Kommunfullmäktige godkänner avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner, enligt bilaga 1.

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-23 Diarienummer KS/2017:416 Gemensam överförmyndarnämnd Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner från och med den 1 januari 2019. Kommunfullmäktige godkänner avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner, enligt bilaga 1. Kommunfullmäktige antar reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille, enligt bilaga 2. Sammanfattning Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015. Därefter har verksamheten utretts och kunnat konstateras fungera väl. Mölndals stad har utarbetat ett förslag att även inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämnden föreslås träda i funktion nästa mandatperiod, således från och med den 1 januari 2019. Mölndals stad, som är värdkommun för ÖFS, föreslås också vara värdkommun för den gemensamma nämnden. Samverkanskommunerna har arbetat fram förslag på överenskommelse och reglemente för den gemensamma nämnden vilket nu underställs politisk behandling. Slutligt beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Överförmyndarnämnden i Kungsbacka har berett förslaget 2017-11-20, 63, och ställer sig bakom förslaget med att inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommun från och med den 1 januari 2019 samt godkänna avtal och reglemente. Överförmyndarnämnden i Kungsbacka föreslår att man ska göra en ändring i reglemente daterat 2017 11-03, i 13 stycke 4, det ska det kompletteras med Dock ej under pågående ärende. Stycke 4 tar upp arbetsformer och 13 handlar om ersättares tjänstgöring. Kommunledningskontoret Sofia Jonsson sofia.jonsson@kungsbacka.se 1 (8) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (8) Kommunledningskontoret anser inte att denna ändring i reglementet är nödvändig. Skulle en kommuns fullmäktige fatta beslut om ändring av reglemente måste alla berörda kommuner fatta samma beslut. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-23 Överförmyndarnämnden 2017-11-20, 63 Tjänsteskrivelse, 2017-11-10 Bilaga 1, tilläggsavtal avseende gemensam överförmyndarnämnd Bilaga 2, förslag till reglemente för nämnden för överförmyndare i samverkan Samverkansavtal om gemensam överförmyndarorganisation, från 2015 Överförmyndarnämnden 2017-10-23, 62. Beslutet skickas till Mölndals stad Överförmyndarnämnden Beskrivning av ärendet Bakgrund Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015. Därefter har verksamheten utretts och kunnat konstateras fungera väl. Mölndals stad har utarbetat ett förslag att även inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämnden föreslås träda i funktion nästa mandatperiod, således från och med den 1 januari 2019. Mölndals stad, som är värdkommun för ÖFS, föreslås också vara värdkommun för den gemensamma nämnden. Samverkanskommunerna har arbetat fram förslag på överenskommelse och reglemente för den gemensamma nämnden vilket nu underställs politisk behandling. Slutligt beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Överförmyndarnämnden har berett förslaget 2017-11-20, 63, och ställer sig bakom förslaget med att inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommun från och med den 1 januari 2019 samt godkänna avtal och reglemente med följande ändring i reglemente daterat 2017-11-03, i 13 stycke 4 ska tilläggas Dock ej under pågående ärende. Juridiska förutsättningar

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (8) Det är obligatoriskt för varje kommun att ha en överförmyndarnämnd (alternativt en överförmyndare). Nämnden kan vara gemensam med andra kommuner. Det finns flera exempel på gemensamma överförmyndarnämnder i Sverige. En gemensam nämnd utgör ingen egen juridisk person utan tillhör organisationen i den kommun som tillsatt nämnden (värdkommunen). Därför måste vissa frågor avseende nämnden ligga på värdkommunen. Hit hör exempelvis val av ordförande och vice ordförande. För att möjliggöra en gemensam nämnd behöver kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner anta ett reglemente för den gemensamma nämnden. Varje fullmäktige behöver också godkänna en överenskommelse som närmare preciserar nämndens uppgifter. Vid bedömning av nämndens sammansättning och verksamhetsformer är det viktigt att beakta att överförmyndarnämnden nästan uteslutande ägnar sig åt hårt lagreglerad myndighetsutövning. Utrymmet för partipolitik är således mycket begränsad. Nedan beskrivs förutsättningarna dels för nämndens reglemente, dels för avtalet. Fullmäktiges beslut bör dock tas i omvänd ordning, dvs. först godkänns avtalet och därefter antas reglementet. Nämndens reglemente I reglementet regleras nämndens sammansättning, verksamhet och arbetsformer. Reglementet måste antas av kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner. Antagande av reglementet kan för de olika fullmäktige inte avse mer än de har befogenhet att besluta om, d.v.s. den egna kommunens verksamhetsområde. Enskildheterna i förslaget framgår av det bilagda förslaget på reglemente (bilaga 2). Nedan kommenteras huvuddragen och särskilda frågor. Mandatperiod, sammansättning/insyn i nämndens verksamhet Nämnden föreslås träda i kraft den 1 januari 2019 och ha en vanlig fyraårig mandatperiod. Vad gäller nämndens sammansättning så måste det finnas minst en ledamot och en ersättare från varje samverkanskommun. Antalet ersättare ska vara lika många som antalet ledamöter. Under beredningen av ärendet har det diskuterats hur sammansättningen ska se ut. Ur demokratisk synvinkel finns argument för att varje kommun borde utse två ledamöter och två ersättare. Nämnden skulle då bestå av åtta ledamöter och åtta ersättare. Rent praktiskt bör det dock räcka med fyra ledamöter och fyra ersättare, dvs. varje kommun utser en ledamot och en ersättare var. Eftersom det demokratiska (politiska) inslaget inom nämndens verksamhetsområde är begränsat samt att det kan bli aktuellt att utöka antalet samverkanskommuner och det därmed är angeläget att hålla nere antalet ledamöter, förespråkas att nämndens ledamöter och ersättare begränsas till en ledamot och en ersättare per kommun.

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (8) Det har under beredningen framkommit synpunkter på att de större kommunerna (Kungsbacka och Mölndal) borde få utse två ledamöter och två ersättare. En sådan sammansättning är juridiskt möjlig men avstyrks dels då inflytandefrågor är mindre viktiga i en så hårt lagstyrd verksamhet, dels av de praktiska skäl som anges ovan. Dessutom är utgångspunkten att de större kommunernas ledamöter ska utses till presidium vilket i sig medför ett något större inflytande. Det kan också tilläggas att det skulle uppstå viss obalans kommunerna emellan vad gäller den politiska representationen från samverkanskommunerna om Kungsbacka och Mölndal tillåts ha två ledamöter medan Härryda och Partille bara tillåts ha en. För det fall förslaget vinner gehör ska varje samverkanskommun utse en ledamot och en ersättare. Det är upp till respektive kommuns valberedning att nominera dessa personer. För att få en mer rättvisande politisk sammansättning i nämnden bör det skrivas in i avtalet att valberedningen rekommenderas att nominera ersättare från oppositionen. Valfrågor kan emellertid inte göras tvingande varför det blir fråga om just en rekommendation och ingen tvingande reglering. Det kommer vara viktigt att valberedningarna i de olika kommunerna samverkan. Valberedningen i Mölndal föreslås få ansvaret att initiera denna samverkar inför valen av ledamöter och ersättare varje mandatperiod. För att tillgodose varje samverkanskommuns behov av insyn i nämndens verksamhet kan samtliga ledamöter i varje samverkanskommuns fullmäktige ställa interpellationer och frågor om nämndens handläggning. Varje fullmäktige kan också begära upplysningar från nämnden. Därtill ska nämndens verksamhet granskas av revisorerna i var och en av samverkanskommunerna och varje fullmäktige har att pröva frågan om ansvarsfrihet för de förtroendevalda som valts att representera den egna kommunen. Vidare bör varje ledamot och ersättare i nämnden ha i beaktande att det vid behandling av vissa frågor kan finnas skäl att informellt överlägga med representanter för minoritetspartierna före sammanträden med nämnden. Det har också skrivits in att nämnden kan bjuda in förtroendevald från annat parti i någon samverkanskommun och att denne då har rätt att yttra sig och delta i överläggningarna. Av strikt juridiska skäl beaktas lagen om proportionellt valsätt (i avtalet) avseende val av ledamöter och ersättare men kommer inte aktualiseras i praktiken eftersom detta skulle kräva att minst hälften av kommunfullmäktiges ledamöter kräver att lagen om proportionellt valsätt ska användas. I övrigt har skrivits in att ledamot och ersättare i nämnden inte får ha uppdrag som god man eller förvaltare i någon av samverkanskommunerna. Detta för att undvika jävssituationer. Ordförande och vice ordförande Enligt kommunallagen är det värdkommunen (dvs Mölndals stad) som ska välja ordförande och vice ordförande. Samtliga nämndens ordinarie ledamöter kan väljas. Däremot kan inte ersättarna väljas till

KUNGSBACKA KOMMUN 5 (8) varken ordförande eller vice ordförande. Ordförande och vice ordförande ska väljas för samma tid som de valts som ledamöter, dvs för mandatperioden. Rent teoretiskt skulle alla övriga kommuner först kunna utse sina ledamöter och därefter skulle kommunfullmäktige i Mölndal kunna välja vem som helst av ledamöterna som ordförande och vice ordförande. I praktiken bedöms en sådan ordning bli omständig eftersom det är svårt att synkronisera fullmäktiges sammanträden inför ny mandatperiod så att fullmäktige i Mölndal hamnar sist och dessutom med sådan tidsutdräkt att valberedningen hinner välja fritt bland de ledamöter som valts av respektive fullmäktige. Beredningen förespråkar därför en modell där valberedningen i värdkommunen rekommenderas att nominera värdkommunens ledamot som ordförande. På så sätt behöver man inte riskera att stå utan en ordförande när mandatperioden börjar. Dessutom är det av praktiska skäl bra att ordföranden kommer från värdkommunen i vars organisation nämnden ingår. Valet av vice ordförande blir rent logistiskt något krångligare att genomföra. Beredningen föreslår att man i möjligaste mån föregriper detta genom att på förhand peka ut en av de övriga samverkanskommunernas ledamot och rekommendera att valberedningen i Mölndal nominerar denne. Beredningen anser att utgångspunkten ska vara att ledamoten från Kungsbacka ska väljas som vice ordförande eftersom Kungsbacka är största kommun med störst andel av budgetfördelningen. Hur valberedningarna i Mölndal respektive Kungsbacka bör samverka för att få ihop vallogistiken beskrivs i en särskild lathund som upprättas till stöd för valberedningarna. Ersättarnas inträdesordning Majoriteten av samverkanskommunerna är överens om att frånvarande ledamot i första hand ersätts med ersättare från den egna kommunen. Detta stämmer dessutom överens med utgångspunkten i kommunallagen. Det behövs dock en kompletterande inträdesordning för det fall den egna kommunens suppleant också har förhinder. Inträdesordningen behöver rent juridiskt bestämmas av fullmäktige och det föreslås att fullmäktige i Mölndal ska bestämma en kompletterande inträdesordning där utgångspunkten är en rekommendation i avtalet att ersättare, i andra hand, utses enligt rullande bokstavsordning (räknat efter samverkanskommunerna). Skulle en sådan ordning bli uppenbart missvisande kan fullmäktige i Mölndal bestämma en annan ordning. Även detta kommer vara upp till valberedningarna i samverkanskommunerna att samverka kring. Delegation Överförmyndarnämnden har rätt att delegera sin beslutanderätt i vissa frågor. Detta görs dock oftast enligt bestämmelserna i föräldrabalken och inte enligt kommunallagen. I de fall beslutanderätt delegeras med stöd av föräldrabalken finns vissa skillnader jämfört med övriga nämnders delegation,

KUNGSBACKA KOMMUN 6 (8) exempelvis att det är lagstadgat att delegaten inte behöver anmäla sina beslut i föräldrabalksärenden till nämnden. Det ställs också vissa preciserade kompetenskrav på delegaterna. Avtalet Eftersom det redan finns ett Samverkansavtal som reglerar hur samverkansorganisationen ÖFS ska fungera och dess kostnader fördelas har de särskilda regleringar som behövs i anledning av inrättandet av en gemensam nämnd samt vissa tillkommande administrativa uppgifter utformats som ett tilläggsavtal till det befintliga samverkansavtalet. Samverkansavtalet bifogas beslutsunderlaget, bilaga 3. Enskildheterna i tilläggsavtalet framgår av det bilagda förslaget (bilaga 1). Nedan kommenteras huvuddragen och särskilda frågor. Sammansättning och mandatperiod samt inträdesordning I reglementet framgår ramen för nämndens sammansättning, mandatperiod, val av ordförande och vice ordförande samt inträdesordning. Skälen för utformningen framgår ovan. Tilläggsavtalets skrivning i dessa delar utgör ett komplement till reglementet. I många delar kan skrivningarna inte göras direkt juridiskt bindande och de har då utformats som en rekommendation till valberedningar och respektive fullmäktige. Administration ÖFS administrerar redan idag huvuddelen av den verksamhet som nämnden kommer ansvara för. Avtalet utgår från att tillkommande administration, i anledning av inrättandet av den gemensamma nämnden, så långt det är möjligt sköts av ÖFS. Vissa saker måste dock ligga kvar på samverkanskommunerna. Detta specificeras i avtalet 6. Dit hör till exempel utbetalning av arvode och ersättning till av respektive samverkanskommun vald ledamot och ersättare eftersom det följer av kommunallagen att förtroendevalda i en gemensam nämnd har rätt till ersättning från den kommun som valt dem. I samband med inrättandet av en gemensam nämnd föreslås även ÖFS ta över administrationen av utbetalning av arvoden och ersättningar till ställföreträdarna Detta framgår av 7 i avtalet. Eftersom den juridiska skyldigheten att betala arvode åligger varje samverkanskommun och således inte nämnden, kommer inte arvodena att ingå i den gemensamma kostnadsfördelningen utan särredovisas enligt vad som framgår nedan under budget och kostnadsfördelning. Mot bakgrund av de senaste årens omfattande hantering av gode män till ensamkommande barn har det funnits varierande möjligheter att få viss kostnadstäckning för de gode männen genom statlig ersättning. Regelverket har och beräknas fortsätta variera under tid. Vidare är det på förslag att det ska lagregleras en skyldighet för kommuner som placerar sina ensamkommande barn i en annan kommun att genom avtal reglera ekonomisk ersättning till placeringskommunen. Det kan således

KUNGSBACKA KOMMUN 7 (8) finnas ersättning för samverkanskommunerna att ibland ansöka om kostnadsersättning från stat eller annan kommun. Uppgiften att administrera återsökningar föreslås läggas på ÖFS. Budget och kostnadsfördelning Budgeten ska, på samma sätt som idag, upprättas av Mölndals stad i samråd med övriga kommuner. Skillnaden blir att den även kommer omfatta de extra administrativa uppgifter som tillkommer för den gemensamma nämnden (t ex nämndsekreterare) samt den extra administration som föranleds av att ÖFS/värdkommunen tar över administrationen av utbetalning av arvoden till ställföreträdarna. Mölndals stad beräknar att det kommer krävas ungefär en halvtidstjänst för att klara denna administration (som ÖFS kommer köpa in från Mölndals stads HR-avdelning). Samtliga ovanstående kostnader fortsätter att fördelas mellan kommunerna efter folkmängd (räknat per den 31 december året före budgetens fastställande). Detta innebär i realiteten för närvarande följande fördelning (2017). Härryda 17 % Kungsbacka 37 % Mölndal 29 % Partille 17 % Värdkommunen fakturerar övriga samverkanskommuner för deras respektive del av kostnaderna halvårsvis i förskott. Som framgått ovan får varje kommun stå för sina egna kostnader för arvode och ersättning till ställföreträdarna. Detta kommer därför att särredovisas och faktureras samverkanskommunerna i efterskott. Arvode och ersättning till ledamöter och ersättare regleras helt och hållet av den kommun som valt dem. Ekonomi Huvudsyftet med en skapa en gemensam överförmyndarorganisation var 2015 inte att spara pengar utan att skaffa en effektivare, mindre sårbar och mer rättssäker verksamhet. Den nya organisationen ledde inte till några större besparingar men inte heller några ökade kostnader att tala om. Att inrätta en gemensam nämnd samt att låta ÖFS ta över administrationen av utbetalningar av arvoden och ersättningar till ställföreträdarna kommer sannolikt innebära besparingar om än inte avseende några större summor. Huvudanledningen till den gemensamma nämnden är, på samma sätt som för hela ÖFS, inte att initialt spara pengar utan att ytterligare effektivisera verksamheten. Bedömning Kontaktpersonerna i samtliga samverkanskommuner är överens om innehållet i såväl reglemente som avtal. Förslaget är finansierat och upprättat i enlighet med kommunallagen och föräldrabalkens

KUNGSBACKA KOMMUN 8 (8) bestämmelser. Kommunfullmäktige föreslås godkänna avtalet och anta reglementet för en gemensam överförmyndarnämnd. Undertecknande av avtal Avtalet ska skrivas under av samtliga samverkanskommuner som därefter ska få varsitt exemplar av avtalet. Samtliga avtalsexemplar i original kommer i ett paket att distribueras till samverkanskommunerna i följande ordning: Härryda, Kungsbacka, Partille och Mölndal. Förutsatt att kommunstyrelsen godkänner avtalet ska samtliga exemplar undertecknas av kommunstyrelsens ordförande och kommun/stadsdirektören och skickas vidare till nästa kommun i ordningsföljden. Mölndals stad får i uppdrag att distribuera varsitt ex av avtalet till samverkanskommunerna när samtliga avtal är underskrivna av samtliga samverkanskommuner. Sofia Jonsson Administrativ chef

KUNGSBACKA KOMMUN Överförmyndarnämnd PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-11-20 63 Gemensam nämnd ÖN/2017:55 1.5.1.0 Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner från och med den 1 januari 2019. Kommunfullmäktige godkänner Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner, enligt bilaga 1. Kommunfullmäktige antar Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille, enligt bilaga 2. Beslut Efter diskussion på sammanträdet beslutas att i Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille 2017-11-03, sist i 13 stycke 4 ska tilläggas Dock ej under pågående ärende. Efter diskussion på sammanträdet beslutas också att protokollsutdrag 62, från överförmyndarnämndens sammanträde 2017-10-23, ska bifogas till kommunfullmäktige. Reservation Elisabeth Lyckevall (S) reserverar sig mot överförmyndarnämndens beslut till förmån för eget yrkande om att avslå inrättande av gemensam överförmyndarnämnd. Sammanfattning av ärendet Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015. Därefter har verksamheten utretts och kunnat konstateras fungera väl. Mölndals stad har utarbetat ett förslag att även inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämnden föreslås träda i funktion nästa mandatperiod, således från och med den 1 januari 2019. Mölndals stad, som är värdkommun för ÖFS, föreslås också vara värdkommun för den gemensamma nämnden. Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Överförmyndarnämnd PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-11-20 Samverkanskommunerna har arbetat fram förslag på överenskommelse och reglemente för den gemensamma nämnden vilket nu underställs politisk behandling. Slutligt beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Överförmyndarnämnden får här möjligheten att lämna ett yttrande till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, 2017-11-10, Förslag; Kommunfullmäktige beslutar inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner från och med den 1 januari 2019. Kommunfullmäktige godkänner Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner, enligt bilaga 1. Kommunfullmäktige antar Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille, enligt bilaga 2. Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd 2017-11-03. Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille 2017-11-03 Gällande samverkansavtal Förslag till beslut på sammanträdet Elisabeth Lyckevall (S) yrkar avslag på förslag till beslut enligt tjänsteskrivelse daterad 2017-11-10. Efter diskussion på sammanträdet beslutas att i Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille 2017-11-03, sist i 13 stycke 4 ska tilläggas Dock ej under pågående ärende. Efter diskussion på sammanträdet beslutas också att protokollsutdrag 62, från överförmyndarnämndens sammanträde 2017-10-23, ska bifogas till kommunfullmäktige. Beslutsgång Ordförande Marianne Hultén (M) finner att det finns två förslag till beslut, det vill säga Elisabeth Lyckevalls (S) yrkande på avslag till tjänsteskrivelse daterad 2017-11-10 samt eget yrkande om bifall till beslut i enlighet med tjänsteskrivelsen. Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att överförmyndarnämnden beslutar enligt tjänsteskrivelse daterad 2017-11-10. Beslutet skickas till KS Expedierat/bestyrkt

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-10 Diarienummer ÖN/2017:55 Gemensam överförmyndarnämnd Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner från och med den 1 januari 2019. Kommunfullmäktige godkänner Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner, enligt bilaga 1. Kommunfullmäktige antar Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille, enligt bilaga 2. Sammanfattning Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015. Därefter har verksamheten utretts och kunnat konstateras fungera väl. Mölndals stad har utarbetat ett förslag att även inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämnden föreslås träda i funktion nästa mandatperiod, således från och med den 1 januari 2019. Mölndals stad, som är värdkommun för ÖFS, föreslås också vara värdkommun för den gemensamma nämnden. Samverkanskommunerna har arbetat fram förslag på överenskommelse och reglemente för den gemensamma nämnden vilket nu underställs politisk behandling. Slutligt beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Överförmyndarnämnden får här möjligheten att lämna ett yttrande till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-10 Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd 2017-11-03. Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och 1 (7) Kommunledningskontoret Katarina Eiderbrant 0300-83 40 16 katarina.eiderbrant@kungsbacka.se Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (7) Partille 2017-11-03 Gällande samverkansavtal Beslutet skickas till KS Beskrivning av ärendet Bakgrund Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015. Därefter har verksamheten utretts och kunnat konstateras fungera väl. Mölndals stad har utarbetat ett förslag att även inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämnden föreslås träda i funktion nästa mandatperiod, således från och med den 1 januari 2019. Mölndals stad, som är värdkommun för ÖFS, föreslås också vara värdkommun för den gemensamma nämnden. Samverkanskommunerna har arbetat fram förslag på överenskommelse och reglemente för den gemensamma nämnden vilket nu underställs politisk behandling. Slutligt beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Överförmyndarnämnden får här möjligheten att lämna ett yttrande till kommunstyrelsen. Redogörelse för förslaget Juridiska förutsättningar Det är obligatoriskt för varje kommun att ha en överförmyndarnämnd (alternativt en överförmyndare). Nämnden kan vara gemensam med andra kommuner. Det finns flera exempel på gemensamma överförmyndarnämnder i Sverige. En gemensam nämnd utgör ingen egen juridisk person utan tillhör organisationen i den kommun som tillsatt nämnden (värdkommunen). Därför måste vissa frågor avseende nämnden ligga på värdkommunen. Hit hör exempelvis val av ordförande och vice ordförande. För att möjliggöra en gemensam nämnd behöver kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner anta ett reglemente för den gemensamma nämnden. Varje fullmäktige behöver också godkänna en överenskommelse som närmare preciserar nämndens uppgifter.

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (7) Vid bedömning av nämndens sammansättning och verksamhetsformer är det viktigt att beakta att överförmyndarnämnden nästan uteslutande ägnar sig åt hårt lagreglerad myndighetsutövning. Utrymmet för partipolitik är således mycket begränsad. Nedan beskrivs förutsättningarna dels för nämndens reglemente, dels för avtalet. Fullmäktiges beslut bör dock tas i omvänd ordning, dvs. först godkänns avtalet och därefter antas reglementet. Nämndens reglemente I reglementet regleras nämndens sammansättning, verksamhet och arbetsformer. Reglementet måste antas av kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner. Antagande av reglementet kan för de olika fullmäktige inte avse mer än de har befogenhet att besluta om, d.v.s. den egna kommunens verksamhetsområde. Enskildheterna i förslaget framgår av det bilagda förslaget på reglemente (bilaga 2). Nedan kommenteras huvuddragen och särskilda frågor. Mandatperiod, sammansättning/insyn i nämndens verksamhet Nämnden föreslås träda i kraft den 1 januari 2019 och ha en vanlig fyraårig mandatperiod. Vad gäller nämndens sammansättning så måste det finnas minst en ledamot och en ersättare från varje samverkanskommun. Antalet ersättare ska vara lika många som antalet ledamöter. Under beredningen av ärendet har det diskuterats hur sammansättningen ska se ut. Ur demokratisk synvinkel finns argument för att varje kommun borde utse två ledamöter och två ersättare. Nämnden skulle då bestå av åtta ledamöter och åtta ersättare. Rent praktiskt bör det dock räcka med fyra ledamöter och fyra ersättare, dvs. varje kommun utser en ledamot och en ersättare var. Eftersom det demokratiska (politiska) inslaget inom nämndens verkssamhetsområde är begränsat samt att det kan bli aktuellt att utöka antalet samverkanskommuner och det därmed är angeläget att hålla nere antalet ledamöter, förespråkas att nämndens ledamöter och ersättare begränsas till en ledamot och en ersättare per kommun. Det har under beredningen framkommit synpunkter på att de större kommunerna (Kungsbacka och Mölndal) borde få utse två ledamöter och två ersättare. En sådan sammansättning är juridiskt möjlig men avstyrks dels då inflytandefrågor är mindre viktiga i en så hårt lagstyrd verksamhet, dels av de praktiska skäl som anges ovan. Dessutom är utgångspunkten att de större kommunernas ledamöter ska utses till presidium vilket i sig medför ett något större inflytande. Det kan också tilläggas att det skulle uppstå viss obalans kommunerna emellan vad gäller den politiska representationen från samverkanskommunerna om Kungsbacka och Mölndal tillåts ha två ledamöter medan Härryda och Partille bara tillåts ha en. För det fall förslaget vinner gehör ska varje samverkanskommun utse en ledamot och en ersättare. Det är upp till respektive kommuns valberedning att nominera dessa personer. För att få en mer rättvisande politisk sammansättning i nämnden bör skrivas in i avtalet att valberedningen rekommenderas att

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (7) nominera ersättare från oppositionen. Valfrågor kan emellertid inte göras tvingande varför det blir fråga om just en rekommendation och ingen tvingande reglering. Det kommer vara viktigt att valberedningarna i de olika kommunerna samverkan. Valberedningen i Mölndal föreslås få ansvaret att initiera denna samverkan inför valen av ledamöter och ersättare varje mandatperiod. För att tillgodose varje samverkanskommuns behov av insyn i nämndens verksamhet kan samtliga ledamöter i varje samverkanskommuns fullmäktige ställa interpellationer och frågor om nämndens handläggning. Varje fullmäktige kan också begära upplysningar från nämnden. Därtill ska nämndens verksamhet granskas av revisorerna i var och en av samverkanskommunerna och varje fullmäktige har att pröva frågan om ansvarsfrihet för de förtroendevalda som valts att representera den egna kommunen. Vidare bör varje ledamot och ersättare i nämnden ha i beaktande att det vid behandling av vissa frågor kan finnas skäl att informellt överlägga med representanter för minoritetspartierna före sammanträden med nämnden. Det har också skrivits in att nämnden kan bjuda in förtroendevald från annat parti i någon samverkanskommun och att denne då har rätt att yttra sig och delta i överläggningarna. Av strikt juridiska skäl beaktas lagen om proportionellt valsätt (i avtalet) avseende val av ledamöter och ersättare men kommer inte aktualiseras i praktiken eftersom detta skulle kräva att minst hälften av kommunfullmäktiges ledamöter kräver att lagen om proportionellt valsätt ska användas. I övrigt har skrivits in att ledamot och ersättare i nämnden inte får ha uppdrag som god man eller förvaltare i någon av samverkanskommunerna. Detta för att undvika jävssituationer. Ordförande och vice ordförande Enligt kommunallagen är det värdkommunen (dvs Mölndals stad) som ska välja ordförande och vice ordförande. Samtliga nämndens ordinarie ledamöter kan väljas. Däremot kan inte ersättarna väljas till varken ordförande eller vice ordförande. Ordförande och vice ordförande ska väljas för samma tid som de valts som ledamöter, dvs för mandatperioden. Rent teoretiskt skulle alla övriga kommuner först kunna utse sina ledamöter och därefter skulle kommunfullmäktige i Mölndal kunna välja vem som helst av ledamöterna som ordförande och vice ordförande. I praktiken bedöms en sådan ordning bli omständig eftersom det är svårt att synkronisera fullmäktiges sammanträden inför ny mandatperiod så att fullmäktige i Mölndal hamnar sist och dessutom med sådan tidsutdräkt att valberedningen hinner välja fritt bland de ledamöter som valts av respektive fullmäktige. Beredningen förespråkar därför en modell där valberedningen i värdkommunen rekommenderas att nominera värdkommunens ledamot som ordförande. På så sätt behöver man inte riskera att stå utan en ordförande när mandatperioden börjar. Dessutom är det av praktiska skäl bra att ordföranden kommer från värdkommunen i vars organisation nämnden ingår.

KUNGSBACKA KOMMUN 5 (7) Valet av vice ordförande blir rent logistiskt något krångligare att genomföra. Beredningen föreslår att man i möjligaste mån föregriper detta genom att på förhand peka ut en av de övriga samverkanskommunernas ledamot och rekommendera att valberedningen i Mölndal nominerar denne. Beredningen anser att utgångspunkten ska vara att ledamoten från Kungsbacka ska väljas som vice ordförande eftersom Kungsbacka är största kommun med störst andel av budgetfördelningen. Hur valberedningarna i Mölndal respektive Kungsbacka bör samverka för att få ihop vallogistiken beskrivs i en särskild lathund som upprättas till stöd för valberedningarna. Ersättarnas inträdesordning Majoriteten av samverkanskommunerna är överens om att frånvarande ledamot i första hand ersätts med ersättare från den egna kommunen. Detta stämmer dessutom överens med utgångspunkten i kommunallagen. Det behövs dock en kompletterande inträdesordning för det fall den egna kommunens suppleant också har förhinder. Inträdesordningen behöver rent juridiskt bestämmas av fullmäktige och det föreslås att fullmäktige i Mölndal ska bestämma en kompletterande inträdesordning där utgångspunkten är en rekommendation i avtalet att ersättare, i andra hand, utses enligt rullande bokstavsordning (räknat efter samverkanskommunerna). Skulle en sådan ordning bli uppenbart missvisande kan fullmäktige i Mölndal bestämma en annan ordning. Även detta kommer vara upp till valberedningarna i samverkanskommunerna att samverka kring. Delegation Överförmyndarnämnden har rätt att delegera sin beslutanderätt i vissa frågor. Detta görs dock oftast enligt bestämmelserna i föräldrabalken och inte enligt kommunallagen. I de fall beslutanderätt delegeras med stöd av föräldrabalken finns vissa skillnader jämfört med övriga nämnders delegation, exempelvis att det är lagstadgat att delegaten inte behöver anmäla sina beslut i föräldrabalksärenden till nämnden. Det ställs också vissa preciserade kompetenskrav på delegaterna. Avtalet Eftersom det redan finns ett Samverkansavtal som reglerar hur samverkansorganisationen ÖFS ska fungera och dess kostnader fördelas har de särskilda regleringar som behövs i anledning av inrättandet av en gemensam nämnd samt vissa tillkommande administrativa uppgifter utformats som ett tilläggsavtal till det befintliga samverkansavtalet. Samverkansavtalet bifogas beslutsunderlaget, bilaga 3. Enskildheterna i tilläggsavtalet framgår av det bilagda förslaget (bilaga 1). Nedan kommenteras huvuddragen och särskilda frågor. Sammansättning och mandatperiod samt inträdesordning I reglementet framgår ramen för nämndens sammansättning, mandatperiod, val av ordförande och vice ordförande samt inträdesordning. Skälen för utformningen framgår ovan. Tilläggsavtalet skrivningar i dessa delar utgör ett komplement till reglementet. I många delar kan skrivningarna inte göras direkt

KUNGSBACKA KOMMUN 6 (7) juridiskt bindande och de har då utformats som en rekommendation till valberedningar och respektive fullmäktige. Administration ÖFS administrerar redan idag huvuddelen av den verksamhet som nämnden kommer ansvara för. Avtalet utgår från att tillkommande administration, i anledning av inrättandet av den gemensamma nämnden, så långt det är möjligt sköts av ÖFS. Vissa saker måste dock ligga kvar på samverkanskommunerna. Detta specificeras i avtalet 6. Dit hör till exempel utbetalning av arvode och ersättning till av respektive samverkanskommun vald ledamot och ersättare eftersom det följer av kommunallagen att förtroendevalda i en gemensam nämnd har rätt till ersättning från den kommun som valt dem. I samband med inrättandet av en gemensam nämnd föreslås även ÖFS ta över administrationen av utbetalning av arvoden och ersättningar till ställföreträdarna Detta framgår av 7 i avtalet. Eftersom den juridiska skyldigheten att betala arvode åligger varje samverkanskommun och således inte nämnden, kommer inte arvodena att ingå i den gemensamma kostnadsfördelningen utan särredovisas enligt vad som framgår nedan under budget och kostnadsfördelning. Mot bakgrund av de senaste årens omfattande hantering av gode män till ensamkommande barn har det funnits varierande möjligheter att få viss kostnadstäckning för de gode männen genom statlig ersättning. Regelverket har och beräknas fortsätta variera under tid. Vidare är det på förslag att det ska lagregleras en skyldighet för kommuner som placerar sina ensamkommande barn i en annan kommun att genom avtal reglera ekonomisk ersättning till placeringskommunen. Det kan således finnas ersättning för samverkanskommunerna att ibland ansöka om kostnadsersättning från stat eller annan kommun. Uppgiften att administrera återsökningar föreslås läggas på ÖFS. Budget och kostnadsfördelning Budgeten ska, på samma sätt som idag, upprättas av Mölndals stad i samråd med övriga kommuner. Skillnaden blir att den även kommer omfatta de extra administrativa uppgifter som tillkommer för den gemensamma nämnden (t ex nämndsekreterare) samt den extra administration som föranleds av att ÖFS/värdkommunen tar över administrationen av utbetalning av arvoden till ställföreträdarna. Mölndals stad beräknar att det kommer krävas ungefär en halvtidstjänst för att klara denna administration (som ÖFS kommer köpa in från Mölndals stads HR-avdelning). Samtliga ovanstående kostnader fortsätter att fördelas mellan kommunerna efter folkmängd (räknat per den 31 december året före budgetens fastställande). Detta innebär i realiteten för närvarande följande fördelning (2017). Härryda 17 % Kungsbacka 37 % Mölndal 29 % Partille 17 %

KUNGSBACKA KOMMUN 7 (7) Värdkommunen fakturerar övriga samverkanskommuner för deras respektive del av kostnaderna halvårsvis i förskott. Som framgått ovan får varje kommun stå för sina egna kostnader för arvode och ersättning till ställföreträdarna. Detta kommer därför att särredovisas och faktureras samverkanskommunerna i efterskott. Arvode och ersättning till ledamöter och ersättare regleras helt och hållet av den kommun som valt dem. Ekonomi Huvudsyftet med en skapa en gemensam överförmyndarorganisation var 2015 inte att spara pengar utan att skaffa en effektivare, mindre sårbar och mer rättssäker verksamhet. Den nya organisationen ledde inte till några större besparingar men inte heller några ökade kostnader att tala om. Att inrätta en gemensam nämnd samt att låta ÖFS ta över administrationen av utbetalningar av arvoden och ersättningar till ställföreträdarna kommer sannolikt innebära besparingar om än inte avseende några större summor. Huvudanledningen till den gemensamma nämnden är, på samma sätt som för hela ÖFS, inte att initialt spara pengar utan att ytterligare effektivisera verksamheten. Bedömning Kontaktpersonerna i samtliga samverkanskommuner är överens om innehållet i såväl reglemente som avtal. Förslaget är finansierat och upprättat i enlighet med kommunallagen och föräldrabalkens bestämmelser. Kommunfullmäktige föreslås godkänna avtalet och anta reglementet för en gemensam överförmyndarnämnd. Undertecknande av avtal Avtalet ska skrivas under av samtliga samverkanskommuner som därefter ska få varsitt exemplar av avtalet. Samtliga avtalsexemplar i original kommer i ett paket att distribueras till samverkanskommunerna i följande ordning: Härryda, Kungsbacka, Partille och Mölndal. Förutsatt att kommunstyrelsen godkänner avtalet ska samtliga exemplar undertecknas av kommunstyrelsens ordförande och kommun/stadsdirektören och skickas vidare till nästa kommun i ordningsföljden. Mölndals stad får i uppdrag att distribuera varsitt ex av avtalet till samverkanskommunerna när samtliga avtal är underskrivna av samtliga samverkanskommuner. Katarina Eiderbrant Specialist administration Kontaktperson Kungsbacka - ÖFS

KUNGSBACKA KOMMUN Överförmyndarnämnd PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-10-23 62 Gemensam överförmyndarnämnd ÖN/2017:55 1.5.1.0 Beslut Synpunkter på Tilläggsavtal, utkast 2, 18 oktober 2017 och Reglemente, förslag 2, 2017-10-16 ska sammanställas och skickas till Överförmyndare i Samverkan. Sammanfattning Tilläggsavtal, utkast 2, 18 oktober 2017. Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner har under 2015 träffat avtal om att ingå i gemensam överförmyndarnämnd. Specialist administration, Katarina Eiderbrant, presenterar tilläggsavtal till Samarbetsavtal och Reglemente. Efter diskussion är Överförmyndarnämnden överens avseende förslag till tilläggsavtal och reglemente för en gemensam överförmyndarnämnd. Tilläggsavtalet 2 Nämndens sammansättning och mandatperiod Sammansättningen bör spegla relationen mellan de samverkande kommunernas storlek därför föreslås följande fördelning: Härryda 1 ordinarie och 1 ersättare Kungsbacka 2 ordinarie och 2 ersättare Mölndal 2 ordinarie och 2 ersättare Härryda 1 ordinarie och 1 ledamot Ordförande ska utses av den kommun som har störst andel av budgetfördelningen. Vide ordförande ska utses av den som har näst störst andel av budgetfördelningen. 4 Administration Ändrad ordning av punkterna: Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Överförmyndarnämnd PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-10-23 Tillhandahålla informationsmaterial och blanketter avseende överförmyndarverksamheten till allmänheten Ta emot och vidarebefordra handlingar som inkommit till Nämnden till ÖFS Tillhandahålla och vid behov boka lokal för besök eller sammanträden Tillkännage Nämndens protokoll på respektive kommuns digitala anslagstavla Administrera ersättning till ledamöter och ersättare Ta emot arvodesbeslut och administrera samverkanskommunens utbetalningar av arvoden till ställföreträdare (kommentar: denna ska väl tas bort om det blir ett förslag att denna uppgift ska förläggas hos värdkommunen enligt nedanstående kommentar under 9 9 Kostnadsfördelning ÖN instämmer i den tidigare framförda synpunkten om att lägga över hanteringen av utbetalning av arvoden till ställföreträdare samt återsökningar från MV till ÖFS, vilket vi noterar ska komma med i förslaget senare. Reglementet 5 Nämndens sammansättning Se ovan. 7 Ordförande Se ovan. 13 Ledamöternas tjänstgöring Ersättarordningen ska utgå från partitillhörighet. 16 Ordning vid sammanträdet Grundregeln ska vara att bild- och ljudöverföring inte får förekomma och att nämnden får besluta, om det finns skäl för det, att bild- och ljudöverföring får ske. 19 Justering och. Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Överförmyndarnämnd PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-10-23 Nämndens protokoll ska tillkännages på varje samverkande kommuns digitala anslagstavla. Beslutsunderlag Tilläggsavtal, utkast 2, 18 oktober 2017 Reglemente, förslag 2, 2017-10-16 Beslutet skickas till Överförmyndare i samverkan Expedierat/bestyrkt

Samverkansavtal 2015 om gemensam die,fdrmyndarorganisationfor Härryda, Kungsbacka, Mälndal och Partille kommuner Samverkansavtal om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner Bakgrund Sedan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner utrett möjligheten att samverka i överförmyndarfrågor har kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner under hösten 2014 godkänt en samverkansorganisation för kommunernas överförmyndarverksamheter med säte i Mölndal samt därvid uppdragit åt respektive kommunstyrelse att för detta ändamål ingå samverkansavtal med övriga kommuner. Inledning och definitioner Detta avtal reglerar samarbete mellan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner avseende gemensam tjänstemannaorganisation för utförande av lagstadgad överförmyndar verksamhet. Organisationens namn ska vara Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). På gemensamma brevpapper, blanketter etc ska namnen på samtliga samverkande kommuner anges. Organisationens säte ska vara i Mölndals stad, som nedan benämns värdkommunen. Övriga kommuner benämns övriga samverkande kommuner. Samtliga kommuner (inklusive Mölndal) som ingår i samverkan benämns samverkanskommuner. Det som sägs nedan angående överförmyndarnämnd gäller också för överförmyndare. Samverkansorganisationen ska genomföras under 2015. Verksamhetsövergång ska ske den 1 oktober 2015 då en fysisk sammanslagning av verksamheterna ska ske. Sammanslagningen ska förberedas genom ett införandeprojekt. Värdkommunen ska, i samråd med övriga samverkande kommuner, leda införandeprojektet. Det åligger samtliga samverkande kommuner att bidra till införandeprojektet och att genomföra sina respektive åligganden för att möjliggöra projektets genomförande inom stipulerad tid. följande kommuner ingår i samverkan. Invånare per 20 14-12-3 1 Total andel Härryda 36291 0,17 Kungsbacka 78 219 0,37 Mölndal 62 927 0,29 Partille 36 528 0,17 Totalt 213 965 1,00 Syftet med samverkan är att gemensamt nyttja resurser för att fa en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på 1 (8)

Samverkansavtal 2015 om gemensam överfdnnvndamrganisauonförhärryda, Kungsbacka, Möindal och Partille kommuner överförmyndamämndens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla nödvändig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och att uppnå kostnadseffektivitet. Var samverkanskommun ska utse sin egen överförmyndamämnd och ersättare. Den gemen samma organisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överfönnyndamämnden i respektive samverkanskommun. Samverkan bygger på att samtliga överfönnyndamämnder, i så stor utsträckning som möjligt, delegerar de ärenden, som lagligen kan delegeras, till tjänstemännen i den gemensamma organisationen. Överförmyndamämnden kan enligt 19 kap 14 föräldrabalken inte delegera beslutanderätt i följande ärenden: Framställning eller yttrande till kommunfullmäktige Beslut om att entlediga en god man eller förvaltare på grund av olämplighet Beslut om att häva avtal om sammanlevnad i oskiftat dödsbo Vitesförelägganden Avslagsbeslut Beslut i tveksamma fall Beslut som fattats på delegation behöver, enligt 19 kap 14 föräldrabalken, inte anmälas till respektive överförmyndamämnd. 1 Omfattning För samarbetet ska det finnas en gemensam tjänstemannaorganisation (ÖFS) som ska utföra följande. Samtliga de uppgifter som delegerats till den gemensamma organisationen enligt 19 kap 14 föräldrabalken Inom ramen för delegationen ansvara för överförmyndarnämndens tillsynsverksamhet över gode män, förvaltare och förmyndare enligt 16 kap föräldrabalken Övriga uppgifter för överförmyndamämnden som inte är beslutsfattande såsom hållande av personakter, registerhållning och diarieföring Initiera, presentera och föreslå beslut eller åtgärder till respektive överförmyndar nämnd i de ärenden som inte kan delegeras Informera samverkanskommunema om förändringar och tillhandahålla statistik, budgetuppföljningar etc Rekrytera ställföreträdare Erbjuda utbildning till ställföreträdare och framställa informationsmaterial och blanketter Fullgöra i framtiden samtliga ställda lagkrav på överförmyndarverksamheten Övriga samverkande kommuner ska, å sin sida, utföra följande. Tillhandahålla informationsmaterial och blanketter avseende överförmyndar verksamheten till allmänheten 2 (8)

Samverkansavta! 2015 om gemensam öie,fönnvndarorganisationfdrhänyda, Kungsbacka, Målndal och Partille kommuner Tillhandahålla och vid behov boka lokal för besök Ta emot arvodesbeslut och administrera kommunens utbetalningar av arvoden till ställföreträdare Ta emot och vidarebefordra handlingar som inkommit till eller upprättats av överförmyndarnämnden till ÖFS Egen nämndadministration 2 Organisation! arbetsgivare Mölndals stad ska vara värdkommun för ÖFS. ÖFS ska ingå i Mölndals stads organisation. ÖFS ska ha sitt säte och arbetsställe i Mölndal. Mölndals stad ska vara arbetsgivare för de tjänstemän som arbetar hos ÖFS. 3 Bemanning ÖFS beräknas i initialläget behöva en bemanning om 11-12 heltidstjänster, i lämplig omfattning fördelat på verksamhetschef, jurister, handläggare och administratör. 4 Besökstider, telefontider mm Besökstider ska i möjligaste mån upprätthållas enligt följande. Två timmar varje helgfri vardag på kontoret i Mölndal Möjlighet till tidsbokning till besök utanför den ordinarie besökstiden när så krävs T.o.rn. år 2016 ska det vara möjligt att boka tid i övriga samverkande kommuner vid ett tillifille varje vecka. Efter 2016 ska omfattningen utvärderas och eventuell justering beslutas av verksamhetschefen. ÖFS ska i lämplig omfattning ha telefontid varje helgfri vardag. ÖF$ ska ha en myndighetsbrevlåda för mottagande av e-post. 5 Akter/register Akter ska förvaras av värdkommunen i för ändamålet lämpliga aktskåp. Värdkommunen ska bevara handlingarna i enlighet med samverkanskommunernas dokumenthanteringsplaner, i för närvarande 10 år, varefter personakt överlämnas enligt dokumenthanteringsplan till kommunarkiv i respektive samverkanskommun. Datasystem och register som förs av ÖFS ska ständigt ajourhållas. Värdkommunen svarar för att akterna och registren, både fysiska och digitala, hålls ordnade och strnkturerade på så sätt att de utan omfattande åtgärder kan återbördas till respektive samverkanskommun vid t.ex. samverkansavtalets upphörande, beslut av respektive nämnd eller arkivmyndighet. Värdkommunen råder över dokumenthanteringsplanens utformning. Övriga samverkande kommuner ska anta värdkommunens dokumenthanteringsplan såsom sin egen. 3 (2)

Samrerkansavtal 2(fl5 om gemensam öve,förmyndarorganisanonförhänyda. Kungsbacka, Mö)ndal och Panille kommuner ÖFS ska verka för digital ärendehantering med möjlighet till export av information till e-arkiv och ska ta fram en projektplan för detta. Samverkanskommunerna åtar sig att medverka till digital ärendehantering genom att tillåta budget för detta. 6 Budget ÖFS ska, i samråd med samverkanskommunerna, årligen upprätta sin budget inom de ekonomiska ramar som samverkanskommunerna enats om. Fr.o.m. 2016 ska ÖFS senast den 31 mars upprätta samrådsunderlag till budget för ÖFS:s verksamhet nästföljande år samt bereda övriga samverkande kommunerna tillfälle att yttra sig häröver. Värdkommunen ska därefter, senast den 30juni varje år, fastställa ÖFS:s budget och därvid ange varje samverkanskommuns del av kostnaderna enligt 8. fastställande av budget avseende 2016 ska ske på motsvarande sätt dock att angivna tider ska justeras på så sätt att ÖFS ska upprätta samrådsunderlag respektive fastställa budget med tillbörlig skyndsamhet efter att avtalet börjar gälla. 7 Underlag för kostnadsfördelning Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler och utrustning samt svarar för erforderliga investeringar avseende lös egendom. 1 underlag för budget ska kostnaderna tas upp utifrån i vart fall följande poster. Lön och personalomkostnader inklusive företagshälsovård Administration IT/tel efoni Lokaler/hyra Övriga till verksamheten hörande kostnader såsom exempelvis kompetensutveckling, fackliga kostnader, kostnader för biträde avseende upprättande av budget, redovisning, revision och annan nödvändig intern eller extern experthjälp Arvoden och kostnadsersättningar åt ställföreträdare (gode män, förvaltare och förmyndare) omfattas inte av samarbetet. Inte heller omfattas kostnader för arvoden och kostnads ersättningar till överförmyndamämnden och överförmyndarnämndens administration. För dessa kostnader ansvarar respektive kommun. ÖFS ska i rimlig omfattning förse samverkanskommunerna med underlag för budget avseende arvode till ställföreträdarna. $ Kostnadsfördelning Kostnaderna (totala faktiska kostnaderna) för den gemensamma organisationen ska fr o m 2016 fördelas mellan samverkanskommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den 31/12 året före budgetens fastställande. 4(8)

Samcerkansartal 2015 om gemensam öi e,fönnyndarorganisationfdrhär,yda, Kongsbacka, Atölndal och Partille kommunec Anser någon kommun att fördelningen är oskälig äger kommunen uppta förhandlingar med övriga kommuner (se 17). Träffas överenskommelse om annan fördelning av ÖfS:s kostnader anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller vad som stadgas i 5S 17 och 22. 9 Kostnadsfördelning avseende 2015 (införandeprojekt m.m.) fördelning av samtliga kostnader under 2015 avseende införandeprojekt och övriga kostnader för ÖF$ fördelas enligt ovanstående fördelningsprinciper och i enlighet med det interimistiska avtal som parterna tecknat inför rekryteringen av chef samt projektledare/ processhjälp. Värdkommunen ska redovisa kostnaderna för övriga samverkande kommuner och i efterskott fakturera övriga parter. Samverkanskommunerna ska erlägga betalning inom trettio dagar från fakturadatum. 10 Ersättning Ersättning enligt 8 ska av övriga samverkanskommuner betalas till värdkommunen halvårsvis i förskott efter faktura. 11 Ekonomisk redovisning och hantering av överskott/underskott Värdkommunen ska årligen redovisa föregående års räkenskaper för ÖFS. Redovisning ska ske före den 15 februari. Eventuellt överskott eller underskott ska fördelas mellan kommunerna enligt vad som anges i detta avtal avseende kostnadsfördelning enligt 8. Överskott ska utbetalas till övriga samverkande kommuner. Värdkommunen kan dock bestämma att överskottet istället ska överföras till kommande år. Underskott ska faktureras övriga samverkande kommuner. Om överskott/underskott uppstår och samverkanskommun anser att överskott/underskott är orimligt stora, gäller vad som stadgas avseende utvärdering/omförhandling i 17. 12 Övertagande av personal Om samverkanskommun har anställd handläggare (tjänsteman) inom överförmyndar verksamheten åvilar det värdkommunen enligt 6b LAS och skyldigheterna vid övertagande av verksamhet, att överta denna personal. Verksamhetsövergång sker per den 1 oktober 2015. Värdkommunen ska senast tre månader efter startdatum för den gemensamma organisationens verksamhet, från övriga kommuner erhålla en ersättning som motsvarar kostnaden för övergången personals outtagna semester och icke kompenserad övertid, fyllnadstid, jour- och beredskap. Eventuellt flextidssaldo hos aktuell personal ska inte överföras till värdkommunen utan slutregleras innan övergången från samverkanskommunen. 13 Förändring av verksamhetens omfattning Förändring av verksamheten enligt detta avtal ska ske efter samråd och godkännande av samtliga samverkanskommuner. 5 (8) \\

Samt erkansa, tal 2015 om gemensam å e,fö nda,vrgansationför Hända, Kungsbacka. Mölndal och Partille kommuner 14 Utökning av antalet samverkanskommuner Om utökning av antalet samverkanskommuner aktualiseras ska samtliga samverkans kommuner sammankallas av värdkommunen. Värdkommunen och övriga samverkanskommuner kan, efter samråd, besluta om utökning av antalet samverkanskommuner samt om villkor för en utökning. För att utöka antalet samverkanskommuner krävs att en majoritet av samverkanskommunerna, däribland värdkommunen, är överens om villkoren. 15 Kontaktperson Ordföranden eller vid dennes förfall vice ordföranden i respektive överförmyndarnämnd ska vara kontaktperson för samverkanskommunen. Överförmyndarnämnden har rätt att utse annan kontaktperson. Nämnden ska i så fall underrätta ÖFS om detta. Överförmyndarnämnden företräder sin kommun i de fall samråd eller andra kontakter enligt detta avtal ska ske. 16 Tillägg! ändringar Tillägg och ändringar av detta avtal ska ske skriftligen för att vara gällande. Beslut om ändringar/tillägg ska fattas enhälligt om inget annat anges. 17 Utvärdering/omförhandling ÖFS :s verksamhet och ekonomi ska utvärderas årligen. Vid utvärderingen ska särskilt beaktas: Att verksamheten bedrivs med hög kvalitet och rättssäkerhet och inte ådrar sig kritik från tillsynsmyndigheter Att verksamheten bedrivs så kostnadseffektivt som möjligt Att verksamheten har tillräckliga resurser till sitt förfogande i förhållande till eventuell ökning av antalet ärenden eller tillkommande uppgifter Det är samverkanskommunernas gemensamma ansvar att säkerställa att årlig utvärdering sker. Omförhandling av avtalet kan påkallas av samverkanskommun efter skriftlig underrättelse till ÖFS. ÖFS ska då kalla till gemensamma överläggningar mellan samverkanskommunerna. Om kommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samverkanskommun enligt vad som stadgas i bestämmelsen om uppsägning ( 22). 18 Insyn i förvaltningen Samverkanskommunerna har genom sina överförmyndarnämnder rätt till löpande insyn i ÖFS:s verksamhet och de personärenden som är hänförliga till den egna kommunen. 19 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan utan skriftligt medgivande från samtliga samverkans kommuner. 6(8)

Samrerkansavtal 2015 om gemensam öie,förmyndarorganisationfdr Hänyda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner 20 Tvist Tvist ska i första hand lösas genom förhandlingar. Om detta visar sig ogörligt ska tvist prövas enligt svensk lag av svensk allmän domstol. 21 Force Majeure Värdkommunen och övriga samverkande kommuner är befriade från att fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal endast om utförandet hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser inte kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll. Befrielsegrund får inte åberopas med mindre in att part kan visa att alla skäliga åtgärder för att undanröja eller begränsa hindrets verkan vidtagits och att part efter att hindret eventuellt undanröjts försökt fullgöra sitt åtagande. 22 Avtalstid och uppsägning Avtalet gäller från och med den 1juni2015 till och med den 31 december 2018 (samman faller med förtroendevaldas mandatperiod). Avtalet ska sägas upp för att upphöra att gälla. Om avtalet inte sägs upp senast 18 månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med fyra år för varje gång med 18 månaders uppsägning. Uppsägningstiden om 18 månader ska ses mot bakgrund av att såväl värdkommunen som övriga samverkande kommuner ska få rimlig tid för anpassning av sina personalresurser. Uppsägning av avtalet gäller endast för den samverkanskommun som säger upp avtalet. För övriga fortsätter avtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. 23 Samarbetets upphörande 1 det fall ÖFS upphör eller samverkanskommun sagt upp detta avtal enligt 22 ska eventuella överskott/underskott enligt 11, övriga eventuella tillgångar/skulder samt avvecklingskostnader fördelas på samma sätt som kostnaderna för organisationens verksamhet enligt 8. ÖF$ ska överlämna personakter och register till respektive kommun vid samarbetets upphörande. 24 Avtalets giltighet Detta samverkansavtal är giltigt under förutsättning att det godkänns av kommunstyrelsen i samtliga samverkanskommuner senast den 31 maj 2015 och att beslutet därefter vinner laga kraft. Skulle en av de samverkande kommunernas kommunstyrelse inte godkänna avtalet alternativt att godkännandet inte vinner laga kraft ska avtalet ändå gälla för övriga kommuner såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. 7 (8) \\

Sam erkansavta1 2015 om gemensam &erformyndarorganisationförhänyda, Kungsbacka, Mö!ndal och Partille kommuner 25 Originalavtal Detta avtal har upprättats i fyra original varav parterna tagit var sitt. Häriyda den 2015 för Härryda kommun Per Vorberg Kommunstyrelsens ordförande Karina Djuner Kommundirektör Kungsbacka 2015 För Kungsbacka kommun Hans Forsberg Kommunstyrelsens ordförande Ann-Charlotte Järnströrn Kommundirektör Mölndal den 2015 För Mölndals stad Marie Östh Karlsson Kommunstyrelsens ordförande Håkan Ahlström Stadsdirektör Partille den 2015 För Partille kommun Stefan Svensson Kommunstyrelsens ordförande Robert Wedberg Kommundirektör 8 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner Tillägg till tidigare ingånget samverkansavtal om gemensam överförmyndarorganisation Bakgrund Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner har under 2015 träffat avtal om att ingå en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Sedan Samverkanskommunernas respektive verksamhet övergått till ÖFS per den 1 oktober 2015 och verksamheten kommit att fungera väl, har Samverkanskommunerna enats om att även inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämndens namn ska vara Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille. Inledning och definitioner Detta avtal utgör ett tillägg till Samverkanskommunernas avtal om en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS), bilaga 1. Detta ursprungliga avtal benämns nedan Samverkansavtalet medan detta avtal benämns Tilläggsavtalet. Vad som stadgas i Samverkansavtalet gäller, i tillämpliga delar, även för Nämndens verksamhet i den mån inte Tilläggsavtalet stadgar annorlunda. Vid motstridighet gäller Nämndens reglemente före såväl Tilläggsavtal som Samverkansavtal. Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille benämns i detta avtal Nämnden. Mölndals stad är Värdkommun för Nämnden. 1 En gemensam överförmyndarnämnd Samverkanskommunerna är överens om att inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Nämnden ska heta Nämnden för överförmyndare i samverkan - Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille. Kommunfullmäktige i varje samverkanskommun ska anta ett gemensamt reglemente för Nämnden där Nämndens verksamhetsområde, uppgifter, ansvar, sammansättning, arbetsformer och delegerade uppgifter från fullmäktige framgår närmare. Reglementet biläggs detta avtal, bilaga 2. 1 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner 2 Nämndens sammansättning och mandatperiod Nämnden ska bestå av fyra ledamöter och fyra ersättare. Varje Samverkanskommun ska välja en ledamot och en ersättare. Ledamot och ersättare ska väljas för fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Nämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2019. För att få en bredare politisk representation från varje Samverkanskommun ska utgångspunkten vara att ledamoten ska väljas från majoriteten och ersättaren från oppositionen. Detta gäller förutsatt att valet inte förrättas enligt lagen om proportionellt valsätt. 3 Ordförandeskap Värdkommunen ska välja ordförande och vice ordförande bland Nämndens samtliga ledamöter. Ordförande och vice ordförande ska väljas för samma tid som de valts till ledamöter. Utgångspunkten vid fullmäktiges val ska vara att den ledamot som valts av fullmäktige i Värdkommunen ska väljas till ordförande och den ledamot som valts av fullmäktige i Kungsbacka ska väljas till vice ordförande. Val och nominering av ledamöter och ersättare samt av ordförande och vice ordföranden ska föregås av samråd mellan valberedningarna i respektive Samverkanskommun. Samrådet ska initieras av valberedningen i Värdkommunen. Ledamöterna och ersättarna ska ha rätt till ersättning av den Samverkanskommun som valt dem och i enlighet med de bestämmelser som gäller i respektive Samverkanskommun. 4 Inträdesordning för ersättare I första hand ska ledamot ersättas av ersättare från samma kommun. Fullmäktige i Värdkommunen ska besluta om en kompletterande inträdesordning. Detta ska föregås av samråd mellan valberedningarna i Samverkanskommunerna och bör, för det fall inga särskilda skäl talar mot det, bygga på principen att ledamot i andra hand ska ersättas av ersättare från annan kommun enligt nedanstående inträdesordning. - För ledamot från Härryda tjänstgör i andra hand ersättare från 1. Kungsbacka 2. Mölndal 3. Partille - För ledamot från Kungsbacka tjänstgör i andra hand ersättare från 1. Mölndal 2. Partille 3. Härryda - För ledamot från Mölndal tjänstgör i andra hand ersättare från 1. Partille 2. Härryda 3. Kungsbacka 2 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner - För ledamot från Partille tjänstgör i andra hand ersättare från 1. Härryda 2. Kungsbacka 3. Mölndal 5 Organisatorisk tillhörighet och ansvar Nämnden ska tillsättas i Mölndals stad (Värdkommunen) och ingå i Värdkommunens organisation. Nämnden ska vara ansvarig för den verksamhet som bedrivs av samverkansorganisationen ÖFS. Personal vid ÖFS ska vara anställda i Värdkommunen. Värdkommunen ska ansvara för ÖFS organisatoriska tillhörighet i Värdkommunen. 6 Administration ÖFS ska ha ansvaret för beredning av ärenden och verkställighet av Nämndens beslut samt att planera och administrera den verksamhet Nämnden ansvarar för. ÖFS ska vid behov anlita intern eller extern experthjälp. ÖFS ska även ansvara för all övrig nämndadministration inklusive resor, konferenser och utbildningar för Nämndens ledamöter och ersättare. Samverkanskommunerna ska dock fortsatt utföra följande uppgifter på lämpligt sätt, till allmänheten, sprida och hålla tillgängligt informationsmaterial och blanketter avseende överförmyndarverksamheten som tillhandahålls av ÖFS, ta emot och vidarebefordra handlingar som inkommit till Nämnden till ÖFS, tillhandahålla och vid behov boka lokal för besök eller sammanträden, tillkännage Nämndens protokoll på respektive kommuns digitala anslagstavla. Nämndens sekreterare ska kontrollera när Nämndens protokoll har anslagits på de olika anslagstavlorna, administrera ersättning (arvode och personliga utlägg) till av respektive Samverkanskommun vald ledamot och ersättare, samverka med ÖFS i frågor som kan påverka Nämndens verksamhet och ekonomi, såsom avtal med andra kommuner i anledning av placering av huvudmän inom Nämndens verksamhetsområde samt i övrigt hålla ÖFS informerade om förhållande rörande den egna kommunen som har betydelse för Nämndens verksamhetsområde. 7 Utbetalning av arvoden till ställföreträdare samt återsökning av sådant arvode ÖFS ska ansvara för utbetalning av arvode och övrig kostnadsersättning till ställföreträdarna för Samverkanskommunernas räkning. 3 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner ÖFS ska även, för Samverkanskommuns räkning, hantera ersättningsanspråk (återsökning m.m.) avseende utbetalat arvode och kostnadsersättning gentemot statlig myndighet, annan kommun eller annan gentemot vilken sådant anspråk kan ställas. Återsökning ska endast göras i den mån det finns laglig grund för det. Samverkanskommunerna ska, avseende huvudmän från den egna kommunen, ersätta ÖFS utlägg för utbetalt arvode och kostnadsersättning med avräkning för eventuell utbetald ersättning enligt andra stycket. 8 Arkivhantering Värdkommunen ska ansvara för att Nämndens hantering av dess allmänna handlingar sker i enlighet med bestämmelser i de regelverk och förskrifter som gäller för Nämndens verksamhet. Pågående ärenden ska flyttas till Nämnden. Arkivmyndigheten i Värdkommunen ska svara för tillsyn över Nämndens arkiv. Nämnden ska upprätta en beskrivning av Nämndens allmänna handlingar i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Värdkommunen ska ansvara för slutarkivering av Nämndens allmänna handlingar. För det fall Nämnden skulle upplösas ska avslutade ärenden alltjämt slutarkiveras hos Värdkommunen medan pågående ärenden flyttas till den nämnd som övertar arkivansvaret för respektive Samverkanskommun. 9 Äganderätt Värdkommunen ska äga den fasta och lösa egendom, som behövs för Nämndens verksamhet. 10 Försäkring Värdkommunen ska teckna och vidmakthålla erforderliga försäkringar för Nämndens verksamhet. 11 Budget Nämndens budget ska upprättas av Värdkommunen efter samråd med övriga Samverkanskommuner enligt de principer och i den ordning som bestämts i Samverkansavtalet. Budgeten ska omfatta samtliga kostnader som enligt 7 Samverkansavtalet och 12 Tilläggsavtalet ligger till grund för kostnadsfördelningen mellan Samverkanskommunerna. 4 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner Budgeten ska även omfatta Samverkanskommunernas respektive kostnad för arvode och ersättning till ställföreträdarna enligt 7 Tilläggsavtalet. Övriga Samverkanskommuner ska i sina respektive budgetar ta upp en post för Nämnden och dess verksamhet. 12 Underlag och principer för kostnadsfördelning Principerna för kostnadsfördelning för ÖFS verksamhet, vilka kostnader som omfattas och hur dessa ska regleras framgår av 7, 8, 10 och 11 i Samverkansavtalet och gäller med följande tillägg och förtydliganden. Underlaget för kostnadsfördelningen ska, utöver vad som anges i Samverkansavtalet, även omfatta kostnaderna för den administration av Nämndens verksamhet som enligt 6 Tilläggsavtalet åligger ÖFS. Underlaget för kostnadsfördelningen ska därtill omfatta den extra administration som krävs för fullgörandet av ÖFS uppgift, enligt 7 Tilläggsavtalet, att administrera arvode och kostnadsersättning till ställföreträdarna för Samverkanskommunernas räkning. Underlaget för kostnadsfördelningen ska i lämplig utsträckning omfatta poster för indirekta kostnader för verksamheten. I den mån sådana kostnader inte särskiljs kan en procentsats avseende overheadkostnader fastställas i samrådsbudgeten. Overheadkostnader fördelas i så fall mellan samtliga Samverkanskommuner enligt principerna för kostnadsfördelning enligt Samverkansavtalet. 13 Fakturering ÖFS ska fakturera Samverkanskommunerna deras andel av de gemensamma kostnaderna. Detta ska enligt Samverkansavtalet ske halvårsvis i förskott. ÖFS ska därutöver fakturera Samverkanskommunerna deras respektive kostnad för utbetalt arvode och kostnadsersättning till ställföreträdarna. Fakturering ska ske i efterskott och som mest omfatta ett kvartal. ÖFS ska vid faktureringen även redovisa och avräkna/kreditera eventuell utbetald ersättning enligt 7 andra stycket Tilläggsavtalet. Samverkanskommunerna ska, avseende all fakturering, erlägga betalning inom trettio dagar från fakturadatum. 14 Insyn i nämndens verksamhet Kommunfullmäktige i respektive Samverkanskommun har rätt att begära upplysningar från Nämnden. Ordföranden, vice ordföranden samt chefen för ÖFS är skyldiga att lämna 5 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner upplysningar vid fullmäktiges sammanträden om det inte finns något hinder mot det på grund av sekretess. Ledamöter i fullmäktige i Samverkanskommunerna får ställa interpellationer och frågor om Nämndens handläggning. Interpellationer ska riktas till Nämndens ordförande. Nämnden ska också ha möjlighet att, när det är befogat, bjuda in förtroendevald från annat parti i Samverkansverkankommunerna än de som finns representerade genom dess respektive ledamot och ersättare. 15 Revision och frågor om ansvarsfrihet Nämndens verksamhet ska granskas av revisorerna i var och en av Samverkanskommunerna. Revisorerna bestämmer om revisionen ska ingå i en samlad revision hos Samverkanskommunerna eller om den ska ske särskilt. Fråga om ansvarsfrihet för Nämnden ska prövas av fullmäktige i var och en av Samverkanskommunerna avseende de ledamöter och ersättare som valts av respektive fullmäktige. 16 Avtalstid och uppsägning Tilläggsavtalet gäller från och med den 1 juni 2018 och tillämpas fullt ut när Nämnden tillträder den 1 januari 2019. Dessförinnan ska Samverkanskommunerna, under ledning av ÖFS, förbereda för att Nämnden ska kunna tillträda och verka enligt Tilläggsavtal och reglemente. Det åligger Samverkanskommunerna att informera respektive valberedning om deras skyldighet att samråda kring nomineringen av ledamöter och ersättare samt val av ordförande och vice ordförande. Tilläggsavtalet gäller fortsatt på samma villkor som Samverkansavtalet. Det kan inte sägas upp separat. För det fall Samverkansavtalet sägs upp, behöver inte Tilläggsavtalet sägas upp särskilt utan upphör att gälla samtidigt som Samverkansavtalet. Enligt Samverkansavtalet gäller uppsägning av avtalet endast för den Samverkanskommun som säger upp avtalet. För övriga fortsätter avtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. Det åligger i så fall Samverkanskommunerna att med god framförhållning besluta upphäva det gemensamma reglementet för Nämnden till nästkommande mandatperiod. Det åligger även de kvarvarande Samverkanskommunerna att komma överens om ett nytt gemensamt reglemente och ett reviderat samverkansavtal. 6 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner 17 Avtalets giltighet Detta Tilläggsavtal är giltigt under förutsättning att det godkänns av kommunfullmäktige i samtliga Samverkanskommuner senast den 30 april 2018 och att kommunfullmäktige i samtliga Samverkanskommuner inom samma tid antar ett reglemente för Nämnden. Skulle en av Samverkanskommunerna inte godkänna Tilläggsavtalet eller reglementet ska avtalet ändå gälla för övriga kommuner såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. Det åligger i så fall Värdkommunen att snarast möjligt arbeta fram förslag på nytt avtal och reglemente som fullmäktige de kvarvarande samverkanskommunerna kan anta. För det fall kommunfullmäktiges beslut att godkänna Tilläggsavtalet eller att anta gemensamt reglemente inte skulle vinna laga kraft innan Tilläggsavtalet börjar gälla äger berörd Samverkanskommun rätt att bedöma om beslutet alltjämt ska verkställas. Skulle beslutet därefter upphävas av domstol åligger det alla Samverkanskommuner att underlätta för den berörda kommunen att kunna rätta beslutet, exempelvis genom att arbeta fram nytt avtal eller reglemente. 18 Originalavtal Detta avtal har upprättats i fyra original varav parterna tagit var sitt. Härryda den För Härryda kommun Per Vorberg Kommunstyrelsens ordförande Peter Lönn Kommundirektör Kungsbacka För Kungsbacka kommun Hans Forsberg Kommunstyrelsens ordförande Ann-Charlotte Järnström Kommundirektör Mölndal den För Mölndals stad 7 (8)

Tillägg till Samverkansavtal 2015 om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner Marie Östh Karlsson Kommunstyrelsens ordförande Håkan Ahlström Stadsdirektör Partille den För Partille kommun Stefan Svensson Kommunstyrelsens ordförande Per Bäckström Kommundirektör 8 (8)

Dokumenttyp Reglemente Dokumentansvarig Nämndsekreterare Beslutad av Kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner Gäller för Nämnden för överförmyndare i samverkan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille Fastställd Se ingress Reviderad REGLEMENTE FÖR NÄMNDEN FÖR ÖVERFÖRMYNDARE I SAMVERKAN HÄRRYDA, KUNGSBACKA, MÖLNDAL OCH PARTILLE Antaget av kommunfullmäktige i Härryda kommun 2018-xx-xx Antaget av kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun 2018-xx-xx Antaget av kommunfullmäktige i Mölndals stad 2018-xx-xx Antaget av kommunfullmäktige i Partille kommun 2018-xx-xx Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner har i avtal kommit överens om att inrätta en gemensam nämnd inom överförmyndarverksamheten. Detta görs i enlighet med främst 19 kap föräldrabalken (1949:381) och 9 kap 19 35 kommunallagen (2017:725). Nämnden ska heta Nämnden för överförmyndare i samverkan - Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille. Mölndals stad är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Nämndens och överförmyndarorganisationens närmare uppgifter har preciserats i en särskild överenskommelse; Samverkansavtal jämte Tilläggsavtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner. Utöver det som föreskrivs i kommunallagen, föräldrabalken, andra lagar, gäller bestämmelserna i detta reglemente för den gemensamma nämnden. Reglementet träder i kraft den 1 januari 2019. VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Huvudarbetsuppgifter Nämnden ansvarar för och verkställer överförmyndarverksamheten i Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner. Nämnden är en rättsvårdande myndighet i första instans. Nämndens huvudsakliga uppgift är att utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. 2 Uppgifter med hänvisning till författning Överförmyndarnämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter enligt nedan angivna lagar jämte föreskrifter rörande verksamhetsområdet i andra författningar. 1. Föräldrabalken (1949:381), i de delar som avser överförmyndarverksamheten 2. Förmynderskapsförordningen (1995:379) 3. Lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn

3 Allmänna uppgifter Nämnden ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling ur ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv. Nämnden ska, inom ramen för sitt uppdrag, uppdatera och förenkla sitt regelbestånd. Nämnden ska informera om sin verksamhet i alla de samverkande kommunerna. Nämnden ska utveckla brukarinflytandet och dialogen med kommuninvånarna i alla samverkande kommuner. Nämnden ska samverka med övriga kommunala nämnder i samverkanskommunerna, andra myndigheter och med enskilda organisationer som berörs av nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ska hos berörd kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller annan nämnd lägga fram de förslag som behövs. Nämnden ska lämna yttranden som berör dess verksamhet. MANDATPERIOD OCH SAMMANSÄTTNING 4 Mandatperiod Mandatperioden för ledamöter och ersättare i nämnden är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. 5 Nämndens sammansättning Nämnden består av fyra ledamöter och fyra ersättare. Varje kommun väljer en ledamot och en ersättare. Ledamot eller ersättare får inte ha uppdrag som god man eller förvaltare inom nämndens verksamhetsområde. 6 Utskott Nämnden ska inte ha något utskott. ORDFÖRANDESKAP 7 Ordförande Värdkommunen väljer ordförande och vice ordförande bland nämndens ledamöter. 8 Ordförandens uppgifter Det är ordförandens uppgift att svara för ledning, samordning och övervakning av nämndens samlade verksamhet. Detta innebär bland annat att: 1. fullgöra de uppgifter som föreskrivs i lag eller i nämndens reglementen, 2. leda nämndens verksamhet, 3. följa samverkansorganisationens arbete 4. överlägga med chefen för samverkansorganisationen, 5. överlägga med företrädare för myndigheter och andra kommunala och regionala organ,

6. representera nämnden genom kontakter med massmedia och med allmänheten i ärenden som berör nämndens arbetsområde, 7. i övrigt vara tillgänglig för uppdrag inom ramen för nämndens arbetsområde i den omfattning nämnden beslutar. Nämndens ordförande representerar nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämmer annat. 9 Ersättare för ordföranden Vice ordföranden stödjer ordföranden vid verkställandet av dennes uppgifter och går, vid förfall för ordföranden, in i dennes ställe. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde fullgör för tillfället den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Nämnden har rätt att välja annan ledamot till ordförande för mötet. ARBETSFORMER 10 Sammanträden Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden i särskilt fall beslutar något annat. 11 Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt sändas till varje ledamot och ersättare samt annan som får närvara på sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten gör det. 12 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. 13 Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till eller att vidare delta i ett sammanträde ska i första hand ersättaren från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i dennes ställe. Kompletterande inträdesordning ska beslutas av kommunfullmäktige i Värdkommunen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe.

En ledamot eller ersättare som avbryter sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbryter tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får endast tjänstgöra åter om ersättare från annan kommun har trätt in. Ersättarna har rätt att närvara på sammanträde även när de inte tjänstgör. 14 Yttranderätt för ersättare Ersättare som inte tjänstgör har rätt att yttra sig och delta i överläggningarna men får inte lägga yrkanden eller förslag och inte heller delta i beslut. Ersättare har rätt att få sin mening antecknad i protokollet. 15 Slutna sammanträden Nämndens sammanträden ska hållas inom stängda dörrar. 16 Ordningen vid sammanträden Ordföranden ansvarar för ordningen under sammanträdet. Nämnden får, om den finns skäl för det, besluta att ljud- eller bildupptagning inte får förekomma vid nämndens sammanträden. Nämnden får inte sammanträda med ledamöter närvarande på distans. 17 Närvarorätt Vid nämndens sammanträden får, utöver de som ska kallas till sammanträdet, i den mån nämnden inte beslutar annat, 1. nämndens sekreterare närvara, 2. chefen för samverkansorganisationen närvara och delta i överläggningarna, 3. föredragande tjänsteman närvara och delta i överläggningarna. Nämnden får kalla annan förtroendevald i någon samverkanskommun att närvara vid behandlingen av vissa frågor. Denne har i sådana fall rätt att yttra sig och delta i överläggningarna. Personalföreträdare har inte rätt att närvara vid nämndens sammanträden. 18 Sekreterare Chefen för samverkansorganisationen bestämmer om sekreterarskap för nämndens sammanträden. 19 Justering och tillkännagivande av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämndens kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska tillkännages på varje samverkanskommuns digitala anslagstavla.

20 Reservation En ledamot som har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera sin reservation ska göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. 21 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 22 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. 23 Delegation av beslutanderätt Nämnden kan enligt föräldrabalkens och kommunallagens bestämmelser delegera sin beslutanderätt. Omfattningen och formerna för sådan delegering bestämmer nämnden i särskild delegationsordning. DELEGATION FRÅN FULLMÄKTIGE OCH ANDRA SÄRSKILDA UPPGIFTER 24 Övrig delegering från kommunfullmäktige Kommunfullmäktige i respektive samverkanskommun delegerar, i de delar som berör den egna kommunen, till nämnden att inom sitt verksamhetsområde och utan kommunfullmäktiges särskilda godkännande, under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller annars av större vikt: 1. själv eller genom ombud föra samverkanskommuns talan i alla mål och ärenden som faller inom nämndens verksamhetsområde, med rätt att å samverkanskommunernas vägnar träffa överenskommelse om betalning, ingå förlikning och sluta annat ekonomiskt avtal. 2. lämna yttranden i offentliga utredningar, promemorior, lagförslag och motsvarande i de fall frågan endast berör nämndens verksamhetsområde och inte bedöms vara av strategisk betydelse för samverkanskommun av dess kommunstyrelse 25 Diarium och arkiv Nämnden ansvarar för eget diarium. Nämnden ansvarar för det egna arkivet enligt vad som anges i värdkommunens arkivreglemente. 26 Personuppgiftsansvar Nämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i nämndens verksamhet. 27 Internkontroll och rapportering till kommunfullmäktige Nämnden ansvarar för att den interna kontrollen är ändamålsenlig och tillräcklig och i enlighet med vad som anges i värdkommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden ska rapporera till fullmäktige i samtliga samverkanskommuner. När nämnden antar verksamhetsplan och behandlar sin verksamhetsberättelse ska detta utan dröjsmål skickas till kommunstyrelsen i samtliga samverkanskommuner för kännedom. Nämnden ska även i övrigt, på lämpligt sätt, hålla respektive kommunstyrelse kontinuerligt informerad om sin verksamhet.

28 Personal Värdkommunen ansvarar för anställande av personal. Nämnden ansvarar för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) för all personal i verksamheten. Nämnden ska, för den personal som omfattas av nämndens ansvar enligt ovan, även besluta i alla sådana personalärenden som inte ska avgöras av värdkommunens personalorgan. 29 Extraordinär händelse Vid extraordinär händelse som avses i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap kan samverkanskommunernas respektive krisledningsnämnd ta över hela eller delar av nämndens verksamhetsområde som berör samverkanskommunen och i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena tillåter det ska krisledningsnämnden besluta att uppgifterna går tillbaka till nämnden.

2017-12-13 Dokumenthanteringsplan för kärnverksamheter i kommunstyrelsen 1

Innehållsförteckning Inledning... Ordförklaringar... Verksamhetsbeskrivning... Sökingångar... Förvaring av allmänna handlingar... Gallring... Hur gallrar man?... Dokumenthanteringsplan för kommunledningskontoret... 1. Ledning av kommunal myndighet se Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun... 2. Ge verksamhetsstöd se Dokumenthanteringsplan för stödprocesser i Kungsbacka kommun... 3. Kärnverksamhet: Näringsliv... 3.1 Bedriva näringsliv... 3.1.1 Processgrupp: Hantera styrdokument och riktlinjer näringslivsverksamhet... 3.1.1.1 Styra och planera näringslivsverksamhet... 3.1.2 Processgrupp: Främja företagsetableringar... 3.1.2.1 Bedriva företagslots... 3.1.2.2 Hantera etableringar... 3.1.2.3 Hantera verksamhetsmark... 3.1.3 Processgrupp: Främja nyföretagande genom samverkan med aktörer... 3.1.3.1 Planera och tillhandahålla nyföretagarkvällar... 3.1.3.2 Planera och tillhandahålla Kungsbacka entreprenörsskola för nyföretagare... 3.1.4 Processgrupp: Verka för företagsklimatet och tillväxt... 2

3.1.4.1 Tillhandahålla mötesplatser för företagsdialoger... 3.1.4.2 Utvärdera kommunens samverkan med företag... 3.1.4.3 Utvärdera kommunens tillväxt inom detaljhandel... 3.1.5 Processgrupp: Bedriva företagsutveckling... 3.1.5.1 Tillhandahålla konsultrådgivning via e-tjänsten Timbanken... 3.1.6 Processgrupp: Bedriva samverkan med skolor... 3.1.6.1 Främja UF-verksamhet (Ung Företagsamhet)... 3.1.6.2 Tillhandahålla mötesplatser för samverkan mellan skolor och näringsliv... 3.1.7 Processgrupp: Främja besöksnäringsutveckling... 3.1.7.1 Tillhandahålla mötesplatser för dialog om besöksnäring... 3.1.7.2 Utvärdera kommunens insatser för besöksnäring... 4. Kärnverksamhet: Krisberedskap... 4.1 Hantera kris och säkerhet... 4.1.1 Processgrupp: Planera och utveckla kommunens förmåga att hantera samhällsstörningar och extraordinära händelser... 4.1.1.1 Identifiera och analysera risker... 5. Kärnverksamhet: Fysisk planering av mark och exploatering... 5.1 Hantera mark och exploatering... 5.1.1 Processgrupp: Administrera mark och exploatering... 5.1.1.1 Förvärva mark eller fastighet... 5.1.1.2 Avyttra mark eller fastighet... 5.1.1.3 Arrendera mark eller fastighet... 5.1.1.4 Exploatera fastighet... 5.1.1.5 Hantera specifika avtal... 3

5.1.1.6 Förvalta skogar... 5.1.1.7 Hantera övriga frågor... 6. Kärnverksamhet: Övriga samhällsinsatser... 6.1 Borgerlig vigsel... 6.1.1 Processgrupp: Hantera borgerliga vigslar... 6.1.1.1 Administrera borgerliga vigslar... 7. Kärnverksamhet: Infrastruktur och samhällsskydd... 7.1 Fysisk planering... Illustration över planavdelningens processer... 7.1.2 Planavdelningens processer rörande förstudie, planprogram, detaljplan samt områdesbestämmelser... 7.1.2.3 Framtagandet av förstudie... 7.1.2.2 Framtagandet av planprogram... 7.1.2.1 Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser... 4

Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i förvaltningen och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering, vilket format handlingar har och huruvida de ska bevaras eller gallras. Här finns också instruktioner för leveranser till kommunarkivet. Tanken är att den ska vara ett verktyg för de som hanterar informationen i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av myndighetens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan behöver kontinuerligt revideras. För frågor eller synpunkter kontaktas arkivansvarig eller arkivarie Michael de Salazar, michael.de-salazar@kungsbacka.se/tfn 0300-83 4174. Ordförklaringar Handlingstyp: Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepade gånger. Allmän handling: Är en handling som bl. a förvaras, inkommit till eller upprättats hos en myndighet. Allmänna handlingar kan vara offentliga om de inte innehåller några sekretessbelagda (konfidentiella) uppgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Aktivitet: En aktivitet kan vara en eller flera händelser eller transaktioner inom en process som avsätter handlingar. Bevara: Innebär att handlingen bevaras för all framtid. Till kommunarkivet t.ex. 10 år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid. Gallra: Innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallringen bör ske under kontroll genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Gallring efter t.ex. 2 år innebär att handlingen kan gallras tidigast 2 kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarig själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Diarieföring: Diarieföring är registrering av allmänna handlingar. 5

Verksamhetsbeskrivning Kommunstyrelsen (KS) planerar, leder och samordnar kommunens verksamhet och ekonomi. Styrelsen förbereder alla ärenden till kommunfullmäktige om inte någon annan styrelse eller nämnd har gjort det samt genomför sedan kommunfullmäktiges beslut. Inom KS finns ett arbetsutskott. Kommunledningskontoret (KLK) är en av Kungsbacka kommuns tio förvaltningar och kommunstyrelsens förvaltning. KLK ansvarar för att leda, utveckla, samordna och styra strategiska frågor som rör hela kommunen. Förvaltningen genomför även projekt och uppdrag, representerar kommunen och kommunledningen i olika sammanhang, samt utreder frågor och utmaningar som ska beslutas i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. De avgörande besluten inom kommunledningskontorets ansvarsområde fattas av politikerna i kommunstyrelsen. Förvaltningens verksamhetsområden är utveckling, ekonomi, HR och kommunikation, styrning och analys, samhällsplanering, digitalisering, näringsliv, integration samt administration. Sökingångar Dokumenthanteringsplan, diarium och arkivförteckningar är sökingångar till förvaltningens allmänna handlingar. På webbplatsen www.kungsbacka.se finns ett antal kallelser och protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utskotten och samtliga nämnder i Kungsbacka kommun publicerade. För fler upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, sökmöjligheter samt tillträde till kommunarkivet kontaktas arkivet på tfn 0300-83 4174 samt e-post kommunarkivet@kungsbacka.se. För information om diariet kontaktas registrator för kommunstyrelsen på tfn 0300-83 4319 eller kommun@kungsbacka.se. Förvaring av allmänna handlingar Arkivlagen säger att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det är Riksarkivets krav på arkivlokaler (RA-FS 1997:3) som ska gälla. Det innebär bl. a att arkivlokalen ska stå emot brand i två timmar, inga vattenbärande rör får finnas i lokalen och låset ska vara i minst skyddsklass 2. Om nya arkivlokaler ska uppföras bör kommunarkivet kontaktas. Finns det mindre mängder handlingar kan man förvara dessa i dokumentskåp, men de ska då klara samma krav som arkivlokaler (t ex en brandklassning enligt EI 120). Efter offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), kap. 5, 1 behöver inte handlingar av ringa eller tillfällig betydelse registreras och kan gallras vid inaktualitet. Detta gäller oavsett medium och inkluderar även information i intranät och på extern webbplats. Med hänsyn till insynsintresset och värdet av att upprätthålla en god offentlighetsstruktur bör gallring av denna typ av handlingar ske tidigast efter en vecka. Exempel på handlingar av ringa eller tillfällig betydelse: 6

Handlingar som överförts till annan form utan informationsförlust, kopior på handlingar som i original förvaras på annat håll och arbetskopior. Inkommande rutinbetonade frågor och utgående svar på dessa. Meddelanden av tillfällig betydelse t.ex. missiv och mötesplanering. Kursinbjudningar och kursprogram. Allmän information och handlingar som inkommit/upprättats för kännedom som inte föranleder någon åtgärd från myndighetens sida, om den i övrigt är av ringa betydelse. Allmän information som inte berör kommunens verksamhet. Felsända handlingar som vidarebefordras till rätt mottagare. Jul- och nyårshälsningar samt tackbrev och dylikt. Reklam och reklamliknande information. Skrivelser med obegripligt eller meningslöst innehåll som kommer in från enskilda. Gallring Gallring innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Vid osäkerhet på vad som gäller för en viss handlingstyp kontaktas förvaltningens arkivansvarige. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär dock inte att handlingar kan gallras när tiden löpt ut. Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid förvaltningens dokumenthanteringsplan som reglerar gallringen. Om en handlingstyp inte finns med i planen ska det bevaras till dess att ett gallringsbeslut fattats. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling, som enligt dokumenthanteringsplanen skulle ha varit gallrad men av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att information som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller strimlas i dokumentförstörare. Finns ingen sådan kan det även slängas i behållare för sekretesshandlingar. 7

Som arkivansvarig ska man: Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering. Tillse att dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan och arkivförteckningsplan. Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. Som arkivredogörare ska man: Ha kunskap om regler och rutiner som rör den egna nämndens eller bolagets hantering av allmänna handlingar. Vårda nämndens/bolagets handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar. Upprätta arkivförteckning över nämndens/bolagets handlingar som ska bevaras. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv. Verkställa beslutad gallring och utfärda gallringsbevis. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet enligt kommunarkivets anvisningar. Samråda med nämndens arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar. 8

KUNGSBACKA KOMMUN Myndighet/arkivbildare: Kommunstyrelsen Förvaltning: Kommunledningskontoret Antagandedatum: 2018-xx-xx DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdag: 2018-xx-xx 1. För styrande processer, se Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun. 2. För stödjande processer, se Dokumenthanteringsplan för stödprocesser i Kungsbacka kommun. 3. Kärnverksamhet: Näringsliv 3.1 Bedriva näringsliv 3.1.1 Processgrupp: Hantera styrdokument och riktlinjer näringslivsverksamhet 3.1.1.1 Styra och planera näringslivsverksamhet Beskrivning Näringslivsarbetet i kommunen inriktar sig på att förstärka Kungsbacka som en intressant och företagarvänlig kommun. Kommunen ska se till att ett bra lokalt företagsklimat råder för såväl befintliga företag som företag som önskar etablera sig i kommunen. Huvudmålet med näringslivsarbetet är fler arbetstillfällen i kommunen. Tillväxttakten ska vara bland de högsta i landet när det gäller ökningen av antalet förvärvsarbetande inom kommunens gränser. Näringslivsarbetet omfattar ett brett spektra av insatsområden. Etableringsfrågor och utveckling av nya verksamhetsområden är en central del i arbetet. Nära relation med de lokala företagarna genom företagsbesök, näringslivsträffar och kontakter med företagare- och intresseorganisationer är viktigt för att kunna möta näringslivets önskemål och behov. Det handlar också om samverkan mellan skola och näringsliv, nyföretagarsatsningar, information och kommunikation, systematiskt kvalitetsarbete (nöjd kund-undersökningar), kompetensutveckling och den löpande dagliga servicen. 9

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Leda styra organisera Näringslivspolitiska program (NPP) Diarieförs/ Mandatvis Förvaringsplats Medium Diarium/ G: Digitalt Bevaras/ Gallras Bevaras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Mål och strategier Diarieförs/ Mandatvis Diarium/ G: Digitalt Bevaras Handlingsplan för turismstrategi Diarieförs Diarium/ G: Digitalt Bevaras Turismstrategi med bilagor Diarieförs/ Mandatvis Diarium/ G: Digitalt Bevaras Handlingsplaner, årsplanering Årsvis G: Digitalt Bevaras Även årshjul. 3.1.2 Processgrupp: Främja företagsetableringar 3.1.2.1 Bedriva företagslots Beskrivning Företagslotsens uppgift och syfte är att förenkla företagares kontakter med Kungsbacka kommun. Det handlar om tydlig praktisk rådgivning, information och samordning för en effektiv handläggning. De ärenden som hanteras av företagslotsen handlar i huvudsak om nyetablering, omlokalisering och expansion på befintlig plats. Det kan också handla om mera komplexa planerings- och lokaliseringsfrågor. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning 10

Planera och genomföra företagslots Mötesanteckningar, företagslotsen Månadsvis G: Digitalt Gallras vid inaktualitet* *Bevaras om de innehåller beslut eller unik sakuppgift av betydelse för verksamheten. Projektbeskrivningar Diarieförs Diarium/ G: Digitalt Bevaras Slutrapporter, kommunens företagslots G: Digitalt Bevaras 3.1.2.2 Hantera etableringar Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Hantera förfrågningar Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Förfrågningar Alfabetiskt G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Överföring till kommunarkiv Anmärkning Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen kap. 19, 1. Sluta avtal för samverkan Förfrågningar rörande etablering, omlokalisering och nyetablering. Avtal Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Avtal om att samverka med förfrågande aktör. 3.1.2.3 Hantera verksamhetsmark Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Handlingsplan, mark för näringslivet Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Mandatvis G: Digitalt Bevaras Överföring till kommunarkiv Anmärkning 3.1.3 Processgrupp: Främja nyföretagande genom samverkan med aktörer 11

3.1.3.1 Planera och tillhandahålla nyföretagarkvällar Beskrivning En viktig del i kommunens näringslivsarbete är att uppmuntra och bidra till entreprenörskap. Entreprenörskap behöver inte endast handla om att starta egna företag, det kan också handla om att tillföra sin arbetsplats nya idéer och engagemang. Nyföretagarkvällar arrangeras två gånger om året där personer som funderat på företagande kan få tips och råd om att starta företag från bl.a. lokala entreprenörer, Nyföretagarcentrum och Kungsbacka entreprenörsskola. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Sluta avtal för samverkan Förbereda nyföretagarkväll Samarbetsavtal Annonser Diarieförs/ Årsvis Årsvis/ Terminsvis* Förvaringsplats Medium Diarium/ G: Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Digitalt Bevaras Avtal mellan Kungsbacka kommun och Nyföretagar- Centrum Halland som genom samverkan bl.a. arrangerar nyföretagarkvällar. G: Digitalt Gallras vid inaktualitet *Avses att nyföretagarkvällar sker två gånger om året, på vår och höst. Gallras generellt vid inaktualitet men ett urval av annonser skulle kunna bevaras som kuriosa. Korrespondens G: Digitalt Se anm. Korrespondens såsom e-post m.m. av betydelse och som tillför sak-uppgifter bevaras. Korrespondens av rutinmässig och ringa karaktär kan efter 12

informationsvärdering gallras vid inaktualitet. Anmälningar Årsvis/ G: Digitalt Gallras vid *Avses att nyföretagarkvällar Terminsvis* inaktualitet sker två gånger om året, på vår och höst. Genomföra nyföretagarkvällar Deltagarlistor Årsvis/ Terminsvis* G: Digitalt Gallras efter 3 år *Avses att nyföretagarkvällar sker två gånger om året, på vår och höst. Observera att deltagarförteckningar från seminarier eller kurser i egen regi bevaras, se process 3.1.3.2 Planera och tillhandahålla Kungsbacka entreprenörsskola för nyföretagare. Program Årsvis/ G: Digitalt Bevaras *Avses att nyföretagar-kvällar Terminsvis* sker två gånger om året, på vår och höst. Utvärdera och Mötesanteckningar G: Digitalt Gallras vid T.ex. anteckningar i samband planera inaktualitet* med planering och genomförande kommande ny- av plattformar eller möten. företagarkvällar *Bevaras om de innehåller beslut eller unik sakuppgift av betydelse för verksamheten. Utvärderingar, Årsvis/ G: Digitalt Bevaras *Avses att nyföretagarkvällar sammanställning Terminsvis* sker två gånger om året, på vår och höst. 13

Verksamhetsrapporter, extern part 3.1.3.2 Planera och tillhandahålla Kungsbacka entreprenörsskola för nyföretagare G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Sammanställning av genomförda nyföretagarkvällar. NyföretagarCentrum Hallands egna verksamhetsrapporter där samarbetet med Kungsbacka kommun nämns. Beskrivning I samarbete med Business Region Göteborg så driver Kungsbacka kommun en entreprenörsskola som erbjuder starta företag-kurser för de som vill bli företagare eller redan är nyföretagare. Under sju tillfällen presenteras tips, praktiska råd och vägledning om att starta och driva ett företag. Kurserna leds av rådgivare med mångårig och gedigen erfarenhet av att själva driva företag. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Planera och utforma utbildningen Beställning av startkurser Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Kursinbjudningar Terminsvis G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Överföring till kommunarkiv Anmärkning Beställning som näringslivsverksamheten gör till Business Region Group. Genomföra utbildningen Kursanmälningar Terminsvis G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Deltagarförteckningar Terminsvis G: Digitalt Bevaras Bevaras generellt för kurser, seminarier etc genomförda i egen regi. Kurshandlingar Terminsvis G: Digitalt Bevaras T.ex. program och kursplaner. 14

Utvärdera utbildningen Kursutvärderingar, sammanställning Terminsvis G: Digitalt Bevaras Sammanställning av svar från deltagare som genomfört kurserna. Slutrapporter Terminsvis G: Digitalt Bevaras 3.1.4 Processgrupp: Verka för företagsklimatet och tillväxt 3.1.4.1 Tillhandahålla mötesplatser för företagsdialoger Beskrivning Kungsbacka jobbar aktivt för att vara en företagsvänlig kommun och en viktig förutsättning är att företagen erbjuds dialog med politikerna samt att det finns en god förståelse för företagens villkor i den kommunala organisationen. I kommunen finns Frukostklubben, Framtidsforum, dialogmöten och företagsbesök som är några av de mötesplatser som ingår i kommunens arbete med att främja dialog och ett gott företagsklimat. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förbereda och genomföra mötesplatser för dialog Generella handlingar som uppstår i flera processer* Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning *För bevarande eller gallringsfrist av annonser, deltagarlistor, korrespondens, program och mötesanteckningar, se process 3.3.1.1 Planera och tillhandahålla nyföretagarkvällar Inbjudningar G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Tidningsartiklar, urklipp Inbjudningar till t.ex. dialogmöten, Framtidsforum och Frukostklubben m.fl. G: Digitalt Bevaras Urklipp där mötesplatserna nämns. 15

Utvärdera genomförda dialoger Slutrapporter, kommunens näringslivsverksamhet G: Digitalt Bevaras T.ex. rapport sammanställd av Svenska Byggindustrier. Rapporter, generell karaktär 3.1.4.2 Utvärdera kommunens samverkan med företag Beskrivning G: Digitalt Gallras vid inaktualitet T.ex. rapporter som inte rör specifikt Kungsbacka kommuns näringslivsverksamhet. Insikt är namnet på en servicemätning av kommunens företagskontakter. I mätningen har företag som har haft något ärende med kommunen svarat på frågor om bemötande, effektivitet, kompetens, information, tillgänglighet och rättssäkerhet kring kommunens myndighetsutövning. Dessutom har företagen fått göra en helhetsbedömning av servicen i kommunen. Det är denna helhetsbedömning som ligger till grund för måttet Nöjd kund-index, NKI. Syftet med NKI-undersökningen är att förbättra servicen för kommunens företag. Genom att fånga upp och ta vara på företagens åsikter kan kommunen sedan göra de insatser som krävs för ett förbättrat företagsklimat. Undersökningen ger också möjligheter till jämförelser med andra kommuner och mellan förvaltningar i den egna kommunen. Resultatet visar de kommuner och verksamheter som fungerar bra, men också de områden som behöver förbättras. Undersökningen genomförs vartannat år och Business Region Göteborg, Stockholm Business Alliance samt Sveriges Kommuner och Landsting står bakom undersökningen. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förbereda underlag Underlag för servicemätning Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Överföring till kommunarkiv Anmärkning Business Region Göteborg, Stockholm Business Alliance och SKL skickar ut underlag, t.ex. instruktioner och riktlinjer, till kommunerna för att genomföra service-mätningen Insikt. 16

Redovisa mätningen Servicemätning efter nöjd kund-index (NKI) Även kommunens underlag kan gallras vid inaktualitet efter att det skickats till aktörerna som sammanställer servicemätningen. Årsvis G: Digitalt Se anm. Mätningen bör redovisas i verksamhetsberättelser. I övrigt kan det gallras vid inaktualitet. Utvärdera mätningen Näringslivsenkäter, sammanställning Årsvis G: Digitalt Bevaras 3.1.4.3 Utvärdera kommunens tillväxt inom detaljhandel Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Ta del av utredning Handelsutredning rörande detaljhandel 3.1.5 Processgrupp: Bedriva företagsutveckling Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Överföring till kommunarkiv Anmärkning Utredning sammanställd av Handelns utredningsinstituts (HUI). 3.1.5.1 Tillhandahålla konsultrådgivning via e-tjänsten Timbanken Beskrivning Timbanken är ett samarbete mellan Kungsbacka kommun och Region Halland som erbjuder konsultrådgivning inom ett flertal expertisområden. Genom timbanken öppnar företagare ett konto och blir kontaktad av kommunens näringslivsenhet för att komma vidare. Med kontot kan företagare få tillgång till fem timmars kostnadsfri rådgivning under året. Rådgivningen inom varje område utförs av kvalificerade konsulter och specialister som valts ut och upphandlats av Region Halland. 17

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Utvärdera tjänsten Minnesanteckningar rörande Timbanken Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Överföring till kommunarkiv Anmärkning Ta del av statistik Statistik Årsvis G: Digitalt Gallras vid inaktualitet 3.1.6 Processgrupp: Bedriva samverkan med skolor 3.1.6.1 Främja UF-verksamhet (Ung Företagsamhet) Beskrivning Ung företagsamhet, UF, är en icke-vinstdrivande förening som arbetar för att grundskole- och gymnasieelever i Sverige ska utveckla sin entreprenörsanda och sina kunskaper om företagande. Detta görs i nära samarbete med skola och näringsliv. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Sluta avtal för samverkan Utvärdera UFverksamhet Överenskommelse, finansieringsmodell Utvärderingar, sammanställning Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning G: Digitalt Bevaras Överenskommelse mellan näringslivsverksamheten och Ung Företagsamhetsstiftelsen. G: Digitalt Bevaras Statistik G: Digitalt Bevaras T.ex. andel UF-elever över tid. 3.1.6.2 Tillhandahålla mötesplatser för samverkan mellan skolor och näringsliv 18

Beskrivning Skolan ska förbereda eleverna inför kommande arbetsliv och därför är det viktigt att skapa kontakter och inblick i arbetsliv, näringsliv och omvärld. Kungsbacka kommun arbetar med detta på många olika sätt från förskola upp till vuxenutbildning. Detta ger en bra grund vad gäller förståelse, kontakter, meningsfullhet och verklighetsanknytning. För omvärlden och företagen kan samverkan innebära en möjlighet att lär känna framtidens medarbetare, möjlighet att påverka utbildningarnas innehåll samt marknadsföra sig själv som arbetsgivare samt ett sätt att sprida intresset för en viss bransch. Made by Kungsbacka är ett gemensamt arbete i Kungsbacka kommun med representanter från förvaltningen för Förskola & Grundskola, förvaltningen för Gymnasie & Vuxenutbildning och Kommunledningskontoret/Näringsliv. Webbsidan ger möjlighet till långsiktig dialog med skola, näringsliv och omvärld. Det är en inspirationskälla där näringsliv, lärare och elever kan hitta exempel på samarbete mellan utbildning och näringsliv som redan idag finns men är också en ingång för alla som vill skapa nya samarbeten. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Förbereda och Generella handlingar *För bevarande eller genomföra som uppstår i flera gallringsfrist av annonser, samverkan processer* korrespondens, program och mötesanteckningar, se process 3.1.3.1 Planera och tillhandahålla nyföretagarkvällar. 19 *För inbjudningar, se process 3.1.4.1 Tillhanda-hålla mötesplatser för företagsdialoger.

Protokoll, styrgruppsmöten Koncept-/projektbeskrivningar G: Digitalt Bevaras Protokoll rörande initiativet Made by Kungsbacka. G: Digitalt Bevaras Beskrivningar av Made by Kungsbacka. Pressmeddelanden G: Digitalt Bevaras Utvärdera samverkan Utvärderingar, sammanställning G: Digitalt Bevaras Slutrapporter G: Digitalt Bevaras Hålla seminarier i egen regi Handlingar från seminarier i egen regi G: Digitalt Bevaras T.ex. seminarieprogram i samband med SSAkonferenser (samverkan skola-arbetsliv). 3.1.7 Processgrupp: Främja besöksnäringsutveckling 3.1.7.1 Tillhandahålla mötesplatser för dialog om besöksnäring Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förbereda och genomföra mötesplatser för dialog Generella handlingar som uppstår i flera processer* Förvaringsplats Medium 20 Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning *För bevarande eller gallringsfrist av annonser, korrespondens, program och mötesanteckningar, se process 3.1.3.1 Planera

och tillhandahålla nyföretagarkvällar. *För inbjudningar och urklipp från tidningsartiklar, se process 3.1.4.1 Tillhandahålla mötesplatser för företagsdialoger. T.ex. handlingar från Värdsmöten, Attraktiva Kungsbacka m.fl. Projektbeskrivningar* *Se process 3.1.2.1 Bedriva företagslots. Utvärdera Sammanställning av * Se process 3.1.6.2 genomförda utvärderingar samt Tillhandahålla dialoger slutrapporter* mötesplatser för samverkan mellan skolor och näringsliv Foton, filmklipp G: Digitalt Se anm. Material som speglar verksamheten bevaras men bilder och filmklipp som rör intern information och dylikt kan gallras vid inaktualitet. 3.1.7.2 Utvärdera kommunens insatser för besöksnäring Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till Anmärkning 21

kommunarkiv Ta del av Evenemangsutredning, G: Digitalt Gallras vid Utredning utförd av utredning Kungsbacka kommun inaktualitet Turismens Utredningsinstitut (TUI). Utredning rörande G: Digitalt Gallras vid Utförd av Region upplevelsenäring i inaktualitet Halland. Halland 4. Kärnverksamhet: Krisberedskap 4.1 Hantera kris och säkerhet 4.1.1 Processgrupp: Planera och utveckla kommunens förmåga att hantera samhällsstörningar och extraordinära händelser 4.1.1.1 Identifiera och analysera risker Beskrivning Lagen om skydd mot olyckor (2003:778) samt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544) är lagstiftning som Kungsbacka kommun följer i samband med planering och upprätthållande av krisberedskap. Det nationella krishanteringssystemet bygger på att kommunerna har en grundläggande förmåga att motstå svåra påfrestningar på den egna verksamheten. Kommunerna har även ett geografiskt områdesansvar inom vilket man ska samordna aktiviteter inom krisledningsområdet och analysera risker. Med en risk- och sårbarhetsanalys arbetar kommunen kontinuerligt med att identifiera, inventera och analysera risker som kan resultera i olyckor eller kriser. Syftet med analysen är att ta fram underlag som medför planering och genomförande av åtgärder som minskar risker och sårbarheter samt skapar en trygg och säker miljö för alla som vistas i kommunen. En risk- och sårbarhetsanalys utgår ifrån kommunens geografiska område och sammanställs i samband med varje ny mandatperiod och revideras årligen. 22

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Handlingsplan för samhällsstörning Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Planen fastställs varje mandatperiod av kommunfullmäktige. Häri även beslut. Plan för Ringhals kärnkraftverk Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Sekretess enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, kap 7, 1. Säkerhetsskydd Kronologisk Säkerhetsklassat skåp Papper Bevaras Sekretess enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, kap 7, 1. Risk- och sårbarhetsanalys Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Sekretess enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid 23

extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, kap 7, 1. Görs inför varje mandat-period. Revideras sedan årligen under mandatperioden. Expedieras till myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) via Länsstyrelsen. Underlag rörande styrel, Länsstyrelsen Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Styrel är ett nationellt planeringssystem som prioriterar samhällsviktiga funktioner vid temporära elbrister. Underlag på rangordning av elledningar i kommunen som skickas till Länsstyrelsen. Kopia hos krisberedskapsspecialist. Handlingar rörande skyddsobjekt Kronologisk Närarkiv* Papper Bevaras Sekretess enligt offentlighets- och 24

sekretesslagen (2009:400), kap. 15, 2. *Närarkiv vid KLK adm. 5. Kärnverksamhet: Fysisk planering av mark och exploatering 5.1 Hantera mark och exploatering 5.1.1 Processgrupp: Administrera mark och exploatering 5.1.1.1 Förvärva mark eller fastighet Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvärvshandlingar Överföring till kommunarkiv Fastighetsbeteckning/ Diarieförs Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Fastighetsakt i närarkiv/ Diarium Papper/ Digitalt Bevaras Anmärkning T.ex. förfrågningar, avtal, köpehandlingar. Försäljningshandlingar* Fastighetsbeteckning/ Diarieförs Fastighetsakt i närarkiv/ Diarium 25 Papper/ Digitalt Bevaras *Beakta att försäljningshandlingar listas i denna process men förekommer också i process 5.1.1.2 Avyttra mark eller fastighet. Detta för att undvika upprepning av samma handlingstyp.

Fullmakt Fastighetsbeteckning Fastighetsakt i närarkiv T.ex. avtal. Papper Bevaras Bilaga till köpehandling. Original till köpare, kopia hos mark och exploatering. Fastighetsdeklaration från Skatteverket Årsvis Hos exploateringshandläggare Papper Gallras efter 5 år 5.1.1.2 Avyttra mark eller fastighet Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Anbud, antagna med tillhörande handlingar Kronologisk/ Diarieförs Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Närarkiv/ Diarium Papper/ Digitalt Bevaras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Vinnande anbud. Anbud, ej antagna Kronologisk Närarkiv Papper Gallras efter 4 år Avtal Kronologisk Närarkiv Papper Bevaras Grannyttrande Diarieförs Diarium Digitalt Gallras efter 2 år* *Bevaras endast när det är inlämnade synpunkter eller när fastigheten som är berörd ska säljas. Gäller även för kännedom enligt planoch bygglagen 26

(2010:900) 9 kap, 41, punkt 2. 5.1.1.3 Arrendera mark eller fastighet Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Avtal 5.1.1.4 Exploatera fastighet Diarieförs/ Alfabetisk/ Kategorivis Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Diarium/ Närarkiv Överföring till kommunarkiv Anmärkning Papper Se anm. Bevaras i regel men utgångna avtal kan gallras 2 år efter avtalets upphörande. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Exploateringsavtal Diarieförs Diarium/ Närarkiv Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Digitalt/ Papper Papper Bevaras Gallras efter 10 år* Överföring till kommunarkiv Anmärkning Häri t.ex. bilagor, fullmakter, slutbesiktning, behörighetshandlingar. Original. *Gallras efter 10 år från att ett ärende avslutats. Ekonomiska säkerheter Fakturor, underlag Kronologisk Hos exploateringshandläggare Fastighetsbeteckning/ Datumordning Kassaskåp i närarkiv Papper Se anm. T.ex. bankgarantier och borgensförbindelser. 27 Värdehandling som kommunen förvarar

5.1.1.5 Hantera specifika avtal Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Servitutsavtal Diarieförs/ Fastighetsbeteckning Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Diarium/ Pärm i närarkiv Överföring till kommunarkiv som säkerhet och återlämnar till bank eller fastighets-ägare när åtagandet har uppfört. Anmärkning Papper Bevaras Kommunens fastigheter samt enskilt ägda fastigheter. Original till köpare, kopia bevaras. Ledningsrättsavtal Diarieförs/ Fastighetsbeteckning Diarium/ Fastighetsakt i närarkiv Papper Bevaras Nyttjanderättsavtal Diarieförs/ Fastighetsbeteckning Diarium/ Fastighetsakt i närarkiv Papper Bevaras Kommunens fastigheter samt enskilt ägda fastigheter. Upplåtelseavtal Diarieförs/ Fastighetsbeteckning Diarium/ Pärm i närarkiv Papper Bevaras 5.1.1.6 Förvalta skogar Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras 28 Överföring till kommunarkiv Anmärkning

Skogsavtal Ärendevis Proceedo Digitalt Bevaras 5.1.1.7 Övriga handlingar Skogsbruksplan Extern webbplats* Digitalt Bevaras *Skogssällskapets hemsida. Inventering av stadens skogsbestånd uppdelad på olika skogstyper. Innehåller även åtgärds-förslag för underhåll. En helt ny plan tas fram vart tionde år. Levande dokument i den bemärkelse att planen revideras kontinuerligt. Ekonomiska rapporter Kronologisk Pärm hos Papper Kolla upp T.ex. resultat- och exploaterings balansräkning, ingenjör bokslut. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Förvaringsplats Medium Bevaras/ Överföring Anmärkning Registrering Gallras till kommunarkiv Befolkningsstatistik Årsvis Demografen Digitalt Bevaras Uppdrag från Statistiska centralbyrån (SCB) som mark och exploatering utför. 29

Befolkningsprognoser Årsvis Demos Digitalt Bevaras Häri även delområdesprognoser. Handlingar rörande kommunal borgen Sammanställning av borgensåtagande Kronologisk Närarkiv Papper Gallras vid inaktualitet* Årsvis Närarkiv Papper Gallras vid inaktualitet *Kan gallras när kommunen nåtts av meddelande om att lånet har slutbetalats, inlösts, avskrivits eller när borgensförbindelsen har upphört. 6. Kärnverksamhet: Övriga samhällsinsatser 6.1 Borgerlig vigsel 6.1.1 Processgrupp: Administrera borgerliga vigslar 6.1.1.1 Hantera borgerliga vigslar Beskrivning En borgerlig vigsel är en ceremoni utan religiösa inslag som sker i vigselrummet i kommunens stadshus eller på annan plats efter överenskommelse mellan vigselförrättare och vigselpar. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning 30

Vigselprotokoll Kronologisk Hos administratör vid administrationsenheten Digitalt Bevaras* Vigselförrättaren skickar original till Länsstyrelsen för arvodesutbetalning. Kopia levereras till kommunen. Taxa av vigsel Raindance Digitalt Bevaras Administrativ avgift som berörd part betalar till KLK:s administrationsenhet innan vigsel. Vigselintyg Kronologisk Hos administratör Digitalt Gallras efter 2 vid administrations- år enheten Vigselböcker Kronologisk Närarkiv Papper Bevaras Annonsunderlag Fakturering av förrättning vigselförrättare Hos administratör vid administrationsenheten Diarieförs Diarium Digitalt Gallras efter 10 år Digitalt Se anm. Levande dokument i den bemärkelse att det revideras kontinuerligt. Förslag på samt val av vigselförrättare Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras 31

Vigselförrättare, förordnande från Länsstyrelsen Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Från Länsstyrelsen till vigselförrättare. Kopia levereras till kommunen. HANDLINGSTYPER PROCESSER FÖRSTUDIE, PLANPROGRAM, DETALJPLAN OCH OMRÅDES BESTÄMMELSER Enkelt och normalt planförfarande, begränsat-, standard-, utökat och samordnat förfarande samt områdesbestämmelser har slagits samman till ett processtöd i Lex och i dokumenthanteringsplanen, eftersom de olika förfarandena har flera gemensamma steg. Processen för detaljplan kan föregås av Förstudie och Planprogram. Förstudie och Planprogram kan komma att behöva kartläggas ytterligare och kompletteras med fler handlingstyper. Rödmarkerad handling: Handlingen ska enligt lagstiftning vara undertecknad/justerad. Blåmarkerad handling: Handlingen bör av juridiskt skäl vara undertecknad/justerad eller verifierad på annat sätt. Handlingar som ska bevaras 1 : Ansökan om planbesked, inventeringar, dokumentation om inventeringar (om de är av ett historiskt intresse), beslut, fastighetsförteckning, genomförandebeskrivning, granskningsutlåtande, granskningsyttrande, grundkarta, laga kraftbevis, miljökonsekvensbeskrivning, planavtal, planbesked, planbeskrivning, plankarta, planprogram, program, samrådsredogörelse, samrådsyttrande, startavtal, tjänsteskrivelse (förslag till beslut), underlagsmaterial exempelvis bilder (om relevant för beslutet), utredningar, avbrutna planer/återkallade (om de har ett kulturhistoriskt värde) samt områdesbestämmelser. Handlingar som kan gallras 2 : Administrativa handlingar (som enbart visar hur planprocessen genomförts t ex utskick, kungörelser/annonser, förteckningar över följebrev, underrättelser, kallelser, enskilda remissvar: Vid inaktualitet dock tidigast efter 2 år), avbrutna planer (om de inte har något kulturhistoriskt värde: 10 år), inventeringar och dokumentation om inventeringar (om de inte längre är aktuella eller är av ett historiskt intresse: 10 år), mötesanteckningar från startmöte (10 år), planuppdrag och versioner (10 år), underlag för planavgift (10 år), återkallande av plan (om den inte är av kulturhistoriskt värde: Vid inaktualitet). Avvikelser från råd och bevarande om gallring i kommande hanteringsanvisning: Förre detta Planchef Elin Johansson har avgjort att samtliga handlingar tillhörande ovanstående processer ska bevaras utifrån erfarenheten att det många gånger visat sig användbart över längre tid att bevara alla dessa processers handlingar Planer har en lång livstid, exempelvis så är den äldsta nu gällande planen över 100 år. Många kommuninvånare vill 32

kunna sätta sig in i hur just den planprocessen som berör deras fastighet har gått till. Däremot ska inte annonser bevaras då dessa finns arkiverade av annan myndighet, underlaget för planavgift samt avtal (vilka gallras vid inaktualitet). Leveranstiden till kommunens e-arkiv ur ärendehanteringssystemet Lex är satt till 15 år, eftersom det motsvarar den längsta möjliga genomförandetiden för detaljplaner. 1 Enligt råd om bevarande och gallring från Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) (År 2015). 2 Ibid. 33

Frivilligt: Förstudie (kallades tidigare för planstudie eller planutredning: En planstudie initierades av byggnadsnämnden och togs fram för att utreda förutsättningarna för eventuell bebyggelse inför förhandsbesked/lov. En planutredning initierades av kommunstyrelsen och togs fram för att utreda förutsättningar för plan). 34

Frivilligt: Planprogram tas fram om det behövs inför beslutet att upprätta detaljplan. 35

36

37

38

Meddelande om laga kraft (till sakägare) Annonser (i ortstidningar) Webbsida (på kommunens hemsida) 39

Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 7.1.2.3 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av förstudie, planprogram, detaljplaner och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Beskrivning: Detaljplanen redovisar vad marken får användas till, bebyggelsens omfattning (exploateringsgrad) och utformning samt hur service, parkmark och trafiksystem ska vara beskaffad och placerad. Detaljplanen är juridiskt bindande och genomförandetiden är mellan 5 15 år. Under denna tid är fastighetsägaren garanterad den byggrätt, som ges av planen. Genomförandetiden kan förlängas med 5 år i taget. Planen gäller tills kommunen ändrar eller upphäver planen. För förslag till detaljplaner som kommunen beslutat att påbörja före den 1 januari år 2015 sker framtagandet genom enkelt planförfarande eller normalt planförfarande. Enkelt planförfarande används i de fall där förslaget till detaljplan har liten betydelse, saknar intresse för allmänheten och inte antas medföra en betydande miljöpåverkan. Samrådet förkortas då genom att kommunen endast underrättar Länsstyrelsen och ger kända sakägare tillfälle till samråd. Förslaget ställs inte ut för granskning utan istället sammanställs de inkomna yttranden i ett granskningsutlåtande för att därefter gå direkt till antagande. Vid framtagandet av detaljplan kan från och med 1 januari år 2015 kommunen välja mellan begränsat-, standard-, utökat eller samordnat förfarande. Standardförfarandet används då förslaget överensstämmer med översiktsplanen och länsstyrelsens granskningsyttrande, inte medför någon betydande miljöpåverkan samt inte är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt får stor betydelse. Standardförfarandet kan göras ännu kortare genom ett begränsat förfarande, vilket innebär att förslaget inte ställs ut för granskning utan godkänns redan under samrådet och därefter sammanställs de inkomna yttranden i ett granskningsutlåtande för att därefter gå direkt till antagande och sedan till laga kraft. Ett utökat förfarande ska användas när förslaget strider mot översiktsplanen eller länsstyrelsens granskningsyttrande, medför en betydande miljöpåverkan, är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt får stor betydelse. Vid utökat förfarande ska en kungörelse göras före samrådet och en samrådsredogörelse ska upprättas inför underrättelsen. Ett samordnat förfarande används då förslaget även ska prövas enligt Miljöbalken, Väglagen eller Järnvägslagen. De olika lagarna samordnas då för att undvika dubbelarbete och dubbla prövningar genom att förfarandet antingen sker parallellt eller genom att använda de handlingar som redan finns framtagna i det andra ärendet. Genom lagändringen kan kommunen också begränsa samrådskretsen i standardförfarandet och i det utökade förfarandet. I vissa fa ll kan kommunen även numera välja att anpassa planförfarandet efter omständigheterna och växla mellan standard-, begränsat-, utökat- eller samordnat förfarande. Andra förändringar som då trädde i kraft är att förfarandet för att förlänga genomförandetiden har förenklats liksom förfarandet för upphävande av detaljplaner efter genomförandetidens utgång. Länsstyrelsen prövade tidigare ansökan om upphävande av strandskydd enligt Miljöbalken för kommande detaljplaner, men sedan Plan och Bygglagen (2010:900) kom ska Länsstyrelsen endast pröva kommunens beslut om strandskydd i samrådsfasen och under granskningen. Efter antagande lämnar Länsstyrelsen beslut om överprövning eller inte kommer att ske. Byggnadsnämnden fattar därmed själv beslutet om ett upphävande av strandskydd för ett område om det finns särskilda skäl. Strandskyddet kommer då att redovisas som en planbestämmelse i den antagna detaljplanen. Områdesbestämmelser är juridiskt bindande och kan antas för begränsade områden utanför detaljplanelagt område. De består av enhetliga krav, som reglerar grunddragen för användning av mark och vattenområden samt bebyggelsens egenskaper för att säkerhetsställa översiktsplanens syfte, skydda kulturhistoriskt värdefull bebyggelse eller för att tillgodose ett riksintresse enligt 3 och 4 kap. i Miljöbalken. Områdesbestämmelser kan exempelvis styra bygg, mark och rivningslovsplikt och/eller största tillåtna byggnadsarea för fritidshus eller tomtstorlek. 40

Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.3 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av förstudie Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring* Medium/ Format* Förstudie Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Frivillig: Kallades tidigare för Planstudie eller Planutredning. Planstudie: Byggnadsnämnden initierade och tog fram för att utreda förutsättningarna för ev. bebyggelse inför förhandsbesked/lov. Planutredning: Kommunstyrelsen initierade och tog fram för att utreda förutsättningar för plan. Anmärkning 1. Uppdrag om att upprätta förstudie Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras 15 år 15 år 2. Förstudie upprättas Förstudie Ja Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år *Då verifieringsmöjligheterna ännu är begränsade i Lex, så förvaras handlingarna både analogt i närarkivet samt digitalt i Lex.

Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.2 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av planprogram Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring* Medium/ Format* Planprogram Bevara/gallra Frivilligt: Planprogram tas fram om en undersökning behövs göras inför beslutet att upprätta detaljplan Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning 1. Uppdrag att upprätta planprogram Beslut fattas om att upprätta planprogram Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras 15 år efter att tillhörande planärende är avslutat Beslut fattas om att ge i uppdrag att upprätta planprogram Checklista: Behovsbedömning Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut - Närarkiv/ Lex Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras 15 år efter att tillhörande planärende är avslutat En behovsbedömning av miljöpåverkan utförs alltid även i de fall som ett planprogram inte upprättas. *Då verifieringsmöjligheterna ännu är begränsade i Lex, så förvaras handlingarna både analogt i närarkivet samt digitalt i Lex. 42

Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.2 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av planprogram Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 2. Inför planprogramsamråd Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Beslut fattas om att samråda om planprogram Underrättelse om planprogramsamråd skickas ut till sakägare, myndigheter, företag och organisationer Underrättelse om planprogramsamråd sker på kommunens anslagstavla och hemsida samt annonser i ortstidningar Tjänsteskrivelse: Begäran om planprogramsamråd Protokollsutdrag: Beslut Underrättelse om planprogramsamråd Lista över remiss instanser Fastighetsförteckning Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras 15 år efter att tillhörande planärende är avslutat - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras Lex Digitalt Anslag/bevis Undertecknas Närarkivet/ Analogt/ Bevaras Lex Digitalt Annonser - - - Se anmärkning Bevaras av annan myndighet (KB). Websida - - - Se anmärkning - Kommunikation ser till att denna bevaras. 43

Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.2 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av planprogram Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 3. Planprogramsamråd Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Förslag till planprogram sänds på samråd till berörda sakägare, myndigheter, företag och organisationer Yttranden kommer in från sakägare, myndigheter, företag och organisationer Förslag till plan program Ja Närarkiv/ Lex Social konsekvensbeskrivning Ja Närarkiv/ Lex Utredningar Ja Närarkiv/ Lex Planscher - Närarkiv/ Lex Planprogramsamråds Se anmärkning Närarkiv/ Lex yttranden Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 15 år efter att tillhörande planärende är avslutat Behöver inte verifieras då detta är ett förarbete. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.2 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av planprogram Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 4. Planprogram samrådsredogörelse 44 Bevara/gallra Leverans till kommunens e- arkiv Anmärkning

Planprogramsamrådsredogörelse upprättas Planprogramsamråds redogörelse Numrerade planprogramsamråds yttranden Ja Se anmärkning Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Parallella uppdrag - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras 15 år efter att tillhörande planärende är avslutat Bilaga till planprogramsamråds redogörelsen. Har verifierats i ett tidigare skede om så begärts. 5. Godkännande av planprogram Planprogram revideras eventuellt Planprogrammet godkänns Utvärdering av parallellt uppdrag Förslag till planprogram (reviderat) Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut Ja Ja Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Planprogram Ja Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras Digitalt Digitalt Bevaras Bevaras 15 år efter att tillhörande planärende är avslutat Digitalt Digitalt Bevaras Bevaras Dokumenthanteringsplan Strukturenhe Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd t 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring* Medium/ Bevara/gallra Leverans till Anmärkning Format* kommunens e arkiv 45

1. Uppdrag att upprätta/ändra eller upphäva detaljplan/ områdesbestämmelser Byggnadsnämnden får ta beslut om planuppdrag efter begäran från kommunstyrelsen, ta beslut om plankostnadsavtal, utfärda lagakraftbevis för detaljplan som antagits av nämnden samt ta beslut om att utställa plan för granskning vid standardförfarande. Ansökan kommer in Ansökan Ja Närarkiv/ Lex Bekräftelse på att ansökan Registreringsbekräftelse - Närarkiv/ kommit in skickas ut Lex Beslut tas om att upprätta/ Tjänsteskrivelse: Ja Närarkiv/ ändra eller upphäva Förslag till beslut Lex detaljplan/områdesbestämmelser Beslut bestyrks vid Protokollsutdrag: Justeras samt Närarkiv/ Lex Planavdelningen får i uppdrag att påbörja detaljplanearbetet/ framtagandet av områdesbestämmelser Planbesked (protokollsutdrag + följebrev) skickas till sökanden Protokollsutdrag: Hemställan Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut Protokollsutdrag: Beslut Följebrev planbesked expediering Justeras samt bestyrks vid expediering Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevara Bevaras Bevaras 15 år 15 år 15 år 15 år 15 år 15 år 15 år 15 år *Då verifieringsmöjligheterna ännu är begränsade i Lex, så förvaras handlingarna både analogt i närarkivet samt digitalt i Lex. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen 46

Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format Bevara/ gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning 2. Ekonomi Ingen koppling finns till ekonomi i Lex. Handlingarna läggs därför in som kopior under planärendet. Information om hur vi tar betalt ska ske före samråd. Plankostnadsavtal upprättas i samband med beslut och uppdrag om upprättande av detaljplan Avtal Undertecknas Närarkiv/ Lex Digitalt/ papper Gallras vid inaktualitet - Avtalet gäller till dess att detaljplanen upphävs. Offerter/anbud Anbud Undertecknas Närarkiv/ Lex Exploateringsavtal Avtal Undertecknas Närarkiv/ Lex Digitalt/ papper Digitalt/ papper Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet - - Kommer in när beslut tagits och planen vunnit laga kraft. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 3. Inför samråd Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Förslag till beslut om samråd upprättas och beslut fattas Kungörelse: Anslag sätts upp på kommunens anslagstavla, läggs på kommunens hemsida samt annonsering* sker i ortstidning Tjänsteskrivelse: Ja Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Förslag till beslut Lex Digitalt Protokollsutdrag: Justeras samt Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Beslut bestyrks vid Lex Digitalt expediering Anslag/bevis Undertecknas Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Lex Digitalt Websida - - - Se anmärkning - Kommunikation ser till att denna 47

Annons - - - Se anmärkning - Bevaras av annan Underrättelse/inbjudan om samråd Underrättelse om - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år myndighet skickas ut samråd Lex Digitalt Lista över - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år remissinstanser Lex Digitalt Fastighets - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år förteckning Lex Digitalt Karta med sak - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år ägares fastigheter Lex Digitalt markerade *Sker endast vid utökat förfarande samt vid samordnat förfarande om inte samråd redan skett av annan myndighet. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Process: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning 48

4. Samråd Vid samordnat förfarande sker ett gemensamt samråd med en annan myndighet alternativt kompletteras samrådet med dem som inte omfattades av samrådet enligt Miljöbalken, Väglagen eller Järnvägslagen eller så används en annan myndighets samråd Samråd sker Samrådshandling*: Ja, av planchef, planarkitekt samt markstrateg Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år * Plankarta med planbestämmelser (förslag + gällande vid ändring/upphävande), planbeskrivning, illustrationskarta, genomförandebeskrivning (kan förekomma i äldre planer), gestaltningsprogram (kan förekomma i äldre planer), miljöbedömning/miljöutredning (kan förekomma i äldre planer), lista över remissinstanser samt fastighetsförteckning. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 4. Samråd, forts. Bevara/gallra Leverans till kommunens e- arkiv Anmärkning Samråd sker, forts. Utredningar Ja Närarkiv/ Lex Planscher - Närarkiv/ Lex Grundkarta - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras 15 år 15 år 15 år 49

Samrådsyttranden alternativt Samrådsyttrande Ja Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Vid begränsat godkännande av sakägare Lex Digitalt förfarande kommer kommer in Godkännande av Ja Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år endast ett god- sakägare Lex Digitalt kännande av sakägare in. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 5. Samrådsredogörelse Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Samrådsredogörelse upprättas och godkänns Samrådsredogörelse Ja Närarkiv/ Lex Numrerade samrådsyttranden Se anmärkning Närarkiv/ Lex Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut Ja Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Ska verifieras pga. klagorätten. Bevaras 15 år Bilaga till samrådsredogörelsen. Har verifierats i samrådet. Skickas inte ut till sakägarna. Numera biläggs endast Länsstyrelsens yttrande. Bevaras 15 år Bevaras 15 år 50

Brev om ärendets status samt samrådsredogörelse skickas till sakägare som inte fått sina synpunkter tillgodosedda Meddelande - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 6. Inför granskning (utställning) Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Sker inte vid enkelt planförfarande eller begränsat förfarande då ärendet istället går direkt till upprättandet av ett granskningsutlåtande och antagande (se aktivitet 8 och 9) Anmärkning Uppdrag om granskning (utställning) Kungörelse sker: Anslag sätts upp på kommunens anslagstavla, läggs på kommunens hemsida samt annonsering* sker i ortstidningar Tjänsteskrivelse: Ja Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Förslag till beslut Lex Digitalt Protokollsutdrag: Justeras samt Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Beslut bestyrks vid Lex Digitalt expediering Anslag/bevis Undertecknas Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Lex Digitalt Websida - - - Se anmärkning - Kommunikation ser till att denna Annons - - - Se anmärkning - bevaras. Bevaras av annan myndighet (KB). * Sker endast vid utökat förfarande (eller om sakägarkretsen är okänd eller sakägarkretsen är stor) samt vid samordnat förfarande om inte samråd redan skett av annan myndighet. 51

Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 6. Inför granskning (utställning), forts. Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Underrättelse om granskning skickas ut till sakägare, myndigheter, företag och organisationer Underrättelse om granskning Informationsblad om processen Lista över remissinstanser Fastighetsförteckning Karta (med sakägares fastigheter markerade) - Närarkiv/ Lex - Närarkiv/ Lex - Närarkiv/ Lex - Närarkiv/ Lex - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Bevaras 15 år Kan förekomma i äldre planer. Bevaras 15 år Bevaras 15 år Bevaras 15 år Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning 52

7. Granskning Sker inte vid enkelt planförfarande eller begränsat förfarande då ärendet istället går direkt till upprättandet av ett granskningsutlåtande och antagande (se aktivitet 8 och 9) Granskning sker Granskningshandling*: Ja, av planchef, planarkitekt samt markstrateg Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Samrådsredogörelse Se anmärkning Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Verifieras i ett Numrerade samrådsyttranden Se anmärkning Lex Närarkiv/ Lex Utredningar Se anmärkning Närarkiv/ Lex Planscher - Närarkiv/ Lex Grundkarta - Närarkiv/ Lex Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt tidigare skede. Bevaras 15 år Bilaga till samrådsredogörelsen. Verifieras i ett tidigare skede. Numera biläggs endast länsstyrelsens yttrande. Bevaras 15 år Verifieras i ett tidigare skede. Bevaras 15 år *Plankarta med planbestämmelser (förslag + gällande vid ändring/upphävande), planbeskrivning, illustrationskarta, genomförandebeskrivning (kan förekomma i äldre planer), gestaltningsprogram (kan förekomma i äldre planer), miljöbedömning/miljöutredning (kan förekomma i äldre planer), lista över remissinstanser samt fastighetsförteckning. Bevaras 15 år Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 53 Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning

7. Granskning, forts. Granskningsyttranden kommer in Granskningsyttrande Ja Närarkiv/ Lex 8. Granskningsutlåtande Upprättas alltid: Förekommer i alla planprocesser. Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Granskningsutlåtande upprättas Granskningsutlåtande Ja Närarkiv/ Lex Numrerade Se anmärkning Närarkiv/ granskningsyttranden Lex Brev om ärendets status samt granskningsutlåtandet skickas till sakägare som inte fått sina synpunkter tillgodosedda BNAU godkänner granskningsutlåtandet/uppdrar att revidera planförslaget/förslaget till områdesbestämmelser och föreslår BN att anta/upphäva eller överlämna planen/ områdesbestämmelserna till KF för antagande/upphävande Meddelande - Närarkiv/ Lex Tjänsteskrivelse: Förslag till beslut Protokollsutdrag: Beslut Ja Justeras och bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Bevaras 15 år Verifieras i ett tidigare skede. Bilaga till granskningsutlåtandet. Numera biläggs endast länsstyrelsens yttrande. Skickas inte till sakägarna. Bevaras 15 år Bevaras Bevaras 15 år 15 år Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen 54

Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ Bevara/gallra Leverans till Anmärkning format kommunens e arkiv 9. Antagande Alla handlingar, som kommit Antagandehandling*: Verifieras Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år till i processen lämnas till av planchef, Lex Digitalt byggnadsnämnden/skickas till planarkitekt kommunfullmäktige för samt markstrateg antagande/upphävande Granskningsutlåtande Se anmärkning Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år Verifieras i ett och beslut tas Lex Digitalt tidigare skede. Numrerade granskningsyttranden Se anmärkning Närarkiv/ Lex Utredningar Se anmärkning Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Bilaga till granskningsutlåtandet. Verifieras i ett tidigare skede. Bevaras 15 år Verifieras i ett tidigare skede. Planscher - Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år *Plankarta med planbestämmelser (förslag + gällande vid ändring/upphävande), planbeskrivning, illustrationskarta, genomförandebeskrivning (kan förekomma i äldre planer), gestaltningsprogram (kan förekomma i äldre planer), miljöbedömning/miljöutredning (kan förekomma i äldre planer), lista över remissinstanser samt fastighetsförteckning. Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen 55

Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 9. Antagande, forts. Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Grundkarta - Närarkiv/ Lex Tjänsteskrivelse: Ja Närarkiv/ Förslag till beslut Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras 15 år 15 år Brev med besvärshänvisning skickas till sakägare som inte fått sina synpunkter tillgodosedda, Lantmäteriet och Länsstyrelsen. Till Länsstyrelsen skickas även granskningsutlåtandet Protokollsutdrag: Beslut Justeras samt bestyrks vid expediering Närarkiv/ Lex Meddelande - Närarkiv/ Lex Fastighetsförteckning - Närarkiv/ Lex Lista över - Närarkiv/ remissinstanser Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 15 år 15 år 15 år 15 år 10. Överklagan - - - - - - Se process Överklagan Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv 11. Laga kraft Ett beslut vinner laga kraft tre veckor från den dag då beslutet eller justeringen av protokollet över beslutet har tillkännagivits på kommunens anslagstavla om ingen har överklagat beslutet under den tiden. Anmärkning 56

Beslut från Länsstyrelsen om Beslut Undertecknas Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år att pröva planen/inte pröva Lex Digitalt planen kommer in Plankartan med plan- Lagakrafthandling*: Ja Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år bestämmelser sänds till Lex Digitalt länsstyrelsen samt Lantmäteriet och läggs även in i Kartportalen * Plankarta med planbestämmelser (uppdateras med datum för antagande, datum för laga kraft och genomförandetid), planbeskrivning (uppdateras med datum för antagande, datum för laga kraft och genomförandetid), illustrationskarta, genomförandebeskrivning (kan förekomma i äldre planer), gestaltningsprogram (kan förekomma i äldre planer), miljöbedömning/miljöutredning (kan förekomma i äldre planer). Dokumenthanteringsplan Strukturenhet Verksamhetsområde: Infrastruktur och samhällsskydd 7.1.2.1 Verksamhet: Plan Delprocess: Framtagandet av detaljplan och områdesbestämmelser Informationsägare: Kommunstyrelsen Aktivitet Handlingstyp Verifiering Förvaring Medium/ format 11. Laga kraft, forts. Bevara/gallra Leverans till kommunens e arkiv Anmärkning Granskningsutlåtande Numrerade granskningsyttranden Se anmärkning Se anmärkning Närarkiv/ Lex Närarkiv/ Lex Utredningar Se anmärkning Närarkiv/ Lex Planscher - Närarkiv/ Lex 57 Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Bevaras 15 år Verifierad i ett tidigare skede. Bevaras 15 år Bilaga till granskningsutlåtande. Verifierad i ett tidigare skede. Bevaras 15 år Verifieras när den upprättats. Bevaras 15 år

Grundkarta - Närarkiv/ Lex Lagakraftsbevis Ja Närarkiv/ Lex Analogt/ Digitalt Analogt/ Digitalt Meddelande om laga kraft Fastighetsförteckning - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år skickas till sakägare Lex Digitalt Meddelande om - Närarkiv/ Analogt/ Bevaras 15 år laga kraft Lex Digitalt Annonsering sker i ortstidningar Annonser - - - Se anmärkning - Bevaras av annan myndighet (KB) 12. Arkivering Gallring av vissa handlingstyper ska ske före leverans till kommunens e-arkiv.. Bevaras Bevaras 15 år 15 år 58

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-12-19 Diarienummer KS/2017:705 Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsens kärnverksamheter Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner den gallring av allmänna handlingar som beskrivs i dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsens kärnverksamheter. Motsvarande hantering i kommunstyrelsens nuvarande dokumenthanteringsplan upphör därmed att gälla. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har tidigare antagit ett direktiv om att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner samt att dessa ska vara anpassade efter processbaserad informationsredovisning. Respektive förvaltning ansvarar för att ta fram dokumenthanteringsplaner för den egna kärnverksamheten vilket kommunledningskontoret i denna del har gjort. Strukturen utgår från SKL:s (Sveriges kommuner och landsting) klassificeringsstruktur, Klassa, som ger exempel på vilka processer som kan förekomma inom kommunala verksamheter. I denna dokumenthanteringsplan är klassificeringen strukturerad efter processer som förekommer inom kommunstyrelsens kärnverksamheter. Planen som nu presenteras ska betraktas som ett utvecklingsunderlag, där detta material utgör ett första steg. Arbetet kommer att gå vidare för att ytterligare precisera de processbaserade aktiviteterna och hanteringen av den information som produceras vad avser bland annat lagringsplats. Utvecklingsarbetet hänger också samman med arbetet med informationsförvaltning och dokumenthantering för hela kommunen. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsens stödprocesser beskrivs separat och lämnas för godkännande när den är färdig. Planavdelningens processer 7.1.2.1 7.1.2.3 rörande förstudie, planprogram, detaljplan samt områdesbestämmelser integreras i denna plan då inrättningen av ett samhällsbyggnadskontor hamnar i kommunstyrelsens organisation. Ytterligare processer från planavdelningen kommer införlivas i denna plan när de är färdiga. Beslutsunderlag Kommunledningskontoret Michael de Salazar Arkivarie 0300-83 41 74 michael.de-salazar@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 41 74 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Tjänsteskrivelse, 2017-12-19 Dokumenthanteringsplan för kärnverksamheter i kommunstyrelsen, 2017-12-05 Michael de Salazar Arkivarie Katarina Eiderbrant Specialist administration Samordnare direktiv Tillgängliga handlingar

2017-12-13 Dokumenthanteringsplan för stödprocesser i Kungsbacka kommun 1

Innehållsförteckning Inledning... Ordförklaringar... Verksamhetsbeskrivning... Sökingångar... Förvaring av allmänna handlingar... Gallring... Hur gallrar man?... Dokumenthanteringsplan för kommunledningskontoret... 1. Ledning av kommunal myndighet se Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun... 2. Ge verksamhetsstöd... 2.1 Informationsförvaltning... 2.1.1 Processgrupp: Hantera allmänna handlingar... 2.1.1.1 Hantera post och diarium... 2.1.1.2 Redovisa och hantera arkiv... 2.2 Systemförvaltning och arkitektur... 2.2.1 Processgrupp: Hantera systemförvaltning... 2.2.1.1 Administrera systemförvaltning... 2.3 HR... 2.3.1 Processgrupp: Bedriva personalverksamhet... 2.3.1.1 Hantera samverkan och förhandling med fackliga organisationer... 2.3.1.2 Genomföra rekrytering... 2

2.3.1.3 Under pågående anställning... 2.3.1.4 Hantera bemanning... 2.3.1.5 Hantera rehabiliteringsärenden... 2.3.1.6 Hantera disciplinärenden... 2.3.1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete... 2.3.1.8 Förändra och avsluta anställning... 2.3.1.9 Övrigt... 2.4 Lön... 2.4.1 Processgrupp: Administrera lön... 2.4.1.1 Hantera styrdokument och riktlinjer löneverksamhet... 2.4.1.2 Beräkna och betala ut lön... 2.4.1.3 Upphörande av anställning... 2.4.1.5 Äldre handlingar... 2.4.1.6 Övrigt... 2.5 Ekonomi... 2.5.1 Processgrupp: Administrera ekonomi... 2.5.1.1 Hantera verifikationer... 2.5.1.2 Hantera grund- och huvudbok... 2.5.1.3 Hantera bokslut och årsredovisning... 2.5.1.4 Hantera försystem... 2.5.1.5 Hantera eftersystem... 2.5.1.6 Hantera stödjande delar utanför verifieringskedjan... 3

2.6 Informationshantering... 2.6.1 Processgrupp: Administrera kommunikationsverksamhet... 2.6.1.1 Hantera policyer och riktlinjer kommunikationsverksamhet... 2.6.2 Processgrupp: Förvalta kommunens webbplats... 2.6.2.1 Hantera webbplats... 2.6.3 Processgrupp: Framställa informationsmaterial... 2.6.3.1 Hantera informationsmaterial... 2.6.4 Processgrupp: Kommunicera via sociala medier... 2.6.4.1 Hantera sociala medier... 4

Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i förvaltningen och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering, vilket format handlingar har och huruvida de ska bevaras eller gallras. Här finns också instruktioner för leveranser till kommunarkivet. Tanken är att den ska vara ett verktyg för de som hanterar informationen i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av myndighetens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan behöver kontinuerligt revideras. För frågor eller synpunkter kontaktas arkivarie Michael de Salazar på tfn 0300-83 4174 eller michael.de-salazar@kungsbacka.se. Ordförklaringar Handlingstyp: Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepade gånger. Allmän handling: Är en handling som bl. a förvaras, inkommit till eller upprättats hos en myndighet. Allmänna handlingar kan vara offentliga om de inte innehåller några sekretessbelagda (konfidentiella) uppgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Aktivitet: En aktivitet kan vara en eller flera händelser eller transaktioner inom en process som avsätter handlingar. Bevara: Innebär att handlingen bevaras för all framtid. Till kommunarkivet t.ex. 10 år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid. Gallra: Innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallringen bör ske under kontroll genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Gallring efter t.ex. 2 år innebär att handlingen kan gallras tidigast 2 kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarig själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Diarieföring: Diarieföring är registrering av allmänna handlingar. 5

Sökingångar Dokumenthanteringsplan, diarium och arkivförteckningar är sökingångar till förvaltningens allmänna handlingar. På webbplatsen www.kungsbacka.se finns ett antal kallelser och protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utskotten och samtliga nämnder i Kungsbacka kommun publicerade. För fler upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, sökmöjligheter samt tillträde till kommunarkivet kontaktas arkivet på tfn 0300-83 4174 samt e-post kommunarkivet@kungsbacka.se. För information om diariet kontaktas registrator för kommunstyrelsen på tfn 0300-83 4319 eller kommun@kungsbacka.se. Förvaring av allmänna handlingar Arkivlagen säger att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det är Riksarkivets krav på arkivlokaler (RA-FS 1997:3) som ska gälla. Det innebär bl. a att arkivlokalen ska stå emot brand i två timmar, inga vattenbärande rör får finnas i lokalen och låset ska vara i minst skyddsklass 2. Om nya arkivlokaler ska uppföras bör kommunarkivet kontaktas. Finns det mindre mängder handlingar kan man förvara dessa i dokumentskåp, men de ska då klara samma krav som arkivlokaler (t ex en brandklassning enligt EI 120). Efter offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), kap. 5, 1 behöver inte handlingar av ringa eller tillfällig betydelse registreras och kan gallras vid inaktualitet. Detta gäller oavsett medium och inkluderar även information i intranät och på extern webbplats. Med hänsyn till insynsintresset och värdet av att upprätthålla en god offentlighetsstruktur bör gallring av denna typ av handlingar ske tidigast efter en vecka. Exempel på handlingar av ringa eller tillfällig betydelse: Handlingar som överförts till annan form utan informationsförlust, kopior på handlingar som i original förvaras på annat håll och arbetskopior. Inkommande rutinbetonade frågor och utgående svar på dessa. Meddelanden av tillfällig betydelse t.ex. missiv och mötesplanering. Kursinbjudningar och kursprogram. Allmän information och handlingar som inkommit/upprättats för kännedom som inte föranleder någon åtgärd från myndighetens sida, om den i övrigt är av ringa betydelse. Allmän information som inte berör kommunens verksamhet. Felsända handlingar som vidarebefordras till rätt mottagare. 6

Jul- och nyårshälsningar samt tackbrev och dylikt. Reklam och reklamliknande information. Skrivelser med obegripligt eller meningslöst innehåll som kommer in från enskilda. Gallring Gallring innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Vid osäkerhet på vad som gäller för en viss handlingstyp kontaktas förvaltningens arkivansvarige. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär dock inte att handlingar kan gallras när tiden löpt ut. Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid förvaltningens dokumenthanteringsplan som reglerar gallringen. Om en handlingstyp inte finns med i planen ska det bevaras till dess att ett gallringsbeslut fattats. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling, som enligt dokumenthanteringsplanen skulle ha varit gallrad men av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att information som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller strimlas i dokumentförstörare. Finns ingen sådan kan det även slängas i behållare för sekretesshandlingar. Som arkivansvarig ska man: Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. 7

Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering. Tillse att dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan och arkivförteckningsplan. Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. Som arkivredogörare ska man: Ha kunskap om regler och rutiner som rör den egna nämndens eller bolagets hantering av allmänna handlingar. Vårda nämndens/bolagets handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar. Upprätta arkivförteckning över nämndens/bolagets handlingar som ska bevaras. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv. Verkställa beslutad gallring och utfärda gallringsbevis. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet enligt kommunarkivets anvisningar. Samråda med nämndens arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar. 8

KUNGSBACKA KOMMUN Myndighet/arkivbildare: Kommunstyrelsen Antagandedatum: 2018-xx-xx 1. Ledning av kommunal myndighet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdag: 2018-xx-xx För styrande processer, se Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun. 2. Ge verksamhetsstöd 2.1 Verksamhetsområde: Informationsförvaltning 2.1.1 Processgrupp: Hantera allmänna handlingar För ytterligare hantering av allmänna handlingar, se process 1.4.1 i Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun. 2.1.1.1 Hantera post och diarium Beskrivning Registrator tar hand om den post som ska diarieföras och fördelar övrig post till respektive handläggare. Registrator bedömer också om handlingen omfattas av sekretess. Vid förekomst av sekretess ska det anges i diariet tillsammans med lagrumshänvisning. För att post inte ska bli liggande vid en medarbetares frånvaro bör alla anställda skriva på en fullmakt som tillåter registratorn att öppna personadresserad post och e-post. 9

Förvaltningen använder ärendehanteringsprogrammet Lex. En stor del av handlingarna registreras i diariet men kan även vara ordnade eller registrerade på annat sätt. Syftet med registrering är att det på ett enkelt sätt ska gå att finna förvaltningens handlingar. Det är nödvändigt för att en god offentlighet ska kunna upprätthållas för rättssäkerheten och forskningens behov. Vid registrering av allmänna handlingar ska följande uppgifter alltid vara med: Datum då handlingen kom in eller upprättades. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått. Från vem handlingen har kommit in eller till vem den har skickats. En kort beskrivning av handlingen. Aktivitet Handlingstyp Medgivande för postöppning Sortering/ Registrering Kronologisk Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Pärm hos registrator/ Hos ansvarig postöppnare Papper Gallras vid anställningens upphörande Överföring till kommunarkiv Anmärkning Korrespondens av betydelse Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Korrespondens såsom e- post, SMS, MMS m.m. av betydelse och som tillför sakuppgifter bevaras. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Digitalt/ Papper Gallras vid inaktualitet Korrespondens av rutinmässig och ringa karaktär kan efter informationsvärdering gallras vid inaktualitet. Diarieförda handlingar Löpnummerordning Diarium Digitalt/ Papper Bevaras Skrivs ut som aktomslag. 10

Postlistor 2.1.1.2 Redovisa och hantera arkiv Beskrivning Kronologiskt efter diarienummer/ Datumordning G:mapp Digitalt Gallras vid inaktualitet I Kungsbacka kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och förvaltningsmässigt ingår kommunarkivet i kommunledningskontorets verksamhet. Kommunarkivets uppdrag är att efter arkivlagen (1990:782) 3 se till att kommunens arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att det tillgodoser: Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen Forskningens behov Vidare ska arkivvården upprätthållas efter 6 för att: Organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas Upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat samt en arkivförteckning Skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar Verkställa föreskriven gallring i arkivet Därtill bör dokumenthanteringsplaner upprätthållas som utförligt beskriver bl. a vilka handlingar myndigheten har, hur de sorteras, förvaras samt om det bevaras eller gallras. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning 11

Arkivförteckningar Kronologisk Pärm i centralarkiv/ Visual Arkiv Papper/ Digitalt Se anm. Arkivförteckningar uppdateras successivt i förteckningsprogrammet Visual Arkiv. Utskrivna förteckningar läggs till pärm i centralarkiv. Arkivbeskrivningar Visual Arkiv/ Pärm i centralarkiv* Digitalt Papper Bevaras Vid större förändringar bevaras pappersexemplar av äldre versioner. Uppdateras vid större förändringar. *För tillfället finns några äldre arkivbeskrivningar samlade i en pärm men målet är att samla ihop förvaltningarnas sådana för att se till att de är uppdaterade. Dokumenthanterings- Diarieförs Diarium/ Digitalt Bevaras Diarieförs i Lex, läggs planer Intranät/ ut på intranätet Insidan. Webbplats Gallringsbeslut Löpnummer Diarium Digitalt Bevaras Gallringsbevis Kronologisk Pärm i centralarkiv Papper Bevaras Fr.o.m. 2018. 12

Reversal/kvitto på Alfabetisk Pärm i centralarkiv Papper Bevaras Kopia på exemplar till överlämnade handlingar avlämnare. till kommunarkiv Reversal/kvitto på Alfabetisk Pärm i centralarkiv Papper Bevaras T.ex. handlingar som överlämnade handlingar överlämnas till annat från kommunarkiv arkiv eller museum. Leveransliggare Datumordning Visual Arkiv Digitalt Bevaras Fr.om. 2018. Kvitto över lån av handlingar anställda Rapport från arkivinspektion/tillsyn Kronologisk Pärm hos arkivarie Papper Gallras vid inaktualitet* Diarieförs Diarium Digitalt Anställds kvitto på utlånade handlingar från arkiv. *Gallras vid återlämnande. 2.2 Verksamhetsområde: Systemförvaltning och arkitektur 2.2.1 Processgrupp: Hantera systemförvaltning 2.2.1.1 Administrera systemförvaltning 13

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Förvaltningsplan Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Överenskommelse, SLA Beslut, av betydelse Mötesanteckningar Korrespondens Diarieförs Diarium Digitalt Gallras vid inaktualitet Häri även tilläggsavtal. Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras T.ex. beslut om att avbryta projekt, beslut om utökning av licenser m.m. Digitalt/ Se anm. Gallras vid inaktualitet. Papper Bevaras enbart om det är av betydelse och Digitalt/ Papper Se anm. tillför sakuppgifter. Korrespondens såsom e-post m.m. av betydelse och som tillför sakuppgifter bevaras. Uppföljningsrapport Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Korrespondens av rutinmässig och ringa karaktär kan efter informationsvärdering gallras vid inaktualitet. Underlag, systemdokumentation Underlag, teknisk dokumentation Diarieförs Diarium Digitalt Gallras vid inaktualitet Diarieförs Diarium/ Digitalt Gallras vid DriftWiki inaktualitet 14

Underlag, ändringsloggar Diarieförs Diarium Digitalt Gallras vid inaktualitet 2.3 Verksamhetsområde: HR 2.3.1 Processgrupp: Bedriva personalverksamhet 2.3.1.1 Hantera samverkan och förhandling med fackliga organisationer Aktivitet Handlingstyp Förhandlingsprotokoll MBL Sortering/ Registrering Personnummer/ Kronologisk Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Personakt*/ Hos HR-specialist Papper/ Digitalt Bevaras Överföring till kommunarkiv Anmärkning T.ex. rörande individ- och kollektivavtalsärenden samt tvisteförhandlingar. *Individärenden förvaras i personakt, övriga i pärm. Förhandlingsprotokoll som resulterar i kollektivavtal Kronologisk Hos förhandlingschef/ G: Protokoll, Kronologisk Respektive förvaltnings överläggningar central-/ närarkiv förvaltningsnivå Avstämningsprotokoll Kronologisk Respektive förvaltnings närarkiv Förbundsvisa förhandlingar/ Kronologisk Hos förhandlingschef/ överläggningar: G: Papper/ Digitalt Papper Papper Papper/ Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 15

- Kollektivavtal kopplat till HÖK - Handlingsplan för lönekartläggning Lokala kollektivavtal Kronologisk Hos förhandlingschef/ G: Facklig tid, rapporter och Hos ansvarig chef/ sammanställningar G: 2.3.1.2 Genomföra rekrytering Beskrivning Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Gallras efter 2 år Rekryteringen börjar med att en arbetsanalys och kravprofil görs. Innan det görs en extern rekrytering ses det över om det finns eventuella omplaceringar och personer med företrädesrätt. Rekryteraren hjälper arbetsgivaren att hålla koll på omplaceringsskyldigheten och vad som gäller vid företrädesrätt. Vid extern rekrytering syns annonseringen på intranätet Insidan, webbplatserna kungsbacka.se, platsbanken/arbetsförmedlingen, Linkedin och Indeed. Vid intern rekrytering visas annonsen endast på Insidan. Genom rekryteringssystemet Varbi kan ett första urval göras och när det är klart inleds processen med intervjuer och slutligen referenstagning. Den rekryterande chefen är den som erbjuder tjänsten hos sin förvaltning vilket sker genom ett personligt samtal med kandidaten. I samband med överenskommelsen om anställning ska chefen komma överens med sin nya medarbetare om lön. Då förhåller man sig till kommunens centrala beslutade lönestruktur för de olika befattningar som finns och rekryteringscenter är ett stöd för chefen i detta uppdrag. Överenskommelsen om anställning ska formaliseras i ett skriftligt anställningsavtal som tas fram av chefen och som skrivs under av båda parter. Efter det är rekryteringsprocessen att betrakta som avslutad. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning 16

Fastställa Kravprofil, chef och G: Digitalt Gallras vid tjänstens specialist inaktualitet profil Rekrytera Platsannons Kronologisk Varbi rekryteringssystem Digitalt Gallras efter 2 år* *Gallras efter 2 år pga möjligheten att kunna överklaga enligt 23 i lagen om förbud mot diskriminering (2003:307). Ansökningshandlingar, Personnummer/ Personakt/ Papper/ Bevaras T.ex. betyg, intyg på erhållen tjänst Kronologisk Varbi Digitalt behörighetsgivande rekryteringssystem utbildning m.m. Ansökningshandlingar, Kronologisk Varbi Digitalt Gallras efter ej erhållen tjänst rekryteringssystem 2 år* T.ex. betyg, intyg på behörighetsgivande utbildning m.m. Sökandeförteckning Kronologisk Varbi rekryteringssystem Spontanansökningar Kronologisk Varbi rekryteringssystem Digitalt Digitalt Gallras efter 2 år Gallras vid inaktualitet *Gallras efter 2 år pga möjligheten att kunna överklaga enligt 23 i lagen om förbud mot diskriminering (2003:307). *Gallras efter 2 år pga möjligheten att kunna överklaga enligt 23 i lagen om förbud mot diskriminering (2003:307). Genomföra Testresultat Cubiks, Gallras efter kandidat extern leverantör 2 år processen 17

Erbjudande om tjänst Utdrag ur belastningsregistret Säkerhetsprövning, erhållen tjänst Personnummer Personakt Papper Bevaras Personakt Papper Bevaras T.ex. samtycke till och framställan om registerkontroll, särskild personutredning och sammanställning/sändlista Säpo. Förvaras i slutet kuvert som endast får öppnas av behörig. Säkerhetsprövning, ej erhållen tjänst Se anm. Kan förekomma sekretess. T.ex. samtycke till och framställan om registerkontroll, särskild personutredning och sammanställning/sändlista Säpo. Gallras omgående efter besked om att tjänst ej erhållits. Kan förekomma sekretess. Anställa Anställningsavtal Personnummer Personakt/ Papper/ Bevaras Gamla anställningsavtal kandidat G: Digitalt förvaras enbart i personakt, medan nya anställningsavtal förvaras 18

Anhörigblankett Personnummer Personec/ Hos rekryterande chef Digitalt/ Papper Gallras vid inaktualitet både i personakt och G:mapp. Sekretessblankett Personnummer Personakt Papper Bevaras Introduktionsutbildning för nyanställda G: Digitalt Gallras vid inaktualitet 2.3.1.3 Under pågående anställning Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Personalakt Personnummer Närarkiv* Papper Bevaras 2 år efter avslutad anställning Personalsamtal mellan chef/medarbetare Kursinbjudningar Utbildningsbevis/ kompetensbevis Kronologisk Kronologisk Hos ansvarig chef/ G: Hos HR-specialist/ Hos ansvarig utbildare/ G: Hos respektive medarbetare/ Winlas Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Gallras vid anställningen s upphörande Gallras vid inaktualitet Bevaras Anmärkning *Närarkiv, lokaler 339, 340, 348. Kan förekomma sekretess. T.ex. utvecklings-, avstämnings- och bedömningssamtal. Häri även anmälningslistor och närvarolistor. 19

Ledighetsansökningar: - fackligt uppdrag - offentligt uppdrag Kronologisk Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år Närarkiv nr 348. Minnesanteckningar: - arbetsmöten - arbetsplatsträffar (APT) Kronologisk G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Semesterlistor G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Anmälan, sjukfrånvaro Personec Digitalt Gallras efter 2 år Bisyssla, anmälan Personnummer Personakt Papper Bevaras Bisyssla, beslut Personnummer Personakt Papper Bevaras Häri även underlag till beslut. Drogtester, mätningar och resultat Personnummer Personakt Papper Se anm. Gallras efter 2 år under förutsättning att notering om resultatet förts in i personalakten, annars ska test- eller provsvaret bevaras. 2.3.1.4 Hantera bemanning Beskrivning Bemanningscenter ansvarar för att förmedla vikarier till Serviceförvaltningens lokalvårds- och måltidsverksamhet, Individ & Familjeomsorgs personlig assistans och boende med särskild service samt förskola tillhörande Förskola & Grundskola. 20

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Protokoll/avstämningsmöten, Bemanningscenter Kronologisk G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Statistik G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Överenskommelser, anställning Personnummer Personakt/ Personec/ Medvind Papper/ Digitalt Gallras efter 7 år Blankett, Lex Sara och Personnummer Personakt Papper Bevaras anmälningsplikt Handlingar rörande bemanningsplanering 2.3.1.5 Hantera rehabiliteringsärenden Beskrivning Medvind Digitalt Gallras efter 2 år Överföring till kommunarkiv Anmärkning T.ex. rörande behov, beställning, timvikarier. Syftet med Kungsbacka kommuns rehabiliteringsprocess är att fastställa medarbetarens arbetsförmåga och möjliggöra återgång i arbete. Kommunen har som arbetsgivare ansvar för att medarbetare som drabbas av skada eller sjukdom får del av de rehabiliteringsåtgärder som behövs för att den skall återfå sin arbetsförmåga. För att klara framtida personalförsörjning är det viktigt att få tillbaka så många som möjligt av de medarbetare som är frånvarande på grund av sjukdom eller skada. Medarbetaren har möjlighet, men har också skyldighet att vara aktiv i sin rehabiliteringsprocess. Arbetsplatser som ger förutsättningar för en god hälsa och ett gott arbetsklimat är av avgörande betydelse för en bra verksamhet. När någon drabbas av sjukdom och sjukskrivning är ett aktivt förhållningssätt och en ständig dialog med medarbetaren av stor betydelse för att medarbetaren skall komma tillbaka till sitt arbete. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning 21

Rehabiliteringsplaner Personnummer Adato/ Personakt Läkarintyg Personnummer Adato/ Personakt Mötesanteckningar, Personnummer Adato/ rehabiliteringsmöten Personakt Handlingsplaner för t.ex. återgång i arbete Personnummer Adato/ Personakt Arbetsförmågebedömning Personnummer Adato/ Personakt Rehabiliteringskartläggning Personnummer Adato/ Personakt Förstadagsintyg (signerad Personnummer Adato/ överenskommelse) Personakt Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras T.ex. vid rehabiliteringsavslut eller alkohol- och drogrelaterade ärenden. Vårdintyg Personnummer Adato/ Digitalt/ Bevaras Personakt Papper Beslut från Försäkringskassan rörande sjukpenning Personnummer Personakt Papper Bevaras T.ex. i samband med sjukfrånvaro, indragen sjukpenning, kontrakt om att betala tillbaka om AT får nytt sjukpenningsbeslut från Försäkringskassan, beviljande av förebyggande sjukpenning, undantag från karensdag vid kronisk sjukdom etc. 22

Överenskommelser, arbetsgivare-arbetstagare Personnummer Adato/ Personakt Digitalt/ Papper Bevaras T.ex. i samband med behandling i alkoholoch drogärenden. 2.3.1.6 Hantera disciplinärenden Beskrivning En medarbetare som i sitt arbete har gjort sig skyldig till fel eller försummelse kan tilldelas en disciplinpåföljd i form av en skriftlig varning. Innan arbetsgivaren delar ut den skriftliga varningen ska man ge berörd arbetstagare tillfälle att yttra sig och den lokala fackliga organisationen ska underrättas om den tilltänkta åtgärden. Den fackliga organisationen har rätt till överläggning i frågan och ska påkalla överläggning senast inom sju kalenderdagar efter det att de har mottagit underrättelsen. När den skriftliga varningen delas ut ska det ske på ett sådant sätt att det inte kan uppstå någon tvekan till varför medarbetaren har fått den. Aktivitet Handlingstyp Skriftlig varning/ erinran Sortering/ Registrering Personnummer Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Personakt/ G: Papper/ Digitalt Bevaras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Medvetandegörande samtal, protokoll/minnesanteckningar Personnummer Personakt Papper Bevaras 2.3.1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Beskrivning Ett fungerande arbetsmiljöarbete är avgörande för att främja god hälsa och förebygga orsaker till ohälsa på jobbet. Arbetsmiljön omfattar både den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön, och grunden för att arbetsmiljöarbetet ska bli en del i den dagliga verksamheten är att det finns en systematik, och detta kallas ofta SAM, som innebär systematiskt arbetsmiljöarbete. 23

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Handlingsplan, systematisk arbetsmiljö Hos respektive chef/ Stratsys Tillbudsrapporter Kronologisk Hos respektive chef/ G: Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Bevaras Överförin g till kommunarkiv Anmärkning Anmälningar, arbetsskador, olycksfall, ohälsa och allvarligare tillbud, kopia Kronologisk Hos respektive chef/ G: Papper/ Digitalt Bevaras Arbetsskadeanmälan skickas till AFA försäkring. Kopior fr.o.m. 2013 finns i G: och kan gallras vid inaktualitet. Utredning av olycksfall, ohälsa och tillbud Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Arbetsmiljömätningar, buller, ljus, psykosociala aspekter Kronologisk Hos respektive chef/ Stratsys Digitalt Bevaras Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Kronologisk Närarkiv Papper Bevaras Övriga anmälningar, kopior på anmälan, original till Försäkringskassan. Resultat och handlingsplaner, arbetsmiljö Kronologisk Hos respektive chef/ Stratsys Digitalt Bevaras 24

Arbetsmiljörond, checklistor Kronologisk Anmälan mobbning/kränkande särbehandling Minnesanteckningar/mötesanteckningar, personalärenden Diarieförs Hos respektive chef/ Närarkiv Diarium/ Hos respektive chef Digitalt/ Papper Digitalt Gallras vid inaktualitet Bevaras Kronologisk G: Digitalt Gallras vid inaktualitet Polisanmälan, kopia Kronologisk Hos respektive chef/ Närarkiv Beställningar av Kronologisk Hos respektive chef/ företagshälsovård G: T.ex. ärenden som HR deltar i rörande kränkande särbehandling, mobbning, konflikter. Papper Bevaras Kan förekomma sekretess. Digitalt Gallras vid Görs i e-handel. inaktualitet Samtycke, sekretesslättnad i samverkan med vårdgivare Kronologisk Hos respektive chef/ Stratsys Digitalt Bevaras Medarbetarenkät, resultat Kronologisk Hos respektive chef/ Närarkiv Handlingsplaner medarbetarenkät Kronologisk Hos respektive chef/ Närarkiv Papper Bevaras Sammanställning bevaras, underlag gallras vid inaktualitet. Papper Bevaras Inspektioner, Arbetsmiljöverket Kronologisk Hos respektive chef/ Närarkiv Papper Bevaras Riskbedömning Kronologisk Hos respektive chef/ Stratsys Digitalt Bevaras Diskrimineringsdokumentation Kronologisk Hos respektive chef/ Närarkiv Papper Bevaras 25

Handlingar rörande jämställdhet och jämlikhet Kronologisk Hos respektive chef/ Närarkiv Papper Bevaras T.ex. jämställdhetsplan. 2.3.1.8 Förändra och avsluta anställning Beskrivning Det kan finnas många anledningar till att en anställning upphör och såväl medarbetare som arbetsgivare kan ta initiativ till det. Den vanligaste anledningen till att en anställning upphör är att medarbetaren har sökt och fått ett annat arbete eller att medarbetaren går i pension. Om anställningen upphör på arbetsgivarens initiativ kan det bero på uppsägning av arbetsbrist eller uppsägning av personliga skäl. När en medarbetare blir uppsagd på grund av arbetsbrist eller då en tidsbegränsad anställning upphör har personen företrädesrätt till återanställning. Personen har då företrädesrätt till återanställning på lediga arbeten under nio månader inom den förvaltning där man tidigare varit anställd. En förutsättning för att detta ska gälla är att den anställde aktivt begär det. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Omplaceringshandlingar Personnummer Personakt Papper Bevaras T.ex. anställningserbjudande, genomförda omplaceringsutredningar. CV för omplacerad anställd, kopplat till uppsägning av personliga skäl Personnummer Personakt Papper Bevaras Underrättelse/varsel om anställnings upphörande Uppsägnings- och avskedshandlingar Personnummer Personakt Papper Bevaras Personnummer Personakt Papper Bevaras T.ex. uppsägning pga egen begäran, arbetsbrist eller övertalighet. 26

Överenskommelse, upphörande av anställning LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Erbjudande om förlängd anställning och anställning pga konvertering* LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut LAS, varselbrev av tidsbegränsad anställning LAS-företräde, tidsbegränsad anställning Personnummer Personakt Papper Bevaras Med eller utan avgångsvederlag. Personnummer Personakt Papper Bevaras Personnummer Personakt Papper Bevaras *T.ex. erbjudande om förlängd tidsbegränsad anställning eller annan tillsvidareanställning. Hos HR administratör för LAS och Winlas Hos HR administratör för LAS och Winlas Winlas/ G: Digitalt Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras vid inaktualitet Tidsbegränsade anställningar. Blankett för företrädesrätt Erbjudande om anställning, företrädesrätt Personnummer Pärm hos HR administratör för LAS och Winlas Personakt/ G: Papper Papper/ Digitalt Gallras efter 2 år Bevaras Avstå rätten till tillsvidareanställning vid konvertering Personnummer Personakt/ G: Papper/ Digitalt Bevaras Avslutningssamtal Hos respektive enhetschef Gallras vid inaktualitet 27

Exitenkät Hos respektive enhetschef Se anm. Arbetsgivarintyg G: Digitalt Gallras efter 2 år Tjänstgöringsintyg Personnummer Personakt Papper Bevaras Svar och underlag gallras vid inaktualitet. Leder enkäten till en sammanställning av betydelse för verksamheten bevaras den. 2.3.1.9 Övrigt Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Statistik SKL G: Digitalt Gallras efter 2 år Överföring till kommunarkiv Anmärkning 2.4 Verksamhetsområde: Lön 2.4.1 Processgrupp: Administrera lön 2.4.1.1 Hantera styrdokument och riktlinjer löneverksamhet Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Processbeskrivning för hantering av personalförsäkringar Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Intranät Digitalt Se anm. Levande dokument i den bemärkelse att den revideras. 28

2.4.1.2 Beräkna och betala ut lön Beskrivning Medarbetare som är anställd för en sammanhängande tid av minst tre månader med minst 40 procent i sysselsättningsgrad erhåller månadslön. Månadslönen är den fasta kontanta lönen för kalendermånad som medarbetaren och arbetsgivaren kommer överens om. Eventuellt fast lönetillägg, som utges för kalendermånad, anses normalt också som fast kontant lön. Medarbetare, som anställs för kortare tid än tre månader och/eller med lägre sysselsättningsgrad än 40 procent, erhåller timlön som fastställs efter överenskommelse. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Hantera underlag Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Arbetstidsschema Personnummer Artvise Digitalt Gallras efter 2 år Timrapporter Personnummer Lönekonsult/ Papper Gallras efter Närarkiv* 2 år Överföring till kommunarkiv Anmärkning Via ärendehanteringssystemet. *Närarkiv nr 348 Månadsrapporter Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år *Närarkiv nr 349 Arvoden för valförrättare, uppdragstagare, förtroendevalda, god man Ersättningar för månadsanställd personal* Personnummer Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år Personnummer Innevarande år i respektive förvaltnings närarkiv, sedan centralarkivet Papper Gallras efter 7 år När innevarande år löpt ut. *Närarkiv nr 348 *T.o.m. 2017-09-30 förvaras hos lönecenter. Fr.o.m. 2017-10-01 förvaras det hos respektive förvaltning. Innevarande år i respektive förvaltnings 29

närarkiv, som sedan skickas till centralarkivet. T.ex. att ersättningar för 2017 står då i närarkivet under hela 2018 och skickas först 2019 till centralarkivet. T.ex. bilersättningar (inklusive körjournal om grund för bilersättning), reseersättningar, inrikestraktamenten, friskvårdsersättning. Utlandstraktamente Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år *Närarkiv nr 348. Ersättningar för Personnummer Lönekonsult/ Papper Gallras efter *Närarkiv nr 348. timavlönad personal Närarkiv* 7 år T.ex. ersättning för egna utlägg o friskvårdsersättning. Ledighetsansökningar: Personnummer Lönekonsult/ Papper Gallras efter Fr.o.m 2017-10-01 av den - föräldraledighet Närarkiv* 2 år anställde själv i Personec/ - studier Medvind. - tjänstledighet - semester t.o.m *Närarkiv nr 348. 2017-09-30 Tjänstledighet, lärarlyftsansökan Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år *Närarkiv nr 348. 30

Omvandling av semesterdagar Personnummer Artvise Digitalt Gallras efter 2 år Bifogad blankett via ärendehanteringssystemet. Ansökan, byte semesterdagstillägg mot ökad ledighet Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år *Närarkiv nr 348. Sjukledighet, sjukförsäkran för timavlönad personal Personnummer Artvise Digitalt Gallras efter 2 år Bifogad blankett via ärendehanteringssystemet. Bilavtal Personnummer Personakt* Papper Bevaras *Akt finns i närarkiv, lokaler 339, 340, 348. Ändringsanmälan av kodsträng/lön Personnummer Artvise Digitalt Gallras efter 2 år Bifogad blankett via ärendehanteringssystemet. Ansökan om löneväxling G: Digitalt Gallras efter 2 år Överenskommelse om löneväxling Personnummer Se anm. Papper/ Digitalt Bevaras Original hos medarbetare, digital kopia hos pensionshandläggare som förvarar kopian i G:. Beslut om högriskskydd från Försäkringskassan Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år Kopia skickas även till Max Matthiessen/annat försäkringsbolag eller bank. *Närarkiv nr 348. 31

Beslut om utmätning i lön Personnummer Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år Utifrån beslut begär lönekonsult ersättning från försäkringskassan. *Närarkiv nr 357. Skattsedlar, jämkning Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år *Närarkiv nr 348. Intresseavdrag Personnummer Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år Inkomna kvitton, t.o.m 2017-09-30 Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år *Närarkiv nr 357. T.ex. konstföreningen, kostavdrag. *Närarkiv nr 348. Bearbeta lön Justeringsrapporter, manuella utbetalningar kopia, återbetalda löneskulder Personnummer Lönekonsult/ Närarkiv* Papper Gallras efter 2 år *Närarkiv nr 348. Verkställa lön Bank-/ekonomifiler P: Digitalt Gallras efter 2 år 2.4.1.3 Upphörande av anställning Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Hantera tjänstepension Pensionsbeslut/brev Personnummer Personakt/ Externt system* Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Bevaras Överföring till kommunarkiv Anmärkning *System hos KPA. 32

Hantera dödsfall Dödsfallsintyg med släktutredning, dödsfallsanmälan G: Gallras efter 1 år Filer. Arbetsgivarintyg, anmälan om avliden arbetstagare Personnummer Personakt Bevaras Bouppteckningsintyg G: Gallras efter 1 år 2.4.1.4 Äldre handlingar Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Arbetsgivaruppgifter, underlag Underlag för arbetsgivarintyg, lista Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Närarkiv Bevaras Uppgifter mellan 1975-2000/ Grad av bevarande utreds under 2018. Närarkiv Bevaras Uppgifter t.o.m. 1999-05/ Grad av bevarande utreds under 2018. Sökregister Närarkiv Bevaras Från 1975-1999/ Grad av bevarande utreds under 2018. Summa per löneart Närarkiv Bevaras Uppgifter mellan 1976-1998/ Grad av bevarande utreds under 2018. Slutgiltig sammanställning av taxeringsuppgift Närarkiv Bevaras Uppgifter tom 1999-05/ Grad av bevarande utreds under 2018. 33

2.4.1.5 Övrigt Lönelistor Närarkiv Bevaras Grad av bevarande utreds under 2018. Matrikeluppgifter Närarkiv Bevaras Grad av bevarande utreds under 2018. Matrikelkort läraruppgifter Närarkiv Bevaras Uppgifter tom 1999-05/ Grad av bevarande utreds under 2018. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Friskvård, kvitton Hos enhetschef Gallras efter 10 år Kvitton, utlägg Hos enhetschef Gallras efter 11 år Redovisning av preliminärskatt och arbetsgivaravgift Handläggare/ Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år Bokföringsorder och avstämningslistor Handläggare/ Närarkiv* Papper Gallras efter 7 år Kontrolluppgifter P: Digitalt Gallras efter 7 år Rättning av Handläggare/ Papper Gallras efter kontrolluppgifter Närarkiv* 7 år Överföring till kommunarkiv Anmärkning *Närarkiv nr 357 *Närarkiv nr 357 *Närarkiv nr 357 2.5 Verksamhetsområde: Ekonomi 34

2.5.1 Processgrupp: Administrera ekonomi Beskrivning Följande processer avser räkenskapsmaterial på KLK Ekonomi. Motsvarande principer för bevarande av räkenskapsmaterial gäller även för övriga förvaltningar som har motsvarande processer/material. Verifieringskedjan utgörs i ekonomiprocessernas av: Verifikationer Grund- och huvudbok Bokslut och Årsredovisning Till och från verifieringskedjan finns det i ekonomiprocesserna försystem/sidoordnad bokföring, eftersystem/sidoordnad bokföring samt stödjande delar som även dessa beskrivs i dokumenthanteringsplanen. 2.5.1.1 Hantera verifikationer Beskrivning Verifikationer utgör grunddokumentet i bokföringen. Den innehåller de uppgifter som behövs för förståelse av händelsen. Om verifikationen inte innehåller all relevant information, utan t.ex. hänvisar till ett underlag utgör också själva underlaget verifikation. Varje verifikationsserie ska sparas och förvaras i verifikationsnummerordning. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Avskrivningar, kundfakturor Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Årsvis Närarkiv* Papper Gallras efter 10 år 35 Överföring till kommunarkiv Anmärkning *Attesterat avskrivnings-underlag arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Avskrivning utförs i Raindance och Future. Fordran skrivs av i

Betalningsföreläggande, betalda Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter 10 år bokföringen och underlag mailas till Intrum för efterbevakning. Betalning registreras i Inkassodirekt. Bokföringsorder, underlag Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter 10 år Bokföringsorder Årsvis Ekonomisystem/ Digitalt Gallras efter Microweb 10 år Attesterat underlag registreras i ekonomisystemet. Bokföringsordern registreras i ekonomisystemet, skickas sedan till attestant för attest och blir definitiv vid attestering. Arkiveras 3 år i ekonomisystemet och 7 år i Microweb. Kassaverifikationer Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter Kassaverifikationerna registreras i 10 år ekonomisystemet med vertypen EKBANK. Debiterade inkassoavgifter Årsvis G:/ Microweb Digitalt Gallras efter 10 år Obetalda Inkassoavgifter från Inkasso Direkt debiteras på kundfaktura i Raindance. Underlaget sparas genom skanning på: G:\KLK\Ekonomi\3 Finans\Kundteamet\Kundfordring ar Raindance\Lägga på listor. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. 36

Inbetalningar, Årsvis Se anm. Digitalt/ Gallras efter Inbetalning registreras dagligen i kundreskontran Papper 10 år Raindance, Future och Inkasso Direkt. Inbetalningsfiler från bankgiro och autogiro sparas på: Raindance: P:\DFiles\Bg\Old Inkasso Direkt: P:\InkassoDirekt\BGMax\ Backup Future: P:\EDP Future Filer\BGFiler\Inlästa och P:\EDP Future Filer\AGFiler\BG autogiro\inlästa. Filerna överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Bokföringsunderlagen arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Krediteringar Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter 10 år Kreditering görs efter att KLK Ekonomi erhållit ett attesterat underlag av faktura i Raindance eller Future. Det attesterade krediteringsunderlaget arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. 37

Manuella utbetalningar Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter 10 år Kundfakturaunderlag Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter 10 år Manuella utbetalningar registreras i leverantörsregistret i Raindance. Manuella kundfakturor registreras i kundreskontran i Raindance. Återredovisade leverantörsbetalningar 2.5.1.2 Hantera grund- och huvudbok Beskrivning Årsvis Microweb Digitalt Gallras efter 10 år Fil från BGC som avser utbetalda leverantörsbetalningar. Sparas elektroniskt på P:\DFiles\Bg\Kvittens_levbet\Ark iv_kvittens_levbet. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Grundboken är en kronologiskt förd lista över samtliga verifikationer (verifikationslista). Grundboken finns sedan 2005 digitalt i en databas. Huvudbok är en systematisk förd lista över samtliga transaktioner. Tidigare benämndes denna lista i Kungsbacka kommun för Årsjournal. Även huvudboken finns sedan 2005 digitalt i samma databas som grundboken. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Huvudbok Årsvis Närarkiv/ Microweb Förvaringsplats Medium Papper/ Digitalt* Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Bevaras *Pappersversion mellan 1971 2007. CD mellan 1993-2005. Digitalt mellan 2001-2005. Från och med 2006 sparas inte någon separat huvudbok utan 38

denna information finns att hämta i bokföringsdatabasen. Pappersunderlag och CD-skivor finns i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Det digitala materialet förvaras i databasen "Huvudbokstransaktioner" i Microweb. Årsjournaler, kontoklass 0/ kontoklass 3-8 Årsvis Centralarkiv Papper Bevaras Finns t.o.m 1992 i centralarkivet. Har därefter ersatts med huvudbok. Bokföringsdatabas Årsvis Microweb Digitalt Bevaras Databas som innehåller uppgifter avseende både huvudbok och grundbok. Från 2005 och framåt. 2.5.1.3 Hantera bokslut och årsredovisning Beskrivning Bokslutet utgör en sammanställning av redovisningen per bokslutsdatum. Sedan 2012 sparas bokslutmaterial i bokslutsboken. Årsredovisningen utgörs av bokslutet samt ett antal noter och en förvaltningsberättelse. I Raindance finns verifikationer från de tre senaste åren. Arkiveras kontinuerligt varje år till databasen "Verifikationer" i Microweb. 39

Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Förvaringsplats Medium Bevaras/ Överföring Anmärkning Registrering Gallras till kommunarkiv Bokslut Årsvis G:/ Microweb/ Centralarkiv Papper/ Digitalt* Bevaras *Pappersversion t.o.m. 2011, digitalt fr.o.m. 2012. Fr.o.m. 2012 samlas bokslutsmaterial som ska bevaras i bokslutsboken. Bokslut i papper arkiveras i centralarkivet. Bokslutsboken sparas digitalt på: G:\KLK\Ekonomi\1 Redovisning\Arkiv\Bokslutsbok. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Kontoplan Årsvis G:/ Microweb Digitalt Bevaras Ingår som del i bokslutsboken from 2017. Bokslutsboken sparas digitalt på: G:\KLK\Ekonomi\1 Redovisning\Arkiv\Bokslutsbok. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Bokslutsspecifikationer Årsvis G:/ Microweb Digitalt Gallras efter 10 år G:\KLK\Begränsad\Alla Ekonomi\Bokslut, delårsrapport\bokslut 2017. Arkiveras kontinuerligt varje år 40

Koncernbokslut Årsvis G:/ Närarkiv/ Centralarkiv Papper/ Digitalt* till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Bevaras *Pappersversion t.o.m. 2014, digitalt fr.o.m. 2015. Material t.o.m. 2011 finns i centralarkivet. Från 2012-2014 i KLK Ekonomis arkiv på Vägmästaren. Material från 2015 och framåt sparas elektroniskt på G:\KLK\Ekonomi\1 Redovisning\Arkiv\Koncernredov isning. Årsredovisning Diarieförs Diarium Digitalt/ Papper Bevaras 2.5.1.4 Hantera försystem Beskrivning Försystemet lämnar över en verifikation till grundbokföringen. Försystem kan vara både digitala system och manuella hanteringar. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Autogiro, medgivande/ avanmälningar från BGC Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Systematisk Se anm. Digitalt Gallras 10 år efter att avtal upphört Överföring till kommunarkiv Anmärkning Ansökning/avanmälan inkommer via Internetbanken, Autogiro Online, godkänns/åtgärdas av KLK Ekonomi. 41

Det som avses Raindance arkiveras på G:\KLK\Ekonomi\3 Finans\Kundteamet\AUTOGIRO\ Medgivanden. Det som avses Future arkiveras fr.o.m. 2018 på P:\EDP Future Filer\ARKIV\AG återredovisade medgivanden. T.o.m. 2017 arkiverades Future i papper i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Autogiro, ansökningar Systematisk Närarkiv Papper Gallras 10 år efter att avtal upphört Autogiroansökan inkommer via blankett som kunden skickar till KLK Ekonomi. Ansökan om autogiro sker hos BGC och efter godkännande registreras det på kunden. Anläggningsregister Årsvis Microweb Papper/ Digitalt Bevaras Ansökningarna arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Anläggningsregister är från och med 2008 en modul i ekonomisystemet. Dessförinnan var anläggningsregistret en fristående accessdatabas. 42

Saldon per 2007-12-31 finns i databasen "Anläggningsregister per 2007-12-31" i Microweb. Från 2008 sparas anläggningsregistret i bokslutsboken som löpande arkiveras i databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Anmälan/avanmälan, E-faktura kundreskontran G:/ Microweb Digitalt Gallras efter 10 år Anmälan/avanmälan av E-faktura inkommer via mail från indata@prod.ntmediaprint.se. Registrering/avregistrering sker på respektive kund i våra kundregister i Raindance och Future. Arkiveras digitalt på G:\KLK\Ekonomi\3 Finans\Kundteamet\E-fakturor. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Betalningspåminnelser Årsvis Raindance/ Future Digitalt Gallras efter 2 år Budgetunderlag, kommunbudget Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Avser nämndernas beslut om underlag till kommunbudget. Fastställd budget, Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Kommunfullmäktige beslutar om kommunbudget prioriterade mål, resultat- och finansieringsbudget, ekonomiska ramar för nämnderna, taxor och 43

avgifter, investeringsplan, direktiv och skattesats. Nämndbudget Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Nämndbudgeten är en plan för nämndens verksamhet, mål och ekonomi med inriktning för arbetet i förvaltningen. Förvaltningsbudget Diarieförs/ Årsvis Diarium/ Raindance Digitalt Gallras efter 2 år Förvaltningsbudgeten är en planering inom förvaltningen för nästkommande år med mål och genomförandeplaner för verksamheten samt fördelning av de ekonomiska anslagen. Garantier Kronologisk Kassaskåp i närarkiv Papper Gallras 10 år efter avslut Internbanken ansvarar för in och utlämning av garantier. Enhetschefer, Drift och underhåll på Service Fastigheter har behörighet att hämta ut dessa enligt gemensam rutin. Garantier/säkerheter arkiveras i kassaskåpet i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Innehållsförteckning i kartotek. Inkassokrav Årsvis Raindance/ P:/ Microweb Digitalt Gallras efter 10 år Raindance: P:\DFiles\Arkiv\ KR\Inkassokrav. Future: P:\EDP Future Filer\Kravfil. 44

Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Filinläsningar från Årsvis Raindance/ Digitalt Gallras efter Fakturafil läses in i Raindance verksamhetssystemen P:/ 10 år och sparas digitalt. till Raindance Microweb P:\DFiles\Arkiv\KR\Fakturafiler under respektive förvaltning. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Kundfakturor, Kronologiskt Raindance/ Digitalt Gallras efter Alla kundfakturor överförs Raindance Microweb 10 år löpande till Microweb efter 3 år. Kundfakturor, vattenoch renhållningsavgifter Årsvis Närarkiv/ P: Papper/ Digitalt* Gallras efter 10 år Elegans kundfakturajournaler t.o.m. okt 2009. Future fakturafiler fr.o.m. november 2009. Kundfakturor som finns i Future arkiveras i EDP arkiv Future. *Elegans: Papper t.o.m. 2004. Fr.o.m. 2005 t.o.m. okt 2009 CD arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Future: P:\EDP Future Filer\Fakturafil. Parkeringsböter G:/ Microweb Digitalt Gallras efter 10 år Förvaltningen Teknik skickar filer med obetalda P-böter till ekonomi 2 ggr/månad. I filen finns information om 45

Leverantörsfakturor och hyresavier Årsvis Arkivskåp* Papper Gallras efter 10 år bilens ägare; namn, personnummer och adress. Vi registrerar ärenden i Inkassodirekt och sänder ut påminnelser. Om betalning inte inkommer skickar vi ut inkassokrav och därefter vidare till kronofogden alternativt Intrum Justitia AB. Filen sparas G:\KLK\Ekonomi\3 Finans\Kundteamet\P-Böter. Överförs löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Inkomna pappersfakturor som inte kan skickas för skanning, registreras manuellt i Proceedo. *Arkiveras i arkivskåp hos SE Inköp, Borgmästaregatan 8B. Leverantörsfakturor, papper Årsvis Proceedo/ Se anm. Papper Gallras efter 10 år Inkomna pappersfakturor datumstämplas och skickas till skanningsleverantören för skanning och arkivering. De skannade fakturorna skickas till Visma Proceedo för inläsning. Papper: Hos skanningsleverantören. De skannade 46

Leverantörsfakturor, digitala Årsvis Proceedo Digitalt Gallras efter 10 år fakturorna lagras i Visma Proceedo i elektronisk format. Elektroniskt inkomna fakturor till Visma Proceedo. Utbetalningsjournaler från Raindance Årsvis Närarkiv/ P: Papper/ Digitalt* Gallras efter 10 år *Papper t.o.m. juli 2015. Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Digitalt: P:\DFiles\Arkiv\LR\ Utbet_journal. 2.5.1.5 Hantera eftersystem Beskrivning Flera eftersystem hämtar information ur bokföringsdatabaser i verifieringskedjan för att kontrollera eller redovisa i andra former. Gallring och arkivering kan ofta ske efter samma principer som gäller för verifieringskedjan. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Avstämningslistor Systematisk Se anm. Papper/ Digitalt Bevaras/ Gallras Gallras efter 2 år Överföring till kommunarkiv Anmärkning Avstämning av balanskonton och reskontror görs av respektive balanskontoansvarig. Delårsrapporter Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Hundskatteregister Centralarkiv Papper Bevaras Hundskatteregister för åren 1924 1951. 47

Revisionsrapporter Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras Handlingar rörande donationsstiftelser Systematisk Närarkiv/ G: Papper/ Digitalt* Bevaras *Stiftelsehandlingar finns i papper men även inskannade. Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren samt digitalt G:\KLK\Begränsad\ Stiftelser. Donationsstiftelser, Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter Bokförs i Visma Administration. verifikationer 10 år Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Donationsstiftelser, årsbokslut Donationsstiftelser, årsredovisning Årsvis Närarkiv Papper Bevaras Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Årsvis Närarkiv Papper Bevaras Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Skattedeklaration Årsvis Närarkiv* Papper Gallras efter 10 år Kommunens egna fastigheter och löneskatt på pensionskostnader. Deklaration görs av handläggare på KLK Samhällsbyggnadskontor. *Arkiveras i Samhällsbyggnadskontorets närarkiv i Stadshuset. Momsdeklaration med Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter Arkiveras i KLK Ekonomis tillhörande underlag 10 år närarkiv på Vägmästaren. 48

Ansökan, Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter Arkiveras i KLK Ekonomis momsersättning med 10 år närarkiv på Vägmästaren. tillhörande underlag Underlag till deklaration, jämkning moms Årsvis Närarkiv Papper Gallras 10 år efter avslutad jämkning Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Vattenvårdsförbunden, Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter Arkiveras i KLK Ekonomis verifikationer 10 år närarkiv på Vägmästaren. Överföring betalning: Årsvis Närarkiv/ Papper Gallras efter 1. Fil skapas i Inkasso Direkt för - 1. (Simlistor) Future 2 år de betalningar som även ska från Inkasso registreras i Raindance. Direkt -> Listan sparas ihop med dagens Raindance inbetalningar arkiveras i Ekonomis närarkiv på KLK. - 2. Överföring betalning från 2. Fil skapas i Raindance för de (Simlistor), betalningar som även ska Raindance -> registreras i Inkasso Direkt. Filen Inkasso Direkt hämtas upp i Inkasso Direkt. Listan sparas ihop med dagens - 3. Överföring inbetalningar arkiveras i betalning Future Ekonomis närarkiv på KLK. -> Inkasso Direkt 3. Manuell hantering i Future. Listan sparas tillsammans med dagens betalningar för Future. Internfakturor Årsvis Raindance Digitalt Gallras efter 2 år Internfakturor registreras i ekonomisystemet. 49

Internredovisning utgör inte räkenskapsinformation ut ett externredovisningsperspektiv och har därmed inte samma krav på bevarande som externa verifikationer. 2.5.1.6 Hantera stödjande delar utanför verifieringskedjan Beskrivning De stödjande delarna består av den dokumentation som skapas utanför verifieringskedjan men som är viktiga för att ekonomiprocesserna ska fungera och för att verifieringskedjan ska gå att förstå. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Attestlistor Systematisk Närarkiv Papper Gallras efter 10 år Överföring till kommunarkiv Anmärkning Enligt attestreglementet och tillämpningsanvisningarna som finns på Insidan: https://insidan.kungsbacka.se/ko mmungemensamt/ekonomi-ochstyrning-ny/regler-ochstyrdokument/attestreglemente/ Pärm med originalattester för KLK finns i Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Dokumentation, redovisningssystemet Årsvis Närarkiv/ G:/ Microweb Papper/ Digitalt Gallras efter 10 år Dokumentation av redovisningssystemet görs årligen. Beskriver 50

bokföringssystemets uppbyggnad och organisation. Gammal dokumentation (från 2005) finns på papper i KLK Ekonomis arkiv på Vägmästaren. Från och med 2016, bilaga till bokslutsboken. G:\KLK\Ekonomi\1 Redovisning\Arkiv\Systemdokum entation. Arkiveras löpande till databasen "Övriga arkivet" i Microweb. Statistik SCB Årsvis G: Digitalt Gallras efter 10 år Vi lämnar olika sorters statistik till SCB: Räkenskapssammandraget: Steg 1 och 2, Kvartalsutfall, Privata utförare, Kommunens tillgångar och skulder och Offentligt ägda företag. G:\KLK\Ekonomi\8 Statistik\SCB. VA-lån Systematisk Närarkiv Papper Gallras efter 10 år efter att lånet är slutbetalt Endast befintliga, inga nya tillkommer pga ändrad hantering okt 2014 till avbetalningsplaner. Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. 51

Lånehandlingar Kronologisk Närarkiv Papper Gallras efter 10 år Underlag för nya lån arkiveras tillsammans med kassaverifikationen. Kommunens egna lån finns även dokumenterade i KI-Finans. Avvisade leverantörsbetalningar Årsvis Närarkiv Papper Gallras efter 2 år Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Besked om avvisade leverantörsbetalningar kommer från Bankgirocentralen. Ansvarig handläggare åtgärdar utbetalningen i ekonomisystemet. Arkiveras i KLK Ekonomis närarkiv på Vägmästaren. Försäkringshandlingar Årsvis G: Digitalt Gallras 10 år efter avtalets slut Försäkringsbreven kommer från kommunens försäkringsförmedlare på Söderberg & Partners. Kommunens försäkringssamordnare har tillgång till Söderberg & Partners dokumentsystem "Optimum" där kommunens försäkringsbrev m.m. finns tillgängliga. Försäkringsbrev sparas i filen G:\KLK\Ekonomi\Försäkringar\ Försäkringsbrev. Utredning 52

pågår med var de ska sparas ytterligare. 2.6 Verksamhetsområde: Informationshantering 2.6.1 Processgrupp: Administrera kommunikationsverksamhet Beskrivning Det finns extern och intern kommunikation på Kungsbacka kommun. Den externa riktar sig till invånare, företagare, besökare, samarbetspartners och media. Kommunikationsenheten informerar om kommunens service, publicerar nyheter om det som händer i kommunen och bidrar till att invånare samt företagare kan utöva sina demokratiska rättigheter. Den interna kommunikationen sker mellan enskilda medarbetare, medarbetare och chefer, mellan och inom olika enheter förvaltningar samt mellan politiker och tjänstepersoner. 2.6.1.1 Hantera policyer och riktlinjer kommunikationsverksamhet Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Leda styra organisera Policydokument, fastställt genom politiskt beslut Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Diarieförs Diarium Digitalt Bevaras T.ex. kommunikationspolicy. Publiceras även på webbplatsen och intranät. Riktlinjer, övriga Ämnesvis Intranät/ G: Digitalt Se anm T.ex. grafiska riktlinjer, redaktionella riktlinjer för intranät och sociala medier. Revideras fortlöpande. 53

2.6.2 Processgrupp: Förvalta kommunens webbplats 2.6.2.1 Hantera webbplats Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Dokumentera webbplats Webbplats Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Extern server/ G: Överföring till kommunarkiv Anmärkning Digitalt Bevaras Gäller Kungsbacka.se och frukostkubben.se. Webbplatserna sparas ner årligen, kopior bevaras i G:. Tidigare versioner av innehållet sparas i publiceringssystemet. 2.6.3 Processgrupp: Framställa informationsmaterial 2.6.3.1 Hantera informationsmaterial Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Nå ut internt och externt Nyheter, kommunens intranät och webbplats Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras Överföring till kommunarkiv Anmärkning Server Digitalt Se anm. Nyheter som aviseras och läggs upp i kommunens intranät eller webbplats. Gallras manuellt vid behov (rutin ska fastställas). 54

Pressmeddelanden Kronologisk Extern server Digitalt Gallras vid Pressmeddelanden inaktualitet distribueras i regel via MyNewsdesk. Informationsmaterial, Nyhetsbrev Kronologisk Extern server Digitalt Bevaras Nyhetsbrev distribueras som e-post via Apsis. Informationsmaterial, Kronologisk G: Papper/ Gallras vid Annonsering i t.ex. Hallands Annonser Digitalt inaktualitet Nyheter, Facebook och LinkedIn. Informationsmaterial, egenproducerade trycksaker G: Papper/ Digitalt Bevaras Trycksaker med ursprung i den egna verksamheten som t.ex. informationsblad, broschyrer, publikationer. Även tredjepartsprodukter som Nyinflyttad och Framtidsvalet. Arkivexemplar till kommunarkiv vid nyproduktion, årsvis. Digital information gallras vid inaktualitet. Hantera bilder Bildbank Extern server Digitalt Se anm. Bilddatabaser gemensam för samtliga förvaltningar. Innehåller köpta och egenproducerade bilder. 55 Bilder som speglar verksamheten bevaras men

bilder som rör intern information och dylikt kan gallras vid inaktualitet. Fotosamlingar, ickestrukturerat bildmaterial Digitalt/ Papper Gallras vid inaktualitet Digitala bilder, papperskopior, CD-skivor m.m. som rör intern information etc. 2.6.4 Processgrupp: Kommunicera via sociala medier 2.6.4.1 Hantera sociala medier Beskrivning Sociala medier är en kommunikationskanal som kommunen använder som ett interaktivt verktyg. Sociala medier ger möjlighet att i dialog och samtal öka närheten till kommunens målgrupper. Aktivitet Handlingstyp Sortering/ Registrering Använda sociala medier å kommunens vägnar Sociala medier Se anm. Extern webb/ Server Förvaringsplats Medium Bevaras/ Gallras 56 Digitalt Gallras vid inaktualitet Överföring till kommunarkiv Anmärkning T.ex. kommunens inlägg på Facebook, Instagram och LinkedIn. All information som hanteras på sociala medier av person i kommunens namn eller av kommunanställd är att betrakta som allmän handling. Dock klassas sådan information vanligtvis som

ringa eller av tillfällig karaktär. I särskilda fall där information föranleder åtgärder från kommunens sida ska den överföras till annan databärare och diarieföras i vanlig ordning. En särskild rutin är satt för att registrera förslag och synpunkter som inkommer via Instagram (Excel-lista med inkomna förslag). 57

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-12-19 Diarienummer KS/2017:706 Dokumenthanteringsplan för kommunens stödprocesser Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner den gallring av allmänna handlingar som beskrivs i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen för stödprocesser. Motsvarande hantering i kommunstyrelsens nuvarande dokumenthanteringsplan upphör därmed att gälla. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har tidigare antagit ett direktiv om att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner samt att dessa ska vara anpassade efter processbaserad informationsredovisning. Respektive förvaltning ansvarar för att ta fram dokumenthanteringsplaner för den egna kärnverksamheten. I denna del har kommunledningskontoret kartlagt de kommungemensamma stödjande verksamheterna. De stödprocesser som hanteras delvis inom förvaltningen för service, delvis inom kommunledningskontoret har samlats i kommunstyrelsens plan för stödprocesser. Anledningen är att få sammanhållet beskrivna processer. Detta gäller processerna för personal och ekonomi. Serviceförvaltningens kommungemensamma stödprocesser är tänkt att integreras i denna dokumenthanteringsplan vid ett senare tillfälle så alla stödprocesser finns samlade i en plan. Detta gäller exempelvis processerna för lokalvård, måltider, fastighet. Strukturen utgår från SKL:s (Sveriges kommuner och landsting) klassificeringsstruktur, Klassa, som ger exempel på vilka processer som kan förekomma inom kommunala verksamheter. I denna dokumenthanteringsplan är klassificeringen strukturerad efter processer som förekommer inom de stödjande verksamheterna. Planen som nu presenteras ska betraktas som ett utvecklingsunderlag, där detta material utgör ett första steg. Arbetet kommer att gå vidare för att ytterligare precisera de processbaserade aktiviteterna och hanteringen av den information som produceras vad avser bland annat lagringsplats. Utvecklingsarbetet hänger också samman med arbetet med informationsförvaltning och dokumenthantering för hela kommunen. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsens kärnverksamheter beskrivs separat och lämnas för godkännande i ett särskilt underlag. Kommunledningskontoret Michael de Salazar Arkivarie /0300-83 41 74/ michael.de-salazar@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 41 74 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-12-19 Dokumenthanteringsplan för stödprocesser i Kungsbacka kommun, 2017-12-12 Michael de Salazar Arkivarie Katarina Eiderbrant Specialist administration Samordnare direktiv Tillgängliga handlingar

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-17 Diarienummer KS/2017:364 Förslag till ändring av reglemente för Kommunstyrelsen Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar reglemente för Kommunstyrelsen, daterat 2017-11-17. Sammanfattning Det finns ett behov av justering av Kommunstyrelsens reglemente. Ändringar är utifrån verksamhetsförändringar, ny kommunallag, språkligt och formellt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-17 Förslag till ändrat reglemente för Kommunstyrelsen 2017-11-17 Förslag till ändrat reglemente för Kommunstyrelsen 2017-11-17 med markeringar Beslutet skickas till KS, KLK Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens reglemente behöver förändras i vissa delar (se dokumentet med ändringsmarkeringar): Första stycket Meningen Styrelsen ansvarar också för uppgifter som inte lagts på annan nämnd. är flyttad från annat avsnitt. Andra stycket Orden leda, samordna och följa en språklig sammanställning från andra stycken i dokumentet. Innebörden är densamma som tidigare. Tredje stycket Struket framgår av andra stycket. Kommunledningskontoret Katarina Eiderbrant 0300-83 40 16 katarina.eiderbrant@kungsbacka.se 1 (4) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) Fjärde stycket Tillägg utifrån Kommunfullmäktiges beslut 2015-11-10 160 om ny organisation för Kommunstyrelsen (inrättande av kommunledningskontor) Styrelsen ska ha fokus på Utveckling av kommungemensamma frågor Strategisk styrning Strategiskt stöd Uppsikt över andra nämnder och bolag Femte stycket Struket - framgår av andra stycket. Sjunde stycket Struket framgår av första stycket. 10:e stycket Meningen Styrelsen är pensionsmyndighet vad avser de förtroendevalda politikernas pensionsavtal. är direkt hämtad från Kommunfullmäktiges beslut 2015 om inrättandet av arvodesberedning och fördelning av ansvar till Kommunstyrelsen. 11:e stycket Struket ny text nedan. 12:e stycket Ny text som anger ansvaret för integrationsverksamheten: Kommunstyrelsen leder, beslutar och samordnar en sammanhållen etablerings- och integrationsverksamhet för nyanlända invandrare och ensamkommande barn utifrån av kommunfullmäktige fastställda etablerings- och integrationsmål samt kvalitetsnivå. 13:e stycket Struket - Framgår av kommunallagen och andra stycket. 14:e stycket Struket framgår av första stycket. 16:e stycket

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) Kommunstyrelsen ska till kommunfullmäktige två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt direkt från Kommunfullmäktiges arbetsordning och är ett uppdrag till Kommunstyrelsen. 19:e stycket Under rubriken Övergripande ansvar och delegering Punkt 1 - samordning av kommunens yttranden vid prövning av tillstånd för täktverksamhet enligt miljöbalken, stryks för att markera att Kommunstyrelsens ansvar i första hand är ur ett lokaliseringsperspektiv och inte från miljöbalken det senare ansvaret har Miljö- och Hälsa. Punkt 5 köpa eller sälja fastighet upp till ett maximalt belopp av 50 miljoner kr, i varje enskilt ärende, 10 miljoner kronor som avser förvärv och fem miljoner kronor som avser försäljning. I begreppen köpa och sälja ingår inlösen i plangenomförande syfte samt expropriation - anpassning av beloppen Punkt 11 - ge tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen enligt 1 lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar ersätter formuleringen i stycket nedanför. Punkt 12 - ge tillstånd att använda kommunens vapen (Kungörelse 1973:686) om registrering av kommunalt vapen. se ny formulering ovan. Punkt 16 - tolka Kungsbacka kommuns bestämmelser om ersättning till de förtroendevalda och hanterar frågeställningar om dess tillämpning - är direkt hämtad från Kommunfullmäktiges beslut 2015 om inrättandet av arvodesberedning och fördelning av ansvar till Kommunstyrelsen. 20:e stycket under rubriken Kommunstyrelsen har ansvar för följande egna verksamheter: Punkt 3 - operativt ansvar för kommunens planverksamhet. överflyttat från Byggnadsnämnden, beslut KS 2017-09-26 203. Punkt 6 - markfrågor; arrende, köp och försäljning av fastigheter, markförvaltning, företräda kommunen i lantmäterifrågor och i plan- och byggfrågor samt ärenden som är jämförliga med dessa har saknats tidigare.

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) Punkt 7 - kommunstyrelsen svarar för det strategiska och fortlöpande arbetet inom naturvården samt den tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd, samt för kommunens åtagande inom sjökalkning och fiskevårdsfrågor. Kommunstyrelsen svarar också för kommunens engagemang i regional och lokal miljöövervakning överflyttat från Miljö- och Hälsoskydd, KS 2017-11-17 203. Punkt 8 - företräda kommunen i kollektivtrafikfrågor och övergripande samordningsansvar för kommunens färdtjänst skolskjuts och andra anropsstyrda transporter ansvaret ligger hos FG. -------------- Utifrån dessa samtliga förslag till ändringar har ett nytt reglemente tagits fram av kommunledningskontoret, daterat 2017-11-17. Det kan finnas behov av ytterligare förändringar och i så fall kommer ärendet att läggas fram för Kommunfullmäktige på nytt längre fram. Katarina Eiderbrant Specialist administration

Reglemente Sida 1/6 Reglemente för Kommunstyrelsen Utöver det som föreskrivs i kommunallagen och i Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun gäller bestämmelserna i detta reglemente. Styrelsen ansvarar också för uppgifter som inte lagts på annan nämnd. VERKSAMHETSOMRÅDE Styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för att leda, samordna och följa kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska ha fokus på Utveckling av kommungemensamma frågor Strategisk styrning Strategiskt stöd Uppsikt över andra nämnder och bolag Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls som ger effekter på helheten. Styrelsen har ansvar för kommunövergripande informationssystem. Styrelsen leder arbetet med att ta fram kommungemensamma styrdokument om inte någon annan nämnd har utsetts till ansvarig. Styrelsen är pensionsmyndighet vad avser de förtroendevalda politikernas pensionsavtal.

Reglemente Sida 2/6 Kommunstyrelsen leder, beslutar och samordnar en sammanhållen etablerings- och integrationsverksamhet för nyanlända invandrare och ensamkommande barn utifrån av kommunfullmäktige fastställda etablerings- och integrationsmål samt kvalitetsnivå. Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden till annan nämnd. Kommunstyrelsen ska till kommunfullmäktige två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. PERSONAL Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, innefattande följande uppgifter: - genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - förhandla för kommunen enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller 11 14 och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden - avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - besluta i pensionsfrågor för kommunens anställda och förtroendevalda - besluta om stridsåtgärd - lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter

Reglemente Sida 3/6 - besluta i ärenden rörande anställning och fastställande av anställningsvillkor för kommundirektör och förvaltningschefer. EKONOMI Styrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa de föreskrifter kommunfullmäktige har bestämt. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Styrelsen ska i enlighet med fullmäktiges särskilda föreskrifter förvalta medel som avsatts till pensionsförpliktelser. Styrelsen beslutar om upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt. Styrelsen får omfördela medel som anslagits till nämnder inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer. ÖVERGRIPANDE ANSVAR OCH DELEGERING Styrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: - samordning av kommunens yttranden vid prövning av tillstånd för täktverksamhet - för en tid av högst tjugofem (25) år utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet och/eller byggnad som tillhör kommunen - ingå servitutsavtal

Reglemente Sida 4/6 - upplåtelse av tomträtt inom av fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt - köpa eller sälja fastighet upp till ett maximalt belopp av 50 miljoner kronor, i varje enskilt ärende. I begreppen köpa och sälja ingår inlösen i plangenomförande syfte samt expropriation - fastställa försäljningspris vid försäljning av kommunal industrimark och tomtmark - handlägga ärenden angående gatukostnad och gatukostnadsersättning enligt plan- och bygglagen - fastställa ersättningen för samt träffa avtal om parkeringsavlösen - godkänna förslag till VA-avtal - ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet med mera som inte avser utövande av förköpsrätt vid aktieöverlåtelse - ge tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen enligt 1 lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar - beslut om förbud mot eldning utomhus (Förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor, 2 kap 7 ) - utser ledamot till hemvärnsråd enligt hemvärnsförordningen (1997:146). - avge yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460) - tolka Kungsbacka kommuns bestämmelser om ersättning till de förtroendevalda och hanterar frågeställningar om dess tillämpning - styrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på fullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Styrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet.

Reglemente Sida 5/6 Kommunstyrelsen har ansvar för följande egna verksamheter; - översiktlig fysisk planering (inklusive planprogram och större lokaliseringar) - planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900) 5 kap 2-5 med undantag av när förutsättningar enligt PBL 5 kap 18 är uppfyllda - operativt ansvar för kommunens planverksamhet - exploatering och plangenomförande - näringslivsfrågor - markfrågor; arrende, köp och försäljning av fastigheter, markförvaltning, företräda kommunen i lantmäterifrågor och i plan- och byggfrågor samt ärenden som är jämförliga med dessa - kommunstyrelsen svarar för det strategiska och fortlöpande arbetet inom naturvården samt den tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd, samt för kommunens åtagande inom sjökalkning och fiskevårdsfrågor. Kommunstyrelsen svarar också för kommunens engagemang i regional och lokal miljöövervakning - företräda kommunen i kollektivtrafikfrågor och övergripande samordningsansvar för kommunens färdtjänst och andra anropsstyrda transporter - övergripande infrastruktur - kommunens anslagstavla - samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats - såsom innehavare av anläggning ansvara för planering och kontroll av säkerhet mot person- och sakskada på grund av el

Reglemente Sida 6/6 KOMMUNALRÅD Av kommunfullmäktige utsedda kommunalråd ska ägna sin tid åt uppdrag för kommunen och är ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunalråd ska vara tillgängliga för allmänheten och för kommunens förtroendevalda och arbetstagare. Kommunalrådens arbetsuppgifter och ansvarsfördelning fastställs i särskilt beslut inför varje ny mandatperiod Det åligger kommunstyrelsens ordförande att med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intresse och ta initiativ i dessa frågor samt att vid höjd beredskap fatta nämndövergripande beslut. Beslutad av: Kommunfullmäktige 111 2015-09-08, reviderad 186 2015 12-08 Förslag: 2017-11-17 Ansvarig förvaltning: Kommunstyrelsens förvaltning Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se

Reglemente Reglemente för Kommunstyrelsen Förslag till nytt reglemente med markerade ändringar. Kommentarer finns i tjänsteskrivelsen. Sida 1/8 1 Utöver det som föreskrivs i kommunallagen och i Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun gäller bestämmelserna i detta reglemente. Styrelsen ansvarar också för uppgifter som inte lagts på annan nämnd. VERKSAMHETSOMRÅDE 2 3 4 5 6 Styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för att leda, samordna och följa kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte är förbehållna annan nämnd. Styrelsen ska ha fokus på Utveckling av kommungemensamma frågor Strategisk styrning Strategiskt stöd Uppsikt över andra nämnder och bolag Styrelsen ansvarar för beslut om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls som ger effekter på helheten.

Reglemente Sida 2/8 7 Styrelsen har ansvar för kommunövergripande frågor av framförallt strategisk art, om uppgiften enligt beslut inte lagts på annan nämnd. 8 Styrelsen har ansvar för kommunövergripande informationssystem. 9 Styrelsen leder arbetet med att ta fram kommungemensamma styrdokument om inte någon annan nämnd har utsetts till ansvarig. 10 Styrelsen är pensionsmyndighet vad avser de förtroendevalda politikernas pensionsavtal. 11 Styrelsen ansvarar för att samordna, utveckla och driva arbetet med flyktingmottagande, mottagande av nyanlända och ensamkommande barn och ungdomar samt tillhandahålla boenden för ensamkommande flyktingbarn. 12 Kommunstyrelsen leder, beslutar och samordnar en sammanhållen etablerings- och integrationsverksamhet för nyanlända invandrare och ensamkommande barn utifrån av kommunfullmäktige fastställda etablerings- och integrationsmål samt kvalitetsnivå. 13 Styrelsen ska ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. 14 Styrelsen ansvarar för uppgifter som framgår av kommunallagen (1991:900) KL, annan lagstiftning och uppgifter i detta reglemente samt sådana uppgifter som inte lagts på någon annan nämnd. 15 Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden till annan nämnd. 16 Kommunstyrelsen ska till kommunfullmäktige två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt.

Reglemente Sida 3/8 17 PERSONAL Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, innefattande följande uppgifter: - genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - förhandla för kommunen enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller 11 14 och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden - avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - besluta i pensionsfrågor för kommunens anställda och förtroendevalda - besluta om stridsåtgärd - lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter - besluta i ärenden rörande anställning och fastställande av anställningsvillkor för kommundirektör och förvaltningschefer. EKONOMI 18 Styrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa de föreskrifter kommunfullmäktige har bestämt. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid

Reglemente Sida 4/8 samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Styrelsen ska i enlighet med fullmäktiges särskilda föreskrifter förvalta medel som avsatts till pensionsförpliktelser. Styrelsen beslutar om upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt. Styrelsen får omfördela medel som anslagits till nämnder inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer. ÖVERGRIPANDE ANSVAR OCH DELEGERING 19 Styrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: P1 - samordning av kommunens yttranden vid prövning av tillstånd för täktverksamhet enligt miljöbalken P2 P3 P4 P5 P6 - för en tid av högst tjugofem (25) år utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet och/eller byggnad som tillhör kommunen - ingå servitutsavtal - upplåtelse av tomträtt inom av fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt - köpa eller sälja fastighet upp till ett maximalt belopp av 50 miljoner kronor, i varje enskilt ärende. 10 miljoner kronor som avser förvärv och fem miljoner kronor som avser försäljning. I begreppen köpa och sälja ingår inlösen i plangenomförande syfte samt expropriation - fastställa försäljningspris vid försäljning av kommunal industrimark och tomtmark

Reglemente Sida 5/8 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 - handlägga ärenden angående gatukostnad och gatukostnadsersättning enligt plan- och bygglagen - fastställa ersättningen för samt träffa avtal om parkeringsavlösen - godkänna förslag till VA-avtal - ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet med mera som inte avser utövande av förköpsrätt vid aktieöverlåtelse - ge tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen enligt 1 lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar - ge tillstånd att använda kommunens vapen (Kungörelse (1973:686) om registrering av kommunalt vapen) - beslut om förbud mot eldning utomhus (Förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor, 2 kap 7 ) - utser ledamot till hemvärnsråd enligt hemvärnsförordningen (1997:146). - avge yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460) - tolka Kungsbacka kommuns bestämmelser om ersättning till de förtroendevalda och hanterar frågeställningar om dess tillämpning - styrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på fullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Styrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet. 20 P1 Kommunstyrelsen har ansvar för följande egna verksamheter; - översiktlig fysisk planering (inklusive planprogram och större lokaliseringar)

Reglemente Sida 6/8 P2 P3 P4 4 P5 P6 P7 - planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900) 5 kap 2-5 med undantag av när förutsättningar enligt PBL 5 kap 18 är uppfyllda - operativt ansvar för kommunens planverksamhet - exploatering och plangenomförande - näringslivsfrågor - markfrågor; arrende, köp och försäljning av fastigheter, markförvaltning, företräda kommunen i lantmäterifrågor och i plan- och byggfrågor samt ärenden som är jämförliga med dessa - kommunstyrelsen svarar för det strategiska och fortlöpande arbetet inom naturvården samt den tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd, samt för kommunens åtagande inom sjökalkning och fiskevårdsfrågor. KS svarar också för kommunens engagemang i regional och lokal miljöövervakning P8 P9 P10 P11 P12 - företräda kommunen i kollektivtrafikfrågor och övergripande samordningsansvar för kommunens färdtjänst skolskjuts och andra anropsstyrda transporter - övergripande infrastruktur - kommunens anslagstavla - samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats - såsom innehavare av anläggning ansvara för planering och kontroll av säkerhet mot person- och sakskada på grund av el KOMMUNALRÅD

Reglemente Sida 7/8 Av kommunfullmäktige utsedda kommunalråd ska ägna sin tid åt uppdrag för kommunen och är ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunalråd ska vara tillgängliga för allmänheten och för kommunens förtroendevalda och arbetstagare. Kommunalrådens arbetsuppgifter och ansvarsfördelning fastställs i särskilt beslut inför varje ny mandatperiod Det åligger kommunstyrelsens ordförande att med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intresse och ta initiativ i dessa frågor samt att vid höjd beredskap fatta nämndövergripande beslut.

Reglemente Sida 8/8 Beslutad av: Kommunfullmäktige 111 2015-09-08, reviderad 186 2015 12-08 Förslag: 2017-11-17 Ansvarig förvaltning: Kommunstyrelsens förvaltning Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se

Reglemente Sida 1/6 Reglemente för Kommunstyrelsen Utöver det som föreskrivs i kommunallagen och i Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun gäller bestämmelserna i detta reglemente. VERKSAMHETSOMRÅDE Styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte är förbehållna annan nämnd. Styrelsen ansvarar för beslut om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls som ger effekter på helheten. Styrelsen har ansvar för kommunövergripande frågor av framförallt strategisk art, om uppgiften enligt beslut inte lagts på annan nämnd. Styrelsen har ansvar för kommunövergripande informationssystem. Styrelsen leder arbetet med att ta fram kommungemensamma styrdokument om inte någon annan nämnd har utsetts till ansvarig. Styrelsen ansvarar för att samordna, utveckla och driva arbetet med flyktingmottagande, mottagande av nyanlända och ensamkommande barn

Reglemente Sida 2/6 och ungdomar samt tillhandahålla boenden för ensamkommande flyktingbarn. Styrelsen ska ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. Styrelsen ansvarar för uppgifter som framgår av kommunallagen (1991:900) KL, annan lagstiftning och uppgifter i detta reglemente samt sådana uppgifter som inte lagts på någon annan nämnd. Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden till annan nämnd. PERSONAL Kommunstyrelsen skall ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, innefattande följande uppgifter: - genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - förhandla för kommunen enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller 11 14 och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden - avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - besluta i pensionsfrågor för kommunens anställda och förtroendevalda

Reglemente Sida 3/6 - besluta om stridsåtgärd - lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter - besluta i ärenden rörande anställning och fastställande av anställningsvillkor för kommundirektör och förvaltningschefer. EKONOMI Styrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa de föreskrifter kommunfullmäktige har bestämt. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Styrelsen ska i enlighet med fullmäktiges särskilda föreskrifter förvalta medel som avsatts till pensionsförpliktelser. Styrelsen beslutar om upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt. Styrelsen får omfördela medel som anslagits till nämnder inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer. ÖVERGRIPANDE ANSVAR OCH DELEGERING Styrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: - samordning av kommunens yttranden vid prövning av tillstånd för täktverksamhet enligt miljöbalken

Reglemente Sida 4/6 - för en tid av högst tjugofem (25) år utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet och/eller byggnad som tillhör kommunen - ingå servitutsavtal - upplåtelse av tomträtt inom av fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt - köpa eller sälja fastighet upp till ett maximalt belopp av, i varje enskilt ärende, 10 miljoner kronor som avser förvärv och fem miljoner kronor som avser försäljning. I begreppen köpa och sälja ingår inlösen i plangenomförande syfte samt expropriation - fastställa försäljningspris vid försäljning av kommunal industrimark och tomtmark - handlägga ärenden angående gatukostnad och gatukostnadsersättning enligt plan- och bygglagen - fastställa ersättningen för samt träffa avtal om parkeringsavlösen - godkänna förslag till VA-avtal - ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet med mera som inte avser utövande av förköpsrätt vid aktieöverlåtelse - ge tillstånd att använda kommunens vapen (Kungörelse (1973:686) om registrering av kommunalt vapen) - beslut om förbud mot eldning utomhus (Förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor, 2 kap 7 ) - utser ledamot till hemvärnsråd enligt hemvärnsförordningen (1997:146). - avge yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460) Styrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på fullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Styrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet.

Reglemente Sida 5/6 Kommunstyrelsen har ansvar för följande egna verksamheter; - översiktlig fysisk planering (inklusive planprogram och större lokaliseringar) - planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900) 5 kap 2-5 med undantag av när förutsättningar enligt PBL 5 kap 18 är uppfyllda - exploatering och plangenomförande - näringslivsfrågor - markfrågor; köp och försäljning av fastigheter, markförvaltning, företräda kommunen i lantmäterifrågor och i plan- och byggfrågor samt ärenden som är jämförliga med dessa - företräda kommunen i kollektivtrafikfrågor och övergripande samordningsansvar för kommunens färdtjänst, skolskjuts och andra anropsstyrda transporter - övergripande infrastruktur - kommunens anslagstavla - samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats - såsom innehavare av anläggning ansvara för planering och kontroll av säkerhet mot person- och sakskada på grund av el KOMMUNALRÅD Av kommunfullmäktige utsedda kommunalråd skall ägna sin tid åt uppdrag för kommunen och är ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunalråd skall vara tillgängliga för allmänheten och för kommunens förtroendevalda och arbetstagare. Kommunalrådens

Reglemente Sida 6/6 arbetsuppgifter och ansvarsfördelning fastställs i särskilt beslut inför varje ny mandatperiod Det åligger kommunstyrelsens ordförande att med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intresse och ta initiativ i dessa frågor samt att vid höjd beredskap fatta nämndövergripande beslut. Beslutad av: Kommunfullmäktige 111 2015-09-08, reviderad 186 2015 12-08 Ansvarig förvaltning: Kommunstyrelsens förvaltning Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-17 Diarienummer KS/2017:567 Reglemente för miljö- och hälsoskydd - ny organisation Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar reglemente för Miljö och Hälsoskydd, 2017-11-17. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslöt 2017-09-26 203 att inrätta ett samhällsbyggnadskontor på kommunstyrelsens förvaltning. Samhällsbyggnadskontoret ska vara bestående av samhällsplanering inom kommunledningskontoret, planavdelningen från förvaltningen för Plan & Bygg samt kommunekologerna från förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. Detta innebär att vissa ansvarsområden hos nämnden för Miljö- och hälsoskydd flyttas till Kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret föreslår ändringar till följd av det beslutet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-17 Reglemente för Miljö- och hälsoskydd, förslag 2017-11-17 Reglemente för Miljö och Hälsoskydd 2015-09-08 111 Beslutet skickas till MH Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslöt 2017-09-26 203 att inrätta ett samhällsbyggnadskontor på kommunstyrelsens förvaltning. Samhällsbyggnadskontoret ska vara bestående av samhällsplanering inom kommunledningskontoret, planavdelningen från förvaltningen för Plan & Bygg samt kommunekologerna från förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. Detta innebär att vissa ansvarsområden hos nämnden för Miljö- och hälsoskydd flyttas till Kommunstyrelsen. Därför måste reglementet ändras. Kommunledningskontoret, i samarbete med förvaltningen för Miljö- och Hälsoskydd, föreslår följande ändringar: Kommunledningskontoret Katarina Eiderbrant 0300-83 40 16 katarina.eiderbrant@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Nuvarande lydelse: Nämnden skall också medverka i planering där miljö- och hälsoskyddsfrågor eller andra frågor inom nämndens ansvarsområden berörs samt utarbeta de förslag till åtgärdsprogram och åtgärdsplaner som kan krävas av kommunen och svara för provtagning som ålagts kommunen med anledning av miljökvalitetsnormer. Nämnden svarar för prövning och tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd, för kommunens engagemang i regional och lokal miljöövervakning samt för kommunens åtagande inom sjökalkning, fiskevårdområdesbildningar samt arbete med fiskvägar. Förslag att följande lydelse står kvar: Nämnden skall också medverka i planering där miljö- och hälsoskyddsfrågor eller andra frågor inom nämndens ansvarsområden berörs. Följande text tas bort då det täcks in av övriga formuleringar: Punkt 1 samt utarbeta de förslag till åtgärdsprogram och åtgärdsplaner som kan krävas av kommunen och svara för provtagning som ålagts kommunen med anledning av miljökvalitetsnormer. Följande meningar tas bort och överförs till reglementet för kommunstyrelsen: Punkt 2 Nämnden svarar för prövning och tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd, för kommunens engagemang i regional och lokal miljöövervakning samt för kommunens åtagande inom sjökalkning, fiskevårdområdesbildningar samt arbete med fiskvägar. Motsvarande ändringar införs i kommunstyrelsens reglemente i separat beslut. Punkt 1 och 2 avser hänvisningar till förslaget till nytt reglemente. Katarina Eiderbrant Specialist administration

Reglemente Sida 1/2 Reglemente för nämnden för Miljö & Hälsoskydd Utöver det som föreskrivs i kommunallagen och i Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun gäller bestämmelserna i detta reglemente. VERKSAMHETSOMRÅDE Punkt 1 Punkt 2 Nämnden skall svara för prövning och tillsyn som ankommer på kommunen enligt lagar och förordningar som berör nämndens ansvarsområde såsom miljöbalken, livsmedelslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel m fl. Nämnden skall också medverka i planering där miljö- och hälsoskyddsfrågor eller andra frågor inom nämndens ansvarsområden berörs. samt utarbeta de förslag till åtgärdsprogram och åtgärdsplaner som kan krävas av kommunen och svara för provtagning som ålagts kommunen med anledning av miljökvalitetsnormer. Nämnden svarar för prövning och tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd, för kommunens engagemang i regional och lokal miljöövervakning samt för kommunens åtagande inom sjökalkning, fiskevårdområdesbildningar samt arbete med fiskvägar. Nämnden ansvarar för kommunens uppgifter rörande tillsynen över efterlevnaden av strandskyddet. Nämnden ansvarar för kommunens tillstånds- och tillsynsverksamhet enligt alkohollagen samt för kommunens tillsynsverksamhet vad avser

Reglemente Sida 2/2 tobaksförsäljning enligt tobakslagen och lag om elektroniska cigaretter och påfyllnadsbehållare (KF 2017-12-12 193). DELEGERING FRÅN FULLMÄKTIGE Tillsyn enligt Lag (2014:799) om sprängämnesprekursorer Beslutad av: Kommunfullmäktige 2017-12-12 193 KS/2017:305 Förslag: 2017-11-17 KS/2017:567 Ansvarig förvaltning: Miljö & hälsoskydd Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-17 Diarienummer KS/2017:648 Reglemente för Byggnadsnämnden Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar Reglemente för Byggnadsnämnden, 2017-11-17. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslöt 2017-09-26 203 att inrätta ett samhällsbyggnadskontor på kommunstyrelsens förvaltning. Samhällsbyggnadskontoret ska vara bestående av samhällsplanering inom kommunledningskontoret, planavdelningen från förvaltningen för Plan & Bygg samt kommunekologerna från förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. Detta innebär att reglementet måste ändras vad avser Byggnadsnämndens ansvarsområden och att det operativa ansvaret flyttas till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till förändring av Byggnadsnämndens reglemente. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-17 Reglemente för Byggnadsnämnden, förslag 2017-11-17 Reglemente för Byggnadsnämnden antaget 2015-09-08 111 Beslutet skickas till BN Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslöt 2017-09-26 203 att inrätta ett samhällsbyggnadskontor på kommunstyrelsens förvaltning.. Samhällsbyggnadskontoret ska vara bestående av samhällsplanering inom kommunledningskontoret, planavdelningen från förvaltningen för Plan & Bygg samt kommunekologerna från förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. Kommunledningskontoret Katarina Eiderbrant 0300-83 40 16 katarina.eiderbrant@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Organisationsförändringen innebär att det operativa ansvaret för framtagande av detaljplaner överflyttas till kommunstyrelsen. Byggnadsnämnden kommer däremot att fatta beslut på samma sätt som tidigare. Detta måste tydliggöras i reglementet varför följande förändring föreslås: Nuvarande lydelse: Byggnadsnämnden ansvarar även för kommunens detaljplaneverksamhet, samt kart- och mätningsverksamhet. Förslag till ny lydelse: Byggnadsnämnden beslutar i ärenden om kommunens detaljplaneverksamhet enligt delegering från fullmäktige i detta reglemente. Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens kart- och mätningsverksamhet. Organisationsförändringen innebär också en förändring av den ordning som varit tidigare då planavdelningen inom Byggnadsnämnden tagit fram underlag i planärenden åt kommunstyrelsen vilket också framgår av Byggnadsnämndens reglemente. I den nya organisationen kommer allt planarbete att ske inom stadsbyggnadskontoret hos kommunstyrelsen. Denna förändring innebär att Byggnadsnämndens reglemente måste ändras på följande sätt: Nuvarande lydelse: Byggnadsnämnden ska utföra arbete inom den fysiska planeringen för kommunstyrelsens räkning, Denna lydelse föreslås tas bort ur Byggnadsnämndens reglemente. Kommunledningskontoret har därför tagit fram ett förslag till förändring av reglementet för Byggnadsnämnden avseende dessa delar. Erforderliga ändringar kommer också att ses över vad gäller reglementet för kommunstyrelsen och miljö- och hälsoskydd vilket hanteras som separata ärenden. Katarina Eiderbrant Specialist administration

Reglemente Sida 1/4 Reglemente för Byggnadsnämnden Utöver det som föreskrivs i Kommunallagen och i kommunens allmänna stadga gäller bestämmelserna i detta reglemente. VERKSAMHETSOMRÅDE Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet. Nämnden ansvarar framförallt för frågor om förhandsbesked, bygglov, rivningslov och övriga beslut kopplat till dessa kategorier enligt plan- och bygglagen (2010:900), samt utövar tillsyn över byggnadsverksamheten och prövar frågor om olovligt byggande m.m. enligt 11 kap. plan- och bygglagen och de övriga lagbestämmelser som berör byggnadsverksamheten och som inte bevakas av annan nämnd. I uppdraget ingår även ansvar för frågor rörande obligatorisk ventilationskontroll (OVK), kontroll av hissar/hissanordningar samt lätta avhjälpta hinder (tillgänglighet). Byggnadsnämnden ansvarar även för kommunens detaljplaneverksamhet, samt kart- och mätningsverksamhet. Byggnadsnämnden beslutar i ärenden om kommunens detaljplaneverksamhet enligt delegering från fullmäktige i detta reglemente. Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens kart- och mätningsverksamhet.

Planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900), P BL, 5 kap 2-5 som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, Planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900), P BL, 5 kap 2-5 som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, upprättande av detaljplaneförslag i enlighet med PBL 5 kap 10-25 och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, antagande, ändring eller upphävande av detaljplan enligt PBL 5 kap 27 och 5 kap 38, som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, Reglemente Sida 2/4 När det i lag eller författning hänvisas till den nämnd eller de nämnder som avses i 1 kap. 4 och 12 kap. 1 plan- och bygglagen utför byggnadsnämnden de kommunala uppgifterna med undantag av de uppgifter som kommunstyrelsen ansvarar för enligt sitt reglemente. DELEGERING FRÅN KOMMUNFULLMÄKTIGE upprättande av detaljplaneförslag i enlighet med PBL 5 kap 10-25 och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - Planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900), PBL, 5 kap 2-5 som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - upprättande av detaljplaneförslag i enlighet med PBL 5 kap 10-25 och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - antagande, ändring eller upphävande av detaljplan enligt PBL 5 kap 27 och 5 kap 38, som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - dispens från strandskyddet enligt 7 kap. 18 b miljöbalken, - ansökan om fastighetsbestämning gällande område med detaljplan eller områdesbestämmelser eller område där fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser enligt 14 kap. 1 a fastighetsbildningslagen (1970:988), - ansökan om fastighetsreglering som behövs för att mark och vatten ska kunna användas på ett ändamålsenligt sätt för bebyggelse enligt 5 kap. 3 3 stycket fastighetsbildningslagen, - ansökan om förrättning enligt 18 anläggningslagen (1973:1149),

Reglemente Sida 3/4 - gatu- och vägnamnsberedning som även omfattar namngivning av torg, broar, områden och busshållplatser, - ajourföring av fastighetsregistrets adress- samt byggnadsdel enligt förordning (2000:38) om fastighetsregister, - kommunens skyldigheter enligt lagen (2006:378) om lägenhetsregister. Övriga uppgifter - Byggnadsnämnden ska utföra arbete inom den fysiska planeringen för kommunstyrelsens räkning, - Nämnden ska verka för en god byggnadskultur samt en god stadsoch landskapsmiljö, - Nämnden ska följa den allmänna utvecklingen inom kommunen och dess närmaste omgivning och ta de initiativ som behövs i frågor inom nämndens verksamhetsområde. - Nämnden fullgör kommunens uppgifter avseende tillståndsgivning enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor där Räddningstjänstförbundet Storgöteborg är sökande part.

Reglemente Sida 4/4 Beslutad av: Kommunfullmäktige 111, 2015-09-08, förslag 2017-11-17 Ansvarig förvaltning: Plan & Bygg Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se

Reglemente Sida 1/3 Reglemente för Byggnadsnämnden Utöver det som föreskrivs i Kommunallagen och i kommunens allmänna stadga gäller bestämmelserna i detta reglemente. VERKSAMHETSOMRÅDE Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet. Nämnden ansvarar framförallt för frågor om förhandsbesked, bygglov, rivningslov och övriga beslut kopplat till dessa kategorier enligt plan- och bygglagen (2010:900), samt utövar tillsyn över byggnadsverksamheten och prövar frågor om olovligt byggande m.m. enligt 11 kap. plan- och bygglagen och de övriga lagbestämmelser som berör byggnadsverksamheten och som inte bevakas av annan nämnd. I uppdraget ingår även ansvar för frågor rörande obligatorisk ventilationskontroll (OVK), kontroll av hissar/hissanordningar samt lätta avhjälpta hinder (tillgänglighet). Byggnadsnämnden beslutar i ärenden om kommunens detaljplaneverksamhet enligt delegering från fullmäktige i detta reglemente. Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens kart- och mätningsverksamhet. När det i lag eller författning hänvisas till den nämnd eller de nämnder som avses i 1 kap. 4 och 12 kap. 1 plan- och bygglagen utför

Planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900), P BL, 5 kap 2-5 som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, Planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900), P BL, 5 kap 2-5 som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, upprättande av detaljplaneförslag i enlighet med PBL 5 kap 10-25 och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, antagande, ändring eller upphävande av detaljplan enligt PBL 5 kap 27 och 5 kap 38, som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, Reglemente Sida 2/3 byggnadsnämnden de kommunala uppgifterna med undantag av de uppgifter som kommunstyrelsen ansvarar för enligt sitt reglemente. DELEGERING FRÅN KOMMUNFULLMÄKTIGE upprättande av detaljplaneförslag i enlighet med PBL 5 kap 10-25 och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - Planbesked enligt plan- och bygglagen (2010:900), PBL, 5 kap 2-5 som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - upprättande av detaljplaneförslag i enlighet med PBL 5 kap 10-25 och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - antagande, ändring eller upphävande av detaljplan enligt PBL 5 kap 27 och 5 kap 38, som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse och under förutsättning att kommunstyrelsen inte har något att erinra mot åtgärden, - dispens från strandskyddet enligt 7 kap. 18 b miljöbalken, - ansökan om fastighetsbestämning gällande område med detaljplan eller områdesbestämmelser eller område där fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser enligt 14 kap. 1 a fastighetsbildningslagen (1970:988), - ansökan om fastighetsreglering som behövs för att mark och vatten ska kunna användas på ett ändamålsenligt sätt för bebyggelse enligt 5 kap. 3 3 stycket fastighetsbildningslagen, - ansökan om förrättning enligt 18 anläggningslagen (1973:1149), - gatu- och vägnamnsberedning som även omfattar namngivning av torg, broar, områden och busshållplatser,

Reglemente Sida 3/3 - ajourföring av fastighetsregistrets adress- samt byggnadsdel enligt förordning (2000:38) om fastighetsregister, - kommunens skyldigheter enligt lagen (2006:378) om lägenhetsregister. Övriga uppgifter - Nämnden ska verka för en god byggnadskultur samt en god stadsoch landskapsmiljö, - Nämnden ska följa den allmänna utvecklingen inom kommunen och dess närmaste omgivning och ta de initiativ som behövs i frågor inom nämndens verksamhetsområde. - Nämnden fullgör kommunens uppgifter avseende tillståndsgivning enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor där Räddningstjänstförbundet Storgöteborg är sökande part. Beslutad av: Kommunfullmäktige 111, 2015-09-08,förslag 2017-11-17 Ansvarig förvaltning: Plan & Bygg Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-12-21 Diarienummer KS/2017:543 KS/2017:649 KS/2017:323 Instruktion för kommundirektören Delegeringsförteckning Viss revidering av beslut om organisation om samhällsbyggnadsverksamheten Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer instruktion daterad 2017-12-21 för kommundirektören i Kungsbacka kommun att gälla från och med 2018-02-01. Instruktionen ersätter uppdragsbeskrivning enligt kommunstyrelsens beslut 2015-05-26, 121, som upphör att gälla samma datum. Kommunstyrelsen antar delegeringsförteckning daterad 2018-01-09, att gälla från och med 2018-02 01. Delegeringsförteckningen ersätter delegeringsförteckning, KS 2015-12-15, 317, som därmed upphör att gälla. Kommunstyrelsen reviderar beslut, KS 2017-09-26, 203, på så sätt att kommunstyrelsens förvaltning ska bestå av två kontor, Kommunledningskontoret och Samhällsbyggnadskontoret, enligt tjänsteskrivelse 2017-12-21. Sammanfattning Den nya kommunallagen, SFS 2017:725, träder i kraft den 1 januari 2018, nedan NKL. De viktigaste nyheterna rör styrelsens ställning, kommunalrådens villkor, webbaserad anslagstavla, kommundirektörens och de anställdas ställning samt delegationsreglerna. Inför ikraftträdandet behöver beslut fattas om bland annat instruktion för kommundirektören, om kommunstyrelsens delegeringsförteckning samt om viss revidering av kommunstyrelsens beslut 2017-09-26 om ny organisation för samhällsbyggnadsfrågor. Enligt NKL ska rollfördelningen mellan de anställda och de förtroendevalda tydliggöras. De förtroendevalda ska även fortsättningsvis ha ansvaret för den kommunala verksamheten och dess styrning. I det ingår att kunna styra hur tjänstemannaorganisationen ska se ut och vilka uppgifter den ska ha. I det nya kapitlet om anställda slås fast att kommunstyrelsen ska utse en direktör. Direktören ska ha den ledande ställningen bland de anställda samt vara chef för den förvaltning som finns under styrelsen. Den ledande tjänstemannen ska vara en länk mellan de förtroendevalda och förvaltningen. Bestämmelsen innebär även att kommuner inte längre kan tillsätta flera högre tjänstemän som delar på uppdraget att ha det formella ansvaret för förvaltningen under styrelsen. 1 (5) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5) Kommunstyrelsens beslut 2017-09-26 innebär bland annat att en ny förvaltning skulle inrättas under kommunstyrelsen. NKL:s regler om kommundirektör innebär dock att endast en förvaltning kan finnas under kommunstyrelsen, med en kommundirektör som också är förvaltningschef. Kommunstyrelseförvaltningen måste därför organiseras i två kontor, Kommunledningskontoret och Samhällsbyggnadskontoret, som leds av var sin kontorschef. Chefen för kommunledningskontoret har även rollen som biträdande kommundirektör. Cheferna för de olika kontoren ska på kommundirektörens uppdrag och inom respektive verksamhetsområden förbereda, utföra och verkställa de delar av kommundirektörens uppdrag som ligger inom deras ansvar. En konsekvens av NKL är att kontorscheferna inte har rätt att vidaredelegera sin beslutsrätt. De beslutsbefogenheter som krävs för chefer och andra tjänstemän inom Kommunledningskontoret och inom Samhällsbyggnadskontoret ska därför lämnas direkt från kommundirektören till anställd, vilket framgår av förslag till ny delegeringsförteckning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-12-21 Instruktion för kommundirektören, 2017-12-21 Delegeringsförteckning 2018-01-09 Kommunstyrelsens delegeringsförteckning, KS 2015-12-15, 317 Kommundirektörens uppdragsbeskrivning, KS 2015-05-26, 121 Beslutet skickas till Samtliga nämnder/förvaltningar Beskrivning av ärendet Bakgrund 1 NKL innebär att rollfördelningen mellan de anställda och de förtroendevalda ska tydliggöras. De förtroendevalda ska även fortsättningsvis ha ansvaret för den kommunala verksamheten och dess styrning. I det ingår att kunna styra hur tjänstemannaorganisationen ska se ut och vilka uppgifter den ska ha. Det ska finnas en fungerande förvaltning med anställda som kan samverka med den politiska nivån. Det måste finnas en ömsesidig förståelse mellan den politiska organisationen och förvaltningen. De förtroendevalda vill få genomslag för sin politik och det bygger i sin tur på förtroende från väljarna. De anställdas roll är att ta professionell hänsyn till befintliga regelverk och övriga omständigheter när de ska bereda och verkställa de politiska besluten. De anställdas ställning regleras i ett nytt kapitel, 7 kap. Anställda. I den inledande paragrafen slås fast att kommunstyrelsen ska utse en direktör. Direktören ska ha den ledande ställningen bland de anställda samt vara chef för den förvaltning som finns under styrelsen. Utgångspunkten för bestämmelsen är att den ledande tjänstemannen ska vara en länk mellan de förtroendevalda och förvaltningen. 1 Lagstiftarens skäl för de nya bestämmelserna om kommundirektörens ställning framgår av regeringens proposition 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 191 ff

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (5) Bestämmelsen innebär även att kommuner inte längre kan tillsätta flera högre tjänstemän som delar på uppdraget att ha det formella ansvaret för förvaltningen under styrelsen. Lagstiftaren menar att det ska vara tydligt för alla, inom och utanför den kommunala förvaltningen, vem som har den ledande ställningen och de ledande uppgifterna. För att förhindra att direktören får för stor arbetsbörda kan till exempel en biträdande chef utses, beslutanderätten i vissa ärenden delegeras till andra anställda och styrelsen kan överlåta åt direktören att i sin tur besluta om vidaredelegation till en annan anställd. Det finns inga begränsningar i att utse flera chefer under direktören inom kommunstyrelseförvaltningen. Oavsett hur en kommun organiserar sig ska direktören vara chef över styrelsens förvaltning, inklusive att ansvara för att förvaltningen bedrivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Direktören har som chef för förvaltningen även ansvaret för personalen och budget m.m. inom förvaltningen. Ifråga om beslutanderätt, gränsdragning mellan delegering och verkställighet och om ett införande av självständig beslutanderätt för anställda görs inga förändringar i NKL. Lagstiftaren menar att det administrativt krävande arbetet som delegeringsbeslut innebär kan underlättas genom att en nämnd får besluta vilka beslut som ska anmälas. Nämnden ska därför besluta om i vilken utsträckning beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden. Till skillnad från tidigare måste nämnden även besluta i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av vidaredelegation ska anmälas till dem. Beslut som inte anmäls måste dock protokollföras särskilt, om beslutet får överklagas genom laglighetsprövning. Organisation av kommunstyrelseförvaltningen Kommunstyrelsens beslut 2017-09-26 innebär bland annat att en ny förvaltning skulle inrättas under kommunstyrelsen. NKL:s regler om kommundirektör innebär dock att endast en förvaltning kan finnas under kommunstyrelsen, med en förvaltningschef som är lika med kommundirektören. Det föreslås därför att kommunstyrelseförvaltningen ska organiseras i två kontor, Kommunledningskontoret och Samhällsbyggnadskontoret. Kontoren leds av var sin kontorschef. Kontorscheferna ska på kommundirektörens uppdrag och inom respektive verksamhetsområden förbereda, utföra och verkställa det som ligger under respektive chefs ansvar. En konsekvens av NKL är att kontorscheferna inte har rätt att vidaredelegera sin beslutsrätt. De beslutsbefogenheter som krävs för chefer och andra tjänstemän inom Kommunledningskontoret och inom Samhällsbyggnadskontoret ska därför lämnas direkt från kommundirektören till anställd, vilket framgår av förslag till ny delegeringsförteckning. Biträdande kommundirektören ska, utöver sina uppgifter som chef för Kommunledningskontoret, även fortsättningsvis tjänstgöra som ställföreträdande kommundirektör när kommundirektören inte är i tjänst. Kommunledningskontorets organisation behöver inte förändras med anledning av NKL. För Samhällsbyggnadskontorets del arbetas de närmare detaljerna för organisationen fram enligt kommunstyrelsens beslut 2017-09-26 och kompletteras då av det beslut som nu föreslås.

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5) Instruktion för kommundirektören 2 Kommunstyrelsen ska enligt NKL i en instruktion fastställa hur direktören ska leda förvaltningen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter. Ambitionen från lagstiftaren är att arbetet med upprättandet av instruktionen ska leda till en dialog och en diskussion om uppgiftsfördelningen mellan de förtroendevalda och direktören. NKL reglerar inte närmare hur instruktionen ska utformas. Lagstiftaren menar att det till exempel kan framgå inom vilka ramar direktören anställer personal vid sin förvaltning samt har medarbetar- och lönesamtal med dem. I en instruktion kan även framgå om direktören ska vara chef för de andra förvaltningscheferna. Annat som kan regleras i instruktionen är frågan om vem som ska hålla i interna och externa kontakter samt i vilka frågor. Kungsbacka är en av de kommuner som redan tidigare har haft en skriftlig uppdragsbeskrivning till kommundirektören, KS 2015-05-26, 121. Den instruktion som nu föreslås bygger på denna arbetsbeskrivning som har kompletterats med tydliggörande och ändringar som följer dels av NKL, dels av kommunstyrelsens beslut att skapa en sammanhållen samhällsbyggnadsverksamhet. 2 Regeringens proposition 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 196 ff

KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) Ny delegeringsförteckning för kommunstyrelsen Kommundirektören har sedan tidigare fördelat uppgifter och delegerat beslutsrätt till biträdande kommundirektören, vilket bland annat inför anställandet redogjorts för i samverkan med de fackliga organisationerna och till arbetsutskottet. Kommundirektören kommer att med stöd av den antagna instruktionen utarbeta överenskommelser med kontorscheferna att verkställa uppgifter som utgår från instruktionen. Lagstiftaren har inte reglerat förhållandet mellan instruktionen och delegeringsförteckningen, utan i förarbetena kommenterat att det förekommer att styrelsen i en delegationsordning anger i vilka ärenden som direktören har beslutanderätt. Det anses svårt att på förhand uttala sig om hur delegationsordning och instruktion förhåller sig till varandra då innehållet i instruktionen inte regleras närmare. 3 I förslaget till instruktion påpekas därför att reglering av arbetet i kommunstyrelseförvaltningen även finns i delegeringsförteckningen. Arbete med att revidera delegeringsförteckningen har redan tidigare pågått för antagande inför att NKL träder i kraft. Det föreslås att en ny delegeringsförteckning antas tillsammans med antagandet av kommundirektörens instruktion. Det föreslås slutligen att alla delegeringsbeslut ska anmälas till kommunstyrelsen. Den absoluta huvuddelen av kommunstyrelsens beslut överklagas genom laglighetsprövning och inte förvaltningsbesvär. Om dessa beslut inte behöver anmälas, så måste ändå särskilda protokoll föras. Det innebär därför inte någon administrativ lättnad att inte anmäla dessa till kommunstyrelsen. Arbete med revidering av delegeringsförteckningen kommer att fortsätta, framförallt för genomförande av omorganisationen av samhällsplaneringsfrågorna. Arbetet kan sannolikt slutföras under våren 2018. En delegeringsförteckning bör dessutom även i fortsättningen vara ett levande dokument som ofta kan ändras utifrån arbetsuppgifter, behov och snabb samhällsutveckling. Ann-Charlotte Järnström Kommundirektör 3 Regeringens proposition 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 198 f

Datum 2017-12-21 Diarienummer 2017:543 Antagen av kommunstyrelsen 2018-01-23, att gälla från och med 2018-02-01 Kommundirektörens instruktion I denna instruktion regleras kommundirektörens ansvar och befogenheter samt övriga uppgifter. Ansvar och befogenheter framgår även av kommunstyrelsens delegeringsförteckning. Kommundirektören är kommunens högsta tjänsteman och direkt underställd kommunstyrelsen. Kommundirektören ska verka för och bidra till en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän som bygger på ett ömsesidigt förtroende. Kommundirektören är förvaltningschef för kommunstyrelsens förvaltning och chef över förvaltningscheferna. Kommundirektören ansvarar för att förvaltningen bedrivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Kommundirektören har som chef för kommunstyrelsens förvaltning ansvaret för personal och budget och leder förvaltningen genom två kontor, kommunledningskontoret och samhällsbyggnadskontoret med en chef för respektive kontor. Chefen för kommunledningskontoret är tillika biträdande kommundirektör. Kommundirektören har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt enligt kommunstyrelsens delegeringsförteckning till annan anställd. Kommundirektörens roll som stöd till kommunstyrelsen Allmänt stödja kommunstyrelsen i uppgiften att leda, samordna och ha uppsiktsplikt över hela den kommunala organisationen stödja kommunstyrelsen i arbetet med visioner, strategier och mål för Kungsbackas utveckling och verksamhet vara kommunstyrelsens förlängda arm och ytterst säkra att organisationen levererar på kommunfullmäktiges visioner och mål Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

2 (4) KUNGSBACKA KOMMUN verkställa kommunstyrelsens beslut och uppdrag följa utvecklingen av den kommunala verksamheten och dess omvärld och ta initiativ till förändringar och anpassningar Företräda och marknadsföra kommunen Företräda kommunen i kontakterna med externa intressenter, organisationer och myndigheter nationellt och internationellt Marknadsföra Kungsbackas intressen externt Leda kommunens arbete och kontakter med näringslivet Ärendeberedning Följa och på tjänstemannanivå leda den kommuncentrala ärendeberedningen Ansvar för beredning av kommungemensam budget Rådgivare till kommunalråden/kommunledningen Kommundirektörens roll som arbetsgivare Kommunstyrelsens förvaltning Ansvara för rekrytering av chefer för de två kontoren inom kommunstyrelsens förvaltning efter samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut om kontorschefernas löner samt informera om dessa i kommunstyrelsens arbetsutskott Ansvarig för uppföljning av kontorschefernas arbete enligt enskild överenskommelse Stödja kontorscheferna i deras arbete och utveckling Förvaltningschefer Ansvara för rekrytering av förvaltningschefer inför beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut om förvaltningschefernas löner samt informera om dessa i kommunstyrelsens arbetsutskott

3 (4) KUNGSBACKA KOMMUN Ansvarig för uppföljning av förvaltningschefernas arbete enligt enskild överenskommelse Stödja i deras arbete och utveckling Kommundirektörens roll som ansvarig för kommunstyrelseförvaltningens ekonomi Ansvar för förvaltningsgemensam ekonomi- och budgetprocess Kommundirektörens roll som ansvarig för kommunövergripande arbete Samordning av kommunövergripande arbete Utse en ledningsgrupp (kommundirektionen) för det kommungemensamma arbetet och leda denna Samordna genomförandet av kommungemensamma projekt och utvecklingsinsatser Samordna kommunens löpande verksamhet genom att utarbeta policy och riktlinjer i kommungemensamma frågor Följa viktiga strategiska frågor och ta initiativ till samordning Följa och bevaka kommunledningens beslut på nämnder och förvaltningar Samordna översiktlig planering, detaljplanering, mark, exploatering och naturfrågor Ansvar för kommunens gemensamma strukturer, verksamhetsuppföljning och verksamhetsutveckling Ansvaret omfattar bland annat Verksamhetsmål och ekonomisystem Personalsystem, ledarförsörjning, kompetensförsörjning, lönebildning Information och kommunikation Kvalitetsarbete, verksamhetsuppföljning och verksamhetsutveckling Principer för fördelning av ansvar och befogenheter Krisberedskap

4 (4) KUNGSBACKA KOMMUN Hållbarhet Digitalisering Integration

Datum 2015-04-26 Diarienummer KS/2015:191 Kommundirektörens uppdrag, uppgifter, ansvar och befogenheter Uppdragsbeskrivning för kommundirektören i Kungsbacka kommun I denna beskrivning regleras kommundirektörens uppdrag, uppgifter, ansvar och befogenheter. (Ansvar och befogenheter beskrivs mera i detalj i kommunstyrelsens delegationsordning). Rollen Kommundirektören är kommunens högsta tjänsteman och direkt underställd kommunstyrelsen. Kommundirektören är chef över förvaltningscheferna och där ligger fokus i uppdraget. Även chef över kommunstyrelsens förvaltning och dess medarbetare, dock kan detta chefsansvar över kommunstyrelsens förvaltning delegeras till en biträdande kommundirektör. I och med att kommunen växt kraftigt och nu är en relativt stor kommun i Sverige kan arbetsuppgifter och ansvar komma att behöva delas upp. Kommundirektören ska verka för och bidra till en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän som bygger på ett ömsesidigt förtroende. Uppdraget Stödja kommunstyrelsen Stödja kommunstyrelsen i arbetet med visioner, strategier och mål för Kungsbackas utveckling och verksamhet Vara kommunstyrelsens förlängda arm och ytterst säkra att organisationen levererar på kommunfullmäktiges visioner och mål Verkställa KS beslut och uppdrag Stödja kommunstyrelsen i uppgiften att leda, samordna och ha uppsiktsplikt över hela den kommunala organisationen Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

2 (3) KUNGSBACKA KOMMUN Följa utvecklingen av den kommunala verksamheten och dess omvärld och ta initiativ till förändringar och anpassningar Företräda och marknadsföra kommunen Företräda kommunen i kontakterna med externa intressenter, organisationer och myndigheter nationellt och internationellt Marknadsföra Kungsbackas intressen externt Leda kommunens arbete och kontakter med näringslivet Ärendeberedning Följa och på tjänstemannanivå leda den kommuncentrala ärendeberedningen Rådgivare till kommunalråden/kommunledningen Samordning Samordna genomförandet av kommungemensamma projekt och utvecklingsinsatser Samordna kommunens löpande verksamhet genom att utarbeta policy och riktlinjer i kommungemensamma frågor Följa viktiga strategiska frågor och ta initiativ till samordning Följa och bevaka kommunledningens beslut på nämnder och förvaltningar Leda kommunstyrelsens förvaltnings arbete Utse en ledningsgrupp (kommundirektionen) för det kommungemensamma arbetet och leda denna Skapa bra förutsättningar och bra stöd för verksamheterna genom tydliga och gemensamma strukturer och en god verksamhetsuppföljning och verksamhetsutveckling Här innefattas verksamhetsmål ekonomisystem, personalsystem, ledarförsörjning, kompetensförsörjning, lönebildning, kvalitetsarbete, information/kommunikation/marknadsföring, systematik i verksamhetsuppföljning och verksamhetsutveckling. Gemensamma principer för fördelning och förläggning av ansvar och befogenheter i hela organisationen mm. Ledare och chef (=personalansvarig) för förvaltningscheferna. (Men inte ansvarig för verksamheterna i de olika förvaltningarna = nämndernas ansvar). Ansvar för rekrytering av förvaltningschefer (efter avstämning i KSAU) beslut i KS Beslutande om förvaltningschefernas löner (efter avstämning i KSAUs presidium)

3 (3) KUNGSBACKA KOMMUN Ansvarig för uppföljning av förvaltningschefernas arbete (enligt enskilda överenskommelser mellan kommundirektör och förvaltningschef) Stödja förvaltningscheferna i deras arbete och utveckling

Delegering av beslutanderätt Kommunstyrelsen Bestämmelser för delegering Delegeringsförteckning Förslag 2018-01-09

Innehåll 1 Allmänt om delegering 3 1.1 Vad innebär delegering?...3 1.2 Syftet med delegering...4 1.3 Verkställighet...4 1.4 Begränsningar...5 1.5 Vem har rätt att företräda kommunstyrelsen och Kungsbacka kommun?...6 2 Bestämmelser för kommunstyrelsens delegering 7 2.1 Villkor för delegat...7 2.2 Jäv...7 2.3 Förfall för delegat...7 2.4 Kommundirektörens vidaredelegering...8 2.5 Rätt att vidta åtgärder med anledning av beslut...9 2.6 Att inte utnyttja sin beslutanderätt...9 2.7 Anmälan av delegeringsbeslut...9 2.8 Efterlevnad och uppföljning...10 Förkortningar...10 3 Delegeringsförteckning 12 3.1 Allmänt...12 3.2 Ekonomi och inköp...14 3.3 Personal...16 3.4 Verksamhet...20 Laghänvisningar till kommunallagen avser lydelse från och med 1 januari 2018, SFS 2017:725.

1 Allmänt om delegering 1.1 Vad innebär delegering? Kommunallagen bygger på principen att de förtroendevalda fattar beslut kollektivt och även har ett kollektivt verksamhetsansvar. De förtroendevalda ska därmed ha det yttersta ansvaret för den kommunala förvaltningen och är de som styr förvaltningen. I kommunallagen finns bestämmelser som reglerar möjligheten till delegering av styrelsen och nämndernas beslutanderätt, KL 6 kap 37-42 och 5-8. Delegering enligt kommunallagen innebär att beslutanderätten i ett visst ärende eller i en ärendegrupp flyttas över till delegaten. Ett beslut med stöd av delegering från kommunstyrelsen likställs med ett beslut som kommunstyrelsen fattar och kan överklagas genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär. Kommunstyrelsen kan inte återkalla eller ändra ett beslut av delegat som redan är fattat. Kommunstyrelsen kan endast delegera beslutanderätt i angivna typer av beslut, kommunstyrelsen kan aldrig delegera ett ansvar eller ett verksamhetsområde. Delegering förutsätter alltid beslut i två led. Först måste fullmäktige i ett reglemente eller i ett särskilt beslut ha uppdragit till kommunstyrelsen att hantera ett visst verksamhetsområde eller besluta i vissa ärenden eller ärendegrupper. Därefter kan kommunstyrelsen om den vill besluta om delegering av denna beslutanderätt. Kommunstyrelsen lämnar delegeringsuppdrag genom särskilt beslut eller genom att fatta beslut om en delegeringsförteckning där beslutanderätten i olika ärenden överförs till delegater. Kommunstyrelsen har möjlighet att delegera beslutanderätten till kommunstyrelsens presidium (ordförande och en eller flera vice ordförande) ett utskott, en ledamot eller ersättare i kommunstyrelsen eller till en anställd. Kommunstyrelsen kan med stöd av kommunallagen 6 kap 39 delegera rätten att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att kommunstyrelsen sammanträde inte kan inväntas. Detta ska framgå av delegeringsförteckningen. Ordföranden har då rätt att fatta beslut i alla typer av

ärenden som kommunstyrelsen har rätt att fatta beslut om. Denna rätt bör dock utnyttjas med försiktighet och i väldigt särskilda fall. Kommunstyrelsen kan uppdra åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen att besluta istället, s.k. vidaredelegering (kommunallagen 6 kap 39 ). Beslut om delegering ska då ske i två steg; 1) Kommunstyrelsens beslut om delegering till förvaltningschef, 2) Förvaltningschefens beslut om delegering till tjänsteman. Förvaltningschef för kommunstyrelsens förvaltning är kommundirektören. 1.2 Syftet med delegering Syftet med delegering är att dels avlasta kommunstyrelsen rutinärenden och därmed ge möjlighet åt de förtroendevalda att ägna tid och uppmärksamhet åt ärenden av omfattande behandling och principiell karaktär. Vidare är syftet att åstadkomma en effektiv verksamhet genom kortare beslutsvägar och snabbare handläggning, vilket medför bättre service för medborgarna. Delegeringsförteckningen är också ett arbetsinstrument som reglerar en del av de anställdas befogenheter. 1.3 Verkställighet Vem som ska verkställa måste framgå av ett uppdrag, instruktion eller given position i organisationen. Den kommunala verksamheten är omfattande och komplex. De förtroendevalda har därför inte möjlighet att själva fatta alla beslut, utan i praktiken är det de anställda som fattar en stor del av de kommunala besluten. I kommunallagen finns, till skillnad från i viss speciallagstiftning, inga bestämmelser som ger de anställda någon självständig beslutanderätt. Av praxis följer dock att de har rätt att fatta sådana beslut som är av rent förberedande eller rent verkställande art. Denna typ av uppgifter ankommer automatiskt på de anställda utan att nämnderna behöver fatta någon

form av beslut. Gränsen för vad som är beslut som kan delegeras och vad som är verkställighet är ofta svår att dra. Föreligger ingen självständig beslutanderätt brukar man tala om verkställighet. I sådana ärenden saknas ofta utrymme för självständiga bedömningar och frågorna är ofta redan reglerade i lag eller avtal. Men det kan också vara frågor som verkställs och beslutas inom ramen för redan fattade beslut om mål, budget, inriktning. I dagens kommuner tenderar det att blir mer av denna typ av beslut. Det finns enligt lagstiftarens mening en intressekonflikt mellan demokrati och rättssäkerhet å ena sidan och effektivitet och professionalitet å andra sidan, när det kommer till de anställdas tjänsteutövande. Detta gäller oavsett om det handlar om verkställighet eller det delegeringsbara området där det ofta uppstår en gråzon. I det praktiska tjänsteutövandet innebär det att tjänstepersoner särskilt behöver beakta intresset för att överklaga med stöd av kommunallagen, där intressekonflikt mellan demokrati och organisationens effektivitet finns. 1.4 Begränsningar Beslut får endast fattas inom kommunstyrelsens verksamhetsområde, i ärenden där kommunstyrelsen har befogenhet att fatta beslut enligt författning eller kommunfullmäktiges beslut. Vidare får beslut bara fattas inom ram för budget och övriga tillämpliga styrdokument. Kommunstyrelsen får inte delegera beslutanderätten i följande slag av ärenden som framgår av KL 6 kap 38 : - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, det vill säga kommunstyrelsens övergripande ansvar för verksamheten - Framställningar eller yttrande till fullmäktige - Yttrande med anledning av att fullmäktiges beslut har överklagats - Yttrande med anledning av att kommunstyrelsens egna beslut har överklagats

- Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. - Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlämnats till kommunstyrelsen (detta är dock inte aktuellt i Kungsbacka eftersom fullmäktige inte beslutat om att tillämpa möjligheten till medborgarförslag). - Ärenden som enlig lag eller annan författning inte får delegeras. 1.5 Vem har rätt att företräda kommunstyrelsen och Kungsbacka kommun? I det kommungemensamma reglementet för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun framgår att avtal, yttranden och andra framställningar till extern part, som beslutas av kommunstyrelsen, ska undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne av vice ordföranden, och förvaltningschefen, om inte kommunstyrelsen bestämmer annat. Av kommunstyrelsens delegeringsbestämmelser framgår att den som har rätt att fatta beslut också har rätt att underteckna handlingar och vidta andra åtgärder som är hänförliga till beslutet. Om en åtgärd inte är delegeringsbeslut utan att betrakta som ren verkställighet, innebär det ingen rätt att vidta åtgärden om den på något sätt binder kommunen i förhållandet till utomstående. För att binda kommunen mot utomstående behöver den anställde ha behörighet, det vill säga någon form av fullmakt för att företräda kommunen. En fullmakt kan inte delegera beslutanderätt i kommunalrättslig mening utan omfattar endast verkställighetsåtgärder. Inom bolagsrätten används begreppet firmateckning för att klargöra vem som har rätt att företräda ett bolag gentemot tredje man. Begreppet firmateckning ligger helt utanför kommunalrätten. För att underlätta kontakten med vissa aktörer, till exempel banker, som kräver att kommunen ska visa upp ett dokument som visar vem får binda kommunen, har kommunstyrelsen av praktiska skäl fattat ett särskilt beslut om att vissa personer har rätt att teckna kommunens firma.

2 Bestämmelser för kommunstyrelsens delegering 2.1 Villkor för delegat Som delegat avses anställd med tillsvidareanställning. Vikarie eller annan anställd utan tillsvidareanställning och nyanställd med tillsvidareanställning erhåller rätt att fatta beslut enligt delegeringsförteckningen efter individuell bedömning och lämplig introduktion. Delegatens närmaste chef ansvarar för att delegaten inte utnyttjar sin delegeringsrätt innan chefen lämnat sitt godkännande. Delegering till annan utanför den kommunala organisationen är inte möjlig, om det inte finns stöd i lag (speciallagstiftning). Beslutsrätten gäller inom budgetansvar för respektive ansvarsområde och i enlighet med gällande regler och styrdokument. 2.2 Jäv Delegerad beslutanderätt får inte utövas när det föreligger jäv enligt kommunallagen eller förvaltningslagen. I sådana fall inträder ersättare. 2.3 Förfall för delegat I det fall en delegat har en längre tids frånvaro och ställföreträdare utses, ska ställföreträdaren ha motsvarande rätt att fatta beslut enligt delegeringsförteckningen. När en person med rätt att fatta beslut enligt delegering träder in i en annan delegats frånvaro ska detta framgå av ärendet och registreras i ärende-/verksamhetssystemet. Ersättare för kommunstyrelsens ordförande Vid förfall för ordförande inträder vice ordförande, om inte annat anges. Vid ersättare för kommundirektör Vid förfall för kommundirektören inträder den biträdande kommundirektören, om inte annat anges.

Vid förfall för övriga delegater 1) annan delegat om det finns flera angivna. Vem som tar över beslutanderätten ska framgå av ärendet och registreras i ärende-/verksamhetssystemet 2) vikarie/ställföreträdare, vilket ska framgå av ärendet och registreras i ärende /verksamhetssystemet. 3) ordinarie delegatens/vikariens/ställföreträdarens chef, vilket ska framgå av ärendet och registreras i ärende-/verksamhetssystemet. I samtliga fall finns alltid möjligheten att återlämna delegationen till den som givit delegationen. Ersättare för delegat bör inte besluta i viktiga ärenden om beslutet, utan större nackdel, kan vänta till dess att ordinarie delegat återkommit. Fördelning av beslutanderätt Om det finns flera angivna delegater för samma typ av beslut, är det den delegat som enligt ordning för fördelning av ärenden som är bestämd inom verksamheten, som fattar beslut i ärendet. När en chef är angiven som delegat avser beslutanderätten inom chefens verksamhetsområde och budget om inget annat anges. Om det finns något annat skäl, än förfall eller fördelning, kan beslutanderätten fördelas till någon annan av de angivna delegaterna. Kommunstyrelsen kan aldrig ändra eller återkalla ett beslut som är taget med stöd av delegering. Däremot kan kommunstyrelsen återta sitt beslut att delegera en viss typ av ärenden eller ett enskilt ärende innan beslutet är taget. 2.4 Kommundirektörens vidaredelegering Kommundirektören har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt enligt kommunstyrelsens delegeringsförteckning till annan anställd, om inget annat framgår av förteckningen nedan.

2.5 Rätt att vidta åtgärder med anledning av beslut En delegat har rätt att vidta vissa andra åtgärder som är kopplat till det beslut som delegaten har tagit: - Besluta att överklaga beslut och domar i ett ärende vid en överprövning - Beslut att avge yttrande till högre instans med anledning av överklagande av delegeringsbeslut samt att besluta att ansöka om inhibition (ett beslut inte får genomföras i avvaktan på prövning). - Delegat som har rätt att fatta beslut i viss typ av ärende har också rätt att underteckna handling som beslutet avser. Om arbetsutskottet har fått delegation undertecknas handling som beslutet avser av arbetsutskottets ordförande och kommundirektören. 2.6 Att inte utnyttja sin beslutanderätt Om en tjänsteman av något skäl inte vill utnyttja sin rätt att fatta beslut i ett visst ärende eller ärendet visar sig falla inom ramen för vad som är föreskrivet i kommunallagen 6 kap 38 ska tjänstemannen överlämna ärendet till - förvaltningschef om det är en beslutanderätt som är lämnad genom vidaredelegation från förvaltningschefen - till kommunstyrelsen om beslutanderätten är lämnad genom delegation direkt från kommunstyrelsen. Ett sådant överlämnande ska registreras i ärende-/verksamhetssystemet. 2.7 Anmälan av delegeringsbeslut Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen besluta i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av delegering ska anmälas till kommunstyrelsen.

Syftet med anmälan av delegeringsbeslut är att - Tiden för när överklaganden av ärenden som överklagas med kommunalbesvär bestäms genom det datum då beslutet eller det protokoll där anmälan noterats tillkännages. Det har alltså betydelse för när beslutet vinner laga kraft. - Ge kommunstyrelsen fortlöpande information om vad som händer i verksamheten och därmed ligga som grund för möjlighet till förändringar och utveckling av verksamheten. Beslut som är fattade av ordförande som brådskande enligt kommunallagen 6 kap 39, ska anmälas vid kommunstyrelsens nästa sammanträde. Kommunstyrelsen beslutar att samtliga beslut som är fattade med stöd av delegering ska anmälas till kommunstyrelsen vid nästa sammanträde om inte annat anges i förteckningen nedan. 2.8 Efterlevnad och uppföljning Kommunstyrelsen har ansvar för beslut som tas med stöd av delegering. Därför är det viktigt att kommunstyrelsen på lämpligt sätt försäkrar sig om att delegeringen efterlevs på korrekt sätt. Detta kan lämpligtvis ske genom stickprovskontroller inom ramen för kommunstyrelsens interna kontroll. Delegeringsförteckningen ska ses över årligen. Förkortningar Lagar och bestämmelser AB Allmänna bestämmelser, kollektivavtal FBL Fastighetsbildningslagen FL Förvaltningslag KL Kommunallag LAS Lag om anställningsskydd

OSL PBL Offentlighets- och sekretesslag Plan- och bygglagen Politiska instanser och förtroendevalda Au Arbetsutskottet (kommunstyrelsen) Ks Kommunstyrelsen Ks ordf Kommunstyrelsens ordförande Anställda och organisation Kdir Kommundirektör, tillika förvaltningschef kommunstyrelseförvaltningen Hrk Verksamhetsområde HR och kommunikation på kommunledningskontoret X Med rätt att vidaredelegera till annan anställd

3 Delegeringsförteckning 3.1 Allmänt Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.1.1 KL 6 kap 36 Rätt att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att kommunstyrelsens avgörande inte kan avvaktas. Ks ordf 3.1.2 OSL 6 kap 3-6 Utlämnande av allmän handling med förbehåll eller att inte lämna ut en allmän handling. Kdir X Utlämnande av handling utan förbehåll eller sekretess, lämnas ut av den som har hand om handlingen. 3.1.3 OSL 6 kap Utlämnande av allmänna handlingar från kommunarkivet för arkivmyndigheten 3.1.4 FL 24 Avvisa för sent inkommet överklagande. Kdir Kdir X X

Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.1.5 Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Kungsbacka kommun Utse ombud att föra kommunens talan i mål och ärenden vid rättegång eller förrättning inför domstol och andra myndigheter, med rätt att sätta annan i sitt ställe. Kdir Undantag när det på grund av lag eller kommunfullmäktiges beslut ankommer på annan att företräda kommunen. 3.1.6 PUL (1998:204) 37 Utse personuppgiftsombud för kommunstyrelsen Kdir X 3.1.7 Regler för arvoden till förtroendevalda Besluta i frågor om tolkning och tillämpningar av reglerna. Au

3.2 Ekonomi och inköp Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.2.1 Kommunens tillämpningsföreskrifter för upphandlingspolicy Beslut om upphandling inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Beslutanderätten innefattar även att godkänna tilldelning och underteckna avtalet. Kdir X Beslutsrätten gäller inom budgetansvar för respektive ansvarsområde och i enlighet med gällande upphandlingsregler. 3.2.2 Kommunstyr elsens beslut om nämndbudget och Kungsbacka styrmodell Beslut om förvaltningsbudget med fördelning på verksamhetsnivå. Kdir 3.2.3 Attestreglementet Utse beslutsattestanter och ersättare för kommunstyrelsens förvaltning Kdir Anmäls till KS en gång per år.

Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.2.4 Reglementet Finanspolicyn Ta upp lån inom den maximala beloppsgräns kommunfullmäktige årligen fastställer i kommunbudgeten. Kdir X 3.2.5 Reglementet Finanspolicyn Placering av kommunens medel Kdir X 3.2.6 Reglementet Övertagande av bostadslån Kdir X 3.2.7 Instruktion för kdir Teckna övriga avtal som inte redan är definierade i delegationsordningen med extern part till ett värde av max 250 Tkr Kdir X

3.3 Personal Kommunövergripande personalärenden Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.3.1 Arbetsrättslig reglering Utse ombud att förhandla för kommunen i arbetsrättsliga ärenden, med rätt att sätta annan i sitt ställe. Kdir Utan rätt att vidaredelegera 3.3.2 Reglementet Besluta om särskilda lönepolitiska åtgärder inom fastställd ram Au 3.3.3 Arbetsrättslig reglering Besluta om kommunens inställning i frågor om tolkning och tillämpningar av lagar, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare Kdir X 3.3.4 Reglementet Besluta om stridsåtgärd Au

3.3.5 LAS Anställning av kommundirektör Au Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.3.6 Lönepolicy, arbetsrättslig reglering Lönesättning (vid nyanställning och löneöversyn) och beslut i övriga personalärenden för kommundirektör Ks ordf Gäller inte ärenden som är verkställighet 3.3.7 LAS Anställning av förvaltningschef hos nämnd 3.3.8 LAS Anställning av förvaltningschef hos nämnd på tidsbegränsat förordnande samt beslut om ställföreträdande förvaltningschef hos nämnd Au Kdir Kommundirek tören bereder ärendet. 3.3.9 Reglementet Lönesättning av förvaltningschef hos nämnd och chefer vid respektive kontor inom kommunstyrelseförvaltningen (vid nyanställning och löneöversyn) Kdir Information till Au i samband med lönesättning.

Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.3.10 Arbetsrättslig reglering Beslut i övriga personalärenden rörande förvaltningschef hos nämnd och chefer vid respektive kontor inom kommunstyrelseförvaltningen Kdir Gäller inte ärenden som är verkställighet Kommunstyrelsens egna personalärenden 3.3.11 LAS, kollektivavtal, lönepolicy mm 3.3.12 LAS, kollektivavtal, lönepolicy mm Tillsvidareanställning och tidsbegränsade anställningar längre än 6 månader avseende chefer för respektive kontor inom kommunstyrelseförvaltningen Tillsvidareanställning och tidsbegränsade anställningar längre än 6 månader för Kdir Avstämning med Au innan anställning Tidsbegränsad anställning kortare än 6 månader är verkställighet. Innefattar lönesättning och samtliga övriga anställningsvillkor. Kdir X Tidsbegränsad anställning kortare än 6 månader är verkställighet. Innefattar lönesättning och samtliga övriga

anställningsvillkor. Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning 3.3.13 AB Beslut om disciplinåtgärd såsom varning, löneavdrag eller avstängning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor Kdir X Samråd med ansvarig person Hrk 3.3.14 LAS 7 Beslut om uppsägning av personliga skäl Kdir X Samråd med ansvarig person Hrk 3.3.15 LAS 18 Beslut om avsked Kdir X Samråd med ansvarig person Hrk 3.3.16 LAS 7 Uppsägning på grund av arbetsbrist 3.3.17 Tjänstledighet för att prova annat arbete 3.3.18 Tjänstledigt längre än 14 dagar i de fall ledigheten inte följer av lag, annan författning eller avtal. 3.3.19 LOA 7 c AB 8 Kdir X Samråd med ansvarig person Hrk Kdir Beslut om bisyssla Kdir X X Kdir X Ledighet som följer av lag, annan författning eller avtal är verkställighet. 3.3.20 Reglementet Avsluta anställning enligt särskild överenskommelse Kdir X

3.3.21 Pensionsavtalet Besluta i enskilda ärenden rörande pensionsfrågor för förvaltningens anställda Kdir X 3.4 Verksamhet Översiktlig fysisk planering Nr Lagrum/ stöd 3.4.1 PBL 5 kap 18 Delegeringens omfattning Yttrande till byggnadsnämnden över förslag till planer och områdesbestämmelser vid utökat förfarande. Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor Kdir X Yttrande över planer som hanteras enligt standardförfarande bedöms som verkställighet Mark- och fastighetsärenden 3.4.2 FBL Framställningar till och yttrande över remisser till/från byggnadsnämnden och fastighetsbildningsmyndighet i fastighetsfrågor 3.4.3 Reglementet Utarrendering av kommunens mark för en tid av högst 3 år. 3.4.4 Reglementet Tillförsäkra kommunen nyttjanderätter (t.ex. arrende, servitut, tomträtt) Kdir X Kdir X Se bestämmelserna punkt 2.5 Kdir X Se bestämmelserna punkt 2.5

för kommunens förvaltningar upp till 150 000 kr Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.4.5 Reglementet Upplåtelse av allmän plats för särskilda ändamål 3.4.6 Reglementet Överlåtelse eller upplåtelse av industrimark upp till 10 000 m 2 inom antagen plan och till av kommunstyrelsen fastställda priser Kdir X Nämnden för Teknik handlägger yttranden om tillstånd enligt OL 3 kap 2 Au Se bestämmelserna punkt 2.5 3.4.7 Reglementet Köp av mark upp till 10 miljoner kronor Au Se bestämmelserna punkt 2.5 3.4.8 Reglementet Köp av mark upp till 2 miljoner kronor 3.4.9 Reglementet Beslut om förberedelse för försäljning av mark Kdir X Se bestämmelserna punkt 2.5 Au 3.4.10 Reglementet Beslut om utredning för lokalisering av verksamhet Au

Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.4.11 Reglementet Beslut om parkeringsavlösen 3.4.12 Reglementet Köp av fast egendom som försäljs på auktion där kommunen har intecknad fordran eller är intecknad för lån med kommunal borgen Kdir X Se bestämmelserna punkt 2.5 Kdir X Samråd Au inför auktion. Se bestämmelserna punkt 2.5 Övrig verksamhet 3.4.13 Förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor 2 kap 7 Rätten att meddela föreskrifter om förbud helt eller delvis mot eldning utomhus Kdir X 3.4.14 Kameraöver vakningslagen (2013:460) 18 Yttranden över ansökningar om tillstånd att bruka övervakningskamera Kdir X

Nr Lagrum/ stöd Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning /villkor 3.4.15 Lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar 1 Tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen Kdir X 3.4.16 Hemvärnsförordningen (1997:147) 11 Utse ledamot till hemvärnsråd Kdir X

Beslutad av: Förslag: 2018-01-08 Ansvarig förvaltning: Kommunledningskontoret Kontakt: Kungsbacka direkt 0300-83 40 00, info@kungsbacka.se Kungsbacka kommun, 434 81 Kungsbacka www.kungsbacka.se

DELEGERINGSFÖRTECKNING FÖR KOMMUNSTYRELSEN Revidering KS 2015-01-20 7 Revidering KS 2015-12-15 317 Delegering Kommunstyrelsen får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Med delegering avses att styrelsen överför självständig beslutanderätt till delegaten vilket innebär att delegaten får i uppdrag att på styrelsens vägnar fatta beslut i vissa ärenden. Delegering kan ske till utskott, ledamot eller ersättare samt till anställd hos kommunen. Blandad delegering (till förtroendevald och tjänsteman) är inte tillåten. Man kan inte heller delegera till två anställda eller förtroendevalda att besluta tillsammans. Ärenden som inte får delegeras Enligt kommunallagen får beslutanderätten i följande slag av ärenden inte delegeras: ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, det vill säga är av principiell natur framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av kommunstyrelsen i dess helhet har överklagats ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter 2013-05-06 Antagen i kommunstyrels en 2013-05-21 125 Vidaredelegering och utövande av delegeringsrätt I kommunallagen framgår att om en nämnd uppdrar åt en förvaltningschef att fatta beslut får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen att besluta istället. Sådana beslut ska anmälas till förvaltningschefen. Kommunstyrelsens delegering till tjänsteman avser kommundirektören. Kommundirektören beslutar därefter om vidaredelegering till annan anställd. Kommunstyrelsen eller kommundirektören kan återkalla en lämnad delegeringsrätt. Beslut som redan fattats med stöd av delegering kan däremot inte återtas. Beslut som fattas med stöd av delegering har samma rättsverkan som om det hade fattats av kommunstyrelsen. Delegaten kan överlämna ärendet till kommunstyrelsen för beslut om ärendet är av principiell karaktär eller annars av större vikt. Kommunstyrelsens förvaltning Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 47 04 kommun@kungsbacka.se www.kungsbacka.se uniform KUB101 v 1.0, 2005-11-25 1

KUNGSBACKA KOMMUN Vidaredelegat ska innan beslut samråda med kommundirektören när det gäller ärenden av principiell karaktär, vid större projekt, ekonomiska åtaganden av betydelse eller annars av större vikt. Anmälan och redovisning av delegeringsbeslut Beslut som har fattats med stöd av delegering ska anmälas till kommunstyrelsen en gång/månad. Vid vidaredelegering ska beslutet anmälas till kommundirektören. I delegeringsförteckningen framgår vilka beslut som ska anmälas. Alla beslut ska därför lämnas till kansliet senast samma dag som kommunstyrelsen har sitt möte. Kansliet sammanställer då dessa i en särskild pärm som finns tillgänglig på kommunstyrelsens sammanträde. Verkställighet Gränsen för vad som är beslut som kan delegeras och vad som är verkställighet är ofta svår att dra. Föreligger ingen självständig beslutanderätt brukar man tala om s k ren verkställighet. I sådana ärenden saknas ofta utrymme för självständiga bedömningar och frågorna är ofta redan reglerade i lag eller avtal. Detta kan också ses som frågor där intresset för att överklaga med stöd av kommunallagen inte bedöms vara särskilt stor. Sådana beslut kallas ren verkställighet och kan fattas utan formell delegering. Delegering av kommunstyrelsens beslutanderätt till utskotten Kommunstyrelsens ansvar och uppgifter redovisas i kommunstyrelsens reglemente. Inom kommunstyrelsen ska det finnas ett arbetsutskott. Kommunstyrelsen delegerar uppgifter och ansvar till utskotten enligt nedan: Arbetsutskottet ska bereda ärenden till kommunstyrelsen samt utöva beslutanderätt enligt delegeringsförteckningen. 2

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens delegeringsförteckning Ärende Delegat Vidared elegati on till Anmärkning A Allmänna ärenden 1 Befullmäktigande av ombud med mera: Kommundirektör a) befullmäktigande av ombud att föra kommunens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag Kommundirektör b) ombud att företräda kommunen vid laga förrättningar m.m. som rör kommunens fasta egendom Kommundirektör Markstrate g/exploate ringsingen jör Beloppsgräns 250.000 kronor 2 Föra kommunens talan i mål och ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare Kommundirektör HR-chef 3 Mål och ärenden angående folkbokföring och taxering till skatt Kommundirektör Ekonomi chef Innefattar såväl uppdrag att som kommunens ombud anföra och fullfölja besvär eller eljest föra kommunens talan som att avge yttranden i sådana ärenden 4 Yttrande till länsstyrelsen angående investeringsstöd till butiker som omfattas av KF antagen varuförsörj- ningsplan (SFS 2000: 284) Kommundirektör Näringsli vs-chef 5 Yttranden över ansökningar om tillstånd att bruka övervakningskamera enligt lagen om TV-övervakning Kommundirektör Säkerhets strateg 6 Utse beslutsattestanter och ersättare för kommunstyrelsen Kommundirektör 3

KUNGSBACKA KOMMUN 7 Beslut om utlämnande av allmän handling och allmän handling med förbehåll eller att inte utlämna sekretessbelagd handling 8 Beslut om avvisande av för sent inkommet överklagande 9 Tillstånd att använda kommunens vapen (logotype) m m 10 Besluta på nämndens vägnar i brådskande ärende (KL 6 kap 36 ) 11 Ta fram underlag, samråda, bereda och ta övriga erforderliga ställningstaganden i enlighet med reglementets 2-3 Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Ordförande AU Kommu nikation s- strateg Fasta informationspunkter på kommunstyrelsens sammanträde B Medelsförvaltning 1 Placering av donations- medel Kommundirektör Ekonomi chef 2 Utdelning från donations- fonder Kommundirektör Ekonomi chef 3 Utdelning av kommunala stipendier 4 Borgensåtaganden för lån till anslutningsavgift för vatten och avlopp 5 Beslut om kommunal utlåning till anslutnings- avgift för vatten och avlopp 6 Lån, vid behov för kommu- nens räkning uppta lån inom den maximala beloppsgräns kommunfullmäktige årligen fast- ställer i budgeten och på kommunens vägnar ut- färdar härför behövliga förbindelser 7 Placering av kommunens medel/tillgodohavanden AU Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Ekonomi chef Ekonomi chef Ekonomi chef Gäller ej kulturstipendier I enlighet med finanspolicyn I enlighet med finanspolicyn a) kortfristig placering av likvida Kommundirektör Ekonomi Längst 1 år 4

KUNGSBACKA KOMMUN medel enligt fastställd finanspolicy b) långfristig placering av likvida medel enligt fastställd finanspolicy 8 Pensionsreserven - upphandla extern förvaltare 9 Beslut att avskriva utestående fordringar över 50 000 kronor AU AU AU chef Över 1 år Enligt pensionsreglementet 10 Beslut om undertecknare av bankoch postgirohandlingar Kommundirektör C Fysisk planering och exploatering 1 Avge utställningsyttrande över förslag till detalj- planer vid handläggning med normalt planförfarande 2 Avge samrådsyttrande över förslag till detaljplaner vid handläggning med enkelt planförfarande 3 Framställningar till och yttrande över remisser från/till byggnadsnämnd och fastighetsbildnings- myndighet i fastighets- frågor 4 Utarrendering av kommunens mark för en tid av Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Verksam hetschef Verksam hetschef Verksam hetschef - upplåta arrende för högst 3 år Kommundirektör Markstrat eg 5 Utarrendering av mark för infiltrationsanläggningar för högst 25 år i sänder 6 Tillförsäkra kommunen nyttjanderätter, som arrende och lokalhyra, för kommunens förvaltningars behov för en tid av Kommundirektör Verksam hetschef Utställningsyttrandet överensstämmer med samråds- yttrandet KS-beslut: Högst 25 år i sänder KS-beslut: Utan tidsgräns a) högst 5 år i sänder AU Beloppsgräns: 50 000 kronor 5

KUNGSBACKA KOMMUN b) högst 3 år i sänder Kommundirektör Markstrat eg 7 Godkännande av servitutsavtal Kommundirektör Markstrat eg 8 Upplåtelse av allmän plats för särskilda ändamål (nämnden för Teknik handlägger yttranden avseende tillståndsärenden enligt 3 kap 1 och 2 Ordningslagen) 9 Överlåtelse eller upplåtelse av industrimark upp till 10.000 kvm inom antagen plan och till av kommunstyrelsen fastställda priser Kommundirektör AU Markstrat eg Beloppsgräns: 50 000 kronor Beloppsgräns 50.000 kronor 10 Markförvärv upp till 2 miljoner kronor AU 11 Markförvärv upp till 250.000 kronor Kommundirektör Verksam hetschef 12 Avtal om parkerings- avlösen Kommundirektör Markstrat eg 13 Godkännande av till kommunen överlämnade gåvobrev på fast egendom, där överlåtelsen sker för genomförande av fastställd detaljplan och som avser mark för gata, väg, special- område eller annan allmän plats 14 Inköp av fast egendom som försäljs på auktion där kommunen har intecknad fordran eller är intecknad för lån med kommunal borgen Kommundirektör AU Markstrat eg 15 Utsträckning, nedsättning, dödning, sammanföring och relaxation av inteck- ningar samt utbyte av pantbrev liksom andra därmed jämförliga åtgärder Kommundirektör Markstrat eg 16 Utsträckning, nedsättning, dödning, sammanföring och relaxation av Ej utövande av förköpsrätt vid 6

KUNGSBACKA KOMMUN inteck- ningar samt utbyte av pantbrev liksom andra därmed jämförliga åtgärder aktieöverlåtelse a) tillstyrkan av Kommundirektör Markstrate g b) avstyrkan av och hänskjutande till hyresnämnden för prövning 17 Förtur vid förmedling i lägenhetskö Kommundirektör Bostadsf örmedlar e AU 18 Övertagande av bostadslån Kommundirektör Enligt antagna regler 19 Genom fastighetsreglering träffa avtal om förvärv eller överlåtelse av mark i enlighet med detaljplan, upp till 250 000 kronor Kommundirektör Markstrat eg C2 Flyktingsamordning 1 Inom de avtal om antal flyktingar som kommunen har med Länsstyrelsen, Migrationsverket eller annan part, till exempel, andra kommuner, besluta om planering, uppstart eller flyttning av boenden av olika karaktär. Kommundirektör Integration schef D Personalärenden 1 Förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller MBL 11-14 och 38 samt revisionsförhandlingar inom andra nämnders verksamhetsområden Kommundirektör HR-chef 7

KUNGSBACKA KOMMUN 2 Ärenden, enligt punkt 1, som rör två eller flera förvaltningar 3 Med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess ar-betstagare utom vad gäller kollektivavtal i samband med revisionsförhandlingar inom andra nämnders verksamhetsområde 4 Ärenden, enligt punkt 3, so rör två eller fler förvaltningar Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör HR-chef HR-chef HR-chef 5 Besluta om särskilda lönepolitiska åtgärder inom fastställd ram AU 6 Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lagar, avtal och andra bestäm-melser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare Kommundirektör HR-chef 7 Ärenden, enligt punkt 7, so rör två eller fler förvaltningar Kommundirektör HR-chef 8 Besluta om stridsåtgärd AU 9 Besluta i ärenden rörande pensionsfrågor för kommunens anställda inklusive särskild pension vid ej efterfrågad kompetens Kommundirektör HR-chef 10 Besluta i ärenden rörande visstidspension, avgångsersättning och inkomstgaranti enligt pensionsreglementet för kommunens förtroendevalda. Kommundirektör HR-chef 8

KUNGSBACKA KOMMUN 11 Lämna uppdrag som avses i 6 kap. i lag om vissa kommunala befogenheter AU SKL tecknar avtal som kommunerna rekommenderas följa 12 Besluta i ärenden rörande a) förflyttning och omplacering samt vikariatsbeordrande från en nämnd till en annan b) avslutad anställning enligt särskild överens-kommelse 13 Lönesättning av förvaltningschefer (vid nyanställning och revisionsförhandlingar) Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Samråd AU 14 Anställande av förvalt- ningschef AU 15 Anställande av förvalt- ningschef på tidsbegränsat förordnande samt beslut om ställföreträdande förvaltningschef 16 Beslut i övriga personalärenden rörande förvaltningschefer 17 Lönesättning av kommundirektör (vid nyanställning och revisionsförhandling) Kommundirektör Kommundirektör Ordförande Samråd med AU D2 18 Medarbetar/uppföljnings- samtal med kommun- direktör 19 Beslut i övriga personal- ärenden rörande kommun- direktör Kommunstyrelsen som anställningsmyndighet 1 Anställning 2 Lokal förhandling om arbetstidsschema Ordförande Ordförande Kommundirektör Kommundirektör Verksam hetschef för underställ d personal Verksam hetschef 9

KUNGSBACKA KOMMUN 3 Beslut om skriftlig varning Kommundirektö r 4 Avstängning och hävande av avstängning 5 Beslut om uppsägning och avsked p g a personliga skäl 6 Uppsägning p g a arbetsbrist 7 Stadigvarande förflyttning enligt AB 98 8 Förhandla och teckna kollektivavtal om den individuella fördelningen inom respektive förvaltning i samband med revisionsförhandlingar 9 Besluta om lönesättning för nyanställda inom fastställda lönenivåer 10 Avgöra frågor om ersättningsanspråk från tredje man enligt AB 7 Kommundirektö r Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör för underställ d personal Verksam hetschef för underställ d personal Verksam hetschef för underställ d personal Efter samråd med kommundirektör 10

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-09-26 203 Organisation av samhällsplanering i Kungsbacka kommun KS/2017:323 7.1 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att inrätta ett samhällsbyggnadskontor enligt alternativ 1 i utredningen Förändrad organisation av samhällsplanering i Kungsbacka kommun med tillägget Vad innebär alternativ 1 i praktiken, daterad 2017-09-04. Samhällsbyggnadskontoret ska vara bestående av samhällsplanering inom kommunledningskontoret, planavdelningen från förvaltningen för Plan & Bygg samt kommunekologerna från förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. Kontoret organiseras direkt under kommunstyrelsen, och som konsekvens av detta namnändras förvaltningen för Plan & Bygg till byggnadsförvaltningen organiserad under Byggnadsnämnden. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att genomföra fackliga samverkan och budgetjusteringar mellan förvaltningar. Den nya organisationen ska träda i kraft 2018-01-01. Reservation Emma Vildstrand (MP) reserverar sig mot kommunstyrelsens beslut till förmån för eget yrkande om att kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att utreda ett fjärde alternativ innebärande en samhällsplaneringsförvaltning med en egen nämnd. Sammanfattning Samhällsbyggnadsfrågorna i Kungsbacka kommun är idag organiserade under följande nämnder med tillhörande förvaltningar: kommunstyrelsen, nämnden för Miljö & Hälsoskydd, nämnden för Teknik, nämnden för Service samt Byggnadsnämnden. Kungsbacka kommun har växt kontinuerligt med ca 1000 invånare per år baserat på ett byggande av 500 bostäder per år. För åren 2016-2020 har kommunfullmäktige beslutat att byggandet ska vara mellan 700 och 800 bostäder per år. Detta ökar kraven på leverans från nämnder och medarbetare. Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-09-26 Kommunledningskontoret bedömer att dagens organisationsstruktur är ett hinder för att uppnå en samordning av samhällsbyggnadsprocessen och en samlad leverans. Kungsbacka kommun behöver skapa en tydlighet gentemot näringslivet om vad kommunen vill på lång sikt, skapa en tydlig väg in i kommunen, arbeta för en rättssäker hantering, en attraktiv arbetsplats som lockar duktiga medarbetare och en minskad sårbarhet genom att skapa hållbara arbetsprocesser. För att få ett optimalt samhällsbyggnadsarbete som möter nutid och framtid behövs därför en förändring av organisationen av samhällsplaneringen. En förändring av organisationen av samhällsplaneringen i Kungsbacka kommun innebär att samhällsbyggnadsarbetet samlas i ett samhällsbyggnadskontor under kommunstyrelsen (enligt alternativ 1), i en ny förvaltning under två nämnder; kommunstyrelsen och byggnadsnämnden (enligt alternativ 2) eller i en ny förvaltning, samhällsbyggnadsförvaltningen, under tre nämnder; kommunstyrelsen, byggnadsnämnden samt nämnden för Miljö & Hälsoskydd (enligt alternativ 3). Förslaget kommer att samverkas med fackliga organisationerna inom kommunledningskontoret och de övriga förvaltningar som berörs. Risk- och sårbarhetsanalys kommer att genomföras tillsammans med de fackliga organisationerna. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 6 juli att ge samtliga partier i kommunfullmäktige möjlighet att yttra sig över föreslagen organisationsförändringen. Samtliga partier har inkommit med yttrande. Beslutsunderlag Presentation av riskanalys A, B, C avser förändring av samhällsbyggnadsorganisationen, 2017-09-26 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2017-09-05, 252 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, 2017-09-04 Kommunstyrelsens tjänsteskrivelse, 2017-07-06 Utredning, 2017-06-02 Miljöpartiets svar på remiss om förändrad organisation, 2017-09-04 Sverigedemokraternas svar på remiss om förändrad organisation, 2017-09-01 Kristdemokraternas svar på remiss om förändrad organisation, 2017-09-01 Kungsbackabornas svar på remiss om förändrad organisation, 2017-09-01 Kungsbackabornas svar på remiss om förändrad organisation, 2017-08-15 Socialdemokraternas svar på remiss om förändrad organisation av samhällsplaneringen, 2017-08-30 Moderaternas svar på remiss om förändrad organisation av samhällsplaneringen, 2017-08-29 Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-09-26 Liberalernas svar på remiss om förändrad organisation, 2017-08-29 Centerpartiets svar på remiss om förändrad organisation, 2017-08-21 Yrkanden Hans Forsberg (M) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag med ändringen att samt se över om nämndernas reglementen behöver ändras tas bort. Fredrik Hansson (C), Thure Sandén (M) Anders Ekström (M), och Ulrika Landergren (L) yrkar bifall till Hans Forsbergs (M) yrkande. Johan Tolinsson (S) yrkar bifall till Socialdemokraternas förslag i enlighet med skrivelse Yttrande över partiremiss angående förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka, daterad 2017-08-30. Emma Vildstrand (MP) yrkar att kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att utreda ett fjärde alternativ innebärande en samhällsplaneringsförvaltning med en egen nämnd. Roger Larsson (KB) yrkar bifall till alternativ tre i utredningen som innebär att kommunstyrelsen beslutar att inrätta en ny förvaltning, samhällsbyggnadsförvaltningen, bestående av nuvarande förvaltning för Plan & Bygg, Miljö & Hälsoskydd, samhällsplanering inom kommunledningskontoret samt de delar inom förvaltningen för Teknik som arbetar med strategisk samhällsplanering. Förvaltningen organiseras under tre nämnder: kommunstyrelsen, byggnadsnämnden samt nämnden för Miljö & Hälsoskydd. Proposition Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns fem förslag till beslut, det vill säga arbetsutskottets förslag, eget yrkande, Johan Tolinssons (S) yrkande, Emma Vildstrands (MP) yrkande samt Roger Larssons (KB) yrkande. Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt eget yrkande. Beslutet skickas till Nämnden för Miljö & Hälsoskydd, nämnden för Teknik, nämnden för Service, Byggnadsnämnden Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-11-22 134 Kvartalsrapport, ej verkställda beslut, kvartal 3 2017 VO/2017:5 1.1.5 Beslut Nämnden för Vård & Omsorg antar förvaltningens skrivelse angående rapport avseende ej verkställda beslut enligt 16 kap 6 f socialtjänstlagen och 28 f lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Sammanfattning Enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade har kommunerna skyldighet att rapportera alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap 1 som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Rapportering ska ske till Inspektionen för vård och omsorg och till de förtroendevalda revisorerna. Kommunen ska även rapportera in avbrott i verkställigheten av gynnande beslut om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader. Nämnden för Vård & Omsorg och kommunfullmäktige skall informeras i samband med rapporteringen till Inspektionen för vård och omsorg. Rapporteringen sker på individnivå varje kvartal. Förvaltningen för Vård & Omsorg i Kungsbacka hade den 30 september 2017, 39 beslut enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen, som inte verkställts inom 3 månader. Samtliga ärenden gäller beslut om särskilt boende. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-01 Beslutet skickas till Expedierat/bestyrkt

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-11-22 Kommunstyrelsen Kommunrevisionen Expedierat/bestyrkt

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-23 Diarienummer VO/2017:5 Rapport avseende ej verkställda beslut enligt 16 kap 6 f socialtjänstlagen och 28 f lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg antar förvaltningens skrivelse angående rapport avseende ej verkställda beslut enligt 16 kap 6 f socialtjänstlagen och 28 f lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Sammanfattning Enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade har kommunerna skyldighet att rapportera alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap 1 som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Rapportering ska ske till Inspektionen för vård och omsorg och till de förtroendevalda revisorerna. Kommunen ska även rapportera in avbrott i verkställigheten av gynnande beslut om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader. Nämnden för Vård & Omsorg och kommunfullmäktige skall informeras i samband med rapporteringen till Inspektionen för vård och omsorg. Rapporteringen sker på individnivå varje kvartal. Förvaltningen för Vård & Omsorg i Kungsbacka hade den 30 september 2017, 39 beslut enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen, som inte verkställts inom 3 månader. Samtliga ärenden gäller beslut om särskilt boende. Vård & Omsorg Cajsa Löfmark 0300-83 48 39 cajsa.lofmark@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Totalt antal personer med särskilt boendebeslut som inte verkställts inom 3 månader Antal personer som har väntat på boende 3 till 6 månader Antal personer som har väntat på boende 6 till 9 månader Antal personer som har väntat på boende 9 till 12 månader. Antal personer som har väntat på boende över 12 månader 31 mars 2017 30 juni 2017 30 september 2017 31 december 2016 35 39 39 55 25 24 19 23 10 12 17 32 3 2 1 Antal personer som väntade på erbjudande om särskilt boende 31 mars 2017 30 juni 2017 30 september 2017 31 december 2016 76 76 105 83 Antal personer som har fått beslut om plats på särskilt boende Antalet platser som har blivit tillgängliga Kvartal 1 2017 Kvartal 2 2017 Kvartal 3 201 Kvartal 2 2016 69 70 80 82 31 48 47 42

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-01 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen Annamari Hassel Verksamhetschef

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Individ & Familjeomsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2017-11-29 118 Redovisning av ej verkställda gynnande beslut enligt socialtjänstlagen, SoL, och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade - kvartal 3 2017 IF/2017:88 1.1.5 Beslut Nämnden för Individ och Familjeomsorg noterar redovisningen av ej verkställda gynnande beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen, SoL, och ej verkställda gynnande beslut om insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, för perioden 2017-07-01--2017-09-30. Sammanfattning En rapporteringsskyldighet av ej verkställda gynnande beslut infördes i socialtjänstlagen den 1 juli 2006. Från den 1 juli 2008 skall även ej verkställda gynnande beslut om insatser enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade rapporteras. Nämnden ska även rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader. Rapportering skall ske till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Nämnden, kommunfullmäktige och de förtroendevalda revisorerna ska informeras i samband med rapporteringen till IVO. Rapporteringen sker på individnivå varje kvartal. Beslutsunderlag Se förvaltningens tjänsteskrivelse, 2017-09-12, där det föreslås att nämnden noterar redovisningen av ej verkställda gynnande beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen, SoL, och ej verkställda gynnande beslut om insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, för perioden 2017-07-01--2017-09-30. Bilaga 1: Sammanställning kvartal tre ej verkställda beslut SoL inrapporterade till IVO Bilaga 2: Sammanställning kvartal tre ej verkställda beslut SoL LSS inrapporterade till IVO Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunens förtroendevalda revisorer Expedierat/bestyrkt

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-09-12 Diarienummer IF/2017:88 Redovisning av ej verkställda gynnande beslut enligt socialtjänstlagen, SoL, och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS Förslag till beslut Nämnden för Individ och Familjeomsorg noterar redovisningen av ej verkställda gynnande beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen, SoL, och ej verkställda gynnande beslut om insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, för perioden 2017-07-01--2017-09-30. Sammanfattning En rapporteringsskyldighet om ej verkställda gynnande beslut infördes i socialtjänstlagen den 1 juli 2006. Från den 1 juli 2008 skall även ej verkställda gynnande beslut om insatser enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade rapporteras. Nämnden ska även rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader. Rapportering skall ske till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Nämnden, kommunfullmäktige och de förtroendevalda revisorerna ska informeras i samband med rapporteringen till IVO. Rapporteringen sker på individnivå varje kvartal. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-09-12 Bilaga 1: Sammanställning kvartal tre ej verkställda beslut SoL inrapporterade till IVO Bilaga 2: Sammanställning kvartal tre ej verkställda beslut SoL LSS inrapporterade till IVO Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunens förtroendevalda revisorer Individ & Familjeomsorg Yvonne Oliv 0300834990 yvonne.oliv@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beskrivning av ärendet Ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 och rapportering enligt 16 kap 6 f, socialtjänstlagen, SoL. Sammandrag av redovisningen för perioden 2017-07-01--2017-09-30 visar att tio beslut om kontaktfamilj enligt SoL ej har kunnat verkställas på grund av resursbrist. Fyra beslut avseende kontaktperson enligt SoL har ej verkställts då samtliga tackat nej till insatsen. Ej verkställda beslut enligt 9 och rapportering enligt 28 f-g lagen om stöd och service till viss funktionshindrade, LSS. Sammandrag av redovisningen för perioden 2017-07-01--2017-09-30 visar att trettiofem beslut enligt Lagen om stöd och service till viss funktionshindrade (LSS) och sju beslut enligt Socialtjänstlagen (SoL), som inrapporterats och avser icke verkställda gynnande beslut inom 3 månader. Ärenden enligt LSS gäller ledsagarservice, kontaktperson, avlösarservice, korttidsvistelse, bostad med särskild service samt daglig verksamhet. Av dessa har två verkställts under kvartalet. Ärenden enligt SoL gäller beslut om hemtjänst, boendestöd, bostad med särskild service samt korttidsvistelse i form av läger. Av dessa har ett verkställts och ett avslutats under kvartalet. Detta, både inom LSS och SoL, bero på att den enskilde tackat nej till erbjuden insats, tagit tillbaka sin ansökan eller att det varit svårt att hitta lämplig uppdragstagare. Bostadsbristen är också en betydande faktor. Flertalet brukare är med från tidigare kvartalsrapportering. Kvartal två var det tjugofyra beslut enligt LSS och elva beslut enligt SoL som inte verkställts. För detta kvartal ser vi en ökning med elva inrapporterade beslut enligt LSS och en minskning med fyra inrapporterade beslut enligt SoL. Yvonne Oliv Verksamhetschef

Sammanställning icke verkställda beslut inrapporterade till IVO kvartal 3 2017 Beslut enligt Socialtjänstlagen 4:1 Insats Antal Orsak Varav verkställda/ avslutade/nya beslut under kvartal 4 Kontaktperson SoL 4:1 Kontaktfamilj SoL 4:1 4 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 10 Resursbrist, saknar lämplig uppdragstagare 10 icke verkställda Summa beslut 14 10

Beslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) Insats Antal Orsak Varav verkställda/ avslutade/nya beslut under kvartal 1 Boendestöd enligt SoL 4:1 Bostad med särskild service enligt SoL 5:5 eller 5:7 Korttidsvistelse i form av läger enligt SoL 4:1 4 2 Ansökt om och blivit beviljad två tillfällen i vecka men vill bara ta emot stöd en gång i veckan i dagsläget. 1 Ansökt om och blivit beviljad tre tillfällen i vecka men vill bara ta emot stöd två gånger i veckan i dagsläget. 1 Ha inte kunnat ta emot stöd på grund av sjukhusvistelse. 4 2 Resursbrist, saknas ledig bostad. 2 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 1 1 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 2 icke verkställda 2 avslutade 3 icke verkställda 1 verkställt 1 icke verkställt Hemtjänst enligt SoL 4:1 Avlösning i hemmet enligt SoL 4:1 1 1 Den enskilde har varit sjuk och inte önskat att beslutet ska verkställas samt dröjt med att skicka in blankett med val av utförare. 1 1 Resursbrist. Saknar lämplig uppdragstagare. 1 icke verkställt 1 verkställt Summa beslut 11 11

Sammanställning icke verkställda beslut inrapporterade till IVO kvartal 3 2017 Beslut enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Insats Antal Orsak Varav verkställda/ avslutade/nya beslut under kvartal 3 Personlig assistans LSS 9.2 Ledsagarservice LSS 9.3 0 5 1 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 4 Den enskilde önskar avvakta nyrekrytering till hösten. 5 icke verkställda Kontaktperson LSS 9.4 3 1 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet 2 Den enskilde önskar avvakta nyrekrytering till hösten. 3 Icke verkställda Avlösarservice i hemmet LSS 9.5 1 1 Den enskilde önskar avvakta nyrekrytering till hösten. 1 icke verkställt Korttidsvistelse LSS 9.6 4 1 Stödfamilj avsäger sig uppdraget. Den enskilde önskar avvakta nyrekrytering på grund av dåligt mående. 1 Resursbrist. Saknar lämplig uppdragstagare. 1 Familj har fått erbjudande om plats men ej inkommit med listor för läkemedel där av har det inte kunnat verkställas. 1 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 4 icke verkställda

Bostad med särskild service LSS 9.8 1 1 Resursbrist, saknas ledig bostad. 1 icke verkställt Bostad med särskild service LSS 9.9 19 10 Resursbrist, saknas ledig bostad. 9 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 9 icke verkställda 2 verkställda Daglig verksamhet LSS 9.10 2 1 Den enskilde kommer inte till verksamhet och arbetskonsulent försöker få kontakt för uppföljning utan resultat 9 Den enskilde har erbjudits plats men pga allergier så har anhöriga bedömt att tillräckligt inte gjorts för att säkerställa och trygga arbetsmiljön för den enskilde. Arbete pågår för att kunna verkställa. 2 icke verkställda Summa beslut 35 35

Beslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) Insats Antal Orsak Varav verkställda/ avslutade/nya beslut under kvartal 3 Boendestöd enligt SoL 4:1 1 1 Ansökt om och blivit beviljad tre tillfällen i vecka men vill bara ta emot stöd två gånger i veckan i dagsläget. 1 icke verkställt Bostad med särskild service enligt SoL 5:5 eller 5:7 3 1 Resursbrist, saknas ledig bostad. 1 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 1 Den enskilde har tagit tillbaka sin ansökan.. 1 icke verkställt 1 avslutat 1 verkställda Korttidsvistelse i form av läger enligt SoL 4:1 2 2 Den enskilde har tackat nej till erbjudandet. 2 icke verkställda Hemtjänst enligt SoL 4:1 1 1 Den enskilde har varit sjuk och inte önskat att beslutet ska verkställas samt dröjt med att skicka in blankett med val av utförare. 1 icke verkställt Summa beslut 7 7

~ ~a Socialdemokraterna ~" FRAMTIDSPART}ET I KUNG55ACKA Motion till Kungsbacka kommunfullmäktige Den 21 november 2017 Sjöpung gör miljönytta Det är ett känt faktum att Kungsbackafjorden inte mår bra, dels beroende på övergödning. Sj öpungar är effektiva filtrerare som gör stor milj önytta när de tar hand om närsalter som kväve och fosfor som i sin tur orsakar övergödning. Sjöpungar filtrerar massvis med vatten och plockar upp plankton och växer på det. En produktion av sjöpungar bidrar till minskad övergödning då kväve och fosfor binds fast i sjöpungarna, som sedan kan omvandlas till biomassa vilket skulle kunna användas till gödsling eftersom den redan är rik på nödvändiga ämnen. En sådan här odling kan ge fler j obb i Kungsbacka. Daglig verksamhet kan säkert involveras. Med anledning av ovanstående föreslår jag: Att Kungsbacka kommun undersöker möjligheten till att starta upp odling av sj öpung i syfte att få Kungsbackafj orden renare Kent Stenhammar (S) 2:e vice ordförande Kommunfullmäktige

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-12-21 Diarienummer KS/2017:607 Tjänsteskrivelse Samråd - Ansökan om tillstånd till nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 samt anläggande och drift av markförvar Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar yttrande, daterat 2017-12-21, och översänder det som sitt svar till Ringhals AB. Sammanfattning Ringhals AB har för avsikt att ansöka om ändring av tillstånd enligt miljöbalken för att montera ner och riva Ringhals 1 och 2 med därtill hörande åtgärder. Ringhals AB avser även att ansöka om tillstånd enligt miljöbalken och kärntekniklagen för att anlägga ett markförvar för avfall som är mycket lågaktivt. Syftet med samrådet är att informera om den planerade avvecklingen, men samrådet innebär också en möjlighet att lämna synpunkter och påverka innehållet i miljökonsekvensbeskrivningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-12-21 Yttrande, 2017-12-21 Samrådsunderlag för ansökan om tillstånd till nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 samt anläggande och drift av markförvar, 2017-11-02 Beslutet skickas till Ringhals AB Charlotte Blomqvist Specialist krisberedskap 1 (1) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

YTTRANDE Kommunledningskontoret Datum 2017-12-21 Diarienummer KS/2017:607 Yttrande över samråd om nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 samt anläggande och drift av markförvar Kungsbacka kommun har inget att erinra mot samrådsunderlaget gällande ansökan om tillstånd om nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 samt anläggande och drift av markförvar. Hans Forsberg Kommunstyrelsens ordförande KUB1000, v2.0, 2012-05-23 Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Ringhals AB Dokumenttyp Dokumentstatus Statusdatum Dokument-ID/Version Rapport - VO Frisläppt 2017-11-02 2412877 / 2.0 Intern dokumentägare Sekretessklass Gäller t o m Alt. dokument-id 1 NC Öppen R12D PSG / FSG enl dok.nr Ersätter Alt. dokument-id 2 / R12D miljöprövning Handläggare Granskat av Godkänt av Olvstam Marie-Louise EXT Ahagen Andreas GN-Q Linde Björn GN-C Sandberg Anne GN-C Karlsson Carina GN-S Frisläppt av Linde Björn GN-C Samrådsunderlag för ansökan om tillstånd till nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 samt anläggande och drift av markförvar Sammanfattning Ringhals AB har för avsikt att ansöka om ändring av tillstånd enligt miljöbalken för att montera ner och riva Ringhals 1 och 2 med därtill hörande åtgärder. Ringhals AB avser även att ansöka om tillstånd enligt miljöbalken och kärntekniklagen för att anlägga ett markförvar för avfall som är mycket lågaktivt. Detta dokument utgör underlag för samråd inför framtagande av miljökonsekvensbeskrivningar för tillståndsprövningarna. 1 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Frisläppt R12D R12D miljöprövning Dokument ID / Version 2412877 / 2.0 1 ADMINISTRATIVA UPPGIFTER Platsnamn, platsnummer Ringhals, 1383-117 Fastighetsbeteckning Biskopshagen 3:2 Huvudman Utdelningsadress Ringhals AB Ringhals, 432 85 Ringhals Telefon 0340-66 70 00 Hemsida Kommun och län www.vattenfall.se/ringhals Varbergs kommun, Hallands län Organisationsnummer 556558-7036 Tillsynsmyndigheter Länsstyrelsen i Hallands län Strålsäkerhetsmyndigheten Verksamhetskoder för verksamhet som omfattas av miljöprövningen 45.10 (avveckling av kärnkraftsreaktorer) 90.470 (hantering, lagring och slutförvaring av radioaktivt avfall från kärnteknisk verksamhet) 90.410 (krossning av icke radioaktivt avfall) 90.30, 90.50, 90.70 (sortering och lagring av farligt och icke farligt avfall) 90.131 (återvinning av icke farligt avfall för anläggningsändamål) Juridiskt ombud Synpunkter i samrådet ska lämnas till det juridiska ombudet senast den 31 januari 2018 Marie-Louise Olvstam AB SVAFO, Box 90, 611 23 Nyköping E-post: marie-louise.olvstam@svafo.se Telefon: 0709-677 097 Öppen 2 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 2 BAKGRUND Ringhals kärnkraftverk ligger på nordvästra delen av Väröhalvön i Varbergs kommun, ca 25 km norr om Varberg. Verket består av fyra reaktorer som tillsammans producerar ungefär en femtedel av Sveriges el. Kraftverket tillhör Ringhals AB som ägs av Vattenfall AB (70.4 %) och Sydkraft Nuclear Power AB (29.6 %). Ringhals AB:s huvudägare, Vattenfall AB, har beslutat att Ringhals 2 som längst ska drivas till och med 2019 och Ringhals 1 till och med 2020. Avveckling av kärnkraftreaktorer är tillståndspliktigt enligt miljöbalken. Ringhals har under 2016 ansökt hos Mark- och miljödomstolen om tillstånd för avställnings- och servicedrift som är de två inledande faserna under en avveckling. Detta samråd avser alla de åtgärder som avses genomföras för att montera ner och riva anläggningarna fram till dess att allt radioaktivt kontaminerat material varaktigt har avlägsnats från anläggningsplatsen. Samrådet omfattar även andra tillståndspliktiga verksamheter som har kopplingar till den planerade avvecklingen, såsom hantering av avfall, krossning av betong och uppläggning och användande av schakt- och rivningsmassor. Ringhals AB har sedan början av 1990-talet deponerat driftavfall som är mycket lågaktivt i ett markförvar och en ansökan om tillstånd att utöka den tillåtna mängden deponerat driftavfall har lämnats in under 2017. Det är även möjligt att placera rivningsavfall som är mycket lågaktivt i markförvar och Ringhals AB överväger att ansöka om tillstånd för ett markförvar enligt miljöbalken och kärntekniklagen. 3 SAMRÅD Ringhals AB inbjuder myndigheter, närboende och andra berörda att delta i samråd om nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 samt anläggande och drift av ett markförvar för avfall som är mycket lågaktivt. Samrådet ska omfatta verksamhetens lokalisering, omfattning, utformning och förväntad miljöpåverkan. Syftet med samrådet är att informera om den planerade avvecklingen, men samrådet innebär också en möjlighet att lämna synpunkter och påverka innehållet i den miljökonsekvensbeskrivning som ska bifogas ansökan. Länsstyrelsen, Strålsäkerhetsmyndigheten, Varbergs kommun och närboende är de närmast berörda. Därutöver skickas samrådsunderlaget till andra statliga myndigheter och till olika organisationer med intressen inom i första hand naturvård och kärnkraft. Annonsering sker i lokala tidningar för att även allmänheten ska ges möjlighet att medverka i samrådet. Samrådet avser både ansökan enligt miljöbalken och ansökan om markförvar enligt kärntekniklagen. Öppen 3 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Synpunkter ska vara Ringhals AB tillhanda senast den 31 januari 2018 för att med säkerhet kunna omhändertas i arbetet med miljökonsekvensbeskrivningen. 4 ANSÖKANS OMFATTNING OCH AVGRÄNSNING Ringhals AB avser att ansöka om tillstånd för nedmontering och rivning av reaktorerna Ringhals 1 och 2. Ringhals AB har idag tillstånd enligt miljöbalken (Miljödomstolen vid Vänersborgs tingsrätt, 2006-03-22, mål nr M 45-03) för drift av fyra reaktorer med tillhörande stödverksamheter. För närvarande pågår en prövning hos Mark- och miljödomstolen av en ansökan om ändring av tillståndet så att Ringhals 1 och 2 kan upphöra med ordinarie drift och övergå till avställnings- och servicedrift. För Ringhals 3 och 4 sträcker sig den planerade drifttiden in på 2040-talet och verksamheten bedöms kunna fortgå inom ramen för gällande tillstånd. Flertalet stödverksamheter kommer också att fortsätta bedrivas inom ramen för gällande tillstånd. Ringhals avser därför att ansöka om ett ändringstillstånd enligt 16 kap. 2 miljöbalken. Ansökan med tillhörande miljökonsekvensbeskrivning kommer därför att beskriva de förändringar som förväntas vad gäller anläggningar, utsläpp, resursförbrukning, avfallsproduktion med mera. Ansökan omfattar även hantering av det avfall som uppstår vid nedmontering och rivning, både radioaktivt och konventionellt, liksom krossning av betong samt uppläggning och användande av schakt- och rivningsmassor. Därutöver överväger Ringhals AB att ansöka om tillstånd för ett markförvar för rivningsavfall som är mycket lågaktivt, vilket är tillståndspliktigt enligt miljöbalken och kärntekniklagen. Utöver tillstånd enligt miljöbalken krävs att Strålsäkerhetsmyndigheten har godkänt en omarbetad säkerhetsredovisning (SAR) enligt kärntekniklagen för att nedmontering och rivning ska kunna genomföras. Därutöver krävs en redovisning till EU-kommissionen enligt artikel 37 i Euratomfördraget 1. Den konventionella rivningen av byggnader kräver även rivningslov enligt planoch bygglagen. 5 VERKSAMHETEN 5.1 Nedmontering och rivning Avveckling av en kärnkraftsreaktor kräver tillstånd enligt miljöbalken. Tillståndsplikten gäller från det att reaktorn stängs av till dess att allt kärnbränsle och annat radioaktivt kontaminerat material varaktigt har avlägsnats 1 Redovisningen enligt artikel 37 i Euratomfördraget syftar till att ge EU:s medlemsländer kännedom om pågående projekt som rör kärnkraft och rapporten ska bland annat svara på om verksamheten kan ge några radioaktiva utsläpp i andra länder. Öppen 4 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 från anläggningsplatsen. Med anläggningsplats avses den plats där reaktorerna är belägna, se figur 1. I vissa fall kan allt radioaktivt material avlägsnas utan att byggnaden rivs, i andra fall är det nödvändigt att riva byggnaden för att säkerställa att allt radioaktivt material är borta. Eftersom det är svårt att bedöma detta i förväg, kommer ansökan att omfatta rivning av samtliga byggnader. Om det skulle finnas någon användning av en byggnad efter att radioaktivt material har avlägsnats, kommer den att lämnas kvar. Med detta angreppssätt redovisas de största tänkbara volymerna avfall och den största möjliga påverkan i form av till exempel buller och damning. Detta innebär även att konventionell rivning kommer att tillståndsprövas fast detta inte omfattas av tillståndsplikten enligt miljöbalken. Ringhals 1 är en kokvattenreaktor och Ringhals 2 är en tryckvattenreaktor. De olika teknikerna innebär att det skiljer vilka anläggningsdelar som blivit kontaminerade, det vill säga radioaktivt nedsmutsade. Detta medför att det förväntas uppstå olika mängder radioaktivt avfall från de bägge reaktorerna och det kan behövas olika angreppssätt vid avveckling och rivning. Det finns olika sätt att genomföra en avveckling av ett kärnkraftverk. En metod kan vara att avveckla ett rum, en våning eller en byggnad i taget. Ett annat sätt är att ta bort ett processystem i taget. En metod kan gå ut på att plocka ut de mest radioaktiva komponenterna först och en annan metod att ta ut dem sist. Den detaljerade planeringen är ännu inte helt färdigställd, men med all sannolikhet kommer en kombination av dessa metoder att användas och flexibilitet är nödvändig. Målsättningen är att bedriva verksamheten så att det skapas så små mängder radioaktivt avfall som möjligt utifrån vad som är tekniskt och ekonomiskt rimligt samt med beaktande av att personalen ska få så låg dos som möjligt. I tabellen nedan beskrivs de olika arbetsmoment som ingår i avvecklingen av Ringhals 1 och 2. För överskådlighetens skull redovisas även de arbetsmoment som ingår i den tidigare ansökan om ändringstillstånd som för närvarande hanteras av Mark- och miljödomstolen. Avsikten är att den pågående prövningen och den prövning som omfattas av detta samråd tillsammans ska omfatta samtliga arbetsmoment som är prövningspliktiga. Observera att arbetsmomenten kan komma att utföras i en annan ordning än den som beskrivs i tabellen. Sannolikt kommer vissa moment att utföras parallellt. Respektive arbetsmoment kan även komma att delas upp i flera delar som utförs vid olika tidpunkter. Öppen 5 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Arbetsmoment Blockseparation System där Ringhals 1 och 2 har ett beroende av Ringhals 3 och 4 eller avfallsområdet byggs bort och driftområdet delas upp så att Ringhals 1 och 2 utgör ett separat driftområde. Bortförsel av bränsle Bränslet placeras i bränslebassängerna och transporteras sedan bort. Dekontaminering av primärsystem Partiklar som innehåller radioaktiva ämnen avlägsnas i syfte att sänka strålningsnivåerna i anläggningen. Segmentering av interndelar Efter att reaktorn har stängts är det möjligt att avlägsna komponenter som sitter inuti reaktorkärlet. Nedmontering av turbin, generator och kondensor Vid Ringhals 2 kan de stora komponenterna nedmonteras direkt efter slutlig avställning. Vid Ringhals 1 är dessa komponenter aktiva och behöver nedmonteras i annan ordning. Nedmontering av Primärsystem Huvudcirkulationssystem, ångeneratorer och tryckhållare nedmonteras. Nedmontering av övriga system System nedmonteras successivt i turbin och mellanbyggnad, reaktorbyggnad, hjälpsystemsbyggnad, elbyggnad m.fl. Nedmontering av reaktortank Reaktortanken kan avlägsnas när interndelar och anslutande system har tagits bort. Ingår i tidigare ansökan X X X X X Omfattas av denna ansökan (X) (X) X X X Dekontaminering av byggnader Utrymmen och lokaler rengörs från Öppen 6 (17) X

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Arbetsmoment partiklar som innehåller radioaktiva ämnen efterhand som system nedmonteras. Friklassningsmätningar Löpande genomförs verifierande mätningar som ligger till grund för beslut om material kan befrias från kontroll ur strålskyddssynpunkt. Rivning av byggnader Efter friklassning kan konventionell rivning av byggnader ske och eventuella håligheter återfyllas. Ingår i tidigare ansökan Omfattas av denna ansökan X X Med (X) avses att verksamheten och miljökonsekvenserna är redovisade i den tidigare ansökan. Det är dock inte säkert att arbetsmomenten är helt avslutade när övriga åtgärder påbörjas. Ansökan med tillhörande miljökonsekvensbeskrivning kommer därför att ta höjd för att dessa aktiviteter kan komma att ske samtidigt med andra aktiviteter som omfattas av denna ansökan. I figuren nedan redovisas de anläggningar som ingår i nedmonteringen och rivningen av Ringhals 1 och 2. Andra delar av Ringhals industriområde kommer att beröras av de verksamheter som beskrivs i avsnitt 5.2 nedan. Figur 1 Det område som har ringats in med röd linje omfattas av nedmontering och rivning av Ringhals 1 och 2 (anläggningsplatsen) Öppen 7 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 5.2 Avfallshantering, mellanlager och markförvar 5.2.1 Avfallsvolymer Uppskattningsvis uppkommer 340 000 ton avfall under nedmontering och rivning. Mellan 90-95 procent bedöms vara konventionellt avfall, det vill säga icke radioaktivt. Avfallet kan delas in i fyra huvudsakliga kategorier; konventionellt, friklassningsbart, lågaktivt och medelaktivt avfall. Hur de olika kategorierna hanteras och omhändertas beskrivs översiktligt i figuren nedan. Figur 2 Avfallskategorier och möjliga omhändertaganden 5.2.2 Konventionellt avfall Konventionellt avfall består av farligt och icke farligt avfall. Områden för sortering och hantering av avfallet kommer att behöva utvidgas inom industriområdet. Källsortering kommer att ske i syfte att kunna lämna avfallet för materialåtervinning. Det kan även bli aktuellt att ha avfallsstationer för konventionellt avfall utanför industriområdet, vilket gör att det blir enklare för återvinningsföretagen att hämta avfallet. Öppen 8 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Farligt avfall kommer att sorteras ut och skickas till särskilda avfallsmottagare för omhändertagande. Farligt avfall består exempelvis av batterier, lysrör, epoxi samt oljor, fetter och andra kemikalier. Stora delar av det konventionella avfallet utgörs av betong. Avsikten är att krossa betongen i en tillfällig krossanläggning. Den krossade betongen kan användas när det finns behov av att återfylla de hålrum som uppstår när olika byggnader har monterats ner. I första hand avses den krossade betongen läggas upp i närheten av de platser som ska återfyllas för att minska transporterna inom området. 5.2.3 Radioaktivt avfall Radioaktivt avfall kan delas in i tre kategorier; friklassningsbart, lågaktivt och medelaktivt. Även inom dessa avfallskategorier förekommer farligt avfall, till exempel asbest. Radioaktivt rivningsavfall är i de allra flesta fall jämförbart med avfall som redan hanteras inom ramen för drift och revision. Hanteringen planeras följaktligen i de flesta fall kunna ske i samma anläggningar, och på motsvarande vis, som nuvarande hantering av driftavfall sker även om volymerna ökar och en viss utbyggnad kan bli nödvändig. På samma sätt krävs utökad kapacitet för hantering och friklassning av radioaktivt avfall. Kortlivat låg- och medelaktivt avfall ska slutförvaras i ett utbyggt SFR 2 i Forsmark, vilket tidigast förväntas tas i drift i slutet av 2020-talet. Långlivat låg- och medelaktivt avfall ska slutförvaras i ett särskilt förvar, SFL, som förväntas vara i drift under mitten av 2040-talet. Det finns därför ett behov av att mellanlagra radioaktivt avfall till dess att förvaren har tagits i drift. Tillstånd till utökad mellanlagring av radioaktivt avfall har inkluderats i den tidigare ansökan om avställnings- och rivningsdrift eftersom uppförandet behöver ske tidigt så att det står klart när nedmontering och rivning börjar. 5.2.4 Markförvar Under avvecklingen uppkommer avfall i form av betong, metall och brännbart (exempelvis skoskydd, kläder och emballage). Detta avfall är mycket lågaktivt och kan därför vara lämpligt att deponeras i markförvar. Ringhals AB undersöker möjligheterna att anlägga ett markförvar inom industriområdet. Parallellt undersöks alternativa omhändertaganden av det mycket lågaktiva avfallet, exempelvis deponering på annan plats, förbränning eller användning som byggnadsmaterial på deponier eller andra platser där det inte finns risk för radioaktiv dos till tredje man. I figuren nedan redovisas alternativa lokaliseringar för ett nytt markförvar. 2 Slutförvaret för kortlivat radioaktivt avfall Öppen 9 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Figur 3 Alternativa lokaliseringar markförvar (blå markering) Sannolikt kommer en liknande teknisk utformning tillämpas som den som använts för befintligt markförvar. Där läggs en hård kärna av avfall i containrar. Därefter byggs deponin på med mjukare balar med komprimerat avfall. För att deponin ska behålla sin form fylls alla håligheter i och mellan avfallskollina med sand. En bentonitmatta (lermaterial) läggs över deponin och den slutliga formen justeras med ett lager jord och grus. För att den sluttäckta deponin ska smälta in i miljön låter man växter som finns i omgivningen sprida sig på deponin. En grundförutsättning vid utformning av ett markförvar är att omgivande mark och vatten inte ska förorenas. Deponin byggs därför upp med en tät bottenplatta som hindrar eventuellt lakvatten att tränga ner i marken samt ett tätt toppskikt som hindrar regnvatten från att tränga in i deponin. Eventuellt lakvatten leds via ett dräneringsskikt till en infiltrationsbädd för att renas. Öppen 10 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Figur 4 Principiell utformning av markdeponi 5.3 Transporter Under nedmontering och rivning kommer flera typer av transporter att vara aktuella. Det gäller dels transport av material, verktyg, fordon och maskiner som behövs för att nedmontera och riva anläggningarna, dels resor till och från anläggningen för den personal som ska arbeta med avvecklingen. Därutöver kommer transport av det avfall som uppkommer under nedmontering och rivning. Det är i första hand icke radioaktivt avfall som transporteras bort för återanvändning, återvinning eller annat omhändertagande. Radioaktivt avfall förväntas behöva mellanlagras på Ringhals en längre tid tills slutförvar har tagits i drift och då kommer avfallet att transporteras bort. Det kan bli aktuellt att behandla avfall på annan plats och transporter sker då med fartyg eller lastbil. 5.4 Allvarliga kemikalieolyckor Användning och hantering av hydrazin, vätgas, diesel och natriumhypoklorit minskar när reaktorerna tas ur drift. Enligt den så kallade Sevesolagen, lag om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor (1999:381), är Ringhals klassad som en Sevesoanläggning med den högre kravnivån. Det är huvudsakligen, men inte enbart, lagring av hydrazin som gör att Ringhals omfattas av Sevesolagstiftningen. Hydrazinanvändningen vid Ringhals 3 och 4 är så stor att anläggningen, även efter en avställning av Ringhals 1 och 2, kommer att fortsätta att höra till den högre kravnivån. Detta innebär att samrådet även ska avse hur allvarliga kemikalieolyckor ska kunna förebyggas och begränsas. Det innebär också att en säkerhetsrapport och ett handlingsprogram ska bifogas ansökan om tillstånd enligt miljöbalken. Den ändring av verksamheten som ansökan avser innebär endast mindre förändringar av hur stora mängder Seveso-kemikalier som kan lagras på Ringhals och inga markanta skillnader vad gäller riskerna för allvarliga kemikalieolyckor. Samma förebyggande och konsekvenslindrande åtgärder kommer att vara aktuella. Öppen 11 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 En översyn kommer att göras för att värdera om Ringhals AB:s gällande säkerhetsrapport och handlingsprogram behöver revideras för att anpassas till de nya driftförhållandena. 5.5 Följdverksamheter Det mycket lågaktiva avfallet hanteras i enlighet med vad som redovisas i avsnitt 5.2 ovan. Slutligt omhändertagande av det övriga radioaktiva avfallet huvudsakligen medelaktivt sker inom ramen för det svenska systemet. Där ansvarar Svensk Kärnbränslehantering, SKB, för byggnation och drift av de anläggningar som krävs och dessa tillståndsprövas separat. Slutförvaring av radioaktivt avfall och eventuella andra följdverksamheter kommer att beskrivas kortfattat i miljökonsekvensbeskrivningen. 6 OMGIVNINGSBESKRIVNING I Ringhals närområde finns såväl fritidsbostäder och permanentbostäder som några mindre jordbruksfastigheter. Bua och Väröbacka är de närmaste tätorterna. Massafabriken Södra Cell och sågverket Södra Timber AB ligger cirka 5 km sydost om Ringhals. I Båtafjorden ligger Videbergs fiskehamn som används för fritidsändamål, men som även är hemmahamn för några yrkesfiskare. I anslutning till fiskehamnen finns en hamn som i dagsläget nyttjas av Ringhals AB, huvudsakligen för transport av radioaktivt avfall och mottagande av bränsle. Väg 848 går mellan Videbergs hamn och Väröbacka. Väg 847 går från Ringhals till Bua. Närmaste större väg är E6 mellan Malmö och Göteborg, som ligger på ett avstånd av cirka 6 km. 6.1 Planförhållanden Ringhals ligger inom det område som i Översiktsplan för Varbergs kommun (antagen 2010-06-15), betecknas Ringhals kärnkraftverk med omgivning. Området ska enligt planen nyttjas för befintlig verksamhet. En fördjupad översiktsplan för Norra kustområdet, där Väröhalvön ingår, antogs den 14 februari 2017. Hela planområdet ligger inom den inre beredskapszonen för Ringhals kärnkraftverk. Området berörs av ett förordnande enligt plan- och bygglagen, vilket innebär att bygglov ska prövas särskilt av länsstyrelsen med hänsyn till skyddsområdet runt Ringhals samt till de boendes hälsa och säkerhet. Strävan i den fördjupade översiktsplanen är att koncentrera ny bebyggelse till befintliga service- och tätorter, och både Väröbacka och Bua anges som utvecklingsområden med avseende på boende. Området väster om Ringhals är utpekat som lämpligt för vindkraftsetablering eftersom vindförhållandena är goda och landskapsbilden inte är känslig. Inom detta område får ingen ny bebyggelse tillåtas som försvårar vindkraftsutbyggnad. Gällande detaljplan för Ringhals ändrades också den 26 januari 2010 (laga kraft 2011-09-24) för att möjliggöra vindkraftsutbyggnad. Öppen 12 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Hallandskusten omfattas av riksintressen enligt 4:e kapitlet i miljöbalken som innebär att turismens och friluftslivets, främst det rörliga friluftslivets, intressen ska beaktas särskilt. I närområdet finns också flera riksintressen enligt 3:e kapitlet i miljöbalken (naturvård, yrkesfiske, sjöfart, hamn, järnväg och väg). Hela området där Ringhals kärnkraftverk, inklusive delar av närområdet, är beläget har utsetts som riksintresse för energiproduktion. Allmän plats, park Bostadsändamål Bostäder och fritidsändamål Hamnändamål Handel/bostäder Högspänning Småindustri Storindustri Vindkraft Figur 5 Gällande detaljplaner kring Ringhals 6.2 Natur- och kulturvärden samt friluftsliv De största naturvärdena i området finns i naturreservatet Biskopshagen och Natura 2000-området Båtafjorden. Norr om Ringhals ligger naturreservatet Vendelsöarna. Stora delar av dessa områden ingår även i Jordbruksverkets ängs- och betesmarksinventering. Till havs finns två sälskyddsområden; Södra Ledskär och Kläpparna. Skogsstyrelsen har vid sina inventeringar inte registrerat några värdefulla skogsmiljöer i närområdet. Enligt länsstyrelsens våtmarksinventering finns där inte heller några värdefulla våtmarker. Öppen 13 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 I området finns flera kulturlämningar, bland annat stensättningar och gravrösen. Värdefulla kulturmiljöer finns vid Bua by och på ön Sönnre Horten. Det finns goda möjligheter till bad, fiske, friluftsliv och naturupplevelser. 6.3 Landskapsbild Landskapet på Väröhalvön präglas både av höga natur- och kulturvärden och av industrier och bebyggelse. Ringhalsverket med de höga reaktorbyggnaderna, Ringhals 1 skorsten, kraftledningsgatan och Södra Cells höga byggnader utgör markanta inslag i landskapsbilden. 7 FÖRUTSEDD MILJÖPÅVERKAN 7.1 Utsläpp till luft, mark och vatten Utsläpp till följd av transporter förväntas vara högre under de storskaliga delarna av avvecklingen för att sedan minska varefter personalstyrkan minskar och behovet av material- och avfallstransporter avtar. När en reaktor ställs av minskar utsläppen av radioaktiva ämnen och vissa utsläpp upphör helt. Under vissa arbetsmoment under nedmontering och rivning förväntas utsläppen av radioaktivitet öka tillfälligt. Utsläppen förväntas dock ligga mycket långt under de dosgränser som gäller för påverkan på omgivningen. Användandet av rengöringskemikalier ökar något under vissa moment under nedmontering och rivning, men användandet av processkemikalier upphör därefter helt vid Ringhals 1 och 2. Inget utsläpp av uppvärmt kylvatten kommer att ske från Ringhals 1 och 2, däremot kommer ett visst vattenflöde krävas i kylvattenkanalerna för att underlätta rengöring av olika system. När rivningen är avslutad upphör uttaget av kylvatten helt för Ringhals 1 och 2. Utsläppen till vatten minskar med tiden och intensiteten i nedmonterings- och rivningsarbetet för att upphöra helt när rivningen är genomförd. 7.2 Natur- och kulturmiljövärden Inga natur - eller kulturmiljövärden bedöms komma att påverkas av den sökta verksamhetsförändringen. 7.3 Avfallsproduktion Stora mängder avfall uppkommer under nedmontering och rivning. Merparten är inte radioaktivt och kan återvinnas eller användas som återfyllnad. Radioaktivt avfall slutförvaras. I vissa fall kan det vara aktuellt att reducera volymen avfall, till exempel smälta eller förbränna, innan det deponeras. Öppen 14 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 7.4 Förbrukning av resurser Användningen av industrisprit och dekontamineringskemikalier minskar successivt under rivningsdriften. Detsamma gäller kalciumhydroxid och jonbytarmassor. Varefter olika driftsystem avvecklas minskar energi- och resursanvändningen. Energianvändning och resurser som behövs för avfallshantering kommer dock att ökar tillfälligt eftersom mängden avfall som behöver hanteras och transporteras ökar. 7.5 Buller, vibrationer och damm Flertalet av dagens stora bullerkällor vid Ringhals 1 och 2 kommer att ha tagits ur drift när nedmontering och rivning inleds, till exempel transformatorer, Ringhals 1 skorsten, vätgasanläggning och reservkraftdieslar. Däremot uppstår nya, tillfälliga bullerkällor i samband med nedmontering och rivning, till exempel från kompressorer för tryckluft och temporära ventilationssystem. Därutöver är det framför allt rivning av byggnadskroppar och krossning av betong som ger upphov till buller samt transporter av utrustning, rivningsmaterial och personal. En bullerberäkning kommer att genomföras för att utreda om särskilda försiktighetsmått behövs för att gällande riktvärden ska kunna innehållas, vilket kommer att redovisas i miljökonsekvensbeskrivningen. Störningar i form av vibrationer och damm kan förekomma, framför allt i samband med den konventionella rivningen av byggnaderna. 7.6 Gränsöverskridande miljöpåverkan Enligt ESBO-konventionen finns skyldighet att samråda med närliggande länder som kan komma att påverkas av en planerad verksamhet. Avvecklingen av Ringhals 1 och 2 bedöms inte medföra gränsöverskridande miljöpåverkan, men Naturvårdsverket har ändå valt att informera närliggande länder i samband med den miljöprövning som redan pågår. Inget land har velat delta i samråd, men Danmark har bett att få ta del av ansökningshandlingarna och följer prövningsprocessen på avstånd. 8 FÖRVÄNTADE MILJÖKONSEKVENSER Miljökonsekvenserna av nedmontering och rivning består i första hand av kemikalieförbrukning och buller till omgivningen. Påverkan på miljön kommer att ske under en begränsad period då nedmontering och rivning pågår, och jämfört med dagens drift minskar utsläpp till luft och vatten. 9 TIDPLAN Ringhals 2 ska ställas av under 2019 och Ringhals 1 under 2020. Vissa nedmonteringsåtgärder skulle kunna inledas omedelbart, medan vissa åtgärder bör vänta tills bränslet har lämnat anläggningen vilket tar ca 1,5 år efter avställning. Under optimala förhållanden bedöms nedmontering och rivning kunna ske på 7-8 år räknat från tiden för avställning. Öppen 15 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 Den tillståndspliktiga nedmonteringen och rivningen av reaktorerna är avslutad då allt radioaktivt kontaminerat material varaktigt har avlägsnats från anläggningsplatsen. Detta sluttillstånd uppnås när Strålsäkerhetsmyndigheten har fattat beslut om friklassning, vilket är en process som bedöms pågå under minst 1-2 år efter att nedmontering och rivning har avslutats. Drift av mellanlager och markförvar kommer att pågå även efter att nedmontering och rivning har avslutats. 10 PRELIMINÄR DISPOSITION AV MKB I detta avsnitt redovisas en preliminär disposition för de miljökonsekvensbeskrivningar (MKB) som ska upprättas och bifogas ansökningshandlingarna enligt miljöbalken och kärntekniklagen. Den slutliga dispositionen kan komma att ändras, bland annat med anledning av synpunkter som kommer fram under samrådet. 1 Icke teknisk sammanfattning 2 Administrativa uppgifter 3 Ansökans omfattning och avgränsningar 4 Nollalternativ, det vill säga konsekvenserna av att verksamheten nedmontering och rivning inte genomförs 5 Alternativa utformningar och lokaliseringar 6 Samrådsprocessen 7 Omgivningsbeskrivning 8 Teknisk beskrivning 9 Följdverksamheter 10 Resursanvändning 11 Transporter 12 Avfall 13 Utsläpp och övrig miljöpåverkan 14 Effekter på hälsa och miljö 15 Risker 16 Uppföljning 17 Miljömål 18 Samlad miljökonsekvensbedömning Öppen 16 (17)

Detta är en PDF-tolkning från Darwin av dokument 2412877 / 2.0 Dokumentstatus: Frisläppt Sekretessklass: Öppen Dokumentstatus Alt dokument ID 1 Alt dokument ID 2 Dokument ID / Version Frisläppt R12D R12D miljöprövning 2412877 / 2.0 11 HAR DU SYNPUNKTER ELLER FRÅGOR? Kontakta juridiskt ombud via; E-post: marie-louise.olvstam@svafo.se Telefon: 0709-677 097 Brev: Marie-Louise Olvstam, AB SVAFO, Box 90, 611 23 Nyköping Synpunkter ska vara ombudet tillhanda senast den 31 januari 2018 för att kunna beaktas i arbetet med framtagande av miljökonsekvensbeskrivningen. Besök gärna Ringhals AB:s hemsida: www.vattenfall.se/ringhals Öppen 17 (17)

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-29 Diarienummer KS/2017:576 Yttrande angående förslag på uppdaterade bevarandeplaner för Natura 2000-områden i Hallands län Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar yttrandet, daterat 2017-12-12, och översänder det som sitt svar till Länsstyrelsen i Hallands län. Sammanfattning Länsstyrelsen i Hallands län har, som en del av ett uppdrag av regeringen, tagit fram förslag till uppdaterade bevarandeplaner för sex Natura 2000-områden i Kungsbacka kommun, Gäddevik, Hördalen, Oxhagen, Rolfsån, Rossared och Vallda Sandö. Natura 2000 är ett europeiskt nätverk av områden med värdefull natur. Alla områden som ingår i Natura 2000 ska ha en bevarandeplan som ska tjäna som kunskapsunderlag i planeringssammanhang och vid tillståndsansökning enligt miljöbalken. Kungsbacka kommun har nu fått möjlighet att yttrar sig över de sex reviderade bevarandeplanerna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2017-11-29 Yttrande, 2017-12-12 Förslag på uppdaterade bevarandeplaner för Natura 2000-områden i Hallands län, 2017-10-24 Förslag till uppdatering av bevarandeplanen för Natura 2000-området Gäddevik i Hallands län, 2017 10-24 Förslag till bevarandeplan för Natura 2000-området Oxhagen, 2017-10-24 Förslag till uppdatering av bevarandeplanen för Natura 2000-området Vallda Sandö i Hallands län, 2017-10-24 Förslag till uppdatering av bevarandeplanen för Natura 2000-området Rolfsån i Hallands län, 2017-10 24 Förslag till uppdatering av bevarandeplanen för Natura 2000-området Rossared i Hallands län, 2017 10-24 /Eget_Förvaltning/ Peter Reneby 0300-83 41 32 peter.reneby@kungsbacka.se 1 (6) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (6) Förslag till uppdatering av bevarandeplanen för Natura 2000-området Hördalen i Hallands län, 2017 10-24 Beslutet skickas till Länsstyrelsen i Hallands län, halland@lansstyrelsen.se, Länsstyrelsens dnr: 511-6463-17, 511-6476-17, 511-6465-17, 511-6469-17, 511-6470-17, 511-6466 17 Beskrivning av ärendet Länsstyrelsen i Hallands län har, som en del av ett uppdrag av regeringen, tagit fram förslag till uppdaterade bevarandeplaner för sex Natura 2000-områden i Kungsbacka kommun. Kommunen har nu möjlighet att lämna synpunkter på förslagen. De Natura 2000-områden som berörs är: Gäddevik, Hördalen, Oxhagen, Rolfsån, Rossared och Vallda Sandö. En kortare områdesbeskrivning och en sammanfattning av varje områdes bevarandeplaner följer längre ner i tjänsteskrivelsen. I samband med revideringen av så har inga förändringar i områdenas storlek eller gränser gjorts. Vad är en bevarandeplan? Natura 2000 är ett europeiskt nätverk av områden med värdefull natur. Målet med nätverket är att hejda utrotningen av arter och livsmiljöer som förekommer naturligt i Europa. Utpekandet av Natura 2000-områden bygger på krav i EU:s fågeldirektiv samt art- och habitatdirektiv. Alla områden som ingår i Natura 2000 ska ha en bevarandeplan som ska tjäna som kunskapsunderlag i planeringssammanhang och vid tillståndsansökning enligt miljöbalken. Bevarandeplanen ska bland annat beskriva syftet med området och vilka åtgärder om verksamheter som kan skada de arter och naturtyper som området avser att skydda och som därmed kräver att tillstånd enligt 7 kap 28a miljöbalken beviljas innan åtgärder genomförs. Bevarandeplanen är inte ett juridiskt bindande dokument. För formell reglering av skydd eller skötsel kan andra beslut behövas som exempelvis skyddsbeslut för naturreservat. Samlad bedömning De uppdaterade bevarandeplanerna för samtliga Natura 2000-områden är genomarbetade och visar på en god intention för att bibehålla och utveckla naturvärdena. Flera av områdena är dessutom viktiga för Kungsbacka kommuns invånare i form av rekreationsområden. Av de Natura 2000-områdena som berörs i den här remissen så är det enbart Rolfsån som ligger inom, eller angränsar till, ett område som är utpekat i Kungsbacka kommuns översiktsplan som utvecklingsområde. Min bedömning är att Hjälm kan utvecklas enligt översiktsplanens intentioner utan att påverka Natura 2000-områdets bevarandevärden negativt.

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (6) Gäddevik Natura 2000-området Gäddevik utgörs av två uddar utmed Lygnerns södra strand. I den nordvända sluttningen ner mot sjön växer äldre ädellövskog med dominans av ek och bok. På några ställen av sluttningen där marken är källpåverkad växer alsumpskog. Skogen är i huvudsak enskiktad och andelen död ved är liten. Hela området är naturreservat och delar av området är klassat som nyckelbiotop. Området ingår i Lygnern-Fjäråsbräckas riksintresse för naturvård och är dessutom ett välutnyttjat strövområde. Exempel på åtgärder som skulle kunna påverka områdets naturvärden negativt är: Exploatering, schaktning, upplag etc. Avverkning Dikning Spridning av kemikalier och växtnäringsämnen Konkurrens från gran Eftersom hela området idag är ett naturreservat så skyddas området genom reservatsföreskrifterna mot bland annat fysisk planering och spridning av kemikalier. För att gynna de bevarandesvärda lövskogsmiljöerna så föreslås bland annat att granen ska röjas bort vid behov och att täta uppslag av björk och ek gallras bort i de bokdominerade områdena för att gynna de äldre bokarna. Kommunen är inte markägare till någon fastighet i eller i direkt anslutning till Natura 2000-området. Hördalen Natura 2000-området Hördalen ligger cirka 3 km sydost om Särö och gränsar i söder till Kungsbacka Golfklubb i Hamra. Området består av bergspartier med krattekskog och en dalgång med hagmarksekar och sumpskog. Bergsområdet i söder innehåller berg- och rasbranter i olika plan. Markförhållandena är bitvis rika med grönsten och kalkhaltig jordmån. Örtfloran är rik och om våren så blommar det rikligt med bland annat blåsippa, skogsbingel och liljekonvalj. Hela området är naturreservat och det ligger inom Valda-Sandös riksintresse för naturvård och Särö skärgården-vallda Sandös riksintresse för friluftsliv. Delar av området är klassat som nyckelbiotop. Exempel på åtgärder som skulle kunna påverka områdets naturvärden negativt är: Exploatering, schaktning, upplag etc. Avverkning Spridning av kemikalier och växtnäringsämnen Svag eller utebliven hävd

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (6) Eftersom hela området är ett naturreservat så skyddas området från ingrepp som skogsbruksåtgärder, exploatering och spridning av kemikalier genom reservatsföreskrifterna. De gamla hagmarkerna med gamla ekar är i stort behov av restaurering. För att uppnå det så behöver bland annat beteshävden återupptas och en etappvis friställning av de gamla ekarna och dess efterträdare utföras. Kommunen är inte markägare till någon fastighet i Natura 2000-området men har fastigheter som gränsar till området bland annat Vallda 25:13 där Kungsbacka Golfklubb bedriver sin verksamhet. Oxhagen Natura 2000-området Oxhagen ligger vid Lygnerns norra strand cirka 3 km öster om sundet mellan Lygnern och Sundsjön. Området ingår i ett större lövskogsdominerat landskap längs med Lygnerns norra strand. Det ligger i en sydsluttning där terrängen höjer sig trappstegslikt i förkastningsbranter och mellanliggande terrasser. Inslaget av hålträd och död ved är bitvis stort. Här häckar bland annat skogsduva och mindre hackspett. Hela området är naturreservat och delar är klassat som nyckelbiotop. Området ingår även i Lygnern-Fjäråsbräckas riksintresse för naturvård. Exempel på åtgärder som skulle kunna påverka områdets naturvärden negativt är: Exploatering, schaktning, upplag etc. Avverkning och bortförsel av död ved Konkurrens av gran Igenväxning bland bestånd av gamla ädellövträd Eftersom hela området är ett naturreservat så skyddas området från ingrepp som skogsbruksåtgärder, exploatering och spridning av kemikalier genom reservatsföreskrifterna. Naturvärdena i området bör i huvudsak utvecklas genom naturlig dynamik och lämnas för fri utveckling. Men viss skötsel så som att hålla efter gran kan behövas. Kommunen är inte markägare till någon fastighet i eller i direkt anslutning till Natura 2000-området. Rolfsån Natura 2000-området Rolfsån utgörs av Rolfsåns knappt en mil långa fåra från Stensjöns utlopp vid Hjälm till Kungsbackafjorden. Ån slingrar sig fram i uppodlade dalsänkor i spricklandskapet öster om Kungsbacka. Uppströms Natura 2000-området ligger de tre sjöarna, Stensjön, Sundsjön och Lygnern. Syftet med Natura 2000-området är att bevara, eller återställa, ett gynnsamt tillstånd för arterna flodpärlmussla och lax. Rolfsån omfattas även av riksintresse för naturvård, riksintresse för friluftsliv samt i de övre delarna av riksintresse för kulturmiljövård. Natura 2000-området påverkas i hög grad av vad som sker i strandzonen och i uppströms belägna sjöar och vattendrag. Exempel på åtgärder som riskerar att påverka naturvärdena i Rolfsån negativt är: Påverkan på vattenföring så som vattenuttag, reglering av vattenföringen och invallning Vandringshinder så som vägtrummor och kulvertar

KUNGSBACKA KOMMUN 5 (6) Utsläpp från punktkällor Avverkning av strandnära skog och buskar Hårt fisketryck mot enskilda arter Som förslag på åtgärder för att förbättra möjligheterna att uppnå en gynnsam bevarandestatus för Natura 2000-området så föreslår bland annat länsstyrelsen att biotopförbättrande åtgärder bör genomföras vid Hjälm och Myrekulla samt att det är angeläget att fortsatt följa upp hur kalkningen fungerar. Kommunen är markägare till en fastighet i Natura 2000-området (Rossared 6:24) och är markägare till en fastighet som finns i direkt anslutning till Natura 2000-området (Hammerö 7:4). Rossared Natura 2000-området Rossared ligger vid Stensjöns södra strand och har en omväxlande natur och består till en del av ett böljande produktivt kulturlandskap med insprängda lövskogsklädda kullar. Markerna vid Stensjöns södra strand, från Rossared i väster till Ålgårda i öster, innehåller värdefulla lövskogsmiljöer med gamla bokskogar, ekskogar, hagmarker och alsumpskogar. I området ingår även värdefulla strandängar. Hela området omfattas av landskapsbildskydd och delar av det ligger inom Lygnern-Rolfsåns riksintresse för friluftsliv. Inom området finns det även flera skogliga nyckelbiotoper. Åtgärder som kan påverka Natura 2000-området negativt är bland annat: Exploatering, schaktning, upplag etc. Avverkningar och bortförsel av död ved Konkurrens från gran i ädellövskogarna Spridning av kemikalier och växtnäringsämnen Arbetet med att få ett långsiktigt skydd av området pågår. Avgränsningar och förhandlingar är ännu inte klara. Utöver ett långsiktigt skydd så behöver även vissa insatser för att bibehålla och utveckla de höga naturvärdena sättas in så som frihuggning av gamla vidkroniga lövträd, återinsatt bete i ekhagmarkerna och tillskapande av död ved. Kommunen är markägare till en fastighet i Natura 2000-området (Rossared 5:21). Vallda Sandö Natura 2000-området och naturreservatet Vallda Sandö ligger i det nordhalländska kustbandet mellan Stallviken och Låddholmsviken cirka 6 km väster om Kungsbacka. Området domineras av en bergig halvö med fyra uddar samt mindre öar. De låglänta strandängarna översvämmas årligen och bildar botaniskt intressanta saltängar. Naturen ute på halvön är ganska typisk för kusten i norra Halland. Här

KUNGSBACKA KOMMUN 6 (6) finns såväl kala klippor, sandiga vikar som ljunghedar och fukthedar. I bergssvackorna finns enbuskmarker och kärr. Hela Natura 2000-området är naturreservat och ligger inom riksintresseområdet för naturvård samt riksintresseområde för friluftsliv. Strandängarna i de östra delarna av området är fågelskyddsområde. Åtgärder som kan påverka Natura 2000-området negativt är bland annat: Exploatering, schaktning, upplag etc. Avsaknad av, för svag eller olämplig hävd i området Bortförande av strandnära tångvallar Störning av häckande fåglar Eftersom hela området idag är naturreservat så skyddas det till viss del av reservatsföreskrifterna. Det finns ett behov av att se över den relativt gamla skötselplanen och att säkerställa att betet återinförs på de strandängarna där det idag saknas hävd. Även bränning av hedmarkerna är en åtgärd som föreslås. Kommunen är markägare till en fastighet i Natura 2000-området (Vallda 21:47). Peter Reneby Kommunekolog

YTTRANDE Datum 2017-12-12 Diarienummer KS/2017:576 Yttrande angående förslag på uppdaterade bevarandeplaner för Natura 2000-områden i Hallands län Kungsbacka kommun har tagit del av handlingarna och har inget att erinra mot de reviderade bevarandeplanerna för Natura 2000-områdena Gäddevik, Hördalen, Oxhagen, Rolfsån, Rossared och Vallda Sandö. Hans Forsberg Kommunstyrelsens ordförande KUB1000, v2.0, 2012-05-23 /Eget_Förvaltning/ Peter Reneby peter.reneby@kungsbacka.se Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

INFORMATION 1 (3) 2017-10-20 se bilaga 1 för dnr Se sändlista Förslag på uppdaterade bevarandeplaner för Natura 2000-områden i Hallands län Länsstyrelsen har på uppdrag av regeringen tagit fram förslag till uppdaterade bevarandeplaner för 18 Natura 2000-områden. Nu finns möjlighet att lämna synpunkter på förslagen. Den som vill yttra sig med anledning av förslaget ska göra detta skriftligen senast den 30 november 2017. Vi ser gärna att ni svarar till halland@lansstyrelsen.se men det går också bra till länsstyrelsen, 301 86 Halmstad. I skrivelsen ska ärendets diarienummer anges, se bilaga 1. Förslagen finns på länsstyrelsens hemsida www.lansstyrelsen.se/halland. Vissa remissinstanser berörs främst av något eller några områden, se sändlistans högra kolumn. Om du har frågor på förslagen, eller behöver få dem i pappersform, kan du kontakta Björn Larsson, e-post bjorn.larsson@lansstyrelsen.se, tel. 010-224 32 49. Vad är en bevarandeplan Natura 2000 är ett europeiskt nätverk av områden med värdefull natur. Alla områden som ingår i Natura 2000 ska ha en bevarandeplan som ska tjäna som kunskapsunderlag i planeringssammanhang och vid tillståndsprövning enligt miljöbalken. Planen har ingen rättsligt bindande verkan. Bevarandeplanen ska bl.a. beskriva syftet med området och vilka åtgärder och verksamheter som kan skada de arter och naturtyper som området avser att skydda och som därmed kräver att tillstånd enligt 7 kap 28a miljöbalken beviljas innan åtgärderna genomförs. Vad händer efter remissen När remisstiden är slut kommer länsstyrelsen sammanställa inkomna synpunkter. Efter eventuella ändringar kommer planerna att fastställas och läggas ut på länsstyrelsens hemsida. Detta kommer ske under vintern. Björn Larsson naturvårdshandläggare

LÄNSSTYRELSEN INFORMATION 2 (3) 2017-10-20 se bilaga 1 för dnr Sändlista Kungsbacka kommun, kommun@kungsbacka.se Falkenbergs kommun, kommun@falkenberg.se Laholms kommun, kommun@laholm.se Halmstads kommun, direkt@halmstad.se Varbergs kommun, ks@varberg.se Svenljunga kommun, kansliet@svenljunga.se Västra Götalands län, vastragotaland@lansstyrelsen.se Skogsstyrelsen, distriktschef Sven Nilsson, sven.nilsson@skogsstyrelsen.se Ätrans vattenråd, att. ordförande Wanja Wallemyr wallemyr.kberg@telia.com Fylleåns vattenråd, att ordförande Kjell-Åke Källén, pensionat@sagknorren.se Gäddevik, Oxhagen, Vallda Sandö, Rolfsån, Rossared, Hördalen Källtorps våtmarker, Högvadsån, Svarten, Galtabäck-Lynga strandängar Tönnersjömålet och Mästocka skjutfält Tönnersjömålet och Mästocka skjutfält, Söderängarna, Ringenäs skjutfält, Fylleån, Sundsholm Vadkärr, Getteröns fågelreservat, Båtafjorden, Galtabäck- Lynga strandängar, Svarten Högvadsån Högvadsån, Rolfsån Påverkas av skogsbruk: Fylleån, Rolfsån, Högvadsån Innehåller skog: Gäddevik, Hördalen, Oxhagen, Rossared, Sundsholm, Söderängarna och Tönnersjömålet och Mästocka skjutfält Högvadsån, Svarten Fylleån

LÄNSSTYRELSEN INFORMATION 3 (3) 2017-10-20 se bilaga 1 för dnr Lygnerns vattenråd, att sekreterare Peter Nolbrant nolbrant@telia.com Länsstyrelsen i Västra Götaland, projekt biologisk återställning i Rolfsåns vattensystem, att Andreas Bäckstrand, andreas.backstrand@lansstyrelsen.se Sportfiskarna, att Per Ingvarsson, per.ingvarsson@laholmsbredbandsbolag.se Högvadsåns fiskvårdsomrdesförening, att Christian.Fager@falkenberg.se jan-ake.jacobson@telia.com moller.sven-erik@telia.com lottamorgan@gmail.com hans.hultberg@swipnet.se Fylleåns FVOF att Håkan Lindh skedalasateri@telia.com Rolfsån Rolfsån Högvadsån, Fylleån, Rolfsån, Svarten Högvadsån Fylleån Hallands Botaniska Förening, att. ordförande Christer Anderson ch_andersson5@hotmail.com Hallands Naturskyddsförening, ordf. Tommie Fagerberg tommie.fagerberg@snf.se Halmstads ornitologiska förening, ordf. Anders Wirdheim anders.wirdheim@birdlife.se Varbergs ornitologiska förening, sekreterare@vof.nu Falkenbergs ornitologiska förening styrelse@fof-fbg.se Göteborgs ornitologiska förening, ordf Morgan Johansson morgan.johansson@gof.nu Tönnersjömålet och Mästocka skjutfält, Söderängarna, Ringenäs skjutfält, Fylleån, Sundsholm Vadkärr, Getteröns fågelreservat, Båtafjorden, Galtabäck-Lynga strandängar, Svarten Källtorps våtmarker, Högvadsån, Svarten, Galtabäck-Lynga strandängar Gäddevik, Oxhagen, Vallda Sandö, Rolfsån, Rossared, Hördalen Västsvenska entomologklubben,

LÄNSSTYRELSEN INFORMATION 4 (3) 2017-10-20 se bilaga 1 för dnr info@entomologklubben.se Jägareförbundet Halland, vo9@jagareforbundet.se LRF hallands.lf@lrf.se Jordbruksverket, jordbruksverket@jordbruksverket.se Havs- och vattenmyndigheten, havochvatten@havochvatten.se Högvadsån, Fylleån, Rolfsån, Svarten Sveriges geologiska undersökning, sgu@sgu.se Sjöfartsverket, sjofartsverket@sjofartsverket.se Högvadsån, Fylleån, Rolfsån, Svarten Trafikverket, trafikverket@trafikverket.se Försvarsmakten, Högkvarteret, Miljöavdelningen, 107 85 Stockholm, exp-hkv@mil.se Fortifikationsverket, fortv@fortv.se SLU Erik Degerman, erik.degerman@slu.se Tönnersjömålet och Mästocka skjutfält, Ringenäs skjutfält Tönnersjömålet och Mästocka skjutfält, Ringenäs skjutfält Högvadsån, Fylleån, Rolfsån ArtDatabanken SLU, programchef natur, lena.tranvik@slu.se

Bilaga 1 1 (2) Diarienum Område Kommun mer 511-6468-17 Båtafjorden Varberg 511-6471-17 Fylleån Halmstad 511-6467-17 Galtabäck-Lynga strandängar Varberg och Falkenberg 511-6462-17 Getteröns fågelreservat Varberg 511-6463-17 Gäddevik Kungsbacka 511-6472-17 Högvadsån Falkenberg 511-6476-17 Hördalen Kungsbacka 511-6479-16 Källtorps våtmarker Falkenberg 511-6465-17 Oxhagen Kungsbacka 511-6590-16 Ringenäs skjutfält Halmstad 511-6469-17 Rolfsån Kungsbacka 511-6470-17 Rossared Kungsbacka 511-6477-17 Sundsholm Halmstad 511-6473-17 Svarten Varberg och Falkenberg 511-6464-17 Söderängarna Halmstad 511-6474-17 Tönnersjömålet och Mästocka Laholm och Halmstad skjutfält 511-6461-17 Vadkärr Varberg 511-6466-17 Vallda Sandö Kungsbacka

MISSIV 1 (2) 2017-10-20 511-6463-17 Se sändlista Uppdatering av bevarandeplanen för Natura 2000-området Gäddevik i Hallands län Länsstyrelsen har tagit fram ett förslag till ny bevarandeplan för Natura 2000 området Gäddevik. Den som vill yttra sig med anledning av förslaget ska göra detta skriftligen till halland@lansstyrelsen.se eller Länsstyrelsen, 301 86 Halmstad. Yttrandet måste ha inkommit senast den 30 november 2017. I skrivelsen ska ärendets diarienummer 511-6463-17 anges. Förslaget bifogas men finns även tillgängligt på länsstyrelsens hemsida www.lansstyrelsen.se/halland samt på Länsstyrelsen, Slottsgatan 2 i Halmstad. Om du har frågor som gäller förslaget kan du kontakta: Björn Larsson, epost bjorn.larsson@lansstyrelsen.se, tel. 010-224 32 49. Bakgrund Natura 2000 är ett europeiskt nätverk av områden med värdefull natur. Målet med nätverket är att hejda utrotningen av arter och livsmiljöer. Alla Natura 2000-områden ska ha en bevarandeplan som bland annat ska tjäna som kunskapsunderlag i planeringssammanhang och vid tillståndsprövning enligt miljöbalken. Det finns bevarandeplaner för Hallands Natura 2000 områden sedan tidigare varav de flesta är tio år eller äldre och länsstyrelsen har fått i uppdrag av regeringen att uppdatera dessa. Bevarandeplanen ska bl.a. beskriva syftet med området och vilka åtgärder och verksamheter som kan skada de arter och naturtyper som området avser att skydda och som därmed kan kräva att tillstånd enligt 7 kap 28a miljöbalken beviljas innan åtgärden genomförs. Planen har ingen rättsligt bindande verkan. Vad händer efter remissen När remisstiden är slut kommer länsstyrelsen sammanställa inkomna synpunkter. Efter eventuella ändringar kommer planen fastställas och läggas ut på länsstyrelsens hemsida. Detta kommer att ske under vintern. Postadress Besöksadress E-post Telefon 301 86 HALMSTAD Slottsgatan 2 halland@lansstyrelsen.se 010-224 30 00 Page 1 of 20

LÄNSSTYRELSEN MISSIV 2 (2) 2017-10-20 511-6463-17 Björn Larsson naturvårdshandläggare Bilaga Förslag till bevarandeplan Sändlista Gåsevadholms Fideikommiss Ab, Koberg 12, 46691 Sollebrunn Page 2 of 20

Förslag till bevarandeplan för Natura 2000-området Gäddevik Page 3 of 20 2017-06- 09

Vad betyder Natura 2000? Natura 2000 är ett europeiskt nätverk av områden med värdefull natur. Utpekande av Natura 2000-områden bygger på krav i EU:s fågeldirektiv samt art- och habitatdirektiv. Syftet är att EU:s medlemsländer ska ta ett gemensamt ansvar för att bevara de arter och naturtyper som förekommer naturligt i Europa. EU-direktiven har sin grund i Bernkonventionen som var först med att rättsligt skydda arter och deras livsmiljöer i Europa. Direktiven fastställer principen att naturtyper har ett bevarandevärde i sig själva och inte enbart för att de utgör hemvist för vissa arter. Direktiven är EU:s bidrag till bevarandet av den biologiska mångfalden så som det lades fast i Konventionen om biologisk mångfald i Rio 1992. Natura 2000-nätverket är en av grundstenarna i EU:s arbete för biologisk mångfald. Varje medlemsland ska peka ut Natura 2000-områden för att skydda de fåglar som anges i EU:s fågeldirektiv och de arter och naturtyper som anges i art- och habitatdirektivet. Genom utpekandet åtar sig länderna att de värden som pekats ut i området ska bevaras långsiktigt genom rätt skydd och skötsel. Vad är en bevarandeplan? För varje Natura 2000-område ska Länsstyrelsen ta fram en bevarandeplan. I bevarandeplanen ska det finnas en beskrivning av de arter och naturtyper som finns i området och som kan ligga till grund för att peka ut Natura 2000-området samt ett bevarandesyfte och bevarandemål. Tänkbara hot mot Natura 2000-områdets arter och naturtyper, samt behov av bevarandeåtgärder som t. ex. skydd och skötsel, ska beskrivas. Planen ska underlätta förvaltning av området och tillståndsprövningar enligt miljöbalken. I bevarandeplanen redovisas gränser, arter och naturtyper enligt bästa tillgängliga kunskap. Bevarandeplanen fastställs av Länsstyrelsen, som även är ansvarig för att målsättningen med området uppfylls. Bevarandeplanen ska vara ett levande dokument och revideras när ny kunskap tillkommer eller när förutsättningar för området ändras. Planen ska tas fram i dialog med berörda intressenter och det är värdefullt om den som har ny information som berör området kontaktar Länsstyrelsen. Bevarandeplanen är inte ett juridiskt bindande dokument. För formell reglering av skydd eller skötsel kan andra beslut behövas som exempelvis skyddsbeslut för naturreservat. Föreskrifter enligt eventuella skyddsbeslut gäller parallellt med den tillståndsplikt som gäller inom Natura 2000. Mer information om Natura 2000 Länsstyrelsens hemsida www.lansstyrelsen.se/halland eller telefon 010-224 3000 Naturvårdsverkets hemsida: www.naturvardsverket.se Postadress Besöksadress E-post Telefon 301 86 HALMSTAD Slottsgatan 2 Halland@lansstyrelsen.se 010 224 30 00 Page 4 of 20

Viktigt att tänka på Det krävs tillstånd för verksamheter eller åtgärder som på ett betydande sätt kan påverka miljön i ett Natura 2000-område. Tillståndsplikten gäller även för verksamheter eller åtgärder utanför Natura 2000-området om dessa kan innebära att miljön inne i området påverkas. Detta regleras i miljöbalken (7 kap. 27-29 ). Då det kan vara svårt att avgöra vilka åtgärder som på ett betydande sätt kan påverka naturvärden behöver man samråda med Länsstyrelsen på ett tidigt stadium. Detta underlättar en eventuell tillståndsprövning. Vid skogsbruksåtgärder hålls samråd med Skogsstyrelsen. Tillstånd krävs inte för verksamheter och åtgärder som direkt hänger samman med, eller är nödvändiga för skötseln och förvaltningen av Natura 2000-området. Enligt övergångsbestämmelserna krävs inte särskilt Natura 2000-tillstånd för verksamheter som påbörjats före 1 juli 2001 under förutsättning att de vid denna tidpunkt hade tillstånd enligt 9 eller 11 kap miljöbalken eller motsvarande äldre bestämmelser. Tillståndsplikten aktualiseras dock vid ändring av verksamheten. Utöver den särskilda lagstiftning som gäller Natura 2000-områden gäller andra lagar och bestämmelser. Det kan således krävas tillstånd för att göra de åtgärder som beskrivs i denna plan. Mer information finns hos Länsstyrelsen, läs på webben eller kontakta en handläggare. Läsanvisningar De hot som redovisas under rubriken Vad kan påverka negativt i bevarandeplanen, ska ses som exempel på åtgärder som kan skada utpekade arter och naturtyper. I varje enskilt fall måste det göras en bedömning huruvida den planerade åtgärden är sådan att den kan skada områdets naturvärden. Hot som är övergripande och gäller för många av naturtyperna, men som inte kan avvärjas genom skötselåtgärder inom det enskilda Natura 2000-området, tas inte upp i bevarandeplanen. Sådana hot kan vara; - Försurning och övergödning till följd av nedfall av kemiska ämnen. - Global uppvärmning. - Storskaliga förändringar av markanvändning där t. ex. naturbetesmarker och slåtterängar växer igen och variationsrik skog omvandlas till produktionsskog. - Omvandling av skötseln av landskap från småskaligt till storskaligt. De bevarandemål som redovisas för de enskilda arterna/naturtyperna i bevarandeplanen beskriver det tillstånd som är önskvärt för arten/naturtypen inom Natura 2000-området. Det bevarandetillstånd som redovisas för de enskilda arterna/naturtyperna anger tillståndet för arten/naturtypen i Natura 2000-området vid den tidpunkt då denna bevarandeplan togs fram. Postadress Besöksadress E-post Telefon 301 86 HALMSTAD Slottsgatan 2 Halland@lansstyrelsen.se 010 224 30 00 Page 5 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 1 av 9 Björn Larsson Bevarandeplan för Natura 2000-området SE0510063 Gäddevik Kommun: Kungsbacka Områdets totala areal: 37,3 ha Bevarandeplanen uppdaterad av Länsstyrelsen: 2017-06-09 Bevarandeplanen fastställd av Länsstyrelsen: Markägarförhållanden: Gåsevadsholms fideikommiss AB Regeringsbeslut, historik: SPA: Nej, psci: 1995-12-01, SCI: 2004-12-01, SAC: 2011-03-01, regeringsbeslut M2010/4648/Nm Naturtyper och arter som ska bevaras i området: Naturtyper och arter enligt art- och habitatdirektivet samt fågeldirektivet: 9080 - Lövsumpskog 9110 - Näringsfattig bokskog 9130 - Näringsrik bokskog 9160 - Näringsrik ekskog 9190 - Näringsfattig ekskog Bevarandesyfte För Natura 2000-området Gäddevik är syftet att bevara eller återställa ett gynnsamt tillstånd för de naturtyper som utgjort grund för utpekandet av området. Det överordnade bevarandesyftet för Natura 2000-nätverket är att bidra till bevarandet av biologisk mångfald genom att bibehålla eller återskapa gynnsam bevarandestatus för de naturtyper och arter som omfattas av EUs fågeldirektiv eller art- och habitatdirektiv. Prioriterade bevarandevärden: Äldre ädellövskog med rik lavflora. Prioriterade åtgärder: Naturvårdsinriktad gallring i delar av ädellövskogen. Efterhållning av gran. Page 6 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 2 av 9 Beskrivning av området Natura 2000-området Gäddevik är beläget ca 10 km sydost om Kungsbacka och utgörs av två uddar utmed sjön Lygnerns södra strand. I den nordvända sluttning ner mot sjön växer äldre ädellövskog med dominans av ek och bok. Marken är i delar av området näringsrik vilket bidrar till ett mer välutvecklat fältskikt där. På några ställen i sluttningen där marken är källpåverkad växer alsumpskog. Skogen är i stora delar huvudsakligen enskiktad och andelen död ved är liten. Hela Natura 2000-området är naturreservat och delar av området är klassat som nyckelbiotop. Området är även ett välutnyttjat strövområde. Området ingår i Lygnern-Fjäråsbräckas riksintresse för naturvård. Vad kan påverka negativt Nedan redovisas exempel på åtgärder som riskerar att påverka utpekade naturvärden negativt. Innan en åtgärd genomförs måste verksamhetsutövaren ta ställning till om den specifika åtgärden riskerar att påverka miljön i Natura 2000-området på ett betydande sätt. I så fall ska kontakt tas med Länsstyrelsen. Alla typer av exploateringsföretag, byggnation, grävning, schaktning och upplag etc. i eller i direkt anslutning till området kan förstöra eller skada naturtypen. Antingen som en direkt effekt eller genom anläggningsarbetet. Byggande av skogsbilväg, körande med maskiner och andra åtgärder som kan resultera i markkompaktering, djupa spår och andra markskador kan bl.a. leda till ökad ytavrinning, skador på rötterna, förändrad markkemi och ändrade förutsättningarna för marklevande organismer. Anläggning och underhåll av befintliga stigar och anläggningar kan påverka hydrologi, mark och vegetation samt leda till ökad fragmentering. Avverkning, röjning, gallring och bortförsel av ved utgör hot genom att livsmiljöer för djur, växter och svampar förstörs eller borttages och genom att lokalklimatet påverkas. Även åtgärder i intilliggande områden kan vara skadliga. Dikning, dämning, avverkning, exploatering och andra åtgärder som kan påverka områdets hydrologi och hydrokemi på ett negativt sätt, vilket i sin tur kan ge påverka ytvattnets flöde och kvalitet, grundvattnetes nivåer och kvalitet samt fuktighet och ljusförhållanden i bestånden. Detta kan i sin tur ge konsekvenser på vegetationen och på karaktäristiska strukturer som död, fuktig ved. Även åtgärder i närliggande miljöer kan ge en negativ påverkan. Spridning av kemikalier och växtnäringsämnen kan påverka artsammansättningen negativt. Nedfall av kemiska ämnen som till exempel vissa kväveföreningar är skadliga för svampar och lavar, samtidigt som de kan vara gödande och ge förändringar i vegetationen. Andra skadliga ämnen är svavel- och metallföreningar. Brist på störningar som skapar dynamik i exempelvis trädslagssammansättning, åldersstruktur, död ved, brandpåverkad ved, blottad jord och översvämmad mark. Sådana störningar kan t.ex. vara brand, översvämning, utbrott av skadeorganismer och stormar. Konkurrens från gran i och i direkt anslutning till bokskogen samt konkurrens från gran och bok i ekskogen ändrar snabbt ljusförhållandena och kan helt konkurrera ut lövträden och den känsliga epifytfloran. Även jordmånen påverkas på sikt. Täta uppslag av ung bok kan skada epifytfloran på äldre träd. Page 7 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 3 av 9 Älg och annat vilt kan genom hårt bete förhindra föryngring av lövträden. Främmande arter kan påverka konkurrensförhållanden, predationstryck och orsaka sjukdomar. Bevarandeåtgärder Hela Natura 2000-området är naturreservat. Genom reservatsföreskrifterna skyddas området från ingrepp som skogsbruksåtgärder, spridning av kemikalier och fysisk exploatering vilka kan hota dess bevarandetillstånd. För att gynna eken bör bok, klibbal och björk gallras bort i ekdominerade områden. Lågväxta och senvuxna bokar sparas längs med stränderna. Gallringen bör göras etappvis för att inte skada de äldre ekarna. Uppsättning av minihägn kan vara nödvändigt för att gynna ekföryngringen. Åtgärden regleras av reservatets skötselplan. I bokdominerade områden bör täta uppslag av bok och björk gallras för att gynna de äldre bokarna. Självgallring är att föredra. Åtgärden regleras av reservatets skötselplan. Granplanteringen slutavverkas varefter självföryngring av lövträd möjliggörs. Åtgärden regleras av reservatets skötselplan. Gran röjs bort vid behov. Åtgärden regleras av reservatets skötselplan. Möjligheterna att utvidga området bör undersökas. Nyckelbiotoper med liknande värden finns nordost om Gäddevik. Uppföljning av naturtyper och arter Länsstyrelsen ansvarar för att uppföljning av bevarandemål genomförs. Uppföljningen ska ske enligt de manualer för skyddade områden som har tagits fram av Naturvårdsverket. Page 8 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 4 av 9 Naturtyper och arter enligt art-och habitatdirektivet samt fågeldirektivet: 9080 -Lövsumpskog Areal: 2,5 ha. Arealen fastställd i regeringsbeslut Ny Areal: 2 ha. Ny Areal, ännu ej fastställd i regeringsbeslut Beskrivning Naturtypen förekommer i områdets nordöstra del och utgörs av alsumpskog på källpåverkad mark. Skogen är mestadels gles och enskiktad. Inblandning av ung ask och alm förekommer och i fältskiktet finns rikligt med skogsbingel, skärmstarr och bäckbräsma samt en artrik mossflora. Bevarandemål Målet är att skogen domineras av lövträd där al utgör ett betydande inslag. Gamla träd, liggande död ved, stubbar samt stående döda eller döende träd och sockelbildning förekommer allmänt. Trädskiktet är olikåldrigt och flerskiktat och det finns ett buskskikt. Marken är fuktig till blöt, och luftfuktigheten är hög och jämn. Typiska arter som dvärghäxört, rankstarr, skärmstarr och källpraktmossa förekommer. Naturlig hydrologiska processer påverkar skogens dynamik liksom småskaliga naturliga processer som åldrande, avdöende, omkullfallna träd och luckbildning. Gran och främmande arter finns inte i området. Arealen av naturtypen lövsumpskog är minst 2 hektar. Bevarandetillstånd Bevarandetillståndet för naturtypen i området är tillfredsställande. Page 9 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 5 av 9 9110 -Näringsfattig bokskog Areal: 1,87 ha. Arealen fastställd i regeringsbeslut Ny Areal: 15,3 ha. Ny Areal, ännu ej fastställd i regeringsbeslut Beskrivning Bok utgör det dominerande trädslaget i området. Gammal bokskog med ekinblandning växer närmast stranden och centralt i området. I de södra delarna förekommer mest högvuxen och grov bok. Norröver är boken mera lågvuxen, bukettväxande och senvuxen. I den äldsta och tämligen glesa bokskogen är bokarna antagligen över 200 år men trots detta finns ingen nämvärd mängd död ved. Skogen är i allmänhet utgallrad och enskiktad. Lavfloran är intressant med förekomst av flera rödlistade arter, bland andra stor knopplav, mjölig klotterlav, rikfruktig blemlav och skuggkranslav. Bevarandemål Målet är att skogen domineras av bok. Gamla bokar, liggande död ved, stubbar samt stående döda eller döende bokar förekommer allmänt. Det finns enstaka riktigt gamla bokar med grov bark, skador, håligheter, mulm eller döda delar. Trädskiktet är olikåldrigt så att tillgången till riktigt gamla träd säkerställs för framtiden. Skogen har hög och jämn luftfuktighet och områdets hydrologi och näringsstatus är utan betydande antropogen påverkan. Typiska arter som bokvårtlav, mussellav och stor knopplav förekommer. Småskaliga naturliga processer som åldrande, avdöende, omkullfallna träd och luckbildning påverkar skogens dynamik och struktur. Gran, främmande arter eller sly har ingen negativ påverkan på de gamla biologiskt värdefulla bokarna och naturvärden knutna till dessa. Arealen av naturtypen näringsfattig bokskog är minst 15 hektar. Bevarandetillstånd Bevarandetillståndet för naturtypen i området är otillfredsställande i vissa delar som är yngre och saknar högre naturvärden. Främst på höjden i östra delen av området. I övrigt är bevarandetillståndet tillfredsställande. Page 10 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 6 av 9 9130 -Näringsrik bokskog Areal: 7,48 ha. Arealen fastställd i regeringsbeslut Ny Areal: 5,5 ha. Ny Areal, ännu ej fastställd i regeringsbeslut Beskrivning Naturtypen förekommer huvudsakligen i de mellersta och södra delarna av området. Skogen är gammal med riklig förekomst av död klenved. Inslag av fuktigare partier med klibbal och björk förekommer. Inslaget av gran är litet. Genom området rinner ett antal bäckar. Lavfloran är intressant med förekomst av flera rödlistade arter, bland andra stor knopplav, mjölig klotterlav, rikfruktig blemlav och skuggkranslav. Bevarandemål Målet är att skogen domineras av bok. Fältskiktet domineras av örter och gräs och har relativt stor förekomst av lundarter. Gamla träd, liggande död ved, stubbar samt stående döda eller döende träd förekommer allmänt. Det finns enstaka riktigt gamla bokar med grov bark, skador, håligheter, mulm eller döda delar. Trädskiktet är olikåldrigt så att tillgången till riktigt gamla träd säkerställs för framtiden. Skogen har hög och jämn luftfuktighet och områdets hydrologi och näringsstatus är utan betydande antropogen påverkan. Typiska arter som bokvårtlav, rosa lundlav och mussellav förekommer. Småskaliga naturliga processer som åldrande, avdöende, omkullfallna träd och luckbildning påverkar skogens dynamik och struktur. Gran, främmande arter eller sly har ingen negativ påverkan på de gamla biologiskt värdefulla bokarna och naturvärden knutna till dessa. Arealen av naturtypen näringsrik bokskog är minst 5,5 hektar. Bevarandetillstånd Bevarandetillståndet för naturtypen i området är tillfredsställande. Page 11 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 7 av 9 9160 -Näringsrik ekskog Areal: 3,74 ha. Arealen fastställd i regeringsbeslut Ny Areal: 0,4 ha. Ny Areal, ännu ej fastställd i regeringsbeslut Beskrivning naturtypen förekommer på en liten yta i östra delen av området. Skogen ligger i en sluttning ner mot alsumpskog. Ett antal källflöden finns i området. Skogen är flerskiktad och olikåldrig. Ek dominerar men inslag av bok och klibbal förekommer. Buskskiktet är rikt med stor andel hassel. Bevarandemål Målet är att skogen domineras av ek och fältskiktet är örtrikt med relativt stor förekomst av lundarter. Risväxter förekommer endast sällsynt. Gamla träd, liggande död ved, stubbar samt stående döda eller döende träd förekommer allmänt. Trädskiktet är olikåldrigt så att tillgången till riktigt gamla träd säkerställs för framtiden. Områdets hydrologi och näringsstatus är utan betydande antropogen påverkan. Småskaliga naturliga processer som åldrande, avdöende, omkullfallna träd och luckbildning påverkar skogens dynamik och struktur. Gran, främmande arter eller sly har ingen negativ påverkan på de gamla biologiskt värdefulla ekarna och naturvärden knutna till dessa. Arealen av naturtypen näringsrik ekskog är minst 0,4 hektar. Bevarandetillstånd Bevarandetillståndet för naturtypen i området är tillfredsställande. Page 12 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 8 av 9 9190 -Näringsfattig ekskog Areal: 0 ha. Arealen ej fastställd i regeringsbeslut Ny Areal: 1,3 ha. Ny Areal, ännu ej fastställd i regeringsbeslut Beskrivning Naturtypen förekommer i områdets norra och östra delar. Ek dominerar men med inslag av bok och al. Utmed sjökanten är skogen mestadels enskiktad, lågvuxen och senvuxen utan någon nämnvärd förekomst av död ved. I den östra delen är skogen mer högvuxen och med ett buskskikt av hassel. Bevarandemål Målet är att skogen domineras av ek. Gamla träd, liggande död ved, stubbar samt stående döda eller döende träd förekommer allmänt. Trädskiktet är olikåldrigt så att tillgången till riktigt gamla träd säkerställs för framtiden. Områdets hydrologi och näringsstatus är utan betydande antropogen påverkan. Typiska arter som guldlockmossa, glansfläck, mussellav och fällmossa förekommer. Småskaliga naturliga processer som åldrande, avdöende, omkullfallna träd och luckbildning påverkar skogens dynamik och struktur. Gran, främmande arter eller sly har ingen negativ påverkan på de gamla biologiskt värdefulla ekarna och naturvärden knutna till dessa. Arealen av naturtypen näringsfattig ekskog är minst 1,3 hektar. Bevarandetillstånd Bevarandetillståndet för naturtypen i området är tillfredställande. Page 13 of 20

BEVARANDEPLAN Diarienummer Sida 511-6463-17 9 av 9 Dokumentation Artportalen, ArtDatabanken SLU. Uttag 2015-11-10. Länsstyrelsen i Hallands län. 1996. Inventering av skogliga nyckelbiotoper inom naturskyddade områden i Hallands län 1995. Författare Ö. Fritz. Meddelande 1996:10, del 2 norra länsdelen. Länsstyrelsen i Hallands län. 2000. Områden av riksintresse för naturvård i Hallands län. Författare J. Erlandsson. Meddelande 2001:20. Länsstyrelsen i Hallands län. 2017. Naturreservatet Gäddevik i Kungsbackas kommun. Beslut 2017-01-24. D nr 511-6451-11. Naturvårdsverket. Art- och naturtypsvisa vägledningar. www.naturvardsverket.se/stod-imiljoarbetet/vagledningar/natura-2000-i-sverige/. Skogsstyrelsen. Nyckelbiotopsinventeringen. https://minasidor.skogsstyrelsen.se/skogskartan. Bilagor 1 Kartor över områdets läge och gräns samt naturtyper 2 Artlista 3 Ordförklaring Page 14 of 20

Page 15 of 20

Page 16 of 20

Page 17 of 20