ÖSTRA FINLANDS FÖRVALTNINGSDOMSTOL DATASKYDDSBESKRIVNING FÖRVALTNING 25.5.2018 EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 12, 13 och 14 1. REGISTERANSVARIG Östra Finlands förvaltningsdomstol Minna Canthin katu 64 70101 Kuopio 2. REGISTERANSVARIGES KONTAKTPERSON Toni Nykänen Förvaltningschef Tfn 029 56 42500 (växel) ita-suomi.hao(at)oikeus.fi 3. BEHANDLINGSÅTGÄRDER Behandling av förvaltningsdomstolens administrativa ärenden (personal, ekonomi, lokaler, säkerhet) - uppgifter som insamlats för behandling av administrativa ärenden och som behandlas i de register och system för vilka förvaltningsdomstolen är registeransvarig. 4. ÄNDAMÅLET MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER OCH RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN Personuppgifter behandlas för att fullgöra registeransvarigs lagstadgade rättigheter och skyldigheter. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på bland annat följande författningar: Grundlag Domstolslag Lag om integritetsskydd i arbetslivet Statstjänstemannalag och Statstjänstemannaförordning Adress Telefon Fax E-postadress Minna Canthin katu 64 PB 1744 70101 KUOPIO 029 56 42500 029 56 42501 ita-suomi.hao@oikeus.fi
Lag om domstolsavgifter Matrikellag och Matrikelförordning Statens kollektivavtal och kompletterande handlingar. 2 (5) En del av uppgifterna är sekretessbelagda. Tystnadsplikten baserar sig på bland annat följande författningar: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet Personuppgiftslag Dataskyddslag Dessutom regleras behandlingen av personuppgifter av flera speciallagar. 5. BESKRIVNING AV KATEGORIERNA AV REGISTRERADE OCH AV KATEGORIERNA AV PERSONUPPGIFTER I registret behandlas uppgifter om personer som har tjänste- eller avtalsförhållande med förvaltningsdomstolen, uppgifter om personer som söker tjänster och uppgifter om personer som sköter ärenden i förvaltningsdomstolen. Registret innehåller följande uppgifter: Personuppgifter: Personens nuvarande namn, tidigare namn, födelsetid, personbeteckning, personnummer, personnummer i föregående system, postadress, e-postadress och telefonnummer till arbetet, bankförbindelse, medborgarskap, modersmål, kön, närstående, närståendes kontaktuppgifter, uppgifter om examen, användarnamn och deras begynnelse- och slutdatum, lånade saker såsom nycklar/passer-id, person-id, skyddskläder etc Matrikeluppgifter: Uppgift om militär-/civiltjänst, militärgrad, pensionsbeslut, språkkunskaper, hederstecken och titel, förtroendeuppdrag, dispens, straff, tillstånd för bisyssla, tjänsteed och -försäkran, karriär och avbrott i tjänstgöring eller arbete Uppgifter gällande hanteringen av anställningsförhållandet: Anställningsuppgifter, lön, frånvaro, arbetstid, uppgifter om anställningens upphörande, semester och tjänstgöringstid Uppgifter gällande löner: Pension, medlemsavgifter, skatte- och utsökningsuppgifter Hälsotillstånd: Uppgifter om sökande av tjänst eller arbetshälsa som den registrerade lämnat Uppgifter gällande sökande av tjänst: Sökandens uppgifter om sig i ansökan, till exempel utbildning och arbetserfarenhet, övriga uppgifter som sökanden lämnat som stöd för ansökan såsom matrikel/cv, skoloch studieintyg, arbetsintyg, rekommendationer, övriga nödvändiga uppgifter för ansökan och tillsättandet av tjänsten Tjänsteresor: Uppgifter om personens organisation för redovisning av resekostnaderna, M2- eller Virtu-användarnamn, uppgifter om personens resors, kostnader och körningar, uppgifter
3 (5) om personens inköp med betaltidskort och resekonto, användarroll och prestationsslag i årsanmälan Övervakning: Uppgifter relaterade till passerkontroll i förvaltningsdomstolens och hovrättens lokaler 6. REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR Uppgifter insamlas i regel av den registrerade. Utöver av den registrerade erhålls uppgifter av följande parter: - Skatteförvaltningen - Keva - utsökningsmyndigheter - domstolar (uppgifter om straff) - Statskontoret - hälsovården - FPA - domarförslagsnämnden - domarutbildningsnämnden - Befolkningsregistercentralen - Nets Suomi - Skyddspolisen - Palkeet - Justitieministeriet - fackföreningar - läroanstalter - försäkringsbolag - TE-byråer - kamera- och passerkontroll 7. KATEGORIER AV MOTTAGARE TILL VILKA PERSONUPPGIFTERNA HAR LÄMNATS ELLER SKA LÄMNAS UT Utlämnande av uppgifter baserar sig på gällande lagstiftning (se punkt 4) eller lagstiftning om behörig myndighets verksamhet. Dessutom har domstolen allmän informationsskyldighet enligt offentlighetslagen. Mottagare till vilka personuppgifter kan överföras eller utlämnas: 7.1 FINLAND - parter, servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet, myndigheter och avtalsparter - offentliga uppgifter utlämnas på begäran till alla fysiska och juridiska personer med stöd av offentlighetslagstiftningen
7.2 EU-LÄNDER OCH NORDEN 4 (5) Registeruppgifter utlämnas i regel inte till EU-länder eller andra nordiska länder. 8. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELÄNDER ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER Registeruppgifter utlämnas i regel inte utanför EU- eller EES-länder eller till internationella organisationer. 9. LAGRINGSTID FÖR UPPGIFTER Uppgifterna lagras och förstörs enligt arkivbildningsplanen. 10. PROFILERING Profilering används inte i förvaltningsdomstolens register. 11. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER 11.1 DEN REGISTRERADES RÄTT TILL INSYN Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Om uppgifterna behandlas har den registrerade rätt att få den information som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Den som vill ha de i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning nämnda uppgifterna om sig själv, ska framställa en begäran till den registeransvarige så att den registrerades identitet kan kontrolleras. 11.2 RÄTTELSE OCH RADERING AV UPPGIFTER SAMT BEGRÄNSNING AV BEHANDLING Den registrerade har rätt att av den registeransvarige utan onödigt dröjsmål få ofullständiga och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade i enlighet med artikel 16 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Den registrerade har även rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade under förutsättning att något av kraven i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls. Den registrerade har likaså rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen, om det är frågan om någon av de frågor som nämns i artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Den registrerade kan anhängiggöra ett yrkande om rättande, radering eller begränsning med iakttagande av bestämmelserna om inledande av ärenden i förvaltningslagen.
5 (5) 12. RÄTT ATT LÄMNA IN KLAGOMÅL TILL TILLSYNSMYNDIGHET Den registrerade har rätt att lämna in en klagan till tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (678/2016). Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byrå Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 vån., 00520 HELSINGFORS Postadress: PB 800, 00521 HELSINGFORS Telefonnummer: 029 56 66700 E-post: tietosuoja(at)om.fi