Mötesprotokoll 3. 3 Interpellationer Marknadsföring av företag... 32

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 1 av 42 Innehåll Mötesprotokoll 3 1 Verksamhetsrapporter 9 1.1 ArmIT.............................................. 10 1.2 digit............................................... 12 1.3 FanbärerIT........................................... 14 1.4 FrITid.............................................. 15 1.5 MRCIT............................................. 17 1.6 NollKIT............................................. 18 1.7 P.R.I.T.............................................. 19 1.8 sexit.............................................. 20 1.9 snit............................................... 21 1.10 StyrIT.............................................. 23 2 Propositioner 25 2.1 Förtydlingar i stadga och reglemente............................. 26 2.2 Flytta inval av valberedningen till LP4............................ 28 2.3 Ta bort krav på myndighet för ansvarsposter........................ 29 2.4 Ändra hur revisorer ska kunna få handlingar......................... 30 3 Interpellationer 31 3.1 Marknadsföring av företag................................... 32 4 Revisionsberättelse 33 4.1 Ekonomisk revisionsberättelse................................. 34 4.2 Revisionsberättelse om datahantering............................ 37

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 2 av 42

Organisationsnummer: 857209-9524 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 2018-12-13, 18:15-02:34 Sida 3 av 42 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 Teknologsektionen Informationsteknik Datum: 2018-12-13 Tid: 18:15-02:34 Plats: HA1, Campus Johanneberg 1 Mötets öppnande Johan Wennerbeck, ordförande i StyrIT, öppnar mötet 18:15. 2 Val av mötets ordförande Josefin Ulfenborg väljs in till mötets ordförande. 3 Val av mötets sekreterare Julia Ortheden, kommunikatör i StyrIT, väljs in till mötets sekreterare. 4 Val av mötets justerare tillika rösträknare Jesper Jaxing och Alexander Selmanovic väljs in till mötets rösträknare tillika justerare. 5 Närvarande it18: 25 it17: 30 it16: 17 it15: 8 it14: 3 it13: 1 it12: 0 Övriga: 1 MPSOF: 1 Totalt: 86 6 Adjungeringar Föreligger ej. 7 Mötets behöriga utlysande Josefin Ulfenborg informerar mötet om att mötet utlystes 28 november, vilket i enighet med stadga är minst 10 läsdagar innan mötet. Sektionsmötet finner mötet behörigt utlyst. 8 Föregående mötesprotokoll På det extrainsatta mötet glömdes det bort att lägga till mötesprotokollet från LP1 till handlingarna. På det mötet: Josefin Ulfenborg Mötesordförande Julia Ortheden Sekreterare Jesper Jaxing Förste justerare Alexander Selmanovic Andre justerare

Organisationsnummer: 857209-9524 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 2018-12-13, 18:15-02:34 Sida 4 av 42 Valdes en ny valberedning in. Ändrades lokalpolicy genom en proposition. Ändrades personuppgiftsombudens åtaganden genom en proposition. Uppdaterades armits budget. Förtydligades mandatperiod i reglemente genom en motion. Rättades stadga och reglemente angående firmateckning genom motion. Verksamhetsrapporter, -budgetar och -planer godkändes. Föregående mötesprotokoll innehöll: Valdes en ny ledamot till valberedningen in. Gick ett antal propositioner igenom: Ändring av ekonomisk policy Förtydlingar i stadga och reglemente Flytta inval av valberedningen till LP4 Minska kravet på antal ledamöter i digit Ta bort krav på myndighet för ansvarsposter Ändra hur revisorer ska kunna få handlingar Talmans framförhållning och antal Harmonisera påstigning för kommittéer Ekonomiska resultat och verksamhetsberättelser för alla kommittéer från förra året - förutom mrcit - samt snit och styrit gicks igenom, och samtliga av dessa ansvarsbefriades. Mötet beslutar att lägga föregående mötesprotokoll till handlingarna. 9 Fastställande av mötets dagordning Bort med FUM från meddelande. Ny punkt 17, rapport från dataskyddsombud. Mötet fastställer dagordningen med de föreslagna förändringarna. 10 Meddelanden (a) CETAC - Eric Shao informerar om CETACs inval. (b) Kårledningen - Rasmus Strandar från kårledningen informerar om enkäter, bland annat ATEC en enkät om vilka företag man vill se på campus och studentbarometern som kommer i LP3. Rasmus meddelar även om aspning till kårföreningar och kårledningen, samt inval av Chalmers anställningskommitté. (c) styrit - Johan Wennerbeck uttalar sig angående åtagandet styrit tog förra mötet om att kolla upp vad som gäller angående att skriva på avtal för icke myndig. StyrIT har pratat med banken, som sa att en icke-myndig inte har tillgång till alla banktjänster. StyrIT kommer därmed inte gå vidare med propositionen. Han meddelar även om att det nu finns en intresseanmälan för sektionshoodie. (d) snit - Karl Wikström, snit har bestämt datum för pedagogiska priset sittningen, 22:a februari. SnIT kommer också anordna pluggbrunch på onsdag 19 december. 11 Verksamhetsrapporter Rapporterna tas upp en och en, och om frågor föreligger skrivs de ned under respektive kommitté. Josefin Ulfenborg Mötesordförande Julia Ortheden Sekreterare Jesper Jaxing Förste justerare Alexander Selmanovic Andre justerare

Organisationsnummer: 857209-9524 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 2018-12-13, 18:15-02:34 Sida 5 av 42 (a) ArmIT (b) digit (c) FanbärerIT (d) fritid (e) MRCIT (f) NollKIT Fredrik Bengtsson frågar vad sponsorer betyder. NollKITs ordförande Hassan Jaber svarar att det handlar om att de haft sponsorer till aspun. (g) P.R.I.T. (h) sexit (i) snit (j) StyrIT Fredrik Bengtsson frågar om styrit gjort något speciellt inför aspningen för att hjälpa kommittéerna, Johan svarar att styrit inte gjort något sådant. Mötet beslutar enhälligt att lägga samtliga rapporter till handlingarna i klump. 12 Interpellationer Strider egen marknadsföring mot sektionens intresse? 13 Motioner Elina Olsson läser upp interpellationen. Johan Wennerbeck läser upp styrits svar. StyrIT anser inte att det strider mot sektionens intresse men ser gärna att de formella IT-kanalerna ska hållas fria från marknadsföring av alla som inte är ArmIT. Mötet öppnar upp för diskussion. Fredrik Bengtsson frågar om det finns en restriktion mellan jobb och arrangemang? Pontus frågar om en oklar formulering, ser gärna. Simon Sundström förtydligar att som det ser ut just nu får bara ArmIT lägga upp i dessa kanaler. Johan förtydligar att detsamma gäller anslagstavlorna, man måste ha godkännande innan man får sätta upp där. Föreligger ej. 14 Propositioner Dagens alla propositioner är inne på andra läsningen, vilket innebär att de träder i kraft ifall mötet bifaller dem. Diverse förtydliganden i stadga och reglemente Mötet bifaller propositionen i sin helhet. När räkenskaper och handlingar ska vara revisorer tillhanda Mötet bifaller propositionen i sin helhet. Flytta valberedningens inval till LP4 Mötet bifaller propositionen i sin helhet. Ta bort myndighetskrav för ansvarsposter (exklusive styrit) StyrIT drar tillbaka propositionen. Josefin Ulfenborg Mötesordförande Julia Ortheden Sekreterare Jesper Jaxing Förste justerare Alexander Selmanovic Andre justerare

Organisationsnummer: 857209-9524 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 2018-12-13, 18:15-02:34 Sida 6 av 42 15 Verksamhetsplaner och budgetar Föreligger ej. 16 Revisionsberättelse Agnes Mårdh berättar att alla sittande har lämnat in och att allt ser bra ut. Fredrik Bengtsson frågar om MRCIT ska bli ansvarsbefriade. Johan Wennerbeck berättar att det är lite styrits fel då kommunikationen varit bristande. Rapporten beslutas läggas till handlingarna. 17 Ansvarsfrihet och verksamhetsberättelser Föreligger ej. 18 Rapport från Dataskyddsombud Willian Levén berättar att styrit och armit har ett par små saker att fixa. ArmIT har löst detta redan och styrit jobbar på det. DigIT har mycket som behövs ordnas men arbetar aktivt på det. Dataskyddsombuden rekommenderar inte att några åtgärder åtas. Rapporten beslutas läggas till handlingarna. Mötet ajourneras till 19.23 Mötet återupptas 19.24 19 Personval (a) Talman Rasmus Nordström nominerar sig själv till talman. Rasmus fortsätter med att presentera sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Rasmus lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Mötet väljer in Rasmus som talman VT-18. Beslutet är enhälligt. (b) NollKIT Ordförande Amanda Dehlén och Adam Rondell nominerar sig till ordförande i NollKIT 19. Amanda (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Amanda lämnar rummet. Adam Rohdell (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Adam lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Sluten votering begärs. Mötet väljer in Amanda Dehlén (980723) som ordförande i NollkIT 19. Kassör Jonathan Carbol nominerar sig till kassör i NollKIT. Jonathan (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Jonathan lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Mötet väljer in Jonathan Carbol (940219) som kassör i NollkIT 19. Beslutet är enhälligt. Ledamöter Josefin Ulfenborg Mötesordförande Julia Ortheden Sekreterare Jesper Jaxing Förste justerare Alexander Selmanovic Andre justerare

Organisationsnummer: 857209-9524 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 2018-12-13, 18:15-02:34 Sida 7 av 42 Herman Bergström nominerar sig till ledamot i NollKIT. Herman (it-18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Herman lämnar rummet. Pär Aronsson nominerar sig till ledamot i NollKIT. Pär (it-18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Pär lämnar rummet. Victor Fredholm nominerar sig till ledamot i NollKIT. Victor (it-18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Victor lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Adam Rohdell nominerar sig till ledamot i NollKIT. Adam (it-18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Adam lämnar rummet. Hugo Stegrell nominerar sig till ledamot i NollKIT. Hugo (it-18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Hugo lämnar rummet. Mötet öppnar upp för diskussion. Mötet går till beslut. Sluten votering begärs. Mötet väljer in Adam Rohdell, Hugo Stegrell, Victor Fredholm, Herman Bergström, Pär Aronsson som ledamöter i NollkIT 19. 21.00: Mötet ajourneras till 21.20 (c) P.R.I.T. Ordförande Theodor Angergård nominerar sig till ordförande för PRIT. Theodor (it17) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Theodor lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Sluten votering är begärd. Mötet väljer in Theodor Angergård (980303) som ordförande i PRIT-19. Kassör William Albertsson nominerar sig till kassör för PRIT. William (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. William lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Mötet väljer in William Albertsson (990814) som kassör i PRIT-19. Beslutet är enhälligt. Ledamöter Max Arfvidsson nominerar sig till ledamot för PRIT. Max (it17) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Max lämnar rummet. Leo Karlsson nominerar sig till ledamot för PRIT. Leo (it16) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Leo lämnar rummet. Dino Pasalic nominerar sig till ledamot för PRIT. Dino (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Dino lämnar rummet. Linnea Johansson nominerar sig till ledamot för PRIT. Linnea (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Linnea lämnar rummet. Stefan Chan nominerar sig till ledamot för PRIT. Stefan (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Stefan lämnar rummet. Anna Nilsson nominerar sig till ledamot för PRIT. Anna (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Anna lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Sluten votering är begärd. Mötet ajourneras till 23.59. Mötet återupptas 23.59. Mötet ajouneras igen på grund av tekniska problem till 00.24. Mötet återupptas 00.25. Josefin Ulfenborg Mötesordförande Julia Ortheden Sekreterare Jesper Jaxing Förste justerare Alexander Selmanovic Andre justerare

Organisationsnummer: 857209-9524 Mötesprotokoll Sektionsmöte LP2 2018-12-13, 18:15-02:34 Sida 8 av 42 (d) sexit Mötet väljer in Leo Karlsson, Anna Nilsson, Max Arfvidsson Nilsson, Linnea Johansson som ledamöter i P.R.I.T. 19. Ordförande Jonathan Eksberg och Erik Gunnarsson nominerar sig till ordförande för sexit. Jonathan (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Jonathan lämnar rummet. Erik (it18) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Erik lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Sluten votering är begärd. Mötet väljer in Jonathan Eksberg (990508) som ordförande i sexit-19. Kassör Johannes Gustavsson nominerar sig till kassör i sexit. Johannes (it17) presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Johannes lämnar rummet. Mötet väljer in Johannes Gustavsson (950624) som kassör i sexit-19. Beslutet är enhälligt. Ledamöter Oscar Forsberg, Jacob Messinger, Zakarias Eriksson, Isabelle Ermeryd Tancredi, Erik Gunnarsson, Johan Davidsson nominerar sig till ledamöter i sexit. Oscar Forsberg presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Oscar (it18) lämnar rummet. Jacob Messinger presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Jacob (it18) lämnar rummet. Zakarias Eriksson presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Zakarias (it18) lämnar rummet. Isabelle Ermeryd Tancredi presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Isabelle (it17) lämnar rummet. Johan Davidsson presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Johan (it18) lämnar rummet. Erik Gunnarsson presenterar sig själv och svarar på frågor från sektionsmötet. Erik (it17) lämnar rummet. Mötet öppnar för diskussion. Mötet går till beslut. Sluten votering är begärd. Mötet väljer in Jacob Messinger, Zakarias Eriksson, Isabelle Ermeryd Tancredi som ledamöter i sexit 19. 20 Mötets avslutande Mötet avslutas 02.20. Josefin Ulfenborg Mötesordförande Julia Ortheden Sekreterare Jesper Jaxing Förste justerare Alexander Selmanovic Andre justerare

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 9 av 42 1 Verksamhetsrapporter På följande sidor bifogas verksamhetsrapporterna för samtliga sektionens kommitéer och nämnder.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 10 av 42 Verksamhetsrapport ArmIT - LP2 2018

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 11 av 42 Allmänt ArmIT har i vanlig ordning gått på möten och skött de vardagliga åtagandena. Utöver detta och våra veckomöten har vi: Deltagit på ArmU Haft teambuildings Arrangemang Under läsperioden har ArmIT arrangerat följande: Lunchföreläsning med Academic Work Lunchföreläsning med Cygni Lunchföreläsning med Cybercom DatE-IT Kvällsevent med Cybercom på deras kontor Kvällsevent med Cygni på deras kontor Kvällsevent med Ericsson i Bulten Övrigt Utdelning av tentakit i Hubben med Endeavor Monterevent i Hubben med Academic Work

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 12 av 42 Verksamhetsrapport LP2 digit 18/19 Digitala system Vi är nästan klara med den första versionen vår nya IT-kontotjänst Gamma som ska utgöra en stabil bas för resten av våra system. Den kommer ersätta den nuvarande inloggningstjänsten Beta-account. Vi stängde ner en allvarlig säkerhetsläcka på den gamla kontotjänsten Account. Detta förklarades på det extrainsatta sektionsmötet den 28:e november 2018. hubbit, bookit och hueit använder nu Beta-account, samma tjänst som används för att logga in på chalmers.it, för autentisering och auktorisering. På grund av tidsbrist för migrationen till Beta-account, är AchieveIT nedstängd tillsvidare. Fortsatt arbetet på KeepIT, en hjälpsida för DPOer att hantera persondata som lagras på sektionen. Fortsatt arbetet på SongBookIT, en sångbok online för IT sektionen.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 13 av 42 Vi har brainstormat idéer för EventIT tillsammans med FKIT och försiktigt börjat planera och koda. Uppgraderat bardatorn. Flyttat DACen till bakom baren, så att man enklare kan koppla upp sig till högtalarna när man använder HDMI sladden. GDPR Fortsatt arbetet för nya wikis för kommittéer och föreningar. Fortsatt arbetet med avtal för våra tjänster. Vi har fortsatt arbetet att flytta våra tjänster till Docker och vår nya serverstruktur, för att sedan stänga ner gamla servrar som kan innehålla gömd persondata. Vi har förstärkt säkerheten när det gäller lösenord, dels genom att byta ut dem samt genom att förvara dem på en intern lösenordshanterare tillgänglig för digit. Arrangemang Öppna workshops Linux workshop Kod & Vin - LP1 Advent of Kod & Glögg - LP2

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 14 av 42 Verksamhetsrapport för FanbärerIT LP2 2018 Representerade fanan på extrainsatta sektionsmötet 2 Fanbärarkalas Extern representation Kollade på Nobelmiddagen, där Chalmers fana var representerad av Marskalkämbetet Glöggmys 11 dec Glögg, pepparkakor, ost och jul-quiz Representerade fanan på sektionsmötet

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 15 av 42 Verksamhetsrapport LP2 fritid 18/19

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 16 av 42 Arrangemang Regelbundna idrottspass fritid har arrangerat idrottspass som exempelvis innebandy, volleyboll, futsal, bordtennis och badminton. Innebandy-CM fritid har tillsammans med flera från IT-sektionen deltagit i Innebandy- CM. Inköp Pingisutrustning fritid har köpt in pingisrack samt bollar.. Övrigt Intresseundersökning fritid har skapat en intresseundersökning och samlat in vilka idrottsarrangemang som sektionsmedlemmar på IT vill ha. Planeringsmöte för LP2-LP4 fritid har haft ett planeringsmöte och lagt ett preliminärt schema för kommande arr LP2-LP4 med fokus på de sporter som fick flest antal röster i intresseundersökningen nämnd ovan. CHESS-möte fritid har deltagit på CHESS-möte tillsammans med representanter från CIS och övriga sektionsidrottsföreningar och bl.a. diskuterat en idrottskampanj med Högskolan för att få idrotten på Chalmers att växa. Teambuilding

Written Tuesday, 11 December 2018 VERSKAMHETSRAPPORT MRCIT 2018 MASTER RECEPTION COMMITTEE OPERATIONAL PLAN 2018 LP2 Having completed our reception in the previous study period (LP1), this study period is somewhat less active for MRCIT. Nevertheless, we have been preparing for the next MRCIT, with recruiting/information meetings, inspring (verbal recruitment efforts) and aspning preparations already this semester. We have announced our aspning events (the information meeting/prep night back in November, and an upcoming Yule Dinner) on chalmers.it and our Facebook page, and are scheduled to have it together with the Aspar in the evening of Monday 17 th. Master students from IxD and Software Engineering are very welcome to attend. WHY SO EARLY WITH THE ASPNING? The reason we begin early with aspning preparations is that, since all of MRCIT is in their second year of their Masters programme, we will be significantly less available next semester as we do our thesis work in various locations (and countries). 1 (1)

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 18 av 42 NollKIT verksamhetsrapport LP2 Arrangerat aspning o Sponsorer o Måna lyckade sam-arr Sittningstävling ZtökIT Aspun Etc. o Måna lyckade arrangemang Sekreten Minimottagningen (P)ost och vin Etc. Planerat överlämning Jobbat på kontinuiteter Saknat mottagningen

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 19 av 42 Verksamhetsrapport för P.R.I.T. LP2 2018 Arrangemang: Oktobersittning. Pluggfrukost med snit. Fruktade Hubben Pubrunda LP2 med aspar. FestU:s Halloweenkalas. FixaHubbenDagen. (Kommande) Sittning med TD. (Kommande) Julpub. Aspning: Smygaspning, planering och utförande av Pubrunda. FixaHubbenDagen. Aspun med NollKIT och sexit. Aspning med DaltonZ. Vem kan slå P.R.I.T. Sittningstävling med NollKIT och sexit. Övrigt: Haft interna veckoliga möten. Haft teambuilding.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 20 av 42 Asparr Aspkickoffen Pubrundan med asparna BMB - sexits egna kickoff Aspgasque Spån Prepp La Estrella Wars Blanddricka Sittningstävlingen Kickoff Prepp Tävlingen Aspmästerikalaset Aspun Hotel Diabolus Sittning i Storstugan i Härryda Teambuilding Puffat JulFestU

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 21 av 42 Verksamhetsrapport Studienämnden, snit 18/19 Läsperiod 2 2018 11 27 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers tekniska högskola

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 22 av 42 The Student Division Software Engineering Chalmers Student Union Page 1 of 1 Verksamhetsrapport Studienämnden, snit 18/19 1 Operativt arbete Deltagit på kursnämnder Möten som: UU, PL-lunchmöten, Ordförandemöte samt interna lunchmöten etc. Tagit fram verksamhetsrapport Haft inspring och påmint om att svara på kursenkäter 2 Kandidatnivå Klassrepresentantmöte, mycket fungerar bra. 3 Masterverksamhet Masterrepresentantmöte Möte med Software Engineering MPA om masterprogrammet Deltagit i kursnämnder på masternivå. 4 Arrangemang Arrangerat pluggfrukost tillsammans med P.R.I.T. Börjat planera Pedagogiska Priset tillsammans med sexit Deltagit vid studentrösten Hållit i ett kursvalsmingel 5 Internt Uppdaterat vår sida på chalmers.it Skapat PR och fått ut nomineringsformulär angående PP

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 23 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Verksamhetsrapport StyrIT 18/19 LP2 Verksamhetsrapport StyrIT 18/19 LP2 StyrIT Allmänt StyrIT har i vanlig ordning gått på möten och skött de vardagliga åtagandena. Utöver detta och våra veckomöten har vi: Möten med programledningen (varannan vecka). Deltagit på Kårfullmäktigemöte (FUM). Deltagit på teknologsektionsstyrelseworkshop. Godkänt äskning från FikIT på 850 kr för julmys Godkänt äskning från digit för kod och glögg på 300 kr Varit representerade på följande utskott som kårledningen arrangerar: - KU, kårledningsutskottet - NU, nöjeslivsutskottet - SU, sociala utskottet - Kassörsforum

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 24 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Verksamhetsrapport StyrIT 18/19 LP2 Arrangemang Sen senaste sektionsmötet har StyrIT arrangerat följande: 11/10 ordinarie sektionsmöte lp1 28/11 extrainsatt sektionsmöte lp2 18/10 och 22/11 Ordförandemöte. 15/11 Ekonomikväll för kommitteer. 6/12 Julmys tillsammans med fikit och hookit

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 25 av 42 2 Propositioner

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 26 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Förtydliganden i stadga och reglemente Förtydliganden i stadga och reglemente styrit Bakgrund Efter att ha gått igenom stadga och reglemente upptäcktes vissa smågrejer som kunde förtydligas. Dessa har samlats i denna proposition. Ytterligare motivering skrivs i kursiv stil i samband med de förslag som behöver detta. Förslag Yrkar på: att i stadga och reglemente lägga till följande som förord: Till teknologsektionens styrdokument hör stadga, reglemente och policys. Till dessa dokument finns en tillhörande ordlista. Samtliga av dessa dokument går att hitta på https://chalmers.it/documents eller https://styrit.chalmers.it/documents. att ändra Medlem är skyldig att inte verka mot sektionens intresse. till Medlem är skyldig att inte verka mot sektionens intresse eller uppdrag. i 2.2.2 i stadgan. För att det ska vara mer tydligt vad som gäller. Det finns ingen definition av sektionens intresse, däremot av sektionens uppdrag. att lägg till personuppgiftsombud under 4.9.1 Närvaro- och yttranderätt tillkommer: i stadgan. att ändra meningen Föreningsmedlem som motverkar föreningens syften kan dock uteslutas. till Föreningsmedlem som motverkar föreningens syften kan dock uteslutas av styrelsen. i 10.1.2 Medlemsrätt i stadgan. Just nu står det inte vem som kan utesluta en medlem, därav förtydligandet.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 27 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Förtydliganden i stadga och reglemente att lägga till meningen Dessutom är föreningen skyldig att rapportera till sektionsstyelsen då deras stadga förändrats i 10.4 i stadgan. Intresseföreningarna ska ha en av styrit godkänd stadga. Denna förändring säkerställer att styrit har chansen att godkänna stadgan när en uppdatering skett. att ändra listan om vad som bör ingå i mötesprotokoll i 13.1 Allmänt i stadgan: Från: Till: ärendenas art samtliga ställda och ej återtagna yrkanden beslut särskilda yttranden och reservationer organets namn datum närvarande beslut särskilda yttranden och reservationer De fetmarkerade formuleringarna i den övre listan har nog aldrig efterlevts. Att i varje mötesdokument ha med alla yrkanden som man har åtagit sig är orimligt. Istället lägger vi till organ, datum och närvarande, vilka är viktigt att få ner på papper. att byta namn på Allmänt till 13.1 Innehåll i stadgan I 13.1 står det enbart om vad protokoll ska ha för innehåll. att byta ut Studienämnden är skyldig att rätta sig efter teknologsektionens stadga, reglemente och fattade beslut. mot [..] stadga, reglemente, policies, övriga handlingar och beslut. under 7.4 Skyldigheter. snit är idag de enda som inte måste rätta sig efter policies och övriga handlingar.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 28 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Flytta inval av valberedningen till LP4 Flytta inval av valberedningen till LP4 styrit Bakgrund I dagsläget har valberedningen tre pluggintensiva veckor på sig att förbereda inför aspningen och invalsprocessen. Därtill kommer kårens valberedning att anordna en utbildning under LP1 för alla valberedningar på Chalmers, som valberedningen på IT skulle missa om man går på LV6 LP1. Mellan sektionsmötena LP4 och LP1 har inte valberedningen några inval att nominera till, så denna tid innebär i praktiken dötid för valberedningen idag. För en valberedning som skulle gå på LP4 skulle denna tid istället vara värdefull för förberedelse i form av bland annat teambuilding, diskussioner som mynnar ut i skapande av kravprofil och intervjufrågor, samt övning i intervjuteknik. Detta förslag har diskuterats i årets valberedning, som tycker det är en bra förändring. Förslag Yrkar på: att Flytta inval av valberedning till Andra ordinare vårmöte under 4.4.1

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 29 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Ta bort myndighetskrav för ansvarspost i kommitté och studienämnd Ta bort myndighetskrav för ansvarspost i kommitté och studienämnd styrit Bakgrund Eftersom kommittéer och studienämnden inte längre tecknar firma, finns det inget krav enligt lag att ordförande och kassör ska vara myndig. Det är visserligen rimligt att de är myndiga, men det är en av flera egenskaper som är rimliga att ha. Till exempel att kunna skriva och tala svenska eller engelska, eller räkna. Dessa egenskaper står det inget om i stadga att man ska ha, och därför tycker vi att inte heller myndighet ska stå med. Förslag Yrkar på: att Ta bort 8.1.3 Myndighet ur stadgan. att Ta bort Ordförande och kassör i studienämnden skall vara myndiga. från 7.1.1 Sammansättning i stadga.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 30 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Hur sektionens revisorer kan begära räkenskaper och handlingar Hur sektionens revisorer kan begära räkenskaper och handlingar styrit Bakgrund Till dagens sektionsmöte bryter alla sektionens organ mot stadgan. Revisorerna fick nämligen inte in samtliga räkenskaper och handlingar 15 läsdagar innan mötet. Detta eftersom ingen för 15 läsdagar sedan kände till det extrainsatta mötet, på grund av att det utlystes 10 läsdagar sedan (i ordning med stadgan). För att detta inte ska hända igen föreslår styrit att att räkenskaper och handlingar ska krävas att lämnas in enbart till ordinarie sektionsmöten. Det finns inget krav på revisorerna att lämna en revisionsberättelse till extrainsatta sektionsmöten, och att kräva att de ändå ska få räkenskaper och handlingar är onödigt. För att revisorerna ändå ska kunna lämna en revisionsberättelse till ett extrainsatt sektionsmöte föreslår styrit också att man skapar en skyldighet för sektionens alla organ att lämna in sina räkenskaper och handlingar till revisorerna inom tre läsdagar efter att revisorerna bett om dem. Förslag Yrkar på: att Ändra Räkenskaper och övriga handlingar skall vara revisorerna tillhanda senast 15 läsdagar före sektionsmöte. till Räkenskaper och övriga handlingar skall vara revisorerna tillhanda senast 15 läsdagar före ordinarie sektionsmöte. i 14.1.3 i stadgan att Lägga till följande som en skyldighet för sektionens organ att Lämna ut handlingar och räkenskaper begärda av sektionens revisorer med notis på tre läsdagar.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 31 av 42 3 Interpellationer

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 32 av 42 Interpellation till StyrIT - sektionsmöte 2018-12-13 Marknadsföring av företag På IT-sektionen är det ArmIT som hanterar kontakt, marknadsföring och event med företag. Detta för att ha kontroll och bibehålla kvalitén på sektionens relationer till företag samt de tjänster som sektionen erbjuder. ArmIT värnar dessutom mycket om studentnytta och alla intäkter som kommittéen får går till sektionen. Enligt 2.2.2 Intresseskyldigheter i stadgarna är en medlem skyldig att inte verka mot sektionens intresse. Tolkar ni detta som att det är emot sektionens intresse att gemene teknolog kan publicera marknadsföring om företag i kommunikationskanaler knutna till sektionen (t.ex. Slack eller klassgrupperna på Facebook) på uppdrag av företaget utan att gå genom ArmIT?

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 33 av 42 4 Revisionsberättelse

Bifogat material Sektionsmöte LP2 Agnes Mårdh Sektionsmöte: 2018-12-13 Sida 2018-12-13 34 av 42 Henry Yang Utgåva: 1 2018-12-07 REVISIONSBERÄTTELSE AVSTIGNA EJ ANSVARSBEFRIADE PERIOD 17-18 MRCIT MALIN THELIN & OSCAR NILSSON Har uppvisat bokslut för perioden som ser bra ut. Vi rekommenderar därför att MRCIT blir ansvarsbefriade. PERIOD 16-17 FRITID GUSTAV BERGSTRÖM & PEDRAM SHIRMOHAMMAD Har uppvisat bokföring fram till 2017-03-23 som vid en ytlig granskning ser ganska bra ut, dock inte uppvisat bokslut. Vi rekommenderar därför att FrITid ej blir ansvarsbefriade. STYRIT MATILDA HORPPU & JOHAN LINDSKOGEN Har uppvisat bokslut för perioden. Dock kvarstår några detaljer som fortfarande behöver lösas. Vi rekommenderar därför att StyrIT ej blir ansvarsbefriade. ARMIT ALEX SUNDBÄCK & ADRIAN LINDBERG Har uppvisat bokslut för perioden, som vid en ytlig granskning ser bra ut. Dock behövs mer noggrann granskning av fysisk bokföring. Vi rekommenderar därför att ArmIT ej blir ansvarsbefriade. PERIOD 15-16 DIGIT IVAR JOSEFSSON & MAXIM GORETSKYY Har uppvisat bokslut för perioden. Dock kvarstår några detaljer som fortfarande behöver lösas. Vi rekommenderar därför att DigIT ej blir ansvarsbefriade. STYRIT GABRIEL ANDERSSON & JONATHAN THUNBERG Har uppvisat bokföring fram till 2016-04-19 som vid en ytlig granskning ser bra ut, dock inte uppvisat bokslut. Vi rekommenderar därför att StyrIT ej blir ansvarsbefriade. PERIOD 14 P.R.I.T. MARKUS BERGLAND & LISA LIPKIN

Bifogat material Sektionsmöte LP2 Agnes Mårdh Sektionsmöte: 2018-12-13 Sida 2018-12-13 35 av 42 Henry Yang Utgåva: 1 2018-12-07 Har uppvisat bokföring fram till 2014-11-25 som vid en ytlig granskning ser bra ut. Har en ej visat någon bokföring för året, vi rekommenderar därför att P.R.I.T. ej blir ansvarsbefriade. PERIOD 13-14 FRITID PHILIP EKMAN & FILIP CARLÉN Har uppvisat bokföring för perioden, men den behöver finslipas. Därför rekommenderar vi att FrITid ej blir ansvarsbefriade. PERIOD 12-13 STYRIT RASMUS EGERÖ & HANNA KOWALSKA ELLENBERG Har inte visat upp någon bokföring, och därför rekommenderar vi att StyrIT ej blir ansvarsbefriade. ARMIT FIONA ROLANDER & JULIA ADAMSSON Har visat upp bokföring som i stort ser bra ut. Då det finns en del detaljer kvar att fixa rekommenderar vi att ArmIT ej blir ansvarsbefriade. PERIOD12 SEXIT MIKE PHOOHAD & ISABELLE FRÖLICH Har visat upp bokföring fram till 2012-03-29. Därför rekommenderar vi att sexit ej blir ansvarsbefriade. PERIOD 11 P.R.I.T AMANDA STRÖMSTEN & HANNA KOWALSKA ELLEBERG Har visat upp bokföring fram till den 2011-05-09. Därför rekommenderar vi att P.R.I.T ej blir ansvarsbefriade PERIOD 10 11 FRITID ESKIL JOHANSSON & THOMAS ODIN Har aldrig visat upp sin bokföring. Därför rekommenderar vi att FrITid ej blir ansvarsbefriade.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 Agnes Mårdh Sektionsmöte: 2018-12-13 Sida 2018-12-13 36 av 42 Henry Yang Utgåva: 1 2018-12-07 SITTANDE STYRIT JOHAN WENNERBECK & OMAR OUEIDAT Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. DIGIT THEODOR ANGERGÅRD & ERIC CARLSSON Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. ARMIT ELINA OLSSON & RASMUS LINDGREN Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. FRITID CAROLINA LARSSON & TOBIAS KARLSSON Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. SEXIT LINNEA BARK & AXEL SVENSSON Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. P.R.I.T. ALEXANDER SELMANOVIC & JIAN SHIN Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. NOLLKIT HASSAN JABER & HENRIK LAGERGREN Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. SNIT KARL WIKSTRÖM & ROBERT PALM Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. MRCIT ANDERS SIVERTSSON & WIEBKE MEYER Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut. FANBÄRERIT ANDRÉAS ERLANDSSON & MATHIAS LAMMERS Har uppvisat bokföring fram till 2018-11-22 som vid en ytlig granskning ser bra ut.

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 37 av 42 Uppföljning av granskning Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers tekniska högskola

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 38 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Sida 1 av 5 Uppföljning av granskning Innehåll 1 Förord 2 2 Organ med kvarstående brister 3 2.1 Styrelsen..................................... 3 2.2 digit....................................... 4 2.3 ArmIT...................................... 5 Teknologsektionen Informationsteknik Hörsalsvägen 9 412 58 Göteborg styrit@chalmers.it https://chalmers.it

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 39 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Sida 2 av 5 Uppföljning av granskning 1 Förord Vi vill tacka alla som hjälpt till både under granskningen men också ny under uppföljningen. Allas positiva attityd och starka moral gör vårt arbete väldigt enkelt och vi ser stolt på hur sektionen förbättrat sin datahantering. Sedan vi presenterade vår granskning har sektionens samtliga organ arbetet med att åtgärda de brister som då påträffades. Detta har resulterat i att nästan alla brister är åtgärdade med undantag för de som listas nedan. Teknologsektionen Informationsteknik Hörsalsvägen 9 412 58 Göteborg styrit@chalmers.it https://chalmers.it

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 40 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Sida 3 av 5 Uppföljning av granskning 2 Organ med kvarstående brister 2.1 Styrelsen 2.1.1 Ej åtgärdade brister De har inte fullbordat arbetet med att skapa patetlistor åt sektionens organ. 2.1.2 Anledning Vid skiftet av styrelse glömdes detta åtagande. 2.1.3 Rekommendation Styrelsen är nu medvetna om problemet och kommer att återuppta arbetet. Vi rekommenderar därför att de får fortsätta arbetet utan ytterligare åtgärder. Teknologsektionen Informationsteknik Hörsalsvägen 9 412 58 Göteborg styrit@chalmers.it https://chalmers.it

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 41 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Sida 4 av 5 Uppföljning av granskning 2.2 digit 2.2.1 Ej åtgärdade brister Mediawiki är ej klart vilket andra kommitteer väntar på för att bli klara med sitt arbete Avtal saknas fortfarande för samtliga av digits tjänster. digit har för tillfället olovligt insamlade register över användare Hanterar lösenord till externa tjänster utan att meddela användaren om detta. Sparar platsinformation som sparas utan samtycke. digit har tjänster som hanterar data utan användaravtal. Otydliga ansvarsområden vid lagring och hantering av andra organs data. 2.2.2 Anledning Utvecklingen av de nya tjänster som skall lösa många utav de kvarvarande problem har dröjt längre än vad digit först planerade 2.2.3 Rekommendation digit är väl medvetna om dessa brister och har jobbat för fullt med att lösa dem under sitt år. De har dessutom tillsatt mer arbetskraft för att påskynda utvecklingen. Då vi anser att digit gör så gott de kan med att lösa bristerna så fort som möjligt rekommenderar vi att de får fortsätta sitt arbete utan ytterligare åtgärder. Teknologsektionen Informationsteknik Hörsalsvägen 9 412 58 Göteborg styrit@chalmers.it https://chalmers.it

Bifogat material Sektionsmöte LP2 2018-12-13 Sida 42 av 42 Teknologsektionen Informationsteknik Chalmers studentkår Sida 5 av 5 Uppföljning av granskning 2.3 ArmIT 2.3.1 Ej åtgärdade brister Extern hantering av e-post 2.3.2 Anledning Oklarheter kring hur ArmIT s mail skall se ut i framtiden samt tekniska begränsningar i de lösningar som presenterats har lett till förseningar. 2.3.3 Rekommendation ArmIT och dataskyddsombuden arbetar med detta och är nära en lösning. Därför rekommenderar vi inga ytterligare åtgärder. Teknologsektionen Informationsteknik Hörsalsvägen 9 412 58 Göteborg styrit@chalmers.it https://chalmers.it