Kallelse Kommunfullmäktige 2017-02-09 Kommunfullmäktige sammanträder torsdag 2017-02-23 kl 18:00 i Kommunfullmäktiges sessionssal, Stadshuset Celso Silva Goncalves Ordförande
Kallelse Kommunfullmäktige 2017-02-06 Kallelse/Ärendelista 23 februari 2017 Nr Ärende Dnr 1. Information 2. Inkomna motioner och medborgarförslag 3. Inkomna interpellationer och frågor 4. Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 2016/784 5. Regler för inkallande av ersättare 2017-2018 2017/21 6. Revidering av reglemente för krisledningsnämnden 2016/284 7. Ansökan om investeringsmedel för IT-inventarier 2017 2016/746 8. Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 4, 2016 enligt 2017/17 socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) 9. Svar på motion om att ny rese- och mötespolicy för anställda och 2016/398 förtroendevalda tas fram 10. Valärenden I tur att justera 2016-03-01 kl. 18.00: Aila Kiviharju (SD) och Emma Dahl (NU) Ers: Eva Grönbäck (M) och Margareta Juliusson (M) Reserver: Catarina Rylid Örtendal (M) och Susanne Arneborg (V) Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska ledamot - eller ersättare som skall tjänstgöra i ledamots ställe - snarast möjligt anmäla förhinder att närvara vid sammanträdet. Ring kansliet, tel 59 50 15 eller e-post mona.brolin@ulricehamn.se
Information
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 1 av 1 34/2017 Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 Dnr 2016/784 Sammanfattning Socialdemokraterna, Centerpartiet och Liberalerna har bildat en ny politisk majoritet i Ulricehamns kommun och lämnar in ett nytt kommunalpolitiskt handlingsprogram för 2017-2018. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse 2016-12-22 från kanslichef 2 Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 antas. Förslag till beslut på sammanträdet Inga-Kersti Skarland (S), Roland Karlsson (C) och Birgit Andersson (L) yrkar bifall till ordförandens förslag. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 antas.
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning 2016-12-22 Tjänsteskrivelse - Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 Diarienummer 2016/784, löpnummer 4499/2016 Sammanfattning Socialdemokraterna, Centerpartiet och Liberalerna har bildat en ny politisk majoritet i Ulricehamns kommun och lämnar in ett nytt kommunalpolitiskt handlingsprogram för 2017-2018. Förvaltningens förslag till beslut Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 antas. Ärendet Socialdemokraterna, Centerpartiet och Liberalerna har bildat en ny politisk majoritet i Ulricehamns kommun och lämnar in ett nytt kommunalpolitiskt handlingsprogram för 2017-2018. Beslutsunderlag 1 Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 Beslut lämnas till Kommunchef Ekonomichef Författningshandboken Pehr Johansson Kanslichef
Kommunalpolitiskt handlingsprogram 2017-2018 Tillsammans utvecklar vi Ulricehamns kommun
Kommunen ska genomsyras av människors lika värde, självförtroende, solidaritet och tron på att framtiden går att förändra. Rasismen och fördomarna i vårt samhälle begränsar människors liv, skapar hinder och murar och reducerar oss till hudfärg, vår sexuella läggning, vår könsidentitet, vår religion eller vårt ursprung och det är oacceptabelt i ett demokratiskt samhälle. I Ulricehamns kommun råder utvecklingsoptimism och tillväxt. Kommunen gynnas av sitt geografiska läge och sin varierande näringslivsstruktur med såväl handel som tillverkningsindustri och turism. Dessutom ligger två stora arbetsmarknadsregioner inom pendlingsavstånd. Detta skapar förutsättningar för att fortsätta att skapa en positiv utveckling inom alla områden. Ulricehamn har de senaste åren vuxit. För fortsatt tillväxt i syfte att nå målet om 25 000 invånare krävs att kommunen fullföljer arbetet med att skapa fler attraktiva boendemiljöer i hela kommunen. Arbetet med en hållbar stadsplanering ska intensifieras. Hela kommunen ska marknadsföras både som bostads- och turistort och som plats för företagsetableringar. Förutsättningarna och möjligheterna för byggnation är inte likvärdiga i kommunens olika geografiska områden. Därför är det viktigt att det finns olika lösningar för att få tillväxt i hela kommunen. En god infrastruktur är viktig för befintliga företag och för att Ulricehamns kommun ska kunna attrahera fler industrietableringar. Ett fortsatt arbete för en ombyggnad av den felande länken mellan Ulricehamn och Jönköping till motorväg är därför angelägen, liksom att även fortsätta driva på för en framtida Götalandsbana med station i Ulricehamn. I det långsiktiga tillväxtarbetet för att stärka kommunens attraktionskraft och arbetsmarknadsregionen samt kompetensförsörjningen till befintliga företag är båda dessa infrastrukturfrågor mycket angelägna. Ulricehamn är Västra Götalands största kommun till ytan. Det ska vara attraktivt att bo, leva och verka i hela kommunen även i framtiden. Infrastrukturen är avgörande för att det ska fungera. Arbetet med att förbättra landsvägs- och det finmaskiga vägnätet i samverkan med Trafikverket ska prioriteras. Tillsammans med ideella krafter ska utbyggnaden av bredband fortsätta i hela kommunen. Målet om att 90 procent ska ha bredband 2020 ska följas upp årligen. Kommunala verksamheter med hög kvalitet är viktigt för en attraktiv kommun. För Ulricehamns kommun är det särskilt angeläget med fokus på skolan. Resultaten i skolan ska höjas. Lästräning/läsförståelse ska vara prioriterade aktiviteter. Alla elever ska nå minst godkänt betyg i alla ämnen. Andelen elever som är behöriga till något program på gymnasiet ska öka. Elever ska ges stöd direkt vid behov samt stimuleras och motiveras för att själva inse vikten av att nå målen i skolan. Fokus ska ligga på tidiga insatser. Läxhjälp/studiehjälp ska erbjudas alla elever. De elever som riskerar ofullständiga betyg ska få undervisning under en del av sommarlovet. Alla elever ska uppmuntras att ta nästa steg i lärandet oavsett var man befinner sig kunskapsmässigt. Antalet barn/elever i stora barngrupper i förskolan och i grundskolans lägre klasser ska bli färre. Resurser till skolan ska fördelas efter barnens och elevernas olika förutsättningar och behov. En väsentlig förutsättning för att höja elevernas resultat är att de möter skickliga och engagerade lärare. Därför är det viktigt att rektorerna har förutsättningar att fungera i rollen som pedagogiska ledare och vara ett stöd till lärarna. Ulricehamns kommun ska arbeta aktivt för att stärka lärarnas roll och arbetsvillkor. Samverkan mellan skola och näringsliv ska utvecklas. Elevrådsarbetet ska förstärkas. En ny högstadieskola planeras. All skolutveckling ska kännetecknas av att den är baserad på vetenskaplig forskning och beprövad erfarenhet. I Ulricehamn ska alla känna sig trygga. Kvaliteten i vården och
omsorgen ska vara så hög att vårdtagaren inte blir beroende av att deras barn eller andra anhöriga går ner i arbetstid för att hjälpa till. Den som är i behov av omsorg ska kunna påverka hur den utförs i så stor utsträckning som möjligt. Personer med funktionsnedsättning ska kunna vara fullt delaktiga i alla delar av det politiska, sociala, ekonomiska och kulturella livet. Ulricehamns kommun ska arbeta aktivt för fler trygga boenden för äldre i hela kommunen. Samlokalisering av trygga boenden med vård- och omsorgsboenden ska eftersträvas. Behovet av sociala mötesplatser i hela kommunen ska utredas. Kultur är ett folkhälso- och bildningsarbete. Biblioteket utgör ett nav där ideellt arbete får kulturlivet att växa. Det fortsatta arbetet med att färdigställa ett nytt stadsbibliotek är en viktig långsiktig förutsättning för att stärka kulturen i Ulricehamn i samverkan med kommunens ideella kulturföreningar. Ett omväxlande kulturutbud ska också erbjudas dem som bor i vård- och omsorgsboenden. Ideella kulturföreningar skapar mervärde för kommuninvånare i hela kommunen, deras arbete ska uppmärksammas. Ulricehamns kommun har ett rikt förenings- och friluftsliv. Det är viktigt att föreningslivet fungerar i hela kommunen och att ungdomar som inte idrottar erbjuds en meningsfull fritid. Musikskolan ska på sikt utvecklas till en kulturskola som erbjuder aktiviteter i hela kommunen. Ulricehamns kommun ska ha en rättssäker myndighetsutövning. Service och bemötande ska förbättras. Både privatpersoner och företag ska uppleva en snabb, trygg och säker hantering av ärenden. Kommunen ska arbeta aktivt för att öka jämställdheten. Alla ska ha rätten att kunna leva på sin lön. Ulricehamn har inlett ett arbete med att erbjuda alla anställda heltid med möjligheten till deltid. Kommunen ska långsiktigt vara attraktiv som arbetsgivare och det kräver rimliga anställningsformer och villkor. Kommunen ska vara ett föredöme i att ta tillvara olika personers kompetens. Många personer har en utländsk bakgrund med kompetenser som behövs i ett mångkulturellt samhälle. Arbete som ger egen försörjning, egen bostad samt kunskaper i svenska och hur samhället fungerar är nyckeln till integration. Att underlätta för etableringen i samhället bidrar både till att stärka den enskilda individen och till en positiv utveckling för vår kommun. Samordning mellan kommunala, statliga och ideella aktörer ska ske. Inom kommunens egen förvaltning ska anställda med utländsk bakgrund öka. Kommunen ska ha en plan för integrationsarbetet. Miljöarbetet i Ulricehamns kommun ska kännetecknas av kunskap, engagemang och samverkan. Klimatsmarta lösningar på boende, energi, uppvärmning och avfall ska finnas. Kommunens bolag STUBO och UEAB ska vara föredömen i detta arbete. Ulricehamns kommun ska ha ett strukturerat miljöarbete som ger förutsättningar för en hållbar resursanvändning och samhällsutveckling. En tjänst som miljöstrateg ska tillsättas. Ulricehamn erbjuder naturskön avkoppling. Genom att belysningen byggs ut på gång- och cykelvägar förstärks det aktiva friluftslivet. Turism med koppling till idrott har stärkts i och med Lassalyckan.
Tillsammans med andra aktörer ska Ulricehamn utveckla både sommar- och vinterturismen ytterligare och på så sätt också stärka handeln och näringslivet i hela kommunen.
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 1 av 1 35/2017 Regler för inkallande av ersättare 2017-2018 Dnr 2017/21 Sammanfattning Enligt 6 kap 10 i kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta om ersättarnas tjänstgöring i nämnderna. Partigrupperna lämnar in sina önskemål om ersättare under 2017-2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-10-10 från kanslichef Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Följande regler gäller för inkallande av ersättare under 2017-2018. S- S, C, L, M, KD, V, NU, MP C- C, L, S, NU, MP, M, KD, V, SD L- L, C, S, M, KD, NU, MP M- M, KD, C, L, S, NU, MP SD- MP- NU- KD- SD, M, KD, NU, C, L, S, V, MP MP, NU, V, C, S, L, KD, M, SD NU, MP, V, C,KD, M, S, L, SD KD, M, C, L, S, NU, MP, V, SD V- V, MP, NU, S, C, L, KD, M, SD Inom partigrupp inträder ersättare i den ordning de valts enligt kommunfullmäktiges beslut.
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Regler för inkallande av ersättare 2017-2018 Diarienummer 2017/21, löpnummer 59/2017 Sammanfattning Enligt 6 kap 10 i kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta om ersättarnas tjänstgöring i nämnderna. 2017-01-10 På kommunstyrelsens sammanträde den 2 februari lämnar partigrupperna in sina önskemål om ersättare under 2017-2018. Kommunstyrelsen kommer då föreslå fullmäktige att besluta enligt önskemålen. Förvaltningens förslag till beslut Följande regler gäller för inkallande av ersättare under 2017-2018. S- C- L- M- SD- MP- NU- KD- V- Inom partigrupp inträder ersättare i den ordning de valts enligt kommunfullmäktiges beslut. Beslutsunderlag Beslut lämnas till Samtliga gruppledare IT-nämnd Individnämnd Samverkansnämnd miljö- och bygg Ulricehamns Stadshus AB Pehr Johansson Kanslichef Petra Grönhaug Kommunsekreterare
2017/21, 59/2017 2(2)
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 1 av 1 36/2017 Revidering av reglemente för krisledningsnämnden Dnr 2016/284 Sammanfattning Krisledningsnämndens reglemente revideras för att förtydliga hur kommunen ska fatta beslut om att efter begäran lämna hjälp till andra kommuner, begära stöd från annan kommun samt lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av en händelse. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kanslichef 2016-10-24 2 Reglemente för krisledningsnämnden Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Reviderat reglemente för krisledningsnämnden antas. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Reviderat reglemente för krisledningsnämnden antas.
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning 2016-10-24 Tjänsteskrivelse Revidering av reglemente för krisledningsnämnden Diarienummer 2016/284, löpnummer 3205/2016 Sammanfattning Krisledningsnämndens reglemente revideras för att förtydliga hur kommunen ska fatta beslut om att efter begäran lämna hjälp till andra kommuner, begära stöd från annan kommun samt lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av en händelse. Förvaltningens förslag till beslut Reviderat reglemente för krisledningsnämnden antas. Ärendet Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, kap 4, 1 och 3, finns rätt för kommuner att fatta beslut om att efter begäran lämna hjälp till andra kommuner och begära stöd från annan kommun samt lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av en händelse. Länsstyrelsen har rekommenderat Ulricehamns kommun att förtydliga hur detta tas omhand i kommunen. Krisledningsnämndens reglemente revideras därför med ett nytt stycke i 2, avsnitt 3, Krisledningsnämndens uppgifter samt med ett nytt avsnitt; 9, Delegation. Efter att detta reglemente är antaget av kommunfullmäktige ska krisledningsnämnden anta en delegationsordning där kommunchef och stabschef för krisledningsstaben ges delegation att fatta beslut i enlighet med lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, kap 4, 1 och 3. Krisledningsnämndens reglemente revideras även för att anpassas till hur vi i Ulricehamns kommun numera utformar styrdokument och regelverk. Beslutsunderlag 1 Reglemente för krisledningsnämnden Beslut lämnas till Kommunchef Säkerhetssamordnare Pehr Johansson Kanslichef
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument Reglemente för krisledningsnämnden ANTAGET AV: DATUM: "[Fyll i datum enligt ÅÅÅÅ-mm-dd]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Kanslichef GÄLLER TILL OCH MED: 2019
Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2
Innehåll 1 Bakgrund...4 2 Syfte...4 3 Krisledningsnämndens uppgifter...4 4 Rapporteringsskyldigheter...4 5 Krisledningsnämndens arbetsformer...5 6 Ersättare för ordföranden...5 7 Kallelse till nämnden...5 8 Reservation...5 9 Delegation...6 10 Undertecknande av handlingar...6 11 Upphörande av verksamhet...6 3
1 Bakgrund Enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska det i varje kommun finnas en krisledningsnämnd som vid extraordinära händelser kan ta över verksamhet från andra nämnder. 2 Syfte Syftet med detta dokument är att tydliggöra vilket reglemente som gäller för krisledningsnämnden i Ulricehamns kommun. 3 Krisledningsnämndens uppgifter 1 Den lagstiftning som ligger till grund för krisledningsnämndens verksamhet är främst lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Under krisledningsnämnden finns en särskild organisation som ska framgå av Handlingsplan för krisberedskap och Krisledningsstabens arbete vid extraordinära händelser. Krisledningsnämnden kan besluta när en extraordinär händelse medför att denna organisation ska aktiveras. 2 Krisledningsnämnden har befogenhet att, inom ramen för lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, överta hela eller delar av beslutanderätten för kommunstyrelsen och andra nämnder och fatta de beslut som en eventuell uppkommen krissituation kan kräva i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till händelsens art och omfattning. När förhållande medger ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Krisledningsnämnden ges genom detta reglemente befogenhet att i enlighet med lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, kap 4, 1 och 3 fatta beslut om att på begäran lämna hjälp till andra kommuner och begära stöd från annan kommun samt lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av en händelse. 4 Rapporteringsskyldigheter 3 Krisledningsnämndens redovisning till kommunfullmäktige ska ske på närmast följande fullmäktigesammanträde och ska omfatta en redovisning av den extraordinära händelse som inträffat, händelsens förlopp och nämndens beslut. 4
5 Krisledningsnämndens arbetsformer 4 Krisledningsnämnden består av 5 ledamöter. 5 En ledamot som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit sin tjänstgöring på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om detta krävs för att göra nämnden beslutsför. 6 Ersättare för ordföranden 6 Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett sammanträde eller en del av ett sammanträde, utser nämnden en annan ledamot att tillfälligt vara ordförande. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 7 Ordföranden, eller vid ordförandens förhinder, vice ordföranden, bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Vid förhinder för både ordföranden och vice ordföranden, övergår denna rätt att sammankalla nämnden till övriga ledamöter i nämnden. 7 Kallelse till nämnden 8 Kallelse till nämnden kan ske skriftligt eller muntligt Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Krisledningsnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Sådan paragraf bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. 8 Reservation 9 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 5
9 Delegation 10 Brådskande beslut, som ordföranden eller vid ordförandens förhinder vice ordföranden, fattat med stöd av 2 kap 3 lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ska snarast anmälas till nämnden. Krisledningsnämnden får uppdra åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden. Ärenden enligt 6 kap. 34 kommunallagen får inte delegeras. 11 Beslutanderättens innehåll ska framgå av den delegationsordning som antas av krisledningsnämnden. Krisledningsnämndens delegationsordning ska aktualitetsförklaras i början av ny mandatperiod eller då det av annan anledning blir aktuellt. 10 Undertecknande av handlingar 12 Delgivning med krisledningsnämnden sker med ordföranden, vice ordförandena eller kommunchefen. Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden, ska undertecknas av ordföranden och vid förhinder för ordföranden av vice ordförandena och kontrasigneras av den tjänsteman som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 11 Upphörande av verksamhet 13 Kommunstyrelsen får, när krisledningsnämndens verksamhet som är föranledd av en extraordinär händelse inte längre behövs, besluta att verksamheten skall upphöra. Om styrelsen fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden övertagit till ordinarie nämnd. Ett sådant beslut om att krisledningsnämndens verksamhet skall upphöra kan även fattas av kommunfullmäktige 6
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 1 av 1 37/2017 Ansökan om investeringsmedel för IT-inventarier 2017 Dnr 2016/746 Sammanfattning It har sedan 1 januari 2016 övergått till egen finansiering av IT-utrustning. IT har tillsammans med verksamheterna gjort en uppskattning av investeringsbehovet för 2017 och ansöker om investeringsmedel om 19,3 mnkr. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse 2016-12-22 från servicechef 2 Investeringskalkyl It-investeringar 2017 Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för IT-inventarier, 19,3 mnkr, kan delvis finansieras via avsatta medel för investeringar i IT-utrustning (14,3 mnkr) i investeringsbudgeten för 2017. Det återstående behovet av finansiering sker genom att anslaget för investeringar i ITutrustning utökas med 5 mnkr. Det utökade anslaget kan finansieras inom den lånelimit för 2017 som kommunfullmäktige har fastställt. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för IT-inventarier, 19,3 mnkr, kan delvis finansieras via avsatta medel för investeringar i IT-utrustning (14,3 mnkr) i investeringsbudgeten för 2017. Det återstående behovet av finansiering sker genom att anslaget för investeringar i ITutrustning utökas med 5 mnkr. Det utökade anslaget kan finansieras inom den lånelimit för 2017 som kommunfullmäktige har fastställt.
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning 2016-12-22 Tjänsteskrivelse Ansökan om investeringsmedel för IT-inventarier 2017 Diarienummer 2016/746, löpnummer 4346/2016 Sammanfattning It har sedan 1 januari 2016 övergått till egen finansiering av It-utrustning. It har tillsammans med verksamheterna gjort en uppskattning av investeringsbehovet för 2017 och ansöker om investeringsmedel om 19,3 mnkr. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för IT-inventarier, 19,3 mnkr, kan delvis finansieras via avsatta medel för investeringar i IT-utrustning (14,3 mnkr) i investeringsbudgeten för 2017. Det återstående behovet av finansiering sker genom att anslaget för investeringar i ITutrustning utökas med 5 mnkr. Det utökade anslaget kan finansieras inom den lånelimit för 2017 som kommunfullmäktige har fastställt. Ärendet It har före 2016 leasat It-utrustning via ett finansbolag. I och med en övergång till att kommunen själva ska stå för finansieringen krävs det nu investeringsmedel. It har tillsammans med verksamheterna gjort en uppskattning av investeringsbehovet och för 2017 uppgår det till 19,3 mnkr vilket överstiger det belopp som ligger i investeringsbudgeten. Detta har ett antal anledningar. Det har skett en förtätning av antalet skoldatorer i både Tranemo och Ulricehamn. Den beräkningen som gjordes när budgeten togs fram landade på 637 nya datorer för inköp under 2017 men det kommer inte att räcka. Lärandeverksamheterna i de båda kommunerna räknar med att 838 datorer kommer att behöva införskaffas under 2017 (358 st. i Tranemo, 480 st. i Ulricehamn). Förutom att antalet datorer har ökat har snittpriset per dator i tidigare beräkningar varit för lågt. För hanterade datorer räknade vi med ett genomsnittspris på 9 000 kr, nuläget visar på inköp på ca 11 000 kr i genomsnitt. Även skoldatorer har en liknande utveckling. En del i de ökade priserna beror på en stigande dollarkurs. Utvecklingen i båda kommuner går mot att fler och fler skollokaler och även andra verksamhetslokaler kräver trådlös kommunikation vilket leder till installation av allt fler trådlösa accesspunkter. IT beräknar behoven till 120 accesspunkter under 2017, ett behov som inte funnits med vid tidigare beräkningar. Totalt sett står Tranemo för ca 36 % av investeringsbehovet. Tillsammans med verksamheterna har It delat in investeringsbehovet för 2017 i kategorierna hanterade datorer, elevdatorer, TIS-datorer (teknisk infrastruktur), accesspunkter (trådlöst), skrivare samt läsplattor. Se tabell nedan:
2016/746, 4346/2016 2(3) IT-utrustning Antal Genomsnittskostnad/st utbyte/nyinvestering Investeringsutgift Hanterade datorer 505 11000 5 555 000 Elevdatorer 838 8234 6 900 000 Teknisk infrastruktur 2 000 000 Accesspunkter 120 5650 678 000 Skrivare 1 600 000 Läsplattor 160 5250 840 000 Övrigt (10 %) 1 700 000 Totalt avrundat 19 300 000 Detta är analyser av kostnader utifrån genomsnittliga priser. Både priserna och antalet kan naturligtvis variera. Därför har en övrigt-post lagts till på 1,7 mnkr (10 %) för att täcka antaloch prisvariationer samt oförutsedda händelser. Hanterade datorer Med hanterade datorer menas de datorer som hyrs ut till och används inom kommunen med full servicenivå från It-enheten. Om vi analyserar vårt innehav av datorer i inventarieregistret Nilex så behöver vi 2017 byta ut 505 datorer. Vi har ett utbud av datorer med avtalade priser mellan 10152-11520 kr. Med ett utbyte på 505 enheter innebär detta en investering på 5,1 5,8 mnkr (se tabell för genomsnittlig uppskattning). Elevdatorer Med elevdatorer menas enheter såsom pc, bärbar pc, Macbook och Chromebooks där servicenivån från IT-enheten är begränsad. Varje år ser vi att det kommer att behövas datorinköp för nya elever, de som börjar i årskurs 7 på grundskolan och de som börjar i årskurs 1 på gymnasiet, både i Tranemo och Ulricehamn. Även förtätning sker i Tranemo. Vilka modeller som blir aktuella inför varje år bestäms i februari månad. Priserna har under 2016 legat mellan 3800-12800 kr. Uppskattat antal för 2017 är inhämtade från sektor Lärande i Ulricehamn och Tranemo. Teknisk infrastruktur (TIS) Switchar och servrar behöver bytas till en kostnad av ca 2 mnkr under 2017. Accesspunkter (AP) Under 2017 kommer man att bygga ut med trådlöst i ett antal förvaltningsbyggnader i Ulricehamn. Utbyggnad av larmen på äldreboenden fortsätter. Även inom lärande i båda kommunerna tillkommer ett antal AP. Skrivare Skrivare varierar väldigt i pris, från 5000 kr till över 150 000 kr. Prognos för utbyten av skrivare under 2017 ca 1,6 mnkr. Läsplattor Läsplattor av olika slag blir allt vanligare i verksamheten. Vi räknar med att vi under 2017 kommer att köpa in c:a 160 st. Ekonomichefens yttrande Nivån på investeringen innebär att beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Budgetmedel för ändamålet finns delvis avsatt i investeringsbudgeten för 2017. Det redovisade behovet som
2016/746, 4346/2016 3(3) framgår av investeringsansökan innebär att ytterligare 5 mnkr utöver redan avsatta medel behöver finansieras. Dessa medel kan anslås i investeringsbudgeten 2017. Det utökade anslaget kan finansieras inom fastställd lånelimit för 2017. Verksamheten har beskrivit orsakerna till att investeringsansökan är på ett högre belopp än vad som finns avsatt i investeringsplanen. Inför kommande investeringsplanering kommer rutinerna för att bedöma behoven ses över så att behoven är tydliga i ett tidigare skede i planeringsprocessen. I samband med antagande av budget 2017 har förvaltningen fått ett uppdrag att utreda effektivare nyttjande av IT-utrustning, så frågor om bland annat styrning och behovsinventering av IT-investeringar kommer att återkomma i samband med återrapportering av detta uppdrag. Kompensation för kapitalkostnader hanteras i enlighet med kommunens regler för hantering av budget för kapitalkostnader. Övriga driftkostnadskonsekvenser beaktas i budget 2018. Beslutsunderlag 1 Investeringskalkyl It-investeringar 2017 Beslut lämnas till Servicechef Ekonomichef Verksamhetschef IT Isabelle Wikström Servicechef Niklas Anemo Ekonomichef Lena Schoultz Verksamhetschef IT Sektor service
Ansökan om investeringsmedel Projektnr: 72563 Uppgiftslämnare Isabelle Wikström Verksamhet It Investeringen tas i bruk år: 2017 Beräknad avskrivningstid: 3 och 5 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 0,0 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr It-investeringar 19 300 Objektnummer: Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift 19 300 19 300./. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto 19 300 0 0 0 0 0 19 300 Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar 6 076 6 076 6 076 536 536 0 19 300 Internränta 0 331 179 27 13 0 549 Summa kapitalkostnader 6 076 6 407 6 255 562 549 0 19 849 Summa kostnader 6 076 6 407 6 255 562 549 0 19 849 Externa intäkter 2 066 2 178 2 127 191 187 0 Interna intäkter 4 010 4 229 4 128 371 362 0 Summa intäkter 6 076 6 407 6 255 562 549 0 19 849 Driftskostnad, netto 0 0 0 0 0 0 0 Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Utrustning avseende teknisk infrastruktur samt trådlösa accesspunkter skrivs av på 5 år (2,2 mnkr), resterande på 3 år. De kommunala verksamheterna i Tranemo respektive Ulricehamn köper It-stöd av It-enheten, intäkterna som ger IT-enheten noll i driftskostnad betalas av de kommunala verksamheterna i respektive kommun (Tranemo kommun externa intäkter, c:a 34 % och Ulricehamns kommun 66 %) År 1:s internränta enligt indikation från Kommuninvest, år 2 och framåt enligt gällande internränta i kommunen.
Ärendegången 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Ekonomifunktionen tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 1 av 1 38/2017 Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 4, 2016 enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) Dnr 2017/17 Sammanfattning Kommuner är skyldiga att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) inte har verkställts senast tre månader efter beslutsdatum. Kommunen ska också rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt efter tre månader. Även beslut som har verkställts men först efter tre månader ska rapporteras. Om IVO bedömer att insatsen inte har verkställts inom skälig tid har de en skyldighet att ansöka hos förvaltningsrätten om utdömande av vite. Kommunens revisorer har enligt kommunallagen också en uppgift att granska ej verkställda beslut. Förvaltningen lämnar en särskild rapport med kommentarer kvartalsvis. Denna rapport lämnas även till kommunfullmäktige som information. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse 2017-01-05 från tf socialchef 2 Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 4, 2016 Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kvartalsrapporten över ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 4, 2016, lämnas till kommunens revisorer och läggs till handlingarna. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kvartalsrapporten över ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 4, 2016, lämnas till kommunens revisorer och läggs till handlingarna.
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning 2017-01-05 Tjänsteskrivelse Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 4, 2016 enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) Diarienummer 2017/17, löpnummer 31/2017 Sammanfattning Kommuner är skyldiga att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) inte har verkställts senast tre månader efter beslutsdatum. Kommunen ska också rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt efter tre månader. Även beslut som har verkställts men först efter tre månader ska rapporteras. Om IVO bedömer att insatsen inte har verkställts inom skälig tid har de en skyldighet att ansöka hos förvaltningsrätten om utdömande av vite. Kommunens revisorer har enligt kommunallagen också en uppgift att granska ej verkställda beslut. Förvaltningen lämnar en särskild rapport med kommentarer kvartalsvis. Denna rapport lämnas även till kommunfullmäktige som information. Förvaltningens förslag till beslut Kvartalsrapporten över ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 4, 2016, lämnas till kommunens revisorer och läggs till handlingarna. Ärendet Kommuner är skyldiga att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) inte har verkställts senast tre månader efter beslutsdatum. Kommunen ska också rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt efter tre månader. Även beslut som har verkställts men först efter tre månader ska rapporteras. Om IVO bedömer att insatsen inte har verkställts inom skälig tid har de en skyldighet att ansöka hos förvaltningsrätten om utdömande av vite. Kommunens revisorer har enligt kommunallagen också en uppgift att granska ej verkställda beslut. Förvaltningen lämnar en särskild rapport med kommentarer kvartalsvis. Denna rapport lämnas även till kommunfullmäktige som information. För fjärde kvartalet 2016, det vill säga beslut som fattades under perioden 2016-07-01 2016-09-30 och som inte blivit verkställda senast 2016-12-31, har tre beslut fattats som inte har verkställts inom tre månader. Detta beror antingen på att planering/förberedelser pågår, att man väntar på boende eller på att personen mår dåligt och inte kan ta till sig insatsen. Ett beslut har avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader beroende på att personen vårdas inneliggande. Tio ärenden återrapporteras då de fortfarande inte har verkställts. Fyra av dessa berör boenden i någon form (tre LSS och ett SoL). Personerna har blivit erbjudna boenden och väntar på att boendena ska bli klara, vilket beräknas ske under våren 2017. Utöver boendebeslut finns fyra beslut om daglig verksamhet enligt LSS och ett beslut om
2017/17, 31/2017 2(2) dagverksamhet enligt SoL som ännu inte har verkställts. Anledningarna till detta varierar: i två ärenden har personerna begärt uppehåll och i ett ärende är det svårt att komma i kontakt med personen. För fjärde kvartalet 2016 är det tre beslut som rapporteras in som verkställda först efter tre månader. Ett av dessa, ärendet om avlösning i hemmet, har tidigare rapporterats in felaktigt då det i praktiken har varit verkställt men registrerats felaktigt i systemet. Två ärenden har avslutats av annan anledning än verkställighet. Totalt under kvartalet, perioden 2016-07-01 2016-09-30, har 1 505 beslut fattats: Verksamhet Lag Antal beslut Funktionsnedsättning LSS 34 Funktionsnedsättning SoL 52 Individ och familjeomsorg SoL 943 Äldreomsorg SoL 476 Beslutsunderlag 1 Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 4, 2016 Beslut lämnas till Kommunens revisorer Socialchef Angela Madsén Jonsson Tf Socialchef Maria Winsten Utredare Sektor välfärd
Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS Kvartal: 4, 2016 Nya ärenden Typ av insats Verksamhet /lagrum Beslutsdatum Datum för avbrott Skäl för dröjsmål Kön Födelseår Boendestöd FN/SoL 2016-05-26 2016-09- 30 Avbrott under inneliggande vård, förväntas verkställas igen 2017-01-05 M 1986 Korttidsvist else utanför det egna hemmet Permanent bostad Daglig verksamhet FN/LSS 2016-09-05 Personen är i uppstarten av att få sitt beslut verkställt. Planeringen är att insatsen kan starta upp då personen är trygg med relationen. FN/SoL 2016-09-22 Boendestöd utförs i dagsläget. Boendebeslutet planeras att verkställas april 2017 FN/LSS 2016-08-30 Beslutet har inte kunnat verkställas på grund av att personen mår för dåligt M 2006 K 1967 K 1995 Sektor välfärd TELEFON 0321-59 50 00 (vx) E-POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Bogesundsgatan 22 POSTADRESS 523 86 Ulricehamn WEBB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun
Återrapportering av tidigare rapporterade ärenden som inte verkställts Typ av insats Verksamhet/ lagrum Beslutsdatum Datum för avbrott Skäl för dröjsmål Kön Födelseår Ledsagarservice Bostad med särskild service eller särskilt anpassat boende Bostad med särskild service eller särskilt anpassat boende Bostad med särskild service eller särskilt anpassat boende FN/LSS 2012-06-15 Personen är inte intresserad av insatsen FN/LSS 2014-07-29 Personen har erbjudits och tackat ja till gruppbostad som beräknas vara klart våren 2017. Har inte efterfrågat ytterligare insatser i väntan på boendet. FN/LSS 2014-09-26 Personen har erbjudits och tackat ja till gruppbostad som beräknas vara klart våren 2017. Har inte efterfrågat ytterligare insatser i väntan på boendet FN/LSS 2016-03-11 Personen har erbjudits och tackat ja till gruppbostad som beräknas vara klart våren 2017. Bor i gruppbostad i annan kommun i väntan på detta K 1978 M 1997 M 1995 M 1990 Sektor välfärd TELEFON 0321-59 50 00 (vx) E-POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Bogesundsgatan 22 POSTADRESS 523 86 Ulricehamn WEBB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun
Permanent bostad Daglig verksamhet Daglig verksamhet FN/SoL 2016-02-12 Behov tillgodoses genom beslut om korttidsvistelse men kommer verkställas från och med april 2017 FN/LSS 2015-11-01 Vårdas på institution FN/LSS 2016-03-21 Bor ännu inte i kommunen K 1960 1987 M 1990 M Daglig verksamhet FN/LSS 2013-01-01 2016-06-22 Uppehåll på egen begäran 1988 M Daglig verksamhet FN/LSS 2016-03-22 2016-06-22 Uppehåll på egen begäran 1984 K Dagverksamhet FN/SoL 2016-04-18 Svårt att få kontakt med personen 1959 K Sektor välfärd TELEFON 0321-59 50 00 (vx) E-POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Bogesundsgatan 22 POSTADRESS 523 86 Ulricehamn WEBB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun
Verkställda först efter tre månader Typ av insats Verksamhet/ lagrum Beslutsdatum Datum för avbrott Datum för verkställande Skäl för dröjsmå l Kön Födelse -år Kontaktperson Permanent bostad Avlösning i hemmet FN/LSS 2016-03-08 2016-05-01 2016-10-17 Ville avvakta. Blev erbjuden kontaktperson i augusti 2016 och tackade nej. ÄO/SoL 2015-05-11 2016-11-03 Har tidigare blivit erbjuden plats 150610, 151105 och 160610 ÄO/SoL 2016-02-26 2016-02-26 Har tidigare rapporterats som ej verkställt men har i praktiken varit verkställt sedan 2016-02- 26 M 1991 K 1930 K 1938 Sektor välfärd TELEFON 0321-59 50 00 (vx) E-POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Bogesundsgatan 22 POSTADRESS 523 86 Ulricehamn WEBB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun
Övriga avslut Typ av insats Verksamhet/ lagrum Datum för avbrott Datum för avslut Skäl för dröjsmål och avslut Kön Beslutsdatum Födelseår Hemtjänst ÄO/SoL 2016-09-05 2016-12- 28 Hemtjänst ÄO/SoL 2016-09-05 2016-12- 28 Personen har inte kunnat bestämma sig och återtog ansökan Personen har inte kunnat bestämma sig och återtog ansökan M 1931 K 1934 Sektor välfärd TELEFON 0321-59 50 00 (vx) E-POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Bogesundsgatan 22 POSTADRESS 523 86 Ulricehamn WEBB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 1 av 2 39/2017 Svar på motion om att ny rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda tas fram Dnr 2016/398 Sammanfattning I en motion till kommunfullmäktige föreslår Arne Fransson (MP) att en rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda i Ulricehamns kommun och kommunens bolag tas fram. Den nya rese- och mötespolicyn ska ersätta nuvarande Miljö- och trafiksäkerhetspolicy samt Policy vid val av hotell- och konferensanläggningar. Ulricehamns kommun bör verka för att allt resande som görs i tjänsten av anställda och förtroendevalda ska ske på ett sätt som är effektivt och hållbart för både miljön, kommunens ekonomi och arbetsmiljön. Resor och logi regleras idag av kommunens Miljö- och trafiksäkerhetspolicy samt Policy vid val av hotell- och konferensanläggningar. Dessa båda dokument är dock delvis inaktuella och ofullständiga och stämmer inte överens med kommunens styr- och ledningssystem. Exempelvis uttrycks ingenting om boendets standard eller resfria möten. Eftersom det är viktigt att de styrdokument som reglerar kommunala resor och logi kan fungera vägledande bör dessa dokument revideras. För att skapa en helhet kring samt tydliggöra kommunens ställningstagande när det gäller resor och logi kan det vid en revidering vara positivt att skapa ett gemensamt styrdokument för kommunala resor och logi. Vid en revidering bör valet av vilken typ av styrdokument ett nytt dokument ska vara ses över. Huruvida trafiksäkerhet för anställda och förtroendevalda samt inköp och skötsel av fordon ska behandlas i samma styrdokument som resor och logi eller i ett separat styrdokument bör utredas. De kommunala bolagens skyldighet att följa antagna styrdokument regleras i företagspolicyn och mer direkt i ägardirektiven. I ägardirektiven står att riktlinjer och policies som beslutas av kommunfullmäktige och som kan vara relevanta för bolagets verksamhet skall vara vägledande för bolaget. Det är således inte obligatoriskt för bolagen att använda ett styrdokument om resor och logi. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse 2016-11-28 från kanslichef 2 Motion om att rese- och mötespolicy tas fram för anställda och förtroendevalda Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Motionen antas genom att kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett nytt styrdokument för resor och logi för anställda och förtroendevalda i kommunen. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Motionen antas genom att kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett nytt styrdokument för resor och logi för anställda och förtroendevalda i kommunen.
Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-02-02 Sida 2 av 2
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning 2016-11-28 Tjänsteskrivelse Svar på motion om att ny rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda tas fram Diarienummer 2016/398, löpnummer 3499/2016 Sammanfattning I en motion till kommunfullmäktige föreslår Arne Fransson (MP) att en rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda i Ulricehamns kommun och kommunens bolag tas fram. Den nya rese- och mötespolicyn ska ersätta nuvarande Miljö- och trafiksäkerhetspolicy samt Policy vid val av hotell- och konferensanläggningar. Ulricehamns kommun bör verka för att allt resande som görs i tjänsten av anställda och förtroendevalda ska ske på ett sätt som är effektivt och hållbart för både miljön, kommunens ekonomi och arbetsmiljön. Resor och logi regleras idag av kommunens Miljö- och trafiksäkerhetspolicy samt Policy vid val av hotell- och konferensanläggningar. Dessa båda dokument är dock delvis inaktuella och ofullständiga och stämmer inte överens med kommunens styr- och ledningssystem. Exempelvis uttrycks ingenting om boendets standard eller resfria möten. Eftersom det är viktigt att de styrdokument som reglerar kommunala resor och logi kan fungera vägledande bör dessa dokument revideras. För att skapa en helhet kring samt tydliggöra kommunens ställningstagande när det gäller resor och logi kan det vid en revidering vara positivt att skapa ett gemensamt styrdokument för kommunala resor och logi. Vid en revidering bör valet av vilken typ av styrdokument ett nytt dokument ska vara ses över. Huruvida trafiksäkerhet för anställda och förtroendevalda samt inköp och skötsel av fordon ska behandlas i samma styrdokument som resor och logi eller i ett separat styrdokument bör utredas. De kommunala bolagens skyldighet att följa antagna styrdokument regleras i företagspolicyn och mer direkt i ägardirektiven. I ägardirektiven står att riktlinjer och policies som beslutas av kommunfullmäktige och som kan vara relevanta för bolagets verksamhet skall vara vägledande för bolaget. Det är således inte obligatoriskt för bolagen att använda ett styrdokument om resor och logi. Förvaltningens förslag till beslut Motionen antas genom att kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett nytt styrdokument för resor och logi för anställda och förtroendevalda i kommunen. Ärendet I en motion till kommunfullmäktige föreslår Arne Fransson (MP) att en rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda i Ulricehamns kommun och kommunens bolag tas fram. Den nya rese- och mötespolicyn ska ersätta nuvarande Miljö- och trafiksäkerhetspolicy samt Policy vid val av hotell- och konferensanläggningar. Resor är en många gånger nödvändig del av arbetet i kommunen. Hur resorna sker ger effekter på både miljön och kommunens ekonomi. Det är dessutom en viktig arbetsmiljöfråga. Ulricehamns kommun bör verka för att allt resande som görs i tjänsten av anställda och förtroendevalda i kommunen ska ske på ett sätt som är effektivt och hållbart för både miljön, kommunens ekonomi och de anställda och förtroendevaldas arbetsmiljö.
2016/398, 3499/2016 2(3) Kommunala resor regleras idag av kommunens miljö- och trafiksäkerhetspolicy. Miljö- och trafiksäkerhetspolicyn antogs av kommunfullmäktige den 17 december 2007. I samband med att policyn antogs beslutades att policyn skulle revideras varje mandatperiod, vilket dock inte skett. Enligt dokumentet Styrdokument i författningshandboken, antaget av kommunfullmäktige den 28 maj 2015, gäller dessutom miljö- och trafiksäkerhetspolicyn endast till år 2018. I sin nuvarande version är miljö- och trafiksäkerhetspolicyn inte fullt ut tillämpbar, bland annat då den till stora delar är inaktuell och inte överensstämmer med kommunens styr- och ledningssystem. Policyn uttrycker även principer kring upphandling av fordon genom Ulricehamns Energi AB (UEAB), vilket är problematiskt då de kommunala bolagen inte fullt ut styrs av kommunens styrdokument (se nedan om de kommunala bolagen och kommunens styrdokument). Policyn uttrycker dessutom ingenting om möjliga alternativ till resande, såsom telefonmöten eller videokonferens, och saknar även principer för exempelvis bokning av resor. Det är därför av stor betydelse att policyn genomgår en revidering. I samband med resor kan ibland övernattning vara nödvändigt. Val av boende regleras i dagsläget av kommunens policy vid val av hotell- och konferensanläggningar. Policyn antogs av kommunfullmäktige den 24 november 2003 och säger att hotell- och konferensanläggningar som erbjuder pornografiska filmer ska undvikas. Policyn uttrycker dock inga övriga principer kring val av boende, såsom exempelvis boendets standard. Den kan därför ses som ofullständig och bör revideras. Policyn är enligt Styrdokument i författningshandboken giltig till år 2018. Det är viktigt att de styrdokument som reglerar resor och logi är aktuella och kan fungera vägledande för anställda och förtroendevalda i kommunen. För att skapa en helhet kring samt tydliggöra kommunens ställningstagande när det gäller resor och logi kan det vid en revidering av ovan nämnda dokument vara positivt att skapa ett gemensamt styrdokument för kommunala resor och logi. Vid en revidering bör även valet av vilken typ av styrdokument ett nytt dokument ska vara ses över. Ur ett arbetsmiljöperspektiv är det också viktigt att trafiksäkerhet för anställda och förtroendevalda behandlas. Huruvida trafiksäkerhet ska behandlas tillsammans med resor och logi eller i ett separat styrdokument bör dock utredas vid framtagandet av nytt styrdokument. Detsamma gäller kommunens principer kring inköp och skötsel av fordon. De kommunala bolagens skyldighet att följa antagna styrdokument regleras i företagspolicyn och mer direkt i ägardirektiven. I ägardirektiven står att riktlinjer och policies som beslutas av kommunfullmäktige 1 och som kan vara relevanta för bolagets verksamhet skall vara vägledande för bolaget. Det är således inte obligatoriskt för bolagen att använda ett styrdokument om resor och logi. Beslutsunderlag 1 Motion om att rese- och mötespolicy tas fram för anställda och förtroendevalda Beslut lämnas till Kanslichef Pehr Johansson Kanslichef Moa Fredriksson Utredare Kanslifunktion 1 Efter att kommunens riktlinjer för styr- och ledningssystem antogs av kommunfullmäktige den 28 maj 2015 är det vanligen kommunstyrelsen och inte kommunfullmäktige som fattar beslut om att anta riktlinjer och policies.
2016/398, 3499/2016 3(3)
.H Ulricehamn kommun 2016-06-20 /aid /c//; Mi,g [I /' Motion angående behovet av en ny rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda I Ulricehamns kommun och kommunens bolag Ulricehamns Miljö- och trafiksäkerhetspolicy behöver uppdateras och revideras. Syftet med den nuvarande policyn var bland annat att uppnå målet fossilbränslefri kommun 2015. Där är vi ännu inte år 2016. Antalet körda mil, bränsleförbrukning och C02 utsläpp ska enligt samma policy redovisas i Grön bokslut. Något beslut om fortsatta Gröna bokslut har emellertid inte tagits av Kommunfullmäktige. Nuvarande policy saknar dessutom riktlinjer för möten ; och konferenser, vägledning för resefria möten, upphandling av logi och resor m.m. utöver vad som framgår av 2003 års "Policy vid val av hotell- och l<onferensanläggningar". Det är också viktigt att kommunen har en mer dagsaktuell upphandling av tjänster för resor och boenden som bör utnyttjas av anställda och förtroendevalda. Kommunen ska fortlöpande se över sina resekostnader. Telefon/videokonferenser bör utnyttjas där det är möjligt. Kostnadsuppföljning och redovisning av den totala miljöbelastningen av kommunens resor ska framgå i kommunens årsredovisning. Det gäller att med utgångspunkt i de klimat- och transportpolitiska målen för Sverige arbeta för ett energisnålt transportsystem med miljövänliga och säkra fordon så att trafikolyckorna minskar och utsläppen av växthusgaser inte ökar. Resor och transporter ska ske på ett så hållbart, effektivt och säkert sätt som möjligt. Hållbarhet omfattar säkerhet, miljö, ekonomi, tillgänglighet och jämställdhet. Det förekommer numera ett modernt begrepp med namnet "Digitala transporter". För att få en hållbarframtidsutvecl<lingi Ulricehamns kommun måste vi förnya och förbättra oss även inom detta område. Med anledning av ovanstående yrkas att - En Rese- och mötespolicy för anställda och förtroendevalda i Ulricehamns kommun och kommunens bolag tas fram som ersätter nuvarande "Miljö- och trafiksäkerhetspolicy" och "Policy vid val av hotell- och konferensanläggningar" Arne Fransson,MP