KALLELSE Datum 2018-09-20 Möte nr 2 Sida 1 (3) Landstingsfullmäktige Elin Lindskog Till landstingsfullmäktiges ledamöter Till ersättare för kännedom Landstingsfullmäktige Datum Onsdag 3 oktober 2018 Tid 09:00 Plats Stufvenäs Gästgifveri, Söderåkra Tidplan 09.00 09.15 Sammanträdets öppnande Ingvar Rydén, Linköpings universitet, information om läkarutbildning 10.00 Kaffe 10.20 Fortsatt sammanträde Ingeborg Eriksson och Helena Nilsson, information om regionbildning 10.50 11.20 Madeleine Holm, SKL, ekonomiska läget nationellt Helena Leufstadius, VD Svensk kollektivtrafik 12.00 Lunch 13.00 Fortsatt sammanträde, medborgarförslag 14.30 Kaffe 15.00 Fortsatt sammanträde, interpellationer Landstingsfullmäktiges ärendelista med tillhörande handlingar finns tillgängligt för allmänheten på landstingets kansli och på landstingets webbplats, Ltkalmar.se. Mötet är öppet för allmänheten. Föredragningslista 1. Godkännande av tidplan och föredragningslista 2. Val av justerare och tid för justering 3. Anmälan av inkomna interpellationer och frågor 4. Medborgarförslag 2/2018 om att även sjukpensionärer ska få utnyttja seniorkortet Diarienummer 180263 Förslag till beslut Landstingsfullmäktige bifaller medborgarförslag 2/2018 om att även personer med sjukersättning ska få utnyttja seniorkortet inom ramen för pågående provperiod, från och med 1 januari 2019. De ekonomiska konsekvenserna arbetas in i kommande plan- och budget.
2 5. Årsredovisning och revisionsberättelse för år 2017 avseende Stiftelsen Alvar och Berta Löttigers fond för reumatiskt sjuka i norra Kalmar län Diarienummer 180567 Förslag till beslut Landstingsfullmäktige godkänner årsredovisningen för Stiftelsen Alvar och Berta Löttigers fond för reumatiskt sjuka i norra Kalmar län och beviljar styrelsen ansvarsfrihet för 2017. 6. Motion 2/2018 screening för tjocktarmscancer Diarienummer 180218 Förslag till beslut Landstingsfullmäktige besvarar motion 2/2018 med hänvisning till att sjukvårdsregionen arbetar med att ta fram ett förslag till screeningprogram för änd- och tjocktarmscancer. Överläggning landstingsstyrelsen 2018-09-19 Pierre Edström (L) föreslog att landstingsstyrelsen skulle bifalla motionen. Landstingsstyrelsen avslog bifallsförslaget. 7. Motion 4/2018 om hemtest för HPV Diarienummer 180287 Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige besvarar motion 4/2018 med att landstinget redan har påbörjat införandet av hemtest för HPV. 2. Arbetet med införandet av hemtest för HPV ska återrapporteras på regionstyrelsen under hösten 2019. Överläggning landstingsstyrelsen 2018-09-19 Malin Sjölander (M) föreslog att landstingsstyrelsen skulle bifalla ett tilläggsförslag om att arbetet med införandet av hemtest för HPV ska återrapporteras på regionstyrelsen under hösten 2019. Landstingsstyrelsen biföll tilläggsförslaget. 8. Sammanträdesplan 2019 Diarienummer 180557 Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige fastställer sammanträdesdagar för regionfullmäktige 2019 enligt följande: 31 januari, 27 mars, 4-5 juni, 25 september och den 20-21 november. 2. Landstingsfullmäktige beslutar i övrigt att vardera nämnd och beredning får besluta om sin sammanträdesplan med redovisat förslag som inriktning. 9. Överenskommelse om finansiering inför regionbildning 2019 Diarienummer 170648 Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige godkänner för sin del överenskommelsen om finansiering inför regionbildning 2019 mellan Landstinget i Kalmar län och länets kommuner. 2. Landstingsdirektören får i uppdrag att teckna avtal med länets kommuner. Landstingsfullmäktige rekommenderar länets kommuner att godkänna överenskommelsen.
3 10. Redovisning av partistöd 2017 Diarienummer 180259 Förslag till beslut Landstingsfullmäktige noterar redovisningarna av partistöd 2017 samt överlämnar dessa till landstingsstyrelsens budgetberedning inför årligt beslut om partistöd. 11. Justeringar i AB Transitios bolagsdokument Diarienummer 170601 Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige godkänner för sin del förslag till justerat aktieägaravtal, bolagsordning, instruktion för valberedning, instruktion för ägarrådet, ägardirektiv samt instruktioner för verkställande direktör, att gälla från och med den 1 januari 2019. 2. Landstingsfullmäktige uppdrar åt landstingsdirektören och landstingsstyrelsens ordförande i uppdrag att underteckna ändringsavtal. 12. Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län Diarienummer 180684 Förslag till beslut Landstingsfullmäktige fastställer Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län att gälla från och med den 1 januari 2019. 13. Interpellation 2018:23 Inomhusklimatet i landstingets lokaler Diarienummer 180658 14. Interpellation 2018:24 Hur mycket jobbar sjuksköterskorna extra i sommar? Diarienummer 180663 15. Anmälningsärenden Ulf Nilsson (S) ordförande
Ärende 4
Kalmar Länstrafik Stab och sekretariat TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-08-30 Landstingsfullmäktige Diarienummer 180263 Sida 1(1) Medborgarförslag 2/2018 om att även sjukpensionärer ska få utnyttja seniorkortet Förslag till beslut Landstingsfullmäktige bifaller medborgarförslag 2/2018 om att även personer med sjukersättning ska få utnyttja seniorkortet inom ramen för pågående provperiod, från och med 1 januari 2019. De ekonomiska konsekvenserna arbetas in i kommande plan- och budget. Bakgrund I medborgarförslag 2/2018 föreslås att även sjukpensionärer ska få utnyttja Kalmar länstrafiks seniorkort. Yttrande Seniorkortet infördes i januari 2018 på prov under två år med syfte att fler seniorer (från 65 års ålder) ska få möjlighet att resa kollektivt. Seniorkortet är ett lågpriskort som kostar 100 kronor och gäller i 30 dagar. Giltigheten för seniorkorten omfattar fria resor inom länet mellan kl. 09.00 15.00 och 18.00 00.00 i den ordinarie linjetrafiken med buss eller tåg. För detta tilldelades Kalmar Länstrafik två miljoner för 2018-2019. Införandet av kortet har varit positivt, varje månad görs cirka 30 000 resor varav hälften i Kalmar stadstrafik. Satsningen på seniorer kan kompletteras med gruppen personer med sjukersättning (tidigare benämnd sjukpensionär). Idag beräknas det finnas cirka 8000 personer med sjukersättning i vårt län som kommer att beröras vid ett genomförande av förslaget. Utökning av giltigheten till personer med sjukersättning kommer att beaktas i kommande plan och budgetarbete. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att landstingsfullmäktige bifaller medborgarförslag 2/2018. Karl-Johan Bodell Trafikdirektör Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Postadress Besöksadress Telefon 0480-810 00 vx Organisationsnr 232100-0073 Bankgiro 833-3007
Ärende 5
Landstingsdirektörens stab Kanslienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-09-11 Landstingsfullmäktige Sida 1 (1) Årsredovisning och revisionsberättelse för år 2017 avseende Stiftelsen Alvar och Berta Löttigers fond för reumatiskt sjuka i norra Kalmar län Förslag till beslut Landstingsfullmäktige godkänner årsredovisningen för Stiftelsen Alvar och Berta Löttigers fond för reumatiskt sjuka i norra Kalmar län och beviljar styrelsen ansvarsfrihet för 2017. Bakgrund Stiftelsen Alvar och Berta Löttigers fond har inkommit med revisionsberättelse och årsredovisning för 2017. Av landstinget utsedd revisor har granskat dessa och bedömer att årsredovisningen har upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och ger en i alla väsentliga avseenden rättvisande bild av stiftelsens finansiella ställning per den 2017-12-31 och av dess finansiella resultat för året enligt årsredovisningslagen. Utöver revision av årsredovisningen har det även genomförts en revision av styrelsens förvaltning för stiftelsen för år 2017. Mot bakgrund av ovanstående föreslår landstingsfullmäktiges presidium att landstingsfullmäktige godkänner årsredovisningen för Stiftelsen Alvar och Berta Löttigers fond för reumatiskt sjuka i norra Kalmar län och beviljar styrelsen ansvarsfrihet för 2017. Elin Lindskog Landstingssekreterare Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Ärende 6
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsledningen TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-08-14 Landstingsfullmäktige Diarienummer 180218 Sida 1 (2) Motion 2/2018 om screening för tjocktarmscancer Förslag till beslut Landstingsfullmäktige besvarar motion 2/2018 med hänvisning till att sjukvårdsregionen arbetar med att ta fram ett förslag till screeningprogram för änd- och tjocktarmscancer. Bakgrund I motion 2/2018 föreslår Göran Nilsson (L) att landstingsdirektören får i uppdrag att utreda ett införande av screening för änd- och tjocktarmscancer. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har yttrat sig enligt följande. Yttrande Tjocktarmscancer är en av de vanligaste cancerformerna i Sverige och drabbar män och kvinnor i ungefär samma omfattning. Obehandlad leder den till hög sjuklighet och död, om den upptäcks tidigt är utsikterna till bot mycket goda. Stockholm/Gotland införde screening för tjocktarmscancer 2008. 2011 påbörjades en tarmcancerscreening-studie (SCREESCO) där alla landsting/regioner utom Stockholm/Gotland deltar. Socialstyrelsen och landstingen/regionerna har valt att avvakta slutförandet av den, även om Socialstyrelsen redan 2014 rekommenderade införande av avföringsprovbaserad screening redan 2014. Under 2018 har dessutom Socialstyrelsens screeningråd föreslagit att populationsbaserad tarmcancerscreening skall börja införas under 2019. Ett av skälen till att man har avvaktat studieresultaten är att man velat ha ett bättre underlag till hur ett screeningprogram skall utformas, det har mycket stor betydelse för resursåtgången och därmed möjligheten att lyckas i genomförandet. En nyckelfaktor är i vilken omfattning man behöver göra coloskopier. Utgångspunkten i diskussioner inom landstinget, i sjukvårdsregionen och inom Regionalt cancercentrum (RCC) har hela tiden varit att regionen skall följa de rekommendationer som tas fram nationellt och att vi skall ta fram ett gemensamt regionalt screeningprogram. Frågan kommer att tas upp i regionsjukvårdsledningen och RCC under hösten 2018 och hälso- och sjukvårdsförvaltningen har för avsikt att återkomma med förslag om Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Postadress Besöksadress Telefon 0480-810 00 vx Organisationsnr 232100-0073 Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2018-08-14 Diarienummer 180218 Sida 2 (2) införande av tarmcancerscreening när underlag inklusive tidplan och resursbehovsberäkningar är klara. Landstingsfullmäktige föreslås besvara motionen med att det redan pågår förberedelser i sjukvårdsregionen för att ta fram ett förslag till screeningprogram för änd- och tjocktarmscancer. Johan Rosenqvist Hälso o Sjukvårdsdirektör Bilaga Motion 2/2018.
Ärende 7
TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1 (2) Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsledningen Datum 2018-08-22 Diarienummer 180287 Landstingsfullmäktige Motion 4/2018 om hemtest för HPV Förslag till beslut Landstingsfullmäktige besvarar motion 4/2018 med att landstinget redan har påbörjat införandet av hemtest för HPV. Bakgrund I motion 4/2018 föreslår Malin Sjölander (M) och Elin Landerdahl (M) att hemtest av HPV införs i Kalmar län för att nå de kvinnor som inte regelbundet gjort gynekologisk cellprovtagning. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har yttrat sig enligt följande. Yttrande I vårdprogrammet för cervixcancerprevention som fastställdes i januari 2017 av Regionalt cancercentrum (RCC), landstingens och regionernas nationella samverkansgrupp inom cancervården, rekommenderas en övergång från primär cytologisk screening till huvudsakligen primär molekylärbiologisk screening (HPV-test) för kvinnor över 30 års ålder. Molekylärbiologisk screening eller HPV-test för kvinnor under 30 års ålder är inte rekommenderat eftersom HPV-infektion som läker ut utan cellförändringar är mycket vanligt i yngre åldrar. Cervixcancer-screening för kvinnor 23-29 år ska därför även fortsatt ske med cytologisk metod och inte med HPV-test. HPV-test kan till skillnad från cytologisk metod utföras på enklare typer av prov, inklusive prov som tagits av patienten själv. För prov som blir positiva i HPV-test krävs alltid fortsatt testning med cytologisk undersökning. I vårdprogrammet rekommenderas därför för närvarande endast att självprovtagning erbjuds de kvinnor som är över 30 år och som har uteblivit från cellprovskontroll. Anpassningen till det nya vårdprogrammet har pågått sedan våren 2017. Omställningen innebär betydande konsekvenser inom laboratorieverksamheterna vad gäller analysprocess, utrustning, bemanning, ekonomi och IT-stöd. Implementering av ett nytt IT-stöd pågår. Ny analysutrustning för HPV-test har upphandlats och installerades i mars 2018. Inkörning och validering av Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Besöksadress Landstingsfullmäktige Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2018-08-22 Diarienummer 180287 Sida 2 (2) instrumentet pågår. Erbjudande om självtest för HPV kommer tidigast att påbörjas under 2019. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att landstingsfullmäktige besvarar motionen med att landstinget redan har påbörjat införandet av hemtest för HPV. Johan Rosenqvist Hälso- och sjukvårdsdirektör Bilaga Motion 4/2018.
Motion till Landstingsfullmäktige från Malin Sjölander (M) och Elin Landerdahl (M) 29 mars 2018 Hemtest för HPV Tidig upptäckt är ofta en avgörande faktor vid en cancerdiagnos, därför är det angeläget att underlätta gynekologisk cellprovtagning för alla kvinnor, men särskilt för de som av olika skäl inte gjort testet på någon av landstingets mottagningar. I Kalmar län erbjuds alla kvinnor mellan 23 och 50 år gynekologisk cellprovtagning vart tredje år. Kvinnorna blir automatiskt kallade till avgiftsfria kontroller som är ett effektivt sätt att hitta förstadier till cancer. Tyvärr deltar inta alla kvinnor i denna cancerscreening. Orsakerna är olika, till exempel att undersökningen kan kännas obehaglig eller att man inte upplever sig ha tid. Livmoderhalscancer orsakas av HPV-virus som kan orsaka olika cancerformer. Idag erbjuds flickor i åldern 10 till 12 år att vaccineras mot dessa HPV-virus. Detta gör att 70 till 75 procent av de som vaccinerats slipper få infektionen. Men, vaccinet tar inte samtliga HPV-virus, vilket innebär att man måste gå på cellprovskontroller även om man tidigare blivit vaccinerad. Region Skåne har utvecklat ett enkelt och tillförlitligt självtest för att spåra de virus som orsakar livmoderhalscancer. Eftersom självtestet görs hemma så når man fler av de som inte deltar i den vanliga cellprovsscreeningen. Om testet ger ett positivt svar så måste det naturligtvis kompletteras med fler undersökningar. Självtestet är ett sätt att anpassa provtagningen till dessa kvinnors egna villkor och möjligheter. Ett hemtest kan fastställa om man är smittad av en farlig variant av HPVviruset och därmed har ökad risk för livmoderhalscancer. Utifrån detta vill vi föreslå landstingsfullmäktige besluta att Hemtest av HPV införs i Kalmar län, för att nå de kvinnor som inte regelbundet gjort gynekologisk cellprovtagning. Malin Sjölander (M) Oppositionsråd Landstinget i Kalmar län Elin Landerdahl (M) Ledamot folkhälsoutskottet
Ärende 8
TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1 (1) Landstingsdirektörens stab Kanslienheten Datum 2018-06-25 Diarienummer 180557 Landstingsfullmäktige Sammanträdesplan 2019 Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige fastställer sammanträdesdagar för regionfullmäktige 2019 enligt följande: 31 januari, 27 mars, 4-5 juni, 25 september och den 20-21 november. 2. Landstingsfullmäktige beslutar i övrigt att vardera nämnd och beredning får besluta om sin sammanträdesplan med redovisat förslag som inriktning. Bakgrund Förslag till sammanträdesplan för 2019 avseende regionfullmäktige, regionstyrelsen och regionstyrelsens arbetsutskott, personalutskott samt budgetberedning har upprättats inom kanslienheten, regiondirektörens stab. Förslag på sammanträdesdatum för övriga instanser, förutom pensionärsrådet, funktionshinderrådet, patientnämnden samt beredningen för forskning, utveckling och e-hälsa, har tagits fram av kanslienheten. Respektive instans tar beslut om slutliga sammanträdesdatum utifrån förslaget. Moa Rosholm Handläggare Bilaga Sammanträdesplan 2019 daterad den 19 juni 2018. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Sammanträdesplan 2019 Dag Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Måndag 1 1 Tisdag 1 Nyårsdagen 2 2 1 Onsdag 2 3 1 Första maj 3 2 Torsdag 3 4 BerINV 2 4 1 3 RS** Fredag 4 1 1 5 3 5 2 4 1 Alla helg af Lördag 5 Trettondaft 2 2 6 4 1 6 3 5 2 Alla helg d Söndag 6 Trettondag 3 3 7 5 2 7 4 1 6 3 1 Måndag 7 4 4 8 6 3 8 5 2 7 4 2 Tisdag 8 5 5 9 7 4 RF 9 6 3 8 5 RUN F.sty 3 Onsdag 9 6 RS 6 RS 10 8 RS 5 RF 10 7 4 RS 9 RS AU BB 6 KTN 4 RS Torsdag 10 7 7 RUN* KTN* F.sty 11 SKL 9 6 Sv nat.dag 11 8 5 10 RS AU BB 7 SKL 5 Fredag 11 8 8 RUN* KTN* F.sty 12 SKL 10 7 12 9 6 11 8 SKL 6 Lördag 12 9 9 13 11 8 Pingstafton 13 10 7 12 9 7 Söndag 13 10 10 14 12 9 Pingtsdag 14 11 8 13 10 8 Måndag 14 11 11 15 13 10 15 12 9 14 11 9 Tisdag 15 12 12 RS AU (år) 16 14 11 BerINV 16 13 10 15 12 RS AU BB 10 Onsdag 16 RUN F.sty 13 RS AU 13 RS AU (år) PU 17 15 PU 12 BerHB BerHS 17 14 11 RS AU BB 16 13 RS AU BB 11 PU Torsdag 17 KTN 14 14 SKL 18 16 SKL 13 SKL 18 15 12 RUN* F.sty 17 14 BerINV 12 SKL Fredag 18 BerINV 15 15 SKL 19 Långfredag 17 SKL 14 SKL 19 16 13 RUN* KTN* F.sty 18 15 BerHB BerHS 13 SKL Lördag 19 16 16 20 Påskafton 18 15 20 17 14 19 16 14 Söndag 20 17 17 21 Påskdagen 19 16 21 18 15 20 17 15 Måndag 21 18 18 22 Annand p 20 17 22 19 16 21 18 16 Tisdag 22 RS AU BB 19 19 SKL 23 21 18 23 20 17 22 RS 19 17 Onsdag 23 BerHB BerHS 20 BB 20 SKL 24 RS AU BB 22 RUN F.sty 19 RS 24 21 RS AU 18 PU 23 20 RF 18 Torsdag 24 SKL 21 21 SVN 25 23 KTN 20 25 22 19 SKL 24 SKL 21 RF 19 Fredag 25 SKL 22 22 SVN 26 24 SVN 21 Mids afton 26 23 20 SKL 25 SKL 22 20 Lördag 26 23 23 27 25 22 Mids dag 27 24 21 26 23 21 Söndag 27 24 24 28 26 23 28 25 22 27 24 22 Måndag 28 25 25 29 27 24 29 26 23 28 25 23 Tisdag 29 BB 26 26 30 Valborg 28 25 30 27 24 29 26 24 Julafton Onsdag 30 27 27 RF 29 RS AU BB 26 LD-möte 31 28 25 RF 30 27 SKL 25 Juldagen Torsdag 31 RF 28 28 30 Kris.him.f 27 29 BerINV 26 31 28 SKL 26 Annand Jul Fredag 29 BerHB BerHS 31 28 30 BerHB BerHS 27 SVN 29 SVN 27 Lördag 30 29 31 28 30 28 Söndag 31 30 29 29 Måndag 30 30 Tisdag 31 Nyårsafton RF, Regionfullmäktige Regional utvecklingsnämnd, RUN Senast ändrad 2018-06-19 RS, Regionstyrelse KTN, Kollektivtrafiknämnd RS AU, Regionstyrelsens arbetutskott PN, Patientnämnd (sätter egna datum) BB, Budgetberedning Funktionshinderrådet (sätter egna datum) Pensionärsrådet (sätter egna datum) BerINV, Beredningen för invånarfrågor BerHB, Beredningen för hållbarhet och folkhälsa FSH, Folkhögskolestyrelse BerHS, Beredning för hälso- och sjukvård SVN, Samverkansnämnd Beredning för forskning, utveckling och e-hälsa (sätter egna datum) SKL, styrelse, beredning, kongress PU, Personalutskott Rf s Rf LF a * Dessa datum är länsberedning i anslutning till RUN, KTN samt FHS ** Denna styrelse är avsedd för kunskapsseminarium
Ärende 9
Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-08-13 Landstingsfullmäktige Diarienummer 170648 Sida 1 (2) Överenskommelse om finansiering inför regionbildning 2019 Förslag till beslut 1. Landstingsstyrelsens arbetsutskott föreslår landstingsfullmäktige besluta följande. Landstingsfullmäktige godkänner för sin del överenskommelsen om finansiering inför regionbildning 2019 mellan Landstinget i Kalmar län och länets kommuner. Landstingsdirektören får i uppdrag att teckna avtal med länets kommuner. Landstingsfullmäktige rekommenderar länets kommuner att godkänna överenskommelsen. 2. Landstingsstyrelsens arbetsutskott beslutar att skicka förslaget på överenskommelse till länets kommuner för en parallell beslutsprocess. Bakgrund Landstinget i Kalmar län har hos regeringen ansökt om ändring av lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630) så att landstinget i Kalmar län från och med den 1 januari 2019 omfattas av lagen och att det därmed bildas en region med ett direktvalt regionfullmäktige. Den blivande regionen ska heta Region Kalmar län. Enligt en beräkning summeras behovet av finansiering för övertagande av det regionala utvecklingsansvaret till knappt 31 Mkr. Efter att hela medlemsavgiften (ca 10 Mkr) för Landstinget i Kalmar län avräknats återstår ett behov av finansiering på knappt 21 Mkr. Den fortsatta finansieringen från kommunerna föreslås ske via årliga bidrag som baserar sig på nuvarande medlemsavgift till Regionförbundet i Kalmar län, med avdrag för den del som finansierar det kommande kommunförbundet. Bidraget uppgår för 2019 till 11,9 Mkr och räknas upp årligen under avtalsperioden som är 2019-01-01 2024-12-31. Som en del i den omställning som erfordras avstår kommunerna från sina respektive andelar i det egna kapitalet i Regionförbundet i Kalmar län. Det egna kapitalet uppgick vid utgången av 2017 till totalt ca 28 Mkr, men kommer att påverkas av resultatet för 2018. Kommunernas andel av det egna kapitalet uppgår till drygt 65 %, eller drygt 18 Mkr vid utgången av 2017. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Postadress Besöksadress Telefon 0480-810 00 vx Organisationsnr 232100-0073 Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2018-08-13 Diarienummer 170648 Sida 2 (2) Därmed möjliggörs en omställningsperiod om 2-3 år för Region Kalmar län att anpassa verksamheten. Förslaget till överenskommelse har tagits fram i samarbete med företrädare för landstinget och länets kommuner. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att fullmäktige godkänner överenskommelsen om finansiering för sin del och rekommenderar länets kommuner att godkänna densamma. Då ärendet har arbetats fram gemensamt med länets kommuner föreslås att landstingsstyrelsens arbetsutskott beslutar att skicka förslaget på överenskommelse till kommunerna för en parallell beslutsprocess. Lars Mattsson Ekonomidirektör Bilaga Överenskommelse om finansiering inför regionbildning 2019.
Överenskommelse om finansiering inför regionbildning 2019 Bakgrund Landstinget i Kalmar län har hos regeringen ansökt om ändring av lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630) så att landstinget i Kalmar län från och med den 1 januari 2019 omfattas av lagen och att det därmed bildas en region med ett direktvalt regionfullmäktige. Den blivande regionen ska heta Region Kalmar län. Ansökan har föregåtts av ett beslut som är förankrat hos såväl kommunerna i länet samt hos Regionförbundet i Kalmar län som idag innehar det regionala utvecklingsansvaret. I och med att det bildas en region övertar landstinget det regionala utvecklingsansvaret från regionförbundet. Regionförbundet har även andra uppgifter, såsom att vara intresseorgan och samordna primärkommunala frågor åt kommunerna. En utredning är gjord som talar om vilka delar av regionförbundets verksamhet som ska överlämnas till den blivande regionen och vilka delar som ska gå över till ett nybildat kommunförbund som ska hantera de primärkommunala frågorna. Ekonomi Behov av finansiering Under våren 2018 har ett underlag har tagits fram avseende behovet av finansiering av den delen av nuvarande Regionförbundet som kommer att ingå i Region Kalmar län. I underlaget har tagits hänsyn till dagens uppdrag och den finansiering som följer med in i den nya organisationen. Främst kommer verksamheten ingå i den nya Regionala utvecklingsförvaltningen, men även andra delar av Region Kalmar län kommer att innefattas. Beräkningen summeras till ett kvarstående behov av finansiering på knappt 31 Mkr. Efter att hela medlemsavgiften (ca 10 Mkr) för Landstinget i Kalmar län avräknats återstår ett behov av finansiering på knappt 21 Mkr. Fortsatt bidrag Den fortsatta finansieringen från kommunerna sker via årliga bidrag som baserar sig på nuvarande medlemsavgift till Regionförbundet i Kalmar län, med avdrag för den del som finansierar det kommande kommunförbundet. Den sammanlagda medlemsavgiften för kommunerna beräknas uppgå till 18,7 Mkr och den beräknade medlemsavgiften för det kommande kommunförbundet uppgår till 6,8 Mkr. Kvarstår gör 11,9 Mkr och fördelas mellan kommunerna på samma sätt som den nuvarande medlemsavgiften till Regionförbundet i Kalmar län. Fördelning i procent och fortsatt bidrag till Region Kalmar län för 2019 framgår nedan. Med detta upplägg blir förändringen kostnadsneutral för länets kommuner.
Kommun Andel Bidrag (Tkr) Högsby 2,8% 327 Torsås 2,9% 351 Mörbylånga 6,1% 726 Hultsfred 6,2% 741 Mönsterås 5,5% 657 Emmaboda 3,9% 469 Kalmar 26,9% 3197 Nybro 8,5% 1009 Oskarshamn 11,2% 1331 Västervik 14,9% 1770 Vimmerby 6,6% 791 Borgholm 4,5% 531 Summa 11900 Bidraget ska ses som en del i grundfinansieringen av verksamheten och är ovillkorat. Den årliga uppräkningen av bidraget sker på samma sätt som uppräkningen av medlemsavgiften i Regionförbundet räknats upp. Uppräkningen baserar sig därmed på utvecklingen av respektive kommuns skatteintäkt och statsbidrag enligt gällande bidrags- och utjämningssystem. Omställningsbidrag Efter övertagande av Regionförbundets verksamhet kvarstår därmed ett rationaliseringsbehov på drygt 9 Mkr i Region Kalmar län. Som en del i den omställning som därmed erfordras avstår kommunerna från sina respektive andelar i det egna kapitalet i Regionförbundet i Kalmar län. Fördelning av det egna kapitalet vid avvecklingen stipuleras i förbundsordningen och omställningsbidraget delges Region Kalmar län som ett engångsbelopp uppgående till samma belopp som regleras till respektive kommun vid avvecklingen av Regionförbundet i Kalmar län. Det egna kapitalet uppgick vid utgången av 2017 till totalt ca 28 Mkr, men kommer att påverkas av resultatet för 2018. Kommunernas andel av det egna kapitalet uppgår till drygt 65 %, eller drygt 18 Mkr vid utgången av 2017. Därmed möjliggörs en omställningsperiod om 2-3 år för Region Kalmar län att anpassa verksamheten. Avtalstid Denna överenskommelse gäller mellan 2019-01-01 2024-12-31 och parterna har en gemensam ambition att överenskommelsen därefter förlängs med samma avtalslängd.
Underskrifter av landstingsdirektör och kommundirektörer efter beslut i respektive instans. den / 2018 den / 2018 Landstinget i Kalmar län Högsby kommun den / 2018 den / 2018 Torsås kommun Mörbylånga kommun den / 2018 den / 2018 Hultsfred kommun Mönsterås kommun den / 2018 den / 2018 Emmaboda kommun Kalmar kommun den / 2018 den / 2018 Nybro kommun Oskarshamns kommun den / 2018 den / 2018 Västerviks kommun Vimmerby kommun den / 2018 Borgholms kommun
Ärende 10
TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1 (2) Landstingsdirektörens stab Kanslienheten Datum 2018-08-21 Diarienummer 180259 Landstingsfullmäktige Redovisning av partistöd 2017 Förslag till beslut Landstingsfullmäktige noterar redovisningarna av partistöd 2017 samt överlämnar dessa till landstingsstyrelsens budgetberedning inför årligt beslut om partistöd. Bakgrund I kommunallagen (2017:725) finns de grundläggande bestämmelserna om kommunalt partistöd. I Landstinget i Kalmar län gäller därutöver Regler för kommunalt partistöd mm. Enligt Regler för kommunalt partistöd mm. ska en mottagare av partistöd årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 4 kap. 29 första stycket kommunallagen. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter redovisningsperiodens utgång. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport ska bifogas redovisningen. Av redovisningen bör bland annat framgå i vilken mån överföringar har gjorts till delar av den egna partiorganisationen utanför länet samt vilka motprestationer som i så fall erhållits. Har redovisning och granskningsrapport enligt 4 kap 31 andra stycket kommunallagen inte lämnats in till landstingsstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd för nästkommande år. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2018-08-21 Diarienummer 180259 Sida 2 (2) Kristdemokraterna, Centerpartiet, Liberalerna, Socialdemokraterna, Miljöpartiet, Vänsterpartiet, Sverigedemokraterna och Moderaterna har inkommit med redovisningar av partistöd 2017. Redovisningarna uppfyller formkraven. Ann-Sofie Dejke Kanslidirektör Bilaga Respektive partis redovisning.
Ärende 11
Kalmar Länstrafik Stab och sekretariat TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-08-17 Landstingsfullmäktige Diarienummer 170601 Sida 1 (2) Justering av Bolagsdokument för AB Transitio Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige godkänner för sin del förslag till justerat aktieägaravtal, bolagsordning, instruktion för valberedning, instruktion för ägarrådet, ägardirektiv samt instruktioner för verkställande direktör, att gälla från och med den 1 januari 2019. 2. Landstingsfullmäktige uppdrar åt landstingsdirektören och landstingsstyrelsens ordförande i uppdrag att underteckna ändringsavtal. Bakgrund Under hösten 2017 initierade styrelsen för AB Transitio vid ett seminarium där bland annat en översyn av de styrande bolagsdokumenten genomfördes. Vid denna översyn framkom behov av att göra justeringar av ett flertal styrande dokument. Styrelsens ändringsförslag har förankrats och stämts av med ägarrådet vid ägarrådsmöte den 8 feb 2018. Ändringsförslagen framgår av bifogade tabell i bilaga 1, och förändringarna i respektive dokuments ändringsmarkeringar i bilaga 2 7. Förändringarna kräver att beslut fattas på årsstämma samt att beslut därefter fattas hos respektive ägares fullmäktige. Vid årsstämman den 24 maj 2018 beslutades att, förutsatt att samtliga fullmäktige/högsta beslutande organ ger sitt samtyck, ändra aktieägaravtal, bolagsordning, ägardirektiv, instruktion till ägarråd, instruktion till valberedning samt instruktioner till verkställande direktör enligt bilaga 2-7 Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Postadress Besöksadress Telefon 0480-810 00 vx Organisationsnr 232100-0073 Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2018-08-17 Diarienummer 170601 Sida 2 (2) Karl-Johan Bodell Trafikdirektör Bilagor 1. Bilaga 1 Sammanställning av ändringsförslag 2. Bilaga 2 Aktieägaravtal 3. Bilaga 3 Bolagsordning 4. Bilaga 4 Instruktion för valberedning 5. Bilaga 5 Instruktion för ägarrådet 6. Bilaga 6 Ägardirektiv 7. Bilaga 7 Instruktioner för verkställande direktör 8. Bilaga 8 Ändringsavtal
Ärende 12
Landstingsdirektörens stab Kanslienheten TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1 (1) Datum 2018-08-22 Diarienummer 180684 Landstingsfullmäktige Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län Förslag till beslut Landstingsfullmäktige fastställer Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län att gälla från och med 1 januari 2019. Bakgrund Ett nytt Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län med tillhörande riktlinje för nämndernas ansvar för arkiv i Region Kalmar län har tagits fram för beslut i landstingsfullmäktige. Reglementet med tillhörande riktlinje ska gälla från och med 1 januari 2019 och ersätter tidigare Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län som antogs av landstingsfullmäktige den 12 juni 2012, 45. Dokumenten har tagits fram utifrån fastställda råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Reglementet fastställer hur arkivhanteringen ska organiseras och preciserar ansvarsfördelningen för arkiven, utöver vad som framgår i bestämmelser som följer av lag eller förordning. Riktlinjen ger ytterligare information om hur reglementet ska tillämpas. Reglemente med tillhörande riktlinje ska gälla för regionstyrelsen, regionens nämnder, regionens revisorer, samt för andra organ med självständig ställning (t.ex. smittskyddsläkare). Reglementet ska även tillämpas på regionens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Elin Adén Arkivstrateg Bilagor 1. Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län 2. Riktlinje för nämndernas ansvar för arkiv i Region Kalmar län. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska följande Reglemente för hantering av arkiv gälla för Region Kalmar län. Ytterligare information om hur detta reglemente ska tillämpas finns i Riktlinje för nämndernas ansvar för hantering av arkiv i Region Kalmar län. Reglementet gäller för regionstyrelsen, regionens nämnder, regionens revisorer, samt för andra organ med självständig ställning (t.ex. smittskyddsläkare). Reglementet ska även tillämpas på regionens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Reglementet ersätter Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län som antogs av landstingsfullmäktige 2012-06-12, 45. Mål och syfte Syftet med detta reglemente är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning. Vad är arkiv? Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera nämnder bildar arkiv endast hos en nämnd, i första hand den nämnd som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. Ansvar Varje nämnd och styrelse ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje nämnd och styrelse ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Nämnden och styrelsen ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning. Omorganisation och förändrade arbetssätt När en nämnd eller styrelse förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska nämnden eller styrelsen i god tid samråda med arkivmyndigheten. Ett samråd ska vara skriftligt.
Arkivvård Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 arkivlagen. Arkivmyndigheten lämnar rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården som följer Riksarkivets föreskrifter om arkivvård som gäller för statliga myndigheter. Varje nämnd och styrelse ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård. Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade på sådant sätt att utlämnande av allmänna handlingar underlättas. Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas i en arkivbeskrivning och i en informationshanteringsplan. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska avgränsas genom fastställande av vilka handlingar som är arkivhandlingar och beslutad gallring ska verkställas. Gallring Varje nämnd fattar beslut om gallring. Inför varje gallringsbeslut ska nämnden samråda med arkivmyndigheten. Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis så begränsas allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt enligt fattade gallringsbeslut. Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av väsentliga sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Åtgärder som kan resultera i denna typ av förluster är exempelvis avställningar ur verksamhetssystem som innebär att det inte längre på samma sätt går att göra sökningar och sammanställningar eller att skanna pappershandlingar för att sedan gallra dem. För sådana åtgärder krävs gallringsbeslut. Inskränkning av möjligheten att framställa potentiella handlingar ska också betraktas som gallring. Arkivmyndigheten Regionstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för regionarkivet. Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag, förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag eller efter överenskommelse, och lämna rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården. Arkivmyndigheten ska utöver lagreglerade uppgifter även
allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering, ge råd kring hantering av arkiv till regionens förvaltningar och företag, fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, ska bilda arkiv, och i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i strid med lagstiftningen.
Riktlinje Riktlinje för nämndernas ansvar för arkiv i Region Kalmar län Syfte och omfattning Med stöd av 16 Arkivlagen (1990:782) får regionfullmäktige meddela riktlinje om arkivvården i Region Kalmar län. Denna riktlinje fastställer vad som gäller för en ändamålsenlig arkivvård för regionens styrelse och nämnder och innehåller information om hur Reglemente för arkiv i Region Kalmar län ska tillämpas. Ansvar Regionstyrelsen, regionens nämnder, regionens revisorer, samt för andra organ med självständig ställning (t.ex. smittskyddsläkare). Riktlinjen ska även tillämpas på regionens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Ändringshistorik Datum Ändring Utförd av Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 1 (9)
Riktlinje Ansvar gällande arkivvård Varje nämnd och styrelse ansvarar för vården av sitt arkiven om inte arkivmyndigheten har övertagit detta ansvar. Arkivvården syftar till att handlingar och information ska kunna återsökas, vara oförstörda och vara begripliga under mycket lång tid framåt. Arkivmyndighetens uppgift är att se till nämnderna tillfredställande vårdar sina arkiv. Nämnden ska se till att förvaltningen och verksamheterna får förutsättningar att bedriva en ändamålsenlig arkivvård och säkerställa att förvaltningen har en ansvarsfördelning avseende hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Förvaltningschefen har ansvar att se till att det finns kompetens och resurser för detta. Varje nämnd och styrelse ska utse en eller flera arkivansvariga och arkivredogörare för fullgörande av arkivuppgifter hos nämnden. Dessa ska arbeta operativt med arkivfrågorna och vara kontaktpersoner gentemot nämnden och arkivmyndigheten. Arkivansvarig ska vara en person med ledningsfunktion som kan driva dessa frågor i budgetsammanhang och vid verksamhetsplanering, det bör därför vara förvaltningschefen. Arkivredogöraren har ett mer praktiskt ansvar för att dokumenthanteringen och arkivvården sköts korrekt. Arkivansvarig ska: ha kännedom om gällande lagar och föreskrifter som rör arkivvård och hantering av allmänna handlingar samt se till att Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län tillämpas, se till att informationshanteringen inom myndigheten är uppbyggd så att en säker tillgång till allmänna handlingar garanteras i enlighet med tryckfrihetsförordningens (1949:105) bestämmelser, bevaka att arkivfrågor beaktas i budgetarbete och i övrigt planeringsarbete, övervaka förändringar vid omorganisationer, införskaffande av nya IT-stöd, nya verksamhetsrutiner m.m. samt samråda med och hålla centrala arkivfunktionen underrättad om hur dessa påverka arkiv- och informationshanteringen, upprätta arkivbeskrivning och hålla den uppdaterad, tillsammans med arkivredogörare och central arkivfunktion utarbeta informationshanteringsplan/ verksamhetsspecifik bevarande- och gallringsplan, samt se till att den fortlöpande hålls aktuell, se till att information i frågor rörande arkiv- och informationshantering sprids i den egna organisationen samt hålla centrala arkivfunktionen informerad om verksamhetens arkiv, medverka vid inspektioner/tillsynsbesök och redogöra för verksamhetens hantering av allmänna handlingar och arkiv, och Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 2 (9)
Riktlinje bevaka att handlingar/information som ska bevaras framställs med material och metoder som garanterar informationens hållbarhet och långtidsförvaring, samt se till att gällande bestämmelser om arkivlokaler följs och att arkivhandlingar/information förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Arkivredogöraren ska: ha särskilda kunskaper om bestämmelser som rör det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens hantering av allmänna handlingar och arkiv och internt kunna lämna råd och anvisningar i arkivfrågor, vara det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens kontaktperson gentemot arkivansvarig och central arkivfunktion, tillsammans med arkivansvarig hålla centrala arkivfunktionen underrättad om förändringar av organisationen som påverkar arkiv- och informationshanteringen, se till att myndigheten dokumenterar sina handlingar/information i arkivbeskrivning och systembeskrivning samt ansvara för att dessa kontinuerligt uppdateras, med stöd av arkivansvarig och centrala arkivfunktionen svara för att ta fram och revidera informationshanteringsplan/ verksamhetsspecifik bevarande- och gallringsplan, se till att arkivbildningen inom det egna verksamhetsområdet/ den egna enheten sker enligt beslutad informationshanteringsplan/ verksamhetsspecifik bevarande- och gallringsplan och (i samråd med arkivansvarig) fortlöpande verkställa beslutad gallring, svara för det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens leveranser till nämndens arkivlokaler (närarkiv eller centralarkiv) och i samråd med arkivansvarig och central arkivfunktion förbereda och ansvara för det praktiska vid leverans av handlingar till regionarkivet, se till att gällande bestämmelser om arkivlokaler följs och att arkivhandlingar/information förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst, och se till att handlingar/information som ska bevaras framställs med material och metoder som garanterar informationens hållbarhet och långtidsförvaring. Samråd med arkivmyndighet Det samråd mellan nämnd och arkivmyndighet som arkivförordningen (191:446) anbefaller gäller alla förändringar av arbetssätt och organisation som kan påverka hanteringen av arkiv. Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 3 (9)
Riktlinje Det kan vara sådant som byte av verksamhetssystem, förändring i delar av nämndens verksamhet eller något annat som kräver beslut om hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Nämnden ska i god tid samråda med arkivmyndigheten om hela eller delar av verksamheten avses bli överförd till en annan myndighet eller ett enskilt organ. Om en nämnd ska överta viss verksamhet från regionstyrelsen får arkiven från den verksamheten inte övertas av nämnden med mindre än att regionfullmäktige fattat ett särskilt beslut om överlämnandet, där det finns en redogörelse för vilka handlingar som omfattas av beslutet. Överlämnande av uppgifter som omfattas av sekretess kan behöva utredas i särskild ordning. Samråd mellan nämnd och arkivmyndighet ska även ske när en nämnd önskar att handlingar ska övertas av arkivmyndigheten. Arkivvård Av arkivlagen framgår vad som avses med arkivvård, vad som ingår i arkivvården och ansvaret för den (4-6 AL). Som grund för arkivvården ska nämnderna: redan vid registreringen av allmänna handlingar beakta deras betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Detta innebär att metoder för återsökning ska väljas som är hållbara över tid, och när handlingar framställs ska material och metoder användas som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Detta gäller både pappershandlingar och digitala handlingar. Åtkomst till handlingarna ska vara möjligt i framtiden. I arkivvården ingår att nämnderna ska: organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten till att ta del av allmänna handlingar underlättas, upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, upprätta en systematisk arkivförteckning, i vilken specifikt redovisas den information som faktiskt förvaras i myndighetens arkiv, skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar och verkställa föreskriven gallring i arkivet. Arkivlagen är teknikneutral. Det har därför ingen betydelse om de allmänna handlingarna finns på papper, film eller i elektronisk form på annat medium. Allmänna handlingar som Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 4 (9)
Riktlinje ingår i ett ärende ska enligt arkivförordningen arkiveras när ärendet slutbehandlats. I samband med arkiveringen ska nämnden ta ställning till i vilken omfattning sådana handlingar som avses i tryckfrihetsförordningen (2 kap. 9 TF) ska tas om hand för arkivering. Det gäller koncept, minnesanteckningar, mellanprodukter, eller arbetsmaterial och andra handlingar som normalt inte utgör allmän handling om inte nämnden eller styrelsen beslutar att de ska tas om hand för arkivering. Handlingar/information som inte skall tillhöra arkivet, skall rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna/arkivinformationen. Rensning sker dels av för arkivet främmande material som t.ex. plast, tape, gummisnoddar och dels av icke allmänna handlingar/information. Rensning genomförs av handläggaren och senast i samband med arkivläggning. Det krävs långsiktiga metoder för att säkerställa informationens beständighet och återsökning av den. Nämnderna ska därför följa Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) inom följande områden, om inte annat anges: arkivlokaler och förvaringsmedel papper, mikrofilm, ritfilm analoga ljud- och bildupptagningar elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Arkiven ska redovisas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 och Offentlighets- och sekretesslagens anvisningar (OSL 4 kap. 2 ). Informationsredovisning För att få en styrning av arkivhanteringen ska nämnderna ha en informationsredovisning som även utgör styrdokument för arkivvården. Informationsredovisningen innebär att nämnden redovisar och strukturerar sin information i form av allmänna handlingar och arkiv med utgångspunkt i verksamhetens processer. Detta ökar möjligheterna till förbättrad informationshantering då samma verksamhetsbaserade princip för klassificering och hantering av information används under hela informationens livscykel, inte bara för avställda och arkiverade handlingar. Den processorienterade informationsredovisningen förutsätter att nämnden tar fram en klassificeringsstruktur det vill säga en struktur som utgår från verksamheten betraktad från ett processperspektiv. Informationsredovisningen ska även bestå av en arkivbeskrivning, arkivförteckning, systembeskrivning och informationshanteringsplan. Samråd ska ske med centrala arkivfunktionen vid upprättande av dessa dokument. Redovisningen ska regelbundet, minst en gång om året, granskas och vid behov uppdateras för att sedan tillhandahållas centrala arkivfunktionen. Nämnden ska upprätta en klassificeringsstruktur som ska användas som diarieplan vid registrering, men även för att klassificera handlingar vid upprättandet av en informationshanteringsplan och arkivförteckning. Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 5 (9)
Riktlinje Nämnden ska upprätta en arkivbeskrivning enligt 6 arkivlagen och en beskrivning av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen. Beskrivningen ska ge en samlad bild över nämndens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Genom arkivbeskrivningen får utomstående uppgifter om vilken typ av information verksamheten hanterar, vilken lagstiftning som styr verksamheten, vilka sökingångar som finns, hur nämnden är organiserad m.m. Mall för arkivbeskrivning tillhandahålls av centrala arkivfunktionen. En arkivförteckning ska redovisa den information som finns i arkivet. Arkivförteckningen består av uppgifter om handlingarna och deras förvaring. Syftet med arkivförteckningen är att presentera vilka handlingar som finns och hur man återsöker dem. Arkivförteckningen ska tillsammans med myndighetens övriga dokumentation utgöra ett sök- och insynsinstrument till myndighetens allmänna handlingar. Informationsredovisningen ska också innehålla systembeskrivningar för de digitala system som används i verksamheten och som avsätter information i arkivet. Kraven på vad som ska ingå i systembeskrivningen motsvarar till stora delar vad som ska finnas med i en arkivbeskrivning och det ska finnas en för varje system. Informationshanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar och är ett redskap för nämnden att skapa enhetliga rutiner och anvisningar för hur de ska hanteras: om dokumenten ska bevaras eller gallras, hur de ska förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. Genom att upprätta en informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över de allmänna handlingar som finns i verksamheten. Mall för informationshanteringsplan tillhandahålls av centrala arkivfunktionen. Speciellt om bevarande och långtidsförvaring av digital information För digital information gäller samma krav på bevarande respektive gallring som för pappershandlingar. Den snabba tekniska utvecklingen innebär att verksamheterna hela tiden måste bevaka att informationen verkligen är tillgänglig samt vidta nödvändiga åtgärder när tillgängligheten hotas, t.ex. genom att migrera informationen till ett nytt system eller konvertera informationen till ett format för bevarande. De system som hanterar information som ska lagras över lång tid eller bevaras ska ha en funktion för export eller motsvarande möjlighet att konvertera informationen till regionens framtida e-arkiv. För att minimera kostnaderna och försäkra sig om bästa möjliga resultat ska långtidslagringen beaktas redan vid upphandling av ett nytt system. En utredning för att fastställa vilken information som ska bevaras bör göras i samband med upphandling/inköp av system eller ny funktionalitet. Flera verksamhetssystem kan vara gemensamma för flera nämnder. Arkivlagen fastställer att den nämnd som svarar för huvuddelen av upptagningen i första hand har arkivansvaret och de allmänna handlingarna bildar arkiv hos den nämnden. Om flera nämnder svarar för ungefär Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 6 (9)
Riktlinje lika stor del av en upptagning fattar regionfullmäktige beslut om att arkivmyndigheten får befogenhet att fatta beslut om vilken nämnd som ska bilda arkiv. Gallring och avhändande Varje nämnd och styrelse fattar beslut om gallring. Beslut om gallring dokumenteras i informationshanteringsplanen. Inför varje gallringsbeslut ska nämnden samråda med arkivmyndigheten. Även om arkivlagen medger att allmänna handlingar får gallras är huvudregeln att de ska bevaras. Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. All gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i offentlighetsprincipen och begränsar möjligheten till insyn. Informationsförluster försvårar regionens möjligheter att verifiera beslut och kan till exempel innebära osäkerhet kring den enskildes rättssäkerhet och i övrigt på vilka grunder regionens myndigheter fattat beslut. Det är inte mängden information eller kostnaderna som bör avgöra besluten om att gallra allmänna handlingar. Det är innehållet i handlingarna som är av betydelse för att tillgodose ändamålen med att bevara allmänna handlingar. Det är därför viktigt att gallringsutredningar genomförs och att beslut om gallring sker medvetet och uttänkt. Gallringsbara handlingar bör förstöras utan dröjsmål. Sekretessmarkerade handlingar ska förstöras under kontrollerade former. Överlämnande och utlån Överlämnande till arkivmyndigheten Nämnden kan överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten, antingen efter överenskommelse mellan nämnden och arkivmyndigheten eller efter ett ensidigt beslut av arkivmyndigheten. Överlämnande av arkiv till arkivmyndigheten kan också ske löpande. Detta sker efter samråd mellan nämnden och arkivmyndigheten och fastställs i en informationshanteringsplan. Centrala arkivfunktionen delegeras rätten att fatta beslut om mottagande och att ingå överenskommelse från arkivmyndighetens sida. Före överlämnandet ska verkställd gallring vara utförd. Gallringsbara handlingar förvaras och hanteras hos respektive nämnd om inte annat överenskommits. Vid överlämnande av handlingar till arkivmyndigheten ska arkivmyndighetens riktlinjer följas. Efter överlämnandet övergår ansvaret för handlingarna till arkivmyndigheten. Eftersom regionfullmäktige inte står under arkivmyndighetens tillsyn kan arkivmyndigheten inte överta regionfullmäktiges arkiv. Även om regionfullmäktige önskar deponera sitt arkiv hos arkivmyndigheten kvarstår det formella ansvaret för arkivvården hos regionfullmäktige. Överlämnande till annan nämnd eller myndighet när verksamheten upphör Om en nämnd upphör och verksamheten inte tas över av annan nämnd ska arkivet, enligt arkivlagen, överlämnas till arkivmyndigheten inom 3 månader. Regionfullmäktige kan besluta om en annan tidpunkt, till en annan nämnd eller myndighet eller att det överlämnas på viss tid Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 7 (9)
Riktlinje till ett enskilt organ med stöd av lag (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. I dessa fall ska nämnden i god tid samråda med arkivmyndigheten. Utlån Enligt 7 arkivförordningen får en nämnd eller styrelse låna ut arkivhandlingar till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål, samt till sådana organ som avses i 2 1 arkivlagen. Efter beslut i regionfullmäktige, med stöd av 16 lag (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, kan allmänna handlingar även lånas ut till ett svenskt enskilt organ och förvaras där under en viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Lån ska tidsbegränsas och nämnden ska bevaka att återlämning sker. En förutsättning för utlån är att det sker enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Överlämnande enligt lag (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring till ett enskilt organ kan bli aktuellt vid en omorganisation som innebär att kommunala verksamheter kommer att privatiseras, alltså helt övertas av en privat huvudman, och det enskilda organet i sin verksamhet behöver ha tillgång till myndighetens handlingar. När det enskilda organet inte längre behöver handlingarna ska de återlämnas till regionen. Det är därför nödvändigt att specificera vilka handlingar som omfattas av den tillfälliga förvaringen och när de ska återlämnas. Bestämmelserna om överlämnande och annat avhändande är enbart tillämpbara i de fall den kommunala nämnden eller en verksamhet inom nämnden helt upphör och där verksamheten har privatiserats och regionen inte längre har med uppgiften att göra. Det innebär att det inte är tillämpbart i de fall nämnden lägger ut verksamheten på entreprenad och fortfarande enligt lag ansvarar för uppgiften 1 Arkivmyndigheten Regionstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för regionarkivet. Arkivmyndigheten får delegera befogenheter till regionens arkivstrateg eller motsvarande, med rätt till vidaredelegering till handläggare med arkivuppgifter. Centrala arkivfunktionen är arkivmyndighetens verkställande organ och ansvarar på uppdrag av arkivmyndigheten för regionarkivet. Arkivmyndighetens lagreglerade uppgifter är att samråda med nämnderna, svara för tillsynen av arkivvården hos nämnderna samt att vårda arkiven som de övertagit enligt överenskommelse eller enligt lag. Arkivmyndighetens särställning i lagstiftningen innebär att de har rätt att ta emot arkivhandlingar från andra nämnder, rätt att duplicera upphovsrättsskyddat material, överta sekretess fullt ut vid övertagande av arkiv från annan nämnd och är undantagen från anmälningsskyldighet för personuppgifter. Ytterligare lagstadgad rätt för arkivmyndigheten är att föreskriva att uppgifter i nationella och regionala 1 Proposition 1993/94:113 Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter, s 29. Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 8 (9)
Riktlinje kvalitetsregister som ska gallras får bevaras och att ta emot enskilda vårdgivares journaler efter beslut av Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Tillsyn Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera arkivvården hos de myndigheter som står under dess tillsyn. Syftet är att kontrollera att det finns goda rutiner som säkerställer åtkomst till arkiv på kort och lång sikt. Tillsyn av arkiv är att betrakta som verkställighet av en i lag föreskriven uppgift. Genom tillsynen kan arkivmyndigheten föreslå åtgärder för att rätta till eventuella brister och felaktigheter hos myndigheterna. Arkivmyndigheten kan som ett led i sin tillsyn fatta ett ensidigt beslut om övertagande av arkiv från en myndighet som den har tillsyn över om myndigheten inte följer arkivreglementet och denna riktlinje. Regionfullmäktige är inte en myndighet och ska därför inte bli föremål för tillsyn, men ska ändå följa arkivlagens regler. Dokumentnummer: Ifylls ej Verksamhet: Region Kalmar län Gäller från: Datum Version: Siffra Godkännare: Landstingsfullmäktige Informationssäkerhet: K (2) R (2) T (2) S (2) Upprättare: Arkivstrateg Referens: 9 (9)
Ärende 13
Ärende 14
Ärende 17
Kompletterande handlingar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-06-12 Sida 1 (26) Landstingsstyrelsen Tid och plats Beslutande Närvarande ej tjänstgörande ersättare 10.00 14.00, Magistern, Kalmar kommunhus Anders Henriksson (S) ordförande Christer Jonsson (C) vice ordförande Jessica Rydell (MP) vice ordförande Lena Segerberg (S) Linda Fleetwood (V) Yvonne Hagberg (S) Jonas Hellberg (S) ersättare för Gunilla Johansson (S) Peter Högberg (S) Maria Ixcot Nilsson (S) Anette Rogö (C) ersättare för Malin Sjölander (M) Monica Ljungdahl (M) Lennart Hellström (M) Kaj Holst (M) ersättare för Gudrun Brunegård (KD) 83-87 Gudrun Brunegård (KD) 88-107 Pierre Edström (L) Claus Zaar (SD) Angelica Katsanidou (S) Britt Wireland Sorpola (S) Ragnar Olsson (V) Jimmy Loord (KD) Bo Karlsson (SD) Tjänstepersoner Ingeborg Eriksson Ann-Sofie Dejke Justering Justering sker digitalt Sekreterare Paragrafer 83-107 Elin Lindskog Ordförande Anders Henriksson (S) Justerare Lennart Hellström (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Landstingsstyrelsen Sammanträdesdatum 2018-06-12 Datum då anslaget sätts upp 2018-06-20 Datum då anslaget tidigast tas ned 2018-07-12 Förvaringsplats för protokollet Protokollet finns tillgängligt på landstingets diarium samt hemsida Ltkalmar.se Justerandes sign