Kisängs Samfällighetsförening Sida 1 av 14 1 Bakgrund Den 27 februari mottog styrelsen för KSF fem motioner med underskrifter av tretton personer som representerar tio fastigheter. I våra stadgar står det: 15 Motioner Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motion, som ska behandlas på ordinarie stämma, ska vara styrelsen tillhanda senast under februari månad. Styrelsen ska bereda avgivna motioner och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen. När vi erhållit motionerna, såväl på papper som i e-post, ställdes frågan till den som lämnat motionerna om kontaktperson för styrelsens beredning. Det svar som lämnades av Rolf Sjödin den 27 februari 2018 18:43 var: Det finns ingen anledning att ha någon kontaktman. Det är ni i styrelsen som har till uppgift att behandla motionerna, ingen annan. Svaret innebar att styrelsen inte har kunnat ställa frågor om motionernas innehåll, avsikt och konsekvenser vilket styrelsen beklagar. Beredning har därför bara kunnat utgå från de överlämnade texterna och de exakta formuleringarna av de yrkanden som framställs. 2 Beredningen Styrelsens beredning innebär att analysera och belysa motionernas förslag. Till stämman ska styrelsen avge sin rekommendation att anta eller avslå varje motion för sig (markeras med gult i texten). Styrelsen får inte föreslå ändringar eller kompletteringar i motionernas yrkanden. Enligt vidtalad jurist hos Villaägarna gäller samma sak för föreningsstämmans beslut, att bara anta eller avslå. Om man börjar ändra i en motion så ska den betraktas som en ny motion till nästkommande stämma (ordinarie eller extrainkallad). 3 Motionernas struktur Det finns tydliga samband mellan några av motionerna och styrelsen har därför valt att behandla dem i följande ordning: 1. Ändring av stadgar 2. Extern redovisningsbyrå 3. Ersättning för vår- och höststäddagar 4. Ersättning för styrelse- och förvaltningskostnader 5. Börjes brev avsett för KSF:s medlemmar Samtliga motioner återfinns i sin helhet i en skannad version av originalen som underlag för föreningsstämman. I detta dokument återges bara motionernas yrkanden.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 2 av 14 4 Motion Ändring av stadgar 4.1 Motionens yrkande 4.2 Styrelsens analys Lantmäteriet (LM) har normalstadgar för samfällighetsföreningar där möjligheten att göra egna val är starkt begränsad. Villaägarna har tagit fram en mall där man tydligt visar de punkter där man får ange egen information från en samfällighetsförening när den bildas eller ombildas vid ny lantmäteriförrättning. Dessa punkter är markerade med grönt nedan. En förening kan begära ändringar av stadgarna som sedan godkänns eller avvisas av LM. För detta utgår en avgift. LM lämnar inte förhandsbesked om man kommer att godkänna ett förslaget till stadgeändringar. 4.2.1 5 antal styrelseledamöter Nuvarande stadgar innehåller följande formulering: 5 Styrelse sammansättning Styrelsen ska bestå av minst sex och högst tio ledamöter samt två suppleanter. I stadgarna ska anges antal ledamöter inklusive ordförande vilket innebär att motionens yrkande motsvarar 5 9.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 3 av 14 Nuvarande antal 6 10 kom till i samband med lantmäteriförrättning 2014 i samförstånd med dåvarande sammankallande i valberedning Arne Nordström (en av motionärerna) i syfte att tillfälligt kunna öka antal ledamöter för att underlätta generationsskiften i styrelsen. Under åren 2015 2018 har antal ledamöter varit 8 eller 7 vilket är inom ramarna för motionärernas förslag. 4.2.2 6 val av ledamöter på 1 respektive 2 år Nuvarande stadgar innehåller följande formulering: 6 Styrelse val Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Första gången val äger rum ska fem ledamöter väljas på ett år. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. Eftersom regeln bara är tillämplig när föreningen ombildas vid en lantmäteriförrättning, som skedde 2014, har motionärernas förslag ingen effekt på KSF. Nu tillämpas sedan 2015 principen att hälften väljs vartannat år med mandattid två år. 4.2.3 Styrelsens möten Nuvarande stadgar innehåller följande formulering: 7 Styrelse kallelse till sammanträde, föredragningslista Kallelse av ledamöterna till styrelsesammanträde ska ske minst åtta dagar före sammanträdet. Kallelse ska innehålla uppgift om förekommande ärenden. Suppleanterna ska inom samma tid underrättas om sammanträdet och förekommande ärenden. Ledamot, som är förhindrad att närvara, ska genast meddela detta till ordföranden, som har att omedelbart kalla suppleant i ledamots ställe. Suppleant som ej tjänstgör i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet, men har inte rösträtt. Motionens yrkande om att suppleanter ska kunna närvara ryms inom nuvarande stadgar. Under de senaste tre verksamhetsåren har suppleanternas sammanlagda närvaro varit 28 tillfällen vid 24 möten. En suppleant avsade sig uppdraget efter endast ett möte sommaren 2016 medan den andre suppleanten närvarade vid 8 möten det året. Hade båda deltagit lika mycket under 2016 hade siffrorna varit 35 tillfällen vid 24 möten, dvs i genomsnitt 1,5 suppleant per möte. Motionärerna yrkar på att stadgarna ska föreskriva normalt 4 möten med möjlighet att kalla till möte vid speciella tillfällen. Den aktuella paragrafen i LMs normalstadgar innehåller inga föreskrifter om styrelsens mötesfrekvens.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 4 av 14 Samma synpunkt som i motionen om mötesfrekvens framfördes till föreningsstämman 2015 av den tillsatta arvodeskommittén (vars tre dåvarande medlemmar nu alla står bakom motionen). När den 2015 valda styrelsen konstituerade sig motsatte man sig en begränsning till bara fyra möten under hela verksamhetsåret. Styrelsens ledamöter såg en risk för att det skulle medföra att några få, t ex ordförande och kassör, skulle behöva ta en mängd beslut mellan styrelsens möten och att övriga ledamöter därmed skulle få mindre möjligheter att vara delaktiga i styrelsearbetet. Under verksamhetsåren 2015-16 och 2016-17 hade KSF:s styrelse att hantera några av de största projekten på många år inom Ga1 Vägar vilket medförde flera extra styrelsemöten. Sammanlagt blev det 8 möten 2015-16 och 9 möten 2016-17. 2017-18 har hållits 7 ordinarie möten. När det gäller deltagande av områdesansvariga i styrelsens möten så har det under de senaste åren bara varit Ga3 Vatten som inte har haft en områdesansvarig som ledamot i styrelsen. Vattenansvarige Bengt Söderman uppger vid fråga att han upplever att kontakten med styrelsen varit bra och att han inte saknat möjligheter att tala med styrelsen när så behövs. Styrelsen har de senaste åren kallat alla områdesansvariga och deras medhjälpare till ett förstärkt styrelsemöte i mars månad. Då diskuteras det gångna verksamhetsårets arbete i förhållande till den verksamhetsplan som föregående föreningsstämma godkände och planerna för det kommande verksamhetsårt. Styrelsens uppfattning är att detta är ett arbetssätt som ska utvecklas vidare så att alla som hjälper till i KSF:s förvaltning av gemensamhetsanläggningarna känner att de får komma till tals och vara delaktiga i planeringen och uppföljningen. 4.2.4 8 styrelsens protokoll Nuvarande stadgar innehåller följande formulering: 8 Styrelsens protokoll (utdrag ur 8) Den som deltagit i avgörandet av ärende äger anföra reservation mot beslutet. Sådan reservation ska anmälas före sammanträdets slut. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut ska föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet ska justeras av ordföranden eller annan ledamot som vid förfall för ordföranden lett sammanträdet. I normalstadgarna finns ingen ändringsbar punkt i denna paragraf. En viktig grund för denna paragraf är de enskilda styrelseledamöternas personliga ansvar för styrelsens beslut. Den som inte reserverar sig mot ett beslut är därmed solidariskt ansvarig med övriga ledamöter för dess konsekvenser och eventuella skadeståndsanspråk till följd av besluten. Denna del vilar på ett tydligt regelverk för samfällighetsföreningar och det är enligt styrelsens bedömning helt otänkbart att LM skulle godkänna i motionen föreslagen stadgeändring.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 5 av 14 När det gäller protokollen så har KSF:s styrelse sedan 2014 tillämpat följande rutin: Sekreteraren (eller ersättare före denne) för protokoll som sedan undertecknas gemensamt med ordförande (eller annan som lett sammanträdet). Protokollet görs tillgängligt för alla styrelsens ledamöter, suppleanter samt revisorer. Ambitionen är att detta ska vara klart inom två veckor. Vid nästa styrelsemöte är föregående protokoll en stående punkt. Ledamöterna kan då framföra invändningar mot protokollet och styrelsen kan överväga att ändra i protokollet (vilket har hänt vid flera tillfällen). Därefter godkänns protokollet och läggs till handlingarna. I sammanhanget bör det påpekas att styrelsen under de senaste fyra åren aldrig har haft att hantera en reservation mot fattat beslut. 4.2.5 11 Räkenskapsår Denna paragraf är tillåten att ändra i LMs normalstadgar. Nuvarande stadgar innehåller följande formulering: 11 Räkenskapsperiod Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden 1 april - 31 mars. 1985 ändrade KSF sin räkenskapsperiod till 1 april 31 mars. Så var det ända fram till 2012 när den ändrades till 1 januari 31 december. Vid lantmäteriförrättningen 2014 ändrades den tillbaka till 1 april 31 mars. Styrelsens bedömning är att förändringen 2012 tillkom för att KSF det året för första gången sålde momspliktig skogsråvara för ett belopp som medförde redovisningsskyldighet för moms. Det går dock alldeles utmärkt att ha momsredovisning vid så kallat brutet räkenskapsår (t ex 1 april 31 mars) och KSF har nu hos Skatteverket gjort de ändringar som gör att nuvarande stadgars räkenskapsperiod fungerar utan problem. Motionen anger inga skäl att ändra räkenskapsåret och föreslår inte heller att föreningsstämman flyttas närmare räkenskapsårets slut. Förslaget skulle därför medföra att drygt en tredjedel av det nya verksamhetsåret skulle genomföras utan att stämman har fastställt budget för verksamheten. Alternativet är att stämman får besluta om nästkommande kalenderårs budget trots att bara en dryg tredjedel av innevarande kalenderår har passerat. Styrelsens uppfattning är att det ger stämman mindre inflytande över verksamheten och dess ekonomi. Under årets första månader är vinterväghållningen inne i ett kritiskt skede. Skillnaden mellan budget och utfall kan bli påtaglig och det kan få konsekvenser för den fortsatta ekonomin i Ga1 Vägar. Under april och början av maj händer det normalt sett inte så mycket i Kisängs gemensamhetsanläggningar vilket gör att en föreningsstämma i början av maj kan få ett gott beslutsunderlag från ett verksamhetsår som ekonomiskt slutar 31 mars.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 6 av 14 Eftersom KSF är en delägarbeskattad samfällighetsförening föreligger ingen skyldighet att följa alla de regler för redovisning och bokslut som gäller för företag, ekonomiska föreningar och andra skattskyldiga juridiska personer. KSF behöver heller inte lämna deklaration för den vanliga verksamheten till skatteverket eftersom vårt syfte inte är att bedriva ekonomisk verksamhet. Styrelsen ska till föreningsstämman lämna en ekonomisk årssammanställning och den kan vara betydligt enklare än ett bokslut eller en årsredovisning. Det är därför av redovisningsskäl inget behov av en längre tid mellan räkenskapsårets slut och föreningsstämman. Styrelsens bedömning är att det visserligen är möjligt att begära en stadgeändring som motionen föreslår men att den inte medför någon ökad nytta för medlemmarna och deras inflytande på föreningsstämman, snarare tvärtom. 4.2.6 16 Ordförande för stämman I denna paragraf är det inte tillåtet att ändra något i LMs normalstadgar. Nuvarande stadgar innehåller följande formulering: 16 Dagordning vid stämma Vid ordinarie stämma ska följande ärenden behandlas: 1 val av ordförande för stämman Motionen yrkar på att ska det vara oberoende stämmoordförande. Det är helt och hållet upp till föreningsstämman att välja sin ordförande för mötet. Styrelsen har känt ett ansvar för att föreslå en kandidat eftersom det inte ingår i valberedningens uppdrag. Inför stämman 2015 tackade flera tillfrågade oberoende kandidater nej till att vara ordförande och styrelsen valde då att föreslå en person i styrelsen med hänsyn till dennes kompetens som utbildnings- och gruppledare och samma person fick uppdraget de följande två åren. Styrelsen delar motionärernas syn på att det är önskvärt med en helt oberoende ordförande för stämman. Eftersom stämman har full beslutanderätt över vem som ska leda stämma behövs ingen stadgeändring. Frågan är bara hur KSF får tag på en tillräckligt kompetent kandidat till ordföranderollen. Förutom allmän kompetens om mötesledning måste en ordförande kunna regelverket för en föreningsstämma i en samfällighetsförening, bland annat vad gäller omröstningar (se 18 och 19 i nuvarande stadgar). Ett alternativ kan vara att anlita en professionellt kunnig extern ordförande, t ex en jurist. 4.3 Styrelsens rekommendation Styrelsen rekommenderar föreningsstämman att avslå motionen.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 7 av 14 5 Motion Extern redovisningsbyrå 5.1 Motionens yrkande 5.2 Styrelsens analys En av föreningsstämman vald styrelse bär det fulla ansvaret för att föreningens ekonomi sköts på det sätt som lagstiftning och stadgar föreskriver. Om detta inte lyckas så är det styrelsens ledamöter som bär ett personligt ansvar för eventuella konsekvenser och skadeståndsanspråk. 5.2.1 Bakgrund KSF:s styrelse har under en lång följd av år hanterat sin ekonomi utan att anlita en extern redovisningsbyrå. Man har istället litat till att någon i styrelsen löser uppgifterna. Valda ledamöter som har varit kassörer i KSF har i flera fall avsagt sig sina uppdrag med omedelbar verkan under löpande verksamhetsår. Överlämningar till den eller de som skulle ta över har ibland uteblivit. Historien visar således att det är en betydande risk att bara lita till styrelseledamöter för att sköta ekonomin eftersom de alltid har möjligheten att lämna sina uppdrag med omedelbar verkan utan ordnad överlämning till efterträdare. När Lena Sjödahl (en av motionärerna) med omedelbar verkan lämnade sitt uppdrag som kassör 2017-03-24 ville hon också lämna sitt företags, Leadership Power Redovisning AB, uppdrag för KSF. Nu fanns det lyckligtvis ett skriftligt avtal mellan företaget och KSF som medförde att byrån inte kunde avsluta det omedelbart eftersom det skulle vara två månaders uppsägningstid. Detta gav KSF:s styrelse en möjlighet att under ordnade former avsluta verksamhetsåret 2016 2017 inför stämman i maj 2017 och påbörja sökandet efter en ny lösning på redovisningsarbetet. Det krävs kompetens för att sköta en samfällighetsförening i enlighet god förenings- och redovisningssed. När en tidigare kassör hastigt slutade hösten 2014 uppdagades en bokföring och redovisning som inte motsvarade kraven i stadgarna eller god redovisningssed, särskilt när det gällde arbetsgivarfrågorna och redovisningen av de olika gemensamhetsanläggningarna. I efterhand kan man konstatera att revisorerna visserligen påtalat en del av bristerna men att varken styrelse eller föreningsstämma vidtog några korrigerande åtgärder. I det akuta läge som uppstod bad dåvarande styrelsens ordförande Leadership Power Redovisning AB (Lena Sjödahls företag) att hjälpa KSF att få ordning på redovisningen. Företaget bedömde efter en tids arbete med materialet läget som så bristfälligt att all bokföring för 2014 gjordes om från början utifrån grundverifikationerna.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 8 av 14 Under de två år och 5 månader som företaget skötte redovisning åt KSF debiterades sammanlagt drygt 70.000 kr. Lena påpekade flera gånger, även på fakturorna, att hennes företag inte tog betalt för all den tid som gick åt. 5.2.2 Förutsättningar En korrekt ekonomiadministration i KSF är inte okomplicerad. De fyra gemensamhetsanläggningar måste hållas strikt åtskilda. Efter lantmäteriförrättningen 2014 har Ga1 Vägar och Ga4 Avfall andelstal som beror av hur fastigheten nyttjas. Förändringar i nyttjande måste leda till anmälan till Lantmäteriet om nya andelstal för att KSF ska kunna göra en korrekt debiteringslängd för uttaxeringen. En skattemässigt korrekt hantering av arvoden, löner och kostnadsersättningar samt arbetagivardeklarationer och kontrolluppgifter förutsätter tillräcklig kompetens inom löneadministration. Såväl den löpande hanteringen som den ekonomiska rapporteringen förutsätter att ett modernt ekonomisystem används och för detta krävs särskild kompetens. 5.2.3 Ansvarsfrågan Ansvaret för att ekonomiadministrationen sker korrekt åvilar alltid styrelsen oavsett hur arbetet bedrivs. Ett sätt att säkerställa tillräcklig kompetens är att köpa lämpliga tjänster från de som professionellt bedriver ekonomiadministration och kan ställas till svars för uppkomna brister. Föreningsstämman utser ledamöter till styrelsen på förslag av valberedningen eller på annat sätt men stämman utser inte rollerna inom styrelsen förutom ordförande. Det innebär att en vald styrelse inte har något inflytande över om styrelsen får en tillräcklig kompetens för att sköta ekonomiadministrationen utan extern hjälp men man står ändå med det fulla ansvaret för att den fungerar. 5.3 Styrelsens rekommendation Styrelsen rekommenderar föreningsstämman att avslå motionen. 6 Motion Ersättning för städdagar 6.1 Motionens yrkande
Kisängs Samfällighetsförening Sida 9 av 14 6.2 Styrelsens analys 6.2.1 Fakta Sedan den nya modellen med korrekt hantering av städdagsersättningen infördes 2015 har ungefär 30.000 kr utbetalats per kalenderår. Det motsvarar 120 dagsverken på städdagarna. Därtill kommer kostnader för verktyg, redskap och utspisning vilket gör att hela kostnaden för städdagarna uppgår till ungefär 35.000 kr per år. 6.2.2 Analys I en särskild enkät har styrelsen frågat medlemmarna hur man ser på städdagarna och städdagsersättningen. Av 65 1 inkomna svar anser 58 % att ersättningen ska behållas och 42 % att den ska tas bort. Av dessa är det 10 svarande som aldrig brukar delta i städdagarna. Inom den gruppen är det 60 % som tycker att städdagsersättningen kan tas bort. Om städdagsersättningen slopas och uttaxeringen sänks i motsvarande mån så är det bara de som inte deltar som får en lägre kostnad. De som deltar i städdagarna går ju miste om en lön som efter skatt vanligtvis överstiger den sänkta uttaxeringen. Den viktigaste aspekten av motionens yrkande för förvaltningen av Ga2 är om beslutet kring städdagsersättning påverkar antalet deltagare på städdagarna och därmed hur mycket naturvårdsarbete som kan utföras. 6.3 Styrelsens rekommendation Styrelsen ställer sig neutral i denna fråga och avstår från att lämna en rekommendation till stämman. 7 Motion Styrelse- och förvaltningskostnader 7.1 Motionens yrkande I argumentationen i denna motion återkommer punkterna från motionerna om städdagsersättning och extern redovisningsbyrå. Det som tillkommer gäller arvoden för styrelse och suppleanter. 11 Läget vid styrelsens möte 2018-04-15
Kisängs Samfällighetsförening Sida 10 av 14 7.2 Styrelsens analys 7.2.1 Fakta Hösten 2014 föreslog dåvarande kassören att till styrelsen och områdesansvariga betala ut sammanlagt 72 657 kr i arvoden och kostnadsersättningar. Styrelsen avvisade förslaget och beslutade istället att överge den tidigare modellen för arvoden och kostnadsersättningar till förtroendevalda och områdesansvariga eftersom den var oförenligt med svensk skattelagstiftning. Strax senare avgick kassören med omedelbar verkan. Rolf Sjödin, Arne Nordström och Lena Sjödahl (alla med bland motionärerna) åtog sig på styrelsens begäran att vara en arvodeskommitté med uppgift att till stämman våren 2015 presentera en ny ersättningsmodell som kunde hanteras i enlighet med gällande skattelagstiftning. Arvodeskommittés förslag som överlämnades till stämman och godkändes var följande: Av stämman 2015 beslutad arvodesmodell med då beräknat utfall Antal Grund-arvode Tillägg Möten 6 möten á 300 kr Ordförande 1 3 000 kr 9 000 kr 6 1 800 kr Vice ordförande 1 3 000 kr 3 000 kr 6 1 800 kr Sekr & kassör 2 6 000 kr 4 000 kr 12 3 600 kr Ordinarie ledamot 4 12 000 kr 0 kr 24 7 200 kr Suppleant 2 2 000 kr 0 kr 12 3 600 kr 10 26 000 kr 16 000 kr 60 18 000 kr 60 000 kr Det är inte helt jämförbart med det sista förslaget enligt den gamla modellen eftersom arvode till områdesansvariga i det nya förslaget blev en fråga för styrelsen, inte för stämman. Styrelsen beslutade kort efter stämman om arvoden på sammanlagt 9 000 kr för de områdesansvariga. Vid jämförelse bör man betänka att mottagaren får ersättningen som skattepliktig inkomst vilket innebär en påtaglig sänkning av ersättningen mot den gamla modellen och att KSF måste betala arbetsgivaravgifter vilket ökar kostnaderna.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 11 av 14 Under de tre verksamhetsår som modellen har tillämpats har utfallet blivit 2015-16 2016-17 2017-18 Antal ledamöter 8 8 7 Antal suppleanter 2 1,2 2 Antal mötestillfällen 8 9 7 Summa arvode 42 000 kr 41 167 kr 39 000 kr Summa mötestillägg 18 600 kr 18 300 kr 16 200 kr Totalsumma 60 600 kr 59 467 kr 55 200 kr Motionens yrkande är otydligt där det står inför stämman där nytt beslut. Eftersom motionen är lämnad till stämman 2018 så utgår styrelsen från, om motionen antas, att ny arvodesmodell ska beslutas på stämman 2019. Styrelsen välkomnar en översyn av arvodesmodellen. Ett viktigt underlag bör vara information om hur andra med KSF jämförbara föreningar bestämmer sina arvoden. 7.3 Styrelsens rekommendation Styrelsen rekommenderar föreningsstämman att bifalla motionen. 8 Motion gällande Börjes brev avsett för KSF:s medlemmar 8.1 Motionens yrkande 8.1.1 Bakgrund Det finns två böcker 2 om samfälligheter som ofta citeras. Vid samtal med lantmäterimyndigheten i Norrtälje, som handlägger vår och andras samfälligheter, hänvisar man till dessa som bra källor för att förstå lagar och regler. I Björn Lundéns bok finns på sidan 114 följande text: 2 Tommy Österberg Samfälligheter och Björn Lundén Samfälligheter
Kisängs Samfällighetsförening Sida 12 av 14 8.1.2 Nuvarande styrelses arbetssätt En styrelse i en samfällighetsförening kan själv besluta att publicera sina protokoll. Så var det i KSF fram till september 2014. Då beslutade styrelsen att ersätta utskicket av protokoll med nyhetsbrev. I det första nyhetsbrevet av den typen förklarades skälen: Regelbundna nyhetsbrev ersätter utskick av styrelsens protokoll KSF styrelse beslutade vid sitt senaste möte att i fortsättningen skicka ut nyhetsbrev till medlemmarna istället för att publicera protokollen. Syftet är att dels kunna informera medlemmarna om styrelsens beslut i olika frågor och dels kunna informera om annat som vi tror kan vara intressant för medlemmarna. Nyhetsbreven ska skrivas med tanke på att många medlemmar inte är insatta i alla detaljer i alla frågor. Det kan därför behövas litet mera bakgrund och förklaringar till vissa frågor. Ett annat skäl är att effektivisera styrelsens arbete genom att koncentrera protokollen till beslut, aktiviteter och åtaganden i styrelsens arbete. Därtill kommer att protokollen ska utformas så att revisorernas granskning av styrelsens förvaltning underlättas. Synpunkter på nyhetsbrevens utformning och förslag till förbättringar mottages tacksamt av alla i styrelsen.
Kisängs Samfällighetsförening Sida 13 av 14 Styrelsen har utvecklat en rutin som innebär att Nästa nyhetsbrev är en stående punkt på agendan för varje styrelsemöte. I slutet av mötet bestämmer styrelsen vilka punkter, både från det möte som just ska avslutas och andra lämpliga nyheter, som ska vara med. När protokollet är klart görs nyhetsbrevet färdigt och lämnas till samtliga ledamöter och suppleanter för synpunkter och förbättringsförslag. Därefter publiceras det på hemsidan och i posthuset. I augusti 2016 beslutade styrelsen att upprätta en aktivitetslista för det egna arbetet. Ett syfte var att fortsätta förenkla protokollen och samtidigt hålla bättre reda på olika ledamöters åtagande i styrelsearbetet. Aktivitetslistan är mycket kortfattad för att medge överblick och därmed svårbegriplig för den som inte är väl insatt i styrelsens arbete. 8.1.3 Analys av KSF revisor KSF:s revisor Ann-Louise Borgdén har som en del av beredningen av denna motion granskat samtliga protokoll och nyhetsbrev från 2017. Hon skriver i sitt utlåtande: Nu har jag gått igenom och jämfört alla nyhetsbreven med alla styrelseprotokollen och jag kan inte se att någon väsentlig information har hemlighållits för medlemmarna. I motionens andra yrkande föreslås att protokollen inte ska hemlighållas för medlemmar i föreningen samtidigt som de inte ska vara offentliga för utomstående. Det är svårt att förstå hur man i praktiken åstadkommer detta i en förening med 142 deltagande fastigheter. 8.1.4 Bilaga till motionen I en bilaga till motionen refererar en jurist hos Villaägarna ett samtal med Arne Nordström (en av motionärerna). Av svaret framgår att frågan till juristen inte speglar det faktiska händelseförloppet. Vid styrelsens möte den 25 november 2017 överlämnade Börje Kristiansson en skrivelse till ledamöterna. Den innehöll hans uppsägning som vägansvarig och bakom det pappret ett dokument vars inledning återges nedan: Ledamöterna läste igenom handlingen och några konstaterade att Börje uttryckte starkt missnöje på flera punkter vilket han självklart är i sin fulla rätt att göra. Det påpekades också att några ledamöter ansåg att det fanns faktafel i texten. Styrelsen valde att inte börja debattera innehållet med Börje eftersom dokumentet blev känt först under mötet. Börje visade förståelse men underströk att det skulle tas till protokollet. Det bekräftades men då påpekades
Kisängs Samfällighetsförening Sida 14 av 14 också för Börje att när vi gör det så blir det därmed inte offentligt. Börje svarade att han förstod att det var konsekvensen. Under diskussionen nämnde inte Börje någon gång att dokumentet skulle skickas till medlemmarna och av inledning på dokumentet är det inte uppenbart. KSF är en självständig juridisk person som företräds av sin styrelse. När styrelsen på det mötet kom till punkten nästa nyhetsbrev sa Börje ingenting om det överlämnade dokumentet och det fördes inte upp på listan av punkter till nyhetsbrevet. Drygt en månad efter novembermötet lade Börje ut brevet på bordet inne i posthuset men nu med ett handskrivet förtydligande att det var ämnat för KSFs medlemmar. På styrelsemötet den 10 februari 2018 diskuterades Börjes brev och de synpunkter på faktafel som flera i styrelsen anser fanns presenterades för Börje. Inte heller vid detta möte framförde Börje önskemål om att brevet skulle tillställas medlemmarna. 8.1.5 Styrelsens analys Styrelsen delar synen i motionens första yrkande om ett öppet och ärligt klimat för kommunikation inom KSF. Däremot delar styrelsen inte synen på att protokollen och tillhörande handlingar ska göras tillgängliga för alla medlemmar. Det valda arbetssättet med nyhetsbrev efter varje styrelsemöte är enligt nuvarande styrelse ett bättre sätt att kommunicera med alla medlemmar och helt i enlighet med rekommendationen i Björn Lundéns bok. Därmed inte sagt hur nya styrelser kan komma att göra men det måste få vara varje styrelses sak att besluta hur man kommunicerar med medlemmarna. 8.2 Styrelsens rekommendation Styrelsen rekommenderar föreningsstämman att avslå motionen.