REVISIOSSTRATEGI LADSTIGET HALLAD 2002-08-23
2 (10) IEHÅLLSFÖRTECKIG REVISIO I KOMMUER OCH LADSTIG 3 Lagstiftning och God revisionssed 3 Utgångspunkt för kommunal revision 3 AMBITIOE MED REVISIOSSTRATEGI 4 REVISORERAS UPPDRAG 4 REVISIOSPROCESSE 5 Planering 6 Granskning 6 De olika granskningsinriktningarna 7 Prövning 8 SAMORDAD REVISIO 8 SAKKUIGBITRÄDE 9 REVISIOES KOTROLLERADE RESPEKTIVE STÖDJADE ROLL 9 KVALITETSSÄKRIG AV REVISIOSPROCESSE 10
3 (10) REVISIO I KOMMUER OCH LADSTIG Lagstiftning och god revisionssed y lagstiftning gäller för revision i kommuner och landsting från 1 januari år 2000. Även för kommunala företag har förändringar skett. Lekmannarevisorer med eget självständigt granskningsansvar i kommunala bolag är nytt från 1999. Som en följd av ny lagstiftning och en medveten utveckling av den kommunala revisionen har Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet uttolkat och dokumenterat god revisionssed i kommuner och landsting. Detta har samlats i skriften God revisionssed i kommunal verksamhet 1999, i fortsättningen benämnd God revisionssed. Utgångspunkten för kommunal revision I inledningen av God revisionssed sammanfattas utgångspunkterna så här: Kommuner och landsting är politiska system med ett demokratiskt beslutsfattande. De svarar för en omfattande verksamhet. För kommuner och landsting utgör verksamheten målet med det innehåll, den kvalitet och den kvantitet som är beslutad. Utförandets former och organisation kan variera, men ett ansvar för verksamheten måste kunna utkrävas. Fullmäktige i kommuner och landsting prövar och beslutar därför årligen om nämnder, styrelser och enskilda politiker ska beviljas ansvarsfrihet. Revisorernas uppdrag i kommunerna och landstingen syftar ytterst till att ge fullmäktige underlag vid denna ansvarsprövning. Att vara revisor i kommunerna och landstingen är ett kommunalt förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet granska verksamheten i nämnder och styrelser. God revisionssed i kommunal verksamhet 1999, sid 5
4 (10) AMBITIOE MED REVISIOSSTRATEGI Revisionen måste i likhet med alla kommunala politikerorgan tolka sitt uppdrag och för en tidsperiod formulera och dokumentera sitt åtagande och ange hur man skall agera för att klara av åtagandet. Detta är syftet med denna revisionsstrategi. Strategin har föregåtts av en väsentlighets- och riskanalys för att få överblick över områden och frågor som bör täckas in av revisionen under de kommande åren. Varje år fastställer landstingets revisorer en revisionsplan. Planen preciserar mera i detalj olika revisionsprojekt och deras omfattning utifrån revisionsstrategins intentioner. Denna strategi skall således i de följande avsnitten klargöra revisionens mål och ambitioner med sitt arbete genom att beskriva: Revisorernas uppdrag Revisionsprocessen Samordnad revision Sakkunnigbiträden Revision i kontrollerande respektive stödjande roll Kvalitetssäkring av revisionsprocessen REVISORERAS UPPDRAG Målet med revisorernas arbete är ansvarsprövningen d v s revisorernas bedömning i frågan om ansvarsfrihet som lämnas till fullmäktige, i revisionsberättelsen, inför deras prövning och beslut. Granskningsuppdraget är medlet att nå fram till denna ansvarsprövning. Olika enskilda granskningsinsatser har samtidigt ett egenvärde genom de effekter de kan åstadkomma. God revisionssed i kommunal verksamhet 1999, sid 5 Revisorerna granskar och bedömer årligen: Alla nämnder, styrelser och fullmäktigeberedningar och deras verksamhet Årsredovisningen och den sammanställda redovisningen De kommunala företagen genom de revisorer och lekmannarevisorer som utses i dessa
5 (10) Revisorerna skall för varje nämnd och styrelse granska och bedöma: Ändamålsenlighet - om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål och följer andra beslut, lagstiftning, avtal och föreskrifter, det vill säga dess effektivitet och kvalitet Ekonomi - om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra, det vill säga dess produktivitet och om det råder god hushållning Räkenskaper - om verksamhetens redovisning upprättas i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed, det vill säga rättvisande Intern kontroll - om den interna kontroll som sker inom nämnderna är tillräcklig, det vill säga tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll samt tillförlitlighet och säkerhet. REVISIOSPROCESSE Landstingets revisorer arbetar successivt med att anpassa sitt arbetssätt till den nya lagstiftning som gäller från år 2000. Väsentlighet och risk Utgångspunkten är att revisionsarbetet ska inriktas på väsentliga områden där det kan finnas risk för att väsentliga fel uppstår som kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning. Väsentlighets- och riskanalysen omfattar såväl nämnder som styrelser i bolag och stiftelser. Beslut har tagits att följa en revisionsmodell, som ger en överskådlig och tydlig process, och som följer kommunallagens krav och den senaste omarbetningen av de båda kommunförbundens skrift God revisionssed i kommunal verksamhet 1999. Revisionsprocessen består i modellen av tre delar: planering, granskning och prövning.
6 (10) R E V I S I O S P R O C E S S E Årlig granskning Styrelse/ämnd/Beredning/Ledamot/Företag Väsentlighets o riskanalys Tillförlitlighet -redovisning -system -rutiner Revisionsstrategi Revisionsplan Årsredovisning Delårsrapport Övergripande ansvarsutövande Intern Kontroll Uppföljning Fördjupade projekt Verksamhet Process Funktion Prövning av ansvarsutövande och revisionsberättelse med rapportering P L A E R I G G R A S K I G P R Ö V I G Planering Enligt God revisionssed är analys av väsenlighet och risk revisionsprocessens grundstomme. Analysarbetet av väsentlighet och risk är en viktig del i alla faser av revisionsarbetet. Den övergripande analysen bör enligt God revisionssed dokumenteras årligen separat eller som en del av revisionsplanen. Granskning All granskning av revisorerna syftar till att ge underlag för den bedömning och de uttalanden som revisorerna skall göra i revisionsberättelsen. Revisionsmodellen för årlig granskning ovan innehåller de granskningstyper som revisionen måste täcka in årligen för att få underlag för sina uttalanden i revisionsberättelsen om landstingets styrelser och nämnder..
7 (10) De olika granskningsinriktningarna Tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner Granskningen inriktas mot de mest väsentliga och riskfyllda delarna av landstingets system och rutiner. Granskningsresultatet utgör en viktig grund både för granskningen av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande och för granskning av årsredovisning och delårsrapporter. Årsredovisning och delårsrapporter Externredovisningen i årsredovisning och delårsrapporter regleras i den kommunala redovisningslagen. Landstingets revisorer bedömer om redovisning skett enligt lagen. ämndernas redovisning av verksamhet och ekonomi i årsredovisningen skall också omfattas av revision. Det är av externt, demokratiskt intresse att av nämndernas redovisning erhålla en rättvisande bild av hur skattemedlen använts till service i den kommunala verksamheten. Ansvarsutövande Revisorerna skall varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser samt enskilda ledamöter i dessa. Revisorernas rekommendation i ansvarsfrågan skall utgå från revisionsuppgiften att granska: Effektivitet och kvalitet Tillförlitlighet och säkerhet Styrbarhet För att föreslå ansvarsfrihet bedömer revisorerna att nämndens eller styrelsens ansvarsutövande är tillfredsställande. Begreppet ansvarsutövande definierar landstingets revisorer som nämndens eller styrelsens aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Fördjupade projekt Granskningen om ansvarsutövande kompletteras med fördjupade revisionsprojekt. I granskningen av ansvarsutövande prövas om den politiska organisationen skapar förutsättningar för ändamålsenlighet, god hushållning och betryggande säkerhet genom aktiv styrning och kontroll. De fördjupade projekten avses mera ingående tränga ner i utvalda delar av verksamheten. Projekten avgränsas till ett verksamhetsområde, en funktion eller en process inom den granskade organisationen.
8 (10) Intern kontroll och uppföljning ämnderna har ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig inom nämnden. Landstingets revisorer skall via sin granskning få underlag för att bedöma nämndens agerande, d v s att nämnderna har bevakning av om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisionens granskningar ska verifiera att system och rutiner leder till tillräcklig säkerhet enligt lagar och beslut i landstinget. Uppföljning av att revisionens påpekanden och synpunkter beaktas sker löpande vid de periodvis återkommande granskningarna, vid årliga avstämningar med landstingsledningen och vid behov genom särskilt beslutade uppföljningsgranskningar. Prövning Granskningsinsatserna ger sammantaget revisorerna underlag för beslut om att tillstyrka eller avstyrka ansvarsfrihet, att lämna anmärkningar och att i övrigt ge kritik och synpunkter med anledning av årets revision. Revisorerna kan också uttala sig om de kommunala företagen mot bakgrund av den granskning som skett genom lekmannarevisorerna. Revisorernas ställningstagande i ansvarsfrihetsfrågan omfattar all verksamhet och riktas mot styrelse och övriga nämnder samt dess ledamöter. SAMORDAD REVISIO Från 1999 gäller att landstinget skall tillsätta lekmannarevisorer i sina heloch delägda aktiebolag. Från år 2000 är det därtill obligatoriskt med en samordnad revision mellan landstingets förvaltning och företag. Avsikten är att lekmannarevisorerna i aktiebolag och de förtroendevalda revisorerna i andra företagsformer skall ägna sig åt att granska om företagen lever upp till det kommunala ändamålet. Förutsättningar för en revision med helhetssyn på hela den kommunala verksamheten oavsett driftsform har skapats. Samordningen av revisionen av hela den landstingskommunala verksamheten underlättas genom kravet på personsamband. Detta innebär att den eller de lekmannarevisorer eller förtroendevalda revisorer som fullmäktige utser till företagen väljs bland de, som redan utsetts till landstingets revisorer.
9 (10) SAKKUIGBITRÄDE Ett nytt formellt krav infördes i den kommunala revisionen från och med år 2000. Revisorerna skall biträdas av sakkunniga med god kunskap om kommunal verksamhet, förvaltning och organisation och dess förutsättningar t ex om gällande lagstiftning. Revisorena styr som uppdragsgivare omfattning och inriktning på de sakkunnigas insatser genom att fastställa revisionsplaner och projektplaner för enskilda granskningar. De sakkunnigas revisionsrapporter skall enligt kommunallagen bifogas revisorernas revisionsberättelse. Rapporterna medföljer revisorernas revisionsskrivelser, som sammanfattar landstingets revisorers bedömning och beslut efter varje avslutad granskning. REVISIOES KOTROLLERADE RESPEKTIVE STÖDJADE ROLL Revisionens oberoende och opartiskhet betonas i God revisionssed. Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra men samarbetar lämpligen i det löpande revisionsarbetet och vid olika ställningstaganden. Opartiskhet och saklighet genomsyrar agerande, bedömningar och uttalanden enligt God revisionssed. Resultatet av revisionens arbete och de olika parternas roll och ansvar i revisionsprocessen ges följande lydelse i God revisionssed: är de sakkunnigas granskningsarbete är avslutat får revisorerna del av det slutliga resultatet inklusive bedömningar och förslag. Revisorernas egna iakttagelser och erfarenheter summeras också. Revisorerna bedömer på detta samlade underlag granskningens resultat samt tar ställning till de iakttagelser och bedömningar som gjorts. De diskuterar vilka eventuella kritiska synpunkter som ska riktas till ansvarig styrelse och nämnd och vilka förslag och råd som ska lämnas i syfte att bidra till förbättring och effektivitetsökning. Revisorerna beslutar hur granskningens resultat ska kommuniceras. En positiv eller förändringsinriktad revision lämnar förslag och råd i en omfattning som inte står i strid med oberoendet. Det är ansvarig styrelse eller nämnd som tar ställning till och har det fulla ansvaret för åtgärder som vidtas med anledning av revisorernas synpunkter och förslag. God redovisningssed i kommunal verksamhet 1999, sid 14
10 (10) Vår uppfattning är att modern revision enligt lag och god revisionssed skall vara stödjande och framåtsyftande. Ett mål för revisionsverksamheten kan sägas vara att genom granskningar och dialoger identifiera och påtala områden som bör förbättras. KVALITETSSÄKRIG AV REVISIOSPROCESSE Målet för revisorernas arbete är att revisionsprocessen skall ge ett tillförlitligt resultat. Ett resultat som leder till en kommunaldemokratisk kontroll, som respekteras av de olika parterna i landstingsorganisationen liksom av medborgarna. För detta krävs en bra kunskap om revisionsprocessen och en bra kunskap om vad landstingets styrelse och nämnder vill åstadkomma och hur man agerar för att nå dit. Landstingets revisorer måste tydligt visa hur man arbetar och hur man bedömer styrelse och nämnder, hur man mäter och enligt vilka kriterier man bedömer. Revisionsprocessen måste vara tydlig och uppfattas som objektiv och tillförlitlig. De sakkunnigas metoder måste bygga på en stor öppenhet och saklighet. Genom dialog med granskade styrelser, nämnder och landstingets företag skall förståelsen både för utformningen av revisionsprocessen och för tillämpade metoder och resultat av revisionsprocessen öka. Landstingets revisorer avser att genom ett utvecklat samarbete med andra landstings och kommuners revisorer få ännu bättre kvalitet och säkerhet i sina prövningar av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande.