Arbetsordning Högskolan Dalarna

Arbetsordning Högskolan Dalarna Beslut: Högskolestyrelsen 2011-12-15 Reviderad: 2013-12-19, 2014-12-15 Dnr: DUC 2011/2027/10 Gäller fr o m: 2014-12-15 Ersätter: Arbetsordning, DUC 2011/2027/10, 2013-12-19 Relaterade dokument: Beslut om vidaredelegering DUC 2008/2092/10 Ansvarig för uppdatering: Rektor

Innehållsförteckning sid 1 Inledning 3 2 Styrelse 3 3 Rektor 6 4 Högskolans övergripande organisation 7 5 Delegationsregler 9 6 Generella regler för handläggning av ärenden 10 Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 2

Arbetsordning för Högskolan Dalarna 1 INLEDNING Vid Högskolan ska finnas en arbetsordning med närmare föreskrifter om högskolans övergripande organisation, arbetsfördelningen mellan styrelse och rektor, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning (2 kap. 2 högskoleförordningen samt). 1.1 Högskolans uppdrag Högskolan har ett författningsreglerat uppdrag att bedriva forskning, utbildning och samverkan med det omgivande samhället. Dessa uppgifter medför bl.a. att det måste finnas ett system för ansvarstagande i myndighetsrollen, att den akademiska kvaliteten i verksamheten kan säkerställas och att viktiga intressenters behov och förväntningar på högskolans verksamhet kan tillgodoses. Högskolan är en myndighet direkt under regeringen och föreskrifter för högskolornas verksamhet finns bl.a. i högskolelag, högskoleförordning, myndighetsförordning samt förvaltningslag. Utifrån dessa reglerar högskolans interna arbetsordning formerna för arbetet genom att beskriva den övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten (2 kap. 2 högskoleförordningen). Utöver arbetsordningen regleras arbetet också av högskolans antagningsordning och anställningsordning samt Högskolans lokala styrdokument. 1.2 Verksamhetsstyrning och kvalitetsutveckling Verksamhetsstyrningen tar sin utgångspunkt i Högskolans Vision och övergripande mål samt de mål och kvalitetskrav som ställs av riksdag och regering genom högskolelagen, högskoleförordningen samt regleringsbrevet. Kvaliteten i verksamhetsprocesserna, dvs. utbildning, forskning och samverkan med omgivande samhälle samt administrativt och tekniskt stöd, bygger på att kvalitetsarbete utgör en integrerad del av verksamhetsplanering och verksamhetsstyrning. 2 Styrelse För ledningen av verksamheten ska det finnas en styrelse (2 kap. 2 högskolelagen). Styrelsen för en högskola har inseende över högskolans alla angelägenheter och svarar för att dessa uppgifter fullgörs (2 kap. 2 högskolelagen). Styrelsen upprättar en årsplan för handläggning av ärenden under det kommande verksamhetsåret. Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 3

2.1 Styrelsens sammansättning Av 2 kap. 4 högskolelagen framgår att regeringen utser ordföranden och övriga ledamöter (efter förslag från högskolan, 2 kap. 7a högskoleförordningen) samt att rektor ingår i styrelsen. Företrädare för de anställda har närvaro och yttranderätt vid styrelsens sammanträden. Styrelsen för en högskola ska (2 kap. 1 högskoleförordningen) bestå av ordföranden och högst fjorton andra ledamöter. Styrelsen ska utse vice ordförande inom sig. 2.2 Styrelsens uppgifter 2 kap. 2 högskoleförordningen föreskriver att styrelsen för en högskola ska ha det ansvar och de uppgifter som följer av 3 myndighetsförordningen och 2 kap. 8 förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. I det följande anges i vilka frågor styrelsen själv ska besluta enligt 2 kap. 2 högskoleförordningen och vad beslutet avser för Högskolan Dalarna: 1. i viktigare frågor om verksamhetens övergripande inriktning och högskolans organisation, a. Vision och övergripande mål för Högskolan Dalarna b. Utbildningsstrategi för Högskolan Dalarna c. Forskningsstrategi för Högskolan Dalarna d. Högskolans övergripande organisation 2. om årsredovisningar, delårsrapporter, budgetunderlag och viktigare framställningar i övrigt samt säkerställa att det vid högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, a. Årsredovisningen b. Budgetunderlag till regeringen c. Högskolans ledningssystem för kvalitetsutveckling Policy för systematiskt kvalitetsarbete 3. om åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelser och revisionsrapporter, a. åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelser och revisionsrapporter 4. om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen och åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer enligt 10 internrevisionsförordningen Högskolan Dalarna omfattas inte av föreskriften om internrevision (1 kap. 5a högskoleförordningen) Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 4

5. i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna, verksamhetsmässiga och ekonomiska styrmål genom a. Högskolans verksamhetsplan och budget för nästkommande år b. långsiktig verksamhetsplan och budget för kommande 4 år 6. i frågor som enligt 2 kap. 15 högskoleförordningen ska avgöras av en personalansvarsnämnd, om det inte har inrättats en personalansvarsnämnd vid högskolan eller om Statens ansvarsnämnd inte ska besluta enligt 4 kap. 16 högskoleförordningen, a. personalansvarsnämnd för Högskolan Dalarna 7. om den antagningsordning som anges i 6 kap. 3 andra stycket högskoleförordningen, a. Antagningsordning för Högskolan Dalarna 8. om en arbetsordning med viktigare föreskrifter om högskolans övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, a. Arbetsordning för Högskolan Dalarna 9. om en anställningsordning, a. Anställningsordning för lärare vid Högskolan Dalarna 10. om viktigare föreskrifter i övrigt, och Viktiga föreskrifter i övrigt för Högskolan Dalarna beslutas vid behov 11. i övriga frågor som är av principiell vikt. a. lokalförsörjning och investeringar på lång sikt, 10 år eller mer (t.ex. omfattande tillbyggnader såsom bibliotek) b. fortlöpande rapportering om verksamhetens utveckling (t.ex. regelbundna kvalitetsrapporter) c. att en sammanslutning av studenter vid högskolan får ställning som studentkår för viss tid vid Högskolan Dalarna (4 kap. 8 högskolelagen) Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 5

d. vilka som har rätt att närvara och ha yttranderätt vid styrelsens sammanträden utöver föredraganden i olika frågor e. upptagande av ny eller nedläggning av bedriven verksamhet av betydande omfattning f. process för att utse person att föreslå som rektor till regeringen g. process för att utse prorektor Av 2 kap. 8, 10 och 15 högskoleförordningen framgår att styrelsen också beslutar om förslag på rektor, utser rektors ställföreträdare och beslutar om inrättande av en personalansvarsnämnd. Andra frågor än de som avses i 2 eller ovan ska avgöras av rektor (2 kap. 3 högskoleförordningen), om inte lag eller förordning föreskriver. Uppgifter som ankommer på rektor enligt högskoleförordningen eller i annan föreskrift får inte övertas av styrelsen. 2.3 Styrelseärendenas handläggning Beredning av ärenden till högskolestyrelsen och utarbetande av förslag till dagordning för styrelsens sammanträden sker på rektors ansvar. Förslaget presenteras för styrelsens ordförande för godkännande innan handlingar sänds ut. Styrelsens ärenden ska avgöras efter föredragning. (2 kap. 6 högskoleförordningen). Enligt 2 kap 4 högskoleförordningen är styrelsen beslutför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden och rektor, är närvarande. Enligt 4 a högskoleförordningen får styrelsen uppdra åt ordföranden att efter samråd med rektor fatta beslut om delårsrapport. Om ett styrelseärende är så brådskande att styrelsen inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden, rektor och minst så många ledamöter som behövs för beslutförhet. Om detta förfarande inte är lämpligt, får ordföranden efter samråd med rektor själv avgöra ärendet. Beslut, som fattas enligt första stycket, ska anmälas vid nästa sammanträde med styrelsen (2 kap. 5 högskoleförordningen). 3 Rektor Närmast under styrelsen ska varje högskola ha en rektor (2 kap. 3 högskolelagen). Rektor ska som myndighetschef (13 myndighetsförordningen) ansvara inför styrelsen och ska sköta den löpande verksamheten enligt de direktiv och riktlinjer som styrelsen beslutar. Rektor ska hålla styrelsen informerad om verksamheten, förse styrelsen med underlag för beslut och verkställa styrelsens beslut. Rektor ska enligt 8 myndighetsförordningen under styrelsen svara för myndighetens arbetsgivarpolitik och företräda myndigheten som arbetsgivare. Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 6

Enligt 2 kap. 8 högskoleförordningen ska rektor anställas genom beslut av regeringen för högst sex år efter förslag av styrelsen för högskolan. Anställningen får förnyas, dock högst två gånger om vardera högst tre år. Innan styrelsen lämnar sitt förslag ska den höra lärarna, övriga anställda och studenterna på det sätt som styrelsen har bestämt. I sitt arbete med att föreslå rektor, ska styrelsen så långt möjligt ta fram såväl kvinnliga som manliga kandidater. Styrelsen ska för regeringen redovisa hur jämställdhetsaspekten har beaktats. Rektor ska ha en ställföreträdare (2 kap. 10-11 högskoleförordningen) som tjänstgör i rektors ställe när han eller hon inte är i tjänst. Rektors ställföreträdare ska utses av styrelsen. Behörig att vara rektor eller ställföreträdare för rektor är den som uppfyller behörighetskraven för anställning som professor eller lektor. Rektors ställföreträdare vid Högskolan Dalarna benämns prorektor. 4 Högskolans övergripande organisation En högskola beslutar om sin interna organisation utöver styrelse och rektor (2 kap. 5 högskolelagen) och i styrelsens uppgifter ingår att besluta om Högskolans övergripande organisation. Högskolans organisation ska tillse att verksamheten vid Högskolan kan genomföras med hög kvalitet och att ansvarsområden för organisationens olika delar tydliggörs. Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 7

4.1 Linjeorganisation Linjeorganisationen från rektor till chefer på olika nivåer ansvarar för kvaliteten i den operativa verksamheten. Akademier Vid Högskolan Dalarna finns akademier som ansvarar för genomförandet av utbildning och forskning inom sina respektive verksamhetsområden. Bibliotek Biblioteket ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning till både utbildning och forskning och ska erbjuda en studiemiljö samt en mötesplats för studenter, lärare och forskare. Dalacampus Dalacampus ansvarar för samordningen av Högskolans strategiska samverkan med regionens kommuner, landsting och näringsliv. Högskoleförvaltning Högskoleförvaltningen ansvarar för att ge administrativt och tekniskt stöd samt service till studenter, anställda och besökare. Utbildnings- och forskningskansli Utbildnings- och forskningskansliet ansvarar för att ge stöd till Högskolans styrning, utveckling och kvalitetsarbete inom kärnverksamheterna utbildning och forskning. 4.2 Nämndorganisation Den kollegiala organisationen, nämndorganisationen, har ansvar för den akademiska kvaliteten genom kvalitetsuppföljning av forskning och utbildning. Utbildnings- och forskningsnämnd Vid Högskolan finns en utbildnings- och forskningsnämnd som ansvarar för uppföljning och granskning av den akademiska kvaliteten. Områdesnämnder Vid Högskolan finns områdesnämnder som ansvarar för uppföljning och granskning av den akademiska kvaliteten på uppdrag av UFN inom nämndens ansvarsområde 5 Delegationsregler Styrelsens uppgifter enligt högskoleförordningen får inte delegeras. Rektor får delegera sina uppgifter, om inte annat är särskilt föreskrivet. Följande uppgifter får rektor enligt högskoleförordningen inte delegera: Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 8

Besluta om anställning av professor (4 kap. 13 högskoleförordningen). Besluta om att en anställning som professor ska upphöra(4 kap. 13 högskoleförordningen). Besluta om att kalla professor till anställning (4 kap. 13 högskoleförordningen). Besluta om att dra in rätt till handledning och andra resurser för doktorander (6 kap. 30 och 36 högskoleförordningen) Besluta om att efter ansökan från doktoranden återinföra rätt till handledning och andra resurser (6 kap. 31 och 36 högskoleförordningen). Rektor ansvarar för de uppgifter som inte reglerats i denna arbetsordning. I en särskild beslutsordning överlämnar rektor ett verksamhetsansvar till chefer och organ samt delegerar beslutsrätten inom dessa ansvarsområden. Ansvar för verksamhet och delegation av beslutsrätt inom verksamhetsområdet innebär rätt att fatta alla de beslut som behövs för att lösa uppgiften. Med delegationen följer således ett ansvar för att uppgifterna löses med hög kvalitet i enlighet med lagar och förordningar samt i överensstämmelse med Högskolans eget regelverk. Den som tar emot delegationen ska ha den kompetens som krävs för att uppfylla uppgiften och en delegation kan dras tillbaka om så blir nödvändigt. Ett beslut som fattats under delegation kan dock aldrig ändras av den som ansvarar för delegeringen. All delegation och vidaredelegation ska dokumenteras samt biläggas arbetsordningen i en beslutsordning och beslutsärendeförteckning. 6 Generella regler för handläggning av ärenden Föreskrifter om ärendens handläggning i högskolan återfinns i 19 21 myndighetsförordningen samt i 7-30 förvaltningslagen. Alla ärenden ska avgöras efter föredragning, undantaget beslut om examinator och beslut om betyg. Rektor får utan föredragning fatta beslut som inte kan skjutas upp till dess att ärendet hunnit föredras. Föredragande ska, själv eller genom biträde, inhämta nödvändiga upplysningar, yttranden och relevant information i ärendet. Föredragande är ansvarig för att den som beslutar i ärendet får ett fullständigt och korrekt beslutsunderlag. Ärendets föredragning ska innefatta en strukturerad presentation och förslag till beslut med skäl för och emot tänkbara alternativ. Föredraganden och andra tjänstemän, som deltar i den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet, har rätt att få avvikande mening antecknad till beslutet (se 19 förvaltningslagen). I 11-12 förvaltningslagen finns bestämmelser om jäv. Jäv föreligger bl.a. om det finns särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för förmågan hos den som deltar i ärendets handläggning att göra det på ett opartiskt sätt. Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 9

Till beslut som fattas inom högskolan ska enligt 21 myndighetsförordningen finnas en handling som visar dagen för beslutet beslutets innehåll vem som har fattat beslutet vem som har varit föredragande vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet vem som ansvarar för uppföljning av beslut och när den ska redovisas Fastställd i Högskolestyrelsen 2011-12-15, reviderad 2013-12-19, 2014-12-15 10