LINKÖPINGS UNIVERSITET BESLUT Dnr 1528/94 Fakultetsnämnden för humaniora 1994-06-01 E120 och samhällsvetenskap Rutiner för resultatrapportering och registrering: Förändringar i studieadministrationen med anledning av bl a ny förordning Redovisning av studier mm vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153) Fakultetsnämnden för humaniora och samhällsvetenskap har beslutat att följande skall gälla inom nämndens verksamhetsomåde vad gäller registrering av studenter mm. REGISTRERING I beslut av 1994-05-27 (bifogas) har rektor uppdragit åt fakultetsnämnderna att fatta bl a vissa beslut ang rutiner för registrering och inaktivering av studenter. Fakultetsnämnden beslutar därför att automatregistrering skall gälla för registering av studenter som läser basblock inom utbildningsprogram. (Ila) Nämnden beslutade vidare att registrering efter bekräftelse från den studerande skall gälla för studier efter basblocken inom utbildningsprogrammen. (Ilb) Förutom ovannämnda registreringar skall student inom utbildningsprogram terminsregistreras på utbildningsprogrammet i enlighet med rektors beslut. För registeringen på fristående kurs gäller att denna skall göras i samband med kursstarten (se bif rektorsbeslut). INAKTIVERING Inaktivering inom kort tid: Registrerad student som ej påbörjar eller avbryter en kurs inom tre veckor efter kurstart utan att ha deltagit i examination skall avregistreras i LADOK (inaktiveras).
LINKÖPINGS UNrVERSITET BESLUT Dnr 1528/94 Fakultetsnämnden för humaniora E 120 och samhällsvetenskap 1994-06-01 För att institutionen skall kunna göra sådan inaktivering måste institutionen ha kontrollerat att studenten avslutat sina studier. Institutionen har att meddela fakultetsnämnden hur denna kontroll kommer att ske. Övrig inaktivering: Om registrerad student avbryter sina studier efter de tre första veckorna - och studentpeng alltså utfallit - skall inaktivering ske. Institutionen skall via brev kontakta studenten och meddela att registreringen tas bort såvida den studerande ej kan uppvisa tvingande skäl till det gjorda studieuppehållet. Som tvingande skäl skall då avses de skäl som enligt gällande regler ligger till grund för beviljande av anstånd vid antagning till heltidsstudier (Fhs-beslut av 1993-12-20 Hantering av vissa smdieadmirustrativa ärenden inom fakultetsnämndens verksamhetsområde) INFORMATION Information om hur registrering skall gå till skall dels meddelas i Välkommen-broschyren som sänds ut till alla nyantagna, dels kommer information att ingå i den studieguide som är under produktion. Ett särskilt informationsblad kommer inför ht 1994 att tillställas institutionerna. Beslut i detta ärende har fattats vid fakultetsnämndens sammanträde 1994-06-01.1 beslutet har deltagit ledamöterna Collste, ordförande, Benkovic, Dahlbäck, Ekholm, Forsell, Leander, Omberg och Vik. Vidare har närvarit suppleanten Sjödahl, studentrepresentanterna Berg och Knuthammar, utbildningsledarna Gunneng och Laginder, föredragande, avdelningsdirektören Ungerholm, föredragande samt byrådirektören Johanson, sekreterare. u Göran Collste p/14 t^v < Anne-Marie Laginder Monica Ungen
UNIVERSITETET I LINKÖPING BESLUT Dnr 1528/94/ 1994-05-27 E120 Rutiner för resultatrapportering och registrering: Förändringar i studieadministrationen med anledning av bl a ny förordning Redovisning av studier mm vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153) INLEDNING I och med att det nya resurstilldelningssystemet i högskolan införts ökar kraven på högskolomas redovisning av närvarande studerande och producerade högskolepoäng. Inom Linköpings universitetet har frågan väckts huruvida den s k Unjeregistreringen i LADOK kan utnyttjas med tillräcklig noggrannhet för de nya kraven. Med den utformning som linjeregistreringen haft hittills måste svaret på frågan bli nej. Arbete pågår med att anpassa LADOK-programmen efter de nya kraven. Det nya resurstiudelningssytemet gäller från 1 juli 1993, och därutöver utfärdade regeringen 28 oktober 1993 ny förordning om redovisning av studier mm ("STUDOK-forordningen''), som gäller från och med 1 december 1993. Läsåret 93/94 kommer att vara ett övergångsår, men från 1 juli 1994 skall nya regler tillämpas fullt ut. Följande skall fortsättningsvis gälla inom Linköpings universitet: RESULTATRAPPORTERING När det gäller resultatrapportering uppfyller LADOK alla krav som kan ställas på redovisningen förutom att vissa kompletteringar behövs när det gäller studenter som tillfälligt läser vid utländska universitet. Nyutveckling av LADOK-program pågår, och anvisningar kommer att utfärdas i samband med att programmen distribueras. Varje institution har ansvar för att resultat rapportering sker på sätt så att resursgrundande resultat kan särskiljas från övriga. Det är viktigt att tillgodoräknade resultat redovisas som just tillgodoräknade sä att dubbelräkning av resultat inte sker. Därvid bör särskilt beaktas de fall en studerande utnyttjar sina kunskaper för att tentera av flera kurser med likartat innehåll. REGISTRERING I "STUDOK-förordningen" anges i kap 4 11 att med registrering avses att en studerande har antagits till och påbörjat viss kurs. Detta innebär krav att registrering på kurs görs enbart för studerande som faktiskt deltar i kursen för förs ta gången. Omregistrering på kurser kan aldrig vara resursgrundande. Registrering på kurser utanför program - fristående kurser Kurs som läses utanför program skall benämnas fristående kurs. Kursregistrering sker i samband med kursstart. Vid registrering skall studerande i uppdragsutbildning särskiljas från övriga studerande i enlighet med tidigare utfärdade anvisningar. Registrering inom program Terminsregistrering Registrering skall ske terrninsvis för varje program, dvs rapportering att en studerande har tagit sin plats på aktuell termin inom programmet Denna registrering görs för att hålla samman programstuderande i respektive kull, underlätta utsökningar av studerande för inrapportering av kursregistrering, resultat mm, utskrift av listor, genomförande av tröskelprövning etc, men kommer inte att ge något bidrag vid uträkning av studentpeng.
UNIVERSITETET I LINKÖPING BESLUT 1994-05-27 Kursregistrering Utöver tenriirisregistrering måste registrering ske på varje kurs. All beräkning av närvarande studerande som är ersättningsgrundande utgår från registreringar på kurser inom programmet. Resultatrapporteringen kräver också kursregistrering, varför det är helt nödvändigt för såväl de studerande som för institutionerna att lämna riktiga uppgifter. Kursregistrering kan göras vid olika tidpunkter och med olika metoder utgående ifrån utbildningens uppläggning, antal studerande etc. Följande alternativ kan tillämpas: I Kursvis registrering i samband med kursstart. Vid kursstart genomförs upprop eller annan typ av närvarokontroll varefter kursregistrering görs på respektive institution. II Kursregistrering i samband med terrninsregistrering Registrering på kurser kan ske i samband med att den studerande registrerar sig för deltagande på viss termin i ordning inom programmet. a) Automatregistrering - kurser som enhgt utbildningsplanen ingår i terminen kompletterat med eventuella uppgifter om val av kurser registreras på den studerande. Automatregistrering kan användas endast för programterminer inom sammanhållna program, där möjligheter till individuella avvikelser under pågående tenriin helt saknas. Den studerande måste informeras om att han i och med terminsstarten åtar sig att läsa hela programterminen och att han är skyldig att själv anmäla studieuppehåll eller avbrott. b) Registrering efter bekräftelse från den studerande - i samband med terminsregistreringen visas på bildskärm de kurser som den studerande skall läsa enligt utbildningplan och eventuella individuella val. Den studerande registreras på kurser efter bekräftelse kursvis. UI Fördröjd automatregistrering Många grupper av studerande har svårt att redan vid terminsstarten i detalj ta ställning till vilka kurser de kommer att följa under en termin/läsperiod. För att möjliggöra att ändringar kan ske utan alltför stora olägenheter för den studerande eller för universitetet finns en möjlighet att registreringar läggs in automatiskt 1-2 veckor efter terminens/läsperiodens start. Detta förutsätter tillgång till elevterminal el motsv, där den studerande själv kan komplettera/ändra uppsättningen kurser som skall läsas under tenninen. Detta föratsätter viss lokal vidareutveckling där speciellt säkerhetsaspekter måste beaktas. Fakultetsnämnden har att besluta vilken/vilka modeller för registrering som skall användas inom nämndens ansvarsområde. Skillnader i tillämpning för obligatoriska/valbara kurser. Registrering på obligatoriska kurser sker normalt utgående från den lokala plan för programmet som fmns inrapporterad i LADOK. I de fall en studerande kan välja ordningsföljd mellan obligatoriska kurser kan valet inrapporteras via ordinarie rutin för val av kurser. Finns val av kurser inlagt blir detta styrande istället för den lokala planen. För valbara kurser måste alltid ett val läggas in. Nytt är att val skall ske även inför terminer då den studerande i huvudsak skall ägna sig åt återhämtningsstudier i den mån den studerande utöver gamla kurser skall läsa någon/några kurser där tidigare registrering saknas. I och med att kursregistrering görs blir valet bindande, och den studerande måste själv anmäla förändringar för att resultatrapportering på nytillkomna kurser skall vara möjlig.
UNIVERSITETET I LINKÖPING BESLUT 1994-05-27 INFORMATION TILL STUDERANDE Inför varje termin skaltberörd fakultetsnämnd informera de studerande om hur registrering går till (tid och plats) och om skyldighet att anmäla eventuella förändrade planer omgående. Information lämnas lämpligen genom skriftlig information i studiehandbok eller motsvarande, och blankett för anmälan av förändringar bör distribueras. INAKTIVERING AV KURSREGISTRERING När en studerande ångrar sitt val på kurs som ännu inte påbörjats eller avbryter kursen inom tre veckor efter kursstart utan att ha deltagit i examination skall ingen studentpeng utgå varför inaktivering skall göras i LADOK. Rutinen för inaktivering har två alternativ, dels inaktivering "inom kort tid", dels "studieavbrott". Inaktivering inom kort tid används i de fall universitetet inte är berättigat till studentpeng. Övrig inaktivering används när den studerande avbryter kursen efter att ha följt den en längre tid eller deltagit i examination. I dessa fall skall registreringen ingå i beräkningen för studentpeng (för hela kursen om kursen läses inom en termin eller omfattar mindre än 20 poäng och läses över flera terminer, annars för 20 poäng), vilket innebär inaktivering inte är nödvändig ur redovisningssynpunkt, men kan vara bra för att få aktuella listor över studerande. Fakultetsnämderna har att besluta om former för hur inaktivering skall göras inom respektive ansvarsområde. SAMMANFATTNING Med dessa förändringar kommer universitetets redovisning (via LADOK) att uppfylla de krav som kan ställas på en inrapportering "enligt god redovisningssed" och därutöver är det en skyldighet för var och en som är verksam inom universitetet att bidra till att också de manuella rutinerna verkar i samma riktning. Fakultetsnämndema får med anleclning härav i uppdrag att fatta beslut om handläggningsordning inom respektive ansvarsområde vad avser - registreringsmodell - information till studerande - inaktivering Fakultetsnämndens beslut skall meddelas Rektor och skall publiceras i Studieadministrativ handbok för Linköpigs universitet. Erforderliga beslut skall fattas i tid för ikraftträdande 1 juli 1994. De nya rutinerna skall tillämpas vid registeringen höstterminen 1994. Sven Erlander