Vad är en personuppgift och vad omfattas av begreppet behandling?

Transkript

1 INTEGRITETSPOLICY Fastighetsförädlarna i Mälardalen AB, org.nr ( FFAB, vi, oss ) värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. FFAB vidtar därför tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter och för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, våra interna riktlinjer, policys och rutiner för hantering av personuppgifter. Det innebär bland annat att FFAB skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig. Detta för att du ska känna dig så trygg som möjligt med vår behandling av dina personuppgifter. I denna integritetspolicy, som gäller för alla som på något sätt nyttjar FFAB:s tjänster eller på annat sätt har kontakt med oss, redogör vi bland annat för hur och varför vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har utifrån gällande dataskyddslagstiftning. Personuppgiftsansvarig FFAB, med koncernbolag, är personuppgiftsansvarigt för de uppgifter som lämnas via och som i övrigt sparas vid kontakt och avtalsförhållande med FFAB eller de bostadsrättsföreningar som står under dess förvaltning. Vad är en personuppgift och vad omfattas av begreppet behandling? En personuppgift är all information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk, levande person. Exempelvis namn, e-postadresser, IP-nummer m.m. utgör personuppgifter. Även krypterad information kan utgöra personuppgifter om de går att koppla till en fysisk person. Begreppet behandling är mycket brett och omfattar i princip all hantering av personuppgifter, dvs. allt från insamling och lagring till ändring, användning eller radering. När samlar vi in personuppgifter om dig? FFAB samlar in personuppgifter som du själv lämnar till oss exempelvis när du kontaktar oss via vår hemsida eller per e-post, köper en tjänst, ansöker om arbete hos oss eller i övrigt använder dig av våra tjänster. FFAB kan också få personuppgifter från andra källor än direkt från dig. De kan till exempel komma från bostadsrättsföreningar för vilka FFAB är förvaltare. Uppgifterna kan även komma från exempelvis Bolagsverket, Skatteverket eller Kronofogden. Fastighetsförädlarna i Mälardalen AB Kungsholmstorg 1 SE Stockholm, Sweden Phone: + 46 (0) info@ff-ab.se Reg. No: Registered office: Stockholm

2 Vilka personuppgifter behandlar vi och varför? För att vi ska kunna tillhandahålla tjänster till dig eller ditt företag, för att fullgöra ett avtal vi har med dig, eller för att identifiera medlemmar och administrera medlemsverksamheten i bostadsrättsföreningarna måste vi behandla dina personuppgifter. Behandlingen sker huvudsakligen för att: Fullgöra förpliktelser i avtal avseende överlåtelse av fastigheter och mark m.m.; Fullgöra förpliktelser i avtal med dig som företrädare för en leverantör av tjänster eller material; Fullgöra förpliktelser i avtal med dig som företrädare för en kund till FFAB; Fullgöra förpliktelser i anställningsavtal med dig, t.ex. löneutbetalning, tillhandahålla företagshälsovård, utvärdering av prestationer m.m.; Administrera och tillhandahålla tjänster, bostäder och lokaler; Hantera och besvara förfrågningar från dig; Kommunicera kring ett befintligt avtal, internt och externt; Förbereda, ingå och administrera avtal samt fullgöra förpliktelser enligt befintliga avtal; Pröva och avgöra förutsättningar för medlemskap och andra avtal; Efterleva rättsliga förpliktelser; Säkerställa verifiering av identitet; Förhindra missbruk av en bostadsrättsförenings resurser och tjänster och säkerställa lämpliga villkor för tillgång och användning; och Lämna information och marknadsföra tjänster som du har anmält intresse för samt föra statistik i syfte att utveckla och analysera verksamheten. Behandlingen kommer huvudsakligen utgöras av följande personuppgifter: Identifikationsuppgifter såsom namn, personnummer, födelsedatum, uppgifter om ID-handling (t.ex. kopia av ID-handling), lägenhetsnummer eller samordningsnummer; Kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress; Finansiella uppgifter, såsom konton, ägande, transaktioner, krediter, inkomster, arvoden, skulder, betalningsbeteende och kreditupplysning; Uppgifter relaterade till FFAB:s skyldigheter avseende förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism, liksom att upprätthålla kundkännedom och kunskap om personer i politiskt utsatt ställning; 2(5)

3 Uppgifter relaterade till föreningens rättsliga förpliktelser i förhållande till lag och vid förfrågningar från t.ex. kommun eller myndighet såsom Skatteverket, domstol eller Kronofogdemyndigheten; Uppgifter om bostadssociala förhållanden, såsom t.ex. aktuell och historisk förekomst av störningar i fastighet, vanvård, andrahandsupplåtelse, dröjsmål med betalning och uppgifter om brott; och Karriärsrelaterade uppgifter såsom kvalifikationer, erfarenhet och utveckling, sjukdom och eventuell rehabilitering. När har FFAB rätt att behandla dina personuppgifter? FFAB har rätt att behandla de personuppgifter som krävs för fullgörandet av vårt åtagande mot dig enligt avtal, inklusive medlemskap i bostadsrättsförening, eller om du samtyckt till behandlingen. Vidare kan FFAB ha rätt att behandla dina personuppgifter på grund av en rättslig förpliktelse. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter kan vidare vara ett berättigat intresse hos FFAB att: Följa upp, utvärdera, utveckla, utbilda och på annat sätt kvalitetssäkra och främja verksamheten; Förebygga, begränsa och utreda missbruk eller olaglig användning eller störning av FFAB:s tjänster; Upprätthålla en sund riskhantering och bolagsstyrning; Ha kontroll över åtkomster och funktionalitet samt förbättra tekniska system och ITinfrastruktur; Vidta åtgärder för att beivra, fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk; eller Lämna information om erbjudanden och tillgodose vårt intresse av att marknadsföra FFAB, dess bostadsrättsföreningar och verksamhet. Vem har tillgång till dina personuppgifter? Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom samma koncern, andra närstående parter eller en efterföljande ägare, delägare och dess rådgivare i samband med en företagsfusion, omstrukturering eller försäljning av väsentligen alla aktier och/eller tillgångar eller annan omorganisation. I vissa fall kan vi även komma att behöva dela dina personuppgifter med företag och leverantörer som tillhandahåller tjänster för oss, dvs. företag som behandlar personuppgifter åt FFAB på något sätt, såsom IT-systemleverantörer, banker och andra samarbetspartners som 3(5)

4 FFAB anlitar. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. Vi kan även komma att dela sådana personuppgifter som är nödvändiga för att fastställa, göra gällande och utöva FFAB:s rättsliga intressen, exempelvis med inkassobolag. Vi kan också komma att dela dina personuppgifter om det följer av lag eller myndighetsföreskrift, exempelvis om vi är tvungna att lämna ut uppgifter till Skatteverket av bokföringsskäl. Överföring till tredje land FFAB överför som utgångspunkt inte dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. Personuppgiftsbiträden kan dock p.g.a. exempelvis datahantering i globala IT-system få FFAB:s godkännande att behandla personuppgifter utanför EU/ESS i enlighet med standardklausuler, som utfärdas av EU-kommissionen, vilka innehåller bestämmelser avsedda att säkerställa att personuppgifter rörande personer inom EU är tillräckligt skyddade vid internationella överföringar och är en rättslig mekanism för att legitimera gränsöverskridande överföringar av personuppgifter. Hur länge sparar FFAB dina personuppgifter? Dina personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för exempelvis så länge det krävs för att vi ska kunna fullfölja de skyldigheter som vi har med anledning av ett avtal med dig. Under förutsättning att personuppgifterna inte behöver sparas på grund av en rättslig förpliktelse, t.ex. av bokförings- eller arbetsrättsliga skäl, eller för att bevaka våra rättsliga intressen, dvs. om det t.ex. pågår en rättslig process, raderas personuppgifterna så fort de inte längre är nödvändiga för respektive ändamål. Exempelvis raderas uppgifter vi fått av dig för ett visst avtalsförhållande sedan samtliga förehavanden mellan avtalsparterna är avklarade. Dina rättigheter Du har rätt att när som helst (kostnadsfritt en gång om året) begära ut information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar uppgifterna till rätt person. Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan inte radera dina uppgifter om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, exempelvis bokföringsregler eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas. 4(5)

5 För det fall du vill flytta dina uppgifter från oss har du även rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig samlade i ett strukturerat, maskinläsbart format (rätten till dataportabilitet). Denna rätt omfattar endast uppgifter som du själv har delat med oss. I den utsträckning vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandling med framtida verkan. Hur skyddas dina uppgifter? FFAB arbetar ständigt med att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs för att skydda dina personuppgifter och i övrigt för att säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lagstiftning för personuppgifter. Särskilt om cookies FFAB:s hemsida, använder små textfiler, så kallade cookies, för att förenkla ditt besök på webbplatsen. Vi använder framförallt cookies för att samla in statistik om användarnas besök och för att förbättra användarupplevelsen. Det kan exempelvis handla om att val du gör på webbplatsen sparas. Du kan läsa mer om vår användning av cookies på vår hemsida Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig Fastighetsförädlarna i Mälardalen AB, org. nr , Kungsholmstorg 1, Stockholm, Tel , är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandlingen av dina personuppgifter. Vid frågor om dataskydd eller om du vill utnyttja dina rättigheter enligt ovan når du oss lättast på info@ff-ab.se. Klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter Skulle du vara missnöjd med vårt sätt att behandla dina personuppgifter ber vi dig att i första hand kontakta oss på info@ff-ab.se. Om du inte är nöjd med vårt sätt att hantera ditt klagomål på kan du framföra ditt klagomål till behörig tillsynsmyndighet, för närvarande Datainspektionen. Ändringar i integritetspolicyn Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i vår integritetspolicy. Du hittar alltid den senaste versionen på webbplatsen. Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter (exempelvis ändring av angivna ändamål) kommer detta att kommuniceras till dig. 5(5)

6 Senast uppdaterad: 24 maj (5)