I Skellefteå är det mycket enkelt att komma i kontakt med kommunen. Medborgarna får hjälp snabbt och de behöver inga förkunskaper om hur kommunen är organiserad. Hur gör kommunen för att utveckla demokratin och medborgarnas deltagande? Skellefteå kommun satsar på att utveckla dialogen med medborgare på många sätt. Ett exempel är att kommunen i sin strävan att uppfattas som nära, enkel, öppen bjöd in medborgare till dialog utifrån frågeställningen; Hur vill du att Skellefteå ska bli enklare? Andra exempel på områden där en systematisk medborgardialog tillämpats är i framtagandet av tjänstegarantier där fokusgrupper används som metod. Medborgardialog har även använts i utformning av översiktsplanen för centrala staden och i fördjupningen av planen för stadskärnan. I det arbetet användes skylt- och annonskampanjer kopplat till sociala medier som blogg, facebook och twitter. En demokratiberedning har inrättats under kommunfullmäktige. Den har som främsta uppgift att utveckla demokratin och medborgardialogen. Målet med medborgardialogen är att den ska ha en naturlig plats i beslutsprocessen och att den ska ge politiker och tjänstemän ett bättre underlag för att fatta bra beslut. Medborgarna kan också påverka genom att skicka in medborgarförslag. När en medborgare skickar in ett sådant blir denne inbjuden att presentera sitt förslag för kommunfullmäktige/kommunala nämnder. Unga människor är viktiga för Skellefteås utveckling. Visionen för Skellefteå kommuns barnoch ungdomspolitik lyder: Barn och unga deltar i utvecklingen av Skellefteå kommun så att kommunen är en tillväxtkommun, attraktiv att bo och verka i. Inflytandet betonas också i kommunens mål, i de så kallade styrkorten. I ett barn- och ungdomspolitiskt program konkretiseras visionen till ett antal mål som i första hand ställer krav på kommunala verksamheter. Syftet med programmet är att barn och unga lättare ska ges möjlighet att delta i och påverka utvecklingen av samhället. Kommunen är aktiv på olika sätt i arbetet med att främja unga människor. Ungdomsfullmäktige och Förebyggande rådet i Skellefteå (FRIS) är två exempel, men kommunen vill mer än så och uppmanar till ännu mer utveckling. Några konkreta exempel är en fortsatt utveckling av ungdomsfullmäktige och uppbyggnaden av en samlad organisation för barn- och ungdomskultur. Etta antal brukarundersökningar genomförs bland annat på fritidskontoret och socialkontoret där återkoppling sker internt och externt för att få beslutsunderlag till förbättringsåtgärder. Skellefteå kommun är en av cirka 40 kommuner och landsting som deltar i ett nätverk vars arbete syftar till att bidra till ökade kunskaper och utveckla metoder för att förebygga och motverka korruption. Arrangörer för nätverket är SKL och Göteborgs stad. Nätverksarbetet kommer att pågå hela 2012 och möjligen även delar av 2013.
Hur gör kommunen för att utveckla effektiva verksamheter och tjänster med hög kvalitet? Det finns en väg in till kommunen och medborgarna får omedelbar respons där 70 procent av ärendena blir lösta direkt. Återkoppling ska ske snabbt, senast inom tre dagar. Det lovar kommunen. Bakom den till synes enkla idén med kundtjänst pågår flera komplicerade processer. Att flytta handläggning från förvaltning ut till frontlinjen kräver mängder av processanalyser, förhandlingar och kunskapsöverföring. Utförliga checklistor upprättas för att kvalitetssäkra kundkontakter. Tack vare en kundtjänst har verksamhetsutvecklingen fått fart. Kundtjänsten är det självklara fångstnätet för frågor, synpunkter och klagomål, och delar av denna återkoppling processas vidare för att bidra till fortsatt förbättring och effektivisering. Kundtjänst är ett resultat av ett strategiskt styrkortsarbete. Tidigare hade kommunen många mål. Kanske för många. Därför utvecklades styrkortet genom att införa ett fokusområde per perspektiv. Resultatet har blivit färre mål som gör det tydligare och enklare. Kommunens webbplats är en avgörande kugge i den etablerade kommunikationsplattformen. Här finns svar på de flesta frågor, och en växande samling av e-tjänster möjliggör självservice i allt högre grad. Bland annat mobilappen Mitt Skellefteå. Den är kostnadsfri och rymmer både information och tjänster kopplat till bland annat källsortering och öppettider. En interaktiv skolmattjänst möjliggör att elever direkt kan tycka till om maten. Skolmattjänsten hade 5000 besök på webben och 25 000 besök på appen under september 2012. Som komplement till webben använder kommunen facebook, twitter och bloggar för att nå ut i större utsträckning men också för att de sociala medierna ger en helt annan möjlighet att föra en utvecklande dialog med medborgare, företag och föreningar. De sociala medierna, inbyggda i den etablerade kommunikationsplattformen, har visat sig särskilt betydelsefulla vid kriskommunikation. I en ständig strävan för att utveckla sin kvalitet deltar kommunen i ett antal projekt. I SKLs Kvalitet i korthets senaste mätning var resultat bra på alla områden utom förskola och särskilt boende. Måttbandet är ett jämförelseprojekt mellan åtta olika Norrlandskommuner med fokus på att hitta samband mellan kostnad och kvalitet. Kommunen arbetar med att konkretisera serviceutbud och beskriva tjänster i tjänstegarantier. Ett antal fokusgrupper har genomförts och processer kartlagts i syfte att öka kundnyttan och skapa effektiva kvalitetssäkrade arbetssätt. På it-avdelningen har processkartläggningen bland annat resulterat i att ledtiden halverats. Det nya intranätet, eller verksamhetsportalen, utvecklas i SharePoint och där kommer det vid lanseringen i början av 2013 finnas en struktur som stödjer ledningssystem med styrdokument. Skellefteå kommuns värdegrund ska inspirera medarbetare att känna sig som stolta samhällsbyggare med engagemang, professionalitet och framsynthet. Olika insatser har gjorts för att etablera värdegrunden. En utvärdering 2012 visade att arbetet inneburit ökat kundfokus, ökad förståelse för synen på kommunen som helhet och ökad stolthet. Mycket arbete har gjorts i bemötande och kundnöjdheten i olika mätningar har ökat, troligtvis tack vare detta.
Hur gör kommunen för att utveckla en god arbetsmiljö och delaktiga medarbetare? Värdegrundsarbetet finns till för att skapa och lyfta fram en stolthet för det viktiga jobb kommunens medarbetare har. Värdegrunden går att anamma i flera olika sammanhang och är ett viktigt redskap för kommunen. Den återkommande medarbetarundersökningen har bland annat bidragit till att värdegrundsarbetet startades och chefsprogrammet utvecklades. Samverkansavtalet uppmuntrar till delaktighet och tillsammans med den gemensamma värdegrunden ligger det som plattform för kommunens nya arbetsmiljöpolicy. För att få verklig genomslagskraft i arbetsmiljöarbetet säkerställs att medarbetare känner till sin roll och sina skyldigheter i arbetsmiljöarbetet. Kommunen arbetar med mönsterarbetsplatser som är en modell med fem områden: arbetsmiljöarbete, kompetensutveckling, värdegrund, ledarskap och medarbetarskap samt samverkan. Arbetet med mönsterarbetsplatser är en viktig faktor för delaktighet och god arbetsmiljö och syftar till att synliggöra det goda arbete som redan sker på arbetsplatserna. De chefs- och medarbetarutbildningar som erbjuds i dag har fokus på att ge rätt förutsättningar för att känna sig säker i sin roll, känna arbetstillfredsställelse och se ett sammanhang och en helhetsbild av uppdraget - att ge medborgare och kund den service de kan förvänta sig. Metoden för att kartlägga processer innebär bland anat att kvalitetsmål tas fram. Målen följs sedan kontinuerligt upp och visualiseras för medarbetare. Förbättringstavlor finns på flera ställen i kommunen till följd av de processkartläggningar som genomförts. Socialkontoret har tagit fram ett kvalitetsledningssystem som är en viktig framgångsfaktor i fortsatt utvecklingsarbete. Hälsofrämjande medarbetarskap är ett EU-projekt som ger en modell för medarbetarutbildning. I arbetet med öka personalens möjligheter att arbeta heltid och/eller välja annan önskad sysselsättningsgrad har kommunen snart gått igenom alla grupper. Den sista gruppen är personliga assistenter, där en förstudie påbörjats. I samband med arbetsmiljömässan Working Life i Stockholm fick Skellefteå kommuns städavdelning ta emot ett pris för bästa arbetsmiljöidén i Sverige. Olika kreativitetsövningar gjorde att över 300 idéer samlades in och genomfördes. Även räddningstjänsten har tagit emot ett pris Good Practice Awards, ett EU-pris som delas ut av Europeiska arbetsmiljöbyrån vartannat år. Skellefteås räddningstjänst fick priset för en modell för säker hantering av kläder och utrustning efter släckningsuppdrag som utvecklats av ett lokalt skyddsombud. Denna modell ligger nu till grund för hur man bygger om och strukturerar om på brandsstationer runt om i landet och i Europa. Genom projektet Kompetensbron har kommunen tagit fram modell för att arbeta med generationsväxling. Ett ingenjörstraineeprogram för nyexaminerade studenter finns samt ett kontinuerligt samarbete med universitet ör att få rätt kompetens till kommunen. Kommunen
besöker också skolor med elever i tidiga åldrar för att öka engagemanget för bland annat vårdyrket. Hur gör kommunen för att utveckla goda förutsättningar för företag och samhälle? Ge idéerna plats är ett motto för framtiden och en viktig del av innehållet i Skellefteås nya platsvarumärke. Arbetet har engagerat och involverat tusentals Skelleftebor. Bland annat har en medborgardialog genomförts. I Skellefteå vill vi bli ännu bättre på att ge idéerna plats idéer som bygger på människors passioner och drömmar om att leva sina liv fullt ut. För att få fler ungdomar och utlandsfödda i arbete har kommunen idag 16 olika program och 2 projekt. Kommunen utökar hela tiden sin egen verksamhet och stimulerar därmed arbetsmarknaden genom att ta in trainees. Nu sker ytterligare satsningar på drygt 80 traineeplatser. För att öka möjligheten till jobb arbetar kommunen med myndighetssamordning. Syftet är att vid behov påskynda processen så att det blir korta ledtider och möjlighet att sätta in rätt stöd. Det är viktigt att kommunen hela tiden finns tillgänglig och jobbar nära de personer som behöver stöd för att komma in på arbetsmarknaden. Kommunen ordnar praktikplatser och arbetar på olika sätt med att visa att den är en attraktiv arbetsgivare. Dessutom finns sommarlovsentreprenörer och feriearbeten för att ungdomar ska få arbetslivserfarenhet. Kommunen utvecklar hela tiden sätt att analysera orsakerna bakom att medborgare flyttar till, stannar kvar eller flyttar från kommunen. En utredning genomförs nu för att titta på hur kommunen kan bli bättre på integration och ta emot nyinflyttande. Det är ett viktigt underlag för att ta reda på hur vi ska välkomna och behålla personer i Skellefteå kommun. En integrationsstrategi tas fram och samordning sker hela tiden med inflyttarservice för att öka möjligheter för inflyttning. Skellefteå kommun är den femte bästa kommunen att ge bidrag till föreningar enligt färska siffror från Sveriges föreningar. Den energi- och klimatstrategi som infördes i våras följs upp systematiskt varje år. Arbetet med strategin medför olika åtgärder för att minska klimatbelastningen. Projektet Renare stadsluft innebär olika åtgärder för att minska klimatbelastningen. Där blir givetvis kommunen i egenskap av stor arbetsgivare involverad. Koldioxidmålet finns med i miljöprogrammet som går ut vid årsskiftet 2012-13. För att följa upp målet krävs en koldioxidinventering. Vad gäller kemikalieområdet så har kommunen idag tillgång till databasen Chemsoft i syfte att säkra kommunens interna hantering av kemikalier. I översiktsplaneringen analyseras sociala, trafikmässiga, ekonomiska och miljömässiga konsekvenser som underlag för beslut om nya exploateringsområden. Skellefteå kommun har också kommit långt i arbetet med en kommunal policy för hållbart byggande där samtliga dessa aspekter ingår.
Skellefteå kommun Kommunens egenbeskrivning lingsarbete lämnas på www.kvalitetskommun.se före 1 november 2012. Första steget besvara kryssfrågorna. Markera hur långt kommunen kommit i sitt utvecklingsarbete genom att kryssa för siffran 0, 1, 2 eller 3 för var och en av de femtio frågorna. 0. Ej alls genomfört i några tillämpliga avseenden (0 %). 1. Delvis genomfört i tillämpliga avseenden (mindre än 50 %). 2. I hög grad genomfört i tillämpliga avseenden (mer än 50 %). 3. Fullt ut genomfört i alla tillämpliga avseenden (100 %). Andra steget beskriv kommunens utvecklingsarbete. Beskriv i text hur kommunen arbetar för att förbättra demokrati, verksamheter, arbetsmiljö och samhällsbyggande. Kommunens fria text skall vägledas av de frågeställningar som anges i respektive ingress nedan och får totalt vara på högst 12 000 tecken. Det motsvarar fyra A4-sidor och lämpligt kan vara att skriva ca en A4-sida om varje huvudområde. Tänk på att så mycket som möjligt peka på uppnådda resultat. 1. Rapporteras resultat från brukarundersökningar och övriga kvalitativa resultat från verksamheterna till medborgarna? 2. Har medborgarna tillgång till fullmäktiges, styrelsers och nämnders sammanträdestider, föredragningslistor, handlingar och protokoll på kommunens hemsida? 3. Finns öppet forum på kommunens hemsida för att lägga förslag, uttrycka åsikter och bilda opinion i kommunala frågor? 4. Kan medborgarna närvara och ställa frågor på kommunfullmäktige och de kommunala nämndernas sammanträden? 5. Finns det möjligheter för medborgarna att ta del av kommunfullmäktigesammanträden via TV, radio eller Internet? 6. Kan medborgarna delta i processen för budget och årsredovisning, t ex genom hearings? 7. Kan medborgarna delta i den fysiska planeringen, t ex genom hearings, rådslag etc? 8. Finns det en kommunövergripande strategi för att främja ett etiskt förhållningssätt och motverka korruption? Demokrati är en viktig utgångspunkt för att fatta gemensamma beslut inom en kommun. Centrala värden för demokratin är att så många som möjligt av medborgarna är välinformerade i gemensamma frågor och deltar i diskussionen om kommunens verksamhet och utveckling. Hur gör kommunen för att öka medborgarnas engagemang och delaktighet? Hur stimuleras ett ökat deltagande i exempelvis kommunalval och budgetprocess? Hur informeras medborgarna om kommunens verksamheter och resultat? Hur gör kommunen för att få med ungdomar och minoritetsgrupper i framtidsdiskussionen? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört 0 1 2 3 4
Kommunens främsta uppgift är att tillhandahålla tjänster av god kvalitet och att hushålla väl med resurserna. Här tänker vi på ledarskapet och verk samhetsstyrningen och att det finns ett systematiskt kvalitetsarbete. Hur gör kommunen för att stärka värdeskapandet i verksamheterna och ta bort onödiga kostnader? Hur definieras och kontrolleras kvalitetskrav vid upphandling av tjänster? Hur samverkar kommunen över sektorsgränserna? Hur är förmågan till innovation och förnyelse? Är kommunen en lärande organisation med öppna gränser? 9. Anger budget och årsredovisning vilka kvalitetsmål som gällt för verksamheterna och hur väl dessa mål nåtts? 10. Mäter verksamheterna antal prestationer och kostnad per prestation samt rapporterar till kommunledningen? 11. Mäter verksamheterna brukartillfredsställelsen och andra indikatorer på kvalitet samt rapporterar till kommunledningen? 12. Erbjuder kommunen e-tjänster som gör det tillgängligt och enkelt för medborgare och företag att få service direkt via kommunens hemsida? 13. Finns det en samlad strategi och system för det kontinuerliga kvalitets- och förbättringsarbetet i kommunen? 14 Har kommunen ett system för att få in, analysera, besvara och åtgärda klagomål samt rapportera för politikerna? 15. Presenterar kommunen resultat från kommunens egna enheter, så att medborgare/brukare har möjligheter att jämföra kvalitet och resultat? 16. Jämför (benchmarkar) kommunens egna enheter sig externt mot andra utförare som ett led i service- och organisationsutvecklingen? 17. Har kommunen undanröjt enkelt avhjälpta hinder, som gör att personer med funktionsnedsättningar stängs ute eller har svårt att besöka kommunens egna lokaler och allmänna platser? 18. Har kommunen skapat en kultur för att befrämja innovationer och nytänkande i de egna verksamheterna? 19. Har medborgarna möjlighet att välja mellan olika driftformer vid sidan av egen regi, t ex privata och kooperativa utförare? 20. Använder kommunen brukarundersökningar och/eller brukarpaneler, som ett led i service- och organisationsutvecklingen? 21. Bedriver kommunen någon utbildning för medarbetarna i servicekänsla och att bemöta allmänheten? 22. Har kommunen förbättrat sina resultat det senaste året vad gäller produktiviteten (den reala kostnaden per prestation) i de kommunala tjänsterna? 23. Arbetar kommunen med effektivitetsutveckling genom att återkommande mäta resurser (kostnad, tid, etc) i relation till uppnådd kvalitet? 24. Har kommunen förbättrat sina resultat de senaste tre åren vad gäller kvaliteten på de kommunala tjänsterna? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört 0 1 2 3 5
Kommunal verksamhet är personalintensiv. Värdet av kommunens tjänster skapas ofta i den direkta relationen mellan medarbetare och brukare. Hur gör kommunen för att rekrytera och behålla kompetent och välmotiverad personal som kan trivas och utvecklas i sina arbeten? Hur gör kommunen för att skapa bra arbetsmiljö och ta vara på personalen den viktigaste resursen? 25. Genomförs regelbundna medarbetarundersökningar för att förbättra kvaliteten på tjänsterna? 26. Genomförs chefsutvärderingar, som får konsekvenser för chefernas fortsatta förtroende och utveckling? 27. Är medarbetarna informerade om och delaktiga i kommunens kvalitetsmål, kvalitetssystem och kvalitetsarbete? 28. Har kommunen utbildningsprogram för att ge medarbetarna motivation, förutsättningar och kunskaper att agera som kvalitetsförbättrare i jobbet? 29. Tillämpar kommunen principer och/eller kriterier för löneutveckling, som premierar förtjänstfulla insatser för förbättring av effektivitet och kvalitet? 30. Används medarbetarsamtal, med individuella mål och förväntningar, som ett aktivt instrument för service- och organisationsutvecklingen? 31. Har kommunen, som ett led i utvecklingen av kvalitet och effektivitet, vidtagit åtgärder för att öka personalens möjligheter att arbeta heltid och/eller välja annan önskad sysselsättningsgrad? 32. Har kommunen vidtagit åtgärder för att öka rörligheten och främja karriärmöjligheter bland kommunens anställda? 33. Stödjer kommunen friskvårdsinsatser som kommer alla medarbetare till del (t ex träningsmöjligheter på arbetstid, ersättning för träningsavgifter eller liknande)? 34. Finns organiserade former för att tillvarata och stimulera medarbetarnas kreativitet och innovationsförmåga? 35. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att klara problemet med generationsväxling bland personalen och rekrytera ny arbetskraft till kommunen? 36. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att få en jämnare könsfördelning i sådana jobb som är ensidigt dominerade av det ena könet? 37. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att underlätta för medborgare med invandrarbakgrund att få olika typer av arbete i kommunen, inkl chefsjobb? 38. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att stödja och stimulera öppenhet och att olika medarbetare kan komma till tals, även i frågor som är besvärande för kommunledningen? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört 0 1 2 3 6
Grundläggande för kommunens långsiktiga utveckling och människors livskvalitet är näringslivet på orten och den fysiska miljön. Bra offentlig service, god infrastruktur samt öppna kanaler till forskning och företag skapar grogrund för tillväxt och sysselsättning. Hur gör kommunen för att skapa ett bra klimat för innovationer, forskning och företagsutveckling? Hur gör kommunen för att ge människor en god miljö att bo och arbeta i? Hur gör kommunen för att gardera sig mot stora risker för miljö och människor? 39. Har kommunen ett aktivt och återkommande samarbete med företagen och företagens organisationer för att främja näringslivet? 40. Har kommunen vidtagit åtgärder för att få fler ungdomar och utlandsfödda i arbete? 41. Har kommunen beredskap för att avvärja och möta krisartade händelser inom infrastruktur och teknisk service? 42. Ställer kommunen miljökrav vid offentlig upphandling? 43. Arbetar kommunen med systematiska åtgärder för att minska utsläpp av växthusgaser, kemikalier eller andra miljöbelastande ämnen i den egna verksamheten? 44. Har kommunen ett miljöledningssystem för mätning och förbättringar av den fysiska miljön? 45. Analyserar kommunen sociala, trafikmässiga, eko nomiska och miljömässiga konsekvenser vid beslut om nya utbyggnader i kommunen? 46. Har kommunen skapat förutsättningar och drivkrafter för ideella frivilliginsatser inom verksamheterna? 47. Har kommunen skapat förutsättningar och drivkrafter för ett vitalt föreningsliv i kommunen? 48. Har kommunen något samarbetsorgan som träffas regelbundet med representation från kulturföreningar, kulturpersonligheter, fria kulturgrupper, m.m.? 49. Följer och analyserar kommunen orsaker till att medborgare flyttar till, stannar kvar eller flyttar från kommunen? 50. Arbetar kommunen med att motverka social och etnisk segre gation i lokalsamhället, t ex i bostadsområden? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört 0 1 2 3 Utmärkelsen Sveriges KvalitetsKommun kommer att utdelas på GöteborgsOperan den 19 november 2013. 7