Revidering av delegationsordning och nämndgemensamt reglemente

Transkript

1

2

3 Kommunledningskontoret Jonas Olsson TJÄNSTESKRIVELSE Datum: D.nr: Revidering av delegationsordning och nämndgemensamt reglemente Sammanfattning Arbetsmiljöverket har tagit fram nya föreskrifter kring organisatorisk och social arbetsmiljö som nu har trätt i kraft. Regler om bland annat arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling ingår i föreskriften. Målet är att minska den arbetsrelaterade ohälsan. Även sedan tidigare finns regler gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i arbetsmiljölagen, men reglerna är nu samlade och förtydligade. Personalavdelningen har för att få till en samlad och enhetlig satsning kring arbetsmiljön utifrån de nya föreskrifterna, sammanställt en processplan för hur arbetet ska genomföras i Dals-Eds kommun. I samband med genomlysningen har behov framkommit om att förtydliga de formella ansvarförhållandena när det gäller arbetsmiljön och hur uppgifterna ska fördelas. Kommunfullmäktige är det högsta beslutande organet i kommunen vilket innebär att fullmäktige har ett övergripande ansvar för arbetsmiljöfrågorna i verksamheten. Det är fullmäktiges ansvar att fördela arbetsmiljöarbetsuppgifterna till nämnder och styrelse som i sin tur fördelar uppgifterna till chefer och vidare ner i verksamheten där mycket av det praktiska arbetsmiljöarbetet sker. Därför föreligger förslag om att revidera dels det nämndsgemensamma reglementet och dels nämndernas delegationsordningar. I samband med revideringen av delegationsordningen för kommunstyrelsen föreslås även att genomföra ändring i delar där tidigare enhetschefen för plan- och byggkontoret haft delegation. I samband med utredning om eventuell förvaltningsförändring under kommunstyrelen, kan ytterligare revideringar bli aktuella under hösten Vidare finns behov av översyn av samtliga delegationsordningar för större helhetssyn och tydlighet avseende frågor som rör personal-, ekonomi- och allmänt administrativa ärenden. Beslutsförslag - Kommunstyrelsen beslutar godkänna föreliggande förslag till revidering av kommunstyrelsens delegationsordning. - Kommunfullmäktige beslutar godkänna föreliggande förslag till revidering av gemensamma reglementesbestämmelser för Dals-Eds kommuns nämnder. Kommunfullmäktige uppdrar åt nämnderna att genomföra erforderlig förändring av respektive delegationsordning till följd av fördelningen av arbetsmiljöarbetsuppgifterna till nämnder och styrelse. Nämnderna anmodas vidare att i möjligaste mån enhetliggöra respektive delegationsordningar gällande personal-, ekonomi- och allmänadministrativa ärenden.

4 Kommunledningskontoret Jonas Olsson TJÄNSTESKRIVELSE Datum: D.nr: I tjänsten /Jonas Olsson kommunsekreterare

5 KOMMUNSTYRELSEN Antaget av kommunstyrelsen Senast reviderat FÖRSLAG KSAU

6 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ALLMÄNT OM DELEGATION...3 Inledning... 3 Anmälan av beslut och överklagande... 3 Skillnad mellan beslut och verkställighet... 4 Vidaredelegation... 4 Lägsta nivå... 4 Brådskande ärenden... 4 Kommunchefens frånvaro... 5 Jäv... 5 Attesträtt... 5 Undertecknande av handlingar... 5 Spridning och dokumentation... 5 PERSONALÄRENDEN...6 Anställningar... 6 Lön... 6 Facklig samverkan och medbestämmande... 6 Ledigheter... 7 Personalåtgärder, uppsägning och avskedande... 7 Pension... 7 EKONOMIADMINISTRATION...8 Finansförvaltning... 8 Attesträtt... 8 Upphandling och inköp... 8 Försäljning och fordran... 8 Taxor och avgifter... 9 ALLMÄN ADMINISTRATION...10 Allmänna handlingar Projekt Yttranden och omprövningar FASTIGHETSÄRENDEN...11 Köp och försäljning Uthyrning, utarrendering och annan upplåtelse Fastighetsåtgärder vid uthyrning...12 Uppsägning Överlåtelse och upplåtelse Yttranden TEKNISK FÖRVALTNING...13 Trafik och parkering Trafikföreskrifter enl. Trafikförordning Undantag från Trafikföreskrifter enl. 13 kap Väghållningsarbeten Fastighetsskötsel... 14

7 ALLMÄNT OM DELEGATION Inledning Kommunallagen reglerar möjligheten att delegera beslutsfattandet inom kommunens verksamhet. Med delegering avses att nämnden överför självständig beslutanderätt till en delegat. Detta innebär att nämnden ger delegaten i uppdrag att på nämndens vägnar fatta beslut i vissa ärenden. En delegat kan vara utskott, ledamot eller ersättare i nämnden eller anställd i kommunen (KL 6:33). I följande slag av ärenden, får beslutanderätten inte delegeras (KL 6:34): 1. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. 2. Framställningar eller yttrande till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av kommunfullmäktige har överklagats. 3. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Delegation kan inte lämnas till två eller flera tjänstemän att tillsammans besluta i ärende. Delegation får inte heller lämnas till ledamot och tjänsteman tillsammans. Att delegera innebär att överlämna beslutanderätten till någon annan som beslutar i nämndens ställe. Delegationsbesluten skall delges nämnden utom i de fall som kan betraktas som verkställighet. Delegatens beslut skall hållas inom givna ekonomiska ramar. Att delegera innebär också att delegaten har rätt att besluta, överklaga beslut och domar som innefattar ändring av delegatens beslut (nämndens egna beslut måste dock överklagas av nämnden). Delegaten har också rätt att avge yttrande till högre instans med anledning av överklagande av delegationsbeslut. Vid överklagande av ett ärende är det delegaten som har rätten att pröva om ett överklagande kommit in i rätt tid. Är delegaten jävig skall ärendet hänskjutas till kommunstyrelsen för avgörande. Anmälan av beslut och överklagande Delegationsbesluten ska anmälas till nämnden. De delegater som fattar beslut sätter dessa i pärmen för delegationsbeslut. Tiden för överklagande av ett delegationsbeslut enligt kommunallagen räknas från den tidpunkt då tillkännagivandet gjorts på kommunens anslagstavla av protokollet från det sammanträde vid vilket delegationsbeslutet anmäldes. Redovisningen till nämnden innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten, däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegation

8 antingen generellt eller i ett särskilt ärende. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett särskilt ärende, genom att själv ta över ärendet och besluta. Verkställighet omfattas inte av anmälningsskyldigheten. Vid förvaltningsbesvär är också överklagningstiden tre veckor, men då räknas överklagningstiden från den dag, när den som beslutet rör, fått ta del av beslutet. Skillnad mellan beslut och verkställighet Delegationsordningen anger vilka beslut nämnden har överfört till en delegat. Utöver besluten i delegationsordningen avgörs en rad andra ärenden som är att betrakta som ren verkställighet. Dessa ärenden innehåller ingen självständig beslutanderätt och ofta är dessa ärenden reglerade i lag, avtal eller genom andra beslut inom kommunen, till exempel taxor och avgifter. Verkställighet förutsätts ske inom givna ekonomiska ramar. I delegationsordningen upptas inte ärenden av rent verkställande karaktär. Vidaredelegation Förvaltningschefen har rätt att besluta om vidaredelegation. Den som då beslutar skall redovisa tillbaka till förvaltningschefen som i sin tur anmäler besluten till kommunstyrelsen. Observera att det endast är förvaltningschefen som har rätt att vidaredelegera. Lägsta nivå Den i delegationslistan angivna delegaten är den lägsta nivån vilket innebär att om ordinarie delegat har förfall och beslut inte bör dröja ska ärendet avgöras av delegatens chef. Vid vidaredelegation kan delegat avstå från att fatta beslut och förvaltningschefen har då alltid rätt att fatta beslutet istället. Brådskande ärenden Ordföranden eller annan nämndledamot som nämnden utsett, kan besluta på nämndens vägnar i brådskande ärenden, enl. KL kap Beslutet skall då anmälas vid nämndens nästa sammanträde.

9 Kommunchefens frånvaro Vid kommunchefens sjukfrånvaro eller annan längre frånvaro, dock mer än fem arbetsdagar, kan separat beslut fattas av ordföranden till vem delegationen ska föras över. Jäv Samtliga beslut enligt nedan i delegationsordningen avser de ärenden där kommunstyrelsen är beslutande. I vissa sammanhang är kommunstyrelsen genom sin roll som fastighetsägare/förvaltare jävig att handlägga ärenden. Dessa handläggs av Dalslands miljönämnd eller annan nämnd. Av kommunallagen 6 kap. 24 följer att delegat inte får besluta i ärenden där denne är jävig. Attesträtt Normalt betraktas alla inköp enligt driftbudgeten och inköp enligt investeringsanslag och där närmare angivelse redovisats vid anslagstillfället som verkställighet. Attesträtten gäller inom de ekonomiska ramar som budgeten anger. Undertecknande av handlingar Kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens vice ordförande och kommunchefen, två i förening, bemyndigas enligt reglementet att underteckna avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. Spridning och dokumentation Delegationsordningen ska finnas hos samtliga delegater. Kommunstyrelsens ansvarsområde framgår av reglemente som är antaget av kommunfullmäktige.

10 PERSONALÄRENDEN Anställningar * Anställning förvaltningschef KSAU * Anställning enhetschef Förvaltningschef * Beslut om övriga anställningar Enhetschef (Förlängning av vikariat betraktas som verkställighet) * Godkännande av bisyssla Kommunchef Inför anställning och lönesättning sker alltid samråd med personalavdelningen. Lön * Lönerevidering utöver ram inklusive prioriteringar och ev. satsningar KSAU (Lönesättning vid anställning och lönerevidering inom ram betraktas som verkställighet) * Lönetillägg Personalchef * Löneöversynsförhandlingar, protokollsförs Personalchef Facklig samverkan och medbestämmande * Godkännande av kollektivavtal KSAU (Huvudöverenskommelser) * Godkännande av kollektivavtal Personalchef (Lokala kollektivavtal) * Godkännande av samverkansavtal med facken KSAU * MBL förhandlingar 10,11,12-14,19,38,64 (protokollförs) Kommunchef * Beslut om stridsåtgärder KSAU (Arbetstidens förläggning, jour, beredskap betraktas som verkställighet)

11 Arbetsmiljö * Skriftligen delegera arbetsmiljöuppgifter inom förvaltningen Förvaltningschef Ledigheter * Ledighet för enskild angelägenhet max 3 dgr/kalenderår Enhetschef * Ledighet för enskild angelägenhet max 10 dgr/kalenderår Kommunchef * Tjänstledighet utan lön max 6 mån Enhetschef * Tjänstledighet utan lön mer än 6 mån Kommunchef * Avbryta semester för AT och bevilja ersättning enligt policy Enhetschef (Beviljande av semester, lagstadgad ledighet, betraktas som verkställighet) Personalåtgärder, uppsägning och avskedande * Uppsägning p.g.a. arbetsbrist Kommunchef * Uppsägning personliga skäl Kommunchef * Avskedande Kommunchef * Utköp chef KSAU * Utköp medarbetare Kommunchef * Förflyttning av arbetstagare inom förvaltning Kommunchef * Förflyttning av arbetstagare som motsätter sig förflyttning Kommunchef * Beslut om disciplinpåföljd/varning Kommunchef * Beslut om avstängning Tillfällig förseelse Svårare fel/försummelse i arbetet Kommunchef Kommunchef Pension * Beslut om pensionsförstärkning Kommunchef * Kvarstå i tjänst efter 67 års ålder Kommunchef

12 EKONOMIADMINISTRATION Finansförvaltning * Upplåning enligt kommunfullmäktiges beslut Ekonomichef * Konvertering av lån Ekonomichef * Placering av donationsmedel Ekonomichef * Placering av likviditet Ekonomichef * Utdelning av donationsmedel KSAU Attesträtt * Utse attestanter KS.ordf * Beslut om teckningsrätt för post- och Ekonomichef bankgirotransaktioner Upphandling och inköp * Inköp och upphandling av varor och tjänster för belopp KSAU överstigande 5 miljoner kronor. (Inköp och upphandling av varor och tjänster inom ramen för beviljade anslag, samt tecknande av ramavtal betraktas som verkställighet och handläggs av respektive budgetansvarig) * Upphandlingar, inköp och övriga åtgärder inom ramen Ekonomichef för kommunsamverkan. * Utse anbudsöppnare KS.ordf Försäljning och fordran * Försäljning av utrangerat material, utrustning. - 0,5 basbelopp Verksamhetsansvarig 0,5 2,0 basbelopp Kommunchef 2,0 - basbelopp KSAU

13 * Avskrivning av fordran. - 0,2 basbelopp Ekonomichef 0,2 - basbelopp KSAU * Avstängning från service som kunden inte betalar Verksamhetsansvarig Taxor och avgifter * Tillämpning av taxebestämmelser Verksamhetsansvarig * Nedsättning av avgift Verksamhetsansvarig

14 ALLMÄN ADMINISTRATION Allmänna handlingar * Fastställande av dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning Kommunchef och riktlinjer för gallring av allmänna handlingar inom kommunstyrelsens verksamhetsområde * Besluta om utlämnande samt om förbehåll vid Kanslichef utlämnande av handling (Offentlighets- och sekretesslag 2009:400) * Tillstånd för utomstående att använda kommunvapnet Kanslichef Projekt * Besluta om deltagande i förekommande projekt inom KSAU kommunstyrelsens verksamheter. Yttranden och omprövningar * Beslut att inhämta remissvar från annan nämnd eller överlämna KS.ordf. remiss till annan nämnd för besvarande å kommunens vägnar * Beslut om att avge yttrande med anledning av KSAU besvär över delegats beslut * Omprövning av delegats beslut (FörvL) vid besvär KSAU Notering Kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens vice ordförande och kommunchefen, två i förening, har rätt enligt kommunstyrelsens reglemente 27 att teckna handlingar inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. Representation, deltagande i kurser/konferenser samt uppvaktning enligt lokala bestämmelser inom ramen för beviljade anslag samt gällande policys och riktlinjer, betraktas som verkställighet och handläggs av respektive budgetansvarig.

15 FASTIGHETSÄRENDEN Köp och försäljning * Köpa eller sälja mark i samband med lantmäteriförrättning inom ramen för kommunens prispolitik och anslag - 1,0 basbelopp Fastighetsförvaltare 1,0-2,0 basbelopp KS.ordf 2,0 - basbelopp KSAU * Försäljning av tomter för bostäder enligt riktlinjer Fastighetsförvaltare beslutade av kommunfullmäktige Uthyrning, utarrendering och annan upplåtelse *Uthyrning av kommunens lokaler omfattande en sammanlagd yta av högst 100 kvm samt godkännande av villkor Fastighetsförvaltare * Uthyrning av kommunens lokaler omfattande KS.ordf en sammanlagd yta av mer än 100 kvm samt godkännande av villkor * Utarrendering av kommunens mark för tid om högst KS.ordf 10 år i sänder * Avtal om upplåtelse av brandstationens tvätthall KS.ordf * Avtal om annan upplåtelse av kommunens fastigheter Fastighetsförvaltare utom försäljning, uthyrning och utarrendering * Tillfällig upplåtelse av allmän plats för enskilt Fastighetsförvaltare ändamål * Tillstånd och upplåtelse för förläggning av ledningar Fastighetsförvaltare i allmän mark * Besluta om servitut samt teckna servitutsavtal Fastighetsförvaltare

16 Fastighetsåtgärder vid uthyrning * Anpassningsåtgärder av kommunens lokaler vid KS ordf uthyrning under förutsättning att anpassningen av lokalen kan belasta hyran och att åtgärderna årligen uppgår till maximalt kronor Uppsägning * Uppsägning av hyresgäster vid bristande betalning KS.ordf *Uppsägning av kommunens lokaler omfattande en sammanlagd yta av högst 100 kvm Fastighetsförvaltare * Uppsägning av kommunens lokaler omfattande KS.ordf en sammanlagd yta av mer än 100 kvm Överlåtelse och upplåtelse * Överlåtelse eller upplåtelse till enskild mark för KS.ordf villa eller egnahemsbebyggelse inom planlagt område * Utsträckning, nedsättning, dödning och relaxation KS.ordf av inteckning samt utbyte av pantbrev liksom andra jämförliga åtgärder Yttranden * Utländska medborgares köp av svensk fastighet KSAU * Beslut att avstå från att påkalla prövning av KS.ordf hyresnämnden av ny ägare till hyresfastighet enligt lag (1975:1132) om förvärv av hyresfastighet m.m. * Beslut om att yttra sig eller avstå från yttrande kring bygglov Fastighetsförvaltare på en fastighet som gränsar till kommunens fastighet. * Beslut om att godkänna ansökan från annan som söker Fastighetsförvaltare bygglov på kommunens fastighet.

17 TEKNISK FÖRVALTNING Trafik och parkering Delegat: Ersättare: Trafikföreskrifter enl. Trafikförordning * Lokala trafikföreskrifter som avser Förbud mot trafik med fordon Teknisk chef Enhetschef Plan/bygg * Förbud eller påbud att svänga i en viss riktning Teknisk chef Enhetschef Plan/bygg * Förbud att stanna eller parkera fordon Teknisk chef Enhetschef Plan/bygg Undantag från Trafikföreskrifter enl. 13 kap 3 * Undantag som avser lång, bred, Teknisk chef Enhetschef eller tung transport Plan/bygg * Förbud att stanna eller parkera Teknisk chef Enhetschef fordon eller tillåtelse att stanna Plan/bygg eller parkera fordon * Förbud mot trafik med fordon Teknisk chef Enhetschef Plan/bygg * Förbud eller påbud att svänga eller Teknisk chef Enhetschef köra i viss riktning Plan/bygg * Parkeringstillstånd för Enhetschef Teknisk chef rörelsehindrad Plan/bygg Kommunkanslist * Remissvar gällande trafikfrågor Teknisk chef Enhetschef och evenemang enligt ordningsföreskrifter Plan/bygg

18 Väghållningsarbeten Delegat: Ersättare: * Vägarbeten på kommunala vägar, Teknisk chef Enhetschef undantag av föreskrifter Plan/bygg * Ärende om flyttning av fordon Teknisk chef * Ansökan om grävtillstånd Teknisk chef i allmän platsmark. * Trafiksäkerhetsförbättrande åtgärder Teknisk chef inom budget Fastighetsskötsel * Borttagning av enstaka träd AME-chef inom planlagt område * Att utse företrädare för KS vid KS.ordf. byggnationer, föreningsstämmor och jämförligt * Beslut om bostadsanpassningsbidrag Enhetschef Plan/bygg Kost- och städchef

19 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige GEMENSAMMA REGLEMENTESBESTÄMMELSER FÖR DALS- EDS KOMMUNS NÄMNDER Antaget av kommunfullmäktige Reviderad , 75 FÖRSLAG KSAU

20 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige Innehållsförteckning Sid Inledande bestämmelser 3 Bemyndigande och allmänna uppgifter 3 Ansvar och rapporteringsskyldighet 4 Arbetsformer Mandattid för ledamöter och ersättare, Ersättarnas tjänstgöring, Inkallande av ersättare, 12 5 Ersättare för ordföranden, 13 5 Sammanträdena, Justering av protokoll, 16 5 Reservation, 17 6 Delgivning, 18 6 Undertecknande av handlingar, 19 6 Nämnder med utskott, Närvarorätt, 25 7 Icke tjänstgörande ersättares närvaro/yttranderätt,

21 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige Inledande bestämmelser 1 Utöver vad som är föreskrivet för varje nämnd fastställt reglemente, gäller i detta reglemente meddelade allmänna föreskrifter för kommunens nämnder. För kommunstyrelsen gäller dock endast vad som är föreskrivet i Reglemente för styrelsen. Om ett nämndreglemente eller särskilt fullmäktigebeslut innehåller någon bestämmelse som avviker från detta reglemente gäller den bestämmelsen. 2 Nämnd skall följa av kommunfullmäktige fastställda mål och riktlinjer för sin verksamhet. Nämnds verksamhet skall bedrivas inom tilldelade ekonomiska resurser. Nämnd skall tillse och verka för att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Bemyndigande och allmänna uppgifter 3 Nämnd har inom sitt verksamhetsområde rätt 1. att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden när detta följer av lag eller annan författning eller kommunfullmäktiges beslut. 2. att träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta avtal 3. att inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar med beaktande av utarbetade riktlinjer 4. att inom de riktlinjer kommunfullmäktige fastställt bestämma om nämndens förvaltningsorganisation Punkt 2 och 4 i denna paragraf omfattas av nämndernas rapporteringsskyldighet till kommunfullmäktige. 3

22 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige Riktlinjer och ansvarsfördelning för informationsarbetet regleras genom en kommungemensam policy för information/kommunikation/administration. Syftet är att skapa effektivitet och helhetssyn i kommunens informationsinsatser och ärendeflöden. Nämnd är ansvarig för informationen inom sitt verksamhetsområde. 5 Nämnd skall tillse att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnd skall inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller kommunens övriga nämnder. Nämnd får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. Nämnd skall fullgöra de uppdrag som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen överlämnat till nämnden. 6 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens strategiska personalpolitik. Samtliga nämnder är anställningsmyndighet för personal vid sina förvaltningar med undantag av förvaltningschefer som anställs av kommunstyrelsen. Nämnderna har därför hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sina respektive verksamhetsområden. 7 Kommunstyrelsen ansvarar för lokalförsörjningen. Nämnden ansvarar för planering av nämndens lokalbehov i enlighet med gällande lokalförsörjningsplan samt framtagning av de funktionella kraven på lokalerna. Behovet ska anmälas till kommunstyrelsen. Nämnden ska förhyra sina lokaler via kommunens tekniska kontor. 4

23 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige Ansvar och rapporteringsskyldighet 6 Nämnd ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente och nämnds reglemente. Arbetsformer Nämnd ska regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas, hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret och större förändringar i verksamheten. Mandattid för ledamöter och ersättare 7 Ledamöterna och ersättarna i nämnderna väljs, om inte annat är särskilt föreskrivet, för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige har ägt rum. 8 Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en vice ordförande. 9 Ordföranden skall leda, samordna och övervaka nämndens verksamhet. Vice ordföranden biträder ordföranden vid fullgörandet av denna uppgift. Ersättarnas tjänstgöring 10 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig 5

24 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 11 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 12 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens kansli, som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 13 Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 14 Tidpunkt Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträden skall också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det 6

25 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige behövs. 15 Kallelse Justering av protokoll Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. 16 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Reservation Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. 17 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motivering skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 18 Delgivning med nämnd sker med ordföranden, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden bestämmer. 7

26 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige Undertecknande av handlingar 19 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnd skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall av denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. Nämnder med utskott I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar. 20 Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid för styrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 21 Ersättare skall närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Är ledamot av utskott hindrad att delta i sammanträde skall ledamoten kalla in ersättare. Ersättare skall inkallas efter tjänstgöring i en av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avstår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. 22 Utskottet sammanträdet på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträde skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 23 I fråga om jäv, ledamot som avbrutit tjänstgöring, justering av protokoll och reservation gäller vad som i denna stadga är föreskrivet för nämnd. 8

27 REGLEMENTE Reviderat av kommunfullmäktige De ärenden som skall avgöras av nämnden i dess helhet skall beredas av utskottet om beredning behövs. Närvarorätt Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut. 25 Kommunalråd och kommunstyrelsens vice ordförande får närvara och deltaga i de kommunala nämndernas överläggningar men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning. Icke tjänstgörande ersättares närvarorätt/yttranderätt 26 En ersättare som inte är tjänstgörande har rätt att närvara vid nämnds sammanträden och delta i överläggningarna men inte i besluten. Någon rätt att få sin mening antecknad i protokollet medges ej. 9