Protokoll Distriktsrådsmöte nr 1 Lia 2011-09-24 Närvarande: Hans Hallberg LC Falkenberg; Anette Sjöberg, LC Harplinge, Bert Oredsson LC Vittsjö/Bjärnum, Staffan Wyke LC Älmhult; Paul Månsson LC Åstorp; Jan-Erik Fälth, LC Bankeryd; Bjerne Nyander LC Huskvarna; Britt-Marie Weidby LC Jönköping; Anette Axelsson LC Huskvarna; Bo Sigeback LC Vittsjö/Bjärnum; Kjell-Arne Svensson LC Simlångsdalen; Per-Ivar PI Hellberg LC Lönsboda; Kurt Lyngfelt LC Simlångsdalen; Rolf Täljegård LC Oskarström; Bengt Ekeroth LC Oskarström; Bent-Åke Alfredsson LC Oskarström; Erling Pettersson LC Smålandsstenar; Leif Eskelid LC Falkenberg; Hans Gustafsson LC Perstorp; Boo Nilsson LC Åstorp 1. Mötets öppnande DG Hans Hallberg hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Val av sekreterare Till sekreterare valdes Anette Sjöberg 3. Val av justeringsmän Till justeringsmän valdes Bert Oredsson och Boo Nilsson 4. Närvarolista upprättades. 5. Tillkommande frågor 23A LC Markaryd 23B Trädplantering 23C STIM 6. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes med tillägg enligt 5 7. Firmatecknare Till nya firmatecknare var för sig utsågs DG Hans Hallberg och DK Magnus Johansson 8. Convention 2011 i Seattle, USA DG Hans Hallberg informerade om Convention 2011 i Seattle, där inledningsvis 752 nyblivna DG från hela världen utbildades under ledning av Past International President Kajit KJ Habanananda från Bangkok, Thailand och gav en kort presentation av Lions Clubs Internation President Wing-Kun Tam, den första personen från Kina som valts till International President. Skandinaviens Lions kom detta år trea i sin klass i den traditionella paraden, där vår DG Hans Hallberg hade äran att föra fram Grönlands fana. 9. Ekonomi och budget IPDG Paul Månsson gick, i DK Magnus Johansson, igenom resultat- och balansräkningarna för -föregående år. Kan noteras att zonerna har möjlighet att fakturera distriktet för ZO:s klubb-besök, med en resa+omkostnader per klubb i respektive zon. Zonerna 3, 4 & 5 har inte utnyttjat den möjligheten under föregående år. Leif Eskelid ZO zon 4 tog upp frågan om kostnad för zonaktiviteteter, där omkostnader för zonen borde kunna debiteras distriktet. BESLUT att distriktet tar kostnaden för en låda (800 st) informationsfoldrar för den zonaktivitet 13-16 oktober, som zon 4 kommer att genomföra på Gekås i Ullared för att försöka attrahera nya medlemmar, samt samla in pengar till Världens Barn insamlingen som pågår under samma tidsperiod. Staffan Wyke informerade om den planerade återuppbyggnaden av barnhemmet i Haapsalu i Estland. Lions Club har haft två representanter i Estland, med uppgift att kontakta lokala Li- 1 av 6
onsklubbar för att administrera hjälpen till återuppbyggnaden. Det finns två Lionsklubbar i området, en med bara kvinnor och en som för en något tynande tillvaro. Ett samarbete, som fungerar bra, har startats med den lokala kvinnoklubben. Det finns försäkringar som täcker kostnaderna för att återuppbygga byggnader, men det kommer att behövas pengar för utrustning av olika slag. Det finns för närvarande ca 96.000 kronor hos DK för detta ändamål och LC Älmhult har samlat in ca 300.000 kronor ytterligare, som väntar att användas för projektet. LC Älmhult kommer att förmedla pengar, via den lokala klubben i Haapsalu, när det finns ett behov. För närvarande är barnen utplacerade på olika platser i området och arbetet med att bygga upp barnhemmet på nytt har bara precis startat. Det finns enligt Staffan Wyke en uppgift om att behovet ligger på omkring 750.000 kronor, så klubbarna uppmanas att fortsätta sända in medel för att hjälpa. Frågan om huruvida de 103.000 kronor som enligt beslut skall betalas tillbaka till klubbarna har återbetalts eller inte. Frågan lämnades vidare till DistriktsKassören inför DK+Extra DM den 25 september. 10. FUU-kommittén DG Hans Hallberg gick kort igenom handlingsplanen med sammanfattning enligt följande: Handlingsplan för framtid och utveckling Ingen klubb skall minska i medlemsantal Klubbsupporten skall förbättras Bjud in nya medlemmar till informationskvällar zonvis GMT ersätter MERL GLT ersätter LDC Kontroll och uppföljning Aktivt arbete inom Lions Följ upp Nepal-projektet 11. IRC IPDG Paul Månsson kommer på DK i morgon att visa ett bildspel med information om vad LCIF gör, hur de arbetar och var pengarna från deras verksamhet kommer ifrån. Jan-Åke Åkerlund som är informationsansvarig för LCIF har tagit fram statistik, men siffrorna stämmer inte vad gäller 101SV:s andel insatta medel. Information om detta kommer att lämnas till Jan-Åke. Jan-Åke Åkerlund har lämnat ett förslag om att klubbarna i distriktet skall betala in 40 kronor/medlem till LCIF ur aktivitetsmedel. Pengarna betalas in till distriktet, som vidarebefordrar dem till LCIF. Vidare lästes ett brev från Jan-Åke Åkerlund, med anledning av den kvinna (Josefin Svensson) som ringde Ring P1 och uppmanade svenska folket att inte ge några pengar till hjälporganisationer med hänvisning till att administrationen i dessa organisationer kostar för mycket. Svarsbrevet med information om hur vi inom Lions hanterar vår verksamhet, bland annat med information om att vi har två separata kassor för aktivitetsmedel och administrativa medel, har skickats till Ring P1. Alla distrikt har uppmärksammat händelsen och det planeras en massiv insats för att informera om hur vi Lions arbetar. 12. Kommittén för Humanitär verksamhet Britt-Marie Weidby kommer att visa 2 bildspel, om Röda Fjädern och Glasögoninsamlingen, på morgondagens DK. Av diabetesfondens Diamyd-projekt för forskning kring de som ännu inte har utvecklat någon diabetes, har alla utom ett avslutats några månader innan de planerade avslutas. Det är tråkigt, men händer då och då inom forskning. Det kommer inte att tecknas något nytt avtal mellan Lions Club och Specsavers, men insamlingen fortsätter som tidigare i Lions egen regi. Det finns nu en insamlingslåda att beställa på Lions hemsida för att underlätta insamlandet. 2 av 6
Leif Eskelid uppmärksammade att vissa klubbar har lyckats anordna gratisfrakt för glasögon och efterlyste att distriktet tittar på möjligheten att träffa bra avtal med någon speditör som i framtiden kan åta sig att transportera våra glasögon, helst utan kostnad. Leif Eskelid passade dessutom på att informera om de tunnor som LC Falkenberg har tagit fram för olika insamlingsändamål och aktiviteter. Det finns tunnor att köpa och de kostar 500 kronor/st. Anette Axelsson informerade om att två personer kommer att åka till skolan i Odari i Nepal under 6 veckor i oktober-november. De som åker är Hans Sunesson från Bankeryd och Hem Mattiasson från Hässleholm och förutom att undervisa flickorna i engelska kommer de att ta hand om sådant som behöver repareras. Det gäller fönster, el och övrigt underhåll. 2 personer från Campusklubb Syd kommer även de att åka som volontärer i januari-februari nästa år. Där betalar distrikt Syd kostnaderna men vi anordnar volontärplatserna. Dessutom har två tjejer varit i Tanzania som volontärer sedan det senaste mötet. 13. IT Medlemsutvecklingen har en fortsatt dalande trend. Just nu ligger vi på -6 medlemmar i förhållande till föregående år. Skrea Lionet har betalt in sina avgifter, men de har ännu inte registrerat någon styrelse. Det har kommit påminnelse från USA om detta. DG Hans Hallberg tar kontakt med dem om detta. Vi har sedan tidigare ett abonnemang på en Multimail-tjänst för att enkelt kunna skicka ut mail till samtliga medlemmar i distriktet. Den här tjänsten kostar 1300 kronor per år. BESLUT: distriktsrådet beslutade att förnya detta abonnemang även för innevarande verksamhetsår. Multipeldistriktet har efterlyst ett IT möte på riksnivå där en från varje distrikt + Kjell-Arne Svensson, som ansvarig för hjälptexterna, har kallats. Kostnaden beräknas till ca 2000 2500 kronor per person. BESLUT: Distriktsrådet beslutade att kostnaderna för IT ansvarig Bengt Ekeroth och hjälptextansvarig Kjell-Arne Svensson, skall täckas av distriktet. Distriktets hemsida: I princip är alla rubriker och sidor nu gjorda. Alla gamla protokoll kommer att läggas över på den nya hemsidan av Bengt Ekeroth och när det är klart kommer den gamla sidan att stängas. VDG Per-Ivar Hellberg gav IT-ansvarig en eloge för den framtagna hemsidan, som han anser vara mycket bättre och finare än övriga distrikts hemsidor. 14. Rapport från GR-möte nr 2 i Uppsala YEC-konferensen har flyttats till den 1-2 oktober. Leif Eskelid är inbjuden som ansvarig lägerchef för Camp Origin Fegen. Det behöver klargöras hur upphandlingen av resor skall gå till Ligger det på MD. Rutinerna bör ses över och totalkostnaden klarläggas, då det tillkommer kostnad för ryggsäck, pins etc. som var och en av deltagarna skall ha med sig till lägret. Tullen har begärt 1.000.000 kronor av Lions för de tält som levererats till Sverige. Tälten tillverkas i Kina, går till ett tullfritt lager, därefter till Kristinahamn i A9:s lokaler, vilken även det är tullfritt, där packas tälten om av Kristinehamnsklubben, varefter paketen slutligen skickas ut. Förhandlingar pågår med tullen under ledning av Alf Bakken, som nu efterlyser information om hur många tält som finns i distriktet. Respektive zonordförande uppmanas snarast inkomma med information om hur många tält som finns i respektive zon. Kungens jubileums fond Klubbarna kan ansöka om bidrag på mellan 10 och 30.000 kronor för vettiga projekt. LQ-förändring DG Hans Hallberg informerade om de förändringar som har gjort med sammanslagningen av LQ-kontoret och Lions-kontoret Natascha Anderssons barnläger Distrikt U har varit på plats och gått igenom och kontrollerat bokföringen och de borgar för att allt sköts på rätt sätt. NSR Projekt efterlyses. NSR betalar inte ut något bidrag innan en eventuell andra part har betalt ut sin del. Det kommer att väljas en ny nordisk koordinator som håller i koordination av resor, get together party etc. för NSR. Klubbarna skall anmäla deltagare till Riksmöte, inte som ofta har skett hitintills att den deltagande själv anmäler deltagande. Motion om tillgång till medlemsregistret avslås. 3 av 6
Lionkontoret är nytt. Det byggs om för fullt just nu. Anders Medin är ny kontorschef från och med den 1 september med en halvtid på Lionskontoret och en halvtid för Lions Quest. Stefan Kanders har därmed slutat sin anställning för Lions Quest. Afrikas Horn. Fram till nu har över en miljon betalats ut för hjälp till Afrikas Horn. MD har betalat ut 500.000 kronor, LCIF har betalat ut en del och en del har kommit från klubbarna. IP Wing Kun Tams besök, som var planerat att ske i samband med Europaforum i Maastricht är uppskjutet till nästa vår. Mer information finns inte i nuläget. Årsredovisning Klubbarna slarvar med att lämna in sina årsredovisningar. Det finns blanketter att fylla i på MD:s hemsida. Den årliga klubbaktivitetsrapporten skall lämnas in innan den 30 september. Trädplantering Detta projekt som går ut på att plantera 1.000.000 träd över världen uppmärksammades stort på Convention 2011 i Seattle, USA. Målet 1.000.000 träd har enligt uppgift redan nåtts globalt. Vårt mål i 101-SV är 1200 träd, en per medlem. Vi planerar inget särskilt projekt i nuläget. Nästa GR-möte kommer att hållas i Linköping i november. 15. Conventionlotteri Detta kommer att hanteras som tidigare år. Kostnaden är 40 kronor per lott och detta skall helst betalas in senast den 31 oktober, dock senast innan DR-mötet i Åstorp den 19:e november. 16. Världens Barn Världens barninsamlingen äger rum den 8:e och 15:e oktober. Respektive klubb tar kontakt med sin kommunsamordnare. Bo Sigeback och Anette Axelsson presenterade ett förslag på nytt profilprojekt för världens Barn. Det är ett nytt projekt i Nepal, en skola för att utbilda turistvärdionnor som på olik sätt skall serva turister som guider, på hotel etc. Placeringen av skolan blir utanför huvudstaden Katmandu med utsikt över Himalaya. Målgruppen är flickor mellan 14 och 18 år, utbildningen är 2-årig och totalt kommer det att finnas plats för 50 elever på skolan 25 i varje årskurs. Kostnad för projektering, byggande och 2 års drift uppgår till 2,7 miljoner kronor där en ansökan enligt BESLUT kommer att skickas in till Alf Bakken från 101-SV. Förslag på profilprojekt skall väljas ut i november 17. GMT/GLT Kurt Lyngfelt ansvarig för GMT har tagit fram ett verktyg för att presidenterna skall kunna följa den gemensamma handlingsplanen. Det gäller att behålla medlemmar, identifiera varje medlems behov och snabbt hjälpa dem att komma in och känna delaktighet, faddern är viktig och om faddern inte vill arbeta med fadderuppdraget skall en annan fadder utses. Kurt vill trycka på att vi måste bli attraktiva klubbar där trivseln är det viktigaste, att vi håller korta möten, gör gemensamma utflykter, samkväm etc. En klubbmästare med fantasi är en fördel. Vi måste bli bättre på att identifiera möjliga nya medlemmar och söka på nya platser, t.ex. i idrottsrörelsen, kvinnorörelsen mm. Sätta mål som är anpassat till klubben. Att hålla fokus på prestation ger oftast bättre reslutat än att fokusera på resultatet (exempel från idrottsrörelsen - där man vinner på att spelarna i ett lag fokuserar mer på att prestera bra än på att vinna en match en bra prestation gör ofta att vinsten kommer). Synlighet är också viktig, att vi stärker varumärket Lions, skapar bra kontakter med pressen. Ett exempel kan vara att ta fram redaktionellt färdiga texter. Håller man sig till 80 ord, får man nästan alltid in det i lokalpressen. Utse en facebook ansvarig i varje klubb. Se till så att det finns en medlemsordförande i varje klubb. Nämnas kan även att vi har ett lågt antal kvinnor i vårt distrikt, endast 8% vilket är sämst i landet. Genomsnittet ligger på 15-20% Även klubbesök är viktiga, så att förslag återkopplas till respektive klubb. Tre punkter vill Kurt trycka på som behöver ett intensivt arbete: 1. Öka trivseln i klubbarna 2. Återupprätta en klubb i Markaryd 4 av 6
3. Ge ZO i uppdrag att rapportera om klubbar som behöver stöd med medlemsutvecklingen. Rolf Täljegård redovisade att han och Kurt Lyngfelt har varit på utbildning i Gävle. Den gav tyvärr inte så mycket som de hade önskat. Rolf kommer att ta fram ett bildspel som hjälp för klubbarna Målet är att alla Lionsmedlemmar skall kunna svara på frågan vad Lions är och vad vi sysslar med. Det är klubbpresidenternas ansvar att se till så att medlemmana får den här utbildningen. Distriktet svarar för utbildning av ZO, ZO svarar för utbildning av klubbpresident, sekreterare, kassör, medlemsansvarig, programansvarig. Rolf tittar för närvarande på möjligheten att samordna fackubildningarna för samtliga klubbar i distriktet samtidigt. Det handlar då om 5 personer x 40 klubbar, alltså totalt ca. 200 personer. Han återkommer med ytterligare information om detta senare. 18. Lions Quest Anders Medin som är nyanställd på LQ-kontoret i Sverige har tidigare erfarenhet från Lions Quest i USA. Lions Quest kontoret är nu mycket positiva till skolverkets utvärdering, som framhävde att vårt program är ett värdegrundsprogrram. En informationskampanj är under utarbetande i Zon 3 (Halmstads och Laholms kommuner) och kommer att sjösättas i dagarna. Det har tagits fram ett digitalt mätinstrument Elevator som är ett utvärderingsverktyg som efterfrågats av skolorna och som kommer att lyfta programmet ytterligare. Den 18:e oktober kommer det att hållas en kurs i ämnet i Helsingborg. Det skall finnas en LQ ansvarig i varje klubb och en säljare i varje Zon. 19. Nepal Vi behöver utveckla och utöka antalet faddrar. Ett samarbete har kommit i gång med 101S. 20. Lions forskningsfond Åke Björkman har gjort ett mycket bra jobb med Forskningsfonden, tyvärr var hand förhindrad att delta, utan Bjerne Nyander informerade om att samtliga ZO kommer att få var sin kartong med informationsmaterial att dela ut till klubbpresidenterna i zonerna. Det finns nu en ny hemsida med ett 90-konto. Forskningsfonden drivs av SV, SM & A-distrikten tillsammans. 21. Ungdomsverksamhet I år kommer zonerna 3 och 4 att samverka om genomförandet av ungdomslägret 2012, vilket är unikt. Laholm, Halmstad, Falkenberg och Hyltebruks-kommuner kommer att ta fram ett program per kommun, men förutom fastlagda program kommer det att finnas tid för bland annat helstekt gris och nöjen. Bo Sigeback informerade om det projekt som Vittsjö/Bjärnum driver tillsammans med skolorna i deras område och föreningen Smart Ungdom. Bitte Jacobsson Skolsköterska kommer tillsammans med Emily från Smart Ungdom att informera om projektet på DK i morgon. 22. Agenda inför DK Staffan Wyke föreslås som ordförande för Extra DM den 25:e september. Hans Hallberg är ordförande för DK. Justeringsmän föreslås samma som i dag: Bert Oredsson och Boo Nilsson Till sekreterare föreslås 2:e vice DG Sten-Åke Ödman Röstlängden är klar: 83 deltagare och 70-75 delegater Dagordningen för DM+DK gicks igenom och godkändes. Rapport från zonerna förväntas komma in till nästa DR i Åstorp den 19:e november 23. Tillkommande frågor 23.A Markaryd PI har varit i kontakt med Markaryd. De har haft Luciafirande som huvudprojekt, vilket Markarydsborna gärna vill behålla. Han har påbörjat arbetet med att få ihop en ny klubb och för det be- 5 av 6
hövs ett presidie med president, vilket redan är klart. PI är sammankallande angående frågor som rör Markarydsklubben 23.B STIM Varje klubb betalar 350:- per år i STIM avgift. Om antalet besökare överskrider 500, faktureras klubbarna separat med angivande av musiklista etc. 24. Övriga frågor Inga övriga frågor tog upp 25. Sammanfattning & Avslutning DG Hans Hallberg sammanfattade dagens möte och tackade DR för ett väl genomfört DR-möte, som avslutades på utsatt tid. Sekreterare Justeras Justeras Anette Sjöberg Bert Oredsson Boo Nilsson 6 av 6