Kallelse till Finans- och ledningsutskottet 2019-03-12 Kl. 08:30 Domsalen, Rådhuset
KALLELSE Datum 2019-03-12 Sida 2(3) Finans- och ledningsutskottet Ledamöter Ersättare Bosse Svensson, C, ordförande Pär Jönsson, M Magnus Rönnerfjäll, C AnnSofie Andersson, S, vice ordförande Niklas Daoson, S Pär Löfstrand, L Stig Andersson, KD Lise Hjemgaard Svensson, M Maria Nerpin, S Lotta Blomberg, V
KALLELSE Sida 3(3) Datum 2019-03-12 Ärende Föredragande Tid 1. Uppdrag - översyn av ägarstyrning Dnr 00169-2019 2. Riktlinje för Prioritetsordning av investeringar Dnr 00156-2019 3. Planeringsförutsättningar mål- och budget 2020 med plan 2021-2022 Dnr 00118-2019 Unto Järvirova Ekonomidirektör Maria Hagnestad Verksamhetscontroller Christina Westman Budgetchef 08.30 08.35 08.35 08.50 08.50 09.20 4. Finansrapporter 2019 Dnr 00008-2019 Ante Strängby Finanschef 09.30 09.40 5. Överläggnings - och informationsärenden - finans och ledningsutskottet Dnr 00021-2019 - Placeringsstrategi förvaltade stiftelser - Återrapportering av utredning av förutsättningar för återetablering av försvarsverksamhet i Östersunds kommun - Utvärdering av IOP Hej Främling! - Planer/projektering för SäBo på Solliden - Beskrivning av ägande och process för organisationen för lokaler och anläggningar Ante Strängby Lars- Åke Wassö Annika Hermansson Lars Liljedahl Anders Wennerberg 09.40 09.50 09.50 10.05 10.05 10.20 10.20 10.35 10.35 Bosse Svensson Ordförande Sofie Pedersen Nämndsekreterare
2019-01-08 Dnr Ägarstyrning Principiellt viktiga beslut Enligt 10 kap 3 kommunallagen (KL) ska fullmäktige ta ställning i följande frågor; besluta om viss verksamhet ska bedrivas i företagsform fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten välja styrelse och minst en lekmannarevisor samt ersättare ta ställning i principiellt viktiga frågor eller annat som är av större vikt innan bolagen fattar beslut. Ska anges i bolagsordningen. Exempel på ärenden som kan vara principiellt viktiga är: 1. Större investeringar som väsentligt påverkar ägarens ekonomi och /eller medför risk för ägaren i sådan grad att uppställda ägardirektiv ej kan uppnås (med större investeringar avses inte reinvesteringar eller andra investeringar som erfordras för att hålla nuvarande fastighetsbestånd eller anläggningar intakta) 2. Principiella taxekonstruktioner och andra normbeslut 3. Antagande eller ändring av bolagsordning 4. Ändring av aktiekapital 5. Planer som gäller ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet (bolagets syfte) 6. Kapitaltillskott till företag 7. Grunderna för ekonomiska förmåner för styrelseledamöter, revisorer och ersättare i företagen. 8. Ansvarsfrihet för styrelseledamot och verkställande direktör 9. Förvärv av företag och bildande av dotterföretag eller annat väsentligt företagsengagemang om förvärvet medför väsentligt ökad riskbild 10. Förvärv av aktier eller andelar i andra bolag eller föreningar av strategisk betydelse för verksamheten om förvärvet medför väsentligt ökad riskbild 11. Frivillig likvidation av företag 12. Försäljning av företag.
Information till fullmäktige och kommunstyrelse Bolagen ska hålla koncernbolaget och kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. Det gäller således en långtgående skyldighet för bolagen att informera ägaren löpande. De kommunala bolagen ska rapportera verksamhet och ekonomiutveckling samordnat med kommunens övergripande ekonomistyrning. Uppdrag Hur organiserar ägaren moderbolaget Östersunds Rådhus AB så att ägardialogen definieras och säkerställs innan principiellt viktiga beslut tas av bolagens styrelser. Östersund 2019-01-08 Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova VD Östersunds Rådhus AB Sida 2 av 3
Sida 3 av 3
Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-02-27 Diarienummer KS Sida 1(1) Förslag till beslut - Riktlinje prioritetsordning investeringar Sammanfattning av ärendet Investeringsbehovet i Östersunds kommun har historiskt sett varit större än utrymmet vilket föranlett ett behov av prioritering. Den prioritetsordning som tidigare varit aktuell är inte att se som effektiv ur ett kommungemensamt perspektiv. Ett behov finns därmed av att fastställa en riktlinje för prioriteringsordning av investeringar. Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Finans och ledningsutskottet fastställer Riktlinjen för prioritetsordning av investeringar. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningen tjänsteskrivelse, 2019-02-27 Riktlinje för prioritetsordning av investeringar Bakgrund Investeringsbehovet i Östersunds kommun har historiskt sett varit större än utrymmet vilket föranlett ett behov av prioritering. Den prioritetsordning som tidigare varit aktuell har utgått från att behov föranledda av lagkrav i första hand har blivit beviljade. Förvaltningarna har därefter rangordnat sina övriga behov utifrån skalan 1 och nedåt och beviljade medel har utgått till de högst prioriterade per förvaltning. Det har inneburit att prioriteringen inte alltid varit effektiv ur ett kommungemensamt perspektiv. Ett behov finns därmed av att fastställa en riktlinje för prioriteringsordning av investeringar. Beslutet skickas till Unto Järvirova, kommunledningsförvaltningen Christina Westman, kommunledningsförvaltningen Maria Hagnestad, kommunledningsförvaltningen Underskrifter Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör
Program Strategi Policy Riktlinje Prioriteringsordning investeringar
S i d a 2 Dokumentnamn: Prioriteringsordning investeringar Berörd verksamhet: Alla nämnder och förvaltningar Fastställd av: Finans- och ledningsutskottet Dokumentansvarig: Område styrning Gäller från: 2019-03-12 1. Inledning Investeringsbehovet i Östersunds kommun har historiskt sett varit större än utrymmet vilket föranlett ett behov av prioritering. Den prioritetsordning som tidigare varit aktuell har utgått från att behov föranledda av lagkrav i första hand har blivit beviljade. Förvaltningarna har därefter rangordnat sina övriga behov utifrån skalan 1 och nedåt och beviljade medel har utgått till de högst prioriterade per förvaltning. Det har inneburit att prioriteringen inte alltid varit effektiv ur ett kommungemensamt perspektiv. Ett behov finns därmed av att fastställa en riktlinje för prioriteringsordning av investeringar. 2. Syfte Säkerställa att de investeringsmedel som beviljas är värderade och prioriterade utifrån ett kommungemensamt intresse och perspektiv. 3. Avgränsningar/förtydliganden Fastställd prioriteringsordning ska kunna användas oavsett i riktlinjen angiven klassificering eller finansiering. 4. Investeringar En investering ersätter tidigare kapital eller tillför nytt kapital. En investering kan innehålla både en reinvestering och en nyinvestering och de ska då särskiljas. Viktigt är att i motiveringen av investeringen tydligt ange att delarna hör samman så investeringen behandlas som en helhet. Klassificering av Investeringar En prioriteringsordning medför behov av klassificering på behoven. Det är det huvudsakliga syftet med investeringen som avgör vilken klassificering investeringen ska tillhöra. Klassificeringarna är: * Investering på grund av ny lag eller ny tolkning av befintlig lag * Påbörjade investeringar * Risk för liv och hälsa * Fastigheter/anläggningar * Övriga investeringar Granskning För att säkerställa investeringens relevans till klassificeringen granskas inlämnade behov kopplade till punkt 4.1 4.3. I de fall relevans till investeringsformen inte kan säkerställas äger granskaren rätt att avvisa hänvisningen till investeringsformen. Behovet får därefter fördelas till annan lämplig klassificering av den förvaltning som rapporterat in behovet.
S i d a 3 Om investeringen innehåller olika typer av investeringar måste varje del identifieras och klassificeras var för sig. Det måste också klart framgå under rubriken motivering att de olika delarna hör samman för att säkerställa att de behandlas i sin helhet. 4.1. Investering på grund av ny lagstiftning eller ny tolkning av befintlig lagstiftning Definition: Behov som grundar sig på ny lagstiftning eller ny tolkning av befintlig lagstiftning och som förändrar verksamhetens förutsättningar på sådant sätt att det uppstår ett investeringsbehov. Granskning: För att säkerställa relevans mellan behov och lagstiftning granskas alla äskningar av kommunjurist. Område styrning har rätt att lyfta frågan om behovet går att ta inom befintlig ram och den som rapporterat behovet har skyldighet att motivera varför investeringsmedel ska tillskjutas. Prioritet inom klassificeringsområdet: Investering som krävs för att kommunen ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter och där kostnad är att se som relevant bör beviljas. Hänsyn ska tas till investering enligt plan så den totala investeringen är möjlig att genomföra. Prioritet: Högsta prioritet. 4.2 Påbörjade investeringar Definition: Investering som tidigare beviljats finansiering enligt plan där projektet är igångsatt. Nyttjade projekteringsmedel är att se som påbörjad investering. Ombudgeterade investeringsmedel är likaledes att se som påbörjad investering då ombudgetering endast sker i de fall investeringen är igångsatt. Granskning: Område styrning säkerställer att investeringen är påbörjad. Prioritet inom klassificeringsområdet: Påbörjade projekt ska fullföljas om det inte finns särskild anledning att avsluta projektet. Om det totala behovet av investeringar är större än investeringsutrymmet ska frågan ställas om det går att skjuta på den påbörjade investeringen. Hänsyn ska tas till investering enligt plan så den totala investeringen är möjlig att genomföra. Prioritet: Prioriteras efter punkt 4.1 4.3 Risk för liv och hälsa Definition: Behov som grundar sig på fara för medborgarnas liv och hälsa där risken förändrar verksamhetens förutsättningar på sådant sätt att det uppstår ett investeringsbehov. Risken ska vara av så allvarlig art att hela eller större delen av kommunens medborgare riskerar fara för liv eller hälsa. Hit räknas inte interna arbetsmiljöinvesteringar eller behov som övergångsställen eller liknande projekt.
S i d a 4 Granskning: Område styrning ansvarar för att granska alla äskningar inom denna klassificering och att säkerställa relevans mellan angiven risk och den allvarliga art som definitionen anger. Område styrning har rätt att lyfta frågan om behovet skulle gå att ta inom befintlig ram och den som rapporterat behovet har skyldighet att motivera varför investeringsmedel ska tillskjutas. Prioritet inom klassificeringsområdet: Reinvesteringar och lönsamma investeringar ska prioriteras före nyinvesteringar om inte särskilda skäl föreligger. Hänsyn ska tas till investering enligt plan så den totala investeringen är möjlig att genomföra. Prioritet: Prioriteras efter punkt 4.1-4.2 4.4 Fastighet/anläggning Granskning: Lokal- och anläggningsgruppen ansvarar för analys av kommunens totala innehav av fastigheter och anläggningar. De behov som av denna grupp lämnas över till budgetprocessen ska vara färdigprioriterade inom sin klassificering. Prioritet inom klassificeringsområdet: Behov utifrån lagstadgad verksamhet samt demografi ska prioriteras före ej lagstadgad verksamhet. Vad gäller lagstadgad verksamhet är det viktigt att särskilja vad som är lagstadgat att utföra och vad som är egen ambitionsnivå. Hänsyn ska tas till investering enligt plan så den totala investeringen är möjlig att genomföra under perioden. Reinvesteringar och lönsamma investeringar prioriteras före nyinvesteringar om inte särskilda skäl föreligger. Prioritet: Prioriteras efter punkt 4.1-4.3. 4.5 Övriga Definition: Investeringar utöver tidigare beskrivna klassificeringar. Granskning: - Prioritet inom klassificeringsområdet: En gemensam bedömning utifrån medborgarnyttan av investeringen ska göras. Behov utifrån lagstadgad verksamhet samt demografi ska prioriteras före ej lagstadgad verksamhet. Vad gäller lagstadgad verksamhet är det viktigt att särskilja vad som är lagstadgat att utföra och vad som är ambitionsnivå. Hänsyn måste tas till investering enligt plan så den totala investeringen är möjlig att genomföra. Reinvesteringar och lönsamma investeringar prioriteras före nyinvesteringar om inte särskilda skäl föreligger. Prioritet: Prioriteras efter punkt 4.1-4.3.
S i d a 5 5. Beslutsordning Varje enskild förvaltning sammanställer sina beräknade investeringsbehov och gör en förvaltningsintern rangordning per klassificering. Bruttolistan hanteras av kommunledningsgruppen som ansvarar för att göra en kommungemensam prioriteringsordning inom varje enskild klassificering. Kommunledningsgruppens lista lämnas över till en politisk arbetsgrupp som utifrån prioriteringsordningen inom de olika klassificeringarna som tar fram ett slutligt förslag på investeringsbudget inom det i planeringsförutsättningarna angivna investeringsutrymmet. 6. Påverkansfaktorer vid prioritering av investeringar 6.1 Politiska prioriteringar i planeringsdirektivet Övergripande, oavsett klassificering, är att hänsyn vid prioritering ska tas till angiven politisk viljeinriktning under rubriken Investeringar i beslutade planeringsförutsättningar. Detta kan medföra att vissa avsteg behöver göras från den prioritetsordning som anges i denna riktlinje. 6.2 Upprätthålla befintlig lagstiftning Om investering krävs för att upprätthålla befintlig lagstiftning utifrån att verksamheten har förändrats ska stor hänsyn tas till detta. (Upprätthålla befintlig lagstiftning enligt denna punkt är inte att sammanblanda med punkt 4.1 som säger att investering kan prioriteras utifrån ny lagstiftning eller ny tolkning av befintlig lagstiftning). 6.3 Lönsamma I denna riktlinje avses lönsam investering de fall där investeringen inom en bestämd tidsperiod ger ett inbetalningsöverskott i kronor. De av område styrning angivna mallar för Lönsamma kalkyler ska användas i alla fall där investeringen anges som lönsam. Detta för att säkerställa en möjlighet till jämförelse mellan olika objekt under samma villkor. Om område styrning godkänt investeringen som lönsam, ska investeringen prioriteras högt. Prioritetsordning mellan olika investeringar där lönsamhet är påvisad sker utefter antal beräknade år innan investeringen kan ses som lönsam. Ju färre år till dess att lönsamhet inträder desto högre prioritet får investeringen. Lönsam investering ska för investeringen ansvarig förvaltning följas upp utifrån inlämnad och granskad kalkyl per bokslutsdatum och rapporteras till område styrning. 6.4 Alternativa kostnader En alternativkostnad är en kostnad som uppstår om investering uteblir och kan till exempel vara skadestånd, nedmontering, alternativa lösningar. I de fall de totala investeringsbehoven är större än investeringsutrymmet ska alternativa kostnader föranleda en diskussion om det finns en vilja att låta alternativkostnaden ersätta en investering eller inte för att skapa utrymme. Område styrning har rätt att lyfta frågan om alternativkostnad är relevant och den som rapporterat in behovet äger skyldighet att motivera kostnaden. Om den alternativa kostnaden är högre än investeringen är investeringen att se som lönsam och behandlas som sådan.
S i d a 6 6.5 Ökade driftkostnader /kapitalkostnader Investeringar kan i vissa fall innebära ökade driftkostnader och vid prioritering måste detta beaktas så utrymme för detta finns i driftbudget. Vid lönsamma investeringar ska ökade driftkostnader finansieras inom nämndernas befintliga ramar. Ökade driftkostnader för investeringar som grundar sig på demografiska behov ersätts via demografiersättning. Demografisk ersättning beräknas årligen utifrån befolkningsprognos och läggs på befintlig ram. Uppräkningen motsvarar ersättning för ökade kostnader vad gäller: -personal -övriga kostnader Driftkostnader omfattar även kapitalkostnader i form av internränta och avskrivningar. För nämnder med egen investeringsbudget ingår kapitalkostnad för dessa investeringar i befintlig ram. I ramen är kapitalkostnaden preliminär och en justering för faktisk kapitalkostnad görs senare genom tilläggsbudgetering när bokslutsuppgifter föreligger. I internhyra från teknisk förvaltning ingår kapitalkostnad som en del. För de kapitalkostnader som ingår i hyran uppstår ett kapitalkostnadsutrymme genom att kapitalkostnaderna (interna räntan) för befintliga lokaler minskar i takt med avskrivningarna. Kapitalkostnadsutrymmet på totalt 20 miljoner kr per år (2019) behålls i ram och ska användas för reinvesteringar (ombyggnader etc.) Därutöver finns 5 miljoner kronor till fastighetsmässigt motiverade investeringar. Detta innebär att reinvesteringar inom främst barnomsorg/skola och äldre/handikappomsorgen ska göras inom ram i takt med avskrivningarna. 6.6 Miljöeffekter Åtgärder som syftar till att förebygga, reducera, eller eliminera föroreningar eller annan försämring som kommunen tillför den yttre miljön. Vi ska göra insatser på de områden som ger störst miljöeffekt per investerad krona så investeringens effekt ska alltid ställas i relation till investeringskostnad. Vid påvisade positiva miljöeffekter ska hänsyn tas till miljöaspekten vid avvägning mellan olika alternativ. 7. Konsekvensbeskrivning Förslag på prioriteringsordning av investeringsbehov som lämnas till politiken för beslut ska åtföljas av en kommungemensam konsekvensbeskrivning på de behov som faller utanför ramen för investeringsutrymmet. Konsekvensbeskrivning lämnas som bilaga till tjänsteskrivelsen av område styrning. 8. Revidering Område styrning är dokumentansvarig och har ansvaret för att förvalta dokumentet vilket innebär att säkerställa tillämpning samt uppföljning och årlig revidering. 9. Relaterade dokument Riktlinje för god ekonomisk hushållning
Kallelse Finansutskottet Datum 2019-03-12 Sida 1(1) Diarienummer KS 00118-2019 Planeringsförutsättningar mål- och budget 2020 med plan 2021-2022 - ekonomiska ramar Handlingar skickas senare alt. lämnas på sammanträdet.
Kallelse Finans- och ledningsutskottet Datum 2019-03-12 Sida 1(1) Diarienummer KS 00008-2019 Finansrapport 2019 januari och februari Handlingar lämnas på sammanträdet.
Kallelse Finans- och ledningsutskottet Datum 2019-03-12 Sida 1(1) Diarienummer KS 00021-2019 Överläggnings - och informationsärenden - finans - och ledningsutskottet Sammanfattning av ärendet 1. Placeringsstrategi förvaltade stiftelser Ante Strängby 2. Återrapportering av utredning av förutsättningar för återetablering av försvarsverksamhet i Östersunds kommun Lars-Åke Wassö 3. Utvärdering av IOP Hej Främling! Annika Hermansson 4. Planer/projektering för SäBo på Solliden Lars Liljedahl 5. Beskrivning av ägande och process för organisationen för lokaler och anläggningar Anders Wennerberg