MEDDELANDE OM LEDIG TJÄNST FÖR ATT UPPRÄTTA EN RESERVLISTA Benämning Administrativ assistent Tjänstegrupp/lönegrad AST 3 Typ av kontrakt Tillfälligt anställd Referens VEXT/18/316/AST 3/Administrative Assistant Sista ansökningsdag 24 april 2018 kl. 24:00 lokal tid i Alicante (CET) Anställningsort Alicante, Spanien Reservlistan giltig till 31 december 2019 Antal sökande på 30 reservlistan Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet (EUIPO) anordnar ett urvalsförfarande för att upprätta en reservlista över godkända sökande. Antal godkända sökande som efterfrågas: Allmänt administrativt stöd: 14 Personalresurser: 10 Kommunikation: 6 Detta meddelande täcker tre områden. Du kan endast ansöka till ett område. Du måste ange ditt val när du ansöker online. Observera: Ange tydligt i ditt CV inom vilket område du har skaffat din yrkeserfarenhet. 1. ARBETSUPPGIFTER Administrativa assistenter spelar en viktig roll i EUIPO:s interna förvaltning, särskilt för personalförvaltning, budget- och finansfrågor och kommunikation. Sökande som väljs ut förväntas utföra administrativa uppgifter som kräver en viss grad av självständighet, enligt vad som är lämpligt, inom ett av följande områden vid någon av myndighetens avdelningar: Allmänt administrativt stöd såsom att tillhandahålla allmänt administrativt stöd till chefen och/eller personalen vid den relevanta avdelningen/den relevanta tjänsten, inklusive (när så krävs) hanteringen av dagordningar och kalendrar, och samtidigt se till att alla medlemmar är fullt medvetna om verksamheter, sammanträden och möten, bistå och vägleda gruppen och de samordnade verksamheterna vid behov,
tillhandahålla administrativt och logistiskt stöd vid anordnandet av konferenser, evenemang/projekt och sammanträden, inklusive (när så är lämpligt) av känslig eller konfidentiell natur, tillhandahålla stöd i kunskapsförvaltning och anordnande av kurser som kan röra immateriella rättigheter, utarbeta protokoll från sammanträden och presentationer, utarbeta meddelanden samt redigera och formatera elektroniska dokument, inklusive granskning av texter och onlineverktyg, tillhandahålla stöd i samband med anordnande av tjänsteresor och hantera ersättningsanspråk, organisera och upprätthålla ett uppdaterat och effektivt register (elektroniskt och i pappersform), hantera inkommande och utgående post samt telefonsamtal, tillhandahålla stöd för att se till att alla kvalitets- och dataskyddskrav följs, identifiera områden i nuvarande administrativa processer som kan förbättras och delta i interna nätverk och program för kvalitetskontroll för att förbättra det övergripande tillhandahållandet av tjänster. Personalresurser såsom att hantera administrativa frågor som rör arbetsförhållandet mellan EUIPO och dess personal, hantera administrativa frågor som rör individuella rättigheter och förmåner samt arbetsvillkor, behandla och kontrollera betalningar och ersättningar, tillhandahålla stöd som rör prestationsförvaltning och personalutveckling, organisera externa urvalsförfaranden, interna lediga tjänster, intervjuer och rekrytering, bistå vid förvaltningen av riktlinjer som rör personalresurser (förbereda genomgångar, genomföra processer/tjänster som rör personalresurser och utarbeta handlingar), utarbeta statistik/rapporter som rör personalresurser. Kommunikation: Stödverksamheter inom ramen för myndighetens kommunikationsstrategi, särskilt inom områden såsom kontakter med pressen och kommunikationsbyråer, tillhandahållande av innehållsutveckling (innehåll och utseende) för internetbaserade och tryckta kommunikationsmaterial, utarbetande av artiklar och meddelanden/rapporter om kommunikationsfrågor, anordnande av företagsevenemang/företagssammanträden, bidrag till innehålls- och utformningsfrågor som rör den officiella webbplatsen och den interna webbplatsen, tillhandahållande av innehåll för sociala medier och förvaltning av sociala medier och kommunikationsplattformar på nätet, bistånd vid audiovisuella uppgifter, inklusive videoinspelning, ljudinspelning, fotografi och webbsändning. Arbetsuppgifter för all personal: Att aktivt arbeta för att EUIPO:s mål i enlighet med den strategiska planen ska nås. Att utföra alla övriga arbetsrelaterade uppgifter och ta det ansvar som kan tilldelas av avdelningschefen.
2. BEHÖRIGHETSKRITERIER För att vara behörig måste den sökande uppfylla samtliga följande krav senast den sista ansökningsdagen: Allmänna krav 1 Vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater. Åtnjuta fulla medborgerliga rättigheter. Ha fullgjort alla skyldigheter gällande värnpliktslagstiftning. Uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för utövandet av de aktuella uppgifterna. Uppfylla kraven på fysisk lämplighet för tjänsteutövningen. Utbildning Eftergymnasial utbildning styrkt med examensbevis ELLER gymnasieutbildning styrkt med examensbevis som ger tillträde till eftergymnasial utbildning och minst tre års relevant yrkeserfarenhet. Yrkeserfarenhet 2 Minst tre års relevant yrkeserfarenhet på heltid som hör samman med och på en nivå som motsvarar uppgifterna inom ett av de områden som beskrivs under Arbetsuppgifter. Språkkunskaper Mycket goda kunskaper i engelska (som lägst nivå C1) språk 1. Goda kunskaper i ett av EU:s officiella språk (som lägst nivå B2) språk 2 3. De angivna nivåerna motsvarar den gemensamma europeiska referensramen för språk. Datorkunskaper Avancerade datorkunskaper är obligatoriska. De sökande måste ha omfattande yrkeserfarenhet av datortillämpningar såsom MS Office-paketet eller liknande (i första hand Excel, Word, Powerpoint och Outlook), sökning i databaser och på nätet. 3. URVALSKRITERIER För att välja ut de sökande som är mest kvalificerade för intervjuer och prov och de som sedan ska placeras på reservlistan baserat på resultaten av intervjun och proven kommer myndigheten att tillämpa följande kriterier: 1 Se artikel 12 i anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen. 2 Yrkeserfarenheten räknas från den dag då det relevanta examensbeviset som ger tillträde till tjänstegruppen erhålls. Om den sökande har gymnasieutbildning krävs minst sex års yrkeserfarenhet. 3 Detta språk måste vara ett annat än språk 1.
Arbetserfarenhet i en internationell miljö, helst vid EU-institutioner eller en europeisk myndighet. Särskild yrkeserfarenhet inom ett av följande områden: Administrativt stöd. Personalresurser. Kommunikation. Grundläggande kunskaper om myndighetens rättsliga ram: Tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen och/eller budgetförordningen. För området personalresurser betraktas följande som en fördel: o Ytterligare studier, examensbevis, yrkeskvalifikationer eller utbildning som rör personalresurser (såsom rättigheter). o Ett examensbevis på området socialt arbete. För området kommunikation betraktas det som en fördel att ha kunskaper om och/eller praktisk erfarenhet av datortillämpningar som rör expertområdet, såsom Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal och Liferay. Goda kunskaper i ytterligare ett av myndighetens officiella språk (tyska, franska, spanska eller italienska) utöver språk 1 och språk 2 (som lägst nivå B2). Förutom ovanstående kriterier kommer de sökande som kallas till intervju och prov även att bedömas mot följande krav: Kompetenser Särskilt följande: Kommunikation: kommunicera klart och tydligt, såväl muntligt som skriftligt. Analys och problemlösning: förmåga att identifiera viktiga fakta i komplexa frågeställningar och utveckla kreativa och praktiska lösningar. Samarbete: arbeta tillsammans med andra i grupp och över organisatoriska gränser och respektera skillnader mellan människor. Lärande och utveckling: utveckla och förbättra personlig kompetens i och kunskap om organisationen och dess miljö. Prioritering och organisation: förmåga att prioritera de viktigaste uppgifterna, arbeta flexibelt och organisera sitt eget och andras arbete effektivt. Kvalitet och resultat: ta personligt ansvar och initiativ för att leverera arbete som uppfyller höga krav på kvalitet inom ramen för fastställda förfaranden och visa tydlig kundorientering (internt och externt). Uthållighet: ha förmåga att arbeta effektivt under stress, vara flexibel och anpassa sig till en föränderlig arbetsmiljö. 4. INTERVJUER OCH PROV Första urval Behöriga kandidater vars ansökningar rankas bland de mest kvalificerade i enlighet med de urvalskriterier som anges i punkt 3 kan komma att kontaktas för att kontrollera deras språkkunskaper (framför allt muntligt på engelska), samt för att styrka deras yrkeserfarenheter och/eller andra färdigheter, kunskaper och kompetenser. Denna första urvalskontakt ger inte den sökande rätt att bli kallad till en intervju: det utgör ett steg i processen för att välja ut de lämpligaste sökande som ska kallas till en intervju.
Intervju Intervjuerna äger rum i Alicante och genomförs på engelska med tanke på arbetets natur. Övriga relevanta språk enligt vad som anges i den sökandes ansökan/cv kan komma att bedömas i enlighet med de nivåer som anges i detta meddelande om ledig tjänst. Under intervjun prövas den sökandes kunskaper inom områden som har att göra med de uppgifter som ska utföras (tekniska kunskaper och social kompetens), myndighetens verksamhet, kunskap om EU, lämplighet att utföra de uppgifter som ska utföras och lämplighet att arbeta i en internationell miljö. Prov Ett eller flera prov kommer att komplettera bedömningen av en eller flera av ovanstående aspekter. Sökande som kallas till intervju och prov får utförlig information i kallelsen. 5. ALLMÄN INFORMATION För allmän information om EUIPO:s urvals- och rekryteringsförfaranden, se följande länk. 6. HUR DU ANSÖKER För att ansöka, klicka på denna länk. Alla dokument som inkluderas som länkar eller som det hänvisas till inom ramen för detta meddelande anses utgöra en del av detta meddelande om ledig tjänst. Observera: Den sökande bör vara medveten om att den information som lämnas i ansökningar/cv/profil utgör grund för bedömningen av behörighets- och urvalskriterierna. Det är därför viktigt att läsa kraven noga och se till att den relevanta information som lämnas är så pass detaljerad att en sådan bedömning blir möjlig. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt information om utbildning och yrkeserfarenhet, framför allt exakta datum, beskrivning av ansvarsområden, utförda arbetsuppgifter och vilka verktyg som använts. * Om det finns skillnader mellan de olika språkversionerna ska den engelska versionen gälla.