Kallelse till Nyckelöns Vägförening Årsstämma 2016 Tid Lördagen den 19 mars 2016 kl 10.00 Registrering är möjlig från kl 09.15 Plats Brf Stensjöpärlans samlingslokal. Kaffe m tilltugg serveras. Föreningen är skyldig att hålla aktuellt medlemsregister. Ändrad boendeform från sommar- till permanentboende eller tvärtom måste anmälas för att fastighetens andelstal skall bli rätt. Om du inte kommer personligen till stämman kan du ge en granne fullmakt att närvara. Blanketter finns i slutet av handlingarna och kan lämnas i samband med stämman eller sändas till vår adress Nyckelöns Vägförening Box 152 635 30 Kvicksund eller per e-post till info@nyckelonsvag.se. Välkomna till årets stämma! Kvicksund 2016 02 28 Styrelsen 1
REGISTER Andelstal 13 Arvoden för styrelsen 12 Fastighetsförändring, blankett 19 Fullmaktsblankett 21 Föredragningslista 3 Intäkts- och kostnadsstat, förslag 12 Register 2 Kallelse 1 Resultat- och balansräkning 6 Proposition och/eller motion till styrelsen 8 Revisionsberättelse 7 Stadgar 15 Uttaxeringssystem, information 13 Uttaxering, förslag 12 Valberedningens förslag till styrelse 14 Verksamhetsberättelse 4 Verksamhetsplan, förslag 12 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 2
Föredragningslista vid årsstämma 2016 03 19 1. Stämmans öppnande. 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande. 3. Fastställande av debiteringslängd per 2016 03 19 (Sista dag för ändring) 4. Val av a. Ordförande för stämman. b. Sekreterare för stämman c. Två justerare/rösträknare för stämman 5. Verksamhetsberättelse 2015 6. Revisionsberättelse 7. Fråga om ansvarsfrihet 8. Propositioner 9. Motioner 10. Styrelsens förslag till verksamhetsplan 2016 11. Beslut om arvode för nyvalda styrelsen och revisorerna 12. Förslag till intäkts- och kostnadsstat 2016 13. Fastställande av uttaxering för 2016 14. Val av a. Tre styrelseledamöter (2 år) b. Två suppleanter (2 år) c. Styrelseordförande (av de sittande eller nyvalda ledamöterna) d. En revisor (2 år) e. En revisorsuppleant (2 år) 15. Val av tre (3) valberedare varav en (1) sammankallande 16. Vad styrelsen i övrigt vill hänskjuta till stämman. Nästa årsstämma 2017 03 25 17. Övriga frågor 18. Beslut om tid och plats för protokolljustering samt kungörandet av protokollet 19. Stämmans avslutning Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 3
Verksamhetsberättelse för tiden 2015-01-01 2016-01-01 Valda att företräda Nyckelöns Vägförening från 2015 års stämma var Styrelse Ordförande Andreas Johansson Vice ordförande Paul Ghebaru Sekreterare Catharina Retzman Kassör Lars Sedenborg Ledamot Gertie Helli Suppleanter Elin Johansson Bo Skoog Eva Svensson Thomas Petersson Adjungerad för Stensjöpärlan Per- Eric Brunström Revisorer Ordinarie Stig Hertze Johan Vestling Suppleanter Maud Hertzberg Maud Johansson Valberedning Sammankallande Sami Ångerud Patrik Sedenborg Kjell Körner Medlemmar I Nyckelöns Vägförening finns 393 fastigheter, varav 134 är fritidsboende och 194 är permanentboende. Resten är näringsfastigheter, obebyggda tomter och grönområden. Förvaltning Årsstämma hölls 2015-03-21. 30 medlemmar var närvarande och 2 inlämnade fullmakter. Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 15 ordinarie styrelsemöten. Genomförd verksamhet - Med anledning av Mälarenergis aktivitet i området Hedebovägen, Måsholmsstigen samt Galtenvägen har inga större vägunderhållsarbeten utförts 2015, detta för att vara säkra på att vi tillsammans med Mälarenergi kunna återställa området till önskad nivå 2016. - Några mindre skador och potthål har lagats. - Vid Halvhättevägen har Mälarenergi fortsatt sitt arbete därav har det berörda området ej blivit helt återställt. Vi har området under bevakning och väntar på att kunna utföra en slutbesiktning. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 4
Tyvärr får vi fortfarande rapporter att trafikanterna på några vägar, t ex Svinskärsvägen, Gösholmsvägen och Paradisvägen, har stora svårigheter att hålla den i vårt vägområde stipulerade 30-kilometersgränsen för hastighet! Styrelsen kommer ta fram förslag till att återinföra hastighetsbegränsande hinder. Vinter- och sommarväghållning Snöröjningen har även detta år fungerat mestadels klanderfritt. Under våren sopades vägarna i vanlig ordning. Ekonomi Då föreningens ekonomiska omfattning har ökat bestämde vi oss för att ta in professionell hjälp för löpande bokföring och bokslut. Detta ger oss mer kontroll samt att våra medlemmar kan känna sig trygga att allt går rätt till med lagar och regler. För att ytterligare effektivisera ekonomihanteringen kommer OCR-nummer på fakturorna införas. Detta underlättar avprickningen av medlemsavgifterna då det har varit mycket svårt och tidskrävande att spåra en hel del betalningar som kommer in till oss. Dessa svårigheter har ökat under verksamhetsåret, varför denna post i resultatet har balanserats i ny räkning (kravet har överförts till 2016). I övrigt hänvisas till den ekonomiska redovisningen. Slutord Det gångna året har kännetecknats av gott samarbete mellan styrelsen och Mälarenergi, då vi tillsammans har funnit goda lösningar för föreningen. Styrelsen tackar för förtroendet under det gångna året. Kvicksund 2015 12 31 Nyckelöns Vägförening Andreas Johansson Catharina Retzman Paul Ghebaru Lars Sedenborg Gertie Helli Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 5
Resultat- och balansräkning Resultaträkning 2015-01-01-12 31 2014-01-01 12-31 Intäkter Väg/ slitageavgifter 588 054 583 148 Driftbidrag 20 942 15 148 Räntor 0 160 Förseningsavgifter 0 1 250 Särskilt driftbidrag 0 0 Övriga intäkter 0 5149 Summa 608 996 604 855 Kostnader Drift/underhåll sommar 17 500 37 167 Drift/underhåll vinter 109 438 83 652 Anläggningsarbeten 342 660 354 100 Redovisningstjänster 13 588 2 800 Arvoden/sociala avgifter 78 453 75 665 Lantmäterikostnader 0 2 118 Porto 7 000 0 Kontorskostnader/trycksaker 8 626 22 031 Lokalhyror/ möteskostnader 1 444 3 074 REV försäkring 2 400 2 400 Inköp material och varor 2 363 0 Bank/Plusgirokostnader 3 738 1 696 Informationstavla 242 245 Övriga kostnader 10 837 14 204 Årets resultat 10 407 5 703 Summa 608 996 604 855 Balansräkning 2015-12-31 2014-12-31 Tillgångar Kassa 5 5 Plusgiro 667 245 296 433 Bank 92 548 92 548 Fordringar 34 308 5 478 Skattekonto 913 913 Upplupna ränteintäkter 0 302 Summa 795 019 395 679 Skulder och Eget kapital Leverantörer 8 000 28 956 Övriga kortfristiga skulder 61 803 6 324 Källskatt/Upplupna sociala avgifter 32 110 0 Upplupna kostnader 0 0 Sparande/Större rep. 553 000 230 000 Eget kapital 129 699 124 696 Årets resultat 10 407 5 703 Summa 795 019 395 679 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 6
Revisionsberättelse för Nyckelöns Vägförening Undertecknade som granskat föreningens räkenskaper samt styrelsens förvaltning för 2015 får härmed avge följande berättelse över vår granskning: Vi har tagit del av förvaltningsberättelsen, föreningens räkenskaper, protokoll och andra handlingar för bedömande av föreningens ekonomi och förvaltning. Vi tillstyrker - att resultatberäkningen och balansräkningen fastsälls samt - att styrelseledamöterna beviljas ansvarsfrihet för sin förvaltning av föreningens angelägenheter för det gångna verksamhetsåret. Kvicksund februari 2016 Stig Hertze Revisor Johan Vestling Revisor Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 7
Propositioner Ingen proposition finns från styrelsen. Motioner Motion 1 (Jan Malmkvist 2015-03-21) Jag var ordförande i NVF när vi hade överläggning med lantmäteriet om Sandatäppanområdet. Jag redovisade med stöd av lag 1973:1150 och beslut i styrelsen att NVF inte skulle ta hand om skötsel och underhåll av vägarna inom området förrän vägarna var asfalterade och godkända av NFV. Detta av två anledningar. 1:a att färdigställande av vägarna skulle vara ett skäl för exploatören att snabba på med färdigställande av vägarna för att slippa kostnaden för vinterväghållning. NVF skulle också på ett enkelt sätt se till att exploatörer och företagare tappar intresse för att projekt när de har fått ut vad de ville ha av det och när det är dags att uppfylla sin del av uppgörelsen då tar intresset slut. ( exempel ) 2:a skälet var att NVF medlemmar inte skulle drabbas av extra kostnader på flera miljoner för att färdigställa Sandatäppanområdets. En ny styrelse( fem namn) överskred sina befogenheter och beslöt på eget bevåg att NVF skulle ta hand om vinterväghållningen på Sandatäppanområdet. Man beaktade inte vad som står i lag 1973:1150. 35 Styrelsen hanhar föreningens angelägenheter i överrenstämmelse med denna lag, stadgarna och förenings-stämmobeslut, i den mån beslutet ej strider mot denna lag eller annan författning eller mot stadgarna. 36 Styrelseledamot får ej taga befattning med angelägenhet i vilken han har ett väsentligt intresse som strider mot föreningens. 47 Medlemmarnas rätt att deltaga i handhavandet av föreningens angelägenheter utövas på föreningsstämman. Styrelsen självsvådiga agerande att helt bortse gällande lag kränker medlemmarna. För mig som har en fastighet i zoon 1 betyder det att jag betalar 60% av en andel vilket för 2014 innebar en avgift på 1124:- som skall gå till skötsel och underhåll av G:a 8 vilket är helt rimligt. Men att jag och andra medlemmar ska subventionera vinterväghållning på Sandatäppanområdet tycker jag är helt fel. Exploatören betalar 0,35% för en obebyggd fastighet vilket för 2014 betydde 656:- och för det får han helt gratis vinterväghållning för Sandatäppanområdet. Den bjudning som styrelsen beslutat om till exploatören innebär att NVF medlemmar subventionerar exploatörern på ett sådant sätt att an inte har några skäl till att lägga ut pengar för att asfaltera vägarna. Han får vinterunderhåll av vägarna helt gratis, han kan väl inte få det bättre. Styrelsens agerande innebär att NVF inte har några påtryckningsmedel att få vägarna inom området färdigställda. Risken är att NVF medlemmar åker på att bekosta färdigställande av vägarna. Hade revisorerna gjort sitt jobb skulle den här situationen inte uppstått. Bjudningen på gratis vintervägunderhåll måste upphöra. Jan Malmkvist Rytterne backa 1:9 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 8
Yttrande från Styrelsen, Motion 1 Motionären tar åter upp samma ärende som årsstämman tidigare tagit beslut i både på årsstämman 2012 samt årsstämman 2013, i båda fallen så avslogs motionen av årsstämman. Dock är andemeningen i motionen en misstroendeförklaring till Styrelsen. Därför låter Styrelsen frågan gå vidare till Revisorerna. Motion 2 (Jan Malmkvist 2015-03-21) Förslag till slitage- och andra ersättningar för Nyckelöns vägförening. En vägförening ar en gemensamhets anläggning vilket normalt innebär att kostnaden för skötsel och underhåll av normalt slitage betalas solidariskt av alla medlemmar enl. gällande regler. Efter beslut på årsstämman. Dessutom har vägföreningen rätt att ta ut ersättningar och slitage avgifter av den eller de som åsamkar skada som ej är att hänföra till normalt slitage. Detta för att kostnaden ska belasta den eller de som åsamkar skadan eller slitaget och inte drabba övriga medlemmar. Förslag: 01. Den som vinkelrätt gräver igenom en asfalterad väg med högsta bredd på tio (10) cm betalar 500:- om återställningen av skadan kan anstå till ordinarie asfalteringstillfälle. Annars kostnad enl entreprenörs anbud. 02. Den som vinkelrätt gräver igenom en asfalterad väg med högsta bredd på förtio (40) cm betalar 2.500:- om återställningen av skadan kan anstå till ordinarie asfalteringstillfälle. Annars kostnad enl entreprenörs anbud. 03. Andra asfaltsskador ersätts enl. gällande anbud från entreprenör. 04. Onormalt slitage ersätts av den som vållar slitaget. Skäl som att man har egna resurser för att kunna utföra större arbeten innebär inte att man slipper betala slitageavgift. 05. Fastigheten Rytterne-Backa 1:89? Har ianspråktafgit vägflreningens väg som påfart för att främja gjuteriets verksamhet. Slitaget blir mycket stort och hindrar dessutom trafiken på vägen då stora bilar backar fram och tillbaka över vägen. Det är synnerligen allvarligt att åtgärden är vitagen utan att den behandlats på någon årsstämma. Det är en styrelseledamot som i strid mot lag 1973:1150 36 genomfört detta. 36 lyder enl.följande.styrelseledamot får ej taga befattning med Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 9
angelägenhet i vilken han har väsentligt intresse som strider mot föreningens Slitage avgiften bör sättas till 7.000:-/år från 2014. 06. Vägföreningens grönområde vid Backatorpsvägen har förvandlats till et tipp för Sedenborgs Gjuteri. Styrelsen kränker medlemmarna genom att låta något sådant ske utan att frågan har behandlats enl. stadgarna. Särskilt som det är en styrelseledamot som äger företaget. Lag 1973:1150 36 Styrelseledamot får ej taga befattning med angelägenhet i vilken han har väsentlig intrsse som strider mot föreningens. I det här fallet är det så uppenbart att det ger stora ekonomiska vinster för företaget. De slipper mycket frakter och kan dumpa vad som helst där helt okontrollerat. Mycket höga ersättningskarav måste ställas för slitage och dumpning av olika former av material. Dessutom krav på återställning av grönområdet på gjuteriets bekostnad. Den totala kostnadeninnefattande kostnaden för kränkningen av medlems rätt jml.47 lag 1973:1150. 07. När en fastighet går från att vara obebyggd till bebyggd innebär det att det blir extra slitage likaså vid väsentliga förändringar av befintlig byggnad. Då ska en slitageavgift uttas per tillfälle med dubbel blivande zontaxa. Denna avgift ingår inte i andelstalen/ debiteringslängden. Detta beslutades vid 2009 års stämma men styrelsen har inte effektuerat detta vilket innebär att avgiften ska ske retroaktivt. 08. Den fastighetsägare som begär att bärigheten ska höjas på en vägsträcka och en årsstämma tillstryker detta ska betala 20% av den totala anläggningskostnaden. 09. Den eller de som utan beslut av en årsstämma genomför förändringar av en vägsträcka ska själva betala 50% av den totala anläggningskostnaden. 10. Varken Lars eller Patrik Sedenborg har registrerat och betalat något för någon entreprenör verksamhet. De ska därför påföras slitageavgift för den verksamhet som de sysslar med och den bör vara retroaktiv för tre år tillbaka. 11. Retoaktiv adekvat avgift för snöröjning för Sandatäppanområdet. Ska ställas till exploatören alt.till de fem (5) i styrelsen som underlåtit att ta ut rimlig avgift. ( Jämför Stensjöpärlans avgift ) Jan Malmkvist Rytterne-Backa 1:9 Yttrande från Styrelsen Motion 2 Punkt 01-04 Den som har skadat vägen idag påförs alltid den totala kostnaden för reparationen. Styrelsen föreslår därför avslag, då eventuell skada på vägen i dagsläget alltid påförs med faktiska kostnaden för återställningen till den som orsakat skadan. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 10
Punkt 05 Företaget i fråga har avtal med föreningen som täcker ett större slitage på vägarna runt företaget. Detta avtal togs fram då motionären satt som ordförande i Styrelsen. Styrelsen kan inte se att slitaget på vägarna har ändrats, och täcks redan av tidigare skrivet avtal. Styrelsen låter frågan om stadgebrott mot lag 1973:1150 gå vidare till Revisorerna att svara på. Punkt 06 Materialet som fördelas ut i grönområdet kommer från vatten- avlopps- och elarbeten inom vårt verksamhetsområde. Det finns en överenskommelse mellan markägaren och Mälarenergi s entreprenör att materialet får läggas där. Dock, innan materialet fått läggas där har Styrelsen kontaktat Miljö & Hälsa för att kolla om det fanns några hinder för att sprida materialet i grönområdet, samt att Styrelsen begärt att området ska lämnas i presentabelt skick. Vad gäller ev stadgebrott mot lag 1973:1150 hänvisar Styrelsen till Revisorerna att svara på. Punkt 07 Styrelsen har försökt under en längre tid att hitta ett rättvist system för att kunna påföra nybyggnads/tillbyggnadsavgift. I dagsläget har vi inte hittat någon annan metod än polisiärt arbete, dvs. de fastighetsägare som bygger där styrelsemedlemmar rör sig kommer få betala extra avgift. Styrelsen anser att detta inte skapar någon rättvisa bland våra medlemmar. Styrelsen föreslår att tidigare stämmobeslut från 2009 angående nybyggnads/tillbyggnadsavgift, skall hävas fram tills det finns en rättvis metod att debitera den till medlemmarna. Punkt 08-09 Styrelsen har inte kännedom om att någon fastighetsägare begärt bärighetsökning på vägarna. Dock så har den nuvarande Styrelsen för avsikt att förbättra bärigheten/underbyggnaden på vägarna som vi lagar för att på så sätt minska framtida underhåll. Styrelsens förslag; Skulle ett sådant förslag komma in till Styrelsen kommer vi att hänvisa till en årsstämma att ta beslut i frågan. Punkt 10 Styrelsen eller årsmötet kan inte hantera personangrepp. Punkt 11 Vad gäller avgift för snöröjningen i Sandatäppsområdet så har detta behandlats i tidigare motioner där årsstämman avslagit motionärens förslag. Vad gäller retroaktiva avgifter som föreslås ställas mot Styrelsen hänvisas till Revisorerna. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 11
Förslag till verksamhetsplan för 2016 Det påbörjade arbetet med att förse området med nya vägskyltar kommer att slutföras under 2016. Detta skulle ha skett 2015 men av ett antal skäl inte varit möjligt. Styrelsen har utarbetat hur detta skall gå till och vi väntar på att tjälen skall gå ur backen. Mälarenergi ska bli färdiga med VA i området Hedebovägen, Måsholmsstigen samt Galtenvägen. Styrelsen har för detta valt att spara pengar från 2015 för att kunna tillsammans med Mälarenergi återställa området 2016. Givetvis hoppas vi på att göra ett lika bra avtal som vi gjorde på Backatorpsvägen. Styrelsen anser att alla vägar som görs om skall göras med korrekt väguppbyggnad för att på detta sätt förlänga vägens livstid och minska behovet av framtida underhåll. I övrigt sker i vanlig ordning lagning av mindre skador, sandsopning, slyröjning och snöröjning med sandning. Arvoden för styrelse och revisorer Arvoden till styrelse och revisorer föreslås vara oförändrat 90.000 kr som styrelsen förfogar över. Förslag till Intäkts- och kostnadsstat 2016 Intäkter Kostnader Väg-/slitageavgifter 596.600 Väghållning 150.000 Driftbidrag 20.000 Anläggningskostnader 800.000 Sparande 533.000 Arvoden, resor mm 90.000 Överföring 2015 262.019 Inköpta ekonomitjänster 20.000 Trycksaker mm 25.000 Möteskostnader 5.000 REV-medl avgifter, försäkr 2.500 Medlemsregister och IT 10.000 Sparande inför större 230.000 reparationer. Kostnadsreserv 109.119 Summa intäkter 1.411.619 Summa kostnader 1.411.619 Förslag till uttaxering 2016 Styrelsen föreslår samma uttaxering som för 2015 dvs. 596.600 sek Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 12
Information gällande vårt uttaxeringssystem. Förutsättningarna är följande: - Samtliga fastigheter med egen beteckning betalar vägavgift. - Avgiften är baserad på avståndet till Nyckelövägen (olika zoner) - Avgiftens storlek är beroende av om man är permanent- eller fritidsboende. Är någon mantalsskriven på fastigheten räknas den som permanentboende. - Avgiften är också anpassad efter om fastigheten är bebyggd el. obebyggd. - En obebyggd fastighet betalar 35 % av kostnaden för en andel. Har en fastighetsägare flera fastigheter, varav en eller flera är obebyggda, så erhåller man rabatt för en obebyggd fastighet om den gränsar direkt mot en bebyggd fastighet som är avgiftsbelagd. Avgiften är då 20 % för den obebyggda fastigheten. - En fastighet räknas som obebyggd även om det finns en byggnad vars yta understiger 10 kvm. - Samtaxerad fastighet har endast betydelse i fråga om skatten och har inte med vägföreningens uttaxering att göra. Andelstal Zon Avstånd till allmän väg Tilldelat andelstal permanentboende 0 Fastighet med direkt utfart till Nyckelövägen 0,35 1 Fastighet med avstånd 001-250 m till Nyckelövägen 0,75 2 Fastighet med avstånd 251-500 m till Nyckelövägen 1,00 3 Fastighet med avstånd 501-750 m till Nyckelövägen 1,25 4 Fastighet med avståndet 751 m eller längre till 1,50 Nyckelövägen Obebyggd fastighet (oberoende om permanent eller fritid) 0,35 Obebyggd fastighet som ligger i direkt anslutning till en 0,20 annan fastighet med samma ägare Gemensamhetsanläggning på egen fastighet enligt zon 0 (ex. vattenbrunn) Fritidsboende inom zon 1 4 tilldelas ett andelstal som är 60 % av permanentboende med samma avstånd till allmän väg Fritidsboende Gösholmen 0,75 Näringsidkare, bostadsrättsföreningar, statliga verk samt kommunen får andelstal enligt separata avtal Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 13
Förslag från Valberedningen Samtliga personer är kontaktade av valberedningen Val av Från Till Styrelseledamöter 2 år Andreas Johansson 2015 2017 Paul Ghebaru 2014 Omval Lars Sedenborg 2014 Omval Catharina Retzman 2015 2017 Andreas Oliv Nyval Styrelsesuppleanter 2 år Elin Johansson 2015 2017 Eva Svensson 2015 2017 Thomas Pettersson 2014 Omval Bo Skoog 2014 Omval Per-Eric Brunström Stensjöpärlans repr. Ordförande 1 år Andreas Johansson 2015 Omval Revisorer 2 år Stig Hertze 2014 Omval Johan Vestling 2015 2017 Revisorsuppleanter 2 år Maud Hertzberg 2015 2017 Gertie Hellie 2016 Nyval Val av valberedning 2016 Valberedningen står till stämmans förfogande Valberedningen har bestått av Sami Ångerud, Patrik Sedenborg och Kjell Körner Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 14
Stadgar 2001-03-24 och 2001-08-11 Stadgar för samfällighetsförening, bildad enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltningen skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1 Namn Föreningens namn är Nyckelöns Vägförening. Ändamål Föreningens ändamål är att förvalta Nyckelön g:a 8 i Västerås kommun. 2 Medlemskap Medlem i vägföreningen är ägare till fastighet, som helt eller till någon del är belägen inom föreningens område. 3 Styrelse För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Västerås kommun. Styrelsen skall bestå av fem ledamöter jämte fem suppleanter. Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamöter och suppleanter är två år. Udda år väljs två ledamöter och två suppleanter. Avgående ledamot eller suppleant kan omväljas. Styrelsens ordförande utses av föreningen bland ledamöterna. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. 4 Sammanträde Ordföranden ansvarar för att kallelse till styrelsesammanträde sändes ut minst (7) dagar före sammanträdet. Kallelsen skall tillställas ordinarie ledamöter och suppleanter, samt innehålla uppgift om förekommande ärenden. Ledamot som är förhindrad att närvara, skall snarast anmäla detta till ordföranden. Suppleant som ej deltager i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet med yttrande och förslagsmen ej rösträtt. Utan hinder av vad sålunda stadgats skall styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ordinarie ledamöter infunnit sig vid sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Styrelsen är beslutsför då kallelse utsänts i laga tid och minst fem (5) ledamöter/suppleanter är närvarande varav en är ordförande eller vice ordförande. Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst två tredjedelar av ledamöterna är ense om beslutet. Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är närvarande och ense om beslutet. Den som deltagit i avgörandet av ärende får anföra reservation mot beslutet Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets slut. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 15
Protokoll skall föras över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut. Protokollet skall uppta datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av mötesordföranden. 5 Ansvars Styrelsen skall tillse att erforderlig ansvarsförsäkring finns tecknad försäkring för föreningens verksamhet. 6 Styrelsens Styrelsen skall skyldigheter - förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar, - föra redovisning över föreningens räkenskaper, - föra förteckning över medlemmarna i föreningen, matrikel. I förteckningen skall finnas uppgift för varje fastighet om dess andelstal i föreningen. Styrelsen skall dessutom tillse att förrättningsutlåtande och därtill hörande karta och förteckningar finns tillgängliga vid stämma och styrelsemöten. Styrelsen skall årligen till ordinarie stämma upprätta - årsredovisning för det gångna verksamhetsåret - förslag till åtgärder, som skall utföras, samt - förslag till utgifts- och inkomststat och till debiteringslängd utvisande vad som skall uttaxeras av varje medlem och andra nyttjare som är beroende av vägnätet för tillträde till sin fastighet. - i övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. Uttaxerade belopp skall vara föreningen tillhanda före april månads utgång efter stämman på sätt som styrelsen anvisar. Efter sagda tid skall styrelsen upprätta restlängd och låta indriva resterande belopp jämte indrivningskostnad. 7 Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår är kalenderår. 8 Årsredovisning Det åligger styrelsen att över sin förvaltning föra noggranna räkenskaper vilka skall avslutas per den 31 december årligen. Räkenskaperna skall till revisorernas förfogande senast tre veckor därefter. Styrelsen skall i god tid förbereda de ärenden, som skall förekomma vid stämma. Årsredovisningen och övriga handlingar i förekommande ärenden skall minst sju dagar före ordinarie stämma hållas tillgängliga å plats, som angives i kallelse till stämma. 9 Stämma Föreningsmedlemmarnas rätt att besluta i vägföreningens angelägenheter utövas å stämma med föreningen. Ordinarie Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 16
stämma skall årligen hållas före mars månads utgång å tid och plats, som styrelsen bestämmer. Extra stämma skall utlysas, då styrelsen eller revisorerna därtill finna anledning, eller då minst en femtedel av föreningens röstberättigade medlemmar i framställning till styrelsen för särskilt ändamål påfordrar sådan. 10 Rösträtt Vid stämma har varje medlem en röst. Detta oavsett antal ägda fastigheter. I fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal i stället beräknas efter andelstal, om medlem begär det. Medlem som inte har betalat förfallen avgift till föreningen har dock inte rösträtt så länge skulden kvarstår. Den som endast erlägger slitageavgift (icke medlem) äger deltaga vid stämman med yttrande-, men ej förslags- eller rösträtt. Stämman beslutar hur röstning skall ske. Ingen får rösta för mer än en tiondedel av det röstetal, som stämmans deltagare sammanlagt representerar. Ombud får ej företräda mer än en medlem. (Lag 1973:1150 48, 49, 52). 11 Kallelse till Kallelse till stämma utfärdas av styrelsen. Kallelse, vilken skall stämma innehålla uppgift om förekommande ärenden, skall ske skriftligen minst 10 dagar i förväg. 12 Ärenden vid Vid ordinarie stämma skall följande ärende förekomma: ordinarie stämma 1. Val av ordförande och sekreterare för stämman 2. Val av två justeringsmän 3. Styrelseberättelsen för det gångna verksamhetsåret 4. Revisionsberättelse jämte frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 5. Inkomna ärenden och motioner 6. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder. 7. Beslut om arvode till nästkommande års styrelse och revisorer 8. Granskning av styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat och till debiteringslängd. 9. Val av styrelseledamöter och suppleanter samt utseende av styrelseordförande 10. Val av revisor och suppleant 11. Vad styrelsen eljest vill hänskjuta till stämman 12. Övriga frågor 13. Bestämmande av tid och plats för protokolljustering och för protokollets tillgänglighållande för medlemmarna. 13 Motioner Motioner kan när som helst inlämnas till styrelsen. För att kunna behandlas vid ordinarie stämma skall motion vara styrelsen tillhanda före november månads utgång. Ärende som inte är väckt i förväg får upptagas till behandling, dock inte beslut. 14 Justering av Justering av stämmoprotokollet verkställs senast 12 dagar stämmoprotokollet efter stämman å tid och plats, som ordföranden bestämmer och vid stämman tillkännager. Därvid underskrivs protokollet, med anteckning om justeringen av ordföranden och justeringsmännen. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 17
Över beslut, som fattas på stämma, skall genom styrelsens försorg föras protokoll, vilket senast 14 dagar efter stämman skall vara föreningsmedlemmarna tillgängligt. (Lag 1973:1150 50 andra stycket). 15 Revision För granskning av styrelsens åtgärder och räkenskaper skall det utses två revisorer jämte suppleanter. Vid varje stämma väljs en revisor och en suppleant med en mandattid på två år. Avgående revisor och suppleant omväljas. Revisionen skall vara verkställd senast fem veckor före ordinarie stämma. Revisionsberättelsen skall under minst sju dagar före den ordinarie stäman hållas tillgänglig för medlemmarna å plats som angives i kallelse till stämman. 16 Ändring av Ändring av dessa stadgar skall för att bliva gällande stadgarna antagas med två tredjedels majoritet samt därefter registreras hos den statliga lantmäterimyndigheten. Innan dessa stadgar tillämpas första gången skall de vara registrerade hos den statliga lantmäterimyndigheten enligt lagen (1973:1150 26 och 52). Dessa stadgar har antagits vid sammanträde enligt datum på första sidan. Lantmäteriet registrerade stadgarna 2002-02-07. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 18
NYCKELÖNS VÄGFÖRENING FASTIGHETSFÖRÄNDRINGAR BOX 152 635 30 KVICKSUND Vägföreningens styrelse är enligt lag skyldig att ha ett aktuellt medlemsregister. Vi uppmanar därför fastighetsägarna att anmäla försäljning/köp av fastighet, ändrad boendeform samt adressändring, när detta inträffar. Blanketten sändes till ovanstående adress. Observera att namn och personnummer på samtliga ägare till fastigheten skall anges. Den av ägarna som ska faktureras anges överst. Om fler än två ägare använd blankettens baksida! ANMÄLAN OM: PERMANENT BOENDE FRITIDSBOENDE ANNAN ORSAK ADRESSÄNDRING FÖRSÄLJNING FASTIGHETSBETECKNING/AR (NYA) ÄGARNAS NAMN. PERSONNR ADRESS.. POSTNR POSTADRESS TELEFON (bost)... MOBILTELEFON.. (NYA) ÄGARNAS NAMN PERSONNR ADRESS.. POSTNR.. POSTADRESS. DATUM FÖR ÄNDRINGEN.... NAMNTECKNING.. NAMNFÖRTYDLIGANDE Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 19
Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 20
Nyckelöns Vägförening Box 152 635 30 Kvicksund Fullmaktsblankett till årsstämman 2016 03 19 Familjemedlemmar som själva inte är fastighetsägare, men företräder en icke närvarande ägare, måste medföra fullmakt. Vi påpekar också den formulering som våra stadgar paragraf 10 har beträffande ombud. Ombud får bara medföra fullmakt för en fastighet dock så måste samtliga ägare skriva på fullmakten för att den skall gälla. Fastighetsbeteckning/ar. Ägare till fastigheten/erna... Ägarens/ägarnas namnteckning: Namnförtydligande, textad. Ägarens/ägarnas namnteckning: Namnförtydligande, textad Lämnar fullmakt till:. Namnteckning Namnförtydligande, textad. Ev fastighetsbeteckning Att föra min talan vid Nyckelöns Vägförenings årsstämma Fullmakten lämnas till styrelsen före 2016-03-19 kl 10.00 eller skickas till ovanstående adress Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling 2016 21