Årsmöte 2017 Medlemmarna i DIS Syd kallas härmed till årsmöte, söndagen den 2 april kl. 13:00, Senioren, Tingshusgatan 2 i Hässleholm
Innehållsförteckning Förslag till föredragningslista vid DIS Syds årsmöte den 2 april 2017... 3 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2016... 4 1. Styrelse... 4 2. Medlemmar... 4 3. Ekonomi... 4 4. Utbildningsverksamheten... 5 Faddrar... 5 Medlemsträffar... 5 Nyhetsbrev... 5 Samverkan med Slægt og Data DIS-Helsingør... 5 Studiecirklar... 5 5. Disbyt... 5 6. Årsmöte och höstmöte... 6 7. Representation i DIS... 6 8. Sveriges släktforskaförbund... 6 9. Deltagande i arrangemang, föreningsmöten... 6 10. DIS-kutabelt... 6 11. Hemsidan... 7 Styrelsens ekonomiska rapport för 2016... 8 Balansrapport... 8 Resultatrapport... 9 Revisionsberättelse... 10 Styrelsen förslag till disposition av resultatet för 2016... 10 Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2017... 11 Styrelsens förslag till medlemsavgift... 11 Styrelsens förslag till reseersättning... 11 Styrelsens förslag till budget för 2017... 12 Styrelsens förslag till ändring av 3 i stadgarna... 13 Valberedningens förslag... 14 2
Förslag till föredragningslista vid DIS Syds årsmöte den 2 april 2017 1. Hälsningsanförande 2. Fastställande av föredragningslistan 3. Fastställande att mötet är behörigen utlyst 4. Val av presidiet för mötet: a) ordförande b) sekreterare c) justeringsmän 5. Behandling av förvaltningsberättelse och ekonomisk rapport 6. Revisionsberättelse 7. Fastställande av balans- och resultaträkning 8. Disposition av resultatet 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Fastställande av verksamhetsplan, medlemsavgift för 2018 samt budget för 2018 11. Styrelsens förslag till ändring av 3 i stadgarna 12. Inkomna motioner 13. Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen 14. Val av ordförande intill nästa årsmöte 15. Val av ledamöter till styrelsen 16. Val av ombud till Sveriges släktforskarförbunds stämma 2017 17. Val av revisorer jämte revisorssuppleanter 18. Val av valberedning 19. Övriga frågor 20. Mötets avslutning 3
Styrelsens verksamhetsberättelse för 2016 Styrelsen för föreningen DIS Syd lämnar följande redogörelse för verksamhetsåret den 1 januari - 31 december 2016, föreningens tjugofemte. DIS Syd är en regionförening till DIS, Föreningen för datorhjälp i släktforskningen. Föreningens ändamål är att främja kunskapen om, förståelsen för, samt användningen av datorn som hjälpmedel i släktforskningen. DIS Syd är direktansluten medlem i Sveriges släktforskaförbund och stödmedlem i Skånes Släktforskarförbund. 1. Styrelse Styrelsen har under verksamhetsåret haft följande sammansättning: Jan Nilsson Marie Munke Anders I Andersson Staffan Knös Anders Lindberg Bo Lundgren Kerstin Olsson ordförande kassör sekreterare, webmaster ledamot ledamot, utbildningsansvarig ledamot ledamot, Mac-ansvarig Styrelsen har under året haft fyra sammanträden samt ett flertal kontakter via e- post. Mats J Larsson har varit adjungerad i egenskap av redaktör samt Christer Thörn, Kent Hektor och Ragnar Dyrlund-Kristiansen har varit adjungerade till styrelsemöten i sina egenskaper som Disbyt-ombud. 2. Medlemmar Föreningen hade vid årets ingång 3 029 medlemmar och vid årets utgång 2 913 medlemmar. Anslutningsgraden var i genomsnitt 73 procent av föreningen DIS medlemmar inom DIS Syds upptagningsområde. Medlemsavgiften har under året varit 50 kronor, för familjemedlem 25 kronor. Medlemskap i DIS Syd förutsätter medlemskap i riksföreningen DIS. 3. Ekonomi Föreningens ekonomi är god. Balans- och resultaträkning för verksamhetsåret finns i bilaga till denna verksamhetsberättelse. 4
4. Utbildningsverksamheten Faddrar Föreningen har faddrar för Disgen, karthantering, Min Släkt, Mac samt Gramps/Linux Under året har Staffan Knös inträtt som fadder (Disgen/PC). En träff om Disgen 2016 hölls den 17 januari i Eslöv för faddrar och övriga funktionärer. En workshop för faddrar under ledning av Torgny Larsson hölls den 27 augusti i Kristianstad. Workshopen arrangerades i samarbete med Studieförbundet Vuxenskolan. Medlemsträffar Sammanlagt har 29 medlemsträffar arrangerats under året, varav 9 i Eslöv, 3 i Lund, 1 i Kallinge, 7 i Ronneby och 9 i Sölvesborg. Nyhetsbrev Totalt har 11 nyhetsbrev skickats ut till medlemmarna via e-post med information om kommande aktiviteter, utbildningar och andra aktualiteter. Samverkan med Slægt og Data DIS-Helsingør Tillsammans med Slægt og Data DIS-Helsingør arrangerade vi den 29 oktober en heldagdagsträff om släktforskning på bägge sidor om Öresund. Träffen ägde rum i deras lokaler i Helsingør. Studiecirklar Studiecirklar med inriktning på Disgen för nybörjare, genomfördes i samarbete med ABF under hösten i Ronneby. Cirkelledare var Staffan Knös. 5. Disbyt Under året har Kent Hektor och Ragnar Dyrlund-Kristiansen inträtt som Disbytombud. Föreningen har nu tre Disbyt-ombud. Under 2016 har Disbyt-ombuden bearbetat 278 (2015: 247) Disbyt-bidrag från medlemmar innehållande cirka 1,8 (2015: 2,1) miljoner personer. Totalt har 9 744 (2015: 4 841) frågor på län och 31 792 (2015: 11 873) frågor på församling behandlats. Många andra frågor relaterade till registrering och Disbyt-utdrag har besvarats. 5
Tillsammans med svaren skickas tips, förslag och instruktioner samt filmer och ibland hjälp via tjänsten Teamviewer. 6. Årsmöte och höstmöte Årsmötet hölls den 3 april på Senioren i Hässleholm. Mötet inleddes med att Claes Westling, 1:e arkivarie vid Landsarkivet i Vadstena, höll ett föredrag om att domstolsforska. Efter föredraget vidtog årsmötesförhandlingarna. Föreningens höstmöte hölls den 9 oktober på Senioren, Hässleholm. Magnus Bäckmark höll ett föredrag med titeln Mantalsforska. Faddrar och Disbyt-ombud fanns på plats och svarade på frågor från mötesdeltagare. 7. Representation i DIS Vid DIS styrelsemöten i Linköping eller via Skype, har DIS Syd varit representerat med adjungerad ledamot, vid de flesta mötena. Vid DIS funktionärsträff den 1-2 oktober deltog från DIS Syd: Lena Ringbrant Ekelund, Bengt Kjöllerström, Staffan Knös, Anders Larsson, Mats J Larsson, Torgny Larsson, Anders Lindberg, Bo Lundgren, Marie Munke, Helge Olsson, Carl Strandberg och Arne Sörlöv. 8. Sveriges släktforskaförbund Mats J Larsson, Bo Lundgren och Marie Munke var föreningens ombud vid Sveriges släktforskarförbunds riksstämma den 19 augusti i Umeå. 9. Deltagande i arrangemang, föreningsmöten Föreningen deltog under året som utställare vid följande arrangemang: Släktforskningens dag den 19 mars, Malmö stadsarkiv Skånes släktforskarförbunds (tidigare Skånes genealogiska förbund) arrangemang den 2 april i Ystad Släktforskning i Sydost den 9 april i Hovmantorp som arrangerades av Blekinge släktforskarförening, Kalmar läns genealogiska förening, Kronobergs genealogiska förening och Person- och lokalhistoriskt forskarcentrum Arkivens Dag, på Arkivcentrum Syd den 12 november 10. DIS-kutabelt Föreningens medlemstidning, DIS-kutabelt, har utkommit med fyra nummer under året, samtliga i färg. Upplagan var 3 400 exemplar per nummer. Antalet 6
prenumeranter, dvs. medlemmar och andra, uppgick till cirka 3 000. Överupplagan har under året använts som marknadsföring vid våra arrangemang och träffar. 11. Hemsidan Föreningens hemsida har under året löpande uppdaterats och har varit välbesökt. Det totala antalet unika sidvisningar under året uppgick till drygt 10 000. Hässleholm den 2 april 2017 Styrelsen för DIS Syd 2016 Jan Nilsson Marie Munke Anders I Andersson ordförande kassör sekreterare Staffan Knös Anders Lindberg Bo Lundgren Kerstin Olsson 7
Styrelsens ekonomiska rapport för 2016 Balansrapport Balansrapport 2016-01-01-2016-12-31 Ingående balans Period Utgående balans Tillgångar Anläggningstillgångar Inventarier 382 298,00-382 298,00 - Ackumulerade avskrivningar - 377 292,00-1 001,00-378 293,00 Summa anläggningstillgångar 5 006,00-1 001,00 4 005,00 Omsättningstillgångar Fordringar - Kundfordringar 37 709,00 3 263,00 40 972,00 Summa fordringar 37 709,00 3 263,00 40 972,00 Kassa och bank - Checkräkningskonto 66 898,97-57 070,12 9 828,85 -Placeringskonto 316 500,00-25 000,00 291 500,00 Summa kassa och bank 383 398,97-82 070,12 301 328,85 Summa omsättningstillgångar 421 107,97-78 807,12 342 300,85 Summa tillgångar 426 113,97-79 808,12 346 305,85 Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Redovisat resultat 32 099,42 23 147,70 55 247,12 Balanserad vinst - 433 422,39 32 099,42-401 322,97 Summa eget kapital - 401 322,97 55 247,12-346 075,85 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder - 22 890,00 22 890,00 - Övriga kortfristiga skulder - - 230,00-230,00 Förutbetalda intäkter, upplupna kostnader - 1 901,00 1 901,00 - Summa kortfristiga skulder - 24 791,00 24 561,00-230,00 Summa eget kapital, avsättningar och skulder - 426 113,97 79 808,12-346 305,85 8
Resultatrapport Resultatrapport 2016-01-01-2016-12-31 2016 2015 Årsbudget Intäkter Nettointäkter Medlemsavgifter 144 250,00 140 675,00 150 000,00 Medlemsbidrag DIS 76 727,00 78 468,00 78 000,00 Försäljning material 690,00 5 800,00 - Summa nettoomsättning 221 667,00 224 943,00 228 000,00 Övriga intäkter Övriga bidrag - 1 285,00 - Övriga ersättningar och intäkter 6 728,90 - - Summa övriga intäkter 6 728,90 1 285,00 - Summa intäkter 228 395,90 226 228,00 228 000,00 Kostnader Inköp av material och varor - 5 000,00 - Bruttovinst 228 395,90 221 228,00 228 000,00 Övriga kostnader Lokalhyra 2 040,00 4 650,00 4 000,00 Förbrukningsinventarier 7 069,00 - - Programvaror 1 995,00 1 995,00 3 000,00 Resor styrelsen 8 213,45 7 860,50 8 000,00 Reseersättningar faddrar,medlemmar 5 838,44 3 084,50 5 000,00 Diskutabelt 167 797,73 170 939,42 170 000,00 Släktforskardagarna SSF 10 563,40 4 985,00 5 000,00 Reklamtrycksaker 15 981,00 - - Arrangemang 1 293,00 1 366,00 - Representation 1 497,00 - - Tele och post (gruppkonto) 3 577,00 3 464,00 3 500,00 Internet 7 493,00 5 994,00 10 000,00 Domänavgift 2 034,00 1 530,00 1 600,00 Övriga kostnader 1 107,00 925,00 1 500,00 DIS Syd styrelsemöten 9 174,00 7 668,00 10 000,00 Sveriges släktforskarförbund 36 348,00 36 972,00 37 000,00 Bankkostnader 621,00 642,00 650,00 Summa övriga kostnader 282 642,02 252 075,42 259 250,00 Resultat före avskrivningar - 54 246,12-30 847,42-31 250,00 Avskrivningar - 1 001,00-1 252,00-1 250,00 Resultat efter avskrivningar - 55 247,12-32 099,42-32 500,00 Resultat före finansiella intäkter och kostnader - 55 247,12-32 099,42-32 500,00 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader - 55 247,12-32 099,42-32 500,00 Resultat före bokslutsdispositioner - 55 247,12-32 099,42-32 500,00 Resultat före skatt - 55 247,12-32 099,42-32 500,00 Resultat - 55 247,12-32 099,42-32 500,00 9
Revisionsberättelse Styrelsen förslag till disposition av resultatet för 2016 Styrelsen föreslår att årets resultat överförs i ny räkning. 10
Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2017 Det kommande året förutses få ungefär samma karaktär som det förra. Följande kan nämnas särskilt. Föreningens ändamål är att ge hjälp och service till medlemmarna när det gäller att använda datorn som hjälpmedel i släktforskningen. I detta avseende prioriteras Disgen 2016. Våra DIS-träffar är uppskattade och efterfrågade. Under 2017 kommer det att anordnas sådana träffar i Eslöv, Lund, Ronneby och Sölvesborg. Vi kommer under året att undersöka förutsättningarna för att anordna DIS-träffar i nordvästra Skåne. En av de nyttigaste funktionerna i DIS bredvid rådgivningen till medlemmarna är Disbyt. Föreningen har tre Disbyt-ombud. Till hösten planeras en träff i Helsingborg tillsammans med DIS Helsingør om släktforskning på bägge sidor om Öresund. Studiecirklar i samarbete med bildningsförbund planeras, främst i Blekinge. Under året kommer vi att presentera DIS och DIS Syds verksamhet med särskild inriktning på släktforskarföreningar i Skåne, Blekinge och södra Halland. Medlemstidningen, DIS-kutabelt ska utkomma med fyra nummer. Föreningens hemsida www.dis-syd.se ska löpande uppdateras. Föreningen har sitt kansli hos Landsarkivet i Lund på vid Arkivcentrum syd tillsammans med Skånes släktforskarförbund. Förråd finns i Staffanstorp. DIS Syd är direktansluten medlem till Sveriges släktforskarförbund och kommer att sända ombud till förbundets stämma i Halmstad. Styrelsens förslag till medlemsavgift Styrelsen föreslår att medlemsavgiften för 2018 fastställs till 50 kronor och för familjemedlem till 25 kronor. Styrelsens förslag till reseersättning Styrelsen föreslår att reseersättning ska utgå enligt statliga normer. 11
Styrelsens förslag till budget för 2017 Konto Benämning Budget Utfall Budget Utfall Budget RÖRELSENS INTÄKTER 2015 2015 2016 2016 2017 3010 Medlemsavifter 155 000 140 675 150 000 144 250 145 000 3015 Medlemsbidrag DIS 80 000 78 468 78 000 76 727 76 000 3016 Försäljning material 0 5 800 0 690 0 3989 Övriga bidrag 0 1 285 0 6 729 0 Summa nettoomsättning 235 000 226 228 228 000 228 396 221 000 SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER 235 000 226 228 228 000 228 396 221 000 RÖRELSENS KOSTNADER Material och varor 4010 Varuinköp 0-5 000 0 0 0 Summa material och varor 0-5 000 0 0 0 BRUTTOVINST 235 000 221 228 228 000 228 396 221 000 Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra -4 000-4 650-4 000-2 040-4 000 5410 Förbrukningsinventarier 0 0 0-7 069 5420 Programvaror -3 000-1 995-3 000-1 995-3 000 5800 Resor Styrelsen -4 000-7 860-8 000-8 214-8 000 5850 Resor Fadder o medlemmar -5 000-3 085-5 000-5 838-5 000 5900 Diskutabelt -170 000-170 939-170 000-167 798-170 000 5910 Släktforskardagarna SSF -5 000-4 985-5 000-10 563-10 000 5930 Reklamtrycksaker 0 0 0-15 981-1 000 6000 Arrangemang 0-1 366 0-1 293 0 6070 Representation 0 0 0-1 497 0 6200 Telefon & Porto -3 500-3 464-3 500-3 577-6 500 6250 Internet -10 000-5 994-10 000-7 493-10 000 6255 Domänavgift -800-1 530-1 600-2 034-2 000 6390 Övriga kostnader -1 500-925 -1 500-1 107-1 500 6430 DIS Syd medlemsmöten -10 000-7 668-10 000-9 174-10 000 6490 Sveriges Släktforskarförbund -38 000-36 972-37 000-36 348-37 000 6570 Bankkostnad -650-642 -650-621 -650 Summa övriga externa kostnader -255 450-252 075-259 250-282 642-268 650 Avskrivningar/nedskrivningar 7830 Avskrivn maskiner/inventarier -1 250-1 252-1 250-1 001-400 Summa avskrivningar/nedskrivningar -1 250-1 252-1 250-1 001-400 SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER -256 700-258 327-260 500-283 643-269 050 RÖRELSERESULTAT -21 700-32 099-32 500-55 247-48 050 Resultat från finansiella investeringar 8300 Ränteintäkter från oms tillg 0 0 Summa resultat från finansiella investeringar 0 0 0 0 0 RES EFTER FINANSIELLA POSTER -21 700-32 099-32 500-55 247-48 050 ÅRETS RESULTAT -21 700-32 099-32 500-55 247-48 050 12
Styrelsens förslag till ändring av 3 i stadgarna Bakgrund: Vid styrelsemötet den 23 februari väcktes förslaget att 3, andra stycket, i stadgarna bör ändras eftersom det visat sig svårt att leva upp till kravet att genomföra revision och avge verksamhetsberättelse inom 30 dagar efter verksamhetsårets slut. Nuvarande lydelse: 3. Verksamhetsår, revision Föreningens verksamhetsår omfattar tiden 1 januari 31 december. Verksamhetsberättelse skall avges och revision genomföras inom 30 dagar efter verksamhetsårets slut. För revision utses två revisorer jämte en ersättare. Revisorerna äger rätt att när som helst under året få tillgång till föreningens räkenskaper och styrelsens beslut. Förslag till ny lydelse: 3. Verksamhetsår, revision Föreningens verksamhetsår omfattar tiden 1 januari 31 december. Verksamhetsberättelse skall avges och revision genomföras inom två månader efter verksamhetsårets slut. För revision utses två revisorer jämte en ersättare. Revisorerna äger rätt att när som helst under året få tillgång till föreningens räkenskaper och styrelsens beslut. 13
Valberedningens förslag (kompletteras senare) 14