Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Andrea Gardell och Bodil Fredriksson mars 2018
Arkivmyndighet för Göteborgs Stad Arkivnämnden för Västra Götalandsregion och Göteborgs Stad Regionarkivet Arkivnämndens förvaltning Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Arkivnämndens reglemente och avtal om samverkan i en gemensam arkivmyndighet
Det här ska vi ta upp idag Översiktlig information om dokumenten Föreskrifter och riktlinjer Tillämpningsanvisningar Nyheter Förhållande till andra dokument Frågestund
Inledning
Upphörda styrande dokument om arkivvård Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen 1999 Regionfullmäktige Riktlinjer till arkivreglemente avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar 2015 Arkivnämnden
Ersätts av Föreskrifter och riktlinjer och Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer
Föreskrifter- och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Styrdokumentet är teknikneutralt och gäller för myndigheternas hela informationshantering, inte bara arkivering Fullmäktige har beslutat en föreskrift för arkivvården, men även en riktlinje för den informationshantering som inte betecknas som arkivvård. Beskriver vad som ska göras och av vilken myndighet
Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Kallas även för Arkivnämndens Tillämpningsanvisningar Beskriver hur något ska göras och beslutas Om Föreskrifter och riktlinjer till exempel talar om att ett dokument ska upprättas talar Tillämpningsanvisningarna om vad dokumentet ska innehålla
Vad och hur exempel Föreskrifter och riktlinjer: Myndighetens beslut 11 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska beslutas av myndigheten. Tillämpningsanvisningar: Myndighetens beslut Dokumenthanteringsplanen gäller först när nämnden eller styrelsen som är ansvarig för verksamheten har beslutat om den. Beslutet kan delegeras.
Handledningar och instruktioner Handledningar: Konkret stöd i det praktiska arbetet med arkiv- och informationshantering Instruktioner: Hög detaljnivå, gäller ofta tekniska frågor
STYRANDE DOKUMENT Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Beslutas av regionfullmäktige STYRANDE DOKUMENT Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkivoch informationshantering Beslutas av Arkivnämnden RÅD OCH REKOMMEN- DATIONER Handledningar Konkret stöd i det praktiska arbetet med arkiv- och informationshantering Tas fram av Regionarkivet STYRANDE DOKUMENT Instruktioner Hög detaljnivå, gäller ofta tekniska frågor Beslutas av Arkivnämnden
Var finns dokumenten?
Läsanvisningar till Föreskrifter och riktlinjer Dispositionen följer en tänkt tidslinje Åtta kapitel Mellanrubriker Paragrafer 16 Arkivlagen (AL) 5 kap.1 kommunallagen (KL)
Läsanvisningar till tillämpningsanvisningarna Samma disposition som Föreskrifter och riktlinjer Samma kapitelrubriker och mellanrubriker, men utan paragrafnumreringen. Ytterligare underrubriker har lagts till för ökad tydlighet Det ska vara möjligt att läsa tillämpningsanvisningarna separat
Kapitel 1 Tillämpningsområde
För vilka gäller de? Västra Götalandsregionens myndigheter (förvaltningar, bolag och stiftelser) Bolag och stiftelser som ägs av flera kommuner/landsting tillsammans där Arkivnämnden är arkivmyndighet
Tillsyn Arkivnämnden är tillsynsmyndighet för arkivvården Tillämpningsanvisningarna talar bland annat om: hur tillsyn går till vilka som ska medverka vad som händer efter tillsynen vad som menas med förelägganden
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS Vissa av Riksarkivets föreskrifter gäller i Västra Götalandsregionen Det är enbart de tekniska kraven som gäller Vilka RA-FS:ar som gäller preciseras i en lista i tillämpningsanvisningarna
Kapitel 2 Ansvara och hantera
Arkivbildare Varje myndighet med tillhörande förvaltning är en arkivbildare Arkivnämnden beslutar om arkivbildare vid behov Arkivbildningen ska alltid brytas när en verksamhet byter juridisk form
Myndighetens ansvar för arkivvården Arkivansvarig och arkivorganisation Styra och planera hanteringen av allmänna handlingar Samråda med Regionarkivet Tillgängliggöra arkivmaterial från den egna verksamheten
Tekniskt arkivansvar för gemensamma IT-lösningar Arkivnämnden beslutar om tekniskt arkivansvar för information i ITlösningar som används av fler än en myndighet Ingår val av metoder och skyddet för upptagningar, och samordning av leveranser till mellanlagringstjänster, system för bevarande och Regionarkivet Varje myndighet ansvarar för sin information i IT-lösningen
Arkivansvar i gemensamma projekt En av myndigheterna i ett projekt inom Västra Götalandsregionen ska utses till helhetsansvarig för projektets handlingar Syftet är att säkerställa att all projektdokumentationen tas omhand vid en eventuell oklar ansvarsfördelning Varje myndighet ansvarar för de handlingar myndigheten själv upprättar eller tar emot
Kapitel 3 Framställa och bevara
Framställa Välj arkivgodkända produkter för analoga handlingar. Välj bevarandeformat för elektroniska handlingar som anges i RA-FS 2009:2 Vid val av IT-lösning ta med i beräkningen att informationen ska gå att bevara genom exempelvis systembyte, överföring och migrering samt att det ska gå att gallra.
Skydda och bevara Skydda mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Avgränsa arkivhandlingar Arkivlokal: RA-FS 2013:4 Arkivgodkända förvaringsmedel
Kapitel 4 Styra och redovisa
Processorienterad informationsredovisning Ett sätt att styra den pågående informationshanteringen Ska omfatta hela handlingsbeståndet oberoende av medium Förutsätter att myndigheten tar fram en klassificeringsstruktur det vill säga en struktur som utgår från verksamheten betraktad ur ett processperspektiv Inbegriper informationens hela livscykel
Klassificeringsstruktur Grunden i myndighetens informationsredovisning Klassificeringsstrukturen ska användas för att klassificera handlingar vid upprättande av dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan vid registrering. Uppdatera klassificeringsstruktur Versionshantering Ändringshistorik
Dokumenthanteringsplan En effektiv styrning av myndighetens allmänna handlingar Medför att myndigheten hanterar allmänna handlingar konsekvent Utgör myndighetens tillämpningsbeslut för gallring Struktureras utifrån myndighetens klassificeringsstruktur Dokumenthanteringsplanen ska innehålla en inledning hanteringsanvisningar för myndighetens handlingstyper i form av en tabell med rader utifrån klassificeringsstrukturen och fasta kolumner
Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar Syftet är i första hand att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar Två lagkrav ett dokument Vad beskrivningen ska innehålla finns nu i tillämpningsanvisningarna
Arkivförteckning Syftet med arkivförteckningen är att presentera vilka handlingar som finns och hur man återsöker dem. Två arkivredovisningsmodeller: - Allmänna arkivschemat - Processorienterad redovisningsprincip
Register/Diarium Myndighetens beslutade klassificeringsstruktur ska ersätta den ämnesordnade diarieplanen Klassificering av ärenden utifrån klassificeringsstrukturen ger en möjlighet till sökning på ärenden oberoende av hur ärendemeningen formulerats
Förteckning över IT-system En del av myndighetens informationsredovisning Ett hjälpmedel för allmänhetens rätt till insyn och Arkivnämndens tillsyn Gör det lättare för myndigheterna att leva upp till bestämmelserna om personuppgiftsbehandling i EU:s dataskyddsförordning (GDPR)
Plan för bevarande av elektroniska handlingar Livslängden för en IT-lösning är begränsad, men informationen ska ändå vara tillgänglig, åtkomlig, autentisk, läsbar och tillförlitlig både idag och i framtiden. Av planen ska det framgå vilka åtgärder som myndigheten vidtar, till exempel hur de elektroniska handlingarna ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas.
Kapitel 5 Arkivera och rensa
Arkivera och rensa Allmänna handlingar ska arkiveras, vilket betyder att de sparas. För icke allmänna handlingar krävs ett aktivt ställningstagande Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras rensas
Kapitel 6 Gallra
Bevarande- och/eller gallringsbeslut Rena gallringsbeslut tar bara upp handlingar som ska gallras Bevarande- och gallringsbeslut tar både upp handlingar som ska bevaras och dem som ska gallras Myndigheten ska gallra när beslutad gallringsfrist löpt ut Utan att veta vad som bevaras kan man inte alltid veta vad som kan gallras
Olika typer av bevarandeoch/eller gallringsbeslut Arkivnämnden beslutar om gallring. Myndigheten beslutar om tillämpningen av Arkivnämndens beslut. Generella beslut Myndighetsspecifika beslut För alla eller de flesta myndigheter För en myndighet För en grupp av myndigheter
Gallringsframställan En framställan om att få gallra ska alltid föregås av en gallringsutredning: - Inventera - Beskriva/värdera - Motivera Gallringsframställan utgör grunden för Arkivnämndens beslut Regionarkivets mallar ska användas
Personuppgiftsbehandling TF och arkivlagen har företräde framför GDPR och dataskyddslagen Allmänna handlingar som innehåller personuppgifter får arkiveras och bevaras även efter 2018-05-25 Myndigheternas lagliga grunder för behandling av personuppgifter: utförande av en uppgift av allmänt intresse arkivändamål av allmänt intresse Allmänhetens rätt att få tillgång till handlingar kan betraktas som ett allmänt intresse
Kapitel 7 Utlåna
Låna ut allmänna handlingar till myndighet Huvudsakligen för tjänsteändamål Tidsbegränsat utlån Får inte lånas vidare Ska kunna lämnas ut enligt offentlighetsprincipen Myndigheten ska bevaka att handlingarna återlämnas
Låna ut till enskilt organ Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Förutsättningen är att informationen inte kan överföras på annat sätt Beslut i fullmäktige efter ansökan från myndighet Tidsbegränsat utlån Får inte lånas vidare Ska kunna lämnas ut enligt offentlighetsprincipen Myndigheten ska bevaka att handlingarna återlämnas
Kapitel 8 Överlämna och leverera
Överlämna eller överlämna och införliva Formellt överföra ansvar för arkiv till den mottagande myndigheten Överlämna Handlingarna ska förvaras åtskilda från den mottagande myndighetens arkiv Införliva Handlingarna blir formellt en del av den mottagande myndighetens arkiv Leverans: den praktiska hanteringen kring ett överlämnande
Överlämna till myndighet inom VGR Om en myndighet upphör och hela eller delar av verksamheten överförs till annan myndighet inom VGR Beslut i fullmäktige och i Arkivnämnden Överlämna och införliva t.ex. pågående ärenden Överlämna handlingar: som den övertagande myndigheten behöver för att driva verksamheten vidare övriga handlingar som inte ska överlämnas till Regionarkivet och som annars skulle bli herrelösa överlämna till Regionarkivet
Överlämna till myndighet inom VGR Om en myndighet finns kvar men upphör med delar av verksamheten som överförs till annan myndighet inom Västra Götalandsregionen Beslut i fullmäktige och i Arkivnämnden Överlämna och införliva t.ex. pågående ärenden Överlämna handlingar som den övertagande myndigheten behöver för att driva verksamheten vidare Utlån istället för överlämnande av inaktuella handlingar som endast behövs i referenssyfte
Framställan till Arkivnämnden för beslut om att överlämna eller införliva Den överlämnande myndigheten ska göra en framställan till Arkivnämnden om att få överlämna arkiv. Framställan ska bl.a. innehålla information om: berörda myndigheter handlingarna verksamhetsövergången en motivering till överlämnandet
Överlämna till myndighet utanför VGR För att få överlämna arkiv till myndighet utanför Västra Götalandsregionen krävs stöd i lag eller beslut i fullmäktige Myndigheten ska samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut lämnas till fullmäktige
Överlämna till Regionarkivet Regionarkivet slutförvarar VGR:s allmänna handlingar Överlämnande kan ske efter överenskommelse med Regionarkivet Överenskommelse = leveransbeslut I tillämpningsanvisningarna finns preciserade kriterier inför leverans till Regionarkivet
Leveransframställan och leveransbevis Leveransframställan ska användas när en myndighet vill överlämna arkiv till Regionarkivet Med leveransen ska myndigheten skicka en arkivförteckning och ett leveransbevis i två exemplar När Regionarkivet undertecknat och skickat tillbaka leveransbeviset är leveransen formellt godkänd och klar
Överlämna analogt foto, film och ljud till Regionarkivet Foto, film och ljud behöver digitaliseras inför leverans och överlämnas i elektronisk form Upplösning och format ska följa Arkivnämndens instruktion för tekniska krav vid digitalisering av foto, film och ljud Hantering av ursprungsmediet efter digitaliseringen: Bevara om mediet har ett kulturhistoriskt och/eller estetiskt värde Gallra ursprungsmediet med stöd av gallringsbeslut Myndigheten bör samråda med Regionarkivet för att avgöra vad som ska digitaliseras och eventuellt undantag från elektroniskt leverans
Avslutning
Nyheter i sakinnehållet Kapitel 1 Tillämpningsområde: Vissa RA-FS i tekniska delar ska tillämpas Fördjupat om tillsyn (vilka som bör medverka) Kapitel 2 Ansvara och hantera Besluta om arkivbildare och om upphörd arkivbildare Tillgängliggöra och levandegöra myndighetens arkiv Tekniskt arkivansvar för gemensamma IT-lösningar Arkivansvar i gemensamma projekt inom VGR
Nyheter i sakinnehållet Kapitel 3 Framställa och bevara: Hänvisningar till RA-FS Kapitel 4 Styra och redovisa: Versionshantering och ändringshistorik för klassificeringsstrukturen Innehållet i dokumenthanteringsplanen Innehållet i arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar Utformningen av olika modeller för arkivförteckning Förteckning över IT-system/IT-lösningar Plan för bevarande av elektroniska handlingar
Nyheter i sakinnehållet Kapitel 5 Arkivera och rensa Vad arkivera innebär i teori och praktik Kapitel 6 - Gallra Definitionen av gallring Beslut om bevarande och gallring Krav på att verkställa beslutad gallring Vem som får initiera gallringsutredningar Krav på gallringsprotokoll borttaget Tydligare om hur tillämpningsbeslut ska fattas Personuppgiftshantering och arkivlagen
Nyheter i sakinnehållet Kapitel 7 Utlåna Förutsättningar för utlån av handlingar till annan myndighet eller enskilt organ Kapitel 8 Överlämna och leverera Förutsättningar för överlämnande och införlivande av handlingar till en annan myndighet Två beslut för överlämnande fullmäktige och Arkivnämnden Vilka kriterier som gäller för överlämnande av arkiv till Regionarkivet, bland annat krav på digitalisering av foto, film och ljud innan leverans Leveransreversal byter namn till leveransbevis
Några frågor??
Kontaktuppgifter: Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se Andrea Gardell andrea.gardell@arkivnamnden.goteborg.se Regionarkivets förvaltningsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se