Kallelse till Nyckelöns Vägförening. Årsstämma 2018

Transkript

1 Kallelse till Nyckelöns Vägförening Årsstämma 2018 Tid Lördagen den 24 mars 2017 kl Registrering är möjlig från kl Plats Brf Stensjöpärlans samlingslokal. Kaffe m tilltugg serveras. Föreningen är skyldig att hålla aktuellt medlemsregister. Ändrad boendeform från sommar- till permanentboende eller tvärtom måste anmälas för att fastighetens andelstal skall bli rätt. Om du inte kommer personligen till stämman kan du ge en granne fullmakt att närvara. Blanketter finns i slutet av handlingarna och kan lämnas i samband med stämman, eller sändas till vår adress. Nyckelöns Vägförening Box Kvicksund eller per e-post till info@nyckelonsvag.se. Välkomna till årets stämma! Kvicksund Styrelsen

2 REGISTER Andelstal, information om uttaxeringssystem 11 Arvoden för styrelsen 10 Bilaga 1 Motioner 17 Fastighetsförändring, blankett 23 Fullmaktsblankett 25 Föredragningslista 3 Intäkts- och kostnadsstat, förslag 10 Kallelse 1 Motioner från medlemmar 9 Proposition från styrelsen 8 Resultat- och balansräkning 6 Register 2 Revisionsberättelse 7 Stadgar 13 Uttaxeringssystem, information 11 Uttaxering, förslag 10 Valberedningens förslag till styrelse 12 Verksamhetsberättelse 4 Verksamhetsplan, förslag 10 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

3 Föredragningslista vid årsstämma Stämmans öppnande. 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande. 3. Fastställande av debiteringslängd per (Sista dag för ändring) 4. Val av a. Ordförande för stämman. b. Sekreterare för stämman c. Två justerare/rösträknare för stämman 5. Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse 7. Fråga om ansvarsfrihet 8. Propositioner 9. Motioner 10. Styrelsens förslag till verksamhetsplan Beslut om arvode för nyvalda styrelsen och revisorerna 12. Förslag till intäkts- och kostnadsstat Fastställande av uttaxering för Val av a. Tre styrelseledamöter (2 år) b. Tre suppleanter (2 år) c. Styrelseordförande (av de sittande eller nyvalda ledamöterna) d. En revisor (2 år) e. En revisorsuppleant (2 år) 15. Val av tre (3) valberedare varav en (1) sammankallande 16. Vad styrelsen i övrigt vill hänskjuta till stämman. Nästa årsstämma Övriga frågor 18. Beslut om tid och plats för protokolljustering samt kungörandet av protokollet 19. Stämmans avslutning Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

4 Verksamhetsberättelse för tiden Valda att företräda Nyckelöns Vägförening från 2017 års stämma var Styrelse Ordförande Andreas Johansson Vice ordförande Paul Ghebaru Sekreterare Catharina Retzman Kassör Lars Sedenborg Ledamot Andreas Oliv Suppleanter Elin Hellström Bo Skoog Eva Svensson Thomas Petersson Adjungerad för Stensjöpärlan Per-Eric Brunström/Vakant efter Revisorer Ordinarie Stig Hertze Johan Vestling Suppleanter Maud Hertzberg Gertie Hellie Valberedning Sammankallande Margareta Welander Peter Lindlöv Patrik Sedenborg Medlemmar I Nyckelöns Vägförening finns 394 fastigheter, varav 128 är fritidsboende och 206 är permanentboende. Resten är näringsfastigheter, obebyggda tomter och grönområden. Förvaltning Årsstämma hölls medlemmar var närvarande, ingen inlämnad fullmakt. Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 12 ordinarie styrelsemöten. Genomförd verksamhet Under året så har vi inte utfört några större arbeten då Fibra och Mälarenergi jobbar för fullt med att förstärka elnätet och förlägga fiberkabel. Styrelsen förhandlade 2016 fram ett 5 års garantiavtal på vägarna där Fibra har antingen grävt eller använt sig av trenching. Vi har ännu inte gjort någon slutbesiktning av området då Fibra ännu inte är färdiga med sitt arbete. Utöver detta har sedvanliga mindre reparationer utförts. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

5 Vinter- och sommarväghållning Det avtal som tecknades med ESAM inför säsongen 2016/17, fortsätter även under säsongen 2017/18. Vi har haft fördel av en gynnsam vinter 2016/17, med litet behov av snöröjning. Sandsopning utfördes i sedvanlig ordning utan problem. Ekonomi Medlemsavgifterna debiterades i april och resulterade i att det skickades ut 348 räkningar med totalsumman kr till de 394 medlemsfastigheterna i vårat område. Efter lite justeringar av andelstal då medlemmarna mottagit sin räkning blev den slutliga debiteringen kr. Föreningen saknar fortfarande 5 betalningar med summan kr plus förseningsavgifter om kr. Dessa förfallna betalningar har skickats vidare till Kronofogden för indrivning. Slutord Det gångna året har inte mycket vägunderhåll behövts, vilket har hållit ner föreningens kostnader. De medel som har blivit över sparas till kommande års större reparationer. Styrelsen tackar för förtroendet under det gångna året. Kvicksund Nyckelöns Vägförening Andreas Johansson Catharina Retzman Paul Ghebaru Lars Sedenborg Andreas Oliv Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

6 Resultat- och balansräkning Resultaträkning Intäkter Väg/ slitageavgifter Driftbidrag Räntor Förseningsavgifter Särskilt driftbidrag 0 0 Fibra markupplåtelse Summa Kostnader Drift/underhåll sommar Drift/underhåll vinter Anläggningsarbeten Redovisningstjänster Arvoden, sociala avgifter Metria fastighetssök Webbhotell, abonnemang Väg.nu Porto Kontorsmateriel, trycksaker Lokalhyror Möteskostnader REV försäkring Bank, Plusgirokostnader Övrig kostnad (Nedskrivning av fordringar) Årets resultat Summa Balansräkning Tillgångar Kassa 5 5 Plusgiro Bank Fordringar Skattekonto Upplupna ränteintäkter 0 0 Summa Skulder och Eget kapital Leverantörer Övriga kortfristiga skulder Källskatt, Upplupna sociala avgifter Arvoden 2017, utbetalad Sparande/Större rep Eget kapital Årets resultat Summa Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

7 Revisionsberättelse för Nyckelöns Vägförening Undertecknade som granskat föreningens räkenskaper samt styrelsens förvaltning för 2017 får härmed avge följande berättelse över vår granskning: Vi har tagit del av förvaltningsberättelsen, föreningens räkenskaper, protokoll och andra handlingar för bedömande av föreningens ekonomi och förvaltning. Vi tillstyrker - att resultatberäkningen och balansräkningen fastställs samt - att styrelseledamöterna beviljas ansvarsfrihet för sin förvaltning av föreningens angelägenheter för det gångna verksamhetsåret. Kvicksund februari 2018 Stig Hertze Revisor Johan Vestling Revisor Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

8 Propositioner Proposition ang slitageavgift för körning med stålbandgrävare på väg Vägföreningens styrelse har uppmärksammat att körning med stålbandsgrävare förekommer på våra vägar, trots att detta enligt våra ordningsstadgar (Allmän Information) inte får förekomma och trots att detta i vissa fall också har påpekats till maskinförare/entreprenör. Att köra med denna typ av tunga fordon innebär att våra vägar utsätts för stora påfrestningar, med risk för skador som följd. Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om att införa en slitageavgift för att köra stålbandsgrävare på våra vägar. Fastighetsägaren debiteras med en engångsavgift á kr per grävningstillfälle(till/från), plus ersättning för ev uppkomna skador. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

9 Motioner Tre motioner har inkommit. Motion Jan Malmkvist Motion 1. Motion Jan Malmkvist Motion 2. Motion Jan Malmkvist Motion 3. De bifogas i sin helhet i bilaga 1. Dessa tre motioner kommer att kommenteras och behandlas på årsstämman Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

10 Förslag till verksamhetsplan för 2018 Vi hoppas att tillsammans med Fibra kunna avsluta det omfattande arbetet som pågått de senaste åren. Styrelsen är medveten om att det finns tidigare och nu uppkomna skador på dessa vägar, och avvaktar slutbesiktningen tillsammans med Fibra. Efter slutbesiktning påbörjas den 5-åriga garantiperioden på de vägarbeten som skett vid fiberförläggningen. Den föreslagna budgeten beräknas räcka för att åtgärda ca m väg, om vi kan förhandla till liknande prisnivåer som tidigare år. Såvitt styrelsen känner till behöver följande vägar prioriteras: Enviksvägen, Svinskärsvägen, Paradisvägen samt Ekhyddevägen. I vanlig ordning kommer lagning av mindre skador, sandsopning, slyröjning och snöröjning med sandning att ske. Styrelsen tar tacksamt emot rapporter från medlemmar när man upptäcker vägskador i vårt område. Arvoden för styrelse och revisorer Arvoden till styrelse och revisorer föreslås vara oförändrat kr som styrelsen förfogar över. Förslag till Intäkts- och kostnadsstat 2018 Intäkter Kostnader Väg-/slitageavgifter Väghållning Driftbidrag Anläggningskostnader Överföring Arvoden, resor mm Inköpta ekonomitjänster Trycksaker mm Möteskostnader REV-medl avgifter, försäkr Medlemsregister och IT Sparande inför större 0 reparationer. Kostnadsreserv Summa intäkter Summa kostnader Förslag till uttaxering 2018 Styrelsen föreslår samma uttaxering som för 2017 dvs sek Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

11 Information gällande vårt uttaxeringssystem. Förutsättningarna är följande: - Samtliga fastigheter med egen beteckning betalar vägavgift. - Avgiften är baserad på avståndet till Nyckelövägen (olika zoner) - Avgiftens storlek är beroende av om man är permanent- eller fritidsboende. Är någon mantalsskriven på fastigheten räknas den som permanentboende. - Avgiften är också anpassad efter om fastigheten är bebyggd el. obebyggd. - En obebyggd fastighet betalar 35 % av kostnaden för en andel. Har en fastighetsägare flera fastigheter, varav en eller flera är obebyggda, så erhåller man rabatt för en obebyggd fastighet om den gränsar direkt mot en bebyggd fastighet som är avgiftsbelagd. Avgiften är då 20 % för den obebyggda fastigheten. - En fastighet räknas som obebyggd även om det finns en byggnad vars yta understiger 10 kvm. - Samtaxerad fastighet har endast betydelse i fråga om skatten och har inte med vägföreningens uttaxering att göra. Andelstal Zon Avstånd till allmän väg Tilldelat andelstal permanentboende 0 Fastighet med direkt utfart till Nyckelövägen 0,35 1 Fastighet med avstånd m till Nyckelövägen 0,75 2 Fastighet med avstånd m till Nyckelövägen 1,00 3 Fastighet med avstånd m till Nyckelövägen 1,25 4 Fastighet med avståndet 751 m eller längre till 1,50 Nyckelövägen Obebyggd fastighet (oberoende om permanent eller fritid) 0,35 Obebyggd fastighet som ligger i direkt anslutning till en 0,20 annan fastighet med samma ägare Gemensamhetsanläggning på egen fastighet enligt zon 0 (ex. vattenbrunn) Fritidsboende inom zon 1 4 tilldelas ett andelstal som är 60 % av permanentboende med samma avstånd till allmän väg Fritidsboende Gösholmen 0,75 Näringsidkare, bostadsrättsföreningar, statliga verk samt kommunen får andelstal enligt separata avtal Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

12 Förslag från Valberedningen Samtliga personer är kontaktade av valberedningen Val av tre styrelseledamöter 2år Från Till Paul Ghebaru 2016 Omval Lars Sedenborg 2016 Omval Andreas Oliv 2016 Omval Val av tre styrelsesuppleanter 2år Thomas Pettersson 2016 Omval Bo Skoog 2016 Omval Åsa Flöje 2018 Nyval Val av ordförarande 1år Andreas Johansson 2017 Omval Val av revisor 2år Stig Hertze 2016 Omval Val av Revisorssuppleant 2år Gertie Hellie 2016 Omval Val av valberedning 2018 Valberedningen har bestått av Margareta Welander, Patrik Sedenborg och Peter Lindlöf Styrelsens sammansättning i övrigt Till Andreas Johansson Ledamot 2019 Catharina Retzman Ledamot 2019 Elin Hellström Suppleant 2019 Eva Svensson Suppleant 2019 Johan Vestling Revisor 2019 Maud Hertzberg Revisorssuppleant 2019 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

13 Stadgar Nycklöns Vägförening och Stadgar för samfällighetsförening, bildad enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltningen skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1 Namn Föreningens namn är Nyckelöns Vägförening. Ändamål Föreningens ändamål är att förvalta Nyckelön g:a 8 i Västerås kommun. 2 Medlemskap Medlem i vägföreningen är ägare till fastighet, som helt eller till någon del är belägen inom föreningens område. 3 Styrelse För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Västerås kommun. Styrelsen skall bestå av fem ledamöter jämte fem suppleanter. Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamöter och suppleanter är två år. Udda år väljs två ledamöter och två suppleanter. Avgående ledamot eller suppleant kan omväljas. Styrelsens ordförande utses av föreningen bland ledamöterna. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. 4 Sammanträde Ordföranden ansvarar för att kallelse till styrelsesammanträde sändes ut minst (7) dagar före sammanträdet. Kallelsen skall tillställas ordinarie ledamöter och suppleanter, samt innehålla uppgift om förekommande ärenden. Ledamot som är förhindrad att närvara, skall snarast anmäla detta till ordföranden. Suppleant som ej deltager i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet med yttrande och förslagsmen ej rösträtt. Utan hinder av vad sålunda stadgats skall styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ordinarie ledamöter infunnit sig vid sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Styrelsen är beslutsför då kallelse utsänts i laga tid och minst fem (5) ledamöter/suppleanter är närvarande varav en är ordförande eller vice ordförande. Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst två tredjedelar av ledamöterna är ense om beslutet. Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är närvarande och ense om beslutet. Den som deltagit i avgörandet av ärende får anföra reservation mot beslutet Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets slut. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

14 Protokoll skall föras över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut. Protokollet skall uppta datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av mötesordföranden. 5 Ansvars Styrelsen skall tillse att erforderlig ansvarsförsäkring finns tecknad försäkring för föreningens verksamhet. 6 Styrelsens Styrelsen skall skyldigheter - förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar, - föra redovisning över föreningens räkenskaper, - föra förteckning över medlemmarna i föreningen, matrikel. I förteckningen skall finnas uppgift för varje fastighet om dess andelstal i föreningen. Styrelsen skall dessutom tillse att förrättningsutlåtande och därtill hörande karta och förteckningar finns tillgängliga vid stämma och styrelsemöten. Styrelsen skall årligen till ordinarie stämma upprätta - årsredovisning för det gångna verksamhetsåret - förslag till åtgärder, som skall utföras, samt - förslag till utgifts- och inkomststat och till debiteringslängd utvisande vad som skall uttaxeras av varje medlem och andra nyttjare som är beroende av vägnätet för tillträde till sin fastighet. - i övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. Uttaxerade belopp skall vara föreningen tillhanda före april månads utgång efter stämman på sätt som styrelsen anvisar. Efter sagda tid skall styrelsen upprätta restlängd och låta indriva resterande belopp jämte indrivningskostnad. 7 Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår är kalenderår. 8 Årsredovisning Det åligger styrelsen att över sin förvaltning föra noggranna räkenskaper vilka skall avslutas per den 31 december årligen. Räkenskaperna skall stå till revisorernas förfogande senast tre veckor därefter. Styrelsen skall i god tid förbereda de ärenden, som skall förekomma vid stämma. Årsredovisningen och övriga handlingar i förekommande ärenden skall minst sju dagar före ordinarie stämma hållas tillgängliga å plats, som angives i kallelse till stämma. 9 Stämma Föreningsmedlemmarnas rätt att besluta i vägföreningens angelägenheter utövas å stämma med föreningen. Ordinarie stämma skall årligen hållas före mars månads utgång å tid och plats, som styrelsen bestämmer. Extra stämma skall utlysas, då styrelsen eller revisorerna därtill finna anledning, eller då minst en Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

15 femtedel av föreningens röstberättigade medlemmar i framställning till styrelsen för särskilt ändamål påfordrar sådan. 10 Rösträtt Vid stämma har varje medlem en röst. Detta oavsett antal ägda fastigheter. I fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal i stället beräknas efter andelstal, om medlem begär det. Medlem som inte har betalat förfallen avgift till föreningen har dock inte rösträtt så länge skulden kvarstår. Den som endast erlägger slitageavgift (icke medlem) äger deltaga vid stämman med yttrande-, men ej förslags- eller rösträtt. Stämman beslutar hur röstning skall ske. Ingen får rösta för mer än en tiondedel av det röstetal, som stämmans deltagare sammanlagt representerar. Ombud får ej företräda mer än en medlem. (Lag 1973: , 49, 52). 11 Kallelse till Kallelse till stämma utfärdas av styrelsen. Kallelse, vilken skall stämma innehålla uppgift om förekommande ärenden, skall ske skriftligen minst 10 dagar i förväg. 12 Ärenden vid Vid ordinarie stämma skall följande ärende förekomma: ordinarie stämma 1. Val av ordförande och sekreterare för stämman 2. Val av två justeringsmän 3. Styrelseberättelsen för det gångna verksamhetsåret 4. Revisionsberättelse jämte frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 5. Inkomna ärenden och motioner 6. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder. 7. Beslut om arvode till nästkommande års styrelse och revisorer 8. Granskning av styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat och till debiteringslängd. 9. Val av styrelseledamöter och suppleanter samt utseende av styrelseordförande 10. Val av revisor och suppleant 11. Vad styrelsen eljest vill hänskjuta till stämman 12. Övriga frågor 13. Bestämmande av tid och plats för protokolljustering och för protokollets tillgänglighållande för medlemmarna. 13 Motioner Motioner kan när som helst inlämnas till styrelsen. För att kunna behandlas vid ordinarie stämma skall motion vara styrelsen tillhanda före november månads utgång. Ärende som inte är väckt i förväg får upptagas till behandling, dock inte beslut. 14 Justering av Justering av stämmoprotokollet verkställs senast 12 dagar stämmoprotokollet efter stämman å tid och plats, som ordföranden bestämmer och vid stämman tillkännager. Därvid underskrivs protokollet, med anteckning om justeringen av ordföranden och justeringsmännen. Över beslut, som fattas på stämma, skall genom styrelsens försorg föras protokoll, vilket senast 14 dagar efter stämman skall vara föreningsmedlemmarna tillgängligt. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

16 (Lag 1973: andra stycket). 15 Revision För granskning av styrelsens åtgärder och räkenskaper skall det utses två revisorer jämte suppleanter. Vid varje stämma väljs en revisor och en suppleant med en mandattid på två år. Avgående revisor och suppleant kan omväljas. Revisionen skall vara verkställd senast fem veckor före ordinarie stämma. Revisionsberättelsen skall under minst sju dagar före den ordinarie stämman hållas tillgänglig för medlemmarna å plats som angives i kallelse till stämman. 16 Ändring av Ändring av dessa stadgar skall för att bliva gällande stadgarna antagas med två tredjedels majoritet samt därefter registreras hos den statliga lantmäterimyndigheten. Innan dessa stadgar tillämpas första gången skall de vara registrerade hos den statliga lantmäterimyndigheten enligt lagen (1973: och 52). Dessa stadgar har antagits vid sammanträde enligt datum på första sidan. Lantmäteriet registrerade stadgarna Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

17 Bilaga 1 Motioner Motion Jan Malmkvist Motion 1. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

18 Motion Jan Malmkvist Motion 2. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

19 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

20 Motion Jan Malmkvist Motion 3. Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

21 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

22 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

23 NYCKELÖNS VÄGFÖRENING BOX KVICKSUND FASTIGHETSFÖRÄNDRINGAR Vägföreningens styrelse är enligt lag skyldig att ha ett aktuellt medlemsregister. Vi uppmanar därför fastighetsägarna att anmäla försäljning/köp av fastighet, ändrad boendeform samt adressändring, när detta inträffar. Blanketten sändes till ovanstående adress. Observera att namn och personnummer på samtliga ägare till fastigheten skall anges. Den av ägarna som ska faktureras anges överst. Om fler än två ägare använd blankettens baksida! ANMÄLAN OM: PERMANENT BOENDE FRITIDSBOENDE ANNAN ORSAK ADRESSÄNDRING FÖRSÄLJNING FASTIGHETSBETECKNING/AR (NYA) ÄGARNAS NAMN. PERSONNR ADRESS.. POSTNR POSTADRESS TELEFON (bost)... MOBILTELEFON.. (NYA) ÄGARNAS NAMN PERSONNR ADRESS.. POSTNR.. POSTADRESS. DATUM FÖR ÄNDRINGEN.... NAMNTECKNING.. NAMNFÖRTYDLIGANDE Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

24 Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling

25 Nyckelöns Vägförening Box Kvicksund Fullmaktsblankett till årsstämman Familjemedlemmar som själva inte är fastighetsägare, men företräder en icke närvarande ägare, måste medföra fullmakt. Vi påpekar också den formulering som våra stadgar paragraf 10 har beträffande ombud. Ombud får bara medföra fullmakt för en fastighet dock så måste samtliga ägare skriva på fullmakten för att den skall gälla. Fastighetsbeteckning/ar. Ägare till fastigheten/erna... Ägarens/ägarnas namnteckning: Namnförtydligande, textad. Ägarens/ägarnas namnteckning: Namnförtydligande, textad Lämnar fullmakt till:. Namnteckning Namnförtydligande, textad. Ev fastighetsbeteckning Att föra min talan vid Nyckelöns Vägförenings årsstämma Fullmakten lämnas till styrelsen före kl eller skickas till ovanstående adress Nyckelöns Vägförening Årsstämmohandling