Kallelse Individnämnden

Kallelse Individnämnden Tid: onsdag 25 april 2018 kl. 17:00 Plats: Östra Roten, kommunhuset i Lilla Edet Ärenden Föredragande Formalia 1 Upprop 2 Val av justerare och tid för justering 3 Godkännande av dagordning Informationsärenden 4 Uppföljning utredningstid och förhandsbedömningar barn- och unga enligt individnämndens internkontrollplan 2018 2018/26 Pernilla Sundemar, verksamhetschef 5 Budgetanvisningar inför MOR 2019 2018/106 Lotte Mossudd, socialchef Beslutsärenden 6 Undertecknande av personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) 2018/75 Ingela Flodin, nämndsamordnare 7 Utseende av dataskyddsombud för individnämnden 2018/95 Ingela Flodin, nämndsamordnare 8 Svar till arbetsmiljöverket 2018/96 Pernilla Sundemar, verksamhetschef 9 Särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a Föräldrabalken Sekretess! Handlingar delas ut på sammanträdet. Emil Gusteus, enhetschef 10 Information 11 Anmälan av inkomna skrivelser 12 Redovisning av delegeringsbeslut Peter Spjuth (V) Ordförande 1

Individnämndens arbetsutskott protokoll 2018-03-16 84 Uppföljning utredningstid och förhandsbedömningar barn- och unga enligt individnämndens internkontrollplan 2018 Dnr IN 2018/26 Sammanfattning Enligt Individnämndens internkontrollplan från mars 2018 ska verksamhetschef varje månad kontrollera att utredningar av Barn och Unga sker inom föreskriven tid. Detsamma gäller skyddsbedömningar och förhandsbedömningar av Barn och Unga. Denna redovisning avser januari och februari. I januari avslutades 11 utredningar och i februari 20. I februari avslutades en utredning en dag för sent. Utredning avsåg ansökan från ett ensamkommande 17-årigt barn. De övriga 30 utredningarna som avslutades i januari och februari 2018 slutfördes inom lagstadgad tid, 4 månader. I januari avslutades 42 förhandsbedömningar/aktualiseringar avseende 41 olika barn och i februari 36 aktualiseringar avseende 35 olika barn. En av förhandsbedömningarna som avslutades i februari hade pågått mer än 14 dagar. Beslut om förlängd tid hade dock fattats och giltigt skäl fanns för detta. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 5 mars 2018 Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden antecknar informationen. 2

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-03-05 IN 2018/26 Uppföljning utredningstid och förhandsbedömningar Barn och Unga enligt Individnämndens internkontrollplan 2018 Dnr IN 2018/26 Sammanfattning Enligt Individnämndens internkontrollplan från mars 2018 ska verksamhetschef varje månad kontrollera att utredningar av Barn och Unga sker inom föreskriven tid. Detsamma gäller skyddsbedömningar och förhandsbedömningar av Barn och Unga. Denna redovisning avser januari och februari. I januari avslutades 11 utredningar och i februari 20. I februari avslutades en utredning en dag för sent. Utredning avsåg ansökan från ett ensamkommande 17-årigt barn. De övriga 30 utredningarna som avslutades i januari och februari 2018 slutfördes inom lagstadgad tid, 4 månader. I januari avslutades 42 förhandsbedömningar/aktualiseringar avseende 41 olika barn och i februari 36 aktualiseringar avseende 35 olika barn. En av förhandsbedömningarna som avslutades i februari hade pågått mer än 14 dagar. Beslut om förlängd tid hade dock fattats och giltigt skäl fanns för detta. Finansiering Ingen finansiering krävs. Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden antecknar informationen. Pernilla Sundemar Verksamhetschef Pernilla.sundemar@lillaedet.se 3

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-04-16 IN 2018/106 Budgetanvisningar inför MOR 2019 Dnr IN 2018/106 Sammanfattning Genomgång av budgetanvisningar inför MOR 2019. Beslutsunderlag Budgetanvisningar 2019 daterad 26 mars 2018 Mall underlag till ramar 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Förslag till beslut Individnämnden antecknar informationen. Lotte Mossudd Socialchef lotte.mossudd@lillaedet.se Beslut expedieras till Lotte Mossudd, socialchef 4

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-03-26 KS 2018/159 Budgetanvisningar 2019 Dnr KS 2018/159 Sammanfattning Lilla Edets kommun har fortsatt ett stort behov av att styra sin verksamhet så att verksamhetens mål och skattemedlen står i samklang med varandra. Med befolkningsprognoser, skatteberäkningar och verksamheternas mål som grund skall kommunstyrelsen i sitt förslag till budgetramar för 2019 ta ställning till utvecklingsområden och budgetanpassningar i kommunens verksamhet. Kommunstyrelsens arbetsutskott har i samband med beredning av 2017 års bokslut genomfört en inledande dialog med nämndernas presidier om de ekonomiska förutsättningar som finns för kommande budgetår. Finansiella mål Kommunens mål är att långsiktigt vidmakthålla en sund ekonomi och att årligen minst tillgodose lagens krav på balans mellan intäkter och kostnader. Många kommuner har som mål att resultatet ska vara 2 procent av summan av skatteintäkterna och statsbidragen. För Lilla Edets kommun innebär detta ett resultat på ca 16,5 mkr. I den budget för 2018 som antogs av kommunfullmäktige i november 2017 är det finansiella målet att årets resultat skall, för den skattefinansierade verksamheten, uppgå till lägst 1 procent av verksamhetens nettokostnad. Det andra finansiella målet är at soliditeten ska öka varje år för att på sikt nå en positiv soliditet inklusive samtliga pensionsförpliktelser. Ekonomiska förutsättningar I den flerårsplan för 2018-2020 som presenterades för kommunfullmäktige i november 2017 beräknades skatte- och bidragsintäkter utifrån ett invånarantal på 13 778 personer. Aktuellt invånarantal uppgår till ca 13 961 och nedanstående beräkningar utgår från senaste årens befolkningsökningar. För 2019 beräknas invånarantalet till 14 100 för år 2020 till 14 300 samt 14 500 personer år 2021. Enligt senaste prognos från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) uppgår skatteintäkterna (inkl. inkomstutjämning, utjämningsbidrag/avgifter) samt generella statsbidrag till 831,5 Mkr för 2019. Detta är 0,6 Mkr högre än vad som räknades med i flerårsplanen. 5

Övriga förutsättningar Preliminär resultatbudget, med ett beräknat ekonomiskt utrymme att fördela till kommunens verksamheter utgår från följande förutsättningar: innevånarantal 14 100 oförändrad skattesats 22,37 kr per skattekrona löneökningarna överstiger inte 3,2 %. den årliga prisutvecklingen bedöms till 2,3 % kompensation till nämnderna för prisökningar utgår från en inflation på 2,3 % intäkter räknas upp på motsvarande sätt med 2,3 %. Med ovanstående förutsättningar uppnås ett resultat på + 15,0 Mkr för den skattefinansierade verksamheten med oförändrade budgetramar från 2018. Detta kan jämföras med det finansiella målet; att resultatet i den skattefinansierade verksamheten skall uppgå till lägst 1 procent av verksamhetens nettokostnader (7,9 Mkr). Anvisningar för det fortsatta budgetarbetet Inför budgetberedningsdagen, den 7 maj, skall nämnder/förvaltningar ta fram underlag enligt följande: Driftbudget Budgetunderlaget skall omfatta nettobudget för nuvarande verksamhet, samt förslag till utökningar/besparingar. Det är viktigt att respektive nämnd ger förslag till hur eventuella utökningar inom ett område kan finansieras genom prioriteringar inom det egna ansvarsområdet. För att ge kommunfullmäktige möjlighet till prioriteringar och omfördelningar mellan nämndernas budgetramar samt mot bakgrund av den stora osäkerhet som råder kring kostnadsutvecklingen skall underlagen från nämnderna innehålla redovisning över möjliga åtgärder och konsekvenser av oförändrade ramar jämfört med 2018 samt redovisning över en ökning respektive minskning med 1 % jämfört med 2018. I separata noter skall nämnderna ange beskrivningar, motiveringar samt konsekvenser dels till förändringar (kan t ex vara förändring pga. ändrad befolkningsstruktur) i befintlig verksamhet dels till föreslagna utökningar respektive besparingar. Nämnderna ska eftersträva kortfattade beskrivningar för att så långt som möjligt minska budgetmaterialets omfattning. Utöver möjligheter till besparingar och effektiviseringar i egen verksamhet kan även besparingsförslag genom samverkan mellan förvaltningarna lämnas. Investeringsbudget Investeringsäskanden skall anges i prioriteringsordning. I det fall en investering sträcker sig över flera år skall den totala investeringssumman anges. Observera att miniminivå för att en anskaffning skall räknas som investering gäller att anskaffningen skall överstiga 1,0 prisbasbelopp (ca 46 tkr) och ha minst tre års livslängd. Tidplan 28-29/3 Ekonomiavdelningen distribuerar anvisningar och mallar till nämnderna 3 maj Budgetunderlag för 2019 från nämnderna lämnas till ekonomiavdelningen. 6 sid 2/3

7 maj Budgetberedning för kommunstyrelsens arbetsutskott och nämndpresidier 16/5 Kommunstyrelsens arbetsutskott lämnar förslag till budgetramar 2019 och flerårsplan 2020-2021. 30/5 Kommunstyrelsen lämnar förslag till budgetramar 2019 och flerårsplan 2020-2021 13/6 Kommunfullmäktige beslutar om budgetramar 2019 och flerårsplan 2020-2021 Juni-okt Respektive förvaltning bereder förslag till internbudget 2019. Dialog mellan nämnd och förvaltning samt dialog med lokala samverkansgrupper om riskbedömningar Okt-nov Nämnderna behandlar och beslutar internbudget och styrande verksamhetsmål och presenterar dessa för kommunstyrelsen Beslutsunderlag Budgetanvisningar 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Budgetanvisningar för 2019 innebär att kommunen redovisar överskott i budgeten för samtliga åren 2019-2021 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att utfärda budgetanvisningar enligt ovan Jörgen Karlsson Ekonomichef jorgen.karlsson@lillaedet.se 0520-65 95 79 Beslut expedieras till Samtliga nämnder Ekonomiavdelningen 7 sid 3/3

Underlag till ramar 2019 NÄMND Resultaträkning Bokslut Budget Förslag Belopp i tkr 2017 2018 2019 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetsresultat Kommunbidrag Årets resultat Nämndens gru nduppdrag Här presenteras det grunduppdrag som kommunfullmäktige tilldelat nämnden. Det handlar således om en övergripande beskrivning av den verksamhet som nämnden ansvarar för att bedriva. Grunduppdraget utgör basen utifrån vilken politiker och verksamhetsorganisation sedan sätter upp mål på kort och lång sikt. Rubriken skall användas i såväl verksamhetsplan som arbetsplan. Innehållet under rubriken kopieras således från verksamhetsplanen till arbetsplanerna. Omfattning: Ca. 6-12 rader.. Prioriterade mål Här presenteras kommunfullmäktiges prioriterade mål och i förekommande fall inriktningsmål på längre sikt. Flera inriktnings- & prioriterade mål har den karaktär att flertalet nämnder kan arbeta inom sitt verksamhetsområde för att uppnå dem. Målen kräver särskilt fokus och kommer att följas upp under året. Varje nämnd skall kommentera sitt ställningstagande och ange hur den skall arbeta för att uppnå målen. Nämndens konkretisering av kommunfullmäktiges mål formuleras i uppföljningsbara mål med måltal på minst ett och gärna flera års sikt. Målen ska vara SMARTA, det vill säga Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsfördelade. I Mål- och Resursplanen framgår hur det prioriterade målet kommer att anses uppfyllt, vilket kan vara bra att sätta sig in i när konkretisering sker av nämnden. är berörda av). Till varje prioriterat mål beskriver nämnden övergripande hur genomförandet av målen skall finansieras. Omfattning: Ca. 6-12 rader. 8

Underlag till ramar 2019 Utveckling de senaste åren Allmän beskrivning Ekonomi Personal Verksamhet 2019-2021 Allmänna förutsättningar Investeringsbehov 9

Underlag till ramar 2019 Verksamhetsförändringar och ekonomiska konsekvenser vid oförändrad ram 2019 Verksamhet Förändring Effekt 2019 tkr Summa Verksamhetsförändringar och ekonomiska konsekvenser vid en minskad ram med 1 % 2019 10

Underlag till ramar 2019 Verksamhet Förändring Effekt 2019 tkr Summa Verksamhetsförändringar och ekonomiska konsekvenser vid en ökad ram med 1 % 2019 11

Underlag till ramar 2019 Verksamhet Förändring Effekt 2019 tkr Summa 12

Individnämndens arbetsutskott protokoll 2018-04-13 123 Undertecknande av personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) Dnr IN 2018/75 Sammanfattning Den nya dataskyddsförordningen (GDPR) träder i kraft den 25 maj 2018. För att nämnden som är personuppgiftsansvarig (PUA) ska kunna lämna ut personuppgifter till en anlitad leverantör som är personuppgiftsbiträde (PUB) så behöver det upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA). Enligt individnämndens reglemente kan nämnden uppdra åt en anställd hos nämnden att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Förvaltningschefen föreslås därför få rätt att underteckna personuppgiftsbiträdesavtal på nämndens vägnar. I de fall där personuppgifter hanteras i gemensamma system så som lön, ekonomi, mail och andra gemensamma IT-system uppdrar individnämnden åt kommunstyrelsen att hantera även nämndens data och personuppgifter enligt kommungemensamma principer och regler. Individnämnden är personuppgiftsansvarig för sin delmängd av personuppgifter. Kommunstyrelsen blir personuppgiftsbiträde åt individsnämnden, men kommer att agera som personuppgiftsansvarig för gemensamma system gentemot externa parter och teckna gemensamma personuppgiftsbiträdesavtal. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-04-05 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden 1. Individnämnden ger förvaltningschefen rätt att underteckna personuppgiftsbiträdesavtal på nämndens vägnar. 2. Individnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att agera som personuppgiftsansvarig för gemensamma system gentemot externa parter och teckna gemensamma personuppgiftsbiträdesavtal. Beslutet expedieras till Individnämnden 13

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-04-05 IN 2018/75 Personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) Dnr IN 2018/75 Sammanfattning Den nya dataskyddsförordningen (GDPR) träder i kraft den 25 maj 2018. För att nämnden som är personuppgiftsansvarig (PUA) ska kunna lämna ut personuppgifter till en anlitad leverantör som är personuppgiftsbiträde (PUB) så behöver det upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA). Enligt individnämndens reglemente kan nämnden uppdra åt en anställd hos nämnden att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Förvaltningschefen föreslås därför få rätt att underteckna personuppgiftsbiträdesavtal på nämndens vägnar. I de fall där personuppgifter hanteras i gemensamma system så som lön, ekonomi, mail och andra gemensamma IT-system uppdrar individnämnden åt kommunstyrelsen att hantera även nämndens data och personuppgifter enligt kommungemensamma principer och regler. Individnämnden är personuppgiftsansvarig för sin delmängd av personuppgifter. Kommunstyrelsen blir personuppgiftsbiträde åt individsnämnden, men kommer att agera som personuppgiftsansvarig för gemensamma system gentemot externa parter och teckna gemensamma personuppgiftsbiträdesavtal. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-04-05 Individnämndens reglemente Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden 1. Individnämnden ger förvaltningschefen rätt att underteckna personuppgiftsbiträdesavtal på nämndens vägnar. 14

2. Individnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att agera som personuppgiftsansvarig för gemensamma system gentemot externa parter och teckna gemensamma personuppgiftsbiträdesavtal. Ingela Flodin Nämndsamordnare ingela.flodin@lillaedet.se Telefon Beslut expedieras till Individnämnden 15 sid 2/2

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Reglemente för individnämnden Individnämndens verksamhetsområde 1 Individnämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad i lag sägs (om socialnämnd) avseende: - socialtjänst med undantag för äldre- och handikappfrågor - insatser till personer med psykiska funktionshinder (enligt 5 kap 8 SoL) - uppgifter enligt alkohollagen - den omedelbara tillsynen över detaljhandel med tobaksvaror enligt tobakslagen 12, 12 a - den omedelbara tillsynen över detaljhandel med e-cigaretter och påfyllningsbehållare enligt lagen om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare 26 - kommunal vuxenutbildning, svenskundervisning för invandrare samt uppdragsutbildning - arbetsmarknads- och integrationsfrågor I uppgifterna ingår vidare att: - aktivt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde - verka för att förenklings- och rationaliseringsarbeten aktivt bedrivs - verka för att former för brukarinflytande utvecklas - ansvara för egna personregister och eget diarium - lämna allmänheten, organisationer och företag råd och upplysningar i frågor som rör nämndens ansvarsområde - samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör nämndens verksamhetsområde - tillse att samordningsträffar mellan individnämnden, omsorgsnämnden, utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt förvaltningschef genomförs. Kommunstyrelsen kan vid extraordinär händelse komma att fatta beslut inom nämndens verksamhetsområde. 1 16

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Delegering från kommunfullmäktige 2 Individnämnden svarar för att om inte fullmäktige beslutar annat - utforma nämndens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt - inrätta och avskaffa tjänster inom eget verksamhetsområde samt anställa och entlediga sin personal dock ej befattning som förvaltningschef - själv eller genom ombud föra talan i mål och ärenden vilka hör till nämndens ansvarsområde samt träffa överenskommelse i samband därmed - tolkning och tillämpning av taxor och allmänna bestämmelser inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden fullgör i övrigt de uppgifter som fullmäktige uppdrar åt nämnden. Ansvar och rapporteringsskyldighet 3 Nämnden skall tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, föreskrifter enligt lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden skall regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. För detta ändamål skall nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll. Nämnden skall vidare lämna årsredovisning till fullmäktige enligt fullmäktiges föreskrifter. Individnämndens arbetsformer Sammansättning 4 Individnämnden består av 7 ledamöter och 5 ersättare. Nämndens mandattid är fyra år och räknas från den 1 januari året efter det år de val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. 2 17

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov 3 18

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Ersättarnas tjänstgöring 5 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ersättare som ej tjänstgör får deltaga i överläggningarna men ej i besluten. Växling i tjänstgöring 6 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. Inkallande av ersättare 7 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall i första hand själv kalla ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. 4 19

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Ersättare för ordföranden 8 Om varken ordföranden eller en vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den ledamot med längst tjänstgöringstid i individnämnden ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Tidpunkt 9 Individnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträden skall också hållas om ordföranden anser att det behövs eller om minst en tredjedel av individnämndens ledamöter begär det. Kallelse 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen skall åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingarna som tillhör ett ärende på föredragningslista skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. 5 20

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Ordföranden 11 Det åligger individnämndens ordförande att - främja samverkan mellan individnämnden och kommunens övriga nämnder - representera individnämnden vid uppvaktningar för myndigheter och vid konferenser om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall - uppmärksamt följa utvecklingen inom kommunen vad gäller sociala frågor och ta initiativ i dessa frågor - tillse att nämndens uppgifter fullgörs Justering av protokoll 12 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Individnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Reservation 13 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och denne vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 14 Delgivning med individnämnden sker med ordföranden, förvaltningschef, nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer. 6 21

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Undertecknande av handlingar 15 Avtal, andra handlingar och skrivelser i individnämndens namn skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschef eller annan anställd som nämnden bestämmer. Nämnden kan uppdra åt en anställd hos nämnden att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Insynsplatser 16 Parti som erhåller plats i kommunfullmäktige men som inte av egen kraft, eller i samarbete med annat eller andra partier, erhåller plats för ledamot eller ersättare i någon nämnd eller kommunstyrelsen har rätt till en insynsplats i nämnden/kommunstyrelsen, men inte i dess utskott. Representanten utses av respektive parti och platsen är knuten till den person som utses. Berört parti lämnar namnet på sin representant i samband med första sammanträdet för mandatperioden. Insynsplatsen innebär ingen yttranderätt eller möjlighet att få sin åsikt noterad i protokollet. Närvarorätten gäller inte myndighetsutövning. Arvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår inte. Utskott 17 Inom individnämnden skall finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet består av tre ledamöter och tre ersättare. Arbetsutskottet bereder ärenden inom nämndens verksamhetsområde. Arbetsutskottet beslutar i ärenden på nämndens vägnar enligt gällande delegeringsordning. 18 Individnämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. 7 22

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 8 23

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov 19 En ersättare skall närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare skall inkallas till tjänstgöring i den av individnämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. 20 Utskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Kallelsen skall tillsändas varje ledamot och ersättare senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 21 De ärenden som skall avgöras av individnämnden i dess helhet skall beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Utskottet får infordra de yttranden och upplysningar, från kommunens nämnder och förvaltningar som behövs för att utskottet skall kunna fullgöra sina uppgifter. När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut. För utskottet gäller i övrigt nämndens arbetsformer i tillämpliga delar. Nämndens administrativa organ m m 22 Vid sammanträden med individnämnden eller utskottet får nämndens chefer och en nämndsekreterare närvara samt de tjänstemän som kallas till sammanträdet. Närvarande tjänstemän har rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. 9 24

Styrdokument Dokumenttyp Reglemente för individnämnden Diarienr 2014/KS0376 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-10 125 Rev KF 2015-06-17 43 Gäller fr o m 2015-01-01 Ansvarig Kanslichefen Följs upp 2018 eller vid behov 10 25

Individnämndens arbetsutskott protokoll 2018-04-13 124 Utseende av dataskyddsombud för individnämnden Dnr IN 2018/95 Sammanfattning Den som behandlar personuppgifter måste utse ett dataskyddsombud. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att: Samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter Kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument Informera och ge råd inom organisationen Dataskyddsombudet ska också Ge råd om konsekvensbedömningar Vara kontaktperson för datainspektionen Vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen Samarbeta med Datainspektionen, till exempel vid inspektioner. Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga. Personuppgiftsansvarig får heller inte bestraffa dataskyddsombudet för att ha utfört sina arbetsuppgifter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-04-05 Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden utser Maria Olegård till dataskyddsombud under perioden 2018-05-25-2018-08-31 och Ingrid Murisoja fr o m 2018-09-01. Beslutet expedieras till Datainspektionen Maria Olegård Ingrid Murisoja 26

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-04-05 IN 2018/95 Utseende av dataskyddsombud för individnämnden Dnr IN 2018/95 Sammanfattning Den som behandlar personuppgifter måste utse ett dataskyddsombud. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att: Samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter Kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument Informera och ge råd inom organisationen Dataskyddsombudet ska också Ge råd om konsekvensbedömningar Vara kontaktperson för datainspektionen Vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen Samarbeta med Datainspektionen, till exempel vid inspektioner. Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga. Personuppgiftsansvarig får heller inte bestraffa dataskyddsombudet för att ha utfört sina arbetsuppgifter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-04-05 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden utser Maria Olegård till dataskyddsombud under perioden 2018-05-25-2018-08-31 och Ingrid Murisoja fr o m 2018-09-01. Ingela Flodin Nämndsamordnare ingela.flodin@lillaedet.se Telefon 27

Beslut expedieras till Datainspektionen Maria Olegård Ingrid Murisoja 28 sid 2/2

Individnämndens arbetsutskott protokoll 2018-04-13 125 Svar till arbetsmiljöverket Dnr IN 2018/96 Sammanfattning Arbetsmiljöverket inspekterade socialsekreterares arbetsmiljö hösten 2017. Den 4 december redovisades resultatet från inspektionen. Arbetsmiljöverket begär senast den 30 april 2018 svar på vad vi gjort med anledning av de brister och krav som de funnit. Vi ska redovisa hur vi uppfyllt kraven och hur skyddsombud och arbetstagare varit delaktiga i åtgärderna. Beslutsunderlag Svar redovisade direkt i inspektionsmeddelandet Rutin introduktion socialsekreterare Rutin mentorskap Checklista introduktion Systematiskt arbetsmiljöarbete IFO Lilla Edet 2018 Årshjul arbetsmiljö Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden antar föreslaget svar till arbetsmiljöverket. Beslutet expedieras till Arbetsmiljöverket Pernilla Sundemar Beslutet skickas för kännedom till Lotte Mossudd 29

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-04-09 IN 2018/96 Svar med anledning av de brister och krav som arbetsmiljöverket redovisat Dnr IN 2018/96 Sammanfattning Arbetsmiljöverket inspekterade socialsekreterares arbetsmiljö hösten 2017. Den 4 december redovisades resultatet från inspektionen. Arbetsmiljöverket begär senast den 30 april 2018 svar på vad vi gjort med anledning av de brister och krav som de funnit. Vi ska redovisa hur vi uppfyllt kraven och hur skyddsombud och arbetstagare varit delaktiga i åtgärderna. Beslutsunderlag Svar redovisade direkt i inspektionsmeddelandet Rutin introduktion socialsekreterare Rutin mentorskap Checklista introduktion Systematiskt arbetsmiljöarbete IFO Lilla Edet 2018 Årshjul arbetsmiljö Ekonomiska överväganden och följder av beslut -- Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden antar föreslaget svar till arbetsmiljöverket. Pernilla Sundemar Verksamhetschef pernilla.sundemar@lillaedet.se Telefon Beslut expedieras till Arbetsmiljöverket Pernilla Sundemar Beslutet skickas för kännedom till Lotte Mossudd 30

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 1 (12) Avdelningen för inspektion Jessica Linse, 010-730 94 45 arbetsmiljoverket@av.se LILLA EDETS KOMMUN 463 80 LILLA EDET Resultatet av inspektionen 25 oktober 2017 Ert organisationsnummer: 212000-1496 Arbetsställe: SOCIALFÖRVALTNINGEN Besöksplats: JÄRNVÄGSGATAN 12, LILLA EDET Besöksdatum: 25 oktober, 26 oktober och 10 november 2017 Deltagare i inspektionen: Peter Spjuth, ordförande individnämnden Lotte Mossudd, socialchef Pernilla Sundemar, verksamhetschef Anna Österlund, enhetschef Anna Gedda Kööhler, huvudskyddsombud Vision Nils Lundgren, skyddsombud Ann-Charlotte Johansson, arbetsmiljöinspektör Jessica Linse, arbetsmiljöinspektör Vi var hos er den 25 och 26 oktober samt den 10 november 2017 och inspekterade ert arbetsmiljöarbete. I det här inspektionsmeddelandet redovisar vi de brister vi såg och de krav vi nu ställer. Ni ska skicka ett svar till oss Ni ska senast den 30 mars 2018 informera oss om vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. hur ni har uppfyllt kraven hur skyddsombud och arbetstagare har varit delaktiga i åtgärderna. SVAR: Verksamhetschef Pernilla Sundemar är den som svarat på inspektionen. Vi bedriver redan idag ett systematiskt arbetsmiljöarbete men utifrån synpunkterna från inspektionen samt synpunkter vi fått fram i psykosociala och fysiska skyddsronder har vi flera förbättringsområden. Framför allt kan jag se att vi behöver bli bättre på att följa upp och utföra de förändringar som vi kommer fram till behöver göras. Göra skriftliga handlingsplaner för detta.detta arbete behöver och ska ske kontinuerligt och vi kommer inte ha uppnått alla våra mål redan nu under våren 2018. Flera av bristerna inspektionen såg har vi redan åtgärdat, några har vi börjat med och några finns med i vår handlingsplan för kommande aktiviteter. Det vi kommer att starta med är att införa ett årshjul/ handlingsplan gällande arbetsmiljöarbetet där samtliga aktiviteter, tidsplan och ansvarig finns med. Vi ska under 2018-2019 utbilda enhetscheferna inom IFO utifrån det utbildningsmaterial som finns på arbetsmiljöverket och Prevents hemsida. Vi behöver mer kunskap för att kunna utföra arbetet på rätt sätt. Vi vill också öka samarbetet med de fackligombuden och skyddsombudet för att hitta gemensamma mål med dem och medarbetarna. Arbetet behöver ske i dialog för att nå framgång och att alla ska känna sig delaktiga och ansvariga. 31

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 2 (12 Ert svar bör vara underskrivet av skyddsombudet så att vi kan se att skyddsombudet har läst det. Skriv vår beteckning 2017/050861 i svaret. Reglerna om att vi har rätt att få den information som vi behöver för vår tillsyn finns i 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Postadress: 112 79 Stockholm Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 08-730 19 67 E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: www.av.se Organisationsnummer: 202100.2148 Arbetsgivaren har alltid ansvaret för arbetsmiljön Ni som arbetsgivare ska göra det som behövs för att ingen av era arbetstagare skadar sig eller blir sjuk på grund av arbetet. Reglerna om detta finns i 3 kap. 2 arbetsmiljölagen. Ert ansvar för arbetsmiljön gäller även under tiden ni har på er att åtgärda bristerna. Brister och krav 1 Introduktion Brist Vid inspektionen framkom att introduktionen i arbetet upplevdes som otillräcklig, och i vissa fall obefintlig. Kvaliteten på introduktionen har varit skiftande, beroende på när man börjat och i vilken enhet. I några fall har man fått en checklista att ansvara för själv. Man har sedan fått leta upp olika personer för att få information om olika saker. I andra fall har har man fått ett stort antal ärenden direkt och en hänvisning att läsa metodboken och rutinpärmen. Det har också varit otydligt hur uppdragsbeskrivningen ser ut för eventuell handledare/mentor och vad den nyanställde kan förvänta sig för stöd i sin roll. Krav 1.1 Ni ska se till att ni har skriftliga rutiner som innebär att socialsekreterare som är nyanställda, vikarier, anställda som återkommer efter en längre frånvaro eller har fått nya arbetsuppgifter, får den introduktion och de kunskaper som är nödvändiga för att klara sitt arbete utan att riskera att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. 32

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 3 (12 Introduktionen ska anpassas efter arbetstagarens förutsättningar och säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt kunskaper om risker i arbetet. Av rutinerna ska också framgå vem som ska göra vad i introduktionens olika delar. Eventuella handledare/mentorer ska ha en tydlig uppdragsbeskrivning samt tillräcklig kunskap, kompetens och tid för uppdraget. Rutinen ska dokumenteras skriftligt. Se 5 och 7 AFS 2001:01 samt 3 kap. 3 AML. SVAR: Rutin för introduktion är upprättad Rutin och Uppdragsbeskrivning för handledare/ mentorer är upprättad. Dessa kommer delges medarbetarna skriftligen och muntligen under APT den 26 april. Arbetsbeskrivning för 1:e socialsekreterare är inte fastställd ännu. 2 Kunskaper och kompetens Brist Socialsekreterarna möter människor i utsatta situationer. De ska utreda och följa upp personliga förhållanden som sedan ligger till grund för beslut som kan vara stora och långvariga ingrepp i människors liv. Empati och förståelse är väsentligt, samtidigt som gränsdragningar och tydlighet krävs. Kunskaper i deras arbete är en viktig faktor för att allt detta ska ske på ett objektivt, opartiskt och rättssäkert sätt. Vid inspektionen framkom att flera socialsekreterare har fått nya arbetsuppgifter utan att arbetsgivaren har säkerställt att kompetens och tillräckliga kunskaper finns för att utföra arbetsuppgifterna. Krav 2.1 Ni ska säkerställa att socialsekreterarna har kompetens och tillräckliga kunskaper då de får nya arbetsuppgifter. Se 3 kap. 3 samt 7 kap. 3 AML. SVAR: Eftersom vi inte vet vilken/ vilka socialsekreterare eller vilken/ vilka arbetsgrupper de som svarat tillhör är det svårt att bemöta detta specifikt. Vi har sedan inspektionen var tillsatt 1:e socialsekreterare på alla grupper som utövar myndighetsutövning. Detta är ett led i att öka metodstödet framför allt för nya oerfarna medarbetare som inte hunnit skaffa erfodlig kompetens och erfarenhet ännu. Vi har kontinuerliga uppföljningar gällande utbildningar på lednings nivå där vi säkerställer att alla medarbetare erbjuds tex Motiverande intervju samt ICDP. På individnivå säkerställs kompetensen genom medarbetarsamtalen en gång per år. Där ska alla medarbetare ha en individuell utvecklingsplan för att på sikt få den kunskap och kompetens som krävs för respektive arbetsuppgifter. 3 Arbetsbelastning socialsekreterare - åtgärder och handlingsplan 33

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 4 (12 Brist Vid inspektionen framkom att ärendemängden för socialsekreterarna överlag upplevs som acceptabel. Det framkom dock andra faktorer i arbetet som bidrar till att socialsekreterarna har en hög arbetsbelastning. Följande exempel på faktorer har framkommit under inspektionen: - osäkerhet kring arbetsuppgifter, oklara mål och förväntningar SVAR: Tillsättning av 1:e socialsekreterare med inplanerade metodstödstider med respektive socialsekreterare förväntas ge tydligare mål med klientarbetet. Ny rutin som startat efter inspektionen är att enhetscheferna numera har arbetsmiljöträffar med alla socialsekreterare var 6 vecka där fokus ligger på arbetsmiljö och verksamhetens mål. - psykiskt påfrestande arbete SVAR: Det är ett psykiskt påfrestande arbete vilket inte går att komma ifrån. Eftersom vi möter personer som oftast befinner sig i kris och utsatta lägen. Samtliga socialsekreterare erbjuds extern handledning ca var 5 vecka. De får enskilt metodstöd av 1:e socialsekreterare samt enskild tid med enhetschef. Samtliga socialsekreterare har dessutom gruppmöte en gång per vecka för att få/ ge stöd till varandra som kollegor. En gång per år genomförs en psykosocial arbetsmiljökartläggning som följs upp på grupp nivå. Denna kartläggning planerar vi använda oss mer aktivt av i vårt miljöarbete än vad vi hittills gjort. Det finns rutiner för hot och våld situationer. Hur vi ska agera vid hembesök, bilkörning, hotfulla klienter. Vi har under 2016 haft utbildning för all personal av bemötande och handlande i hotfulla situationer. Ytterligare utbildning är planerad under våren för de som missade 2016. När en medarbetare varit utsatt för en psykisk påfrestande situation erbjuds förutom briefing samtal med enhetschef möjlighet att få samtal via företagshälsovården. - avsaknad av en prioriteringslista i arbetet SVAR: 1:e socialsekreterare ska i metodstödet stötta medarbetaren i att prioritera arbetsuppgifter. Denna arbetsuppgift har tidigare legat på enhetschefer, oklart varför medarbetaren inte upplever att detta är gjort. Ärende / tidsmätning görs i dagsläget på barn och unga gruppen detta ska under året införas även på vuxengruppen och på stöd och försörjning. - otillräckligt metodstöd SVAR: 1:e socialsekreterare är nu tillsatta - otillräckligt stöd från chefer SVAR: Ytterligare en enhetschefstjänst är tillsatt, tidigare tre enhetschefer är nu fyra vilket innebär att de har färre medarbetare per tjänst. Ihop med att det även är tillsatt 1:e socialsekreterare bör detta innebära att enhetscheferna är mer tillgängliga för medarbetarna. Eftersom detta är nytillsatta tjänster under första kvartalet 2018 kommer det följas upp kontinuerligt under året för att få svar på hur medarbetare och chefer upplever förändringen. Uppföljningen sker på APT, på gruppträffar, enskilt och på utvecklingsdagar med hela IFO. - avsaknad av förste socialsekreterare SVAR: Är numera tillsatt i alla grupper med myndighetsutövning. Pga vakanta tjänster har alla inte kommit igång på full tid ännu men i maj räknar vi med att alla är på plats. - bristande kvalitetssäkring av ärenden 34

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 5 (12 Svar: Vi gör internkontroll två gånger per år där vi slumpvis kontrollerar ärenden på samtliga arbetsgrupper. Dessa redovisas till nämnden. - administrativa system som belastar, t ex Treserva SVAR: Vi har spetsanvändare på respektive grupp som medarbetarna ska/kan vända sig till vid problem med Treserva. Utbildning inom Treserva sker kontinuerligt när vi behöver utbilda nya spetsanvändare och/ eller när ny personal rekryteras. Under våren kommer samtliga medarbetare få nya datorer vilket vi hoppas underlättar data användandet med snabbare uppkoppling samt möjligheten att nå Treserva från andra platser än kontoret. Krav 3.1 Ni ska se till att resurserna är anpassade till kraven i arbetet för att förebygga att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelats socialsekreterarna ger upphov till en arbetsbelastning som innebär risker för ohälsa. Ni ska i en tidsatt handlingsplan presentera era åtgärder mot hög arbetsbelastning. Dessa åtgärder ska riktas mot de faktorer som nämns i bristbeskrivningen. SVAR: Se beskrivningen ovan. När vi jämför ärende mängd med omkringliggande kommuner ligger vi i nivå med dessa eller strax under. Dock är det inte bara ärendemängden utan också upplevelse av stöd i arbetet som påverkar. I och med att vi nu erbjuder kontinuerligt metodstöd av 1:e socialsekreterare samt att enhetschefer har färre medarbetare kommer stödet öka. Hur medarbetarna upplever detta kommer utvärderas i slutet av året, detta ansvarar verksamhetschef för. Upplysning och råd Resurserna kan anpassas till kraven genom att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjlighet till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, tillföra kunskaper samt försäkra er om att teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. Arbetsgivaren behöver motverka att arbetsbelastningen leder till ohälsa och olycksfall. Det är väsentligt att identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen för att åtgärdernas ska ha effekt. Frågor som rör åtgärder kan även behöva hanteras på annan nivå eller i annan del av organisationen. Utöver den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen. Tilldelning av arbetsuppgifter innebär krav i form av en viss arbetsmängd och svårighetsgrad som behöver vägas upp med resurser. Arbetsgivaren bör ta hänsyn till tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning vid tilldelningen och löpande. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till. Det är viktigt att beakta att de åtgärder som vidtas för att uppfylla kravet ovan inte medför risker för att andra arbetstagare utsätts för ohälsa. 35

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 6 (12 Se 9 AFS 2015:04. 4 Rutiner för att följa upp arbetsbelastningen för socialsekreterarna Brist Det är oklart vilka rutiner som finns för att regelbundet följa upp arbetsbelastningen för socialsekreterarna. SVAR: I dagsläget har vi ingen skriftlig rutin för detta. Dock har vi skriftligt att vi ska göra tidmätningar samt ha samtal med samtliga medarbetare för att få deras syn på arbetsbelastning. Detta sker även på grupp nivå under de veckovisa gruppmöten där ärende fördelning sker. En rutin ska upprättas senast december 2018. Upplevelsen kan skifta från en medarbetar till en annan pga flera olika omständigheter som påverkar. Kunskap, erfarenhet personliga egenskaper. Krav 4.1 Ni ska se till att ni har rutiner som säkerställer att enhetscheferna löpande följer upp socialsekreterarnas arbetsbelastning och ger dem stöd i arbetet. Se 5 AFS 2001:01, 6 och 9 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. 5 Arbetsbelastning enhetschefer- undersökning, riskbedömning och handlingsplan Brist Under inspektionen framkom att ni inte har undersökt och riskbedömt arbetsbelastningen för enhetscheferna. Krav 5.1 Ni ska se till att en undersökning görs av arbetsförhållandena för enhetscheferna med fokus på organisatoriska och sociala faktorer. Undersökningen ska minst omfatta; - kraven i arbetet för enhetscheferna - om det finns arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande - om resurserna för arbetet och stödet från närmaste chef är anpassat till kraven - om arbetstidens förläggning kan orsaka ohälsa Undersökningen ska även innefatta om enhetscheferna har kännedom om; - vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när den tillgängliga tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras - vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet 36

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 7 (12 Ni ska utifrån resultatet av undersökningen bedöma om det finns risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och riskernas allvarlighetsgrad ska framgå. De risker som inte kan åtgärdas omedelbart ska föras in en skriftlig handlingsplan. I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda, vem som ska se till att de genomförs samt plan för uppföljning och kontroll. Upplysning och råd För att åtgärda risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön behöver orsakerna till riskerna identifieras. Genom att påverka orsakerna kan riskerna minskas. Handlingsplanen med planerade åtgärder blir lättare att förstå och använda om åtgärderna beskrivs steg för steg, tydligt och konkret. Se 8 och 10 AFS 2001:01, 9, 10, 11, 12 och 13 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. SVAR: Riskkartläggning/ bedömning ska göras med enhetschefer den 9 maj 2018. 6 Hot och våld - undersökning, riskbedömning och handlingsplan Brist Ni har inte undersökt och bedömt vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet och vidtagit förebyggande åtgärder med anledning därav. Krav 6.1 Ni ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet. Undersökningen och riskbedömningen ska omfatta arbete som era arbetstagare utför såväl i som utanför lokalerna. Särskilt ska minst följande faktorer ingå i undersökningen och riskbedömningen; Hembesök Rutin/ check lista finns Resor i tjänsten med klienter samt resor till klientboenden Rutin/ check lista finns Kontroll av att socialsekreterare återvänt efter hembesök/tjänsteresor Rutin/ check lista finns Klientbesök på arbetsplatsen Rutin/ check lista finns Ovälkommet besök på arbetsplatsen Rutin saknas Risker vid negativa beslut till klient Rutin saknas Lokalernas utformning, inklusive reception - Ensamarbete Rutin/ check lista finns Tillgång till larm och användningen därav Rutin/ check lista finns Särskilda risker för gravida arbetstagare Rutin saknas Arbetsrelaterat hot på fritiden, sociala medier -Rutin saknas 37

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-12-04 2017/050861 8 (12 Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. De risker som inte kan åtgärdas omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda, vem som ska se till att de genomförs samt plan för uppföljning och kontroll. Se 2 AFS 1993:02 samt 8 och 10 AFS 2001:01. SVAR: Riskkartläggning av dessa områden, revidering av befintliga rutiner/ checklistor, skapa nya rutiner / checklistor där det saknas ska upprättas under året. Samtliga ska vara klara senast dec 2018. Ansvarig verksamhetschef. 7 Hot och våld - säkerhetsrutiner Brist Vid inspektionen framkom att det finns brister i era säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Ni har inte säkerställt att socialsekreterarna har fått information och tillräckliga instruktioner för att kunna utföra arbetet säkert och med tillfredsställande trygghet. Krav 7.1 Ni ska se till att ni har aktuella skriftliga säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Rutinerna ska vara tillgängliga på arbetsplatsen. Ni ska gå igenom säkerhetsrutinerna med de arbetstagare som kan bli berörda av riskerna. Säkerhetsrutinerna ska bygga på resultatet av ovan nämnda undersökning och riskbedömning. Se 3 AFS 1993:02 samt 7 AFS 2001:01. SVAR: Vi har aktuella säkerhetsrutiner som vi två gånger per år går igenom med alla medarbetare under APT. Alla medarbetar informeras om deras ansvar att läsa protokollet från APT om de ej är närvarande. Dessa rutiner finns även med i introduktionsplanen som alla nyanställda får. 8 Hot och våld - larmrutiner Brist Vid inspektionen framkom att ni saknar rutiner för att regelbundet öva på olika risksituationer och åtgärder vid larm. Krav 8.1 Ni ska ta fram rutiner som innebär att socialsekreterarna regelbundet övar på åtgärder vid larm. Rutinerna ska omfatta arbete såväl i som utanför lokalerna. 38