Årsberättelse
Bostadsaktiebolag Innehåll 3 Verksamhetsidé och uppdrag 3 Strategiska mål 2020 4 Generaldirektörens hälsning 5 Ledningsgruppen 6 Kunderna är fortfarande nöjda med PRS tjänster 7 Nya uppdrag 8 Nya e-tjänster för handelsregistret 11 Utvecklingen av digital beredskap fortsatte 12 PRS i siffror 14 Valio är en föregångare inom registrering av varumärken 16 Hoppingivande erfarenheter av kundarbete med patent 17 Snabbare tillgång till patent 18 I föreningsärenden blev hela handläggningen elektronisk 19 Den nya stiftelselagen effektiviserade registreringen 20 Uppdrag gällande bostadsaktiebolag överfördes till PRS 22 Intensivt samarbete med intressentgrupperna 24 Välbefinnande i arbetet ökade 25 Organisations förändringarnas år 26 Ekonomin hölls inom ramarna 2 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag VERKSAMHETSIDÉ OCH UPPDRAG STRATEGISKA MÅL 2020 Vi skapar en rättslig grund för företag, och stiftelser. Vi ger skydd till firmanamn, varumärken och uppfinningar samt annat skydd för industriell äganderätt. Vi upprätthåller och publicerar omfattande information om företag och sammanslutningar till nytta för samhället. Vi erbjuder kundorienterade elektroniska tjänster samt informations- och experttjänster. Vi utövar tillsyn över stiftelser och ser till att företag och sammanslutningar fullgör sin registreringsskyldighet. Vi främjar ny och växande företagsverksamhet. Vi stöder s och stiftelsers verksamhetsförutsättningar. Vi är en ansedd organisation som ger ensamrätt och registrerar kännetecken för företag. Vi är en föregångare på elektroniska tjänster inom den offentliga förvaltningen. All vår information utnyttjas fullt ut av samhället. INTERNA MÅL: För kundens och de anställdas bästa ett enhetligt PRS Vår verksamhet är kostnadseffektiv, resultatrik och effektfull. PRS har den kunnigaste och vänligaste personalen och det mest exemplariska chefskapet. Redaktion: Päivi Männikkö / PRS Intervjuer: Anna Konttinen / Marknadsföringsbyrå Kitchen Layout: Antti Heikkinen / Marknadsföringsbyrå Kitchen Bilder: Juha Rahkonen, Leena Puolimatka och bildbyrå Shutterstock PRS ÅRSBERÄTTELSE 3
Bostadsaktiebolag Generaldirektörens hälsning Finlands recession påverkade fortfarande och registerstyrelsens (PRS) verksamhetsmiljö. PRS hölls ändå inom de ramar som ställts upp, och produktivitetsutvecklingen ökade i enlighet med resultatmålet. Vårt mål avseende genomslagskraft för var att främja ny och växande företagsverksamhet. Detta eftersträvades genom välfungerande registreringsförfaranden för företag och sammanslutningar samt en sakkunnig och snabb handläggning av ansökningar om industriellt rättsskydd. Användningen av e-tjänsterna utvecklades i positiv riktning. Vi uppnådde resultatmålen avseende handläggningstider delvis, och till och med på ett utmärkt sätt i fråga om registrering av. På handelsregistret var handläggningen klart snabbare än året innan. De genomsnittliga handläggningstiderna för patentansökningar blev längre på grund av handläggningen av ansökningar som varit under behandling en längre tid. Å andra sidan kortade vi ner handläggningstiden för det första föreläggandet för patent. Vi fortsatte att förbättra uppdateringen av våra register. Vi medverkade även aktivt i beredningen av handelsregisterlagsreformen, som fortsätter under 2016. De viktigaste internationella ärendena var deltagandet i beredningen av ett enhetligt patent samt utvecklingen av datasystem tillsammans med den europeiska varumärkes- och designmyndigheten. Kundnöjdheten var fortsatt hög. Vi började utveckla den övergripande ledningen och utbudet av tjänster inom ett separat projekt. Vi införde en modell för skötsel av relationerna med stora IPRkunder, och resultaten är lovande. Personalens arbetstillfredsställelse ökade och låg på den högsta nivån sedan mätningarna började. De anställda var även nöjda med chefsarbetet. Rauni Hagman Organisationsförändringarna fortsatte. De branschoberoende IT-tjänsterna, och de personer som producerar dem, överfördes till statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori. I början av september överfördes registreringen av bostadsaktiebolag och 17 personer från magistraterna till PRS. En överföring av revisionstillsynsuppdrag och personal till PRS förbereddes. I november inleddes förberedelser för ett nytt resultatområde, där patent- och innovationslinjen och varumärkes- och mönsterlinjen slås samman. Det nya resultatområdet inleder sin verksamhet i maj 2016. 4 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Ledningsgruppen direktör, revisionstillsyn Riikka Harjula chef Pekka Heikkinen direktör, företag och sammanslutningar Liisa Räsänen direktör, patent och varumärken Jorma Hanski generaldirektör Rauni Hagman (ordförande) överdirektör Eero Mantere (vice ordförande) direktör, kundservice och kommunikation Anna Lauttamus-Kauppila IT-direktör Timo Junnonen Personalchef Nina Haavisto är inte med på bilden.
Bostadsaktiebolag Kunderna är fortfarande nöjda med PRS tjänster I kundnöjdhetsenkäten fick PRS en god bedömning, 3,94 (skala 1 5), även om resultatmålet inte uppnåddes helt under det gångna året. Kundernas nöjdhet med vår verksamhet och våra tjänster låg dock på en god nivå. CHATTEN GER RÅD I HANDELSREGISTERFRÅGOR I november introducerades den nya chattjänsten för rådgivning i handelsregisterfrågor. Den har snabbt visat sig vara en populär tjänst. Precis som tidigare år uppskattades personalens servicevänlighet och sakkunskaper särskilt mycket av kunderna. Vår kundtjänst på Arkadiagatan i Helsingfors fick en bättre bedömning av kunderna än tidigare, utmärkt 4,7. PÅ TWITTER Av alla europeiska varumärkesmyndig heter placerar sig PRS på tredje plats då det gäller antalet Twitter-följare. PRS Twitter-konto @prh_fi har mer än 4 000 följare. Av svaren framgick det att våra handläggnings- och leveranstider blivit kortare. Som utvecklingsönskemål framlades bland annat utvidgade e-tjänster och utveckling av de redan existerande tjänsterna. Under de senaste åren har särskild uppmärksamhet fästs vid användbarheten av tjänsterna, och därför är den även i fortsättningen ett centralt utvecklingsobjekt då det gäller e-tjänsterna. Kunderna kan på många olika sätt ge feedback på vår verksamhet. På hösten inledde vi ett projekt för att dra nytta av kundfeedback. Avsikten är att det ska bli lättare att lämna feedback och dra ännu större nytta av den än tidigare. 6 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Nya uppdrag År fick vi nya uppdrag och förberedde oss för det kommande. I början av september centraliserades alla ärenden gällande handels- och föreningsregistret samt registreringen av bostadsaktiebolag till PRS. Dessa hade tidigare även skötts av magistraterna och NTM-centralerna. Bland annat etablerings- och ändringsanmälningarna för bostadsaktiebolag blev ett nytt uppdrag för PRS. I samband med detta övergick 17 personer från magistraterna i PRS tjänst. Cirka 2 000 ärenden gällande bostadsaktiebolag överfördes från magistraterna. Det stora antalet ärenden åtgärdades inom en månad, och totalt sett gick överföringen bra. Den genomsnittliga handläggningstiden för anmälningarna från bostadsaktiebolag är nu en vecka precis som för övriga handelsregisteranmälningar. PRS förberedde sig också för ett helt nytt uppdrag, dvs. revisionstillsyn, som i början av 2016 överfördes från Centralhandelskammaren till PRS. Överföringen grundar sig på den nya revisionslagen. Överföringen av uppdragen och personalen inom revisionstillsynen förbereddes i samarbete med Centralhandelskammaren och finansministeriet. PRS deltog också i beredningen av lagstiftningen om finansieringen av revisionstillsynen. TRÄFFAR I MEDIA FNB 1.9. Anmälningarna från bostadsaktiebolag bort från magistraterna Alla uppdrag gällande bostadsaktiebolag har på tisdagen överförts till - och registerstyrelsen (PRS). Fram till i dag har etablerings- och ändringsanmälningar från bostadsaktiebolag huvudsakligen handlagts av magistraten på bolagets hemort. HANDELSREGISTER- OCH FÖRENINGS- REGISTERÄRENDEN CENTRALISERAS TILL PRS 1 SEPTEMBER ALLA BOSTADSAKTIEBOLAGSÄRENDEN PÅ PRS FRÅN 1 SEPTEMBER PRS ÅRSBERÄTTELSE 7
Innehåll Bostadsaktiebolag Nya e-tjänster för handelsregistret Användningen av e-tjänsterna ökade huvudsakligen enligt våra målsättningar. Vi byggde upp nya applikationer och förbättrade de existerande. Vi fortsatte också arbetet med att förbättra våra kanaler för informationstjänster och information, till exempel webbplatserna ytj.fi och prh.fi. Under utvidgades e-tjänsterna i syn- nerhet i handelsregisterärenden. Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ, FODS) förnyades så att alla de vanligaste ändringsanmälningarna till handelsregistret kan göras elektroniskt från och med februari 2016. Vi skapade förutsättningar för mottagande av bokslut i elektronisk form (XBRL). Den nya tjänsten införs steg för steg från och med hösten 2016. YTJ.FI OMARBETADES I november öppnade PRS och Skatteförvaltningen den nya webbplatsen ytj.fi. Både innehållet och layouten har förnyats. Webbplatsen har tack vare den tydliga uppbyggnaden och den fräscha layouten fått ett gott mottagande av kunderna. ytj.fi NY WEBBPLATS PÅ YTJ.FI Anvisningar och blanketter enligt företags- och sammanslutningsform. Direkt till företagssökningen från förstasidan. 8 P R S Å R S B E R ÄT T E L S E 2 0 1 5
Bostadsaktiebolag Tjänster för varumärken och mönster förnyades Våra e-tjänster utvecklades också vad gäller varumärken och mönster, dvs. design. Den nya databasen för varumärken introducerades i december. Under året förberedde vi en ny applikation för att förnya registreringen av varumärken, och den nya tjänsten öppnades i januari 2016. För registrering av mönster skapades en elektronisk ansökningsapplikation som introducerades i juni. Också informationstjänsten för mönster förnyades under året, och den nya mönsterdatabasen togs i användning i januari 2016. Omarbetningen av databasen för varumärken och registreringstjänsten för mönster genomfördes i samarbete med den europeiska varumärkes- och designmyndigheten OHIM (nuvarande EUIPO). Inom projektet med att förnya patentsystemet byggde vi upp en ny webbläsarbaserad applikation för ansökan om patent. Applikationen är lätt att använda och ställs till kundernas förfogande under 2016. PRS ÅRSBERÄTTELSE 9
Bostadsaktiebolag Gemensam modell för att utveckla tjänsterna förbereds Vid PRS har man under årens lopp byggt upp flera nya e-tjänster inom PRS alla resultatområden. Under det gångna året inrättade vi ett projekt där vi utvecklar en metod för övergripande ledning av tjänsterna och förbättrar tjänsteutbudet. Inom projektet skapas en gemensam modell för ledning av kundorienterade e-tjänster i syfte att ge kunderna bättre användarupplevelse. TRÄFFAR I MEDIA Talouselämä 27.1. Företag startas nu på nätet Under 2013 startades en fjärdedel av alla aktiebolag på nätet. I fjol ökade andelen till en tredjedel. E-TJÄNSTERNAS ANDEL AV PRS ÄRENDEHANTERINGSPROCESSER Täckande... 55 % Delvis/i realiseringsfasen... 20 % Planeras... 25 % PÅ TWITTER Anmälningar från bostadsaktiebolag handläggs nu inom en vecka utmärkt @prh_fi! #bostadsaktiebolag #handelsregistret HANDLÄGGNINGEN BLEV SNABBARE PÅ HANDELSREGISTRET Tack vare bland annat det högre antalet e-anmälningar blev handläggningen av handelsregisterärenden betydligt snabbare. I dag är den genomsnittliga handläggningstiden en vecka för anmälningar till handels-, förenings-, stiftelse- och företagsinteckningsregistret. Handläggningen av alla anmälningar från bostadsaktiebolag centraliserades i september till PRS och blev ett nytt ansvarsområde. Som mål satte vi upp att förkorta handläggningstiden för bostadsaktiebolagsärenden. Målet uppnåddes, och före utgången av året tog handläggningen av anmälningar från bostadsaktiebolag en vecka, precis som för andra handelsregisterärenden. Handläggningstiden för många e-anmälningar är betydligt kortare än en vecka som är den målsatta tiden. Till exempel handläggningstiden för e-anmälningar som lämnats in till handelsregistret genom företags- och organisationsdatasystemet (YTJ, FODS) är numera endast 1 2 arbetsdagar. 10 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Utvecklingen av digital beredskap fortsatte Vi fortsatte med att förnya våra handläggningssystem. De ändringar som förutsätts i den nya stiftelselagen gjordes i det elektroniska systemet för handläggning av stiftelseärenden. För revisionstillsynen färdigställdes revisorsregistret och systemen för kvalitetshantering. Vi utvidgade också den elektroniska arkiveringen av handlingar och dokumenthanteringen. Vi påbörjade omarbetningen av systemet för patenthandläggning, och den genomförs under de närmaste 2 3 åren. Det nya patentsystemet grundar sig på samma tekniska lösning som det system för handläggning av varumärken och mönster som redan används. PRS pilotmyndighet Under det gångna året införde vi ett nytt system för handläggning av varumärkesärenden. Också det nya handläggningssystemet för mönster, dvs. design, blev färdigt, men införandet sköts upp till början av 2016. Mönster- och varumärkessystemen utvecklades i samarbete med den europeiska varumärkes- och designmyndigheten. PRS var den första nationella myndigheten där det nya varumärkessystemet infördes. Uppdaterade registeruppgifter Arbetet med att förbättra uppdateringen av registren fortsatte. Många uppdateringsprojekt pågår, och för en del krävs ändringar i lag. Vi försöker också använda registeruppgifterna effektivare än tidigare. Under det gångna året påbörjade vi ett projekt där företagssökandenas och patentinnehavarnas FO-nummer inkluderas i uppgifterna i patent- och varumärkesregistret. PRS med i den nationella informationsleden Vi skapade elektroniska gränssnitt och anslutningar till den nationella informationsleden. Leden är en informationsförmedlingstjänst där den offentliga förvaltningen och företag kan dra nytta av andra anslutna tjänster och datalager. Den första tjänsten som vi kommer att tillhandahålla via informationsleden är en tjänst för att ta del av egna handelsregisteruppgifter. Det förbereddes också under det gångna året. PRS ÅRSBERÄTTELSE 11
Bostadsaktiebolag PRS i siffror Den svaga ska situationen i Europa och i Finland för med sig osäkerhet i efterfrågan på PRS tjänster. År startades ungefär lika många företag som 2014, men färre än under de tidigare åren i genomsnitt. Antalet nationella patentansökningar fortsatte att minska, även om en klar vändning kunde märkas vid utgången av året. Antalet valideringar av EP-patent ökade. Däremot var antalet PCT-ansökningar där PRS är granskande myndighet färre än året innan. ANVÄNDNING AV WEBBTJÄNSTER I SLUTET AV FANNS DET 48 500 giltiga patent beviljade och validerade av PRS 2 855 giltiga nyttighetsmodeller PRS öppna data gratis och fritt tillgängligt...53,0 milj. sökningar 2 544 giltiga mönsterrättigheter 106 950 giltiga varumärken Handelsregistret omfattar 617 000 företag FODS uppgifter om företag, sammanslutningar och stiftelser...20,9 milj. sökningar Virre uppgifter om företag och stiftelser... 3,1 milj. sökningar Webbplatsen prh.fi... 2,0 milj. besök PatInfo information om patent och nyttighetsmodeller... 1,3 milj. sökningar Läs mer om alla informationstjänster: www.prh.fi 12 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Antalet nationella ansökningar om varumärken minskade och antalet internationella ökade på motsvarande sätt. Både antalet nationella och internationella mönster ökade jämfört med föregående år. I förenings- och stiftelseärenden har antalet anmälningar och ansökningar förblivit relativt oförändrade år efter år. Handläggningstiderna för nationella patentansökningar blev något längre än det som satts upp i resultatmålen. Orsaken var en medveten fokusering på ansökningar som varit under handläggning en längre tid. Däremot har tiden för att utfärda ett första tekniskt föreläggande för patent fortlöpande blivit kortare och är i dag högst åtta månader. Också PCT-ansökningarna handläggs inom den målsatta tiden. Handläggningen av ansökningar om varumärken blev tillfälligt långsammare på grund av barnsjukdomarna i det nya handläggningssystemet. I registreringsärenden uppnåddes de målsatta tiderna för handläggningen av fullständigt. I handelsregistret uppnåddes inte målet på sju dagar helt och hållet, men processen blev dock betydligt snabbare än året innan. Användningen av e-tjänsterna utvecklades i positiv riktning, en uppnåddes bortsett från handelsregistret. Dess kunder har tills vidare inte övergått till att använda de nya e-tjänsterna på förväntat sätt. ANTALET ANSÖKNINGAR OCH ANMÄLNINGAR 2013 2013 2014 HANDELSREGISTRET, BOKSLUT OCH FÖRETAGSINTECKNINGAR Registrerade grundanmälningar till handelsregistret 28 969 29 540 29 556 Ändringsanmälningar till handelsregistret 104 512 111 844 131 361 Granskade bokslut 204 595 200 162 209 217 Fastställda företagsinteckningar 3 004 2 936 2 812 PATENT OCH NYTTIGHETSMODELLER Slutbehandlade nationella patentansökningar 1 995 2 011 2 111 Internationella patentärenden: - Handlagda PCT- ansökningar (PCT/RO) 1 330 1 102 1 098 - Utförda nyhetsgranskningar (PCT/ISA) 944 642 511 - Europeiska patent validerade i Finland (EPO) 5 164 4 724 5 121 Slutbehandlade nyttighetsmodellansökningar 498 434 417 VARUMÄRKEN OCH MÖNSTER Avgjorda nationella varumärkesansökningar 3 553 3 171 3 806 Internationella varumärken: - Handlagda Madrid-ansökningar (Finland ursprungsland) 169 134 151 - Avgjorda Madrid-ansökningar (Finland designerat land) 2 027 1 657 1 436 Registrerade mönster 246 238 158 STIFTELSER Registrerade nya stiftelser 35 34 35 Handlagda ändringsanmälningar från stiftelser 1 721 1 061 1 132 Registrerade årsredovisningar 2 660 2 722 3 245 FÖRENINGAR Registrerade nya 2 500 2 360 2 193 Ändringar och upplösningar till föreningsregistret 22 927 19 619 20 934 Beslut i ärenden som gäller religionssamfund (inkluderar församlingar) 140 129 128 Se mer statistik: www.prh.fi/sv -> Om oss -> PRS ÅRSBERÄTTELSE 13
Bostadsaktiebolag VALIO Valio vill vara världens mest innovativa mejeriföretag. Konsumenterna väntar sig ständigt nya smaker, särskilt inom yoghurt, kvarg och puddingar. Valios verksamhetsstrategi omfattar skapande av starka varumärken. Bara i Finland lanseras ett hundratal nyheter om året. Valio är ett internationellt företag, vars senaste innovation, mjölksaltet Valio ValSa, förutspås bli en global succé. Innovationen gör det möjligt att minska saltmängden i livsmedel utan att smaken lider. HANNA HIEKKAMIES MARKNADSFÖRINGSDIREKTÖR, VALIO 14 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag VALIO ÄR EN FÖREGÅNGARE INOM REGISTRERING AV VARUMÄRKEN Valio fyllde precis 111 år och är äldre än det självständiga Finland. Redan i ett tidigt skede bestämde företaget att försöka skapa varumärken som är lätta att identifiera. Vi vill skydda vår affärsverksamhet, och våra varumärken är en viktig del av den. Vi är ett stort företag och ett föremål för uppföljning och kopiering, och därför vill vi trygga vår marknadsföring. Registrering av varumärken handlar i grund och botten om att skydda den egna affärsverksamheten, säger Hanna Hiekkamies, marknadsföringsdirektör på Valio. Vi vill nå framgång genom att skapa varumärken som skiljer sig från mängden och berättar om själva produkten. Ett bra exempel är Kiehu, mjölken som inte bränner fast i kastrullen. Produktens namn skiljer sig från mängden och anger genast vilken typ av produkt det handlar om. Ibland känns det som att allting redan har registrerats, och namnen används globalt. Med namnet Kiehu kände vi att namnet genast satt där det skulle. Eftersom Kiehu är ett ord som endast fungerar i Finland, har namnet bara skyddats nationellt. Ofta skyddas varumärket på ett mer Valios långa historia har skapat ikoniska varumärken med ett enormt värde. Vi har ostar som vi marknadsfört i mer än 80 år, såsom Koskenlaskija och Turunmaa. omfattande sätt i bl.a. EU-länderna, Kina, USA och Baltikum, såsom Eila, säger Hiekkamies. Valio har ett nära samarbete med IPR-företaget Berggren. Valio fastställer inom vilket område produkten behöver skyddas, och Berggren tar hand om själva processen. Satsningar på marknaden i Ryssland är en väsentlig del av affärsverksamheten. De kyrilliska versionerna av namnen Valio, Viola, Gefilus och Oltermanni har också registrerats. I lagen anges att syftet med ett varumärke är att specificera, dvs. skilja en vara från andra varor. Valio har varit tvunget att kämpa för sina rättigheter till varumärken i domstol. Valio från AIV-foder till moderna varumärken Valio grundades 1905 för att främja exporten av kvalitetssmör till England. Det första varumärket som Valio registrerade var Koskenlaskija år 1935. Därefter registrerades AIV-fodret, som revolutionerade mjölkproduktionen, år 1942. AIV-fodret utvecklades av finländaren Artturi Ilmari Virtanen, som även tilldelades Nobelpriset i kemi. AIV-smörsaltet och -fodret var skt betydande uppfinningar. Användningen av AIV-salt främjade exporten av finländskt smör, och foder som behandlats med AIV-lösning förbättrade mjölkens kvalitet och smak. Väl kända varumärken har bättre skydd än vanliga varumärken. Bland Valios kända varumärken finns Aura, Oivariini, Polar, Oltermanni och Viola. Nya varumärken som marknadsförs synligt är Eila, Better och Kiehu. Under de första åren var registreringarna få och de gjordes sällan, men under 1980- och 90-talen ökade de avsevärt. Valio har 401 gällande varumärken i Finland. PRS ÅRSBERÄTTELSE 15
Bostadsaktiebolag Hoppingivande erfarenheter av kundarbete med patent I somras införde vi en modell för skötsel av relationerna med stora IPR-kunder. Syftet är att bättre identifiera behoven hos patentsökande och utveckla tjänsterna därefter. Kundrelationsmodellen kompletterar vår etablerade rådgivning för patentsökande. Kundansvariga prövningsingenjörer har utsetts för 13 företag som lämnar in många patentansökningar och vars ansökningar fördelas mellan många prövningsingenjörer. En utsedd kundansvarig underlättar kommunikationen, eftersom företagen vet vem de ska kontakta. För de prövningsingenjörer som är kundansvariga har det närmare företagssamarbetet tillfört ny information om affärsverksamhetens krav och om hur beviljade patent utnyttjas i praktiken. På detta sätt kan PRS förbättra sina tjänster för alla patentsökande. Kundrelationsmodellen har resulterat i positiv feedback. Den har även haft en konkret inverkan på ansökning om patent. Till exempel har den påskyndade handläggningen av patentansökningar, som startade som ett pilotprojekt, etablerat sin ställning i tjänsteutbudet. En mer lättanvänd, webbläsarbaserad applikation för patentansökan är under uppbyggnad. Utifrån feedbacken har även förbättringar utförts i patenthandläggningssystemet. Större ändringar kommer att göras när hela systemet omarbetas under de följande 2 3 åren. MEDVERKAN I BEREDNINGEN AV ENHETLIGT PATENT Som det ser ut nu kommer reformen av det europeiska patentsystemet att träda i kraft under 2017. Då kan företag, om så önskas, skaffa ett s.k. enhetligt patent för sina uppfinningar. Detta innebär ett enhetligt skydd inom nästan hela EU och att företagen kan försvara sin rätt i ett centraliserat domstolsförfarande. Enhetligt patent beviljas av europeiska patentverket. Finland ratificerade UPC-avtalet om enhetligt patent och en enhetlig patentdomstol i januari 2016. PRS medverkade under året i arbets- och näringsministeriets arbetsgrupp som beredde nationella lagförslag för enhetligt patent och domstolen. Dessutom deltog PRS i beredningen av enhetligt patent som Finlands representant vid europeiska patentverket. 16 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Snabbare tillgång till patent För en del av de patentsökande är det ytterst viktigt att patentansökningsprocessen framskrider så smidigt som möjligt. Under startade PRS en påskyndad handläggning av patentansökningar. Där får de sökande snabbare information om huruvida uppfinningen kan patenteras. På grund av den goda feedbacken gjordes den påskyndade handläggningen till en stadigvarande del av vårt tjänsteutbud från och med början av 2016. När en patentansökan har lämnats in, utförs en formell granskning av ansökan. Därefter utför prövningsingenjören en nyhetsgranskning och en bedömning av uppfinningens patenterbarhet. Som ett resultat av nyhetsgranskningen ges ett första tekniskt föreläggande. Vid påskyndad handläggning ges det första föreläggandet inom fyra månader från att ansökan lämnats in, när det normalt ges inom sju eller högst åtta månader. DET GÅR ATT FÅ PATENT PÅ MINDRE ÄN ETT ÅR Sökanden begär påskyndad handläggning när ansökan lämnas in. Påskyndad handläggning: första tekniskt föreläggande Kunderna har varit nöjda med möjligheten att patentansökan kan handläggas snabbare. I genomsnitt tar det mellan två och tre år att få patent, men om sökanden snabbt svarar på föreläggandena, går det att få patent på mindre än ett år genom påskyndad handläggning. Med hjälp av påskyndad handläggning kan vi även göra handläggningen av patentansökan snabbare utomlands. Med hjälp av föreläggandet som PRS utfärdat kan sökanden påskynda handläggningen av en motsvarande ansökan i länder med vilka PRS har ett s.k. PPH-avtal. År blev Estland en ny PPH-avtalspartner för PRS. Nu kan finländska sökande ansöka om påskyndad handläggning hos 22 utländska myndigheter. Olli Sievänen, ledande rådgivningsingenjör Påskyndad handläggning: andra tekniskt föreläggande. Positivt beslut patent kommer att beviljas Efter det andra tekniska föreläggandet fortsätter handläggningen av patent ansökan i enlighet med den normala ansökningsprocessen. 0 månader 4 månader 7 8 månader < 9 månader 11 26 månader ansökan lämnas in till PRS. Normal handläggning: första tekniskt föreläggande Normal handläggning: andra tekniskt föreläggande. Positivt beslut patent kommer att beviljas PRS ÅRSBERÄTTELSE 17
Bostadsaktiebolag I föreningsärenden blev hela handläggningen elektronisk Handläggningen av föreningsregisterärenden centraliserades till PRS i september. Tidigare tillhandahölls föreningsregistrets tjänster även av magistraterna och NTM-centralerna. Trots förändringarna klarade vi av registreringen av inom den målsatta tiden. Föreningar har kunnat lämna in e-anmälningar redan i närmare tio år, och e-tjänsternas andel har ökat år efter år. På våren blev det också möjligt att få ett elektroniskt beslut på en e-anmälan. I föreningsärenden kan således hela handläggningskedjan skötas utan papper. Nya modellstadgar underlättar registreringen av Sommaren publicerade vi modellstadgar avsedda i synnerhet för små hobby. När en förening använder stadgemodellen och modellen för ideellt syfte och verksamhetsformer är dess stadgar med säkerhet i enlighet med föreningslagen. Föreningsregistret behöver inte skicka rättelseuppmaningar till föreningen, vilket gör att registreringsprocessen blir snabbare. Ändringar i föreningslagen bereddes Tillsammans med justitieministeriet och arbetsoch näringsministeriet gjorde PRS ett utkast till ändring av föreningslagen. Syftet med lagförslaget är att bidra till att föreningsregistret innehåller aktuella uppgifter om. Utkastet innehåller ett förslag om att göra det lättare att lämna in registeranmälningar och att ge PRS rätt att på eget initiativ avregistrera de som lagt ned sin verksamhet. TRÄFFAR I MEDIA Ilta-Sanomat 14.7. Ukulelespelarna i Högfors hittade varandra I Finland bildas i intensivare takt än ett år tidigare. Tills vidare har kulturbranschen varit populärast. Föreningsregistret Sammanlagt omfattar 2 193 137 900 nya registrerades 18 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Den nya stiftelselagen effektiviserade registreringen PRS för stiftelseregistret och övervakar att stiftelserna bedriver sin verksamhet i enlighet med lagen och sina stadgar. Stiftelseverksamheten påverkades i väsentlig grad av den nya stiftelselagen som trädde i kraft i december och ersatte lagen från 1930. Genom den nya lagen förbättrades övervakningen, dvs. tillsynen, och även stiftelsernas öppenhet ökade. Lagen innehåller också bestämmelser om förfaranden som inte tidigare reglerats. I och med den nya lagen förändrades registreringen betydligt. Enligt den nya lagen behövs inte längre PRS tillstånd för att bilda eller lägga ned en stiftelse, utan registreringen görs om de lagstadgade förutsättningarna uppfylls. Antalet ärenden som kräver registrering ökade också. Med hjälp av det nya avregistreringsförfarandet kan icke-verksamma stiftelser avregistreras, vilket bidrar till att stiftelseregistret kommer att vara bättre ajourfört. När den gamla lagen ännu var i kraft fick stiftelserna anmäla sina stadgar i enlighet med den nya lagen för registrering hos PRS. De nya stadgarna antecknades i registret när den nya lagen trädde i kraft den 1 december. Den nya lagen innebar inte någon egentlig förändring i PRS tillsynsmetoder, men stiftelsernas rapporteringsskyldighet, revisorernas anmälningsskyldighet och PRS rätt att få information utvidgades. Tillsynen är fortfarande laglighetsövervakning som i första hand utförs i efterhand. Vi förberedde oss för den nya lagen bland annat genom att förnya stiftelseregistersystemet och uppdatera webbsidorna om stiftelseregistret och tillsynen på prh.fi. TRÄFFAR I MEDIA MTV:s nyheter 1.12. Skärpning i gynnande av närståendekretsar ny lag träder i kraft Ändamålet för en stiftelse kan inte längre vara att ge närståendekretsen sk fördel. PRS ÅRSBERÄTTELSE 19
Bostadsaktiebolag FASTIGHETSFÖRVALT- NINGSFÖRBUNDET Ett mellanstort fastighetsförvaltningsföretag kan ha upp till tvåhundra bostadsaktiebolag som kunder, vilket innebär att det finns en hel del lagstadgade anmälningar att lämna in. Överföringen av uppdrag gällande bostadsaktiebolag till PRS och e-anmälningar gör arbetet för våra kundföretag både enklare och snabbare. MARJUT JOENSUU DIREKTÖR, FASTIGHETSFÖRVALTNINGSFÖRBUNDET 20 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag UPPDRAG GÄLLANDE BOSTADSAKTIEBOLAG ÖVERFÖRDES TILL PRS Anmälningar från bostadsaktiebolag har lämnats in till PRS från och med september, och man har kunnat ge in ändringsanmälningarna på elektronisk väg sedan dess. Marjut Joensuu har ett ständigt, nära samarbete med fastighetsförvaltningsföretag: Ändringen har varit synlig i fastighetsförvaltningsföretagens vardag. En av våra medlemmar berättade att de innan ändringen hade en stor mängd ärenden under behandling på magistraten. Det kunde ta upp till ett halvt år att göra en ändring i bolagsordningen, och situationen upplevdes som frustrerande. Nu tar processen bara några dagar, och det går snabbt att fylla i blanketten. Förändringen gick bra och var också bra insatt tidsmässigt. Vårens säsong med bolagsstämmor var förbi, och under hösten är det inte lika bråttom på fastighetsförvaltningsföretagen. Uppdateringen av uppgifter i handelsregistret är viktigt för att ärenden ska kunna skötas smidigt. Till exempel kontrollerar bankerna bostadsaktiebolagets ansvarspersoner i handelsregistret när de beviljar lån. Enligt handelsregisterlagen ska bostadsaktiebolaget innan verksamheten inleds göra en etableringsanmälan och därefter en ändringsanmälan alltid när förändringar sker i de uppgifter som anmälts. Det är typiskt att övergången till ett nytt system upplevs som besvärligt. Till en början upplevdes användbarheten vara dålig, men nu fungerar systemet på ett ändamålsenligt sätt, och medlemsföretagen i Fastighetsförvaltningsförbundet berömmer den snabbare handläggningen och den flexibla kundservicen. Även om bara en person byts ut i styrelsen, ska anmälan göras och det undertecknade protokollet ska skickas in som bilaga. När alla anmälningar räknas samman innebär detta hundratals blanketter om året i ett mellanstort fastighetsförvaltningsföretag, säger Joensuu. Den enda kritiken gäller nätbetalningar. Fastighetsförvaltningsförbundet önskar att de avgifter som ändringarna medför ska kunna betalas direkt från bostadsaktiebolagets konto. Fastighetsförvaltningsföretaget tar hand om anmälningarna för bostadsaktiebolagens räkning. I mindre fastig- Fastighetsförvaltningsförbundet har diskuterat öppet med PRS om utvecklingsbehoven i uppdragen gällande bostadsaktiebolag. Fastighetsförvaltningsföretagen svarar för att ansvarspersonerna har antecknats korrekt och att uppgifterna är uppdaterade. hetsförvaltningsföretag betalas avgifterna från företagets konto och faktureras bostadsaktiebolaget i efterhand, vilket medför extra arbete. I större fastighetsförvaltningsföretag betalas fakturorna i ett flerbankssystem, där kvittot skrivs ut och bifogas till anmälan, vilket betyder att en e-anmälan inte går att göra. Som tur är har vi en öppen dialog, och PRS är intresserat av våra synpunkter. Därför är jag övertygad om att vi tillsammans snart kommer på en fungerande lösning, berömmer Joensuu. PRS ÅRSBERÄTTELSE 21
Bostadsaktiebolag Intensivt samarbete med intressentgrupperna År deltog vi i ett mångsidigt och allt aktivare partnersamarbete. Utöver de traditionella samarbetsformerna inleddes nya projekt under året. PRS med i Team Finland PRS godkändes som en del av nätverket Team Finland som arbetar för de finländska företagens framgång ute i världen. Vi ger internationellt expanderande företag råd om skydd av immate- riella tillgångar utomlands och i valet av lämplig skyddsform. Vi utbildar företag under seminarier, utbildningar och andra evenemang där Team Finland är med. Regional samverkan Det intensiva arbetet med regional företagsrådgivning fortsatte. Vi deltog i nätverket Företags- Finlands verksamhet genom att ge rådgivning i handelsregister- och IPR-ärenden. Vi deltog i organiseringen av IPR-seminarier avsedda i synnerhet för små och medelstora företag. Vi utvidgade samarbetet med de regionala nyföretagarcentralerna som ger råd vid planering och start av företagsverksamhet. Vi gav företagsrådgivarna handledning om våra tjänster och ordnade utbildningar om IPR-frågor. Företagets namnsdag firades för första gången Samarbetet mellan PRS och Kommunikationsverket fick nya former när vi påbörjade det gemensamma projektet Företagets namnsdag. Syftet är att ge företag råd om faktorer som påverkar igenkännande: firma, varumärke och domännamn. Det första evenemanget inom projektet ordnades i december. 22 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag Tillväxtföretag nåddes under Slush och Ultrahack I november deltog vi i tillväxtföretagsevenemanget Slush på Team Finlands mässavdelning. Tillsammans med patentbyråer ordnade vi också en IPR-klinik där vi gav tillväxtföretag råd om skydd av immateriella tillgångar. Vi deltog också i programutvecklingstävlingen Ultrahack som ordnades som ett sidoevenemang under Slush. Till deltagarna delade vi ut information om immateriella tillgångar och belönade de lag som bäst hade tagit hänsyn till IPR-frågor. Stöd för tävlingen Laatuinnovaatio Vi var Laatukeskus samarbetspartner i organiseringen av tävlingen Vuoden Laatuinnovaatio ( årets kvalitetsinnovation ). PRS hade också en domarrepresentant i tävlingen. Segrarna i tävlingen offentliggjordes i samband med seminariet World Quality Day i november. FINLAND MED I TJÄNSTEN DESIGNVIEW PRS databaser för mönsterrättigheter inkluderades i sökverktyget DesignView i slutet av november. DesignView är en tjänst som tillhandahålls av den europeiska varumärkes- och designmyndigheten. Genom tjänsten får man gratis tillgång till databaserna för mönsterrättigheter hos ett antal registermyndigheter. Närmare 50 myndigheter är med i tjänsten, och man kan ta del av uppgifterna om närmare nio miljoner mönster, dvs. design. PÅ TWITTER PÅ TWITTER A Big Thank You to all the attendees at the IP Clinics! Come check out our @teamfinlandfi area too :) #slush15 #Designview has now 47 members. Welcome #Finland @prh_fi to the Designview family! PRS ÅRSBERÄTTELSE 23
Bostadsaktiebolag Välbefinnande i arbetet ökade PRS medarbetare är nöjdare än tidigare. I den årliga arbetsnöjdhetsenkäten uppnåddes det bästa resultatet under de 15 år som mätningarna har gjorts: 3,8. Alla resultat blev bättre än förra året. Endast resultatet för hur inspirerande arbetet är och glädjen som upplevs i arbetet förblev på samma nivå som året innan. Förbättringen var särskilt stor i personalens uppfattning om ledningens agerande då det gäller att föregå som exempel och vägvisare. Också enligt 360-utvärderingen för cheferna är medarbetarna nöjda med chefernas verksamhet. De många förändringsfaktorerna under det gångna året ökar värdet av resultaten i arbetsnöjdhetsenkäten. Medarbetare som engagerat sig i målsättningarna för verksamheten och det goda chefsarbetet bidrog till de goda resultaten. Antalet sjukfrånvarodagar bland medarbetarna minskade betydligt jämfört med året innan. På basis av detta och arbetsnöjdhetsenkäten kan man konstatera att det allmänna välbefinnandet i arbetet på PRS har förbättrats. Jämfört med föregående år minskade antalet årsverken till 388,7, och det uppsatta högsta målet på 415 årsverken underskreds klart. E-tjänsternas andel av hela tjänsteverksamheten ökar fortlöpande, och framför allt detta bidrar till att behovet av personresurser minskar. ANTAL ANSTÄLLDA I ÅRSVERKEN - och innovationslinjen...149,20 Företags- och sammanslutningslinjen...122,70 Kommunikation och kundservice...41,40 Varumärkes- och mönsterlinjen...35,10 Administration...25,00 Dataadministration...15,30 Totalt...388,70 24 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag RESULTAT AV ARBETSKLIMATSENKÄTEN 2014, VM BARO, SKALA 1 5 3,7 3,8 3,5 3,7 3,7 3,7 3,4 3,5 3,5 3,6 3,4 3,5 3,9 3,9 Organisationsförändringarnas år 2014 2014 Arbetstillfredsställelse Ledningens verksamhet som förebild och vägvisare Allmän organisering av arbete Mål- och utvecklingssamtalens lämplighet för kompetensutveckling De möjligheter att förnyas i arbetet som cheferna och ledningen ger Öppenhet i beredning av ärenden och beslutsfattande Inspiration och glädje i arbetet 2014 2014 2014 2014 2014 I arbetsnöjdhetsenkäten uppnåddes det bästa resultatet under de 15 år som mätningarna har gjorts: 3,8 Vi genomförde flera organisationsförändringar under det gångna året. God tidsplanering, arbetsfördelning och förutseende kommunikation bidrog till att vi klarade av dem. Förenings- och stiftelseärendena sammanslogs med resultat området företags- och sammanslutningslinjen. Den mest betydande förändringen i de gemensamma funktionerna var överföringen av de branschoberoende IT-tjänsterna, och de personer som producerar dem, till statens samverkans enhet Valtori. Resultatområdet för dataadministration minskade efter överföringen och slogs samman med resultatområdet för administration. På detta sätt bildades det nya resultat området för gemensamma tjänster som inledde sin verksamhet i början av 2016. Som ett resultat av samarbetsförhandlingar startade ett projekt i slutet av året för att sammanslå patent- och innovationslinjen och varumärkes- och mönsterlinjen. Det nya resultatområdet inledde sitt arbete i maj 2016. PRS ÅRSBERÄTTELSE 25
Bostadsaktiebolag Ekonomin hölls inom ramarna De operativa och ska mål som tillsammans med arbets- och näringsministeriet hade satts upp i resultatavtalet uppnåddes relativt väl. I intäkts- och kostnadskalkylen uppgick rörelseintäkterna till totalt 49,5 miljoner euro. Intäkterna bestod nästan helt av intäkter från den egentliga verksamheten, som uppgick till 49,2 miljoner euro, samt av mindre hyror, driftsersättningar och andra rörelseintäkter på cirka 0,2 miljoner euro. Jämfört med året innan ökade intäkterna med 1,1 miljoner euro. I euro ökade intäkterna mest inom företagsoch sammanslutningslinjen. Inkomstökningen kan förklaras med att prissättningsstrukturen ändrades då det gäller behandlingsavgifter som aktiebolag debiteras för anmälning av företrädande. E-anmälan blev förmånligare, men kunderna övergick ändå inte till att använda e-anmälan i den utsträckning man förutsett. De totala rörelsekostnaderna i intäkts- och kostnadskalkylen ökade med sju procent och uppgick till sammanlagt 52,4 miljoner euro. Ökningen i verksamhetsutgifterna berodde på att avskrivningarna ökade med två miljoner euro och köpen av tjänster med en miljon euro. Den största kostnadsposten var personalkostnaderna som uppgick till 24,3 miljoner euro och utgjorde 46,4 procent av de totala kostnaderna. För köp av externa tjänster användes 15,2 miljoner euro. Hyrorna uppgick till 4,1 miljoner euro. Siffran inkluderar hyresgottgörelser från hyresvärden. På aktiverade investeringar i anläggningstillgångar bokfördes under avskrivningar om totalt 6,1 miljoner euro. Räntorna på anläggningstillgångar uppgick till cirka 0,2 miljoner euro. PRS är ett nettobudgeterat ämbetsverk. År var inkomsterna högre än utgifterna. Enligt intäkts- och kostnadskalkylen var intäkterna totalt 49,4 miljoner euro och utgifterna 45,4 miljoner euro. Överskottet var således 4 miljoner euro. FÖRDELNING AV INTÄKTER Företags- och sammanslutningslinjen... 27,6 milj. euro - och innovationslinjen... 17,0 milj. euro Varumärkes- och mönsterlinjen...4,6 milj. euro Förenings- och stiftelseärenden...1,4 milj. euro Gemensamma tjänster... 0,14 milj. euro 26 PRS ÅRSBERÄTTELSE
Bostadsaktiebolag UTGIFTER Anslaget enligt PRS normala rambudget är Bland balansräkningens passiva uppgick statens avsett att främst täcka kostnader som föranleds av handläggningen av s och religionssamfunds ärenden, eftersom de avgifter som dessa betalar har av samhällspolitiska orsaker prissatts under självkostnadsnivån. Balansomslutningen per 31.12. var 30,9 miljoner euro. Balansräkningen består nästan i sin helhet av utvecklings- och uppbyggnadsposter som aktiverats för PRS datasystem samt anknytande IT-program. De immateriella tillgångarna bland balansräkningens aktiva bildar största delen av balansräkningens totala värde, sammanlagt 29,2 miljoner eget kapital samt förändringarna i de före- gående räkenskapsperiodernas kapital i fråga om PRS till sammanlagt 18,1 miljoner euro och de kortfristiga skulderna till sammanlagt 12,7 mil joner euro. Under året gjordes investeringar på sammanlagt 0,4 miljoner euro i anläggningstillgångar, främst datasystem. Jämfört med året innan minskade investeringsbeloppet med 3,1 miljoner euro. De kortfristiga fordringarna som hör till omsättnings- och finansieringstillgångarna samt de övriga finansiella tillgångarna förblev oförändrade jämfört med föregående år. euro. Restvärdet av de immateriella tillgångarna omfattar immateriella rättigheter till ett värde av 0,1 miljoner euro. Värdet av pågående investeringar ökade med 0,1 miljoner euro. Personalkostnader...24,3 milj. euro Inköp av tjänster...15,2 milj. euro Avskrivningar...6,1 milj. euro Hyror...4,1 milj. euro Interna kostnader...1,4 milj. euro Övriga kostnader...0,6 milj. euro Material, förnödenheter och varor...0,5 milj. euro PRS ÅRSBERÄTTELSE 27
Arkadiagatan 6 A, Helsingfors PB 1140, 00101 Helsingfors Kundtjänst: 029 509 5040 Växel: 029 509 5000 Fax: 029 509 5328 www.prh.fi