Ägardirektiv för Bollnäs Ovanåker Renhållnings AB (nedan kallat Bolaget) antagna av Kommunfullmäktige i Bollnäs kommun 2017-04-24 73 och i Kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun 2016-12-19 112 och fastställda av extra bolagsstämma i Bolaget 2017-05-12. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa detta ägardirektiv om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. De policys kommunfullmäktige i Bollnäs kommun antar och som även skall omfatta bolagen, skall tillämpas snarast efter det att delgivning skett. Ägardirektivet, konsortialavtal samt förvaltningsavtal mellan bolaget och respektive ägarkommun är samverkande och kompletterande dokument som gemensamt utgör huvuddelen av ägarstyrningen av bolaget. 1 Ägare Bollnäs Ovanåker Renhållnings AB ägs till 67 % av Bollnäs Stadshus AB (nedan kallad BSAB) och till 33% av Ovanåkers kommun. Bolaget ingår som organ i de kommunala organisationerna. Bolaget skall därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunernas arbete för att främja tillväxt i respektive kommunen. Bolaget står i sin verksamhet under ledning av Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse i deras egenskap av ägare och av Bollnäs kommunstyrelse och Ovanåkers kommunstyrelse enligt 6 kap 1 i kommunallagen. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunerna genom Bolagsordning Konsortialavtal Ägardirektiv Förvaltningsavtal I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, skall dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning. 1.1 Ägarsamråd Ägarna kallar till regelbundna träffar, s.k. ägarsamråd, med bolagets VD, styrelseordförande och andra nyckelpersoner minst 2 gånger per år. Därutöver arangerar ägarna seminarie- /utbildningsdagar som är den del av arbetet med att åstadkomma gemensamma referensramar. 1
1.2 BSAB styrfunktion / Kommunstyrelsens styrfunktion BSAB utövar Bollnäs kommuns styrfunktion över bolaget i de avseenden som följer av lag och utfärdade ägardirektiv. För Ovanåkers kommuns del utgör kommunstyrelsen styrfunktionen. Styrfunktionen avseende bolaget skall till alla delar vara avstämda med samtliga delägare. Styrfunktionerna skall i första hand utövas i samförstånd och bygga på acceptans från dotterbolagets sida. 1.3 Arbetsordning för styrelsen Styrelsen skall enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete vari bland annat skall redovisas arbetsfördelningen mellan styrelsen och eventuellt inrättade andra organ. 1.4 Instruktion för verkställande direktören. Styrelsen skall enligt 8 kap 25 aktiebolagslagen årligen utarbeta och anta riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen skall vidare enligt 8 kap 3 aktiebolagslagen ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Styrelsen har ansvaret för omprövning av instruktionerna. 1.5 Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation vilar enligt aktiebolagslagen på bolagets styrelse. Styrelsen skall utforma organisationen så att förutsättningarna för att uppfylla bolaget ändamål och mål är de bästa möjliga. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva kommunal verksamhet i företagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som nyttjar bolagets tjänster utan att detta negativt påverkar den totala kommunala organisationen. Bolaget skall därför eftersträva att söka lösningar som tillgodoser samtliga parters intressen dvs bolaget och ägarkommunerna. Ett koncernföretag kan inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om det medför betydande nackdelar för de enskilda koncernerna. Koncernnyttan är en överordnad princip. Bolaget får inte driva verksamhet eller vidta åtgärder som inte är förenligt med den kommunala kompetensen. 2 Ägaridé Bollnäs Ovanåker Renhållnings AB 2.1 Syfte med bolagets verksamhet Bollnäs Ovanåker Renhållnings AB har ett allmännyttigt syfte där uppgiften är att samla in, transportera, behandla, återvinna och deponera avfall. Bollnäs Ovanåker Renhållnings AB Bolaget bedriver tillståndspliktig verksamhet enligt Miljöbalken vid Sävstaås avfallsanläggning samt vid återvinningscentralen i Edsbyn. 2
Bolaget skall även uppfylla ett affärsmässigt syfte som bland annat erbjuder mottagning och hantering av verksamhetsavfall, tjänst i form av lagring och krossning åt Bollnäs Energi AB, samt annan rörelse som är förenlig med det allmännyttiga syftet. 2.2 Allmännyttiga principer Bolagets allmännyttiga syfte är att med tillämpning av kommunal självkostnads- och likställighetsprincip svara för avfallshanteringen inom Bollnäs och Ovanåkers kommuner. I bolagets uppdrag ingår även ett samhällsansvar i syfte att bidra till en hållbar utveckling. Det handlar om etiskt, miljömässigt och socialt ansvarstagande. 2.3 Affärsmässiga principer Bolaget ska även bedriva viss verksamhet enligt affärsmässiga principer. Därmed är den delen av verksamheten undantaget från kommunallagens självkostnadsprincip och från förbudet att bedriva företag i vinstsyfte. Bolaget ska agera långsiktigt och på konkurrensneutrala villkor. Affärsmässiga principer innebär att bolaget alltid ska utgå från vad som är långsiktigt bäst för bolaget som sådant. Detta givet de begränsningar och förutsättningar som ligger i att vara en långsiktig, seriös aktör på avfallshanteringsmarknaden inom ramen för de regler och normer som gäller för denna sektor. Relationen mellan kommunerna, Bollnäs Stadshus AB och bolaget ska vara affärsmässig och ekonomierna åtskilda. Kravet på affärsmässighet innebär att kommunerna ställer marknadsmässiga avkastningskrav på bolaget. Inte skjuter till medel för att täcka underskott i verksamheten. Vid borgen för bolagets lån tas en borgensavgift ut så att den sammanlagda kostnaden för kapitalet blir marknadsmässig. Vid utlåning av medel till bolaget eller vid förmedling av lån tas en marknadsmässig ränta ut. 3 Verksamhetens inriktning Bolaget ska verka för att Bollnäs och Ovanåker ska uppfattas som attraktiva kommuner att bo i och att driva näringsverksamhet i. ha en hög servicenivå gentemot kommuninnevånarna, avseende öppettider på avfallsanläggningarna samt bra insamlingsmetoder avseende kommunernas hela geografiska område. ha en prisnivå på sina tjänster som är i paritet med jämförbara kommuner i regionen tekniskt vara i framkanten och delta direkt eller indirekt i utvecklingen av nya behandlingsmetoder avseende avfall aktivt arbeta kommungränsövergripande för att bidra till en förbättrad miljö i regionen ta fram underlag och insamlingsmetoder som främjar kommunernas arbete med miljömålen ta ett ansvar att använda gemensamma verksamhetssystem; personaladministrativa system, ekonomisystem, ärendehantering, e-post, intranät mm där så är möjligt och rationellt för båda parter. 3
samarbeta med övriga kommunala bolag och förvaltningar för att möjliggöra att kommunernas mål och visioner uppnås. 4 Ekonomi 4.1 Långsiktig avkastning och soliditet För att kunna nå målen måste BORAB konsolideras och nå sådan ekonomisk styrka att bolaget klarar konjunkturnedgångar och andra ekonomiska påfrestningar. Bolagets långsiktiga finansiella mål, mätt som ett genomsnitt över en rullande femårsperiod ska understödja god lönsamhet, finansiell stabilitet och investeringar utan ägartillskott och så att ägarens risktagande minimeras och kommunerna/ kommunkoncernens kreditvärdighet upprätthålls. Bolagets långsiktiga avkastning ska vara lägst 5% på bolagets egna kapital. Utdelningskravet på bolaget beslutas i normalfallet årligen i samband med kommunfullmäktiges budgetbehandling året före bokslutsåret och ska beräknas på bolagets affärsmässiga verksamhet. Bolaget ska ha en långsiktig soliditet på minst 30 %. Kommunfullmäktiges långsiktiga krav för avkastning och soliditet för bolaget, ska utgöra utgångspunkt för bolagets ekonomiska planering och verksamhetsplanering. Bolaget ska uppnå verksamhetskrav och verksamhetsmål inom ramen för dessa långsiktiga krav. Definitioner: Avkastning = bolagets driftnetto i relation till bolagets egna kapital vid årets utgång Soliditet = bolagets egna kapital och obeskattade reserver (med avdrag för latent skatteskuld) sätts i relation till balansomslutningen vid årets utgång. 4.2 Investeringar, lån och borgen Styrelsen för bolaget ska inför varje nytt kalenderår upprätta en rullande 5-årig plan för investeringar och lånebehov under planperioden. Bollnäs Stadshus AB respektive Ovanåkers kommunstyrelseförvaltning samordnar och sammanställer koncernbolagens samlade investeringsplaner och lånebehov. Kommunfullmäktige fastställer årligen ramar för kommunal borgen till bolagen i bolagskoncernen. Underlag för fullmäktiges beslut samordnas och sammanställs av Bollnäs Stadshus AB respektive kommunstyrelseförvaltningen i Ovanåker. Då bolaget delvis bedriver konkurrensutsatt verksamhet, betalas en särskild borgensavgift till kommunerna. I samband med Bollnäs kommuns fullmäktiges årliga beslut om borgensram till bolaget, fastställs beräkningsgrund för avgiften. Borgensprovisionen skall uppgå till fastställd procent av det per den 30 juni respektive år aktuella borgensåtagandet beräknat som summa av kapitalskuld och upplupen ränta. Borgensavgiften fördelas i enlighet med ägarandelen i bolaget. 4
5 Hållbart samhälle Bolaget ska aktivt bidra till en hållbar utveckling av Bollnäs och Ovanåkers kommuner, samt följa och medverka till att de lokala miljömålen uppfylls. ha en verksamhet som bygger på en miljömässig och socialt hållbar utveckling samt vid investeringar och reinvesteringar beakta miljöaspekterna i syfte att uppnå ett miljömässigt hållbart samhälle. genom egen utveckling och i samverkan med forskning bevaka miljö- och kretsloppsanpassning av verksamhet och tjänster. arbeta för energieffektivisering inom verksamheten 6 Information 6.1 Information till ägarna Ägarna ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunerna om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommuns kommunstyrelse redovisa bolagets ställning och resultat per den 30/4, 31/8 och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Bolaget ska hålla båda kommunerna väl informerad om sin verksamhet. Ovanåkers kommun, Bollnäs kommun och Bollnäs Stadshus AB ska ges de uppgifter och tillställas de handlingar de begär med den begränsning som framgår av bolagsordningen. Bolaget ska hålla Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse väl underrättad om sin verksamhet. Informationsskyldigheten omfattar följande: - Protokoll från bolagsstämma och styrelsesammanträden - Bolagets hel- och delårsredovisning - Revisionsberättelse - Lekmannarevisorernas granskningsrapport - Bolagets investeringsplaner Härutöver ska löpande ekonomisk och verksamhetsmässig rapportering ske till Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse. Händelser av större vikt för bolagets verksamhet ska rapporteras omgående. Innehåller protokoll som ska översändas uppgift av sådant slag att bolaget inte är skyldig att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns kan bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. Bolaget ska senast i juni, eller annars vid den tidpunkt som överenskommes, varje år anordna information till ledamöterna i respektive kommuns fullmäktige. Informationen ska behandla såväl det gångna året som framtiden. Bolaget ska samråda med fullmäktiges ordförande om innehåll och tidpunkt m.m. för informationen. 5
6.2 Årsredovisning /Koncernredovisning Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats, mot bakgrund av det i bolagsordningen angivna ändamålet med bolagets verksamhet och ägardirektiven. Bolaget ska årligen tillhandahålla Ovanåkers kommun, Bollnäs kommun och Bollnäs Stadshus AB det underlag som erfordras för upprättande av ägarnas årsredovisning enligt den kommunala redovisningslagen respektive aktiebolagslagen. Underlaget ska lämnas senast vid den tidpunkt som Ovanåkers kommunstyrelse och Bollnäs Stadshus AB fastställer. 6.3 Budget och verksamhetsplan Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan för de närmaste tre verksamhetsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras. Verksamhetsplan och budget ska delges Bollnäs stadshus AB och kommunstyrelsen i Ovanåkers kommun varje år inom den tid ägarna fastställer och ska innehålla en redovisning på vilket sätt bolaget avser att uppnå de under punkt 3 angivna uppdragen. Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget. 7 Underställningsplikt Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige i Bollnäs och Ovanåkers kommuner får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas 1. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den ska underställas fullmäktige ska frågan hänskjutas till Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse. 8 Finansförvaltning För bolaget skall i tillämpliga delar gälla de regler för placerings- och finansieringsfrågor som kommunfullmäktige i Bollnäs kommun antagit. Bollnäs Stadshus AB äger för den händelse det för kommunen såsom koncern betraktat föreligger klara finansiella fördelar, utfärda anvisningar avseende finansförvaltning, d.v.s. placering av likvida medel och upptagande av lån. Detta måste godkännas av den andra ägarparten, Ovanåkers kommun. 1 Vad som i övrigt skall behandlas av Kommunfullmäktige framgår av Företagspolicy för Bollnäs kommun (Dnr 11-066) under rubriken 3.5 Av fullmäktige förbehållna ägarfrågor 6