UPSALA-LENNA JERNVÄG Instruktion för funktionärer å ULJ Utgåva 2 Gäller fr o m 2006-09-15 ULJF 038
2 ULJF 038 FÖRTECKNING ÖVER ÄNDRINGSTRYCK Ändringstryck Nr Gäller Infört 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 fr o m Datum av INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ORGANISATIONENS UPPBYGGNAD M M 3 2. INSTRUKTIONER OCH ARBETSUPPGIFTER FÖR AVDELNINGSCHEFER M FL VID JÄRNVÄGSFÖRVALTNINGEN UPSALA - LENNA JERNVÄG 5 3. ORGANISATIONSSCHEMA 12
ULJF 038 3
4 ULJF 038 1. ORGANISATIONENS UPPBYGGNAD M M Museiföreningen Stockholm-Roslagens Järnvägar har, för att tillgodose kravet på en stabil organisation, valt att ej sammankoppla plats i föreningsstyrelsen med tjänster/funktioner inom järnvägsförvaltningen eller föreningsstaben. I bilaga 1 finns en schematisk beskrivning över Museiföreningen Stockholm-Roslagens Järnvägar och Järnvägsförvaltningen Upsala- Lenna Jernväg med dess ledningsgrupp, direktionen. Begreppsförklaringar: Styrelsen: Museiföreningen Stockholm-Roslagens Järnvägars styrelse som väljs på föreningens årstämma. Styrelsen tillsätter alla avdelningschefer inom förvaltningen samt direktionens ordförande och vice ordförande. Förvaltningen: Järnvägförvaltningen Upsala-Lenna Jernväg, som omfattar alla avdelningar med tillhörande underavdelningar och/eller sektioner samt all personal som på ett eller annat sätt arbetar med Upsala-Lenna Jernväg Direktionen: Direktionen för Järnvägsförvaltningen Upsala-Lenna Jernväg som består av - förutom ordförande och vice ordförande avdelningschefer, alla utsedda av styrelsen. I direktionen kan även ingå, dock utan rösträtt, de sektionschefer och funktionärer i specialbefattningar som styrelsen bestämmer. Direktionen har en sekreterare som svarar för kallelser, dagordning och mötesprotokoll samt direktionens arkiv. Direktionen beslutar i sådana löpande ärenden vad gäller järnvägsdriften, som berör mer än en avdelning, samt i ärenden som av styrelsen delegerats till direktionen. Om en ledamot av direktionen har förfall vid direktionssammanträde, utser denne själv ersättare. Direktionens medlemmar skall ha kännedom om Järnvägslagen (SFS 2004:519) och de föreskrifter som följer därav.
ULJF 038 5 Säkerhetsinspektör: Säkerhetsinspektör (si) och biträdande si (bitr. si) utses av styrelsen. Säkerhetsinspektörer är inte medlemmar av järnvägsdirektionen utan fristående utredare och revisorer. Kompetensnämnd: Nämnden utses av styrelsen som består av si (ordförande), bitr si (ställföreträdande ordförande) och ett antal övriga ledamöter som styrelsen genom deras kunskap och erfarenhet finner lämpliga. - o o o - Varje avdelningschef får delegera nedan uppräknade arbetsuppgifter inom sitt ansvarsområde. Denne tillsätter även eventuell ledningsgrupp och/eller sektionschefer inom sin avdelning och övriga avdelningsfunktionärer. Genom denna delvis järnvägshistoriska uppdelning av verksamheten har chefer och övriga funktionärer en betydande frihet att fatta beslut inom de av styrelsen tilldelade ekonomiska ramarna och med beaktande av musealitet och bevarandeplaner. På så sätt ska detaljfrågor lösas inom avdelningen samt en smidig beslutsprocess och ärendeberedning främjas.
6 ULJF 038 Förteckning över avdelningschefer vid Upsala-Lenna Jernväg Chefen för trafikavdelningen, cta Chefen för maskinavdelningen, cma Chefen för banavdelningen, cba Chefen för signalavdelningen, csia Chefen för ekonomiavdelningen, kamrer Chefen för marknadsavdelningen Chefen för fastighetsavdelningen Ärenden som styrelsen delegerat till direktionen att besluta i från och med 2006-09-15: Utse examinatorer av personal i säkerhetstjänst vid ULJ Ändringar i ULJs TDT del A, samt i de föreskrifter som omfattar mer än en enskild avdelnings verksamhet vid ULJ; dvs ULJH001, ULJF003, ULJF010, ULJF012, ULJF039, ULJF040, ULJF041, Alla ändringar i ULJs infrastruktur som enligt Järnvägslagen och de föreskrifter som följer därav, kräver anmälan till Järnvägsstyrelsen. Disposition av material i förråd vars avdelningstillhörighet är oklar eller okänd.
ULJF 038 7 2. INSTRUKTIONER OCH ARBETSUPPGIFTER FÖR AVDELNINGSCHEFER M FL VID JÄRNVÄGSFÖRVALT- NINGEN UPSALA - LENNA JERNVÄG a) Direktionens ordförande och vice ordförande Placering i organisationen: Befattningarna är direkt underställda föreningens styrelse, och innehavarna skall så långt möjligt delta vid samtliga styrelsesammanträden och sammanfatta samt rapportera från direktionens möten till styrelsen. Samtidigt ska samma innehavare rapportera vid direktionsmötena om styrelsens beslut och planer. Vid behov ska innehavarna även ombesörja att avdelningsansvariga inom järnvägsförvaltningen kallas till styrelsens sammanträden som föredragande. Direktionens ordförande har den övergripande ledningen av säkerhetsarbetet vid ULJ. Vice ordförande skall bistå och vid förfall ersätta ordföranden i hans arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter: att leda samordningen av järnvägsförvaltningens verksamhet, att i verksamheten beakta föreningens museala målsättningar, att under hänsynstagande till befintliga resurser initiera planer för såväl trafikverksamheten som underhåll och anskaffning av fordon och infrastruktur. att initiera budgetarbetet för verksamheten samt fortlöpande kontrollera att denna följs, att med den övriga direktionens medlemmar initiera produktion, fastställande och vid behov revision av säkerhetsordning, trafiksäkerhetsinstruktion samt allehanda föreskrifter och handböcker vid Upsala-Lenna Jernväg, att genom olika åtgärder trygga rekryteringen av personal till järnvägs-förvaltningen Upsala-Lenna Jernväg,
8 ULJF 038 att genom utbildning och kunskapskontroller säkerställa att tjänstgörande personal har de kunskaper som bl a säkerhetsfrågorna kräver, att ansvara för att tillfredsställande försäkringar är tecknade och i kraft, att i verksamheten beakta föreningens museala målsättningar, att ansvara för de arbetsuppgifter som inte åligger annan befattningshavare. b) Chefen för trafikavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren ingår i direktionen och skall på anmodan från styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande. Arbetsuppgifter att planera och leda trafikverksamheten vid Upsala-Lenna Jernväg, att upprätta förslag till trafikplaner under hänsynstagande till befintliga resurser samt i samråd med berörda avdelnings- och sektionschefer i direktionen, att upprätta instruktioner för underställd personal, att ansvara för rekrytering och utbildning av trafikpersonal och övrig personal i säkerhetstjänst, att upprätta budget för trafikavdelningens verksamhet och fortlöpande kontrollera att denna följs, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar.
ULJF 038 9 c) Chefen för maskinavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande. Arbetsuppgifter att leda och planera verksamheten inom maskinavdelningen, att initiera och/eller utföra tekniska utredningar och bedömningar i samband med planering och genomförande av revisioner och förvärv av materiel, att ansvara för upphandling av varor och tjänster inom det maskintekniska området, att ansvara för kontroll av fordonens standard ur säkerhetssynpunkt bl a med rätt och skyldighet att därest brister avslöjas som kan äventyra säkerheten, tills vidare utfärda förbud mot trafik med vissa fordon eller utfärda erforderliga begränsningar av densamma, att leda arbetet med olika projekt på kort och lång sikt, att ansvara för planeringen av erforderligt underhåll, att upprätta instruktioner för underställd personal, att upprätta budget för maskinavdelningens verksamhet samt fortlöpande kontrollera att denna följs, att ansvara för rekrytering och utbildning av maskinavdelningens personal, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar.
10 ULJF 038 d) Chefen för banavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande. Arbetsuppgifter att leda och planera verksamheten inom banavdelningen, att initiera och/eller utföra tekniska utredningar och bedömningar i samband med planering och genomförande av revisioner och ombyggnad/nybyggnad av banan, att ansvara för upphandling av varor och tjänster inom det bantekniska området, att ansvara för kontroll av banans standard ur säkerhetssynpunkt bl a med rätt och skyldighet att därest brister avslöjas som kan äventyra säkerheten, tills vidare utfärda förbud mot trafik eller utfärda erforderliga begränsningar av densamma, att leda eller delegera arbetet med olika projekt på kort och lång sikt, att ansvara för planeringen av erforderligt underhåll, att upprätta instruktioner för underställd personal, att upprätta budget för banavdelningens verksamhet samt fortlöpande kontrollera att denna följs, att ansvara för rekrytering och utbildning av banavdelningens personal, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar.
ULJF 038 11 e) Chefen för signalavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande. Arbetsuppgifter att leda och planera verksamheten inom signalavdelningen, att initiera och/eller utföra tekniska utredningar och bedömningar i samband med planering och genomförande av revisioner och ombyggnad/nybyggnad av signal- och telesystem, att ansvara för upphandling av varor och tjänster inom det signal- och teletekniska området, att ansvara för kontroll av signalsystemens standard ur säkerhetssynpunkt bl a med rätt och skyldighet att därest brister avslöjas som kan äventyra säkerheten, tills vidare utfärda erforderliga begränsningar av densamma, att ansvara för planeringen av erforderligt underhåll, att leda eller delegera arbetet med olika projekt på kort och lång sikt, att upprätta instruktioner för underställd personal, att upprätta budget för signalavdelningens verksamhet samt fortlöpande kontrollera att denna följs, att ansvara för rekrytering och utbildning av signalavdelningens personal, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar.
12 ULJF 038 f) Chefen för ekonomiavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande. Arbetsuppgifter: att ansvara för Järnvägsförvaltningens medelsförvaltning, att leda och planera verksamheten inom ekonomiavdelningen, att fortlöpande redovisa underlag för den ekonomiska planeringen såsom delbokslut, olika resultatrapporter och prognoser, att leda järnvägsförvaltningens budgetarbete, att upprätta årsbokslut och övriga ekonomiska årsredovisningshandlingar, att utarbeta erforderliga instruktioner för redovisning och intern kontroll samt vid behov utbilda övrig personal såväl inom som utom ekonomiavdelningen, att i förekommande fall svara för uppgifter till skatte- och andra myndigheter, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar. g) Chefen för marknadsavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande.
ULJF 038 13 Arbetsuppgifter att ansvara för arbetet med marknadsföringen av järnvägsförvaltningen Upsala-Lenna Jernväg, att marknadsföra själva föreningen syftande till bl a medlemsvärvning, att upprätta budget för avdelningens arbete och fortlöpande kontrollera att denna ej överskrids, att initiera eller delegera arbetet med tillverkning av olika varor som föreningen skall saluföra, att konstruera lämpliga rutiner för arbetet samt vid behov utbilda underställd personal, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar. h) Chefen för fastighetsavdelningen Placering i organisationen Befattningen är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavaren skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens sammanträden som föredragande. Arbetsuppgifter att leda och planera verksamheten inom fastighetsavdelningen, att ansvara för upphandling av varor och tjänster inom det fastighetstekniska området, att leda eller delegera arbetet med olika projekt på kort och lång sikt, att ansvara för planeringen av erforderligt underhåll och övrig fastighetsskötsel, att upprätta budget för fastighetsavdelningens verksamhet samt fortlöpande kontrollera att denna följs, att i arbetet beakta föreningens museala målsättningar.
14 ULJF 038 k) Säkerhetsinspektör (si) och biträdande säkerhetsinspektör (bitr. si) Placering i organisationen Befattningarna är direkt underställd föreningsstyrelsen. Befattningshavarna skall på anmodan av styrelsen medverka vid styrelsens och järnvägsdirektionens sammanträden som föredragande. Huvudarbetsuppgifter att mot bakgrund av Järnvägsslagen (SFS 2004:519) och de föreskrifter som följer därav - åt styrelsen övervaka så verksamheten vid ULJ sker i enlighet med denna samt de villkor för verksamheten som meddelats i tillståndet från beviljande myndighet. att övervaka att de beslut styrelsen och järnvägsdirektionen fattar rörande säkerheten efterlevs vid ULJ. att åt styrelsen granska ärenden direkt rörande säkerheten. att på uppdrag av styrelsen och järnvägsdirektionen direkt handlägga ärenden rörande säkerheten vid ULJ. att granska de skrivningar i TRI för personal i säkerhetstjänst, som ULJ trafikavdelning utarbetar. att hålla sig underrättade om planer, förändringar, händelser etc. som kan vara av betydelse för säkerheten. Detta kan exempelvis ske genom deltagande vid direktionsmöten, men även genom kontakter med den som driver visst projekt etc. att göra egna observationer under exempelvis tjänstgöring, och skriva rapport. att på eget initiativ eller på styrelsens/järnvägsdirektionen anmodan begära in rapport från all inblandad personal när händelse inträffat som si, styrelsen eller direktionen vill undersöka. att lämna årsrapport till styrelsen.
ULJF 038 15 Deltagande i säkerhetstjänst Intet hindrar att si eller bitr si deltar i säkerhetstjänst vid ULJ. Dock skall de inte delta i utredning av olyckor eller tillbud de själva varit väsentligt inblandade i. Då såväl si som bitr si varit inblandad i händelsen skall styrelsen ge uppdraget till en av händelsen utomstående (t ex cta, cma, järnvägsförvaltningens ordförande eller styrelseledamot). Si och bitr si bör inte examinera personal vid ULJ i praktisk tjänst. Övrigt underrättande Funktionärer inom järnvägsförvaltningen skall underrätta si eller bitr. si om planer, förändringar, händelser etc. som kan vara av betydelse för säkerheten. Främst ansvariga för sådant underrättande är avdelningscheferna. Si eller bitr. si skall av Tågledare (Tl) snarast underrättas om oregelmässighet, tillbud eller olycka som inträffar. Övrig utvärdering Si och bitr si skall bokföra sådant som enligt ovan rapporterats till dem. Si och bitr si skall underrätta varandra om vad som kommit till deras kännedom. Si och bitr si skall utvärdera rapporter och sammanställa vad som är av betydelse för säkerheten. Härvid skall beaktas om något missförhållande rapporterats in särskilt mycket eller om många händelser kan hänföras till samma missförhållande. De skall söka efter tendenser och även söka hitta brister i regelverk och rutiner. Utifrån detta skall de undersöka vilka åtgärder som kan vara lämpliga och föreslå sådana.
16 ULJF 038 Styrelsen skall hållas underrättad av si (bitr si) om vad som framkommer av ovanstående. Har allvarligt tillbud eller olycka inträffat skall si och/eller bitr si kunna lämna styrelsen en redogörelse för händelseförloppet och vad som framkommit hittills om händelsen. Direktionen bör även hållas underrättad enligt ovan. Järnvägsförvaltningens direktion ansvarar för allmän information till personalen om sådant som rör säkerheten. Den kan uppdra åt si eller bitr si att svara för sådan information. Beslutsrätt Si och/eller bitr si beslutar normalt inte i frågor som rör säkerheten, utan lämnar styrelsen rekommendationer. Styrelsen skall ta upp sådana rekommendationer till behandling och fatta beslut. Si och/eller bitr si kan inte medge några undantag från säo eller andra föreskrifter etc, utan endast tillstyrka eller avstyrka. Si och/eller bitr si handlar inte i ärende som rör enskild tjänsteman. Sådant ärende skall behandlas av kompetensnämnden. I särskilt allvarliga fall inom förvaltningen eller i viss verksamhet kan si och bitr si, om de finner det nödvändigt, var för sig eller gemensamt uppmana järnvägsdirektionen att omgående ompröva fallet. Skulle direktionen stå fast vid sin linje kan si och/eller bitr si begära ett extra styrelsesammanträde för behandling av ärendet. I brådskande fall kan si och/eller bitr si temporärt stoppa ärendet tills möte i förvaltningsdirektion eller styrelsen har skett. Sådant beslut skall anmälas till styrelsen eller förvaltningens direktion och kan upphävas av
ULJF 038 17 styrelsens eller förvaltningsdirektionens ordförande efter samråd med si/ bitr si. Om möjligt skall si/bitr si samråda innan beslut sker. l) Kompetensnämnd Allmänt, syfte Kompetensnämnd utses av styrelsen. Si är ordförande och bitr si är ställföreträdande ordförande. Övriga ledamöter väljer styrelsen bland dem som genom sin kunskap och erfarenhet anses lämpliga. Syftet med kompetensnämnden är att åt styrelsen handlägga och besluta i ärenden enligt säo 20:4 samt de fall som anges i ULJF 012 Styrelseledamot och suppleant får inte vara ledamot av kompetensnämnden. Möte Kompetensnämnden sammankallas av si, bitr si, styrelsen eller föreningsstämman. För att sammankalla kompetensnämnden skall ett ärende kunna specificeras utifrån en inträffad olycka, inträffat tillbud eller grov förseelse, avstängning enligt säo 20:4 eller de fall som anges i ULJF 012. Kompetensnämnden skall behandla händelsen inom tre månader (om mötet delas upp på flera mötestillfällen skall behandlingen påbörjas inom tre månader). Ett kompetensnämndmöte kan röra flera ur järnvägens personal. Kompetensnämndsmöte sker slutet. Adjungerade (även från styrelsen) kan dock tas in om kompetensnämnden finner det lämpligt. Den som det berör skall beredas tillfälle att närvara inför kompetensnämnden och där framföra sina synpunkter.
18 ULJF 038 Om den som mötet behandlar själv sitter i kompetensnämnden får denne inte deltaga såsom ledamot av kompetensnämnden. Beslut Kompetensnämndens möte skall resultera i ett beslut som skall anmälas till järnvägsdirektionen och styrelsen. Beslut som går enskild tjänsteman emot skall motiveras av nämnden. Fråga om beslut kan avgöras genom omröstning i kompetensnämnden. Vid lika röstetal gäller den mening som nämndens ordförande biträder. Kompetensnämndens beslut med motivering är offentligt så fort mötesprotokoll med beslut är insänt till styrelsen. Tl, avdelningschefer och övriga inblandade skall meddelas om beslut, i brådskande fall muntligt, men snarast möjligt skriftligt. Kompetensnämndens beslut kan överklagas till styrelsen av den det berör. I överklagandet skall anges på vilket sätt och på vilka grunder den klagande finner beslutet felaktigt. Styrelsen skall då utreda om en orättvis eller felaktig bedömning skett. Finner styrelsen detta kan den ändra kompetensnämndens beslut.
ULJF 038 19 3. ORGANISATIONSSCHEMA SRJmf föreningsstämma Styrelsen Föreningsstab Säkerhetsinspektörer Jernvägsförvaltningen Upsala - Lenna Jernväg (ULJ) Direktion: ordförande vice ordförande avdelningschefer Trafik- Maskin- Ban- Signal- Ekonomi- Marknads- Fastigavd avd avd avd avd avd hetsavd
20 ULJF 038