1 (5) Antaget av fullmäktige den 7 februari 2001 10 ARKIVREGLEMENTE MED TILLÄMPNINGSANVISNINGAR för TROSA KOMMUN Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Trosa kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen, kommunens övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Med självständig ställning avses att enheten drivs och fattar beslut självständig. Exempel på sådant organ är överförmyndare. Fullmäktigeberedningar och nämndutskott sorterar under fullmäktige respektive ansvarig nämnd. Delegationer, kommittéer och liknande som utses av nämnd eller förvaltning, utgör delar av den myndighet till vars verksamhetsområde de hör. 2 MÅL Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är att genomföra effektiva arkivrutiner och enhetliga arkivbestämmelser för hela kommunen, att säkra tillgången till nödvändig information för bedrivande av kommunens verksamhet, samt
att garantera tillämpningen av den lagstadgade offentlighetsprincipen. 3 ARKIVMYNDIGHET 2 (5) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Arkivmyndigheten kan utfärda riktlinjer och instruktioner för kommunens arkivvård. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet utgör arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. Kommunarkivet får även emottaga föreningars-, mindre företags- och enskilda arkiv av betydelse för forskning om Trosa. Större företag hänvisas till Företagsarkivet i Eskilstuna. Emottagandet skall ske mot skrivet avtal. Kommunarkivet skall ge myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor. För kommunarkivet finns särskild instruktion. 4 MYNDIGHETENS ARKIVANSVAR Kommunens myndigheter har var och en fullt ansvar för sitt eget arkiv och ansvar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av punkterna 5-10 i detta reglemente. Hos myndigheterna skall finnas arkivansvarig och arkivredogörare, som svarar för myndighetens löpande arkivvård. Myndigheter med omfattande verksamhet bör utse flera arkivredogörare för skilda delar av verksamheten. Uppgift om arkivansvarig och arkivredogörande lämnas till kommunarkivet. Myndigheten skall fortlöpande hålla kommunarkivet underrättat om förhållanden av betydelse för arkivbildning, arkivvård och förutsättningar för gallring samt om behovet av att överlämna arkivhandlingar. Arkivansvarig (förvaltningschef, enhetschef eller motsvarande) ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Om arkivansvaret inte delegeras till någon särskild person ligger hela ansvaret hos politikerna i nämnden. Är kontaktperson i arkivfrågor. Arkivredogöraren svarar för det praktiska arbetet med myndighetens arkiv. Dessa bevakar arkivbildningen och håller dokumenthanteringsplanen à jour. Arkivredogöraren verkställer beslutad gallring samt iordningställer arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Är kontaktpersoner i arkivfrågor. För arkivredogörare finns särskild instruktion.
3 (5) 5 REDOVISNING AV ARKIV Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv dels genom en systematisk arkivförteckning över de handlingar som tillhör myndighetens arkiv (arkivförteckning), dels en kortfattad information om vilka slags handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning). Varje myndighet skall också upprätta en plan som beskriver myndighetens samtliga handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Arkivhandlingar är allmänna handlingar som lagts till förvaring efter avslutad handläggning. Enligt 6 arkivlagen ingår det i varje kommunal myndighets skyldighet att upprätta dels en arkivbeskrivning, dels en systematisk arkivförteckning. Avsikten med denna bestämmelse är att myndigheten skall leva upp till offentlighetsprincipen. Arkivförteckningen är en systematiskt uppställd redovisning av arkivets innehåll. Den skall ge en överblick över arkivbeståndet, volym för volym, och fixera arkivets ordning. Kommunarkivet hjälper myndigheterna med att upprätta arkivförteckningar. Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som haft betydelse för arkivvården (t e x organisationsförändringar) samt principer för bevarande och gallring. Arkivbeskrivning upprättas särskilt för varje enskild arkivbildare. Det finns dock ett instrument till som varje myndighet är skyldig att upprätta. Dokumenthanteringsplanen tar upp alla typer av handlingar som inkommer eller upprättas inom en myndighet, den beskriver handlingens liv, anger skrivmaterial eller motsvarande, hur den sorteras, om och när den kan gallras alternativt när den överlämnas till kommunarkivet för slutarkivering. Planen ger på detta sätt en total bild av förvaltningarnas dokumentflöde och visar hur handlingarna skall hanteras. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. Detta dokument skall revideras vid behov. 6 RENSNING Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning bör utföras av respektive handläggare och skall genomföras senast i samband med arkivläggning Rensning innebär att man före arkivläggning plockar bort arbetspapper av tillfällig betydelse som inte är nödvändiga för att man skall förstå ärendet. Det krävs inget myndighetsbeslut för att man skall få rensa. De handlingar som kan rensas bort är följande: - anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse - övertaliga kopior - kladdar, utkast och liknande arbetspapper som har förlorat sin betydelse i och med att man har upprättat en slutgiltig skrivelse - trycksaker som man inte har behövt åtgärda
Rensning innebär också bortplockning av gem, platsfickor, gummiband mm. 4 (5) 7 BEVARANDE OCH GALLRING Varje myndighet beslutar efter samråd med arkivmyndigheten om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning. Arkivmyndigheten har avgörandet i de fall myndigheten och kommunarkivet har olika uppfattning. Om gallring i arkiv som överlämnats till kommunarkivet beslutar arkivmyndigheten. Före beslut skall dock samråd ske med överlämnande myndighet. Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig beskaffenhet, vilkas art skall specificeras i beslutet, får utgallras hos kommunens samtliga myndigheter. Arkivmyndigheten får också besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. Pappershandlingar kan huvudsakligen lämnas till återvinning. Innehåller handlingen personrelaterade eller sekretessbelagda uppgifter skall materialet förmalas eller tas hand om på annat säkert sätt. Följande handlingar skall enligt arkivlagen helt undantas från gallring: - handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet - handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning och för framtida utredningar - handlingar som kan ha rättslig betydelse - handlingar som är av värde för framtida forskning Gallringsfristerna finns normalt intagna i myndighetens dokumenthanteringsplan. Kommunförbundet och riksarkivet ger ut råd för de olika kommunala sektorerna om vilka handlingar som bör bevaras och vilka som kan gallras. 8 ÖVERLÄMNANDE TILL KOMMUNARKIVET När arkivhandlingen inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan myndigheten efter överenskommelse med arkivmyndigheten överlämna sitt arkiv eller del därav till kommunarkivet för fortsatt vård. Före överlämnandet skall aktrensning och föreskriven gallring har ägt rum och arkivet skall vid överlämnandet vara väl ordnat. Avlämnande myndighet skall vid leverans till kommunarkivet upprätta en leveransreversal i två exemplar över det överlämnade materialet. Det ena exemplaret återställs den avlämnade myndigheten som kvitto. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige beslutar något annat. Annat överlämnande, t ex till myndighet utanför kommunen, kräver stöd i lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till enskild.
5 (5) Med överlämnande avses att även ansvar och kontroll överförs. Om arkivhandlingar endast deponeras i kommunarkivet stannar ansvaret för arkivvården hos den deponerande myndigheten. När arkivhandlingar överlämnas till kommunarkivet skall en leveransreversal (d v s följesedel) upprättas i två exemplar av den levererande myndigheten. Reversalen utgör en kortfattad förteckning över vilken typ av handlingar som levererats. 9 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING Arkivhandlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former. Som norm för den kommunala arkivvården, tjänar Riksarkivets utfärdade föreskrifter, råd och tekniska krav. Papper, databärare och skrivmaterial bör väljas i enlighet med krav på handlingarnas beständighet. Råd och anvisningar om arkivbeständigt material och metoder lämnas av kommunarkivet. Handlingar som tillhör myndighetens arkiv skall förvaras under betryggande former i arkivlokal som ger skydd mot: - vatten och skadlig fukt, - brand, brandgas och skadlig upphettning, - skadligt klimat- och miljöpåverkan, samt - skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna får förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. 10 UTLÅNING Förutsättningen för utlåning är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. För tjänsteändamål kan arkivhandling lånas ut till annan myndighet och för vetenskapligt ändamål till institutioner som beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet. Arkivhandling får inte utlånas till enskild för användning utanför myndighetens lokal. Utlåning av arkivhandling får endast ske mot kvitto. Föreningar får låna sina egna handlingar mot kvitto.