Kallelse. Stationsgatan 48 A, Spaden. Sammanträdesdatum: Tid: 08:00-12:00

Kallelse Sida Teknik- och fritidsnämnden 2018-06-18 1(5) Box 246 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se Plats: Stationsgatan 48 A, Spaden Sammanträdesdatum: 2018-06-18 Tid: 08:00-12:00 Ordförande: Lars Püss (M) Sekreterare: Julia Sorling Kallade: Lars Püss (M), Ordförande Imre Gulyas (S), 1:e vice ordförande Christer Meuller (C) Anna Carlsson (S) Jan Prytz (M) Lars-Uno Kroon (S) Ola Nilsson (MP) Erika Olivares (S) Daniel Wångsten (L) Georg Cserti (SD) Magnus Hedman (KD) Anna Fallkvist (M) Bengt Arvidsson (S) Victor Rundqvist (C) Anna-Grethe Sörensen (S) Anna Ginstmark (C) Göran Lundqvist (S) 1

Föredragningslista Sida Teknik- och fritidsnämnden 2018-06-18 2(5) Gemensam promenad Sammanträdet avslutas med en gemensam promenad genom Halmstads centrum för att titta på aktuella projekt, både avslutade och pågående. Följande projekt kommer vi att titta på: Österskans och Fritidsbanken Gamletullsbron Tillsammans Storgatan Bastionen 2

Föredragningslista Sida Teknik- och fritidsnämnden 2018-06-18 3(5) Ärenden Sid 1. TFN 2018/00027 Val av justerare 2. TFN 2018/00026 Godkännande av föredragningslista BESLUT 3. TFN 2018/00011 Ekonomirapport januari-maj 2018 * Beslut Föredragning Ingvar Andersson 4. TFN 2018/00421 Remitterat förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön * Beslut Kenneth Sunesson 5. TFN 2018/00484 Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning * Beslut Omedelbar justering Rolf Skogö 6 27 39 6. TFN 2018/00644 Gamletullsbron tilläggsanslag Beslut Föredragning Rolf Skogö Separat utskick 7. TFN 2018/00532 Motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool Beslut Ulf Holm 64 3

Föredragningslista Sida Teknik- och fritidsnämnden 2018-06-18 4(5) Ärenden 8. TFN 2018/00160 Dokumenthanteringsplan, revidering Beslut Carina Malmgren Sid 73 INFORMATION 9. TFN 2018/00626 Handlingsplan för integration Information Föredragning Sofia Persson 10. TFN 2018/00591 Nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet Information Föredragning Ola Salomonsson 11. TFN 2018/00025 Förvaltningschefen m fl informerar 121 149 156 Projektet Tillsammans Jonas Wilsby Information om aktuella projekt Henrik Larsson Trafiksituationen vid skolor Stina Alexandersson och Katarina Löfkvist Eriksson Säkerheten i city Anders Thorén och Ulf Holm 12. TFN 2018/00006 Delegationsbeslut 18 juni 2018 157 4

Föredragningslista Sida Teknik- och fritidsnämnden 2018-06-18 5(5) Ärenden 13. TFN 2018/00020 Anmälningsärende 18 juni 2018 Sid 167 14. TFN 2018/00028 Övriga frågor 15. TFN 2018/00046 Nästa sammanträde * Ärende som berör personal 5

Ekonomirapport Teknik- och fritidsnämnden Januari - maj 2018 6

Innehållsförteckning Sid nr Drift- och investeringsbudget totalt 3 Nämnd, förvaltningsledning och stab 6 Offentlig miljö 7 Projektavdelning 9 Idrott och fritid 10 Halmstad Arena 11 Investeringsbudget specificerad 12 Kommentarer till investeringsbudget 13 Exploateringsbudget specificerad 18 Kommentarer till exploateringsbudget 18 2 7

3 8

Budget 2018 Intäkter (81 634 tkr) 5 720 3 430 6 373 9 231 30 500 Parkering Markupplåtelser Halmstad Arena Övriga idrottsanläggningar Försäljning Beställningsarbeten Statliga bidrag 22 130 4 150 4 9

Budget 2018 Kostnader (336 347 tkr) 52276 17310 18580 Material 24965 10446 27889 99884 Bidrag Konsult/entreprenad Löner Hyror Transporter Bränsle, energi och vatten Kapitaltjänstkostnader 84997 5 10

Teknik- och fritidsnämnd Nämnd och förvaltningsledning (kkr) Helårsutfall 2017 Utfall 2017-05 Utfall 2018-05 Budget 2018 Återstår 2018 Verksamhetens Intäkter 982 361 216 616 400 Entreprenad/konsultkostnader -1 681-623 -426-2 080-1 654 Lönekostnader -11 291-4 758-3 762-10 035-6 273 Lokalkostnader -1 747-739 -693-4 504-3 811 Övriga kostnader -4 923-2 026-1 765-5 453-3 688 Interna verksamhetskostnader 4 619 1 999 1 380 2 829 1 449 Verksamhetens kostnader -15 023-6 147-5 266-19 243-13 977 Periodens resultat / nettokostnad -14 041-5 786-5 050-18 627-13 577 Kommentar driftbudget Medel för lokalkostnader har reserverats centralt tills dess att byggnationer är klara och internfakturering av hyror kommer att ske. 6 11

Teknik- och fritidsnämnd Offentlig miljö (kkr) Helårsutfall 2017 Utfall 2017-05 Utfall 2018-05 Budget 2018 Återstår 2018 Försäljningsmedel 8 024 5 977 4 007 5 665 1 658 Taxor och avgifter 36 294 16 370 14 190 34 060 19 870 Bidrag 3 418 842 1 114 4 820 3 706 Försäljning tjänster 10 203 1 982 2 460 5 870 3 410 Verksamhetens intäkter 57 939 25 171 21 771 50 415 28 644 Materialinköp -15 280-6 180-4 475-15 956-11 481 Bidrag -3 709-1 233-225 -2 280-2 055 Entreprenader/konsulter -30 827-9 368-9 758-22 796-13 038 Lönekostnader -50 684-20 246-21 974-52 698-30 724 Lokalkostnader -14 389-5 930-5 982-14 483-8 501 Hyra arbetsmaskiner -9 096-3 042-3 224-8 497-5 273 Elkostnader -12 161-4 342-4 645-11 705-7 060 Kapitalkostnader -35 136-14 313-15 342-42 516-27 174 Övriga kostnader -9 480-3 628-4 319-7 090-2 771 Interna verksamhetskostnader 3 917 1 322 1 825 7 372 5 547 Verksamhetens kostnader -176 845-66 960-68 119-170 649-102 530 Periodens resultat / nettokostnad -118 906-41 789-46 348-120 234-73 886 Kommentar driftbudget Vinterväghållningskostnaderna har varit höga och årets medel är redan upparbetade. Det är oklart om det kommer att påverka slutresultatet. Det finns i nuläget ingen avvikelse att rapportera. 7 12

Teknik- och fritidsnämnd Projektavdelningen (kkr) Helårsutfall 2017 Utfall 2017-05 Utfall 2018-05 Budget 2018 Återstår 2018 Försäljning av tjänster 77 234 6 863 6 934 2 000-4 934 Verksamhetens Intäkter 77 234 6 863 6 934 2 000-4 934 Materialinköp -208-92 -66-40 26 Entreprenader -72 237-6 487-6 171 0 6 171 Konsultkostnader -2 189-842 -1 294-20 1 274 Lönekostnader -6 537-2 654-3 326-9 795-6 469 Hyra/leasing av anläggningstillgångar -65-21 -30-70 -40 Övriga kostnader(inkl material) -1 164-896 -233-1 875-1 642 Interna verksamhetskostnader 4 837 1 871 3 058 9 800 6 742 Verksamhetens kostnader -77 563-9 121-8 062-2 000 6 062 Periodens resultat / nettokostnad -329-2 258-1 128 0 1 128 Kommentar driftbudget Projektavdelningens kostnader för såväl personal, konsulter och entreprenader internfaktureras löpande under året. Avdelningen hanterar för tillfället över 50 pågående projekt. 8 13

Teknik- och fritidsnämnd Idrott och fritid (kkr) Helårsutfall 2017 Utfall 2017-05 Utfall 2018-05 Budget 2018 Återstår 2018 Taxor och avgifter 2 197 11 72 2 000 1 928 Hyror och arrenden 4 262 1 980 1 661 3 946 2 285 Tillfällig uthyrning idrottslokal 3 746 1 659 1 710 3 567 1 857 Bidrag 565 140 405 0-405 Verksamhetens Intäkter 10 770 3 790 3 848 9 513 6 070 Materialinköp -2 236-1 388-1 046-2 685-1 639 Bidrag till föreningar -16 502-10 755-10 586-16 200-5 614 Lönekostnader -12 208-4 353-4 641-11 700-7 059 Lokalkostnader -34 118-13 304-13 566-34 218-20 652 Bränsle, energi och vatten -1 690-832 -744-1 560-816 Kapitalkostnader -5 529-2 654-2 381-5 749-3 368 Övriga kostnader -11 996-2 600-2 169-5 010-2 841 Verksamhetens kostnader -84 279-35 886-35 133-77 122-41 989 Periodens resultat / nettokostnad -73 509-32 096-31 285-67 609-35 919 Kommentar driftbudget Det finns i nuläget ingen avvikelse att rapportera. 9 14

Teknik- och fritidsnämnd Halmstad Arena (kkr) Helårsutfall 2017 Utfall 2017-05 Utfall 2018-05 Budget 2018 Återstår 2018 Uthyrning Arenan 6 157 2 131 3 136 5 390 2 254 Badavgifter 9 467 4 044 4 133 9 400 5 267 Övriga intäkter 5 048 1 334 1 133 4 200 3 067 Verksamhetens intäkter 20 672 7 509 8 402 18 990 10 588 Lönekostnader -15 477-5 999-6 202-15 656-9 454 Lokalhyra -28 666-11 882-11 630-27 792-16 162 Fastighetsservice -3 424-1 397-1 446-4 000-2 554 El, värme, vatten -11 146-3 761-4 330-11 700-7 370 Kapitalkostnader -3 341-1 392-1 530-4 011-2 481 Övrigt -6 750-2 028-3 158-4 074-916 Verksamhetens kostnader -68 804-26 459-28 296-67 233-38 937 Periodens resultat / nettokostnad -48 132-18 950-19 894-48 243-28 349 Kommentar driftbudget Det finns i nuläget ingen avvikelse att rapportera. 10 15

Kommentarer till investeringsbudget Offentlig miljö 002 Maskiner/instrument/utrustning Medel för utbyte av uttjänta fordon, småmaskiner, redskap och övrig utrustning. 11 16

Status: Pågår enligt plan. 6400 Ramanslag offentlig miljö Omfattar mindre gatuombyggnader som t.ex. ombyggnad av övergångsställen, skolprojekt, hastighetsdämpande åtgärder och trygghetsåtgärder. Innefattar även bulleråtgärder, utveckling av evenemangsytor, mindre anläggningsarbeten inom park-, kust- och naturverksamheten som dräneringsarbeten, perenn- och buskplanteringar, utegym, hundrastgårdar m.m. Bland årets åtgärder kan bl.a. nämnas trafiksäkerhetsåtgärder i korsningen Gamletullsgatan/Fredsg, Gamletullsg/Wrangelsg, trafikdämpande åtgärder, bullerplank Wrangelsg, upprustning Haverdals brygga, trygghetsåtgärder, utveckling av någon av Halmstads entréer, standardhöjning evenemangsytor, mm. Status: Ramanslaget innehåller många projekt i varierande storlek där merparten är i planerings- eller startskedet. 6440 Cykelplan Fortsatt utveckling av cykelvägnätet för att det ska bli mer konkurrenskraftigt med bilvägnätet. I första hand prioriteras utbyggnad av superstråk och huvudvägnät för cyklister liksom hastighetssäkring av cykelpassager. Status: Planerade projekt är påbörjade och beräknas vara klara 2018. Statligt bidrag på 5,72 Mkr är beviljat och ytterligare 0,9 Mkr från Mex. 6454 Närhet Halmstad Utveckling och förändring av busslinjenätet i Halmstad medför bl.a. flytt och upprustning av busshållplatser. I vissa fall kan även mindre ombyggnader av gator bli aktuella för ökad framkomlighet. Hallandstrafiken lämnar bidrag för ombyggnation av busshållplatser. Status: Projektering pågår av hållplatser. Planering av signalprioritering pågår. 6464 Beläggningsförnyelse Avser förnyelse av asfalt på vägnätet där gång- och cykelbanor och huvudvägar som tidigare prioriteras i första hand. Status: Beläggningsförnyelse fortgår enligt plan. Utöver planerad förnyelse görs samordning vid återställning efter fiber och övriga ledningsdragande verk. 6469 Gång- och cykelväg Haverdalsbro-Harplinge Gång- och cykelvägen sträckan Haverdalsbro - Harplinge som finns upptagen i regional plan planeras preliminärt att byggas ut 2019-2020 av Trafikverket. Avsikten är att påbörja vägplanen under 2018. Ett avtal är tecknat för vägplan och ett annat kommer att tecknas mellan parterna, Trafikverket och kommunen, för genomförande. Gång- och cykelvägar som genomförs inom regional plan ska samfinansieras 50/50. De preliminära kostnaderna regleras noggrannare i genomförandeavtalet. Tidplanen styrs av när Trafikverket kan prioritera projektet. 12 17

Status: Det är oklart hur långt Trafikverket har kommit med vägplanen. 6501 Offentlig belysning Omfattar utbyte av uttjänta belysningsstolpar och utbyte av äldre armaturer med högtrycksnatrium som ofta kan ersättas med LED armaturer som blivit alltmer konkurrenskraftiga. Medlen används även för att åtgärda besiktningsanmärkningar och elsäkerhetsbrister samt till förnyelse av kablar i samband med ledningsgrävningar. Status: Stolp- och armaturbyte är påbörjat och samförläggning med Eon pågår enligt plan. 6600 Parkeringsverksamhet Upprustning av centrala parkeringsplatser och utvalda strandparkeringar. Utökning av antalet laddstolpar och digitalisering av all parkering. Utrustning till P-hus Svartmunken Status: Merparten av arbetena är påbörjade, omfattar bl.a. 3 P-ledskyltar, laddstolpar till Torggaraget och inköp av nya betalautomater. 8202 Trädplantering Utemiljön är en viktig faktor för människans välbefinnande och träden är en av de viktigaste resurserna i skapandet av gröna miljöer. Syftet med projektet är att genom olika åtgärder bibehålla ett livskraftigt och friskt trädbestånd för framtiden. Status: Planering för trädplantering Wrangelsgatan, Linehed m.fl. pågår. Under våren har ca 30 träd planterats. Till hösten kommer ytterligare ca 100 träd planteras. 8240 Motionsspår Avser nyanläggning alternativt upprustning av befintliga motionsspår. Status: 2018 var tanken att det skulle anläggas ett motionsspår kopplat till Skedalaheds IP. Dessvärre har markägaren där Trottabergs motionsspår ligger sagt upp arrendet som kommunen haft sedan mitten av 1970-talet. För närvarande pågår ett arbete att hitta ny plats att anlägga ett nytt motionsspår i närområdet. Det är därför osäkert om utbyggnad kan ske under hösten eller om det blir först våren 2019. 8272 Spontanidrott-Aktivitetsyteplan Halmstads kommun har ett stort antal spontana aktivitetsytor, närmare 200 st. Efter en inventering 2014 konstaterades att flera av ytorna är i mycket dåligt skick. Inventeringen visade även att utbudet av aktiviteter är begränsat i dess variation och att huvuddelen av utbudet idag utgörs av fotboll, tennis och boule. Efterfrågan på ytor att utöva spontanaktivitet ökar och med det även kraven på vad en aktivitetsyta ska innehålla. Status: Arbetet med genomförandet av aktivitetsyteplanen fortsätter. Planering och projektering av årets upprustningar pågår. Hittills har en tennisbana i Holm renoverats och planeringen av en hinderbana på Vallås pågår. 13 18

8274 Tylösandsterrassen Teknik- och fritidsförvaltningen fick redan i början av 2017 ett uppdrag att ta fram en skiss på vad man skulle kunna göra på grundkonstruktionen efter restaurang Salt tagits bort. I det förslag som togs fram är det tänkt att omvandla platsen till en yta för spontan aktivitet och rekreation där det ska finnas möjlighet att hänga, spela spel med vänner, sola eller bara koppla av och njuta av havsutsikten med det är också tänkt att det ska finnas utrymme för att arrangera gruppaktiviteter såsom yoga, pilates eller dans. Platsen ska vara tillgänglig och öppen för alla. Status: Projektering påbörjad och bygglov inlämnat för grundkonstruktion och ramp 2017. Projektet är tillfälligt pausat med anledning av att rivningsföreläggandet byggnadsnämnden utfärdat överklagats. 8275 Hundrastgård, Oskarström Som ett led i kommunens arbete med utvecklingsprogrammet för Oskarström har medel avsatts för en ny hundrastgård i Oskarström. Status: Arbetet med att hitta lämplig plats pågår, genomförande sker till hösten. Idrott och fritid 8401 Förnyelse idrottsanläggningar Status: Arbetet fortsätter med att göra kommunens idrottsanläggningar tillgängliga. Som grund för åtgärder genomförs tillgänglighetsvandringar tillsammans med socialförvaltningen och handikapprådet. Upprustningen av friidrottsarenan pågår. Aktuellt är färdigställande av ny kastbur. För att förbättra tillgängligheten och status på Oskarströms IP (A plan) genomförs slitsdränering. För att minimera spridning av mikroplatser på kommunens konstgräsanläggningar genomförs ett stort antal miljöåtgärder. Åtgärderna genomförs i dialog miljöförvaltningen och giftfri vardag. Följande åtgärder genomförs: invallning, granulatfällor i brunnar, utbildning av personal, arbetsrutiner m.m. Projektavdelning 6408 Södra infarten Arbete med detaljplaner, projekteringar, vägplan vid E6:an pågår enligt projektplan beslutad i KSU. SBK är projekt- och budgetansvariga. Status: Projekteringen av Trafikverkets och Halmstad kommuns delar för etapp 1 är färdiga och håller nu på att sammanställas till förfrågningsunderlag. Trafikverket ansvarar för upphandlingen för de första delarna i byggnationen, sedan följer den kommunala delen med c:a fem månaders fördröjning. 14 19

Planerad entreprenadsstart enligt TRV upphandlingsplan är mitten av december 2018. Arbetet med detaljplanen för etapp 2 har påbörjats. Detaljplanen är i nuläget överklagad. 6423 Centrumgator Ombyggnation av Brogatan (etapp 2) och Storgatan har genomförts under 2017. En avsiktsförklaring har tecknats mellan fastighetsägarna och kommunen om ett visst bidrag till attraktionshöjande åtgärder. Status: Ombyggnationen är slutbesiktigad, vissa mindre brister skall åtgärdas som garantiåtaganden. 64512 Resecentrum Medel har överförts från Shbk till TF. Etapp 2 omfattar bl.a. byggnation av busshållplatser på Laholmsvägen vid järnvägsunderfarten där gatan har sänkts och breddats. I projektet ingår även en ny gångbro över Laholmsvägen med hissar och anslutande ramper mm. Projektet finansieras delvis med statsbidrag (50% av byggkostnaden) som administreras via regionen/hallandstrafiken. Status: Entreprenaden är slutbesiktigad, vissa mindre brister skall åtgärdas som garantiåtaganden. 6458 Kattegattsleden Det har utretts att bygga en ny bro över Genevadsån och hösten 2017 erhölls tillstånd, för byggnationen, från mark- och miljödomstolen. Bron ska byggas under vintern/våren 2018. I Halmstads norra del, genom Steninge, driver Trafikverket projektet och kommunen lämnar bidrag. Status: Samfinansiering av Trafikverkets delprojekt (cykelbana Steninge-Stensjö) samt kommunens sträcka (bro över Genevadsån) har ökade kostnader. Båda delprojekten har dragit ut på tiden. Markägoförhållanden, avtalsskrivning och naturskyddsbestämmelser är några av de omständigheter som har fördröjt och fördyrat projektet. Budgeten äskades 2013 och har ombudgeterats sedan dess. För kommunens eget projekt uppskattas underskottet uppgå till ca 2,0 Mkr. TF försöker minimera underskottet och har aviserat avvikelsen till budgetchef som lovat att ta upp finansieringen av slutkostnaden centralt. Detta beroende på att det är ett projekt som TF inte har full rådighet över eftersom avtal har tecknats centralt mellan kommunen och regionen. På sträckan genom Steninge har Trafikverket aviserat ytterligare fördyringar och har omförhandlat avtalet gällande slutkostnaden. Parterna samfinansierar båda delsträckorna med 50 % vardera. Kommunens projekt upphandlades i september och byggstart skedde i november. Grundläggningsarbetena är klara och den färdiga bron har lyfts på plats. 6466 Klimatanpassningsåtgärder Getinge Projektet syftar till att hantera skyddsåtgärder efter översvämningarna som hände 2014. I projektet ingår det även anläggandet av ett rekreationsområde. Status: Arbetena är i stort sett klara och en slutbesiktning har genomförts under mars. 15 20

6468 Olanders torg Teknik- och fritidsförvaltningen har fått i uppdrag att genomföra ombyggnaden av Olanders torg i Getinge enligt en gestaltningskiss framtagen 2015. Parallellt med detta arbete pågår även planeringen av den busshållplats som ska anläggas i höjd med Olanders torg. Status: Arbetet är påbörjat. 2017 gjordes en andra kostnadsberäkning på skissen från 2015. Skissen med tillhörande kostnadsberäkning togs fram 2015 av en extern konsult på uppdrag av en annan förvaltning. Den senare beräkningen visar att budgeterade medel inte räcker till att bygga om platsen på det sätt som skissen föreslår. Hösten 2017 sökte förvaltningen bidrag från Boverket för att ändå kunna genomföra ombyggnaden utifrån framtagen skiss. Dessvärre fick kommunen inte ta del av bidraget. En ny ansökningsperiod pågår och ny ansökan om bidrag har lämnats in. Inom området finns flera markägare vilket ytterligare komplicerar genomförandet. Beställning för genomförande av projektet är överlämnad till projektavdelningen. 6470 GC-bro Gamletull reinvestering (brand) I samband med branden nyårsnatten 2017/18 förstördes stora delar av gångbron över Nissan. Gamletullsbron har tillfälligt lagats genom att delar av ytskiktet har bytts ut så att bron ska kunna användas av gående i avvaktan på en total renovering alternativt ny bro. Status: Bron har tillfälligt öppnats för gående. Framtagande av förfrågningsunderlag pågår. Tilläggsanslag förbereds. 8216 Lekplatsförnyelse För att kunna erbjuda trygga och stimulerande lekplatser fortsätter kommunens satsning på lekplatser även 2018. Status: Projektavdelningen har fått beställning på 5 lekplatser som skall färdigställas under året. Projektering har påbörjats och planeringen utförs av samtliga genomföranden. 8268 Fylleåleden Fylleåleden är en led tänkt att gå mellan Östra stranden och Norteforsen. Status: Etapp 2 som var tänkt att gå österut, mellan Brogård och Norteforsen, har blivit försenad med anledning av att man inte lyckats komma till en överenskommelse med en privat markägare och genomförandet av etappen är därför osäkert. Genomförandet av etapp 3 sker stegvis. Sträckan mellan järnvägen och Hagöns naturreservat har lämnats för genomförande till projektavdelningen, entreprenör utsedd och byggstart har skett. Arbetet påbörjas på sträckan Hagön till norrsida av gångtunnel under E6, sedan kommer sträckan från järnvägen till gångtunnel att göras. Sträckan mellan planeras. Sträckan mellan järnvägen och Fyllinge får avvakta tills dess att delar av södra infarten projektet är klara. 8273 Bastionen Förvaltningen har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att rusta upp Bastionen. På kort sikt handlar det om att städa och snygga upp Bastionen och dess närområde samt se över säkerheten. Det ska även tas fram en plan för utvecklingen för Bastionen på lång sikt. Status: En inventering av planerade åtgärder är gjord och presenterad. Upphandlingen är klar och arbetena påbörjade. 16 21

8434 Halmstad Arena läktarstolar m.m. Utbyte av läktarstolar och ljudanläggning. Status: Läktarstolar upphandlade och installerade, ljudanläggningen upphandlad och installerad. Projektet är klart. 8435 Örjans Vall klimatanpassningsåtgärder Projektering och genomförande av skyddsåtgärder mot översvämning utmed Örjans vall. Status: Projektet befinner sig i uppstartsfasen. 8436 Halmstad Arena IP ersättningsplan Nybyggnation av gräsplan som ersättning för två befintliga planer som tas i anspråk av skolan. Status: Upphandling slutförd och projektet beräknas klart under kvartal 3-2018. 17 22

Kommentarer till exploateringsbudget 68 Exploateringsområden Status: Projektavdelningen hanterar ett flertal projekt under denna rubrik, som exempelvis Utbyggnation av bostadsområde Fyllinge IV kvadranten, Utbyggnad av bostads- och industriområde Lyngåkra och ledningsflytt för Kv Bagaren samt förstärkning av kajen vid Fisketorget. 68003/68004 Lyngåkra Etablering/utökning av industriområde, exploatering av bostadsområde i gamla stationsområdet Harplinge centrum och omfattande VA-arbeten i samband med detta. 18 23

Status: Entreprenören NCC har bedrivit verksamhet sedan november 2017 och arbetet löper nu förhållandevis bra. Den regniga senhösten och inledningen på vintern skapade problem med vatten i de djupa schakterna vilket medförde att arbetet inte kunnat bedrivas i den takt som önskats. Under entreprenadens gång har även förorenade områden påträffats vilket ledde till ökade saneringsinsatser som har varit tidskrävande. 68005 Del av Fyllinge 20:393 Förlängning av industrigata (Sadelvägen) med avslutande vändplats intill kommande nya deponin. Status: Missar i planarbetet, ex. hantering av dagvatten från Stenas arrende allteftersom deponin sluttäcks, gör att prognos överstiger budget och projektet har pausats. Läget är presenterat för beställaren och besked inväntas. 68006 Breared 1:105 Då det råder brist på industrimark i Halmstads kommun har SBK tagit fram en detaljplan för ett nytt industriområde i Simlångsdalen. Detaljplanen har vunnit lagakraft och projektavdelningen har fått i uppdrag att ta fram en projektering samt kostnadsbedömning. Baserat på vår kostnadsbedömning tar SBK ett beslut om projektet skall gå vidare till genomförande. Status: I dagsläget pågår projekteringen och framtagandet av ett förfrågningsunderlag. 68007 Kemisten Bullerskärm för kv. Kemisten. En del för Furulundsskolans nya paviljonger och en del för det nya bostadsområdet. Status: Bullerskärm för Kemisten del 1 är färdig. Första delen sträcker sig Wrangelsgatan och 270 meter mot Linnégatan, kravet var att ha den delen färdig till skolstarten höstterminen 2017 vilket uppfylldes. Del 2 av skärmen kommer att ingå i entreprenaden för projekt 68017 Kemisten 2 exploatering, se nedan. 68010 Fyllinge IV Kvadranten Detaljplanen för Fyllinge IV kvadranten vann laga kraft sommaren 2016. Hösten 2016 fick projektavdelningen en beställning från SBK för projektering av hela Fyllinge IV kvadranten samt byggnation av etapp 1. Projektering pågick till sommaren 2017 och upphandling av entreprenör genomfördes under hösten 2017. I arbetena ingår det anläggandet av VA, nya gator, ny park, ny lekplats, nya gcvägar samt ett nytt torg. Status: Byggnation av etapp 1 startade december 2017 och pågår för fullt just nu. Arbetena med detta beräknas pågå till hösten 2018. 68011 Kv Borgen Förändringar av Skonertgatan och Dragvägen i samband med exploateringen av kv Borgen. Finansieringen av förändringarna ska göras genom medfinansiering av de olika parterna inom kv Borgen. 19 24

Status: Projektavdelningen har erhållit en beställning, på projektering och genomförande med tidplan 3: e och 4: e kvartalet 2018, från Mark- och exploatering. Exploatörer inom kv Borgen är dock angelägna om att projektet kommer igång tidigare, då inflyttning kommer att ske under våren. 68012 Kv Bagaren Projektering av flytt av kombinerad dag- och spillvattenledning till ny sträckning i Södra vägen i samband med exploatering av kv Bagaren. Samordnas med HEM: s fjärrkyla, -värme och el samt fiber i området. Projekteringen ska resultera i ett förfrågningsunderlag. Förprojektering, d v s grov höjdsättning, av detaljplaneområdet kv Bagaren måste göras i samband med projekteringen för att undvika att låsa in dagvatten. Status: Projekteringen är avslutad med resultat i ett förfrågningsunderlag. I projektet gjordes även en tilläggsbeställning av Mark- och exploatering på att slutföra en, av Samhällsbyggnadskontoret tidigare påbörjad, dagvattenutredning för detaljplaneområdet. Dagvattenutredningen gav förslag till åtgärder inom planområdet och även till fortsatt utredning för att kunna ta ställning till om man kunde minimera de föreslagna åtgärderna ytterligare. Projektavdelningens uppdrag innehöll endast att genomföra projekteringen vilken avslutades hösten 2017. 68011 Kv Svartmunken Omarbetning av gång- samt gång och cykelbana väster, söder och öster om kvarteret. Vänstersvängsfält från Karl XI:s väg samt justeringar av Norra Källegatan och ramp vid p- husets nordvästra hörn. Samtliga åtgärder genomförs när p-huset har uppförts. Status: Projektör arbetar med förfrågningsunderlag inför förnyad konkurrensutsättning inom befintligt ramavtal. 68015 Halmstad 5:1 Fisketorget Säkring av kajens stabilitet samt uppförande av pålad brygga för utökning av torgfunktionen. Flytt av stentrappa och diverse mindre åtgärder. Status: Den initiala entreprenaden hävdes, extern advokatbyrå hanterar ärendet som sannolikt går till Halmstads tingsrätt. Ett avgörande bedöms tidigast kunna förväntas om 1-1,5 år. En ny upphandling är genomförd och avtal har tecknats med Pedjon. Startmöte hölls 26/2 2018 och arbetena ska vara klara för slutbesiktning under juni månad. 68016 Gata till Alets förskola Projektering av GC-väg och vändplan i Gentoftevägen är utförd. Byggnation av ny förskola pågår. Utförandet av GC-väg är inplanerat i slutfasen av byggtiden. Detta är beräknat till sommar/höst 2018. Status: Projektet är i planeringsfasen och projektering är utförd. 68017 Kemisten 2 exploatering Kemisten 2 är tidigare industriområdet för Lundgrens gjuteri. Området skall exploateras med varierande bostadsbebyggelse utlagda i huvudsak i tre kvarter. Exploatörer för bostäderna är HFAB och Tornet. Närheten till järnvägen och krav på bullerskärm har försvårat och fördröjt projekteringsarbetet något. 20 25

Status: Projekteringen är nu i stort färdig, smärre detaljer återstår och upphandling av entreprenör skall göras innan byggstart sker. I denna entreprenad ingår då även bullerskärm etapp 2, se projekt 68007. 68018 Eketånga 27:1 Flytt av dike I samband med att detaljplanen Eketånga 27:1 m.fl. vann laga krafts såldes angiven kvartersmark. Genom kvartersmarken går ett befintligt dagvattendike som måste flyttas för att marken ska kunna bebyggas. Status: Projektet är i avslutsfasen. 68019 Slottsmöllans tegelbruk Ny dag- och spillvattenledning längs del av Sperlingsholmsgatan. En ny norrgående busshållplats utmed Sofiebergsvägen och en ny södergående utmed Tegelbruksvägen. Gångoch cykelbana väster och söder om kvartersmarken samt gångbana öster om. Status: Vattenledningarna är slutbesiktigade. Avseende gång- samt gång- och cykelbana söder och öster om kvartersmarken inväntas besked från beställaren innan projektering kan komma vidare. 68020 Kv Kilot Detaljplanen Kilot 1 m.fl. vann laga kraft sommaren 2017 och allmän plats och VA i detaljplanen ska byggas ut. Ett nytt torg ska byggas mellan de två kvarter som Kilot 1 styckas av i. Förändringar kommer även att göras utmed Helmfeldtsgatan, Sturegatan och Bolmensgatan. Under torget ska ett dagvattenmagasin byggas. Status: Projektavdelningen har erhållit en beställning på projektering och genomförande enligt ovan beskrivet. Projektering avslutad. Utbyggnaden kommer att behöva ske i etapper, vilka måste samordnas med exploatörerna i detaljplanen. Projektet beräknas pågå t o m 2020. 68021 Skola i Steninge Detaljplan för ny skola och förskola i Steninge ligger till grund för detta projekt. Projektavdelning har fått i uppdrag av SBK att projektera och genomföra ombyggnation av befintlig väg samt anlägga nytt dagvattensystem. Arbetet skall ske i samarbete med fastighetskontoret. Status: Projektet befinner sig i uppstartsfasen. 68022 Eketånga 27:1 del 2 Detaljplanen Eketånga 27:1 m.fl. vann laga kraft sommaren 2017 och allmän plats och VA i detaljplanen ska byggas ut. Åtgärder med att flytta ett befintligt dike i detaljplanen är redan påbörjade och ingår i projektet Eketånga 27:1 Flytt av dike. Ett dagvattenmagasin för att fördröja dagvattnet från fastigheten, infart och utfarter till planområdet, åtgärder som krävs på Bäckagårdsvägen och en vegetationsridå på naturmark ska bl a byggas. Status: Projektavdelningen har erhållit en beställning på projektering och genomförande enligt ovan beskrivet. Projektering är påbörjad. Projektet upphandlas till sommaren och byggs till hösten. 21 26

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-22 TFN 2018/00421 Ärende TFN 2018/00421 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Teknik- och fritidsnämnden Miljönämnden Remitterat förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Teknik- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Teknik- och fritidsnämnden beslutar att avge yttrande enligt förslag daterat 29 maj 2018. Sammanfattning av ärendet Miljöförvaltningen har på nämndens uppdrag gått igenom nu gällande lokala förskrifter för att skydda människors hälsa och miljön med utgångspunkt i att nämnden inte skall reglera mer än vad som är nödvändigt. Lagvisningshänvisningar ska vara uppdaterade och bestämmelserna ska vara lätta att läsa för berörda. I det reviderade förslaget har fyra paragrafer från nuvarande lokala förskrifter för att skydda människors hälsa och miljön lyfts bort. Sammantaget har förslaget ingen beröring med teknikoch fritidsnämndens verksamhet. Ärendets beredning Av handläggare i samråd med avdelningschef Sofia Warpman. Ärendet faller inte under MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Teknik- och fritidsnämnden har fått förslaget till reviderade lokala förskrifter för att skydda människors hälsa och miljön för yttrande. Miljönämnden har gett miljöförvaltningen i uppdrag att se över de lokala föreskrifterna för att skydda människors hälsa och miljön. De nu framtagna ändringarna har tagits fram med utgångspunkt att nämnden inte ska reglera mer än vad som är nödvändigt. Följande paragrafer har tagits bort från nuvarande lokala förskrifter för att skydda människors hälsa och miljön: Avloppsanordning och annan toalett än WC vilket avser olika tillstånd och anmälan. Bränning av halm. Camping, angående camping inom Natura 2000-område. Ansökan och anmälan skall ske skriftligen och vad som i övrigt skall biläggas ärendet. Analys och förslag Det nya förslaget till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön berör inte något i teknik- och fritidsnämndens verksamhet. Konsekvenser av förslaget Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 27

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-22 TFN 2018/00421 Inga för teknik- och fritidsförvaltningen. Ärendets beslutsgång Slutligt beslut tas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag 1. Förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. Information om beslutet Teknik- och fritidsförvaltningen Anders Thorén, förvaltningschef Sofia Warpman, avdelningschef Handläggare, Kenneth Sunesson, Miljöingenjör Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 28

Yttrande Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-22 TFN 2018/00421 Yttrande över remitterat förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Det nya förslaget till reviderade lokala förskrifter för att skydda människors hälsa och miljön berör inte något i teknik- och fritidsnämndens verksamhet. Teknik- och fritidsnämnden har inga synpunkter på remitterat förslag. Teknik- och fritidsförvaltningen Lars Püss Ordförande Anders Thorén Förvaltningschef Halmstads kommun, Teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad Sida 1(1) 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se 29

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Miljönämnden 2018-03-27 19 Mn 27 Dnr 2018 1496 Beslut om att remittera förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Beslut Miljönämnden beslutar att remittera förslaget till reviderade föreskrifter, enligt bilaga 1, för att skydda människors hälsa och miljön till byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Svar på remissen önskas senast den 28 juni 2018. Ärendet Miljönämnden har gett miljöförvaltningen i uppdrag att se över de lokala föreskrifterna för att skydda människors hälsa och miljön. Miljöförvaltningen föreslår att miljönämnden beslutar att remittera förslaget till reviderade föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön till byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Analys, förslag och motivering Miljöförvaltningen har på nämndens uppdrag gått igenom nu gällande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. De nu föreslagna ändringarna har tagits fram med utgångspunkten att nämnden inte ska reglera mer än vad som är nödvändigt, lagvisningshänvisningar ska vara uppdaterade och bestämmelserna ska vara lätta att läsa för dem de berör. Vid kontakt med kommunledningsförvaltningen har det framkommit att det är önskvärt att miljönämnden remitterar förslaget till reviderade lokala föreskrifter för till övriga nämnder i kommunen som direkt eller indirekt berörs av dessa innan ärendet skickas vidare till kommunfullmäktige för beslut. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 30

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Miljönämnden 2018-03-27 20 Miljöförvaltningen har efter diskussion med kommunjurist kommit fram till att följande nämnder behöver yttra sig i ärendet: byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Konsekvenser av förslaget Beslutet innebär inga konsekvenser utifrån Vision 2020 och dess värdegrund. Ärendets beredning Ärendet har beretts på miljöförvaltningens handläggarberedning 2018-03-13 och miljönämndens presidieberedning 2018-03-20. Kommunjurist har konsulterats i ärendet. Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att remittera förslaget till reviderade föreskrifter, enligt bilaga 1, för att skydda människors hälsa och miljön till byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Svar på remissen önskas senast den 28 juni 2018. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 31

Bilaga 1, 2018-1496 Förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Inledande bestämmelser 1 Följande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön gäller utöver andra bestämmelser i miljöbalken(1998:808) och förordningen(1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd samt vattenskyddsföreskrifter för kommunala vattentäkter. Djurhållning 2 Man måste ha tillstånd från miljönämnden för att hålla häst inom område med detaljplan. Undantag gäller för hästhållning inom områden som är detaljplanelagda för hållande av häst. Tomgångskörning 3 Man får köra ett fordon med förbränningsmotor på tomgång högst i en minut utomhus. Detta gäller inte: a. om trafikförhållanden gjort att man stannar, till exempel i trafikkö. Vid en järnvägsövergång får man aldrig köra på tomgång under längre tid än en minut. b. om tomgångskörningen behövs för att driva annan anordning på fordonet än sådan som avser uppvärmning. Anordningen ska dock vara nödvändig för att fordonet ska kunna användas för vad det är till för. Spridning av gödsel 4 Man måste anmäla till miljönämnden att man yrkesmässigt kommer att sprida stallgödsel, slam eller annan orenlighet. Detta gäller både inom och närmare än 500 meter från områden med detaljplan. Man ska inte söka tillstånd om spridningen redan regleras av annat tillstånd enligt miljöbalken. Skydd av vattentäkter 5 Den som avser att anordna ett upplag som kommer att innehålla petroleum-, olje- eller tjärprodukter, lösningsmedel, vägsalt eller andra liknande produkter inom de delar av tillrinningsområdena för Sennans vattentäkter och Eldsbergaåsen som märkts ut på kartbilaga 1 och är belägna i Halmstads kommun ska anmäla detta till miljönämnden innan upplaget tas i bruk. Anmälan krävs inte om tillståndsplikt föreligger enligt 5 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd eller enligt bestämmelserna i 11 kap miljöbalken om vattenverksamhet eller enligt vad som förordnats i beslut om vattenskyddsområde. Eldning av löv, kvistar och annat trädgårdsavfall 6 Löv, kvistar och annat trädgårdsavfall ska i första hand komposteras eller lämnas till återvinning. Regler om transport och annan hantering av trädgårdsavfall finns i Föreskrifter för avfallshantering för Halmstads kommun. Inom områden med detaljplan får man inte elda löv, kvistar och annat trädgårdsavfall under perioden 1 april till 30 september. När man eldar trädgårdsavfall ska man säkerställa att det görs på ett sådant sätt och i sådan omfattning att olägenhet för människors hälsa inte uppkommer i omgivningen. Denna miljö- och hälsoskyddsföreskrift om eldningsförbud gäller inte för Påsk- och Valborgseldar. Hänsyn ska tas till rådande brandriskprognos, se kommunens hemsida. Man får inte elda när det är utfärdats eldningsförbud. 32

Gatumusik 7 Man får spela gatumusik inom den del av Halmstads tätort som ligger innanför området som begränsas av Nissan, Slottsgatan, Karl XI:s väg Fredriksvallsgatan, Norra vägen till Badhusgatan och Badhusgatan med förlängning till järnvägsbron mellan kl. 10.00 och kl. 19.00 under förutsättning att ljudförstärkare/ högtalare inte används. Man får spela gatumusik högst två timmar på samma plats. Om man vill fortsätta spela efter två timmar ska ny plats väljas utom hörhåll från tidigare plats. Begränsningen i första stycket gäller inte spelande av gatumusik som sker i enlighet med tillstånd som polismyndigheten utfärdat enligt ordningslagen. Straffbestämmelser 8 I 29 kap miljöbalken finns bestämmelser om straff och förverkande. Undantag 9 Miljönämnden får medge undantag från vad som gäller enligt dessa föreskrifter, om det är uppenbart att risk för olägenheter från miljö- eller hälsosynpunkt inte föreligger. Avgifter 10 Miljönämnden får ta ut avgift för prövning av ansökningar om tillstånd eller undantag, för handläggning av anmälan samt för tillsyn i övrigt enligt dessa föreskrifter enligt den taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område som kommunfullmäktige antagit. Dessa lokala föreskrifter träder i kraft den xx yy 201X. Äldre lokala föreskrifter ska tillämpas på ärenden som har inletts dessförinnan 33

LOKALA FÖRESKRIFTER FÖR ATT SKYDDA MÄNNISKORS HÄLSA OCH MILJÖ antagen av kommunfullmäktige 1984-02-23, 60, ändring i kommunfullmäktige 1990-10-25, 202, 2004-06-17, 84 och den 16 juni 2005, 95 Med stöd av 9 kap. 7-8 och 10-13 miljöbalken (1998:808) och 13, 17, 39-40 och 42-44 förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd samt 14 kap. 20 miljöbalken meddelar kommunfullmäktige följande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljö Inledande bestämmelser 1 Utöver bestämmelserna i miljöbalken (1998:808) och förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd gäller följande lokala föreskrifter i Halmstads kommun för att skydda människors hälsa och miljön. Avloppsanordning och annan toalett än WC 2 Enligt 13 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs det tillstånd av miljö- och hälsoskyddsnämnden för att 1 inrätta avloppsanordning till vilken vattentoalett ska anslutas och 2 ansluta vattentoalett till befintlig avloppsanordning. Enligt dessa föreskrifter krävs dessutom tillstånd av miljö- och hälsoskyddsnämnden för att 3 inrätta annan avloppsanordning än som anges i punkterna 1-2, exempelvis avloppsanordning för bad, disk- och tvättavloppsvatten inom de områden där detaljplan finns. Enligt 13 och 14 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden för att 4 inrätta annan avloppsanläggning än som anges i punkterna 1-3 5 ändra avloppsanordning, om åtgärden kan medföra väsentlig ändring av avloppsvattnets mängd eller sammansättning 34

Anmälan eller tillstånd enligt dessa bestämmelser krävs inte för avloppsanordning som kräver tillstånd enligt 5 eller anmälan enligt 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd eller om avloppsanordningen är avsedd att enbart föra avloppsvattnet till en allmän avloppsanläggning. 3 Det krävs anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden för att inrätta 1 förmultningstoalett 2 eltoalett 3 torrtoalett inom område med detaljplan. Djurhållning 4 Det krävs tillstånd av miljö- och hälsoskyddsnämnden för att hålla 1 nötkreatur, häst, get, får eller svin 2 pälsdjur eller fjäderfä som inte är sällskapsdjur inom område med detaljplan. Undantag gäller för hästhållning inom de områden som är detaljplanelagda för hållande av häst. Tomgångskörning 5 En förbränningsmotor i stillastående motordrivet fordon får hållas igång utomhus i högst en minut. Detta gäller inte: 1 om trafikförhållandena föranlett fordonet att stanna, t.ex. i trafikkö 2 om motorn hålls igång för att i den mån det behövs för fordonets ändamålsenliga brukande - driva annan anordning (på fordonet) än sådana som avser uppvärmning. Spridning av gödsel 6 Den som avser att sprida naturlig gödsel, slam eller annan orenlighet inom ett område med detaljplan, eller inom ett område av 500 meter intill ett område med detaljplan ska anmäla detta till miljö- och hälsoskyddsnämnden innan spridning sker. 1 Inom de områden som avses i första stycket får naturlig gödsel, slam eller annan orenlighet inte spridas närmare än sex meter från sjö eller annat vattendrag om topografin så tillåter. Nedmyllning ska ske i omedelbar anslutning till spridningen 35

2 Tidpunkten för spridning ska anpassas till sådana väder- och vindförhållanden som minskar risken för luktolägenheter. Torrt och blåsigt väder med vind från bebyggelsen innebär minsta risk. Anmälan enligt första stycket fordras inte för spridning av väl brunnen gödsel från nötkreatur, häst eller fjäderfä om det sker i ringa omfattning, t ex på villatomt, och om nedmyllning sker i omedelbar anslutning till spridningen. Anmälan fordras inte heller om spridningen av orenligheten regleras i tillstånd enligt miljöbalken. 7 Enligt 37 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden av den som avser att ordna en gödselstad eller annan upplagsplats för djurspillning inom område med detaljplan. Undantag gäller för hästhållning inom de områden som är detaljplanelagda för hållande av häst. Skydd av vattentäkter 8 Den som avser att anordna ett upplag som kommer att innehålla petroleum-, oljeeller tjärprodukter, lösningsmedel, vägsalt eller andra liknande produkter inom de delar av tillrinningsområdena för Sennans vattentäkter och Eldsbergaåsen som märkts ut på kartbilaga 1 och är belägna i Halmstads kommun ska anmäla detta till miljö- och hälsoskyddsnämnden innan upplaget tas i bruk. Anmälan krävs inte om anmälnings- eller tillståndsplikt föreligger enligt 5 eller 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd eller enligt bestämmelserna i 11 kap miljöbalken om vattenverksamhet eller enligt vad som förordnats i beslut om vattenskyddsområde. Eldning 9 Småskalig eldning med fasta bränslen för uppvärmning och/eller varmvattenproduktion i en panna som inte är miljögodkänd och ansluten till ackumulatortank får inte ske under tiden 1 oktober till 30 april efter 2006-07-01 inom detaljplanelagt område. 10 Småskalig eldning med fasta bränslen för huvudsaklig uppvärmning, får inte under tiden 1 oktober till 30 april ske inom detaljplanelagda områden, i annan eldningsanordning än i panna ansluten till ackumulatortank. 11 Undantag från 9 gäller för eldningsanordning som eldas med automatisk matning av träpellets eller likvärdigt. 36

12 För skötsel och tillsyn av eldningsanordning för fasta bränslen gäller att lufttillförseln ska vara god och att bränslet ska vara torrt. För att veden ska vara tillräckligt torr bör den ha torkat minst ett år. All eldning med avfall, plast, målat eller impregnerat virke, spånskivor eller liknande material är förbjudet. Dokumentation över genomförd sotning och underhåll av eldningsanordningen ska finnas hos ägaren av anläggning under minst fem år. 13 Eldning av löv, kvistar och annat avfall inom områden med detaljplan är förbjuden under tiden 1 april 30 september. Övrig tid av året får eldning inom sådana områden ske endast av torrt trädgårdsavfall, som inte kan utnyttjas för kompostering, och om det kan ske utan att olägenhet för människors hälsa uppstår. Undantag gäller för så kallade Påsk- och Valborgseldar. Regler om transport och annan hantering av trädgårdsavfall finns i kommunens renhållningsordning. Eldning får aldrig ske i strid mot gällande brandföreskrifter. Bränning av halm 14 Det är förbjudet att bränna halm på åkermark. Camping 15 Camping, med undantag av sådan som medges av allemansrätten, är inte tillåten inom Natura 2000-områden. Gatumusik 16 Utövande av gatumusik med ljudförstärkare/högtalare inom den del av Halmstads tätort som ligger innanför ett område som begränsas av Nissan, Slottsgatan, Karl XI:s väg Fredriksvallsgatan, Norra vägen till Badhusgatan och Badhusgatan med förlängning till järnvägsbron får endast ske söndag torsdag under tiden klockan 10.00-22.00 samt fredag och lördag 10.00 23.00. 37

Miljö- och hälsoskyddsnämnden får i övrigt meddela de föreskrifter om utövande av gatumusik på viss offentlig plats som i ett enskilt fall behövs för att hindra att olägenhet för människors hälsa uppkommer. Ansökan och anmälan 17 Enligt 46 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd ska en ansökan eller anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden enligt lokala föreskrifter meddelade med stöd av 39, 40 och 42 i förordningen vara skriftlig och innehålla de uppgifter som behövs för ärendet samt de ritningar och tekniska beskrivningar som behövs för att bedöma de anordningar, lokaler eller anläggningar som avses i ansökan eller anmälan. Anmälan ska vara inlämnad senast tre veckor innan den anmälda verksamheten eller åtgärden ska påbörjas. Ansökan/anmälan behöver inte alltid lämnas för varje enskilt tillfälle. Tillstånd/ansökan kan avse en längre period. Periodens längd beror bland annat på ärendets art, risk för olägenhet och möjligheten att bedriva åtgärden eller verksamheten på samma sätt. Straffbestämmelser 18 I 29 kap miljöbalken finns bestämmelser om straff och förverkande. Undantag 19 Miljö- och hälsoskyddsnämnden får medge undantag från vad som gäller enligt dessa föreskrifter, om det är uppenbart att risk för olägenheter från miljö- eller hälsosynpunkt inte föreligger. Avgifter 20 Miljö- och hälsoskyddsnämnden får ta ut avgift för prövning av ansökningar om tillstånd eller undantag, för handläggning av anmälan samt för tillsyn i övrigt enligt dessa föreskrifter enligt den taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område som kommunfullmäktige antagit. Dessa lokala föreskrifter träder i kraft den 23 juli 2004. Äldre lokala föreskrifter ska tillämpas på ärenden som har inletts dessförinnan. 38

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-22 TFN 2018/00484 Ärende TFN 2018/00484 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningen Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Teknik- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Teknik- och fritidsnämnden ställer sig bakom de förslag som redovisas i utredningen samt hänvisar i övrigt till lämnade ställningstaganden i denna tjänsteskrivelse. Sammanfattning av ärendet På kommunstyrelsens uppdrag har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning genomfört en utredning och därvid lämnat följande och nedan återgivna förslag, ägnade åt att på likartade villkor få koncernens anställda att öka sin fysiska aktivitet. Ärendets beredning I samband med föredragning av ärendet har teknik- och fritidsnämnden gjort följande ställningstaganden: Nämnden ser positivt på förslaget om ett likställt friskvård och på beloppsnivån Nämnden välkomnar ett fortsatt brett utbud av friskvårdsaktiviteter Nämnden emotser ett arbete inom förvaltningen med att förmå fler medarbetare att utöva friskvård och att söka friskvårdsbidrag. Nämnden framhåller att användning av tävlingsmoment kan leda till en ökad träningsaktivitet hos de anställda. Beskrivning av ärendet Bakgrund Revisionsföretaget PwC har genomfört en granskning av sjukfrånvaron för anställda i Halmstads kommun. I enlighet med lämnade rekommendationer från PwC har kommunledningskontorets HR-avdelning fått i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag och förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Analys och förslag Genomförd utredning har redovisat följande förslag: Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 39

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-22 TFN 2018/00484 Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på 2 000 kronor per med medarbetare och år Friskvårdsvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna. Uppskattad kostnad blir mellan tre och tretton Mkr. Friskvård på arbetstid för all personal är svår att genomföra eftersom alla arbetsgrupper inte kan gå från arbetet. Konsekvenser av förslaget Förslaget syftar till en ökad fysisk aktivitet hos medarbetarna i Halmstads kommun. Nu redovisade förslag är ägnade att medverka till att kommunen ska kunna rekrytera, behålla, motivera och utveckla sina medarbetare samt att kommunen ska erbjuda likartade förmåner oavsett den anställdes organisatoriska tillhörighet inom koncernen. Beslutsunderlag Förvaltningen har tagit del av den utredning som kommunledningskontoret genomfört samt den nulägesbeskrivning av friskvårdsinsatser som upprättats. TEKNIK- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Anders Thorén förvaltningschef Rolf Skogö Utredare Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 40

Yttrande Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-30 TFN 2018/00484 Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Teknik- och fritidsnämnden ställer sig bakom de förslag som redovisas i utredningen samt hänvisar i övrigt till följande ställningstaganden: Nämnden ser positivt på förslaget om ett likställt friskvård och på beloppsnivån. Nämnden välkomnar ett fortsatt brett utbud av friskvårdsaktiviteter. Nämnden emotser ett arbete inom förvaltningen med att förmå fler medarbetare att utöva friskvård och att söka friskvårdsbidrag. Nämnden framhåller att användning av tävlingsmoment kan leda till en ökad träningsaktivitet hos de anställda. TEKNIK- OCH FRITIDSNÄMNDEN Lars Püss Ordförande Anders Thorén Förvaltningschef Halmstads kommun, Teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad Sida 1(1) 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se 41

Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen 2018-04-13 KS 2017/00459 Ärende KS2017/00459 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Sammanfattning av remissärendet Till samtliga nämnder och styrelser för yttrande. Kommunledningsförvaltningen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder och styrelser senast 2018-06-15. Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/00459 65) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Frågeställningar I remissen vill kommunledningsförvaltningen ha synpunkter på förslagen. 1. Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på 2 000 kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) 2. Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto 3. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna 4. Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år 5. Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 42

Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen 2018-04-13 KS 2017/00459 Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Informationsunderlag 1. Utredning jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper 2. Friskvårdsförmåner nuläge inom förvaltningar och bolag 3. Protokollsutdrag från KS beslut 2018-03-06 (Dnr 2017/00459 65) 4. Tjänsteskrivelse 2018-01-25 (KS 2017/00459) 5. Instruktion om att svara på remiss: http://www.regeringen.se/49b6b4/contentassets/b682c0e61b4c40c9ab88d227707c47b5/svara-paremiss---hur-och-varfor-pm-200302 Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Marita Lindau, HR-Strateg Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 43

Utredning - jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper 44

Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte... 4 Uppdrag... 4 Arbetsgrupp... 5 Nuläge... 5 Så här ser det ut i andra kommuner... 7 Det här säger forskningen... 8 Förslag... 9 Motivering... 10 Styrkor... 10 Risker... 10 Målgrupp... 11 Kostnad... 11 Bilaga 1 Nuläge, friskvårdförmåner inom förvaltningar och bolag 2 45

Sammanfattning Halmstads kommun står inför stora utmaningar att rekrytera nya medarbetare för att möta nuvarande och framtida behov. En viktig del är att skapa förutsättningar för att behålla redan anställd personal där en betydande del utgörs av det förebyggande arbetet mot arbetsrelaterad ohälsa. Parallellt är det viktigt att upprätthålla och stärka kommunens varumärke som arbetsgivare. Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/00459 65) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas på remiss till nämnder och styrelser. Utifrån benchmark med andra kommuner har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning kommit fram till följande förslag: Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på 2 000 kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. De hälsobefrämjande insatser som satsas på medarbetarna ökar möjligheten i att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla sina medarbetare. Det ökar också möjligheten att attrahera nya medarbetare. Men att arbetsgivaren vinner på medarbetarnas välbefinnande betyder ju inte att de anställda förlorar. Tvärtom, är de i högsta grad vinnare. Det förbättrade välbefinnandet tar ju inte slut när man lämnar arbetet. Att orka mer och må bättre ökar istället de medarbetarnas möjligheter till en rik fritid. Att främja hälsan ger en vinna vinna situation. I Halmstads kommuns HR-riktlinje tydliggörs att arbetsgivarens strävan är att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar frustration och en känsla av orättvisa bland kommunens medarbetare. 3 46

Inledning Inom Halmstads kommun pågår ett aktivt strategiskt och operativt arbete för att främja hälsan, förebygga ohälsa samt att rehabilitera tillbaka medarbetare som har blivit sjuka. Det pågår också flera satsningar för att Halmstads kommun ska vara ett fortsatt attraktivt val för nya medarbetare. Detta är en prioriterad fråga för kommunstyrelsen. Men för att lyckas bli en ännu attraktivare arbetsgivare och få ett hållbart, förlängt och förändrat arbetsliv behövs ytterligare insatser. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har PwC genomfört en granskning av sjukfrånvaron. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och ett antal nämnder bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Efter genomförd revision och genomgång av samtliga kontrollmål gör PwC bedömningen att kommunstyrelse och nämnder till övervägande del bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort i samband med granskningen har de lämnat några rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Denna fråga bedömer revisorerna har främst bäring på kommunens varumärke som arbetsgivare och till mindre del har betydelse för utfallet vad gäller sjukfrånvaron. I den senare delen tror revisorerna att de riktade insatser som genomförs i nuläget via den centrala HRfunktionen ger ett bättre utfall. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Fram till och med 2009 erbjöd Halmstads kommun sina anställda ett friskvårdsbidrag på maximalt 1 500 kr per medarbetare och år (gällde endast nämnderna). Erbjudandet gällde för alla med en anställning på minst tre månader. Under 2009 nyttjade 2 583 anställda friskvårdsbidraget. Uppdrag Enligt beslut i kommunstyrelsen har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning fått i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag och förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas till nämnder och styrelser. 4 47

Syfte Syftet med utredningen är att ta fram förslag på ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernens medarbetare samt att utreda möjligheten för obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetare i miljöer som är fysiskt krävande. Arbetsgrupp En arbetsgrupp med representanter från verksamheterna har diskuterat fram ett förslag gällande ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernen. Deltagare i arbetsgruppen: Karin Jonsson, barn- och ungdomsförvaltningen Maria Winkler, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Catharina Gyllenkvist, hemvårdsförvaltningen Christer Sernemyr, Kommunal Malin Hansson, Lärarförbundet Marita Lindau, kommunledningsförvaltningen Nuläge Samtliga förvaltningar och bolag inom Halmstads kommun erbjuder sina anställda någon form av friskvårdförmån, se bifogad bilaga. På en del förvaltningar och bolag erbjuds friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år, allt från 800 kr till 4 000 kr per medarbetare. Andra förvaltningar och bolag erbjuder träning på arbetstid eller aktiviteter anordnade av förvaltningens hälsoinspiratörer. Erbjudande om både friskvårdsbidrag och träning på arbetstid förekommer också. Rundfrågning bland förvaltningar och bolag visar att medarbetarnas nyttjande av friskvårdförmånerna varierar. De flesta förvaltningar och bolag kan inte se någon direkt koppling mellan sina friskvårdsförmåner och sänkt sjukfrånvaro. Några har däremot lyft fram att friskvårdsförmånen upplevs som en attraktiv arbetsgivarinsats av medarbetarna. Att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i tydliggörs i Halmstads kommuns HR-riktlinje. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar irritation bland kommunens medarbetare. Flera uttrycker att förvaltningar och bolag konkurrerar om medarbetarna genom att erbjuda olika förmåner. Det finns också en upplevelse av orättvis behandling. 5 48

Inom Halmstads kommun är det endast brandmännen som har obligatorisk träning på arbetstid. För att få arbeta som brandman testas fysiken före och under anställning genom särskilda fysiska tester med arbets-ekg och läkarundersökning för att konstatera att man är fullt frisk. Schemalagd träning är dock ytterst sällsynt för övriga yrkesgrupper. Ingen av de tillfrågade kommunerna erbjuder detta. Några förvaltningar inom Halmstads kommun erbjuder träning på arbetstid när arbetet tillåter. Detta gäller framförallt för medarbetare som kan gå ifrån jobbet utan att ersättare sätts in. Obligatorisk träning på arbetstid är problematisk för de yrkesgrupper som inte kan gå ifrån jobbet. Ska detta bli möjligt måste man hitta nya schemalösningar. 6 49

Så här ser det ut i andra kommuner Benchmark visar att samtliga kommuner som kontaktats erbjuder ett friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år. Summan varierar mellan 500 kr och 3 000 kr per medarbetare och år. Några kommuner erbjuder friskvårdsförmåner via en portal 1 andra gör det inte. Det är dock flera kommuner som uppger att de utreder om de ska upphandla en förmånsportal. Någon kommun anger att bolagen har samma friskvårdsförmåner som förvaltningarna, andra har inte det. Ingen av de tillfrågade kommunerna/regionen erbjuder obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Kommun/region Summa per anställd och år Förmånsportal Inklusive bolag Eslöv 1 500 kr Nej Har ej lämnat svar Helsingborg 3 000 kr Ja Nej Hässleholm 750 kr Nej Ja (de flesta kommunala bolagen väljer att ha samma nivå, fast vissa har en högre summa) Kristianstad 1 000 kr Nej Har ej lämnat svar Laholm 1 000 kr Friskvårdskort med ett basutbud för de som inte nyttjar friskvårdspengen. Friskvårdskortet är på 200 kr per medarbetare Har ej lämnat svar Lund 1 700 kr Nej Nej Malmö 1 500 kr Nej Nej Region Skåne 2 000 kr Nej gäller ej inom Region Skåne Sjöbo 2 500 kr Ja Nej Svalöv 600 kr Ja Har ej lämnat svar Varberg 1 500 kr Nej Har ej lämnat svar Ängelholm 2 000 kr Ja Nej Östra Göinge 500 kr Nej Har ej lämnat svar 1 Förmånsportal med erbjudande om rabatterade förmåner. 7 50

Det här säger forskningen En aktivitet som de flesta arbetsgivare genomför är att erbjuda friskvårdsbidrag. Men gör det någon skillnad? Vilken friskvård hjälper egentligen mot psykisk ohälsa och stress, de vanligaste problemen i arbetslivet? Och hur skapar man friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron? Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. Anders Hansen, överläkare i psykiatri vid Sophiahemmet, har forskat kring hur träning direkt påverkar hjärnans funktioner och vår hälsa. Han menar att fysisk aktivitet är det viktigaste man kan göra för sin hjärna. - När du rör på dig blir du inte bara piggare och mår bättre. Träning påverkar även koncentrationen, minnet, sömnen, kreativiteten och stresståligheten till och med din personlighet och intelligens. Du tänker helt enkelt snabbare och kan lägga i en extra mental växel, till exempel för att kunna koncentrera dig när det är stökigt omkring dig. Anders Johrén, författare, föreläsare och utredare kring ekonomiska argument för friskvård, ser att friskvård allt mer har gått från att vara en förmån till att bli, om den genomförs effektivt, en lönsam kapitalsatsning. Anders har arbetat med de här frågorna sedan 1980-talet. - De som har störst potential att få avkastning på sin satsning är organisationer där det finns risk för sjukfrånvaro och där man kan påverka dem som har förhållandevis dålig kondition, säger Anders Johrén. Cecilia Ljungblad, lektor på sektionen för arbetsliv och välfärd på Högskolan i Borås har bland annat skrivit en avhandling om hälsofrämjande arbete för medarbetare i vård och omsorg. - Det finns stora fördelar med att arbeta med hälsa på arbetsplatsen både eftersom vi når många människor och att vi spenderar en stor del av vår vakna tid på jobbet. Små förbättringar kan ge stor inverkan, säger Cecilia Ljungblad. - Det vi har kunnat se är att det är viktigt för arbetsgivaren att arbeta både med organisatoriska insatser, som ledarskap och medarbetarfrågor. Och att det är viktigt att jobba med individinriktade insatser, som att skapa förutsättningar för medarbetarna att göra hälsosamma val. Friskvård är ett exempel, säger Cecilia Ljungblad. Hon trycker dock på att medarbetarnas delaktighet och möjlighet till inflytande är en förutsättning för att hälsofrämjande arbete ska göra skillnad. 8 51

Förslag Arbetsgruppen har diskuterat för- och nackdelar med olika friskvårdsförmåner och kommit fram till följande: Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Subventionerade friskvårdsaktiviteter via någon portal kan vara intressant eftersom det blir billigare för den som nyttjar aktiviteten, men begränsande eftersom man är hänvisad att använda de aktiviteter som finns i portalen. Det finns också en kostnad för att använda portalen. Kommunledningsförvaltningens förslag är: Ett kommungemensamt friskvårdsbidrag på 2 000 kr per anställd och år (utifrån Skatteverkets regler). 2 000 kr är relevant utifrån vad andra jämförbara kommuner erbjuder och kostnader för olika friskvårdskort etc. https://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteochinkomst/formaner/personalvardm otionochfriskvard/skattefriaformanerao.4.15532c7b1442f256baee714.html Frisvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna. Ett likställt friskvårdsbidrag i kombination med andra insatser skapar förhoppningsvis friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron. Andra insatser kan vara att varje förvaltning och bolag: ser till att det finns en gemensam hälso- och arbetsmiljöstrategi i hela förvaltningen eller bolaget på alla nivåer: organisation, grupp och individ arbetar långsiktigt med hälso- och arbetsmiljöfrågor för att nå målet att vara en "attraktiv arbetsgivare" arbetar för att öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna har aktiva hälsoinspiratörer som initierar friskvårdssatsningar följer upp de insatser som görs och drar slutsatser av dessa innan andra insatser planeras eller genomförs. 9 52

Motivering Styrkor Fördelarna med ett friskvårdsbidrag är att det är flexibelt, enkel, lätt att mäta, rättvist (alla kan välja), rekryteringsfördel och att medarbetare utövar friskvården på fritiden. En morot för de som vill komma igång och ett sätt att stötta/ främja att de som redan är aktiva fortsätter att vara det. Friskvårdsbidraget kan bidra till att medarbetaren känner sig uppskattad och sedd av sin arbetsgivare, detta kan leda till att engagemanget inför arbetet ökar. Förmånen kan bidra till att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla medarbetare som redan arbetar i kommunen. Men det kan även vara lättare attrahera arbetssökanden och att kommunen ökar sin attraktivitet som arbetsgivare. Alla kan välja träningsställe utifrån intresse, geografiskt läge och andra faktorer som gör att en träningsanläggning/aktivitet passar bättre än en annan. Årskort på en träningsanläggning är ganska dyrt och den summa som medarbetarna får som bidrag utgör endast en del av kostnaden vilket gör att den anställde får bidra med en viss del, vilket skulle kunna öka motivationen att använda verkligen träna. Friskvårdsbidraget kan vara både främjande, förebyggande och rehabiliterande aktivitet för medarbetare beroende på individens utgångsläge. Med hjälp av att erbjuda friskvårdsbidrag kan arbetsgivaren uppmuntra medarbetarna till goda levnadsvanor och ökad fysisk aktivitet. Bidraget kan användas till Skatteverkets lista vilka täcker många olika fysiska aktiviteter men det täcker även olika behandlingar så som massage, fotvård, utöva yoga, mindfulness med mera. En annan effekt av att erbjuda friskvårdsbidraget är att cheferna får ytterligare ett verktyg för att arbeta främjande och förebyggande i sin verksamhet. Det kan bli en naturlig del av vardagen att prata kring hälsa. Den administrativa delen kring ett kommungemensamt friskvårdsbidra borde inte vara något större problem eftersom hanteringen är en vanligt förekommande i arbetslivet sedan länge och medför då inte den kostnad som en portal skulle innebära. Risker Att vi inte når de som mest behöver satsningen. Om det inte införs i hela kommunkoncernen finns en risk att verksamheterna konkurrerar mot varandra. Om det inte är öronmärkta pengar för friskvårdsbidrag kommer det prioriteras bort vid besparingstider. 10 53

Målgrupp Friskvårdbidraget ska gälla samtliga anställda, oavsett anställningsform (enligt Skatteverkets regler). Vikarier, projekt- och timanställda ska erhålla friskvårdsbidraget proportionellt i förhållande till anställningstiden. Föräldralediga och sjukskrivna har också rätt till friskvårdsbidraget. Medarbetare med övrig tjänstledighet har dock rätt till friskvårdsbidraget när de avslutar sin tjänstledighet och återgår i tjänst. Kostnad Den 31 december 2017 hade Halmstads kommuns nämnder 7 870 årsarbetare (tillsvidareanställda och visstidsanställda). Timavlönad personal uppgick till 618 årsarbetare. Helt friskvårdsbidrag är 2 000 kr per medarbetare och år. Nyttjandegrad 75 % av medarbetarna nyttjar hela friskvårdsbidraget 50 % av medarbetarna nyttjar hela friskvårdsbidraget 75 % av medarbetarna nyttjar 75 % av friskvårdsbidraget (1 500 kr) 50 % av medarbetarna nyttjar 75 % av friskvårdsbidraget (1 500 kr) 75 % av medarbetarna nyttjar halva friskvårdsbidraget (1 000 kr) 50 % av medarbetarna nyttjar halva friskvårdsbidraget (1 000 kr) Kostnad för Halmstads kommun Cirka 13 Mkr Cirka 8,5 Mkr Cirka 9,5 Mkr Cirka 5 Mkr Cirka 6,4 Mkr Cirka 3 Mkr 11 54

Friskvårdsförmåner - nuläge inom förvaltningar och bolag Bilaga 1 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Barn- och ungdomsförvaltingen 1 000 kr per medarbetare 530 000 kr (avsatt budget 2017 var 864 ansökningar 2017 (man kan Attrakitv arbetsgivare- positiv och år 920 000 kr) ansöka flera gånger tills man har respons på detta Byggnadskontoret 1,5 timmas friskvård på arbetstid + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt. nått upp till taket) 0 kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt Friskvårdstiden har gjort att en del har börjat röra på sig, som inte gjorde det innan. Några tränar tillsammans, bra för gemenskapen. Man sporrar varandra. När vi anställt ny personal har vi berättat om friskvårdstiden något uppfattats positivt! Fastighetskontoret Hemvårdsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen (samhällsbyggnadskontoret) Kommunledningsförvaltningen (stadskontoret) 1 timmas träning på arbetstid per vecka 800 kr per medarbetare och år 1 timmas träning på arbetstid per vecka 1 timmas träning på arbetstid per vecka 355 500 kr (500 kr/timma) Under 2017 nyttjades friskvårdtimman ungefär 711 timmar, fördelat på 52 anställda Finns inget underlag då man startade Finns inget underlag på detta, 2018 då man startade 2018 Arbetstid Planavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen registrerade totalt 731 utnyttjade friskvårdstimmar under 2017. Medarbetare har dock kommenterat att de tycker det är svårt att hinna ta ut sin friskvårdstimma pga hög arbetsbelastning Arbetstid Inga uppgifter på nyttjandegraden Klart en högre attraktivitet och med det följer en lägre sjukfrånvaro. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i % av ordinarie arbetstid så har sjukfrånvaron minskat från 5,8 % under 2016 till 4,8 % under 2017. För tidigt att säga, insatsen startade 2018 Det går inte att uttala sig om några kontkreta effekter. Sjukfrånvaron har ökat ett antal år och när det gäller attraktivitetssynpunkt så är 1 friskvårdstimme/ vecka inte ett insäljande argument vid rekrytering av ingenjörer och arkitekter (dvs de svårrekryterade grupperna) Inga uppgifter gällande effekter 55

Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Kulturförvaltningen Kulturförvalningen har 65 000 kr Upplevelsen är att Det har kanske inte gett den effekt som inget friskvårdsbidrag men aktiviteteterna nyttjas. Det finns önskats eftersom sjuksfrånvaron har erbjuder 30 minuters friskvårdsbidrag per vecka + förmåner via sina hälsoinspiratörer dock ingen statistik av nyttjandegraden av respektive aktivitet ökat (har även andra förklaringar) Laholmsbuktens VA Miljöförvaltningen 1 500 kr per medarbetare och år 1 timmas friskvård på arbetstid och möjlighet till massage + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt 13 700 kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för 2017 0 kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga Inget svar Räddningstjänsten Servicekontoret 200 kr per tillfälle och högst 5 gånger per år (per medarbetare) 1 200 kr per medarbetare och år 350 000 kr I princip uteslutande kiropraktor och massage 250 000 kr (cirka) Upplevelsen är att de aktiviteter som erbjuids används Inget belägg att det ger lägre sjukfrånvaro, däremot är det attraktivt för en stor del av personalen som har ryggproblem, nackproblem etc. Man har inte sett några påtagliga effekter på sjukfrånvaron och hälsan, däremot upplever cheferna att en känsla av omtanke sprider sig, bidraget är en del i arbetet för att vara en attraktiv arbetsgivare 56

Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Socialförvaltningen Socialförvaltningen har inget friskvårdsbidrag men erbjuder andra förmåner via sina hälsoinspiratörer 100 000 kr Racketsport i Söndrumshallen, samt simning på Actic utnyttjas flitigt av medarbetarna. Fler och fler besöker gymmet. En av anledningarna till att dessa aktiviteter är populära kan vara att man själv går när det passar och inte behöver anpassa sig till en bestämd tid. Lunchyogan är också populär. Antalet PRIOgrupper ökar. Hälsoinspiratörerna vill bidra till att göra socialförvaltningen till en attraktiv, hälsoengagerad arbetsplats bland annat genom ett flertal förmåner, projekt och insatser inom området förebyggande friskvård Teknik- och fritidsförvaltningen 1 500 kr per medarbetare och år 25 050 kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för 2017 I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga. Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen Erbjuder friskvårdsbidrag på 1000 kr till tillsvidare och visstidsanställdpersonal med månadsanställning enligt AB på sex månader eller längre. Erbjuder även innebandyträning en gång i veckan. Övriga aktiviteter på respektive enhet fortsätter även som tidigare 500 000 kr (avsatt under 2018) Finns inget underlag på detta ännu då man startade i jan 2018. För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 Destination Halmstad AB 1 500 kr till gymkort + 1 42 350 kr 2017 nyttjade 19 av 27 anställda 500 kr får användas relativt hela eller delar av de 3 000 kr fritt till någon utbildning Inga uppgifter gällande effekter 57

Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Halmstads Energi och Miljö AB (HEM) 1500 kr per medarbetare och år + massage + aktiviteter via en personalförening och en konstförening 400 000 kr Friskvårdsbidraget utnyttjas av ca 40 anställda per år massage ca 11 tim/vecka under "terminerna" Kan inte mätas eftersom man inte gjort någon förändring av förmånerna de senaste åren Halmstads Fastighets AB (HFAB) 4000 kr/medarbetare och år. Friskvårdsbidraget gäller för alla anställda oberoende av anställningsform. Vid kortare anställning kan bidraget ges i förhållande till anställningens längd. 212 000 kr Det används till olika typer av träningskort och träningskurser Relativt låg och konstant sjukfrånvaro. Det upplevs som positivt av befintliga anställda. I rekryterings-sammanhang anser man att friskvårdsbidraget är förmånligt Halmstads Flygplats AB 1 500 kr per medarbetare och år 17 400 kr 12 anställda nyttjade friskvårdsförmånen 2017 Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Halmstads Stadsnät AB Halmstads Näringslivs AB High Five 1 500 kr per medarbetare och år 1 700 kr per medarbetare och år 2 500 kr per medarbetare och år 12 000 kr Det förs ingen statistik men man uppskattar inte att förmånerna utnyttjas i någon större utsträckning Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter 2 500 kr För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 58

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2018-03-06 1(2) Sida KS 65 Dnr KS 2017/00459 Revision - Granskning av sjukfrånvaro Beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder. Ärendet En granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun har genomförts av Pwc:s revisorer. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat att uppdra till personalutskottet att ta fram en tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjligheten att genomföra ytterligare åtgärder. För att stimulera förvaltningarna att arbeta ännu mer främjande och förebyggande kommer ett nytt processråd med representanter från förvaltningar och bolag att starta under mars 2018. Förslag på ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun ska presenteras för personalutskottet 2018-08-21 med avsikt att ärendet behandlas av kommunfullmäktige 2018-09-25. Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 15 april 15 juni. Förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande ska presenteras för personalutskottet 2018-08-21 med avsikt att ärendet behandlas av kommunfullmäktige 2018-09-25. Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 15 april 15 juni. Förslag på personalekonomiska schabloner ska presenteras för personalutskottet 2018-10-16 med avsikt att ärendet ska behandlas av kommunstyrelsen 2018-11-06. Ärendets beredning Kommunstyrelsens personalutskott 2018-02-20, 10 Kommunledningsförvaltningen, HR-avdelningen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 59

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2018-03-06 2(2) Sida Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med personalutskottets förslag. Justeringsdag 2018-03-08 Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Carl Fredrik Graf Justerare Rose-Marie Edlund Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 60

Tjänsteskrivelse Stadskontoret 2018-01-25 KS 2017/00459 Ärende KS 2017/00459 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Revision - Granskning av sjukfrånvaro Stadskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder. Sammanfattning av ärendet PwCs revisorer har genomfört en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat att uppdra till kommunstyrelsens personalutskott att ta fram en tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjligheten att genomföra ytterligare åtgärder. Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning tagit fram förslag på en tidsaxel. För att stimulera förvaltningarna att arbeta ännu mer främjande och förebyggande kommer ett nytt processråd med representanter från förvaltningar och bolag att starta under mars 2018. Förslag på ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott 2018-08-21 - Kommunstyrelsen 2018-09-11 - Kommunfullmäktige 2018-09-25 - Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 2018-04-15-2018-06-15 Förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott 2018-08-21 - Kommunstyrelsen 2018-09-11 - Kommunfullmäktige 2018-09-25 - Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 2018-04-15-2018-06-15 Förslag på personalekonomiska schabloner ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott 2018-10-16 - Kommunstyrelsen 2018-11-06 Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(3) 61

Tjänsteskrivelse Stadskontoret 2018-01-25 KS 2017/00459 Ärendets beredning Ärendet är berett av kommunledningsförvaltningens HR-avdelning Ärendet är berett i kommunstyrelsens personalutskott 2018-02-20 Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund PwCs revisorer har genomfört en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat att uppdra till kommunstyrelsens personalutskott att ta fram en tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjligheten att genomföra ytterligare åtgärder. Analys och förslag Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning bedömer att arbete i linje med revisorernas påpekande att sprida goda exempel genom ett strukturerat samarbete mellan interna och externa aktörer pågår. För övriga rekommendationer är HR-avdelningens förslag på tidsaxel följande: För att stimulera förvaltningarna att arbeta ännu mer främjande och förebyggande kommer ett nytt processråd med representanter från förvaltningar och bolag att starta under mars 2018. Förslag på ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott 2018-08-21 - Kommunstyrelsen 2018-09-11 - Kommunfullmäktige 2018-09-25 - Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 2018-04-15-2018-06-15 Förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott 2018-08-21 - Kommunstyrelsen 2018-09-11 - Kommunfullmäktige 2018-09-25 - Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 2018-04-15-2018-06-15 Förslag på personalekonomiska schabloner ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott 2018-10-16 - Kommunstyrelsen 2018-11-06 Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(3) 62

Tjänsteskrivelse Stadskontoret 2018-01-25 KS 2017/00459 Konsekvenser av förslaget Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning bedömer att arbete i linje med PwCs påpekande pågår eller kommer att beaktas. Ärendets beslutsgång Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Beslutsunderlag 1. PwCs rapport Granskning av sjukfrånvaron Information om beslutet Kommande utredning om likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk friskvård för medarbetare i fysiskt krävande miljöer ska skickas på remiss till nämnder och styrelser. Stadskontoret Henry Bengtsson, kommunchef Stefan Almer, HR-chef Handläggare, Marita Lindau, HR-Strateg Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 3(3) 63

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-15 TFN 2018/00532 Ärende TFN 2018/00532 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Teknik- och fritidsnämnden Motion från Vänsterpartiet Motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool Teknik- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Teknik- och fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens förslag till yttrande daterat 2018-05-29. Sammanfattning av ärendet Vänsterpartiet har inkommit med en motion om att utreda möjligheten till en kommunal fordonspool som föreslås innefatta både bilar, elcyklar och cyklar. Via strategi- och utredning på samhällsbyggnadskontoret ska teknik- och fritidsnämnden svara på om det finns lämpliga parkeringsytor för bilar, elcyklar och cyklar som kan användas av fordon för både kommunala resor och bokas för privat bruk samt hur nämnden ställer sig till hyrcykelsystem. P-platser för en fordonspool går normalt att lösa men det kan vara svårt i de centrala delarna av staden. För att kunna öronmärka platserna måste de vara på kvartersmark, parkeringshus bör dock undvikas med hänsyn till samnyttjande, tillgänglighet och kostnad. Om varje förvaltning själv ansvarar för sin cykelpool eller om det samordnas har sannolikt mindre betydelse. Det viktiga för att uppnå god nyttjandegrad är att cykelpoolen finns nära, har god tillgänglighet och att det är enkelt att låna en cykel. Förutsättningarna för ett hyrcykelsystem i Halmstad är inte optimala och systemet används ofta i större och mer tättbebyggda städer, men teknik- och fritidsförvaltningen är positiv till att undersöka vilka möjligheter som finns. Ärendets beredning Svar på remiss från samhällsbyggnadskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Vänsterpartiet har inkommit med en motion om att utreda möjligheten till en kommunal fordonspool som föreslås innefatta både bilar, elcyklar och cyklar. Strategi- och utredning på samhällsbyggnadskontoret vill ha svar från teknik- och fritidsnämnden om det finns lämpliga parkeringsytor för bilar, elcyklar och cyklar som kan användas av fordon för både kommunala resor och bokas för privat bruk samt hur nämnden ställer sig till hyrcykelsystem. Även servicenämnden och kommunstyrelsen personalutskott har fått frågor gällande motionen att besvara. Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(3) 64

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-15 TFN 2018/00532 Analys och förslag Fordonspool Servicenämnden svarar för frågorna som rör en eventuell framtida fordonspool i större skala för kommunen och om det är möjligt och lämpligt att göra den tillgänglig för allmänheten på kvällstid. En mindre fordonspool finns redan idag i torggaraget och det finns även mindre förvaltningsspecifika bilpooler där du under tjänstetid kan boka en bil. För att kunna besvara frågan om lämpliga parkeringsytor behöver man veta omfattningen på en utökad kommunal fordonspool och på vilka strategiska platser det skulle vara lämpligt att etablera den. En fordonspool måste etableras på kvartersmark eftersom man inte kan öronmärka p-platser på allmän platsmark. Enstaka bilpoolsplatser finns idag i torggaraget och i p-hus Gamletull. Det är ont om tillgängliga p-platser i parkeringshusen och antalet bilpoolsplatser i garagen bör därför inte utökas. I parkeringshus bör generellt öronmärkta p-platser undvikas eftersom investeringskostnaden för varje p- plats är väldigt hög och de bör därför samnyttjas i så stor utsträckning som möjligt. För att tillgodose parkeringsbehovet för en större fordonspool behöver man se över vilka möjligheter det finns till markparkeringar på kommunalägd kvartersmark. Detta kräver analys av strategiska platser utifrån bl.a. upptagningsområde, större arbetsplatser, lämpliga ytor och beläggningsgrad. Det mest troliga är att redan befintliga parkeringsplatser i anslutning till större arbetsplatser kommer att utnyttjas i stor utsträckning om det blir aktuellt. Cykel Flera förvaltningar har redan idag möjlighet att låna en tjänstecykel med eller utan el för tjänsteärende som hanteras av respektive förvaltning. Dessa måste finnas lättillgängliga i direkt anslutning till arbetsplatsen om de ska användas. Närhet, enkelhet och tillgänglighet är det viktigaste för att få hög nyttjandegrad av cyklarna och kunna påverka att fler väljer cykeln som transportmedel. Ska man samordna detta i en kommunal cykelpool förutsätter det att man kan ge samma service som idag och ha cyklarna utstationerade på arbetsplatserna. För de förvaltningar som inte kommit igång med att ha egna cyklar för utlåning kan det underlätta men annars är det svårt att se fördelarna med en samordnad cykelpool. Att tjänstecyklar även skulle kunna användas av kommuninvånare ställer helt andra krav på förvaring, utlåningsrutiner och service. Det kan vara svårt att kombinera med placering i direkt anslutning till förvaltningarna och det innebär även att man konkurrerar på marknaden. Då är ett separat hyrcykelsystem för kommuninvånare och besökare sannolikt mer framgångsrikt. Dessa system hanteras normalt av externa aktörer och är ofta reklamfinansierade. När frågan har ställts tidigare har man ansett att Halmstad är en förhållandevis liten stad med gles bebyggelse och relativt få stora målpunkter vilket försvårar ett effektivt hyrcykelsystem. Teknik- och fritidsförvaltningen är positiv till att analysera frågan vidare innan man gör ett slutligt ställningstagande. Att hitta lämpliga platser för uppställning av cyklar eller ett hyrcykelsystem går normalt att lösa. Det är främst i stadskärnan det kan vara en utmaning. Konsekvenser av förslaget Det går inte att sammanfatta konsekvenserna av motionen innan analys av omfattning och lämpliga platser har gjorts. Det kommer att krävas tillgång till kvartersmark på strategiska platser för att tillgodose behovet av p-platser och även utbyggnad av el och laddstolpar om man ska kunna tillhandahålla elfordon. Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(3) 65

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-15 TFN 2018/00532 Ärendets beslutsgång Teknik- och fritidsnämnden yttrar sig till kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadskontoret bereder ärendet som därefter går vidare till samhällsbyggnadsutskottet, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse remittering av motion, samhällsbyggnadskontoret 2. Motion Utred möjligheten om en kommunal fordonspool Teknik- och fritidsförvaltningen Anders Thorén, förvaltningschef Ulf Holm, chef offentlig miljö Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 3(3) 66

Yttrande Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-29 TFN 2018/00532 Motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool Teknik- och fritidsnämnden framför följande synpunkter: P-platser för en fordonspool måste vara på kvartersmark för att kunna öronmärkas. Parkeringshus ska i möjligaste mån undvikas med hänsyn till samnyttjande, tillgänglighet och kostnad. Det går inte att besvara om det finns lämpliga parkeringsytor för en bilpool innan man vet omfattningen och i vilka områden den är tänkt att etableras. Fördelarna med att ha en gemensam fordonspool för cyklar istället för att ansvaret ligger hos varje förvaltning bedöms som små. De viktigaste parametrarna är närhet, tillgänglighet och enkelhet. Förutsättningarna för ett hyrcykelsystem i Halmstad är inte optimala, men teknik- och fritidsförvaltningen är positiv till att undersöka vilka möjligheter som finns. Lämpliga platser för uppställning av cyklar eller ett hyrcykelsystem går normalt att lösa, men det kan vara en utmaning i stadskärnan. Teknik- och fritidsförvaltningen Lars Püss Ordförande teknik- och fritidsnämnden Anders Thorén Förvaltningschef Halmstads kommun, Teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad Sida 1(1) 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se 67

Remissärende Kommunledningsförvaltningen 2018-05-02 KS 2018/00120 Ärende KS 2018/00120 Motion - Utred möjligheten till en kommunal fordonspool Sammanfattning av remissärendet Kommunstyrelsen har beslutat att remittera motionen till servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott för svar senast 2018-06-30. Frågeställningar Frågor till servicenämnden; Är det möjligt att inkludera andra fordon än bilar i den kommunala fordonsparken, till exempel elcyklar och cyklar. Är det möjligt att komplettera fordonsparken med några fordon som upphandlas av en extern aktör och på så sätt kan göras tillgänglig för privatpersoner. Frågor till teknik- och fritidsnämnden; Finns lämpliga parkeringsytor för bilar, elcyklar och cyklar som kan användas av fordon för både kommunala resor och bokas för privat bruk. Hur ställer sig teknik- och fritidsnämnden till hyrcykelsystem. Frågor till kommunstyrelsens personalutskott; Hur ser personalutskottet på möjligheten att erbjuda anställda tillgång till fordon i tjänsten och för privat bruk. Informationsunderlag 1. Motion Utred möjligheten till en kommunal fordonspool, 2018-02-06 2. Protokollsutdrag, 2018-04-10, KS 85 3. Tjänsteskrivelse, 2018-03-15 Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Karin Larsson, Miljöstrateg Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(1) 68

HALMSTADS KOMMUN Dnr i 2018-02- 0 G Utred möjligheten till en kommunal fordonspool Motion till Halmstad kommunfullmäktige 2018-02-06 Cykelbibliotek, Fritidsbank: kommunala verksamheter i Halmstad som bygger både på minskad klimatpåverkan och fördelning av resurser. Vänsterpartiet är mycket positiva till denna utveckling. En kommunal fordonspool för kommunens anställda och övriga invånare menar vi är en fortsatt del av detta. Att inte äga en egen bil kan ha olika orsaker, dels kan det vara av ekonomiska skäl och/eller för att man vill minska sin klimatpåverkan. Samtidigt förfogar kommunen över en stor fordonsflotta, med olika typer av miljöbilar, men också av elcyklar och vanliga cyklar. En del av dessa fordon står ofta stilla och skulle kunna vara en del av en kommunal fordonspool. Dessutom uppdaterar kommunen ständigt sin fordonspark. Förutom att en fordonspool är en klimat- och fördelningsfråga kan också en sådan verksamhet leda till minskad trängsel på gator och vägar samt till ett mindre behov av parkeringsplatser i kommunen. Ökad tillgänglighet av olika typer av cyklar är dessutom bra för folkhälsan. Det finns begränsningar för hur en kommun får agera på en marknad. I flera andra kommuner där bilpooler införts har därför samarbete inletts med andra aktörer. Detta skulle vi också kunna göra i Halmstad. Andra sätt att organisera en sådan verksamhet skulle också kunna undersökas. Privatpersoner får inte heller köra bilar med kommunens logga, därför behöver också detta hanteras. Vänsterpartiet yrkar att: Halmstad kommun utreder möjligheten att införa en kommunal fordonspool utifrån motionens intentioner. Tania Bengtsson gruppledare Vänsterpartiet 69

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2018-04-10 1(1) Sida KS 85 Dnr KS 2018/00120 Remittering av motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool Beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen Utred möjligheten till en kommunal fordonspool till servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott för svar senast 2018-06-30. Ärendet Tania Bengtsson (V) har inkommit med en motion om att utreda möjligheten till en kommunal fordonspool. Fordonspoolen föreslås innefatta både bilar, elcyklar och cyklar. När fordonen inte nyttjas av kommunen själv kan dessa göras tillgängliga för anställda och kommuninvånare. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen Utred möjligheten till en kommunal fordonspool till servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott för svar senast 2018-06-30. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Justeringsdag 2018-04-12 Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Bertil Andersson Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 70

Tjänsteskrivelse remittering av motion Samhällsbyggnadskontoret 2018-03-15 KS 2018/00120 Ärende KS2018/00120 Beslutsinstans: Kommunstyrelsen Ärendets ursprung: Motion Remittering av motion Motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool Samhällsbyggnadskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om Motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool till servicenämnden, teknik-och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott för svar senast 2018-06-30. Sammanfattning av ärendet Tania Bengtsson, Vänsterpartiet har inkommit med en motion om att utreda möjligheten till en kommunal fordonspool. Fordonspoolen föreslås innefatta både bilar, elcyklar och cyklar. När fordonen inte nyttjas av kommunen själv kan dessa göras tillgängliga för anställda och kommuninvånare. Strategi- och utredning på samhällsbyggnadskontoret vill ha underlag från servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden och kommunstyrelsens personalutskott, för att ge förslag till ställningstagande av remissen. Frågor till servicenämnden; Är det möjligt att inkludera andra fordon än bilar i den kommunala fordonsparken, till exempel elcyklar och cyklar. Är det möjligt att komplettera fordonsparken med några fordon som upphandlas av en extern aktör och på så sätt kan göras tillgänglig för privatpersoner. Frågor till teknik- och fritidsnämnden; Finns lämpliga parkeringsytor för bilar, elcyklar och cyklar som kan användas av fordon för både kommunala resor och bokas för privat bruk. Hur ställer sig teknik- och fritidsnämnden till hyrcykelsystem. Frågor till kommunstyrelsens personalutskott; Hur ser personalutskottet på möjligheten att erbjuda anställda tillgång till fordon i tjänsten och för privat bruk. Ärendets beredning Motionen remitteras till Servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott till 30 juni 2018. Samhällsbyggnadskontoret inväntar underlag och synpunkter för att därefter ge förslag till ställningstagande av remissen. Halmstads kommun, samhällsbyggnadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 71

Tjänsteskrivelse remittering av motion Samhällsbyggnadskontoret 2018-03-15 KS 2018/00120 Ärendets beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar om remittering av motionen. Servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden och kommunstyrelsens personalutskott yttrar sig senast 30 juni 2018. Efter beredning av samhällsbyggnadskontoret hanteras förslaget av kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott, kommunstyrelsen innan beslut fattas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag 1. Motion om Utred möjligheten till en kommunal fordonspool Samhällsbyggnadskontoret Mattias Rossköld, samhällsbyggnadschef Sabina Andersson, avdelningschef strategi och utredning Handläggare, Karin Larsson, Miljöstrateg Halmstads kommun, samhällsbyggnadskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 72

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-21 TFN 2018/00160 Ärende TFN 2018/00160 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Teknik- och fritidsnämnden Teknik- och fritidsförvaltningen Revidering av dokumenthanteringsplan Teknik- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Teknik- och fritidsnämnden beslutar att godkänna dokumenthanteringsplanen daterad 1 juni 2018. Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och av fullmäktige antagna riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering (2012-06-19, 86) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. Dataskyddslagen, The General Data Protection Regulation (GDPR) träder i kraft 25 maj 2018. Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda människors grundläggande rättigheter och friheter. Särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Teknik- och fritidsförvaltningen har reviderat dokumenthanteringsplanen daterad 3 mars 2014 med utgångspunkt från de olika avdelningarnas aktuella behov samt med hänsyn till GDPR. Ärendets beredning Ärendet har handlagts av nämndsekreterare i samarbete med kommunarkivarie och berörda handläggare på förvaltningen. Beskrivning av ärendet Bakgrund Dokumenthanteringsplanen fastställer vilka handlingar som ska bevaras respektive gallras (förstöras). Planen ger en överblick över myndighetens allmänna handlingar och förbättrar de anställdas och allmänhetens möjligheter att återsöka information. Med myndighet avses nämnd eller bolag. Förutom lagstiftningens krav har hänsyn tagits till de nationella gallringsråden utgivna av Sveriges kommuner och Landsting, Riksarkivet samt dataskyddslagen, The General Data Protection Regulation (GDPR). Analys och förslag Dokumenthanteringsplanen innehåller uppgifter om handlingarnas namn, sorteringsordning, eventuell gallringsfrist och när handlingarna som ska bevaras ska levereras till kommunarkivet. Hanteringen av handlingar, som endast finns i digital form, redovisas på ett tydligare sätt än tidigare. Nuvarande dokumenthanteringsplan är daterad 3 mars 2014 som nu har reviderats. De föreslagna gallringsfristerna har tagit hänsyn till bestämmelserna i arkivlagens 3: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättsskipning och förvaltning Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 73

Tjänsteskrivelse Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-21 TFN 2018/00160 - forskningens behov Det är angeläget att dokumenthanteringsplanen i fortsättningen revideras minst vartannat år samt vid större organisationsförändringar. Konsekvenser av förslaget Den reviderade dokumenthanteringsplanen ger möjligheter till en mer korrekt arkiv- och dokumenthantering än tidigare. Den innebär inga ekonomiska konsekvenser. Ärendets beslutsgång Teknik- och fritidsnämnden beslutar om dokumenthanteringsplanen. Beslutsunderlag 1. Dokumenthanteringsplan daterad 1 juni 2018. Information om beslutet Kommunarkivarie och kommunstyrelse. Teknik- och fritidsförvaltningen Anders Thorén, förvaltningschef/bolagschef Ingvar Andersson, controller Handläggare, Carina Malmgren, Nämndsekreterare Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 74

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR TEKNIK- OCH FRITIDSNÄMNDEN I HALMSTAD Daterad 1 juni 2018 Beslut: Inledning Allmänt om dokumenthantering Allmänt om dokumenthantering för teknik- och fritidsnämnden Kort om offentlighet och sekretess Delplaner: Ekonomi Personal Allmänt om arkiv- och dokumenthantering Vad gäller enligt arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering? Arkivlagen och kommunens riktlinjer ger teknik- och fritidsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. Nämnden skall bl.a: * för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden * registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning * rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information * besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen * skydda arkivet mot förstörelse m m Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 1 (46) 75

* redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn. Varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna skall levereras till komunarkivet o s v. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Halmstads kommun. Arkivmyndigheten skall enligt arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt enligt arkivreglementet inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: * beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som skall bevaras åt eftervärlden * beslut om bevarande av vissa handlingar * beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till kommunarkivarien. Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning "som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat" Följande uppgifter skall ingå i beskrivningen: * myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) * myndighetens organisation (och hur den utvecklas) * arkivets huvudsakliga struktur * gallringsregler * arkivorganisation/arkivansvar Kravet på arkivbeskrivning för teknik- och fritidsnämnden med föregångare tillgodoses genom denna dokumenthanteringsplan samt genom den Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 2 (46) 76

dokumentation som finns i kommunarkivets arkivförteckningar och förvaltningshistoriska dokumentation. Arkivförteckning Enligt arkivlagen skall varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det s k allmänna arkivschemat. Arkivförteckningar i Halmstads kommun upprättas av kommunarkivet. Dokumenthanteringsplan för teknik- och fritidsnämnden Enligt kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering skall varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som visar hur myndighetens verksamhet dokumenteras och dokumenten arkivmässigt skall tas om hand. Dokumenthanteringsplaner befrämjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över de dokument som används inom teknik- och fritidsförvaltningens olika verksamheter med uppgifter om hur de skall hanteras när de är aktuella, vilka handlingar som skall bevaras och vad som får gallras. Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen. Planen innehåller därför även uppgifter om när respektive handling kan gallras (förstöras) och vad somskall levereras till centralarkivet. Indelning efter verksamhetsområde Teknik- och fritidsnämndens verksamhet sönderfaller i tre verksamheter: * Gata/trafik * Idrott/fritid * Park/natur I var och en av dessa uppstår dokumentation i form av handlingar, på papper eller i digital form. Fastställande av plan och ändringsbeslut Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 3 (46) 77

Beslut om gallring av allmänna handlingar och överföring av allmänna handlingar till arkivmyndigheten (kommunarkivet) kan endast fattas av myndigheten. Eftersom dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut har planen fastställts i teknik- och fritidsnämnden. Planen är dock ett levande instrument. En dokumenthanteringsplan baserad på verksamheten påverkas i mindre grad av organisationsförändringar, men planen kan ändå behöva ändras därför att myndighetens verksamhet ändrar innehåll eller därför att sättet att dokumentera en och samma verksamhet utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring - eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade - bör underställas nämnden. Sådana ändringar skall föregås av samråd med kommunarkivet. Mindre förändringar som rör planens disposition och tillägg av handlingstyper till olika aktiviteter kan i regel beslutas av ansvarig administrativ personal, eventuellt efter samråd med kommunarkivet. Överlämnande och utlån Överföring av handlingar till kommunarkivet enligt denna dokumentplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m m skall då fattas av kommunarkivet. Alla leveranser till kommunarkivet skall åtföljas av leveransbevis med en förteckning över de handlingar som överlämnas/mottages. Utlån av handlingar till plats utanför teknik- och fritidsförvaltningens egna lokaler skall godkännas av kommunarkivet. Skrivmateriel Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med materiel som garanterar informationens beständighet. De skrivmateriel som tillhandahålls i kommunens förråd är normalt godkända för arkivbruk. När handlingarna som lagras digitalt skall bevaras för eftervälden kan överföring till annat lagringsmedium bli aktuellt. I sådana fall sker samråd med arkivmyndigheten (kommunarkivet). Gallring och aktrensning Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas. Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringspunkten kan då anges på resp volym. Gallrade handlingar skall malas eller brännas. Sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll. Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är onödiga för förståelsen av Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 4 (46) 78

ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior och dubbletter. Aktrensningen avser handlingar som inte är allmänna handlingar och har därför inte någon gallringsåtgärd. Den skall utföras av handläggaren när ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen IT och arkiv En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker i digital form. Dokument i ärenden skrivs normalt ut på papper och arkiveras då i denna form. De verksamhetssystem som används för de administrativa systemen för personal- och ekonomirapportering innehåller däremot information som aldrig kan skrivas ut och som därför måste hanteras i digital form så länge den existerar. Teknik- och fritidsförvaltningen skall gemensamt med kommunarkivet och kommunens IT-enhet utveckla regler och rutiner för denna långsiktiga digitala arkivering. Nämndens diarium förs helt och hållet digitalt. En växande del av de handlingar som inkommer till diarieexpeditionerna är likaså digitala, i form av e-post eller bilagor till e-post. Det är av utomordentlig betydelse att också diarium och elektroniska postlådor hanteras i enlighet med gällande lagstiftning när det gäller hantering av personuppgifter (PuL), offentlighet och sekretess. Kort om offentlighet och sekretess Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild inkl telefax och elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen skall anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen s k "delning". Sådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF skall en handling anses upprättad Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 5 (46) 79

* när den har expedierats * när det ärendet till vilket den hör har slutbehandlats; eller * när den på annat sätt färdigställts. Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden; t ex fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdighetställs för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. Sådana handlingar skall omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket leder till att minnesanteckningar skall placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan oskäligt dröjsmål. Krav på registrering m m Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Enligt 5 kap Offentlighets- och sekretesslagen OSL (2009: 400) måste myndigheten hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de obligatoriska arkivbeskrivningarna och arkivförteckningarna. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretessskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller oavsett om handlingarna finns i digital form eller på papper. Myndigheten skall ordna så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p g a anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inkl politiker, praktikanter m fl). Exempel på verksamheter där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, heter. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade utan det ankommer på den verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 6 (46) 80

stöd av bestämmelser i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Självklart gäller samma regler för kopior av sekretessbelagda handlingar som för originalhandlingarna. Skydd för personuppgifter Personuppgiftslagen (SFS 1998:204), PuL, ger skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter. Lagen är generell och omfattar all behandling av personuppgifter. PUL begränsar möjligheten att publicera dokument med uppgifter som gör det möjligt att söka och identifiera enskilda personer, i den mån varje individ inte lämnat sitt samtycke. Behandling är dock tillåten om syftet är att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning.förordningens beteckning är EU 2016/679 Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 7 (46) 81

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Upphandling Anbud - antaget 5 år D Anbud - ej antaget 2 år S Anbudsdiarium/utvärdering 5 år D Beställning 5 år D Förfrågningsunderlag 5 år D Tilldelningsbeslut/besked 5 år D Arbetsplats personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Beredskapsjournal Halmstad kommun inaktualitet S Uppdateras kontinuerligt Parkeringskort interna, lista över vem som har vilket inaktualitet När anställd slutar sin tjänst Passerkort, utdelningslistor, R-card inaktualitet Behörighetsvis När anställd slutar sin tjänst Nycklar till arbetsplatsen - Nr-lista och Namn-lista inaktualitet S När anställd slutar sin tjänst Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 8 (46) 82

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Utryckningsrapporter larm 2 år S R-card passagesystem Arbetsmiljö Kallelse 2 år S Protokoll 5 år S Skyddsrond, protokoll 5 år S Delegering av arbetsmiljöansvar 5 år D Avdelningsmöte Kallelse 2 år S Protokoll 2 år S Avtal/kontrakt/överenskommelser Avtal leverans av varor och tjänster 5 år D Avtal mark 5 år D Avtal myndigheter 5 år D Avtal upphandling utöver ramavtal 5 år D Avtal/Överenskommelser, övr 5 år D personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter System Info. av vikt för verksamheten ska bevaras Alla avtal ska diarieföras, finns några undantag Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 9 (46) 83

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Entreprenadavtal 5 år D Kontrakt, övrigt 5 år D Muntliga överensk. dokumenteras 5 år D Brev/skrivelser in o ut av vikt för verksamheten 5 år D övriga 2 år D Gallras i Ciceron Detaljplaner Kostnadsuppföljningar 5 år uppdragsvis Laga krafts bevis 5 år D Remisser 5 år D Yttrande 5 år D Drafit B S E-post/mail av vikt för verksamheten, tillhör ett ärende 5 år D Rapport tas ut ur Draftit när behandling avslutas och bevaras digitlat i systematisk ordning Officiell epost reg i Ciceron, epost handläggare Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 10 (46) 84

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter övriga, enklare frågor mm S I Halmstads kommun får du radera e- postmeddelanden av mindre betydelse omgående. För e-post av betydelse gäller samma regler som för information på papper, dvs. innehållet i e-posten avgör hur du ska hantera handlingen (diarieföra, bevara, gallra etc.) Se KS beslut KS 2002-06-13 194 E-tjänster 2ggr/år Fax om tillhör ett ärende 5 år D övriga 2 år S Hemsida, halmstad.se se centrala riktlinjer Info, reklam mm- extern inaktualitet S Hos resp handläggare Kartor/ritningar Kartor med TF- info 5 år S Mikrofotografier lednkartv. inaktualitet S Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 11 (46) 85

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Nybyggnadskartor BK löpnr Bevaras i verksamheten Relationsritningar 5 år S Ritningar, verksamheter - anläggn. 5 år S Info mtrl eget, broschyrer 5 år D 1 arkivex bevaras Mappstruktur inaktualitet Projekthandlingar Se projekt avd Remisser 5 år D Remiss - inkommen 5 år D Remiss yttrande 5 år D Remiss beslut från annan nämnd 5 år D Skadeanmälan Beslut 5 år D Anmälan 5 år D Anordning - utbetalning 5 år D Ekonomi Foto, verks.dokumentation, film/dig 5 år D Korrenspondes övrig 5 år D Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 12 (46) 86

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Utredning 5 år D Sociala medier Facebook Inlägg av rutinmässig karaktär inaktualitet S personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Inlägg av ärendemässig karaktär 5 år D Inlägg av kränkande eller stötande karaktär Omedelbart Statsbidrag 5 år D Månadsvis resp kvartalsvis Telefoniuppföljning gallring Verksamhetsmöte/styrgrupp Kallelse 2 år S Protokoll 5 år S Måldokument TFN 5 år D Mål för gata/trafik 5 år D Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 13 (46) 87

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Mål för idrott/fritid 5 år D Mål för park/natur 5 år D Organisationsstruktur (schema) 5 år D Rapporter, övriga verksamh.ankn. 5 år S Riktlinjer 5 år D Verksamhetsplanering 2 år S Utredningar och planer för verksamhet 5 år S Verksamhetsberättelse 5 år D Verksamhetsberättelse -underlag mm inaktualitet S Verksamhetssystem 2 ggr/år VPN anställd slutar Åsikter Allmän karaktär: övrig post 2 år S Ärendekaraktär 5 år D När avtalet är Kontaktlista Outlook 1 avslutat personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Avtal som rättslig grund Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 14 (46) 88

Verksamhetshandlingar Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Förvaras Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Kontaktlista Outlook 2 När projektet är avslutat Uppdateras Konstförening TF och LBVA löpande Uppdateras Registerförteckning i Draftit löpande Samverkan Kallelse 2 år S Protokoll B 5 år S Förslagsverksamhet uppdateras kontinuerligt S Allmänt intresse som rättslig grund Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 15 (46) 89

Projekt Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning B Gallring kommunarkiv Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Agenda byggstartsmöte 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Agenda startmöte 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Agenda stygruppsmöte 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Agenda uppstartsmöte 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Anteckningar byggstartmöte/byggmöte B D -diarie Protokoll Anbud, antaget B D -diarie Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 16 (46) 90

Projekt Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning B Gallring kommunarkiv Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Anbud, ej antaget Gallras 4 år efter upphandling S - systematiskt Anbudsdiarium B D -diarie Arbetsmiljöplan 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Beställning till projektavdelningen B D -diarie Projektplan B D -diarie Endast slutversion. Hanteras av projektledare vid stängning av projekt. Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 17 (46) 91

Projekt Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning B Gallring kommunarkiv Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Beställning/avrop B D -diarie Brev till fastighetsägare B D -diarie Förfrågningsunderlag B D -diarie Förnyad konkurrensutsättning B D -diarie Försäkringar B D -diarie Garantier B D -diarie Till externa entreprenör Garantitid registreras i Ciceron Kommunikationsplan 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Kontrakt- och distrubutionslista När projektet är avslutat S - systematiskt Register ska anmälan till datskyddsombudet PuL Se outlook under verksamhetshandlingar Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 18 (46) 92

Projekt Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning B Gallring kommunarkiv Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Kontrollprogram för kvalitet och miljö B D -diarie Pärm lämnas till registrator när projektet avslutas. Händelse registreras, pärmen scannas ej - läggs i akt Myndighetstillstånd B D -diarie Alla ansökningar och tillstånd från myndigheter, även inom kommunen Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 19 (46) 93

Projekt Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning B Gallring kommunarkiv Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Offerter B D -diarie Privat mark - upprättad nöjdförklaring B D -diarie Protokoll beslutspunktsmöte B D -diarie Protokoll Slutbesiktning B D -diarie Slutrapport B 1 år efter projektet avslutat D -diarie Resursavrop Efter inaktualitet S - systematiskt Riskhantering/Riskanalys ÖRA, vibtrationsrisk B D -diarie Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 20 (46) 94

Projekt Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning B Gallring kommunarkiv Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Statusrapport 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Syn innan arbetet börjar 1 år efter projektet avslutat S - systematiskt Tidplan 2 år efter projektet avslutat S - systematiskt Tilldelningsbeslut B D -diarie ÄTA sammanställning Efter inaktualitet S - systematiskt Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 21 (46) 95

Nämndsadministration Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = B Gallring kommunarkiv Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning Systematisk förvaring = S Arkiv/arkivering Arkivbeskrivning B 5 år D Leveransbevis 10 år S Kassaskåpet Delegation Delegationsordning B 5 år D Vidaredelagtion B 5 år D Delegationsbeslut B 5 år D Anmälningsärenden B 5 år D Diarium D Ciceron TFN diairum B 5 år D TFN diairum, webbpublicering Inaktualitet Underlag AD-kontohandläggare i Ciceron H - Carina M Dokumenthanteringsplan B 5 år D Protokollsutdrag från annan nämnd berör ett ärende B 5 år D övriga 2 år S Övrig post MBL Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Vissa D gallras Original skickas med handlingar. Kopia återfås och lämnas till registrator. Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 22 (46) 96

Nämndsadministration Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring = B Gallring kommunarkiv Tidsfrist före leverans till Diarieförs = D Förvaring Anmärkning Systematisk förvaring = S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Vissa D gallras Kallelse 2 år S Protokoll B 5 år D Protokoll TFN Handlingar, sammanträde B 5 år D Finns under Möte i Ciceron Kallelse, sammanträde 2 år S Finns under Möte i Ciceron Protokoll, sammanträde B 5 år D Finns under Möte i Ciceron Nämnd Ersättning görs via TROMAN till Agresso. Underlag sparas systematiskt 2 Ersättning, underlag 2 år S år, kvitto 10 år Närvarolista 2 år S Voteringslista Vid mandatperiod Adresslista förtroendevalda slut S G-disk Gruppindelning - förtroendevalda, tillfälliga register Vid mandatperiod slut S G-disk p Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 23 (46) 97

Ekonomi Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs = D Systematisk förvaring = S Förvaring Anmärkning HANDLING Attestflöde 10 år S Bankgirolistor på utbetalningar 10 år S Bokslutsspecifikationer 2 år S Delårs/årsbokslut D Ekonomisk prognosrapport B 5 år D Internbudget B 5 år D Kodplan 10 år S Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Ingår numera i ekonomisk prognosrapport Ingår numera i ekonomisk prognosrapport Kontoutdrag koncernvalutakonto 10 år S Ordererkännande/bekräftelse 10 år S Personallista Inaktualitet S Underlag till verifikationer/följesedlar 10 år S Finns i ärendet hos resp handläggare - tas bort Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 24 (46) 98

Ekonomi Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs = D Systematisk förvaring = S Förvaring Anmärkning HANDLING Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Verifikationer: Batch-input 10 år S Huvudbok 10 år S Kundfakturor interna/externa 10 år 5 år om D S och D E-anordning 10 år S Verksamhetsförändringar B 5 år D Verksamhetsplan B 5 år D Årsredovisning och bokslut B 5 år D Översikt behörigheter tidrapportering TF Löpande uppdatering S Om tillhör ett ärende lämna kopia till diariet Om tillhör ett ärende lämna kopia till diariet Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 25 (46) 99

Personal Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Personalakt = P Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Anställningar - tillsvidare B D o P Se kommunövergripande riktlinjer Annons B 5 år D Annonseras via Visma recruit Anställningsinformation - fått tjänst B P Anteckna i diariet vem som fått tjänsten. Anställningsinformation - ej fått tjänst 2 år S Ansökningshandlingar B P Anteckna i diairet vem som fått tjänsten Anställning, vikariat och säsong P/D Annonseras via Visma recruit Annons B o G 5 år D o P Om tjänst är över 6 mån ska tjänsten finnas i Ciceron. Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 26 (46) 100

Personal Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Personalakt = P Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Ansökan, CV/meritförteckning, betyg P Ansökningshandlingar samt anställningsinfo på anställd personal återfinns i personalakten. Personalakt för återkommande vikarier Anställningsinformation - vikariat över 6 mån P Vikariat visstidsanställning över sex mån. Anställningsinformation - vikariat under 6 mån Anhörigblankett När anställd slutar S Personalakt S/P Vikariat visstidsanställning under sem mån. Anställningsinformation Byte av sem-dagstillägg mot extra ledig dag Papper hos enhetschef Papper hos enhetschef Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 27 (46) 101

Personal Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Personalakt = P Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Lönesamtal Handling Utvecklingssamtal Anställd slutar Anställd slutar Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Papper hos enhetschef Papper hos enhetschef Ansvarsförbindelse vid användandet av Halmstad kommuns datorer och nätverk P Direktiv: Se HK IT-handbok. Skrivs in i Heroma Arbetsmiljöplan B 5 år D Ligger i verksamhetsplanen Arbetsskadeanmälan P/D Original finns på Försäkringskassan Bemanningslista När ny erhålls gallras den gamla Bisyssla, blankett S Personalakt Ny lista från HR-service vid behov Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 28 (46) 102

Personal Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Personalakt = P Förvaring Anmärkning B Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Förhandlingsprotokoll, MBL B 5 år D Uppdateras Hedersgåva löpande S Register på fil Jämställdhetsplan B 5 år D Ligger i verksamhetsplanen Ledighetsansökan 1 år Papper Läkarintyg 2 år S o P Original förvaras på försäkringskassan, finns även som resp chef Lönerappoprt, prova på OSA m fl Lönerapport, sommarpersonal Matrikel P Plockas ut från Heroma av lönekontoret (vid avslut vid förvaltningen) Omplaceringshandlingar B 5 år D o P OSL 5 kap 1-4, Scanna ej Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 29 (46) 103

Personal Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Personalakt = P Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Pensionshandlingar Personalakter - Kortare anställning Efter avslutad tjänst P Även för anställda med kortare anställning än 6 mån kan personalakt upprättas Personalakter - tillsvidare Personalstatistik Personliga avtal exv bilavtal Postförsäkran Registerutdrag ex Rikspolisstyrelsen 2 månader efter avslutad anställning S D P P P Om nya uppgifter skall in i akten efter leverans till kommunarkivet så kontakta arkivet Rehabiliteringshandlingar B 5 år D o P OSL 5 kap 1-4. Scanna ej Sekretessförsäkran P Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 30 (46) 104

Personal Arbetsområde Bevaras = Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Personalakt = P Förvaring Anmärkning B Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Handling Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Semesterlistor 3 år S Säsongsanställda, förtur Tjänstgöringsbetyg P Tjänstgöringsintyg 2 år S Uppsägning (egen) B 5 år D o P Uppsägning/avsked (arbetsgivaren) B D o P Ev sekretess bedöms av arbetsgivaren Varningar, skriftliga B 5 år P Varsel om uppsägning - tillsvidareanställda B 5 år D Varsel om uppsägning - upphör: visstidsanst. B Inaktualitet D o P Ev sekretess bedöms av arbetsgivaren Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 31 (46) 105

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Ansökan om blomlådor Ansökan Föregående år + innevarande år efter avslut D Ansökan registreras i ärende i Ciceron, 1 per år. Beslut Föregående år + innevarande år efter avslut S Ansökan om boendeparkering Handläggs av Halmstad Direkt, e-tjänst till hösten Avslag 2 år Beviljade 2 år Upphörda tillstånd/ansökningar 2 år Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 32 (46) 106

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Inbetalning av tillståndsavgift förboendeparkering 10 år Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) se ekonomi Faktura årskort för boendeparkering 10 år se ekonomi KAAB Boendeparkering Ansökan om parkeringsplats Går inte att gallra idag Ansökan 3 år S Handläggs av Halmstad Direkt, e-tjänst till hösten Avtal om parkeringsplats 2 år S Efter att avtalen upphört att gälla Faktura 10 år S Se ekonomi Uppsägning av parkeringsplats 3 år S Ansökan om p-tillstånd för rörelsehindrad Diarieförs med sekretess när handlingar inkommer. Rutin för gallring i diariet saknas Ansökan med läkarintyg 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 33 (46) 107

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Avslag 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Tillstånd - gällande 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Tillstånd för upphörda & avlidna 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Foto till tillstånd 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Överklagande av beslut 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Beslut från länsstyrelsen 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Beslut från Transportstyrelsen 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Överklagande från sökande 2 år S o D Gallras 2 år efter utgång Avtal B D Beläggning Solen Broliggare, anläggn.dok. Digitalt Alla avtal ska diarieföras, vissa undantag finns Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 34 (46) 108

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) BATMAN Enskilda vägar, bidrag och särskilda bidrag Beslut om bidrag, sammanställning B 5 år D Digitalt Verksamhetsberättelse, ansökan om bidrag, e-tjänst Verksamhetsberättelse, ansökan om bidrag B 5 år D Särskilda bidrag B 5 år D Fordonsflyttning 1 år Ciceron, fil, papper Diaieförs i Ciceron. Ansökan gallras från e-tjänst Diarienummer för varje fordon tas ut Ansökan om flyttning av fordon, pappersakt 10 år S Beslut 10 år D Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 35 (46) 109

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Brevväxling om flyttning-fordonsägare 10 år S Gaturegister Galant Kommunalt väghållningsomr Solen Kontrollavgifter Reklamation registeras i Ciceron när den inkommer Reklamationer 10 år S o D SVEA-ekonomi; HOJAB hanterar Lokala trafikföreskrifter Reg i RDT Lokala trafikföreskrifter, TFN beslut 5 år S Bevaras i systemet Lokala trafikföreskrifter, TFN tillfälliga 2 år S Lokala trafikföreskrifter, TFN upphörda 5 år S Bevaras i systemet Torghandlarregister, (PUL) 10 år S Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 36 (46) 110

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Trafikdispenser Ansökan dispens tung, bred transport 2 år S o D Beslut 2 år S o D Registreras i Ciceron när ansökan inkommer Registreras i Ciceron när beslut inkommer Dispens tillfällig, ex flytt, företag 2 år S o D Trafikanordningsplaner 3 år S o D Upplåtelse av tillfälliga markupplåtelser Registreras i Ciceron när ansökan inkommer Registreras i Ciceron när ansökan inkommer Ansökan 2 år S o D Underlag faktura Faktura 10 år S o D Se ekonomi Tillståndsbevis 2 år S o D Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 37 (46) 111

Gata och trafik Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaras Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Yttrande 2 år S o D Vägvisning Ansökan 5 år D Beslut 5 år D E-tjänst Ansökan via webbformulär, inkommer som e-post till diairet och registeras i Ciceron Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 38 (46) 112

Park och natur Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Avtal - Disponering av allmän platsmark 5 år D Avtal - Kalkdoserare 5 år D Avtal - Skötsel, grönområde/ekonomiskogar 5 år D Hyresavtal 5 år D Övriga avtal 5 år D Beställningsuppdrag, interna 10 år S Fakturaunderlag Beställningsuppdrag, externa 10 år S Fakturaunderlag Kalkning-redovisning-ekonomi 5 år D Kalkning-skötsel-upphandling 5 år D se anbud-verksamhetshandling Rapporter strandbadvatten 5 år D Ansökningar Blå flagg 5 år D Lekplatser- Besiktningsprotokoll Inaktualitet S Uppdateras kontinuerligt. Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 39 (46) 113

Park och natur Arbetsområde Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handling Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Nedtagning av träd, e-tjänst Innevarand e år + föreg år Ansökan och beslut registreras i Ciceron Projekt inom naturpark-, park- och kustverksamheten Mål- och policydokument Lekplatsplan 5 år D Halmstads gröna värden 5 år D Vandringsleder och slingor i Halmstad kommun 5 år D Övriga mål- och policydokument 5 år D Styrdokument Skötselplan Park/Natur 5 år D Naturvårdsområde/naturreservat 5 år D Badplan 5 år D Övriga styrdokument 5 år D Se projekt-verksamhetshandling Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 40 (46) 114

Idrott och fritid Arbetsområde Handling Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Arrangemang Ansökan 2 år S Avtal - arrangemang - tillfälliga 2 år S efter utgång Avtal - återkommande arrangemnag B 5 år D Se avtal verksamhetshandling Faktura 10 år S Se ekonomi Arrangemangsplan (per år) inaktuellt S Annonser ändrat öppeth på anläggn inaktuellt Avtal Hyreskontrakt externa B 5 år D Hyreskontrakt interna B 5 år D Drift/underhållsavtal B 5 år D Nyttjanderättsavtal B 5 år D Övriga avtal B 5 år D Analysrapporter Se avtal verksamhetshandling Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 41 (46) 115

Idrott och fritid Arbetsområde Handling Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Bassängbadvatten Inaktualitet S Markprover Inaktualitet S Bidrag Ansökningar till alla olika bidrag, e- tjänst FRI 5 år S FRI Papper hanteras under handläggningstid- därefter gallras. Finns endast kvar i FRI Alla förvaltningar som använder FRI måste vara överens om gallringstid Aktivitetsbidrag sammanställning B D Anläggningsbidrag sammanställning B D Investeringsbidrag sammanställning B D Ledarutbildningsbidrag sammanställnin B D Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 42 (46) 116

Idrott och fritid Arbetsområde Handling Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Lokalbidrag sammanställning B D Redovisas till teknik- och fritidsnämnden tertialvis enligt nämndens delegationsordning. Avslag B D Kommuniceras via e-post till sökande part. Finns i sammamnställnign över beviljade bidrag Utbetalning av bidrag 10 år D Sker via FRI och Agresso Bidragsbroschyr B 5 år D Beslut i diariet, 1 arkivex Bokning/uthyrning av idrottsanläggningar Sköts i FRI Ansökan papper/epost 2 år S Endast digital via e-tjänst FRI Faktura 10 år S Se ekonomi Uthyrningsbesked 2 år S Uthyrningsschema Inaktualitet S FRI Uthyrningsstatistik Inaktualitet S Excelfiler Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 43 (46) 117

Idrott och fritid Arbetsområde Handling Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Avgiftsbroschyr 5 år S 1 arkivex, beslut tas i nämnden Alla förvaltningar som använder FRI måste vara överens om FRI Kundregister Inaktiva 2 år gallringstid Fritidsbanken Föreningsforum Föreningsregister Inaktiva 2 år Gallras löpande Sköts i FRI Underlag med föreningsuppgifter Inaktualitet S Uppgifterna läggs in i FRI. Ansökan om lösen för webbförening Inaktualitet S Scannas in och sparas digitalt Utskick av lösen för webbförening Inaktualitet S E-post Föreningsdokument (årsmöteshandlingar) Kontaktuppgiftslista till föreningar på Halmstad Arena Inaktualitet S Kundregister Actic Inaktualitet S Kundundersökningar S Alla förvaltningar som använder FRI måste vara överens om gallringstid Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 44 (46) 118

Idrott och fritid Arbetsområde Handling Bevaras Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs=D Systematisk förvaring=s Objektsregistrering=O Förvaring Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Besvarade enkäter 1 år S Rapport B 5 år D Lotteritillstånd, TE Ansökan 3 år S Lotteri söks för 3 år i taget Anmäls till TFN som Beslut B 5 år D delegationsbeslut Redovisning Småbåtsplatser (uthyrning) 3 år Redovisningen kan gallras efter Lotteriinspektionen fårr redovisningen och allt är klart Ansökan om båtplats 2 år S Faktura 10 år S Se ekonomi Utskicksregister för nyhetsbrev idrottsoch fritidsnytt Uppdateras löpande Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 45 (46) 119

System Arbetsområde Bevaras = B Tidsfrist före förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs = D Systematisk förvaring = S Förvaring Anmärkning HANDLING Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) Agresso Ekonomisystem Heroma Personalsystem Ciceron Ärendehanteringssystem R-card Lås och larmsystem Seriline Parkeringstillstånd för rörelsehindrade, tillverkning Qlikview Mobilty Workspace Qlikview (använder personuppgiftsdata från ApN) System som används vid kontrollering av kontrollavgifter mm Kommunautomaten Nilex Dokument: Dokumenthanteringsplan TFN 2018 Upprättat: 2018-06-08 46 (46) 120

Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen 2018-05-17 KS 2018/00273 Ärende KS2018/00273 Beslutsinstans: Kommunstyrelsen Handlingsplan för integration Till Halmstads kommuns samtliga nämnder och bolagsstyrelser samt Studieförbunden, 3KHV, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Svenskt Näringsliv, Företagarna, LO och TCO för yttrande: Kommunstyrelsen i Halmstad inbjuder till yttrande över Halmstads kommuns handlingsplan för integration. Kommunstyrelsen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder samt bolagsstyrelser senast 2018-09-24. Kommunstyrelsen önskar yttrande från Studieförbunden, 3KHV, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Svenskt Näringsliv, Företagarna, LO och TCO senast 2018-09-24. Frågeställningar Kommunstyrelsen önskar synpunkter på förslaget till handlingsplan för integration gällande: 1. Vad betyder förslagen i handlingsplanen för nämndens/styrelsens/organisationens verksamhetsområde? 2. Vad betyder förslagen i handlingsplanen för integrationsarbetet i Halmstads kommun och i regionen? 3. Finns det andra perspektiv inom nämndens/styrelsens område som inte har beaktats i handlingsplanen? Sammanfattning av ärendet För att strukturera och organisera Halmstads kommuns arbete med integration har en handlingsplan för integration tagits fram. Handlingsplanen ska ge samsyn, tydliggöra ansvar och på ett lösningsfokuserat och effektivt sätt ge struktur i Halmstads kommuns arbete för nyanländas inkludering. Detta är tänkt att ske genom tydliga ambitioner och åtgärder för kommunens nämnder och bolagsstyrelser att genomföra under planens aktualitetsperiod. Handlingsplanen innehåller ambitioner och åtgärder inom områdena mottagande, etablering, delaktighet samt inkludering. I handlingsplanen lyfts att samsyn inom kommunkoncernen är centralt för att nå ambitionerna och genomföra åtgärderna. För ett gemensamt, nytänkande och effektivt arbete krävs vidare koordinerade insatser, såväl kommunövergripande som inom förvaltningar och bolag. Bakgrund Förslaget till handlingsplan för integration har tagits fram på uppdrag av Halmstads kommuns biträdande kommunchef. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder bygger på slutsatser och förslag från workshoppar genomförda våren 2018 med tjänstepersoner, chefer och politiker i Halmstads kommun, samt på rekommendationer från en granskning av Halmstads kommuns strategier och insatser i integrationsarbetet (2017). Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 121

Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen 2018-05-17 KS 2018/00273 De förvaltningar i kommunen som berörs mest av arbetet med integration har deltagit i arbetet med handlingsplanen. Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden/styrelsen ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Kontakt Vid frågor, kontakta: - Hanna Glans, hanna.glans@halmstad.se - Joakim Norström, joakim.norstrom@halmstad.se Informationsunderlag 1. Halmstads kommuns handlingsplan för integration 2. Protokollsutdrag kommunstyrelsens ledningsutskott Halmstads kommun (2018-05-15) 3. Instruktion om att svara på remiss: http://www.regeringen.se/49b6b4/contentassets/b682c0e61b4c40c9ab88d227707c47b5/svara-paremiss---hur-och-varfor-pm-200302 Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Joakim Norström, utredare Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 122

Halmstads kommuns handlingsplan för integration Halmstads kommun 123

Innehåll Definition och avgränsning... 2 Övergripande vision, syfte och ansvar... 3 Syfte... 4 Tillvägagångssätt... 4 Ansvar för handlingsplan för integration... 4 Resurser... 5 Uppföljning och revidering... 5 Bakgrund... 6 Styrande dokument... 6 Myndigheter, kommuner och landsting har olika roller... 7 Nuläge i Halmstads kommun... 9 Organisering... 9 Ambitioner och åtgärder... 11 1. Mottagande... 12 1.1. Vägen in... 12 1.2 Boende... 13 2. Etablering... 14 2.1 Skola och utbildning... 14 2.2. Svenska språket... 15 2.3 Arbete och arbetsmarknad... 16 3. Delaktighet... 18 3.1 Kultur och fritid... 18 3.2 Tillgänglighet... 20 3.3 Hälsa... 20 3.4 Demokratiska processer... 21 4. Inkludering... 22 4.1 Motverka diskriminering... 22 4.2 Systematiska arbetssätt... 23 KS 2018/00273 Dokumentet har arbetats fram av: Hanna Glans, projektledare, räddningstjänsten På uppdrag av: Catharina Rydberg Lilja, biträdande kommunchef Fastställd av kommunstyrelsen 2018-xx-xx Detta styrdokument ska revideras för varje ny mandatperiod. 1 124

Halmstads kommuns handlingsplan för integration Halmstads kommuns integrationsarbete knyter an till kommunens planerade inkluderingspolicy. I denna framgår att nämnder och bolagsstyrelser har ansvar för att genomföra denna handlingsplans åtgärdsförslag och verka för en utveckling inom området som definieras i ambitionerna. Handlingsplan för integration och dess ambitioner och åtgärder bygger på slutsatser och förslag från workshoppar genomförda våren 2018 med tjänstepersoner, chefer och politiker, samt på rekommendationer från en granskning av Halmstads kommuns strategier och insatser i integrationsarbetet (2017). 1 Definition och avgränsning Integration 2 i ett kommunalt perspektiv kopplas oftast till verksamheter och frågor som berör nyanlända kvinnor och män och ensamkommande barn. Såväl lokalt som regionalt och nationellt är integration ett område för debatt och politiska beslut. Integration handlar i grunden om vilket samhälle vi vill ha, om hur vi bygger ett Halmstad som är sammanhållet, hållbart och den bästa livsplatsen för alla. Halmstads kommun har i olika grad ansvar för alla människor som bor, verkar och vistas här. Våra många målgrupper har, beroende på fas i livet och skiftande förutsättningar, olika behov av stöd och service. Inom ramen för verksamheter som berör integration gäller vårt ansvar huvudsakligen nyanlända och ensamkommande barn, i vissa fall asylsökande. Asylsökande: person som ansöker om skydd (asyl) i Sverige och väntar på besked. Nyanländ: person som beviljats uppehållstillstånd som flykting, skyddsbehövande, efter synnerligen ömmande omständigheter eller som anhörig och befinner sig i etableringsprocessen. För vuxna gäller detta under två år. Resurserna för nyanlända utgörs av statliga medel. Ensamkommande barn: person under 18 år som vid ankomsten till Sverige är skild från båda sina föräldrar och saknar annan vuxen person som anses ha ställföreträdande roll som förälder Fler benämningar på målgrupper: Flykting: person som flytt sitt land på grund av risk för förföljelse. Invandrare: en person född i ett annat land än Sverige som invandrat hit och folkbokförs här. Utländsk bakgrund: person född utrikes eller inrikes, med två utrikesfödda föräldrar. Andra relaterade begrepp som används i den här handlingsplanen är: Jämställdhet: kvinnor och män ska ha samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom livets alla områden. Jämställdhet är en mänsklig rättighet. 1 Mellan januari mars 2018 genomfördes en workshop med kommunråd och ett antal presidier, förvaltnings- och bolagschefer, samt två workshoppar med tjänstepersoner och chefer från elva förvaltningar, bolag och avdelningar i Halmstads kommun. I december 2017 redovisade PWC sin rapport Granskning av integrationsarbetet strategier och insatser i Halmstads kommun. Kommunstyrelsen och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. 2 Integration som begrepp har ingen entydig betydelse. I NE definieras det som en process som leder till att skilda enheter förenas; även resultatet av en sådan process. 2 125

Jämlikhet: ett begrepp som betonar alla människors lika värde oavsett kön, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning, religion etc. Jämlikhet är en mänsklig rättighet. Jämställdhetsintegrering: är en politisk strategi som innebär att jämställdhetsperspektiv ska finnas med när alla beslut fattas, på alla nivåer och i alla steg. Tillgänglighet: handlar om att göra verksamheter, information och lokaler tillgängliga för alla. Funktionsrätt: handlar om individens rättigheter i olika samhällssituationer. Fokus flyttas från hinder, tillgänglighet och särskilda lösningar för vissa grupper till mänskliga rättigheter och ett samhälle utformat för alla. Social hållbarhet: alla ska ges lika möjlighet till en livsmiljö där de kan utvecklas, tillgodogöra sig kunskap och ha förutsättningar för en god hälsa. Det förutsätter arbete med integration, trygghet, tillgänglighet, jämställdhet, folkhälsa, livskvalitet, kultur med mera. Inkludering: handlar om hur vi gemensamt bygger ett samhälle som är sammanhållet, hållbart och attraktivt. Det handlar om människors möjligheter att tillsammans utveckla Halmstad och vara drivande i sina egna liv. Därför ska vår service vara jämlik och grundas i tillit och delaktighet. Inkludering är centralt för att nå Halmstads kommuns vision. Samtidigt kan vi genom att nå Halmstads kommuns vision skapa en inkluderande kommun. Förkortningar Egennamn på nämnder/bolagsstyrelser förkortas i handlingsplanen: BUN: barn- och ungdomsnämnden HFAB: Halmstads Fastighets AB KN: kulturnämnden KS: kommunstyrelsen SE: servicenämnden SN: socialnämnden TN: teknik- och fritidsnämnden UAN: utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Övergripande vision, syfte och ansvar Halmstads kommuns vision och värdegrund Handlingsplan för integration siktar mot att göra verklighet av Halmstads kommuns vision: Hemstaden: vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden: vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden: vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Genom att uppnå Halmstads kommuns vision kan vi skapa en inkluderande kommun. Arbetet med handlingsplanen för integration ska bygga på Halmstads kommuns värdegrund: Alla Halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. 3 126

Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Det innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Syfte Handlingsplanen för integration ska ge samsyn, tydliggöra ansvar och på ett lösningsfokuserat och effektivt sätt ge struktur i Halmstads kommuns arbete för nyanländas inkludering. Tillvägagångssätt Handlingsplan för integration innehåller ambitioner och åtgärder inom fyra områden: Mottagande Etablering Delaktighet Inkludering För att nå ambitionerna och genomföra åtgärderna behövs samsyn inom kommunkoncernen och ett gemensamt, nytänkande och effektivt arbete. Detta förutsätter koordinerade insatser, såväl kommunövergripande som inom förvaltningar och bolag och i samverkan med andra offentliga och privata aktörer och civilsamhället. Nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar ska så långt som möjligt vara delaktiga i de olika insatser som de berörs av. Med utgångspunkt i betydelsen av inkludering ska allt arbete med handlingsplan för integration jämställdhetsintegreras, tillgänglighetsanpassas och utgå från individens delaktighet och barns bästa. Ansvar för handlingsplan för integration Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar den övergripande målbilden för Halmstads kommuns insatser för integration. Kommunstyrelse Kommunstyrelsen ansvarar för det övergripande strategiska arbetet med integration. I kommunstyrelsens ansvar ingår att leda, samordna samt bedriva uppsikt i integrationsarbetet. Kommunstyrelsen ska anta en uppdaterad handlingsplan för integration varje ny mandatperiod. Nämnder/styrelser Halmstads kommuns samtliga nämnder och bolagsstyrelser ansvarar för att under handlingsplanens giltighetsperiod genomföra och följa upp för respektive verksamhet relevanta åtgärder för att nå handlingsplanens ambitioner. 4 127

Förvaltningar och bolag Halmstads kommuns förvaltningar och bolag står för genomförandet av handlingsplanen för integration. Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att leda, samordna och följa upp arbetet med integration. Alla medarbetare Skapandet av en inkluderande kommun utifrån både verksamhets- och arbetstagarperspektiv handlar till stor del om värdegrund, kultur, bemötande och kunskap. Alla medarbetare har ett ansvar att efterleva de förhållningssätt som finns i Halmstads kommuns personalpolitiska HRriktlinje. Men även att jobba i linje med och delta i relevanta åtgärder utifrån denna handlingsplan. Resurser I Halmstads kommuns visionsstyrningsmodell framgår att kommunfullmäktige beslutar om planeringsdirektiv med budget, innehållandes konkretiserade mål och prioriteringar för de tre närmaste åren samt budget per anslagsområde. Därefter gör varje nämnd och bolagsstyrelse en mer detaljerad planering av sina verksamhetsmål och aktiviteter. Mål och internbudget formuleras i en verksamhetsplan. Åtaganden i handlingsplanen för integration ska hanteras inom ansvarig nämnds/bolagsstyrelses budget för ordinarie verksamhet. Under handlingsplanens genomförandeperiod kommer det att utarbetas en struktur för utvecklingsmedel kopplade till inkludering. Därutöver tillkommer statliga medel för integration, mot segregation etc. som bör optimeras för att visionen och handlingsplanen ska uppnås. Stöd och samordning Ledningen av och det övergripande strategiska ansvaret för att samordna och följa upp denna handlingsplan ligger på kommunstyrelsen och därigenom kommunledningsförvaltningen. Hur detta arbete organiseras på förvaltningen är i skrivande stund under utredning. Ansvaret för det operativa genomförandet samt taktisk och operativ samordning av handlingsplanen bör ligga hos en för detta utsedd projektledare. Denna funktion måste utses och skulle kunna placeras på någon av de ingående förvaltningarna, exempelvis UAF som reglementsmässigt redan har det största operativa ansvaret. I Halmstads kommun finns det ett aktivt jämställdhetsnätverk som kommer att omvandlas till ett inkluderingsnätverk. Detta nätverk är en koncernövergripande samordningsresurs även för integrationsarbetet. Samtliga förvaltningar och bolag ska vara representerade i nätverket. Utöver detta finns det andra nätverk och samverkansgrupper gällande integration i kommunkoncernen och med externa aktörer. Civilsamhällets organisationer är viktiga samverkansaktörer för Halmstads kommun. Uppföljning och revidering Respektive nämnd och styrelse ansvarar för analys och uppföljning av åtgärder och ambitioner utifrån denna handlingsplan inom ramen för ordinarie kvalitetsarbete. 5 128

Löpande under handlingsplanens genomförande har kommunstyrelsen ansvar att följa upp nämnder och styrelsers arbete med handlingsplan för integration och effekter av detta. Handlingsplanens genomförande och effekt i förvaltningar och bolag samt kommunkoncernen som helhet ska inför revidering följas upp och analyseras. Revidering av handlingsplan för integration sker 2022. Ansvar för detta har kommunstyrelsen. Bakgrund Invandringen till Sverige har sedan 2013 inneburit andra arbetssätt och behov av nya lösningar i integrationsarbetet. Halmstad har sedan 2015 fått ett tillskott på 3400 utrikes födda personer, varav 1360 är barn och unga. Av dessa är majoriteten från länder utanför Europa, i första hand från Mellanöstern. Andelen utlandsfödda utgör idag cirka 15 procent av Halmstads befolkning och beräknas ha passerat 20 procent år 2040. Detta skapar en ny dynamik i kommunen med såväl en del utmaningar som stora möjligheter. Befolkningstillväxten är viktig för Halmstads utveckling. Att människor av en mängd olika skäl söker sig hit är ett tecken på att vi har en attraktiv och välfungerande kommun. Det finns få bevis på att kommuner med minskande befolkning utvecklas bra. Tvärtom. Inflyttningen till Halmstad kommer samtidigt att leda till att en allt större andel av befolkningen inte är födda och uppväxta här. Något som påverkar vad Halmstad är och hur halmstadsborna ser på sig själva och sin kommun. För att Halmstad ska kunna växa på ett sammanhållet och hållbart sätt behöver kommunen vara den bästa livsplatsen för alla. Nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar behöver i olika omfattning service och stöd för att bli självständiga invånare och en del av samhället. De senaste årens invandring har synliggjort andra behov och ställt nya krav på kommunens service, vilket inneburit påfrestningar för såväl vår organisation som de individer som kommit hit. Det gäller inte minst behovet av långsiktiga boendelösningar, möjligheter till arbete och praktik och organiseringen av kommunkoncernens arbete. 3 Styrande dokument Halmstads kommuns arbete med integration riktat till nyanlända, ensamkommande barn och i vissa fall asylsökande personer, är reglerat på olika sätt. Nedan följer exempel på styrande dokument inom området. 1951 års konvention om flyktingars rättsliga ställning: Ett internationellt skyddsdokument med tillhörande tilläggsprotokoll som framförallt klargör staters skyldigheter i relation till flyktingar. FN:s konvention om barnens rättigheter Ett rättsligt bindande internationellt åtagande om mänskliga rättigheter för barn med grundläggande principer som alltid ska beaktas. 3 Halmstads kommun, KÖSA, Koncernövergripande strategisk analys (2018) 6 129

Diskrimineringslag (2008:567) Syftar till att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Lag (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning Ger kommuner skyldighet att efter anvisning ta emot nyanlända som har beviljats uppehållstillstånd. Syftet är en snabbare bosättning och etablering i samhället. Förordning (2016:40) om fördelning av anvisningar till kommuner Bestämmelser om fördelning av anvisningar till kommuner enligt lagen (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning. Lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn Bestämmelser om god man i vissa fall för den som är under 18 år och som är utländsk medborgare eller statslös och vid ankomsten är skild från båda sina föräldrar och saknar annan vuxen person som har trätt i föräldrarnas ställe. Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. Bestämmelser om sysselsättning för och bistånd till utlänningar som bl.a. fått uppehållstillstånd i Sverige som flykting eller annan skyddsbehövande. Kommunallag (1991:900) Reglerar kommuners och landstings befogenheter, organisation och verksamhetsformer. Kommunen ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Socialtjänstlag (2001:453) Kommunen har det yttersta ansvaret för att enskilda får det stöd och den hjälp som de behöver för att ha ekonomisk och social trygghet, jämlika levnadsvillkor och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Lagen styr hur socialtjänsten ska arbeta. Myndigheter, kommuner och landsting har olika roller Den som får uppehållstillstånd i Sverige omfattas i huvudsak av samma regelverk som andra personer som är bosatta i landet. Men det finns vissa regler som särskilt rör grupperna asylsökande, nyanlända och ensamkommande barn. Ansvaret är fördelat på flera olika aktörer. 4 Migrationsverket: Tar emot asylansökan och ansvarar för boende och uppehälle under asylprocessen. Bedömer skyddsbehov och beslutar om uppehållstillstånd alternativt avvisningsbeslut. Anvisar kvotflyktingar och andra nyanlända till kommuner enligt bosättningslagen (2016:38). Beslutar om och betalar ut ersättningar till kommuner och landsting 4 skl.se 7 130

Arbetsförmedlingen: Samordnar ansvaret för nyanländas etableringsinsatser. Upprättar etableringsplaner tillsammans med nyanlända. Beslutar om etableringsersättning till nyanlända som deltar i etableringsprogrammet. Länsstyrelsen i Hallands län: Beslutar om fördelning av nyanlända som anvisats för bosättning mellan kommunerna. Verkar för kommunernas beredskap och kapacitet att ta emot nyanlända. Stöttar i samordningen av kommunal verksamhet, såsom SFI och samhällsorientering. Främjar regional samverkan mellan kommuner, myndigheter och andra aktörer. Region Halland: Hälsoundersökning för nyanlända som inte tagit del av den under asyltiden. Intyg om prestationsförmåga på uppdrag av Arbetsförmedlingen. Försäkringskassan: Skatteverket: Beslutar om etableringstillägg och bostadsersättning. Betalar ut etableringsersättning, etableringstillägg och bostadsersättning. Beslutar om folkbokföring och personnummer och utfärdar id-kort. Socialstyrelsen: Styr och vägleder socialtjänstens arbete med ensamkommande barn och unga. Kommuner: Boende till de nyanlända som anvisas till kommunen enligt bosättningslagen. Praktisk hjälp i samband med bosättning. Förskola och skola. Utbildning i svenska för invandrare, SFI. Vuxenutbildning. Samhällsorientering. Kompletterande ekonomiskt bistånd och annat socialt bistånd efter ansökan. Boende och omsorg för ensamkommande barn samt utser God man. Väcker talan om eller anmäler behov av särskilt förordnad vårdnadshavare till ensamkommande barn med uppehållstillstånd. 8 131

Nuläge i Halmstads kommun Livsvillkoren och arbetsmarknaden i Halmstad är bra för de flesta. Men det finns tydliga och växande skillnader mellan inrikes- och utrikes födda. Vi ser idag resultat av en till viss del misslyckad integration, med risker för ökade socioekonomiska klyftor, psykisk ohälsa, social oro och kriminalitet. Vi vet att utanförskap och stigmatisering även riskerar att skapa mindre tilltro till samhället och till möjligheten att påverka genom t.ex. deltagande i allmänna val. Inkludering av nyanlända är en av Halmstads kommun stora utmaningar de närmaste åren. Det handlar bland annat om att vuxna måste komma i arbete, om tillgång till bostäder, om ett långsiktigt byggande för att motverka segregation och om skolans betydelse för alla barn och ungas framtidsmöjligheter. Men också om en meningsfull fritid och ett aktivt samhällsdeltagande för fler grupper. Samtidigt ökar behovet av fler anställda i många kommunala sektorer. Ett exempel är att allt fler äldre på sikt innebär stora personalresurser som idag saknas. Även i den privata sektorn finns stora personalbehov inom exempelvis byggsektorn. Dessa skulle till en del kunna fyllas med de möjligheter som de senaste årens stora befolkningstillskott erbjuder. 5 Chefer och medarbetare i Halmstads kommun driver idag på ett kunnigt och engagerat sätt viktiga verksamheter för nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar. Projektsatsningar och samarbeten med civilsamhället och med offentliga och privata aktörer utvecklas ständigt och spelar en mycket viktig roll. Vi befinner oss i en betydligt lugnare fas än åren runt 2015. Staten satsar dessutom under kommande år stora pengar på att stödja kommuners arbete mot segregation och för inkludering av nyanlända. Sammantaget ger det oss stora möjligheter att göra ett omtag i integrationsarbetet; att förtydliga, förstärka och utveckla nya arbetsformer och samverkanssätt för att ta ytterligare kliv framåt. Vinsterna med en fungerande integration är enorma för den enskilda individen, samhället och Halmstads kommun. Organisering Förvaltningar och bolag har ett gemensamt ansvar för en lyckad inkludering av nyanlända och för att målgruppen får del av service och tjänster på samma sätt som andra grupper. Flertalet förvaltningar och bolag har ansvar för och/eller specifik verksamhet som berör integration och nyanlända som målgrupp. Exempelvis HFAB, som utarbetar rutiner för tilldelning av viss andel anvisningslägenheter och driver och deltar i satsningar relaterade till integration. Kulturförvaltningen och teknik- och fritidsförvaltningen har rutiner för att ge nyanlända barn och unga möjlighet att delta i fritidsaktiviteter och är på många sätt drivande och del av olika satsningar inom området. Ansvaret för att leda, samordna och följa upp kommunkoncernens integrationsarbete och denna handlingsplan ligger hos kommunstyrelsen. Det reglementsmässiga ansvaret för mottagande och etablering är huvudsakligen förlagt hos utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Detta ansvar inkluderar: Bosättning och ekonomi: arbetsmarknadsenheten (AME) ansvarar för att anvisa bostäder till kvotflyktingar och kommunanvisade nyanlända. 5 Halmstads kommun, KÖSA, Koncernövergripande strategisk analys (2018) 9 132

Inom förvaltningens enhet för ekonomiskt bistånd (EB) prövas ansökan om tillfälligt ekonomiskt bistånd i de fall beslut om etableringsersättning försenas eller när en person lämnar etableringsfasen men saknar möjlighet till egenförsörjning. Utbildning: vid Sannarpsgymnasiet finns en antagningsenhet som kartlägger samtliga nyanlända gymnasieungdomars språkkunskaper och utbildningsbakgrund. Därefter placeras de vid någon av de kommunala gymnasieskolornas program för Språkintroduktion (IMspråk). Inom den kommunala vuxenutbildningen ges utbildning i Samhällsorientering, vägledning och Svenska för invandrare (SFI). Kartläggning, validering, praktik och yrkesutbildning: AME ansvarar för att, i nära samverkan med AF, vuxenutbildningen och kommunens övriga förvaltningar och bolag, så snabbt som möjligt rusta och förbereda de nyanlända för arbetsliv och egenförsörjning. Socialnämnden och avdelningen för ensamkommande barn ansvarar för att ta emot och ordna boende för de barn och unga som anvisats av Migrationsverket till Halmstads kommun. Avdelningen utreder ungdomarnas akuta behov, ordnar boende i familjehem, HVB- eller stödboende och följer upp placeringarna. Vidare ansvarar avdelningen för att Halmstads kommun har tillräcklig kapacitet då det gäller familjehem, HVB- och stödboende. Barn- och ungdomsnämnden tar emot nyanlända barn i den ordinarie förskole- och skolverksamheten och validerar kunskapsnivå och behov. Här finns även ett särskilt ansvar för modersmålsundervisningen. Enheten för modersmål och migration bedriver undervisning i gymnasiet, har studiehandledning på modersmål och modersmålsstöd till flerspråkiga barn och elever samt samordnar migrationsfrågor inom barn- och utbildning. I kommunen finns även ett lokalt samverkansforum kallat Mötesplats i vilket Skatteverket, Migrationsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Arbetsförmedlingen och Halmstads kommun möter och hanterar egenbosatta nyanländas behov vid samma tillfälle. 10 133

Halmstads kommuns handlingsplan för integration - Ambitioner och åtgärder Kommande avsnitt innehåller Halmstads kommuns ambitioner, åtgärder och ansvar för mottagande, etablering, delaktighet och inkludering av nyanlända. I förekommande fall markeras nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar med understruken text. Sammanfattning av ambitioner: Mottagande Tydlig väg in genom ett effektivt mottagande med individen i fokus Hållbara boendelösningar från start med barns bästa i centrum Långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle Etablering En god utbildning för alla oavsett skolform Skolan är en knutpunkt för inkludering Etablering av förskolor och skolor motverkar segregation Svenska språket som utgångspunkt för inkludering Sysselsättning med hållbara arbetsvillkor för alla Halmstads kommun är en förebild som inkluderande arbetsgivare Delaktighet Alla har tillgång till relevant kunskap om samhället Tillgängliga och trygga mötesplatser som lockar många Flickor och pojkar har en meningsfull fritid oavsett bakgrund och boendeplats Nyanlända får samhällsstöd och god service på ett inkluderande sätt Halmstads kommuns kommunikation är tillgänglig och målgruppsanpassad Jämlika förutsättningar till en god hälsa Nyanlända kvinnor och män är delaktiga i utvecklingen av Halmstads kommun Inkludering Individen i fokus Halmstads kommun arbetar kunskapsbaserat för nyanländas inkludering Strategisk samverkan kring integration i hela Halmstads kommun 11 134

1. Mottagande De som kommer till Sverige från andra länder gör det av många olika skäl. Skillnaderna är stora när det gäller erfarenheter, bakgrund och språk. Personer som söker asyl eller har fått uppehållstillstånd har olika rättigheter och skyldigheter. Ansvaret för mottagandet är fördelat mellan myndigheter, kommuner och landsting. En person som fått uppehållstillstånd omfattas normalt av de välfärdssystem som gäller för alla och har rätt att bosätta sig i en kommun. Detta sker vanligtvis genom att hen ordnar boende på egen hand. Halmstads kommun ansvarar för boende till nyanlända som Migrationsverket anvisat till kommunen enligt bosättningslagen. Barn och unga som kommit hit själva ska få ett tillfälligt boende. När de fått asyl är det Migrationsverket som avgör vilken kommun som tar över det långsiktiga ansvaret för barnets boende och omsorg. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande mottagande handlar om vägen in till kommunens verksamheter, om boendelösningar och långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande mottagande Tydlig väg in genom ett effektivt mottagande med individen i fokus Hållbara boendelösningar från start med barns bästa i centrum Långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle 1.1. Vägen in Ambition: Tydlig väg in genom ett effektivt mottagande med individen i fokus Åtgärder 1. Samstämmig kommunikation inom Halmstads kommun gällande ansvar och insatser för integrationsprocessen och dess olika delar. Ansvar: KS, SE, samtliga nämnder och bolagsstyrelser 2. Förenklad hänvisning gällande mottagande genom information, översatt material och språkkompetenser. Ansvar: KS, SE 3. Deltagande i Mötesplats för mottagande i samverkan med berörda myndigheter. Ansvar: UAN 4. Lots och samordning för självetablerade kvinnor och män. Ansvar: UAN, SE 5. Start-paket för nyanlända samt information om fritidsaktiviteter, mötesplatser och föreningsliv. Ansvar: UAN, KN, TN 12 135

1.2 Boende Ambition: Hållbara boendelösningar från start med barns bästa i centrum Åtgärder 1. Långsiktig framförhållning för att ta emot nyanlända enligt uppdrag i bosättningslagen. Ansvar: KS, UAN, HFAB 2. Samverkan i kommunkoncernen för tillgång till tillfälliga bostäder för nyanlända enligt bosättningslagen. Ansvar: KS, UAN, HFAB 3. Strategisk bosättningsplacering för att motverka segregering. Ansvar: KS, UAN, HFAB 4. Satsning på olika former av instegsboende för en blandad målgrupp av nyanlända, studenter och unga vuxna. Ansvar: KS, UAN, HFAB Ambition: Långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle Åtgärder 1. Stimulera till blandat bostadsbyggande i olika stadsdelar och orter för att motverka segregation Ansvar: KS 2. Socialt hållbar fysisk planering som motverkar segregation i bebyggelse och det offentliga rummet. Ansvar: KS 3. Stadsplanering för att möjliggöra nya rörelsestråk och möten mellan människor i vardagen. Ansvar: KS 13 136

2. Etablering Etableringsinsatserna syftar till att nyanlända kvinnor och män så snabbt som möjligt ska kunna arbeta, vara självständiga och bli en del av samhället. Inom etableringsprogrammet, som görs av Arbetsförmedlingen, får alla en individuell handlingsplan i vilken Svenska för invandrare (SFI), matchning mot arbete, deltagande i samhällsorientering och vuxenutbildning ingår. Sedan januari 2018 inbegriper etableringen en utbildningsplikt för alla vuxna. Ett nära samarbete mellan Arbetsförmedlingen och Halmstads kommun är viktigt i det här arbetet. För barn och unga har kommuners mottagande, organisation och arbetssätt stor betydelse för möjligheten till inkludering, utveckling och lärande. Såväl asylsökande som nyanlända barn med uppehållstillstånd har rätt till förskola och skola på samma villkor som andra barn i Sverige. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande etablering handlar om skola och utbildning, om att motverka segregation, om svenska språket, möjligheter till arbete och Halmstads kommun som arbetsgivare. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande etablering En god utbildning för alla oavsett skolform Skolan är en knutpunkt för inkludering Etablering av förskolor och skolor motverkar segregation Svenska språket som utgångspunkt för inkludering Sysselsättning med hållbara arbetsvillkor för alla Halmstads kommun är en förebild som inkluderande arbetsgivare 2.1 Skola och utbildning Ambition: En god utbildning för alla oavsett skolform Åtgärder 1. Effektiv och tidig väg in i utbildning oavsett skolform. Ansvar: UAN, BUN 2. Studiestöd på modersmål för alla. Ansvar: BUN, UAN 3. Ökad andel nyanlända flickor och pojkar i allmän förskola och fritidsverksamhet. Ansvar: BUN 4. Stöd för kvinnors och mäns val av eftergymnasial utbildning utifrån individuella förutsättningar och arbetsmarknadens behov. Ansvar: UAN, KN 5. Studievägledning från dag ett som följer under hela etableringsperioden. Ansvar: UAN 6. Flexibel vuxenutbildning för att skapa och anpassa utbildningar utifrån arbetsgivarnas behov och målgruppens förutsättningar. 14 137

Ansvar: UAN Ambition: Skolan är en knutpunkt för inkludering Åtgärder 1. Vidareutvecklad satsning på Skola mitt i byn till fler skolor, med breda aktiviteter för hela familjen. Ansvar: BN, KN, TN, UAN 2. Samordnare på skolor för aktiviteter utanför skoltid. Ansvar: BN, TN, KN 3. Öppna förskolor med samhällsinformation och språkstöd till vuxna. Ansvar: UAN, BUN 4. Ökat samarbete och fler aktiviteter för integration mellan skolor i kommunen. Ansvar: BUN, TN, KN, UAN Ambition: Etablering av förskolor och skolor som motverkar segregation Åtgärder 1. Lokalplanering av skolor med placeringar och upptagningsområden som motverkar segregation. Ansvar: BUN, KS 2. Etablering av fler förskolor i människors närområde. Ansvar: BUN, KS 3. Etablering av öppna förskolor på fler platser Ansvar: BUN, KS 2.2. Svenska språket Ambition: Svenska språket som utgångspunkt för inkludering Åtgärder 1. Alla tillfällen till språkinlärning prioriteras genom samverkan inom kommunkoncernen och tillsammans med näringsliv, civilsamhälle m.fl. externa aktörer. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 2. Utveckla individanpassad yrkes-sfi. Ansvar: UAN 3. Förvaltningar och bolag tar återkommande emot språkpraktikanter. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 4. Förvaltningar och bolag möjliggör för och uppmuntrar anställda att vara språkvänner på arbetstid, gärna i samverkan med civilsamhällets organisationer. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KUN, KS 5. Satsningen Låna en Halmstadbo utvecklas till att erbjuda nyanlända att Låna en kommunanställd en timme på arbetstid. Förvaltningar och bolag möjliggör för och uppmuntrar anställda att delta. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KN, KS. 6. Satsning för att i samverkan med externa aktörer matcha pensionärer och nyanlända i olika aktiviteter. Ansvar: KN, UAN, KS, SE 15 138

7. Information om Halmstads kommuns och externa aktörers språksatsningar samlas, görs känd och tillgänglig i olika format, på olika språk. Ansvar: KS, SE, UAN 8. Digitala stöd för tillgänglig kommunikation och information som främjar språkinlärning. Ansvar: KS, SE, UAN 2.3 Arbete och arbetsmarknad Ambition: Sysselsättning med hållbara arbetsvillkor för alla Åtgärder 1. Tydlig prioritering av kvinnors och mäns arbete, praktik eller fortsatta studier genom nära samverkan med Arbetsförmedlingen och privata arbetsgivare. Ansvar: UAN 2. Utökat samarbete med Arbetsförmedlingen för en förbättrad planering av kommunens insatser gällande kvinnors och mäns etableringsplaner. Ansvar: UAN 3. Inventera och matcha nyanlända kvinnors och mäns kompetenser med arbetsmarknadens behov och efterfrågan på företagande på ett lösningsfokuserat sätt. Ansvar: UAN 4. Särskilda insatser för kvinnor som saknar arbetslivserfarenhet. Ansvar: UAN 5. Lösningar för att kvinnor och män ska kunna kombinera deltagande i etableringsprogram med familjeansvar och ett jämställt föräldraskap. Ansvar: UAN, BUN, SN 6. Kunskapshöjande insatser till nyanlända kvinnor och män om jämställdhet, förvärvsarbete, pension och förutsättningar till ett självständigt liv. Ansvar: UAN, KN, BUN 16 139

Ambition: Halmstads kommun är en förebild som inkluderande arbetsgivare Åtgärder 1. Förvaltningar och bolag arbetar med aktiva åtgärder för lika rättigheter och möjligheter för alla medarbetare och för en diskrimineringsfri rekrytering. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KS 2. Förvaltningar och bolag erbjuder nyanlända kvinnor och män praktikplatser. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 3. Förvaltningar och bolag inventerar behov av kompetenser och tillsätter åtgärdsanställningar för nyanlända kvinnor och män. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 4. Förvaltningar och bolag får stöd för att anställa nyanlända och praktikanter i form av språkresurser och kunskapshöjande insatser. Ansvar: UAN, KS 5. Halmstads kommun kommunicerar internt och externt vikten av jämställdhet och att motverka diskriminering för allas lika förutsättningar till försörjning. Ansvar: KS, samtliga nämnder och bolagsstyrelser 17 140

3. Delaktighet Människors möjligheter till inflytande över sina egna liv och samhället är centralt för en sammanhållen kommun med bra livsvillkor för alla. Delaktighet är en förutsättning för att nyanlända kvinnor och män ska ha de bästa förutsättningarna att ta aktivt ansvar för sina egna liv, med tillgång till samhällets alla arenor. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande delaktighet handlar om kunskap om samhället, om trygga mötesplatser, meningsfull fritid, inkluderande service och förutsättningar till en jämlik hälsa. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande delaktighet Alla har tillgång till relevant kunskap om samhället Tillgängliga och trygga mötesplatser som lockar många Flickor och pojkar har en meningsfull fritid oavsett bakgrund och boendeplats Nyanlända får samhällsstöd och god service på ett inkluderande sätt Halmstads kommuns kommunikation är tillgänglig och målgruppsanpassad Jämlika förutsättningar till en god hälsa Nyanlända kvinnor och män är delaktiga i utvecklingen av Halmstads kommun 3.1 Kultur och fritid Ambition: Alla har tillgång till relevant kunskap om samhället Åtgärder 1. Främjande av satsningar inom kommunkoncernen och hos externa aktörer som skapar möten och ökar kunskapen om samhället och majoritets- och minoritetskulturer. Ansvar: KN, TN, KS 2. Förebyggande insatser genom utbildning och information till nyanlända föräldrar. Ansvar: UAN, SN, KN, BUN 3. Tydlig och tillgänglig samhällsinformation i olika översättningar och forum. Ansvar: KS, SE, UAN, KN, BUN 4. Nyanlända kvinnor och män får rådgivning i vardagens juridik, rättigheter, jämställdhet och ekonomi. Ansvar: UAN, KN 5. Uppsökande verksamhet för att nå nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar med information om möjligheterna till en meningsfull fritid. Ansvar: KN, TN Ambition: Tillgängliga och trygga mötesplatser som lockar många Åtgärder 18 141

1. Kartläggning av upplevt bemötande och trygghet, av önskemål och behov gällande olika former av mötesplatser hos kvinnor och män, flickor och pojkar. Ansvar: KN 2. Prioritering av nya och befintliga mötesplatser som bidrar till trygghet och inkludering för kvinnor och män, flickor och pojkar. Säkra förmågan att möta nya behov genom kunskapsinsatser för anställda och ny kompetens. Ansvar: KN, UAN, TN 3. Planera lokaler och offentliga platser för nya rörelsestråk och en sammanhållen kommun. Ansvar: KS 4. Mobil medborgarservice efter behov. Ansvar: SE 5. All-aktivitetshus och skolan som mötesplats efter skoltid. Ansvar: KN, BUN, UAN, TN Ambition: Flickor och pojkar har en meningsfull fritid oavsett bakgrund och boendeplats Åtgärder 1. Satsningar på genusmedvetna kultur- och fritidsaktiviteter för flickor och pojkar, oberoende av ålder och boendeplats. Ansvar: KN, TN, BUN 2. Öka utrikesfödda flickors deltagande i kultur- och fritidsaktiviteter. Ansvar: KN, TN, BUN 3. Välfungerande skolidrottsförening på samtliga skolor i Halmstads kommun. Ansvar: BUN, TN 4. Fritidshemsplatser och tillgång till fritidsgårdar för alla flickor och pojkar oberoende av föräldrars sysselsättning. Ansvar: KN, BUN 5. Lovaktiviteter för flickor och pojkar i alla åldrar och utveckling av aktiviteter likt Handbollsandan. Ansvar: KN, TN, BUN 6. Prioritera medel till föreningar som främjar integrationsarbete inom kommunens olika föreningsstöd. Ansvar: UAN, TN, KN, KS 7. Goda förutsättningar till spontanidrott för flickor och pojkar. Ansvar: TN, KS 19 142

3.2 Tillgänglighet Ambition: Nyanlända får relevant och god service på ett inkluderande sätt Åtgärder 1. Regelbundna bemötandeutbildningar för personal som möter berörda målgrupper. Ansvar: berörda nämnder och bolagsstyrelser 2. Interkulturell kompetens genom utbildningar för personal som möter berörda målgrupper. Ansvar: berörda nämnder och bolagsstyrelser 3. Uppföljning av nyanlända kvinnors och mäns upplevelser av service och bemötande. Ansvar: SE Ambition: Halmstads kommuns kommunikation är tillgänglig och målgruppsanpassad Åtgärder 3.3 Hälsa 1. Information till berörda målgrupper görs relevant och tydlig. Ansvar: UAN, SE, KS 2. Halmstads kommuns information tas fram på lättläst svenska, på relevanta språk och i olika format (inläst och i punktskrift). Översyn och justeringar görs av halmstad.se, relevanta e-tjänster och delar av myndighetsutövningen. Ansvar: KS, UAN, BUN, SN, SE 3. Fler språkkompetenser och tekniska lösningar för extern kommunikation Ansvar: SE Ambition: Jämlika förutsättningar till en god hälsa Åtgärder 1. Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer kring hälsofrämjande insatser för nyanlända kvinnor och män. Ansvar: KN, UAN, BUN, SN, TN 2. Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer för tidigt stöd vid psykisk ohälsa oberoende av ålder och kön. Ansvar: UAN, BUN, SN, KN 3. Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer för riktade hälsofrämjande insatser för ensamkommande barn och barnfamiljer. Ansvar: BUN, SN, UAN, KN, TN 4. Kunskapshöjande insatser för personal som möter nyanlända gällande tecken på psykisk ohälsa, våld i nära relation och hedersproblematik. Ansvar: BUN, SN, UAN, KN, TN, SE 5. Information i tillgängliga format om hälsa och hälsofrämjande aktiviteter i kommunen. Ansvar: KS, SE 20 143

3.4 Demokratiska processer Ambition: Nyanlända kvinnor och män är delaktiga i utvecklingen av Halmstads kommun Åtgärder 1. Prioriterade och samordnade insatser för att öka valdeltagande, kunskap om och engagemang i civilsamhället och politiken. Ansvar: KS, KN, UAN, TN, SE 2. Nya mötesformer för nyanländas delaktighet i samhället implementeras. Ansvar: KN, KS 3. Halmstads kommun prioriterar föreningsstöd som ökar kvinnors och mäns delaktighet i demokratiska processer och föreningslivet. Ansvar: TN, KN, KS, UAN 4. Tillgängliga lokaler för föreningsverksamhet med möjlighet att ta med barn. Ansvar: TN, KN 21 144

4. Inkludering Nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar är en heterogen grupp med olika bakgrund, förutsättningar och behov. En trygg, rättssäker och relevant kommunal service förutsätter att vi har kunskap om och metoder för att sätta individen i fokus. Inkludering innebär att säkra arbetssätt som främjar och integrerar mänskliga rättigheter i kommunkoncernens alla verksamheter. Men också att inom koncernen, tillsammans med andra aktörer och människor som befinner sig här, på ett hållbart och sammanhållet sätt utveckla Halmstad till den bästa livsplatsen för alla. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande inkludering handlar om att motverka diskriminering, om att arbeta kunskapsbaserat för nyanländas inkludering och om strategisk samverkan för integration. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande inkludering Individen i fokus Halmstads kommun arbetar kunskapsbaserat för nyanländas inkludering Strategisk samverkan kring integration i hela Halmstads kommun 4.1 Motverka diskriminering Ambition: Individen i fokus Åtgärder 1. Barnets bästa ska stå i centrum i alla insatser som berör nyanlända. Uppföljningsmetoder för att säkra att detta sker ska tas fram. Ansvar: UAN, BUN, SN 2. Aktiva och medvetna insatser ska ske för att se kvinnors och mäns kompetenser och förmågor genom effektiv kartläggning och validering. Ansvar: UAN 3. Aktivt arbete för att bredda kvinnors och mäns kunskap om och inställning till framtida utbildnings- och yrkesmöjligheter för att motverka könsstereotypa val och ojämställdhet. Ansvar: UAN, BUN 22 145

4.2 Systematiska arbetssätt Ambition: Halmstads kommun arbetar kunskapsbaserat för nyanländas inkludering Åtgärder 1. Förvaltningar och bolag integrerar perspektiv på inkludering i genomförande och uppföljning av samtliga insatser till nyanlända kvinnor och män, liksom i genomförandet av handlingsplan för integration. Ansvar: KS, samtliga nämnder och bolagsstyrelser 2. Förvaltningar och bolag tillser att berörda chefer och personal har relevant kunskap för att genomföra och följa upp handlingsplan för integration. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser Ambition: Strategisk samverkan kring integration i hela Halmstads kommun Åtgärder 1. Förvaltningar och bolag prioriterar insatser för integration i verksamhetsplaner och affärsplaner. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KS 2. Förvaltningar och bolag ska lära av varandra och samverka aktivt gällande integration och inkludering både inom kommunkoncernen och med externa parter. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KS 3. Alla förvaltningar och bolag ska vara representerade i kommunens nätverk för inkludering. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser 23 146

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens ledningsutskott 2018-05-15 1(2) Sida KLU 84 Dnr KS 2018/00273 Handlingsplan för integration Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att remittera Halmstads kommuns handlingsplan för integration till samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Halmstads kommun samt till Studieförbunden, 3KHV, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Svenskt Näringsliv, Företagarna, LO och TCO för svar senast 2018-09-24. Ärendet För att strukturera och organisera Halmstads kommuns arbete med integration har en handlingsplan för integration tagits fram. Handlingsplanen ska ge samsyn, tydliggöra ansvar och på ett lösningsfokuserat och effektivt sätt ge struktur i Halmstads kommuns arbete för nyanländas inkludering. Detta är tänkt att ske genom tydliga ambitioner och åtgärder för kommunens nämnder och bolagsstyrelser att genomföra under planens aktualitetsperiod. Handlingsplanen innehåller ambitioner och åtgärder inom områdena mottagande, etablering, delaktighet samt inkludering. I handlingsplanen lyfts att samsyn inom kommunkoncernen är centralt för att nå ambitionerna och genomföra åtgärderna. För ett gemensamt, nytänkande och effektivt arbete krävs vidare koordinerade insatser, såväl kommunövergripande som inom förvaltningar och bolag. Ärendets beredning Handlingsplanens ambitioner och åtgärder bygger på slutsatser och förslag från workshoppar genomförda våren 2018 med tjänstepersoner, chefer och politiker, samt på rekommendationer från en granskning av Halmstads kommuns strategier och insatser i integrationsarbetet (2017). De förvaltningar som berörs mest av arbetet med integration har deltagit i arbetet med handlingsplanen. Hanna Glans, räddningstjänsten är projektledare. Integrationssamordnare och utredare på kommunledningsförvaltningen har deltagit i arbetet.. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att remittera Halmstads kommuns handlingsplan för integration till samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Halmstads kommun för svar senast 2018-09-24. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 147

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens ledningsutskott 2018-05-15 2(2) Sida Yrkanden Ordföranden (M) yrkar att ärendet även remitteras till Studieförbunden, 3KHV, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Svenskt Näringsliv och Företagarna. Michael Svensson (S) yrkar att ärendet även remitteras till LO och TCO. Beslutsgång Ledningsutskottet beslutar i enlighet med förslaget samt Ordförandens (M) och Michael Svenssons (S) tilläggsyrkanden. Justeringsdag 2018-05-18 Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Jonas Bergman Justerare Sofia Levin Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 148

Ärende KS 2018/00144 Utredningsdirektiv nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet Bakgrund Kommunfullmäktige biföll 2018-02-13 motionen om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet. I motionen föreslogs att: 1. Starta en utredning med syfte att ta fram förslag för att öka tillgängligheten till outnyttjade kommunala lokaler. 2. Utreda de ekonomiska konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler. Syfte Syftet som framgår av motionen är: - Utreda förutsättningar, behov samt kostnader för att införa nolltaxa i all föreningsdriven verksamhet för barn och unga där kommunala lokaler används Mål - Stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet Utredningens uppdrag - Analysera förutsättningar, behov samt kostnader för att införa nolltaxa i all föreningsdriven verksamhet för barn och unga där kommunala lokaler används - Analysera samt presentera för- och nackdelar av nolltaxa i kommunala lokaler - Analysera alternativa modeller som kan skapa bäst resursutnyttjande av lokaler - Analysera påverkan av nolltaxa för barn och unga gällande tillgänglighet kopplat till föreningsdriven verksamhet för barn och unga - Analysera samt presentera vilka lokaler som skulle beröras av ett införande av nolltaxa Specifikt uppdrag Följande punkter ska besvaras i utredningen. Utredningen ska presentera för- respektive nackdelar med förslaget sett till följande perspektiv: 1. Hur ser kostnaderna av förslaget med nolltaxa i kommunala lokaler ut för kommunkoncernen? Både ekonomiska och personalkostnader resurser ska analyseras. a. Leder förslaget till förändrade tjänster för personalen? b. Leder förslaget till sociala konsekvenser för personalen? 2. Vilka är de sociala konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler? a. Hur påverkas tillgängligheten för målgruppen av förslaget? Skapad av: Joakim Norström 2018-05-02 Sida 1 (2) Uppdaterad av: Pontus Vistrand 2018-06-08 E:\Ciceron\Server\Store\JULSOR8806\672023\Utredningsdirektiv nolltaxa barn- och ungdomsverksamhet.docx 149

b. Vilka målgrupper gynnas eller missgynnas av nolltaxa, ställt i relation till att vissa verksamheter inte kan dra nytta av nolltaxa? 3. Hur påverkas efterfrågan på kommunens lokaler och andra föreningslokaler i kommunen av nolltaxa? 4. Hur påverkar nolltaxan innehållet i föreningarnas aktiviteter? 5. Vilken modell skapar bäst resursutnyttjande av lokaler? a. Är driftbidrag till föreningslivet ett alternativ till bidrag via lokaler? b. Finns det andra lämpliga modeller att studera? 6. Vilken modell skapar mest innehåll i de verksamheter som vi vill stödja? a. Halmstad har valt att prioritera lokalkostnadsstöd för föreningslivets barn- och ungdomsverksamhet. Specialdestinerade bidrag riskerar att snedvrida förutsättningarna i verksamheter som ofta har ganska skilda förutsättningar. Hur möter vi upp detta på bästa sätt? Ansvar Kulturnämnden Resurser Kommunfullmäktiges beslut fastslår att utredningen ska genomföras tillsammans med berörda nämnder. Följande nämnder ska delta i utredningen: - Kulturnämnden - Teknik- och fritidsnämnden - Fastighetsnämnden - Barn- och ungdomsnämnden - Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden - Kommunstyrelsen Kulturnämnden har det samordnande ansvaret i utredningen. Respektive nämnd ska behandla utredningen innan den skickas till kommunstyrelsen. Tidsplan Svar till KS diarium senast 1 september 2018 Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott 25 september Kommunstyrelsen 30 oktober Kommunfullmäktige 20 november Joakim Norström Utredare Skapad av: Joakim Norström 2018-05-02 Sida 2 (2) Uppdaterad av: Pontus Vistrand 2018-06-08 E:\Ciceron\Server\Store\JULSOR8806\672023\Utredningsdirektiv nolltaxa barn- och ungdomsverksamhet.docx 150

Motion Socialdemokraterna i Halmstad 2017-11-29 Socialdemokra HtAMIIOSPAlMIEI I MA J^LMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Motion om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet Våra barn och ungdomar är det viktigaste vi har. En bra start i livet är det bästa vi kan åstadkomma med ovärderliga långsiktiga effekter både humanitärt och ekonomiskt. Det vi kan göra på det här området bör vi således göra. 2017-12- 0 6 Dnr. <<> 7.0 n-/nn l-u' Sedan ett antal år har Halmstads kommun nolltaxa för föreningar som bedriver verksamhet för barn mellan 5-20 år i teknik- och fritidsförvaltningens lokaler/ytor, huvudsakligen inom idrottsområdet. Det innebär att föreningar som nyttjar teknik- och fritidsförvaltningens lokaler och ytor gör det utan kostnad. Nolltaxan är ett utmärkt stöd för vår ovärderliga föreningsverksamhet med alla de frivilliga krafter den samlar. Den bidrar väsentligt till att reducera kostnaden till en nivå de flesta familjer har råd med och därmed till att i någon mån jämna ut inkomstskillnader. Att delta i fritidsverksamhet berikar livet och utvecklar de sociala förmågorna. Vi menar att nolltaxa även bör införas för annan föreningsdriven barn- och ungdomsverksamhet som väljer att använda kommunens lokaler. I en subventionsutredning 2014 kom teknik- och fritidsförvaltningen fram till att man hade ca 56 000 nolltaxetimmar kopplat till teknik- och fritidsförvaltningens anläggningar. Det motsvarade en kostnad på 19, 9 miljoner. En bra investering för framtiden. Vi tycker det är dags att ta nästa steg och utvidga det till all föreningsverksamhet för barnoch ungdomsverksamhet. Det är avgörande att föreningarna får möjlighet att välja kommunens lokaler. Kommunen har många lokaler som står tomma på kvällstid som mycket väl skulle kunna användas för föreningsverksamhet. Parallellt med nolltaxa för all föreningsverksamhet bör därför tillgängligheten till kommunens lokaler ses över och utvidgas. Vi menar att förutsättningar, behov samt kostnader först behöver utredas. I nästa steg som ligger utanför denna motion tar vi ställning till att genomföra det. Vi föreslår därför att kommunfullmäktige för föreningsdriven verksamhet för barn och unga 5-20 år beslutar: att starta en utredning med syfte att ta fram förslag för att öka tillgängligheten till outnyttjade kommunala lokaler. att utreda de ekonomiska konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler. Rose-Marie Edlund i Hansson"^- Ulla Winblad Motionen är antagen som gruppmotion av den socialdemokratiska fullmäktigegruppen. 151

Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen 2018-03-14 KS 2018/00144 Ärende KS 2018/00144 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Motion Utredningsdirektiv avseende nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att anta Utredningsdirektiv nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige biföll 2018-02-13 motionen om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet. I beslutet uppdrog kommunfullmäktige åt kommunstyrelsen att besluta om utredningsdirektiv och tillsammans med berörda nämnder genomföra en utredning i enlighet med motionen. I motionen föreslogs att: 1. Starta en utredning med syfte att ta fram förslag för att öka tillgängligheten till outnyttjade kommunala lokaler. 2. Utreda de ekonomiska konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler. Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett utredningsdirektiv baserat på motionen. Utredningsdirektivet föreslår att kulturnämnden, teknik- och fritidsnämnden, fastighetsnämnden, barnoch ungdomsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samt kommunstyrelsen deltar i utredningen. Kulturnämnden föreslås ansvarar för utredningen. Utredningen föreslås skickas till kommunstyrelsens diarium senast 2018-08-01. Förslag om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet kan genom förslaget antas i kommunfullmäktige 2018-09-25. Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta Utredningsdirektiv nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet enligt underlag 1. Ärendets beredning Ärendet har beretts av avdelningen för ledningsstöd, kommunledningsförvaltningen. Ärendet diskuterades på kommunstyrelsens ledningsutskott 2018-03-27. Beskrivning av ärendet Bakgrund Kommunfullmäktige biföll 2018-02-13 motionen om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet. I beslutet uppdrog kommunfullmäktige åt kommunstyrelsen att besluta om utredningsdirektiv och tillsammans med berörda nämnder genomföra en utredning i enlighet med motionen. Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 152

Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen 2018-03-14 KS 2018/00144 Analys och förslag Utredningsdirektivet i underlag 1 utgår från förslagen i motionen. Kommunfullmäktige har genom motionen beslutat att utredningen ska ta fram förslag för att öka tillgängligheten till outnyttjade kommunala lokaler samt utreda de ekonomiska konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler. Kommunfullmäktiges beslut fastslår vidare att utredningen ska genomföras tillsammans med berörda nämnder. Följande nämnder ska delta i utredningen: - Kulturnämnden - Teknik- och fritidsnämnden - Fastighetsnämnden - Barn- och ungdomsnämnden - Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden - Kommunstyrelsen Kulturnämnden föreslås ha det samordnande ansvaret i utredningen. Utredningen föreslås skickas till kommunstyrelsen senast 2018-08-01. Konsekvenser av förslaget Det föreslagna utredningsdirektivet utgår från den antagna motionen. Direktivet ska ge utredningen ett uppdrag som motsvarar syftet i motionen. Bedömningen är att så görs. Ärendets beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott 2018-03-27 Kommunstyrelsen 2018-04-10 Beslutsunderlag 1. Utredningsdirektiv nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet 2. Protokollsutdrag kommunfullmäktige (2018-02-13) 3. Motion om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet (2017-12-06) 4. Protokollsutdrag kommunstyrelsens ledningsutskott (2018-03-27) Kommunledningsförvaltningen Henry Bengtsson, kommunchef Stefan Agmarken, kanslichef Handläggare, Joakim Norström, utredare Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 153

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2018-02-13 1(2) Sida KF 5 Dnr KS 2017/00669 Motion om nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet Beslut Kommunfullmäktige beslutar att bifalla motionen samt uppdra åt kommunstyrelsen att besluta om utredningsdirektiv och tillsammans med berörda nämnder genomföra en utredning i enlighet med motionen. Ärendet En motion har kommit in till kommunfullmäktige från Rose-Marie Edlund (S), Stefan Hansson (S) och Ulla Winblad (S). I motionen lyfts att föreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet, främst inom idrottsområdet, i dag kan nyttja teknik- och fritidsförvaltningens anläggningar utan kostnad. Motionärerna framhåller vikten av att barn och unga deltar i fritidsverksamhet och yrkar därför på att utreda förutsättningarna, behoven samt kostnaderna för att införa nolltaxa i all föreningsdriven verksamhet för barn och unga där kommunala lokaler används. I motionen föreslås kommunfullmäktige besluta att: 1. Starta en utredning med syfte att ta fram förslag för att öka tillgängligheten till outnyttjade kommunala lokaler. 2. Utreda de ekonomiska konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler. Ärendets beredning Kommunstyrelsen, 2018-01-09, 6 Stadskontoret, avdelningen för ledningsstöd Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bifalla motionen samt uppdra åt kommunstyrelsen att besluta om utredningsdirektiv och tillsammans med berörda nämnder genomföra en utredning i enlighet med motionen. Yrkanden m.m. Stefan Hansson (S) yrkar bifall till motionen. Tania Bengtsson (V) yrkar bifall till motionen. 154

Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2018-02-13 2(2) Sida Beslutsgång Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Justeringsdag 2018-02-16 Sekreterare Jenny Moberg Ordförande Ingegerd Sahlström Justerare Ola Nilsson Per Ove Andersson 155

Informationsärende Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-06-01 TFN 2018/00025 Ärende TFN 2018/00025 Beslutsinstans: Teknik- och fritidsnämnden Förvaltningschefen m fl informerar Sammanfattning av informationsärendet Projektet Tillsammans Jonas Wilsby Information om aktuella projekt Henrik Larsson Trafiksituationen vid skolor Stina Alexandersson och Katarina Löfkvist Eriksson Säkerheten i city Anders Thorén och Ulf Holm Halmstads kommun, teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(1) 156

Delegationsbeslut Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-06-01 TFN 2018/00006 Ärende TFN 2018/00006 Beslutsinstans: Teknik- och fritidsnämnden Ärendets ursprung: Teknik- och fritidsförvaltningen Delegationsbeslut Teknik- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Teknik- och fritidsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbesluten. Sammanfattning av ärendet Följande anmäls till sammanträdet 18 juni 2018: 1. Ordföranden (M) om tilldelningsbeslut för upphandling av GC Bäckagårdsvägen. Beslut daterat 23 maj 2018. 2. Om beställning av projektledning för Ranagård. Beställning daterad 18 maj 2018. 3. Trafikingenjören och trafikhandläggaren om beslut i trafikärenden mellan 1 maj 2018 och 31 maj 2018: myndighetsbeslut avseende lokala trafikföreskrifter, parkeringstillstånd, upplåtelse av allmän platsmark, flyttning av fordon och dispenser. Bilaga 1. Trafikärende - upplåtelser av allmän plats mark, flyttning av fordon, parkeringstillstånd, mellan 1 maj 2018 och 31 maj 2018. Bilaga 2. Lokala trafikföreskrifter, mellan 1 maj 2018 och 31 maj 2018. Bilaga 3. Trafikdispenser mellan 1 maj 2018 och 31 maj 2018. Halmstads kommun,teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad Sida 1(1) 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se 157

158

159

'vkj \&J t A/ Halmstad Slutligt avrop/beställning för KONSULTUPPDRAG i anslutning till upprättat ramavtal 1. Formalia Tjänsteställe, handläggare Teknik- och fritidsförvaltningen Beteckning Mapp M1422, Dnr.: 2018/00533 Formulärstatus Kommunens förfrågan (muntlig) Slutligt avrop/beställning Datum 2018-04-25 2018-05-18 Konsult Ramböll Sverige AB Box 17009 Tfn 010-615 60 00 104 62 Stockholm Ombud Magnus Länder Organisationsnummer Ramavtal (datum) 556133-0506 2017-05-01 2. Uppdraget Objekt Ranagård Beställare Halmstads kommun, Teknik- och fritidsförvaltningen Box 246 Tfn: 035-137700 301 06 Halmstad Projektledare Jonas Wilsby Organisationsnummer Ombud 212000-1215 Henrik Ek Projektnr P68024 Ref.nr. 1370 Uppdragets omfattning Att för beställaren bistå med projektledning. Insatser i andra projekt kan komma att efterfrågas. Tidsskrivning skall specificeras på faktura mot respektive projekt. 50-60 % insats är en initital bedömning och justeras vid behov genom överenskommelse. Gällande handlingar Ramavtal KS 2016/0378-18 Tider önskat startdatum: 2018-05-21 Kravställt slutdatum: Beställningen löper tillsvidare Vite vid försening (A8K 96 5.6) Fakturering 1 Betalning Faktureringsadress Enligt mellanvarande ramavtal Hamstads kommun Faktura ska märkas med: "Erref: 1370 Jonas Wilsby" Teknik- och fritidsförvaltningen c/o Coor övriga villkor A 83 971 74 Luleå Dokument: Avrop- Bitr. PL, 20180518 Upprättat: 2018-05-18 1(2) 160

Halmstad 3 Konsultens avropsförslag Datum 2018-04-25 Konsultens kvalitets-och miljöansvarige offererad personal timarvode tidsåtgång I kronor kommentarer Erik Kalla 850 50-60 % 799 000 Ovanstående avropsförslag avges och bekräftas E timmar och kronor 940 799 000 4. Kompletterande handlingar och villkor Kommunens skrivelser (datum) Konsultens skrivelser (datum) Övriga handlingar och villkor 5. Slutligt avrop Budgetpris/Beställningssumma (exkl mervärdesskatt) 799 000 kr (940 h) Rörligt arvode mot budgetpris och verifierade kostnader. Ersättningen skall ej indexregleras. Denna beställning är upprättad och utväxlad i två likalydande exemplar och får ej av någondera parten överlåtas på annan Fördelning (teknikområden/delprojekt) Konsultens bekräftelse Ort och datum hw-w* 2x) t > - o s - Beställare Konsultens firma Halmstads kommun, Teknik- och fritidsförvaltningen Ramböll Sverige AB Underskrifter (Underskrift U Ombud, Henrik Ek Ombud, Magnus länder Dokument: Avrop-Bitr. PL, 20180518 Upprättat: 2018-05-18 2(2) 161

DB TRAFIK 2018-05-01 2018-05-31 BILAGA 1 Datum 2018-06-01 Diarienummer Dokumentid Beskrivning 2018/00407 51004 Beslut PRH 2018/00478 51005 Beslut PRH 2018/00259 51084 Beslut PRH 2018/00286 51085 Beslut PRH 2018/00468 51086 Beslut PRH 2018/00526 51087 Beslut PRH 2018/00541 51099 Beslut PRH 2018/00493 51236 Beslut PRH 2018/00515 51237 Beslut PRH 2018/00525 51238 Beslut PRH 2018/00572 51319 Beslut PRH 2018/00457 51439 Beslut PRH 2018/00487 51442 Beslut PRH 2018/00523 51443 Beslut PRH 2018/00524 51447 Beslut PRH 2018/00574 51451 Beslut PRH 2018/00589 51453 Beslut PRH 2018/00544 51480 Beslut PRH 2017/01118 51360 Fordonsflytt 2017/2018 BENXXX 2017/01091 51412 Fordonsflytt 2018 DAZXXX 2018/00076 51740 Fordonsflytt 2018 ECC XXX 2018/00645 51758 Upp. Evenemang-Islamiska barn o kulturförening 2018/00592 51424 Uppl Stora torg -Team Rynkeby Halland 2018/00517 51209 Uppl. Affischering Heagårds skafferi AB 2018/00577 51350 Uppl. Ambulerande försäljning Alvesta Glass 162

Sida 2(3) Diarienummer Dokumentid Beskrivning 2018/00565 51234 Uppl. Byggetablering - Peterson & Hansson Byggnads AB 2018/00622 51528 Uppl. Byggetablering Celander i Halland AB 2018/00624 51590 Uppl. Byggetablering Columbus Systems AB 2018/00635 51642 Uppl. Byggetablering Krönleins Bryggeri AB 2018/00633 51599 Uppl. Byggetablering MTA Bygg & Anläggning i Halmstad AB 2018/00587 51367 Uppl. Byggetablering MTA Bygg och Anläggning 2018/00562 51249 Uppl. Byggetablering-Serneke Bygg AB 2017/00792 51197 Uppl. container JCHC 2018/00634 51612 Uppl. Cykellopp och löpning Halmstadtriathleterna 2018/00550 51246 Uppl. Cykellopp och Löpning-Sweden National Sports Event AB 2018/00534 51054 Uppl. Evenemang - Cadillac Automobile Club 2018/00504 51078 Uppl. Evenemang - NW Event & Marketing Varberg AB 2018/00140 51062 Uppl. Evenemang - VTST/Int. gatufestivalen 2018/00588 51400 Uppl. Evenemang CM 2018/00628 51618 Uppl. Evenemang FIKA Fantastiskt Intressant Kultur åt Alla 2018/00630 51639 Uppl. Evenemang Halmstads Kulturskola 2018/00621 51531 Uppl. Evenemang Region Halland 2018/00551 51186 Uppl. Evenemang Stora torg -Rapid Relief Team Välgörenhet 2018/00632 51605 Uppl. evenemang Stora torg XXL Sport & Vildmark 2018/00627 51609 Uppl. Evenemang Stora torg. JCP Just Cruzin Production. 2018/00631 51648 Uppl. Evenemang Tylösand Pandy Protein AB 2018/00548 51133 Uppl. Evenemang, Stora torg. Smarteyes 2018/00542 51140 Uppl. Evenemang. Kulturförvaltningen 2018/00636 51735 Uppl. Evenemang-Halmstads City 2018/00538 51409 Uppl. Evenemang-Plenus Food & Friends AB 2018/00561 51243 Uppl. Evenemang-Scendraget i Halmstad 2018/00646 51752 Uppl. Liten försäljningsvagn - Vindrosen Konsult AB 2018/00531 51015 Uppl. Motionslopp - Halmstad Garnisons IF 2018/00618 51636 Uppl. Park Drivkraft ek för Kitekalle 2018/00581 51353 Uppl. park Kulturförvaltningen 163

Sida 3(3) Diarienummer Dokumentid Beskrivning 2018/00566 51240 Uppl. Park- Stena Recycling AB 2018/00617 51645 Uppl. Parker -Friskis & svettis IF 2018/00598 51460 Uppl. Park-Fredsbaskarna Halland-Halmstad 2018/00573 51267 Uppl. Politik-Ung Vänster 2018/00575 51316 Uppl. Politiskt parti - Palestinagruppen i Halmstad 2018/00559 51212 Uppl. Serveringsvagn - Lyderik & CO AB 2018/00560 51216 Uppl. Serveringsvagn-Lyderik & CO AB 2018/00579 51330 Uppl. Stora torg evenemang-hallandstrafiken AB 2018/00536 51225 Uppl. Stora torg-rfsu 2018/00568 51261 Uppl. Stora torg-unga med synnedsättning i Väst 2018/00595 51467 Uppl. Tillfällig kiosk TJ 2018/00512 51017 Uppl. Uteservering - Goda Livet i Halmstad/Roots Norre port 2018/00576 51347 Uppl. Uteservering DGS AB 2018/00584 51370 Uppl. Uteservering RA Sweden AB 2018/00535 51200 Uppl. uteservering-halmstad Live AB 2018/00552 51204 Uppl. Uteservering-Kärlekens Pizzeria AB 2018/00557 51207 Uppl. Uteservering-Papas restaurang 2018/00651 51793 Uppl. Valaffischering - Halmstadsmoderaterna 2018/00580 51327 Uppl. Valstuga - Centerpartiet 2018/00569 51257 Uppl. Valstuga-Trygghetspartiet-Halmstad 2018/00604 51602 Uppl.Uteservering Norre Catering AB 164

BD Trafik Lokala Trafikföreskrifter 2018-05-01-2018-05-31 Bilaga 2 Beteckning Rubrik Beslutsdatum 1380 2018:00050 1380 2018:00052 1380 2018:00053 1380 2018:00055 1380 2018:00057 1380 2018:00058 1380 2018:00059 1380 2018:00060 1380 2018:00064 1380 2018:00066 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om hastighet på Tönnersjövägen; 2018-05-02 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om parkering för rörelsehindrade på Helmfeldtsgatan; 2018-05-03 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om påbjuden körriktning på Södra vägen; 2018-05-15 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om förbud att parkera på Frögatan; 2018-05-08 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om ändamålsplats på Laholmsvägen; 2018-05-17 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om parkering på Långgatan; 2018-05-17 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om förbud att parkera på Klittervägen; 2018-05-17 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om parkering för rörelsehindrade på Femkampsvägen vid parkeringsplats Isbjörnen; 2018-05-17 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om ändamålsplats på Köpmansgatan; 2018-05-17 Halmstads kommuns lokala trafikföreskrifter om förbud att parkera på Helmfeldtsgatan; 2018-05-30 Dokument: Bilaga 2 Upprättat: 2018-06-08 1 (1) 165

Anmälningsärende Teknik- och fritidsförvaltningen 2018-05-28 TFN 2018/00020 Ärende TFN 2018/00020 Beslutsinstans: Teknik- och fritidsnämnden Ärendets ursprung: Teknik- och fritidsförvaltningen Anmälningsärende Teknik- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Teknik- och fritidsnämnden beslutar att lägga anmälningarna till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Följande anmäls till sammanträdet 18 juni 2018 1. Medborgarlöfte 2018 - samverkan med polisen Beslut i KS 130 daterat 8 maj 2018 2. Utredningsdirektiv avseende nolltaxa för barn- och ungdomsverksamhet Beslut i KS 133 daterat 8 maj 2018. 3. Anvisningar för ansökan om jämställdhetsmedel Beslut i KS 134 daterat 8 maj 2018 4. Beslut om dataskyddsombud Beslut i KS 141 daterat 8 maj 2018 5. Nämndernas verksamhetsberättelser 2017 Beslut i KF 18 daterat 24 april 2018 6. Bokslut & årsredovisning 2017 Beslut i KF 19 daterat 24 april 2018 7. Kommunrevisorernas revisionsberättelse för år 2017 Beslut i KF 20 daterat 24 april 2018 Halmstads kommun,teknik- och fritidsförvaltningen, Box 246, 301 06 Halmstad Sida 1(1) 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se 167

1 (2) Medborgarlöfte 2018 - Halmstads kommun och lokalpolisområde Halmstad-Laholm. Bakgrund Medborgarlöften är en del av den nya styrmodellen för polisen. Det innebär att den lokala problembilden ska vara utgångspunkten för de mål polisen arbetar med lokalt. Medborgarlöften är en utveckling av de samverkansöverenskommelser som finns sedan tidigare mellan kommun och polis. Det nya är att medborgar- och medarbetarperspektivet i högre utsträckning tas till vara för att göra den lokala problembilden tydligare. När löftena tas fram ska medborgarna lokalt involveras, och löftena ska innehålla det som medborgarna upplever som problem. Det handlar om aktiviteter som polis och kommun tillsammans kommit överens om för att öka tryggheten och minska brottsligheten. Lägesbild Polis, Kriminalvård och Halmstads kommun har i samverkansöverenskommelse bedömt att arbetet med ungdomar i åldern 15-24 (unga och unga vuxna) är ett prioriterat område samt den kategori av kriminella som står för en betydande del av den totala brottsligheten (särskilt brottsaktiva). Trygghet i offentlig miljö är också ett område som prioriterats högt av ovan samverkansparter. Under hösten 2016 genomfördes medborgardialoger och en enkätundersökning i Halmstads kommun. De stärkte uppfattningen om att medborgarna upplever otrygghet i de östra stadsdelarna samt i Halmstads stadskärna. Enkätundersökningen genomfördes igen januari 2018 och visar att dessa områden upplevs som fortsatt otrygga. I dessa områden rör sig en stor del av kommunens ungdomar men även vuxna som bl.a. tar sig till och från affärer, bankomater, restauranger, bibliotek och arbete. Med bil eller via gång och cykelvägar besöks bl.a. centrumkärnan av både invånare från Halmstads stadskärna och invånare utanför Halmstad. Därav är ovan nämnda områden prioriterade även under 2018 i samverkan mellan polisen och kommunen. Det ska betonas att aktuella områden är och ska vara en mötesplats för unga, unga vuxna och vuxna där aktiviteter förenar intressen i alla åldrar. Dessa områden fungerar redan i dag som denna mötesplats och är i väldigt många delar positiva för kommunen och dess invånare. Medborgarlöfte Polis och kommun lovar att tillsammans arbeta för att höja invånarnas upplevda trygghet i de centrala delarna av Andersberg och Vallås samt i Halmstads stadskärna. 170508 Medborgarlöfte 2018 Halmstad kommun - lokalpolisområde Halmstad Loholm 168

2 Detta ska åstadkommas genom bl.a. följande aktiviteter: Trafikkontroller (hastighet-, beteende-, alkohol/drog-kontroller). Mopeder inkluderat. Kontakt och relationsskapande polisverksamhet. Arbeta för att begränsa tillgängligheten av narkotika. Åtgärder i den fysiska trafikmiljön på prioriterade platser. Verka för ökad närvaro av trygga vuxna på kvällar och helger. Trygghetsvandringar på prioriterade platser med efterföljande åtgärder i den fysiska miljön. Halmstad, maj 2018...... Mikael Eliasson Lokalpolisområdeschef Ordförande Halmstad-Laholm Kommunstyrelsen Halmstads kommun 169