UTREDNING OM FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN SAMORDNING AV FAMILJERÄTTSFUNKTIONER I BROMMA OCH HÄSSELBY- VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNINGAR. Slutrapport PLANUM ORGANISATION AB, GÖRAN SVENSSON den 19 oktober 2015
UTREDNING OM FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN SAMORDNING AV FAMILJERÄTTSFUNKTIONER I BROMMA OCH HÄSSELBY-VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNINGAR. Slutrapport UTREDNING OM FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN SAMORDNING AV FAMILJERÄTTSFUNKTIONER I BROMMA OCH HÄSSELBY-VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNINGAR.... 0 1. UPPDRAGET... 2 2. NULÄGE... 3 2.1 BROMMA... 3 2.2 MEDARBETARNAS SYNPUNKTER PÅ EN EV. SAMMANSLAGNING... 5 2.3 HÄSSELBY-VÄLLINGBY... 6 2.4 MEDARBETARNAS SYNPUNKTER PÅ EN EV. SAMMANSLAGNING... 9 2.5 ANDRA DELAR I STADEN... 10 2.5.1 FAMILJERÄTT SYDVÄST... 10 2.5.2 FAMILJERÄTT SYDOST... 13 3. ANALYS OCH FÖRSLAG... 17 3.1 NUVARANDE OCH FRAMTIDA KRAV... 17 3.2 MÅL FÖR FAMILJERÄTT NORDVÄST... 19 3.3 FÖRSLAG TILL BEMANNING OCH NY ORGANISATION, FAMILJERÄTT NORDVÄST... 20 3.4 ADMINISTRATIVT STÖD... 23 3.5 FÖRÄNDRAD DELEGATION OCH BEHÖRIGHET... 23 3.6 LOKALER... 23 3.7 FINANSIERING... 24 3.8 KONSEKVENSER... 24 3.9 GENOMFÖRANDE AV FAMILJERÄTT NORDVÄST... 25 3.10 ALTERNATIVA SAMARBETS- OCH SAMVERKANSLÖSNINGAR... 25 INTERVJUFÖRTECKNING... 27 1
1. Uppdraget På uppdrag av stadsdelsdirektörerna i Bromma och Hässelby-Vällingby har Planum Organisation AB genomfört en utredning om förutsättningarna för en eventuell sammanslagning av funktionerna för familjerätt i Bromma och Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltningar. Enligt uppdragsbeskrivningen ska utredningen belysa nyttan för medborgarna, verksamhetens utveckling, ekonomi samt konsekvenser för medarbetarna. Uppdragsgivarna önskar särskilt att följande frågeställningar ska beaktas i utredningen: - För- och nackdelar med en samordnad familjerättsfunktion. - För- och nackdelar med alternativa sätt att organisera verksamheten. - Beskrivning av utveckling av ärendevolymer inom verksamhetsområdet. - Avgränsning av verksamhetsområdet, vilka uppgifter som en ev. samordning ska omfatta. - Hur en ny organisation och ledning kan formas. - Bemanningsfrågor, kompetens och erfarenhet. - Utveckling och trender inom verksamhetsområdet. - Utredningen ska tillvarata den erfarenhet som finns från samordningen av familjerättsverksamheter i Sydväst (Älvsjö, Hägersten-Liljeholmen och Skärholmen) samt Sydost (Enskede-Årsta-Vantör, Farsta och Skarpnäck). Vad har samordningen inneburit för medborgarna, verksamhetens utveckling, arbetsformer och metoder, ekonomi, konsekvenser för medarbetarna samt hur sammanslagningen skedde rent praktiskt. Till förutsättningarna för utredningen hör också att en eventuellt samordnad verksamhet ska lokaliseras till Bromma stadsdelsförvaltning i Alviksstrand. Förslaget ska säkerställa en organisation som kan bedrivas med hög medborgarnytta. Befolkningsunderlaget ökar i båda stadsdelsförvaltningarna, varför verksamheten måste kunna bedrivas med effektivitet avseende verksamhet och kostnad. Avstämning med de verksamhetsansvariga IoF-cheferna (Eva-Lotta Jonsson och Christina Berends) har skett under arbetet. 2
2. Nuläge 2.1 Bromma Nuläge Inom verksamhetsområde IoF gäller idag den organisatoriska indelning som redovisas nedan. Familjerätten i Bromma stadsdelsförvaltning ingår som en del i enheten för familjerätt, familjevård och kontaktverksamhet. Figur 1: Organisation inom verksamhetsområde Socialtjänst och Fritid, myndighetsutövning. Verksamhetsområdeschef Barnenhet Enhetschef Ungdoms-enhet Enhetschef Enhetschef Vuxenenhet, Försörjningsstödsenhet missbruk,socialpsykiatri och familjefrid Enhetschef Enhet för familjerätt, familjevård, kontaktverksamhet Enhetschef 9,7 årsarbetare Enhet för personer med funktionsnedsättning Enhetschef och bitr. gruppchef Bemanningen i familjerätten består av: 1 enhetschef (del av) 4 familjerättssekreterare (3,7 tjänst) 1 faderskapshandläggare (S- och MF-protokoll) Familjerättsgruppen består av en stabil grupp medarbetare med relativt lång erfarenhet från verksamhetsområdet. Gruppen har inte någon egen chef/arbetsledning i gruppen utan delar chef med familjevården och kontaktverksamheten. Under perioder har gruppen också arbetat självständigt utan närvarande chef. De har gruppmöte en gång per vecka cirka 09.00-11.15. Dagordningen består vanligtvis av informationsärenden, viss ärendefördelning och ärendedragning. Gruppen har tillgång till extern handledning var tredje vecka. Familjerättssekreterarna arbetar med samtliga förekommande ärendetyper förutom faderskap. De har en särskild handläggare för faderskapen som handläggare både enklare faderskap (S-protokoll) och de mer komplexa utredningarna (MF-protokoll). De anser att det är en mycket bra lösning eftersom faderskapsutredningarna tenderar att bli nedprioriterade 3
i konkurrens med övriga ärenden med en mer tydlig tidsgräns. Faderskapsärendena uppges ta cirka 70 procent av handläggarens tid. Hon arbetar övrig tid med vissa administrativa uppgifter i akthantering (avslutning av ärenden, arkivering, gallring m.m.) för hela den gamla familjeenheten. Det tar ca 10 procent av arbetstiden. I övrigt arbetar hon även med frivilliga samarbetssamtal. I arbetet med faderskapsärendena erbjuds besök, men erbjuder också hemskick av de handlingar som ska undertecknas och bevittnas. Det är inte obligatoriskt att handläggaren träffar familjen. De intervjuade bedömer att de har en rimlig ärendebelastning idag. En familjerättssekreterare har i genomsnitt 2 pågående egna vårdnadsutredningar, 2 vårdnadsutredningar som medhandläggare, 4-5 (ibland upp till 10) snabbyttranden till Tingsrätten. Adoptionsärendena uppges ha minskat, men det finns indikationer på att de kan vara på väg att öka igen. De har en ärendeprofil som gör att de också har många frivilliga samarbetssamtal, 115 under 2014, Endast fem ärenden om samarbetssamtal kom från Tingsrätten. De har utvecklat en bra modell för samarbetssamtalen. De har idag rimliga väntetider för de sökande. De har en rådgivningstelefon med telefontid 1,5 timmar måndag, onsdag och fredagar. De menar att det för tillfället räcker till. De har två personer i kontaktverksamheten som sköter umgängesstödet. De arbetar främst med umgänge i hemmiljö. Kontaktsekreterarna deltar i familjerättens gruppmöten. De har idag inte något utvecklat samarbete med barn och ungdomsgrupperna, men de samarbetar bra i enskilda ärenden. Tabell 1: Ärendeutveckling inom familjerätten i Bromma stadsdelsförvaltning 2013 till 2014. 4
Utveckling av olika ärendetyper inom familjerätten 2013-2014 Ärendetyper Vårdnad, boende, umgänge Antal uppdrag 1 januari 31 december Bromma 2013 2014 Utredningar vårdnad, boende, umgänge 24 uppdrag 19 uppdrag - annan kommun huvudansvar Upplysningar 6:20 FB 52 uppdrag 42 uppdrag Upplysningar 6:19 FB Ingen statistik 4 uppdrag Yttrande om umgängesstöd 2 uppdrag 4 uppdrag Beslut om umgängesstöd 2 uppdrag 4 uppdrag Avtal 10 ansökningar 13 ansökningar Samarbetssamtal på remiss från tingsrätt 11 uppdrag 11 uppdrag Samarbetssamtal, frivilliga 56 ansökningar 57 ansökningar Adoption Medgivandeutredningar 9 uppdrag 7 uppdrag Adoptionsyttrande 6 uppdrag 5 uppdrag Informationssamtal Faderskap S-protokoll och MF-protokoll 536 barn 547 barn Övrigt Namnärende Passyttrande Umgänge morföräldrar 1 ansökan Av tabellen framgår att det inte har varit någon större förändring av antalet uppdrag för familjerätten från 2013 till och med 2014. Vårdnadsutredningar och yttranden har minskat. Samarbetssamtalen är i stort sett oförändrade mellan åren. Umgängesstödsärenden har ökat något. Likaså har antalet faderskapsärenden ökat något. Jämförelsen omfattar endast två år och ärendetalet kan svänga något mellan olika år. 2.2 Medarbetarnas synpunkter på en ev. sammanslagning Medborgarperspektiv De anser att det kan vara en fördel för medborgarna med en större grupp, som dels är mindre sårbar och dels innehåller en större samlad kompetens. En nackdel kan möjligen vara för de personer som måste resa från Hässelby-Vällingby till Bromma. Även om det är för något enstaka besök eller under en begränsad period. 5
Verksamhetens organisation och utveckling Medarbetarna i Bromma är i stort positiva till en sammanslagning och bedömer att det kan leda till en utveckling av verksamheten. Medarbetarperspektiv Gruppen i Bromma upplever att de varit chefslösa under perioder och man poängterar därför nu att de önskar få en egen chef för den nya större arbetsgruppen. De vill ha en chef som kan verksamhetsområdet och som också utmanar och utvecklar. Medarbetarna i Bromma tar upp lokalfrågan och hur den ska lösas. Det finns inte utrymme för en utökning med medarbetarna från Hässelby-Vällingby inom nuvarande lokaler som stadsdelsförvaltningen förfogar över. Det uppges dock finnas lediga kontorslokaler i näraliggande fastigheter. De framför också synpunkter på vikten av möjligheter till ha en bra säkerhet i de nya lokalerna eller om de även i fortsättningen ska ta besök i samtalsrummen i anslutning till receptionen. Man måste då beakta kapaciteten för inbokning eftersom besöken kommer att öka efter en sammanslagning. Mot bakgrund av att de har många telefonsamtal önskar de ha egna kontorsrum. Övrigt Gruppen påtalar att det bör upprättas en genomarbetad plan för sammanslagningen, med tid för den nya gruppen att lära känna varandra och prata ihop sig om de nya arbetsformerna. Det behöver också finnas ett visst administrativt stöd till gruppen och chefen. 2.3 Hässelby-Vällingby Nuläge Familjerättsfunktionen ligger organisatoriskt inom familjerätts- och relationsenheten. Utöver familjerätt ingår också verksamheter för familjevård och relationsvåld. Under ledning av en enhetschef arbetar de tre funktionerna relativt fristående från varandra. Bemanningen i familjerätten är idag: 1 enhetschef (del av) 1 biträdande enhetschef 7 familjerättssekreterare 0,5 assistent faderskap (S-protokoll) De har även tillgång till enhetens byråassistent som hjälper dem att registrera alla inkommande ärenden i datasystemet, fakturahantering m.m. 6
Figur 2: Organisation inom verksamhetsområde individ- och familjeomsorg, myndighetsutövning. Avdelningschef Utredningsenhet för barn och ungdom, enhetschef Enhet för familjerätt, familjevård och relationsvåld Vuxenenhet Försörjningsstödsenhet Mottagnings- och serviceenhet Familjerätt bitr. enhetschef 7,5 årsarbetare Familjevård bitr. enhetschef Relationsvåld bitr. enhetschef Alla familjerättssekreterare arbetar idag i princip med samtliga förekommande ärendetyper inom verksamhetsområdet. En familjerättssekreterare har fått ta huvudansvaret för umgängesstöd. De håller på att i maj starta upp en verksamhet med en egen lokal med fast personal för umgängesstöd. De har en hög arbetsbelastning beroende på ärendetrycket och att några medarbetare är långtidssjukskrivna. Under 2013 gjordes åtta utredningar av konsult och under 2014 gjordes tolv utredningar av konsult. Sedan hösten 2014, då gruppen förstärktes med två tjänster, har fram till idag tre utredningar lagts ut till konsult. En handläggare arbetar uppskattningsvis samtidigt med ca 1-2 pågående egna vårdnadsutredningar, 1-2 vårdnadsutredningar som medhandläggare, 1-2 upplysningar/snabbyttranden, 4-5 samarbetssamtal, 5-10 faderskapsärenden MF samt de umgängesstödsärenden och adoptionsärenden som inkommer. Faderskapsärenden fördelas efter barnets födelsedatum och övriga ärenden efter möjlighet. En handläggare har uppskattningsvis ca 7-8 klientbesök per vecka. Ärendebelastningen i Hässelby-Vällingby påverkas också av att ett stort antal ärenden omfattar familjer med en annan kulturbakgrund och att tolk måste användas i många ärenden. Det kan göra att det ibland behövs fler besök i varje ärende än vad som annars skulle krävas. Även om situationen påtagligt har förbättrats senaste året förekommer det fortfarande vissa väntetider till insats. Sammanboende föräldrar som fött barn eller ska föda besöker förvaltningen för att intyga faderskapet. Efter att förvaltningen fått underrättelse från Skatteverket mailas en kallelse ut till föräldrarna som därefter kan boka in ett besök. Båda föräldrarna måste närvara 7
personligen. Ett besök tar ca 10 minuter. De besökande vill helst komma tidigt på morgonen eller efter 16.00. Antalet faderskapsärenden ökar och uppges börjar bli svårt att hinna med inom ramen för en halvtidstjänst. De har gruppmöte under ledning av den biträdande enhetschefen en gång i veckan kl. 9-12. Då går de igenom information, gör viss ärendefördelning och har ärendedragning. Den biträdande enhetschefen har också en timme individuell ärendegenomgång per vecka med varje medarbetare. Gruppen har förändrats relativt mycket det senaste åren, vilket medför att flera av handläggarna inte har så lång erfarenhet av familjerättsarbete även om de ofta tidigare har arbetat som utredare inom barn- och ungdom. Inom kort kommer också två erfarna familjerättshandläggare att sluta. Gruppen har en fast tid per vecka då familjerätten står till förfogande för rådgivning eller föräldrabesök till barn- och ungdomsgrupperna. Medarbetarna upplever att de försöker ha en hög servicenivå med telefontider 1,5 timme måndag-onsdag och fredag. De flesta samtalen gäller olika vårdnadsfrågor. Om det är möjligt försöker de hitta tider för besök som passar medborgarna. De har påbörjat genomförandet av en egen brukarenkät och bemötandeenkät. Familjerättsverksamheten beskrivs ha genomgått en positiv utveckling i Hässelby-Vällingby under det senaste året. Under den biträdande enhetschefens ledning har man skapat en bättre struktur på arbetet, har upprättat gemensamma mallar för vårdnadsutredningar och upplysningar och har också kunnat ta hem arbetet med de frivilliga samarbetssamtalen, som tidigare hänvisades till stadens familjerådgivning. Handläggningstiderna har kortats och man har byggt upp ett bättre förebyggande arbete bl.a. med Konflikt och försoning som grund tillsammans med Solna Tingsrätt. Två medarbetare har nu blivit antagna till en utbildning, IAS, som handlar om att bedöma anknytning. 8
Tabell 2: Ärendeutveckling inom familjerätten i Hässelby-Vällingby 2012 till 2014. Utveckling av olika ärendetyper inom familjerätten 2012-2014 Ärendetyper Antal uppdrag 1 januari 31 december Hässelby-Vällingby 2012 2013 2014 Vårdnad, boende, umgänge Utredningar vårdnad, boende, umgänge 21 uppdrag 23 uppdrag 36 uppdrag - annan kommun huvudansvar 3 uppdrag 5 uppdrag 10 uppdrag Upplysningar 6:20 FB 79 uppdrag 88 uppdrag 98 uppdrag Upplysningar 6:19 FB 30 uppdrag 25 uppdrag 19 uppdrag Yttrande om umgängesstöd 8 uppdrag 9 uppdrag 13 uppdrag Beslut om umgängesstöd 6 uppdrag 6 uppdrag 7 uppdrag Avtal 30 ansökningar 28 ansökningar 31 ansökningar Samarbetssamtal på remiss från tingsrätt 12 uppdrag 12 uppdrag 16 uppdrag Samarbetssamtal, frivilliga intagningsstopp intagningsstopp 21 ansökningar avser enbart okt-dec Adoption Medgivandeutredningar 4 uppdrag 2 uppdrag 7 uppdrag Adoptionsyttrande 3 uppdrag 3 uppdrag 5 uppdrag Informationssamtal finns ej noterat finns ej noterat 11 samtal Faderskap S-protokoll och MF-protokoll 415 barn 440 barn 453 barn Övrigt Namnärende 1 uppdrag 1 uppdrag Passyttrande 1 uppdrag 1 uppdrag Umgänge morföräldrar 1 ansökan Av tabellen framgår att det har varit en relativt stark ärendeutveckling i Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning. Samtliga ärendetyper, förutom upplysningar 6:19 FB, har ökat sedan 2012. 2.4 Medarbetarnas synpunkter på en ev. sammanslagning Medborgarperspektiv Några av medarbetarna tar upp frågan om varför verksamheten ska ha sin bas i Bromma. De menar att Hässelby-Vällingbys befolkning har en annan socioekonomisk fördelning och att det därför vore naturligare och enklare för medborgarna i Bromma att ta sig till Hässelby- Vällingby. För de flesta har det inte så stor betydelse var verksamheten har sin bas, men det finns en mindre grupp som kan ha svårt att ta sig till Bromma och där närheten kan ha betydelse. De kan också vara aktuella på flera andra enheter i förvaltningen. De menar att det är bra att ha en viss områdeskompetens och respekt för de skillnader som finns. Några 9
menar att det är viktigt ur ett medborgarperspektiv att ha möjligheten att också ta besök i Hässelby-Vällingby även om det är en sammanslagen enhet med Bromma som bas. Det gäller också i faderskapsärenden där några önskar att den funktionen kunde sitta kvar i Hässelby-Vällingby även om den tillhör den samordnade verksamheten. Verksamhetens organisation och utveckling Medarbetarna ser över lag främst fördelar med att det blir en större grupp medarbetare efter en sammanslagning. Det innebär att det blir en grupp med medarbetare med olika kunskap och erfarenhet som kan berika helheten. Sårbarheten minskar också med en större grupp. Några menar att det kan underlätta rekrytering om man har en större sammanslagen verksamhet. Några ser också att en sammanslagning möjligen kan försvåra utvecklingen av samarbetet med barn-, ungdoms- och familjeenheterna. Medarbetarperspektiv Medarbetarna framför att verksamheten måste ha en egen chef/arbetsledare med gedigna kunskaper inom familjerättsområdet. Det är en förutsättning för att kunna utveckla arbetet inom verksamhetsområdet. Några medarbetare uppger som en fördel att en större medarbetargrupp kan ge möjligheter till viss specialisering, medan andra medarbetare framhåller att det är variationen av arbetsuppgifter som gör arbetet roligt. Även att det kan vara positivt att få arbeta blandad med ärenden från båda stadsdelsförvaltningarna (med olika struktur) ses som en fördel. Några menar att de önskar en sammanslagning bland annat mot bakgrunden att det i Bromma finns fler erfarna familjerättssekreterare. Övrigt Någon framför möjligheten att ha kvar familjerättsverksamheten i respektive stadsdels men att man kan lyfta vissa ärendetyper t.ex. adoption till en stadsdelsförvaltning. Det är viktigt att en sammanslagning förbereds så det inte blir för mycket diskussioner i efterhand kring ekonomi och ekonomisk fördelning. Det uttrycks från medarbetarna i Hässelby-Vällingby en stark önskan från medarbetarna att få behålla sin nuvarande biträdande chef även i en ny sammanslagen verksamhet. 2.5 Andra delar i staden 2.5.1 Familjerätt Sydväst Nuläge Verksamheten inom Familjerätt Sydväst startade i mars 2013 och omfattar verksamheten för Hägersten-Liljeholmen, Skärholmen och Älvsjö stadsdelsförvaltningar. Verksamheten bedrivs i Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning vid Telefonplan. Hägersten-Liljeholmen är också anställningsmyndighet för alla medarbetare. 10
Verksamheten ingår i enheten för barn- och ungdom med två enhetschefer, en för myndighetsdelen och en för öppenvård och familjerätt samt biträdande enhetschef med ansvar för familjerätten. Bemanningen är: 1 biträdande enhetschef 14 familjerättssekreterare 1 faderskapshandläggare, S-protokoll. 4 umgängesstödjare. Skärholmen och Älvsjö har valt att behålla ansvaret för de enklare faderskapsärendena, S- protokoll, i sina medborgarkontor och förvaltning. Det finns en styrgrupp för familjerätten som består av avdelningscheferna från de tre förvaltningarna, enhetschefen för familjerätt och öppenvård samt biträdande enhetschef Familjerätt Sydväst. Genomförande av samordningen De startade med den bemanning som fanns i de tre stadsdelsförvaltningarna, men det visade sig ganska snart att vissa verksamheter varit underbemannade och att det t.ex. fanns många faderskapsärenden, MF-protokoll, som var eftersatta eller inte fördelade till utredare. Inte heller de frivilliga samarbetssamtalen genomfördes utan hänvisades till stadens familjerådgivningsverksamhet. De fick då tillskott på några tjänster för att kunna kraftsamla kring faderskapsärendena och att ta hem de frivilla samarbetssamtalen. Uppdraget till chefen för familjerätten var att få ihop gruppen, successivt börja utveckla verksamheten och att höja kvaliteten, bland annat gällande umgängesärendena. Det fanns annars inte någon utredning eller andra dokument som beskrev mål och förväntningar på sammanslagningen. Det blev en start på arbetet utan några större insatser för att utveckla samarbetet och den nya gruppen. Mot bakgrund av ett eftersatt arbete med faderskapsutredningar och frivilliga samarbetssamtal fick alla handläggare från början lära sig att arbeta med alla ärendeslag. Först nu efter drygt två år har man kommit ikapp och har nu kunna utveckla och något förändra organisationen för arbetet för handläggarna. Handläggarna har fått välja om de vill arbeta med viss inriktning på endera vårdnadsutredningar eller umgängesstöd. Utöver det har utredarna fått välja olika inriktningar som faderskap, medgivandeutredningar eller samarbetssamtal etc. Tanken är sedan att de ska kunna rotera uppdragen och ändra inriktning när de känner att de själva behöver en ny utmaning eller att ärendesituationen så kräver. Alla handläggare tar uppdrag från alla stadsdelsförvaltningar och alla har behörighet att arbeta i de tre stadsdelsförvaltningarnas verksamhetssystem. 11
Gruppen har hittills inte haft något administrativt stöd och det har t.ex. varit den biträdande enhetschefen som skött posthanteringen som är relativt omfattande. De kommer nu att få en halvtids assistentstöd. Gruppen har telefontid för allmänheten två timmar per dag som sköts av handläggarna enligt ett rullande schema. Effekter- medborgarperspektivet Det har inte framförts några klagomål från medborgarna. Inte heller från de som måste resa till möten vid Telefonplan, vilket var en farhåga från början. Det är viktigare att de får kompetens och bra bemötande vid de tillfällen de har kontakt med verksamheten. I vissa ärenden kan handläggarna också ta besök på någon av de andra stadsdelsförvaltningarna. De enkla faderskapen hanteras som tidigare nämnts som tidigare i Älvsjö respektive Skärholmen och ingår inte i samordningen. De har dock ett nära samarbete. Samordningen har inneburit ett mer likvärdigt stöd för alla medborgare som har behov av verksamheten. De har ännu inte utvecklat gemensamma utredningsmodeller, men det är ett pågående arbete. Det är idag mer lika väntetider oberoende var de aktuella medborgarna kommer ifrån. Kvaliteten i umgängesstödet har ökat påtagligt. De har även här en större likvärdighet och bättre uppföljning. Ärendena verkställs snabbare. Tillgängligheten till samarbetssamtalen har ökat. De har just nu 45 barn med föräldrar som deltar i frivilla samtal. Faderskapsärendena blir nu mer professionellt hanterade. Utredningstiderna respekteras, det sker ett aktivt utredningsarbete och ärenden avslutas och blir inte bara liggande. Effekter - verksamhetens utveckling De har haft ambitionen att på olika sätt utveckla samarbetat med barn- och familjeverksamheten i de tre stadsdelsförvaltningarna. Området är fortfarande ett utvecklingsområde och de har inte utvecklat några rutiner för samarbetet utöver att de samarbetar i enskilda ärenden när det finns behov av det. Det hade de inte heller tidigare i de enskilda förvaltningarna för sammanslagningen. De träffar de tre nämndsekreterarna en gång om året. Det är viktigt att delegationsordningarna blir lika utformade i varje stadsdelsförvaltning. Arkiv- och akthantering är också frågor som diskuteras här. Annat utvecklingsarbete som skett har handlat om att utveckla barnens medverkan i utredningarna, användningen av Signs of safety samt att de vässat riskbedömningarna i vårdnadsutredningarna. Konflikt och försoning börjar utvecklas i samarbete med Södertörns tingsrätt. Familjerätt Sydväst deltar i ett nationellt projekt med syfte att modernisera formerna för handläggning av enkla faderskapsärenden. Deltagare är Skatteverket, SKL och några utvalda kommuner. Projektet har lett fram till tre olika utvecklingslinjer. Det handlar om hur 12
Skatteverkets underrättelser om att ett barn har fötts direkt elektroniskt kan överföras till kommuner och stadsdelsförvaltningar, om behovet av en översyn av föräldrabalken för att där jämställa samboförhållande med gifta makar samt hur faderskapserkännande ska kunna utföras som e-tjänst. De har två handläggare som arbetar halvtid med att utveckla umgängesstödet tillsammans med fyra umgängesstödjare. De har också fått medel för att med forskarstöd kunna utvärdera verksamheten med umgängesstödet. Effekter - medarbetarperspektivet Verksamheten fick en tuff start på grund av underbemanningen. Det är en bra grupp med bra stämning och arbetsklimat. Idag arbetar de mer specialistindelat, dvs alla arbetar inte längre med alla ärendetyper. Medarbetarna upplevde chefskapet som otydligt i början. Det fanns en del oklarheter om vem som bestämde vad mellan enhetschefen som har personal- och budgetansvar och den biträdande enhetschefen för familjerätten som ha det dagliga verksamhetsansvaret och arbetsledningen. Det har blivit tydligare nu. De har återkommande planeringsdagar för att samordna arbetet i gruppen. De har extern handledning var annan vecka. De som arbetar med umgängesstöd har även extern handledning tillsammans med umgängesstödjarna. Effekter - ekonomi De har en nyckeltalsmodell där alla kostnadsslag ingår från personalkostnader till lokaler och kontorsutrustning. De fick ganska snart gå in och justera budgeten mot bakgrund av situationen och ärendebelastningen. Viktiga lärdomar i sammanfattning Säkerställ hur statusen är i varje stadsdelsförvaltning är innan sammanslagningen. Det kan vara bra att ta höjd var gäller resurser i starten med exempelvis tillfällig förstärkning för att beta av gamla surdegar, för att få tid att konsolidieras etc. Kompetens och ärendebelastning kan skilja mellan förvaltningarna. Det är lätt att det annars blir en negativ överraskning när verksamheten har startat. Följden kan bli ett behov av tillskott av resurser. Verksamheten har utvecklats till förmån för medborgarna. Det förefaller som närheten i respektive stadsdelsförvaltning har underordnad betydelse. Sammanslagningen hade kunnat förberedas bättre med en större insats för att smälta samman gruppen och utveckla ett gemensamt arbetssätt. Utse någon som innan sammanslagningen får ta ansvar för att delegationsordningarna i respektive stadsdelsförvaltningar blir lika. 2.5.2 Familjerätt Sydost 13
Nuläge Verksamheten inom Familjerätt Sydost startade i februari 2014 och omfattar verksamheten för Enskede-Årsta-Vantör, Farsta och Skarpnäcks stadsdelsförvaltningar. Verksamheten bedrivs från lokaler i Slakthusområdet invid Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning. Enskede-Årsta-Vantör är också anställningsmyndighet för alla medarbetare. Verksamheten inom familjerätten är numera organisatoriskt en egen enhet. Från starten var det en samlad enhet för familjerätt och Relationsvåldscentrum Sydost. Dessa verksamheter har nu delats i två enheter. Bemanningen är: 1 enhetschef 13 familjerättssekreterare 1 faderskapshandläggare, S-protokoll, för två stadsdelsförvaltningar, Farsta har valt att behålla faderskap S-protokoll i stadsdelsförvaltningen. De har avgränsat arbetet med samarbetssamtal till att enbart omfatta de ärenden som kommer efter dom i Tingsrätten. För frivilliga samarbetssamtal hänvisar de till stadens familjerådgivningsverksamhet. Familjerättsgruppen har tillgång till regelbunden handledning. Genomförande av samordningen Upplevelsen var att verksamheten startades utan ett tydligt uppdrag och att den, av ekonomiska skäl, startades med för liten ledningsresurs. Det visade sig vara omöjligt att arbeta både med familjerätten och den relativt nystartade verksamheten inom Relationsvåldscentrum Sydost. Det gjordes en utredning innan start, men ändå känns det inte som uppdraget och framförallt förväntningarna på resultat var tydliga. Det fanns tre olika outtalade förväntningar t.ex. på ekonomisk besparing eller kvalitetshöjning. Det finns ofta en övertro på snabba resultat av en sammanslagning. Ha respekt för att det tar tid. Det är viktigt att ha med resursfrågan från början och att det tydliggörs innan att det ofta skiljer i resurser och standard mellan de olika stadsdelsförvaltningarna. Arbetet fördelas mellan medarbetarna så att i stort sett alla medarbetare arbetar med alla förekommande ärendetyper. Några speciallösningar finns av individuella skäl. Alla arbetar med ärenden för alla stadsdelsförvaltningar. Det har inte genomförts några större aktiviteter för att smälta samman gruppen och det tar tid innan alla handläggare vågar öppna upp inför varandra i arbetet med ärendena. Man har övervägt tanken att ha särskilda kontaktpersoner till respektive stadsdelsförvaltning, men har inte realiserat tanken. Det upplevs inte finnas tillräckligt administrativt stöd. Arbetet med posthantering, registringar och kontroller om tillhörighet blir inte effektivt. 14
Samarbetet med barn- och familj i de tre stadsdelsförvaltningarna har inte utvecklats. De har haft några gemensamma träffar och de har mycket kontakter via mail och telefon i enskilda ärenden för registerutdrag m.m. De upplever att de, trots att en stor andel av ärendena är gemensamma, har de behov av kontakter med familjerna i olika faser som inte alltid överlappar. Samarbetet ur ett nämndperspektiv försvåras av att det är tre stadsdelsförvaltningar och nämndsekreterare som har olika mallar för hur ärenden och beslut ska formuleras. Effekter - medborgarperspektivet Hur medborgarna kan ha upplevt förändringen påverkas av vilken stadsdelsförvaltning de är bosatta i. Farsta uppger att familjerättsverksamheten där var underdimensionerad, vilket gör att medborgarna där nu har möjlighet att få kontakt och få ärenden diskuterade med kortare väntetider. För Skarpnäck uppges det idag vara längre väntetider för faderskapsärenden. Tillgängligheten kan också ha förändrats. Idag har alla familjerättssekreterare en timmes öppen telefontid. En större arbetsgrupp är mindre sårbar, vilket också påverkar medborgarna positivt. Effekter - verksamhetens utveckling Upplevelsen är att de ännu inte har hunnit utveckla verksamheten. Det tar tid att arbeta samman en grupp där medarbetarna kommer från tre olika förvaltningar med olika arbetsformer och kultur. De skulle vilja tillskapa olika förebyggande gruppverksamheter. De ska inleda arbete med Konflikt och försoning med Södertörns tingsrätt. Effekter - medarbetarperspektivet Hur medarbetarna har upplevt förändringen påverkas av vilken stadsdelsförvaltning de kom ifrån. De som kommer från Farsta stadsdelsförvaltning upplever att det har blivit en avsevärd förbättring och att det blivit roligare att arbeta när de kommit in i ett större sammanhang. Det framhålls också att det tar tid att hitta varandra, och våga öppna upp i handledningssituationer och ärendedragningar. Situation med en chefstjänst som från starten var delad med Relationsvåldscentrum Sydost upplevde medarbetarna som negativ. Konstruktionen ledde också till sjukskrivningar, men nu har situationen långsamt blivit bättre. Effekter - ekonomi Det har varit problem med ekonomin beroende på att det var oklara överenskommelser mellan stadsdelsförvaltningarna. Det var bristfällig dokumentation kring hur det ekonomiska underlaget och beräkningarna såg ut inför beslutet om sammanslagning. Från Skarpnäck stadsdelsförvaltning har man uppfattningen att sammanslagningen lett till ökade kostnader. Familjerätt Sydost har hela tiden hållit sin budget. 15
Viktiga lärdomar i sammanfattning Tänk efter före samordningen vad ledningen vill att samordningen ska åstadkomma och vilka förväntningar på resultat som finns. Tydliggör också vad verksamheten får kosta i en tydlig genomtänkt budget. Förbered den egna organisationen i respektive stadsdelsförvaltning på att det kan innebära att det kan bli en del rutiner som måste förändras. Det kan gälla både handläggningsrutiner som administrativt t.ex. för nämndsekreterarna. 16
3. Analys och förslag 3.1 Nuvarande och framtida krav Familjerättens uppdrag utgår från bestämmelser i Föräldrabalken och Socialtjänstlagen. Arbetet styrs också av Stockholms stads riktlinjer: Vårdnad boende, umgänge och namn reviderade riktlinjer för handläggning av enskilda ärenden enligt föräldrabalken, Namnlagen mm antagna av kommunfullmäktige 2012-10-15. Riktlinjer för socialnämndens utredning och fastställande av faderskap, antagna av kommunstyrelsen 2006-04-01. Hänvisning sker här främst till Socialstyrelsens författning och allmänna råd samt handbok för faderskapsfastställelse. Adoption, riktlinjer för handläggning och dokumentation, beslutade av kommunstyrelsen 2008-05-12. Det finns få gemensamma mallar för arbetet över staden, utan varje stadsdelsförvaltning har fått utarbeta egna arbetsformer och arbetssätt. Det finns ett stadsövergripande nätverk för familjerätten som har regelbundna träffar. Familjerättsfunktionen i Bromma stadsdelsförvaltning är en verksamhet med mycket erfarna medarbetare. Det är en inarbetad och stabil arbetsgrupp. Det är en självständig arbetsgrupp som under perioder varit självgående utan nära chefsstöd. För närvarande upprätthålls chefskapet för enheten som helhet av en tillfällig inhyrd chef. Familjerättsfunktionen i Hässelby-Vällingby har en arbetsgrupp med flera medarbetare som har begränsad erfarenhet från arbete med familjerätt. Det finns några långtidssjukskrivna medarbetare och två medarbetare har nu sagt upp sig, vilket innebär att ytterligare nya medarbetare måste rekryteras. Arbetet i Hässelby-Vällingby har det senaste året haft en mycket positiv utveckling under ny ledning. Idag har man ärendemässigt i stort kommit ikapp en sedan tidigare eftersatt situation. I tabellen nedan sammanfattas de viktigaste fördelarna och nackdelarna med en sammanslagning. Mot bakgrund av ovanstående beskrivning är det ändå sannolikt att verksamheterna i de båda, relativt strukturellt olika, stadsdelsförvaltningarna kan uppleva för- och nackdelar på olika sätt. Tabell 3: Viktigaste för- och nackdelar med en sammanslagning av familjerättsfunktionerna. Fördelar En större grupp blir mindre sårbar och har olika kompetenser och erfarenheter som berikar helheten. Det gäller rena yrkeskompetenser, kompletterande examina t.ex. juridik, psykologi m.m. och andra kompetenser t.ex. olika Nackdelar Det kan upplevas som en nackdel att de aktuella familjerna från Hässelby-Vällingby får åka till Bromma för besök. Lokalerna i Bromma ligger på nära gångavstånd från tunnelbanan och erfarenheterna från Familjerätt Sydost och Sydväst är att det 17
språkkunskaper som kommer att finnas i gruppen. En större grupp kan ge vissa möjligheter till specialisering efter kompetens och ev. intresse. Det kan upplevas positivt att få arbeta med ärenden från båda stadsdelsförvaltningarna (med olika struktur). En samlad enhet bidrar till att öka likheten i metoder, väntetider och kompetensmässig standard mellan stadsdelsförvaltningarna. En samlad enhet ger ökade möjligheter att ha en egen ledning med kompetens från verksamhetsområdet. Funktionen i Bromma har periodvis varit utan chef som kan utveckla och utmana verksamheten och medarbetarna. Bromma kan få möjligheter att samverka kring den lokal och verksamhet med umgängesstöd som nu byggs upp i Hässelby-Vällingby. En större verksamhet med en samlad arbetsgrupp kan upplevas attraktivare vid rekrytering. inte har upplevts som ett problem som de besökande tar upp. Besök till familjerätten sker endast vid ett enstaka tillfälle (faderskap) och i övrigt med några besök under en begränsad period. Kontakterna med barn- och ungdomsgrupperna kan möjligen försvåras. Det bör dock gå att upprätta fungerande rutiner för samverkan. Det finns risk för att det blir mycket diskussioner om förväntningar, ekonomi och avgränsningar om inte det upprättas ett tydligt mål/uppdrag för verksamheten och tydligt avtal mellan parterna från början. Det kommer att krävas förhyrning av tillkommande lokalyta som innebär ökade kostnader (under förutsättning av det inte redan finns ett behov av lokaler i förvaltningarna). Trots en sammanslagen större medarbetargrupp saknas det män i gruppen. Sammantaget så visar såväl intervjuerna som innehållet i tabellen att fördelarna överväger de eventuella nackdelar som kan finnas. Det absoluta flertalet av medarbetarna förespråkar också en sammanslagning, om än med vissa förbehåll och farhågor. Inför en eventuell samordning är det viktigt att se om det finns några förändringar i lagar, regelverk eller praxis inom verksamhetsområdet som kan komma att påverka inriktningen på familjerätten eller behovet av bemanning eller kompetens. På riksnivå förefaller det inte som det förväntas ske några större förändringar inom verksamhetsområdet. Av den nationella statistiken kan man utläsa att de flesta ärendetyper ligger på en relativt konstant nivå. Den ökning av ärenden som sker beror mest på att befolkningen ökar. En viss inriktningsförändring och ambition att arbeta mer förebyggande har dock lett till att de frivilliga samarbetssamtalen har ökat och de som initieras av Tingsrätterna efter en dom har minskat. 18
Det inrättas under 2015 en ny Myndighet för familjerätt och adoptioner. Det är myndigheten för internationella adoptioner MIA som får ta över det statliga ansvaret för familjerättsfrågor från Socialstyrelsen. Avsikten är att få en bättre samordning mellan idag flera inblandade myndigheter för att bland annat utveckla det förebyggande föräldrastödet. Ett område som på sikt kan komma att förändras är arbetet med enklare faderskapsmedgivanden (S-protokoll). Det pågår ett arbete för att bland annat utreda om medgivanden ska kunna bekräftas som en e-tjänst. Det är därmed troligt att det kommer lösningar som kan minska besöken i de enkla faderskapsärendena. När förändringarna kan ske är osäkert. Som ovan nämnts deltar Familjerätt Sydväst förnärvarande i ett försöksprojekt under ledning av Skatteverket och SKL med just den inriktningen. Det förefaller finnas ett behov av att förnya och utöka information och kommunikation till medborgarna i familjerättsfrågor. Det kommer mycket förfrågningar från medborgarna om råd hur de ska agera i olika familjerättsliga situationer och det finns många skäl som talar för ett förstärkt förebyggande arbete. Det gäller inte minst situationen för barnen, att problemen kan lösas innan slitningar och tvister blir för stora. Det kan förhoppningsvis även minska ärendebelastningen och tyngden i de ärenden som blir aktuella hos familjerättsfunktionen och hos Tingsrätten. Det finns olika former som skulle kunna prövas. Den nuvarande telefonrådgivningen med särskilda telefontider bör göras till en öppen informationstjänst öppen hela eller större delen av dagen. Den kan också kombineras med rådgivning på nätet. Om behov finns skulle det kunna kompletteras med öppettider kvällstid. 3.2 Mål för Familjerätt Nordväst Målet med att skapa en sammanslagen enhet, Familjerätt Nordväst, är främst att: Ge bättre förutsättningar för en utveckling av o Kvalitet och rättssäkerhet o Ökad tillgängligheten för medborgarna o Ökat förebyggande familjestöd, genom metodutveckling t.ex. genom Konflikt och försoning Öka den samlade kompetensen, kompetensutveckla och minska sårbarhet Höja effektiviteten i handläggningsprocesserna Förstärka helhetsperspektivet för barns bästa, i samarbete med övriga verksamheter inom individ- och familjeomsorgen. Erfarenheterna från de samordnade verksamheterna Sydost och Sydväst är att det är viktigt att från början vara tydlig med vilka förväntningar som förvaltningsledningarna har på den nya samordnade enheten. Förväntningarna och inriktningen måste också kommuniceras och ges utrymme för diskussion med samtliga inblandade. Den nya arbetsgruppen måste tillsammans gå igenom målen och förtydliga hur målen ska påverka arbetsformerna i den dagliga verksamheten. 19
3.3 Förslag till bemanning och ny organisation, Familjerätt Nordväst Bromma och Hässelby-Vällingby är stadsdelsförvaltningar vars befolkning fortsätter att öka. Det kommer sannolikt att leda till att ärendemängden kommer att öka något totalt sett även om de minskar inom vissa områden som t.ex. uppdrag från Tingsrätten om samarbetssamtal och internationella adoptioner. Komplexiteten i många ärenden är hög. Många enskilda och familjer har en sammansatt problembild som engagerar flera enheter men också samverkande myndigheter. Detta ställer krav på ständig analys och en följsamhet och ständig utveckling av organisationen. Det är en situation som inte bara gäller familjerätten utan i minst lika hög utsträckning eller högre i andra delar av socialtjänstområdet i stort. Den ärendeutveckling som tidigare redovisats i tabell 1 och 2 visar att antal ärenden ökar i Hässelby-Vällingby, men att ärendemängden totalt sett varit i stort sett oförändrad i Bromma. Sett till bemanning, tabell 4 nedan, verkar ärendebelastningen vara något högre i Hässelby-Vällingby. Handläggarna i Bromma hade dock något högre antal samarbetssamtal under 2014. Handläggarna i Bromma har, som tidigare nämnts, en hög kompetens och i många fall lång erfarenhet från verksamhetsområdet som borde kunna ge en högre effektivitet i utförandet. Tabell 4: Uppdrag och ärendebelastning 2014 Antal uppdrag per handläggare 2014, jämförelse 7 3,8 Ärendetyper Hässelby-Vällingby 0,5 Bromma 1 Antal uppdrag Ärenden per Antal uppdrag Ärenden per 2014 Handläggare 2014 Handläggare Vårdnad, boende, umgänge Utredningar vårdnad, boende, umgänge; 36 5,1 19 5,0 - annan kommun huvudansvar 10 1,4 Upplysningar 6:20 FB 98 14,0 42 11,1 Upplysningar 6:19 FB 19 2,7 4 1,1 Yttrande om umgängesstöd 13 1,9 4 1,1 Beslut om umgängesstöd 7 1,0 4 1,1 Avtal 31 4,4 13 3,4 Samarbetssamtal på remiss från tingsrätt 16 2,3 11 2,9 Samarbetssamtal, frivilliga 84 12,0 57 15,0 (21 avser okt-dec) Adoption Medgivandeutredningar 7 1,0 7 1,8 Adoptionsyttrande 5 0,7 5 1,3 Informationssamtal 11 1,6 Faderskap S-protokoll och MF-protokoll 453? 547 547 (mf handläggs av fam.rätts.sekr.) En sammanslagen, kompetent och mindre sårbar, enhet med tydlig ledning enbart för familjerättsområdet, borde kunna ge möjligheter till rationalisering och effektivisering av 20
arbetsformer och rutiner. En utveckling av arbetsmetoderna, bland annat med Konflikt och försoning även i Bromma kan ge möjlighet att minska bemanningen med en tjänst som familjerättssekreterare. Det gäller inte minst om faderskapshandläggarna kan klara att hantera både S och MF-protokollärenden, på det sätt som idag sker i Bromma. Tabell 5: Ärendebelastning 2014 och bedömning av tidsåtgång totalt och i olika ärendetyper. Antal uppdrag per handläggare 2014, jämförelse Ärendetyper Totalt Summa Tidsåtgång Totalt tid tillgänglig ärenden per ärende ärende tid Vårdnad, boende, umgänge 10,8 9,8 Utredningar vårdnad, boende, umgänge; 55 48 2640 - annan kommun huvudansvar 10 48 480 Upplysningar 6:20 FB 140 16 2240 Upplysningar 6:19 FB 23 16 368 Yttrande om umgängesstöd 17 12 204 Beslut om umgängesstöd 11 8 88 Avtal 44 7 308 Samarbetssamtal på remiss från tingsrätt 27 16 432 Samarbetssamtal, frivilliga 141 12 1692 Adoption Medgivandeutredningar 14 36 504 Adoptionsyttrande 10 20 200 Övrigt Telefontid 20 tim x 52 v 1040 Möten 4 tim/v x 46 v x 10 1840 Utbildning/handledning 2 dagar i 10 mån x 10 1600 Raster 40 min x 220 dag x 10 1467 Summa familjerättssekretare 15103 19008 17248 I tabellen ovan visas en mer detaljerad bedömning av tidsåtgång för de uppdragstyper som förekommer inom familjerättsområdet samt den kompletterande tid för möten, kompetensutveckling m.m. som behövs för verksamheten. Beräkningen bygger på ärendemängden i de båda förvaltningarna 2014. Resursen för handläggning av faderskap är relativt begränsad om de två (1,5) handläggarna ska klara både de enklare medgivandena och mer komplicerade utredningar. Men med tanke på att det kan införas möjligheter att underlätta hanteringen av medgivandena så föreslås inte någon utökning initialt. Mot bakgrund av ovanstående resonemang, behov och bedömningar föreslås följande bemanning för den föreslagna Familjerätt Nordväst. 21
Tabell 6: Förslag till bemanning. Nuläge Ny organisation Funktion Bromma H-V Summa Familjerätt Nordväst Enhetschef 0,33 0,33 0,66 1 Biträdande enhetschef 1 1 Familjerättsekreterare 3,8 7 10,8 9,8 Faderskapshandläggare (s och mf) 1 1 1 Faderskapshandläggare (s) 0,5 0,5 0,5 Administrativt stöd Totalt 5,13 8,83 13,96 12,3 Förslaget innebär att det inrättas en enhetschefsbefattning för den nya samlade enheten. Till det kommer 9,8 familjerättssekreterare och 1,5 faderskapshandläggare. Förslaget innebär att det blir en minskning från 13,96 tjänst till 12,3 tjänst i familjerättsfunktionen. I praktiken kan förändringen innebära att det som blir kvar i respektive enhet i Bromma (familjevård och kontaktverksamhet) och Hässelby-Vällingby (familjevård och relationsvåld) blir mycket små enheter som kan flyttas över till andra enheter. Det innebär att det skapas möjligheter till ytterligare organisatorisk effektivisering och kostnadsbesparing i respektive förvaltning. Figur 3: Förslag till organisatorisk inplacering av Familjerätt Nordväst i Bromma stadsdelsförvaltnings verksamhetsområde Socialtjänst och Fritid, myndighetsdelen. Verksamhetsområdeschef Barnenhet Enhetschef Ungdoms-enhet Enhetschef Enhetschef Vuxenenhet, Försörjningsstödsenhet missbruk,socialpsykiatri och familjefrid Enhetschef Familjerätt Nordväst enhetschef och 11,3 årsarbetare Enhet för familjevård, kontaktverksamhet mm Enhetschef Enhet för personer med funktionsnedsättning Enhetschef och bitr. gruppchef Verksamheten ska i sin helhet bedrivas av Bromma stadsdelsförvaltning och ingå i stadsdelsförvaltningens verksamhet i övrigt. Medarbetarna kommer att ha ett samlat kontor i anslutning till stadsdelsförvaltningen i Alviksstrand. De medborgare som ska besöka verksamheten gör det normalt i Bromma. I vissa ärenden där det av olika skäl är motiverat eller nödvändigt kan verksamheten låna besökslokaler i Hässelby-Vällingby. 22
3.4 Administrativt stöd Det behövs ett visst administrativt stöd till den nya enheten. Det kan gälla posthantering, kontroller, semesterlistor, fakturor m.m. En möjlighet skulle kunna vara att faderskapshandläggaren i Bromma avlastas de administrativa uppgifter hon gör åt de andra enheterna för att i stället sköta förekommande administrativa uppgifter åt den nya enheten. Tillsammans med assistenten för faderskap från Hässelby-Vällingby kan de tillsammans utgöra det administrativa stöd som behövs. Det kan förutsätta att arbetet och rutinerna med faderskap förenklas och att besök erbjuds, men att det är en förenklad handläggning utan besök som är grunden där det är möjligt enligt stadens riktlinjer. 3.5 Förändrad delegation och behörighet Vid en eventuell sammanslagning av familjerättsfunktionerna måste en revidering och samordning av delegationsordningarna genomföras. Det är för att säkerställa att en annan nämnds tjänstemän ska kunna fatta beslut på uppdrag av båda nämnderna samt att beslutsfattandet ska vara delegerat på samma sätt i båda stadsdelsförvaltningarna. Samtliga familjerättssekreterare och faderskapshandläggare måste ges behörighet till båda stadsdelsförvaltningarnas verksamhetssystem för att kunna handlägga ärenden från båda stadsdelsförvaltningarna. 3.6 Lokaler En av förutsättningarna i uppdraget har varit att en sammanslagen familjerätt ska ha sin bas i Bromma, i anslutning till stadsdelsförvaltningens lokaler i Alviksstrand. De nuvarande lokalerna kan dock inte inrymma de medarbetare som tillkommer från Hässelby-Vällingby. Det innebär att det måste förhyras ytterligare kontorslokaler för den samlade familjerätten alternativt att någon annan verksamhetsdel i Bromma får flytta ut. Det finns relativt mycket tomma kontorslokaler i kringliggande fastigheter som är möjliga att förhyra. Det uppskattade lokalbehovet är 13-15 kontorsrum med intilliggande sammanträdesrum/personalrum. På grund av verksamhetens natur måste kontorslokalerna vara utrustade med ett fungerande larmat skalskydd och med larmmöjlighet i kontorsrummen om dessa används vid besök. Verksamheten har behov av att kunna ha samtalsrum för enskilda samtal eller flera samtidigt besökande. Idag finns det samtalsrum i anslutning stadsdelsförvaltningens reception som kan användas även fortsättningsvis, men det måste beaktas att det sannolikt kommer att bli mer än fördubblat antal besök i den sammanslagna verksamheten. Om det ordnas ytterligare samtalsrum måste dessa ha larmmöjlighet med närhet till andra för att snabbt kunna tillkalla stöd. Det är en fördel om lokalerna ligger alldeles i anslutning till stadsdelsförvaltningen för att de ska ha möjlighet att utnyttja receptionen för mottagning och hänvisning av besökande. 23 Normalt är ett kontorsrum ca 10 kvadratmeter, men med tillkommande allmänytor som personalrum, kopiering, förråd, toaletter ökar ytan ofta till det dubbla. Det skulle innebära att det är cirka 250-300 kvadratmeter tillkommande yta som bör förhyras.
Till det kommer inventarier i form av rumsinredning om kontorsrummen och sammanträdes/personalrum inte förhyrs modernt möblerade. Frågor kring nätverk och ITlösning måste lösas. 3.7 Finansiering Finansieringen bör regleras i ett avtal mellan de båda stadsdelsförvaltningarna. Avtalet bör reglera fördelningen av samtliga kostnader, former för uppföljning och verksamhets- och ekonomirapportering. Dessutom är det bra om avtalet också har skrivningar om hur eventuella förändringar av ärendebelastningen i någon av stadsdelsförvaltningarna som kräver förstärkning, ska regleras ekonomiskt. Tabell 7: Kostnadsposter och kostnader i budget 2015. Budget 2015 Familjerättsverksamheten Kostnadsslag Bromma sdf Hässelby-Vällingby sdf Summa Personalkostnader: Chefstjänster 405 000 1 032 000 1 437 000 Familjerättssekreterare 2 323 000 4 352 000 6 675 000 Assistent/faderskapshandläggare 490 000 233 000 723 000 Administrativt stöd 116 000 116 000 Drift av verksamheten: 0 Kompetensutveckling, resor m.m. 78 000 140 000 218 000 Lokalkostnader 261 000 592 000 853 000 IT-stöd 75 000 90 000 165 000 Kontorsutrustning 10 000 10 000 Övrigt 70 000 15 000 85 000 Totalt 3 702 000 6 580 000 10 282 000 I kostnaderna ovan ingår under chefskostnader i Bromma 0,5 enhetschef och i Hässelby- Vällingby 0,33 enhetschef och 1,0 biträdande enhetschef. Inför att ett avtal ska upprättas och tecknas bör ekonomer från de båda stadsdelsförvaltningarna förbereda ett budgetförslag för det första verksamhetsåret 2016. Ett avtalsförslag måste också beakta de tillkommande investeringskostnader som finns för lokaler och nyutrustning av kontor och verksamhet. 3.8 Konsekvenser En sammanslagning av verksamheterna till en ny enhet Familjerätt Nordväst innebär ingen förändring när det gäller verksamhetsinnehåll, men verksamheten behöver under hösten 2015 ges tid och möjligheter till inledande diskussioner om arbetsformer och roller i den nya organisationen. Samtliga handläggare från Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning flyttas till ny anställning i Bromma stadsdelsförvaltning med oförändrade villkor. Under 2016 får diskussioner inledas om ev. omotiverade skillnader i t.ex. lönenivåer eller andra villkor ska justeras. 24