Innovationsfonden 2018

Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Västra Götalandsregionen 2017-10-04 Innovationsfonden 2018 Utlysning version 1.1

2 Bakgrund och syfte Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) i Västra Götalandsregionen (VGR) fattade den 28 september 2016 beslut om att inrätta Innovationsfonden. Den ska ta tillvara medarbetares kompetens och idéer samt bidra till stärkt innovationsförmåga inom hälso- och sjukvården. Samarbete med industri och akademi betonades. Den 31 maj 2017 fattades beslut om att låta Fonden fortsätta ytterligare ett år. HSS har avsatt 20 miljoner kronor i finansiering 2018, där denna utlysning ingår. Syftet med Innovationsfonden är att bidra med finansiering för att hälso- och sjukvården ska kunna utveckla, testa, utvärdera, använda och främja nya innovativa produkter, processer, tjänster, metoder och idéer. Innovationsfonden ska bidra till VGR: s utvecklings- och förnyelsearbete och till stärkt innovationsförmåga, genom att underlätta finansieringen av innovationsprojekt, där patientnyttan är vägledande. Erfarenheter från 2017 har lett till att VGR vill få en bredd av ansökningar med såväl större som mindre projekt, vilket gör att årets utlysningar har två nivåer: Nivå 1, som vänder sig till mindre projekt, där ett förberedande arbete ofta behöver göras och Nivå 2, som vänder sig till projekt som ofta har kommit igång och har fler och mer komplexa aktiviteter på sin agenda.

3 Utlysning Vem kan söka? Alla medarbetare och verksamheter inom regionfinansierad hälso- och sjukvård i VGR kan ansöka om medel från Innovationsfonden. Projekt som beviljats fondmedel 2017 har möjlighet att söka ytterligare medel 2018 i konkurrens med nya fondansökningar. Huvudsökande ska vara en verksamhet eller en medarbetare som innehar anställning (även vikariat/projektanställning) inom VGR eller i vårdverksamhet som VGR har avtal med. Anställningsvillkoret gäller under den period som de beviljade medlen nyttjas (2018). Medarbetare som söker ska ha godkännande av närmaste chef. Vid beviljad finansiering sker utbetalning via den arbetsplats där medarbetaren har sin huvudsakliga tjänstgöring. För vad kan du söka? Innovationsfonden finansierar aktiviteter som leder till innovation, där innovation definieras som en ny produkt, tjänst eller process av betydelse som vunnit insteg inom hälso- och sjukvården. En fördjupad förklaring till definitionen finns i bilaga 1. Ansökan kan göras antingen avseende Nivå 1 (50 000 100 000 kr) eller Nivå 2 (100 001 1 500 000 kr). I samband med att ansökan skickas in, kommer projektet att välja vilken nivå man avser söka. En lista med alla beviljade innovationsfondprojekt 2017 finns på hemsidan, https://innovationsplattformen.vgregion.se/innovationsfonden, där även ett antal projekt finns presenterade, https://innovationsplattformen.vgregion.se/tidigare-projekt. Nivå 1 Riktar sig till innovationsprojekt som vill få resurser för att utforska eller utvärdera sina innovationsidéer. Ansökningsförfarandet är mindre omfattande än för Nivå 2. Dessa projekt kommer att stödjas aktivt av särskilda resurser vid Innovationsplattformen. Nivå 2 Riktar sig till innovationsprojekt där aktiviteterna är mer omfattande och komplexa än för Nivå 1 och kraven i ansökningsprocessen är därför högre. Dessa projekt kommer att stödjas vid behov av resurser vid Innovationsplattformen. Nedan följer exempel på vad Innovationsfonden kan ge medel till: Utveckling Sökande har identifierat en nyskapande och potentiellt bärkraftig lösning på ett tydligt behov och vill utveckla föreslagen lösning. Projekt som innefattar direkta behov från patienter, patientorganisationer, anhöriga eller invånare prioriteras högt.

4 Utvärdering och testning Sökande har identifierat en färdigutvecklad, bärkraftig och nyskapande produkt/process/tjänst/metod, som ännu inte används i VGR och vill testa och utvärdera innovationen. Projekt inom denna kategori kan också inkludera hälsoekonomisk utredning och andra jämförande studier. Användning Sökande har identifierat en ny produkt/process/tjänst/metod och vill ha stöd kring hur innovationen kan komma till användning i verksamheten. För vad kan du inte söka? Projekt som i huvudsak ägnar sig åt forskning. Se bilaga 1 för närmare information om hur innovation definieras i denna utlysning. Verksamheters ordinarie förbättrings- eller kvalitetsarbete. När kan du söka? Ansökan för Innovationsfonden 2018 (Nivå 1 och Nivå 2) är öppen mellan den 2 oktober 2017 kl. 13.00 och den 31 oktober 2017 kl. 17:00. Utlysningen och tillhörande information om ansökningsförfarandet publiceras på: https://innovationsplattformen.vgregion.se/innovationsfonden För Nivå 1 finns ytterligare två chanser att söka medel ur Innovationsfonden under 2018. I februari respektive maj 2018 kommer såväl nya ansökningar som fortsättningsansökningar få möjlighet att söka fondmedel. Hur mycket medel kan du söka? Ett viktigt kriterium för bedömning är att projektets budget är rimlig och realistisk i förhållande till mål, aktiviteter och projekttid. Nivå 1 Medel kan sökas för belopp mellan 50 000 till 100 000 kronor. Nivå 2 Medel kan sökas för belopp mellan 100 001 till 1 500 000 kronor. Vad kan fondmedlen användas till? Lönekostnad plus sociala avgifter för personals direkta medverkan i projektet (overheadkostnader ersätts inte). Kostnader för material (t.ex. inköp/hyra av utrustning, som är nödvändig för att kunna genomföra projektet). Inköp av externa resurser (t.ex. vid prototypframtagning, omvärldsbevakning mm). Vid inköp av externa resurser och material, ska upphandlingslagstiftningen följas.

5 Ta kontakt med Koncerninköp. De har många färdiga avtal att beställa ifrån, både avseende material och tjänster. Finns det inget avtal för den specifika produkt eller kompetens du behöver, så hjälper de till att upphandla och teckna avtal enligt gällande regelverk. Vad kan fondmedlen inte användas till? Kapitalinvesteringar Vem kan ge dig stöd i ansökningsprocessen? Ta gärna kontakt med din verksamhets controller, som kan stödja ert budgetarbete. Under de veckor utlysningen är öppen kan du höra av dig till Innovationsplattformen som ger råd och stöttning i ansökningsprocessen. På Innovationsfondens hemsida kan du löpande få information. Kontaktuppgifter Hemsida: https://innovationsplattformen.vgregion.se/innovationsfonden E-post: innovationsfonden@vgregion.se Ansökans utformning Den kompletta ansökan skickas in via Innovationsfondens IT-system. Systemet nås via Innovationsfondens hemsida och ansökan består av fyra delar: 1) Personuppgifter på huvudsökande, som hämtas från KIV med hjälp av VGR-ID. Detta matas in direkt i Innovationsfondens IT-system. För de fall man arbetar hos en vårdgivare som har avtal med VGR, kommer all information att behöva skrivas in manuellt. 2) Projekttitel där projektets innehåll ska framgå i titeln. (Titeln ska vara tydlig även för personer som inte är insatta i ämnet). 3) Fondansökan där projektet inklusive projektbudget beskrivs, bifogas i form av en word-fil. Specifik mall som laddas ner via Innovationsfondens hemsida ska användas. Det är viktigt att notera att inga andra dokument godkänns, inte heller hänvisning till hemsidor. Word-mallen för projektbeskrivningen är konstruerad enligt en känd idébeskrivningsmodell, som heter NABC ( Need Approach Benefit Competition, eller Behov Genomförande Nytta Alternativ på svenska). Med hjälp av riktlinjer för varje rubrik, ombeds du/ni beskriva projektet mer i detalj. Här kommer det även finnas avsnitt där följande tydliggörs projektbudget projektplan med tidsatta mål hur projektet tar hänsyn till VGR: s miljöprogram (http://www.vgregion.se/miljoprogram)

6 på vilket sätt projektet bidrar till jämlik och jämställd vård (http://jamlikvard.vgregion.se) Fondansökan ska skrivas på svenska: Nivå 1 Fondansökan ska omfatta maximalt 3 stående A4-sidor med enspaltig 12-punkters svart text. Antalet sidor får inte överskridas. Beakta att all blå hjälptext ska raderas före ansökan skickas in. Nivå 2 Fondansökan ska omfatta maximalt 6 stående A4-sidor med enspaltig 12-punkters svart text. Antalet sidor får inte överskridas. Beakta att all blå hjälptext ska raderas före ansökan skickas in. 4) Chefsintyg bifogas i form av word-fil. En särskild mall som laddas ner via Innovationsfondens hemsida ska användas. Det är viktigt att notera att inga andra dokument godkänns. Observera att VGR lyder under offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), varför sökande vars ansökningar innehåller känsliga immaterialrättsliga uppgifter rekommenderas att först ta kontakt med Innovationsplattformen. Det sker ingen kryptering av text vid översändning via ansökningsverktyget eller vid kommunikation via e-post med t.ex. Innovationsplattformens personal. Bedömning och beslut Bedömningsprocess Ett antal förgranskningsgrupper med bred representation från VGR: s olika verksamheter, professioner och kompetensområden gör en första bedömning av ansökningarna. Granskningen görs med stöd av beslutsmatriser som innefattar alla de kriterier och kvalitetskrav som anges i utlysningstexten. Den samlade bedömningen från förgranskningsgrupperna förs vidare till slutbedömningsgruppen som lämnar beslutsrekommendation till hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Även externa experter med kunskap om innovation kommer att delta i bedömningarna. Dessa bedömare kommer att skriva på sekretessintyg, Beslut Huvudsökande får före den 31 december 2017 besked om huruvida ansökan beviljats eller fått avslag. Bedömningskriterier På en övergripande nivå bedöms huruvida ansökan uppfyller ansökningskriterierna i denna utlysning. Bedömningskriterierna för Innovationsfonden har tagits fram som en modifierad version av NABC -metoden där man bedömer: Behovet (Need): Är ett väsentligt användar-, patient- eller verksamhetsbehov identifierat?

7 Genomförandet (Approach): Hur ska behovet lösas och kommer projektet bedrivas? Vilka aktörer är involverade? Hur ser projektbudgeten ut i förhållande till specificerade mål? Nyttan (Benefit): Vilka mätbara fördelar har föreslagen lösning? Alternativ/Originalitet (Competition): Vilka alternativa sätt att lösa problemet finns och hur unik är lösningen? Har en omvärldsanalys gjorts? Regelverk, ekonomi och uppföljning Utbetalning och redovisning av medel Finansiering av beviljade ansökningar tillfaller sökande verksamhet vid den arbetsplats där huvudsökande har sin VGR-anställning. Medel för beviljade Nivå 1-ansökningar betalas ut direkt i anslutning till att beslut fattas om tilldelning, d.v.s. i förskott. Medel för beviljade Nivå 2-ansökningar betalas ut i efterhand, d.v.s. när kostnaderna är upparbetade. Alla kostnader inom projektet hanteras enligt ekonomirutinerna vid respektive arbetsplats; observera att namn på verksamhetens controller skall anges i chefsintyget. Samtliga kostnader ska konteras med ett ansvarsnummer för projektet, som controllern tar fram. Mer specifik information avseende ekonomiadministrationen kommer att sändas ut till huvudsökande, deras närmaste chefer och controller för de projekt som beviljats fondmedel. Regelverk och uppföljning Det är positivt om projekt samverkar med andra aktörer. Projekt som vill involvera externa aktörer, t.ex. företag och akademi ska i sitt ansökningsarbete rådgöra med VGR: s upphandlingsorganisation, Koncerninköp. Vägledning kan även erhållas från Innovationsplattformen. Beakta att det kan finnas ledtider för upphandling om avtal för specifika produkter eller tjänster inte finns i VGR: s avtalskatalog. För kontaktuppgifter hänvisas till Koncerninköps respektive Innovationsfondens hemsida. Beviljade projekt kommer att följas upp. Projekten ska regelbundet redovisa vilka resultat man har uppnått och hur medlen har använts. Om utbetalda/förskotterade medel inte har använts, skall dessa återbetalas till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Om det framkommer att arbete, för vilket medel ur Innovationsfonden beviljats, bedrivs i strid med tillämpliga regelverk, kan utbetalningen av beviljade medel upphöra. Information om immaterialrätt, fribrev och privat företag VGR har tagit fram riktlinjer för hanteringen av immateriella tillgångar som uppkommer till följd av medarbetares innovationsarbete och som är av sådant slag att de kan erhålla skydd enligt svensk rätt, såsom patenterbara uppfinningar (http://intra.vgregion.se/upload/juridik/riktlinjer%20f%c3%b6r%20hantering%20av%20i mmateriella%20tillg%c3%a5ngar.pdf).

8 Ett fribrev är ett avtal som kan träffas mellan VGR och en eller flera arbetstagare efter önskemål från arbetstagare som vill skydda resultatet av en patenterbar uppfinning. Genom fribrevet avsäger sig VGR helt eller delvis rättigheterna till resultatet av idén, innebärande att idégivaren tillskrivs dessa rättigheter. Om idén utvecklats i samarbete med en klinik eller avdelning vid VGR kan det förekomma att VGR förbehåller sig nyttjanderätt till resultatet av idén. För mer information om fribrev, kontakta Innovationsplattformens jurist. En förutsättning för erhållande av finansiering från Innovationsfonden är att idén ifråga inte omfattas av ett fribrev. Fondmedel kan alltså inte tilldelas om ett privat företag har startats i syfte att driva innovationen framåt. Det gäller under hela perioden medel erhålls. Om medarbetare efter denna period önskar driva utvecklingen vidare på egen hand, får en diskussion tas med VGR, som då har att ta ställning till den fortsatta hanteringen av idén. Om avtal om fribrev ingås, trots att finansiering från Innovationsfonden uppbärs avseende samma idé, upphör stödet från Innovationsfonden.

9 Bilaga 1: Innovation Definition En ny produkt, tjänst, metod eller process, av betydelse som vunnit insteg inom hälso- och sjukvården Begreppsförklaring Ny Skall inte tidigare finnas eller vara beskriven i nuvarande sammanhang. Inte tidigare erbjuden eller applicerad inom samma användningsområde. Det räcker inte med en inkrementell förbättring för att betraktas som ny i detta sammanhang. Produkt Fysisk produkt, (ting, mjukvara, behandlat/format föremål), oavsett möjligt skyddsomfång, som kan säljas/spridas fristående eller i kombination med andra produkter, tjänster eller system. Tjänst Tjänst som en leverantör kan sälja och/eller utföra till en beställare. Tjänst kan också innebära en IT-tjänst där beställaren betalar för tjänsten att installera, skapa, integrera eller förvalta ett IT-system/webbsida etc. Tjänst kan också innebära förvaltning och analys av information och data där aktiviteten är att innovationsprojektet hanterar informatiken och tillgång till nyttan och insikten som data kan ge, går att säljas/spridas. Metod Arbetssätt, modell eller teori som går att sälja, skala upp eller sprida på annat sätt. Alternativt en form av en produkt där t.ex. algoritmer eller pedagogiska modeller som visat sig effektiva lärs ut och appliceras under upphovsrätt och där metodägaren får betalt för nyttjandet av metoden ofta i kombination med en produkt (t.ex. frågeformulär) eller tjänst (t.ex. digitalt stöd för hantering av data). Kan också vara ett nytt sätt att arbeta med exempelvis patienter, operationsmetod, nytt sätt att diagnostisera etc. Av betydelse Skall innebära en stor upplevd nytta för åtminstone ett fåtal eller en liten nytta för ett stort antal användare. Nyttan skall överstiga kostnaden i form av ansträngning och kostnad för implementering. Vunnit insteg Accepterad, spridd och implementerad vid någon annan enhet/organisation/marknad än där den ursprungliga utvecklingen skett. Implementerad: Används i varaktig verksamhet med riktlinjer, rutiner och instruktioner om hur innovationen används i organisationen oberoende av enskild individs förmåga eller välvilja till innovationen. Hälso- och sjukvården Samtliga enheter/institutioner/organisationer i samhället där åtgärder för att förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador bedrivs.