1. Registrets namn Patientregister 2. Registeransvarig Namn Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite Adress Mariegatan 16 20 67200 Karleby Telefonväxel (06) 8264111 3. Registrets ansvarsperson 4. Kontaktperson för frågor gällande registret 5. Syftet med behandling av personuppgifter Chefsöverläkaren Dokumentförvaltningschefen Med patient avses i denna registerbeskrivning på basis av lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992, 2 ) en person som anlitar hälso- och sjukvårdstjänster eller som annars är föremål för sådana tjänster. Som patient betraktas också i enlighet med patientskadelagen (585/1986, 1 ) den som donerar blod, vävnader eller organ samt en frisk person som undersöks i samband med medicinsk forskning samt en person som undersöks enligt definitionen i lagen om medicinsk forskning (488/1999) Huvudsaklig lagstiftning som styr verksamheten: Lag om specialiserad sjukvård (1062/1989); Hälso- och sjukvårdslag (1326/2010); Folkhälsolag (66/1972) Mentalvårdslag /1116/1990); Personuppgiftslag (523/1999); Lag om patientens ställning och rättigheter (785/1992); Lag (559/1994) och förordning (564/1994) om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården; Arkivlag (831/1994); Sivu 1 / 5
Lag om smittsamma sjukdomar (1227/2016) Lag om elektroniska recept (61/2007); Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007); Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (298/2009); Lag om klientavgifter inom social- och hälsovården (734/1992) Med hjälp av registret kan man inom Soites hälso- och sjukvårdsservice utföra de uppgifter som hör till servicen när det gäller att undersöka, vårda och rehabilitera en patient samt i utbildnings- och forskningsverksamhet. Användningsändamål: att planera, ordna, förverkliga och uppfölja undersökningen och vården av patienterna. att eventuellt styra en patient till en annan vårdinrättning. att övervaka verksamheten som utförs av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården. att utreda eventuella ersättningskrav. fakturering och indrivning som gäller vård och undersökning av en patient. vetenskaplig forskning och utbildning samt uppföljning av patientvården med tanke på yrkesmässig utveckling. att säkra vårdkvaliteten och effekten av vården, planera, utveckla, föra statistik och följa upp sjukvårdsdistriktets egen verksamhet, samt åliggandena som krävs för att förverkliga den registeransvariges rättigheter och skyldigheter. 6. Datainnehåll Uppgifter för identifiering av en patient och hens kontaktuppgifter, namn och personbeteckning, hemkommun, adress, telefonnummer, en kontaktperson som patienten har utsett, vid behov kontaktuppgifter till en minderårig patients vårdnadshavare eller en patients lagliga företrädare, patientens modersmål / kommunikationsspråk. Sivu 2 / 5
Uppgifter som är nödvändiga för vård och undersökning av en patient, laboratorie-, röntgen- och andra undersökningsresultat, rehabiliteringsplaner, dagböcker för tidsbokning och för bokning av vård, samt med patientens samtycke för vården nödvändiga uppgifter som erhållits från andra vård-, undersöknings- eller rehabiliteringsinrättningar. Nödvändiga uppgifter för att sköta uppdrag som nödcentralen förmedlar. Nödvändiga uppgifter för hantering av frågor som gäller patientavgifter samt statistikföring och forskning. Systemen för upprätthållande av registret har förtecknats som beskrivningar av it-systemen. 7. Regelmässiga informationskällor 1. Befolkningsdata från Befolkningsregistercentralen. 2. Patienten själv, hens anhörig eller en person som har fullmakt av patienten 3. Undersökningar eller åtgärder utförda av en annan vårdinrättning med samtycke av den remitterande verksamhetsenheten eller av en yrkesutövare inom hälso- och sjukvården eller av patienten. 4. Via arkivet för patientuppgifter är patientuppgifterna med patientens samtycke tillgängliga i de verksamhetsenheter inom hälso- och sjukvården som behöver dem för vård av patienten. 5. Elektroniska läkemedelsordinationer som är gjorda och undertecknade av en läkare och som har lagrats i det centraliserade Receptcentret. Där är uppgifterna tillgängliga för vårdande yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och för apotekens farmaceuter och provisorer samt för studeranden inom dessa områden vid skötsel av ärenden inom social- och hälsovården eller vid ett apotek. För att kontrollera uppgifterna måste man alltid be om lov av patienten. 6. Nödcentralen 8. Regelmässigt överlåtande av uppgifterna Uppgifter som ingår i patientdokumenten är sekretessbelagda. Personal som vårdar en patient kan inom organisationens olika enheter använda för vården nödvändiga patientuppgifter som finns i Sivu 3 / 5
Soites patientuppgiftsregister utan patientens samtycke. Uppgifter som ingår i patientdokumenten överlåts: 1. Med samtycke av patienten eller hens lagliga företrädare till patientens egen läkare, remitterande läkare eller till en fortsatt vårdplats med hjälp av teknisk användarkontakt eller som pappersutskrifter. Därtill överlåts uppgifter åt patienten själv som pappersutskrift eller elektroniskt (Effica egenvård, servicen Mina Kanta-sidor). 2. Uppgifter i anslutning till fakturor vid behov till hälso- och sjukvården i patientens hemkommun och vid betalningsstörningar till den som sköter indrivningsärenden. 3. Till hälso- och sjukvårdens nationella lagstadgade register som pappersutskrifter eller via teknisk användarkontakt (forsknings-, planerings- och statistikändamål) 4. Till myndigheter och andra som har lagbaserad rätt att få uppgifterna i pappersform eller via teknisk användarkontakt. 9. Överföring av uppgifter till områden utanför EU eller utanför EES Med patientens samtycke eller för att skydda en livsviktig fördel för patienten kan uppgifter om hen överlåtas till områden utanför Europeiska unionen eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet på basis av 22-23 i lagen om personuppgifter. 10. Principerna för skyddet av registret Manuellt material: I arkiven finns passerkontroll och elektronisk låsning av dörrarna. På avdelningarna och poliklinikerna förvaras dokument i pappersform samt film- och röntgenbilder i övervakade utrymmen och/eller i låsbara skåp. Digitalt material: Användarrättigheter till Soites arbetsstationer, telekommunikationsnät och it-system ges bara åt dem som har undertecknat sekretess- och användarförbindelsen. Användarrättigheterna beviljas separat för varje arbetsuppgift. Om användningen av uppgifterna skapas en användarlogg. Datasystemen finns i skyddade och övervakade utrymmen. Förvaring, arkivering, förstöring och annan hantering av uppgifterna regleras av arkivbildningsplanen och dataskyddsanvisningarna. Uppgifterna i elektroniska läkemedelsordinationer och patient- Sivu 4 / 5
uppgifter lagras i det Nationella hälsoarkivet (Receptcentret, Informationshanteringstjänsten) med hjälp av teknisk användarkontakt. Personalen inskolas och kunskaperna upprätthålls genom kompletteringsutbildningar om dataskydd och datasäkerhet som hålls årligen. Registeruppgifternas förvaringstid grundar sig på Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Patientregistret och dess delregister, förvaringstider och utskrifter är beskrivna i sjukvårdsdistriktets arkivbildningsplan. 11. Den registrerades rätt att granska uppgifterna och korrigering av felaktiga uppgifter Var och en har med de begränsningar som nämns i 11 2 och 3 mom. rätt att ta del av de uppgifter som ingår i en myndighetshandling och som gäller honom själv, om inte något annat föreskrivs i lag. (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 12). Den som önskar kontrollera uppgifter om sig själv på det sätt som avses i 26, skall begära detta i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling eller begära detta personligen hos den registeransvarige. (Personuppgiftslagen 28). Avsteg från denna rätt kan göras endast av särskilda skäl. På skriftlig begäran av den registrerade kan registeruppgifter rättas, utplånas eller kompletteras i enlighet med anvisningarna för patientdokument. Om den registeransvarige inte godkänner den registrerades yrkande på rättelse av en uppgift, skall hen till den registrerade ge ett skriftligt intyg om skälen till att yrkandet inte har godkänts. Skriftlig begäran om granskning och korrigering av felaktiga uppgifter sänds under adress: Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite, arkivets registratorskontor, Mariegatan 16 20, 67200 Karleby Sivu 5 / 5