TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl 2018-10-08 SFN 2018/0309 0480-450518 Servicenämnden Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar - arkivbeskrivning Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta dokumentet beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar arkivbeskrivning som gällande från och med 2018-10-25. Bakgrund Enligt arkivlagen ska varje myndighet svara för vården av sitt arkiv. Förutom arkivlagens bestämmelser gäller Kalmar kommuns arkivreglemente. Kommunens arkivreglemente specificerar att respektive myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning enligt gällande mall Beskrivning av allmänna handlingar arkivbeskrivning Servicenämndens arkivbeskrivning Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar arkivbeskrivning har uppdaterats. Martina Adiels Balk ersätter Marcus Kindahl som arkivansvarig då arkivansvarig enligt arkivreglementet bör vara i en chefsposition och kunna bevaka arkivfrågor i budgetarbetet och vid omorganisation. Bland arkivredogörare har små justeringar gjorts på grund av personalförändringar. För att stärka kvalitén på serviceförvaltningens arkivvård kommer samtliga arkivredogörare genomgå en utbildning hos kommunarkivet. Vidare kommer ett kommunövergripande nätverk för arkivredogörare att bildas. Nätverket syftar till att stärka och förbättra arkivvården i Kalmar kommun och skapa förbättrade kontaktytor för medarbetare med rollen som arkivredogörare. Serviceförvaltningen Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Södra Långgatan 39
SFN 2018/0309 Marcus Kindahl Nämndsekreterare Martina Adiels Balk Administrativ chef Bilagor Arkivbeskrivning SFN181025 förslag Organisation Serviceförvaltningen Servicenämndens reglemente Informationssäkerhet IT system specifika inom Serviceförvaltningen Arkivreglemente Anvisningar arkivreglemente
ALLMÄNNA HANDLINGAR - ARKIVBESKRIVNING Datum 2018-10-25 - Förslag Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning - blankett Myndighetens organisation Myndighetens namn Servicenämnden 2010 Myndighetens tillkomstår och ev. föregångare Bifoga organisationsskiss eller länka till organisationsskiss Se verksamhetshandboken Serviceförvaltningens organisation för aktuell organisation. Myndighetens uppdrag Beskriv verksamhet och uppdrag Se verksamhetshandboken Reglemente för servicenämnden Myndighetens arkiv och handlingar Vilka förteckningar, register eller andra sökmedel finns för myndighetens allmänna handlingar? Public 360, Streamflow, Artvise, Tendsign, Xpand, dokumenthanteringsplan Vilka tekniska hjälpmedel finns att tillgå för enskilda för att ta del av myndighetens allmänna handlingar? Public 360 Inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess Vilka sekretessbestämmelser förekommer vanligast hos myndigheten? Handlingar utlämnas enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vilka viktigaste författningar, lagbestämmelser och regler etc. styr verksamheten? Offentlighets- och sekretesslagen, Lagen om offentlig upphandling, Plan och bygglagen, Trafikförordningen och Miljöbalken. Vilka IT-stöd använder myndigheten? Se verksamhetshandboken Informationssäkerhet IT system specifika inom Serviceförvaltningen Förvarar myndigheten arkiv från/åt någon annan myndighet? Om ja, åt vem Nej Vilka handlingsslag kan beröras av dessa sekretessbestämmelser? Affärssekretess Kontaktpersoner Vem kan ge upplysningar om myndighetens allmänna handlingar? Telefon Marcus Kindahl, registrator 0480-450518 Vem/vilka är arkivansvariga? Telefon Martina Adiels Balk, administrativ chef 0480-450574 Vem/vilka är arkivredogörare? Marcus Kindahl, Nämnd Maria Jonsson, Förråd Camilla Svensson, Transport och verkstad Hanna Eliasson, Lokalvård Eva Olsson, Kost omsorg Birgitta Bretteus, Kost skola Zara Thornsäter, Bygg, förvaltare Glenn Holmberg, Fastighetsservice Jonas Ajnefelt, Produktion Claes Rosengren, IT [t.o.m. 2018-12-31] Telefon 0480-450518 0480-451931 0480-450562 0480-452893 0480-453627 0480-450534 0480-450179 0480-450501 0480-450416 0480-453031 Fastställt av Kommundirektör Annette Andersson Utgåvedatum KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommunarkivarie Marie Johansson Tillhör dokument 2017-05-12 Anvisningar till blanketten Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar arkivbeskrivning
Dataskyddsombud: Sara Svensson, kommunledningskontoret 0480-450033 Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra Vilken/vilka uppgifter? Inga uppgifter hämtas eller nämnas med regelbundenhet. När hämtas/lämnas dessa? Hur sker hämtning/lämning? Försäljning av personuppgifter Har myndigheten rätt att sälja personuppgifter? Om ja, beskriv vilka och till vem. Nej
Fastställt av Förvaltningschef Benny Wennberg SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Administrativ chef Martina Adiels Balk Sida: 1 (1) Datum 2018-10-08 Organisation - serviceförvaltningen Fastighetsförvaltning Simon Gottfridsson F-led Emelie Teveborg Tf Ida Håkansson Bygg Vakant Fastighetsservice Vakant Kundservice Christina Hagerth von Wendel Infrastruktur Lars-Olof Kangas Klienthantering Emanuel Wintersteller Strategi och tjänsteutveckling Jonas Stockhaus Centralförråd Annika Eckefors Transport/Verkstad Peter Hermansson Lokalvård Peter Gertsson Kost omsorg Karolin Gleisner Kost skola Ann-Sofie Eriksson Transport Peter Hermansson Verkstad Peter Carlsson Ylva Wallin Thomas Long Linnéa Björling Ann-Cathrine Stolpe Jenita Silverstrand Virpi Ragnarsson John Eliasson Stefan Hildingsson Mats Lindell Bo Gustavsson Magnus Bolander Hanna Welin Ann-Jeanette Wetterling Gata F-led:Anja Thörnell Tf Henrik Bertilsson Fritid Ronny Gustafsson Park Madeleine André Förvaltningschef Verksamhetschef Områdeschef Enhetschef Specialistfunktion Fastighet Gunilla Svensson IT Robert Carlsson Support Björn Hedbäck Produktion Benny Wennberg Administration Kvalitets- och miljö Martina Adiels Balk Förvaltningsekonom Vakant Förvaltningschef Benny Wennberg
STYRANDE DOKUMENT Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunfullmäktige Kanslichef Jonas Sverkén 2017-03-27 Gäller tills vidare 1 (2) Reglemente för servicenämnden Gäller fr.o.m. 1 april 2017. Utöver vad som stadgas i Allmänt reglemente för Kalmar kommuns nämnder, gäller för servicenämnden följande bestämmelser. 1 Servicenämndens uppgifter Servicenämnden ansvarar för att lösa kommunens lokalbehov och förvalta byggnader, infrastruktur, m.m. samt utföra interna tjänster. I nämndens uppgifter ingår att ansvara för förvaltning, dvs. drift och underhåll samt administration, av o kommunens hus och byggnader med tillhörande tomtmark, o inom- och utomhusanläggningar för idrott o allmänna platser som till exempel gator och vägar, gång- och cykelvägar, torg, broar, parker, lekplatser, kommunala naturreservat, naturparker och andra grönytor, småbåtshamnar, friluftsbad, naturisbanor, fiskevård, motionsspår, vandringsleder, m.m. o parkeringsanläggningar o kommunens skogar, vattenområden, koloniträdgårdar och odlingslotter o kommunens egna anläggningar för energiproduktion o kommunens belysningsanläggning I ansvaret ingår uthyrning med högst 10-åriga avtal av kommunens hus och byggnader, båtuppläggningsplatser, båtbryggor och odlingslotter. ingå högst 10-åriga hyresavtal för att lösa kommunens lokalbehov ansvara för bidrag till enskilda vägar ansvara för frågor inom området ekologisk hållbarhet som inte är av strategisk karaktär ansvara, tillhandahålla och utveckla tjänster inom o projektledning och utförande vid ny-, om- och tillbyggnader
2 (2) av kommunens frilufts-, motions- och idrottsanläggningar, hus och byggnader o utförande vid ny-, om- och tillbyggnader av gator, vägar, parker och övriga allmänna platser o varuförsörjning o IT-verksamhet o kostverksamhet o lokalvård o fordons-, transport- och verkstadstjänster o annan intern service samordna kommunens upphandlingar av varor och tjänster åt kommunstyrelsen ansvara för kommunens inköpscentral och där samverka med kommunala bolag och andra kommuner Ovanstående gäller inte i de fall då kommunfullmäktige uppdragit åt annan att ansvara för dessa uppgifter. 2 Nämndens sammansättning Servicenämnden består av elva ledamöter och sju ersättare. 3 Övriga bestämmelser Nämnden ska nära samarbeta med samhällsbyggnadsnämnden och nämnderna ska tillsammans ta fram en skriftlig ansvarsfördelning. Nämnden ska samarbeta med kommunstyrelsen och samhällsbyggnads- nämnden, särskilt i frågor som gäller den fysiska och ekonomiska planeringen samt vid uthyrning av hus och byggnader. Nämnden ska samarbeta med samhällsbyggnadsnämnden vid upprättandet av skogsbruksplaner. Nämnden ska samarbeta med kultur- och fritidsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden för att utveckla möjligheter till frilufts- och motionsaktiviteter. Nämnden ska samråda för att ge Södermöre kommundelsnämnd inflytande i gatu- och parkfrågor samt frågor om drift och underhåll av anläggningar inom kommundelsnämndens geografiska område. Historik Antaget av kommunfullmäktige den 26 september 2016, 165, att gälla fr.o.m. den 1 oktober 2016. Ändringar beslutade av kommunfullmäktige den 27 mars 2017, 67, att gälla från och med den 1 april 2017.
SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Benny Wennberg IT-samordnare Peter Broström 2017-09-28 1 (1) Informationssäkerhet - IT-system specifika inom serviceförvaltningen Program Systemägare Systemförvaltare Leverantör Användningsområde KomMa Förvaltningschef Administratör, Fristad Konsult Förråd, Verkstad, Transport (leasing) Camilla Svensson Xpand Förvaltningschef IT-samordnare, Incit Fastighetsförvaltning, tidredovisning Peter Broström Aptus Förvaltningschef IT-samordnare, Peter Broström Triator Passersystem, Rådhuset, Stadshuset och kvarteret Pumpen. PC-skog Förvaltningschef Produktionschef, PC-skog Skogsplanering Tomas Lexinger Mashie S + O Förvaltningschef Supportchef, Mashie Storköksplanering, webbaserat Björn Hedbäck Infobric Förvaltningschef Administratör, Ida Håkansson Infobric Digitala närvaroliggare, webbaserat IT - Telefoni
Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige den 26 januari 2009, 10. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Kalmar kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (1 kap 9 sekretesslagen) samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. I detta reglemente inberäknas i fortsättningen även dessa organ i begreppet myndighet. 2 Myndighetens arkivansvar Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av 5-10 i detta reglemente. Arkivansvarig(a) och arkivredogörare utses av varje myndighet för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivansvarig hos en myndighet ska normalt vara förvaltningschefen. Den arkivansvarige ska bevaka arkivfrågorna inom hela myndigheten samt informera nämnd/styrelse och berörd personal om bestämmelser och rutiner inom arkivområdet. Arkivredogörare ska svara för tillsyn och vård av den egna förvaltningens/enhetens handlingar. Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor. Utöver vad som anges i arkivreglementet ska myndigheterna kontakta arkivmyndigheten vid omorganiseringar eftersom det kan påverka arkivbildningen. 3 Arkivmyndighetens ansvar Arkivmyndighet är kommunstyrelsen. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften vari ingår inspektion av myndigheternas arkiv och dokumenthantering. Arkivmyndigheten får utfärda riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen. Arkivmyndigheten ansvarar för arkiv som överlämnats till kommunarkivet. Kommunarkivet är arkivmyndighetens verkställande organ och till en sådan funktion hör dels personal, dels lokaler godkända för förvaring av arkivalier, nödvändig utrustning för läsbarhet och tillgänglighet Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx
samt för att kunna verka för en god arkivvård. Arkivmyndigheten får delegera beslutanderätt till kommunarkivarien. Kommunarkivarien utövar arkivmyndighetens tillsynsverksamhet samt svarar under arkivmyndigheten för kommunarkivet. Kommunarkivet skall under arkivmyndigheten: - Vårda, förteckna och tillhandahålla till arkivmyndigheten överlämnade handlingar. - Utöva tillsyn över myndigheternas arkiv samt ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i kommunen. - Främja arkivhandlingarnas användning i kulturell verksamhet och för forskning samt verka för att kommunarkivets handlingar levandegörs. - Lämna myndigheterna biträde i arkivfrågor. - Efter särskild överenskommelse med andra organ än de som avses i reglementet biträda dessa i arkivfrågor och i särskilda fall ta emot handlingar från enskilda i den mån utrymmet medger. 4 Avgifter Arkivmyndigheten har rätt att ta ut en avgift för iordningställande av arkiv som skall överlämnas till kommunarkivet samt för icke överenskomna leveranser om de överlämnats i oordnat skick. Arkivmyndigheten får efter överenskommelse i varje enskilt fall ta ut ersättning för uppdrag som inte är av obetydlig omfattning. Avgift får uttas med 600 kr per påbörjad timme. För kopior m.m. av allmänna handlingar uttas avgift enligt särskilt beslut i kommunfullmäktige. 5 Redovisning av arkiv Varje myndighet skall - redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning - redovisa sitt arkiv i en arkivförteckning - upprätta en dokumenthanteringsplan i samråd med kommunarkivarien som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras Dessa ska fortlöpande revideras. 6 Rensning Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. Rensning bör utföras av person med kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet. 7 Bevarande och gallring Myndighet beslutar, efter samråd med kommunarkivet, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Kommunarkivarien har vetorätt i fråga om handlingar som av denna anses ha ett värde för framtida forskning. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna ensam. Arkivmyndigheten får besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter.
Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig karaktär får utgallras av kommunens samtliga myndigheter. Gallring utförs med omsorg och försiktighet. Särskild aktsamhet bör iakttas vid förstöring av handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter. 8 Överlämnande Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivhandlingar från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagandet kan ske både efter överenskommelse och på ensidigt beslut från arkivmyndigheten. När arkivhandlingarna inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet kan de efter överenskommelse eller vad som finns angivet i dokumenthanteringsplanen överlämnas till kommunarkivet. När så sker övergår ansvaret för arkivmaterialet till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet skall gallring ha ägt rum och materialet vara i ordnat skick samt vid leverans ska ett leveranskvitto medfölja. Varje myndighet står för eventuella transportkostnader. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan myndighet inom kommunen ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Om en kommunal verksamhet överförs till en annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag, kan hela eller delar av arkivet följa med till den nya huvudmannen. Det ska dokumenteras vilka handlingar som överlämnats och dessa får inte införlivas i den mottagande myndighetens arkiv utan medgivande från arkivmyndigheten. Överlämnande till myndighet utanför kommunen kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. 9 Arkivbeständighet och arkivförvaring Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Av riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska följas. Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. 10 Utlåning Myndighet har rätt att för tjänsteändamål låna in arkivhandlingar från kommunarkivet eller annan myndighet. Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Arkivhandlingar får utlånas endast mot kvitto Handlingar får inte utlånas till enskilda personer utanför myndighetens lokal. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens bestämmelser. 11 Anvisningar Arkivmyndigheten kan meddela närmare anvisningar om tillämpningen av detta reglemente.
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Kommunarkivarie Magdalena Salomonsson 2017-11-08 1 (3) Anvisningar till arkivreglementet Förutom arkivlagens (1990:782) och arkivförordningens (1991:446) bestämmelser om arkivvård gäller Kalmar kommuns Arkivreglementesom finns bland de styrande dokumenten på kommunens externa hemsida. Syfte Arkivreglementet är kortfattat och det behövs därför anvisningar för att tala om hur vi ska arbeta med våra dokumenthanteringsplaner och skötseln av våra arkiv. Arkivansvar Varje myndighet (i vårt fall respektive nämnd/styrelse) ansvarar för vården av sitt egna arkiv. Det ska finnas arkivansvariga och arkivredogörare på varje myndighet. Vanligtvis är chefen arkivansvarig om det inte delegerats enligt beslut. Vilka som är arkivansvarig respektive arkivredogörare ska anges i arkivbeskrivningen. Om det inte finns någon sådan bör det finnas i ett anslutande dokumentill dokumenthanteringsplanen. Om särskilda skäl finns behövs inte arkivredogörare utses. Ett särskilt skäl kan vara om myndighetens arkivbildning är mycket liten eller om arbetet som arkivredogörare utförs av en annan myndighet. Arkivansvariga har till uppgift att: Känna till bestämmelserna och anvisningarna som rör arkivvård. Bevaka arkivreglementets tillämpning. Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. Bevaka arkivfrågorna vid omorganisationer. Utarbeta gallringsanvisningar i samråd med kommunarkivet. Informera berörd personal om arkiv. Samråda med kommunarkivarien och arkivredogörarna. Arkivredogörarna har till uppgift att: Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkiv. Medverka till att avdelningen vårdar sina handlingar. Delta vid utarbetandet av gallringsanvisningar. Bevaka verkställandet av beslutad gallring. Se till att handlingar är ordnade på det sätt som anges i dokumenthanteringsplanen. Förbered avlämning av handlingar till kommunarkivet. Samråda med arkivansvarig och kommunarkivet i arkivfrågor. Dokument- och ärendehantering Dokument- och ärendehantering
2 (3) Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningensyfte är att ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän den inledande orientering som behövs för att kunna ta del av kommunens dokumenthanteringsplaner och i vissa fall arkivförteckningar. I arkivbeskrivningen ges en översikt över vilken information som finns på myndigheten. Arkivbeskrivningen används också som en beskrivning av en myndighets allmänna handlingar vilket offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kräver att myndigheterna måste ha. Mallen Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning - blankettfinns i verksamhetshandboken. Där finns även anvisningar till hur blanketten ska fyllas i, Anvisningar till blanketten "Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska innehålla: - Myndighetens organisation och uppgifter - Myndighetens historia - De viktigaste ärende- och handlingstyperna hos myndigheten - Sökingångar i arkivet - Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess - Gallringsbeslut som tillämpas - Myndighetens arkivansvarig/arkivansvariga samt arkivredogörare Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska ha en uppdateradokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Om mall saknas kontakta kommunarkivet. När planen är ifylld skickas den till kommunarkivarien för genomgång. Använd spåra ändringar så att det enkelt går att se vilka förändringar som gjorts. När det gäller förändringar i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen räcker det att skriva de uppdateringar man vill göra i ett mail till kommunarkivarien. I planen ska allmänna handlingaredovisas oavsett media d.v.s. även digitala handlingar och elektroniska förvaringsplatser ska redovisas. För att kunna följa de lagar och regler som styr kommunens dokumenthantering är en dokumenthanteringsplan ett måste. Tanken är att den anställde ska kunna hitta sitt dokument i planerna och hur den ska behandlas. Om den kan rensas, gallras eller om handlingen ska bevaras och därmed skickas till kommunarkivet efter en viss tid. I planens anmärkningsfält kan det anges om handlingen omfattas av sekretess eller någon annan lagstiftning. För att detta ska vara möjligt är det av största vikt att dokumenthanteringsplanen kontinuerligt uppdateraså att den stämmer överens med verkligheten på myndigheten. Ansvar Arbetet med dokumenthanteringsplanerna är varje enskilds myndighets ansvar. En genomgång och eventuell revidering av den kommungemensamma och verksamhetsspecifika dokumenthanteringsplanen ska göras årligen. Däremellan är det varje tjänstemans ansvar att meddela förändringar till arkivansvarigeller arkivredogörare på myndigheten. Förändringar i dokumenthanteringsplanerna kan uppstå t.ex. genom lagändringar eller genom nya rutiner. Vid eventuella förändringar, frågor m.m. kontaktas kommunarkivarien. Förändringar av dokumenthanteringsplanen ska alltid ske i samråd med kommunarkivarien.
3 (3) Kommunarkivarien har vetorätt angående handlingar som kan tänkas ha ett värde för framtida forskning. Kommunarkivarien ansvarar att inkomna förändringar, uppdateringar och att beslut om gallring tas upp i Kommunstyrelsen gällande den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Övriga planer är respektive myndighets ansvar. Då handlingar ska bevaras går detta att uppdatera i planen kontinuerligt efter samråd med kommunarkivarien, men upptas nya gallringstider eller att en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden/styrelsen för beslut. Det är alltid myndigheten som beslutar om gallring. Har inga förändringar i gallringstid gjorts behöver dokumenthanteringsplanen inte upp för beslut. Gallring Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och en gallring innebär därför alltid en informationsförlust. Om en handling är betydelsefull enligt nedanstående tre aspekter så får handlingen inte gallras. Myndigheternas arkiv ska tillgodose: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och för förvaltningens egna behov forskningens behov Gallringsfrist Gallringsfrist är den tid som måste gå innan gallringen får verkställas. Med begreppet gallring vid inaktualitet avses när en handling enligt myndighetens bedömning saknar framtida värde för allmänhetens insyn, rättskipning, myndigheten och forskningen. "2 år" respektive "10 år" innebär att två respektive tio år efter handlingarnas tillkomst ska ha gått innan gallring får ske. Till exempel: om gallring ska ske efter två år och handlingen tillkommit 1995, så ska gallring ske 1998. Begreppet "bevaras" innebär att handlingarna ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till kommunarkivet. Den tid som anges i dokumenthanteringsplanen för leveran ska följas. När ska kommunarkivet kontaktas? Vid omorganisationer eftersom det kan komma att påverka myndighetens arkivbildning När förändringar ska göras i dokumenthanteringsplanerna Vid frågor angående god arkivvård såsom ex. förvaring av våra arkiv Vid leverans När myndigheten planerar köpa in nya verksamhetssystem för att säkerställa bevarande av information och att systemet ska vara förberett och möjligt för att införa e-arkiv.