Protokoll styrgruppsmöte 5 Projekt Uppföljning av ledtider inom klinisk patologi Etapp 3 Projektet drivs inom ramen för Patientmiljarden, Insatser för att förbättra tillgängligheten och samordningen i hälso- och sjukvården, överenskommelse mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting 2018 Sveriges Kommuner och Landsting Post: 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50 info@skl.se Org nr: 222000-0315 www.skl.se
Protokoll från styrgruppsmöte 5, tisdag 2018-09-18 Närvarande: Lena Kierkegaard, styrgruppsordförande Fredrik Enlund, LT Kalmar Gunilla Gunnarsson, SKL Johan Lindholm, RCC Stockholm/Gotland Sven Täpptorp, VGR Martin Midböe, SKL Yvonne Alfes, SKL Frånvarande: Harald Grönqvist, SKL För protokollet Yvonne Alfes Distribution protokoll: Styrgruppen Protokollet publiceras på Projektplatsen Bilagor: - Syfte och mål med mötet Statusrapport Dagordning: 1. Mötets öppnande 2. Godkänna dagordning 3. Föregående protokoll 4. Statusrapport 5. Riskhantering 6. Övrigt 7. Nästa möte 1 Mötets öppnande Lena öppnade mötet. 1
2 Godkännande av dagordningen BESLUT: Mötet godkände dagordningen. 3 Föregående protokoll Protokoll från styrgruppsmöte 4, 2018-06-12 har godkänts via rutin på Projektplatsen. Protokollet finns publicerat under flik Dokumentarkiv, mapp Projektdokumentation - Etapp 3/2.1/Protokoll/material från möte/styrgrupp. 4 Statusrapport 4.1 Sammanfattning av status Bilden nedanvisar projektledningens bedömning av projektstatus i dagsläget. Projektets mål är att den framtagna, nationella modellen för uppföljning av ledtider inom klinisk patologi ska vara implementerad inom samtliga landsting/regioner vid projektets slut. Inför godkännande av projektplanen diskuterades detta mål extra i styrgruppen med tanke på kalendertiden för införandet. I den riskbedömning som gjordes under pilotprojektet framkom att risker finns att ITavdelningarna på hemmaplan inte hinner med/inte prioriterar det arbete som krävs lokalt för att genomföra pilottesten i tid. Under nuvarande projekt har kapacitetsbrist inom IT-avdelningarna lokalt lyfts fram som problem. Ett annat problem som lyfts fram är att flera landsting/regioner planerar/är i färd med att byta LIS-system. Detta påverkar datum för när implementeringen kan vara avslutad. För att uppmärksamma projektet och de problem som de lokala projektledarna lyft fram har förankring via hälso- och sjukvårdsdirektörernas nätverk genomförts, vilket projektledningen bedömer har gett resultat. Efter nästa statusrapport behöver eventuellt ny rapport ges till hälso- och sjukvårdsdirektörsnätverket. Frågan tas upp med Harald. På möte med den nationella projektgruppen 2018-09-11 ställdes följande fråga till gruppen: Bedömer du att ditt landsting/region kommer att klara nivå 7 enligt indextavlan - Produktionsdata har levererats och kan publiceras på www.vantetider.se? Om inte, vilken nivå tror du att ni uppnår? 2
Bilden nedan visar en sammanställning av svaren kompletterat med uppgifter från inkomna statusrapporter för de som inte var med på mötet. LT/Region Status Förväntat status Kommentar 2018-09-11 2018-12-31 Östergötland 3 7 Jönköping 5 7 Uppsala 4 7 Om inget tillstöter Gävleborg 3 7 Västernorrland 7 7 Kalmar 4 7 Uppgift hämtad från statusrapport Stockholm 3 6 Gotland 3 6 Se Stockholm Västra Götaland 3 5 Sörmland 4 4-5 Dalarna 3 4-5 Halland 3 Återkommer efter 24/9 Västerbotten 2 Återkommer efter 20/9 Kronoberg 4 Uppgift hämtad från statusrapport: Planerar att leverera kvalitetssäkrat testunderlag under hösten. Har ännu inte stött på några problem. Skåne 2 Uppgift hämtad från statusrapport: Befinner sig mellan punkt 2 och 3 Värmland 3 Uppgift hämtad från statusrapport: Planerar att skicka fil till testmiljö under hösten Västmanland 1 2 Norrbotten 1 Örebro 1 Blekinge 0 Jämtland Härjedalen 0 I dagsläget är planen att projektet avslutas som planerat och överlämnas till förvaltning av tillgänglighetsteamet inom vård och omsorg, SKL. Förvaltningen av uppföljningen får i uppdrag att särskilt stödja de landsting/regioner som inte nått målet. Team Tillgänglighet har regelbundna möten med tillgänglighetsnätverket som består av representanter/väntetidssamordnare från samtliga landsting/regioner. Avstämning görs även med de representanter från hälso- och sjukvårdsdirektörernas nätverk som har tillgänglighet som ansvarsområde. Frågan vad är ett realistiskt mål att uppnå innan projektet stängs ställdes. På mötet beslutades inte om någon nivå utan Martin/Yvonne fick i uppgift att ta upp frågan med Harald. 4.2 Nationell projektgrupp Bilden nedan visar att 17 av 21 landsting/regioner har utsedda projektledare/ansvariga personer lokalt för implementering av uppföljningsmodellen. 3
4.3 Status implementering 16 landsting/regioner hade levererat statusrapport inför nationella projektgruppsmöte 3, 2018-09-11. Nedanstående bilder visar aktuellt status för implementeringen, baserat på inkomna statusrapporter samt efter avstämning på nationella styrgruppsmötet. 4
Implementeringsprocess Produktionsdata har levererts och kan publiceras på www.vantetider.se Analys och praktisk kvalitessäkring av levererad data genomförd Leverans av data till SiGN-e testdatabas via automatik genomförd Verksamhetsanalys/datauttag fastställt Lokalt ansvarig för genomförande av uppdraget utsedd Beslut fattat att implementera den utökade uppföljningsmodellen Presentation av projektet/uppdraget genomförd av SKL 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 19 av 21 landsting/regioner har fått information om projektet (90 %). Tidigare har vi rapporterat 100 % baserat på att o 17 landsting/regioner via deltagande på nationella projektgruppsmöte nr 1 som genomfördes 2018-04-18 o Resterande 4 landsting/regioner har Martin varit i kontakt med per mejl och/eller telefon (Norrbotten, Jämtland/Härjedalen, Örebro, Blekinge) 16 landsting/regioner har utsedda projektledare/lokalt ansvariga för att genomföra uppdraget, (76 %). Projektledningen har i och med detta gjort bedömningen att uppföljningsmodellen kommer att införas, trots att ett officiellt beslut inte fattats 6 landsting/regioner arbetar med att fastställa datauttag/har fastställt datauttag (28 %) 2 landsting/regioner levererar data till SiGN-e testdatabas via automatik 1 landsting/region levererar produktionsdata Förnyade kontakter med Norrbotten, Jämtland/Härjedalen, Örebro och Blekinge pågår. 4.4 Stöd för återföring av resultat till verksamheten På nationella projektgruppsmöte 3, 2018-09-12 genomfördes arbete med att ta fram underlag till vidareutveckling av den funktionalitet som tagits fram under tidigare 5
projekt vad gäller QlikView, baserat på funktionalitet som tagits fram för Bild- och funktionsmedicin. Resultat av detta arbete kommer att bearbetas av projektledningen och utgöra underlag till utvecklingsarbetet. Tanken har även varit att presentera data publikt via vantetider.se. Här ställde sig projektgruppen frågande till syftet med detta. En diskussion fördes om vilka data/uppgifter som är realistiskt att presentera. Styrgruppens bedömning är att det är viktigt att presentera data både för internt bruk men också publikt. Viktigt är att det som presenteras är begripligt för målgruppen. Vården i siffror skulle kanske kunna vara ett alternativ? I arbetet med att ta fram underlag för utveckling av QlikView och/eller vantetider.se/vården i siffror bjuds Johan och Fredrik in. 5 Riskhantering Nedanstående risker identifierades under pilotprojektet. Styrgruppens bedömning var att dessa även är aktuella för nuvarande projekt, vilket gjorde att projektet ärvde risklistan. De problem som de lokala projektledarna lyfter fram bekräftar detta. Styrgruppen/Projektledningen för det övergripande projektet har inte mandat att aktivt styra resurser i de lokala projekten, vilket gör att riskhanteringen har spelat ut sin roll. Rollen blir att stötta landstingen/regionerna så att arbetet drivs framåt. 6
6 Övrigt Landstingens/regionernas IT-utveckling som har krävts för att nå projektets mål i enlighet med överenskommelsen har inte prioriterats i tillräcklig omfattning. Detta förutsågs redan under pilotprojektet som en risk. Vid sammanställning av erfarenheter från projektet behöver det belysas. Ibland läggs orealistiska förslag på hur snabbt vissa projekt ska genomföras inom ramen för de årliga överenskommelserna. Inför kommande överenskommelser försöka mixa projekten, så att inte övervikt blir på projekt som kräver IT-resurser. 7 Nästa styrgruppsmöte, nr 6 Nästa styrgruppsmöte 6, torsdag 2018-10-25, 10.00 14.00 på SKL, lokal Uranus plan 8 Syfte med mötet Godkänna underlag vidareutvecklad funktionalitet i QlikView vidareutvecklad funktionalitet i vantetider.se presentationsmaterial som beskriver vidareutvecklad funktionalitet Lena avslutade med att tacka alla för stort engagemang på mötet! 7