ANVISNINGAR FÖR VERK- SAMHETSBLANKETTERNA A1 A7 1.1.2017 28.11.2017
Innehåll 1 Allmänt... 3 1.1 Statistikföring av frivilligarbete... 3 1.2 Specialarbetsformer... 4 1.3 Verksamhetsblanketternas innehåll... 4 1.4 Typ av samling/evenemang/gruppform... 4 1.5 Huvudsaklig målgrupp (blanketterna A2, A3, A5)... 4 1.6 Medverkande... 4 1.7 Anställda inom de olika områdena... 5 1.8 Antalet medverkande... 5 1.9 Datum... 5 2 Statistikblankett A1 Gudstjänst, nattvard, kyrklig förrättning... 6 3 Statistikblankett A2 Samling... 7 4 Statistikblankett A3 Utfärd eller läger... 10 5 Statistikblankett A4 Individuellt möte, ekonomiskt stöd... 12 6 Statistikblankett A5 Gruppverksamhet... 14 7 Statistikblankett A6: Samarbetspartner... 17 8 Statistikblankett A7 Övriga uppgifter (fylls i en gång om året)... 18
1 Allmänt Kyrkostyrelsens statistikföring följer nya principer från början av 2017. Avvikande från tidigare år statistikförs verksamheten på de nya statistikblanketterna dagligen/separat för varje händelse. Syftet med den nya statistikföringsmetoden är att få fram mångsidigare information som ger en bättre bild av kyrkans verksamhet. I församlingarna utförs statistikföringsarbetet under årets lopp, och församlingarna behöver således inte längre vid årets slut sammanställa hela statistiken för föregående år. Evenemang/samlingar antecknas på blanketterna A1 A5 efter att samlingen har hållits eller då en grupps verksamhetsperiod har upphört (eller vid årsskiftet). Möten med individer statistikförs som en siffra efter respektive möte. Mötena kan också statistikföras som en summa för flera dagar. Detaljerade anvisningar om detta ges i ifyllningsanvisningarna för blankett A4 nedan. Blanketten A6 Samarbetspartner fylls i när en ny överenskommelse om samarbete görs och A7 Övriga uppgifter vid årets slut. På verksamhetsblanketterna statistikförs endast de samlingar, evenemang, utfärder och läger som riktar sig till församlingsmedlemmar eller andra invånare i området. På blanketterna lämnas således inga uppgifter om utbildningsevenemang och möten som hänför sig till en anställds arbetsbeskrivning och tjänsteutövning. Konfirmandundervisning och konfirmander statistikförs inte heller. Dessa uppgifter tar Kyrkostyrelsen ur medlemsdatasystemet Kirjuri. Kyrkliga samfälligheter ska på blanketterna statistikföra sådan verksamhet som de ansvarar för att anordna, medan lokalförsamlingarna i sin tur statistikför sådan verksamhet som de ansvarar för att anordna. Samlingar, läger, utfärder, grupper osv. som anordnas i samarbete mellan flera församlingar ska statistikföras i den församling i vars lokaler eller på vars område samlingen eller evenemanget har anordnats. Närmare anvisningar ges nedan i anslutning till varje blankett. 1.1 Statistikföring av frivilligarbete Kyrkostyrelsens statistikblanketter kan användas endast av kyrkans anställda. Församlingsmedlemmar som arbetar som frivilliga i församlingen kan inte föra in uppgifter om samlingar och evenemang i systemet. Därför bör någon av de anställda i församlingen se till att verksamhet och evenemang som ordnas av enbart frivilliga registreras på statistikblanketterna. På det sättet statistikförs även uppgifter om hur stor andel av verksamheten som utförs av frivilliga. På blankett A4 Individuellt möte, ekonomiskt stöd, statistikförs besök som frivilliga i församlingen utfört i form av möten med individer till exempel i hem. Dessa uppgifter ska helst lämnas en gång per vecka eller minst en gång per månad. En församlingsanställd ansvarar för att uppgifterna förs in i statistiksystemet. Som medarbetare väljs då Församlingsmedlem (=frivillig). Församlingen eller samfälligheten kan emellertid ge frivilliga användarrätt till sitt eget reserverings- eller kundhanteringssystem, vilket innebär att data som både anställda och frivilliga har registrerat överförs till Kyrkostyrelsens system. 3
1.2 Specialarbetsformer Skol- och läroanstaltssamverkan, Samtalstjänsten, familjerådgivningen, omsorgsarbetet och sjukhussjälavården registreras inte på blanketterna A1-A7, eftersom de har egen datainsamling. Däremot anges övriga specialarbetsformers verksamhet på blanketterna A1-A7. Om vilken som helst av specialarbetsformerna har medverkat i ett evenemang eller en samling tillsammans med andra arbetsområden ska punkten Specialarbetsform också väljas som anordnare på blanketten. 1.3 Verksamhetsblanketternas innehåll Blanketter som ska fyllas i dagligen A1 Gudstjänst, nattvard, kyrklig förrättning A2 Samling A3 Utfärd, läger A5 Gruppverksamhet (öppen) Blankett som ska fyllas i dagligen eller en gång i månaden A4 Individuella möten, ekonomiskt stöd Blanketter som ska fyllas i när ett avtal ingås, när en verksamhetsperiod avlsutas eller vid årsskiftet A5 Gruppverksamhet (fast) A6 Samarbetspartner A7 Övriga uppgifter 1.4 Typ av samling/evenemang/gruppform Det första steget i statistikföringen är att välja, beroende på blanketten (A1 A5), typ av samling/evenemang/anordnare/gruppform. Bara en blankett ska fyllas i för varje typ av samling/evenemang/gruppform. Om en samling har anordnats av flera personer ska man inom församlingen komma överens om vem som ska föra in uppgifterna i statistiksystemet. 1.5 Huvudsaklig målgrupp (blanketterna A2, A3, A5) Samlingen, utfärden/lägret och gruppen ska statistikföras för den målgrupp för vilken verksamheten i fråga huvudsakligen har anordnats. Ofta är också andra parter som anges på blanketten välkomna att delta i evenemanget, men för statistikföringen ska man ange den grupp som verksamheten är riktad till, dvs. den huvudsakliga målgruppen. I fråga om verksamhet som är öppen för alla målgrupper ska alternativet Flera målgrupper väljas. Målgrupperna räknas upp i ifyllningsanvisningarna för blanketterna. 1.6 Medverkande Med medverkande avses den anställda eller det arbetsområde (församlingens anställda och frivilliga), som ansvarat (eller delaktig) för att anordna samlingen/evenemanget/utfärden/lägret/ gruppverksamheten. För en anställd som arbetar inom flera arbetsområden väljs det arbetsområde eller den uppgift som är lämpligast i förhållande till samlingen oberoende av yrkesbeteck- 4
ningen. Anställda som arbetar inom en specialarbetsform statistikförs under punkten Specialarbetsformer. Om en samling har anordnats i samarbete mellan flera arbetsområden ska man under Medverkande välja alla arbetsområden som fungerat som anordnare. 1.7 Anställda inom de olika områdena Präst: kyrkoherde, kaplan, församlingspastor Kyrkvaktmästare: kyrkvaktmästarens andel som medverkande statistikförs separat endast på blankett A1 Gudstjänst, nattvard, kyrklig förrättning. På de andra blanketterna statistikförs kyrkvaktmästarens andel under Fastighets- och kyrkobetjäningsarbetare. Kyrkomusiker: kantor, kyrkomusiker Barnverksamhet: barnledare, ledande eller ansvarig barnledaren, ledare för barnverksamheten, eftermiddagsklubbledare Verksamhet för skolbarn och unga: ungdomsledare, ungdomsarbetsledare, specialungdomsarbetsledare Diakoni: tjänsteinnehavare inom diakonin, diakon, diakonissa, ledande tjänsteinnehavare inom diakonin Mission: missionssekreterare, annan medarbetare inom missionen Specialarbetsform: med specialarbetsform avses i allmänhet arbete som utförs i samhället av personer med specialkompetens. Verksamheten utförs ofta någon annanstans än i församlingens lokaler, t.ex. familjerådgivning, sjukhussjälavård, skol- och studentarbete efter grundskolan och gymnasiet, arbete som tjänar arbetsplatserna, samordning av telefon- och webbhjälpen, samhällsarbete, handikapparbete, invandrararbete, specialuppgifter inom diakonin Från och med 2018 preciseras verksamhetsformerna på följande sätt: studentsamarbete, sjukhussjälavård, omsorgsarbete, teckenspråksarbete eller någon annan specialarbetsform. Fastighets- och kyrkobetjäningsarbetare: kyrkvaktmästare, församlingsmästare, vaktmästare, gårdskarl, fastighetsskötare, städare, kokerska, husmor, värdinna, köksbiträde Församlingsmedlem (= frivillig): en församlingsmedlem som arbetar som frivillig mot ett arvode som högst täcker omkostnaderna eller mot en symbolisk belöning, t.ex. en bok eller tidning. Församlingsmedlemmen arbetar i en överenskommen roll i samarbete med församlingen, t.ex. som hjälpledare, körsångare, gudstjänstassistent, frivillig gruppledare Övriga: t.ex. koordinator av andligt arbete och avlönade gruppledare 1.8 Antalet medverkande Under Antalet medverkande anges separat antalet personer (församlingsanställda/frivilliga) som har ansvarat (eller delaktig) för samlingen/evenemanget/utfärden/lägret eller gruppverksamheten i egenskap av arrangörer. Antalet ska stämma överens med föregående punkt. Antalet medverkande kan alltså inte vara lägre än antalet markeringar i föregående punkt. Varje enskild person som bidragit räknas som en medverkande. 1.9 Datum På blanketterna A1 Gudstjänst och A2 Samling anges datum för evenemanget. På blankett A3 Utfärd eller läger antecknas avslutningsdatum. 5
På blankett A4 Individuellt möte anteges datum för det sista av de möten som registreras. Vi rekommenderar att dessa möten registreras en gång per vecka eller senast i slutet av månaden, så att de läggs in i statistiksystemet under rätt månad. På blankett A5 Gruppverksamhet anges gruppens start- och avslutningsdatum. För en öppen grupp registreras varje samling, och start- och slutdagen är därför samma dag. Fasta grupper registreras endast en gång: Grupper som samlas under ett och samma kalenderår registreras så snart de avslutat sin verksamhet. En grupp som verkar under två kalenderår (dvs. fortsätter efter årsskiftet) ska däremot registreras vid årsskiftet men med sista träffen följande år som avslutningsdatum (t.ex. 31.5). På det sättet inkluderas gruppen i statistiken för båda åren. Som startdag för gruppen anges datum för första träffen. På blankett A6 Samarbetspartner anges det år då samarbetet avslutats. I början av 2017 ska alla gällande samarbeten inklusive avslutningsår uppges (t.ex. 2019). Därefter registreras alla nya samarbetsförhållanden alltid när ett avtal eller en överenskommelse ingås. Ett samarbetsförhållande som redan uppgetts en gång behöver inte registreras igen om man från början skrivit in rätt avslutningsår. Om det inte finns ett tydligt avslutningsår är det bäst att uppge samarbetet för ett år åt gången. 2 Statistikblankett A1 Gudstjänst, nattvard, kyrklig förrättning 1. Gudstjänst Som gudstjänster statistikförs oberoende av plats alla gudstjänster i församlingen som firas antingen enligt det högmässogudstjänstformulär som anges i kyrkoordningen (KO 2:2). Specialgudstjänster statistikförs under respektive punkt enligt det formulär som använts. 1.1 Typ av samling 1.1.1 Högmässa Högmässor som firas på söndagar eller helgdagar, mässan på julnatten, mässan på askonsdagen, mässan på skärtorsdagen, mässan på påsknatten samt konfirmationsmässor och familjemässor som firas som högmässor. 1.1.2 Veckomässa Nattvardsgudstjänster som firas på vardagar och andra sådana mässor som inte statistikförs under punkterna 1.1.1 eller 1.1.3 1.1.3 Predikogudstjänst Gudstjänster utan nattvard som anordnas enligt formuläret för predikogudstjänsten, t.ex. julaftonens predikogudstjänst, kvällsgudstjänsten på alla helgons dag, skolgudstjänster och samlingar på institutioner, vid vilka formuläret för predikogudstjänst tillämpas (specialarbetsformernas verksamhet registreras dock inte på den här blanketten). 1.1.4 1.1.8 Kyrklig förrättning Kyrkliga förrättningar statistikförs beroende på förrättningsplats enligt följande: 6
Församlingen ska i sin statistik anteckna kyrkliga förrättningar som hållits både inom församlingens område (i församlingens lokaler) och någon annanstans (i hemmen och andra utomstående lokaler) samt antalet deltagare i dessa. Om församlingens egen präst förrättar ett dop, en vigsel eller en välsignelse av äktenskap någon annanstans än inom den egna församlingens område antecknas förrättningen i statistiken för den församling på vars område den har hållits oberoende av vilken församling som är huvudpersonens hemförsamling eller prästens arbetsgivare. I sådana fall ska prästen som utfört förrättningen anmäla antalet personer som deltagit i evenemanget till den församling som statistikför förrättningen. Man kan avvika från denna princip om statistikföring enligt område, om det finns flera församlingar inom samma kommun. Följ i så fall den praxis som församlingarna sinsemellan kommit överens om. En minnesstund som arrangeras efter en jordfästning statistikförs inte separat som samling. Minnestunder och urnsättningar registreras som individuellt möte på blankett A4 Vändpunkter i livet. Detsamma gäller dop- och bröllopsfester. Där tillämpas inte heller områdesprincipen. En kyrklig förrättning som ägt rum i en kyrklig samfällighets gemensamma lokaler, t.ex. en jordfästning i ett begravningskapell, kan statistikföras antingen på samfällighetens eller på lokalförsamlingens blankett. 1.1.8 Välsignelse av hem Välsignelser av hem som förrättats enligt formuläret för välsignelse av hem (Förrättningshandboken del 1). Välsignelse av hem i samband med dop statistikförs under denna punkt, om välsignelsen är en helt separat förrättning eller om dopformuläret har kombinerats med delar av formuläret för välsignelse av hem, till exempel psalm, bibeltext, välsignelse och bön. 1.2 Deltagare Med antal deltagare avses alla som varit närvarande, även medarbetare och korister. 1.2.1 Nattvardsgäster Antalet nattvardsgäster vid nattvardsgång i samband med en nattvardsgudstjänst eller en kyrklig förrättning. Antal deltagare i annan nattvardsgång t.ex. på sjukhus, lägercenter, service- eller seniorhem eller vid andakter statistikförs på blankett A2 Samlingar. Enskild nattvard statistikförs på blankett A2 Samlingar under punkterna 2.1.9 och 2.2.1 (deltagare). 3 Statistikblankett A2 Samling Alla samlingar inom församlingens område som församlingen anordnar ensam eller i samarbete med andra aktörer eller andra församlingar ska statistikföras. Också en egen avdelning till exempel vid en utställningsmässa statistikförs. Planeringsmöten statistikförs däremot inte separat. Samlingarna specificeras enligt huruvida de har anordnats i församlingens lokaler el- 7
ler i andra lokaler. Om en samling anordnas i samarbete mellan flera församlingar ska uppgifterna om samlingen antecknas bara en gång i statistiken för den församling inom vars område samlingen har anordnats. Regionala, prosteriomspännande och riksomfattande samlingar som anordnats i församlingen. I fråga om evenemang som pågår flera dagar, såsom sommarfester, utställningsmässor och insamlingen Gemensamt ansvar, statistikförs varje dag separat, och under Deltagare antecknas antalet deltagare under respektive dag. Gudstjänster och nattvardsgång under regionala och riksomfattande evenemang statistikförs på blankett A1 Gudstjänst, nattvard, kyrklig förrättning. Scoutverksamhet ska antecknas i församlingens statistik i det fall att församlingen fungerar som bakgrundsorganisation för scoutverksamheten eller understöder den ekonomiskt. Om församlingen endast ger en scoutpatrull i sitt område tillgång till sina lokaler ska scoutverksamheten inte statistikföras. 2.1 Typ av samling 2.1.1 Andakt Andakter av olika slag som hålls i församlingens egna lokaler, på sjukhus, åldringshem, service- och seniorhus och andra institutioner samt andakter under olika helger och högtider under kyrkoåret, enskilda prediko- och bönekvällar, morgonsamlingar i skolor och andra samlingar vars huvudsakliga syfte är andakt. Andakter som hålls för olika grupper på daghem och t.ex. handikappboenden statistikförs i systemet som separata andakter (specialarbetsformernas verksamhet registreras dock inte på den här blanketten). Däremot statistikförs inte separat sådana andakter som hålls i början av en samling eller gruppsamling. Sådana andakter anses höra till samlingen/ gruppsamlingen som helhet. Under Antal deltagare antecknas hur många som deltagit i andakten. Detta kan beroende på situationen vara antingen antalet närvarande eller antalet åhörare. Till exempel på en morgonsamling i en skola kan åhörarna bestå av skolans samtliga elever och anställda. Då antecknas ett uppskattat antal åhörare. Se punkt 2.2. 2.1.2 Fest En samling som huvudsakligen är en fest, till exempel olika slag av bemärkelsedagar samt regionala och riksomfattande fester, såsom sommarfester. Gudstjänster och nattvardsgång under regionala och riksomfattande evenemang statistikförs på blankett A1 Gudstjänst, nattvard, kyrklig förrättning. 2.1.3 Evenemang Till exempel basarer, talkon, jippon, byevenemang, uppsökande verksamhet (s.k. Saapas-operationer, festivalinsatser), påskvandring, via crucis, utställningsmässor, börsinsamling för Gemensamt ansvar och andra evenemang av engångskaraktär som inte anordnas varje vecka. 2.1.4 Musik Samlingar där musiken har huvudrollen, t.ex. konserter, de vackraste julsångerna. Ett musikevenemang statistikförs inte om församlingen bara har hyrt ut lokalerna 8
till en utomstående arrangör och församlingens anställda inte deltar i genomförandet. 2.1.5 Utbildning/föreläsning/diskussion Olika typer av föreläsnings- och diskussionsmöten och -serier, enskilda temadagar och temakvällar, temakvällar för kvinnor respektive män, föredrag, litteraturkvällar, föräldramöten, bibelstudier och lektioner på skolor/daghem. Under denna punkt statistikförs också utbildning som anordnas t.ex. för frivilliga och gruppverksamhetsledare. På statistikblanketterna antecknas inte utbildning som församlingen anordnar för sina anställda eller utbildning som hänför sig till de anställdas normala tjänsteutövning (t.ex. IT-utbildning, fortbildning inom arbetsområdet). 2.1.6 Måltid/matservering Bespisning som församlingen anordnar ensam eller i samarbete med organisationer, församlingsmedlemmar eller kommunen. Under Antal deltagare antecknas antalet serverade måltider. Utdelning av matkassar statistikförs under punkt 2.1.7. 2.1.7 Utdelning av matkassar och 2.2.2 Antal matkassar Matbidrag statistikförs som ett evenemang under punkt 2.1.7 och antalet utdelade matkassar under punkt 2.2.2. Som exempel kan nämnas utdelning av donerade matvaror. Här antecknas också EU-mathjälp. Målet är att få en bild av den totala omfattningen av kyrkans mathjälp. 2.1.8 Annan samling Samlingar som inte kan statistikföras under de tidigare punkterna, t.ex. kyrkkaffe, loppmarknad och utställningar. 2.1.9. Enskild nattvard Nattvard hos sjuka och annan enskild nattvard. 2.2 Antal deltagare i samlingen Med antal deltagare avses alla som varit närvarande, även medarbetare och korister. I fråga om samlingar där det är svårt eller omöjligt att uppge ett exakt antal deltagare ska antalet uppskattas. Om församlingen till exempel har en egen monter vid en utställningsmässa är antalet deltagare besökarna vid församlingens monter, inte det totala antalet mässbesökare. Vid börsinsamling för Gemensamt ansvar statistikförs varje dag separat och deltagarantalet anges som en uppskattning av antalet personer som mötts under dagen. 2.2.1. Nattvardsgäster Antal personer som deltagit i nattvard i samband med en samling, t.ex. en andakt. 2.3 Plats 2.3.1 I församlingens lokaler Kyrkor, kapell, församlingshem och alla andra lokaler som är avsedda för församlingsverksamhet. 2.3.2 På annan plats 9
Hem, skolor, sjukhus, åldringshem, service- och seniorhus, köpcentrum och andra lokaler i vilka församlingen har anordnat samlingar ensam eller i samarbete med andra aktörer. 2.4 Arrangör 2.4.1 Endast församlingen Samlingar som anordnas enbart av församlingen. 2.4.2 Samarbete med andra aktörer Samlingar som församlingen har anordnat i samarbete med t.ex. en kommun, organisation, stad eller en annan aktör. Verksamheten har planerats och anordnats gemensamt. Om en samling äger rum i församlingens lokaler men församlingen inte deltar i anordnandet ska den inte statistikföras. Uthyrning av lokal är inte i sig en tillräcklig grund för statistikföring som samarbete. 2.5 Huvudsakliga målgrupper: 2.5.1 Barn: verksamhet främst för 0 6-åringar 2.5.2 Flickor och pojkar: verksamhet för barn i skolåldern (7 14-åringar) 2.5.3 Unga: verksamhet främst för åldersgruppen 15 18 år 2.5.4 Unga vuxna: verksamhet främst för 19 29-åringar 2.5.5 Vuxna 2.5.6 Parrelation 2.5.7 Familjer 2.5.8 Singlar 2.5.9 Äldre (över 75 år) 2.5.10 Flera målgrupper 2.6 Kompletterande information om målgruppen: 2.6.1 Personer med särskilda behov (t.ex. grupper med funktionshinder, invandrare, elever med särskilda behov) 2.6.2 Daghem 2.6.3 Skolor och läroanstalter 2.6.4 Scoutverksamhet 2.6.5 Klubb- och smågruppsledarverksamhet 2.6.6 Hjälpledarverksamhet 2.6.7 Arbetsteam 2.6.8 Ingen kompletterande information Exempel: Om det är fråga om scoutverksamhet för 7 14-åringar är målgruppen 2.5.2 Flickor och pojkar, och som kompletterande information om målgruppen väljs scouting. Om det inte finns någon kompletterande information om målgruppen ska alternativet Ingen kompletterande information väljas. 4 Statistikblankett A3 Utfärd eller läger Som utfärds- och lägerverksamhet statistikförs utfärder och läger i Finland eller utomlands som församlingen anordnar själv eller i samarbete med andra aktörer. Om en utfärd eller ett läger anordnas i samarbete mellan flera församlingar ska uppgifterna antecknas bara en gång i 10
statistiken för den församling inom vars område utfärden eller lägret har anordnats. Även retreater anges på den här blanketten. Också varje kortare läger statistikförs som ett dygn. För varje påbörjad period om 24 timmar antecknas ytterligare ett dygn. En utfärd antecknas vanligtvis som ett dygn. För lägergårdar görs ingen statistikregistrering enbart på den grund att man hyr ut stället. Den församling som arrangerar utfärden eller lägret statistikför händelsen. Om däremot lägergården eller den församling som äger den utöver uthyrningen också ordnar program statistikförs utfärden eller lägret. Skriftskolor och konfirmandläger med tillhörande träffar registreras inte, eftersom de uppgifterna kommer från Kirjuri. Däremot uppges träffar efter själva skriftskolan och föräldrakvällar på blankett A2 Samlingar. Deltagarna i utfärder och läger ingår inte i antalet medverkande. Som medverkande räknas inte heller utomstående avlönade föreläsare och liknande. 3.3 Huvudsakliga målgrupper: 3.3.1 Barn: verksamhet främst för 0 6-åringar 3.3.2 Flickor och pojkar: verksamhet för barn i skolåldern (7 14-åringar) 3.3.3 Unga: verksamhet främst för åldersgruppen 15 18 år 3.3.4 Unga vuxna: verksamhet främst för 19 29-åringar 3.3.5 Scouter 3.3.6 Hjälpledarverksamhet 3.3.7 Skolor och läroanstalter 3.3.8 Vuxna 3.3.9 Parrelationer 3.3.10 Familjer 3.3.11 Singlar 3.3.12 Arbetsteam 3.3.13 Äldre (över 75 år) 3.3.14 Flera målgrupper 3.4 Kompletterande information om målgruppen: 3.4.1 Personer med särskilda behov (t.ex. grupper med olika funktionshinder, invandrare, elever med särskilda behov) 3.4.2 Ingen kompletterande information Anvisningar för punkterna medverkande, antalet medverkande och datum ges ovan i kapitel 1 Allmänt. 11
5 Statistikblankett A4 Individuellt möte, ekonomiskt stöd Möten med individer och ekonomiskt stöd kan statistikföras under årets lopp på två alternativa sätt (A eller B). Man kan inte välja flera mötesplatser (4.2) på en och samma registreringsgång, utan uppgifterna under punkterna 4.3 4.6 statistikförs separat för varje mötesplats. A) Genast efter mötet. Då antecknas under varje delområdespunkt 4.3 4.7 siffran ett (1) ELLER B) Som en sammanställning en gång i veckan eller senast i slutet av månaden, varvid de sammanräknade uppgifterna för perioden antecknas under varje delområde. Orsakerna till möten (punkt 4.4) kan vara fler än antalet möten. Med individuella möten avses ett möte där det finns en dimension av professionell hjälp. Alla dessa möten betraktas som själavårdande ur statistisk synvinkel. Det kan handla om att möta en person som söker hjälp eller stöd, eller någon som vill samtala om livets mening eller riktning eller ett visst livsskede. I allmänhet har man kommit överens om ett sådant möte på förhand, men även sporadiska möten kan äga rum antingen i församlingens lokaler eller någon annanstans, t.ex. i ett köpcentrum. Som möten registreras också samlingar som inte anges på blankett A2, t.ex. urnsättning. Som individuella möten statistikförs inte diskussioner som förs i samband med normalt lägerliv, gruppverksamhet eller konfirmandundervisning för vuxna. Caféverksamhet och kyrkkaffe statistikförs som samlingar, och enskilda möten under dessa statistikförs inte separat. En stor del av hembesöken utförs av församlingsmedlemmar som arbetar som frivilliga. Det är önskvärt att denna typ av hembesök och andra delområden i anslutning till mötena statistikförs under individuella möten. Inom församlingen kommer man överens om vem av församlingens anställda som ska registrera de frivilligas möten av denna typ i statistiksystemet. Uppgifterna registreras under årets lopp en gång per vecka eller minst en gång per månad. Som anordnare av mötet väljs då Församlingsmedlem (=frivillig). Angående möten ska nio punkter fyllas i på statistikblanketten: - medverkande - mötesplats - antal möten - orsaken till mötet - personens familjestruktur, om man känner till den - personens/personernas åldersgrupp(er) - personens utkomst - beloppet på ett eventuellt ekonomiskt bidrag - datum På blanketten anges mötessituationer oberoende av hur många personer som varit närvarande. Det är alltså fråga om ett möte även om flera personer varit närvarande i situationen (t.ex. en minnesstund). Om flera personer (medarbetare eller församlingsmedlemmar) medverkar vid mötet kommer dessa överens om vem som sköter om att mötet blir statistikfört. 12
Under punkt 4.5 Familjestruktur, 4.6 Åldersgrupp och 4.7 Utkomst väljer man det lämpligaste alternativet om det finns flera personer på plats. Vid behov kan man välja alternativet Okänd/Flera åldersgrupper, om informationen inte naturligt kommer fram vid mötet. 4.1. Medverkande Ett alternativ ska väljas. Om flera personer har mött individen/individerna väljs alternativet Flera anordnare. 4.2 Mötesplats 4.2.1 Församlingens lokaler 4.2.2 Hem: med hem avses även service- och seniorhus 4.2.3 En annan aktörs/organisations lokaler: möten på en socialbyrå eller andra ämbetsverk, sjukhus, hälsocentraler och bäddavdelningar samt olika typer av institutioner och andra verksamhetsställen inom öppenvården 4.2.4 Telefon- eller webbsamtal: samtal som förs per telefon eller i en webbmiljö (inte samtal inom Samtalstjänstens telefon- eller nätjour) 4.2.5 Annan plats: andra mötesplatser som inte har nämnts under punkterna 4.2.1 4.2.4 t.ex. på stan, i ett köpcentrum, på en pub 4.3. Antal möten Antalet möten som registreras (ett eller flera). Från och med 2018 anges också antalet personer. 4.4 Orsaken till mötet Välj ett eller flera ämnen som diskuterats. Följande preciseringar av rubriken är exempel på ämnen som hör till temat i fråga. 4.4.1 Relationer: relationer i familjen eller på arbetsplatsen, andra människorelationer, frågor kring sexualitet, ensamhet 4.4.2 Livskris och sorg: motgångar i livet, kriser, våld, brott, närståendes självmord, olycksfall, dödsfall 4.4.3 Vändpunkter i livet: frågor kring kyrkliga förrättningar (dop, vigsel, välsignelse av äktenskap, jordfästning), gratulationsbesök, besök hos personer som flyttat till församlingen. Då ett gratulationsbesök statistikförs som möte ska endast den person som varit föremål för bemärkelsedagen statistikföras, inga andra personer som varit närvarande. Då en kyrklig förrättning statistikförs som möte antecknas samtal som förts både före och efter förrättningen men inte sådana samtal där man bara kommit överens om tidpunkten för förrättningen eller praktiska frågor. Här registreras även dop- och bröllopsfester samt minnesstunder, liksom också enskild konfirmation och upptagande i kyrkans gemenskap. 4.4.4 Hälsa, sjukdom: välbefinnande, främjande av hälsa, psykisk eller fysisk sjukdom, självmordstankar, depression, olika slags rädslor, alkohol och narkotika, beroenden 4.4.5 Boende, bostadslöshet: bostadslöshet, bostadsbyte, serviceboende, utskrivning 4.4.6 Ekonomi: ekonomihantering, brist på pengar, fördröjd förmån, skuldfrågor, obetalda hyror, andra ekonomiska frågor 4.4.7 Studier, arbetsliv, arbetslöshet: arbetshälsa, studier arbetslöshet, strävan efter att finna sin egen plats, stress, permittering, uppsägning, mobbning på arbetsplatsen, utbrändhet, hobbyer, frivilligverksamhet, skoljourer, arbetshandledning 4.4.8 Tro, livets mening: bön, religiösa, andliga och existentiella frågor, det egna livets mening och riktning 13
4.4.9 Annan orsak: annan orsak än de som nämns ovan (t.ex. föräldrakvarter, Gemensamt Ansvars listinsamling) 4.5 Familjestruktur Välj det lämpligaste alternativet 4.5.1 Bor ensam: en persons hushåll 4.5.2 Bor med någon annan: parrelation, vänner som bor tillsammans, släktingar som bor tillsammans 4.5.3 Familj med barn: en familj består av barn och en eller flera vuxna 4.5.4 Okänd 4.6 Åldersgrupp Välj en eller flera åldersgrupper 4.6.1 Under 18 4.6.2 18 39 4.6.3 40 69 4.6.4 70 4.6.5 Flera åldersgrupper 4.7 Utkomst Inkomstkällorna antecknas enligt situationen vid tidpunkten för mötet. 4.7.1 Arbetande: arbetar, deltidsarbete, visstidsanställning, arbetsprövning, praktik, sysselsatt 4.7.2 Utanför arbetslivet: arbetslös, pensionerad, familjeledig osv. Även korta perioder utanför arbetslivet statistikförs under denna punkt 4.7.3 Skola/studier: om en person studerar vid sidan av sitt arbete statistikförs han eller hon enligt sin huvudsakliga livssituation 4.7.4 Okänd: man känner inte till hur personen får sin utkomst eller det är inte aktuellt med ekonomiskt bidrag 4.8 Stödbelopp På blankett A4 statistikförs också ekonomiskt stöd, varvid bakgrundsinformationen för mötet är utkomst, punkt 4.7. Som ekonomiskt stöd statistikförs i regel ekonomisk hjälp som församlingen ger via diakoniarbetet. Ange beloppet. Det ekonomiska stöd som ges kommer från församlingens budgeterade medel, donationer, insamlingar, kollekter och understöd från stiftet, prosteriet eller Kyrkans diakonifond. Som exempel kan nämnas pengar till räkningar, rekvisition/betalningssedel till butik, julbidrag och stipendier som fås via organisationer och alla understöd som kommer från stiftet, prosteriet och Kyrkans diakonifond. 4.9 Datum för sista mötet som registreras Som datum anges den dag då det sista av de möten som registreras har skett. Vi rekommenderar att mötena registreras en gång per vecka eller senast i slutet av månaden, så att de läggs in i statistiksystemet under rätt månad. 6 Statistikblankett A5 Gruppverksamhet 14
Verksamheten ska hänföras till den målgrupp för vilken den huvudsakligen har organiserats. Ofta är också andra som nämns under punkt 5.4 välkomna att delta i verksamheten, men för statistikföringen antecknas endast den huvudsakliga målgruppen. Gruppverksamhet som riktar sig till flera målgrupper uppges under 5.4 Huvudsaklig målgrupp. Scoutverksamhet uppges i församlingens statistik om församlingen understöder verksamheten ekonomiskt eller backar upp den. Om församlingen endast ger en scoutpatrull i sitt område tillgång till sina lokaler ska scoutverksamheten inte statistikföras. Övningar som hör till körers och musikgruppers verksamhet antecknas som antal träffar i fast gruppverksamhet (punkt 5.1 Gruppform). Antalet träffar påverkar inte antalet grupper. Hjälpledarutbildning statistikförs i första hand som fast gruppverksamhet som kan innehålla olika slag av samlingar och evenemang. Läger inom hjälpledarutbildningen statistikförs separat på blankett A3 Utfärd eller läger. 5.1.1 Fast gruppverksamhet Med fast gruppverksamhet avses regelbunden gruppverksamhet med huvudsakligen samma deltagare varje gång. Uppgifterna för fast gruppverksamhet statistikförs efter att gruppens verksamhetsperiod löpt ut. Verksamhetsperioden kan bestå av t.ex. ett helt kalenderår, en termin eller 10 gånger. I systemet statistikförs separat varje grupp, det totala antalet gånger gruppen har samlats och gruppens medlemsantal under en verksamhetsperiod. En och samma grupp statistikförs endast en gång i systemet. Då flera personer fungerar som arrangörer, ledare, för en grupp ska man inom församlingen komma överens om vem som ska föra in uppgifterna i statistiksystemet. Om en grupp samlas huvudsakligen med samma deltagare både på våren och på hösten är den en enda grupp och den registreras på statistikblanketten vid årsskiftet. Om deltagarna väljs på nytt i början av året är det fråga om en ny grupp, som registreras på våren när gruppen avslutat sina träffar. Också en sådan grupp som grundas för en viss tid (t.ex. en krisgrupp, sorggrupp) eller som inte nödvändigtvis samlas under hela verksamhetsperioden statistikförs under denna punkt. Inom klubbverksamheten för olika åldersklasser ska barn som övergår till en ny åldersklass på hösten statistikföras som nya medlemmar i klubbverksamheten för åldersklassen i fråga. 5.2.1 Antal träffar: antalet gånger som gruppen har samlats under en och samma verksamhetsperiod; t.ex. 30 gånger under våren, varvid siffran 30 antecknas som antal träffar. 5.2.2 Antal medlemmar eller deltagare: med medlemmar avses det genomsnittliga antalet medlemmar i den fasta gruppen. Till exempel om en gymnastikgrupp har haft i genomsnitt 15 närvarande deltagare under hela verksamhetsperioden, antecknas siffran 15 antecknas som medlemsantal för gruppen. Samma person statistikförs inte två gånger, om personen deltar i samma klubbverksamhet på både våren och hösten. Om en person tillhör flera grupper, räknas personen som medlem i varje grupp skilt för sig. 15
5.1.2 Öppen gruppverksamhet Som öppen gruppverksamhet statistikförs verksamhet som anordnas enligt principen för gruppverksamhet med målet att åstadkomma en växelverkan mellan deltagarna men där antalet deltagare inte har begränsats på samma sätt som i fråga om fast gruppverksamhet. Grupperna inom den öppna gruppverksamheten statistikförs utifrån samma innehållsförteckning som används inom den fasta gruppverksamheten. Som öppen gruppverksamhet statistikförs t.ex. vuxen-barngrupp, ungdomskvällar, kvällar för 7-14-åringar, söndagsskola och barnparkering. 5.2.1 Antal träffar: varje träff statistikförs separat i systemet, och en träff anges med siffran ett (1). Om en öppen grupp, t.ex. caféträffar, samlas fem gånger i veckan, ska en separat blankett fyllas i för varje träff. 5.2.2 Antal deltagare betyder deltagare per träff 5.3 Gruppens huvudsakliga innehåll En grupp ska statistikföras under den innehållskategori som dess verksamhet huvudsakligen anses höra till. Många grupper har drag från flera olika typer av innehåll. För statstikföringen ska ett huvudsakligt innehåll väljas. All gruppverksamhet antas inkludera andligt innehåll. Under punkt 5.3.4 Andligt statistikförs sådana grupper som har andligt innehåll som sitt huvudsakliga eller enda innehåll. Inom parentes anges exempel på olika typer av grupper. 5.3.1 Aktivitet (t.ex. konst, matlagning, motion och idrott) 5.3.2 Livsbalans (t.ex. missbrukarvård, kriminalarbete och parrelationsarbete) 5.3.3 Utbildning, kristen fostran (t.ex. utbildning av frivilliga, kristen fostran, studierelaterade grupper t.ex. för äldre) 5.3.4 Andligt (t.ex. bibel- och bönegrupper, söndagsskolor, vardagsretreater) 5.3.5 Kris (t.ex. sorg eller annan kris) 5.3.6 Samvaro (t.ex. caféträffar, ungdomskvällar, grupper som fokuserar på växelverkan och ömsesidigt delande, familjeklubbsverksamhet) 5.3.7 Musik (t.ex. körer, orkestrar, musiklekskolor och andra musikgrupper) 5.3.8 Övrigt (grupper med något annat huvudsakligt innehåll än vad som räknas upp ovan) 5.4 Huvudsakliga målgrupper: 5.4.1 Barn (0 6): verksamhet främst för 0 6-åringar 5.4.2 Flickor och pojkar (7 14): verksamhet främst för barn i skolåldern 5.4.3 Ungdomar (15 18): verksamhet främst för åldersgruppen 15 18 år 5.4.4 Unga vuxna (19 29): verksamhet främst för 19 29-åringar 5.4.5 Scoutverksamhet 5.4.6 Hjälpledarverksamhet (fast gruppverksamhet) 5.4.7 Skolor och läroanstalter (här anges morgon- och eftermiddagsverksamhet enligt lagen om grundläggande utbildning) 5.4.8 Vuxna 5.4.9 Parrelation 5.4.10 Familjer 5.4.11 Singlar 16
5.4.12 Arbetsteam 5.4.13 Äldre (över 75 år) 5.4.14 Flera målgrupper 5.5 Kompletterande information om målgruppen: 5.5.1 Personer med särskilda behov (t.ex. grupper med funktionshinder, invandrare, elever med särskilda behov) 5.5.2 Morgonverksamhet (fast gruppverksamhet, morgonverksamhet för skolelever) 5.5.3 Eftermiddagsverksamhet (fast gruppverksamhet, eftermiddagsverksamhet för skolelever) 5.5.4 Dagklubb (både fast och öppen gruppverksamhet, sommarklubbar) 5.5.5 Ingen kompletterande information Kompletterande information om målgruppen väljs till exempel då det inom fast gruppverksamhet är fråga om t.ex. morgon- eller eftermiddagsverksamhet för 7-14-åringar. Om det inte finns någon kompletterande information om målgruppen ska alternativet Ingen kompletterande information väljas. 5.8/5.9 Gruppens start- och avslutningsdatum För gruppverksamhet anges gruppens start- och avslutningsdatum. Start- och slutdatum för öppna grupper är identiska, dvs. det datum då samlingen hålls. För en fast grupp är startdagen den dag gruppen samlas för första gången och slutdagen är den dag då sista träffen hålls. Fast grupper som samlas endast under ett och samma kalenderår registreras så snart de avslutat sin verksamhet. En grupp som verkar under två kalenderår (dvs. fortsätter efter årsskiftet) ska däremot registreras vid årsskiftet men med sista träffen följande år som avslutningsdatum (t.ex. 31.5). På det sättet inkluderas gruppen i statistiken för båda åren. Som startdag för gruppen anges datum för första träffen. 7 Statistikblankett A6: Samarbetspartner Frågorna på blanketten gäller församlingens samarbetsnätverk. Samarbetet kan grunda sig på ett skriftligt avtal eller bedrivas helt fritt. Det kan handla om t.ex. eftermiddags- och dagklubbsverksamhet, anordnande av evenemang samt kontakter för klientarbetet inom diakonin. För varje avtal ifylls en blankett. Som anordnare av samarbetet antecknas alla de arbetsområden som samarbetar med aktören i fråga. Om verksamhet enligt ett avtal anordnas av flera personer ska man inom församlingen komma överens om vem som ska föra in uppgifterna i statistiksystemet. 6.2 Samarbetspartner 6.2.1 Offentliga sektorn: statsförvaltningen, kommunalförvaltningen; det kommunala skolväsendet, kommunernas och samkommunernas serviceinrättningar och verksamhetsställen som inte har bolagsform, såsom hälsocentraler, sjukhus 17
6.2.2 Tredje sektorn: organisationer, föreningar, grannföreningar, idrottssällskap, rekreationsföreningar, samfundens lokalföreningar, biståndsorganisationer, fackorganisationer, understödsstiftelser, olika välfärdsorganisationer och andra icke-vinstdrivande aktörer 6.2.3 Privata sektorn: företag, företagare, stiftelser, bolag (också bolag med staten som majoritetsägare eller kommunalt ägda bolag) andelslag eller föreningar samt självständiga företagare och yrkesutövare 6.2.4 Fjärde sektorn: fri medborgarverksamhet, matring, pop-up-verksamhet, boendeverksamhet, som inte organiserats till en organisation eller förening 6.2.5 Andra ev.lut församlingar: samarbete med en annan evangelisk-luthersk församling (Tyska Evangelisk-lutherska församlingen och Olaus Petri-församlingen är också evangelisk-lutherska församlingar) 6.2.6 Annan kyrka eller annat trossamfund: samarbete med andra kristna religionssamfund; Katolska kyrkan i Finland, Ortodoxa kyrkan i Finland, Adventkyrkan i Finland, Anglikanska kyrkan i Finland, Pingströrelsen och andra frikyrkor, samt samarbete med andra trossamfund såsom den judiska församlingen och det muslimska samfundet 6.5 Avslutningsår För samverkan med samarbetspartner anges det år då samarbetet avslutats. Registreras alla nya samarbetsförhållanden alltid när ett avtal eller en överenskommelse ingås. Ett samarbetsförhållande som redan uppgetts en gång behöver inte registreras igen om man från början skrivit in rätt avslutningsår. Om det inte finns ett tydligt avslutningsår är det bäst att uppge samarbetet för ett år åt gången. 8 Statistikblankett A7 Övriga uppgifter (fylls i en gång om året) På denna blankett lämnas uppgifter om missionsarbetets avtal och avtalens värde i euro, antalet frivilliga som deltagit i församlingens verksamhet, antalet gudstjänstplatser, ändringar som skett i församlingen och som påverkar statistikföringen samt nya verksamhetsformer som inletts. Blanketten fylls i under statistikåret, senast i december. Inom församlingen kommer man överens om vem som fyller i blanketten. 7.1 Avtal 7.1.1 och 7.1.2 Avtal som ingåtts med missionsorganisationerna och deras värde i euro: Som avtal med missionsorganisationer statistikförs det totala antalet avtal som ingåtts med kyrkans officiella missionsorganisationer. Avtalen kan gälla t.ex. församlingens egna missionärer, projekt och stipendiater. Under Avtalens värde i euro anges det understödsmål som bygger på församlingens och organisationernas inbördes avtal. 7.2 Antal frivilliga som deltagit i församlingens verksamhet: Som frivilligarbetare i församlingen uppges det totala antalet olika personer som har deltagit i frivilligverksamhet som 18
organiserats eller koordinerats av församlingen, såsom hjälpledarverksamhet, grupp- och lägerverksamhet, väntjänsten,öppet hus-verksamhet eller talkoarbeten, eller som har samlat in pengar under kampanjen Gemensamt ansvar. Varje person som deltagit i verksamheten statistikförs endast en gång. 7.3 Antalet platser där man håller gudstjänster regelbundet huvudsakligen en gång i veckan: församlingens kyrkor, församlingshem, församlingscenter och andra byggnader där man håller gudstjänster regelbundet under året (hela året eller bara en del av året) 7.4 Tilläggsuppgifter (om det t.ex. har skett en betydande ändring i verksamheten jämfört med föregående år): Förändringar som påverkar statistikföringen kan t.ex. vara - ändring i antalet anställda - omprioritering av arbetet eller ändrade prioritetsområden - renovering av kyrkan eller andra församlingslokaler, under vilken lokalerna har varit ur bruk - anställdas tjänstledigheter, långa sjukledigheter och liknande - en verksamhet eller en händelse har enligt ifyllningsanvisningarna inte kunnat inkluderas i de uppgifter som uppgetts, men församlingen vill ändå med tanke på församlingens verksamhetsberättelse uppge den som en tilläggskommentar till denna blankett. Tilläggsuppgifterna är viktig information som behövs för statistikanalysen. 7.4.1 Tilläggsuppgifterna gäller: uppgiftsområde eller uppgiftsområden som berörts av verksamhetsändringen 7.5. Nya verksamhetsformer som inletts i församlingen/den kyrkliga samfälligheten under året: här redogörs för nya verksamhetsformer som införts i församlingen under statistikföringsåret. Uppgifterna behövs för informationen om kyrkans arbete, analyseringen av statistiken och utvecklingen av verksamheten och statistikföringen. När anteckningen görs ska man välja ett eller flera uppgiftsområden inom vilka nya verksamhetsformer har inletts. 19