Tillgodoräknande av ämneskurser - handläggningsrutin Handläggningsordningen kan skilja sig åt från institution till institution och viktigast är att alla moment kommer med, inte i vilken ordningsföljd de sker. I vissa fall får granskning och beslut tex ske före diarienumret skrivs in på ansökan så att ärendet inte behöver skickas fram och tillbaka mellan olika personer onödigt många gånger. Ansökan ankomststämplas när den inkommer till myndigheten (VIKTIGT). Individuellt diarienummer begärs hos registrator via e-post sa.registrator@gu.se. E-posten ska innehålla följande information: vem som är handläggare, handläggande enhet, vad ärendet handlar om (tillgodoräknande av ämneskurs inom utbildning på forskarnivå) samt namn och personnummer på doktoranden. Du kan tex skanna den första sidan av ansökan där dessa uppgifter framgår. I ämnesraden skriver du nytt diarienummer önskas. När du fått diarienumret av registrator (skickas via e-post) skrivs det på ansökan som lämnas/skickas till studierektor för granskning och bedömning. Beslut fattas av studierektor. Poäng och beslutsdatum anges på beslutet som skrivs under av studierektor. Vid avslag motiveras detta på beslutsblanketten. Ladokregistrering Institutionen rapporterar tillgodoräknandet i Ladok (RS21). Diarienummer ska anges, se punkt 2 ovan. Som examinator anges studierektorn. Eventuell arkivlista arkiveras på institutionen. Markera på beslutet att tillgodoräknandet är registrerat i Ladok. Till doktorand Meddelande om beslut, tex resultatintyg (UT92) skickas till doktoranden, du kan också skriva ett separat meddelande, se exempel, och skicka via e-post/vanlig postgång. Underlag, tex kursintyg och kursplaner, skickas endast tillbaka till doktoranden om det är original. Glöm då inte att ta kopia för arkivering. Vid avslag bifogas information om överklagande, se bilaga. Markera på beslutet när tillgodoräknandet är expedierat doktoranden. Skanning Ansökningsblanketten inkluderande beslut och underlagshandlingar skannas och skickas via e-post till registrator sa.registrator@gu.se med kopia till akademikansliet lena.erikssontanemar@sahlgrenska.gu.se. Vid skanning ska dokumentet döpas med diarienummer. Det kan göras på skannern eller på datorn innan filen skickas. Till arkiv Ansökningsblankett inklusive beslut i pappersoriginal samt underlagshandlingarna (doktorandens bifogade kopior) skickas till Registraturet Vasaparken, Box 100, med internpost för arkivering. Meddelande om beslut behöver inte bevaras. Viktigt att tänka på när du skickar e-post till registrator Det finns en särskild funktion i Officepaketet som registratorerna använder för att diarieföra e- post samt bifogade filer. Följande behöver då iakttas: En handling/ärende per e-postmeddelande. Tänk på att endast skriva det som rör ärendet i meddelandet, eftersom även själva e- postmeddelandet diarieförs i många fall. 2012-02-02
Granskningsrutin Vad ska granskas? 1. Kontrollera att det är rätt blankett. Senaste blankettversionen finns i doktorandportalen. Blanketten fylls i på nätet och skrivs ut. 2. Kontrollera om ansökan avser den obligatoriska introduktionskursen eller något som ingår i denna. Om så är fallet, skickas ansökan till kansliet. Beslut fattas av ordföranden i FUR. 3. Har handledaren tillstyrkt ansökan? 4. Har utdrag ur den individuella studieplanen (ISP) bifogats? Är kursen planerad i ISP? Har motsvarande innehåll förekommit i annan kurs eller i behörighetsgivande utbildning? 5. Är kursintyg bifogat? Framgår kursens omfattning, innehåll, nivå, lärandemål och examination av intyget? 6. När godkändes kursen? Är kursinnehållet fortfarande aktuellt? 7. Är en kursplan eller utförlig kursbeskrivning bifogad som inkluderar omfattning, innehåll, nivå, lärandemål och examination? 8. Framgår det att det är en universitetskurs? Om inte, kan den ändå anses motsvara forskarnivån? Finns det dokumentation som styrker detta? 9. Är den samlade dokumentationen tillräcklig för att ansökan ska kunna bedömas? Checklista Ankomststämpel och diarienummer? Rätt blankett? Blankett fullständigt ifylld? Är dokumentationen tillräcklig? Motsvarar kursen forskarnivå till innehåll, omfattning, lärandemål och examination? Hur många poäng motsvarar kursen? Beslut samt underlag scannade och skickade till registrator och kansli? Meddelande om beslut skickat till doktoranden? Tillgodoräknandet infört i Ladok?
Kriterier för kurser som kan tillgodoräknas 1. Kursens innehåll ska vara relevant för doktorandens utbildning på forskarnivå. Det ska förbättra förutsättningarna för projektdelens genomförande genom att ge ökade kunskaper inom ämnet för avhandlingen eller vara yrkesförberedande inom forskaryrket. Det kursinnehåll som tillgodoräknas (1 7,5 högskolepoäng) ska inte ha förekommit i annan kurs som ingått i eller tillgodoräknats doktorandens utbildning på forskarnivå. 2. Kursen ska ligga på forskarnivå eller på en nivå som är högre än doktorandens behörighetsgrundande utbildning inom ämnesområdet. 3. Kursen ska, om dess innehåll ligger utanför ämnesområdet för doktorandens tidigare högskoleutbildning, ha minst högskolenivå. 4. Kursen ska dokumenteras så noggrant att en bedömning av innehåll, omfattning och lärandemål kan ske. 5. Kursen ska ingå i den individuella studieplanen (senaste revisionen). Exempel på kurser som kan tillgodoräknas 1. Relevanta forskarutbildningskurser vid andra lärosäten. 2. Relevanta kurser på högskolenivå i allmän eller speciell forskningsmetodologi utöver introduktionskursens innehåll. 3. Kurser på högskolenivå i projektledning och academic writing. 4. Kurser på forskarnivå i forskarutbildningsämnet. 5. Ledarskapskurser och pedagogikkurser på högskolenivå. Exempel på kurser som inte tillgodoräknas 1. Kurser som ingår i behörigheten för antagning till utbildning på forskarnivå. 2. Kurser som har samma innehåll som delar av obligatorisk introduktionskurs/doktorandkurs eller som andra kurser som redan räknats in i utbildningen på forskarnivå. 3. Kurser som ingår i klinisk yrkesutbildning utan forskningsinriktning. 4. Kurser i engelska. 5. Kurser vars innehåll, omfattning och lärandemål inte är dokumenterade. 6. Kurser där deltagande/godkännande inte är dokumenterat. 7. Kurser som inte tas upp i den individuella studieplanen.
Visitkort Besöksadress: Postadress: Telefon: E-post: MEDDELANDE 2012-xx-xx Anders Andersson Institutionen för xxx Ansökan om tillgodoräknande av ämneskurs inom utbildning på forskarnivå Bakgrund Du har ansökt om att få tillgodoräkna dig kursen xxx, xx hp, inom utbildning på forskarnivå vid Sahlgrenska akademin. Meddelande om beslut Studierektor för utbildning på forskarnivå vid institutionen för xxx har den xx månad 2012 beslutat att bevilja din ansökan om tillgodoräknande. Kursen xxx, xx hp, tillgodoräknas med xx hp. Tillgodoräknandet registreras i Ladok. Enligt uppdrag Kopia till: Registrator Sahlgrenska akademins kansli
Visitkort Besöksadress: Postadress: Telefon: E-post: MEDDELANDE 2012-xx-xx Anders Andersson Institutionen för xxx Ansökan om tillgodoräknande av ämneskurs inom utbildning på forskarnivå Bakgrund Du har ansökt om att få tillgodoräkna dig kursen xxx, xx hp, inom utbildning på forskarnivå vid Sahlgrenska akademin. Meddelande om beslut Studierektor för utbildning på forskarnivå vid institutionen för xxx har den xx månad 2012 beslutat att avslå din ansökan om tillgodoräknande med motiveringen xxx. Enligt uppdrag Bilaga: Överklagandehänvisning Kopia till: Registrator Sahlgrenska akademins kansli
Överklagandehänvisning Om du anser att beslutet är fel kan du överklaga det. Det gör du till Överklagandenämnden för högskolan. Skrivelsen skickas till: Sahlgrenska akademin vid Göteborgs universitet Akademikansliet Box 400 405 30 Göteborg För att ditt överklagande ska behandlas måste skrivelsen ha kommit till universitetet senast inom tre veckor från den dag du tog del av beslutet. Överklagande som inkommer för sent avvisas. I överklagandet bör du ange Vilket beslut som överklagas samt vilket diarienummer beslutet har Vilken dag du tog del av beslutet Varför du anser att beslutet bör ändras och vilken ändring du önskar Ditt namn, postadress, e-postadress och telefonnummer Hur ditt överklagande behandlas Universitetet prövar ärendet igen. Om det tidigare beslutet inte ändras sänds ditt överklagande till Överklagandenämnden för högskolan, Stockholm, tillsammans med ett yttrande från universitetet. I samband härmed ges du normalt möjlighet att komplettera ditt överklagande. Slutgiltigt beslut fattas av Överklagandenämnden. Högskoleförordningens (SFS 1993:100) 12 kap