KOMMUNIKATIONSPLAN ÅR 2015 1 Kommunikationsplan år 2015 I God revisionssed i kommunal verksamhet 1 lyfter man fram öppenhet och kommunikation som ett grundläggande värde och förhållningssätt för den kommunala revisionen. I seden står det bland annat att revisorerna bör arbeta strategiskt med sin kommunikation genom att identifiera och analysera viktiga målgrupper, lägga fast vad de vill uppnå med kommunikationen samt bestämma vilka aktiviteter som ska genomföras. Öppenhet och kommunikation är även en viktig fråga för Göteborgs Stad. I stadens informationspolicy och riktlinje för informations- och kommunikationsarbetet 2 framgår att kommunikationen ska kännetecknas av ett öppet och aktivt förhållningssätt och att tjänstemän och förtroendevalda ska kommunicera så att göteborgarna kan använda, påverka och utveckla kommunens tjänster och ta tillvara sina demokratiska rättigheter. Syftet med kommunikationsplanen är att strukturera och komma överens om hur vi revisorsgruppen, lekmannarevisorerna och revisionskontoret ska arbeta med vår kommunikation och vad som ska prioriteras under år 2015. Avgränsning Kommunikationsplanen hanterar den kommunikation som sker inför, under och i slutet av våra granskningar. Kommunikativa frågor som rör verksamheten i övrigt inkluderas inte. Vision och verksamhetsmål Kommunikation är inget självändamål utan ska bidra till att en verksamhet når de övergripande målen och även om det finns en vision sträva efter att nå den. Aktiviteterna i kommunikationsplanen utgår därför, i kombination med styrande dokument inom kommunikationsområdet, från våra prioriterade verksamhetsmål och vår vision. Vision Stadsrevisionens vision är att stärka tilltron till det demokratiska systemet. Det uppnås genom att vi i vår granskning medverkar till en ändamålsenlig styrning och ledning av stadens verksamheter. Granskningen inriktas i huvudsak mot prövningen av att verksamheten i stadens nämnder och bolag genomförs på ett effektivt, lagenligt och ändamålsenligt sätt, men också på den förebyggande och mer utvecklingsinriktade delen av revisorernas uppdrag. 3 1 God revisionssed i kommunal verksamhet 2014, Sveriges Kommuner och Landsting 2 Göteborgs Stads informationspolicy och riktlinje för informations- och kommunikationsarbetet inom Göteborgs Stad, beslutat av kommunfullmäktige år 2002, redaktionella ändringar gjorda på uppdrag av stadsdirektören år 2013 3 Mål och inriktning 2015 2017, beslutat av revisorskollegiet 2014-12-02 STADSREVISIONEN 2015-06- 16
KOMMUNIKATIONSPLAN ÅR 2015 2 Prioriterade mål 2015 2017 Stadsrevisionen ska uppfattas som oberoende, publik och tydlig. Stadsrevisionen ska ha hög trovärdighet och skapa högt förtroende för revisionens iakttagelser. Stadsrevisionen ska besöka alla nämnder och styrelser årligen för att skapa utrymme för en aktiv dialog och informera om iakttagelser från föregående års revision. Målgrupper Om en organisation ska lyckas med sin kommunikation är det viktigt att utgå från mottagarens behov, förkunskaper och värderingar. För att kunna planera och rikta kommunikationen på ett klokt sätt, behöver organisationen därför ha kunskap om de olika målgrupperna och insikt om de eventuella skillnader som finns inom dessa. I stadens informationspolicy och riktlinje för informations- och kommunikationsarbetet inom Göteborgs Stad slås detta fast på följande sätt: Kommunen måste i alla aktiviteter som syftar till att skapa kommunikation utgå från mottagarens situation, kunskaper och attityder. Kommunfullmäktige, nämnder och bolag är vår huvudsakliga målgrupp vid en granskning. Även kommundirektör, kommunikationsdirektör, förvaltningsdirektörer/vd:ar och pressansvariga för berörda enheter ingår i den målgruppen. Övriga målgrupper som är viktiga för oss är invånarna, media och anställda i Göteborgs Stad. Hur vi väljer att kommunicera med respektive målgrupp framgår av bilagan Tid- och aktivitetsplan för år 2015. Budskap Vid varje granskning är det viktigt att fundera igenom vilka iakttagelser som är viktigast. Vad vi väljer att lyfta fram skiljer sig åt beroende på målgrupp och kommunikationsform. Det är därför av stor vikt att vi vid varje granskning tänker igenom vilka iakttagelser som är viktigast att lyfta fram, till vem och i vilken form. Media Media har en viktig roll i den kommunala demokratin. I stadens informationspolicy och riktlinje för informations- och kommunikationsarbetet inom Göteborgs Stad tydliggörs detta: Medierna är förmedlare av information, opinionsbildare och inte minst kritiska granskare av den kommunala verksamheten. I ovan nämnda dokument står det vidare att kontakterna med massmedia ska präglas av största möjliga öppenhet och att informationen alltid ska vara opartisk och saklig, oavsett om budskapet är negativt eller positivt. Detta är det synsätt vi har i alla våra kontakter med media.
KOMMUNIKATIONSPLAN ÅR 2015 3 Ansvarsfördelning När det gäller våra granskningar uttalar sig de förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna om de bedömningar som görs. Tjänstemännen uttalar sig om fakta. Pressmeddelande När vi vill nå ut i media använder vi oss i huvudsak av pressmeddelanden. Detta för att all lokal media ska få information samtidigt och ha samma möjlighet att publicera/sända det som är aktuellt. I våra pressmeddelanden använder vi samma formuleringar som i våra rapporter och redogörelser. Detta är viktigt eftersom vi vill undvika att granskningsresultat tolkas olika beroende på om mottagaren läser våra pressmeddelanden, rapporter, redogörelser eller rapportsammandrag. Beslut om att vi ska skicka ut ett pressmeddelande med anledning av en granskning fattas av revisorsgruppen när det gäller nämnderna och lekmannarevisorerna när det gäller bolagen. Ordförande, i samråd med vice ordförande, beslutar om innehållet i de pressmeddelanden som rör revisionsrapporter och årlig granskning av nämnderna. I de pressmeddelanden som rör årlig granskning av bolagen beslutar lekmannarevisorerna, i samråd med ordförande och vice ordförande, om innehållet. Pressmeddelande är en viktig kanal när vi vill informera invånarna om våra granskningar. 4 Kommunikationsformer Nedan listas de kommunikationsformer vi använder oss av idag och vilka som är huvudsaklig målgrupp för respektive kommunikationsform. Hur vi går tillväga framgår däremot av bilagan Tid- och aktivitetsplan år 2015. Om behov finns, kan alternativa kommunikationsformer användas, men då ska skäl finnas för detta. Följebrev skickas alltid och vi skickar allt vårt material digitalt. Granskningsplan. Nämnder och bolag är huvudsaklig målgrupp Rapport/redogörelse. Nämnder och bolag är huvudsaklig målgrupp Rapportsammandrag. Kommunfullmäktige är huvudsaklig målgrupp Revisionsberättelser/granskningsrapporter. Nämnder och bolag är huvudsaklig målgrupp Granskningsrapport (=delårsrapport). Kommunfullmäktige är huvudsaklig målgrupp Revisionsberättelse (för hela staden). Kommunfullmäktige är huvudsaklig målgrupp Årsredogörelse. Kommunfullmäktige är huvudsaklig målgrupp Webben. Invånarna är huvudsaklig målgrupp Dialog. Politiker och tjänstemän är huvudsaklig målgrupp. Direktkontakt via telefon vid kritik. Ordförande och vice ordförande samt förvaltningschef/vd är huvudsaklig målgrupp Direktkontakt via e-post. Berörda politiker och tjänstemän är huvudsaklig målgrupp 4 I God revisionssed i kommunal verksamhet framhåller man just att media är en kanal för att nå ut till medborgarna och att pressmeddelanden är ett exempel på metod som används.
KOMMUNIKATIONSPLAN ÅR 2015 4 Sociala medier Det tillkommer ständigt nya sätt att kommunicera och nya kanaler att använda. Internet har skapat en mängd möjligheter för att nå ut med information och de sociala medierna öppnar dessutom för dialog, debatt och diskussion. Vi använder i dag inte sociala medier för att nå ut med vår granskning eller har någon systematisk bevakning kring det som sägs on-line. Under år 2015 behöver vi hitta former för att kunna följa vad som sägs i sociala medier samt se över behovet av att använda sociala medier för att nå ut med information om våra granskningar. Språk År 2009 fick Sverige en språklag. I språklagens elfte paragraf står det att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. I Språklagen i praktiken riktlinjer för tillämpning av språklagen 5 förklaras lagen på följande sätt: Att språket i offentlig verksamhet är begripligt för medborgarna är ett självklart krav. Inte minst är det viktigt av rättssäkerhetsskäl och av demokratiska skäl. Språket ska inte vara ett hinder för att ta del i samhällslivet, att förstå beslut och att engagera sig i samhällsfrågor. Medborgarnas förtroende för det offentliga stärks också om språket är klart och begripligt. Att uttrycka sig begripligt är inget nytt som kom i samband med språklagen, utan begreppet finns även med i förvaltningslagens sjunde paragraf: Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Vi strävar efter att följa det som står i lagarna och uttrycka oss vårdat, enkelt och begripligt. Detta ska genomsyra allt vi gör. Finskt förvaltningsområde Sedan februari år 2011 ingår Göteborg i finskt förvaltningsområde 6. Det innebär bland annat att medborgarna ska kunna använda finska i skriftlig och muntlig kontakt med kommunen och att dokument vid förfrågan ska översättas. Göteborgs sverigefinska befolkning erbjuds finskspråkig service hos Kontaktcenter som styrs av nämnden för konsument- och medborgarservice. Dialog Dialog i olika former är en viktig del av revisionsprocessen. Detta framgår tydligt i God revisionssed i kommunal verksamhet: Revisorerna har möten och annan kommunikation med styrelsen och nämnderna i den utsträckning som revisorerna bedömer nödvändig. Dialog sker också med fullmäktige och fullmäktiges presidium. Revisorernas kommunikation och dialog är strategiskt viktig för revisionens förankring och effekt. Årligen återkommande dialog förs i dag med kommunfullmäktiges presidium, kommunfullmäktige, nämnder och styrelser. Utöver nämnda dialogtillfällen kan skäl finnas för utökad dialog, till exempel presidier och tjänstemän. Behov av utökad dialog beror på aktuell granskning och bestäms därför från gång till gång. 5 Språklagen i praktiken riktlinjer för tillämpning av språklagen, Språkrådet, 2011. Språklagen i praktiken innehåller en genomgång av språklagens bestämmelser och ger handfasta råd och tips om hur lagen ska tolkas och tillämpas. 6 75 kommuner och 14 landsting/regioner ingår i det finska förvaltningsområdet. Källa: www.lansstyrelsen.se (2015-06-10).
KOMMUNIKATIONSPLAN ÅR 2015 5 Grafisk utformning I Göteborgs Stad har vi en gemensam grafisk profil för att medborgarna ska kunna avgöra om det är kommunen som står bakom den information som presenteras eller inte. Det grafiska program som finns har beslutats av kommunfullmäktige år 2002. Stadsledningskontoret har nu tagit fram ett förslag till ny policy och riktlinje för Göteborgs Stads grafiska profil. Den nya policyn och riktlinjen föreslås ersätta det tidigare beslutade grafiska profilprogrammet från år 2002. Syftet är att öka kvaliteten, tydligheten och kostnadseffektiviteten i stadens kommunikationsinsatser. Kommunstyrelsen fattade beslut om den nya policyn och riktlinjen den 10 juni 2015. Under hösten 2015 ska frågan upp för beslut i kommunfullmäktige. Bilaga: Tid- och aktivitetsplan för år 2015