Handlingar till mötet i Vänersborg med regionfullmäktige för Västra Götalandsregionen 10-11 oktober 2016
1 (2) Föredragningslista Sammanträde med regionfullmäktige den 10 och 11 oktober 2016 Plats: Sessionssalen, Kommunhuset, Vänersborg Tid: Måndagen den 10 oktober kl. 09.30 Temadag om framtida regionbildning Tisdagen den 11 oktober kl. 09.30 Parasportstipendiet 2016 delas ut under dagen Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Avsägelser och anmälan av nyvalda i regionfullmäktige Diarienummer RS 2016-02675 2. Frågestund Diarienummer RS 2016-02127 3. Interpellation - Alex Bergström (S) om Västra stambanan Diarienummer RS 2016-06089 4. Förslag till nya ägardirektiv för regionens hel-och majoritetsägda aktiebolag Diarienummer RS 2016-05303 5. Ovillkorat aktieägartillskott till Västtrafik AB Diarienummer RS 2016-05295 6. Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling: Budget 2017 och plan för verksamheten Diarienummer RS 2016-03032 7. Policy för inköp Diairenummer RS 2016-03129 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: regionstyrelsen@vgregion.se
Föredragningslista från regionfullmäktige, 2016-10-10--11 2 (2) 8. Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Diarienummer RS 2016-05464 9. Avveckling av Samrehab Mark-Svenljunga Diarienummer RS 2016-05737 10. Kostnadsuppräkning av taxor för intygsskrivning Diarienummer RS 2016-05552 11. Motion av Johanna Johansson med flera (SD) om avskaffad patientavgift för äldre patienter, 85+ Diarienummer RS 2016-03196 12. Anmälan av inkomna motioner 13. Anmälningsärenden 14. Valärenden - Arvodesberedningen vakant ersättarplats för Miljöpartiet - Valberedningens förslag till val (utdelas vid mötet) Joakim Larsson Ordförande Samtliga handlingar och beslutsunderlag i ovan kungjorda ärenden finns tillgängliga på Regionens Hus, Residenset, Vänersborg, tel 010-44 101 42. Tänk på miljön - Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se )
Regionfullmäktige Preliminärt program för regionfullmäktige den 10 och 11 oktober 2016 Måndagen den 10 oktober Temadag Tid Program 08.00 09.30 Kaffe och samling/gruppmöte 09.30 09.40 Sammanträdet startar. Upprop, val av justerare 09.40 12.00 Diskussion om framtida regionbildning 12.00 13.00 Gemensam lunch på Folkets Hus (Kungsgatan 15) Vänersborg 13.00 ca. 15.00 forts. om framtida regionbildning Tisdagen den 11 oktober Tid Program 08.00 09.30 Kaffe och samling/gruppmöte 09.30 12.00 Plenum samt utdelning av Parasportstipendiet 2016 12.00 13.00 Gemensam lunch på Folkets Hus (Kungsgatan 15) Vänersborg 13.00 Plenum Något avbrott för gemensam kafferast kommer inte att göras. Däremot finns eftermiddagskaffe i foajén mellan kl 14.00 15.30.
Lokaler för partigruppmöte: Nedanstående lokaler i Kommunhuset Vänersborg är bokade för partigruppmöten: S-gruppen lokal 119, plan 1 M-gruppen lokal 177 D, plan 1 (del av caféterian) MP-gruppen lokal 212, plan 2, trapphuset C-gruppen lokal 214, plan 2, korridor C SD-gruppen lokal 225, plan 2, korridor C V-gruppen lokal 367, plan 3, korridor 1 FP-gruppen lokal 373, plan 3, korridor 1 KD-gruppen Ovala rummet, plan 3, korridor 1
Ärende 3
INTERPELLATION Till Ulrika Frick Vänersborg 2016-09-27 Bakgrund Trafikverkets åtgärdsvalstudier Västra stambanan genom Västra Götaland slår fast att Västra stambanan mellan Stockholm och Göteborg är en av Sveriges viktigaste och hårdast belastade järnvägar. Banan har mycket stor betydelse för regionala och långväga persontransporter samt för nationella och internationella godstransporter. Kapacitet utnyttjas i dag maximalt och det finns starka önskemål om utökad trafik, vilket inte minst uttrycks i Västra Götalandsregionens Målbild Tåg 2035. I den nationella planen, som gäller fram till 2025, finns ett antal åtgärder för att möta den stora efterfrågan. Bland annat förbigångsspår där godståg kan bli omkörda och nytt vändspår i Alingsås. Men åtgärdsvalsstudien konstatera också att det inte är tillräckligt för att nå en långsiktig lösning. För att öka kapaciteten krävs ett ytterligare dubbelspår på sträckan Alingsås - Göteborg. Vad gäller resandeutvecklingen på Västra stambanan talar Målbild Tåg 2035 om en fördubbling från ca 20 000 till ca 40 000 resor/vardag. För att klara den kraftfulla ökningen förutsätter det ökad turtäthet. Vilket i sin tur kräver utökad kapacitet på banan. Det var flera år sedan kapacitetstaket för Västra stambanan nåddes. Trafikverket säger ständigt att banan är överbelastad. Att det är fullt på spåren konstaterar även kommunerna och de som pendlar på stambanan. Till detta kommer också förlängningen av restiderna för arbets- och studiependlarna. Målbild Tåg 2035 och den nationella prognosen för långväga persontransporter och internationella godstransporter ställer krav på en kapacitetsökning i närtid. Siktet ska vara att få byggt nya spår i nästa nationella plan för transportinfrastrukturen. Efter åtgärdsvalsstudierna är steget nu att få till lokaliseringsstudien (var ska de nya spåren gå)? Även den senaste åtgärdsvalsstudien för sträckan Göteborg-Alingsås skriver att det är en lokaliseringsstudie som är nästa steg. Med två spår till finns verkliga förutsättningar att nå klimatmålen liksom att klara av person och godstransporter i närtid - inom nästa planperiod! För alla de som arbets-, eller studiependlar, kör gods eller reser mellan Sveriges två största städer är en utbyggnad av sträckan Alingsås-Göteborg mycket välkommen. Jag vill därför fråga kollektivtrafiknämndens ordförande Ulrika Frick följande: Vilket påverkansarbete bedriver majoriteten för att tydliggöra Västra Stambanans utvecklingsbehov i syfte att nå Målbild 2035? Vilka ytterligare åtgärder anser du behöver vidtas inför revidering av infrastrukturplanen avseende Västra stambanan så att Målbild tåg 2035 uppnås? Alex Bergström (S), regionråd i opposition
Ärende 4
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Film i Väst AB Ägardirektiv för Film i Väst AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 2 (6) se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolagen förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet
2016-09-28 3 (6) Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolagen förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta.
2016-09-28 4 (6) Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument. Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna.
2016-09-28 5 (6) k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor. B Bolagsspecifikt direktiv Film i Väst ska samproducera film med hög konstnärlig kvalitet och publik potential som utmärker sig på den nationella och internationella arenan och som får en betydande global distribution och spridning. Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som en ledande aktör inom filmproduktion. Bolagets samproduktioner ska sammantaget nå och angå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolagets verksamhet ska ge internationell lyskraft till Västra Götaland och underhålla och utveckla Västra Götalands kreativa potential och infrastruktur samt stärka kompetensen inom branschen.
2016-09-28 6 (6) Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från kulturnämnden och regionutvecklingsnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016 05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Göteborgs Symfoniker AB Ägardirektiv för Göteborgs Symfoniker AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-28 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.
2016-09-28 4 (6) Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument. Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan).
2016-09-28 5 (6) Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-28 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Göteborgs symfoniker ska bedriva symfonisk konsertverksamhet med hög internationell konstnärlig kvalitet för en bred publik. Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som en av världens främsta orkestrar. Bolaget ska utöver konserter i Konserthuset i Göteborg och från scenen i Vara genom turnéer, gästspel och GSO-play nå och angå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska också aktivt söka nya publikgrupper. Bolaget ska ge internationell lyskraft till Västra Götaland och bidra till att utveckla Västra Götalands kreativa potential och kompetens inom scenkonst. Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från kulturnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Göteborgsoperan AB Ägardirektiv för Göteborgsoperan AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-28 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.
2016-09-28 4 (6) Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan).
2016-09-28 5 (6) Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-28 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv GöteborgsOperan ska bedriva opera-, musikal- och dansverksamhet med hög internationell konstnärlig kvalitet för en bred publik. Bolagets orkester ska också bedriva konsertverksamhet. Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som ett av norra Europas intressantaste operahus. Bolaget ska utifrån operahuset i Göteborg och scenen i Skövde, samt genom turnéer, gästspel och digital media, nå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska ge internationell lyskraft till Västra Götaland och bidra till att utveckla Västra Götalands kreativa potential och kompetens inom scenkonst. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kulturnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016 05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Regionteater Väst AB Ägardirektiv för Regionteater Väst AB Regionteater Väst AB ägs till 91 procent av Västra Götalandsregionen och till 9 procent av Uddevalla kommun. Bolaget har till föremål att bedriva teater- och dansverksamhet och därmed förenlig verksamhet. Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som ägarnas fullmäktige beslutat. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2 (6) A Generella bestämmelser för regionens majoritetsägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst fullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen och kommunen som ägare. Beträffande helägda bolag gäller att fullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare För delägda bolag ska fullmäktige enligt kommunallagen se till att bolaget blir bundet av de villkor som gäller för helägda bolag i en omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art och omständigheter i övrigt. Ägarna har enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där regionen och kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen och kommunen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av fullmäktige i Västra Götalandsregionen och Uddevalla kommun och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägarna och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Majoritetsägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolagen förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 3 (6) c) Ägarna tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolagen. Bolaget ska bereda fullmäktige i Västra Götalandsregionen och Uddevalla kommun möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägarna skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägarna och bolaget nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet.
2016-09-28 4 (6) f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Samma information som lämnas till Västra Götalandsregionen ska också lämnas till Uddevalla kommun.
2016-09-28 5 (6) Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen och Uddevalla kommun i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens och kommunstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägarna beredas tillfälle att ta ställning (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som fullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolagen tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen eller Uddevalla kommun som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd övergår till Regionteater Väst, kan enligt lag tillgodoräkna sig all anställningstid hos den tidigare arbetsgivaren. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med regiondirektören och kommundirektören i frågor som rör VDskapet i bolaget såsom anställnings- respektive avvecklingsprocessen. Vid bestämmande av anställningsvillkor eller lönerevision för VD ska samråd ske med regiondirektören. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken.
2016-09-28 6 (6) Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor. B Bolagsspecifikt direktiv Regionteater Väst ska bedriva teater- och dansverksamhet för en bred publik av barn och unga med hög konstnärlig kvalitet. Bolaget ska utifrån scenerna i Uddevalla och Borås samt genom turnéverksamhet och ett normkritiskt arbetssätt nå och angå barn och unga i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska ge nationell lyskraft till Västra Götaland och vara ett kunskaps- och resurscentrum för kommuner och fria kulturaktörer. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kulturnämnden i Västra Götalandsregionen och kultur- och fritidsnämnden i Uddevalla kommun.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Sahlgrenska International Care AB Ägardirektiv för Sahlgrenska International Care AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt.. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-28 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.
2016-09-28 4 (6) Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan).
2016-09-28 5 (6) Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-28 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Sahlgrenska International Care ska bidra till att bibehålla och utveckla regionens, i första hand, högspecialiserade vård samt bidra till att positionera regionen som attraktiv arbetsgivare med målet att regioninvånarna även i framtiden ska ha tillgång till vård i världsklass. Bolaget ska vara ett regionalt kompetenscentrum med samlad kunskap och erfarenhet kring vårdexport. Bolaget ska vara regionförvaltningarnas partner och företräda Västra Götalandsregionen i vårdexportsammanhang. Bolaget ska samverka med aktörer på nationell och internationell nivå samt bidra med ett affärsmässigt förhållningssätt och identifiera affärsmöjligheter. Bolaget ska marknadsföra och profilera kunnande och kompetens i regionens vårdförvaltningar samt bidra med ett affärsmässigt förhållningssätt och identifiera affärsmöjligheter. Bolaget ska samordna och projektleda försäljning av tjänster såsom vård och kompetensöverföring och ta hänsyn till och begränsa legala, finansiella, politiska och varumärkesrisker. Bolaget ska koordinera internationellt materialbistånd till utvecklingsländer. Denna verksamhet finansieras med regionbidrag.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Turistrådet Västsverige AB Ägardirektiv för Turistrådet Västsverige AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 2 (6) A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är:
2016-09-28 3 (6) - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses.
2016-09-28 4 (6) Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut.
2016-09-28 5 (6) j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-28 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Turistrådet Västsverige ska utveckla och marknadsföra Västra Götaland som turistdestination samt stimulera till hållbart företagande och ökad konkurrenskraft inom besöksnäringen. Bolaget ska tillsammans med besöksnäringens intressenter initiera och driva viktiga utvecklingsfrågor, förmedla strategiska kunskapsunderlag och vara en självklar samarbetspartner vid hållbar produkt- och affärsutveckling samt marknadskommunikation. Bolaget ska främja en hållbar utveckling av besöksnäringen i Västra Götaland och bedriva sin verksamhet i nära samverkan med näringsliv och kommuner. Bolaget ska medverka till att Västra Götaland långsiktigt blir Skandinaviens mest besökta, uppskattade och inkomstbringande turismregion. Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från regionutvecklingsnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-28 Ägardirektiv för Västtrafik AB Ägardirektiv för Västtrafik AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-28 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-28 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
2016-09-28 4 (6) Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. Västra Götalandsregionens bolag ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen samt bidra till att klimatutsläpp från fossilbränsle ska minska. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna.
2016-09-28 5 (6) k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-28 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Västtrafik ska verka för en omställning till ett hållbart transportsystem genom en ökad marknadsandel för kollektivtrafikresor. Den strategiska inriktningen är att kollektivtrafiken blir ett förstahandsval för resandet inom Västra Götaland. Omställningen ska ske genom en helhetssyn på hållbart resande, utifrån resenärens behov och utvecklad samordning med övrig samhällsplanering. Trafikförsörjningsprogrammet är utgångspunkten för kollektivtrafikens utveckling inom Västra Götaland. Bolaget har regionfullmäktiges uppdrag att ingå avtal om allmän trafik. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kollektivtrafiknämnden.
1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2016-09-06 Diarienummer RS 2016 05303 Koncernkontoret Handläggare: Bolagsteamet/Bengt Säterskog Telefon: 0705-573707 E-post: bengt.saterskog@vgregion.se Till ägarutskottet Förslag till nya ägardirektiv för regionens heloch majoritetsägda aktiebolag Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige fastställer föreslagna ägardirektiv för Västtrafik AB, Göteborgs Operan AB, Göteborgs Symfoniker AB, Film i Väst AB, Turistrådet Västsverige AB, Regionteater Väst AB samt Sahlgrenska International Care AB. 2. Regionfullmäktige upphäver Bolagspolicy för Västra Götalandsregionen, beslutad av regionfullmäktige den 19 februari 2008, 8. 3. Regionfullmäktige upphäver särskilda ägardirektiv för Västtrafik AB, Göteborgs Operan AB, Göteborgs Symfoniker AB, Film i Väst AB, Turistrådet Västsverige AB, Regionteater Väst AB samt Sahlgrenska International Care AB, beslutade av regionfullmäktige den 22-23 oktober 2012, 178. 4. Berörda bolag får uppdraget att fastställa respektive ägardirektiv på sin bolagsstämma. 5. Regionstyrelsen får uppdraget att utveckla formerna för den kontinuerliga dialogen och efterlevnaden av ägardirektiven. Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande för egen del: 1. Budgetuppdraget från 2014 om att göra en översyn av ägardirektiven till regionägda bolag och hur bolagen kan omfattas av regiongemensamma effektiviseringskrav är genomfört 2. Regiondirektören får uppdraget att utveckla formerna för den kontinuerliga dialogen och efterlevnaden av ägardirektiven till hel- och majoritetsägda bolag. Ägarutskottet föreslås för egen del besluta följande: 1. Paragrafen justeras omedelbart. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2016-09-06 Diarienummer RS 2016 05303 2 (4) Sammanfattning av ärendet Frågan om ägarstyrning av Västra Götalandsregionens bolag har väckts i olika sammanhang de senaste åren, bland annat i Budget 2014 och i den granskning av ägarstyrningen av bolagen som revisionen genomförde 2014 (RS 3770-2014). I budget för 2014 fanns ett uppdrag att göra en översyn av ägardirektiven till regionägda bolag. I uppdraget ingick även frågan om hur bolagen kan omfattas av regiongemensamma effektiviseringskrav. I april 2014 reviderade regionfullmäktige bolagspolicyn enligt de förändringar som skett i kommunallagen kring regionstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt samt vilka uppgifter som ska framgå av bolagsordningarna. Ägardirektiv Förutom de generella delar som finns i bolagspolicyn har regionfullmäktige den 22-23 oktober 2012 antagit specifika ägardirektiv för respektive bolag. De nuvarande ägardirektiven är generella och tillför marginell vägledning om hur ägaren ser på just det specifika bolaget, utöver vad som redan framgår av bolagsordningen och bolagspolicyn. En omfattande översyn av regiongemensamma styrande dokument har ägt rum under våren 2016. Syftet är bland annat att minska antalet styrande dokument, samordna och förenkla. Koncernkontoret har då också granskat de fastställda bolagsordningarna och de särskilda ägardirektiven i relation till ett förslag till nya utvidgade ägardirektiv och konstaterar att det som framkommer av bolagspolicyn med fördel kan inkluderas som en generell del i nya ägardirektiv. Därigenom kan den särskilda bolagspolicyn upphävas och ersättas med nya ägardirektiv som dels innehåller generella bestämmelser för regionens samtliga hel och delägda bolag, dels bolagsspecifikt ägardirektiv. Bolagen En del av Västra Götalandsregionen Bolagsordningen och ägardirektiven är för bolagen vad reglementet är för nämnder och styrelser. Ägardirektiven har därför kompletterats med en beskrivning av regionens styrmodell, som också inleder reglementena för nämnder och styrelser. Därmed får ägardirektiven till en struktur som ansluter till hur reglementena för styrelser och nämnder är uppbyggda. Västra Götalandsregionen utvecklas kontinuerligt mot en samlad och alltmer enhetlig koncern där delarna tydligt medverkar till helheten. Bolagen medverkar på många sätt till uppfyllelse av regionfullmäktiges mål. I det effektiviseringsarbete som kontinuerligt pågår är möjligheterna att ta tillvara volymfördelar och samordningsmöjligheter en ledstjärna. Behovet av att samordna bolagens behov av intern service/fastighetsfrågor/företagshälsovård/inköp/juridik etc. är förstärkt i förslaget till nya ägardirektiv.
Datum 2016-09-06 Diarienummer RS 2016 05303 3 (4) Fördjupad beskrivning av ärendet Västra Götalandsregionen har sex helägda bolag - Västtrafik AB, Göteborgs Operan AB, Göteborgs Symfoniker AB, Film i Väst AB, Turistrådet Västsverige AB, och Sahlgrenska International Care AB, samt ett majoritetsägt (91%) bolag Regionteater Väst AB. Nu gällande Bolagspolicy samt specifika ägardirektiv till hel- och majoritetsägda bolag upphör att gälla och ersätts av ett ägardirektiv per bolag. Varje direktiv innehåller dels en allmän del om regionens styrmiljö, dels en generell del där texten är identisk i samtliga direktiv till helägda bolag och i grunden samma men något anpassat för det majoritetsägda bolaget och dels en del som är ägarens specifika direktiv till respektive bolag. Förslaget till nya ägardirektiv för regionens hel- och majoritetsägda bolag innehåller i huvudsak följande förändringar i jämförelse med nu gällande bolagspolicy och specifika ägardirektiv Texter kring regionens styrmodell är tillförda och synkroniserade med motsvarande texter i nämnders- och styrelsers reglementen. Förtydligande kring att bolagen i möjligaste mån ska använda regionens serviceutbud, upphandlade varor och tjänster samt kompetenser inom stödområden Förtydligande kring varumärkesfrågor och grafisk profil Uppdaterad form och layout samt smärre redaktionella justeringar Ett underlag för hur bolagen skulle kunna omfattas av regiongemensamma effektiviseringskrav och möjliga effekter av en sådan hantering har presenterats på ägarutskottet under 2015. Regionstyrelsens arbetssätt och rutiner behöver utvecklas för att säkerställa dels en tydlig dialog mellan ägaren och respektive bolag och dels uppföljning och efterlevnad av ägarens direktiv. Aktiviteterna för att säkra detta kommer att arbetas in i regionens generella aktivitetsplan inom området. En särskild mötesstruktur där bolagens vd och vissa förvaltningschefer träffas under ledning av ledande tjänstemän på koncernkontoret har etablerats som en aktivitet för att säkra dialogen mellan bolagens och regionens tjänstemän. Kontinuerliga dialogmöten mellan i första hand bolagens styrelsepresidier och ägarens politiska företrädare kommer att planeras in. På koncernkontoret har ett tvärprofessionellt bolagsteam etablerats för att samordna och delvis utveckla frågor och ärenden kopplade till regionens ägande av bolag. Bolagsstämmorna ska fortsatt genomföras i former som ger inblick i bolagens verksamhet och i de viktigaste framtidsfrågorna för varje bolag. Beredning Förslaget har tagits fram inom Koncernkontoret. Frågan har vid flera tillfällen behandlats av ägarutskottet. Samtliga bolag har getts tillfälle att lämna
Datum 2016-09-06 Diarienummer RS 2016 05303 4 (4) synpunkter. Berörda beställarnämnders och bolags presidier har deltagit i dialogmöten tillsammans med ägarutskottets presidie i maj månad. Göteborgs Symfoniker AB samt Turistrådet Västsverige AB har i juni lämnat yttrande över utkast till ägardirektiv. Avstämning kring innehåll och form vad gäller ägardirektivet till Regionteater Väst AB har stämts av med tjänstemän i Uddevalla kommun. Lämnade synpunkter har beaktats. De nya ägardirektiven ska fastställas av bolagstämmorna. Detta ska ske omgående efter att regionfullmäktiges beslut vunnit laga kraft. Därefter är ägardirektiven styrande för bolagen. Samverkan Samverkan med de fackliga organisationerna har skett i regionstyrelsens MBLgrupp 2016-06-13. Förhandling enligt 11 MBL planeras till 2016-09-19. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Eva Arrdal Direktör Bilaga Förslag till Ägardirektiv för: Västtrafik AB, Göteborgs Operan AB, Göteborgs Symfoniker AB, Film i Väst AB, Turistrådet Västsverige AB, Regionteater Väst AB Sahlgrenska International Care AB Beslut skickas till Berörda bolagsstyrelser + ägardirektiven Kulturnämnden Regionutvecklingsnämnden Kollektivtrafiknämnden Hälso- och sjukvårdens utförarstyrelser Monica Almén Lars Hillerström Beng Säterskog Joakim Björck
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Västtrafik AB Ägardirektiv för Västtrafik AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-06 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
2016-09-06 4 (6) Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna.
2016-09-06 5 (6) k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-06 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Västtrafik ska verka för en omställning till ett hållbart transportsystem genom en ökad marknadsandel för kollektivtrafikresor. Den strategiska inriktningen är att kollektivtrafiken blir ett förstahandsval för resandet inom Västra Götaland. Omställningen ska ske genom en helhetssyn på hållbart resande, utifrån resenärens behov och utvecklad samordning med övrig samhällsplanering. Trafikförsörjningsprogrammet är utgångspunkten för kollektivtrafikens utveckling inom Västra Götaland. Bolaget har regionfullmäktiges uppdrag att ingå avtal om allmän trafik. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kollektivtrafiknämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Göteborgsoperan AB Ägardirektiv för Göteborgsoperan AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-06 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.
2016-09-06 4 (6) Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar.
2016-09-06 5 (6) Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-06 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv GöteborgsOperan ska bedriva opera-, musikal- och dansverksamhet med hög internationell konstnärlig kvalitet för en bred publik. Bolagets orkester ska också bedriva konsertverksamhet. Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som ett av norra Europas intressantaste operahus. Bolaget ska utifrån operahuset i Göteborg och scenen i Skövde, samt genom turnéer, gästspel och digital media, nå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska ge internationell lyskraft till Västra Götaland och bidra till att utveckla Västra Götalands kreativa potential och kompetens inom scenkonst. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kulturnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016 05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Göteborgs Symfoniker AB Ägardirektiv för Göteborgs Symfoniker AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-06 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.
2016-09-06 4 (6) Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument. Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar.
2016-09-06 5 (6) Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-06 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Göteborgs symfoniker ska bedriva symfonisk konsertverksamhet med hög internationell konstnärlig kvalitet för en bred publik. Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som en av världens främsta orkestrar. Bolaget ska utöver konserter i Konserthuset i Göteborg och från scenen i Vara genom turnéer, gästspel och GSO-play nå och angå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska också aktivt söka nya publikgrupper. Bolaget ska ge internationell lyskraft till Västra Götaland och bidra till att utveckla Västra Götalands kreativa potential och kompetens inom scenkonst. Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från kulturnämnden.
1 (5) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Film i Väst AB Ägardirektiv för Film i Väst AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 2 (5) se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolagen förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet
2016-09-06 3 (5) Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolagen förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta.
2016-09-06 4 (5) Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument. Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt.
2016-09-06 5 (5) En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor. B Bolagsspecifikt direktiv Film i Väst ska samproducera film med hög konstnärlig kvalitet och publik potential som utmärker sig på den nationella och internationella arenan och som får en betydande global distribution och spridning. Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som en ledande aktör inom filmproduktion. Bolagets samproduktioner ska sammantaget nå och angå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolagets verksamhet ska ge internationell lyskraft till Västra Götaland och underhålla och utveckla Västra Götalands kreativa potential och infrastruktur samt stärka kompetensen inom branschen. Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från kulturnämnden och regionutvecklingsnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Turistrådet Västsverige AB Ägardirektiv för Turistrådet Västsverige AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 2 (6) A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är:
2016-09-06 3 (6) - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses.
2016-09-06 4 (6) Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan).
2016-09-06 5 (6) Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-06 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Turistrådet Västsverige ska utveckla och marknadsföra Västra Götaland som turistdestination samt stimulera till hållbart företagande och ökad konkurrenskraft inom besöksnäringen. Bolaget ska tillsammans med besöksnäringens intressenter initiera och driva viktiga utvecklingsfrågor, förmedla strategiska kunskapsunderlag och vara en självklar samarbetspartner vid hållbar produkt- och affärsutveckling samt marknadskommunikation. Bolaget ska främja en hållbar utveckling av besöksnäringen i Västra Götaland och bedriva sin verksamhet i nära samverkan med näringsliv och kommuner. Bolaget ska medverka till att Västra Götaland långsiktigt blir Skandinaviens mest besökta, uppskattade och inkomstbringande turismregion. Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från regionutvecklingsnämnden.
1 (6) Diarienummer RS 2016 05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Regionteater Väst AB Ägardirektiv för Regionteater Väst AB Regionteater Väst AB ägs till 91 procent av Västra Götalandsregionen och till 9 procent av Uddevalla kommun. Bolaget har till föremål att bedriva teater- och dansverksamhet och därmed förenlig verksamhet. Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som ägarnas fullmäktige beslutat. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2 (6) A Generella bestämmelser för regionens majoritetsägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst fullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen och kommunen som ägare. Beträffande helägda bolag gäller att fullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare För delägda bolag ska fullmäktige enligt kommunallagen se till att bolaget blir bundet av de villkor som gäller för helägda bolag i en omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art och omständigheter i övrigt. Ägarna har enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där regionen och kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen och kommunen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av fullmäktige i Västra Götalandsregionen och Uddevalla kommun och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägarna och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Majoritetsägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolagen förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 3 (6) c) Ägarna tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolagen. Bolaget ska bereda fullmäktige i Västra Götalandsregionen och Uddevalla kommun möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägarna skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägarna och bolaget nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet.
2016-09-06 4 (6) f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman. Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Samma information som lämnas till Västra Götalandsregionen ska också lämnas till Uddevalla kommun. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen och Uddevalla kommun i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman.
2016-09-06 5 (6) Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens och kommunstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägarna beredas tillfälle att ta ställning (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som fullmäktige beslutar. Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolagen tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen eller Uddevalla kommun som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd övergår till Regionteater Väst, kan enligt lag tillgodoräkna sig all anställningstid hos den tidigare arbetsgivaren. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med regiondirektören och kommundirektören i frågor som rör VDskapet i bolaget såsom anställnings- respektive avvecklingsprocessen. Vid bestämmande av anställningsvillkor eller lönerevision för VD ska samråd ske med regiondirektören. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning.
2016-09-06 6 (6) n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor. B Bolagsspecifikt direktiv Regionteater Väst ska bedriva teater- och dansverksamhet för en bred publik av barn och unga med hög konstnärlig kvalitet. Bolaget ska utifrån scenerna i Uddevalla och Borås samt genom turnéverksamhet och ett normkritiskt arbetssätt nå och angå barn och unga i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska ge nationell lyskraft till Västra Götaland och vara ett kunskaps- och resurscentrum för kommuner och fria kulturaktörer. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kulturnämnden i Västra Götalandsregionen och kultur- och fritidsnämnden i Uddevalla kommun.
1 (6) Diarienummer RS 2016-05303 2016-09-06 Ägardirektiv för Sahlgrenska International Care AB Ägardirektiv för Sahlgrenska International Care AB Dokumentet består av tredelar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem och därefter en generell del (A-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (B-delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv. Allmänt Västra Götalandsregionens styrmodell Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är systemägare inom sina respektive ansvarsområden. Systemägarskapet innebär bland annat att bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade verksamheten inom respektive ansvarsområde. Hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden och miljönämnden är beställare respektive uppdragsgivare. Det innebär att man genom uppdrag, överenskommelser och avtal finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och, inom hälso- och sjukvården, även hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Regionfullmäktige utser bolags- och förvaltningsstyrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag som ges av beställarnämnderna. Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. A Generella bestämmelser för regionens helägda bolag a) Ägarens ansvar Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
2016-09-06 2 (6) I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska: fastställa ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. I kommunala bolag där landstinget/regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Styrelse och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten. Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget. b) Former för ägarstyrning Bolagsordning och ägardirektiv antas av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget. Vid behov av särskilda ägardirektiv beslutas även dessa av regionfullmäktige, varefter beslut tas på bolagsstämman. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag. Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning, ägardirektiv och policybeslut. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolaget förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller. Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget. Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt.. Exempel på sådana beslut är: - ändring av bolagsordning - förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag - ändring av aktiekapital - fusion av företag - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag - ingående av borgensåtagande - större, strategiska investeringar - andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget
2016-09-06 3 (6) - andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget - geografisk omplacering av verksamhet Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolaget förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet. d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt controlling med bolagets verkställande ledning. e) Styrelsens ansvar Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument. Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar. Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi. Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet. f) Revision För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan. De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses. Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.
2016-09-06 4 (6) Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta. Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen. g) Regionfullmäktiges budgetbeslut och övriga styrande dokument Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplaner och övriga styrande dokument. h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning. Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa regionens finansiella riktlinje och motsvarande styrdokument. Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som när övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattad reserver sker till regionstyrelsen. I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål. i) Former för rapportering och uppföljning Bolaget ska lämna budget och verksamhetsplan samt månads- och delårsrapport i enlighet med regionstyrelsens rutiner. Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionens rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats visavi de mål som angivits i bolagsordning och övriga ägardirektiv inkl. regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut. j) Investeringar Innan beslut om större strategiska investeringar eller investeringar som innebär ny inriktning för bolaget ska ägaren beredas tillfälle att ta ställning. (se även punkt c ovan). Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar.
2016-09-06 5 (6) Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. k) Personalfrågor Bolaget ska följa de personalpolicyer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt. En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse. Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget. l) Effektivt nyttjande av resurser Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar. Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen. Bolaget ska delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal. m) Varumärken och grafisk profil Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning. n) Representation Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens Policy för representation, gåvor och minnesgåvor.
2016-09-06 6 (6) B Bolagsspecifikt direktiv Sahlgrenska International Care ska bidra till att bibehålla och utveckla regionens, i första hand, högspecialiserade vård samt bidra till att positionera regionen som attraktiv arbetsgivare med målet att regioninvånarna även i framtiden ska ha tillgång till vård i världsklass. Bolaget ska vara ett regionalt kompetenscentrum med samlad kunskap och erfarenhet kring vårdexport. Bolaget ska vara regionförvaltningarnas partner och företräda Västra Götalandsregionen i vårdexportsammanhang. Bolaget ska samverka med aktörer på nationell och internationell nivå samt bidra med ett affärsmässigt förhållningssätt och identifiera affärsmöjligheter. Bolaget ska marknadsföra och profilera kunnande och kompetens i regionens vårdförvaltningar samt bidra med ett affärsmässigt förhållningssätt och identifiera affärsmöjligheter. Bolaget ska samordna och projektleda försäljning av tjänster såsom vård och kompetensöverföring och ta hänsyn till och begränsa legala, finansiella, politiska och varumärkesrisker. Bolaget ska koordinera internationellt materialbistånd till utvecklingsländer. Denna verksamhet finansieras med regionbidrag.
Ärende 5
1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-22 Diarienummer RS 2016-05295 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Lars Hillerström Telefon: 0708-95 07 69 E-post: lars.hillerstrom@vgregion.se Till ägarutskottet Ovillkorat aktieägartillskott till Västtrafik AB Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige att 1. Regionfullmäktige beslutar att ge Västtrafik AB ett ovillkorat aktieägartillskott om 2 300 mnkr. 2. Regionfullmäktige beslutar finansiera aktieägartillskottet inom moderförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Västtrafik AB är ett av Västra Götalandsregionen helägt aktiebolag. Driftkostnaden för Västtrafik finansieras av biljettintäkter till ca 50 procent och driftbidrag från Västra Götalandsregionen till ca 50 procent. Västtrafiks investeringar i tåg, biljetutrustning och resecentrum har hittills finansierats av internlån från Västra Götalandsregionen. Dessa lån uppgår för närvarande till 1 800 mnkr och en checkkredit om 500 mnkr. På båda dessa finansieringar löper en marknadsmässig ränta. Skattemyndigheterna har beslutat att interna räntekostnader inom kommunkoncerner inte är skattemässigt avdragsgilla om inte kommunen har större externa lån än de kommuninterna lånen. Detta medför att räntorna Västtrafik betalar för internlånet och checkkrediten inte är skattemässigt avdragsgilla för Västtrafik. Därför måste Västtrafik kapitaliseras på annat sätt än interna lån. Skattemyndigheten har angivit att det kan ske genom tillskott. Koncernkontoret har berett frågan tillsammans med Västtrafik och föreslår att detta sker genom ett ovillkorat aktieägartillskott om 2 300 mnkr. Fördjupad beskrivning av ärendet I privata koncerner förekommer upplägg där moderbolaget finansierar dotterbolagen med internlån som löper med ränta. Räntan på dessa lån har i vissa fall används till att föra ut vinster från Sverige till länder med lägre bolagsskatt. Skattemyndigheterna har förbjudit avdragsrätt för dessa räntekostnader. För offentligt ägda koncerner har räntan fram till 2014 varit avdragsgill. Därefter har praxis ändrats. Nuvarande rättsläge är att ränta är avdragsgill i bolaget om kommunen har större egna lån än vidareutlåning till bolagen. Även om räntan är Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2016-08-22 Diarienummer RS 2016-05295 2 (3) marknadsmässig föreligger ingen avdragsrätt för räntekostnaden hos bolaget om inte kommunen har större lån än vidareutlåningen till bolaget. Pensionsskuld räknas inte som lån. Att bolaget finansieras helt eller delvis med driftbidrag/skattemedel från kommunen påverkar inte bedömningen. Skattemyndigheten anser att kommunägda bolag ska finansieras med aktiekapital eller tillskott. Västtrafik AB är ett av Västra Götalandsregionens helägda aktiebolag. Aktiekapitalet är 200 mnkr. Västtrafiks drift finansieras med biljettintäkter och driftbidrag från Västra Götalandsregionen. Västtrafiks investeringar finansieras med internlån på samma sätt som Västra Götalandsregionens förvaltningar. På internlånen betalar Västtrafik ränta. Västtrafik är som alla Västra Götalandsregionens bolag med i Västra Götalandsregionens koncernkontosystem. Västtrafik har idag internlån på 1 800 mnkr som i första hand finansierar tåg. Till det kommer en checkkredit på 500 mnkr. På dessa lån debiteras en ränta som är marknadsmässig. Västtrafik har en fordran på trafikverket på ett statsbidrag för tåg på ca 300 mnkr. Redovisning av delförslag Under beredning av detta ärende har följande alternativ övervägs 1. Fortsätta som hittills kommer att medföra att räntan inte blir skattemässigt avdragsgill vilket innebär en motsvarande vinst. På denna vinst uppstår en skattekostnad på 22 % vilket inte bedöms vara rimlig. 2. Noll-ränta bedöms kunna komma i konflikt med statsstödsregler. Nollränta kan också bedömas som dolt driftbidrag. Detta alternativ rekommenderas inte av juristerna. 3. Öka aktiekapitalet i Västtrafik är fullt möjligt. Kräver beslut i regionfullmäktige och en bolagsstämma. Svårt att återta pengarna. 4. Ovillkorat aktieägartillskott kräver beslut i regionfullmäktige och en bolagsstämma. Aktiekapitalet kan återbetalas på ett enklare sätt än aktiekapital. En avstämning har skett med skattemyndigheten att skattemässigt kommer tillskottet att hanteras som ett tillskott och inte ett driftbidrag. Denna lösning rekommenderas. När statsbidraget för tågen har erhållits från Trafikverket ska reducering ske av aktieägartillskottet motsvarande statsbidraget. Nya tåg eller andra större investeringar för Västtrafik ska fortsättningsvis ske inom den juridiska person Västra Götalandsregionen för att undvika ytterligare tillskott. Även om tågen ägs av VGR kan dessa disponeras av Västtrafik utan inskränkningar enligt nuvarande lagstiftning. Hjälp har tagits av externa advokater och revisorer med inriktning på skattefrågor.
Datum 2016-08-22 Diarienummer RS 2016-05295 3 (3) Finansiering I redovisningen kommer följande händelser att inträffa vid ett villkorat aktieägartillskott: 1. Moderförvaltningen ger Västtrafik ett aktieägartillskott på 2,3 mdkr. 2. Västtrafik återbetalar regionlån till koncernbanken och checkkredit minskas. Oavsett om alternativen aktieemission eller aktieägartillskott väljs uppkommer ingen kostnad för Västra Götalandsregionen eller intäkt för Västtrafik. Det påverkar inte koncernens likviditet. Beredning Beredning av detta ärende har skett av tjänstemän inom koncernkontoret koncernstab Verksamhetsutveckling, ekonomi och inköp och Västtrafik AB. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Ägarutskottets beslut skickas till regionstyrelsen@vgregion.se Besluten skickas till Västtrafik AB, lars.backstrom@vasttrafik.se Moderförvaltningen / koncernbanken, kristofer.weiler@vgregion.se lars.hillerstrom@vgregion.se
Ärende 6
1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-09-07 Diarienummer RS 2016-03032 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Emil Gisslow Telefon: 070-082 57 26 E-post: emil.gisslow@vgregion.se Till regionstyrelsen Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling: Budget 2017 och plan för verksamheten Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige godkänner verksamhetsplan och budgetram för Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling för 2017-2019. Sammanfattning av ärendet Direktionen för Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling har överlämnat förslag till budget med plan för verksamhet och ekonomi avseende 2017 samt plan för ekonomi 2018-2019. Enligt förbundsordningen har respektive förbundsmedlems fullmäktige att ta ställning till budgetramen. Fördjupad beskrivning av ärendet Enligt den föreslagna ekonomiska planen beräknar kommunalförbundet gå med ackumulerat underskott till och med 2019 med 2 293 tkr. Medlemslandstingen i kommunalförbundet står som garanter för kommunalförbundet. Verksamheten skall på sikt bära sina egna kostnader d v s patientintäkter avses att täcka kostnaderna. Direktionen har efter dialog med landstingsledningar och landstingsdirektörer fastställt en modell där 50 % av årskostnaden betalas som ett abonnemang medan 50 % betalas som en kostnad per behandlingstillfälle. Enligt beslut i direktionen används modellen med helårseffekt från och med 2015. För Västra Götalandsregionen innebär detta en abonnemangskostnad om ca 14 000 tkr för 2017. Abonnemangskostnaderna fördelas mellan medlemmarna i kommunalförbundet utefter befolkning. Finansiering Medel för finansiering av abonnemangskostnaderna finns avsatta i budgeten för regionstyrelsen. Beredning Koncernkontoret har berett ärendet och föreslår att verksamhetsplan och budgetram för Kommunalförbundet för Avancerad Strålbehandling godkänns för år 2016. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2016-09-07 Diarienummer RS 2016-03032 2 (2) Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Budget 2016 samt verksamhetsplan 2016-2018 för Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling.
Ärende 7
1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Amalia Jakobsson Telefon: 0702-98 58 48 E-post: amalia.jakobsson@vgregion.se Till ägarutskottet Policy för inköp Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige beslutar om ny policy för inköp att gälla från och med 1 januari 2017. 2. Tidigare fastställd policy för inköp upphör i och med att den nya träder i kraft. 3. Regionfullmäktige uppdrar åt regionstyrelsen att fastställa riktlinjer för tillämpning av policyn samt rutiner för implementering för att säkerställa följsamhet till den nya policyn för inköp per 1 januari 2018. Förslag till ny policy för inköp Tidigare versioner av policy och riktlinjer för inköp är från år 2004 och år 2010 och behöver ersättas med uppdaterade versioner. Ny policy och riktlinje ska öka tydligheten kring ansvar, uppföljning och tillsyn för hantering av inköpsfrågor i Västra Götalandsregionen. Policyn och riktlinjerna gäller inom hela regionen från och med 1 januari 2017 med succesiv implementering för att uppnå full följsamhet från och med 1 januari 2018. För att öka följsamheten till Lagen om offentlig upphandling (LOU), föreslås en centralisering av ansvaret för upphandling. Med upphandling avses här alla köp från leverantörer som saknar upphandlade avtal oavsett beloppsvärde. Se bild nedan. 534 tkruppåt 100-534 tkr 0-100 tkr Upphandling med annonsering Krav enligt LOU Direktupphandling Dok. plikt enl LOU Direktupphandling Ingen dok plikt Fastighetsnämnden ansvarar för upphandling av fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso- och Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se