseledamöter som inte närvarit, kortfattad och tydlig redogörelse av diskussion samt de beslut som fattats vid styrelsemötet. Reservation 21 Om styrelseledamot vill markera att denna inte står bakom ett beslut kan detta göras genom att till protokollet begära anteckning om reservation. Reservation ska göras i direkt samband med beslutstillfället och kan åtföljas av motivering till varför man reserverar sig. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 3 (6)
Att avstå att använda sin rösträtt 22 Om styrelseledamot vill markera att denna inte aktivt deltagit i beslutet kan detta ske genom att i protokollet anteckna att man avstått från att rösta. Per capsulam 23 Styrelsebeslut kan även fattas per capsulam. Ett per capsulam-beslut är ett beslut som fattas utanför ett ordinarie möte. Per capsulam- beslut skall endast användas då en fråga inte kan vänta till nästkommande styrelsemöte. Vid nästa ordinarie styrelsemöte läggs eventuella per capsulam-beslut till handlingarna under en egen rubrik i protokollet. I övrigt gäller riktlinjerna i förbundets policy för per capsulam-beslut. Kollektivt ansvar 24 Förbundsstyrelsen är kollektivt ansvariga för beslut om inget annat noterats vid beslutet. 25 En ledamot eller ordförande som entledigats från sitt uppdrag svarar för beslut som fattats av förbundsstyrelsen fram till dess att entledigandet formellt är beslutat enligt ovan, om inte en reservation tidigare har gjorts. 26 Samtliga ledamöter är solidariskt ansvariga för organisationens verksamhet och ekonomi. Ingen går fri från ansvar. Om påvisad oaktsamhet med ekonomi förekommer kan det leda till att styrelsen inte får ansvarsfrihet eſter mandatperioden. Grov oaktsamhet kan leda till polisanmälan om det kan rubriceras som brottsligt. Ledamöter har en allmän vård- och lojalitetsplikt i förhållande till Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 4 (6)
Utrikespolitiska förbundet Sverige vilket innebär att ledamoten i sin styrelseroll ska sätta förbundets intresse främst. Uppdragsbeskrivningar 27 För olika uppdrag och arbetsuppgiſter kan styrelsen ta fram uppdragsbeskrivningar. Genom styrelsebeslut fastställs dessa och skall följas om inte styrelsen godkänner några undantag. Entledigande under mandatperioden och fyllnadsval 28 Om förbundsordförande lämnar sitt uppdrag under mandattiden tar vice ordförande över uppdraget. Vad som i arbetsordningen fastslås beträffande styrelseordföranden skall i förekommande fall gälla för vice ordförande. Om inte vice ordförande närvarar ska ledamot med längst erfarenhet i styrelsen leda mötet. 29 Om styrelseledamot lämnar sitt uppdrag under mandattiden omfördelas ledamotens uppdrag inom förbundsstyrelsen på förslag från förbundsordförande. 30 Alla beslut om entledigande ska beslutas på ordinarie eller extrainkallat styrelsemöte och dokumenteras i protokoll som justeras. 31 Vid behov av fyllnadsval av presidiepost är det upp till förbundsstyrelsen att avgöra tillvägagångssätt för tillsättande av tillförordnad förtroendepost. Jäv för styrelseledamot 32 I alla situationer där någon form av jäv kan tänkas uppstå, är det alltid viktigt att styrelsen agerar förtroendefullt, såväl inom styrelsen som mot omvärlden. När styrelsen behandlar ett sådant ärende ankommer det på den berörda ledamoten att själv bedöma och anmäla jäv. I oklara fall skall ledamoten rådgöra med ordföranden eller hela styrelsen. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 5 (6)
33 Styrelseledamot eller förbundsordförande får varken närvara eller delta i behandling av eller beslut i en fråga om: avtal mellan styrelseledamoten och förbundet avtal mellan förbundet och tredje man om styrelseledamoten i fråga har ett väsentligt intresse som kan strida mot förbundets, eller nära anhörig till denna avtal mellan förbundet och juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. Undantag från den tredje punkten ovan gäller om förbundets motpart är en juridisk person ansluten till förbundet. Utöver ovan angivna formella jäv kan även andra former av jäv förekomma. I syſte att agera förtroendefullt, såväl inom styrelsen som mot omvärlden, skall styrelsen i alla jävssituationer sträva eſter en lämplig hantering av dessa jävsituationer. 34 I andra jävsituationer än de som nämns ovan får styrelseledamot inte delta i behandling och beslut i frågan men får, om en majoritet av styrelsens ledamöter godkänner det, närvara vid behandling och beslut i frågan. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 6 (6)