Reviderat genomförandebeslut gällande nytt standardiserat fastighetssystem projekt VERA

Relevanta dokument
Försäljning av Hamnvakten 7 genom bolagsförsäljning

Förslag till beslut om omvandling av Långbrobergs trygghetsboende i kv. Svalrocken 17 i Älvsjö till seniorboende

Bilaga 1 Underlag för inriktningsbeslut - projekt VERA

Förslag till inriktningsbeslut avseende ombyggnad av Kista vård- och omsorgsboende

Förslag till genomförandebeslut avseende ombyggnad av del av kv. Tunet 1 till vård- och omsorgsboende

Rapport avseende genomförd internrevision år 2016

Genomförandebeslut avseende renovering av Vintertullens äldreboende, kv. Hamnvakten 7

Förslag till genomförandebeslut avseende ombyggnad av del av kv. Filen 4 till vård- och omsorgsboende samt LSS boende

Genomförandebeslut avseende renovering av Vintertullens äldreboende, kv. Hamnvakten 7

Reviderat genomförandebeslut för underhållsarbeten m.m. inom Kv Mjödet 2, Tallkrogen

Stockholms Stadshus AB Stadsledningskontoret. Handläggare. Stockholms Stadshus AB Kommunstyrelsen. Oscar Lavelid Telefon:

Genomförandebeslut gällande AB Familjebostäders nyproduktion av bostäder i kv. Säterhöjden i Rågsved

Lägesrapport om lokaluthyrning och vakansgrad november 2013

Genomförandebeslut Micasa Fastigheter avseende renovering av Vintertullens äldreboende, kv. Hamnvakten 7

Projekt Stockholmshusen genomförandebeslut upphandling

Inriktningsbeslut gällande AB Svenska Bostäders nyproduktion av bostäder inom del av fastigheterna Familjen 1 och Årsta 1:1 i Östberga

Upprustning av Stockholms stadsbibliotek, fastigheten Spelbomskan 16, ombyggnad, renovering och utveckling. Reviderat inriktningsbeslut. Lägesrapport.

Publika toaletter och andra nyttigheter. Reviderat genomförandebeslut

Upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem

Standardiserade arbetssätt med tekniskt systemstöd för ärende- och dokumenthantering edok Svar på remiss från kommunstyrelsen

Fusion av dotterbolagen Fastighets AB Pendlaren 1 och Hemmahamnen Bostad AB med moderbolaget AB Familjebostäder

Inriktningsbeslut gällande AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder i Stadshagen

Modernisering av sociala system

Bostäder inom Racketen 11 i Alvik. Reviderat genomförandebeslut.

Införande av elektroniskt upphandlingsstöd i Stockholms stad

Reviderat genomförandebeslut kapacitetsökning med ny- och ombyggnad, Bäckahagens skola, kv. Krysstaket 7, Bandhagen

Förvärv av bolag (Asignalen S5 AB och Asignalen Ä5 AB) och fastigheter i Fredhäll och Södermalm

Micasa Fastigheter i Stockholm AB:s renovering av Vintertullens äldreboende, kv. Hamnvakten 7 Genomförandebeslut

Genomförandebeslut gällande AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder inom kv. Golvläggaren och kv. Syllen, i Årstadal

Genomförandebeslut gällande AB Familjebostäders nyproduktion av bostäder i kv. Kabelverket 17, Älvsjö

Blackebergs vård- och omsorgsboende ersätts med ett ombyggt vård- och omsorgsboende inom en del av Tranebergs servicehus (A-huset) Inriktningsärende

Nytt it-program för Stockholms stad

Inriktningsbeslut för Stockholms Stads Parkerings AB avseende nytt parkeringsgarage i Hjorthagen

Förfrågningsunderlag avseende upphandling av systemdrift, systemförvaltning och Service Desk

Redovisning av upphandling av bemannings-tjänster

Betänkande Moderna hyreslagar (SOU 2009:35)

Markanvisning för parkering inom fastigheten Västberga 1:1 i Solberga till AB Stockholmshem

Central entreprenadupphandling av vård- och omsorgsboenden 2018

Förlängning av temporärt avtal avseende liggande persontransporter

Bostäder m.m. inom fastigheterna Djursätra 1, Djursätra 2 samt del av Sätra 2:1 i Sätra. Reviderat genomförandebeslut

Stadsledningskontorets och koncernledningens förslag till beslut

Årsbokslut 2016 och årsredovisning för koncernen Stockholms Stadshus AB

Upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem

Kvalitetssäkring av tolkningen i stadens verksamheter

Lars-Erik Backman Peter Lundberg 1-10 Marcus Hartmann Hanna Gerdes. Lawesson, Therese Kjellgren, Karin Jacobsson, Yasmine Carlsson

Genomförandebeslut ombyggnad av Lugnets skola, Hus A i kv. Innanhavet 2, Södermalm

Genomförandebeslut gällande AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder inom kv. Töfsingdalen i Norra Djurgårdsstaden

Inriktningsbeslut gällande AB Familjebostäders nyproduktion av bostäder m.m. i kv. Kristinebergs slott 10, Kungsholmen

Del av fastigheten Hammarbyhöjden 1:1 i Björkhagen. Reviderat genomförandebeslut.

Ramavtal för drift och underhåll av hissar, rulltrappor, rörliga broar, brofogar och lagerpallar. Upphandling

Information om tidplanen för Roslagsbanans kapacitetsförstärkning

Inriktningsbeslut gällande AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder i Rustmästaren 2 m fl. Bergholmsbacken, i stadsdelen Bagarmossen

Förslag till beslut. Krister Schultz Förvaltningschef. Ann-Charlotte Bergqvist Avdelningschef. Exploateringskontoret Administrativa avdelningen

AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder i kv. Hornslandet (tidigare kv. N15) i DP Norra 2 i Norra Djurgårdsstaden. Genomförandebeslut

Införandet av Skolplattform Stockholm

1/5. Ekonomistyrningsverket

Genomförandebeslut gällande AB Familjebostäders nyproduktion av bostäder i kv. Drevvikshöjden, Farsta

Försäljning av del av Flugsvampen 1 Strängnäs Bostads AB

Ny förskola i kvarteret Spinnakern, Gröndal

Upphandling av nytt lånecykelsystem. Svar på skrivelse från Cecilia Brinck m.fl. (M), Patrik Silverudd (L) och Mikael Valier (KD)

Genomförandebeslut, AB Svenska Bostäder gällande nyproduktion av bostäder, kv. Björnlandet, Norra Djurgårdsstaden

Överföring av dagvattenanläggningar och VAhuvudmannaskap (vatten och avlopp) till Stockholm Vatten VA AB

Förvärv av nybildade aktiebolag inom koncernen SGA Fastigheter AB

Inriktningsbeslut gällande AB Svenska Bostäders nyproduktion av bostäder i kv. Primus, Lilla Essingen

AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder i kv. Hornslandet (tidigare kv. N15) i DP Norra 2 i Norra Djurgårdsstaden. Genomförandebeslut

Försäljning av tomträtten Hamnvakten 7 på Södermalm

Inriktningsbeslut gällande AB Svenska Bostäders nyproduktion av bostäder och garage i Dalen 21, Gamla Enskede

Förskolan Grågåsen Genomförandebeslut

Genomförandebeslut ombyggnad av hus A och B i kv. Skolörten 1, Hässelby Villastads skola, Hässelby- Vällingby

Markanvisning för bostäder inom del av fastigheten Farsta 2:1 i Fagersjö till AB Familjebostäder

Inriktningsbeslut gällande AB Stockholmshems nyproduktion av bostäder i Mariehäll 1:10

Tilldelningsbeslut ekonomisystem

STYRELSEPROTOKOLL nr 6/2017

Förslag till genomförandebeslut om uppförande av kök, matsal och undervisningslokaler i Örbyskolan

Exploateringskontoret Avdelningen för Projektutveckling. Handläggare Lukas Kvarfordt Förslag till beslut. Håkan Falk Förvaltningschef

Försäljning av skolor - Strängnäs Fastighets AB

Markanvisning för bostäder inom fastigheten Åkeshov 1:1 i Bromma till Småa AB

Införande av elektroniskt upphandlingsstöd i Stockholms stad remiss från kommunstyrelsen (dnr /2010)

Anskaffning av ParaGå System för mobilt IT-stöd inom stadens äldreomsorg och omsorgen om funktionshindrade

Inriktningsbeslut gällande AB Svenska Bostäders ombyggnad till studentbostäder i kvarteret Vallgossen 14 inom Kungsholmen

Reinvesteringsprogram för mindre åtgärder avseende broar, tunnlar och övriga konstbyggnader Genomförandebeslut

Föreskrifter och allmänna råd om systematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänsten

Slutredovisning gällande AB Familjebostäders underhållsarbeten inom Kv.Mjödet 2, Hägervägen Tallkrogen

Utlåtande 2016:99 RI+IV (Dnr /2016)

Etapp två av Grönare Stockholm. Inriktningsbeslut

Upphandling av enstaka platser i särskilda boendeformer för personer 65 år och äldre i form av profilboende

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV MUST CARRY FIBER-TV

Föredragande borgarrådet Karin Wanngård anför följande.

DOM Meddelad i Malmö

Nytt leasingsystem. Förslag till beslut

Inriktningsbeslut gällande SISAB:s ny- och ombyggnad av Sveaplans grundskola inom Norrmalms stadsdelsnämndsområde

Program för tillgänglighet och delaktighet för personer med funktionsnedsättning Svar på remiss från kommunstyrelsen.

Genomförandebeslut gällande AB Familjebostäders nyproduktion av bostäder i Kv Fäboden, Rågsved

Dnr 2011/664 Återupphandling och konkurrensutsättning av verksamheter inom äldreomsorgen Almen, Björken, Eken

Exploateringskontoret Avdelningen för Projektutveckling. Handläggare Karl Gylje Förslag till beslut. Krister Schultz Förvaltningschef

Inhyrningsmedgivande för lokaler på Hornsgatan 124

Strategi för Stockholm som smart och uppkopplad stad Remiss från kommunstyrelsen

Förnyat genomförande- och anskaffningsbeslut avseende enskild upphandling inom Projekt SL Lås

Hotell vid Skanstull och sponsorsavtal för gångtunnel. Reviderat genomförandebeslut

1. Trafik- och renhållningsnämnden och exploateringsnämnden godkänner och åberopar tjänsteutlåtandet som svar på remissen.

Transkript:

Tjänsteutlåtande Styrelsen 2017 10 26 Ärende 8 Dnr 2017 0244 Sid. 1 (6) 2017-10-04 Handläggare: Gunnar Kempe Telefon: 08-508 361 11 Till Styrelsen för Micasa Fastigheter Reviderat genomförandebeslut gällande nytt standardiserat fastighetssystem projekt VERA Styrelsens förslag till beslut Styrelsen beslutar följande. 1. Styrelsen godkänner reviderat genomförandebeslut avseende implementering av ett nytt fastighetssystem (Projekt VERA) till en kostnad om ca 12,5 miljoner kronor (exkl.moms) för Micasa Fastigheters del. 2. VD ges i uppdrag att genomföra implementeringen och teckna erforderliga avtal. Maria Mannerholm VD Sammanfattning Idag har Stockholms stads bostadsbolag ett gemensamt fastighetssystem, FASAD, som för att uppfylla kraven som ställs på ett modernt fastighetssystem kräver omfattande systemutveckling och stora investeringar. Micasa Fastigheter i Stockholm AB Nordkapsgatan 3 Box 1298 164 29 Kista Tfn: 08 508 360 00 Fax: [Fax] www.micasa.se Plusgiro: 134 64 63-1 Bankgiro: 5690-3875 Org nr: 556581-7870 VAT nr: SE556581787001 Moms/regnr: 01-556581-7870 Micasa Fastigheter en del av Stockholms stad

Arbetet mot ett modernt, funktionellt och användarvänligt fastighetssystem har startat och samtliga bolagsstyrelser samt koncernstyrelsen har fattat genomförandebeslut för projektet Vera. Micasa Fastigheter har tillsammans med AB Svenska bostäder, AB Stockholmshem och AB Familjebostäder upphandlat ett nytt standardiserat fastighetssystem. Den vinnande leverantören av det nya gemensamma fastighetssystemet blev Fast2. Arbetet med att införa systemet är uppdelat i flera faser för att säkerställa en hög kvalitet på levererade produkter. Under detta arbete har bolagen identifierat funktioner som inte ingick i upphandlingsunderlagen men som är nödvändiga att utveckla. Det viktigaste utvecklingsarbetet avser att integrera hanteringen av hyresfaktureringen med Agresso. Att flytta gränssnittet från att fastighetssystemet levererar betalningsfiler till Agresso till full integrering är en helt ny funktionalitet, vilket medför merarbeten som inte var beskrivet i förfrågningsunderlaget. Arbetet med att utveckla funktionen bedöms till ca 12 månader, ca 10 000 timmar och att genomförandet av projektet förlängs med motsvarande tid. I samband med införande av ett beställningssystem i Agresso har bolagen också undersökt möjligheten att integrera detta i Fast2 för att slippa dubbelarbeten och minska felkällor. Utvecklingsarbetet och den längre tiden för projektet medför ökade kostnader. Den beslutade projektbudgeten om 85 mnkr har ökat till 125 miljoner kronor exkl. moms. Denna kostnad fördelas mellan bolagen där Micasa Fastigheters del är 10 procent vilket ger en total kostnad för Vera om 12,5 miljoner kronor. Bakgrund Stockholm stads fyra kommunala bostadsbolag Micasa Fastigheter, Familjebostäder, Stockholmshem och Svenska Bostäder använder idag systemet FASAD som sitt centrala verksamhetssystem. Systemet är ursprungligen utvecklat av och för Familjebostäder. Övriga bolag har migrerat till systemet. Fel! Hittar inte referenskälla. 2 (6)

FASAD är inne i en fas då det krävs omfattande systemutveckling och stora investeringar för att uppfylla kraven som ställs på ett modernt fastighetssystem. De fyra bolagen har utrett förutsättningarna för att gå över till ett gemensamt, enhetligt och kommersiellt upphandlat verksamhetssystem. Utredningen visade att det fanns många fördelar med ett gemensamt standardsystem för bolagen. Styrelsen för Micasa Fastigheter tog genomförandebeslut om att införa ett nytt standardiserat fastighetssystem projekt VERA den 9 september 2014. Övriga bolag har fattat samma beslut i sina respektive styrelser och koncernstyrelsen fattade beslut den 20 oktober 2014. Ärendet Efter genomförandebeslutet har upphandling av ett gemensamt fastighetssystem genomförts. Arbetet med förfrågningsunderlaget blev mer omfattande än den ursprungliga planeringen. Upphandlingen blev överprövad av en av anbudsgivarna. Beslutet i Förvaltningsrätten var till bolagens fördel och Kammarrätten avslog prövningstillstånd vilket innebar att upphandlingen av Fast2 kunde avslutas med ca 6 månaders fördröjning. En av riskerna som var upptaget i genomförandebeslutet var införande av Sune, det nya ekonomisystemet för staden. Risken som identifierades då var att införandet av ett nytt ekonomisystem skulle kollidera tids- och funktionsmässigt med införandet av bolagens nya fastighetssystem. Projekt Sune hade företräde vilket skulle medföra en senareläggning av projekt Vera och då även en förlängning av driften av det befintliga fastighetssystemet FASAD. Under det fortsatta arbetet har identifierats funktioner som inte ingick i upphandlingsunderlagen, men som är nödvändiga att utveckla. Det viktigaste utvecklingsarbetet avser att integrera hanteringen av hyresfaktureringen med Agresso. Under arbetet att ta fram processbeskrivningar och arbetsflöden samt att sätta upp en gemensam bas för fastighetssystemet blev det uppenbart hur komplex en full integrering av hyresfaktureringen mellan Agresso (Sune) och Fast2(Vera) var. För att vara helt säkra på om en full integrering skulle vara möjligt genomfördes en utredning av projekt Vera i samarbete med projekt Sune. Resultatet av denna utredning visade att Fel! Hittar inte referenskälla. 3 (6)

det var möjligt med en utveckling av båda systemen. Arbetet att ta fram nödvändiga funktioner och processer bedömdes till ca 10 000 timmar. Ytterligare en tillkommande funktion har kommit upp under arbetet med införandet av Fast2. Det gäller om det går att integrera beställningsfunktionen med Agresso. Den förstudie som har gjorts visar att integrationen är möjlig och att det finns stora fördelar med att genomföra den. Ytterligare en risk som Vera-projektet måste förhålla sig till är GSIT2. Båda projekten kommer behöva resurser från bolagens ITorganisationer. Det är sannolikt att införandet av GSIT2 och införande av Fast2 kommer infalla under samma period och kan medföra justeringar av utrullningen för bolaget men inte hela projekttiden. Se tidplanen här under. GSIT2 Den slutkostnadsprognos som nu tagits fram visar på en projektkostnad om 125 mnkr. De stora posterna för ökningen härrör sig till integreringen av Agresso, faktureringsrutinerna, med ca 19 mnkr, verksamhetsanpassning 5 mnkr, konsultkostnader för ökad projekttid med ca 8,5 mnkr och servrar och testsystem 3,5 mnkr. Delar Fel! Hittar inte referenskälla. 4 (6)

av dessa ökade kostnader var tidigare planerat att belasta varje bolag för sig men ingår nu i Veraprojektet. Den upphandlingsmodell som används är att en ram är upphandlad där de olika skedena skall beställas var för sig. Det som nu återstår att beställa är integreringen av Agresso och utrullningen av bolagen. De återstående skedena kommer att beställas med ett målpris vilket minskar riskerna för att projektet skall få ytterligare kostnadsökningar. Ekonomi En penganalys där avskrivningstiden är satt till 12 år ger en årlig kostnad för projektet på ca 25 mnkr och en nytta på ca 26 mnkr. Den årliga förvaltningskostnaden för Fasad är ca 25 mnkr, där kostnader för att göra nödvändiga strukturella förändringar (bl.a. full integrering mot Agresso) i system ej har beaktats. 30 000 VERA, totalt alla bolag 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 Nytta Kostnad Svårvärderad nytta Indirekt nytta Direkt nytta I stapel för kostnad igår inte räntekostnaderna Ärendets beredning Ärendet har beretts av Micasa Fastigheter i Stockholm AB i samråd med AB Familjebostäder, AB Stockholmshem och AB Svenska Bostäder. Fel! Hittar inte referenskälla. 5 (6)

Micasa Fastigheters förslag Micasa Fastigheter föreslår i detta ärende att styrelsen godkänner förslag till reviderat genomförandebeslut avseende implementering av ett nytt fastighetssystem (Projekt VERA) till en kostnad om ca 12,5 miljoner kronor (ex moms) för Micasa Fastigheters del av den totala anskaffningskostnaden om 125 miljoner kronor. VD ges i uppdrag att genomföra implementeringen och att teckna erforderliga avtal. Bilagor 1. Genomförandebeslut (Insyn: Styrelsebeslut i Micasa 2014-09-09) Fel! Hittar inte referenskälla. 6 (6)