Ärende öppet sammanträde Dnr Föredragande

Transkript

1 Kallelse Kallelse kommunstyrelsen Tid Onsdagen den 16 mars 2016 kl Plats Ordförande Kommunhuset, lokal: Tryggö, Kungshamn Mats Abrahamsson OBS! Distribution av handlingar sker endast DIGITALT. Kallelsen får du via e-post. Behöver du hjälp så hör av dig till kansliavdelningen/anna-lena, Astrid och Lena Ärende öppet sammanträde Dnr Föredragande Jörgen Karlsson, 1 Kommunens Kvalitet i korthet, KKIK 2015 KA 2016/131 kl Preliminärt bokslut 2015 KA 2016/153 Jörgen Karlsson 3 Information om bokslut för Omsorgsnämnden Jörgen Karlsson 4 Information om bokslut för Miljönämnden i mellersta Bohuslän KA 2016/180 Jörgen Karlsson 5 Information om bokslut för Byggnadsnämnden KA 2016/181 Jörgen Karlsson 6 Uppföljning av Intern kontroll 2015 KA 2015/349 Jörgen Karlsson 7 Riktlinjer för kravverksamhet KA 2016/112 8 Sponsoransökan Projekt Sverigetrampet KA 2015/952 9 Marin utveckling i Bohuslän KA 2016/ Information om EU-projekt "Ren Kustlinje" KA 2015/ Ledningsplan vid extraordinär händelse Förslag till miljöledningssystem light samt rutin för det miljöstrategiska arbetet Yttrande ang remiss Promemorian om obligatoriskt förarbevis för vattenskoter Redovisning av pågående motioner och medborgarförslag 15 Meddelanden* 16 Redovisning av delegationsbeslut * KA 2015/900 Jörgen Karlsson kl Jörgen Karlsson, kl Tomas Larsson, Jörgen Karlsson, kl Helena Bredin, kl Mona Engelbrektsson, kl KA 2015/842 Per Olsson, kl KA 2016/53 KA 2016/123 Per Olsson \\ks.internt\dfs\gemensamsotenäs\offentlig\sammanträden\ks\2016\ks \001 KS kallelse doc Sida: 1(2)

2 Kallelse Ärende öppet sammanträde Dnr Föredragande 17 Ansökan om bidrag anslutningsavgift för Utpost Hållö KA 2016/95 18 Medborgarförslag Grevevallen på Smögen KA 2015/394 Mats Tillander, Jörgen Karlsson, kl Mats Tillander, 19 Medborgarförslag lekplatsen på Änggatan KA 2015/195 Mats Tillander 20 Medborgarförslag hastighetsdämpande åtgärder på Hasselösundsvägen KA 2015/819 Mats Tillander 21 Riktlinjer för arbetet med olovliga reklamskyltar längs vägar KA 2016/7 Mats Tillander 22 Medborgarförslag om klätterleder KA 2014/717 Mats Tillander 23 Motion insamling av matavfall KA 2015/330 Mats Tillander 24 Arrendeavtal för Örns bryggförening KA 2015/750 Mats Tillander 25 Riktlinjer för upplåtelse av kommunal mark KA 2016/9 Mats Tillander Ärende ej offentligt sammanträde Dnr Föredragande 26 Exploateringsavtal för Ödby 1:2 m fl KA 2011/38 Måns Hallén, kl Detaljplan för Ödby 1:2 m fl, utsändes separat KA 2011/38 Måns Hallén 28 Ansökan om serveringstillstånd för Nordens Ark, utsändes separat 2015/993 Torbjörn Ericson * Se pärm på sammanträdet Kallelsen finns publicerad på hemsidan, Skickas till: Mats Tillander Helena Bredin Mona Engelbrektsson Tomas Larsson Jörgen Karlsson Per Olsson Måns Hallén Torbjörn Ericson \\ks.internt\dfs\gemensamsotenäs\offentlig\sammanträden\ks\2016\ks \001 KS kallelse doc Sida: 2(2)

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 35 KA 2016/131 Kvalitetsrapport - Kommunens Kvalitet i Korthet 2015 Sammanfattning Förvaltningen har tagit fram en sammanfattande rapport utifrån de resultat som redovisats inom kvalitetsprojektet Kommunens Kvalitet i Korthet. De samlade resultatet i jämförelsen visar att Sotenäs kommun hävdar sig väl i jämförelse med övriga deltagande kommuner inom områdena tillgänglighet, trygghet samt information och delaktighet. Jämförelsen visar även att det finns flera områden att analysera och förbättra framförallt inom effektivitet där Sotenäs får ett lägre resultat än genomsnittet. De områden som framstår som möjliga att förbättra är; Tillgänglighet avseende e-post, bemötande avseende telefon, kostnadseffektivitet inom förskola, särskilda boenden och hemtjänst, kostnad per elev som inte fullföljer gymnasieskolan, serviceutbud inom LSS samt nyckeltalen inom miljö. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteutlåtande Kvalitetsrapport Kommunens kvalitet i korthet 2015 Servicemätning av telefoni och e-post 2015 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen tar del av rapporten och ger kommunchefen i uppdrag att arbeta vidare med de förbättringsområden som framkommit i jämförelsen. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 18(30)

4 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 23 KA 2016/131 KKIK 2015, servicemätning av telefoni och e-post Sammanfattning Sotenäs kommun har genomfört en årlig mätning av servicenivån för telefon och e-post. Rapporten ingår som en del av Sveriges kommuner och Landstings undersökning av kommunernas kvalitet i korthet KKIK. Sotenäs kommun har förbättrat sig och svarar snabbare och ger bättre svar via telefon jämfört med förra året. Helhetsintrycket är att kommunen placerar sig högre än genomsnittet och ligger på plats 34 av de 144 kommuner som deltog i undersökningen. Jämförelsen visar även att det finns flera områden att analysera och förbättra framförallt inom effektivitet där Sotenäs får ett lägre resultat än genomsnittet. De områden som framstår som möjliga att förbättra är; Tillgänglighet avseende e-post, bemötande avseende telefon, kostnadseffektivitet inom förskola, särskilda boenden och hemtjänst, kostnad per elev som inte fullföljer gymnasieskolan, serviceutbud inom LSS samt nyckeltalen inom miljö. Kommunstyrelsens tekniska utskotts beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott uppdrar åt tekniska chefen att arbeta vidare med de förbättringsområden som framkommit i jämförelsen. Skickas till Tf teknisk chef Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 15(16)

5 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 1(1) Kvalitetsrapport - Kommunens Kvalitet i Korthet 2015 Beskrivning av ärendet Förvaltningen har tagit fram en sammanfattande rapport utifrån de resultat som redovisats inom kvalitetsprojektet Kommunens Kvalitet i Korthet (se bilaga) Sammanfattning De samlade resultatet i jämförelsen visar att Sotenäs kommun hävdar sig väl i jämförelse med övriga deltagande kommuner inom områdena tillgänglighet, trygghet samt information och delaktighet. Jämförelsen visar även att det finns flera områden att analysera och förbättra framförallt inom effektivitet där Sotenäs får ett lägre resultat än genomsnittet. De områden som framstår som möjliga att förbättra är; Tillgänglighet avseende e-post, bemötande avseende telefon, kostnadseffektivitet inom förskola, särskilda boenden och hemtjänst, kostnad per elev som inte fullföljer gymnasieskolan, serviceutbud inom LSS samt nyckeltalen inom miljö. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen tar del av rapporten och ger kommunchefen i uppdrag arbeta vidare med de förbättringsområden som framkommit i jämförelsen. Bilaga/Bilagor Kvalitetsrapport- Kommunens Kvalitet i Korthet 2015 Skickas till Kommunrevisionen Nämnderna Maria Vikingsson Kommunchef Jörgen Karlsson Ekonomichef Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

6 Datum: Kvalitetsrapport Kommunens Kvalitet i Korthet 2015 Sotenäs deltar tillsammans med 240 andra kommuner i ett nationellt kvalitetsprojekt, Kommunens Kvalitet i Korthet. Projektet administreras och samordnas av Sveriges kommuner och landsting (SKL). Inom ramen för projektet görs jämförelser mellan kommunerna inom fem perspektiv: tillgänglighet, trygghet, information och delaktighet, effektivitet och kommunen som samhällsutvecklare. Projektet utgår från befintliga nationella nyckeltal som kompletteras med mätningar som görs i den egna kommunen. Sotenäs samlade resultat ligger något över genomsnittet. Nyckeltal som är grönmarkerade är områden där Sotenäs får betyg som är bättre än genomsnittet medan rödmarkerade områden är sådana där Sotenäs betyg är väsentligt sämre än genomsnittet. Under 2014 och 2015 har det inte genomförts någon medborgarenkät i kommunen vilket innebär att det saknas nyckeltal över medborgarnas känsla av trygghet, uppfattning om möjlighet till inflytande och hur de uppfattar kommunen som en plats att bo på. Tillgänglighet Tillgänglighet via e-post har försämrats jämfört med 2014 och Sotenäs får ett resultat som är betydligt lägre än genomsnittet. Möjligheten för medborgarna att nå tjänstemän och politiker i kommunen via telefon har blivit något bättre än vid föregående års undersökning och kommunen får ett bra resultat i jämförelse med andra kommuner. Även om bemötandet vid telefonkontakt har förbättrats något jämfört med 2014 är resultatet lägre än genomsnittet. Öppethållandetiderna för bibliotek, simhall och återvinningsstation ligger kvar på en fortsatt hög nivå infört Meröppet biliotek som gör det möjlig att besöka biblioteket utanför ordinarie öppettider. Av de som erbjuds plats inom förskolan har 100 % fått plats på önskat datum vilket är en avsevärd förbättring från Väntetider och handläggningstider inom individ- och familjeomsorg är betydligt kortare än genomsnittligt. Däremot har väntetiden för en plats på äldreboende ökat betydligt jämfört med tidigare år. Sammantaget får Sotenäs ett betyg betydligt över genomsnittet inom området tillgänglighet. Tillgänglighet Värde 2014 Värde 2015 Trend Jämförelse med andra Tillgänglighet e-post, kommunen, andel (%) svar inom två dagar Tillgänglighet via telefon, andel (%) direkt svar på enkel fråga Gott bemötande vid telefonkontakt, % Utökat öppethållande huvudbiblioteket, simhall och återvinningsstation (utöver vardagar 08-17) Plats inom förskoleverksamheten på önskat placeringsdatum, % Väntetid inom förskoleverksamheten, antal dagar Väntetid för plats på äldreboende, antal dagar Handläggningstid ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd), antal dagar Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

7 Datum: Trygghet En hemtjänsttagare får under en 14-dagarsperiod i genomsnitt besök av 11 olika vårdare vilket är betydligt lägre än genomsnittet i undersökningen och klar förbättring jämfört med föregående år. Inom förskolan är det planerade antalet barn per personal jämförelsevis lågt och det faktiska antalet vid mätningstillfället bland det lägsta i landet vilket indikerar en hög trygghetsfaktor. Sammantaget får Sotenäs högt betyg inom området Trygghet. Trygghet Värde 2014 Värde 2015 Trend Jämförelse med andra Hur trygga känner sig medborgarna, index Antal olika vårdare som besöker en person med hemtjänst på 14 dagar Barn per personal inom förskolan, planerat 5,0 4,9 5 Barn per personal inom förskolan, faktiskt 3,4 3,7 5 Information och delaktighet Sotenäs hemsida, sotenas.se, får ett genomsnittligt betyg när det gäller informationsgivning till medborgarna och resultatet har förbättrats något jämfört med Medborgarnas möjlighet att delta i kommunens utveckling ligger betydligt över genomsnittet. Information och delaktighet Värde 2014 Värde 2015 Trend Jämförelse med andra Hur många av kommunens röstberättigande röstade i senaste kommunvalet 85, Information på hemsida, procent av maxpoäng Medborgarnas möjlighet att delta i kommunens utveckling, procent av maxpoäng Medborgarnas möjlighet till inflytande, index Effektivitet Inom perspektivet effektivitet ryms olika nyckeltal som visar bland annat brukarnöjdhet, kostnadsnivå, tjänsteutbud och verksamhetsresultat. Inom barnomsorg och grundskola har kostnaderna i Sotenäs ökat något snabbare än genomsnittet vilket innebär att kommunen tappat placeringar. Resultatet för nationella prov inom årskurs 3 har förbättrats jämfört med 2014 och Sotenäs får en topplacering bland landets kommuner. För årskurs 6 är resultatet oförändrat jämfört med 2014 och Sotenäs får en genomsnittlig placering. Andelen behöriga till gymnasiet har försämrats jämfört med 2014 men Sotenäs resultat är ändå betydligt över genomsnittet. Kommunens serviceutbud inom särskilda boenden är lågt i jämförelse med övriga kommuner, även om utbudet har förbättrats något jämfört med 2014, medan kostnaderna ligger betydligt över genomsnittet. När det gäller nöjd brukarindex inom särskilda boenden har årets värde försämrats något jämfört med 2014 men resultatet ligger ändå i nivå med genomsnittet. Serviceutbudet inom hemtjänsten har, i jämförelse med övriga kommuner, förbättrats och Sotenäs får ett resultat i nivå med genomsnittet däremot har kostnaderna ökat och får ett sämre resultat en genomsnittet. Andelen Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

8 Datum: brukare som var Mycket nöjda eller Ganska nöjda ökat från 81 till 93 procent och då variationen mellan kommunerna i jämförelsen är liten innebär detta att Sotenäs inom detta område får en avsevärt förbättrad placering. Serviceutbudet inom LSS har försämrats jämfört med fjolårets undersökning. När det gäller måttet andel ungdomar som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad insats/utredning redovisar Sotenäs ett försämrat värde jämfört med föregående år. Effektivitet Värde 2014 Värde 2015 Trend Jämförelse med andra Kostnaden för ett inskrivet barn i förskolan, tkr Resultat nationella prov år 3, % Resultat nationella prov år 6, % Andel behöriga elever till något nationellt gymnasieprogram, % 95,8 90,7 4 Elevers syn på skolan och undervisningen år Kostnad per betygspoäng, år 9, kr Andel elever som fullföljer gymnasiet inom fyra år, % ,2 2 Kostnad per elev som inte fullföljer gymnasieskolan, tkr ,8 1 Serviceutbud inom särskilt boende, äldreomsorg (genomsnittlig andel av utbud), % Kostnad per plats i särskilt boende, äldreomsorg, tkr Nöjd brukarindex, särskilt boende äldreomsorg % Serviceutbud hemtjänst, (genomsnittlig andel av utbud), % Kostnaden per vårdtagare inom hemtjänsten, tkr Nöjdbrukarindex, hemtjänsten % Serviceutbud grupp- och serviceboende, LSS (genomsnittlig andel av utbud), % Andel ungdomar som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad insats/utredning (IFO) Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

9 Datum: Kommunen som samhällsutvecklare Inom området presenteras nyckeltal som både visar på förhållanden i den geografiska kommunen och Sotenäs kommun som organisation. Sotenäs har sedan lång tid tillbaka en sysselsättningsgrad som ligger över genomsnittet i både länet och riket även om 2015 års värde har försämrats något. Låg arbetslöshet är en starkt bidragande orsak till att andelen personer som är i behov av försörjningsstöd ligger lägre än flertalet kommuner i jämförelsen. Nyföretagandet i Sotenäs har ökat betydligt sedan förra mätningen och ligger på en hög nivå. Sjukpenningtalet har ökat jämfört med föregående år och Sotenäs får en försämrad placering som ligger under genomsnittet i mätningen. När det gäller miljönyckeltalen ligger kommunens värden under eller mycket under genomsnittet bland deltagande kommuner. Samhällsutveckling Värde 2014 Värde 2015 Trend Jämförelse med andra Kommunens sysselsättningsgrad, andel förvärvsarbetande, % 79,8 79,6 3 Andel invånare som erhållit försörjningsstöd, % 2, Nystartade företag per invånare, första halvåret 7, Sjukpenningtal bland kommunens invånare, dagar per år 9, Andel återvunnet material från hushållsavfall, % Andelen kommunala miljöbilar, % Andelen ekologiska livsmedel, % Kommunen som plats att bo i, index Sammanfattning De samlade resultatet i jämförelsen visar att Sotenäs kommun hävdar sig väl i jämförelse med övriga deltagande kommuner inom områdena tillgänglighet, trygghet samt information och delaktighet. Jämförelsen visar även att det finns flera områden att analysera och förbättra framförallt inom effektivitet där Sotenäs får ett lägre resultat än genomsnittet. De områden som framstår som möjliga att förbättra är; Tillgänglighet avseende e-post, bemötande avseende telefon, kostnadseffektivitet inom förskola, särskilda boenden och hemtjänst, kostnad per elev som inte fullföljer gymnasieskolan, serviceutbud inom LSS samt nyckeltalen inom miljö. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

10 RAPPORT Servicemätning via telefon och e-post SOTENÄS KOMMUN KKiK-2015 Almekärrsvägen LERUM Tel / info@profitel.se

11 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida Presentation av PROFITEL 3 Bakgrund, syfte och kort om mätningen 4 Allmänna kommentarer om mätningen 5 Viktiga kommentarer angående telefonimätningen KKiK 6 Deltagande kommuner 7 Resultat telefoni 8 Tillgänglighet (Mått 2) 9 Svar på frågan 10 Information 11 Intresse och engagemang 12 Bemötande (Mått 3) 13 Svarstid 1: Huvudnummer 14 Svarstid 2: Svarstid efter koppling till person som svarar på frågan 19 Hälsningsfras av den som svarar på frågan 24 Helhetsintryck 29 Resultat e-post 34 Svarstider 35 Svarstider/Svar på fråga (Mått 1) 37 Avsändare (Kontaktuppgifter) 38 Svarskvalitet 39 Sammanfattning 41 Obesvarade brev 42 2

12 KORT OM UNDERSÖKNINGS- OCH RÅDGIVNINGSFÖRETAGET PROFITEL PROFITEL är ett oberoende undersöknings- och rådgivningsföretag inom kommunikation och kundservice med tonvikt på telefoni och e-post. Med en helhetssyn som involverar människa, teknik och ekonomi har vi utvecklat en framgångsrik process, som genomsyras av våra mätningar och utveckling av hanteringen av kundkontakter per telefon och e-post. Målet med processen är att öka organisationernas kommunikationskvalitet och effektivitet i syfte att medverka till bättre ekonomi i organisationen och stärka varumärket. PROFITEL erbjuder en rad kvalificerade tjänster för att säkerställa en professionell tele- och e-posthantering. Vi är verksamma över hela landet sedan Våra uppdragsgivare är välkända organisationer och företag, företrädelsevis medelstora och större verksamheter inom såväl den offentliga som den privata sektorn. VÅR SYN PÅ KOMMUNIKATION PER TELEFON OCH E-POST Vår erfarenhet har gett oss insikten att sanningens ögonblick om telefonin och e-postkommunikationen, med alla dess ingredienser, fungerar eller inte är när man tar kontakt. Får vi kontakt med sökt person eller funktion? Hur blir vi bemötta? Hur snabbt får vi svar? Fungerar tekniken? Ringer man tillbaka eller mailar sina svar snabbt? Agerar telefonisterna, kontaktcenter/kundtjänst och övriga personalen i enlighet med de förväntningar som ställs på en väl fungerande kommunikation? M.m. Kort och gott, det är detta och mycket mer som vi undersöker för att se om kundmötena per telefon och e-post lever upp till organisationens förväntningar och de kontaktandes behov av service och möjligheten att få uträtta sina ärenden. Kommunikationens betydelse som framgångsfaktor ökar hela tiden. Att erbjuda omvärlden goda möjligheter att kontakta sin organisation samt att ha smidiga interna kommunikationsflöden är mycket viktiga förutsättningar för att kunna öka tillgängligheten, servicegraden och effektiviteten i det dagliga arbetet. Kontakter per telefon och e-post fungerar som sensorer mot omvärlden och påverkar alltså i allra högsta grad organisationens varumärke, ekonomi och effektivitet. För mer information om PROFITEL och vad vi kan bistå med, vänligen läs mer på 3

13 BAKGRUND PROFITEL har enligt instruktioner från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) genomfört den årliga mätningen av servicenivån avseende svenska kommuners hantering av telefoni- och e-postkontakter. Instruktionerna inkluderar såväl upplägg som omfattning och frågeunderlag. Mätningen skedde inom ramen för Kommunens Kvalitet i Korthet och 144 stycken kommuner deltog varav er kommun är en. Ert resultat jämförs med dessa 144 kommuners resultat. SYFTE Syftet med den genomförda mätningen var att ta reda på i vilken omfattning och med vilken kvalitet kommunerna svarade på de frågor som ställdes. Resultatet redovisas för respektive kommun och totalresultatet jämförs med de övriga kommunerna som undersökts av PROFITEL ett stort och tillförlitligt underlag. OM MÄTNINGEN - METOD 1) Servicemätning via telefon (samma frågor som i e-postundersökningen och återfinns i slutet av rapporten) a) Vi har ringt via angivet huvudnummer och ställt frågor som SKL försett oss med. Frågorna berör nio olika förvaltningsområden eller motsvarande. Dessa är: Bygg, Förskola, Grundskola, Individ- & familj, Miljö & hälsa, Äldreomsorg, Handikappomsorg, Kultur & fritid och Gator och vägar. b) Sex olika frågor per förvaltningsområde. Varje fråga har ställts en gång i standardvarianten. c) Totalt genomfördes 54 alternativt 108 uppringningar (varje fråga ställdes två gånger i utökad variant gäller ej er kommun). För vissa kommuner har vi också ringt sex alternativt 12 samtal (utökad) till kommunledningen. Kommunledningen redovisas separat och ingår inte i kommunens totalresultat! d) Mätperiod: 4-5 veckor. Samtalen ringdes vardagar kl och e) Vi mätte nedanstående parametrar (samma som i tidigare undersökningar). Bedömningarna graderas som: God, Medelgod och Dålig. Tillgänglighet Svar på frågan Information Intresse och engagemang Bemötande Extra! Vi levererar också utöver ovan: Svarstid till huvudnummer Svarstid efter eventuell koppling till svarande person Hälsningsfraser person som besvarat frågan Besked om vem som svarar på frågorna * Helhetsintryck på en femgradig skala En detaljerad samtalsspecifikation ** * Vi redovisar om vi får svar på frågan direkt av svarande person (telefonist eller kontaktcenter/kundtjänst) eller svar på frågan efter koppling av den svarande personen (kontaktcenter/kundtjänst eller en enskild handläggare). ** Specifikationen visar, förutom bedömningarna av de samtal som besvarats, även t.ex. undersökarnas fritextkommentarer samt antalet samtal som hamnat i röstbrevlådor/mobilsvar, avbrutits p.g.a. mer än 60 sekunders väntan efter koppling och avbrutits p.g.a. t.ex. upptagetton. 2) Serviceundersökning via e-post (samma frågor som i telefoniundersökningen) Vi har skickat 54 alternativt 108 e-postbrev till kommunens officiella e-postadress för att bedöma servicenivån. Till vissa kommuner har vi även skickat sex alternativt 12 e-postbrev med frågor till kommunledningen (ingår ej i totalresultatet). Vi har mätt: Svarstid (även andel svar inom två arbetsdagar och andel ej svar ) samt medelsvarstid Avsändare (kontaktinformation från avsändare bedöms) Svarskvalitet (svaret kvalitetsgranskas utifrån merinformation, övriga hänvisningar m.m.) Redovisning av mail som inte besvarades. Varje kommun får en e-postspecifikation som visar frågorna med tillhörande svar från undersökningen. Upplägget i övrigt (frågor, mätperiod etc.) är detsamma som i telefonserviceundersökningen. 4

14 ALLMÄNNA KOMMENTARER OM MÄTNINGEN Då mängden samtal och e-post som ringts och skickats till er inom ramen för KKiK är liten är det viktigt att understryka att resultaten endast ger en indikation på hur väl er kommun har presterat. Totalresultatet per kommun (d.v.s. 54 eller 108 samtal respektive 54 eller 108 mail) ger en bättre bild av verkligheten än de resultat som redovisas på förvaltningsnivå (Bygg, Äldreomsorg etc.), vilka får ses som en ren indikation. Resultaten på förvaltningsnivå kan variera stort procentuellt beroende på mängden samtal eller e-postkontakter som har bedömts. Ert resultat är i stora drag alltså en indikation om hur ni ligger till inom respektive mätområde och hur ni ligger till i jämförelse med andra kommuner. Resultatet kan användas som en intern intresseväckare och som en utgångspunkt för ett fortsatt arbete inom området. I några fall hos några kommuner kan det saknas bedömningsunderlag med konsekvensen att det inte finns någon diagramstapel för den aktuella förvaltningen d.v.s. värdet = 0. Undersökningen har genomförts på exakt samma sätt för alla kommuner och således kan dock relevanta jämförelser göras. MÄTPARAMETRAR TELEFONI T1 - Tillgänglighet: Andelen lyckade kontaktförsök med svar på frågan. (Mått 2) T2 - Svar på frågan: Fick vi svar på de frågor som vi ställde i samtalen? Vem svarade på frågorna? T3 - Information: Kvaliteten på informationen i svaren T4 - Intresse och engagemang: Intresse och engagemang i svaren från de personer vi talat med T5 - Bemötande: Hur blev vi bemötta av personalen? (Mått 3) T6 - Svarstid till huvudnumret: Tiden från den första ringsignalen till att någon har svarat på huvudnummer. T7 - Svarstid efter eventuell koppling: Tiden från koppling av svarande person till att någon annan svarat. T8 - Hälsningsfraser: Hälsningsfraser av de som besvarat frågorna. T9 - Helhetsintryck på en femgradig skala: En sammanvägning av alla intryck som noterats i respektive samtalsförsök. MÄTPARAMETRAR E-POST E1 - Svarstid: Tiden från skickandet av e-post till svar av kommunen (även andel svar inom två arbetsdagar och andel ej svar ). E2 - Medelsvarstid: I arbetstimmar (arbetstid vardagar kl. 8-17). E3 - Svarstid/Svar på fråga: Andelen e-postbrev som besvarades inom två arbetsdagar med ett komplett svar på vår fråga eller med svar på en eller flera delfrågor. (Mått 1) E4 - Avsändare: Kontaktinformationen från avsändaren bedöms. E5 - Svarskvalitet: Innehåller svaret merinformation, övriga hänvisningar etc.? JÄMFÖRELSE MED TIDIGARE ÅRS RESULTAT - KOMMENTARER Om er kommun har genomfört motsvarande undersökning med annan leverantör tidigare och vi har inkluderat det resultatet i denna presentation som en jämförelse med ert resultat i 2015 års undersökning, tar PROFITEL inget ansvar för riktigheten i denna information. I tidigare rapporter lämnas följande kommentar: Även om samma bedömningsgrunder har använts vid tidigare mätningar, bör eventuella jämförelser göras med förhållandet till andra kommuner istället för över tiden. Vi instämmer. 5

15 VIKTIGA KOMMENTARER ANGÅENDE TELEFONIMÄTNINGEN - KKiK 2015 och 2014: Parametrar svarstider och andel svar på frågan Efter önskemål från deltagande kommuner inom KKiK och beslut från SKL ändrades tiden som vi väntar kvar i telefon tills vi får svar i samtal till huvudnumret/växeln i telefonimätningen 2014 och detsamma gäller Ändringar i KKiK-parametrar som rapporteras till SKL: Diagram T1: Tidigare år har vi avbrutit samtalsförsöken till huvudnumret när vi väntat i 60 sekunder. I KKiK-2014 och fortsättningsvis i KKiK 2015 har vi väntat kvar ända tills vi fått svar. Till SKL rapporterar vi Mått 2 som svar inom 60 sekunder (möjliggör jämförelse med tidigare års resultat) respektive svar mellan sekunder. Detta finner ni i diagram T1 som också visar andelen svar då vi väntat i mer än 120 sekunder. Ändringar i övriga parametrar: Diagram T6 (svarstid till huvudnummer): I KKiK 2014 och 2015 redovisar vi andra svarstidsintervall än tidigare med anledning av beslutade förändringar från SKL. Vi har i dessa undersökningar delat in svarstiderna på följande sätt: 0-30 sekunder, 31-60, , över 120 sekunder samt avbrutna samtal. Mot denna bakgrund så går det inte att göra en exakt jämförelse med tidigare års resultat i diagrammen. I bilagan Samtalsspecifikation visas dock de exakta svarstiderna för respektive samtal. Kommentar: Diagram T7 (svarstid efter koppling till person som svarar på frågan) Observera att underlaget (dvs antalet bedömda samtal) kan för vissa kommuner vara väldigt litet och detta kan ge stort utslag på resultatet med såväl högre som lägre placering. Detta är viktig att förstå när man tolkar resultatet. Generellt Med anledning av att vi väntat kvar tills vi fått svar på huvudnumret har andelen samtal som bedömts ökat vilket har varit ett önskemål från kommunerna för att öka bedömningsunderlaget. Viktiga kommentarer gällande kundtjänster/kontaktcenter om svarstider och andel svar på frågan Vi bedömer alla kommuner på samma sätt (avser stapeln andra kommuner i diagrammen) som tidigare, oavsett om kommunen har en traditionell växel eller någon form av kundtjänst/kontaktcenter. Kommuner med kundtjänst/kontaktcenter och även vissa andra kommuner kan många gånger ha längre svarstider. Detta beror delvis på att det finns talsvarssystem/menyval som ökar väntetiden och dels att expedieringstiden för att svara på frågorna i kundtjänst/kontaktcenter ofta är längre. De längre svarstiderna kan dra ned helhetsintrycket för de kommuner som har kundtjänst/kontaktcenter eller liknande såväl som att kommunen kan få en låg placering på svarstidsparametern i samtal till huvudnumret. Många gånger har kommuner med kontaktcenter/kundtjänst emellertid ofta en högre lösningsgrad genom att de oftare lyckas svara på frågorna. För kommuner som undersökt kommunledningen Redovisning finns med i diagrammen men redovisas separat och ingår inte i totalsammanställningen för kommunens resultat. 6

16 DELTAGANDE KOMMUNER 2015 ATT JÄMFÖRA MED Nedanstående kommuner ingår i jämförelsen och benämns Andra kommuner i diagrammen. Ale Hultsfred Malå Säffle Alingsås Hylte Mark Södertälje Aneby Härjedalen Mjölby Sölvesborg Arboga Härnösand Munkedal Tanum Askersund Härryda Mörbylånga Tjörn Avesta Hässleholm Nacka Tomelilla Bengtsfors Höganäs Norsjö Trelleborg Berg Höör Nybro Tyresö Bollebygd Järfälla Nykvarn Töreboda Borlänge Jönköping Nyköping Ulricehamn Botkyrka Kalmar Nynäshamn Umeå Burlöv Karlshamn Olofström Upplands Bro Båstad Karlskoga Orsa Upplands Väsby Dals Ed Karlskrona Orust Uppsala Danderyd Katrineholm Osby Vadstena Eda Klippan Oxelösund Vaggeryd Enköping Kramfors Piteå Vansbro Eskilstuna Kristinehamn Robertsfors Varberg Fagersta Kumla Ronneby Vilhelmina Falkenberg Kungsbacka Sigtuna Vimmerby Falun Kungälv Simrishamn Vingåker Finspång Kävlinge Skellefteå Vännäs Forshaga Laholm Skövde Värmdö Grums Laxå Sollefteå Västerås Gullspång Lekeberg Sollentuna Ånge Gällivare Leksand Sotenäs Årjäng Gävle Lerum Staffanstorp Älvdalen Habo Lidingö Stenungsund Ängelholm Hallsberg Lidköping Storuman Öckerö Hallstahammar Lilla Edet Strängnäs Örebro Halmstad Lindesberg Strömstad Örnsköldsvik Hammarö Lomma Strömsund Österåker Haninge Ludvika Sundsvall Östhammar Haparanda Lund Svalöv Östra Göinge Heby Lysekil Svedala Överkalix Helsingborg Malung-Sälen Svenljunga Övertorneå 7

17 RESULTAT TELEFONI RESULTATJÄMFÖRELSE MELLAN KOMMUNER Följande symboler används för att visa er kommuns totalresultat för respektive parameter i jämförelse med genomsnittet för de 144 kommuner som undersöktes av PROFITEL: Betydligt högre Högre Motsvarande nivå Lägre Betydligt lägre 8

18 TILLGÄNGLIGHET TELEFONI Mätparameter T1: Andelen lyckade kontaktförsök där svar på fråga/frågor erhölls. (Motsvarar Mått 2 ) Sedan KKiK 2014 har vi väntat kvar tills vi fått svar på huvudnumret jämfört med att vi tidigare brutit efter 60 sek. väntan. Därför kan tillgängligheten ha ökat. Jämförelsen mot tidigare år görs med 60 sekundersintervallet. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Svar på frågan - 60 sek Svar på frågan sek Svar på frågan >120 sek Ingen kontakt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 41% 37% 45% 59% 4% 7% 4% 6% 55% 63% 44% 35% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 17% 17% 17% 17% 17% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 17% 50% 16% 50% 50% 50% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 17% 83% 83% 83% 100% 83% 83% 83% 66% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 50% 50% 50% 50% 50% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 17% 17% 17% Kommentar: Vid ev. röstbrevlåda etc. har vi inte lämnat något meddelande om återuppringning. PROFITELS erfarenhet av tillgängligheten (få svar på frågor) hos kommuner med traditionell växel som kopplar samtalen vidare till handläggare är att vi som uppringare får svar i ca 40-50% av samtalen. Kommuner med kontaktcenter/kundtjänst har oftare en högre tillgänglighet. Er kommuns totalresultat avseende tillgänglighet är betydligt högre än genomsnittet. 9

19 SVAR PÅ FRÅGAN Mätparameter T2: Fick vi svar på de frågor som vi ställde i samtalen? Obs! Andelen svar på frågor kan ha ökat då vi sedan KKiK-2014 väntat kvar tills vi fått svar på huvudnumret. Mot denna bakgrund så går det inte att göra en relevant jämförelse med tidigare års resultat i diagrammet. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Svar på frågan God Medelgod Dålig 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 33% 28% 53% 61% 9% 11% 2% 4% 56% 63% 45% 35% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 17% 17% 17% 17% 17% 17% 34% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 34% 33% 34% 17% 50% 50% 50% 50% 17% 67% 67% 67% 67% 33% 67% 17% 83% 83% 33% 100% 33% 100% 33% 83% 83% 83% 66% 67% 67% 33% 67% 67% 67% 67% 66% 50% 50% 50% 50% 50% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 17% 17% 17% Kommentar: De gröna och gula staplarna utgör andelen av samtalen där vi har fått bra eller acceptabla svar på våra frågor. I er kommun besvarades 3 frågor direkt av svarande person (telefonist eller kontaktcenter/kundtjänst) och 21 av kontaktcenter/kundtjänst eller en enskild handläggare efter koppling av den svarande personen. Den röda stapeln visar huvudsakligen tre kategorier händelser; att vi har fått otillräckliga svar på våra frågor, att frågorna inte har besvarats alls eller att vi inte har kommit i kontakt med kommunen p.g.a. att samtalet blivit avbrutet. Er kommuns totalresultat avseende god svarskvalitet är högre än genomsnittet. 10

20 INFORMATION Mätparameter T3: Gradering av informationen i svaren vi fick. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Information God Medelgod Dålig 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 75% 80% 94% 95% 25% 20% 6% 4% 1% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 33% 50% 50% 50% 50% 50% 67% 80% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 67% 50% 50% 50% 50% 50% 33% 20% Kommentar: Att få bra information när vi har ställt våra frågor är viktigt. Svaren ska vara tydliga och relevanta och inte leda till att man som inringande person känner sig osäker efter samtalet. Sådan information har bedömts som God. Er kommuns resultat är i nivå med genomsnittet. 11

21 INTRESSE OCH ENGAGEMANG Mätparameter T4: Intresse och engagemang i svaren från de personer vi talat med. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Intresse och engagemang God Medelgod Dålig 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 80% 94% 100% 97% 20% 6% 3% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 33% 50% 50% 50% 50% 67% 80% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 67% 50% 50% 50% 50% 33% 20% Kommentar: Personalen representerar kommunen i varje samtal som besvaras. Ett visat intresse och engagemang i kontakten är därför oerhört viktig. Varje medarbetare är ansiktet utåt och varje samtal bör spegla den professionalism och det servicetänkande som ni vill skall förknippas med er kommun. Er kommuns resultat lägre än genomsnittet. 12

22 BEMÖTANDE Mätparameter T5: Våra intervjuare har, efter varje samtal, graderat hur de blivit bemötta av personalen. (Motsvarar Mått 3.) Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Bemötande God Medelgod Dålig 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 94% 83% 85% 98% 17% 15% 6% 2% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 50% 75% 67% 80% 75% 75% 67% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 50% 25% 33% 20% 25% 25% 33% Kommentar: Personalen representerar kommunen i varje samtal som besvaras. Ett korrekt språkval och ett serviceinriktat bemötande är därför betydelsefullt. Varje medarbetare är ansiktet utåt och varje samtal bör spegla den professionalism och det servicetänkande som ni vill skall förknippas med er kommun. Er kommuns resultat är lägre än genomsnittet. 13

23 SVARSTID 1: Till Huvudnummer Mätparameter T6: Vi har här mätt tiden från den första ringsignalen vi hör till att någon har svarat på ert huvudnummer. Diagrammet är delat på fem sidor och visar kommunerna i fallande ordning avseende andel bra svarstider (mörkgrön parameter). (Obs skalan är ändrad sedan KKiK I bilagan Samtalsspecifikation visas de exakta svarstiderna för respektive samtal.) Er kommuns placering är 43 av 144 (1 är högst och 144 lägst). Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: 0-30 sek sek sek >120 sek Avbrutna 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tjörn (1) Vännäs (2) Kristinehamn (3) Forshaga (4) Norsjö (5) Robertsfors (6) Arboga (7) Katrineholm (8) Osby (9) Storuman (10) Lindesberg (11) Alingsås (12) Varberg (13) Malå (14) Vingåker (15) Vansbro (16) Härnösand (17) Laxå (18) Haparanda (19) Askersund (20) Dals-Ed (21) Ludvika (22) Bengtsfors (23) Lomma (24) Karlskoga (25) Töreboda (26) Karlshamn (27) Mjölby (28) Säffle (29) 14

24 SVARSTID 1: Huvudnummer (Extra PROFITEL-parameter), forts sek sek sek >120 sek Avbrutna 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Grums (30) Umeå (31) Lekeberg (32) Leksand (33) Årjäng (34) Övertorneå (35) Ånge (36) Hammarö (37) Gullspång (38) Haninge (39) Sölvesborg (40) Kävlinge (41) Nybro (42) Sotenäs (43) Svedala (44) Vaggeryd (45) Östra Göinge (46) Hässleholm (47) Habo (48) Skövde (49) Höganäs (50) Berg (51) Kalmar (52) Orsa (53) Orust (54) Staffanstorp (55) Svenljunga (56) Lysekil (57) Svalöv (58) Ronneby (59) 15

25 SVARSTID 1: Huvudnummer, forts sek sek sek >120 sek Avbrutna 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sundsvall (60) Piteå (61) Tanum (62) Nykvarn (63) Härjedalen (64) Härryda (65) Eda (66) Lidköping (67) Sigtuna (68) Enköping (69) Strömsund (70) Älvdalen (71) Överkalix (72) Nyköping (73) Finspång (74) Vilhelmina (75) Oxelösund (76) Karlskrona (77) Malung-Sälen (78) Uppsala (79) Båstad (80) Fagersta (81) Tomelilla (82) Gävle (83) Vadstena (84) Mörbylånga (85) Heby (86) Kungälv (87) Strömstad (88) Munkedal (89) 16

26 SVARSTID 1: Huvudnummer, forts sek sek sek >120 sek Avbrutna 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Borlänge (90) Örnsköldsvik (91) Falun (92) MEDEL Ale (93) Hallsberg (94) Lilla Edet (95) Sollefteå (96) Höör (97) Laholm (98) Öckerö (99) Bollebygd (100) Hallstahammar (101) Simrishamn (102) Trelleborg (103) Ulricehamn (104) Kramfors (105) Vimmerby (106) Avesta (107) Burlöv (108) Hylte (109) Stenungsund (110) Aneby (111) Olofström (112) Hultsfred (113) Klippan (114) Nynäshamn (115) Österåker (116) Eskilstuna (117) Gällivare (118) Mark (119) 17

27 SVARSTID 1: Huvudnummer, forts sek sek sek >120 sek Avbrutna 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Strängnäs (120) Lerum (121) Lund (122) Kumla (123) Botkyrka (124) Danderyd (125) Falkenberg (126) Jönköping (127) Kungsbacka (128) Västerås (129) Tyresö (130) Ängelholm (131) Upplands-Bro (132) Värmdö (133) Sollentuna (134) Upplands Väsby (135) Skellefteå (136) Järfälla (137) Södertälje (138) Nacka (139) Östhammar (140) Lidingö (141) Halmstad (142) Helsingborg (143) Örebro (144) Kommentar: Snabba svarstider är alltid bra och bör eftersträvas. Svarstider inom 30 sekunder (mörkgrön stapel) upplevs som snabba och professionella. Svarstiden beräknas från första ringsignalen och omfattar även tiden för eventuella talsvarssystem/menyval. Risken att man förlorar samtal om väntetiderna är långa finns. Långa svarstider sänker servicegraden eftersom svarstiden utgör det absolut första intrycket. Er kommuns resultat är betydligt högre än genomsnittet. (Se i övrigt på sidan 6 om kommentarer rörande svarstider.) 18

28 SVARSTID 2: Svarstid efter koppling till person som svarar på frågan Mätparameter T 7: Vi har här mätt tiden från det att den svarande personen har kopplat samtalet vidare till att en annan person har svarat och besvarat frågan. Vi har avbrutit samtalet om vi har fått vänta i mer än 60 sekunder. Diagrammet är delat på fem sidor och visar kommunerna i fallande ordning avseende andel bra svarstider (grön parameter). Er kommuns placering är 94 av 144 (1 är högst och 144 lägst). De övriga samtalen (resterande andel efter gula svarstider) har haft längre svarstider. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Bra 0-12 sek Acceptabelt sek 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Vadstena (1) Överkalix (2) Lerum (3) Tomelilla (4) Övertorneå (5) Lomma (6) Lysekil (7) Robertsfors (8) Falkenberg (9) Södertälje (10) Töreboda (11) Skellefteå (12) Arboga (13) Eskilstuna (14) Lund (15) Vännäs (16) Ånge (17) Årjäng (18) Kävlinge (19) Osby (20) Eda (21) Storuman (22) Orust (23) Ulricehamn (24) Sollefteå (25) Gävle (26) Karlshamn (27) Säffle (28) Sundsvall (29) 19

29 SVARSTID 2: Svarstid efter koppling till person som svarar på frågan, forts. Bra 0-12 sek Acceptabelt sek 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Svedala (30) Gällivare (31) Laholm (32) Örebro (33) Forshaga (34) Nynäshamn (35) Askersund (36) Tanum (37) Vaggeryd (38) Malå (39) Dals-Ed (40) Upplands-Bro (41) Östra Göinge (42) Klippan (43) Staffanstorp (44) Alingsås (45) Hallstahammar (46) Hammarö (47) Munkedal (48) Habo (49) Kumla (50) Ronneby (51) Båstad (52) Bengtsfors (53) Höganäs (54) Umeå (55) Tyresö (56) Finspång (57) Vingåker (58) Strömstad (59) 20

30 SVARSTID 2: Svarstid efter koppling till person som svarar på frågan, forts Bra 0-12 sek Acceptabelt sek 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Borlänge (60) Mjölby (61) Upplands Väsby (62) Trelleborg (63) Katrineholm (64) Vilhelmina (65) Olofström (66) Tjörn (67) Härnösand (68) Sölvesborg (69) Heby (70) Danderyd (71) Strömsund (72) Kungälv (73) Lidköping (74) Hultsfred (75) MEDEL Svalöv (76) Karlskrona (77) Hylte (78) Berg (79) Kungsbacka (80) Enköping (81) Burlöv (82) Härjedalen (83) Lekeberg (84) Nacka (85) Gullspång (86) Ale (87) Järfälla (88) Hallsberg (89) 21

31 SVARSTID 2: Svarstid efter koppling till person som svarar på frågan, forts Bra 0-12 sek Acceptabelt sek 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sigtuna (90) Stenungsund (91) Oxelösund (92) Uppsala (93) Sotenäs (94) Varberg (95) Härryda (96) Falun (97) Lilla Edet (98) Lindesberg (99) Kramfors (100) Norsjö (101) Vimmerby (102) Nyköping (103) Laxå (104) Skövde (105) Värmdö (106) Mark (107) Nykvarn (108) Simrishamn (109) Haparanda (110) Nybro (111) Haninge (112) Karlskoga (113) Örnsköldsvik (114) Östhammar (115) Strängnäs (116) Avesta (117) Piteå (118) Älvdalen (119) 22

32 SVARSTID 2: Svarstid efter koppling till person som svarar på frågan, forts Bra 0-12 sek Acceptabelt sek 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Leksand (120) Svenljunga (121) Österåker (122) Öckerö (123) Aneby (124) Mörbylånga (125) Bollebygd (126) Västerås (127) Ängelholm (128) Halmstad (129) Lidingö (130) Grums (131) Orsa (132) Vansbro (133) Helsingborg (134) Hässleholm (135) Kristinehamn (136) Höör (137) Fagersta (138) Ludvika (139) Kalmar (140) Botkyrka (141) Malung-Sälen (142) Sollentuna (143) Jönköping (144) Kommentar: (Underlagen till detta diagram kan vara litet, d.v.s. antalet bedömda samtal kan vara få.) De svarande kan ha varit handläggare, personal på kundtjänst eller kontaktcenter. Svarstider inom 3 signaler/ca 12 sekunder (grön stapel) upplevs som snabba och professionella. Även här finns risken att man förlorar samtal om väntetiden blir lång. Risken är dock mindre än för långa svarstider i samtal till huvudnumret, eftersom samtalet redan har tagits emot. En ökad svarstid sänker dock alltid servicegraden, vilket man måste vara observant på. Er kommuns resultat är i nivå med genomsnittet. 23

33 HÄLSNINGSFRAS: VID SVAR PÅ FRÅGAN (Extra PROFITEL-parameter) Mätparameter T8: När vi får svar av Kontaktcentret/Kundtjänsten/Handläggaren noteras deras hälsningsfraser. Fraser som t.ex. Kommun + för- och efternamn, Område + för- och efternamn uppfattas mer positivt än fraser som För- och efternamn, Förnamn eller Efternamn. Diagrammet är delat på fem sidor och visar hälsningsfrasen av de som svarat på frågorna. Presentation i bokstavsordning. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Kvalitetsbedömning görs ej här. Välkommen till X-Kommun/Kundtjänst X-Kommun + namn För- och efternamn X-Kommun/Kundtjänst Förvaltning + namn Enbart Förnamn/Efternamn/Annat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ale Alingsås Aneby Arboga Askersund Avesta Bengtsfors Berg Bollebygd Borlänge Botkyrka Burlöv Båstad Dals-Ed Danderyd Eda Enköping Eskilstuna Fagersta Falkenberg Falun Finspång Forshaga Grums Gullspång Gällivare Gävle Habo Hallsberg 24

34 HÄLSNINGSFRAS: VID SVAR PÅ FRÅGAN (Extra PROFITEL-parameter), forts. Välkommen till X-Kommun/Kundtjänst X-Kommun + namn För- och efternamn X-Kommun/Kundtjänst Förvaltning + namn Enbart Förnamn/Efternamn/Annat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hallstahammar Halmstad Hammarö Haninge Haparanda Heby Helsingborg Hultsfred Hylte Härjedalen Härnösand Härryda Hässleholm Höganäs Höör Järfälla Jönköping Kalmar Karlshamn Karlskoga Karlskrona Katrineholm Klippan Kramfors Kristinehamn Kumla Kungsbacka Kungälv Kävlinge 25

35 HÄLSNINGSFRAS: VID SVAR PÅ FRÅGAN (Extra PROFITEL-parameter), forts. Välkommen till X-Kommun/Kundtjänst X-Kommun + namn För- och efternamn X-Kommun/Kundtjänst Förvaltning + namn Enbart Förnamn/Efternamn/Annat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Laholm Laxå Lekeberg Leksand Lerum Lidingö Lidköping Lilla Edet Lindesberg Lomma Ludvika Lund Lysekil Malung-Sälen Malå Mark Mjölby Munkedal Mörbylånga Nacka Norsjö Nybro Nykvarn Nyköping Nynäshamn Olofström Orsa Orust Osby 26

36 HÄLSNINGSFRAS: VID SVAR PÅ FRÅGAN (Extra PROFITEL-parameter), forts. Välkommen till X-Kommun/Kundtjänst X-Kommun + namn För- och efternamn X-Kommun/Kundtjänst Förvaltning + namn Enbart Förnamn/Efternamn/Annat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Oxelösund Piteå Robertsfors Ronneby Sigtuna Simrishamn Skellefteå Skövde Sollefteå Sollentuna Sotenäs Staffanstorp Stenungsund Storuman Strängnäs Strömstad Strömsund Sundsvall Svalöv Svedala Svenljunga Säffle Södertälje Sölvesborg Tanum Tjörn Tomelilla Trelleborg Tyresö 27

37 HÄLSNINGSFRAS: VID SVAR PÅ FRÅGAN (Extra PROFITEL-parameter), forts. Välkommen till X-Kommun/Kundtjänst X-Kommun + namn För- och efternamn X-Kommun/Kundtjänst Förvaltning + namn Enbart Förnamn/Efternamn/Annat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Töreboda Ulricehamn Umeå Upplands Väsby Upplands-Bro Uppsala Vadstena Vaggeryd Vansbro Varberg Vilhelmina Vimmerby Vingåker Vännäs Värmdö Västerås Ånge Årjäng Älvdalen Ängelholm Öckerö Örebro Örnsköldsvik Österåker Östhammar Östra Göinge Överkalix Övertorneå Kommentar: Kontaktcentrets/Kundtjänstens/Telefonisternas/Handläggarnas hälsningsfraser varierar. Sträva efter att enas om en variant, ett gemensamt visitkort i telefonkontakter. Standard bör vara att man skall veta vart man kommit samt för och efternamn. 28

38 HELHETSINTRYCK (Extra PROFITEL-parameter) Mätparameter T9: Denna parameter avser en sammanvägning av alla intryck som vi har noterat under respektive samtalsförsök. Helhetsintrycket omfattas av bl.a. av svarstider, hälsningsfraser, expedieringstid, bemötande, Kontaktcentrets/Kundtjänstens/Handläggarnas tillgänglighet, om vi har fått svar på frågan/frågorna och kvaliteten på svaret. Resultatet är sorterat på Mycket bra och Bra. Er kommuns placering är 34 av 144 (1 är högst och 144 lägst.) Diagrammet är fördelat på fem sidor. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ängelholm (1) Upplands-Bro (2) Kävlinge (3) Lomma (4) Burlöv (5) Upplands Väsby (6) Lerum (7) Kungälv (8) Ale (9) Hammarö (10) Kungsbacka (11) Tanum (12) Kalmar (13) Helsingborg (14) Laholm (15) Värmdö (16) Västerås (17) Östhammar (18) Jönköping (19) Kramfors (20) Klippan (21) Kumla (22) Nybro (23) Örebro (24) Nykvarn (25) Aneby (26) Hultsfred (27) Stenungsund (28) Forshaga (29) 29

39 HELHETSINTRYCK (Extra PROFITEL-parameter), forts. Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Gävle (30) Lilla Edet (31) Ludvika (32) Norsjö (33) Sotenäs (34) Sölvesborg (35) Årjäng (36) Härryda (37) Höör (38) Leksand (39) Bengtsfors (40) Halmstad (41) Lidköping (42) Eda (43) Arboga (44) Sollentuna (45) Järfälla (46) Nacka (47) Öckerö (48) Haparanda (49) Nyköping (50) Falkenberg (51) Mjölby (52) Grums (53) Hylte (54) Säffle (55) Skövde (56) Södertälje (57) Vimmerby (58) Dals-Ed (59) 30

40 HELHETSINTRYCK (Extra PROFITEL-parameter), forts. Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tyresö (60) Osby (61) Tomelilla (62) Trelleborg (63) Övertorneå (64) MEDEL Laxå (65) Vilhelmina (66) Askersund (67) Avesta (68) Botkyrka (69) Båstad (70) Kristinehamn (71) Lidingö (72) Ronneby (73) Skellefteå (74) Vansbro (75) Vännäs (76) Ånge (77) Karlskoga (78) Piteå (79) Habo (80) Hallsberg (81) Strömstad (82) Vingåker (83) Robertsfors (84) Uppsala (85) Finspång (86) Munkedal (87) Strängnäs (88) Älvdalen (89) 31

41 HELHETSINTRYCK (Extra PROFITEL-parameter), forts. Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Östra Göinge (90) Borlänge (91) Danderyd (92) Sollefteå (93) Ulricehamn (94) Vadstena (95) Bollebygd (96) Strömsund (97) Lindesberg (98) Eskilstuna (99) Oxelösund (100) Svenljunga (101) Alingsås (102) Haninge (103) Mörbylånga (104) Höganäs (105) Karlskrona (106) Nynäshamn (107) Sundsvall (108) Töreboda (109) Enköping (110) Olofström (111) Karlshamn (112) Lysekil (113) Örnsköldsvik (114) Berg (115) Härnösand (116) Simrishamn (117) Katrineholm (118) Malå (119) 32

42 HELHETSINTRYCK (Extra PROFITEL-parameter), forts. Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Orust (120) Svalöv (121) Svedala (122) Umeå (123) Österåker (124) Gällivare (125) Hässleholm (126) Orsa (127) Staffanstorp (128) Varberg (129) Falun (130) Lund (131) Malung-Sälen (132) Hallstahammar (133) Heby (134) Sigtuna (135) Vaggeryd (136) Mark (137) Överkalix (138) Lekeberg (139) Tjörn (140) Härjedalen (141) Storuman (142) Gullspång (143) Fagersta (144) Er kommuns resultat är högre än genomsnittet. 33

43 RESULTAT E-POST RESULTATJÄMFÖRELSE MELLAN KOMMUNER Följande symboler används för att visa er kommuns totalresultat för respektive parameter i jämförelse med genomsnittet för de 144 kommuner som undersöktes av PROFITEL: Betydligt högre Högre Motsvarande nivå Lägre Betydligt lägre 34

44 SVARSTIDER Mätparameter E1: Tiden från skickandet av e-post till svar av kommunen. Tidsangivelsen är i arbetstid (kl. 8-17). Observera att diagrammet enbart visar hur snabbt ni skickade ett mailsvar till oss. I E1 finns inga krav på att vår fråga besvaras (komplett svar på vår fråga eller svar på en eller flera delfrågor), vilket det finns i mätparameter E3 som motsvarar Mått 1 som är skickad till SKL. Detta är alltså två olika mått. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Inom 1 dygn 1-2 dygn 2-5 dygn 1-2 veckor Ej svar alls/inom 2 veckor 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 56% 62% 58% 80% 11% 6% 20% 20% 9% 18% 7% 2% 9% 7% 15% 8% 3% 1% 8% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 33% 34% 33% 33% 33% 33% 33% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 67% 67% 67% 83% 83% 83% 17% 17% 17% 17% 17% 83% 83% 83% 83% 83% 33% 33% 100% 17% 17% 17% 17% 17% 17% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 50% 17% 17% 17% 50% 17% 50% 33% 34% 33% 33% 33% 33% 33% 17% 17% 17% 16% 17% 16% 17% 16% 17% 17% 16% 17% 17% 17% 17% 17% 17% 17% Kommentar: Diagrammet visar svarstiderna för kommunen. 67 % av breven besvarades inom två dygn, snittet för andra kommuner är 88 %. 18 % av breven blev obesvarade inom två veckor eller besvarades inte alls. Betyget för totalresultatet baseras på svarstiderna i helhet. Ert totalresultat är betydligt lägre än genomsnittet. 35

45 SVARSTIDER forts. Mätparameter E2: Medelsvarstid i arbetstimmar. (Inkluderat är svar inom 90 arbetstimmar/två veckor.) Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Medelsvarstid Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning Kommentar: Diagrammet visar den genomsnittliga svarstiden för besvarade brev. Tidsangivelsen är i arbetstimmar (kl. 8-17). I snitt tog det 14 timmar innan vi fick svar. Snittet för andra kommuner är 5 timmar. Er kommuns resultat är betydligt lägre än genomsnittet. 36

46 SVARSTIDER/SVAR PÅ FRÅGA Mätparameter E3: Här visas den andel av e-postbreven som skickades till kommunen som besvarades inom två arbetsdagar med ett komplett svar på vår fråga eller med svar på en eller flera delfrågor. (Två arbetsdagar = 18 arbetstimmar under arbetstiden kl ) Denna parameter motsvarar Mått 1 som är skickad till SKL. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Svar på frågan inom två arbetsdagar 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 59% 78% 78% 84% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 33% 33% 33% 33% 50% 50% 50% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 67% 83% 83% 83% 83% 83% 83% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Kommentar: 59 % av breven besvarades inom två arbetsdagar och innehöll svar på frågorna enligt ovan, vilket är betydligt lägre än snittet för andra kommuner (84 %). 37

47 AVSÄNDARE (Kontaktuppgifter) Mätparameter E4: Avsändaruppgifter i e-postbreven vi fått från kommunen. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Namn, Befattn./Funkt./Förv., Kommun, Tel.nr. Namn+Tel.nr. Namn+Förvaltn. Övrigt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 66% 66% 78% 82% 5% 2% 18% 22% 2% 9% 7% 11% 10% 11% 8% 3% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 Grundskola 13 Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 20% 33% 40% 33% 50% 50% 50% 50% 50% 83% 83% 75% 80% 80% 67% 67% 67% 67% 83% 80% 80% 75% 83% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 80% 25% 25% 17% 17% 25% 67% 60% 67% 17% 17% 17% 17% 25% 20% 20% 16% 25% 25% 17% 33% 20% 20% 33% 33% 17% 17% 17% 25% 33% 25% Kommentar: 66 % av svaren innehåller mer eller mindre fullständiga avsändaruppgifter, vilket är betydligt lägre än snittet som är 82%. Övrigt innebär huvudsakligen avsändaruppgifter som enbart består av för- och efternamn eller ännu färre uppgifter. Kontaktuppgifterna bör följa en och samma mall och innehålla information om namn, befattning, förvaltning, kommun, adress, telefonnummer, mailadress och hemsida. Den som får ett mail med denna information har då allt som behövs för ytterligare kontakt samt att det ger ett enhetligt och professionellt intryck. 38

48 SVARSKVALITET Mätparameter E5: Här redovisas andelen svarsbrev som innehåller merinformation, d.v.s. mer än bara svar på frågan. Exempel: Hänvisning till hemsidan, erbjudande att ringa kommunen eller annan för mer information och då med telefonnummer samt eventuella telefontider, bifogande av länk eller tips och idéer om något som inte direkt efterfrågats. Avsändaren representerar kommunen i varje mail som besvaras. Ett korrekt språkval och ett serviceinriktat bemötande är därför oerhört viktigt. Avsändaren är ansiktet utåt och mail bör spegla den professionalism och det servicetänkande som ni vill skall förknippas med er kommun. Ert totalresultat jämfört med genomsnittet för samtliga kommuner: Generellt exempel Fråga: Jag ska överklaga ett bygglovsbeslut och vill veta hur man gör rent praktiskt. Svar: Hej Marianne! För att överklaga ett beslut taget i Miljö- och byggnämnden, så kan du skriva ett brev adresserat till Miljö- och byggkontoret, XXX XX Orten. Beskriv ärendet och vad det är du vill överklaga och vilket diarienummer ditt ärende har, så skickas din överklagan vidare till rätt instans på Länsstyrelsen som är den överprövande myndigheten. Länsstyrelsens beslut kan i sin tur överklagas till mark- och miljödomstolen. Den sista instansen är Mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt. Du har tre veckor på dig att överklaga om du har delgivits beslutet och fyra veckor om du har fått kännedom om beslutet genom kungörelse i Post- och Inrikes Tidningar. Om ett beslut inte överklagas vinner det laga kraft direkt efter den tiden. Överinstansens beslut vinner laga kraft när tiden för överklagande av det beslutet har gått ut, om det inte har överklagats vidare. När ett beslut vinner laga kraft kan det inte längre överklagas. All information om detta hittar du på vår hemsida Boende och miljö/bygglov Broschyr från Boverket eller via den här länken Välkommen åter om du har fler frågor eller funderingar! Hälsningar XXX Se diagram på nästa sida. 39

49 SVARSKVALITET, forts. Svar med merinfo Svar med merinfo 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Sotenäs 15 Sotenäs 14 Sotenäs 13 Andra kommuner 15 27% 45% 43% 56% Bygglov 15 Bygglov 14 Bygglov 13 Förskola 15 Förskola 14 Förskola 13 Grundskola 15 Grundskola 14 0% Grundskola 13 0% Individ o Familj 15 Individ o Familj 14 Individ o Familj 13 Äldre 15 Äldre 14 Äldre 13 0% Handikapp 15 Handikapp 14 Handikapp 13 Kultur o Fritid 15 Kultur o Fritid 14 Kultur o Fritid 13 Miljö o hälsa 15 Miljö o hälsa 14 Miljö o hälsa 13 Gator o vägar 15 0% Gator o vägar 14 Gator o vägar 13 Kommunledning 15 Kommunledning 14 17% 33% 20% 25% 25% 33% 33% 20% 20% 17% 33% 17% 33% 20% 20% 50% 67% 80% 75% 75% 83% 83% 67% 67% 75% Kommentar: 45 % av svaren från kommunen innehöll extra bra information och hänvisningar, vilket är betydligt lägre än snittet för de andra kommunerna (56 %). Ett generellt tips är att när en hänvisning görs till en kommuns hemsida bör en mer detaljerad hänvisning eller länk bifogas, eftersom det inte alltid är lätt att hitta på en kommunal hemsida. 40

50 SAMMANFATTNING Jämförelse med övriga kommuner Här redovisas en översiktsbild av ert resultat för respektive parameter jämfört med övriga kommuner. Observera att bilden endast visar hur ni förhåller er till andra kommuner och inte utifrån ett idealiskt serviceperspektiv. Nivån på snittet kan vara allt från en mycket bra servicenivå till en sämre. Detta innebär att om snittet för deltagande kommuner är bra kan en gul markering vara ett bra resultat för den enskilda kommunen. Samtidigt är en mörkgrön markering kanske inte så bra utifrån ett serviceperspektiv om snittet för samtliga kommuner är lågt. Förklaring av bedömningsnivåernas färgsymbolik: Betydligt högre Högre Motsvarande nivå Lägre Betydligt lägre Er kommuns resultat i jämförelse med snittet för övriga kommuner 2015 PARAMETER Telefoni - Tillgänglighet Telefoni - Svar på frågan Telefoni - Information Telefoni - Intresse & engagemang Telefoni - Bemötande Telefoni - Svarstid huvudnummer Telefoni - Svarstid efter koppling Telefoni - Helhetsintryck E-post - Svarstid i dygn E-post - Medelsvarstid i timmar E-post - Svarstider/Svar på fråga E-post Avsändare (Kontaktuppgifter) E-post - Svarskvalitet T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T9 E1 E2 E3 E4 E5 41

51 OBESVARADE BREV Om vi har fått en bekräftelse från registratorn eller annan att brevet hade kommit fram och att det var vidarebefordrat, upplever vi det som positivt. Dock har vi inte räknat det som svar i denna mätning. De 10 brev som endast vidarebefordrades eller inte besvarades överhuvudtaget är markerade med röd text nedan. Övriga är besvarade. Fråga Skickat Till Finns det planer på att bygga nya hus i kommunen? Var? Hur överklagar man ett beslut om bygglov? Hur gammalt får ett bygglov vara innan man behöver ansöka om ett nytt? Hur ansöker jag om rivningslov? Behöver jag ansöka om bygglov för att bygga ett staket? Behöver jag söka bygglov för ett garage? Finns det några lediga tjänster inom barnomsorgen? Jag ska ansöka om plats till förskolan för min son. Kan man göra det via webben? :20 Finns det någon öppen förskola och hur fungerar den? :00 Kan ni informera mig om hur jag ansöker om barnomsorg? Finns det några föräldrakooperativa dagis i kommunen? Var kan jag hitta en förteckning över vilka olika förskolor som finns i kommunen? Var får jag information om skolhälsovården? Hur är skolbarn försäkrade? :00 Har kommunen någon friskola? Hur söker man i så fall till den? :40 Hur gör jag när jag ska ansöka till vuxenutbildningen? När börjar och slutar läsåret i grundskolan? :00 Jag undrar hur man gör för att få byta skola? Vem beslutar om socialbidrag? Måste man sälja sin bil för att få socialbidrag? Kan man få hjälp av kommunen i vårdnadstvister? Jag håller på med en undersökning i skolan. Hur mycket socialbidrag betalar kommunen ut per år? Jag skall hjälpa en person som skulle behöva läsa svenska för invandrare. Vart vänder jag mig? Vår familj är eventuellt intresserad av att bli ett familjehem. Hur gör man? Vad gäller för att installera bergvärme? Krävs det något särskilt tillstånd? Var hittar jag information om avfallssortering? Vi håller på att arrangera en skolfest och undrar om det är tillåtet att sälja nygräddade våfflor på festen? Vad gäller kring rökförbud i kommunen? Jag vill bli av med min gamla soffa och TV. Kan jag få dem hämtade? Vad får jag lämna på återvinningscentralen och när är den öppen? Vem kan få färdtjänst? Hur ansöker man? Mamma och pappa vill fortsätta att bo tillsammans på ett äldreboende på ålderns höst, kan de få det? Bygg Bygg Bygg Bygg Bygg Bygg Förskola Förskola Förskola Förskola Förskola Förskola Grundskola Grundskola Grundskola Grundskola Grundskola Grundskola Individ och familj Individ och familj Individ och familj Individ och familj Individ och familj Individ och familj Miljö och hälsa Miljö och hälsa Miljö och hälsa Miljö och hälsa Miljö och hälsa Miljö och hälsa Äldreomsorg Äldreomsorg 42

52 Vilka typer av daglig verksamhet för de äldre finns det i kommunen? Hur kan jag få information om vilken hjälp som erbjuds av kommunens hemtjänst? :20 Jag har behov av en rullator, vart vänder jag mig? :00 Kan kommunen erbjuda hushållsnära tjänster? Vilka regler gäller för att man ska kunna få ett parkeringstillstånd till handikapparkering? Har kommunen någon tillgänglighetsguide (exempelvis på nätet) för att se hur man tar sig fram med olika funktionshinder? Vilka typer av daglig verksamhet för funktionshindrade finns det i kommunen? Var kan man få hjälp med avlastning när man har barn med funktionshinder? Vad kan man få för hjälp med bostadsanpassning när man har en familjemedlem med funktionshinder? Vilka möjligheter finns att låna hjälpmedel för nedsatt hörsel och syn av kommunen? Vem kan arrangera ett lotteri? Krävs tillstånd? Hur kan jag få tillgång till protokollen från kulturnämndens sammanträde? Finns det någon lokal att hyra för ett seminarie för cirka 50 personer? Var kan jag hitta information om vilka muséer som finns i kommunen och om finns det några aktuella utställningar? Finns det några motionsspår i kommunen med omnejd? Vilka stipendier och fonder kan man söka? Hur gör man när man har klagomål på skötseln av gator i kommunen? :40 Jag vill lämna klagomål på gatubelysning. Hur gör jag? :00 Snart är vintern här och jag undrar vilket ansvar jag själv respektive kommunen har för snöröjningen? Vilket ansvar har jag som fastighetsägare när det gäller häckar och annan växtlighet ut mot gatan? Kan kommunen hjälpa till med kartor över cykel och gångvägar? :00 Är det förbud för tomgångskörning i kommunen? Gäller det även för miljöbilar? Frågeområde Kommunledning (vissa kommuner): Vi vill gifta oss borgerligt i höst. Vilka papper krävs och hur gör man? Vad kostar det? Jag och min familj flyttar till kommunen till sommaren. Har ni någon särskild information till nyinflyttade och var hittar jag den? En del kommuner har bussrundturer, har jag hört. Skulle vilja veta mer om att lämna in ett s.k. medborgarförslag och vad som händer sen kan man delta i en eventuell process? Får man vara med när politikerna behandlar ärendet? Jag undrar om samtliga mail som skickas till kommunen automatiskt blir offentliga handlingar som vem som helst kan få läsa? T ex. om jag skickar ett mail till kommunen kan vem som helst få läsa mitt mail då? : :20 Äldreomsorg Äldreomsorg Äldreomsorg Äldreomsorg Handikappomsorg Handikappomsorg Handikappomsorg Handikappomsorg Handikappomsorg Handikappomsorg Kultur och fritid Kultur och fritid Kultur och fritid Kultur och fritid Kultur och fritid Kultur och fritid Gator och vägar Gator och vägar Gator och vägar Gator och vägar Gator och vägar Gator och vägar Kommunledning Kommunledning Kommunledning Kommunledning 43

53 Var hittar jag vad som gäller för upphandlingar som kommunen gör? Skulle vilja veta lite mer om God man. Vem får bli det? Vilka krav ställer ni? Utbildning? Ersättning? Kommunledning Kommunledning 44

54 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 1(1) Preliminärt bokslut 2015 Sammanfattning Kommunens resultat har, med undantag för 2014, visat överskott sedan Årets resultat uppgår preliminärt till 13,3 Mkr vilket är 9,3 Mkr bättre än budgeterat och 27,7 Mkr bättre än föregående år. I resultatet ingår en återbetalning av 2004 års premier från AFA Försäkring motsvarande 4,4 Mkr. Dessutom ingår överskott från exploateringsverksamhet och vinster från försäljning av anläggningstillgångar med 10,2 Mkr (f. år 3,8 Mkr). Ytterligare en anledning till det förbättrade resultatet är att kommunalskatten höjts 2015 vilket medfört ökade skatteintäkter med 12,8 Mkr. Verksamhetens nettokostnader redovisar en minskning från föregående år med 0,5 procent. Skatteintäkter och kommunal utjämning ger ett underskott mot budget med 1,5 Mkr. Jämfört med föregående år har skatte- och bidragsintäkterna, exklusive effekten av den höjda skatten, ökat med 2,6 procent vilket är betydligt högre än förändringen av nettokostnaderna Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen tar del av informationen Bilaga/Bilagor Preliminärt bokslut 2015 Skickas till Kommunrevisionen Ekonomiavdelningen Maria Vikingsson Kommunchef Jörgen Karlsson Ekonomichef Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

55 Datum: Preliminärt bokslut för 2015 Årets resultat Kommunens resultat har, med undantag för 2014, visat överskott sedan Årets resultat uppgår preliminärt till 13,3 Mkr vilket är 9,3 Mkr bättre än budgeterat och 27,7 Mkr bättre än föregående år. I resultatet ingår en återbetalning av 2004 års premier från AFA Försäkring motsvarande 4,4 Mkr. Dessutom ingår överskott från exploateringsverksamhet och vinster från försäljning av anläggningstillgångar med 10,2 Mkr (f. år 3,8 Mkr). Ytterligare en anledning till det förbättrade resultatet är att kommunalskatten höjts 2015 vilket medfört ökade skatteintäkter med 12,8 Mkr. Verksamhetens nettokostnader redovisar en minskning från föregående år med 0,5 procent. Skatteintäkter och kommunal utjämning ger ett underskott mot budget med 1,5 Mkr. Jämfört med föregående år har skatte- och bidragsintäkterna, exklusive effekten av den höjda skatten, ökat med 2,6 procent vilket är betydligt högre än förändringen av nettokostnaderna. Belopp i Mkr Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Verksamhetsresultat -463,5-470,7-461,0 9,7 Skatteintäkter och kommunal utjämning 451,0 477,1 475,6-1,5 Finansnetto -1,9-2,4-1,3 1,1 Årets resultat -14,4 4,0 13,3 9,3 Investeringar Årets bruttoinvesteringar uppgår till 50,6 Mkr (f år 55,1 Mkr) varav 6,4 Mkr avser kommunens verksamhetsfastigheter och 28,9 Mkr avser investeringar i VA-verksamheten. Inkomster från fastighetsförsäljning (exklusive exploateringsfastigheter) uppgår till 11,0 Mkr. Soliditet Kommunens soliditet, inklusive samtliga pensionsåtaganden, har förbättrats med 0,7 procentenheter till 23,7 procent vilket beror på det positiva resultatet och minskning av pensionsskulden. Ökad sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron uppgår till 7,4 procent vilket är en ökning med 0,6 procentenheter jämfört med förgående år. Andelen långtidssjuka (över 60 dagar) har ökat med 0,5 procentenheter medan korttidsfrånvaron har ökat med 0,1 procentenheter. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn info@sotenas.se

56 Datum: Nämndernas verksamhet Den egentliga nämndverksamheten visar en positiv avvikelse mot budget med 1,4 Mkr vilket är 0,9 Mkr sämre än föregående år. För kommunstyrelsens allmänna verksamhet redovisas ett underskott på 1,3 Mkr. Avvikelsen beror främst på att budgeterade intäkter i EU-projekt inom tillväxt- och utvecklingsavdelningen inte uppnåtts. Kommunstyrelsens tekniska verksamhet redovisar ett överskott på 2,1 Mkr. Överskottet beror till stor del på en mild vinter som bidragit till lägre energiförbrukning och låga kostnader för snöröjning. Årets resultat för arbetsmarknadsenheten tillsammans med gymnasieskola och vuxenutbildning uppgår till knappt 1,4 Mkr jämfört med kommunbidraget. Av överskottet är 0,9 Mkr hänförligt till arbetsmarknadsenheten. Från och med 2013 ingår kommunens tidigare IT-avdelning i den med Lysekil och Munkedal gemensamma IT-enheten. Vissa kostnader för datakommunikation ligger dock kvar i Sotenäs kommun och för denna del redovisas ett underskott mot budget på 0,4 Mkr. Avvikelsen beror på att kostnader inte fördelats till kommunens övriga verksamheter i samma utsträckning som budgeterats. Från 2014 ingår hantering av kommunens löner i den med Lysekil och Munkedal gemensamma löneenheten. För Sotenäs andel av verksamheten redovisas ett underskott om 0,2 Mkr. Omsorgsverksamheten visar ett underskott på 1,5 mkr. Underskottet beror på högre kostnader än budgeterat inom äldreomsorgen samt höga kostnader för institutionsvård inom individ- och familjeomsorgen. Årets resultat för utbildningsnämndens verksamhet visar ett överskott om 1,1 Mkr. Det positiva resultatet beror i huvudsak på lägre personalkostnader än budget vilket beror på avveckling av en avdelning på förskolan samt ändringar i grundskolans organisation; ledningsresurser och elevhälsa. Byggnadsnämnden visar ett resultat i nivå med budget. Miljönämnden i mellersta Bohuslän redovisar ett överskott på 0,4 Mkr för Sotenäs andel av verksamheten vilket i huvudsak beror på vakanta tjänster. Belopp i Mkr Budgetavvikelse Fullmäktige, revision, valnämnd, överförmyndare -0,1 Kommunstyrelsen, allmän verksamhet -1,3 Kommunstyrelsen, arbetsmarknadsenhet, gymnasieskola och vuxenutbildning +1,4 Kommunstyrelsen, teknisk verksamhet +2,1 IT-nämnd -0,4 Lönenämnd -0,2 Omsorgsnämnden -1,5 Utbildningsnämnden +1,1 Byggnadsnämnden -0,1 Miljönämnden i mellersta Bohuslän (Sotenäs andel) +0,4 Summa nämndsverksamhet +1,4 Ekonomiavdelningen 4/ Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn info@sotenas.se

57 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 36 KA 2016/153 Preliminärt bokslut för 2015 Kommunens resultat har visat överskott sedan 2002, med undantag för år Årets resultat uppgår preliminärt till 12,5 Mkr vilket är 8,5 Mkr bättre än budgeterat och 26,9 Mkr bättre än föregående år. I resultatet ingår en återbetalning av 2004 års premier från AFA Försäkring motsvarande 4,4 Mkr. Dessutom ingår överskott från exploateringsverksamhet och vinster från försäljning av anläggningstillgångar med 10,2 Mkr (f. år 3,8 Mkr). Ytterligare en anledning till det förbättrade resultatet är att kommunalskatten höjts 2015 vilket medfört ökade skatteintäkter med 12,8 Mkr. Verksamhetens nettokostnader redovisar en minskning från föregående år med 0,4 %. Skatteintäkter och kommunal utjämning ger ett underskott mot budget med 1,5 Mkr. Jämfört med föregående år har skatte- och bidragsintäkterna, exklusive effekten av den höjda skatten, ökat med 2,6 % vilket är betydligt högre än förändringen av nettokostnaderna. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen tar del av informationen. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 19(30)

58 Omsorgsnämnden Sammanträdesprotokoll ON 19 ON 2015/110 Bokslut 2015 Diana Johansson, ekonom, informerar om bokslut 2015 omsorgsnämnden. Omsorgsförvaltningen redovisar ett underskott på tkr vilket motsvarar mindre än en procent av den totala nettobudgeten. Nettoavvikelsen mot budget finns inom fler områden men i huvudsak har kostnaderna ökat då allt fler haft behov av hemtjänstinsatser och hemsjukvård trots att en avdelning på Kvarnberget öppnades våren 2014 och en avdelning på Bankeberg under våren Dubbelbemanning hos enskilda brukare inom hemtjänst med omfattande omsorgsinsatser har också bidragit till underskottet. På särskilt boende har kostnaderna ökat något då grundbemanningen behövt förstärkas på grund av hög vårdtyngd. Verksamheten särskilt boende har fått 1,5 mkr i stadsbidrag för att öka grundbemanningen. Förutom ökningen av biståndsbedömda behov i hemtjänsten och extrainsatser på särskilt boende så har kostnaderna inom Individ och familjeomsorgen ökat. Främst avseende institutionsplaceringar för både barn, ungdomar och vuxna. Förvaltningen har efter beslut i omsorgsnämnden hållit nere kostnaderna genom att avsluta anställningar där det varit möjligt, varit restriktiva avseende inköp och utbildningar under hela året. De utbildningssatsningar som genomförts har finansierats till stor del med prestations medel och stimulansbidrag. Omsorgsnämndens beslut Omsorgsnämnden godkänner bokslut för omsorgsnämnden Omsorgsnämnden lämnar över bokslut för omsorgsnämnden 2015 till kommunfullmäktige. Skickas till Omsorgsförvaltningen \\ks.internt\dfs\hemma\lenvil001\desktop\on doc Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 14(14)

59 Bokslut 2015 Omsorgsförvaltningen

60 OMSORGSNÄMNDEN Ordförande : Nils Olof Bengtsson (m) Antal ledamöter: 7 1:e vice ordförande: Kenny Thärnström (l) 2:e vice ordförande : Birgitta Granström (S) Förvaltningschef : Nina Roos Omsorgsnämnden ansvarar för vård och omsorg om äldre, funktionsnedsatta, ensamkommande barn och ungdomar och insatser för grupper som i övrigt behöver särskilt stöd. Verksamheten består av gemensam administration, individ- och familjeomsorg, äldreomsorg, verksamhet enligt LSS (Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade), socialpsykiatri, ensamkommande barn och ungdomar och kommunal hälso- och sjukvård. Resultaträkning Utfall Utfall Utfall Belopp i Tkr Försäljning Taxor och avgifter Hyror Bidrag Övriga externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och sociala kostnader Övriga personalkostnader Varor och tjänster Interna kostnader Kapitaltjänstkostnader Summa kostnader Verksamhetsresultat Kommunbidrag Årets resultat Ekonomisk analys Omsorgsförvaltningen redovisar ett underskott på tkr vilket motsvarar mindre än en procent av den totala nettobudgeten. Nettoavvikelsen mot budget finns inom fler områden men i huvudsak har kostnaderna ökat då allt fler haft behov av hemtjänstinsatser och hemsjukvård trots att en avdelning på Kvarnberget öppnades våren 2014 och en avdelning på Bankeberg under våren Dubbelbemanning hos enskilda brukare inom hemtjänst med omfattande omsorgsinsatser har också bidragit till underskottet. På särskilt boende har kostnaderna ökat något då grundbemanningen behövt förstärkas på grund av hög vårdtyngd. Verksamheten särskilt boende har fått 1,5 mkr i stadsbidrag för att öka grundbemanningen. Förutom ökningen av biståndsbedömda behov i hemtjänsten och extrainsatser på särskilt boende så har kostnaderna inom Individ och familjeomsorgen ökat. Främst avseende institutionsplaceringar för både barn, ungdomar och vuxna. Förvaltningen har efter beslut i omsorgsnämnden hållit nere kostnaderna genom att avsluta anställningar där det varit möjligt, varit restriktiva avseende inköp och utbildningar under hela året. De utbildningssatsningar som genomförts har finansierats till stor del med prestations medel och stimulansbidrag. 2

61 Gemensam verksamhet Verksamheten genererar ett överskott. Överskottet beror främst på ökade intäkter från staten för prestationsersättningar och minskade kostnader för köpta platser. Personalkostnaderna i övrigt har hållits nere och arvoden och ersättningar blev lägre för den politiska verksamheten. Arbetslivsenheten Verksamheten gick över till Kommunstyrelsen och verksamheten för vuxenutbildning våren 2015 och kommer att verksamhetsbeskrivas i kommunstyrelsens förvaltning. Individ och familjeomsorg Verksamheten genererar ett underskott. Inom IFO utgör orsaken till underskottet högre kostnader för öppenvård för vuxna, kontaktpersoner, ekonomiskt bistånd och institutionsvård. Sotenäs utmärker sig som en kommun där få kommuninvånare är långvarigt bidragsberoende. En trend är att allt fler yngre vuxna söker hjälp för sitt missbruk och är i behov av institutionsvård. Socialpsykiatri Verksamheten genererar ett överskott. Kostnaderna för boendestödet har varit mindre än beräknat då verksamheten inte haft behov av arbete på kvällar och helger. Psykiatriboendet har klarat sitt uppdrag att ta hand om personer med svåra psykiska funktionsnedsättningar utan att ta slutenvården i anspråk. Ensamkommande barn och ungdomar/ BUV (barn utan vårdnadshavare) Verksamheten genererar ett överskott. Det innebär att ersättningen från Migrationsverket täckt kostnaderna för verksamheten under Verksamheten har under året haft en mycket stor utveckling i takt med att allt fler ensamkommande barn söker asyl och har fått sin placering i Sotenäs kommun. Ca 70 barn utan vårdnadshavare (BUV) har en placering i Sotenäs kommun varav 50 söker asyl, 10 är externa placeringar utanför kommunen och 10 har permanent uppehållstillstånd (put). Detta kan jämföras med 2014 års platser som var totalt ca 15 platser med placering i kommunen inklusive familjehem och externa placeringar utanför kommunen. Verksamheten har varit hårt ansträngd och haft stora svårigheter att hitta lokaler och rekrytera personal till verksamheterna. Fördelningen av intäkterna från Migrationsverket behöver ses över 2016 då andra verksamheter inom förvaltningen också belastats av den snabba utvecklingen, exempelvis inom ekonomi, administration och myndighetsutövning. Äldreomsorg Hemtjänst Verksamheten genererar ett underskott. Inom hemtjänsten har det varit volymökningar av antalet biståndsbedömda timmar över flera år. Timmarna har ökat under 5 år från 2010 till 2015 med ca timmar. Ökningen av kostnaderna för den kommunala hemtjänstens verksamhet beror främst på ett ökat behov hos kommunmedborgarna på grund av en åldrande 3

62 befolkning, dubbelassistans i det enskilda hemmet och delegerade hemsjukvårdsinsatser då många som har hemtjänst har stora och omfattande behov av hälso- och sjukvårdsinsatser. Andelen kommunmedborgare som valt privata utförare för sin hemtjänst enligt LOV ökade från ca 6% 2013 till ca 10% av beslutade timmar För 2015 har andelen kommunmedborgare som valt privat utförare minskat till ca 8%. En mätning av hemtjänstens effektivitet är genomförd hösten Den visar på en effektivitet som är högre än genomsnittet för andra kommuner. Särskilt boende Verksamheten genererar ett mindre underskott. Det beror främst på en ökad vårdtyngd i några enskilda ärenden. Grundbemanningen på särskilt boende är låg och för att säkra kvaliteteten i verksamheten har förstärkningar krävts. De särskilda boendena har också fått stadsbidrag på ca1,5 mkr för att öka grundbemanningen. Beläggningsgraden på särskilda boenden har varit hög och det har under året kontinuerligt funnits personer som väntat på plats i särskilt boende. Kostnaderna per plats skiljer sig mellan olika boenden. Det största boendet Kvarnbergets äldreboende med 90 platser har minst kostnad/plats och det minsta boendet Bankeberg har högst kostnad/plats. Hälso och sjukvård rehab och korttidsboende Verksamheten genererar ett mindre överskott. Enskilda har väntat på plats på särskilt boende på korttidsavdelningen som då upptagit platser för de som behövt komma hem från sjukhus. Kostnaderna för hyrhjälpmedel och kostnader för korttidsvård har ökat men kompenserats av andra verksamheter med överskott, bland annat en vakans under 2015 som arbetsterapeut. Intäkterna och kostnaderna för kommunrehab har minskat då delar av verksamheten numera bedrivs inom primärvården. Hälso och sjukvård sjuksköterskor Verksamheten genererar ett mindre överskott. Intäkterna från avtalet med Samverkande sjukvård har bidragit till överskottet. Det har varit svårigheter att rekrytera sjuksköterskor under sommarperioden och som vikarier. Aktiv och individuell schemaplanering medverkar till att sjuksköterskorna kan styra sina arbetstillfällen utifrån verksamhetens behov, vilket minskar användandet av vikarier vid frånvaro. Ersättare tas endast in på kvällar, nätter och helger frånsett sommarmånaderna, de två semesterperioderna står därför för större delen av vikariekostnaderna. LSS, boende, daglig verksamhet, personlig assistans och övriga LSS-insatser Verksamheterna genererar ett överskott. Överskottet beror bland annat på minskade personalresurser samt att schemastrukturen från vaken natt till sovande jour har införts på en av gruppbostäderna. Ytterligare återhållsamhet har gjorts under året med vakanshållande av vårdartjänster, minimalt med vikarie när det varit möjligt samt i övrigt ekonomisk kontroll av verksamheterna. Ledsagare och avlösning i hemmet har ökat men har kompenserats av lägre personalkostnader i annan befintlig verksamhet främst inom personlig assistans. 4

63 Resultat / verksamhet Belopp i tkr Gemensam verksamhet Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgetanslag Resultat Individ- och familjeomsorg Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgetanslag Resultat Social psykiatri/ensamk. barn Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgetanslag Resultat Äldreomsorg Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgetanslag Resultat LSS Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgetanslag Resultat

64 VÅRD, OMSORG OCH SOCIAL SERVICE Verksamheten omfattar vård och omsorg om äldre, funktionsnedsatta, ensamkommande barn och ungdomar och människor i behov av särskilt stöd och service. Måluppfyllelse Vård och omsorg i riket är föremål för nationella och delregionala jämförelser som publiceras fortlöpande. Kostnader per brukare och upplevd kvalitet inom omsorgsverksamheten i Sotenäs kommun befinner sig i de flesta delar på ett medelvärde i jämförelse med andra kommuner. Ett utvecklingsarbete pågår och bland annat har kontinuiteten inom hemtjänsten ökat. Jämställdhet och Folkhälsa Projektmedel har beviljats av Folkhälsorådet för ett arbete med våld i nära relationer. Ett arbete är påbörjat för att öka kunskapen. Riktlinjer och rutiner kommer att arbetas fram och en utbildningssatsningar genomföras. Våld i nära relationer är ett stort samhälls- och folkhälsoproblem. Det skapar ohälsa och mänskligt lidande och får konsekvenser i form av samhällskostnader och tar stora resurser i anspråk. Våld i nära relationer innebär ofta många myndighetskontakter och samordning och samverkan är nödvändig. Våld i nära relationer är ett folkhälsoproblem och en jämställdhetsfråga då våldet i de flesta fall drabbar kvinnor. Det är av stor vikt att arbetet sker förebyggande. Tidig upptäckt och insatser är nödvändiga. Årets verksamhet Omsorgsnämnd och arbetsutskott Sju ordinarie ledamöter och sju ersättare har det politiska ansvaret för verksamheten. Tre ledamöter utgör arbetsutskott och ansvarar för beslut i individärenden. Myndighetsavdelning Under 2015 har 692 ärenden handlagts av myndighetsavdelningen för insatser enligt Socialtjänstlagen och LSS (Lagen om särskilt stöd och service). Insatserna är bland annat hemtjänst, boendestöd, korttidsboende, trygghetslarm, dagverksamhet, varuhemsändning, matdistribution, gruppboende och särskilt boende Det är fortsatt en generell ökning av ärenden och ett ökat behov av insatser. Ökningen avser främst korttidsboende, särskilt boende och hemtjänst och har sin grund i att platser på särskilt boende inte har motsvarat behovet. Det har lett till en ökning av insatser för hemtjänst och korttidsboende i väntan på plats på särskilt boende. Den 31 dec 2015 väntade 20 personer på att få flytta till särskilt boende och av dem hade 15 personer väntat mer än tre månader. Personer med tillfällig vistelse i kommunen, sommargäster, har varit ungefär samma som föregående år. 40 personer från 19 olika kommuner i landet vistades tillfälligt i kommunen under Kommunen får ersättning från den kommun där den enskilde är folkbokförd för de insatser som utförts. 6

65 Anhörigstöd Anhörigstödet syftar till att underlätta för personer som vårdar eller stödjer närstående. Stödet kan bland annat innefatta bemötande, information, kunskap, råd, avlösning, hjälpmedel samt hemtjänst. I dagsläget finns det en anhöriggrupp för äldre som träffas en gång i veckan på Kvarnbergets äldreboende. Deltagarna i gruppen är aktiva och med i planeringen av träffarna. Under hösten 2015 har en ny anhörigsamordnare anställts och en utveckling av anhörigstödet initierats. En revidering av handlingsplanen för anhörigstöd har påbörjats och genom beviljade medel från folkhälsorådet har ekonomiska förutsättningar skapats för att ansluta Sotenäs kommun till det rikstäckande, webbaserade anhörigstödet En bra plats. LOV (lagen om valfrihet) Kundval, LOV (lagen om valfrihet) har nu varit igång sedan 1 april Kundval kan ske inom verksamheten hemtjänst. Tre företag har ingått avtal med kommunen om att bedriva hemtjänst utifrån LOV avseende både service och omvårdnad. Ett företag erbjuder endast serviceinsatser. De tre privata utförarna har under 2015 fått en minskning av uppdrag från 10 % av hemtjänstinsatserna 2014 till 8 % av hemtjänstinsatserna Kundvalet av insatser har utökats sedan 2014 med varuhemsändning och matdistribution. Möjligheten för de privata utförarna att verkställa varuhemsändning och matdistribution ökar kontinuiteten hos brukarna som då har en utförare för alla insatser. Internkontroll, kvalitetsarbete, synpunkter/klagomål samt Lex Sarah Under 2015 har 3 synpunkter inkommit. Av dessa uttrycker alla tre missnöje. På varje synpunkt kan det ges både missnöje och beröm. Alla inkomna synpunkter handläggs och återkopplas till den enskilde och till verksamheten samt om synpunkten berör flera verksamheter även till ledningsgrupp och nämnd. 28 rapporter om missförhållanden eller risk för missförhållanden enligt Lex Sarah har inkommit till omsorgsförvaltningen under I samma rapport kan fler än en typ av missförhållande eller risk för missförhållande inrymmas. Avseende brister i omsorg så har flera rapporteringar handlat om personalbrist på grund av svårigheter att rekrytera personal. Fördelningen av rapporterade brister är enligt följande, - Brister i bemötande 4 - Fysiska övergrepp - Psykiska övergrepp - Sexuella övergrepp - Övergrepp eller kränkning av annat slag - Brister i omsorg 20 - Brister i tillsyn 3 - Annat 4 När utredningen är avslutad lämnas den till registrator för vidare till omsorgsnämnden för kännedom. Är det en Lex Sarah som kan beröra flera verksamheter, tas den även till omsorgsförvaltningens ledningsgrupp. Enligt omsorgsförvaltningens riktlinjer gör 7

66 förvaltningschefen bedömning om en anmälan till IVO (Inspektionen för vård och omsorg) ska göras. Individ och familjeomsorg Handläggningen av ensamkommande barn har handlagts av ett gemensamt team för flera kommuner där Tanum varit arbetsgivare för handläggarna. Teamet har för Sotenäs del handlagt ca 70 ärenden. Verksamheten beräknas öka. Under 2016 kommer myndighetsutövningen av ensamkommande barn / barn utan vårdnadshavare att handläggas inom individ och familjeomsorgen i Sotenäs kommun. Rekrytering av handläggare pågår och det är svårrekryterat. Verksamheten har också bedrivit uppsökande verksamhet på flyktingförläggningarna i kommunen främst med fokus på barn och familjer. Arbetet med att stötta familjer och utsatta barn har hög prioritet. Samverkan enligt Västbus, med skola och Bup (barn och ungdomspsykiatrin), fortgår i enskilda ärenden. En övergripande samverkan på chefsnivå mellan Ifo, utbildningsförvaltningen och folkhälsosamordnaren har etablerats. Familjecentralen är en samverkande verksamhet mellan Omsorgsförvaltningen, Utbildningsförvaltningen och BVC/MVC. Kommunen står för verksamheter som öppen förskola och familjeförskola. Den öppna verksamheten har varit mycket uppskattad och efterfrågad. Även samverkan med Svenska kyrkan och Linus och Lina har fungerat väl. Vuxenhandläggarna arbetar i huvudsak med utredning, stöd och behandling av vuxna med beroende- och bostadsproblematik liksom med våld i nära relationer. Arbetet med bostadslösa tar mycket tid i anspråk av socialsekreterarna och bostadsbristen är ett påtagligt problem. Personer som har svårt att få och klara av ett boende utan riktat stöd ökar. Intentionerna i arbetet med missbrukare är i första hand att erbjuda stöd och behandling på hemmaplan. Droganvändningen är utbredd i kommunen och verksamheten kommer allt mer i kontakt med personer som använder legala droger; narkotikaklassade läkemedel och nätdroger som ännu inte narkotikaklassats. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd är fortsatt låga men antalet hushåll i behov av stöd har ökat sedan Samarbetet med Arbetslivsenheten har fortsatt. Lagändringar möjliggör att socialtjänsten kan anvisa bidragssökande till kompetenshöjande insatser oavsett ålder. Vid handläggning av ekonomiskt bistånd är samarbete med andra myndigheter och verksamheter en förutsättning för att kunna bedriva ett socialt arbete med fokus på egen försörjning. Den sociala jouren som drivs i Uddevalla kommuns regi har utvecklat och allt fler kommuner ansluter sig. Det är en välfungerande verksamhet och en trygghet för utsatta människor som får professionellt stöd. 8

67 Äldreomsorg Behovet av insatser för äldre är fortsatt stort både inom särskilt boende, hemtjänst och korttidsboende. Hemtjänstens verksamhet har fortsatt att öka under året både i norr och i söder. Arbetet med ökad kontinuitet för brukarna har varit en av de viktigaste kvalitetssatsningarna 2015 och mätningar visar att kontinuiteten har ökat. Arbetet med digitala trygghetslarm har pågått i ett gemensamt projekt för Fyrbodal. Implementering av nya larm kommer att vara genomförd i januari Arbetet med ny Äldreomsorgsplan har pågått hela året med stor delaktighet från medborgare, intresseorganisationer och medarbetare. Äldreomsorgsplanen beräknas antas av kommunfullmäktige under våren Särskilt boende På Kvarnbergets äldreboende med 90 platser, Hunnebohemmet med 31 platser och Bankeberg med 13 platser har beläggningen varit hög under året. Det innebär ett effektivt resursutnyttjande av de lägenheter som finns på kommunens särskilda boenden. Verksamheterna har erbjudit ett varierat utbud av aktiviteter utifrån enskildas önskemål och behov. Underhållning med sång och musik, bingo och promenader har bidragit till trivseln i verksamheterna. Önskemål finns om ett större utbud. Kompetensutveckling i Socialstyrelsens kvalitetsregister Senior Alert (riskbedömning utifrån fall, nutrition, trycksår och munhälsa) och BPSD (beteende och psykiska symptom vid demenssjukdom) har använts under året och också genererat stadsbidrag. Satsningen på kvalitetsregistren har inneburit en möjlighet till bättre analyser och insatser så att brukarnas behov tillgodoses med ökad kvalitet. Kompetensutveckling har även skett inom området äldres psykiska hälsa. Hemtjänst Hemtjänst söder har under året arbetet med en organisationsförändring. Syftet var att dela in hemtjänsten i mindre områden för att förbättra arbetsmiljön för medarbetare och chef plus öka kontinuiteten ute hos kunderna/vårdagarna. Arbetet har fallit väl ut och utvecklingsarbetet fortsätter. Hemtjänstpersonalen har med stöd av folkhälsomedel kunnat genomföra en föreläsning om etik och bemötande Under året som gått påbörjades arbetet med att byta ut alla analoga trygghetslarm till digitala. Arbetet beräknas vara klart i januari Avtal har tecknats med Tunstall AB och larm kommer att mottas av en larmcentral som är lokaliserad i Örebro. Det underlättar för personal i verksamheten då de larm som tidigare ej krävt ett besök inte kommer att behöva ringas ut. Kommunrehab, korttidsenhet och dagverksamhet Dagverksamheten för demens flyttades från Bankebergs äldreboende till Kommunrehab på Hunnebohemmet i början av Verksamheten kan bättre nyttja lokaliteter och använda personalresurser på ett optimalt sätt efter den enskildes behov. 9

68 Kommunrehab arbetar ständigt med att förbättra hjälpmedelsförsörjningen utifrån kvalitet och kostnad. Uppföljningar av förskrivna hjälpmedel har stått i fokus under året. Samtliga förskrivare inom Kommunrehab träffas en gång i månaden för att säkerställa rutiner inom hjälpmedelsområdet. Från 1 oktober 2015 gäller Samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Samarbetsavtalet bygger på ett gemensamt ansvarstagande mellan vårdgivare och Hjälpmedelscentralen i Västra Götaland. Sotenäs kommun kommer även att gå in i ett hjälpmedelsavtal under början av 2016 avseende grundutrustning (hjälpmedel inom särskilda boenden och dagverksamheter). Den stora kostnaden avser reglerbara sängar och taklyftar. Korttidsenheten har under året haft perioder när beläggningen inte har varit full. Dock har bemanningen varit hög eftersom de personer som varit på korttidsenheten haft olika omvårdnadsbehov. Flera med demenssjukdom har vistats på korttidsenheten i långa perioder i väntan på särskilt boende. Svårigheter uppstår med blandningen av personer med demens och de med icke demens. Verksamheten är inte anpassad till de olika behov som uppstått med delade badrum och få enkelrum. Förbättringar har genomförts i utemiljön för att ge möjlighet till större rörelsefrihet vid utevistelse. Hälso och sjukvård Sjuksköterskeorganisationen har medverkat i Samverkande sjukvård tillsammans med primärvården, MÄVA (medicinsk äldrevårdsavdelning) i NU-sjukvården och sjukvårdsrådgivningen Samverkande sjukvård har genererat drygt 1 mkr i intäkter vilket inneburit 175 registrerade kontakter vilket är en ökning från föregående år. Kontakterna gäller uppdrag, IVPA-uppdrag(I Väntan På Ambulans), assistansuppdrag från ambulansen och vårdcentral. Patienterna har fått snabbare hjälp de gånger ambulans varit ute på andra uppdrag och hjälp har kunnat ges i hemmet och även kunnat förhindra inläggning på sjukhus med hjälp av kommunala insatser. Samarbetet har fallit väl ut och fortsätter under Den vård som utförs i kommunerna blir alltmer sjukvårdstekniskt avancerad och vårdtagarna allt sjukare. Det tillkommer nya grupper av vårdtagare och en större omsättning av patienter i hemsjukvården. Delar av det som tidigare var slutenvård flyttar ut från sjukhusen till vårdtagarens eget hem, Vården flyttar hem. Vårdgivaransvaret har förändrats och verksamheten bedriver avancerad sjukvård i hemmen. En stor utmaning för framtiden är att upprätthålla den stora kunskapsbank som finns på sjuksköterskeenheten och att arbeta för att patienten ska känna sig trygg med att avancerad vård ges i hemmet. LSS, psykiatri och ensamkommande barn Under 2015 har ett fortsatt habiliteringsarbete pågått där anpassning av miljö och bemötande varit i fokus. Den enskilde har rätt till ett självständigt liv enligt LSS (Lagen om särskilt stöd och service) och verksamheten arbetar aktivt med ett individanpassat förhållningssätt. Arbetet har fortsatt enligt tidigare modell med mer praktiskt arbete efter manualer, strukturschema och tydliggörande pedagogik. Handledning har skett med hjälp av PAS (patientansvarig sjuksköterska) i enskilda ärenden. Uppdaterade genomförandeplaner/arbetsplaner med mål har varit ett fokus. Utvärdering sker kontinuerligt och de brukare som har möjlighet att delta är med i processen. Den dagliga verksamheten har ett café beläget i kommunhuset. Caféet tar emot beställningar i kommunhuset bland annat till sammanträde och utbildningar. 10

69 Under året har Nya Bryggan startat upp tvätteri på Kvarnberget, där flera av brukarnas arbetsuppgifter är att tvätta personalens arbetskläder. Andra utflyttade verksamheter är Tumlaren, Idrottshallen, Nordens Ark med flera. Inom personlig assistans verkställs hälften av de tjugo ärenden som har personlig assistans av privata utförare. Kontaktpersoner, avlösarservice och ledsagning har ökat något i omfattning men insatsen korttidsvistelse har minskat. Dagverksamheten inom psykiatrin präglas av ett arbete med aktiviteter för att främja psykisk och fysisk hälsa. Samarbete med folkhälsorådet och ABF med projekt i konst och dans har varit uppskattade inslag i verksamheten. Boendestödet har haft insatser till ca 40 personer. Personalens arbete är att stödja klienterna i deras vardagsliv både i hemmet och ute i samhället. Den vanligaste biståndsformen är stödjande samtal, trygghetsskapande åtgärder och promenader. Andra exempel på insatser är stöttning vid besök hos myndigheter, stöttning av skötsel i hemmet samt att klara sitt föräldraskap. Smedsgatan som är ett särskilt psykiatri boende, har under året haft 6 personer på boendet. Ytterligare en person får dagligt stöd av personalen, men bor i eget boende. Där utöver utförs dagligen ett externt boendestödsuppdrag. Arbetet med husmöten och brukarinflytande har fortsatt pågått kontinuerligt. Samverkan kring ensamkommande flyktingbarn i norra Bohuslän har fallit väl ut där Sotenäs tillsammans med Munkedal, Tanum och Lysekil tagit emot ensamkommande flyktingbarn i ett gemensamt team som handlagt insatser för målgruppen. Under 2016 kommer teamet att upplösas då det varit stora svårigheter att rekrytera personal. Varje enskild kommun kommer att ansvara för myndighetsutövningen. Det kommer att ställa stora krav på rekrytering och kompetensförsörjning. Ett gemensamt asylboende i Strömstad (Stella) är ett komplement till de boenden som bedrivs i Sotenäs. Avtalet med Migrationsverket avseende antal platser har under andra halvåret utökats avsevärt. För ungdomar som beviljats permanent uppehållstillstånd ger kommunen insatser i boendet för ensamkommande barn och ungdomar med permanent uppehållstillstånd (PUT) och för asylsökande ensamkommande barn och ungdomar. Under hösten 2015 har fyra boenden startats upp då trycket på förvaltningen varit mycket stort. Varje boende har planerats för tolv platser men har haft överbeläggningar. I två av boendena har lokalerna varit provisoriska och ett arbete pågår ständigt med att hitta mer permanenta boendelösningar för verksamheten. Utbildning Utbildningsinsatserna under året har präglats av återhållsamhet. Endast fortbildning har skett inom vissa specifika områden såsom nya direktiv från socialstyrelsen, SKL samt lagändringar eller utbildningar i samband med verksamhetssystemets införande. De medel som använts har till stor del varit stimulansbidrag och prestationsersättningar. En satsning på kompetensutveckling behöver göras för all personal då kompetensutvecklingen varit undermålig under flera år med anledning av nedskärningar. 11

70 Åren som kommer Sveriges kommuner står inför ett teknikskifte och måste gå från analog till digital teknik när det gäller trygghetstelefoni. Trygghetstelefoni är en av flera åtgärder för att skapa trygghet i det egna boendet. Upphandling och implementering av trygghetstelefoni har pågått under 2015 och är klar i februari Nya brukare med funktionsnedsättning väntas behöva ökade insatser kring boende och meningsfull sysselsättning. Det kräver investeringar, utbildningssatsningar och utveckling för att kunna ge stöd till personer med nya diagnoser och för en yngre målgrupp med andra behov. Arbetslivsenheten och individ- och familjeomsorgen bedriver fortsatt samverkan för att minska kostnader för försörjningsstöd och för att snabbt och enkelt kunna erbjuda aktiva insatser för att underlätta etablering på arbetsmarknaden. Kostnaderna för försörjningsstöd är fortsatt låga i Sotenäs kommun. Ett arbete är påbörjat med hemmaplanslösningar för enskilda och familjer för att undvika institutionsplaceringar. Resultatet från öppna jämförelser och KKIK (kommunens kvalitet i korthet) kommer att redovisas till Omsorgsnämnden under våren med ett förslag till handlingsplan för att fortsätta arbetet med att utveckla kvaliteten i verksamheten. Resultaten visar att en stor del av dem som bor på särskilda boenden är nöjda men önskar mer av sociala aktiviteter. Personalkontinuiteten inom hemtjänsten har ökat under Kommunfullmäktige har fastställt kvalitetsgarantier i flertalet av förvaltningens verksamheter som ett led i ständiga förbättringar. Det sammanfaller med arbetet att möta de nationella krav på ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som drivs av Socialstyrelsen. Äldreomsorgsplanen har i syfte att skapa en långsiktig planering och omfattar åren Nuvarande plans revidering har pågått under Beslut om ny plan i Kommunfullmäktige beräknas till våren Sotenäs kommuns stora utmaning är att skapa en välfungerande äldreomsorg. Behovet av fler boenden för äldre är stort och framförallt inriktningen på Trygghetsboende. De särskilda boenden som finns i norra delen behöver anpassas efter dagens standard och korttidsboendet behöver utvecklas och anpassas efter de olika målgruppernas behov. En stor utmaning i framtidens äldreomsorg är att tillsammans med andra vårdgivare ge trygghet i det egna boendet för de mest sjuka äldre. Detta ställer stora krav på hög kompetens och flexibilitet i hemtjänst, hemsjukvård och rehabilitering. Grundbemanningen på särskilda boenden kommer att behöva utökas då personalbemanningen på särskilda boenden är låg. En utökning av grundbemanningen under andra halvan av 2015 har genomförts med stöd av stadsbidrag och kommer att fortsätta under Ensamkommande barn och ungdomar/ barn utan vårdnadshavare har ökat avsevärt främst under hösten Det finns svårigheter att hitta permanenta lösningar för boende för att skapa ett tryggt och säkert boende och en god arbetsmiljö. Arbetet med att hitta lösningar för boende kommer att fortgå under Det har varit svårigheter att rekrytera personal med 12

71 adekvat utbildning till verksamheten vilket innebär att utbildningssatsningar är nödvändiga under 2016 för att klara uppdraget. Sjukfrånvaron inom förvaltningen, i förhållande till arbetad tid, har ökat från 8,2 % 2013 till 12 % Både den långa och den korta sjukfrånvaron har ökat. Arbete pågår med genomgång av rehabiliteringsärenden och rehabiliteringssamtal. De diagnoser som är mest förekommande är psykisk ohälsa och belastningsbesvär. Omsorgsförvaltningen ser allvarligt på det höga sjuktalet och kommer tillsammans med personalavdelningen och andra samverkanspartners att intensifiera arbetet föra att minska sjuktalen. Ett jämställdhetsarbete är påbörjat och utbildning till kommunens chefer är genomförd. Arbete behöver utvecklas med utgångspunkt i jämställdhetsplanen. En särskild satsning på arbetet med våld i nära relationer har påbörjats i slutet av 2015 då förvaltningen fått medel från Folkhälsorådet. Arbetet kommer att fortgå under 2016 med riktlinjer, rutiner och utbildningssatsningar. Medarbetarna i omsorgsförvaltningen överlag är nöjda med sitt arbete men upplevelsen av att inte hinna med sitt arbete på ett tillfredställande sätt och de höga kraven som ställs på medarbetarna behöver arbetas vidare med. Medarbetarna har ett stort behov av kompetensutveckling och det behöver prioriteras under Det är stora svårigheter att rekrytera personal med rätt kompetens. Enhetscheferna i förvaltningen är hårt belastade med många uppdrag och alltför många medarbetare per chef. Ett arbete med organisationsöversyn är ständigt pågående. 13

72 Nämndspecifika verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning Mål Arbetsbefrämjande åtgärder Den långtidsarbetslöse skall erbjudas aktiva insatser som ökar möjligheten till ett inträde på arbetsmarknaden. Individ- och familjeomsorg Individ- och familjeomsorgen (IFO) skall arbeta förebyggande för att minska behovet av försörjningsstöd och institutionsplaceringar Äldreomsorg Den enskilde ska i första hand ges möjlighet att bo kvar i den invanda hemmiljön. LSS-verksamhet Människor i Sotenäs kommun med funktionsnedsättning ska kunna leva ett tryggt, samhällsintegrerat och självständigt liv. Kommentar Arbetslivsenheten samarbetar med individoch familjeomsorgen samt arbetsförmedlingen och erbjuder insatser till långtidsarbetslösa. Sotenäs kommun har låga kostnader för försörjningsstöd och få hushåll är långtidsberoende av sådant stöd. IFO samverkar med andra aktörer i gemensam familjemottagning och ungdomsmottagning. Kommunen behöver utveckla alternativ till institutionsplaceringar av barn och vuxna samt se över möjligheten till metodstöd till socialsekreterarna. Avtal är tecknat med Gryning Vård AB. Hemtjänsten är verksam dygnet runt och arbetar tillsammans med anhörigstödet, hemsjukvården, kommunrehab via bostadsanpassning, dagverksamhet och växelvård i syfte att ge den enskilde goda förutsättningar att bo kvar i sitt ordinära boende. Kommunen erbjuder gruppbostäder och servicelägenheter för funktionshindrade men också personlig assistans, dagverksamheter och boendestöd. Under tiden fram till 2020 beräknas ett ökat behov av olika former av verksamheter främst inom boende och daglig verksamhet. 14

73 Fakta och nyckeltal Äldreomsorg Belagda platser 31/ Bruttokostnad/ belagd plats (tkr) Individ och familjeomsorg Antal hushåll med försörjningsstöd Kostnad per hushåll (tkr) Personal nyckeltal Omsorgsförvaltningen Antal årsarbetare, inkl. all personal och arbetad tid samt frånvaro 445 st 441 st 454 st Antal tillsvidareanställda 379 st 385 st 410 st Andel kvinnor i förhållande till totala antalet tillsvidareanställda 91 % 93 % 91 % Andel heltider i förhållande till totala antalet tillsvidareanställda 42 % 43 % 49 % Medelålder för tillsvidareanställd personal 49 år 48år 48 år Övertidsuttag - redovisat i antal årsarbetare 2 st 1 st 2 st Fyllnadstidsuttag - redovisat i antal årsarbetare 3 st 3 st 3 st Timtidsuttag - redovisat i antal årsarbetare 63 st 59 st 64 st Sjukfrånvaro i förhållande till ordinarie arbetstid 8,2 % 8,8 % 12,0 % Långtidsfrånvaro (> 60 dgr) i förhållande till totala sjukfrånvaron 45,8 % 51,6 % 54,2 % Andel helt friska tillsvidareanställda 23 % 27 % 21 % Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se 15

74 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Sammanträdesprotokoll MN 7 Dnr MimB 2016/001 Verksamhetsberättelse med årsbokslut för Miljönämnden i mellersta Bohuslän 2015 Verksamhetsberättelse inklusive bokslutsrapportering för 2015 års verksamhet redovisas, med resultat, verksamhetsbeskrivning, målsättning, etc. Följande huvudpunkter kan urskiljas. Resultatet för MimB:s verksamhet 2015 visar på ett överskott av tkr, främst beroende på minskade personalkostnader, ökade avgiftsintäkter samt lägre vissa andra kostnader. All avgiftsfinansierad tillsyn är utförd och i balans. Undantag är tidigare kontrollskuld inom livsmedelstillsynen som planeras att göras Måluppfyllnad av årets olika mål är till största delen uppfylld. Verksamheten har under 2015 stabiliserats. Miljöenhetens utvecklingsarbete efter sammanslagningen fortgår. Beslutsunderlag Miljöchefens tjänsteutlåtande Verksamhetsberättelse 2015 för Miljönämnden i mellersta Bohuslän. Miljönämnden i mellersta Bohusläns arbetsutskotts beredningsprotokoll Miljönämnden i mellersta Bohusläns beslut Miljönämnden i mellersta Bohuslän beslutar att: Godkänna verksamhetsberättelsen för Överlämna verksamhetsberättelsen inklusive årsbokslut till Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner. Skickas till Kommunstyrelsen i Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommuner \\ks.internt\dfs\gemensamsotenäs\miljö och Byggförvaltningen\ADMINISTRATION\Nämnder\Miljönämnden\Samm anträden\2016\ \kallelser & Protokoll\MN protokoll docx Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 9(16)

75 Tjänsteutlåtande Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr. 2016/ Sida 1(1) Miljöenheten Per Olsson , per.olsson@sotenas.se Verksamhetsberättelse med årsbokslut för Miljönämnden i mellersta Bohuslän 2015 Beskrivning av ärendet Verksamhetsberättelse inklusive bokslutsrapportering för 2015 års verksamhet redovisas, med resultat, verksamhetsbeskrivning, målsättning, etc. Följande huvudpunkter kan urskiljas. Resultatet för MimB:s verksamhet 2015 visar på ett överskott av tkr, främst beroende på minskade personalkostnader, ökade avgiftsintäkter samt lägre vissa andra kostnader. All avgiftsfinansierad tillsyn är utförd och i balans. Undantag är tidigare kontrollskuld inom livsmedelstillsynen som planeras att göras Måluppfyllnad av årets olika mål är till största delen uppfylld. Verksamheten har under 2015 stabiliserats. Miljöenhetens utvecklingsarbete efter sammanslagningen fortgår. Förvaltningens förslag till beslut Miljönämnden i mellersta Bohuslän beslutar att: Godkänna verksamhetsberättelsen för Överlämna verksamhetsberättelsen inklusive årsbokslut till Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner. Bilaga/Bilagor Bilaga: Skickas till Verksamhetsberättelse 2015 för Miljönämnden i mellersta Bohuslän. Kommunstyrelsen i Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommuner Akten Bo Hallgren Förvaltningschef Miljö- och byggkontoret Per Olsson Miljöchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

76 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 1(12) Verksamhetsberättelse 2015 för Miljönämnden i mellersta Bohuslän MILJÖNÄMNDEN I MELLERSTA BOHUSLÄN

77 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 2(12) Innehåll Verksamhetsberättelse med årsbokslut för Miljöenheten i mellersta Bohuslän Bakgrund Miljönämndens uppdrag Verksamhetens omfattning Årets verksamhet Allmän beskrivning av utvecklingen under perioden Kvalitetsarbete Nyckeltal Personal Personalsituation Fördelning av nedlagd tid Sjukfrånvaro Årets mål Sotenäs kommuns nämndspecifika verksamhetsmål: Sotenäs kommuns jämställdhetsmål: Lokala detaljerade miljömål för miljönämnden: Miljönämndens antagna produktionsmål: Miljönämndens antagna verksamhetsmål: Måluppfyllnad Ekonomi Utfall enligt bokslut Ekonomisk analys Åtgärder: Effektiviseringsvinster: Inför

78 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 3(12) Verksamhetsberättelse med årsbokslut för Miljöenheten i mellersta Bohuslän Bakgrund En gemensam Miljönämnden i mellersta Bohuslän med miljöenhet för Munkedals, Lysekils samt Sotenäs kommuner bildades Sotenäs kommun utsågs till värdkommun. Enligt Samverkansöverenskommelsen ska Miljönämnden Mellersta Bohuslän till respektive medlemskommun kvartalsvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är samt årligen avge verksamhetsberättelse. I denna rapport ingår även bokslutsrapportering. 2 Miljönämndens uppdrag Nämndens och därmed miljöenhetens uppdrag omfattar enligt reglementet i första hand myndighetsutövning för de samverkande kommunerna enligt Miljöbalken, Livsmedelslagen samt övriga berörda lagstiftningar, föreskrifter etc. Miljönämnden skall även stödja och samordna det miljöstrategiska och miljömålsarbetet på uppdrag av respektive kommun samt bistå samverkanskommunerna med yttranden, remisser m.m. inom nämndens ansvarsområde samt med underlag för den kommunala planeringen och delta i krisberedskapshantering. Miljönämnden i mellersta Bohuslän ska vara en serviceinriktad myndighet, där syftet med nämndens tillsyn och kontroll är att värna om miljön och medborgarnas hälsa. Valet av aktiviteter och prioriteringar grundar sig huvudsakligen på ett riskbaserat synsätt som kopplas till en behovsutredning. Utgångspunkten är de 15 aktuella nationella miljömålen, tre av Folkhälsoinstitutets folkhälsomål samt de mål som styr livsmedelskontrollen. 3 Verksamhetens omfattning Tillsyn är operativ myndighetsutövning, men kan även vara förebyggande och omfatta rådgivning och information som skapar förutsättningar för att gällande lagstiftningars syften uppnås. Tillsyn är ett lagstadgat krav som kommunen är skyldig att utföra i en viss omfattning. Den utgörs av dels löpande utifrån inkommande ärenden (såsom tillstånd- och anmälningsärenden, klagomål, remisser m.m.), dels av fast planerad tillsyn och kontroll av permanenta verksamheter samt dels projekttillsyn (bl.a. radon-, enskilda avlopps-, strandskydds- och bullertillsyn) och förebyggande arbete. Sammanlagt beräknades behovet inför 2015 till ca 16,5 handläggartjänster, medan 14,5 tjänster avsattes i budget. Fast planerad tillsyn: Totalt antal tillsynsobjekt inom de tre kommunerna omfattar bl.a. cirka 450 livsmedelsobjekt, 120 tobak- och läkemedelsförsäljare, knappt 100 större och ca 150 mindre miljöfarliga verksamheter (inkl. jordbruk), ca 90 köldmediaanläggningar samt drygt 100 hälsoskyddsverksamheter. Tillsyn omfattar även flerbostadshus. Alla dessa verksamheter har olika tillsynsbehov utifrån bransch och storlek och det totala tillsynsbehovet har uppgått till ca 5 handläggartjänster som också har avsatts under Detta motsvarar knappt 30 % av MimB:s verksamhet. Löpande ärenden: Dessa utgörs huvuddelen av olika livsmedels, miljö- och hälsoskyddsärenden, extra offentlig livsmedelskontroll samt naturvårdsärenden och remisser. Inom den löpande myndighetsutövningen inräknas även bl.a. information och rådgivning samt ålagda uppdrag som t.ex. miljöövervakning, vilket inte renderar ärenden. Tillsynen är till övervägande del händelsestyrd. Totalt bedöms personalbehovet ha uppgått till ca 9 tjänster, medan ca 7,5 tjänster avsattes Den avgiftsfinansierade tillsynen omfattar knappt 20%, och övrig tillsyn ca 25%. Övrigt myndighetsrelaterat arbete utgör knappt 15%.

79 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 4(12) Miljöstrategiskt arbete: En viktig del i miljönämndens uppdrag är att stödja de tre samverkande kommunernas miljömåls- och miljöstrategiska arbete. Behovet beror av uppdragets omfattning och uppskattas till 1,5 tjänst. Utifrån tillgänglig resurs avsattes 1 tjänst under Behovet motsvarar knappt 10% av verksamheten. Övrigt arbete: Vid resursåtgång för myndighetsutövning enligt ovan har för övriga projekt, uppdrag, deltagande i arbetsgrupper, samt intern arbete behovet uppskattas till ca 1 tjänst, varav har under året avsatts 0,5 tjänst. Detta motsvarar ca 5%. 4 Årets verksamhet 4.1 Allmän beskrivning av utvecklingen under perioden Den fasta tillsynen inom livsmedels-, miljöskydds- samt hälsoskyddsområdena har prioriterats och utförts enligt verksamhetsplanen, likaså har ärendebalansen för den löpande tillsynen hållits. En kontrollskuld från 2014 har inte kunnat arbetas in under året. Det planeras att utföras Under året har miljöenheten haft 2 personal färre än beräknat behov. Prioritering av fast tillsyn och löpande tillsynsärenden har då skett på bekostnad av övrigt anslagsfinansierat arbete, såsom deltagande i interna projekt och arbetsgrupper, förebyggande tillsyn och tillsyn som helt eller delvis inte är debiterbar (sanering av förorenade områden, strandskyddstillsyn, m.fl.), miljöövervakning, enkät- /remissvar och rådgivning samt vissa interna utvecklingsinsatser (t.ex. vår hemsida, rutiner, kompetensutveckling). Det stora projektet med sanering av enskilda avloppsanläggningar har under 2015 utförts främst inom Munkedals kommun, med en total arbetsinsats motsvarande 2 tjänster. Det miljöstrategiska arbetet för de tre kommunerna fortsätter med en samordnare och en miljöstrateg på deltid. Inom miljönämndens samordningsuppdrag planeras antagande av miljöpolicy, införande av miljöledningssystem samt revidering av detaljerade miljömålen, med kommunernas beslut våren Inga stora oförutsedda händelser har skett under året. I övrigt har verksamheten under 2015 stabiliserats. Ett internt strukturerat utvecklingsarbete pågår med tillsynsmetodik, tillsynsplanering och -uppföljning, rutiner för handläggning och administration, m.m. Personalen är motiverad och ansvarskännande. Samtliga handläggare och administrativ personal har utfört ett otroligt bra arbete! 4.2 Kvalitetsarbete Miljöenheten bedriver sedan våren 2015 ett fortlöpande strukturerat utvecklingsarbete, med personalmöten 1 g/månad. Under 2015 har 6 möten genomförts. Arbetet utgår från verksamhetsmålens perspektiv. Processkartläggning har genomförts av de flesta större ärendehanteringsprocesser. Utifrån dessa identifieras arbetssätt och förbättringsbehov. Rutiner upprättas och tillsynsmetodik m.m. tas upp i månatliga arbetsgruppmöten. Verksamhetssystemet Vision fungerar nu tillfredsställande. Faktureringsmodul fungerar så att all fakturering sker via systemet. Deltagande med ca 1/4 av personalen har skett i kurser i tillsynsmetodik och bemötande. Deltagande med ca 1/3 av personalen i 2-dagars konferens Mötesplats Goda exempel, anordnad av Miljösamverkan.

80 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 5(12) Tillsynsplaneringen har utvecklats med styrning i Vision, med års-, månads- och veckoplanering / -uppföljning. Möten med näringslivs- samt byggenheterna i de tre samverkanskommunerna har skett för utveckling av samverkan. Gemensamma rutiner upprättas. Alla nyanställda erhåller stöd från befintlig personal med mentorskap. 4.3 Nyckeltal Antal genomförda inspektioner (andel av planerat) inom: - Livsmedel - Miljöskydd - Hälsoskydd Antal diarieförda ärenden: Antal värmepumpsanmälningar Antal registreringar av livsmedelsverksamhet Antal enskilda avlopp ärenden Antal strandskyddsdispenser ärenden (100%) 94 (100%) 90 (97%) 291 st 81 st 352 st 38 st Antal diarieförda ärenden totalt st Andel avslutade ärenden i förhållande till inkomna: anm) - Enskilda avlopp 68 % - Värmepumpsanmälningar 97 % - Miljöskyddsärende 82 % - Strandskyddsdispenser 82 % Andel produktionstid av arbetad tid 60 % Täckningsgrad ekonomisk 58 % 5 Personal 5.1 Personalsituation Bemanningen har uppgått till 14 st fast anställd handläggande personal. 4,5 st handläggare slutade under första halvåret Dessa har under året ersatts med 6 nyrekryteringar till bedömt behov. Som vid all personalomsättning sker produktionsbortfall samt det krävs introduktion, vilket kostar resurser. 5.2 Fördelning av nedlagd tid Nedanstående fördelning baseras på tidredovisning av 14 handläggartjänster under Avgiftsfinansierad tillsyn (tjänster) Ej avgiftsfinansierad myndighetsutövning (tjänster) Övrigt (tjänster) 9 3,5 1,5 5.3 Sjukfrånvaro Miljöenhetens sjukfrånvaro i procent av arbetad tid uppgår till 6,9 %. Av sjukfrånvaron utgörs 25% av 1 st långtidssjukskrivning över 60 dagar.

81 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 6(12) 6 Årets mål 6.1 Sotenäs kommuns nämndspecifika verksamhetsmål: Miljöhänsyn och resurshushållning skall prägla all planering och handläggning i nämndens verksamhet. Kommentar: Miljöhänsyn och resurshushållning och att arbeta för miljöförbättring utgör ju miljönämndens primära uppdrag, både som myndighet och i uppdraget att samordna medlemskommunernas miljömålsarbete. 6.2 Sotenäs kommuns jämställdhetsmål: Sotenäs kommun ska eftersträva att ha sådana arbetsförhållanden som ska lämpa sig för alla arbetstagare. På respektive arbetsplats ska alla bemötas på likvärdigt sätt. Ingen ska bemötas utifrån värderingar som bygger på generaliseringar om kön, etnicitet, religion, funktionshinder, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller ålder. Samtliga anställda ska ha grundläggande kunskaper om jämställdhet och mångfald. Samtliga medarbetare ska uppleva att Sotenäs kommun skapar förutsättningar för att förena arbete med föräldraskap. Föräldralediga ska ges möjlighet att bli informerade om vad som händer i verksamheten och på arbetsplatsen Ingen medarbetare ska utsättas för trakasserier i arbetet på grund av kön, etnicitet, religion, funktionshinder, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller ålder. Ökad kunskap och förståelse hos medarbetarna för vad som är trakasserier. Arbetsgivaren skall genomföra åtgärder som leder till ökad mångfald. Löneskillnader beroende på kön ska inte förekomma inom lika eller likvärdiga arbeten. Kommentar: Jämställdhetsarbetet sker fortlöpande, se Måluppfyllnad nedan. 6.3 Lokala detaljerade miljömål för miljönämnden: Motverka otillåten eldning genom aktiva insatser genom exempelvis kartläggning av inkommet material till avfallsstationer. Samtliga verksamheter som använder och/eller säljer kemikalier ska ha tillsynats senast Upprätta en gemensam, gränsöverskridande Blå översiktsplan för de fyra kustkommunerna i norra Bohuslän (Sotenäs, Lysekil, Strömstad och Tanum). Senast 2020 ska samtliga enskilda avloppsanläggningar vara tillsynade. Tillsyn över marina verksamheter såsom marinor, hamnar etc. ska prioriteras. Alla strandskyddade områden längs kuststräckan samt större sjöar där kommunen är tillsynsmyndighet ska kontrolleras senast Peka ut orörda områden värda att skydda från exploatering. Genomföra åtgärder för att styra, informera och motivera byggherrar och exploatörer att bygga energisnålt. Kommentar: Av de antagna lokala miljömålen i de tre samverkande kommunerna har miljönämnden ansvar för, alternativt ska medverka till de som beskrivs ovan. I verksamhetsplanen för 2015 står följande: Det kan konstateras att med nuvarande resurser finns inte möjlighet att prioritera samtliga mål ovan, där för närvarande punkt 1 och 6 bortprioriteras och punkt 4 har en lägre takt. Flera av de miljömål som åligger

82 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr / Sida 7(12) nämndens verksamhet pågår, bland annat deltagande i upprättande av gemensam Blå ÖP samt sanering av enskilda avlopp. Mål som hittills inte har prioriterats av nämnden är kemikalie- och strandskyddstillsyn samt att motverka otillåten eldning. En revidering av de detaljerade miljömålen för de samtliga tre samverkanskommunerna inför 2017 pågår. 6.4 Miljönämndens antagna produktionsmål: Vi ska bidra till att våra samverkande kommuners strategiska utveckling ska vara långsiktigt hållbar genom att stödja de lokala miljömålsarbetena. Vi ska bedriva verksamheten utifrån de nationella och lokala miljömålen, genom hantering av tillstånd, tillsyn, råd och information mot de verksamheter, allmänhet, och övriga i enlighet med berörda lagstiftningar. Vi ska arbeta för bevarande och utvecklande av naturmiljön. Vi ska arbeta för en god och hälsosam livsmiljö för våra invånare. Vi ska verka för trygga livsmedel samt att kontrollverksamheten är riskbaserad, rättssäker och ändamålsenlig Kommentar: Dessa mål utgör grunden för miljönämndens myndighetsutövning. Den största delen av tillsynen av såväl tillstånds- och anmälningspliktiga verksamheter som löpande inkommande ärenden ska enligt lagstiftningen utföras. Uppdraget att stödja miljömålsarbetet ingår i reglementet för MimB. 6.5 Miljönämndens antagna verksamhetsmål: Kund Våra fattade beslut ska vara korrekta och rättssäkra. Vi ska god tillgänglighet samt ge beslut och rätt hjälp i rätt tid Vår information och vårt bemötande ska vara enkelt, korrekt och positivt. Process Vi ska ha ett effektivt resursutnyttjande. Vi ska arbeta med ständiga förbättringar och utveckla samgåendet. Medarbetare Vi ska ha öppenhet, delaktighet och helhetssyn. Vi ska ha en positiv och utvecklande arbetsmiljö och kunna behålla kunnig och kompetent personal. Ledarskapet ska vara tydligt och kompetent, med medarbetarperspektiv. Ekonomi Vi ska ha en ekonomi i balans. Kommentar: Miljöenhetens interna arbete med verksamhetsutveckling utgår från perspektiven och målen ovan. Arbetet prioriteras särskilt utifrån att få den nya sammanslagna organisationen att fungera optimalt.

83 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr. 2016/ Sida 8(12) 7 Måluppfyllnad Mål Aktivitet Måluppfyllelse Sotenäs kommuns - Miljönämndens primära uppdrag. Uppfylld, pågående. nämndspecifika verksamhetsmål. - Inom nämndens eget arbete, där det i stort sett endast är våra Uppfylld, pågående. persontransporter som är miljöpåverkande optimeras inspektioner och bilresor så mycket det går inom våra tre kommuner. Jämställdhetsmål: - Lämpliga arbetsförhållanden för alla anställda. - Bemötande och grundläggande kunskaper. - Förena arbete med föräldraledighet. - Trakasserier. - Rekrytering - Lönesättning. Detaljerade miljömål: - Motverka otillåten eldning. - Kemikalietillsyn. - Blå ÖP. - Avloppsanering. - Tillsyn marina verksamheter. - Strandskyddstillsyn. - Orörda områden. - Energisnålt byggande. - Kartläggning av arbetsförhållanden sker i samband med nyanställning och i medarbetarsamtal för alla arbetstagare. - På APT (förvaltning) kan frågor om psykosocial arbetsmiljö tas upp. Dock ingen fast punkt på dagordning. - Inför och under föräldraledighet sker dialog med miljöchef om ledighetens omfattning och längd samt vilken information den föräldraledige önskar under tiden. - Dialog bör på APT (förvaltning) om jämställdhet och mångfald och trakasserier. - Vid rekrytering används kommunens mall, där information om en ökad mångfald finns. - Lönekartläggning sker årligen i samband med lönerevision. - Aktiv förebyggande arbete har inte prioriterats, endast klagomålstillsyn. - Planerad att genomföras Aktivt deltagande i projektet, bl.a. MKB-arbete. - Långsiktigt projekt, pågående, utökade resurser tillsatt. - Påbörjat, planerat genomförande i tillsynsplan Aktiv förebyggande arbete har inte prioriterats, endast klagomålstillsyn. - Ingår inte i MimB:s ansvarsområde. Deltar i ÖP-arbete. - Utförs vid planerade tillsynen. Ingår som belöning i miljötaxan. Uppfylld. Delvis uppfylld. Uppfylld. Ej uppfylld. Uppfylld. Uppfylld. Delvis uppfylld. Ej uppfylld ännu. Uppfylld, pågående. Uppfylld, pågående. Delvis uppfylld, pågående Delvis uppfylld. Delvis uppfylld. Uppfylld, pågående. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

84 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr. 2016/ Sida 9(12) MimB:s produktionsmål: - Stödja de lokala miljömålsarbetena. - Myndighetsutövning enligt miljömål, god naturmiljö. - God och hälsosam livsmiljö. - Trygga livsmedel, god kontrollverksamhet. MimB:s verksamhetsmål: - Kundperspektivet - Processperspektivet - Medarbetarperspektivet - Ekonomiperspektivet - Fortlöpande stöd har genomförts, Framtaget miljöpolicy, miljöledningssystem samt nya reviderade miljömål. - All tillsyn som krävs för nämndens primärtillsyn och finansiering har prioriterats och genomförts. Miljö- och naturskyddstillsynen har utförts enligt tillsynsplan Såväl den planerade tillsynen som handläggning av löpande ärenden ligger i balans. Tillsyn av mindre verksamheter samt förebyggande arbete har utifrån befintliga resurser inte prioriteras. En utökning av den planerade tillsynen av marina verksamheter påbörjades dock i slutet av Övrigt förebyggande naturvårds- och vattenanknutet arbete ingår inte i miljönämndens uppdrag. Kalkningsadministration har utförts som uppdrag. - Hälsoskyddstillsynen har utförts enligt tillsynsplan Såväl den planerade tillsynen som handläggning av löpande ärenden ligger i balans. Förebyggande tillsyn har inte utförts. Badvattenprovtagning har utförts som uppdrag. En utökning av den planerade tillsynen av asylboende påbörjades i slutet av Livsmedelskontrollen har utförts enligt tillsynsplan. Kontrollskuld från 2014 (ca 1000 timmar) planeras arbetas in under Arbetet med utveckling av verksamheten pågår fortlöpande. Samtliga praktiska förutsättningar är avklarade, såsom, verksamhetssystemet Vision med fakturering, placeringsort och lokaler, bilar, utrustning, telefoni, etc. Former för verksamhetsplanering, nyckeltal, prioriteringsordning, beslutsmallar, rutiner, processkartläggningar, tillsynsmetodik, m.m. är till största delen fastslaget och fungerar. Personalomsättningen har minskat och personalstyrkan motsvarar i stort behovet. MimB:s taxor är likställda och ekonomin i övrigt är i balans (med ett överskott 2015). Vissa åtgärder kvarstår dock, som planeras att utvecklas fortlöpande i ett strukturerat utvecklingsarbete. Uppfylld, pågående. Uppfylld, pågående. Uppfylld, pågående. Uppfylld delvis, pågående. Uppfylld, pågående. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

85 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr. 2016/ Sida 10(12) 8 Ekonomi 8.1 Utfall enligt bokslut 2015 belopp i tkr UTFALL 2015 BUDGET 2015 INTÄKTER Lysekil Munkedal Sotenäs SML Summa Lysekil Munkedal Sotenäs Summa AVVIKELSE JMF BUDGET Försäljning tjänster/avgifter Kommunbidrag Externa intäkter SUMMA INTÄKTER TOTALT: KOSTNADER Personal Övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader 0 SUMMA KOSTNADER TOTALT: NETTO belopp i tkr UTFALL 2015 UTFALL 2014 INTÄKTER Lysekil Munkedal Sotenäs SML Summa Lysekil Munkedal Sotenäs SML Summa AVVIKELSE JMF FÖREG ÅR Försäljning tjänster/avgifter Kommunbidrag Externa intäkter SUMMA INTÄKTER TOTALT: KOSTNADER Personal Övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader 0 SUMMA KOSTNADER TOTALT: NETTO Resultatet för MimB:s verksamhet 2015 visar på ett överskott av tkr. Utfallet beror av: De externa intäkterna uppgår till 220 tkr över budgeterat. Det beror på att all planerad tillsyn har utförts, inklusive hälsoskyddstillsynen som tidigare år endast delvis har kunnat utföras. Av inkommande ärenden har värmepumpsanmälningar ökat kraftigt, medan avloppsansökningar minskat något jämfört med året innan. Personalkostnaderna är 780 kr under budgeterat. Orsaken är minskade personalkostnader främst på grund av en stor personalomsättning. Personalunderskottet beräknas till ca 2 tjänster på helårsbasis. Övriga kostnader är ca 600 kr under budgeterat. Orsaken är främst lägre ITkostnader (förnyade datorer planeras först under 2016), lägre kostnader för externa lokaler, analyskostnader samt lägre kostnader för externa tjänster (planerad kompensation för personalbrist). Dessa kostnadsminskningar har sammanfallit under Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

86 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr. 2016/ Sida 11(12) 8.2 Ekonomisk analys Under 2015 har arbetet inom miljöenheten utförts utifrån en tydlig prioriteringsordning, där den planerade tillsynen samt inkommande anmälningsoch prövningsärenden har högst prioritering. Därmed har all denna tillsyn utförts med ökade avgiftsintäkter, trots personalbrist. Även en ökad insats av miljömålsarbetet har skett. Detta har då skett på bekostnad av andra anslagsfinansierade arbetsuppgifter som bör utföras (projektmedverkan förebyggande tillsyn, service, verksamhetsutveckling, etc.). Den under 2014 uppkomna kontrollskulden inom livsmedelstillsynen har inte kunnat arbetas in. Budgettilldelning av kommunbidrag är oförändrad de senaste åren. Den bedöms motsvara behovet utifrån nödvändig ej debiterbar myndighetsutövning och arbete enligt MimB: uppdrag. Då kostnaderna till övervägande del utgörs av personalkostnader är nettokostnaden ungefärligen proportionell mot personalstyrkan. Då denna har varierat och minskat sedan sammanslagningen 2013 har kostnaderna således minskat. Samtidigt har även produktiviteten varit låg och därmed även avgiftsintäkterna. Jämfört med ekonomiska resultatet föregående år uppvisades 2013 ett underskott av -238 tkr och 2014 nära ett 0-utfall. 8.3 Åtgärder: Verksamheten är finansiellt uppdelad på avgiftsfinansierad tillsyn samt övrigt ej debiterbart arbete. Tillsynsavgifter får inte bekosta övrig verksamhet och timavgifterna är anpassade efter självkostnad i våra samtliga samverkanskommuner. Den avgiftsfinansierade tillsynen som utförs balanseras därmed med personalkostnaderna för denna arbetsinsats. Behovet av kommunbidrag påverkas således inte av den avgiftsfinansierade tillsynen, utan endast av övrig verksamhet. Den bemanning som krävs för denna övriga verksamheten anpassas efter kommunbidragets storlek. Vid ingången till 2016 är personalstyrkan i balans, med en utökning av 1,5 tjänst. Det innebär bedömd full behovstäckning för utförande av nämndens uppdrag enligt reglementet. Det medför också att personalkostnaden (som utgör över 85% av miljöenhetens totala kostnad) ökar i motsvarande grad. Små verksamheter, såsom miljöenheten är mycket känslig för även normal personalomsättning. Det medför förhållandevis mycket arbete med rekrytering, inskolning, etc. för ny personal. En budgetavsättning för inköp av externa tjänster som kompensation har därför gjorts även för Under 2015 kunde den inte tas i bruk. De externa lokalkostnaderna har minskat på grund av beslutad personalflytt till Kungshamn. Erforderligt antal arbetsrum finns dock för närvarande inte i kommunhuset, utan personalen får sitta flera i samma rum. Denna lokalbrist är inte acceptabel i längden utan bör ses som ett provisorium som ska åtgärdas. Därmed krävs en ekonomisk beredskap då de interna lokalkostnaderna förväntas öka. 8.4 Effektiviseringsvinster: Det fortlöpande interna utvecklingsarbetet bedöms medföra att MimB:s verksamhet blir effektivare, vilket också har visats under Insparad tid avses användas för förbättrad och utökad tillsyn och förebyggande miljöarbete, förbättrad intern Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

87 Redovisning Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr. 2016/ Sida 12(12) och extern service samt intern fortsatt verksamhets- och personalutveckling. Syftet är ännu bättre måluppfyllnad enligt ovan. 9 Inför 2016 En tydlig målstyrning och noggrann tillsynsplanering med kontinuerlig verksamhetsuppföljning är grund för att uppfylla MimB:s uppdrag med god kvalitet. För nämnden finns en planering; med verksamhetsplan, prioriteringsordning, miljösamt verksamhetsmål, nyckeltal, etc. Dessa styr såväl det interna utvecklingsarbetet som tillsynsbehovet. Prioriteringen för miljönämnden utgår generellt ifrån att uppfylla nämndens uppdrag från de tre kommunerna samt att utföra den tillsyn som finns enligt den årliga tillsynsplanen. De rörliga faktorer som är helt dominerande för miljöenhetens ekonomi är personalkostnader och avgiftsintäkter. Dessa hänger intimt samman. De åtgärder som prioriteras att utföras även under 2016 är den planerade årliga avgiftsfinansierade tillsynen och inkommande ärenden. Enheten har ju även ett övrigt myndighetsansvar samt åtaganden och uppdrag enligt beslutat reglemente som kräver resurser. En viktig uppgift fortsatt framöver är att fortsätta utveckla och optimera verksamhetsplanering, tillsynsplan, handläggningstider, arbetssätt, gemensamma rutiner etc. för att uppnå uppställda mål och lagkrav. Likaså att utveckla samarbetsformer mellan den gemensamma miljönämnden och respektive kommuners kommunstyrelser och övriga nämnder, däribland byggnadsnämnderna och näringslivsarbetet. Det strategiska miljömålsarbetet, där miljönämnden har ett samordnade ansvar ska utvecklas vidare i de tre kommunerna utifrån ett integrerat miljöledningssystem. En riskanalys har genomförts inom ramen för internkontrollen Den bedömt största risken för verksamheten är brist på kompetent personal och hög personalomsättning. Konsekvenserna av detta är lägre beslutskvalitet, bristande förtroende samt ineffektivitet. Det är därför viktigt att fokusera åtgärder för en nöjd och motiverad personal, såsom kompetensutveckling, gott arbetsklimat samt ett tydligt och coachande ledarskap. Sammanfattningsvis avses verksamheten fortsatt att utvecklas och effektiviseras. Målsättningen är en balanserad budget, en stabil verksamhet med normal personalomsättning samt ett resultat i enlighet med tillsynsplanen och måluppfyllnad i övrigt. Med bibehållen personalstyrka och oförändrat kommunbidrag bedöms att full behovstäckning kan uppnås. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

88

89

90

91

92

93

94 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 37 KA 2015/349 Uppföljning av internkontrollplan 2015 kommunstyrelsens allmänna och tekniska verksamhet Sammanfattning Syftet med internkontrollplanen är, enligt Reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige , att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, vilket innebär att de med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, avtal m.m. Enligt 8 ska varje nämnd årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och enligt 9 skall resultatet av uppföljningen rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplanen. Varje år lyfts en eller flera frågor upp som samtliga nämnder skall ha med i sin internkontrollplan. Under år 2015 har kommunstyrelsen beslutat att internkontrollen ska omfatta representation och rökpolicyn. För kommunstyrelsen omfattas även internkontrollen av, ingångna avtal, inköp-avtalstrohet samt faktureringsrutiner. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen tar del av uppföljningen och ger kommunchefen i uppdrag att arbeta med de förbättringsområden som framkommit av genomförd granskning. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 20(30)

95 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 1(5) Uppföljning av internkontrollplan 2015 kommunstyrelsens allmänna och tekniska verksamhet Beskrivning av ärendet Syftet med internkontrollplanen är, enligt Reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige , att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, vilket innebär att de med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, avtal m.m. Enligt 8 ska varje nämnd årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och enligt 9 skall resultatet av uppföljningen rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplanen. Varje år lyfts en eller flera frågor upp som samtliga nämnder skall ha med i sin internkontrollplan. Under år 2015 har kommunstyrelsen beslutat att internkontrollen ska omfatta representation och rökpolicyn. För kommunstyrelsen omfattas även internkontrollen av, ingångna avtal, inköpavtalstrohet samt faktureringsrutiner. Kontroll av representation Representation ska vara väl motiverad, ha ett klart uttryckt ändamål och kännetecknas av måttfullhet. På verifikationerna skall det klart framgå vilket syfte som finns, vilka personer som deltagit samt namn på myndighet, organisation eller företag som gästerna representerar. Enligt kommunens attestregler får inte den som själv har deltagit eller haft ansvaret för representationen utföra beslutsattest utan godkännande av överordnad chef. Allmän verksamhet Kontrollen av representation för allmän verksamhet har skett genom att samtliga 42 verifikationer avseende representation granskats. Vid granskningen framgår det att vid tre representationstillfällen saknas syftet och/eller deltagare. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

96 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 2(5) Teknisk verksamhet Kontrollen genomfördes genom att den 1 december ta ut en transaktionslista ur ekonomisystemet över bokförda poster på konto 71** för tekniska verksamheterna. På konto 7100 fanns då bara två poster bokförda Till den ena fakturan fanns bifogat en anteckning över syfte, deltagarförteckning och organisation. Till den andra fakturan fanns bifogat en anteckning över syfte och organisation men ingen deltagarförteckning. Kontroll av rökpolicy Kommunstyrelsen antog 30 mars Rökpolicy. Därefter beslutade kommunchefen om Riktlinjer om rökfri arbetstid , dessa reviderades 25 augusti Syftet med riktlinjerna är att: Förbättra arbetsmiljön genom att minska risken att medarbetarna i Sotenäs Kommun ska utsättas för rök i sin arbetsmiljö. Kommunen arbetar för att bevara och förbättra hälsan hos medarbetarna. Medborgare som använder kommunens tjänster ska slippa utsättas för tobaksrök Kontroller: Nämnder och utskott skall tillse att kommunens rökpolicy följs. En enkätundersökning genomfördes om rökpolicyn, där rökpolicyn utvärderades. Slutsatsen blev att nästan alla känner till rökpolicyn. De allra flesta upplevs följa policyn helt eller delvis. Endast en chef uppger att den inte följs alls. 12 av 37 chefer upplever att rökningen minskat och uppskattar antalet till personer som slutat röka till 15,5 personer. Kontroll av ingångna avtal Kontrollen utfördes på samtliga diarieförda upphandlingar för teknisk verksamhet som avslutats Upphandlingar som påbörjats 2014 ingår i de fallen där avtal tecknats först Upphandlingar påbörjade 2015 ingår inte om avtal tecknats först Totalt kontrollerades 32 upphandlingar: 28 upphandlingar har resulterat i att avtal har ingåtts (totalt 50 stycken avtal). 3 upphandlingar har avbrutits eller varit resultatlösa. I en upphandling saknas uppgift om avtal ingåtts. Av totalt 50 stycken ingångna avtal är 45 stycken diarieförda (90 %). Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

97 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 3(5) Kontroll av inköp-avtalstrohet Ekonomiavdelningen har gjort en uppföljning av föregående års granskningar avseende avtalstrohet, felaktiga direktupphandlingar samt faktureringsrutiner. För att få fram ett slumpmässigt urval har respektive verksamhetsområde tagit ut en rapport ur ekonomisystemet över samtliga leverantörsfakturor och granskat ett slumpmässigt urval ur dessa. Allmän verksamhet En fakturalista över kommunstyrelsen allmän verksamhet har tagits fram ur ekonomisystemet. Av 4216 fakturor kontrollerades 105 fakturor. Urvalet skedde genom att med början på den 1:a fakturan i listan kontrollera var 40:e faktura. Resultatet av kontrollen blev följande: Korrekt upphandlade 100 stycken (95 %) Ej korrekt upphandlade 5 stycken (5 %) Avtal finns 61 stycken (58 %) Vid föregående års granskning var 94 % korrekt upphandlade Teknisk verksamhet En fakturalista över tekniska verksamheternas fakturor togs ut ur ekonomisystemet exklusive fakturor för elnät från Energikundservice Sverige AB (Fortum) samt fakturor för elenergi från Energi Försäljning Sverige AB. Av 8403 fakturor kontrollerades 84 stycken (1 %). Urvalet skedde genom att med början på den 9:e fakturan i listan kontrollera var 100:e faktura. Resultatet av kontrollen blev följande: Korrekt upphandlade 60 stycken (71 %) Ej korrekt upphandlade 24 stycken (29 %) Avtal finns 37 stycken (44 %) Vid föregående års granskning var 65 % korrekt upphandlade. De enskilda inköp som är över 40 tkr har ansetts felaktigt upphandlade om det saknas diarieförda handlingar. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

98 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 4(5) Att inköp i vissa fall anses korrekt upphandlade trots att det inte finns avtal kan t ex bero på att det rör sig om låga inköpsbelopp eller att fakturorna är avgifter för någon form av myndighetsutövning. Det finns i vissa fall avtal som inte är korrekt upphandlade, exempelvis kan ett avtal ha förlängts i väntan på att ny upphandling ska bli klar. Av kontrollen framgick också att det, i samband med inköp från upphandlade ramavtal, är möjligt att minska kommunens kostnader ytterligare. Detta genom att i första hand beställa varor från nettoprislistor, vilka oftast är betydligt billigare än övriga varor hos leverantören. Här är det viktigt att arbeta med att informera beställarna. Kontroll av faktureringsrutiner Teknisk verksamhet Rapporten Hyresobjekt, lista togs ut ur Incit Xpand för år 2015 (februari) och kontraktstatus alla aktiva. Sökning resulterade i 3852 objekt varav fem objekt benämnda Test sorterades bort. Med start på det 8:e objektet kontrollerades vart 100:e objekt (8:e, 108:e osv) om fakturering skett för perioden Av totalt 39 kontrollerade objekt hade fakturering för 2015 skett för samtliga. Allmän verksamhet Kontrollen innefattade diarieförda serveringstillståndansökningar 2015, totalt 41 stycken ärenden, för att se om faktura skickats ut. Följande observationer har noterats: I diariet finns det två ärenden som tillsammans ska resultera i en (1) avgift. Där har ingen faktura framställts. I fyra ärenden finns fakturaunderlag diariefört i akten. Däremot har ingen faktura framställts. Ett ärende pågår och har därför ännu inte fakturerats. För ovanstående kommer fakturor nu att skickas ut. En avstämning brukar göras årligen för att kontrollera om fakturaunderlag finns diariefört i respektive ärendes akt. Ovanstående kontroll har påvisat att det då inte framgår om fakturan verkligen framställts. För att få med hela processen bör avstämningen även innefatta om faktura framställts i ekonomisystemet. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

99 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 5(5) Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen tar del av uppföljningen och ger kommunchefen i uppdrag att arbeta med de förbättringsområden som framkommit av genomförd granskning. Bilaga/Bilagor Ingångna avtal teknisk verksamhet Skickas till Kommunrevisionen Maria Vikingsson Kommunchef Jörgen Karlsson Ekonomichef Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

100 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 38 KA 2016/112 Riktlinjer kravverksamhet Sammanfattning Kommunens kravverksamhet är av stor betydelse. Intäkterna i form av avgifter, hyror, arrenden och andra ersättningar uppgår till stora belopp varje år och finansierar delar av den kommunala verksamheten. Kravet på en effektiv och rationell hantering skall balanseras mot kravet på att indrivningen av kommunens fordringar sker med tillbörlig respekt för gäldenären så att denne inte utsätts för onödig skada eller olägenhet. Även automatiska kravrutiner skall utformas och tillämpas så att erforderliga individuella hänsynstagande kan göras. Referenser till utformande av dessa riktlinjer är lagar, förordningar, datainspektionens allmänna råd, Kommunal kravverksamhet utgiven av SKL (Sveriges kommuner och Landsting), SKL:s avdelning för juridik. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteutlåtande Förslag till Riktlinjer för kravverksamhet Yrkande Lars-Erik Knutsson (S) föreslår bifall till förslaget. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Lars-Erik Knutssons (S) förslag finner att kommunstyrelsens arbetsutskott antar detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar att anta "Riktlinjer för kravverksamhet" enligt förslag. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 21(30)

101 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 1(1) Riktlinjer kravverksamhet Beskrivning av ärendet Kommunens kravverksamhet är av stor betydelse. Intäkterna i form av avgifter, hyror, arrenden och andra ersättningar uppgår till stora belopp varje år och finansierar delar av den kommunala verksamheten. Kravet på en effektiv och rationell hantering skall balanseras mot kravet på att indrivningen av kommunens fordringar sker med tillbörlig respekt för gäldenären så att denne inte utsätts för onödig skada eller olägenhet. Även automatiska kravrutiner skall utformas och tillämpas så att erforderliga individuella hänsynstagande kan göras. Referenser till utformande av dessa riktlinjer är lagar, förordningar, datainspektionens allmänna råd, Kommunal kravverksamhet utgiven av SKL (Sveriges kommuner och Landsting), SKL:s avdelning för juridik. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta "Riktlinjer för kravverksamhet" enligt bilaga. Bilaga/Bilagor Riktlinjer för kravverksamhet Skickas till Ekonomiavdelningen Maria Vikingsson Kommunchef Jörgen Karlsson Ekonomichef Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

102 Datum: RIKTLINJER FÖR KRAVVERKSAMHET SOTENÄS KOMMUN Ekonomiavdelningen Dnr KA 2016/XXX Sotenäs kommun Parkgatan Kungshamn fax:

103 Datum: Inledning Med kravverksamhet avses alla åtgärder som syftar till att få betalt för avgiftsbelagda varor och tjänster eller övriga fordringar som uppkommer i den kommunala verksamheten. En väl fungerande kravverksamhet är en förutsättning för att upprätthålla kommunens anseende som fordringsägare. För kommunen är det viktigt att riktlinjerna för kravverksamheten tillämpas på ett sakkunnigt och omdömesgillt sätt. Kravet på effektiv och rationell hantering måste balanseras mot kravet på att indrivning av kommunens fordringar sker med tillbörlig respekt för kunden, så att denne inte utsätts för onödig skada eller olägenhet. Kravverksamhetens olika delar kan schematiskt beskrivas på följande sätt: Faktura Påminnelse Fakturan/kravet bestrids Inkassokrav Utredning Betalningsföreläggande/handräckning Avstängning Fakturan/fordran riktig Fakturan/fordran felaktig Kronofogdemyndigheten Tingsrätt Kreditering/ avskrivning Utslag Dom Ansökan om återvinning Verkställighet Långtidsbevakning Avskrivning Tingsrätt Dom Sotenäs kommun Parkgatan Kungshamn fax: info@sotenas.se

104 Datum: Organisation Fakturering (debitering) Ansvaret för fakturering ligger på den förvaltning till vars verksamhet avgiften hör. Det är respektive nämnds ansvar att fakturering sker och att rätt avgift faktureras. Enstaka tjänster eller varor skall faktureras så snart kommunen fullgjort sin prestation. Prestationer av återkommande karaktär, till exempel barn- och äldreomsorgsavgifter skall faktureras i enlighet med allmänna bestämmelser eller taxa. I allmänna bestämmelser eller taxa kan bestämmas att faktura skall skickas innan prestationen i fråga har utförts. En sådan bestämmelse ersätter överenskommelse, som annars krävs, för att få skicka faktura innan leverans skett. Av juridiska och redovisningsmässiga skäl bör person-/organisationsnummer användas i kundregistren. Detta underlättar kravverksamheten i senare skeden, framför allt då inkassoåtgärder måste vidtas. Betalningshantering (kreditering) Ansvaret för betalningsövervakning (kreditering) och krav ligger på ekonomiavdelningen för avgifter som hänförs till central kreditering. För betalningsövervakning av konsumtionsavgifter för VA-verksamheten ansvarar RAMBO via sin kundtjänst. Betalningsvillkor Betalningsvillkor skall vara 30 dagar netto. Det innebär att förfallodagen skall anges till avsändningsdagen + 32 dagar för att ge utrymme för utskick med B-post. Sanktioner Följande lag- och avtalsenliga sanktioner finns: Avstängning av vatten Avstängningen är reglerad i Lag om allmänna vattentjänster, 43. Avstängning av vatten kan ske tidigast 14 dagar efter att inkassokravet framställts. Avstängning av förskoleplats Enligt utbildningsnämndens beslut i varje enskilt ärende, UN:s delegationsordning punkt 5.4. Vräkning av hyresgäst Förfarandet regleras i Hyreslagen (12 kap Jordabalken) Sotenäs kommun Parkgatan Kungshamn fax: info@sotenas.se

105 Datum: Påminnelse Med betalningspåminnelse avses en enklare påminnelse om skyldighet att betala en förfallen skuld. Påminnelse kan skickas ut 10 dagar efter förfallodagen med upplysning om tillkommande kostnader vid ytterligare krav. Inkassokrav Inkassokrav utformat enligt Inkassolagen 5-7, skickas ut 20 dagar efter förfallodagen. Enligt inkassolagens bestämmelser får rättslig åtgärd inte vidtas förrän gäldenären erhållit ett riktigt utformat inkassokrav. I inkassokravet skall anges upplupen ränta för tiden fram till kravdatum (dröjsmålsränta). Kommunen skall ta ut full ersättning för inkassokrav enligt gällande lagstiftning. För belopp under 50 kronor skall inkassokrav ej utfärdas. Fordringen sammanförs i stället om möjligt med kommande räkning. Inkassokrav skall inte skickas om gäldenären framställt invändning mot (bestridit) kommunens faktura. Uppskov och amorteringsplan Betalningsanstånd högst 3 mån och amorteringsplan högst 24 mån för fordringar som hänförts till s.k. central kreditering beviljas av ekonomichefen, ekonomiassistent ersätter. Avser samtliga förvaltningar. Delegationsordning Under anståndstiden/amorteringstiden skall dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser löpa, om inte annan överenskommelse finns efter särskilt beslut. Betalningsföreläggande Ansökan om betalningsföreläggande med automatisk verkställighet inlämnas till kronofogdemyndigheten tidigast 13 dagar efter inkassokravets utskrift. Möjligheten att få utdelning vid en utmätning skall bedömas för varje ärende. Om fordringsbeloppet understiger kostnaderna för processen skall ansökan inte inges. Fordran kvarstår och kan läggas till vid eventuell senare ansökan eller avskrivas (se nedan). I de fall det bedöms omöjligt att få utdelning avskrivs fordran bokföringsmässigt. Kommunen skall ta ut full ersättning för betalningsföreläggande enligt gällande lagstiftning. Sotenäs kommun Parkgatan Kungshamn fax: info@sotenas.se

106 Datum: Handläggande tjänsteman beslutar om begränsad eller fullständig tillgångsundersökning skall utföras. Åtgärd då gäldenär endast betalar kapitalskulden Har gäldenären hunnit motta inkassokravet, skall denne betala även inkassoavgift och dröjsmålsränta. En särskild uppmaning att betala resterande skuld, med en tidsfrist på 7 dagar skickas ut. Om vederbörande ändå inte betalar kan ansökan om betalningsföreläggande ske. Annan utförare Om kommunen uppdrar åt annan utförare (till exempel inkassoföretag) att sköta hela eller delar av kommunens kravverksamhet skall avtalet eller uppdragsbeskrivningen utformas på så sätt att dessa riktlinjer alltjämt gäller i tillämpliga delar. Sotenäs kommun Parkgatan Kungshamn fax: info@sotenas.se

107 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 19 KA 2015/952 Sponsoransökan Projekt Sverigetrampet Sammanfattning Projekt Sverigetrampet har inkommit med en Sponsoransökan till kommunen. Sverigetrampet är ett välgörenhetsprojekt med huvudsyfte att samla in pengar till VI-skogen som arbetar med åtgärder som värnar om miljön, minskar världssvält och bedriver utbildning för hållbart jordbruk. Ansökan innehåller 3 st. nivåer kr, kr och kr. Det finns inga riktlinjer för kommunen när det gäller sponsring. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteutlåtande Ansökan Sverigetrampet Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar att avslå sponsoransökan från projekt Sverigetrampet. Ekonomichefen får i uppdrag att upprätta riktlinjer för sponsring. Skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichefen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 27(28)

108 Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomichef Telefon: E-post: Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen Dnr XX 2016/XX Sida 1(1) Sponsoransökan Projekt Sverigetrampet Beskrivning av ärendet Projekt Sverigetrampet har inkommit med en Sponsoransökan till kommunen. Sverigetrampet är ett välgörenhetsprojekt med huvudsyfte att samla in pengar till VIskogen som arbetar med åtgärder som värnar om miljön, minskar världssvält och bedriver utbildning för hållbart jordbruk. Ansökan innehåller 3 st. nivåer kr, kr och kr. Det finns inga riktlinjer för kommunen när det gäller sponsring Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: Avslå sponsoransökan från projekt Sverigetrampet Bilaga/Bilagor Ansökan Sverigetrampet Skickas till Ekonomiavdelningen Sverigetrampet Maria Vikingsson Kommunchef Jörgen Karlsson Ekonomichef Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

109

110

111

112

113 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 39 KA 2016/136 Marin utveckling i Bohuslän Ansökan om medfinansiering till projekt Sammanfattning Projektet skall bland annat bidra till: Ett blomstrande maritimt näringsliv som är livskraftigt har uthållighet och hållbara verksamheter och ger arbete till många. Stärkta maritima näringar som bidrar till att bevara våra levande maritima kulturmiljöer, dvs aktiva skärgårdssamhällen. En tydlig höjning av kvalitén inom besöksnäringen, genom förbättrade besöksupplevelser och fler kvalitativa marknadsanpassade produkter och verksamheter som drivs över flera säsonger. Marina lokalt producerade råvaror är fortsatt en viktig ingrediens i våra små kustsamhällen. Innovationsarenan blir en etablerad och naturlig koppling mellan näringsliv, forskning och andra aktörer som vill främja de maritima näringarna och det Maritima klustret i Västra Götaland. En väl fungerande infrastruktur kring servicen för kustsjöfarten. Projektperiod: Projektet totalbudget: kr För detaljerad information hänvisas till bilaga Ansökan Tillväxtverket, Medfinansieringsintyg och Samverkansavtal. Konsekvensbeskrivning av ärendet Ekonomi Enligt bilagt medfinansieringsintyg föreslås att Sotenäs kommun medfinansierar projektet med följande: Kontanta medel: kr kr kr kr Medfinansiering genom arbetstid (besöksnäringsansvarig och näringslivsutvecklare motsvarande vardera 10% tjänst.) kr kr kr kr. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 22(30)

114 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Forts. KSAU 39 Organisation och personal Kommunernas näringslivsutvecklare och turistutvecklare kommer att vara delaktiga och arbeta i projektet med ett fokus på att koppla samman och sprida informations och möjligheter mellan aktörer. Beslutsunderlag Näringslivsutvecklarens tjänsteutlåtande Ansökan Tillväxtverket Medfinansieringsintyg Samverkans avtal Yrkande Britt Wall (S) föreslår bifall till förslaget. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Britt Walls (S) förslag finner att kommunstyrelsens arbetsutskott antar detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsens beslutar att medfinansiera projekt Maritim utveckling i Bohuslän enligt förslag ovan under åren med kr och med vardera 10 % arbetsinsats för näringslivsutvecklare och turistutvecklare under samma tid. Medel tas ur kommunstyrelsens ofördelade medel. Medel kommer att avsättas i kommande budgetar. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 23(30)

115 Kommunstyrelsens förvaltning Näringslivsutvecklare Telefon: E-post: Ansökan om medfinansiering till projekt: Marin utveckling i Bohuslän KA 2016/136 - Sida 1 av 3 Datum: Sammanfattning Projektet skall bland annat bidra till: - Ett blomstrande maritimt näringsliv som är livskraftigt har uthållighet och hållbara verksamheter och ger arbete till många. - Stärkta maritima näringar som bidrar till att bevara våra levande maritima kulturmiljöer, dvs aktiva skärgårdssamhällen. - En tydlig höjning av kvalitén inom besöksnäringen, genom förbättrade besöksupplevelser och fler kvalitativa marknadsanpassade produkter och verksamheter som drivs över flera säsonger. - Marina lokalt producerade råvaror är fortsatt en viktig ingrediens i våra små kustsamhällen. - Innovationsarenan blir en etablerad och naturlig koppling mellan näringsliv, forskning och andra aktörer som vill främja de maritima näringarna och det Maritima klustret i Västra Götaland. - En väl fungerande infrastruktur kring servicen för kustsjöfarten. Projektperiod: Projektet totalbudget: kr För detaljerad information hänvisas till bilaga Ansökan Tillväxtverket, Medfinansieringsintyg och Samverkansavtal. Bakgrund I Norra Bohuslän samarbetar kommunerna sedan ett tiotal år inom Tillväxt Norra Bohuslän (TNB) med gemensamma utvecklingsfrågor. De delar också avsiktsförklaringen Ett enat Bohuslän. I denna är Skärgård, skaldjur och människa ledord för varumärket och destinationen Bohuslän. Destinationen har fortsatt behov av att utvecklas och professionaliseras. För att identifiera näringslivets och forskningens önskemål och behov av tillväxtfrämjande aktiviteter har Maritima klustret, TNB samt Business Region Göteborg genomfört förstudier. TNB har genomfört ett stort antal intervjuer med SME-aktörer inom den maritima sektorn. Samarbetet inom maritima klustersatsningen och resultaten av förprojekten samt den Maritima näringslivsstrategin för Norra Bohuslän ( ligger till grund för detta projekt. Projektets fokus är på maritim turism, marina livsmedel, maritima lokala transporter samt innovation, affärs och produktutveckling. Samtliga aktiviteter i projektet svarar mot ett uttalat näringslivsbehov. De tidigare projekten Grön affärsutveckling, MareNovum, Blå ÖP och Maritim näringslivstrategi samt Blå affärsutveckling har gett en god bild av vad företag efterfrågar och deras problem/behov. Sotenäs kommun, Kungshamn Besöksadress: Parkgatan fax: info@sotenas.se

116 Kommunstyrelsens förvaltning Näringslivsutvecklare Telefon: E-post: KA 2016/136 - Sida 2 av 3 Datum: Beskrivning av ärendet Bohuslän har en världsunik marin miljö med en mycket stark attraktivitet som lockar företag och besökande från hela världen. Här utvecklas ett hållbart näringsliv kring maritima innovationer med en nationell och internationell konkurrenskraft. Övergripande Projektmål Målet är: - att stärka SME-företagens professionalitet, hållbarhet och innovationskraft genom att ge tydliga förutsättningar och nya verktyg. - Att innovationsarenan ska bidra till nytänkande runt partnerskap och affärsproduktutveckling samt att en framtida form tas fram. - Att skapa mötesplatser där företag, forskare och offentliga organisationer kan mötas för att inspirera och inspireras till maritimt utvecklingsarbete som ger ny kunskap, stärker företagens konkurrenskraft samt ökar viljan att utvecklas och bidrar till hållbar tillväxt i Bohuslän. Primär målgrupp för projektets innovations-, kommunikations- och affärsutvecklande aktiviteter är små och medelstora företag (SMEs, befintliga och nya) verksamma framförallt i norra Bohuslän, med marin inriktning inom turism, sjötransporter och livsmedel. Projektägare/sökande: Tillväxt Norra Bohuslän (TNB) är ett interkommunalt samarbetsorgan för de fyra nordbohuslänska kustkommunerna, Strömstad, Tanum, Sotenäs och Lysekil. Som juridisk enhet för Tillväxt Norra Bohuslän kommer Lysekils kommun att stå för ansökan och göra upphandlingar och ansvara för anställningar i projektet. Beslut fattas i styrgruppen för Tillväxt Norra Bohuslän. Rekrytering av personal kommer att ske när projektet godkänts av Tillväxtverket. Samarbetspartners Göteborgs Universitet (GU) kommer att vara samarbetspartner och har viktiga roller inom flera fokusområden, bl. a. inom Maritim turism där Centrum för turism vid Handelshögskolan bidrar med personal och expertis. Svenskt marintekniskt forum kommer att vara samarbetspartner, delaktiga i ledningsgruppen samt drivande i aktivitet 3B Gästhamn. Ledningsgrupp Medlemmarna i ledningsgruppen består av Processledaren för TNB (anställd av projektet på 20 %), näringslivsutvecklarna i kommunerna. Lena Mossberg från GU samt Patric Grund SMTF kommer att vara adjungerade. Sotenäs kommun, Kungshamn Besöksadress: Parkgatan fax: info@sotenas.se

117 Kommunstyrelsens förvaltning Näringslivsutvecklare Telefon: E-post: KA 2016/136 - Sida 3 av 3 Datum: Konsekvensbeskrivning av ärendet Ekonomi Enligt bilagt medfinansieringsintyg föreslås att Sotenäs kommun medfinansierar projektet med följande: Kontanta medel: kr kr kr kr Medfinansiering genom arbetstid (besöksnäringsansvarig och näringslivsutvecklare motsvarande vardera 10% tjänst.) kr kr kr kr. Organisation och personal Kommunernas näringslivsutvecklare och turistutvecklare kommer att vara delaktiga och arbeta i projektet med ett fokus på att koppla samman och sprida informations och möjligheter mellan aktörer. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att medfinansiera projekt Maritim utveckling i Bohuslän enligt förslag. Bilaga/Bilagor Ansökan Tillväxtverket Medfinansieringsintyg Samverkans avtal Namn Titel Namn förvaltningschef Förvaltningschef Sotenäs kommun, Kungshamn Besöksadress: Parkgatan fax: info@sotenas.se

118 Typ Status EU-medel/Investeringar för tillväxt och sysselsättning/västsverige/2 Konkurrenskraftiga små och medelstora företag/ Sparad Sparad Mottagare Tillväxtverket 1. Uppgifter om projektet 1.1 Projektets namn Marin utveckling i Bohuslän 1.2 Datum för projektstart Datum för projektavslut Län och kommuner som omfattas av projektets verksamhet Västra Götaland Lysekil Munkedal Orust Sotenäs Stenungssund Strömstad Tanum Tjörn Uddevalla Typ av projekt Har projekt sökt finansiering ur minst två programområden? Samverkansprojekt Nej 2. Uppgifter om sökande 2.1 Organisationsnummer Organisationsnamn Lysekils kommun/ Tillväxt Norra Bohuslän 2.3 Juridisk form Kommuner [82] 2.4 Organisationens postadress Lysekils kommun 2.5 Organisationens postnummer Organisationens postort Lysekil 2.7 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Tillväxt Norra Bohuslän 2.9 Besöksadress Kungsgatan Postnummer Postort Lysekil 2.12 Är organisationen momsredovisningsskyldig Ja för projektets verksamhet? 2.13 Omfattas er organisation av Lagen om Ja offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 2.14 Eventuellt beviljat stöd utbetalas till ert Bankgiro Ange nummer för valt betalningssätt Kontaktperson Namn Ingela Skärström

119 Telefon E-post 2.16 Projektledare Namn Carl Dahlberg Telefon E-post 2.17 Ekonomi Namn Margareta Dyjak Telefon E-post 3. Samverkansparter 3.1 Organisationsnummer Samverkanspart Tanums kommun 3.3 Juridisk form Kommuner 3.4 Organisationens postadress Apoteksvägen Organisationens postnummer Organisationens postort Tanumshede 3.7 Är samverkansparten Ja momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? 3.8 Omfattas Samverkansparten av Lagen om Ja offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 3.9 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Kommunhuset 3.11 Kontaktperson Namn Elenor Olofsson Telefon E-post 3.12 Projektledare Namn elenor.olofsson@tanum.se Elenor Olofsson Telefon E-post 3.13 Ekonomi Namn Telefon E-post elenor.olofsson@tanum.se 3.1 Organisationsnummer Samverkanspart Strömstad kommun 3.3 Juridisk form Kommuner 3.4 Organisationens postadress Strömstad 3.5 Organisationens postnummer Organisationens postort Strömstad 3.7 Är samverkansparten Ja momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? 3.8 Omfattas Samverkansparten av Lagen om Ja

120 offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 3.9 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Stadshuset 3.11 Kontaktperson Namn Erland Lundqvist Telefon E-post 3.12 Projektledare Namn Erland Lundqvist Telefon E-post 3.13 Ekonomi Namn Telefon E-post 3.1 Organisationsnummer Samverkanspart Sotenäs Kommun 3.3 Juridisk form Kommuner 3.4 Organisationens postadress Parkgatan Organisationens postnummer Organisationens postort Kungshamn 3.7 Är samverkansparten Ja momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? 3.8 Omfattas Samverkansparten av Lagen om Ja offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 3.9 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Sotenäs kommunkontor 3.11 Kontaktperson Namn Tomas Larsson Telefon E-post 3.12 Projektledare Namn Tomas Larsson Telefon E-post 3.13 Ekonomi Namn Telefon E-post 3.1 Organisationsnummer Samverkanspart Göteborgs Universitet 3.3 Juridisk form Statliga myndigheter 3.4 Organisationens postadress Box Organisationens postnummer Organisationens postort Göteborg 3.7 Är samverkansparten Ja

121 momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? 3.8 Omfattas Samverkansparten av Lagen om Ja offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 3.9 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Handelshögskolan, Vasagatan 1, Göteborg 3.11 Kontaktperson Namn Lena Mossberg Telefon +46 (0) E-post 3.12 Projektledare Namn Lena Mossberg Telefon +46 (0) E-post 3.13 Ekonomi Namn Kataria Danielsson Telefon 46 (0) E-post 3.1 Organisationsnummer Samverkanspart Tanums kommun 3.3 Juridisk form Kommuner 3.4 Organisationens postadress Apoteksvägen Organisationens postnummer Organisationens postort Tanumshede 3.7 Är samverkansparten Ja momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? 3.8 Omfattas Samverkansparten av Lagen om Ja offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 3.9 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Kommunhuset 3.11 Kontaktperson Namn Patric Grund Telefon E-post 3.12 Projektledare Namn patric.grund@smtf.se Patric Grund Telefon E-post 3.13 Ekonomi Namn Telefon E-post patric.grund@smtf.se 3.1 Organisationsnummer Samverkanspart Svenskt Marintekniskt Forum 3.3 Juridisk form Ideella föreningar 3.4 Organisationens postadress Agnebergsgatan Organisationens postnummer

122 3.6 Organisationens postort Uddevalla 3.7 Är samverkansparten Nej momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? 3.8 Omfattas Samverkansparten av Lagen om Ja offentlig upphandling (LOU) eller annan upphandlingslagstiftning, t.ex. LUF? 3.9 Arbetsställenummer Arbetsställenamn Svenskt Marintekniskt Forum 3.11 Kontaktperson Namn Patric Grund Telefon E-post 3.12 Projektledare Namn Telefon E-post 3.13 Ekonomi Namn Telefon E-post 4. Bakgrund och omvärld Bakgrund Enligt den nationella strategin för besöksnäringen är näringen komplex och sammansatt av en rad branscher, tiotusentals småföretag samt en del mellanstora företag. Vidare är den mer beroende av offentliga strukturer än de flesta andra näringar. En konstruktiv samverkan mellan privat och offentlig sektor är avgörande för näringens utveckling. De turistiska produkterna är många gånger inte färdigutvecklade och mogna för export vilket resulterar i uteblivna satsningar. Näringen är arbetskraftsintensiv vilket betyder att ökad omsättning snabbt leder till nya jobb. Det nationella målet är dubblerad omsättning till 500 miljarder kronor år 2020 (utgångspunkt 2009). Både Business Sweden och Position Väst (Fyrbodal) har besöksnäringen som prioriterat investeringsområde på grund av goda möjligheter för näringen. I Norra Bohuslän samarbetar kommunerna sedan ett tiotal år inom Tillväxt Norra Bohuslän (TNB) med gemensamma utvecklingsfrågor. De delar också avsiktsförklaringen Ett enat Bohuslän. I denna är Skärgård, skaldjur och människa ledord för varumärket och destinationen Bohuslän. Destinationen har fortsatt behov av att utvecklas och professionaliseras. För att identifiera näringslivets och forskningens önskemål och behov av tillväxtfrämjande aktiviteter har Maritima klustret, TNB samt Business Region Göteborg genomfört förstudier. TNB har genomfört ett stort antal intervjuer med SME-aktörer inom den maritima sektorn. Samarbetet inom maritima klustersatsningen och resultaten av förprojekten samt den Maritima näringslivsstrategin för Norra Bohuslän. ( ligger till grund för detta projekt. Projektets fokus är på maritim turism, marina livsmedel, maritima lokala transporter samt innovation, affärs och produktutveckling. Samtliga aktiviteter i projektet svarar mot ett uttalat näringslivsbehov. Ett antal konkreta problem/hinder

123 Omvärld och samverkan där företag behöver stöd för sin utveckling har identifierats: - Turistiskt informationsmaterial på lokal nivå i Bohuslän spretar och är inte tillräckligt tillgängligt. Samordning av nya metoder och verktyg efterfrågas. (Bemöts i Aktivitet 1B) - Otydliga regler, långa väntetider, ibland dåligt bemötande vid kontakt med kommuner och tjänstemän när man söker tillstånd. (Aktivitet 1C) - För få tillgängliga guider kan ta uppdrag och leverera till nationella och internationella kunder. (Aktivitet 1D) - Svårt att få lönsamhet i säsongsföretag. (Aktivitet 1D) - För låg kompetensnivå och kvalitetsnivå på lokala företags produkter, kan inte möta nationell och internationell efterfrågan. (Aktivitet 1D) - Nya kundgrupper söker utmaningar och nytt upplevelseinnehåll. Hur möter företagen detta? Det finns en ökad efterfrågan på kunskapsturism. (Aktivitet 1D) - Många företag är små och saknar branschtillhörighet. De behöver vidga sina nätverk och ta del av forskningsresultat och marknadsundersökningar. (Aktivitet 1D) - De marina råvarorna definierar Bohuslän. Vilka nya och omformade produkter kan komma fram som är platsanknutna och lokalt sålda? Ökad lokal efterfrågan behövs för att företag ska satsa på nya produkter. (Aktivitet 2B) - Nya utmaningar möter näringarna och kommunerna när allt fler husbilar vill besöka hamnarna. Det hanteras olika i kommunerna och innebär många tillväxtmöjligheter. (Aktivitet 3B) - Servicen för skärgårdstrafiken har försämrats vilket påverkar företagen negativt. (Aktivitet 3C) - Det är svårt att rekrytera personal med rätt kompetens och behörighet för jobb till sjöss. (Aktivitet 3C) - En bättre samordning efterfrågas för att kunna resa sjövägen längs med kusten. (Aktivitet 3C) - Gästande fartyg har ibland svårt att hitta kajplats och interagera i våra kustsamhällen. (Aktivitet 3C) Dessa hinder/problem får till följd att de företag som är verksamma längs med kusten får svårt att konkurrera. Dessa ofta små företag är centrala för att Bohuskusten ska fungera, behålla sin aktiva charm och utvecklas till en exportmogen destination. De tidigare projekten Grön affärsutveckling, MareNovum, Blå ÖP och Maritim näringslivstrategi samt Blå affärsutveckling har gett en god bild av vad företag efterfrågar och deras problem/behov. Projekten har även visat på att uppsökande verksamhet är ett bra sätt att nå företag samt att det är ett bra stöd och viktigt för utveckling av företagens affärsverksamhet. I Västra Götalandsregionens maritima kluster (partnerskap mellan VGR, Göteborgs Universitet, Chalmers tekniska högskola, SP (Sveriges tekniska Institut), SSPA, Havs- och Vattenmyndigheten samt Länsstyrelsen i Västra Götaland) pågår verksamheter som kompletterar detta projekt och vi kommer bevaka och göra regelbundna avstämningar. Mer direkt samverkan planeras med vårt systerprojekt MARena - från forskning till företag som drivs av Sotenäs kommun, genom att till exempel samordna vissa delar av vårt informationsarbete, ta vara på varandras resurser samt samarrangera större möten längs projektens tidslinjer. Turistrådet Västsverige (TRV) är en viktig aktör i turistfrågor. TRV s kompetens har tagits tillvara genom att flera av projektets aktiviteter planerats i samarbete med dem. TRV s modell för värdering av företags mognadsgrad och deras målsättning för turistföretagen kommer vara viktiga i vårt arbete. I projektets genomförandefas medverkar TRV bland

124 annat genom representation i referensgrupper. Centrum för Turism vid Handelshögskolan Göteborgs Universitet har lång erfarenhet av evenemangsforskning och mycket relevant kunskap och nätverk inom innovationsområdet. Centrum för turism är också värd för det den maritima turism delen av maritima klustret i VGR och driver ett flertal tvärvetenskapliga forskningsprojekt inom området. Svenskt Marintekniskt Forum (SMTF) driver ett flertal projekt kring utvecklingen av mötesplatsen och boendemiljön i marinor, gästhamnar och numera med självklarhet även ställplatser för husbilar i våra kustsamhällen på nationell nivå (AllAshore ). Konceptet utvecklas tillsammans med RGS (Riksföreningen Gästhamnar Sverige) och ett antal SMEs med kärnkompetens. Det finns ett starkt behov av att utvärdera konceptet på lokal nivå i kommunerna. SMTF är i projektet en naturlig samarbetspart, både i genomförande och i spridningen av resultaten. Koppling till det regionala näringslivet För att stärka företagen ytterligare så kommer bevakning och eventuell samverkan också att ske med andra projekt som gränsar till detta och där vi ser ett stort mervärde för företagen. Viktigt i detta sammanhang är det nystartade programmet Leader Bohuskust och Gränsbygd. Andra aktuella projekt i vårt område är: Fiskauktion som kulturbärare, Kobra- vilka kompetenser behöver företagen, Ren Kustlinje, ett KASK-projekt sopsortering till havs. Hamnutredning i Strömstad, Samförvaltningen Norra Bohuslän i Strömstad och Tanum. Skaftö BiD Business improvement district. eventuellt även Urban Platsinnovation ett Interreg projekt i Lysekil och Strömstad. Tillväxt Turism samarbete runt samverkansmodell för BRG, TRV och GR-regionen Centrala i projektet är de lokala företag som deltar i referensgrupper kring de olika aktiviteterna för att bidra med sitt kunnande och sin erfarenhet. En kartläggning och förankring av projektidéerna har gjorts bland aktörer som anses kunna vara viktiga partners, finansiärer, kommunikationskanaler och övriga nyckelaktörer för blå affärer. Bland aktörerna finns: Skärgårdsrådet, Leader Bohuskust och gränsbygd, Leader Terra et Mare, Interreg Ö-KASK, Interreg gränsland SE-NO, Samförvaltningen Norra Bohuslän, 8 fjordar, Njord, Fiskarföreningen Norden, Nätverket Fiskekommunerna, Maritima klustret i Västsverige, Havets Hus, Skaldjursakademierna, Turistrådet Västsverige, Högskolan Väst, Innovatum, Svinesundskommittén, NyföretagarCentrum, Position Väst och ALMI. Marin utveckling i Bohuslän är redan inledningsvis väl förankrat i det regionala näringslivet då det knyter an till Maritima klustret i Västra Götalandsregionen. Det Maritima klustret är sedan 2011 ett etablerat partnerskap kring de maritima näringarna, och omfattar företag, myndigheter, organisationer och forskningsinstitutioner som är verksamma inom samma eller närliggande sektorer. Maritima klustret består av följande delkluster: Havsförvaltning, Maritima operationer och marin teknologi, Marin bioteknologi, Marin energi, Marina livsmedel samt Maritim turism och rekreation. Arbetet inom TNB understödjer de nationella (Nationell strategi för svensk besöksnäring samt den Nationella marina strategin) och regionala strategierna (VG-regionens maritima strategi samt Ett enat Bohuslän). I de nationella strategierna poängteras

125 potentialen inom maritim turism samt behovet av produktutveckling. Det behövs också en ökad samverkan mellan olika aktörer, exempelvis i fråga om tillgänglighet och service. Tillväxtverket genomför insatser för fler exportmogna turistdestinationer där Bohuslän ingår som en destination med koppling till maritim turism. Tillväxtverket leder också tillsammans med V.S. Visit Sweden AB en samverkansgrupp på myndighetsnivå för att effektivisera insatser som rör turism. I Fyrbodal och inom Business Sweden är detta högt prioriterade frågor. Under genomfördes intervjuer och rundabordssamtal, med ett stort antal aktörer inom den maritima sektorn både i TNB s (Tillväxt Norra Bohuslän) och i BRG/GRs (Göteborgsregionens) regi i syfte att ta fram underlag för en blå översiktsplan och en maritim näringslivsstrategi. Resultatet av arbetet, den Maritima näringslivsstrategin för Norra Bohuslän ligger till grund för vår ansökan. EU's strategi för Östersjöregionen Projektet är nära knutet till näringslivsenheterna i kustkommunerna och dess näringslivsutvecklare är givetvis mycket viktiga för kopplingen till det lokala och regionala näringslivet. Under projekttiden kommer mötesplatser för företag och möjligheter till studiebesök hos företag att vara viktiga delar. Kommunikationen ut till företag och organisationer är också central därav användande av ett CRM-system inom projektet för att underlätta kontakt. För att nå ut brett till det regionala näringslivet har dessutom flera föreningar/organisationer som engagerar företagare knutits till projektet såsom Skärgårdsrådet, Företagarna och Turistrådet Västsverige m fl. Dessa kommer att ta en aktiv roll i projektet, bl.a. genom att delta i referensgrupper till aktiviteterna, bidra med innehåll till samt sprida information om aktiviteter och resultat från projektet. Det föreslagna projektet är ett nationellt projekt med koppling till Östersjöstrategin genom att det adresserar ett av de tre huvudmålen Att rädda havsmiljön. Projektets syfte är att driva utvecklingen av ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar produktutveckling med fokus på besöksnäring med havet som resurs. Den primära målgruppen för projektets innovationsoch affärsutvecklande aktiviteter är små och medelstora företag, verksamma framförallt i Bohuslän inom sektorsområdena (1) maritim turism och (2)sjötransporter samt (3) vidareförädling av marina livsmedel. Projektet har mycket hög relevans inom EU:s politikområde Blå Tillväxt (Blue Growth). Här har tillväxtpotentialen inom projektets sektorsområden, marina livsmedel och kustturism identifierats och riktade åtgärder och satsningar sker i flera av EUprogrammen bl.a. Horisont En agenda för Hållbar Blå Tillväxt i Östersjöregionen har också tagits fram av Kommissionen Projektet Marin utveckling i Bohuslän har alla ingredienser för att möta kraven på innovation och klustersamverkan som länkar ihop forskning och företag för tillväxtfrämjande aktiviteter. Resultaten av projektet kommer att spridas i specifikt i Sveriges kustkommuner för att skapa dubbelriktad kommunikation och inspiration. De horisontella kriterierna jämställdhet, bättre miljö och lika möjligheter och icke diskriminering måste hanteras i detta arbete då det ligger i tillväxtverkets och EUs uppdrag. Generellt ligger Sverige långt framme när det gäller jämställdhet även om vi inte är framme vid målet när det gäller exempelvis löner och chefspositioner. I de maritima näringarna finns en viss övervikt åt män då havet ofta varit en traditionellt

126 manlig arbetsplats. Vi kommer i arbetet jobba jämställt men också bland annat visa upp kvinnor i dessa miljöer för att locka fler kvinnor till området. Även miljötänket är starkt nationellt men det finns fortsatt mycket att arbeta med inom området då hållbarheten inom turismerbjudandena fortfarande är dåligt uttryckt och inte heller genomarbetad. Här kommer de horisontella kriterierna skapa nya marknadsmöjligheter. När det gäller ickediskriminering och likabehandlingsarbete innebär arbete på sjön och kustnära arbete, ibland svårigheter för rörelsehindrad personal eller gäst. Även individer med begränsad förståelse för svenska kan ha svårt att få arbete eller tillgodogöra sig upplevelser. Vi ser både möjligheter och begränsningar inom detta område och kommer hantera det med hjälp av vår 4R-modell men utgångspunkten är hur kan detta verktyg skapa nya möjligheter. 5. Mål och resultat Mål Vision Bohuslän har en världsunik marin miljö med en mycket stark attraktivitet som lockar företag och besökande från hela världen. Här utvecklas ett hållbart näringsliv kring maritima innovationer med en nationell och internationell konkurrenskraft. Övergripande Projektmål Att stärka SME-företagens professionalitet, hållbarhet och innovationskraft genom att ge tydliga förutsättningar och nya verktyg. Att innovationsarenan ska bidra till nytänkande runt partnerskap och affärs- produktutveckling samt att en framtida form tas fram. Målgrupp(er) Att skapa mötesplatser där företag, forskare och offentliga organisationer kan mötas för att inspirera och inspireras till maritimt utvecklingsarbete som ger ny kunskap, stärker företagens konkurrenskraft samt ökar viljan att utvecklas och bidrar till hållbar tillväxt i Bohuslän. Primär målgrupp för projektets innovations-, kommunikations- och affärsutvecklande aktiviteter är små och medelstora företag (SMEs, befintliga och nya) verksamma framförallt i norra Bohuslän, med marin inriktning inom turism, sjötransporter och livsmedel. Kommunikation är centralt för projektets måluppfyllelse. Samarbetspartners och intressenter vi behöver kontinuerligt uppdatera är: Forskare vid GU och Lovéns Center Kommunerna i norra Bohuslän Maritima Klustret Turistrådet Västsverige Svenskt Marintekniskt Forum (SMTF) Intresseföreningar, såsom Skärgårdsrådet, Företagarna, Njord och de olika branschorganisationerna för näringarna är också viktiga att hålla uppdaterade men inte lika frekvent. Förväntat resultat vid projektavslut För en utförligare uppdelning av målgrupper se bifogad kommunikationsplan Aktivitet 1B En GIS-baserad digital kustguide finns i bruk. Små företag (>20 st) har fått möjlighet att utveckla sina

127 produkter/tjänster när infrastrukturen blivit bättre och har stärkt sina produkter med gemensamma digitala tjänster. Kustguiden ger företagen tydliga verktyg att visa upp sina produkter samt skapa en förberedelse för upplevelsen. Detta ger inte bara en bättre utan även en tryggare bild av vad man får uppleva som kund. (Indikator företag som fått stöd) Aktivitet 1C En gemensam evenemangsstrategi för TNB är framtagen, fler professionella, ekonomiskt hållbara event med nationell och internationell kvalitet kan genomföras av företagen. Nya produkter att sälja är framtagna. (Indikator företag som fått stöd) Aktivitet 1D Ett guidenätverk med auktoriserade guider för nationella och internationella besökare i Bohuslän är väl etablerat och känt bland besöksnäringsföretagen. 12 st turistföretag i norra Bohuslän, har under projektet utvecklats och nått internationell nivå för besök enl. Turistrådets kriterier för Världen-nivå (2016 har 120 turistföretag i Västsverige världen - status). Minst 6 st maritima turistföretag erbjuder numera sina tjänster på nya säsonger eller har verksamhet året runt. Science Tourism är ett etablerat begrepp och ger företag fler produkter att utveckla och sälja. Nätverken mellan företag, forskare och offentliga sektorn har stärkts och ingår som en naturlig del i företagens verksamhet. (Indikator företag som fått stöd) Aktivitet 2B Minst 40 st företag (restauranger, fiskhandlare, grossister, småskaliga livsmedelsproducenter eller eventarrangörer) har fått bättre kunskap och kännedom om nya råvaror från havet eller nya användningssätt av de som redan finns. Fler lokala företag och restauranger tillhandahåller hållbart lokalt producerade marina råvaror och förädlade produkter. Någon/några nya produkter av marin råvara finns på marknaden. (Indikator företag som fått stöd) Aktivitet 3B Det finns bättre möjligheter för företagande i hamnnära lägen. Ny samordning ger bättre upplevd kvalitet och nya produkter. Antalet bokningsbara ställ- och gästhamnsplatser har dubblerats efter projektet. Affärsmöjligheterna båt- och husbilsturisterna för med sig har uppmärksammats och ett ökat fokus på hållbar havsturism har inletts. (Indikator företag som fått stöd) Aktivitet 3C Skärgårdstrafikens behov av service är kartlagd och en plan för förbättring blir en uppgift efter projektet. Rekryteringsdagar för skärgårdsredarna är genomförda, och näringens arbetstillfällen och behov har tydliggjorts. Nya möjliga turer längs med kusten är framtagna och samverkar med de i den södra delen av Bohuslän genom Turistrådet. Tillgång och efterfrågan av tilläggsplatser för gästande fartyg är genomlyst. (Indikator företag som fått stöd) Aktivitet 4 Innovationsarenan kommer att fungera som en mötesplats där kreativa idéer kan utvecklas i samarbete mellan företag forskning och det offentliga. Arenan tar utgångspunkt från de specifika förutsättningar som gäller för turistföretag. Syftet är att inte bara fokusera på tjänsteinnovation utan även på upplevelseinnovation som mycket handlar om innovationer i nätverk, samskapande och affärsmodeller med utgångspunkt i interaktion. Innovationsarenan har startat ett antal pilotcase och därigenom hittat en form att befästas i. Nya företag (5 st) har startat med maritim anknytning i norra Bohuslän. Ett mentorprogram med maritima företag är genomförda. 30 företag har fått nya kontakter och utvecklat sitt företagande. Ett antal SME har dragit nytta av projektets aktiviteter för att växa. Företagen som deltagit i projektets aktiviteter har synliggjorts och därmed marknadsförts. Fler forskare och företag samarbetar. De regionala, nationella och internationella företags- och

128 Förväntade effekter på lång sikt forskarnätverken vidgas och stärks. Organisationerna som stödjer företag är väl förtrogna med de maritima näringarna och ser dessa som en självklar tillväxtsektor. (Indikator företag som fått stöd) Ett blomstrande maritimt näringsliv som är livskraftigt har uthållighet och hållbara verksamheter och ger arbete till många. Stärkta maritima näringar som bidrar till att bevara våra levande maritima kulturmiljöer dvs aktiva skärgårdssamhällen. En tydlig höjning av kvalitén inom besöksnäringen, genom förbättrade besöksupplevelser och fler kvalitativa marknadsanpassade produkter och verksamheter som drivs över flera säsonger. Internationella företag vänder sig med förtroende till Bohuslän och lägger sina event här. Företagen i Bohuslän är tillgängliga och kan erbjuda sina tjänster både nationellt och internationellt. Marina lokalt producerade råvaror är fortsatt en viktig ingrediens i våra små kustsamhällen. Innovationsarenan blir en etablerad och naturlig koppling mellan näringsliv, forskning och andra aktörer som vill främja de maritima näringarna och det Maritima klustret i Västra Götaland. En väl fungerande infrastruktur kring servicen för kustsjöfarten. En skärgård tillgänglig för alla. Sammanhängande maritima persontrafikförbindelser i Bohuslän, åtminstone på sommaren. Tillgängliga guider med många specialiteter är synliga och tillgängliga för kort- och långväga gäster samt intresserade lokala målgrupper. Guidernas verksamhet är ekonomiskt hållbar och lönsam. Den genomarbetade modellen har resulterat i en funktionell och kontinuerlig utveckling för det maritima näringslivet i Bohuslän. 6. Organisation och genomförande Projektorganisation Projektägare/sökande Tillväxt Norra Bohuslän (TNB) är ett interkommunalt samarbetsorgan för de fyra nordbohuslänska kustkommunerna, Strömstad, Tanum, Sotenäs och Lysekil. Som juridisk enhet för Tillväxt Norra Bohuslän kommer Lysekils kommun att stå för ansökan och göra upphandlingar och ansvara för anställningar i projektet. Beslut fattas i styrgruppen för Tillväxt Norra Bohuslän. Rekrytering av personal kommer att ske när projektet godkänts av Tillväxtverket. Samarbetspartners Göteborgs Universitet (GU) kommer att vara samarbetspartner och har viktiga roller inom flera fokusområden, bl. a. inom Maritim turism där Centrum för turism vid Handelshögskolan bidrar med personal och expertis. Svenskt marintekniskt forum kommer att vara samarbetspartner, delaktiga i ledningsgruppen samt drivande i aktivitet 3B Gästhamn. Styrgrupp Styrgrupp för projektet är samma som för Tillväxt Norra Bohuslän vilken består av kommunalråd och oppositionsråd i kommunerna med kommunchefer adjungerade samt processledaren för TNB Carl Dahlberg. Styrgruppen är beställare av arbetet. Ledningsgrupp Medlemmarna i ledningsgruppen består av Processledaren för TNB (anställd av projektet på 20 %), näringslivsutvecklarna i kommunerna. Lena Mossberg från GU samt Patric Grund SMTF kommer att vara adjungerade. Projektledaren föredrar ärenden. Kommunikatör, ekonom, forskare samt

129 aktivitetsledare adjungeras vid behov. Processledaren fungerar som ordförande för ledningsgruppen. Ledningsgruppen hanterar operativa frågor och är involverade i projektets aktiviteter. Projektledare (rekryteras och anställs) Driver projektet och sköter administrationen. Har hand om den interna kommunikationen och kallar till möten. Har en kontinuerlig uppföljning och sammanställer resultat samt ser till att dessa sprids. Ansvarar tillsammans med ekonomen för den ekonomiska redovisningen. Leder arbetet och ansvarar för aktivitet 4. Till dess att projektledaren är anställd fungerar processledaren som projektledare. Aktivitetsledare (extern tjänst alt kommunal utlåning) Aktivitetsledarna är antingen utlånad kommunal personal eller externt rekryterad. De är uppdelade på 5 block à 6 månader på halvtidsnivå. Dessa driver och genomför de olika aktiviteterna enligt projektledarens önskemål, följer upp mot uppsatta mål och de horisontella kriterierna. Forskare Innovationsarena (anställs av GU) Forskaren bär utvecklingen av en Innovationsarena för maritim turism genom projektet. Delaktiviteterna fungerar som piloter eller testmiljöer för innovationsarenan. Arenan ska koppla expertis inom akademien till aktiviteterna och företagen. Kommunikatör (extern tjänst) Kommunikatören levererar grafiskt material och marknadsföringsmaterial samt understödjer projektledaren i de övergripande kommunikativa frågorna utifrån Kommunikationsplanen. Ekonom (anställd Lysekils kommun) Sköter ekonomin och understödjer projektredovisning till ERUF. Vid behov köps vissa tjänster av Fyrbodals kommunalförbund. Kommunernas näringslivsutvecklare och turistutvecklare De kommer att vara delaktiga och arbeta i projektet med ett fokus på att koppla samman och sprida informations och möjligheter mellan aktörer. Referensgrupper Referensgrupper bestående av företag och organisationer kommer att sättas samman till de olika aktiviteterna och förslag finns under respektive aktivitet. Arbetssätt Södra Bohuslän Södra Bohuslän är en självklar avnämare och samarbetspartner för detta projekt. Vår förhoppning är att många av de insatser som påbörjas här kan vidareutvecklas i södra Bohuslän. Vi håller öppet för de kommuner som vill ansluta sig till en eller flera projektaktiviteter att delta där. Även på företagsnivå har vi inga yttre gränser utan jobbar gärna med företag i angränsande kommuner eller företag med nytta av att delta i detta arbete. Politiker och näringslivsutvecklare kommer att hållas ajour via samarbetsorganet Fiskekommunerna samt Leadersamarbetet Bohuskust och Gränsbygd. Generellt Projektledaren och styrgruppen har huvudansvaret för att projektet följer projektplanen och når sina delmål och huvudmål, vilka på olika sätt kommer att mätas och följas upp i varje aktivitet under projektets gång. Aktiviteterna kopplas till vår kommunikationsplan. För att styra projektet mot uppsatta mål kommer en projektstyrningsmodell att användas, vilken är ej bestämd. Genom en tydlig planering, kontinuerliga möten för uppföljning och avstämning av delaktiviteter med

130 ledningsgrupp och styrgrupp kommer vi att nå uppsatta mål. Vi kommer också att åstadkomma bestående resultat att använda efter avslutat projekt via en modell för maritim näringslivsutveckling i Bohuslän. Kommunerna i norra Bohuslän och partnerskapet TNB har en tioårig samverkanserfarenhet bakom sig vilket är viktigt för kontinuiteten. Aktiviteterna är av olika längd men strävan kommer att vara att fokusera merparten av en aktivitet till en koncentrerad tidsperiod för att på så sätt kunna rikta en större del av teamet mot denna aktivitet vid den specifika tidsperioden. I detta processtänk blir aktivitetsledarna viktiga. Den exakta tidsplanen för respektive delaktivitet bestäms av projektledningen vilket inkluderar anpassning för att ha kortare eller längre insatser med olika grad av insats allt för att så effektivt som möjligt nyttja resurserna. Modell för marin utveckling i Bohuslän En grundtanke i projektet är att hitta de bästa formerna för att arbeta med maritima näringar i Bohuslän. Arbetet med fokus på delaktiviteter och noga uppföljning av dessa kommer tillsammans med den övergripande aktiviteten 4 Innovationsarena skapa gott om aktuellt underlag för lärdom. Utvärderingen av projektet kommer med hjälp av extern konsult inte bara utvärdera projektet utan lägga fram en modell för framgångsrikt fortsatt arbete inklusive förslag på en sådan utformning och finansiering. Horisontella kriterier Projektets ledord kommer att vara Hållbara maritima innovationer i en unik miljö. Hållbar turism blir framöver självklart eller en förutsättning för att kunna erbjuda sina produkter på marknaden. Detta miljöperspektiv kommer genomsyra hela affärs- och produktutvecklingen. Ett tydligare genomlyst miljöarbete för turistföretagen kommer vävas in i Innovationsarenan. Projektet ska kopplas mot sitt systerprojekt som jobbar med lösningar för att uppnå en Cirkulär Blå Ekonomi, dvs. ekonomiska modeller i företag, samhälle eller organisation som lyfter fram affärsmöjligheter där cirkulära kretslopp används snarare än linjära processer som hittills har varit dominerande. Utifrån lärdomar och tillvägagångssätt i det projektet kommer vi försöka ta med oss perspektiven in till vårt arbete med Innovationsarenan. 4R-metoden har med framgång använts i Sotenäs kommun som grund för att analysera och kartlägga verksamheter. Vi kommer använda oss av kompetens inom Sotenäs kommun för att implementera detta arbetssätt i vårt projektteam. Metoden ger en översiktlig bild av hur verksamheten styrs och finansieras samt hur den bör förändras för att minska ojämställdheten. R1 syftar på Representation, här kartläggs hur kvinnor och män representeras. R2 syftar på hur Resurser fördelas mellan kvinnor och män. R3 syftar på Realia, det vill säga varför representation och resurser fördelar sig som de gör. R4 syftar på Realisera, att genom en handlingsplan formulera nya mål och åtgärder. Vi kommer att anpassa denna metod för att använda den i våra aktiviteter och mäta för att senare följa upp och se hur väl vi har nått de mål vi har satt. Se mer under aktivitet Lärande Projektet ska aktivt arbeta för att främja jämställdhet och integration vid anställning, samarbeten eller konsultuppdrag. 7. Aktiviteter

131 Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Extern kommunikation och resultatspridning Kommunikationsplan En kommunikationsplan kommer att upprättas utifrån den preliminära (se bilaga Kommunikationplan_MUB_preliminär). I början kommer fokus ligga på att informera om projektet och de möjligheter som erbjuds, vid uppsökande verksamhet med syfte att även vidareutveckla ett redan bra kontaktnät. Arbetssättet i projektet kommer att genomsyras av personliga relationer med företagare, ämnesexperter, aktivitetsledare, näringslivsutvecklare och projektledare. Det ska vara lätt att ta kontakt och diskutera alla affärsidéer under sekretess. När projektet avslutas kommer kommunikationen ha varit en viktig del för att få bestående resultat av en modell för marin utveckling i Bohuslän. Slutrapport kommer presenteras på TNB s, GU s och SMTF s hemsidor. Riktad resultatspridning kommer också ske via TRV och mässor så som Hav och Vattenforum. Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Avslutsarbete I avslutsarbetet kommer alla aktiviteter inklusive den övergripande aktiviteten 4 Innovationsarena med affärs- och produktutveckling vara avslutade. Här kommer vi samla ihop data ifrån de olika aktiviteterna, slutredovisa ekonomin samt samla in data till indikatorer som inte har kunnat mätas under arbetets gång. De rapporter som tagits fram kommer också sammanställas och tillgängliggöras på Tillväxt Norra Bohusläns hemsida samt via andra lämpliga kanaler. En viktig punkt under denna aktivitet är kommunikation av resultat och genomförande till alla medfinansiärer och samarbetspartners. I avslutsarbete och slutrapport kommer det redovisas hur vi har jobbat med de horisontella kriterierna. 4R-metoden kommer redovisas som del av detta avslutsarbete. Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Utvärdering och lärande )Slutrapport - modell för marin utveckling Denna rapport levereras som en leverabel ifrån aktivitet 4 Innovationsarena med affärs- och produktutveckling. Förhoppningsvis är steg då redan tagna för att en del av rapportens förslag ska kunna genomföras. Modellen kommer då vara praktiskt framprövad genom projektet. En central punkt för denna slutrapport är framtida finansiering och form. Som utgångspunkt både för Innovationsarenan, dvs sättet att arbeta i projektet samt Modellen för marin utveckling i Bohuslän finns förstudierna samt lärdomar ifrån vårt systerprojekt MArena. Systerprojektet kommer ge viktig input till arbetet utifrån sitt industriella perspektiv och sitt tänk runt en blå cirkulär ekonomi. Lärdom ifrån MArena kommer därför påverka arbetsättet för Innovationsarenan med affärsoch produktutveckling. Detta plus kunskap ifrån externt håll kommer användas i en slutrapport i två delar. A) Projektets gång och innehåll och B) Framtida marin utveckling i Bohuslän. 2)Följeutvärdering, digitala enkäter Varje delaktivitet kommer utvärdera sin verksamhet löpande med utvärderingsformulär till sina deltagare. Dessutom kommer alla medverkande företag få svara på en enkät under projektets gång som utvärderar formen och effekten av Innovationsarenan och detta arbete. Dessa enkäter och utvärderingar kommer inkludera våra horisontella kriterier för att påminna om vikten av dessa samt för att utvärdera projektets effekt på dessa. Kontinuerligt kommer alla deltagare därmed också bli medvetna om detta synsätt. Slutresultatets indikatorer kommer att mäta deltagande från olika kön, antal nya arbetstillfällen och antal deltagande i workshops och seminarieaktiviteter, också det utifrån olika kön. Om projektet lyckas med sin föresats har vi i slutet en modell för marin utveckling i Bohuslän prövad inom flera skarpa områden. Samt en tydlig plan för fortsatt arbete med de

132 marina näringarna inklusive form för finansiering. Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Aktivitet 1 Maritima Upplevelser Turismen är en viktig näring i Norra Bohuslän. Många företag är små och har sin verksamhet bara delar av året. Genom denna aktivitet vill vi stärka företagen och ge dem bättre förutsättningar att erbjuda sina kunder nya och mer kvalitativa upplevelser som är anpassade efter marknadens behov och efterfrågan. På detta sätt vill vi grunda för tillväxt och ge fler företag förutsättningar att driva verksamhet under fler säsonger eller året runt. Referensgrupp (uppdelas per delaktivitet): Skärgårdsrådet, Turistrådet, SveGuide, GU Lovéns center, Havets Hus,samt företagen Skärsgårdsidyllen, DykLeif, Kust Event Strömstad, Oberon Fisketurer, Outdoor West AB, Sea 4 Fun Lysekil, Hållöexpressen, Sotenäs, M2B, Företagarna, Storhotellsgruppen, Tanum Turist Delaktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning 1B Blå Bohusled Företag behöver bra verktyg och en digital kustguide är något som skulle gynna många, men som är svårt för små företag att ta fram. Genom en gemensam digital kustguide kan vi även öka hållbarheten för kusten och miljön och bidra till en hållbar besöksnäring. Genom guiden kan information ges t.ex. om fågelskydd och annat som är viktigt att känna till och man kan styra besök från områden som är hårt utsatta och styra mot områden som har en lägre belastning. Guiden ger företag chansen att visa upp vad den sålda produkten kan innehålla. Den skapar en möjlighet för merförsäljning och den bygger innehåll i destinationen Bohuslän. Besökaren till Bohuslän behöver aktiveras och kopplas till upplevelser i större grad då det mesta av besökarens spenderade pengar idag går till hotell och mat. Samtidigt är upplevelsen dragaren och anledningen till besöket. Innehållet i den digitala kustguiden skulle underlätta för att sätta ihop och forma paket samt understödja spontan utvidgning av besök. Målet är att få besökare att stanna längre och vid nya säsonger då behövs innehåll i destinationerna. Exempelvis skulle digitalt tillgängligt sid-ekolodsdata och dropvideo ifrån de mest populära dykplatserna ge dykföretagen försäljningsmöjligheter och möjlighet att planera dyk bättre och säkrare. Stöd för investering av turistisk infrastruktur i skärgårdsparker och vid kajakangöring i samhällena söks i andra projekt men samverkar väl med detta och skapar nya möjligheter för turistiska produkter. 1) Ta fram och paketera önskat innehåll till en digital kustguide a. Kuststigen (friluftsliv), Kustguiden b. Blå Skagerack (kultur) c. Biologisk information d. Skärgårdsparker (ifrån Blå ÖP) e. Service (befintlig) f. Utbud (kommersiellt, tidsatt efter säsong) g. Upphandla sidekolodsdata och UV-film för utvalda naturhamnar och dykplatser 2) Ta fram en digital kustguide. Analysera och bestäm form för guiden (inklusive erbjudanden). Koppla den digitala guiden till den fysiska verkligheten, QR-koder, skyltar, interaktivitet. Säkerställ en utformning som inkluderar kontinuerlig användarutveckling av guiden. 3) Utred möjlighet till besöksmätning i skärgårdsparker 4) Understöd driftsättning av en GIS-baserad kustguide inklusive plan för underhåll 1C Evenemangsstrategi Evenemang är viktiga för besöksnäringen, men det finns stor risk med att de ofta byggs upp av ideella krafter, och det finns en osäkerhet i drift och överlevnad från gång till gång. Vi vill i samverkan med företag och organisationer ta fram en evenemangsstrategi för att ge verktyg att arbeta med, så det blir tydligt hur man ska gå till väga och vad som krävs när det

133 gäller tillstånd, säkerhet osv. Detta kommer skapa ekonomiskt hållbara event i regionen. I detta arbete kommer vi att samverka med Turistrådet Västsverige och arbeta i linje med varumärkesstrategin för Bohuslän. Göteborgs universitets specialkompetens på evenemangsområdet blir en viktig del i detta arbete. Här kommer vi också jobba med miljöeffekter av evenemang och ha med det i strategin. 1) Samverka mellan de 4 kommunernas turist- och näringslivsenheter runt en evenemangsstrategi kopplad till varumärkesstrategin för Bohuslän. Inkludera turist- och eventföretagen samt Göteborgs Universitets specialexpertis inom evenemangsområdet i utformandet av strategin. 2) Arbeta tillsammans med ett antal event som case för att forma strategin. Detta inbegriper att nyttja deras kunskap och input samt komma med förslag på utvecklingsmöjligheter men inte gå in aktivt i eventets faktiska arbete. 1D Kunskapsturism Genom den forskning kring besöksupplevelser som Göteborgs universitet har gjort, kan vi konstatera att besökare/turister generellt ställer allt högre krav på sin vistelse och vill ha ut mer av den tid de investerar genom att besöka och delta i olika event. Turistrådet har identifierat att det i Bohuslän finns få företag som har en internationell höjd på sin verksamhet och att det finns för få guider som är auktoriserade, vilket ofta är ett krav från internationella eventföretag. Vi vill därför stärka företagen genom att bjuda in alla idag icke auktoriserade verksamma guider för att inspirera dessa till att genomgå en validering för att kunna få auktorisation som guide. Kartläggning och analys av utvecklingsbehov och möjligheter kommer göras i samverkan med bland andra SveGuide, samt andra relevant organisationer, företag och verksamheter. En helhetssyn behövs för att vi ska kunna förstå kunskapsbehov och krav på och behov av certifieringar och organisation för att därigenom kunna främja samverkan, innovation, upplevelseproduktion och företagsutveckling. Behovet av att stärka nätverket mellan guider är också stort. Många guideföretag är idag enmansföretag och har ofta svårt att få lönsamhet i sina guideverksamheter. Efterfrågan är ojämn och det kräver stor flexibilitet i verksamheten för att kunna vara tillgänglig vid behov. Kravet på auktorisation ökar. Prissättningen för guideuppdrag är ofta låg. Vi vill göra en studie kring hur man kan öka lönsamheten, se över om det finns möjlighet till att utveckla denna typ av verksamhet. Hur arbetar man i andra länder eller på andra ställen i Sverige, finns det sätt att skapa nya möjligheter för bättre lönsamhet t.ex. som ekonomisk förening eller ett gemensamt AB. Genom denna studie, tror vi att Bohuslän kan vara en pilot för övriga Sverige. Science Tourism är ett nytt begrepp inom turismen. Vi vill bidra till att fler företag får kopplingar till forskningen och den kunskap som finns där. Att tillsammans, forskare och företag se vad som skulle kunna paketeras och erbjudas till besökare/turister. Ny kunskap är efterfrågad enligt nyligen gjord forskning av Göteborgs universitet. Detta vill vi utveckla tillsammans med företagen genom att genomföra temadagar och workshops. Att höja kunskapsnivån och kunna erbjuda fler kvalitativa produkter innebär att företagen får en möjlighet till fler internationella besökare och möjlighet att vidareutveckla sitt företag. 1) Förstudie Guider med kvalitet. Kartläggning av befintliga guider i norra Bohuslän både auktoriserade, organiserade och enskilda samt identifiera behov av olika typer av guider. 2) Stärk nätverket för guider inkludera analys av nya företagsformer för ekonomiskt hållbar guide verksamhet baserad både på den enskilde och kraven som ställs ifrån TRV med avseende på kostnad och tillgänglighet. 3) Kompetenshöjande inspirationsmöten där guider med olika specialitet inspirerar varandra med kompetens och kunskap. Därmed säkerställs att besökare till Bohuslän lämnar med mer kunskap inom flera områden (kultur, natur, biologi, forskning, näringsliv, etc). Guidernas nätverk och synlighet stärks.

134 Inkludera en översyn över möjligheterna med nyanländas språkkunskaper för bredare internationell guidning. 4) Förstudie framtidens Science Tourism. Vad inom forskningen är paketerbart? Workshops. 5) Skapa mötesplatser för forskare, företag och det offentliga. Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Aktivitet 2 Marina Livsmedel Lokala Temadagar och workshops "Det ska lukta fisk i Bohuslän" Marina råvaror är en viktig del i både varumärket Bohuslän och för de marina näringar som verkar där. Vi behöver fortsätta utveckla dessa råvaror och ge möjlighet till odling, fiske/skörd. Efterfrågan på produkter är därför viktig och här kan vi hjälpa företagen att öka intresset för marina råvaror och förädling av dessa. I samverkan med SP-Livsmedelsacceleratorn och GU anordnas lokala temadagar och workshops på nedanstående teman: 1) Beredning och rökning av marina råvaror 2) Alger som livsmedel 3) Innovativa ätbara marina produkter 4) Tekniker för algodling 5) Fisk i Bohuslänsk mattradition 6) Innovativa turistprodukter centrerade runt mat. Koppling till forskargruppen GU Handels Dessutom kommer vi: 7) Samarrangera maritima klustret och livsmedelsacceleratorns planerade aktiviteter i norra Bohuslän Referensgrupp: SP, Kvalitetskräftan Tanum, Rökeriet i Strömstad, Fiskauktion i Smögen, Bengts fisk Lysekil samt Chalmers-Livsmedelsvetenskap Ingrid Undeland Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Aktivitet 3 Hamnar och Skärgårdstransporter (Q417- Q319) Hamnarna är en viktig hubb i våra kustsamhällen. Här finns mycket att göra för att stärka det lokala näringslivet och främja utveckling av företagen i och runt hamnen. Referensgrupp: Turistrådet, Skärgårdsrådet, Koster Marin Strömstad, Kust Event Strömstad, Dejlig Cruise Lysekil, Hållöexpressen Sotenäs, Resö Båtcharter, Hamn o Sjö Tanum. Sandinge Transport Lysekil-Strömstad, RGS, Dockspot Sotenäs, Gästhamnsbolaget Tanum, SCR Svensk Camping Delaktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning 3B Förstudie Gästhamn SMTF och Riksföreningen Gästhamnar Sverige (RGS) (AllAshore ) strävar tillsammans med kommunerna i Norra Bohuslän, efter att hitta bra former för att stärka företagandet runt mötesplatsen i hamnen. Hamnarna och även gästhamnarna drivs på olika sätt längs med Bohuskusten och vi kommer i projektet att undersöka hur olika verksamheter i hamnarna stärker och utvecklar varandra. Ställplatsmöjligheter för husbilar i nya säsonger är en av de starka tillväxtfaktorerna. Här har vi en utmaning i att hantera utvecklingen hållbart och effektivt så att företagandet gynnas. Kommunerna i Norra Bohuslän har ett stort ansvar att bereda vägen för entreprenörer som vill utveckla värdskapet. Ytterligare en tillväxtfaktor har identifierats i det bokningsbara mobila boendet. Ett bokningsverktyg kan i framtiden göra hamnen mer tillgänglig för alla som vill besöka och dessutom utgöra porten till destinationen oavsett resesätt, husbil eller båt. Ett potentiellt verktyg kan visa besökaren det fulla värdet av destinationen och även finna det fulla värdet av besökaren. Med utökad kundkännedom möjliggörs en tydlig destinationsutveckling i framtiden. Idag saknas trovärdig besöksstatistik för det mobila boendet i våra kustsamhällen. Ett bokningssystem med ett anpassat kundrelationsverktyg kan göra aktivitets- och värdskapsinsatser från företag mätbara. Det ska bli enklare att förutse och planera för turistströmmarna.

135 Att hamnarna, stora som små är viktiga för våra västsvenska kustsamhällen råder det inget tvivel om, vi vill utvärdera dessa i ett större turistiskt perspektiv. 1) Utvärdera gästhamnar med kvalitetsfokus (se lokala exempel och effekter). Inkludera ställplatsmöjligheter och samutnyttjande. 2) Utvärdera och testa möjligheterna för införande av det bokningsbara mobila boendet fullt ut i Norra Bohuslän. Vilka befintliga IT system kan användas och kopplas till lokala turistiska erbjudanden. 3) Utvärdera Gästhamnen i ett större turistiskt perspektiv. Vilka mätbara effekter har den på andra lokala aktiviteter? Hur kan dessa formas och hur kan vi lära oss vad besökarna efterfrågar? Inkluderar studieresa till ev. Brixham för att studera alternativa mervärden i en gästhamn. 3C Skärgårdstransporter I Bohuslän finns många små skärgårdsrederier och de har inte alltid lätt att hitta service för sina båtar inom rimligt avstånd. Vi vill göra en inventering av behov och också se var den sorts service skulle kunna vara bästa att utveckla. Flera företag inom sjötransporter har tydliggjort i våra undersökningar att det är svårt att få tag på personal med rätt kompetens och behörighet. Lokala temadagar kring rekrytering kommer att vara ett sätt att hjälpa företagen att utvecklas. Flera av våra kustrederier vill öka sina transporter och här vill vi i samverkan med dessa, genomföra workshops för att se hur ökade lokala skärgårdstransporter kan åstadkommas. I södra Bohuslän pågår ett arbete att knyta ihop befintliga tidtabeller för personbefordran längs kusten så att med båt kan ta sig från Göteborg till Orust. Här vill vi arbeta tillsammans med Turistrådet för att möjliggöra resan från Göteborg till Strömstad och kanske även vidare till Norge. 1) Inventera behov av varv och rederier för skärgårdstransport. 2) Lokala temadagar runt rekrytering och ökade lokala skärgårdstransporter. 3) Bohuskusten med båt, kosetur. Visa upp möjligheter. 4) Tilläggningsplatser - behov och efterfrågan inklusive tvärkommunal workshop Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Aktivitet 4 Innovationsarena med affärs- och produktutveckling I en av förestudierna i klusterarbetet rekommenderades en innovationsarena inom maritim turism. Innovationsarenan startas upp i samarbete med testbäddarna i systerprojektet MArena. Syftet är inte att starta en ny organisation utan koppla ihop med befintliga organisationer och få dessa att arbeta mer strukturerat för de marina näringarna som har en del andra utmaningar än företag på land. Som en röd tråd genom hela projektet kommer affärsutveckling att gå, vi kommer att ha en uppsökande verksamhet men framförallt gäller det att vara lyhörda vid våra olika aktiviteter och event för att fånga upp de företag som har idéer som kan utvecklas. Möjligheterna med en innovationsarena inom maritim turism som beskrivs i förstudien innovationsarena maritim turism kommer i detta projekt testas praktiskt på pilotnivå. I de flesta aktiviteterna kommer innovationsarenan kopplas till befintliga forskningsprojekt och kompetenser som finns inom universiteten. Formen för en framtida arena kommer på så sätt prövas genom detta arbete. Produkt- och affärsutveckling inom detta område kommer fokuseras på hållbar turism och ett innovativt angreppssätt. Kunden är i centrum och efterfrågan på hållbara produkter ökar kontinuerligt. I detta arbete ska vi också ha med jämställdhet, miljö och lika möjligheter. Vi tror att en analys och ett arbete med den metod som finns beskriven kan ge nya

136 innovativa inspel och även hjälpa till att hitta nya målgrupper och möjliga anställda. Denna övergripande aktivitet kommer involvera Aktivitetsledare, Forskare (Innovationsarena) och Projektledaren. Näringslivsutvecklare, Turistutvecklare och Processledaren kommer bidra med inspel och nätverk. Det gemensamma angreppssättet kommer appliceras övergripande på de övriga aktiviteterna för att koppla samman aktörer och företag samt ge dessa innovationskraft och rätt kontakter. Verksamheten inom denna aktivitet är en förutsättning för att samla rätt aktörer till de övriga aktiviteterna. Referensgrupp: GU, Turistrådet, ALMI, NFC, SP, Tanums Sparbank, 1) Uppsökande verksamhet. 2) Affärsrådgivning, coachning, behovsanalys samt kontaktförmedling. 3) Samverkan med befintliga aktörer. Bjuda in aktörerna inom företagsstöd till de marina branscherna i norra Bohuslän. 4) Verka för att ett mentorprogram (ALMI och NFC organiserar dessa kontinuerligt) inriktas mot maritima företag. 5) Innovationsarena för affärs- och produktutveckling 6) Inspirations och studieresa för projektteamet till andra innovationsmiljöer i våra grannländer 7) 4R-metodutveckling för implementering i Innovationsarenan och projektteamet Aktivitet Startdatum Slutdatum Kostnad Beskrivning Projektorganisation I denna aktivitet ligger administration, projektstyrning samt ekonomisk hantering och redovisning av projektet. Kostnaderna är kopplade till ekonom, processledare, ledningsgrupp samt resor och möten av bred projektövergripande karaktär. 7.2 Innebär någon/några av aktiviteterna i projektet att projektet bekostar insatser som är riktade till enskilda företag? Nej Om ja, vilken/vilka aktiviteter? Om ja, ange budgeterad kostnad 7.3 Finns aktiviteter av socialfondskaraktär? Nej Om ja, vilken/vilka aktiviteter? Om ja, ange budgeterad kostnad 7.4 Genomförs aktiviteter i projektet utanför det programområde som denna ansökan gäller, men ska finansieras genom denna ansökan? Nej Om ja, vilken/vilka aktiviteter? Om ja, ange budgeterad kostnad

137 8. Indikatorer 8.1 Ange investeringsprioritering Stödja kapacitet för SMF att växa på regionala, nationella och internationella marknader och att ägna sig åt innovationsprocesser 8.2 Kvantifiera projektets bidrag i följande Kommentarer till aktivitetsindikatorer indikatorerna Antal företag som får stöd 88 företag Baserat på förväntade resultat 5.3 Antal företag som får annat ekonomiskt stöd än bidrag Antal företag som får annat stöd än ekonomiskt stöd Privat investering som matchar offentligt stöd till företag (annat än bidrag) Sysselsättningsökning i företag som får stöd Antal samarbetande organisationer från olika samhällssektorer 8.3 Ange programspecifikt mål Fler innovativa tillväxtföretag 0 företag Ej aktuell 83 företag Baserat på förväntade resultat SEK Ej aktuell 12 heltidstjänster Indikator som är svår att estimera. Vi kommer mäta de företag vi arbetar med via både enkät och jämförelse av prestationsparameterar via företagsdatabaser innan och efter vårt projekt. 25% av de som fått stöd anställer en till halvtid. 16 samarbetande organisationer Fokus i detta projekt är samverkan. 9. Budget Kostnadsslag Totaler Personal Projektledare kr/mån 100% - Aktivitetsledare kr/mån 50% - Aktivitetsledare kr/mån 50% - Aktivitetsledare kr/mån 50%

138 - Ekonom kr/mån 50% - Processledare kr/mån TNB 20% - Forskare 1 Evenemang kr/mån GU 15% - Forskare 2 Innovationsarena kr/mån GU 50% - Forskare 3 Kunskapsturism kr/mån GU 15% - Näringslivsutvec klare kr/mån Strömstad 10% - Näringslivsutvec klare kr/mån Lysekil 10% - Näringslivsutvec klare kr/mån Sotenäs 10% - Näringslivsutvec klare kr/mån Tanum 20% - Turismutvecklar e kr/mån Strömstad 10% - Turismutvecklar e kr/mån Lysekil 10% - Turismutvecklar e kr/mån Sotenäs 10% Extern sakkunskap och externa tjänster - Konsulttjänst - Sidekolodsdata och UV film för utvalda naturhamnar och dykplatser - Konsulttjänst - IT- app utveckling - Ta fram digital kustguide - Konsulttjänstföreläsare - Lokala Temadagar och workshops

139 - Konsulttjänst - Slutrapport - organisation - Konsulttjänst - Följeutvärdering, digitala enkäter, organisation - Kommunikations tjänst - Aktivitetsledare 4 motsv 6 mån 50 % - Aktivtetsledare 5 motsv 6 mån 50 % Resor och logi Resor i aktiviteterna - Studieresor för projektpersonal, akt 4 Innovationsarena samt 3B Gästhamn - Deltagande i Maritima kluster konferenser Investeringar materiel och externa lokaler - Skyltning kopplad till kustguide - April Material - marknad - kommunikation - löpande - Möteskostnader Investeringar i portföljbolag Schablonkostnad er - Lönebikostnader schablon 42,68% - Indirekta kostnader schablon kommuner 15 % - Indirekta kostnader schablon GU 20 % Enhetskostnad Avgår projektintäkter (negativ kostnad) Summa, faktiska kostnader

140 Offentligt bidrag i annat än pengar Privat bidrag i annat än pengar Summa, bidrag i annat än pengar Summa, kostnader Finansiär Beskrivning Totaler Offentlig kontantfinansi ering Strömstad Kommun - Västra Götalandsregi onen - Lysekil kommun - Tanums kommun - Sotenäs kommun - Göteborgs Universitet Privat kontantfinansi ering Summa, kontant medfinansieri ng Offentligt bidrag i annat än pengar Privat bidrag i annat än pengar Summa, bidrag i annat än pengar Summa, medfinansieri ng Tillväxt Norra Bohuslän medle + NLU och TUtv Regional tillväxtmedel NLU + TUtv NLU + TUtv NLU + TUtv Forskare 15% Europeiska regionala utvecklingsfo nden Stödandel (EU-medel) av faktiska kostnader Stödandel (EU-medel) av stödgrundan de finansiering ,78 % 45,92 % 37,93 % 50,89 % 39,95 % 12,78 % 45,92 % 37,93 % 50,89 % 39,95 %

141 Stödandel (EU-medel) av total finansiering Andel annan offentlig finansiering (annan än EU-medel) Andel privat finansiering Total finansiering 12,78 % 45,92 % 37,93 % 50,89 % 39,95 % 87,22 % 54,08 % 62,07 % 49,11 % 60,05 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Förväntas projektet generera nettoinkomster efter projektavslut? Nej Om osäker, kommentera 9.5 Söker ni förskott på eventuellt beviljat stöd? Ja Om ja, belopp Om ja, motivering För att täcka initiala kostnader i projektet vore det bra med ett förskott. Lysekils kommun är ekonomiskt stabil men vi vill inte att detta samarbetsprojekt ska vara en belasting initialt. Kommentar till budget 10. Bilagor Namn Kommunikationsplan MUB_preliminär.docx Upphandlingsplan Lysekils kommun.xlsx Beskrivning/Kommentar Signatur Saknas

142 version Medfinansieringsintyg För medfinansiering av projekt delfinansierat av Europeiska regionala utvecklingsfonden Härmed intygas att undertecknad medfinansiär åtar sig att finansiera projektet: Ange om medfinansieringen är: Kryssa i ett av alternativen Maritim utveckling i Bohuslän Offentlig Privat Medfinansiering kommer ske med totalt högst: SEK och beräknas ske enligt följande fördelning: Kontant medfinansiering med högst: År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Totalt Kontanta medel Summa kontant medfinansiering Bidrag i annat än pengar med högst: Varor 0 Tjänster (t ex arbetstid) Mark och fastigheter 0 Bygg- och anläggningsarbeten 0 Summa bidrag i annat än pengar Summa total medfinansiering Belopp i tabellen anges i SEK. Observera att medfinansiering från stödmottagaren och eventuell samverkanspart i projektet aldrig räknas som bidrag i annat än pengar, medfinansieringen ska i de fallen redovisas som kontant medfinansiering även om finansieringen avser varor, tjänster (inkl arbetstid/lön), mark och fastigheter eller bygg- och anläggningsarbeten Om projektets faktiska kostnader vid avslut blir lägre än budgeterat, ange hur er kontanta medfinansiering får användas: Kryssa i ett av alternativen Stödmottagaren får använda eventuellt för hög utbetald medfinansiering till likartad verksamhet men skild från projektet. Stödmottagaren måste betala tillbaka eventuellt för högt utbetald medfinansiering. Ange från vilket anslag den offentliga kontanta medfinansieringen kommer från: Frågan gäller endast offentlig kontant medfinansiering, se även mer information på sidan 2 i intyget. Kryssa i ett av alternativen, belopp anges om den totala medfinansieringen kommer från olika anslag. Regionala tillväxtåtgärder (1:1) Övriga nationella anslag Övriga medel För alla former av medfinansiering, förutom kontanta medel, ska ett beräkningsunderlag bifogas medfinansieringsintyget. Medfinansieringen ska verifieras med underlag i samband med ansökan om utbetalning. Medfinansierande organisation: Namn Organisationsnummer Sotenäs Kommun Postadress Parkgatan 46 Postnummer Ort Kungshamn Underskrift av person som är behörig att företräda organisationen

143 Datum Namnteckning Namnförtydligande Mats Abrahamsson Information angående uppföljning av anslag (gäller enbart nationell kontant medfinansiering) Tillväxtverket behöver få in uppgiften avseende vilket typ av anslag medfinansieringen kommer från för att Tillväxtverkets uppföljning ska bli korrekt. Nedanstående tabell beskriver de anslag som är valbara i medfinansieringsintyget och vilka typer av anslag som ryms inom respektive. Reg. tillväxt Övr. nat. anslag Övriga medel

144 Version SAMVERKANSAVTAL 1 Definition 1. Stödmottagare får beslutet om stöd, äger projektet och ansvarar för att genomföra det. Stödmottagaren ser också till att projektet följer lagar, regler och alla villkor i beslutet om stöd. 2. Samverkanspart är den som stödmottagare samarbetar med. 3. Part är de som ingår i detta avtal. 2 Parterna träffar överenskommelse om samverkansavtal avseende projektet Maritim utveckling i Bohuslän mellan stödmottagaren Lysekils kommun (Tillväxt Norra Bohuslän) ( ) och samverkansparterna Tanums kommun ( ), Strömstad Kommun ( ), Sotenäs Kommun ( ) och Göteborgs universitet ( ) samt Svenskt Marintekniskt Forum ( ) med giltighet från och med enligt Tillväxtverkets beslut om stöd till och med det datum då projektet avslutas enligt Tillväxtverkets beslut om stöd och eventuella ändringsbeslut. Utbetalning av medel till samverkansparterna kommer att göras av stödmottagaren efter det att Tillväxtverket beslutat om utbetalning av medel till stödmottagaren. 3 Stödmottagaren ska snarast informera Tillväxtverket skriftligen om ändringar. För att ändring ska kunna utföras på detta samverkansavtal, ska i förväg ett godkännande hämtas från Tillväxtverket. Detta avtal kan skriftligen sägas upp 6 månader i förväg. 4 Stödmottagarens ansvar 1. Stödmottagaren har det övergripande ansvaret och det yttersta ansvaret gentemot Tillväxtverket för projektets genomförande. 2. Stödmottagaren ansvarar för att medel använts på ett korrekt sätt och i enlighet med projektplan och givna direktiv från Tillväxtverket. 1 (9)

145 3. Stödmottagaren ansvarar för att vidarebefordra information om bestämmelser kring ERUF-stödet och även annan information som erhålls från Tillväxtverket till samverkansparterna. 5 Samverkansparternas ansvar 1. Samverkansparterna åtar sig att följa nationella och EU-rättsliga bestämmelserna om Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) särskilt - Förordning (EU) nr 1303/2013 om allmänna bestämmelser om ERUF och ESF - Förordning (EU) nr 1301/2013 om ERUF - Förordning (EU) nr 821/ Förordning (SFS 2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder - Tillväxtverkets föreskrift, ERUF - Tillväxtverkets handbok - EU:s direktiv i upphandlingsfrågor 2. Samverkansparterna ska följa Tillväxtverkets beslut om stöd. 3. Samverkansparterna ska följa bestämmelser om informationskrav och offentliggörande av EU-projekt (EU logotyp etc.). 4. Samverkansparterna ska spara handlingar i original i enlighet med beslut om stöd. 5. Samverkansparterna godkänner att företrädare för Tillväxtverket, nationella revisions- eller kontrollorgan och EU:s institutioner får rätt att utföra granskning och kontroll på plats hos parterna. 6. Samverkansparterna godkänner beslutad eller författningsreglerad uppföljning och utvärdering av projektet, såsom löpande utvärdering. 7. Samverkansparterna kan endast rekvirera faktiska kostnader och därmed inte ta med eventuella vinstpåslag. Fakturering får inte förekomma från samverkanspart till stödmottagare eller mellan respektive samverkanspart. 8. Samverkanspart åtar sig inför läges- och slutrapportering till Tillväxtverket, till stödmottagaren, leverera verksamhetsredovisning i enlighet med i beslutet om stöd fastställd projektbeskrivning, budget och aktivitetsplan. Se rutin för detta i 7. 2 (9)

146 6 Upphandling 1. Upphandling av externa tjänster kommer att göras av stödmottagande organisation (Lysekils kommun). Projektledaren ska ansvara för direktupphandlingar. För upphandlingar över denna gräns görs detta genom upphandlingsfunktionen i Lysekils kommun. Projektledaren skall följa Lysekils kommuns policy och riktlinjer för upphandlingar vilket också betyder genomgången beställarutbildning enligt Lysekils kommuns interna regler. Gällande inköp över gränsen för direktupphandling motsvarande vad som gäller för Lysekils kommuns egen interna kommunala verksamhet kommer upphandlingsfunktionen att ge upphandlingsstöd till projektet motsvarande vad som gäller för annan kommunal verksamhet. 2. Parterna ska vid inköp av varor och tjänster i projektet följa bestämmelser om offentlig upphandling, eller då upphandling inte krävs, det särskilda inköpsförfarandet baserat på principerna i Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Om Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) eller Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) ska tillämpas i projektet gäller det för alla parter i projektet oavsett om part måste följa dessa lagar i sin ordinarie verksamhet. Samverkanspart som är skyldig att följa LOU eller LUF i sin ordinarie verksamhet ska alltid följa dessa lagar även i projektet. 3. Vid ändring av upphandlingspart ska Tillväxtverket snarast skriftligen informeras. 7 Ansvarsfördelning 1. Varje part ansvarar för sin del av utlovad kontant- och naturainsatser. Solidariskt ansvar föreligger således inte. 2. För kostnader som inte bedöms vara stödberättigade skall varje part till 100% själv finansiera de kostnader som förvaltande myndighet inte godkänner. 3. Vid Parts konkurs svarar återstående Parter gemensamt gentemot Tillväxtverket för den konkursade Partens utlovade naturainsatser. 4. Vid eventuell oriktighet skall den part som lämnat oriktig uppgift ansvara för utredning och betala samtliga kostnader förknippade med detta. 5. Återkrav som är hänförliga till projektets gemensamma kostnader ställs på stödmottagaren. 3 (9)

147 8 Rutiner 1. Hos stödmottagaren utses en ekonom som bär det huvudsakliga ansvaret för rapportering och rekvirering gentemot Tillväxtverket och vidare fördelning av mottaget stöd till parterna. 2. Varje part utser i sin tur en ekonomisk ansvarig person som upprättar lämpliga rutiner för sammanställning av underlag för ansökan om utbetalning. Sammanställningarna skickas till stödmottagarens ekonom som sköter kontakterna med Tillväxtverket. 3. Fördelning av stöd görs enligt den mellan parterna överenskomna ekonomiska planen. 4. Dokumenthanteringen skall vara enhetlig hos samtliga parter i projektet och ske enligt Tillväxtverkets direktiv och instruktioner från stödmottagarens ekonom. 9 Upplysning Tillväxtverket avgör om aktivitet eller kostnad är stödberättigande. Undertecknas av behörig företrädare för stödmottagare respektive samverkanspart/er Jan-Olof Johansson Lysekils kommun, ( ) Lysekil, (9)

148 SAMVERKANSAVTAL Peter Birgersson Dafteryd Strömstad kommun ( ) Strömstad, (9)

149 SAMVERKANSAVTAL Liselotte Broberg Tanums kommun ( ) Tanum, (9)

150 SAMVERKANSAVTAL Mats Abrahamsson Sotenäs kommun ( ) Kungshamn, (9)

151 SAMVERKANSAVTAL Patrik Ström Göteborgs Universitet ( ) Göteborg, (9)

152 SAMVERKANSAVTAL Karina Linnér Svenskt Marintekniskt Forum ( ) Uddevalla, (9)

153 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 23 KA 2015/288 Information om EU-projekt "Ren Kustlinje" Sammanfattning Ren kustlinje: Arbetar för en ren kust Avfall längs kusten är en gemensam utmaning för länderna kring Kattegatt och Skagerrak. Avfall som exempelvis plast skadar kustmiljöerna och ska därför transporteras bort. Partnerna i projektet "Ren kustlinje" kommer att föra samman aktörer i regionen för att arbeta tillsammans för att utveckla nya lösningar på de utmaningar som avfall längs kusterna skapar. Projektet kommer bland annat att utveckla gemensamma forskningsmetoder, hitta nya metoder för att minska marint skräp och för att implementera dessa i de offentliga förvaltningarna. Lead partner: Sotenäs kommun Totalt ansökt belopp: euro Regioner där projektet pågår: Västra Götalandsregionen, Stockholms län, Region Halland, Region Nordjylland, Østfold fylkeskommune, Akershus fylkeskommune, Buskerud fylkeskommune, Vestfold fylkeskommune & Region Syddanmark Projekttid: jan dec Beskrivning av ärendet Projektet syftar till att utveckla kopplingar och synergieffekter mellan de offentliga och frivilliga aktörerna samt företag och forskningsaktörer. Samverkan förväntas leda till att tekniska, sociala och organisatoriska innovationer och modeller utvecklas för att underlätta arbetet med att omhänderta och minimera det marina avfallet i framtiden. Projektet syftar även till att implementera och sprida utarbetade metoder och kunskap till samtliga parter i projektet samt till intresserade aktörer med samma eller liknande problemställning. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 5(30)

154 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Forts. KSAU 23 Koppling till vision, programförklaring och mål Vision Det goda kustnära livet som förenar tradition, förnyelse, hållbar utveckling och framtidstro. Inriktningsmål Hållbar utveckling demokratiskt, socialt, ekonomiskt och miljömässigt Goda betingelser för företagande En attraktiv besökskommun Ett livslångt lärande Beslutsunderlag Anläggningschefens tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott ger kommunchefen i uppdrag att bjuda in företrädare för projektet Ren kustlinje, till nästkommande kommunstyrelsesammanträde för att delge kommunstyrelsen information om projektet. Skickas till Kommunstyrelsen Kommunchefen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 6(30)

155 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 31 KA 2015/900 Ledningsplan vid extraordinär händelse för Sotenäs kommun Sammanfattning Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska Kommuner och Landsting vidare, med beaktande av risk- och sårbarhetsanalysen, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de skall hantera extraordinära händelser. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela närmare föreskrifter och risk- och sårbarhetsanalyser samt planer för hanteringen av extraordinära händelser. Följande bilagor ingår i till ledningsplanen; 1) Reglementet för krisledningsnämnden i Sotenäs kommun, 2) Kriskommunikationsplan för Sotenäs kommun, 3) larmplan för krisledning i Sotenäs kommun, samt 4) överskikt organisationen vid extraordinär händelse i Sotenäs kommun. Beslutsunderlag Säkerhetssamordarens tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll Yrkande Lars-Erik Knutsson (S) yrkar på bifall till förslaget med revidering av texten. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Lars-Erik Knutssons (S) förslag finner att kommunstyrelsens arbetsutskott antar detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunfullmäktige antar Ledningsplan vid extra ordinära händelser för mandatperioden Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 14(30)

156

157 1 Datum: Ledningsplan vid extraordinär händelse Fastställd av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun xxx-xx-xx Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

158 2 Datum: Innehållsförteckning Ledningsplan vid... 1 extraordinär händelse... 1 Fastställd av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun... 1 xxx-xx-xx... 1 Innehållsförteckning... 2 Beslutsförutsättningar... 4 Lagrum... 4 Områdesansvaret... 4 Extraordinära händelser definition... 4 Risk- och sårbarhetsanalyser... 4 Övergripande mål... 4 Befogenhet och delegering... 5 Befogenhet och delegering... 5 Krisledningsnämnden uppgifter och befogenheter... 5 Inkallande av krisledningsnämnden... 5 Överklagande... 5 Sekretess... 5 Bistånd mellan kommuner... 5 Återgång till normala förhållanden... 5 Tillsyn och ansvar... 5 Räddningstjänstlagstiftning... 6 Ledningsfunktionen... 6 Organisation... 6 Krisledningsnämnd... 6 Stabssgrupp... 6 Åtgärder vid avlösning... 7 Lokaler... 7 Arbetsrutiner... 7 Samband... 8 Övriga stabsresurser... 8 Utbildningar... 9 Bilagor till ledningsplanen... 9 Bilaga Reglemente för krisledningsnämnden i Sotenäs kommun Bilaga Kriskommunikationsplan Fastställd av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun Bakgrund Fastställande av kriskommunikationsplanen Syfte med kriskommunikationsplanen Informationsansvar Övning och utbildning Organisation Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

159 3 Datum: Inkallelse av personal Roller i Stabservice Info/analysgruppen Upplysningscentralen Webb- och mediabevakningsgruppen Stabsservices uppgifter Riktlinjer Målgrupper Information Intern information Extern information Facebook Andra kanaler VMA Viktigt meddelande till allmänheten Dokumentation av information om händelsen Lägesrapportering Lokaler och utrustning Säkerställa kommunikation Lokal för upplysningscentralen Lokal för pressinformation Utrustning Reservkraft Bilaga Larmplan för att starta krisledning Bilaga Översikt organisationen vid extraordinär händelse Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

160 4 Datum: Beslutsförutsättningar Lagrum Denna ledningsplan är upprättad i enlighet med Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Områdesansvaret Genom denna lag åtar sig kommunen ett områdesansvar vid extraordinära händelser i kommunen. Områdesansvaret innebär inriktning, prioritering och samordning av tvärsektoriella åtgärder som behöver vidtas i en krissituation. Extraordinära händelser definition En extraordinär händelse är en sådan händelse som avviker från det normala och innebär allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner eller överhängande risk för sådana störningar och kräver skyndsamma insatser från kommunen. Exempel på situationer och händelser där krisledningsnämnden skall verka kan vara: Svåra störningar i den tekniska infrastrukturen, såsom el- och vattenförsörjning, telekommunikationer Terrorism Allvarlig smitta Olycka med farligt gods som kräver utrymning Stor brand med många döda eller skadade Snöoväder Färjeolycka Risk- och sårbarhetsanalyser Risk- och sårbarhetsanalyser skall kontinuerligt uppdateras för varje verksamhet av respektive nämnd och för kommunen i sin helhet av kommunstyrelsen. Den kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalysen skall antas i kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod. En årlig rapportering av händelser i enlighet med risk- och sårbarhetsanalysen skall utföras till Länsstyrelsen. Övergripande mål Målet med ledningsplanen är att kommunledningen skall ha en god beredskap för att kunna hantera en extraordinär händelse i fredstid. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

161 5 Datum: Befogenhet och delegering Krisledningsnämndens uppdrag och befogenhet framgår av reglementet. Krisledningsnämnden äger rätt att delegera beslutanderätten enligt kommunallagens bestämmelser om delegation. Befogenhet och delegering Krisledningsnämndens reglemente framgår av bilaga 1. Krisledningsnämnden uppgifter och befogenheter Krisledningsnämndens uppgifter och befogenheter framgår av reglementet. Nämnden har själv befogenhet att delegera beslut i nödvändig omfattning. Ordföranden kan fatta beslut i nämndens frånvaro. I ordförandens frånvaro finns regler om ersättare för denne. Inkallande av krisledningsnämnden Krisledningsnämnden kallas in efter ordförandens beslut eller beslut från den som ersätter honom. Överklagande Krisledningsnämndens beslut kan överklagas enligt kommunallagen. Sekretess Bestämmelser om sekretess i samband med krisledningsnämndens arbete återfinns i sekretesslagen. Beslut om att sekretessbelägga en uppgift fattas av nämnden eller dess delegat. Bistånd mellan kommuner Genom lag om extraordinära händelser i kommuner och landsting ges kommunerna möjlighet att lämna bistånd till annan kommun, eller att begära sådant bistånd från annan kommun. Beslut om sådant bistånd fattas av krisledningsnämnden eller dess delegat. Länsstyrelsen bistår vid behov i kontakterna mellan kommunerna eller andra samhällsorgan som kan vara aktuella. Återgång till normala förhållanden Återgång till normala förhållanden sker efter beslut i krisledningsnämnden eller kommunfullmäktige. Tillsyn och ansvar Tillsyn över kommunens arbete enligt lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap sköts av länsstyrelsen. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

162 6 Datum: Räddningstjänstlagstiftning All verksamhet som ryms inom begreppet räddningstjänst leds enligt särskilda bestämmelser som styr räddningstjänstens område och berörs inte av vad som tas upp i denna plan. Räddningschefen avgör om räddningstjänstläge föreligger. Ledningsfunktionen Organisation Strävan skall vara att kommunens organisation vid en extraordinär händelse i största möjliga utsträckning är den samma som vid ett normalläge. Behovet av snabba beslut och utökad samordning kan dock kräva avsteg från detta, detta sker i enlighet med krisledningsnämndens ordförandes direktiv. Krisledningsnämnd I kommunen skall finnas en krisledningsnämnd vald av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd. Stabssgrupp För att understödja krisledningsnämndens beslut skall en stabsgrupp bestående av tjänstemän finnas. Stabsgruppen består av följande funktioner: 1. Kommunchef, ordförande i stabsgruppen 2. Räddningschef 3. Ekonomichef 4. Samhällsbyggnadschef 5. Utbildningschef 6. Omsorgschef 7. Personalchef 8. Kost- och städchef 9. Säkerhetssamordnare 10. Informationsansvarig 11. IT-chef Vid behov förstärks stabsgruppen med personal som ordföranden bestämmer. Stabsgruppens sammansättning och tjänstgöring under en utdragen extraordinär händelse bestäms av ordföranden i stabsgruppen. Vid ordförandes frånvaro ersätts denne enligt ovanstående numrerade turordning. Till stabsgruppen knyts stödpersonal för t ex informationsarbete, dokumentation mm. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

163 7 Datum: Kansliavdelningen är sekreterare i krisledningsnämnden. Åtgärder vid avlösning För att stabsgruppsarbetet ska kunna bedrivas under lång tid indelas gruppens personal i två skift. Det skall genomföras en stabsorientering i samband med avlösning. Då får pågående skift en allmän orientering om läget i stort och inriktning av arbetet. Vid avlösning ansvarar avgående personal för att: lägeskartor, tablåer, pärmar och dagbok är aktuella, pågående personal orienteras om läget och om inriktningen av verksamheten på längre sikt med hänsyn till Krisledningsnämndens beslut i stort, pågående personal får detaljerad redovisning av förestående verksamhet samt planer och order inom sitt ansvarsområde, väsentliga delar av lägeskartor, tablåer, pärmar och dagbok gås igenom ärenden under handläggning och ärenden som skall bevakas överlämnas enligt kontrollista. Avgående personal ansvarar för tjänsten tills avlösning genomförts. Genomförd avlösning skall rapporteras till stabsgruppens ordförande alternativt dennes ersättare. Stabsgruppens ordförande anger när avgående skift får lämna ledningsplatsen. Lokaler Krisledningsnämnden sammanträder normalt i sammanträdesrum Uggenabben, kommunkontoret. Stabsgruppen disponerar sammanträdesrum Tryggö i kommunkontoret för ledning och samband. Posom-gruppen disponerar lokal Alvö, kommunkontoret. Vid behov kan idrottshallen disponeras som presscentrum. Alternativa lokaler för sammanträde, ledning och kommunikation är räddningstjänstens station i Kungshamn samt Kvarnbergshemmet. Är vistelse i Kungshamn av något skäl omöjligt är Hunnebohemmet, Räddningstjänstens station i Hunnebostrand och Kulturhuset Hav och Land i Hunnebostrand alternativa lokaler. Arbetsrutiner Stabsgruppens ordförande alternativt dennes ersättare fungerar normalt som länk mellan krisledningsnämnd och stabsgrupp. Samordnade möten arrangeras efter behov med de medlemmar som krävs av situationen. Vid dessa möten sker ledningsorientering och återrapportering. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

164 8 Datum: Handläggare och föredragande utses av Stabsgruppens ordförande alternativt dennes ersättare. Tjänstemännen deltar aldrig i besluten, men kan närvara efter krisledningsnämndens beslut. Samband Kommunens servicecenter (växel och reception) skall fortgå i normalläge i så stor mån som möjligt. Vid behov drar krisorganisationens upplysningscentral igång, kommunkontorets tjänstemän kan efter behov beordras svara i telefon för att möta allmänhetens behov av information. Kommunens mobiltelefoner kan på samma sätt nyttjas för in- och utgående kommunikation. Dataförbindelser och tillhörande utrustning kan anslutas vid samtliga ovan angivna ledningsplatser. Kommunikationsradio finns i begränsad omfattning genom räddningstjänstens försorg. Tillgängligheten beror på räddningstjänstens prioriterade behov. Övriga stabsresurser Kartor, i pappersform såväl som digitalt, kan hämtas ur arkiven samt från datorer/servrar på miljö- och byggkontoret och tekniska kontoret. Digitala kartor kan göras tillgängliga på storbild i sammanträdesrum och ledningsrum. Stationär reservkraft finns på kommunkontoret i Kungshamn, brandstationerna i Hunnebostrand och Kungshamn, Kvarnbergshemmet i Kungshamn, Vattenverket Dale och Hunnebohemmet i Hunnebostrand. Mobil reservkraft med inkopplingsutrustning finns tillgänglig för Hunnebostrands skola, Bankebergshemmet i Hunnebostrand samt Bovallstrands skola. Service och underhåll av teknisk materiel sköts i första hand av kommunens egen personal i form av kommunförråd och fastighetsavdelning samt IT-avdelningens tekniker. De kommunala verksamheterna ska göra risk och sårbarhetsanalyser samt ta fram handlingsplaner för de högsta rangordnade händelserna. TV, radio och inspelningsutrustningar finns tillgänglig på kommunkontoret och kan lätt användas på valfri plats i kommunen. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

165 9 Datum: Utbildningar Berörda tjänstemän och politiker skall kontinuerligt ta till sig aktuell kunskap genom utbildningsinsatser. Kunskaper och färdigheter skall prövas och samordnas genom årliga övningar. Bilagor till ledningsplanen Till ledningsplanen skall biläggas kriskommunikationsplan, larmplan och andra handlingar som är nödvändiga för att krisledningsnämnden skall hantera en händelse. Checklistor, lednings- och stabsorientering, förteckningar över samverkande myndigheter m.m. finns i krishanteringspärmen. Kommunchefen ansvarar för att handlingarna upprättas och ajourhålles. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

166 10 Datum: Bilaga 1 Reglemente för krisledningsnämnden i Sotenäs kommun I Sotenäs är det Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) som är krisledningsnämnden och träder i kraft vid en extra ordinär händelse. Utöver vad som föreskrivs om krisledningsnämnden i kommunallagen, lagen om extraordinära händelser eller annan lagstiftning gäller bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämndens verksamhetsområde 1 Krisledningsnämnden ska fullgöra de uppgifter som ankommer på kommunen vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen. Krisledningsnämndens ikraftträdande 2 Krisledningsnämnden träder i funktion när ordföranden eller, om denne har förhinder förste eller andre vice ordföranden, bedömer att det inträffat en extraordinär händelse som medför att nämnden ska träda i funktion. Detta innebär att ett formellt beslut om att lagen om extraordinära händelser ska tillämpas. Befogenheter 3 Vid en extraordinär händelse får nämnden fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden för övriga nämnder och de styrelser i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Nämnden ska verka för att kommunfullmäktige i början av varje ny mandatperiod tillställs ett förslag till ledningsplan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Samråd 4 Innan krisledningsnämnden beslutar att överta hela eller delar av annan nämnds verksamhetsområde ska krisledningsnämnden samråda med berörd nämnd om det finns möjlighet och tiden så medger. När krisledningsnämnden fattat beslut om att överta verksamhet ska berörd nämnd skyndsamt underrättas om detta. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

167 11 Datum: Brådskande beslut 5 Ordföranden, eller i dennes frånvaro förste eller andre vice ordföranden, får fatta beslut å nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Ett sådant beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Rätt att bistå andra 6 Nämnden får på begäran besluta att bistå andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse. Nämnden får under den extraordinära händelsen lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskild som drabbats av händelsen. Återgång till normal verksamhet 7 Så snart omständigheterna medger det ska krisledningsnämnden besluta att de frågor som nämnden övertagit beslutanderätten i återlämnas till respektive nämnd. Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens ansvar i en extraordinär händelse ska upphöra. Nämndens övriga uppgifter 8 Nämnden ansvarar för arkivvården inom sitt verksamhetsområde. Nämnden har ansvar för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL) i sin verksamhet. Nämnden har ansvar för information och kommunikation inom sitt ansvarsområde. Informationen ska ske i enlighet med kommunens övergripande riktlinjer för information och kommunikation. Nämnden är ansvarig för IT-verksamheten inom sitt område, inklusive de IT-system som finns till stöd för verksamheten. IT-verksamheten är gemensam för Sotenäs, Munkedal samt Lysekil. Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Ansvar och rapporteringsskyldighet 9 Krisledningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de verksamhetsramar och den ledningsplan som kommunfullmäktige antagit, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

168 12 Datum: Krisledningsnämndens beslut ska anmälas till kommunfullmäktige vid närmast följande sammanträde. Då ska även en ekonomisk redovisning lämnas. Krisledningsnämndens arbetsformer Sammansättning 10 Krisledningsnämnden består av 5 ledamöter och 3 ersättare. Mandattiden räknas från och med årsskiftet närmast efter det år då val förrättats till och med årsskiftet efter att nästa val förrättats. Ordförande och vice ordförande väljs för samma period. Tidpunkt för sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden eller ordföranden bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av ledamöterna begär det. Kallelse 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena och att den tillställs varje ledamot och ersättare på ett för situationen lämpligt sätt. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Om situationen tillåter bör kallelsen åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. När varken ordförande, förste eller andre vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste göra detta. Inkallande av ersättare 13 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska själv ansvara för att den ersättare som står i tur att tjänstgöra kallas. Ersättarnas tjänstgöring 14 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

169 13 Datum: En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Dock bör pågående ärende avgöras innan byte sker. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas bör en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in istället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Yttranderätt 15 En ersättare som inte tjänstgör får närvara vid nämndens sammanträde och har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. Ersättare har rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Yrkande 16 För att yrkanden lättare ska hanteras på lämpligt sätt bör längre yrkanden lämnas in skriftligt. Ordföranden har rätt att begära att yrkanden lämnas skriftligt. Växeltjänstgöring jäv 17 En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Även om mötet är öppet ska ledamot eller ersättare lämna rummet vid jävssituation samt anmäla detta till ordföranden. Beslutsförhet 18 Nämnden får handlägga ärenden bara när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Justering av protokoll 19 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot, företrädesvis ur minoritetsgrupperingen. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

170 14 Datum: Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. En sådan paragraf bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 20 En ledamot har rätt att reservera sig. Reservationen ska anmälas innan sammanträdet avslutats. Om en ledamot vill motivera reservationen kan ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till nämndens sekreterare före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. Ordföranden 21 Det åligger nämndens ordförande att - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens utveckling samt ta initiativ i dessa frågor - främja samverkan med övriga nämnder Förste vice ordförande 22 Förste vice ordföranden företräder majoritetsgruppen. Andre vice ordförande 23 Andre vice ordföranden företräder minoritetsgruppen. Presidiet 24 Ordföranden, förste vice ordföranden och andre vice ordföranden utgör nämndens presidium. Ersättare för ordföranden 25 Om varken ordförande, förste vice eller andre vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde öppnar den till åldern äldste ledamoten mötet för att välja tillfällig ordförande för mötet. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid tillämpas reglerna i reglementet för arvoden och ersättningar för förtroendevalda. Delgivning 26 Delgivning till nämnden sker med ordföranden, förste eller andre vice ordförande, kommunchefen eller sekreteraren eller annan anställd som nämnden bestämmer. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

171 15 Datum: Undertecknande av handlingar 27 Avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutats av nämnden ska undertecknas av ordföranden, eller vid dennes förfall förste eller andre vice ordförande, och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

172 16 Datum: Bilaga 2 Kriskommunikationsplan Fastställd av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

173 17 Datum: Bakgrund Fastställande av kriskommunikationsplanen Kommunfullmäktige fastställer varje ny mandatperiod en kriskommunikationsplan för Sotenäs kommun i samband med att kommunens ledningsplan för extraordinära händelser samt höjd beredskap. Kommunfullmäktige godkänner även ändringar i kriskommunikationsplanens syfte. Övriga revideringar av Kriskommunikationsplanen under mandatperioden delegeras till kommunstyrelsen för fastställelse. Syfte med kriskommunikationsplanen Enligt kommunallagen åligger det kommunstyrelsen att ansvara för information under extraordinära händelser samt höjd beredskap. Kriskommunikationsplanen är en bilaga till kommunens ledningsplan och presenterar kommunens strategi i informationsfrågor vid extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. Kriskommunikationsplanen ska även klarlägga, säkerställa och samordna behovet av erforderliga resurser för informationsverksamheten under extraordinära händelser samt höjd beredskap. Informationsansvar Kommunstyrelsens ordförande, tillika krisledningsnämndens ordförande, är ytterst ansvarig för kommunens insatser vid extraordinära händelser i fredstid. Kommunstyrelsens ordförande är även ytterst ansvarig för kommunens informationsinsatser. Följande funktioner rekommenderas att uttala sig å kommunens vägnar: krisledningsnämndens ordförande kommunchefen informationsansvarig berörd förvaltningschef säkerhetssamordnare Krisledningsnämnden eller stabsgruppen kan i vissa frågor uppdra åt annan än ovanstående att uttala sig å kommunens vägnar. Vid händelser som berör flera verksamheter måste de verksamhetsansvariga rådgöra med varandra innan de går ut med information eller kommunicerar med enskilda personer eller grupper. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

174 18 Datum: Övning och utbildning Regelbundet återkommande övningar är en förutsättning för att planen ska fungera i en verklig situation. Övning av kriskommunikationsplanens funktioner ska genomföras i samband med övningar av kommunens ledningsplan. I samband med att kommunen övar extraordinära händelser ska utvärdering av kriskommunikationsplanens funktionalitet och ändamålsenlighet göras. Planen ska därefter revideras om man vid utvärderingen finner detta nödvändigt. Tjänstemän är uttagna i samverkan med ledningsgruppen och ska utbildas till sina respektive uppgifter. Organisation översikt krisorganisationen, se bilaga 4 Det finns en informationspärm hos varje gruppansvarig, förvaltningschef, räddningschef, säkerhetssamordnare m fl i kommunens krisorganisation. I pärmen finns övergripande information om hur kommunen är organiserad och förbered inför en extra ordinär händelse. Handlingsplaner för olika scenario finns även i informationspärmen. Varje grupp i krisorganisation har även egna checklistor/mallar för sin verksamhet i krishantering. Inkallelse av personal Stabservice inkallas efter beslut av krisledningsnämndens ordförande eller kommunchef, alternativt dennes ersättare. Stabservice ska ha omedelbar förmåga att samordna informationen och skall kunna organiseras inom en timma och tjänstgöra dygnet runt. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

175 19 Datum: Roller i Stabservice Översikt Stabservice organisation Info/analysgruppen Arbetar mot stabsgruppen. Informationsfunktionen är en strategisk resurs för ledningen och ingår i beredningsgruppen. Beroende på händelsens art avgör informationsansvarig om övriga tjänstemän ska kallas in. Det är viktigt att all information går via informationsansvarig tjänsteman, d v s att kommunen, inklusive dess förvaltningar och personal, använder sig av en gemensam informationskanal. Detta för att stabsgruppen ska få en samlad bild av den information som sprids. Den informationsansvarige tar initiativ till samt godkänner allt material som ska ges till övriga inom och utom organisationen. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

176 20 Datum: Upplysningscentralen Kommunens servicecenter (växel och reception)/ska fortgå i normalläge i så stor mån som möjligt. Servicecenter (växeln och reception) ska ta emot information och förmedla denna till Info/analysgruppen För att avlasta servicecenter (växel och reception)vid högre belastning drar krisorganisationens upplysningscentral igång, kommunkontorets tjänstemän kan efter behov beordras svara i telefon för att möta allmänhetens behov av information. Upplysningscentralen skall även ta emot information och förmedla denna till Info/analysgruppen. Webb- och mediabevakningsgruppen Lägger ut pressmeddelanden, protokoll, basfakta samt annan information på kommunens hemsida och intranät. Bevakar massmedias rapportering på Internet av händelsen samt sammanställer detta till stabsgruppen. Stabsservices uppgifter Riktlinjer Stabsservice har till främsta uppgift att inhämta, sammanställa och förmedla information till och från kommunledning, stabsgrupp, kommunala förvaltningar, kommuninvånare, myndigheter, media m fl. Information till berörda, drabbade och anhöriga ska ske via: Polisen Sjukvården Målgrupper En extraordinär händelse i fredstid samt höjd beredskap ställer oftast kommunen i fokus och kraven på kommunens roll gällande ledning, samverkan och information blir ofta mycket stora. Målgrupper för kommunens information är: Kommunmedlemmar (innevånare + delårsboende) kommunens personal kommunbesökare myndigheter organisationer näringslivet berörda/anhöriga medier Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

177 21 Datum: Informationen måste fungera både internt och externt samt vara anpassad till de olika målgruppernas särskilda behov av information eller särskilda krav på informationens utformning. Info/analysgruppen bör särskilt uppmärksamma behovet av särskild information till personer med funktionsnedsättning samt behovet av information på andra språk till de som inte är svensktalande. Info/analysgruppen utarbetar information till externa och interna målgrupper utifrån underrättelser från: Stabsgruppen Servicecenter (Växeln och reception) Upplysningscentralen Webb- och mediabevakningsgruppen Information Informationen som ges är den samma för både internt (personal) som externt (allmänheten) och ska: Varna människor vid akut fara Ge råd och anvisningar om hur människor ska agera Ge besked om vilka åtgärder kommunen vidtagit och/eller avser att vidta. Redovisa händelseförlopp, orsaker till det inträffade samt vilka konsekvenser detta får för berörda. Till massmedier utsänds pressmeddelande och om det anses nödvändigt ska det kallas till presskonferens så snart en överblick av situationen är möjlig. Om det finns behov av upprepade presskonferenser ska ett tidschema över dessa tas fram. Information vid en extraordinär händelse ska vara snabb, lättillgänglig, korrekt, saklig och entydig. Det är av stor vikt att informationen är trovärdig och utgår ifrån mottagarens situation och behov av information. Intern information I varje chefsuppdrag ingår ett informationsansvar gentemot medarbetarna. En väl informerad personal känner delaktighet, motivation och ansvar i sitt uppdrag. Berörda anställda ska om möjligt informeras innan information ges till allmänheten. Det ingår i varje anställds uppdrag att hålla sig informerad, att ta del av den information som ges och att söka den information man saknar. Allmän intern information finns på Sotenäs kommuns intranät, SoteNet. Sotenäs kommuns hemsida och kommunens officiella kanaler på sociala medier kan också fungera som informationskälla för anställda. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

178 22 Datum: Den grundläggande kanalen för interninformation är det personliga mötet mellan chefen och medarbetaren och mellan kollegor. Därutöver finns ett flertal olika kanaler för intern information, till exempel arbetsplatsträffar/avdelningsmöten. Det ingår också i varje anställds uppdrag att aktivt dela med sig av den information man själv har och som berör andra anställda. Extern information är kommunens officiella och primära informationskanal vid händelser. Spridning av information ska ske så snart som informationen är bekräftad, oavsett omfattning. Om möjligt ska besked ges när nästa informationstillfälle äger rum. Facebook Sotenäs kommun har lagt upp en Facebookkonto i beredskap för att via den kanalen snabbt få ut information. Många tjänstemän har ett Facebookkonto, de uppmanas att dela information ut till sina vänner. Andra kanaler Vi kan sprida och få information med/från andra kanaler som är tillgängliga och i möjligaste mån anpassade mot specifika målgrupper, t ex genom: E-post internt/externt Lokal- och närradio Pressmeddelande Presskonferenser Informationstavlor vid informationsställen Informationsblad till allmänheten Annonser och artiklar i lokalpressen Telefax för att exempelvis nå större arbetsplatser Upplysningscentralen besvarar och inhämtar information från allmänheten. Myndighetsmeddelande, VMA, ett myndighetsmeddelande ska sändas i radio, tv samt text-tv. Föreningar/frivilligorganisationer krisledningsgruppen kan vid behov be föreningar/frivilligorganisationer om hjälp i informationsspridning, lämpar sig exempelvis vid dörrknackningar etc. Information till större företags personalavdelningar som vidarebefordrar informationen inom sin arbetsplats. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

179 23 Datum: VMA Viktigt meddelande till allmänheten Enligt avtal mellan staten och Sveriges Radios olika programbolag kan pågående radiosändning vid större nödlägen avbrytas för varningsmeddelanden. Viktigt meddelande till allmänheten kan exempelvis sändas av Sveriges Radios lokala kanaler, Sotenäsradion, Sveriges Televisions kanaler, Text-TV samt TV4. Myndighetsmeddelanden finns på 2 nivåer: Varningsmeddelande Varningsmeddelande innehåller akut information och begärs vid omedelbar fara för liv eller överhängande risk för skada. Ett varningsmeddelande avbryter omedelbart all sändning och sänds i alla sändande kanaler. För vidare information hänvisas normalt till lokalradion. Före radiomeddelandet kan man på utomhusvarningssystemet utlösa signalen VIKTIGT MEDDELANDE. Insatsledaren, krisledningsnämndens ordförande och kommunchefen kan begära VMA, varningsmeddelande. Informationsmeddelande Informationsmeddelande begärs för att förebygga och begränsa skador på människor, egendom och miljö samt för att underlätta allmänhetens agerande och räddningstjänstens insatser. Det kan gälla vattenläckor, giftiga utsläpp, elavbrott, stängda skolor, avstängda gator, telefonväxlar som inte fungerar och mycket annat. Ett informationsmeddelande sänds om möjligt omgående och vid behov i alla sändande kanaler. Meddelandet upprepas och hänvisning sker till lokalradion. Informationsmeddelande kan kommunaltjänsteman begära. Utformning av VMA Viktigt meddelande till allmänheten Av meddelandet till allmänheten bör följande framgå: Vem som står bakom meddelandet Vad som inträffat Var nödläget inträffat När nödläget uppstod Konsekvenserna av det inträffade Vilka meddelandet riktar sig till Förhållningsorder till allmänheten Dokumentation av information om händelsen Webb- och mediabevakningsgruppen är ansvariga att dokumentera den information som kommunen lägger ut på hemsidan, intranätet och facebook. Sammanställer kontinuerligt informationen om händelsen som massmedia lägger ut i etern, samt vidare fodrar den till stabsgruppen, via info/analysgruppen. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

180 24 Datum: Lägesrapportering Som samordningsansvarig måste stabsgruppen ständigt ha tillgång till sådan information som anger tillståndet i stort (nuläge och prognos) och hur det förändras inom alla viktiga samhällsfunktioner i kommunen. Information kan förmedlas omedelbart eller på bestämda tider. För att stämma av lägesbilden och ge stabsgruppen en sammanfattande bild av läget lämnas på i förväg bestämda tider en periodisk information. Denna förmedlas i form av olika rapporter, orienteringar m.m. Information som därutöver behövs kan inhämtas var som helst där den finns att få. Lokaler och utrustning Säkerställa kommunikation För att upplysningscentralen ska kunna fungera är det av yttersta vikt att kommunen har möjlighet att kommunicera med omvärlden, exempelvis har kommunen säkerhetsställt upprätthållning av hemsidan genom extern inloggning. Mobila tjänstetelefoner ska reserveras för kommunens informationscentral. I kommunens servicecenter (växel och reception) finns sambandslistor för telefon, fax och e-post till massmedia, samverkande myndigheter samt kommunens personal. Dessa finns elektroniskt samt i pappersform. Uppdatering sker kontinuerligt i ordinarie verksamhet. Lokal för upplysningscentralen Upplysningscentralen upprättas i fyra kontorsrum i den korridor som utbildningsförvaltningen sitter. Vid behov kan en upplysningscentral som tar emot besökare placeras på Tumlarens Rehabcenter i Väjern. Lokal för pressinformation Presskonferenser kan hållas i konferenslokalen Hållö i kommunhuset. Lokalen är placerad så att obehöriga inte kommer in i kommunhusets korridorer. Alternativt går det att hålla presskonferens i Idrottshallen och Folkets Hus i Kungshamn eller Kulturhuset Hav & Land i Hunnebostrand. Utrustning Det finns hurtsar för vissa specifika grupper såsom, Krisledningsnämnden, Dokumentation/Staben, Stabservice/Upplysningscentralen samt POSOM. Respektive gruppansvarig ansvarar för placering och innehållet i hurtsarna. För övrigt används befintlig utrustning i kommunhuset, ex: Datautrustning storbildskanoner smartboard Kopiatorer TV/Radio Faxar Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

181 25 Datum: Reservkraft Kommunhuset är försett med reservkraft. Driftsansvarig ska kallas in i händelse av driftsstörningar. Informationscentralen ska ändå gardera sig mot el-bortfall genom att upprätta manuella reservrutiner. Bilaga 3 Larmplan för att starta krisledning Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

182 26 Datum: Bilaga 4 Översikt organisationen vid extraordinär händelse Varje grupp har en utsedd lokal, krishanteringspärm samt en krishurts med materiel, gruppansvarig ansvarar för uppdatering av material. Dokumentationsgruppen dokumenterar händelseförloppet och sammanträden, för dagbok över stabsgruppens åtgärder och är behjälpliga vid rapportering till länsstyrelsen. Dokumentationsgruppen bemannas av förvaltningarnas sekreterare. Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

183 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Sammanträdesprotokoll MN 9 Dnr MimB 2015/1204 Förslag till miljöledningssystem light samt rutin för det miljöstrategiska arbetet inom Sotenäs, Lysekil och Munkedals kommuner. Det fortsatta miljömåls- och miljöstrategiska arbetet inom Sotenäs, Lysekil samt Munkedals kommuner bör ske utifrån ett ledningssystem. Miljönämnden föreslog hösten 2015 de tre samverkande kommunerna (SML) om inrättande av ett gemensamt arbetssätt och ledningssystem samt att anta en gemensam miljöpolicy. Införandet av ett ledningssystem light är en utveckling av miljöarbetet och avses att implementeras utifrån den tidigare antagna strategiplanen för miljömålsarbetet. Ett förslag till utformning av ledningssystemet har här tagits fram, se bilaga 1. I en övergripande Rutin för miljömålsarbetet ingår styrdokument och underlag, däribland miljöpolicyn samt reviderade detaljerade miljömål. Nuvarande detaljerade lokala miljömål beslutades i SML, med viss senare revidering i Sotenäs och Munkedal. För en samordning och gemensamma grundformuleringar har ett förslag till reviderade detaljerade miljömål tagits fram. De utgår från samma övergripande mål, med anpassade ambitionsnivåer utifrån kommunernas olika förutsättningar. I handlingsplaner ska sedan under våren 2016 anges vilka aktiviteter som planeras för att uppnå målen. Dessa ska då ingå i underlaget för rambudgethanteringen inför Beslutsunderlag Miljöchefens tjänsteutlåtande Beskrivning av miljöledningssystem light för det miljöstrategiska arbetet. Förslag till rutin för miljömålsarbetet, inklusive bilagor (bl.a. reviderade detaljerade miljömål) för Sotenäs, Lysekil och Munkedals kommun. Miljönämnden i mellersta Bohusläns arbetsutskotts beredningsprotokoll Miljönämnden i mellersta Bohusläns beslut Miljönämnden i mellersta Bohuslän beslutar att föreslå Sotenäs, Lysekil och Munkedal kommun att: anta föreliggande förslag till Miljöledningssystem light för det miljöstrategiska arbetet. anta föreliggande förslag till Rutin för miljömålsarbetet. Skickas till Kommunstyrelsen i Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommuner \\ks.internt\dfs\gemensamsotenäs\miljö och Byggförvaltningen\ADMINISTRATION\Nämnder\Miljönämnden\Samm anträden\2016\ \kallelser & Protokoll\MN protokoll docx Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 12(16)

184 Tjänsteutlåtande Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr Sida 1(2) Miljö- och byggförvaltningen Per Olsson , per.olsson@sotenas.se Förslag till miljöledningssystem light samt rutin för det miljöstrategiska arbetet inom Sotenäs, Lysekil och Munkedals kommuner. Beskrivning av ärendet Det fortsatta miljömåls- och miljöstrategiska arbetet inom Sotenäs, Lysekil samt Munkedals kommuner bör ske utifrån ett ledningssystem. Miljönämnden föreslog hösten 2015 de tre samverkande kommunerna (SML) om inrättande av ett gemensamt arbetssätt och ledningssystem samt att anta en gemensam miljöpolicy. Införandet av ett ledningssystem light är en utveckling av miljöarbetet och avses att implementeras utifrån den tidigare antagna strategiplanen för miljömålsarbetet. Ett förslag till utformning av ledningssystemet har här tagits fram, se bilaga 1. I en övergripande Rutin för miljömålsarbetet ingår styrdokument och underlag, däribland miljöpolicyn samt reviderade detaljerade miljömål. Nuvarande detaljerade lokala miljömål beslutades i SML, med viss senare revidering i Sotenäs och Munkedal. För en samordning och gemensamma grundformuleringar har ett förslag till reviderade detaljerade miljömål tagits fram. De utgår från samma övergripande mål, med anpassade ambitionsnivåer utifrån kommunernas olika förutsättningar. I handlingsplaner ska sedan under våren 2016 anges vilka aktiviteter som planeras för att uppnå målen. Dessa ska då ingå i underlaget för rambudgethanteringen inför Förslag till beslut Miljönämnden i mellersta Bohuslän beslutar att föreslå Sotenäs, Lysekil och Munkedal kommun att: Anta föreliggande förslag till Miljöledningssystem light för det miljöstrategiska arbetet. Anta föreliggande förslag till Rutin för miljömålsarbetet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

185 Tjänsteutlåtande Miljönämnden i mellersta Bohuslän Dnr Sida 2(2) Bilaga/Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Skickas till Beskrivning av miljöledningssystem light för det miljöstrategiska arbetet. Förslag till rutin för miljömålsarbetet, inklusive bilagor (bl.a. reviderade detaljerade miljömål) för Sotenäs, Lysekil och Munkedals kommun. Kommunstyrelsen i Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommuner Akten Bo Hallgren Förvaltningschef Miljö- och byggkontoret Per Olsson Miljöchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

186 Datum: Beskrivning av upplägg för miljöledningssystem light Miljönämnden i mellersta Bohuslän Det minimerade miljöledningssystemet kommer att bestå av endast fem delar (fem huvudrutiner). Rutinen för miljömålsarbete är således inte miljöledningssystemet, det är en del av fem. Rutin fo r miljo ma lsarbete Där under kopplas nedanstående dokument på. Miljöpolicy Övergripande miljömål, (Vision i strategiplanen för de tre kommunerna) Detaljerade miljömål Handlingsprogram Blankett för återrapportering till miljösamordnaren från kommunerna (verksamheterna) Rutin fo r dokumentstyrning Där under kopplas dokument på, ej klart ännu. Dessa växer fram under arbetets gång. Rutin fo r Ledningens genomga ng Där under kopplas dokument på, ej klart ännu. Dessa växer fram under arbetets gång. Rutin fo r avvikelser och korrigerande a tga rder Där under kommer följande dokument att kopplas på: Mall för avvikelserapport AI (arbetsinstruktion) för inkomna avvikelserapporter AI för sammanställning av inkomna avvikelserapporter Ev AI för redovisning och information till Miljönämnden Rutin fo r intern och extern kommunikation Med det menas kontinuerlig information vid APT och liknande kanal såsom intranät. Ext info: Extern hemsida för att nå ut till den enskilde. Utgåva: 1 Utfärdandedatum Utfärdare: Miljöstrateg Antagen av: Datum: Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

187 Datum: Rutin för miljömålsarbete Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax:

188 2(8) Innehåll Rutin för miljömålsarbete... 3 Vision, Miljömål och Handlingsprogram... 3 Syfte... 3 Omfattning/ avgränsning... 3 Definitioner... 3 Övergripande miljömål... 3 Detaljerade miljömål (bil II)... 3 Handlingsprogram (bil III)... 4 Miljöaspekter... 4 Prioriterade miljöaspekter Årscykel... 4 Ansvar... 6 Definierade ansvarsområden... 6 Miljömålsarbetet... 7 Miljöpolicy och rutiners framtagande:... 7 Detaljerade miljömåls upprättande:... 7 Handlingsprogram för detaljerade miljömål för de tre kommunerna:... 8 Resultat av miljömålsarbete inrapporteras från respektive verksamhet... 8 Mottagare och sammanställare av inrapporterade resultat... 8 Årlig redovisning av resultat till respektive kommun... 8 Årlig inrapportering till Länsstyrelsen... 8 Miljöenhetens stöd till kommunerna i miljöarbetet... 8 Extern och intern kommunikation... 8 Referenser:... 8 Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

189 3(8) Enhet Miljöenheten Antagen av & datum: Dnr-nr: Dokumentnamn: Rutin för miljömålsarbete Utgåva: I Datum för utfärdande: Datum för senaste ändring: Utfärdare: Miljösamordnare/ Miljöstrateg Godkännare: Fullmäktige för miljönämnden i mellersta Bohuslän Rutin för miljömålsarbete Vision, Miljömål och Handlingsprogram Det övergripande miljöarbetet utgår från vision för hållbar utveckling som antogs av kommunfullmäktige, i de respektive kommunerna, under 2013 och Valet av de detaljerade miljömål som satts upp följer de regionala tilläggsmålen, vilka uppdateras varje år i (mars). De regionala tilläggsmålen lyfter fram regionala särdrag och områden som kräver ytterligare insatser. (Bil. V) Syfte Syftet med rutinen är att redovisa hur arbetet med miljömålen och handlingsplaner upprättats för att minska miljöpåverkan i de tre kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Omfattning/ avgränsning Rutinen omfattar verksamheterna i de tre kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil med miljönämnden i mellersta Bohuslän som samordnare. Definitioner Övergripande miljömål Övergripande miljömål sätts utifrån de betydande miljöaspekterna, miljöpolicy (bil I) samt lagar och andra krav. Vid förändringar av betydande miljöaspekter kontrolleras överensstämmelse av miljöpolicy och övergripande miljömål för ev. revidering. De fyra övergripande miljömål som är satta för de tre kommunerna är utifrån: VISION, vilken är antagen av de tre kommunerna. Detaljerade miljömål (bil II) Nio detaljerade miljömål är upprättade utifrån de övergripande miljömålen (visionen) som kommunerna sedan skall arbeta med enskilt. Vid miljöenheten i Sotenäs kommun bryts de övergripande miljömålen ned i detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom verksamheterna i de tre kommunerna. De detaljerade målen är är lika för de tre kommunerna. Viss skillnad föreligger i antal eller procentsatser som varje kommun beslutar själva. Olika förutsättningar i olika kommuner. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

190 4(8) Handlingsprogram (bil III) Handlingsprogrammet beskriver hur de detaljerade miljömålen ska uppnås. åtgärd resurser (personella, ekonomiska) ansvar (vem ansvarar, definieras) tidsplan Miljöaspekter Med miljöaspekt avses aktiviteter som har eller kan ha inverkan på miljön dvs. omgivningen där organisationen verkar, vilket innefattar luft, vatten, mark, naturresurser, flora, fauna, människan samt samspelet mellan dessa. De flesta av verksamheternas aktiviteter har eller kan ha någon form av miljöpåverkan. En miljöaspekt som orsakar eller kan orsaka betydande miljöpåverkan benämns betydande miljöaspekt. De betydande miljöaspekterna ligger till grund för övergripande och detaljerade miljömål, som i sin tur ligger till grund för upprättande av detaljerade miljömål och handlingsprogram. Prioriterade miljöaspekter 2016 Utsläpp av växthusgaser Förnyelsebar energi Energianvändning Exponering för miljö- och hälsostörande ämnen Markanvändning av Kommunens naturmiljöer Delaktighet och kunskap Årscykel De detaljerade miljömålen integreras i kommunens olika politikerområden, dess styrdokument och handlingsplaner. Miljömålsarbetet ska därför synkroniseras och ingå i kommunernas årliga ordinarie budget-, planerings- och uppföljningsprocesser. Följande förutsättningar gäller: Aktiviteter för att uppnå miljömålen ingår i förvaltningarnas årliga verksamhetsplanering. Icke finansierade aktiviteter ska ingå i underlag inför rambudgetbeslut i juni månad. De miljömål som saknar förutsättningar att uppfyllas (t.ex. att resurser saknas) tas bort. Uppföljning sker i förvaltningsberättelser och årsredovisningar. Miljömålen revideras vart 4:e år vid varje ny mandatperiod. Vid behov kan revidering av miljömål beslutas årligen. En miljörapport som beskriver miljötillståndet i kommunen avses att tas fram under varje ny mandatperiod. Årscykelns aktiviteter består av årlig planering och uppföljning av miljöarbetet samt miljömålsrevidering, som framgår av figur 1. Inom kvartal 1 (Q1) sker utvärdering av föregående års miljöarbete samt miljömålens uppfyllande. Som underlag finns förvaltningarnas årsredovisning och rapport till miljönämnden. Arbetet med eventuella justeringar av befintliga miljömål och miljömålsaktiviteter påbörjas. Inom kvartal 2 tas förslag till eventuell justering av befintliga miljömål fram. För varje mandatperiod tas nya detaljerade miljömål fram (vart 4:e år). Miljömålsaktiviteter med konsekvenser /resursbehov / ekonomi tas fram och Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

191 5(8) integreras med förvaltningarnas översiktliga planering inför nästkommande år. Allt detta underlag ingår i kommunernas rambudgetbeslut juni månad. Inom kvartal 3 sker uppföljning av innevarande års pågående miljömålsaktiviteter i samband med förvaltningarnas delårsbokslut. Detaljplanering av kommande års aktiviteter pågår. Inom kvartal 4 beslutas verksamhetsplan och detaljbudget (inklusive miljömålsaktiviteter) för nästkommande år. Utvärdering av årets aktiviteter påbörjas. Figur 1. Beskrivning av arbetet på 4-årsbasis. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

192 6(8) Ansvar Miljönämnden i mellersta Bohuslän är ansvarig för att föreslå detaljerade miljömål som gäller för de tre kommunerna Sotenäs, Munkedal samt Lysekil, medan ansvaret för fastställandet av miljömålen samt handlingsprogram för att uppnå målen åvilar respektive kommun. Kommunerna utvecklar individuellt sitt handlingsprogram för att nå respektive detaljerat mål. Definierade ansvarsområden Kommunfullmäktige ansvarar för att anta föreliggande upprättad miljöpolicy, samt upprättade detaljerade miljömål. Miljönämnden skall stödja och samordna bland annat det miljöstrategiska arbetet samt miljömålsarbetet på uppdrag av respektive kommun, genom att följa upp och föreslå revidering av detaljerade miljömål. Miljöchefen ansvarar för erforderlig samordning och stöd i kommunernas arbete i enlighet med miljöpolicyn. Kommunchef för respektive kommun är via förvaltningschefen/verksamhetschefen, ytterst ansvarig att miljöarbetet genomförs. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

193 7(8) Figur 2. Fördelning av ansvar och kommunikation Miljömålsarbetet Miljöpolicy och rutiners framtagande: Miljöchefen ansvarar för att upprätta en miljöpolicy vilket är det övergripande dokumentet för miljöarbetet i de samtliga tre kommunerna. Policy är upprättad och antagen i miljönämnden i Sotenäs kommun samt lämnad till förslag till fullmäktige för antagande. Miljöchefen ansvarar även för att upprätta rutin för miljömiljömålsarbetet. Detaljerade miljömåls upprättande: Miljöenheten i Sotenäs kommun ansvarar för att upprätta förslag till detaljerade miljömål Respektive kommun upprättar själva individuellt anpassat handlingsprogram för de detaljerade miljömålen. Respektive verksamhetschef ansvarar för att arbetet blir utfört och skall implementeras i ordinarie verksamhet. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

194 8(8) Handlingsprogram för detaljerade miljömål för de tre kommunerna: Verksamhetschef i respektive kommun utarbetar enskilt ett handlingsprogram för att uppnå de detaljerade miljömålen vilka stöds av de övergripande miljömålen. Handlingsprogrammet skall efter att det blivit upprättat, omgående lämnas till miljösamordnaren för kännedom. Arbetssätt: Miljösamordnaren bör få möjlighet att medverka i verksamheternas ledningsgrupper, i syfte att informera, planera och uppföljning av miljömålsarbetet. Resultat av miljömålsarbete inrapporteras från respektive verksamhet Verksamhetschef för respektive verksamhet i samtliga tre kommuner ansvarar för att uppföljning och inrapportering sker vid därför avsedd tidpunkt och på därför avsedd blankett (Bil III) Mottagare och sammanställare av inrapporterade resultat Miljösamordnaren sammanställer resultat av inrapporterade uppgifter på därför avsedd blankett (Bil IV). Årlig redovisning av resultat till respektive kommun Miljönämnden redovisar en sammanställning av uppnådda resultat till respektive kommunstyrelse, sammanställda uppgifter på därför avsedd blankett. Årlig inrapportering till Länsstyrelsen Miljöchefen inrapporterar motsvarande resultat till Länsstyrelsen. Miljöenhetens stöd till kommunerna i miljöarbetet Miljösamordnaren bistår verksamheterna vilket innebär att denne finns tillgänglig och kan i viss utsträckning göra besök på plats för information och inspiration. Extern och intern kommunikation De övergripande miljömålen samt information till allmänheten om hur miljöarbetet fortskrider, skall finnas tillgängliga på respektive kommuns intranät samt på de externa hemsidorna. Det interna miljöarbetet i förvaltningarna skall kommuniceras via APT och/eller liknande kanaler samt informeras vid nyanställningar. Referenser: Bil I Miljöpolicy Bil II Övergripande miljömål Bil III Detaljerade miljömål Bil IV Blankett för handlingsprogram Bil V Blankett för återrapportering från verksamheterna Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

195 Miljöpolicy För Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner Kommunerna ovan skall i all verksamhet arbeta för ett ekologiskt hållbart samhälle. De förtroendevalda och anställda i organisationen skall vara goda förebilder genom att ta sitt ansvar för nuvarande och kommande generationer. Detta innebär att: Vårt gemensamma arbete i kommunerna skall präglas av kretsloppstänkande som därmed skall leda till minskad miljöbelastning och förebygga föroreningar. Vi arbetar kontinuerligt och systematiskt med tydliga mål och söker ständigt förbättra vårt miljöarbete. Vi tar hänsyn till organisationens miljöpåverkan i alla led från val av såväl leverantör som till inköp, användning och service. Vi följer den miljölagstiftning, de föreskrifter och övriga krav som vi berörs av. Vi inspirerar de som bor och verkar i kommunerna för en fortsatt hållbar miljö. Vi verkar för att varje anställd ska aktivt bidra till hög kvalitet, bra yttre miljö och god arbetsmiljö. Det sker genom att följa rutiner och instruktioner, uppmärksamma, rapportera och medverka till att brister avhjälps. Vi redovisar öppet och informerar om kommunernas miljöarbete. Utgåva I Upprättad: Upprättad av: Miljöstrateg Godkänd av: Miljönämnden i mellersta Bohuslän

196 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Sida 1(1) Nr Övergripande miljömål Förtydligande 1 Hållbar livsstil Vi ska främja ett hållbart beteende via utbildning och information, erbjuda invånare och turister en hälsosam livsmiljö samt se demokrati, delaktighet och inflytande som viktiga medel i arbetet med hållbar utveckling. 2 Biologisk mångfald Vi ska ha god kunskap om och kommunicera om kommunens naturmiljöer samt ta hänsyn till värdefulla naturmiljöer vid planering och exploatering Nationella miljökvalitetsmålen 15 st Alla 4. Giftfri miljö 8. Levande sjöar och vattendrag 10. Hav i balans 11. Myllrande våtmarker 12. Levande skogar 13. Ett rikt odlingslandskap 15. God bebyggd miljö 16. Ett rikt växt och djurliv Regionalt etappmål 5 st 1. Begränsad klimatpåverkan 2. Avfall 3. Biologiskt avfall 4. Farliga ämnen 5. Luftföroreningar 3. Biologiskt avfall 3 God vattenstatus Vi ska ha god kunskap om kommunens marina miljö, verka för en god marin livsmiljö samt verka för en god grund- och dricksvattenförsörjning 4. Giftfri miljö 3. Bara naturlig försurning 7. Ingen övergödning 8. Levande sjöar och vattendrag 9. Grundvatten av god kvalitet 10. Hav i balans 11. Myllrande våtmarker 1. Begränsad klimatpåverkan 2. Avfall 4. Farliga ämnen 5. Luftföroreningar 4 Hållbar energikonsumtion Vi ska minska energiförbrukningen, verka för att andelen förnybar energi ökar samt främja klimatsmarta transporter och kommunikation 1. Begränsad klimatpåverkan 2. Frisk luft 3. Bara naturlig försurning 15. God bebyggd miljö 1. Begränsad klimatpåverkan 2. Avfall 4. Farliga ämnen 5. Luftföroreningar Utgåva: 1 Utfärdandedatum Utfärdare: Miljöstrateg/Miljösamordnare: Antagen av: Datum: Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

197 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Sida 1 Övergripande miljömål 1 Hållbar livsstil Förtydligande Vi ska främja ett hållbart beteende via utbildning och information, erbjuda invånare och turister en hälsosam livsmiljö samt se demokrati, delaktighet och inflytande som viktiga medel i arbetet med hållbar utveckling. Länk till information Grön Flagg Detaljerat miljömål 1.1 Samtliga kommunala verksamheter som använder kemikalier och produkter som kan skada miljö och hälsa ska minimera dessa. En inventering ska vara slutförd X kommun skall senast 2020 sortera ut X % av sitt matavfall i de kommunala verksamheterna. 1.3 X % av Samtliga skolor/förskolor ska certifieras enligt "Grön flagg". Stiftelsen "HÅLL SVERIGE RENT" har tagit fram ett färdigt koncept anpassat för skolor/förskolor. 2 Biologisk mångfald Vi ska ha god kunskap om och kommunicera om kommunens naturmiljöer samt ta hänsyn till värdefulla naturmiljöer vid planering och exploatering. 2.1 X % av parkgrönyta ska utgöras av ängsmark. Ändra gräsmattor till ängsmark. Ängsmarken slås två gånger per år. 3 God vattenstatus Vi ska ha god kunskap om kommunens marina miljö, verka för en god marin livsmiljö samt verka för en god grund- och dricksvattenförsörjning. 3.1 Näringsbelastningen från enskilda avlopp ska 2020 ha minskat med xx%. 4 Hållbar energikonsumtion Vi ska minska energiförbrukningen, verka för att andelen förnybar energi ökar samt främja klimatsmarta transporter och kommunikation. 4.1 Energianvändningen i kommunens fastigheter skall minskas med X % från 2009 års siffror 4.2 Energianvändningen från kommunens egna transporter skall minskas med X % utifrån 2009 års siffror 4.3 X % av den energi (el+bränslen) som kommunerna konsumerar ska komma från förnyelsebara källor Utgåva: 1 Utfärdandedatum Utfärdare: Miljöstrateg/Miljösamordnare: Antagen av: Datum: Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

198 Handlingsprogram Nr Åtgärd Utgångsvärde Mål värde Resurser: Personella och/eller ekonomiska Ansvarig för genomförande Uppföljning År/Tertiär Slutmål år Hållbar livsstil Biologisk mångfald God vattenstatus Hållbar energikonsumtion Utgåva: 1 Utfärdandedatum Utfärdare: Miljöstrateg/Miljösamordnare: Antagen av: Datum:

199 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Sida 1(1) Blankett för återrapportering Årlig uppföljning av detaljerade miljömål Övergripande miljömål: Här skriver du vilket/vilka av de övergripande miljömålen som detta handlingsprogram stödjer Skriv det detaljerade miljömålet. Beskriv nuläget Utgångsvärde Detaljerat miljömål Beskriv önskat resultat Målvärde Beskrivning av åtgärd/ aktivitet för att uppnå detaljerat miljömål Beskriv Verksamhet Namn på verksamhet/förvaltning som berörs Ansvarig för genomförandet Funktion Beskriv Resurser (ekonomiska/personella) Tidsplan Beskriv tidplan för genomförande Senast inlämningsdag Återrapportering Uppföljning Beskriv hur uppföljningen skall gå till och fyll i resultatet från genomförd uppföljning. Ansvarig för återrapportering(funktion): Senast inlämningsdatum Slutrapport Miljösamordnaren Utgåva I Utfärdare: Miljöstrateg/ miljösamordnare Utfärdandedatum: Antagen av: Datum: Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

200 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Sammanträdesprotokoll MN 11 Dnr MimB 2016/085 Yttrande angående remiss Promemorian om Obligatoriskt förarbevis för vattenskoter Sotenäs kommun har från regeringskansliet inbjudits till remiss enligt rubricerat. Miljönämnden i mellersta Bohuslän har från Sotenäs kommun fått ärendet för yttrande. Miljönämnden önskar framföra följande synpunkter: Nämnden uttalar sig endast över miljöaspekten och tillstyrker förslag till krav på förarbevis om det i utbildningen ingår delar om bullerproblematiken och miljöpåverkan. Det är även viktigt att dessa delar ingår i examinationskraven. I övrigt har nämnden inga synpunkter. Beslutsunderlag Miljöchefens tjänsteutlåtande Miljönämnden i mellersta Bohusläns arbetsutskotts beredningsprotokoll Miljönämnden i mellersta Bohusläns beslut Miljönämnden i mellersta Bohuslän beslutar att lämna yttrande till kommunstyrelsen i Sotenäs kommun, enligt tjänsteskrivelsen daterad Skickas till Kommunstyrelsen i Sotenäs kommun \\ks.internt\dfs\gemensamsotenäs\miljö och Byggförvaltningen\ADMINISTRATION\Nämnder\Miljönämnden\Samm anträden\2016\ \kallelser & Protokoll\MN protokoll docx Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 14(16)

201 Miljönämnden i mellersta Bohuslän Tjänsteutlåtande Dnr Sida 1 av 1 Miljö- och byggförvaltningen Per Olsson , per.olsson@sotenas.se Yttrande angående remiss Promemorian om Obligatoriskt förarbevis för vattenskoter Beskrivning av ärendet Sotenäs kommun har från regeringskansliet inbjudits till remiss enligt rubricerat. Miljönämnden i mellersta Bohuslän har från Sotenäs kommun fått ärendet för yttrande. Miljönämnden önskar framföra följande synpunkter: - Nämnden uttalar sig endast över miljöaspekten och tillstyrker förslag till krav på förarbevis om det i utbildningen ingår delar om bullerproblematiken och miljöpåverkan. Det är även viktigt att dessa delar ingår i examinationskraven. - I övrigt har nämnden inga synpunkter. Förslag till beslut Miljönämnden i mellersta Bohuslän beslutar att lämna yttrande enligt tjänsteskrivelsen. Bilaga/Bilagor Bilaga: PM Utredning om obligatoriskt förarbevis för vattenskoter Beslutet skickas till Kommunstyrelsen i Sotenäs kommun Arkivet Bo Hallgren Förvaltningschef Per Olsson Miljöchef Sotenäs kommun Parkgatan 46, Kungshamn fax: info@sotenas.se

202 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 34 KA 2016/123 Redovisning av pågående motioner och medborgarförslag Fullmäktiges ledamöter har initiativrätt genom möjligheten att väcka motioner. Motionen ska, enligt kommunallagen, beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid ska detta, och vad som framkommit vid beredningen, anmälas till kommunfullmäktige. Fullmäktige får då avskriva motionen utan vidare handläggning. Samma hantering gäller för medborgarförslag. Vid genomgång finns för närvarande 12 motioner och 12 medborgarförslag. Beslutsunderlag Administrativ chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunfullmäktige tar del av redovisningen av pågående motioner och medborgarförslag Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 17(30)

203 Kommunstyrelsens förvaltning Administrativ chef Telefon: E-post: KA 2016/123 Sida 1(1) Redovisning av pågående motioner och medborgarförslag 2016 Fullmäktiges ledamöter har initiativrätt genom möjligheten att väcka motioner. Motionen ska, enligt kommunallagen, beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid ska detta, och vad som framkommit vid beredningen, anmälas till kommunfullmäktige. Fullmäktige får då avskriva motionen utan vidare handläggning. Samma hantering gäller för medborgarförslag. Vid genomgång finns för närvarande 12 motioner och 12 medborgarförslag. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige tar del av redovisningen av pågående motioner och medborgarförslag Anna-Lena Höglund Administrativ chef Maria Vikingsson Kommunchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax:

204 Pågående motioner febr 2016 Sid: 1 Datum: Tid: 12:48 ka Sign: KAAHÖ Diarienr Ink/utg Avsändare/Mottagare Beskrivning 2014/ Ulla Christensson-Ljunglide (M), Mats Abrahamsson (M) Motion om utredning av möjligheter att skapa ett fiskemuseum och göra en dokumentation av fiske och fiskberedning till grund för muséets verksamhet 2014/ Britt Wall (S) Motion om Regler och riktlinjer för uppförande av staket, plank samt däck 2014/ Elving Claesson (S) Motion till Sotenäs Fullmäktige att samtliga avgångsklasser i grundskolan anordnar en obligatorisk studieresa till Auschwitz för kunskapsinhämtande och att fullmäktige ställer ekonomiska medel till Utbildningsnämndens förfogande 2014/ Mikael Sternemar (FP) Motion till Kommunfullmäktige i Sotenäs angående vårt kulturarv 2014/ Miljöpartiet de Gröna Motion till Sotenäs kommunfullmäktige om Tina Ehn (MP) arbete mot rasism och främlingsfientlighet 2014/ Mats Abrahamsson (M), Motion om SÄBO och Trygghetsboende Ronald Hagbert (M) 2015/ Tina Ehn (MP) Motion om insamling av matavfall och organiskt material 2015/ Tina Ehn (MP) Motion om lokal strategi för att minska plast och skräp på stränder och hav 2015/ Birgitta Albertsson (S), Motion om förbättrad integration och Lars-Erik Knutsson (S) mottagande av nyanlända 2015/ Lars-Erik Knutsson (S) Motion om översyn av kommunens allmänna lokala ordningsföreskrifter 2015/ Lars-Erik Knutsson (S) Motion om lokal mobilisering (lokala utvecklingsgrupper) 2015/ Birgitta Albertsson (S) Motion om ändring av anställningsmyndighet Antal rader: 12 Handläggare Staffan Karlander Bo Hallgren Lars Bennersten Staffan Karlander Lars Bennersten Jörgen Karlsson Ann-Marie Erlandsson Bo Hallgren Petra Svensson Anna-Lena Höglund Staffan Karlander Erika Hassellöv \\KSSYS123.ks.internt\Share\Sotenas\Classic32\SYSTEM\RAPPORT\aren3.qrp

205 Pågående medborgarförslag 2016 Sid: 1 Datum: Tid: 13:17 ka Sign: KAAHÖ Diarienr Ink/utg Avsändare/Mottagare Beskrivning 2014/ Tossene Byalag Medborgarförslag att postadressen ändras till Tossene för boende på Tossene landsbygd 2014/ Kerstin Starck Medborgarförslag angående Villa Framtiden och gamla folkskolan i Hunnebostrand 2014/ Ann Simson Medborgarförslag att färdtjänstpriset sänks 2014/ Stig Olsson Medborgarförslag - uppsättning av tydliga skyltar ang campingförbud 2014/ Hunnebostrands Medborgarförslag om klätterleder Samhällsförening, Carl-Johan Starck 2015/ Maria Henriksson Medborgarförslag om förbättringar av lekplats på Änggatan, Kungshamn 2015/ Bengt Arne Ljung Medborgarförslag, Sotenäs kommun ansöker hos Posten AB att Hovenäset blir egen postort. 2015/ Henrik Andreasson Medborgarförslag - Rusta upp Grevevallen på Smögen 2015/ Helen Moberg Medborgarförslag att ge 4 vuxna ungdomar en utbildning i Parkour 2015/ Helen Moberg Medborgarförslag om actionsporten Laserdome 2015/ Carin Henningsson m.fl. Medborgarförslag angående föräldrar Hasselösundsvägen, Smögen 2015/ Carl-Johan Starck Medborgarförslag - Låt hela kommunen leva Antal rader: 12 Handläggare Anna-Lena Höglund Bo Hallgren Mariann Lundin Ann-Marie Erlandsson Staffan Karlander Ann-Marie Erlandsson Anna-Lena Höglund Ann-Marie Erlandsson Staffan Karlander Staffan Karlander Ann-Marie Erlandsson Astrid Edström \\KSSYS123.ks.internt\Share\Sotenas\Classic32\SYSTEM\RAPPORT\aren3.qrp

206 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 30 KA 2016/95 Ansökan om bidrag anslutningsavgift för Utpost Hållö Utpost Hållö, genom Tommy Wik, ansöker om bidrag med 45 % (Utpost Hållös andel) av anslutningsavgiften för vandrarhemmet på Hållö. Anläggningen färdigställdes i maj Anslutningen till det kommunala avloppsnätet ersatte en mindre väl fungerande lokal lösning. Totala kostnaden för anslutningen inklusive ledningsdragning mm uppgick till knappt 2 mnkr. Sotenäs kommun har inga medel anslagna för denna typ av bidrag. Villkoren för att kunna erhålla anläggningsbidrag är inte uppfyllda. Beslutsunderlag Teknisk chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar att avslå ansökan om bidrag från Utpost Hållö avseende va-anslutning. Kommunstyrelsen beslutar att lämna ett föreningsbidrag på 100 tkr för att stödja en viktig satsning på kultur- miljö- och besöksnäring. Medel tas ur kontot för föreningsbidrag. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 13(30)

207 Tekniska avdelningen Tjänsteutlåtande Slutinstans KSAU Dnr KA Sida 1 Ansökan om bidrag anslutningsavgift för Utpost Hållö Utpost Hållö, genom Tommy Wik, ansöker om bidrag med 45% (Utpost Hållös andel) av anslutningsavgiften för vandrarhemmet på Hållö. Anläggningen färdigställdes i maj Anslutningen till det kommunala avloppsnätet ersatte en mindre väl fungerande lokal lösning. Totala kostnaden för anslutningen inklusive ledningsdragning mm uppgick till knappt 2 mnkr. Sotenäs kommun har inga medel anslagna för denna typ av bidrag. Villkoren för att kunna erhålla anläggningsbidrag är inte uppfyllda. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att avslå ansökan om bidrag från Utpost Hållö avseende va-anslutning. Bilaga/Bilagor Ansökan från Utpost Hållö Skickas till Utpost Hållö Mats Tillander Tf Teknisk chef Maria Vikingsson Kommunchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

208 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 11 KA 2015/394 Medborgarförslag Grevevallen på Smögen Henrik Andreasson, Smögen, föreslår i ett medborgarförslag att Grevevallen på Smögen rustas upp med något hårt underlag tex betong eller asfalt så att området blir lättare att utnyttja för barn besvarades ett medborgarförslag med ett liknande innehåll. En ev satsning på hårdgjord yta bedöms nu kosta ca 200 tkr. Det finns inget anslag för en sådan satsning. Under året görs en omfattande satsning på skateboard, bollsport mm vid idrottshallen i Kungshamn. Avsikten är att denna satsning ska komma barn och ungdomar i hela kommunen till del. Beslutsunderlag Tf Teknisk chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens tekniska utskotts förslag Kommunfullmäktige tackar förslagsställaren för förslaget men beslutar att avslå medborgarförslaget om en satsning på Grevevallen på Smögen. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 3(16)

209 Tekniska avdelningen Tjänsteutlåtande Slutinstans KF Dnr KA Sida 1 Medborgarförslag Grevevallen på Smögen Henrik Andreasson, Smögen, föreslår i ett medborgarförslag att Grevevallen på Smögen rustas upp med något hårt underlag tex betong eller asfalt så att området blir lättare att utnyttja för barn besvarades ett medborgarförslag med ett liknande innehåll. En ev satsning på hårdgjord yta bedöms nu kosta ca 200 tkr. Det finns inget anslag för en sådan satsning. Under året görs en omfattande satsning på scateboard, bollsport mm vid idrottshallen i Kungshamn. Avsikten är att denna satsning ska komma barn och ungdomar i hela kommunen till del. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå medborgarförslaget om en satsning på Grevevallen på Smögen Bilaga/Bilagor Medborgarförslaget Skickas till Henrik Andreasson, Smögen Mats Tillander Tf teknisk chef Maria Vikingsson Kommunchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

210

211 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 12 KA 2015/195 Medborgarförslag lekplatsen på Änggatan Sammanfattning Maria Henriksson, Kungshamn, föreslår i ett medborgarförslag att satsningar görs på lekplatsen på Änggatan. Lekplatsen har stor potential men är lite utnyttjad och eftersatt. Beskrivning av ärendet Maria Henriksson föreslår en satsning på en rörrutschkana, karusell, volträcke, hinderbana mm. Det finns inga investeringsmedel anslagna för en satsning på den aktuella lekplatsen. För att göra lekplatsen något mer inbjudande kommer några nya belysningspunkter att sättas upp inom området. Lekplatsen underhålls i normal omfattning. Den stora satsningen i kommunen sker vid idrottshallen anläggningar för skateboard, bollsport mm kommer att göras under året. Beslutsunderlag Tf Teknisk chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens tekniska utskotts förslag Kommunfullmäktige tackar förslagsställaren för förslaget men beslutar att avslå medborgarförslaget om en satsning på lekplatsen på Änggatan i Kungshamn. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 4(16)

212 Tekniska avdelningen Tjänsteutlåtande Slutinstans KF Dnr KA Sida 1 Medborgarförslag lekplatsen på Änggatan Bakgrund Maria Henriksson, Kungshamn, föreslår i ett medborgarförslag att satsningar görs på lekplatsen på Änggatan. Lekplatsen har stor potential men är lite utnyttjad och eftersatt. Beskrivning av ärendet Maria Henriksson föreslår en satsning på en rörrutschkana, karusell, volträcke, hinderbana mm. Det finns inga investeringsmedel anslagna för en satsning på den aktuella lekplatsen. För att göra lekplatsen något mer inbjudande kommer några nya belysningspunkter att sättas upp inom området. Lekplatsen underhålls i normal omfattning. Den stora satsningen i kommunen sker vid idrottshallen anläggningar för scateboard, bollsport mm kommer att göras under året. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå medborgarförslaget om satsning på lekplatsen på Änggatan Bilaga/Bilagor Medborgarförslaget Skickas till Maria Henriksson, Kungshamn Mats Tillander Tf Teknisk chef Maria Vikingsson Kommunchefchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

213

214 Tekniska avdelningen Tjänsteutlåtande Slutinstans KF Dnr KA Sida 1 Medborgarförslag hastighetsdämpande åtgärder på Hasselösundsvägen Carin Henningsson, Smögen, föreslår i ett medborgarförslag att åtgärder vidtas på Hasselösundsvägen så att hastigheten dämpas och trafiksäkerheten förbättras. Gatan är hastighetsreglerad till 40 km per timme. Under december 2015 genomfördes en hastighetsmätning på den aktuella sträckan som visar att medelhastigheten är 44 km per timme. Sotenäs kommun är ansvarig väghållare. Utefter gatan ligger en kommunal förskola och gatan används även som skolväg för barn i området. Personal från tekniska avdelningen har studerat situationen utefter gatan och gör bedömningen att hastighetsdämpande åtgärder bör genomföras. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att med vad som ovan anförts anse medborgarförslaget besvarat. Bilaga/Bilagor Medborgarförslag Skickas till Carin Henningsson Mats Tillander Tf teknisk chef Maria Vikingsson Kommunchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

215

216

217

218 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 2 KA 2016/7 Riktlinjer för arbetet med olovliga reklamskyltar längs vägar Sammanfattning Antalet reklamskyltar på platser som inte är bygglovspliktiga ökar inom kommunen. Många av skyltarna sitter på husvagnar, lastbilssläp och husväggar och flertalet är olagliga då de saknar tillstånd trots att alla typer av reklamskyltar är tillståndspliktiga enligt lag. Länsstyrelsen är den myndighet som beviljar tillstånd till skyltar utanför planlagt område. Trafikverket har bara tillsyn på de skyltar som påverkar trafiksäkerheten. För att få en kontrollerad skyltning längs med våra vägar där det inte idkas tillsyn idag önskas att byggnadsnämnden beslutar om en ny arbetsrutin och vitesbelopp. Syftet är att kommunen blir tydlig med vikten av att ha tillstånd för sin skyltning Annars kan det uppstå sned konkurrens och ge felaktiga signaler till de företag som idag gör rätt. Beslutsunderlag Tf Teknisk chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens tekniska utskotts beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott ger förvaltningen i uppdrag att införa riktlinjer för arbetet med olovliga reklamskyltar längs vägar enligt följande; 1. Vid upptäckten av en olovlig skyltning skickas en delgivning till markägaren om att uppvisa tillstånd eller ta bort skylten inom 3 veckor. 2. Efter 1 månad från delgivning utgår ett vite som beräknas enligt viteslagen samt med hänsyn till vad som är känt om adressatens ekonomiska förhållanden och till omständigheterna i övrigt kan antas förmå den som ansvarar för anordningen att följa det föreläggande som är förenat med vitet. 3. Om kommunens beslut inte följs kommer kommunen ta bort skyltarna på den ansvariges bekostnad enligt 12 Lag (1998:814) med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning. Under en uppstartsperiod kommer detta ta mycket tid i anspråk då antalet skyltar är mycket stort men kommer efter hand att minska då reglerna blir tydliga genom kontroll, samt att regler och handläggning blir tydligt för de som önskar skyltning. Skickas till Tekniska avdelningen Byggnadsnämnden Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 4(14)

219 Byggnadsnämnden Sammanträdesprotokoll BN 5 Dnr BN 2016/018 Riktlinjer för arbetet med olovliga reklamskyltar längs vägar Antalet reklamskyltar på platser som inte är bygglovspliktiga ökar inom kommunen. Många av skyltarna sitter på husvagnar, lastbilssläp och husväggar och flertalet är olagliga då de saknar tillstånd trots att alla typer av reklamskyltar är tillståndspliktiga enligt lag. Länsstyrelsen är den myndighet som beviljar tillstånd till skyltar utanför planlagt område. Trafikverket har bara tillsyn på de skyltar som påverkar trafiksäkerheten. För att få en kontrollerad skyltning längs med våra vägar där det inte idkas tillsyn idag önskas att byggnadsnämnden beslutar om en ny arbetsrutin och vitesbelopp. Syftet är att kommunen blir tydlig med vikten av att ha tillstånd för sin skyltning Annars kan det uppstå sned konkurrens och ge felaktiga signaler till de företag som idag gör rätt. Under en uppstartsperiod kommer detta ta mycket tid i anspråk då antalet skyltar är mycket stort men kommer efter hand att minska då reglerna blir tydliga genom kontroll, samt att regler och handläggning blir tydligt för de som önskar skyltning. Beslutsunderlag Förvaltningschefens samt t. teknisk chefs tjänsteutlåtande Byggnadsnämndens arbetsutskotts beredningsprotokoll Byggnadsnämndens beslut Byggnadsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att införa riktlinjen för arbetet med olovliga reklamskyltar längs vägar och till sjöss enligt följande; 1. Vid upptäckten av en olovlig skyltning skickas en delgivning till markägaren om att uppvisa tillstånd eller ta bort skylten inom 3 veckor. 2. Efter 1 månad från delgivning utgår ett vite som beräknas enligt viteslagen samt med hänsyn till vad som är känt om adressatens ekonomiska förhållanden och till omständigheterna i övrigt kan antas förmå den som ansvarar för anordningen att följa det föreläggande som är förenat med vitet. 3. Om kommunens beslut inte följs kommer kommunen ta bort skyltarna på den ansvariges bekostnad enligt 12 Lag (1998:814) med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning. Skickas till Kommunstyrelsen i Sotenäs kommun Kommunstyrelsen i Munkedal kommun \\ks.internt\dfs\gemensamsotenäs\miljö och Byggförvaltningen\ADMINISTRATION\Nämnder\Byggnadsnämnden\S ammanträden\2016\ \kallelser & Protokoll\BN protokoll docx Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 8(24)

220 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 15 KA 2014/717 Medborgarförslag om klätterleder Sammanfattning Carl -Johan Starck, Hunnebostrands Samhällsförening, har inkommit med ett medborgarförslag om att tillåta etablering av 3-4 klätterleder i norra änden av Udden området i Hunnebostrand. Beskrivning av ärendet Bohuslän är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden med klättrare på besök i Bohuslän per år. Förslagsställaren tycker att en naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Enligt Bohusläns Klätterklubb finns förutsättningar att anlägga en eller flera klätterleder på berget vid Udden i Hunnebostrand. Vid införande av klätterleder beskrivs möjliga leder både via nätet och på plats. Man kan erbjuda olika nivåer på en klätterled, allt ifrån endast dokumentation av leden till hjälpmedel så som förankringar och bultning i berget. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet för ytterligare beredning. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsansvarigs tjänsteutlåtande Utbildningsnämndens arbetsutskotts förslag , 17 Utbildningsnämndens protokoll Tf Teknisk chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens tekniska utskotts förslag Kommunfullmäktige tackar förslagsställaren för medborgarförslaget och besvarar förslaget med att en ny detaljplan för Uddens framtida utveckling ska starta under mandatperioden med arbetsmetodiken Cultural Planning och att då även frågan om klätterleder utreds. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 7(16)

221 Tekniska avdelningen Tjänsteutlåtande Slutinstans KF Dnr KA 2014/717 Sida 1 Medborgarförslag om klätterleder Sammanfattning Carl -Johan Starck, Hunnebostrands Samhällsförening, har inkommit med ett medborgarförslag om att tillåta etablering av 3-4 klätterleder i norra änden av Udden området i Hunnebostrand. Beskrivning av ärendet Bohuslän är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden med klättrare på besök i Bohuslän per år. Förslagsställaren tycker att en naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Enligt Bohusläns Klätterklubb finns förutsättningar att anlägga en eller flera klätterleder på berget vid Udden i Hunnebostrand. Vid införande av klätterleder beskrivs möjliga leder både via nätet och på plats. Man kan erbjuda olika nivåer på en klätterled, allt ifrån endast dokumentation av leden till hjälpmedel så som förankringar och bultning i berget. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet för ytterligare beredning. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige tackar förslagsställaren för medborgarförslaget och besvarar förslaget med att en ny detaljplan för Uddens framtida utveckling ska starta under mandatperioden med arbetsmetodiken Cultural Planning och att då även frågan om klätterleder utreds. Skickas till Motionären Mats Tillander Tf teknisk chef Maria Vikingsson Kommunchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

222 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll KS 67 KA 2014/717 Medborgarförslag om klätterleder Sammanfattning Carl -Johan Starck, Hunnebostrands Samhällsförening, har inkommit med ett medborgarförslag om att tillåta etablering av 3-4 klätterleder i norra änden av Udden området i Hunnebostrand. Beskrivning av ärendet Bohuslän är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden med klättrare på besök i Bohuslän per år. Förslagsställaren tycker att en naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Enligt Bohusläns Klätterklubb finns förutsättningar att anlägga en eller flera klätterleder på berget vid Udden i Hunnebostrand. Vid införande av klätterleder beskrivs möjliga leder både via nätet och på plats. Man kan erbjuda olika nivåer på en klätterled, allt ifrån endast dokumentation av leden till hjälpmedel så som förankringar och bultning i berget. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsansvarigs tjänsteutlåtande Utbildningsnämndens arbetsutskotts förslag , 17 Utbildningsnämndens protokoll Yrkande Birgitta Albertsson (S) och Roland Mattsson (M) föreslår att ärendet återremitteras för ytterligare beredning. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition Birgitta Albertssons (S) och Roland Mattssons (M) förslag och finner att kommunstyrelsen antar detta. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet för ytterligare beredning. Skickas till Kommunchefen Miljö- och byggförvaltningen Tekniska avdelningen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 54(62)

223 Utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll UN 31 UN 2015/43 Medborgarförslag om klätterleder Sammanfattning Carl -Johan Starck, Hunnebostrands Samhällsförening, har inkommit med ett medborgarförslag om att tillåta etablering av 3-4 klätterleder i norra änden av Udden området i Hunnebostrand. Beskrivning av ärendet Bohuslän är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden med klättrare på besök i Bohuslän per år. Förslagsställaren tycker att en naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Enligt Bohusläns Klätterklubb finns förutsättningar att anlägga en eller flera klätterleder på berget vid Udden i Hunnebostrand. Vid införande av klätterleder beskrivs möjliga leder både via nätet och på plats. Man kan erbjuda olika nivåer på en klätterled, allt ifrån endast dokumentation av leden till hjälpmedel så som förankringar och bultning i berget. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsansvarigs tjänsteutlåtande Utbildningsnämndens arbetsutskotts förslag , 17. Yrkande Jeanette Loy (M) yrkar på följande tillägg. Bifalla medborgarförslaget "under förutsättning att detsamma inte medför några ekonomiska åtaganden för kommunen." Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att utbildningsnämnden beslutat enligt detsamma. Utbildningsnämndens beslut Utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla medborgarförslaget under förutsättning att detsamma inte medför några ekonomiska åtaganden för kommunen. H:/UN/Protokoll/2015/UN Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 6(22)

224 Utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Forts UN 31 Skickas till Kommunfullmäktige H:/UN/Protokoll/2015/UN Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 7(22)

225 Utbildningsnämndens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll UNAU 17 UN 2015/43 Medborgarförslag om klätterleder Sammanfattning Carl -Johan Starck, Hunnebostrands Samhällsförening, har inkommit med ett medborgarförslag om att tillåta etablering av 3-4 klätterleder i norra änden av Udden området i Hunnebostrand. Beskrivning av ärendet Bohuslän är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden med klättrare på besök i Bohuslän per år. Förslagsställaren tycker att en naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Enligt Bohusläns Klätterklubb finns förutsättningar att anlägga en eller flera klätterleder på berget vid Udden i Hunnebostrand. Vid införande av klätterleder beskrivs möjliga leder både via nätet och på plats. Man kan erbjuda olika nivåer på en klätterled, allt ifrån endast dokumentation av leden till hjälpmedel så som förankringar och bultning i berget. Slutsats Sotenäs Kommun har möjligheten att anlägga klätterleder på en attraktiv plats som gör att man har möjlighet att bredda turistutbudet, då klättring har utvecklas till en stor aktivitet i området. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsansvarigs tjänsteutlåtande Utbildningsnämndens arbetsutskotts förslag Utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla medborgarförslaget. Skickas till Utbildningsnämnden H:/UNAU/Protokoll/2015/UNAU Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 4(22)

226 Utbildningsförvaltningen Kultur o Fritidsansvarig Telefon: E-post: staffan.karlander@sotenas.se Tjänsteutlåtande KF Dnr KA 2014/717 Sida 1(2) Medborgarförslag från Carl-Johan Starck, för Hunnebostrands Samhällsförening, om klätterleder Sammanfattning Carl -Johan Starck, Hunnebostrands Samhällsförening har inkommit med ett medborgarförslag om att tillåta etablering av 3-4 klätterleder i norra änden av Udden området i Hunnebostrand. Beskrivning av ärendet Bohuslän är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden med klättrare på besök i Bohuslän per år. Förslagsställaren tycker att en naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Enligt Bohusläns Klätterklubb finns förutsättningar att anlägga en eller flera klätterleder på berget vid Udden i Hunnebostrand. Vid införande av klätterleder beskrivs möjliga leder både via nätet och på plats. Man kan erbjuda olika nivåer på en klätterled, allt ifrån endast dokumentation av leden till hjälpmedel så som förankringar och bultning i berget. Koppling till vision, programförklaring och mål Att möjliggöra klätterleder har en tydlig koppling till fullmäktiges inriktningsmål med ett rikt kultur o fritidsliv i kommunen. Ekonomi Medborgarförslaget innebär inga ekonomiska åtagande. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

227 Utbildningsförvaltningen Kultur o Fritidsansvarig Telefon: E-post: staffan.karlander@sotenas.se Tjänsteutlåtande KF Dnr KA 2014/717 Sida 2(2) Slutsats Sotenäs Kommun har möjligheten att anlägga klätterleder på en attraktiv plats som gör att man har möjlighet att bredda turistutbudet, då klättring har utvecklas till en stor aktivitet i området. Förvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämnden ställer sig positiv till medborgarförslaget. Bilaga/Bilagor Skickas till Kommunstyrelsen Datum Staffan Karlander Kultur o Fritidsansvarig Lars Bennersten Förvaltningschef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

228 Sotenäs kommun Medborgarförslag Förslag att tillåta etablering av 3-4 klätterleder Bohusläns är av naturliga skäl ett av Sveriges allra bästa och populäraste klätterområden. Uppskattningsvis så kommer klättrare på besök i Bohuslän per år. En naturlig utveckling borde vara att kunna erbjuda klättrare att få komma hit och uppleva kombinationen med hav och klätterberg i fritids och kulturparken på Udden i Hunnebostrand. Förslag: att i norra ändan av Udden området tillåta etableringen av3-4 klätterleder. Carl-Johan Starck För Hunnebostrands Samhällsförening Kontakt: kontakt@hunnebostrand.eu

229 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 16 KA 2015/330 Motion insamling av matavfall Tina Ehn, miljöpartiet de gröna i Sotenäs, yrkar i en motion att det införs system med sortering för insamling av matavfall. Syftet är att bättre ta till vara energi och näringsinnehåll i organiskt avfall. Rambo AB svarar på kommunens uppdrag för insamling av avfall. Rambo driver sedan något år ett större försök med hushållsnära insamling av åtta (8) fraktioner, bla matavfall, i Lysekil. Försöket har utvärderats och är nu på väg att införas i stor skala i Lysekils kommun. Rambo kommer under 2016 att komma med förslag till övriga Rambo-kommuner om införande av hushållsnära insamling. Kommunerna kommer att få diskutera och ta ställning till insamlingssystem, regelverk (avfallsföreskrifter) samt taxor för att finansiera insamlingssystemet och omhändertagandet av aktuella fraktioner. När kommunen valt insamlingssystem och beslutat om taxor är information till fastighetsägare en viktig del. Rambo och upphandlad entreprenör kommer att svara för detta. Att på ett bättre sätt omhänderta avfallet stämmer väl med kommunens miljömål. Beslutsunderlag Tf Teknisk chefs tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens tekniska utskotts förslag Kommunfullmäktige besvarar motionen med att kommunen ska utreda ett system med sortering för insamling av matavfall. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 8(16)

230 Tekniska avdelningen Tjänsteutlåtande Slutinstans KF Dnr KA Sida 1 Motion insamling av matavfall Tina Ehn, miljöpartiet de gröna i Sotenäs, yrkar i en motion att det införs system med sortering för insamling av matavfall. Syftet är att bättre ta till vara energi och näringsinnehåll i organiskt avfall. Rambo AB svarar på kommunens uppdrag för insamling av avfall. Rambo driver sedan något år ett större försök med hushållsnära insamling av åtta (8) fraktioner, bla matavfall, i Lysekil. Försöket har utvärderats och är nu på väg att införas i stor skala i Lysekils kommun. Rambo kommer under 2016 att komma med förslag till övriga Rambo-kommuner om införande av hushållsnära insamling. Kommunerna kommer att få diskutera och ta ställning till insamlingssystem, regelverk (avfallsföreskrifter) samt taxor för att finansiera insamlingssystemet och omhändertagandet av aktuella fraktioner. När kommunen valt insamlingssystem och beslutat om taxor är information till fastighetsägare en viktig del. Rambo och upphandlad entreprenör kommer att svara för detta. Att på ett bättre sätt omhänderta avfallet stämmer väl med kommunens miljömål. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige bifaller motionen Skickas till Motionären Mats Tillander Tf teknisk chef Maria Vikingsson Kommunchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

231 Motion om insamling av matavfall Det är dags för Sotenäs kommun att börja med insamling av matavfall. Att sortera och samla in matavfall är en miljövinst på många sätt. Allt organiska avfall innehåller näringsämnen såsom bland annat fosfor och kväve. Näringsämnen som när det slängs kan hamna på fel ställe i kretsloppet. Näringsämnen och energi som finns i organiskt restavfall i form av matavfall ses ofta som ett problem, men är egentligen en resurs. När mat produceras förbrukas energi, vatten, och resurser i form av näringsämnen. Vi vet att vår livsstil innebär ett stort slöseri i många led, så även inom matproduktion, förädling och distribution. Och även hos konsumenter. Det är spill i alla led, från jord till bord. Vi behöver minska slöseriet och öka återanvändning och återvinning. Ett viktigt steg är att sortera matavfall och inte blanda det med annat restavfall. I Sotenäs kommun finns ingen insamling av matavfall. Det som finns är möjlighet till hemkompostering, vilket kan vara bra och ett alternativ för den som vill. I våra grannkommuner Lysekil och Tanums kommuner har man möjlighet att insamla matavfall. Matavfallet transporteras vidare till en rötningsanläggning i Vänersborg, där omvandlas avfallet till biogas och gödsel. Biogasen har flera möjliga användningsområden, ett sådant är när den uppgraderas till fordonsbränsle. Gödseln som blir från resterna går i dag tillbaka till jordbruket. I handlingsplanen för miljömålen i mellersta Bohuslän finns uppsatta mål, om att senast 2018 ska minst 50% av matavfallet från hushåll, storkök, butiker, och restauranger sorteras ut och behandlas biologiskt så att växtnäringen kan tillvaratas, där minst 40% behandlas så att även energi tas tillvara. I handlingsplanen står det även att 35% av allt matavfall från hushåll, storkök m.fl. inom Rambo-kommunerna ska återvinnas genom biologisk behandling före utgången av 2014! Som exempel vill vi nämna att: Ett ton rötat matavfall ger 100 m2 biogas vilket motsvarar 110 liter bensin! (källa Avfall Sverige) Det är dags för Sotenäs kommun att sortera ut matavfallet för att kunna nyttja energin, och näringsinnehållet samt restprodukter på ett för miljön och klimatet smartare sätt. Yrkande: Att det inom Sotenäs kommun införs system med sortering för insamling av matavfall. För miljöpartiet de gröna i Sotenäs Tina Ehn

232 Kommunstyrelsens tekniska utskott Sammanträdesprotokoll KSTU 17 KA 2015/750 Arrendeavtal för Örns bryggförening Örns Bryggförening arrenderar sedan början av 2000-talet mark och vatten för en brygga i Örn. Avtalet var på 15 år och arrendeavgiften 1 kr per år för de första 5 åren och därefter 1000 kr per år. Nuvarande avtal löper ut Föreningen har erbjudits ett ett-årigt lägenhetsarrende från och med där avgiften höjts enligt Kommunfullmäktiges beslut till kr per år. Föreningen har protesterat kraftigt mot detta och kräver - 15 årigt anläggningsarrende - Reducerad arrendeavgift Ett 15-årigt lägenhetsarrende är rimligt utifrån föreningens investering i brygga och åtgärder som tex muddring. Lägenhetsarrende är rätt form av arrende utifrån objekt och syfte (brygga). Beslutsunderlag Tf Teknisk chefs tjänsteutlåtande Avtal Avtalsförslag Skrivelse från Örns Bryggförening Def anläggnings- resp lägenhetsarrende Kommunstyrelsens tekniska utskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar att - Godkänna ett 15-årigt lägenhetsarrende med Örns Bryggförening. - Arrendeavgift utgår enligt Kommunfullmäktiges beslut - Avslå begäran om anläggningsarrende - Avslå begäran om reducerad arrendeavgift Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 9(16)