Handbok för översättare

Policy Riktlinje Regler Rutin Instruktion Handbok för översättare Diarienummer: 18/0074 Uppdaterad: 2018-10-16 Beslutad av: Förbundsdirektör Granskad: 2018-10-16 Dokumentansvarig: Verksamhetschef, Översättningsavdelningen

Innehåll Vår organisation... 4 Dina uppgifter i vårt register... 4 Så behandlar vi dina personuppgifter... 4 Tolkförmedling Väst ansvarar för dina uppgifter... 5 Vad är en personuppgift?... 5 Så skyddar vi dina uppgifter... 5 Så får Tolkförmedling Väst dina uppgifter... 5 Exempel på uppgifter som vi hanterar... 5 Så använder vi dina uppgifter... 5 Dessa har tillgång till dina uppgifter... 6 Överföring till tredje land... 6 Så länge sparar vi dina uppgifter... 6 Dina rättigheter... 6 Prioritering... 6 Meddela om du inte är tillgänglig... 7 Förmedling av uppdrag... 7 TAQS Mobile... 7 Om uppdraget kräver annan kompetens... 7 Att acceptera ett erbjudet uppdrag... 7 Utföra uppdraget och leverans... 7 Under arbetets gång... 7 Vid leverans... 8 Reklamationer... 8 Kammarkollegiets translatorsföreskrifter... 9 Uppföljning av synpunkter... 9 Arvoderingsregler... 9 Översättning... 9 Timarvode... 10 Specialuppdrag... 10 Tjänster som kan benämnas under specialuppdrag är:... 10 Expresstillägg... 10 Ersättning för avbeställt uppdrag... 10 Handbok för översättare 2 (14)

Stämpelavgift... 10 Avdrag vid försening... 10 Utbetalning av arvoden... 11 Utbetalningsspecifikation från lönekontoret... 11 Arvodesunderlag/Fakturaunderlag... 11 Fakturera uppdrag, F-Skatt... 11 Rutin för att registrera dig som översättare med F-skatt... 11 När beställning/ar ska faktureras... 11 Skatteavdrag, A-Skatt... 12 Utbildning och kompetensutveckling... 13 Fortbildning... 13 Information... 13 Ersättning för kursavgifter och auktorisationsprov... 13 Kontakta oss... 13 Ring... 13 Skicka e-post... 13 Besök kontoren... 13 Besöks- och postadresser... 13 Kontakta verksamhetschef... 14 Förslagslåda... 14 Besök vår hemsida... 14 Handbok för översättare 3 (14)

I denna handbok har vi samlat praktisk information för dig som är översättare hos oss. Handboken finns alltid i senaste version på vår hemsida, www.tolkformedlingvast.se. Vår organisation Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund som bedriver språktolkförmedling och översättningsservice för förbundets medlemmar, Västra Götalandsregionen och 40 1 kommuner. Vi har tolkförmedlingskontor på fem orter: Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. Dina uppgifter i vårt register De uppgifter som finns inlagda i registret är de som du lämnade i samband med din intresseanmälan. Kom ihåg att meddela oss alla ändringar. Vi använder e-post för att sprida information och därför är din e-postadress särskilt viktig. Om du har gått en utbildning måste du lämna in en kopia på kursintyget till oss, så att vi kan lägga in uppgifter om detta i registret. Så behandlar vi dina personuppgifter Det viktigt att du som är i kontakt med Tolkförmedling Väst känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. 1 12 nya kommuner ansluter sig till Tolkförmedling Väst 1/1-2019. Handbok för översättare 4 (14)

All behandling av personuppgifter sker på ett säkert och lagligt sätt i enlighet med EUförordningen GDPR, General Data Protection Regulation. Tolkförmedling Väst ansvarar för dina uppgifter Tolkförmedling Väst, org.nr. 222000-2972, är ansvarig för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt. Vad är en personuppgift? En personuppgift är en uppgift/information som kan användas för att direkt eller indirekt identifiera en fysiskt levande person. Exempel på personuppgifter är: namn, adress och andra kontaktuppgifter personnummer bilder och ljudupptagningar Vilken information vi hanterar om dig beror på vilken del av vår verksamhet du varit i kontakt med och i vilket ärende. Så skyddar vi dina uppgifter Tolkförmedling Väst värnar om din integritet och skyddar alltid dina personuppgifter med de tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs och säkerställer att behandlingen sker enligt gällande lag. Så får Tolkförmedling Väst dina uppgifter När du kontaktar oss via e-post, lämnar en synpunkt, ansöker om arbete hos oss eller i övrigt använder dig av våra tjänster innebär det att du lämnar någon form av information till Tolkförmedling Väst. Exempel på uppgifter som vi hanterar Det kan vara namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer, språk, bilder och kontonummer. Så använder vi dina uppgifter Tolkförmedling Väst har rätt att behandla de personuppgifter som krävs för att fullgöra vårt åtagande mot dig eller om du lämnat ditt samtycke till att vi behandlar dina uppgifter. Vi kan även behöva behandla dina personuppgifter på grund av krav i lag eller förordning. I vissa fall kan Tolkförmedling Väst behöva ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. I de fall du lämnar ditt samtycke kommer du alltid få klar och tydlig information om vad du samtycker till. Dina personuppgifter kan komma att behandlas av oss för bland annat följande ändamål: fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund och uppdragstagare erbjuda god service och välfungerande, effektiva och enkla tjänster erbjuda, hantera och administrera uppdrag för att erbjuda behörighet till TSR Online och TAQS Mobile för undersökningar, statistik och analysändamål Handbok för översättare 5 (14)

för att hantera och administrera dina frågor och synpunkter för att kommunicera med dig i syften som är kopplade till våra tjänster. Dessa har tillgång till dina uppgifter Dina personuppgifter används av Tolkförmedling Väst och Tolkförmedling Västs personuppgiftsbiträden. Vi lämnar inte ut personuppgifter till andra bolag eller till myndigheter om vi inte är skyldiga att göra det på grund av lag, förordning eller myndighetsbeslut eller för att skydda våra rättigheter eller tredje parts rättigheter. Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part utanför Tolkförmedling Väst. Tolkförmedling Väst lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar utgör så kallade allmänna handlingar som Tolkförmedling Väst måste lämna ut om någon begär det. Före utlämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Överföring till tredje land Vi överför inte dina personuppgifter till länder utanför EU/EES om inte detta särskilt angivits i samband med att du lämnar dina personuppgifter till oss. Så länge sparar vi dina uppgifter Tolkförmedling Väst sparar dina personuppgifter i enlighet med de gallringsbeslut som gäller för Tolkförmedling Väst. Gallringsbesluten innehåller information om när Tolkförmedling Väst får ta bort handlingar som innehåller dina personuppgifter. Dina rättigheter Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Om dina uppgifter hos Tolkförmedling Väst är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler. Vi kan heller inte radera uppgifter när det finns legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel obetalda skulder. Du har även rätt klaga till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. Prioritering Vid tillsättning av uppdrag ska de översättare som har högst kompetens för uppdraget prioriteras. Prioriteringsordningen innebär att aspekter som specifik kompetens, kundönskemål, klagomål/ reklamationer mm vägs in vid tillsättning av uppdrag. Handbok för översättare 6 (14)

Meddela om du inte är tillgänglig Om du inte kan ta dig an uppdrag vissa perioder bör du meddela oss detta. Ju säkrare information vi har om dig, desto bättre kan vi planera in uppdrag och vi behöver inte störa dig med förfrågningar på tider som du inte kan. Förmedling av uppdrag Förmedling av uppdrag sker vanligen per telefon och e-post. Via vår webbtjänst, TAQS Mobile har du en bra överblick över uppdragen och arvoden. Vi strävar efter att så många beställningar som möjligt planeras i god tid, men en stor del av beställningarna görs med kort varsel och därför är det mycket viktigt att du är kommunikativ och svarar på förfrågan. TAQS Mobile På webben kan du se dina bokade uppdrag och dina arvodesspecifikationer. Om du inte har användarnamn och lösenord eller om du vill byta lösenord, kontakta oss. Det smidigaste sättet att se dina uppdrag är genom TAQS Mobile, klicka här för att logga in. Kontakta oss så får du en kort genomgång. Om uppdraget kräver annan kompetens Om du som översättare upptäcker att du inte har rätt kompetens för att utföra ett uppdrag ber vi dig att kontakta oss så snart du kan. Detta för att kunden ska få en så bra översättning som möjligt men också för att du som översättare ska känna att du har möjlighet att göra ett bra jobb. Att acceptera ett erbjudet uppdrag När du erbjuds ett uppdrag rekommenderar vi att följande punkter beaktas: Undersök materialet i samband med förfrågan. Är du rätt person att översätta materialet? Finns önskemål eller instruktioner som påverkar din möjlighet till leverans o Källtextens utformning, typsnitt, teckenstorlek? o Ska allt översättas? o Målgrupp? Kan den avtalade leveranstiden hållas? Ibland kan förfrågan inkl. instruktioner vara otydligt formulerade. Kontakta Tolkförmedling Väst för klargörande innan arbetet accepteras eller påbörjas. Utföra uppdraget och leverans Under arbetets gång När du genomför arbetet rekommenderar vi att följande punkter beaktas: Arbeta, när så är möjligt, direkt i originalfilen för att behålla ursprungsmaterialets utseende. Handbok för översättare 7 (14)

Vid översättning av icke redigerbara filer t.ex. PDF, bilder, papperskopior skapas nytt dokument och leverans sker i brödtext. Undvik att ändra dokumentnamn när du sparar filen. Notera dina anmärkningar i s.k. hakparentes alt. som fotnot. Namn (personnamn, mottagningar, avdelningar, gatunamn) lämnas kvar i texten och kompletteras med översättning till målspråket vid behov. Svenskan inom parentes. Vid språkgranskning överenskommes om synpunkter på källtexten ska markeras genom kommentar alt. om dessa skall korrigeras och kommenteras. Vid leverans Vid leverans rekommenderar vi att följande punkter beaktas: När du är klar med översättningen skall du alltid genomföra egenkorrektur för att upptäcka ev. felaktigheter. Alla leveranser av översättning till språk med icke latinskt alfabet ska ske med både Word och PDF fil. Tidigare erfarenheter från samarbeten översättare emellan har visat sig ge mycket goda resultat vid leverans. Kontakta oss så kan vi hjälpa till med kontaktuppgifter till kollegor. Reklamationer I de fall kund återkommer med synpunkter på genomförd översättning överlämnas dessa till översättaren. Gemensam (översättare, kund och tolkförmedling Väst) bedömning om lämpliga åtgärder överenskommes. Reklamationer ska hanteras skyndsamt, av alla parter, med hänsyn till passerat leveransdatum och ev. kundpåverkan. Handbok för översättare 8 (14)

Kammarkollegiets translatorsföreskrifter Den grundläggande principen för översättarnas yrkesetik finns i Kammarkollegiets translatorföreskrifter. Tolkförmedling Väst samtliga översättare förutsätts verka i enlighet med Kammarkollegiets vägledning för auktoriserade translatorer. Translatorns verksamhet och god translatorssed 12 En auktoriserad translator ska innan denna åtar sig eller fullföljer ett uppdrag noggrant överväga om denna är lämplig att utföra uppdraget. Translatorn ska avsäga sig uppdraget om denna inte är kompetent att utföra det på ett tillfredsställande sätt eller om denna av annan anledning är olämplig för uppdraget. 13 En auktoriserad translator ska uppträda yrkesmässigt och affärsmässigt korrekt i alla sina yrkeskontakter. 14 En auktoriserad translator ska utföra sina uppdrag i överensstämmelse med vedertagen branschpraxis. 15 En auktoriserad translator får inte marknadsföra sina tjänster eller använda sin yrkestitel på ett vilseledande sätt. Vid utförande av egna översättningar eller bestyrkanden av andras översättningar får en auktoriserad translator endast ange sin yrkestitel när translatorn är auktoriserad i det språk och den språkriktning som översättningen avser. Språk och språkriktning ska anges. Vid utförande av tolkuppdrag får en auktoriserad translator inte ange sin yrkestitel i samband med tolkuppdraget. 16 En auktoriserad translator får inte utnyttja information som denna fått i samband med ett översättningsuppdrag till fördel för sig själv eller någon annan, om informationen inte är allmänt tillgänglig. Sådan information får inte heller användas för att skada någon annan. Klicka här för att läsa förordningen i sin helhet. Uppföljning av synpunkter För att ständigt förbättra kvaliteten på våra tjänster och vårt arbete är det viktigt för oss att ta till vara på de synpunkter som våra uppdragstagare och kunder har. Synpunkter som lämnas in följs upp internt, återkopplas till berörda och används sedan som underlag i vårt utvecklingsarbete. Kontakta oss gärna om du har några synpunkter på våra tjänster och vårt arbete. Arvoderingsregler Du har rätt till full ersättning för varje korrekt utfört uppdrag och uppdrag som avbeställts efter påbörjat arbete, se stycket Ersättning för avbeställt uppdrag. Om kund eller förmedling gjort en felbeställning eller dubbelbeställning får du ersättning för uppdraget. Samtliga arvoden presenteras i dokumentet Arvoden för uppdragstagare som finns på förbundets hemsida. Arvoden för uppdragstagare ses över årligen. Översättning Arvode för översättning utbetalas per ord i måltexten (den färdiga översättningen). Handbok för översättare 9 (14)

Timarvode Vid arbete med språkgranskning utgår arvode per timme. Specialuppdrag Ibland anlitas översättare för olika sorters specialuppdrag. Det kan innebära uppdrag som kräver mycket förberedelse, kunskaper inom ett specialområde eller viss teknik. Tolkförmedling Väst identifierar specialuppdrag och bedömer svårighetsgraden när kunden gör sin beställning. Det går inte att yrka om tillägg för specialuppdrag i efterhand. Tjänster som kan benämnas under specialuppdrag är: Transkribering av inspelat ljud. Undertextning av film/videobaserat informationsmaterial. Dubbning/Speaker av film/videobaserat informationsmaterial. Målgruppsanpassning Expresstillägg För texter på upp till 2 500 ord (källspråket) är uppdragstagarens normala leveranstid fem arbetsdagar (postgång exkluderat). Expressleverans innebär leverans på inom 2,5 arbetsdagar och arvoderas med 100 procent påslag. Avtalad leverans. För texter som är mer omfattande än 2 500 ord avtalas en leveranstid i samråd med kund och översättare. I bedömningen av möjlig leverans vägs textens omfattning, uppdragets svårighetsgrad och önskad tilläggstjänst in. Ersättning för avbeställt uppdrag Om du meddelas att ett uppdrag avbeställts före påbörjat arbete utgår ingen ersättning. Om du meddelas att ett uppdrag avbeställts när du påbörjat ett arbete sänder du över arbetet så långt som du arbetat med materialet. Du ersätts för det arbete du lagt ner dock minst minimiarvode. Stämpelavgift Stämpelavgiften är en tilläggstjänst som beställs av kund och som arvoderas med 100kr/ dokument. Avdrag vid försening Meddela oss omedelbart om du misstänker att du blir sen. Vi kan då konsultera kunden för att ev. flytta bestämt datum för leverenasen. Försenad eller utebliven leverans utan att ha meddelat tolkförmedlingen, arvoderas inte uppdraget. Om du är försenad med din leverans och kund påverkats av förseningen gör vi avdrag med 30 % per dag baserat på det totala arvodet för accepterat uppdrag. Bedömning görs i varje fall. Handbok för översättare 10 (14)

Om kunden på grund av förseningen inte vill genomföra uppdraget utgår det ingen ersättning för uppdraget. Om förseningen beror på omständigheter som du inte kunnat påverka utgår ersättning enligt överenskommelse. Tolkförmedling Västs bedömning gäller. Utbetalning av arvoden Du måste anmäla ditt kontonummer till Nordea, vår utbetalande bank. Du gör det genom att uppge uppgifter om ditt konto på: www.nordea.se/anmalkonto. Arbetsgivarnummer för Tolkförmedling Väst är: 645015 Observera att nya och i förekommande fall ändrade kontouppgifter måste anges för att säkerställa utbetalning av ditt arvode. Utbetalning av arvoden sker den 27:e varje månad, för de uppdrag som utförts till och med den 25:e föregående månad. Om den 27:e infaller på en helg, betalas arvodet ut vardag innan helg. Utbetalningsspecifikation från lönekontoret Utbetalningsspecifikation får du elektroniskt. Du ansöker om det genom din internetbank om du har konto i Nordea eller Swedbank. Om du har konto i en annan bank kan du få dina elektroniska lönespecifikationer via Kivra. Ansök om detta genom att gå in på www.kivra.com och aktivera brevlådan med mobilt bank-id eller en personlig aktiveringskod som du beställer där. Har du redan en aktiverad Kivra-brevlåda behöver du inte göra det igen. Kivra finns även som app för smartphones och surfplattor. Arvodesunderlag/Fakturaunderlag Via vår webbtjänst, TAQS Mobile, kan du se ditt detaljerade arvodesunderlag. Om du har frågor om arvodet du fått, kontakta oss på 010-211 72 10 eller maila oversattning@tolkformedlingvast.se Fakturera uppdrag, F-Skatt Att arbeta som översättare/translator med F-skatt innebär att det är du själv som företagare som ansvarar för att betala skatter och sociala avgifter (egenavgifter) på ersättningar för utfört arbete. Rutin för att registrera dig som översättare med F-skatt Du skickar in en kopia på ditt F-skattebevis och momsredovisningsbevis till adress: Tolkförmedling Väst Översättningsavdelningen Kilbäcksgatan 26 451 30 Uddevalla Meddela från och med vilket datum du vill att F-skatten ska gälla. När beställning/ar ska faktureras Fakturering sker månadsvis i efterskott. Handbok för översättare 11 (14)

Du måste bifoga ett underlag från TAQS Mobile till din faktura. Efter arvodes- och fakturakörningen varje månad skickar vi ett meddelande per e-post om att underlaget finns tillgängligt. Kontakta översättningsavdelningen om du saknar inloggningsuppgifter till TAQS Mobile. Ställ din faktura till fakturaadress som finns nedan. Ange alltid referenskod: XX4600 Fakturan måste skickas som vanligt brev. Tolkförmedling Väst Referens: XX4600 Box 327 737 26 Fagersta Det är mycket viktigt att du anger korrekt referenskod. Om koden saknas eller är felaktig kommer din faktura inte att behandlas. Fakturan ska innehålla följande uppgifter: fakturaadress och referenskod enligt ovan fakturadatum och förfallodatum företagets namn och kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, mejladress) organisationsnummer momsregistreringsnummer ett unikt fakturanummer fakturabelopp (SEK) summa arvode (SEK) summa moms (SEK) totalbelopp (SEK) Observera att fakturan inte får innehålla expeditionsavgifter eller andra separata fakturaavgifter. Fakturan och summan på den måste motsvara överenskommen ersättning (se fakturaunderlag från TAQS Mobile) för att vi ska kunna behandla den. Tänk också på att bara använda maximalt två (2) decimaler när du summerar beloppen. Skatteavdrag, A-Skatt Enligt Skatteverkets anvisningar ska preliminärskatteavdrag göras med 30% vid sidoinkomst. Därför läggs detta in för alla nya uppdragstagare. Om du har uppdrag hos Tolkförmedling Väst som din huvudsakliga sysselsättning blir Tolkförmedling Väst din huvuduppdragsgivare. Då kan du meddela att du vill ha skatteavdraget ändrat till tabellskatt. Du meddelar ändringen via blankett som du antingen kan ladda ner här, hämta på vår hemsida (sök på Skatt). Skicka ifylld blankett till oss. Handbok för översättare 12 (14)

Utbildning och kompetensutveckling Fortbildning Tolkförmedling Väst erbjuder kostnadsfri intern fortbildning. Ingen ersättning utgår. Information Tolkförmedling Väst tillhandahåller information som du som registrerad översättare förutsätts ta del av. Du får normalt ingen ersättning för att närvara vid informationstillfällen som Tolkförmedling Väst kallar till. Ersättning kan dock utbetalas om närvaro är obligatorisk. Ersättning för kursavgifter och auktorisationsprov Om du gör Kammarkollegiets prov för auktorisation kan du få ersättning för dina utgifter från Tolkförmedling Väst, under förutsättning att vi bedömer att auktorisationen är till nytta för vår verksamhet. En individuell bedömning görs för att bedöma dina ersättningsmöjligheter. Ersättning reduceras i relation till din tillgänglighet. Kontakta oss Ring Telefonnumret till Tolkförmedling Väst för dig som översättare är 010-211 72 10. Observera att när vi söker dig syns telefonnummer 0770-813 000 i din telefon, men om du ska ringa tillbaka så ringer du alltid 010-211 72 10. Skicka e-post Vid kontakt med oss i de flesta frågor: oversattning@tolkformedlingvast.se Ytterligare kontaktuppgifter finns på vår hemsida, www.tolkformedlingvast.se. Besök kontoren Du är alltid välkommen att besöka oss. Du kan sitta ner, ta en kopp kaffe och kanske möta några kollegor. Varje kontor är utrustat med en dator som du kan använda. Tolkförmedling Västs Översättningsavdelning finns placerad på kontoret i Uddevalla. Besöks- och postadresser Kontor (Område) Besöksadress Postadress Borås (Sjuhärad) Göteborg (Göteborgsområdet) Mariestad (Skaraborg) Skaraborgsvägen 21 506 30 Borås Barlastgatan 2 414 63 Göteborg Västerlånggatan 3 542 30 Mariestad Se besöksadress. Box 113 05 404 27 Göteborg Se besöksadress. Handbok för översättare 13 (14)

Trollhättan (Fyrbodal) Uddevalla (Fyrbodal) Lasarettsvägen 9 461 52 Trollhättan Kilbäcksgatan 26 451 30 Uddevalla Se besöksadress. Se besöksadress. Kontakta verksamhetschef Jhonny Lystad 010-211 74 90 jhonny.lystad@tolkformedlingvast.se Förslagslåda Varje kontor har en förslagslåda och vi tar tacksamt emot förslag och synpunkter. Besök vår hemsida Besök vår webbplats regelbundet för att ta del av nyheter och information om verksamheten. Om du får frågor från kunder om Tolkförmedling Väst, hänvisa gärna till webbplatsen, www.tolkformedlingvast.se. Denna handbok finns även alltid i senaste version där. Handbok för översättare 14 (14)