Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen:

Transkript

1 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Diarienummer : AN /16 Nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen enligt sändlista R emittering av förslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivnämnden beslutade 19 april 2017 att remittera Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informa tionshantering i Västra Götalandsregi onen för yttrande. Bakgrund till förslaget framgår av Regionarkivets tjänsteutlåtande. Syftet med det nya styrande dokumentet är att göra befintliga bestämmelser tydligare och mer pedagogiskt utformade. Förändringen handlar främst om utformning, kapitel - o ch paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar. Utöver det har vissa tillägg gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen: 1. Arkivvården: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer vilka åtgärder som krävs för en god arkivvård, d et vill säga vad myndigheten behöver göra för att organisera, skydda, avgränsa och gallra allmänna handlingar och arkiv enligt 6 arkivlagen? Om inte vad saknas? 2. Arkivansvaret: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ar kivansvaret ska organiseras inom den egna myndighet en, till exempel fördelning av arbetsuppgifter och ansvar inom arkivorganisation en? Om inte vad saknas? 3. Ansvar s fördelning mellan myndighe ter: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ansvaret för a rkiv - och informationshanteringen ska fördelas mellan myndigheterna i regionen (till exempel mellan fullmäktige, arkivmyndigheten och den egna myndigheten)? Om inte vad saknas? Yttrandet ska vara nämnd - eller styrelsebehandlat. Ditt svar ska vara i form av e - post till arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se märkt med vårt diarienummer AN /2016. Vi vill att du bifogar protokollsutdrag samt tjänsteutlåtande. Vi vill ha era synpunkter på föreskrifterna och riktlinjerna senast den 30 juni Frågor som rör detta ärende kan ställas via e - post till arkivarie Bodil Fredriksson. E - post: bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

2 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer AN /16 Regionarkivet Bodil Fredriksson E - post: Remittering av f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Arkivnämnden remitterar Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informa tionshantering i Västra Götalandsregionen enl igt bilaga 1 till nämnder och styrelser enligt s ändlista bilaga 2 med begär an om yttrande senast Bilagor 1. Förslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2. Sändlista remissmottagare 3. Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen 4. Befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen Regionarkivet Birgitta Torgén Förvaltningschef Bodil Fredriksson Arkivarie Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

3 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Ärendet Arkivreglemente Västra Götalandsregionen (RF , 11) är ett lokalt styrande dokument som innehåller bestämmelser för hur arkivlagen (1990:782) ska tillämpas inom Västra Götalandsregionen. Med hänsyn till bland annat lagändringar under åren samt den tekniska utvecklingen inom hanteringen av allmänna handlingar och arkivinformation föreslås befintligt Arkivreglemente samt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente ersättas av ett nytt styrande dokument: Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen. Det nya styrande dokumentet avses träda i kraft Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är en gemensam nämnd och arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. I dess uppgifter och ansvar ingår bland annat att förelägga fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom arkivområdet. Arkivnämnden har genom sin förvaltning Regionarkivet utarbetat förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Enligt Samverkansavtalet om gemensam nämnd ska arkivreglementena vara likalydande med de anpassningar som krävs för respektive parts organisation. Regionarkivets förslag till nya föreskrifter samt riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad har därför tagits fram i samråd med representanter från koncernkontoret i Västra Götalandsregionen och stadsledningskontoret i Göteborgs Stad. Nämnder och styrelser ansvarar för sina egna arkiv och ska därför ges tillfälle att yttra sig över förslaget innan Arkivnämnden föreslår regionfullmäktige att besluta om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering för Västra Götalandsregionen. Regionarkivet föreslår Arkivnämnden att skicka ut tjänsteutlåtandet med bilagor på remiss till nämnder och styrelser enligt sändlista med begäran om yttrande senast Bakgrunden Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen antogs första gången av regionfullmäktige Det är utarbetat efter ett normalförslag till arkivreglemente som togs fram av Svenska Landstingsförbundet i samband med arkivlagens tillkomst. I sak har arkivreglementet varit oförändrat sedan det antogs och har endast justerats något under åren. Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar antogs av Arkivnämnden , 46. Det är dessa två styrdokument som ska ersättas. Arkivverksamheten i kommuner, landsting/regioner bygger på en ansvarsfördelning mellan fullmäktige, nämnderna/styrelserna och arkivmyndigheten utifrån de ramar som anges i arkivförfattningarna och kommunallagen (1991:900). Bestämmelserna ger kommunerna stora möjligheter att själva avgöra hur arkiv- och informationshanteringen ska bedrivas i den egna kommunen. I kommuner, landsting/regioner ansvarar varje nämnd och styrelse för vården av sitt arkiv. Enligt arkivlagen är arkiven de handlingar som inkommer till och upprättas i verksamheterna. Arkiven ska bevaras i syfte att kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov av information. Med ansvar för arkivvården följer organisation av uppdraget och fördelning av arbetsuppgifter. Lagstiftningen Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 2 av 42

4 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen behöver kompletteras med lokala bestämmelser. Fullmäktige får till exempel meddela föreskrifter om arkivvården samt besluta om riktlinjer för arkivverksamheten i övrigt om inte annat anges i lag. Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen ska gälla för regionstyrelsen, regionfullmäktige, regionens nämnder och styrelser, regionens revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. De ska även tillämpas av regionens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Översynen av Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen och Riktlinjer till arkivreglemente har inneburit att även Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet om gemensam nämnd med Göteborgs Stad har setts över och reviderats. Varför nya styrande dokument för arkiv- och informationshantering? Det befintliga dokumentet Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen har länge varit i stort behov av revidering eftersom det är föråldrat och svårläst. Det innehåller felaktiga uppgifter, otydliga begrepp och formuleringar. Det blandar ska-regler med bör-regler samt ren lagtext med kommentarer och råd. Arkivreglementet lämnar dessutom i delar stort utrymme för tolkning och är inte heller anpassat efter ett elektroniskt arbetssätt. Vidare innehåller det uppdrag till Arkivnämnden som inte är fastställda i nämndens reglemente. Avsikten i övrigt är att det nya styrande dokumentet innehållsmässigt ska skilja sig så lite som möjligt från befintligt arkivreglemente och befintliga riktlinjer till arkivreglementet. Det befintliga dokumentet Riktlinjer till arkivreglemente från 2015 är också ett styrande dokument. Riktlinjerna kan inte läsas helt fristående från arkivreglementet och vice versa. Det är ett skäl till att även dessa behöver uppdateras och slås samman med arkivreglementet till ett nytt dokument. Förutom de krav som arkiv- och offentlighetslagstiftningen ställer på myndigheterna vad gäller att redovisa och styra hanteringen allmänna handlingar kommer nya dataskyddsförordningen medföra krav på ökad dokumentation. Genom att upprätta de dokument som föreslås i dessa föreskrifter och riktlinjer ökar myndigheternas möjligheter att uppfylla dataskyddsförordningens krav på att kunna visa att förordningens bestämmelser följs vad gäller hanteringen av personuppgifter i form av allmänna handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 3 av 42

5 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Vad innebär de nya styrande dokumenten för arkiv- och informationshanteringen? De nya styrande dokumenten för allmänna handlingar och arkiv i Västra Götalandsregionen innebär bland annat följande: Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen ersätts av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen respektive Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen. Fullmäktige beslutar om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen. Arkivnämnden beslutar om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen. Särskilt om revideringen av Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet om gemensam nämnd med Göteborgs Stad Arkivnämndens uppdrag, som tidigare i vissa fall endast funnits i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, har flyttats till nämndens reglemente. Arkivnämndens uppdrag i nämndreglementet har kompletterats med nya uppdrag till följd av ändringar i lagstiftningen med mera. Förslaget till ny lydelse för Arkivnämndens reglemente följer den nya strukturen för nämndernas reglementen i Göteborgs Stad (KF , 6). Arkivnämndens reviderade reglemente ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen. Det reviderade samverkansavtalet ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen. Särskilt om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Till skillnad från befintligt Arkivreglemente och befintliga Riktlinjer till arkivreglemente har Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering för tydlighetens skull renodlats till att i huvudsak avse ska-regler. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt övriga rekommendationer/råd för arkiv- och informationshanteringen ska utarbetas separat av Arkivnämnden. I namnet används begreppen arkiv och information då det styrande dokumentet ska användas för verksamheternas hela informationshantering, inte bara för arkivering. Namnet ska tydliggöra att det är en föreskrift för arkivvården, men även en riktlinje för den informationshantering som inte betecknas som arkivvård. Det nya namnet visar därmed att fullmäktige har beslutat det styrande dokumentet med stöd av både kommunallagen och arkivlagen. Namnet ska förhindra begreppsförvirring eftersom begreppet reglemente bör vara förbehållet beteckningen på fullmäktiges styrande dokument för respektive nämnd. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 4 av 42

6 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Föreskrifter och riktlinjer för arkiv- och informationshantering ska beslutas av kommunfullmäktige. Särskilt om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkivoch informationshantering Arkivmyndigheten ska utfärda Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering för Västra Götalandsregionen. Anvisningarna syftar till att beskriva hur Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering ska tillämpas för att regionens myndigheter ska uppnå en effektiv och ändamålsenlig arkiv- och informationshantering som uppfyller gällande krav. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering får med stöd av nämndens reglemente och Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering beslutas av Arkivnämnden. Figur. Beskrivning av hur regler, anvisningar och råd i nuvarande styrande dokument ska överföras till och ersättas av de nya styrande dokumenten. Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, som är ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting, gav i oktober 2015 ut skriften Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Syftet med skriften var att belysa på vilket sätt arkiv- och dokumenthantering kan och får styras inom kommunal sektor. Skriften pekar på att det är skillnad på de mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige beslutar om enligt 3 kap. 9 kommunallagen och de föreskrifter om arkivvård som fullmäktige får besluta om enligt 16 arkivlagen. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 5 av 42

7 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Befintligt Arkivreglemente och befintliga Riktlinjer till arkivreglemente har analyserats och jämförts med Samrådsgruppens nya råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. I arbetet med Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering har särskild hänsyn tagits till följande: Av 4-6 arkivlagen framgår vad som menas med arkivvård och här avses de bestämmelser som främst syftar på att vidta nödvändiga åtgärder som innebär att kunna återfinna informationen såväl idag som i framtiden. Arkivvård innebär att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. Utöver fullmäktiges föreskrifter om arkivvården enligt 16 arkivlagen får fullmäktige enligt 3 kap. 9 kommunallagen besluta om mål och riktlinjer för regionens hantering av allmänna handlingar och arkiv i övrigt i den mån den inte är reglerad i lag eller förordning. Sådant som inte är att betrakta som arkivvård är bland annat att fastställa hur arkiv- och informationshanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning. Exempel på vad som kan regleras i en föreskrift enligt 16 arkivlagen: Krav på material och metoder för bevarande av arkiv som ska användas i regionen. På vilket sätt arkiv ska redovisas och beskrivas, till exempel processorienterad informationsredovisning. Hur gallringen ska gå till. Vilket skydd som krävs för allmänna handlingar. Vad arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplan ska innehålla. Exempel på frågor som kan regleras i en riktlinje enligt 3 kap. 9 kommunallagen: Arkivmyndighet, vilken och vad? (Framgår även av Arkivnämndens reglemente.) Former för gallring det vill säga: vem tar besluten? Samråd mellan myndigheter och arkivmyndigheten bör kan bli ett ska och av riktlinjerna kan framgå i vilka lägen som samråd ska ske. Överlämnande av allmänna handlingar. Att de kommunala företagen ska omfattas av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Definitionen av gallring (utvidgat gallringsbegrepp). Kommentarer till förslaget om nytt styrande dokument för arkiv- och informationshantering Övergripande kommentarer Arkivlagen är en ren ramlag. Det innebär att den inte innehåller några detaljer. Fullmäktiges föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering måste därför tillsammans med Arkivnämndens anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering på ett tydligt sätt beskriva hur arkiv- och informationshanteringen ska bedrivas inom kommunen. Avsikten med det nya styrande dokumentet för arkiv- och informationshantering är inte att ställa nya krav på myndigheterna. Befintligt Arkivreglemente och befintliga Riktlinjer till arkivreglemente är i det nya förslaget till största del oförändrade utifrån sakinnehållet. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 6 av 42

8 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Revideringen handlar främst om ändringar i utformning, kapitel- och paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar med syftet att göra de nya föreskrifterna och riktlinjerna tydligare och mer pedagogiskt utformade. Utöver det har vissa tillägg gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. De nya reglerna lämnar mindre utrymme för tolkning. Generellt har i förslaget de allmänna kommentarer och råd som finns i befintligt Arkivreglemente utgått. Kommentarer och råd kommer istället att finnas i Arkivnämndens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Kommentarer om det styrande dokumentets namn och funktion Rådet från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är att ha två styrande dokument, Riktlinjer för hantering av arkiv och Föreskrifter om arkivvård. Båda styrdokumenten beslutas av fullmäktige. Regionarkivet anser att det blir enklare och tydligare med ett enda dokument för arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen och som beslutas av fullmäktige med stöd av såväl 16 arkivlagen som 3 kap. 9 kommunallagen. Arkivnämnden, i dess egenskap som arkivmyndighet, ska få utfärda anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Läsanvisningar Förutom ny kapitel- och paragrafindelning, reviderade författningshänvisningar och formuleringar för att förenkla läsningen och förståelsen har avsikten inte varit att göra några större sakliga ändringar. Ambitionen har varit att lämna en kommentar till varje paragraf i förslaget. I de fall en kommentar har ansetts överflödig anges detta med Kommenteras inte. Rent språkliga ändringar eller övriga strukturella ändringar kommenteras inte heller. De ändringar och nyheter i sak som ändå föreslås anges med Innehållet i paragrafen är nytt. För att läsa förslaget till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i sin helhet utan paragrafkommentarer, se Bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande. Delar av innehållet i paragrafkommentarerna i detta tjänsteutlåtande kommer att ingå i Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Arkivmyndighetens tillämpningsanvisningar ska finnas tillgängliga samtidigt som dessa Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering träder i kraft ( ). Dispositionen har valts så att innehållet följer en tänkt tidslinje. Det inledande kapitlet (1 kap.) talar bland annat om för vilka reglerna gäller. Det andra kapitlet (2 kap.) reglerar frågor om ansvar och hantering av allmänna handlingar. Därefter kommer flera kapitel som behandlar olika faser i handlingarnas livscykel: framställning och bevarande (3 kap.), styrning och redovisning av allmänna handlingar (4 kap.), arkivering och rensning (5 kap.), gallring (6 kap.) och utlåning (7 kap.). Det avslutande kapitlet (8 kap.) behandlar regler för överlämnande av allmänna handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 7 av 42

9 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Kommentarer till paragrafinnehållet avseende förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Innehållsförteckning 1 kap. Tillämpningsområde kap. Ansvara och hantera kap. Framställa och bevara kap. Styra och redovisa Informationsredovisning Klassificeringsstruktur Dokumenthanteringsplan Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar Arkivförteckning Register/diarium Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar Plan för bevarande av elektroniska handlingar kap. Arkivera och rensa kap. Gallra Kap. Utlåna Kap. Överlämna och leverera Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 8 av 42

10 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 1 kap. Tillämpningsområde 1 (AL och KL) Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller inom Västra Götalandsregionen följande föreskrifter och riktlinjer för arkivvården. Föreskrifterna och riktlinjerna reglerar även den hantering av myndigheternas allmänna handlingar och arkiv som inte faller under begreppet arkivvård och som inte regleras på annat sätt. Regionfullmäktige har därmed beslutat om förutsättningarna för regionens arkiv- och informationshantering med stöd av såväl 16 arkivlagen som 3 kap. 9 kommunallagen (1991:900). Föreskrifterna är teknikneutrala om inget annat anges. För varje paragraf i dessa föreskrifter och riktlinjer anges om fullmäktige beslutat om paragrafen med stöd av 16 arkivlagen (AL) eller 3 kap. 9 kommunallagen (KL). I de fall paragrafen omfattar beslut enligt både arkivlagen och kommunallagen anges detta med (AL och KL). Föreskrifterna och riktlinjerna gäller för Västra Götalandsregionens myndigheter. Med myndigheter avses i dessa föreskrifter och riktlinjer regionstyrelsen, regionfullmäktige och övriga nämnder med underställda förvaltningar samt regionfullmäktiges revisorer. Vad som enligt dessa föreskrifter och riktlinjer gäller för myndigheter ska även gälla för: juridiska personer som avses i 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), i vilka regionen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, juridiska personer som avses i 3 dessa föreskrifter och riktlinjer, för vilka regionen fullgör funktionen som arkivmyndighet, samt enskilda organ som förvarar allmänna handlingar enligt beslut av fullmäktige med stöd av 16 lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. I detta dokument används myndighet som samlingsbegrepp även för alla organ som anges i stycket ovan. Innehållet i paragrafen är delvis nytt och reglerar att fullmäktige beslutat föreskrifterna och riktlinjerna med stöd av både 16 arkivlagen och 3 kap. 9 kommunallagen. Tillämpningsområdet i förslaget är i stort sett detsamma som i nu gällande Arkivreglemente och Riktlinjer till arkivreglementet men har utökats något vad gäller för vilka myndigheter och juridiska personer som föreskrifterna och riktlinjerna ska gälla. Paragrafen har uppdaterats med hänvisningar till nu gällande lagstiftning. 2 (KL) För de kommunala bolagen och sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen gäller att dessa föreskrifter och riktlinjer ska göras associationsrättsligt bindande genom att bestämmelserna särskilt fastställs i ägardirektiv, bolagsordningar, stiftelseurkunder eller motsvarande. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 9 av 42

11 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen I fråga om sådana kommunala bolag, stiftelser med mera som ska jämställas med myndigheter när det gäller tryckfrihetsförordningens föreskrifter om allmänna handlingars offentlighet och bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen, gäller dessutom arkivlagens regler. Det innebär att bolagets arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas i enlighet med arkivförfattningarna. Nytt i paragrafen är att det krävs någon form av privaträttsligt beslut, till exempel i ägardirektiv, bolagsordningar, stiftelseurkunder eller motsvarande för att föreskrifter och riktlinjer ska gälla för de kommunala bolagen, stiftelser etc. 3 (KL) I fråga om juridiska personer som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, i vilka regionen och andra kommuner och/eller landsting tillsammans utövar rättsligt bestämmande inflytande, bestämmer regionen tillsammans med de andra om vilken kommuns arkivmyndighet som ska fullgöra funktionen som arkivmyndighet. Paragrafen hänvisar till bestämmelser i lag. Enligt 8 arkivlagen ska arkivmyndigheten se till att sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 arkivlagen. I de fall flera kommuner eller flera landsting/regioner bestämmer tillsammans i ett sådant företag, till exempel ett kommunalt bolag eller stiftelse, fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna och/eller landstingen/regionerna kommer överens om. Fullmäktigeförsamlingarna i berörda kommuner/landsting/regioner beslutar om vilken arkivmyndighet som ska vara arkivmyndighet. Fullmäktigeförsamlingarna beslutar även om att kommunens/landstingets/regionens arkivregler ska gälla. 4 (KL) Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är arkivmyndighet i Göteborgs Stad. Arkivverksamheten bedrivs inom förvaltningen Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Arkivnämndens uppdrag som arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen framgår även av Arkivnämndens reglemente och Samverkansavtalet om gemensam nämnd. 5 (KL) Arkivmyndigheten utfärdar anvisningar för tillämpningen av dessa föreskrifter och riktlinjer. Anvisningarna är liksom föreskrifterna och riktlinjerna teknikneutrala om inget annat anges. Innehållet i paragrafen är nytt vad gäller arkivmyndighetens rätt att utfärda styrande anvisningar om tillämpningen till dessa föreskrifter och riktlinjer. Arkivnämndens rätt att besluta om tillämpningsanvisningar framgår även av Arkivnämndens reviderade nämndreglemente och samverkansavtalet om gemensam nämnd. Vidare förs ett förtydligande in i paragrafen som säger att föreskrifterna och riktlinjerna, precis som bestämmelserna i arkiv- och offentlighetslagstiftningen är teknikneutrala viket betyder att lagen inte gör någon åtskillnad mellan pappershandlingar och upptagningar i elektronisk form (elektroniska handlingar). Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 10 av 42

12 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Tryckfrihetsförordningen (TF) är teknikoberoende och såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar kan vara allmänna handlingar. 6 (AL) Bestämmelser om arkivmyndighetens tillsyn finns i arkivlagen och arkivförordningen. Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera myndigheterna och får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats utifrån gällande regelverk. Paragrafen hänvisar till bestämmelser i arkivförfattningarna (7 arkivlagen och 5 arkivförordningen) där särskilda bestämmelser finns om att det inom varje statlig eller kommunal förvaltning ska finnas en arkivmyndighet med uppgift att regelbundet utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård 3-6 i arkivlagen och enligt berörda paragrafer i regionens egna föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Tillsyn innebär dock inte enbart inspektion av att lagstiftningen följs. Tillsyn är i lika hög grad rådgivning, stöd och utbildning. Vad gäller registrering (diarieföring) av allmänna handlingar (5 kap. 17 ) har arkivmyndigheten endast tillsynsansvar i den del som har betydelse för arkivvården. 7 (AL och KL) Riksarkivets föreskrifter inom följande områden ska, om inte annat anges, tillämpas när det gäller tekniska krav för: arkivlokaler papper, mikrofilm, ritfilm, skrivmateriel, förvaringsmedel, kopiatorer, faxar och skrivare bindning av handlingar analoga ljud- och bildupptagningar elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Innehållet i paragrafen är nytt vad gäller att utpekade föreskrifter från Riksarkivet ska tillämpas av regionen när det gäller tekniska krav för de utpekade områdena. Riksarkivet är arkivmyndighet för de statliga myndigheterna. Då Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) endast gäller för statliga myndigheter och inte är bindande för kommunerna måste de beslutas av fullmäktige för att de ska gälla i regionen. Vilka föreskrifter som även ska gälla i regionen ska därför beslutas av fullmäktige. I de fall de statliga föreskrifterna innehåller mer än rent tekniska delar är det endast de tekniska delarna av föreskriften i fråga som gäller i regionen. Arkivmyndigheten får i tillämpningsanvisningarna till dessa föreskrifter och riktlinjer besluta om undantag. Med skrivmateriel menas alla typer av underlag för skrift och bild, t.ex. papper och film och alla medel för skriften, t.ex. pennor, stämpelfärger, kopiatorer och skrivare etc. Med förvaringsmedel för handlingar på papper menas arkivboxar och aktomslag av papper eller papp. 2 kap. Ansvara och hantera 1 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 11 av 42

13 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndigheternas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter bildar arkiv endast hos en myndighet, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Paragrafen hänvisar till bestämmelser i arkivlagens portalparagraf (3 ). Arkiv bildas när handlingarna från arkivbildarens verksamhet läggs för förvaring. Arkivet speglar alltså arkivbildarens verksamhet och organisation. De handlingar som förvaras i arkiven har antingen upprättats hos eller kommit in till arkivbildaren. Gemensamt för alla arkivhandlingar är att det är allmänna handlingar. Rätten till insyn enligt bestämmelserna om handlingsoffentlighet kan inte tillgodoses utan ett välordnat arkiv. De medför krav på att allmänna handlingar i princip bevaras, att de ordnas så att de går att hitta och att de vårdas så att de inte skingras eller förstörs. Att ordna arkiv innebär till exempel att myndigheterna ska ordna sina handlingar så att en god offentlighetsstruktur skapas. Arkiven ska organiseras så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Genom en sådan organisation hittar även myndighetens egen personal vid behov enkelt vad de behöver i arkivet. 3 arkivlagen reglerar även frågan om upptagningar som är tillgängliga för flera myndigheter. Samma upptagning för automatiserad behandling kan då utgöra allmän handling för flera myndigheter samtidigt. Ur arkivsynpunkt är det onödigt att arkivera upptagningen på flera ställen. I bestämmelsen anges därför att arkivering ska ske i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Av förarbetena till arkivlagen framgår att avsikten är att beslut om hos vilken myndighet upptagningen ska arkiveras i enskilda fall ska fattas av den arkivmyndighet som har ansvar för den aktuella verksamheten. Observera att arkiveringsansvaret för upptagningar som är tillgängliga för flera myndigheter inte är samma sak som arkivansvar för regiongemensamma system 2 kap (AL) Arkivbildare är den myndighet, företag, organisation eller person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Vad gäller myndigheter definierar paragrafen arkivbildarbegreppet med utgångspunkt i arkivlagen. Begreppet arkivbildare hör samman med den juridiska definitionen av hur arkiv bildas enligt 3 arkivlagen. Enligt lagens definition bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndighetsbegreppet är viktigt för att offentlighetsprincipen ska fungera och för att avgränsningar i arkivbildningen ska kunna göras på ett strukturerats sätt. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 12 av 42

14 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Organisationsförändringar är ofta en orsak till att bryta en arkivbildning och starta en ny. Arkivbildningen behöver dock ha kontinuitet för att inte i onödan försvara återsökningen. 3 (AL) Arkivbildningen ska alltid brytas när en verksamhet byter juridisk form, det vill säga går från myndighet till bolag eller vice versa. Paragrafen beskriver den praxis som gäller inom arkivteorin och som ska tillämpas i regionen. Oavsett behovet av kontinuitet bryts arkivbildningen när verksamheten byter juridisk form. På grund av handlingarnas rättsliga status ska arkivbildningen alltid brytas när byte av den juridiska formen även innebär byte från offentligrättslig till privaträttslig juridisk form. 4 (AL) Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 arkivlagen. I arkivlagen regleras att myndighetens ansvar för arkivvården innebär att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. Lagen lyfter fram att arkivvård är en process som påbörjas innan handlingen upprättas och pågår så länge handlingen finns kvar. 5 (AL) Varje myndighet ansvarar för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Tryckfrihetsförordningen innehåller bestämmelser dels om vilka slags handlingar som ska anses vara allmänna och därmed i princip ska vara tillgängliga för allmänheten, dels om hur sådana handlingar ska tillhandahållas den som vill ta del av dem. Arkivvården i den offentliga sektorn är en förutsättning för en väl fungerande offentlighetsprincip genom att arkiven hålls ordnade och förtecknade, att lämplig skrivmateriel och dokumentation finns, att arkiven förvaras på lämpligt sätt och att arkiven gallras på ett ändamålsenligt sätt. Alla dessa faktorer måste beaktas för att ett tillgängliggörande i praktiken ska kunna äga med mera. Arkiven har även en kulturpolitisk betydelse som inte kan avgränsas från dess betydelse för forskningens behov av information enligt bestämmelserna i 3 arkivlagen. 6 (AL och KL) Myndigheten ska säkerställa att förvaltningen har en ansvarsfördelning avseende hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att besluta om fastställande av en arkivorganisation genom att utse en eller flera arkivansvariga och en eller flera arkivredogörare. Med ansvar för myndighetens arkivvård följer organisation av uppdraget och fördelning av arbetsuppgifter. Bestämmelsen finns sedan tidigare i nuvarande arkivreglemente. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 13 av 42

15 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Varje myndighet är arkivbildare och ansvarig för sin arkivvård. Om arkivansvaret inte är delegerat till någon särskild tjänsteman ligger hela ansvaret hos politikerna i nämnden eller styrelsen. Detta är naturligtvis opraktiskt. För att myndighetens arkivansvar ska fungera i praktiken måste därför myndigheten besluta om att utse en arkivansvarig tjänsteman och en arkivorganisation med personal som förvaltar arkivfrågorna. 7 (AL och KL) Arkivorganisationen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenteras inte. 8 (AL och KL) Myndigheten ska meddela arkivmyndigheten vem som utsetts till arkivansvarig samt vilka arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. Bestämmelsen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och arkivorganisation. Nytt är att myndigheterna till arkivmyndigheten inte ska redovisa hela den beslutade arkivorganisationen (arkivansvariga och arkivredogörare) utan endast vem som utsetts till arkivansvarig samt vad som ingår i uppdraget. Om myndigheten har utsett flera arkivansvariga är det särskilt viktigt att redovisa vem av dessa som har det övergripande formella ansvaret för myndighetens allmänna handlingar och arkiv det vill säga vem som är huvudansvarig med särskilt samordningsansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar. Namn, funktion och kontaktuppgifter ska meddelas. Kopia av myndighetens protokollsutdrag eller delegationsbeslut ska bifogas. 9 (AL och KL) En arkivansvarig har bland annat som uppgift att se till att myndigheten följer arkiv- och offentlighetslagstiftningen, dessa föreskrifter och riktlinjer samt arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. I första hand ska arkivansvarig vara myndighetens kontaktperson i arkivfrågor gentemot arkivmyndigheten. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivansvarigs uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. Vad arkivansvaret kan innebära har tidigare främst framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. Arkivansvarig bör till exempel ha följande arbetsuppgifter och ansvar: 1. Ha kännedom om gällande arkivförfattningar samt se till att föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering tillämpas inom myndigheten och att information i arkivfrågor sprids till berörda befattningshavare. 2. Verka för att bygga upp och upprätthålla arkivorganisationen så att samtliga allmänna handlingar hanteras enligt regelverket (även de elektroniska) och att handlingarna registreras, ordnas och förvaras på ett enhetligt och strukturerat sätt och att det finns sökingångar till handlingarna. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 14 av 42

16 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 3. Bevaka att arkivfrågor beaktas i budgetarbete och övrigt planeringsarbete samt vid organisationsförändringar så att resurser avsätts för arkiv- och dokumenthantering. 4. Ha ett samordningsansvar för myndighetens interna arkiv- och dokumenthanteringsrutiner där samråd med arkivredogörare ingår. 5. Ansvara för att dokumenthanteringsplan, gallringsbeslut och arkivredovisning finns och är uppdaterade 6. I första hand svara för kontakterna mellan nämnd/styrelse, personal och Regionarkivet och se till att information i arkivfrågor (även interna) når myndighetens personal, på alla nivåer (och hålla sig uppdaterad i dessa frågor). 7. Ansvara för formella framställningar till Regionarkivet om till exempel gallring, inspektion av arkivlokaler och leveranser. 8. Samråda med och hålla Regionarkivet underrättat om sådana förändringar av organisation, verksamhet och informationshantering som kan påverka arkivbildningen 9. Vid Regionarkivets inspektioner redogöra för myndighetens hantering av allmänna handlingar och arkiv. 10. Bevaka att gällande bestämmelser om skrivmaterial följs och att nybyggnad, ombyggnad, förhyrning och byte av arkivlokaler sker enligt gällande bestämmelser om arkivlokaler och att arkivhandlingar förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. 10 (AL och KL) En arkivredogörare är praktiskt ansvarig för arkiveringen av allmänna handlingar och har hand om den löpande arkivhanteringen inom förvaltningen. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivredogörares uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. Vad som kan ingå i arkivredogörarens ansvar har tidigare främst framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. Arkivredogörare bör ha följande arbetsuppgifter och ansvar: 1. Ha särskilda kunskaper om bestämmelser som rör det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens hantering av allmänna handlingar och arkiv och internt lämna råd och anvisningar i arkivfrågor (alternativt hänvisa frågorna vidare till arkivansvarig). 2. Vara det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens kontaktperson gentemot arkivansvarig eller huvudarkivredogörare (om sådan finns). 3. Ordna, inventera och förteckna arkiv och se till att den egna enhetens handlingar tas tillvara och arkivläggs och att pappershandlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och förses med anteckning om innehållet. 4. Svara för det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens leveranser till myndighetens arkivlokaler (närarkiv eller centralarkiv). 5. Tillsammans med arkivansvarig medverka i arbetet med att ta fram och/eller revidera förvaltningens gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan med mera. 6. Se till att arkivbildningen inom det egna verksamhetsområdet/den egna enheten sker enligt beslutad dokumenthanteringsplan och (i samråd med arkivansvarig) fortlöpande verkställa beslutad gallring. 7. I samråd med arkivansvarig förbereda och ansvara för det praktiska vid leverans av handlingar till Regionarkivet. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 15 av 42

17 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 8. Tillsammans med arkivansvarig medverka vid planering och projektering av ny- och ombyggnad av arkivlokaler. 9. Ansvara för och sköta utlån av de handlingar som förts till myndighetens arkivlokal och i övrigt tillhandahålla information i arkivet i enlighet med offentlighetsprincipen samt att se till att endast behörig personal har tillträde till arkivlokalen. 10. I övrigt biträda arkivansvarig och svara för den praktiska arkivvården. 11 (AL och KL) Arkivansvarig bör ha eget resursansvar där arkiv- och informationshanteringsfrågor ingår. Innehållet i paragrafen är delvis nytt. Delar av innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. Arkivansvarig bör vara den som har möjlighet att påverka och belysa arkivfrågor så att finansiella resurser avsätts för arkivarbete. Eftersom arkivansvaret formellt redan har delegerats från myndighetens nämnd eller styrelse kan inte den arkivansvarige sin tur uppdra åt annan anställd inom myndigheten att utföra uppdraget (vidaredelegera). 12 (AL och KL) Arkivansvarig bör även vara den hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen. Innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. 13 (AL och KL) Om myndigheten utser flera arkivansvariga ska en av dessa vara huvudansvarig med särskilt ansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar och arkiv. Innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. 14 (AL) Myndighetens hantering av allmänna handlingar ska styras och planeras. Handlingarna ska hanteras och struktureras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Behovet av att planera och organisera allmänna handlingar för att tillgodose syftena i 3 arkivlagen är särskilt viktigt när det gäller arkiv som helt eller delvis utgörs av elektroniska handlingar. Skälet är att pappershandlingar kan sorteras, gallras och registreras i efterhand även om det kan vara arbetskrävande och därmed kostsamt. Att vidta åtgärder i efterhand kan dock vara i princip omöjligt när det gäller handlingar och Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 16 av 42

18 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen information i ett IT-system om inte nödvändiga åtgärder för bevarande, sökbarhet och gallring vidtagits innan systemet togs i bruk. 15 (AL och KL) När en myndighet förändrar organisation eller arbetssätt och förändringen påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten. Bestämmelsen finns sedan tidigare i nuvarande arkivreglemente men samrådskravet är en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel samt i vilka fall och när samråd ska ske. Syftet är att den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningar för gallring ska beaktas innan ändringen genomförs. Det är därför av betydelse att samråd sker. 16 (AL och KL) Myndigheten ska i god tid samråda med arkivmyndigheten om verksamhet avses bli överförd till en annan myndighet eller ett enskilt organ. Detsamma gäller vid förändringar som medför att regionen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i ett bolag, en stiftelse eller en ekonomisk förening. Bestämmelsen finns sedan tidigare i nuvarande arkivreglemente men samrådskravet är en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel samt i vilka specifika fall samråd ska ske. Syftet är att den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningar för gallring ska beaktas innan ändringen genomförs. Det är därför av betydelse att samråd sker. 17 (AL) Myndigheten ansvarar för arkiv eller delar av arkiv som övertagits från en annan myndighet, till exempel en föregångare. Paragrafen följer av bestämmelserna i 2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen där det föreskrivs att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet. Om en myndighet övertagit arkivhandlingar från en annan myndighet har även det juridiska ansvaret för arkivhandlingarna tagits över. 18 (AL och KL) Myndighet som överlåter delar av arkiv- och informationshanteringen till annan myndighet eller enskild ska skriftligt reglera villkoren. Innehållet i paragrafen är nytt. Om en myndighet överlåter delar av arkivhanteringen till annan myndighet eller enskild kvarstår ansvaret för handlingarna. Det är därför viktigt att den myndighet som äger handlingarna (informationsägaren) i en överenskommelse säkerställer att handlingarna hanteras enligt de krav som framgår av arkivförfattningarna. Paragrafen kan bli aktuell när man deponerar arkivhandlingar hos Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 17 av 42

19 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen annan myndighet eller enskild, när en myndighet sköter diarieföringen åt andra myndigheter eller när en myndighet sköter personal- och löneadministrationen åt en annan myndighet. 19 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om arkivansvar för information i elektroniska system som används av mer än en myndighet i regionen. Övriga myndigheter ansvarar för att redovisa den information som tillkommer i den egna verksamheten i sin informationsredovisning. Innehållet i paragrafen är nytt och behandlar arkivansvar för så kallade gemensamma system. Varje myndighet ska svara för vården av sitt arkiv enligt lag men Arkivnämnden får besluta om arkivansvar för information i elektroniska system som används av mer än en myndighet i regionen eller kommunen. Arkivansvarig myndighet behöver inte vara samma myndighet som förvaltar systemstödet, men det sammanfaller sannolikt. Regionarkivet anser att det är viktigt att hålla isär informationsägare/arkivbildare och den som ansvarar för den tekniska plattformen. Regionarkivet är inte ute efter att all information som finns i ett gemensamt system ska bilda arkiv hos den som förvaltar systemet. Informationen ägs av och bildar arkiv hos olika myndigheter även om en myndighet utsetts till arkivansvarig för den gemensamma plattformen. Syftet är att hitta en pragmatisk lösning där det finns en utpekad part till arkivmyndigheten som ansvarar för val av metoder och skyddet för upptagningar, och samordning av leveransarbete till mellanlagringstjänster och system för bevarande och så vidare. Arkivansvaret innebär: Helhetsansvar för att bevara/gallra, leverera handlingar/information som hanteras och förvaras i systemet. Ansvar för val av metoder och skyddet för upptagningar, exempelvis konvertering till arkivgodkända format. Samordning av leveransarbete till mellanlagringstjänster och system för bevarande. Ansvar för kontakter med leverantörer av IT-system när det gäller systemfunktioner som berör arkiveringen. Att på uppdrag av arkivbildaren/informationsägaren genomföra gallring i systemet enligt gällande beslut. Att på egen hand eller tillsammans med arkivbildaren/informationsägaren upprätta den plan för bevarande av elektroniska handlingar som avses i 4 kap. 25. Ansvar för utlämnande av information ur systemet till arkivbildande myndighet i de fall informationsägaren inte har direktåtkomst till handlingarna/informationen. Arkivansvaret innebär inte: Ansvar för bedömning och utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter som hanteras i systemet. Värdering (gallringsutredning) av informationen som förvaras och hanteras i systemet. Förteckning över andra myndigheters handlingar/uppgifter som förvaras i systemet Varje myndighet ska: Ansvara för sin egen information i systemet, t.ex. att registrera och klassificera handlingar/information- Redovisa sina handlingar i myndighetens informationsredovisning. Vid behov medverka vid exempelvis leveransarbete till mellanlagringstjänster och system för bevarande. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 18 av 42

20 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Ansvara för bedömning och utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter som hanteras i systemet. Ansvara för att värdera sin information i systemet. I övrigt ansvara för att myndighetens information hanteras på ett korrekt sätt i systemet. 20 (AL och KL) Myndigheter i regionen som hanterar gemensamma projekt eller liknande ska besluta om vilken av de berörda myndigheterna som ska utses till ansvarig för arkiveringen av de handlingar som ingår i det gemensamma projektet. Övriga myndigheter som ingår i projektet ansvarar för de handlingar man själv upprättar eller tar emot. Innehållet i paragrafen är nytt. Ansvaret innebär att en myndighet tar ett helhetsansvar för arkiveringen av projekthandlingarna även om varje myndighet som ingår i projektet ansvarar för de handlingar man själv upprättar eller tar emot. I samverkansprojekt kan det finnas flera projektägare. Då är det projektets styrgrupp eller motsvarande som ska besluta om ansvarsfördelningen mellan aktörerna. Om flera myndigheter är inblandande i projektet har varje myndighet ansvar för sina allmänna handlingar. 21 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om delar av en myndighets verksamhet ska utgöra egen arkivbildare samt om en myndighet ska ingå i en annan myndighets arkivbildning. Innehållet i paragrafen är nytt. Paragrafen reglerar att arkivmyndigheten avgör om ett dotterbolag till ett moderbolag ska anses vara en egen arkivbildare eller inte. Det går inte att säga generellt vad som gäller för en koncern med moderbolag och deras dotterbolag det beror på hur verksamheterna ser ut och deras förhållande till varandra och hur självständig arkivbildningen är. Det kan finnas dotterbolag som kan ses som egen arkivbildare inom en koncern, till exempel om dotterbolaget på ett grundläggande sätt skiljer sig från moderbolagets verksamhet. Om det istället förhåller sig så att kopplingen mellan ett moderbolag och ett dotterbolag är mycket nära kan dessa bolag däremot ses som en och samma arkivbildare. Arkivredovisningen ska då vara gemensam för moder- och dotterbolag, men det ska klart framgå vilka handlingar som hör till vilket bolag. Arkivmyndighetens rätt att besluta i sådana ärenden framgår även av Arkivnämndens reglemente. 22 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar i vilka fall ett kommunalt bolag som går från ett verksamhetsdrivande bolag till ett vilande bolag ska anses vara en upphörd arkivbildare. Innehållet i paragrafen är nytt. Arkivmyndigheten ska kunna besluta om att ett bolag i regionen som går från aktivt till vilande ska anses vara en upphörd arkivbildare. När ett bolag återstartas från att ha varit ett vilande bolag är som regel uppdraget helt förändrat än det bolaget ursprungligen hade som verksamhetsdrivande. Den nya verksamheten i bolaget med samma organisationsnummer bör därför inte ha behov av handlingarna från bolagets tidigare verksamhet. Arkivnämnden bör därför kunna besluta om att Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 19 av 42

21 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen arkivbildningen ska brytas och slutredovisas för att eventuellt överlämnas till arkivmyndigheten. Arkivmyndighetens rätt att besluta i sådana ärenden framgår även av Arkivnämndens reglemente. 3 kap. Framställa och bevara 1 (AL) Vid framställning av allmänna handlingar ska myndigheten använda medel och metoder som är lämpliga med hänsyn till att handlingarna ska kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den tid som de ska bevaras. Vid behov ska det vara möjligt att överföra informationen till annan databärare. Syftet med bestämmelsen är att myndigheterna redan när de skapar sina handlingar måste tänka på att bevara handlingarna långsiktigt. Redan från början måste hänsyn tas till hur analoga och elektroniska handlingar ska hanteras på lång sikt för att säkerställa att informationen inte förstörs. Det är inte tillräckligt att handlingarna kan läsas under den tid som de ska bevaras. Läsbarheten ska även vara så god att det vid behov går att kopiera och skanna handlingarna, nu och i framtiden. När det gäller elektroniska handlingar har de en mängd egenskaper som gör att handlingarna kan förmedla information. För att detta ska kunna uppnås behövs uppgifter om informationens innehåll, struktur och övrig metadata bevaras, det vill säga egenskaper som handlingen hade när den skapades. I samband med val av format och åtgärder för bevarande ska myndigheten alltså bedöma om informationens ursprungliga skick kommer att påverkas av de planerade åtgärderna (systembyte, byte av format, överföring och så vidare). 2 (AL) Papper, datamedium, skrivmateriel och maskinell utrustning ska väljas i enlighet med de krav som ställs på handlingarnas beständighet och de anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. En grundförutsättning för en meningsfull arkivvård är att de handlingar som ska bevaras rent faktiskt går att bevara. Beständighet kan definieras som förmågan att under lång tid förbli oförändrad i kemiskt och fysikaliskt avseende. Allt material ändras med tiden men beständigt material är funktionsdugligt under lång tid. Vid analog lagring beror beständigheten av materialets egenskaper och hur handlingen förvaras och hanteras. Vid elektronisk lagring beror beständigheten av materialets egenskaper och hur handlingen förvaras och hanteras men begränsas oftast av tillgången på mjuk- och hårdvara. Riksarkivets föreskrifter om godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel respektive vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet gäller även kommunala myndigheter. 3 (AL) Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst under hela den tid som de ska bevaras. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 20 av 42

22 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Paragrafen avser skydd mot yttre faktorer som kan skada arkivet, till exempel brand och fukt. Bestämmelsen innebär även att en viss kontroll måste ske av dem som besöker arkivet så att inte någon obehörigen tar bort eller förstör handlingar. Att arkivet ska skyddas mot obehörig åtkomst syftar i första hand på att sekretesskyddet för uppgifter i handlingarna ska kunna upprätthållas. Handlingar som kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess måste därför förvaras så att inte obehöriga kan läsa dem. En annan aspekt av att arkivet ska skyddas mot obehörig åtkomst gäller det skydd för personuppgifter som regleras genom personuppgiftslagen och i olika registerförfattningar. 4 (AL) Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Den grundläggande teorin för arkivbildning i Sverige har varit den så kallade proveniensprincipen. Principen innebär i korthet att en arkivbildares arkiv ska hållas skilt från andra arkiv, och att handlingarnas ursprungliga ordning och samband med övriga handlingar ska behållas. Bevarandet av kontexten gör att man i efterhand kan fastställa handlingens ursprung och giltighet. 5 (AL) Allmänna handlingar ska förvaras i arkivlokal som godkänts av arkivmyndigheten eller i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Kommenteras inte. 6 (AL och KL) Myndighet som avser att bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. Bestämmelserna om planering, utförande och drift av arkivlokal är mycket detaljerade. Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler ska, om inte annat anges i arkivmyndighetens tillämpningsanvisningar till dessa föreskrifter och riktlinjer, tillämpas när det gäller tekniska krav för arkivlokaler. Arkivmyndigheten ska kopplas in så tidigt som möjligt. Om arkivmyndigheten kopplas in först när arkivlokalen har börjat byggas eller när ombyggnaden redan är igång kan det bli dyrt och ofta svårt att åstadkomma de förändringar som kan komma att krävas. 7 (AL och KL) Innan en arkivlokal tas i bruk, ska den godkännas av arkivmyndigheten. Detta gäller även innan en arkivlokal tas i bruk efter ombyggnad. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 21 av 42

23 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Bestämmelserna gäller oavsett medium. Till arkivlokal räknas även utrymmen för digital förvaring samt hantering av digitalt material i driftsmiljö. Om det förvaras allmänna handlingar i IT-utrymmen (exempelvis serverrum eller datorhall) ska tillämpliga bestämmelser för arkivlokaler gälla även för dess utrymmen. 8 (AL och KL) Om en arkivlokal inte uppfyller kraven i föreskrifterna kan myndigheten ansöka om undantag från föreskrifterna. Endast under förutsättning att det finns kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd kan arkivmyndigheten godkänna arkivlokalen. Bestämmelsen finns sedan tidigare i Regionarkivets handledning Att planera, utföra och drifta arkivlokaler. Bestämmelsen bygger på Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4). Arkivmyndigheten kan, vid behov, besluta om undantag från bestämmelserna (RA:FS 2013:4) för arkivlokal. Vid ansökan om undantag ska myndigheten ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder. Arkivmyndigheten kan även i samband med tillsyn i föreläggande uppdra åt myndighet att utföra kompenserande åtgärder. De kompenserande åtgärderna kan vara ändring av konstruktion, installationer, inredning eller material i en befintlig arkivlokal eller i lokal som anpassas till arkivlokal. 9 (AL) För förvaring av analoga handlingar ska för arkivändamål godkända aktomslag, arkivboxar och andra arkivgodkända förvaringsmedel användas. Riksarkivets föreskrifter om godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel respektive vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet gäller även kommunala myndigheter. Undantag gäller för handlingar som enligt beslut får gallras med en gallringfrist på tio år eller kortare. 4 kap. Styra och redovisa Övergripande kommentar för kapitel 4: Kapitlet handlar om vikten av proaktivitet och strategiskt tänkande inom arkiv- och informationshantering. Innehållet under detta kapitel är främst hämtat från Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. Vissa delar av innehållet i de befintliga riktlinjerna kommer dock att återfinnas i Arkivnämndens tillämpningsanvisningar till dessa föreskrifter och riktlinjer. Begreppet informationsredovisning används eftersom det beskriver att redovisningen ska användas för verksamhetens hela dokument- och informationsredovisning, inte bara för arkivering. Processorienterad informationsredovisning är alltså inte bara en fråga om hur arkiverade handlingar ska ordnas och klassificeras, det är också ett sätt att styra den pågående dokument- och informationshanteringen i verksamheterna. Informationsredovisning 1 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 22 av 42

24 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Myndigheten ska upprätta en informationsredovisning som gör det möjligt att: förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar och hantera och förvalta handlingar. Arkivnämnden har i befintliga Riktlinjerna beslutat att från 1 januari 2016 ska begreppet informationsredovisning användas istället för arkivredovisning. Genom att använda begreppet informationsredovisning vill arkivmyndigheten tydliggöra att den nya redovisningsmodellen inte bara ska användas vid arkivering, utan att den även ska användas för den dagliga informationshanteringen. Informationsredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd oberoende av medium. Om en myndighets verksamhet är uppdelad på flera arkivbildare ges varje arkivbildare normalt en egen informationsredovisning. 2 (AL) Informationsredovisningen ska bestå av uppgifter som ska kunna presenteras som: en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan, en arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar, en arkivförteckning, ett register/diarium, en förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar och en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Kommenteras inte. Klassificeringsstruktur 3 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en klassificeringsstruktur som representerar den egna verksamheten. Klassificeringsstrukturen är grunden i myndighetens informationsredovisning och är ett systematiskt sätt att beskriva myndighetens uppdrag och verksamhet. Verksamhetsområden och samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Klassificeringsstrukturen ska innehålla processbeskrivningar samt exempel på handlingstyper som genereras i processerna. Klassificeringsstrukturen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 23 av 42

25 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån verksamhetens processer. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer till exempel mellannivåer som utgörs av processgrupper. Verksamhetsområden är de uppdrag som en myndighet har. En process är en avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten. En aktivitet är en avgränsad insats som utgör ett led i en process Varje process genererar ett handlingsslag som i sin tur kan innehålla en eller flera handlingstyper. Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska beskrivas. Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. Alla myndigheter har styrande och stödjande verksamheter. Dess placeras överst i strukturen eftersom de är någorlunda stabila över tiden. När helt nya verksamhetsområden tillkommer rör det sig oftast om kärnverksamheter, därför ska de placeras nederst. Denna ordning gör strukturen mer byggbar på djupet. I klassificeringsstrukturen ska verksamhetsområden ges följande ordning: Styrande verksamheter Stödjande verksamheter Kärnverksamheter 4 (AL) Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingar vid upprättande av dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan vid registrering enligt 5 kap.1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sökingångarna till myndigheternas allmänna handlingar har tidigare haft olika strukturer. Klassificeringsstrukturen är ett sätt att klassificera och redovisa allmänna handlingar under hela dess livscykel från uppkomst till slutarkivering eller gallring oavsett medium. Samtliga handlingar kommer därmed att klassificeras enligt en struktur som utgår från verksamheten betraktad från ett processperspektiv. Det underlättar insyn och återsökning av myndighetens samtliga handlingar. 5 (AL och KL) Myndighetens klassificeringsstruktur ska beslutas av arkivmyndigheten. Myndigheten bör redan tidigt i sitt arbete med att upprätta sin klassificeringsstruktur ta kontakt med Regionarkivet för samråd. På så vis hanteras eventuella frågor eller problem under hand istället för i efterhand. Efter kontakterna med Regionarkivets handläggare kan myndigheten skicka sitt förslag till arkivmyndigheten för så kallat slutligt samråd. Arkivmyndigheten kan besluta om att såväl godkänna som avslå en myndighets förslag till klassificeringsstruktur. 6 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 24 av 42

26 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Kommenteras inte. 7 (AL) Klassificeringsstrukturen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenterar: Klassificeringsstrukturen ska utformas så att den kan vara relativt hållbar över tid. Men en myndighets verksamhet kan förändras. Om verksamhetsområden eller processer försvinner eller tillkommer ska detta framgå av klassificeringsstrukturen. I sådana fall ska klassificeringsstrukturen revideras så att det framgår vilka strukturenheter som tillkommit eller upphört och vid vilken tidpunkt. Om verksamheten genomgår så omfattande förändringar att strukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av alla ändringar ska klassificeringsstrukturen avslutas och en ny tas i bruk. 8 (AL och KL) Arkivmyndigheten får besluta om obligatorisk klassificeringsstruktur för styra- och stödprocesserna i regionen. Vissa uppdrag är unika för en myndighet i regionen. De verksamhetsområden som avser kärnverksamheten visar vilka uppdrag myndigheten har. Styrande och stödjande verksamhetsområden är däremot relativt lika från en myndighet till en annan. Eftersom myndigheterna i första hand ska prioritera att beskriva kärnverksamheternas processer och då styrande och stödjande processer normalt sett inte behöver kartläggas eller beskrivas i detalj får arkivmyndigheten besluta om en obligatorisk struktur för styra- och stödprocesser i regionen. En gemensam struktur för styra- och stödprocesser säkerställer en enhetlig klassificering av handlingar i de processer som finns hos samtliga myndigheter i regionen. En gemensam struktur för styra- och stödprocesserna underlättar även informationshanteringen i samband med verksamhetsövergångar inom regionen då aktuell information kan komma att överlämnas och införlivas med mottagande myndighets arkiv. Dokumenthanteringsplan 9 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en dokumenthanteringsplan för den egna verksamheten. Dokumenthanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar och är ett redskap för myndigheten att skapa enhetliga rutiner med anvisningar för hur de ska hanteras: om dokumenten ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. Myndigheten ska fastställa hur allmänna handlingar ska hanteras. En effektiv styrning av allmänna handlingar och information förutsätter en aktuell dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökar möjligheten till insyn i myndighetens verksamhet. En dokumenthanteringsplan är en plan som styr hanteringen av dokument hos en myndighet. Dokumenthanteringsplanen är ett redskap för myndigheten att skapa enhetliga rutiner för hanteringen av sina Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 25 av 42

27 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen handlingar. Enhetliga rutiner behövs bland annat för att arkiv- och offentlighetslagstiftningen kräver ordning och sökbarhet till myndigheternas allmänna handlingar. Tidigare räckte det i stort sett med att en dokumenthanteringsplan innehöll namn på handlingstyper, uppgifter om en handlingstyp skulle bevaras eller om den fick gallras och i så fall med vilken gallringsfrist samt vid behov en anmärkning. Övriga kolumner med hanteringsanvisningar var en bör-regel. Från och med krävs att dokumenthanteringsplanerna ska innehålla vissa obligatoriska kolumner. Observera att från och med ska dokumenthanteringsplanen inte längre utgöra grund för gallringbeslut då den så viktiga beskrivningen av handlingarna och motiveringen till varför en viss gallringsfrist föreslås saknas. Dokumenthanteringsplanen ska omfatta följande uppgifter (kolumner): Namn och beteckning på verksamhetsområde Namn och beteckning på process/handlingsslag Namn på processens handlingstyper Bevarande/gallring Gallringsbeslut Registrering/sortering Förvaring Arkivmedium Sekretess Anmärkning 10 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Dokumenthanteringsplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Tidigare kunde dokumenthanteringsplanerna struktureras efter organisation, alfabetisk, funktion eller processer. Fr.o.m ska dokumenthanteringsplanerna enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente struktureras efter beslutad klassificeringsstruktur. 11 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska beslutas av myndigheten. Kommenterar: Från och med ska dokumenthanteringsplanen, enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente, inte beslutas av arkivmyndigheten. Dokumenthanteringsplanen granskas i samband med arkivmyndighetens tillsyn av berörd myndighet. 12 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenteras inte. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 26 av 42

28 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar 13 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivbeskrivning enligt 6 arkivlagen och en beskrivning av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen detta redovisas samlat i ett dokument: Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska ge en kort introduktion till myndigheten, dess uppdrag och verksamhet och hur man söker de allmänna handlingarna. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Innehållet i paragrafen är nytt, men har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen och beskrivningen av allmänna handlingar ska ge en samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning. Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten: Myndighetens namn. Myndighetens tillkomst och eventuellt upphörande. Myndighetens organisation, verksamhet och historik. Bestämmelser för myndighetens verksamhet. Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag. Planering och styrning av arkivbildningen. Bevarande och gallring. Sökingångar till arkivet och myndighetens handlingsbestånd. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Arkiv som myndigheten förvarar. Arkiv som överlämnats till arkivmyndighet eller till annan myndighet. Arkivverksamhetens organisation och ansvar. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. 14 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Innan myndigheten fastställer dokumentet ska arkivmyndighetens synpunkter inhämtas. Innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning. Regionarkivet beslutar inte formellt om att godkänna en arkivbeskrivning, men vill ha den för Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 27 av 42

29 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen kvalitetsgranskning innan myndigheten beslutar om att fastställa arkivbeskrivningen och beskrivning av allmänna handlingar. 15 (KL) En kopia av myndighetens fastställda arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska skickas till arkivmyndigheten för kännedom. Kommenteras inte. 16 (AL) Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. När beskrivningen har blivit inaktuell ska den uppdateras, alternativt en ny upprättas och beslutas. 17 (AL) När en myndighet upphör ska myndighetens arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar omarbetas till en slutgiltig presentation av arkivbildarens verksamhet, arkiv och allmänna handlingar. Har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning. Arkivförteckning 18 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivförteckning. Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vilka typer av bevarandehandlingar som finns, vilken tid de omfattar och var de finns placerade. Redan påbörjade och pågående arkivförteckningar ska fortsätta att föras enligt den tidigare modellen (allmänna arkivschemat), men när myndigheten går över till en ny processorienterad informationsredovisning ska den nya arkivförteckningen vara processorienterad. Arkivförteckningen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Myndigheten ska redovisa sitt arkiv i en systematisk arkivförteckning. Huvudregeln att redovisa arkiv är: en arkivbildare ett arkiv en förteckning. Av praktiska skäl är det dock möjligt att bryta ned arkivbildaren i mindre enheter och göra upp flera förteckningar om myndighetens arbetsuppgifter är så åtskilda att det blir mer praktiskt och ändamålsenligt på det sättet. Dessa förteckningar dokumenterar då tillsammans myndighetens arkiv. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 28 av 42

30 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Följande uppgifter ska anges om handlingsslag och handlingstyper: Namn och beteckning på verksamhetsområde. Namn och beteckning på handlingsslaget/processen. Namn på ingående handlingstyper som ska bevaras. Typ av förvaringsenhet Sekretess Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas ska följande uppgifter anges: Typer av uppgifter som ingår i handlingstypen. Samband med andra handlingstyper. I vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår. Samband med dokumentation över systemet eller systemen. Följande uppgifter ska anges på förvaringsenheterna: Myndighetens/arkivbildarens namn. Namn på handlingsslag eller handlingstyp. Beteckning på förvaringsenheten. Typ av förvaringsenhet. Förvaringsenhetens omfattning. Förvaringsenhetens fysiska placering. Arkivansvarig på myndigheten ansvarar för att en arkivförteckning finns och att den uppdateras fortlöpande, men inget formellt beslut behövs. Den behöver inte heller beslutas eller kvalitetsgranskas av arkivmyndigheten. Arkivförteckningen granskas i samband med arkivmyndighetens tillsyn av berörd myndighet. 19 (AL och KL) Myndigheten ska i samråd med arkivmyndigheten välja en lämplig tidpunkt för att bryta sin pågående arkivförteckning och gå över till processorienterad arkivförteckning. Samrådskravet i paragrafen är nytt, men innehållet har tidigare framgått av Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. 20 (AL) Arkivförteckningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenteras inte. Register/diarium 21 (AL) En allmän handling ska registreras så snart den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 29 av 42

31 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Myndigheterna ska vid registrering av allmänna handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkiv- och informationshantering. Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen ska allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. Men även för sekretessreglerade handlingar finns ett undantag från registreringsskyldigheten. Handlingar som förekommer hos en myndighet i stor omfattning och som regeringen i offentlighets- och sekretessförordningen har undantagit från registreringsskyldigheten behöver inte registreras på det sätt som anges i 5 kap. 2 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Sådana handlingar är till exempel handlingar i socialtjänstens personakter och sjukvårdens patientjournaler. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheterna välja mellan att antingen registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för ettdera systemet måste det emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Om det till exempel har bestämts att allmänna handlingar tillhörande vissa ärendeslag ska registreras krävs det att alla allmänna handlingar som hör till sådana ärenden verkligen diarieförs. Detta ska framgå av myndighetens dokumenthanteringsplan. Begreppet diarieföring används inte i lagtexten, utan det talas om register och registrering. Diarieföring är en utbyggd form av registrering av allmänna handlingar. Ett diarium innehåller i regel betydligt fler uppgifter om ärendet och handlingarna än vad som föreskrivs i offentlighets- och sekretesslagen och kan vara allt från ett mycket enkelt register till ett omfattande ärendehanteringssystem. Alla uppgifter utöver de lagstadgade finns för att underlätta handläggning, uppföljning, arkivering, gallring och återsökning m.m. I 4 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen finns en bestämmelse som kan sägas ange villkor för hur myndigheterna ska uppnå en god offentlighetsstruktur. Ändamålet är att ge garantier för insyn genom god ordning och överskådlighet hos myndigheternas hantering av allmänna handlingar och arkivinformation. En förutsättning för att en myndighet ska kunna leva upp till bestämmelsens krav är att det finns en genomtänkt plan bland annat för hur registrering ska ske. Syftet med bestämmelserna sammanfaller med arkivlagens krav på att arkivvården ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar. Vidare innebär bestämmelsen i 5 arkivlagen att den uppdelning av handlingar i t.ex. olika ärendegrupper som sker vid registreringen också måste vara lämplig för arkivet. Arkivmyndigheterna har endast tillsynsansvar för registreringen av allmänna handlingar i den del som har betydelse för arkivvården. 22 (AL) Diarieplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Kommenteras inte. Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar 23 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en förteckning över samtliga IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 30 av 42

32 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen I förteckningen beskrivs ändamål, innehåll samt vilken myndighet som är arkivansvarig för systemet. Förteckningen över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Regionarkivet har tidigare ställt krav på förteckning över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar i samband med myndigheternas arbete med att upprätta arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner. Nytt är att dokumentets upprättande ska framgå av ett styrande dokument. Att dokumentet ska upprättas har dock aldrig varit föremål för beslut i Arkivnämnden eller kommunfullmäktige. I sekretesslagen angavs tidigare att myndigheten skulle ha en särskild förteckning över register med mera som fördes med hjälp av IT. I offentlighets- och sekretesslagen är denna särskilda bestämmelse borttagen och mer teknikneutrala regler har införts. Teknikneutrala bestämmelser om att redovisa sökingångar till arkivhandlingar finns även i arkivlagen. Regionarkivet ser ett värde i att myndigheterna som ett komplement till arkivbeskrivningen (enligt arkivlagen) och beskrivningen av allmänna handlingar (enligt offentlighetsoch sekretesslagen) upprättar en särskild förteckning över register, databaser eller andra system som innehåller allmänna elektroniska handlingar. Förteckningen över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar ska innehålla uppgifter om IT-systemets/samarbetsytans namn, syfte, innehåll och tidsperiod. Samarbetsytor är till exempel gemensamma kataloger och Alfresco/SharePoint. 24 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en förteckning över IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. Kommenteras inte. Plan för bevarande av elektroniska handlingar 25 (AL) Myndigheten ska upprätta en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Av planen ska framgå vilka åtgärder myndigheten vidtar för att säkerställa bevarandet av de elektroniska handlingarna. Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid de ska bevaras. Bevarandeplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Innehållet i paragrafen är nytt. Nytt krav på att myndigheterna ska upprätta en plan för bevarande av sina elektroniska handlingar. Syftet med en plan för bevarande av elektroniska handlingar är att upptagningar ska kunna läsas och förstås även efter det att den tekniska miljön i vilken de har skapats och/eller förvarats i inte längre finns kvar. Det är alltså inte bara ett bevarande av teknisk systemdokumentationen och manualer utan även ett Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 31 av 42

33 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen kunskapsbevarande från verksamheten ett system funnits inom till exempel i vilket sammanhang handlingarna skapats. Elektroniska handlingar ska bevaras i arkivgodkända format, säkert, med samma kvalitet och riktighet. Information ska vara tillgänglig, åtkomlig, autentisk, läsbar och tillförlitlig både idag och i framtiden. För att säkerställa att informationen i IT-systemen är fortsatt sökbar, åtkomlig och användbar måste systemet vara förberett för vissa åtgärder för långsiktigt elektroniskt bevarande. Ett IT-systems livslängd är begränsad och en medvetenhet måste finnas om hur innehållet ska tas om hand och vårdas, antingen då systemet ska bytas ut eller kontinuerligt tappas på information. Redan vid planeringen av IT-system och rutiner ska myndigheten ta ställning till bl.a. bevarande och gallring av elektroniska handlingar, hur sökbehovet ska kunna tillgodoses och hur bevarande av ursprungliga elektroniska handlingar ska ske samt vilken dokumentation som ska framställas och hållas aktuell. För befintliga system som saknar bevarandeplan ska en sådan upprättas som en del i förvaltningen av systemet/motsvarande. En plan för bevarande av elektroniska handlingar kan komma att innehålla krav på följande uppgifter: Allmänna uppgifter om systemet eller samarbetsytan. Beskrivning av funktion och innehåll. Beskrivning av hur god offentlighetsstruktur ska upprätthållas. Gallrings- och exportfunktioner, även sammanställningsmöjligheter. Bevarande, till exempel val av teknik och format. Teknik för system i drift. Överföring till bevarande. Teknik vid bevarande. Överlämnande. Som stöd till myndigheterna kommer Regionarkivet att ta fram mallar för bevarandeplaner både för det som avser elektroniska handlingar i IT-system och för elektroniska handlingar i samarbetsytor som till exempel gemensamma kataloger och Alfresco/SharePoint. En plan för bevarande av elektroniska handlingar kan även vara till hjälp vid införandet av den nya dataskyddsförordningen som till exempel ställer krav på en redovisning av vilka personuppgifter/ känsliga personuppgifter som behandlas, om de bevaras/gallras och så vidare. 26 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en plan för bevarande av elektroniska handlingar Innehållet i paragrafen är nytt se (AL och KL) För upprättande av bevarandeplanen som avses i 25 ansvarar den myndighet som har arkivansvaret för systemet/samarbetsytan. Myndigheter som använder ett system som används av fler än en myndighet i regionen ska hänvisa till den arkivansvariga myndighetens dokumentation. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 32 av 42

34 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Varje myndighet ansvarar för att upprätta en bevarandeplan för de elektroniska handlingarna i egenutvecklade system eller system som myndigheten själv upphandlat. För handlingar i system som används av fler än en myndighet är det däremot den myndighet som arkivmyndigheten beslutat ska vara arkivansvarig för systemet eller samarbetsytan som ansvarar för upprättande av bevarandeplanen. 5 kap. Arkivera och rensa 1 (AL) Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. Framgår av 3 arkivförordningen. 2 (AL) Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Framgår av 3 arkivförordningen. 3 (AL) I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande ska varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. Framgår av 3 arkivförordningen. 4 (AL) Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras enligt 1-3 ska rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning är inte samma sak som gallring. Rensning innebär att man tar bort handlingar som inte ska arkiveras, till exempel från en akt. Det innebär att handlingar i ett ärende befrias från arbetsdokument som endast är av tillfällig betydelse och som inte behövs för förståelsen av ärendet. Rensning är därför en åtgärd för att avgränsa arkivet enligt 6 kap. 4 arkivlagen. Rensning avser handlingar som inte är allmänna och därför ingen gallringsåtgärd trots att resultatet, förstöring, är detsamma. 6 kap. Gallra Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 33 av 42

35 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 1 (KL) Med gallring avses att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med allmänna handlingar eller uppgifter i dessa som medför förlust av betydelsebärande data (informationsförlust), förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma informationens autenticitet (äkthet, ursprunglighet). Definitionen har tidigare framgått av Riktlinjer till arkivreglemente. Enligt 10 arkivlagen får allmänna handlingar gallras. Även om huvudregeln är bevarande så medges ändå gallring under vissa förutsättningar. Vid gallringen ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Varken i lagen eller i arkivförordningen finns en definition av begreppet. Den definition vi föreslår bygger på definitionen som Riksarkivet har i sina föreskrifter för de statliga myndigheterna. Definitionen innebär att gallring inte bara är ett fullständigt förstörande av handlingen utan även förlust av information som uppstår på grund av åtgärder som vidtas med handlingarna. Viktigt att notera är att gallring har en särskild betydelse när det gäller elektroniska handlingar. 2 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om gallring om inget annat anges i lag eller förordning. Allmänna handlingar i kommunen får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut av arkivmyndigheten. Syftet är att förhindra att myndigheterna gör sig av med material på ett godtyckligt sätt. Fullmäktige har rätt att delegera beslut (utom beslut enligt 3 kap. 9 kommunallagen) till nämnder och styrelser enligt föreskrifter i nämndens/styrelsens reglemente. Beslut om vem som har rätt att fatta beslut om gallring i kommunen ska fattas av fullmäktige och framgår av Arkivnämndens reglemente. 3 (AL och KL) Det är myndighetens ansvar att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. Ett arkiv där man inte gallrar handlingar eller information med ett lågt informationsvärde, blir med tiden svårt att överskåda. 4 (AL och KL) Om en myndighet efter bedömning anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras, ska en framställan om gallring göras till arkivmyndigheten. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 34 av 42

36 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen fr.o.m inte längre utgöra grund för gallringbeslutet då den så viktiga beskrivningen av handlingarna och motiveringen till varför en viss gallringsfrist föreslås saknas. En gallringsframställan måste vara väl förankrad inom den egna myndigheten innan den lämnas till Regionarkivet. 5 (AL) En framställan om att få gallra ska alltid föregås av en gallringsutredning i vilken myndigheten bland annat gör en bedömning av handlingarnas informations- och bevarandevärde utifrån arkivlagens bevarandemål. Gallringsframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Gallringen måste vara noga genomtänkt och kunna motiveras. Om vi gallrar för mycket förlorar vi betydelsefull information. Bevarandemålen framgår av 3 arkivlagen. Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras men den medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens bevarandemål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar samt behovet av informationen för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Gallringsframställan ska innehålla: Kontaktuppgifter Beskrivning av de handlingar man önskar gallra Beskrivning av de handlingar som bevaras Beskrivning av den verksamhet (verksamhetsområden och processer) i vilken handlingarna har inkommit eller upprättats Motivering och förslag till gallringfrister 6 (AL och KL) En myndighet som ingår i en grupp av myndigheter med liknande verksamheter får, efter samråd med arkivmyndigheten, initiera och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i sådana verksamheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. Sådana gallringsutredningar gäller främst handlingar som produceras i myndigheternas kärnverksamheter. 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta initiativ till och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i verksamheter som bedrivs av flera myndigheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. Sådana gallringsutredningar gäller främst handlingar som produceras i myndigheternas styrande- och stödjande verksamheter. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 35 av 42

37 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 8 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Detta görs som regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Kommenteras inte. 9 (AL och KL) Arkivmyndigheten utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. 1. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i regionen. 2. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter i regionen. Generella bevarande- och gallringsbeslut omfattar handlingar/uppgifter som: tillkommer i myndigheternas styrande och stödjande verksamheter och är gemensamma för de flesta eller samtliga myndigheter i Västra Götalandsregionen, ingår i kommungemensamma IT-stöd. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut omfattar handlingar/uppgifter som: är unika i en myndighets kärnverksamhet eller i de fall myndigheten har särskilda behov, tillkommer i myndigheternas kärnverksamhet där samma typ av verksamhet bedrivs av flera myndigheter. 10 (AL) Myndigheten ska utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka gallringsfristen löpt ut. Fram till dess gäller samma krav på sökbarhet, säkerhet och förvaring som för handlingar som ska bevaras. Bestämmelsen regleras i 6 arkivlagen där det står att det i arkivvården ingår att myndigheten ska verkställa föreskriven gallring i arkivet. Trots att gallring innebär förstöring är det inte alltid en förstöring av materialet som ska göras. Uppgifter som finns lagrade på ett digitalt magnetmedia (till exempel hårddiskar) gallras genom att uppgifterna raderas från databäraren. Om uppgifterna är känsliga måste även själva databäraren förstöras. Används databärare som det inte går att radera uppgifter från: papper, mikrofilm, optiska skivor och så vidare, måste alltid databäraren förstöras vid gallring. Observera! Enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar ska myndigheten föra ett protokoll över de handlingar som har förstörts och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig på. Protokollet ska undertecknas av arkivansvarig. Kravet på gallringsprotokoll har i detta förslag tagits bort. 11 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 36 av 42

38 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Personuppgiftslagen (1998:204) gäller för behandling av personuppgifter. Bestämmelser i arkivlagen går dock alltid före personuppgiftslagen vad gäller frågor om bevarande och gallring av personuppgifter. I 2 personuppgiftslagen (PUL) anges att om det i annan lag eller förordning finns bestämmelser som avviker från lagen, ska de bestämmelserna gälla. Detta innebär att det som gäller för en myndighets arkiv enligt arkivlagen tar över bestämmelserna enligt personuppgiftslagen. PUL är med andra ord underordnad arkivlagen. Enligt 9 PUL får inte personuppgifter bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Detta hindrar dock inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. Man kan säga att behandlingen så att säga upphör då överlämnande till arkivmyndighet sker. Enligt EU:s nuvarande dataskyddsdirektiv har det alltså varit möjligt att vid genomförandet av direktivet ta hänsyn till principen av allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Dataskyddsförordningen kommer att fr.o.m. maj 2018 utgöra grunden för generell personuppgiftsbehandling inom EU. Detta innebär att personuppgiftslagen måste upphävas. I den nya dataskyddsförordningen blir den grundlagsreglerade offentlighetsprincipen kvar. Sveriges utredning (dir. 2016:15) ska senast den 12 maj 2017 redovisa hur den svenska lagstiftningen på området bäst ska anpassas till den nya dataskyddsförordningen. Utredaren ska bland annat: analysera vilka kompletterande bestämmelser om myndigheters bevarande av allmänna handlingar, användning av uppgifter i dessa och överlämnande av arkivmaterial till en arkivmyndighet som behövs i den generella regleringen. Utredaren ska även analysera vilka övriga kompletterande bestämmelser om behandling av personuppgifter för arkivering i allmänhetens intresse samt för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistiska ändamål som bör finnas i den generella regleringen, och lämna lämpliga författningsförslag. I skrivandes stund vet man inte vilka ändringarna blir därför kan paragrafen ovan om PUL komma att ändras innan Arkivnämnden föreslår fullmäktige besluta om nya föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen. 7 Kap. Utlåna 1 (AL) Myndigheten får låna ut arkivhandlingar till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Med myndighet likställs juridiska personer som avses i 1 kap 1. Utlåning av allmänna handlingar i ursprungligt skick, t.ex. originalhandlingar, ska dock begränsas så långt detta är möjligt. Framgår av 7 arkivförordningen. Utlån ska dokumenteras. 2 (AL) Lån ska tidsbegränsas och myndigheten ska kontrollera att handlingarna återlämnas. Kommenteras inte. 3 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 37 av 42

39 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Handlingar som lånats får inte lånas vidare. Kommenteras inte. 4 (AL) En förutsättning för utlån är att utlämnande av handlingar kan ske enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Kommenteras inte. 5 (AL) Om en myndighet läggs ner eller upphör med en viss verksamhet och ett enskilt organ ska fortsätta med den verksamhet som handlingarna hör till och det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna enligt lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring kan handlingarna överlämnas till det enskilda organet och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. I övrigt kan utlån endast ske om någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ samt att en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade. Innehållet i paragrafen följer av lag. För att undvika onödiga överlämnanden ska det innan ett beslut om överlämnande fattas stå klart att informationen i de allmänna handlingarna inte kan överföras på något annat sätt, till exempel genom kopiering. Det ska också finnas tydlig information om de handlingar som ska överlämnas. 6 (AL) För utlån av allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet i regionen till ett enskilt organ krävs beslut i fullmäktige. Innehållet i paragrafen följer av lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring 7 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut om utlån lämnas till fullmäktige. Samrådskravet är en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel. 8 (AL och KL) När det enskilda organet inte längre behöver låna handlingarna ska de återlämnas till regionen. Om den myndighet som lånat ut handlingarna finns kvar återlämnas handlingarna till den myndighet Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 38 av 42

40 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen handlingarna härrör från. Om den myndighet som lånat ut handlingarna lagts ner återlämnas handlingarna till arkivmyndigheten. Kommenteras inte. 8 Kap. Överlämna och leverera 1 (AL) Myndigheten kan efter överenskommelse överlämna (leverera) handlingar till arkivmyndigheten. Någon skyldighet för en verksam myndighet att regelbundet överlämna arkiv till arkivmyndigheten finns inte. En sådan rutin upprättas i överenskommelse mellan myndighet och arkivmyndighet. Ett undantag i i sammanhanget är om arkivmyndigheten har beslutat om ett övertagande som ett led i dess tillsynsverksamhet Enligt arkivlagen har arkivmyndigheten i övrigt endast en skyldighet att ta emot arkiv från en myndighet som upphört utan att verksamheten tagits över av en annan kommunal myndighet. I övrigt sker överlämnande (leverans) av arkivhandlingar efter överenskommelse. När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. 2 (AL) Ett arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten ska vara ordnat och förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut för ska vara gallrade. Innehållet i paragrafen är delvis nytt då det tydligt anges att det arkiv som överlämnas ska vara ordnat och förtecknat. Att arkivet ska vara förtecknat framgår i sin tur av 6 arkivlagen. En leveransframställan ska utgöra underlag för arkivmyndighetens beslut om att överlämnande kan ske. 3 (AL och KL) Om myndigheten vill överlämna arkivhandlingar till arkivmyndigheten ska en leveransframställan göras till arkivmyndigheten. En leveransframställan ska bland annat innehålla kontaktuppgifter, uppgifter om arkivbildaren, uppgifter om arkivet, arkivformat, antal hyllmeter och antal volymer för de handlingar man önskar överlämna. En leveransframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. För att Regionarkivet ska kunna fatta beslut om att ta emot en leverans ska uppgifter om handlingarna redovisas i leveransframställan som ska fyllas i och skickas till Regionarkivet innan överenskommelse om leveransen har ägt rum. Blanketten utgör underlag för Regionarkivets beslut om leverans kan ske. 4 (AL och KL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 39 av 42

41 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivmyndigheten tar kostnadsfritt och efter överenskommelse emot ordnat och redovisat arkivmaterial som ska bevaras, från regionens myndigheter och de enskilda organ som likställs med myndigheter enligt 1 kap. 1. Framgår av även av Arkivnämndens reviderade reglemente. Huvudregel är att överlämnande av arkivhandlingar omfattar ett helt arkiv, alltså samtliga handlingar som tillhör arkivet. Om inte hela arkivet kan överlämnas ska leveransen omfatta en klart avgränsad del inom en tidsram som arkivmyndigheten bedömer lämplig. Överlämnandet ska inte bestå av enstaka handlingsslag eller fysiska volymer, såvida inte dessa utgör hela arkivet. Myndigheten svarar för alla kostnader fram till dess att överlämnande har genomförts. 5 (AL) Arkivmyndigheten kan besluta om ett övertagande av en myndighets arkiv som ett led i tillsynsverksamheten. Framgår av 9 arkivlagen. Myndigheten har då en skyldighet att överlämna arkivet till Regionarkivet. Det kan bli aktuellt om vården av arkivet på något vis inte fungerar till exempel genom att det saknas ändamålsenliga arkivlokaler eller om det finns risk för att allmänna handlingar överlämnas till enskild. 6 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för iordningställande av arkiv oavsett om det gäller analoga eller elektroniska handlingar. Framgår av även av Arkivnämndens reviderade reglemente. 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för förvaring av analoga eller elektroniska handlingar vid s.k. inhyrning. En sådan lösning innebär att överlämnande myndighet har kvar ansvaret för vård, bevarande och tillhandahållande. Framgår av även Arkivnämndens reviderade reglemente. 8 (AL och KL) Huvudregeln är att allmänna handlingar ska stanna kvar hos den kommun/region som arkiverade handlingarna. Endast om det finns stöd i lag eller särskilda skäl kan arkiv från regionen överlämnas till myndigheter i andra kommuner eller staten om det kan vara av stor betydelse för den fortsatta verksamheten att arkivet överlämnas. För överlämnande av arkiv till myndighet utanför regionen utan stöd i lag krävs särskilt beslut i fullmäktige. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 40 av 42

42 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Att fullmäktige ska besluta i dylika fall framgår av arkivlagen. 9 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut lämnas till fullmäktige. Samrådskravet är sedan en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel. 10 (AL) Om en myndighet upphör och hela eller delar av dess verksamhet överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få överlämnas till och/eller införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. Innehållet i paragrafen är delvis nytt, men följer huvudsakligen av lag. Nytt är att det först krävs ett beslut i fullmäktige om att allmänna handlingar kan få överlämnas i samband med en omorganisation. Att ett överlämnande får ske anges i fullmäktiges beslut om omorganisation förutsatt att Arkivnämnden så beslutar. Att Arkivnämnden därefter fattar det särskilda beslutet om vilka handlingar som får överlämnas och eller införlivas framgår av Arkivnämndens reviderade arkivreglemente. Med överlämnande avses att handlingar från den överlämnande myndigheten fortsatt ska förvaras hos den övertagande myndigheten men åtskilda från den övertagande myndighetens arkiv. Med införlivande menas att handlingar från den överlämnande myndigheten får överföras till och fortsatt utgöra del av den övertagande myndighetens arkiv. Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. 11 (AL och KL) Om en myndighet finns kvar men upphör med delar av sin verksamhet som överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. Innehållet i paragrafen är delvis nytt, se kommentar till 8. Med införlivande menas att handlingar från den överlämnande myndigheten får överföras till och fortsatt utgöra del av den övertagande myndighetens arkiv. När det gäller införlivande av handlingar är praxis att varit endast bevilja införlivande av handlingar i ärenden som inte har avslutats vid verksamhetsövergången, personaldossiéer för personal som följer med till den nya myndigheten, pågående ärenden, projekt samt vissa handlingar som har en fortsatt rättsverkan såsom exempelvis avtal. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 41 av 42

43 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. 12 (AL och KL) Om den myndighet eller juridiska person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen som tar över delar av en befintlig myndighets verksamhet behöver tillgång till inaktuella handlingar i referenssyfte ska detta ske i form av tidsbegränsat lån och inte som ett överlämnande. Innehållet i paragrafen är nytt. Om en myndighet finns kvar finns inget skäl för att överlämna allmänna handlingar från den verksamhet som övertagits av annan annat än som lån. Införlivande av aktuella handlingar som den övertagande verksamheten behöver kan dock efter beslut av fullmäktige och arkivmyndigheten bli aktuellt. 13 (AL) Om en myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet eller juridisk person som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. Arkivmyndigheten har i fall som ovan, förutsatt att fullmäktige inte beslutat annat, en skyldighet att ta emot ordnat och redovisas arkiv varför ingen särskild överenskommelse behövs. I övrigt gäller samma leveransanvisningar som vid överlämnande av arkiv efter överenskommelse. 14 (AL) Allmänna handlingar i ursprungligt skick, till exempel i original, får inte överlämnas till enskilt organ annat än som tidsbegränsat lån. Framgår av lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Att en allmän handling inte kan överlämnas till enskild, till exempel i de fall då en verksamhet överförs från en myndighet till ett enskilt rättssubjekt framgår även i förarbetena till arkivlagen. Detta beror på att en allmän handling inte får fråntas denna sin status. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 42 av 42

44 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer AN /16 Regionarkivet Bodil Fredriksson E - post: Bilaga 1 Remittering av f örslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

45 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Innehållsförteckning 1 kap. Tillämpningsområde kap. Ansvara och hantera kap. Framställa och bevara kap. Styra och redovisa... 8 Informationsredovisning... 8 Klassificeringsstruktur... 8 Dokumenthanteringsplan... 9 Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar... 9 Arkivförteckning Register/diarium Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar Plan för bevarande av elektroniska handlingar kap. Arkivera och rensa kap. Gallra Kap. Utlåna Kap. Överlämna och leverera Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 2 av 15

46 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 1 kap. Tillämpningsområde 1 (AL och KL) Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller inom Västra Götalandsregionen följande föreskrifter och riktlinjer för arkivvården. Föreskrifterna och riktlinjerna reglerar även den hantering av myndigheternas allmänna handlingar och arkiv som inte faller under begreppet arkivvård och som inte regleras på annat sätt. Regionfullmäktige har därmed beslutat om förutsättningarna för regionens arkiv- och informationshantering med stöd av såväl 16 arkivlagen som 3 kap. 9 kommunallagen (1991:900). Föreskrifterna är teknikneutrala om inget annat anges. För varje paragraf i dessa föreskrifter och riktlinjer anges om fullmäktige beslutat om paragrafen med stöd av 16 arkivlagen (AL) eller 3 kap. 9 kommunallagen (KL). I de fall paragrafen omfattar beslut enligt både arkivlagen och kommunallagen anges detta med (AL och KL). Föreskrifterna och riktlinjerna gäller för Västra Götalandsregionens myndigheter. Med myndigheter avses i dessa föreskrifter och riktlinjer regionstyrelsen, regionfullmäktige och övriga nämnder med underställda förvaltningar samt regionfullmäktiges revisorer. Vad som enligt dessa föreskrifter och riktlinjer gäller för myndigheter ska även gälla för: juridiska personer som avses i 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), i vilka regionen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, juridiska personer som avses i 3 dessa föreskrifter och riktlinjer, för vilka regionen fullgör funktionen som arkivmyndighet, samt enskilda organ som förvarar allmänna handlingar enligt beslut av fullmäktige med stöd av 16 lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. I detta dokument används myndighet som samlingsbegrepp även för alla organ som anges i stycket ovan. 2 (KL) För de kommunala bolagen och sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen gäller att dessa föreskrifter och riktlinjer ska göras associationsrättsligt bindande genom att bestämmelserna särskilt fastställs i ägardirektiv, bolagsordningar, stiftelseurkunder eller motsvarande. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 3 av 15

47 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 3 (KL) I fråga om juridiska personer som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, i vilka regionen och andra kommuner och/eller landsting tillsammans utövar rättsligt bestämmande inflytande, bestämmer regionen tillsammans med de andra om vilken kommuns arkivmyndighet som ska fullgöra funktionen som arkivmyndighet. 4 (KL) Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är arkivmyndighet i Göteborgs Stad. Arkivverksamheten bedrivs inom förvaltningen Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. 5 (KL) Arkivmyndigheten utfärdar anvisningar för tillämpningen av dessa föreskrifter och riktlinjer. Anvisningarna är liksom föreskrifterna och riktlinjerna teknikneutrala om inget annat anges. 6 (AL) Bestämmelser om arkivmyndighetens tillsyn finns i arkivlagen och arkivförordningen. Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera myndigheterna och får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats utifrån gällande regelverk. 7 (AL och KL) Riksarkivets föreskrifter inom följande områden ska, om inte annat anges, tillämpas när det gäller tekniska krav för: arkivlokaler papper, mikrofilm, ritfilm, skrivmateriel, förvaringsmedel, kopiatorer, faxar och skrivare bindning av handlingar analoga ljud- och bildupptagningar elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) 2 kap. Ansvara och hantera 1 (AL) Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndigheternas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter bildar arkiv endast hos en myndighet, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 4 av 15

48 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2 (AL) Arkivbildare är den myndighet, företag, organisation eller person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. 3 (AL) Arkivbildningen ska alltid brytas när en verksamhet byter juridisk form, det vill säga går från myndighet till bolag eller vice versa. 4 (AL) Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. 5 (AL) Varje myndighet ansvarar för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. 6 (AL och KL) Myndigheten ska säkerställa att förvaltningen har en ansvarsfördelning avseende hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att besluta om fastställande av en arkivorganisation genom att utse en eller flera arkivansvariga och en eller flera arkivredogörare. 7 (AL och KL) Arkivorganisationen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. 8 (AL och KL) Myndigheten ska meddela arkivmyndigheten vem som utsetts till arkivansvarig samt vilka arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. 9 (AL och KL) En arkivansvarig har bland annat som uppgift att se till att myndigheten följer arkiv- och offentlighetslagstiftningen, dessa föreskrifter och riktlinjer samt arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. I första hand ska arkivansvarig vara myndighetens kontaktperson i arkivfrågor gentemot arkivmyndigheten. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivansvarigs uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. 10 (AL och KL) En arkivredogörare är praktiskt ansvarig för arkiveringen av allmänna handlingar och har hand om den löpande arkivhanteringen inom förvaltningen. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivredogörares uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. 11 (AL och KL) Arkivansvarig bör ha eget resursansvar där arkiv- och informationshanteringsfrågor ingår. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 5 av 15

49 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 12 (AL och KL) Arkivansvarig bör även vara den hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen. 13 (AL och KL) Om myndigheten utser flera arkivansvariga ska en av dessa vara huvudansvarig med särskilt ansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar och arkiv. 14 (AL) Myndighetens hantering av allmänna handlingar ska styras och planeras. Handlingarna ska hanteras och struktureras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. 15 (AL och KL) När en myndighet förändrar organisation eller arbetssätt och förändringen påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten. 16 (AL och KL) Myndigheten ska i god tid samråda med arkivmyndigheten om verksamhet avses bli överförd till en annan myndighet eller ett enskilt organ. Detsamma gäller vid förändringar som medför att regionen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i ett bolag, en stiftelse eller en ekonomisk förening. 17 (AL) Myndigheten ansvarar för arkiv eller delar av arkiv som övertagits från en annan myndighet, till exempel en föregångare. 18 (AL och KL) Myndighet som överlåter delar av arkiv- och informationshanteringen till annan myndighet eller enskild ska skriftligt reglera villkoren. 19 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om arkivansvar för information i elektroniska system som används av mer än en myndighet i regionen. Övriga myndigheter ansvarar för att redovisa den information som tillkommer i den egna verksamheten i sin informationsredovisning. 20 (AL och KL) Myndigheter i regionen som hanterar gemensamma projekt eller liknande ska besluta om vilken av de berörda myndigheterna som ska utses till ansvarig för arkiveringen av de handlingar som ingår i det gemensamma projektet. Övriga myndigheter som ingår i projektet ansvarar för de handlingar man själv upprättar eller tar emot. 21 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om delar av en myndighets verksamhet ska utgöra egen arkivbildare samt om en myndighet ska ingå i en annan myndighets arkivbildning. 22 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar i vilka fall ett kommunalt bolag som går från ett verksamhetsdrivande bolag till ett vilande bolag ska anses vara en upphörd arkivbildare. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 6 av 15

50 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 3 kap. Framställa och bevara 1 (AL) Vid framställning av allmänna handlingar ska myndigheten använda medel och metoder som är lämpliga med hänsyn till att handlingarna ska kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den tid som de ska bevaras. Vid behov ska det vara möjligt att överföra informationen till annan databärare. 2 (AL) Papper, datamedium, skrivmateriel och maskinell utrustning ska väljas i enlighet med de krav som ställs på handlingarnas beständighet och de anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 3 (AL) Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst under hela den tid som de ska bevaras. 4 (AL) Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. 5 (AL) Allmänna handlingar ska förvaras i arkivlokal som godkänts av arkivmyndigheten eller i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. 6 (AL och KL) Myndighet som avser att bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. 7 (AL och KL) Innan en arkivlokal tas i bruk, ska den godkännas av arkivmyndigheten. Detta gäller även innan en arkivlokal tas i bruk efter ombyggnad. 8 (AL och KL) Om en arkivlokal inte uppfyller kraven i föreskrifterna kan myndigheten ansöka om undantag från föreskrifterna. Endast under förutsättning att det finns kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd kan arkivmyndigheten godkänna arkivlokalen. 9 (AL) För förvaring av analoga handlingar ska för arkivändamål godkända aktomslag, arkivboxar och andra arkivgodkända förvaringsmedel användas. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 7 av 15

51 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 4 kap. Styra och redovisa Informationsredovisning 1 (AL) Myndigheten ska upprätta en informationsredovisning som gör det möjligt att: förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar och hantera och förvalta handlingar. 2 (AL) Informationsredovisningen ska bestå av uppgifter som ska kunna presenteras som: en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan, en arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar, en arkivförteckning, ett register/diarium, en förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar och en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Klassificeringsstruktur 3 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en klassificeringsstruktur som representerar den egna verksamheten. Klassificeringsstrukturen är grunden i myndighetens informationsredovisning och är ett systematiskt sätt att beskriva myndighetens uppdrag och verksamhet. Verksamhetsområden och samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Klassificeringsstrukturen ska innehålla processbeskrivningar samt exempel på handlingstyper som genereras i processerna. Klassificeringsstrukturen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 4 (AL) Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingar vid upprättande av dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan vid registrering enligt 5 kap.1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 5 (AL och KL) Myndighetens klassificeringsstruktur ska beslutas av arkivmyndigheten. 6 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 8 av 15

52 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 7 (AL) Klassificeringsstrukturen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. 8 (AL och KL) Arkivmyndigheten får besluta om obligatorisk klassificeringsstruktur för styra- och stödprocesserna i regionen. Dokumenthanteringsplan 9 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en dokumenthanteringsplan för den egna verksamheten. Dokumenthanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar och är ett redskap för myndigheten att skapa enhetliga rutiner med anvisningar för hur de ska hanteras: om dokumenten ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. 10 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Dokumenthanteringsplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 11 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska beslutas av myndigheten. 12 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar 13 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivbeskrivning enligt 6 arkivlagen och en beskrivning av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen detta redovisas samlat i ett dokument: Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska ge en kort introduktion till myndigheten, dess uppdrag och verksamhet och hur man söker de allmänna handlingarna. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 14 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Innan myndigheten fastställer dokumentet ska arkivmyndighetens synpunkter inhämtas. 15 (KL) En kopia av myndighetens fastställda arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska skickas till arkivmyndigheten för kännedom. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 9 av 15

53 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 16 (AL) Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. 17 (AL) När en myndighet upphör ska myndighetens arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar omarbetas till en slutgiltig presentation av arkivbildarens verksamhet, arkiv och allmänna handlingar. Arkivförteckning 18 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivförteckning. Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vilka typer av bevarandehandlingar som finns, vilken tid de omfattar och var de finns placerade. Redan påbörjade och pågående arkivförteckningar ska fortsätta att föras enligt den tidigare modellen (allmänna arkivschemat), men när myndigheten går över till en ny processorienterad informationsredovisning ska den nya arkivförteckningen vara processorienterad. Arkivförteckningen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 19 (AL och KL) Myndigheten ska i samråd med arkivmyndigheten välja en lämplig tidpunkt för att bryta sin pågående arkivförteckning och gå över till processorienterad arkivförteckning. 20 (AL) Arkivförteckningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Register/diarium 21 (AL) En allmän handling ska registreras så snart den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Myndigheterna ska vid registrering av allmänna handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkiv- och informationshantering. 22 (AL) Diarieplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 10 av 15

54 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar 23 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en förteckning över samtliga IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. I förteckningen beskrivs ändamål, innehåll samt vilken myndighet som är arkivansvarig för systemet. Förteckningen över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 24 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en förteckning över IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. Plan för bevarande av elektroniska handlingar 25 (AL) Myndigheten ska upprätta en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Av planen ska framgå vilka åtgärder myndigheten vidtar för att säkerställa bevarandet av de elektroniska handlingarna. Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid de ska bevaras. Bevarandeplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 26 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en plan för bevarande av elektroniska handlingar 27 (AL och KL) För upprättande av bevarandeplanen som avses i 25 ansvarar den myndighet som har arkivansvaret för systemet/samarbetsytan. Myndigheter som använder ett system som används av fler än en myndighet i regionen ska hänvisa till den arkivansvariga myndighetens dokumentation. 5 kap. Arkivera och rensa 1 (AL) Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. 2 (AL) Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. 3 (AL) I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande ska varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 11 av 15

55 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 4 (AL) Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras enligt 1-3 ska rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. 6 kap. Gallra 1 (KL) Med gallring avses att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med allmänna handlingar eller uppgifter i dessa som medför förlust av betydelsebärande data (informationsförlust), förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma informationens autenticitet (äkthet, ursprunglighet). 2 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om gallring om inget annat anges i lag eller förordning. 3 (AL och KL) Det är myndighetens ansvar att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. 4 (AL och KL) Om en myndighet efter bedömning anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras, ska en framställan om gallring göras till arkivmyndigheten. 5 (AL) En framställan om att få gallra ska alltid föregås av en gallringsutredning i vilken myndigheten bland annat gör en bedömning av handlingarnas informations- och bevarandevärde utifrån arkivlagens bevarandemål. Gallringsframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 6 (AL och KL) En myndighet som ingår i en grupp av myndigheter med liknande verksamheter får, efter samråd med arkivmyndigheten, initiera och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i sådana verksamheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta initiativ till och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i verksamheter som bedrivs av flera myndigheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. 8 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Detta görs som regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 12 av 15

56 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 9 (AL och KL) Arkivmyndigheten utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. 1. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i regionen. 2. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter i regionen. 10 (AL) Myndigheten ska utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka gallringsfristen löpt ut. Fram till dess gäller samma krav på sökbarhet, säkerhet och förvaring som för handlingar som ska bevaras. 11 (AL) Personuppgiftslagen (1998:204) gäller för behandling av personuppgifter. Bestämmelser i arkivlagen går dock alltid före personuppgiftslagen vad gäller frågor om bevarande och gallring av personuppgifter. 7 Kap. Utlåna 1 (AL) Myndigheten får låna ut arkivhandlingar till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Med myndighet likställs juridiska personer som avses i 1 kap 1. Utlåning av allmänna handlingar i ursprungligt skick, t.ex. originalhandlingar, ska dock begränsas så långt detta är möjligt. 2 (AL) Lån ska tidsbegränsas och myndigheten ska kontrollera att handlingarna återlämnas. 3 (AL) Handlingar som lånats får inte lånas vidare. 4 (AL) En förutsättning för utlån är att utlämnande av handlingar kan ske enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. 5 (AL) Om en myndighet läggs ner eller upphör med en viss verksamhet och ett enskilt organ ska fortsätta med den verksamhet som handlingarna hör till och det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna enligt lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring kan handlingarna överlämnas till det enskilda organet och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. I övrigt kan utlån endast ske om någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ samt att en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 13 av 15

57 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 6 (AL) För utlån av allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet i regionen till ett enskilt organ krävs beslut i fullmäktige. 7 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut om utlån lämnas till fullmäktige. 8 (AL och KL) När det enskilda organet inte längre behöver låna handlingarna ska de återlämnas till regionen. Om den myndighet som lånat ut handlingarna finns kvar återlämnas handlingarna till den myndighet handlingarna härrör från. Om den myndighet som lånat ut handlingarna lagts ner återlämnas handlingarna till arkivmyndigheten. 8 Kap. Överlämna och leverera 1 (AL) Myndigheten kan efter överenskommelse överlämna (leverera) handlingar till arkivmyndigheten. 2 (AL) Ett arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten ska vara ordnat och förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut för ska vara gallrade. 3 (AL och KL) Om myndigheten vill överlämna arkivhandlingar till arkivmyndigheten ska en leveransframställan göras till arkivmyndigheten. En leveransframställan ska bland annat innehålla kontaktuppgifter, uppgifter om arkivbildaren, uppgifter om arkivet, arkivformat, antal hyllmeter och antal volymer för de handlingar man önskar överlämna. En leveransframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 4 (AL och KL) Arkivmyndigheten tar kostnadsfritt och efter överenskommelse emot ordnat och redovisat arkivmaterial som ska bevaras, från regionens myndigheter och de enskilda organ som likställs med myndigheter enligt 1 kap (AL) Arkivmyndigheten kan besluta om ett övertagande av en myndighets arkiv som ett led i tillsynsverksamheten. 6 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för iordningställande av arkiv oavsett om det gäller analoga eller elektroniska handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 14 av 15

58 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för förvaring av analoga eller elektroniska handlingar vid s.k. inhyrning. En sådan lösning innebär att överlämnande myndighet har kvar ansvaret för vård, bevarande och tillhandahållande. 8 (AL och KL) Huvudregeln är att allmänna handlingar ska stanna kvar hos den kommun/region som arkiverade handlingarna. Endast om det finns stöd i lag eller särskilda skäl kan arkiv från regionen överlämnas till myndigheter i andra kommuner eller staten om det kan vara av stor betydelse för den fortsatta verksamheten att arkivet överlämnas. För överlämnande av arkiv till myndighet utanför regionen utan stöd i lag krävs särskilt beslut i fullmäktige. 9 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut lämnas till fullmäktige. 10 (AL) Om en myndighet upphör och hela eller delar av dess verksamhet överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få överlämnas till och/eller införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. 11 (AL och KL) Om en myndighet finns kvar men upphör med delar av sin verksamhet som överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. 12 (AL och KL) Om den myndighet eller juridiska person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen som tar över delar av en befintlig myndighets verksamhet behöver tillgång till inaktuella handlingar i referenssyfte ska detta ske i form av tidsbegränsat lån och inte som ett överlämnande. 13 (AL) Om en myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet eller juridisk person som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. 14 (AL) Allmänna handlingar i ursprungligt skick, till exempel i original, får inte överlämnas till enskilt organ annat än som tidsbegränsat lån. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 15 av 15

59 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Diarienummer : AN /16 Handläggare: Bodil Fredriksson Mottagare enligt sändlista Bilaga 2 Sändlista remittering av förslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering Västra Götalandsregionen i Nämnder och styrelser 1. Regionstyrelsen 2. Fastighetsnämnden 3. Folkhögskolestyrelsen 4. Hälso - och sjukvårdsstyrelsen 5. Kollektivtrafiknämnden 6. Kulturnämnden 7. Miljönämnden 8. Norra patientnämnden 9. Nämnden för Habilitering - och hälsa 10. Primärvårdsstyrelsen 11. Regionutvecklingsnämnden 12. Revisorskollegiet 13. Servicenämnden 14. Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset 15. Styrelsen för Västarvet 16. Östra hälso - o ch sjukvårdsnämnden Bolagsstyrelser 1. Styrelsen för Göteborgs Symfoniker AB 2. Styrelsen för Västtrafik AB Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

60 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Remittering föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

61 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Ärendet Arkivnämnden beslutade 19 april 2017, 18 att remittera Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen för yttrande. Bakgrund till förslaget framgår av Regionarkivets tjänsteutlåtande (diarienummer AN-0425/16). Syftet med det nya styrande dokumentet är att göra befintliga bestämmelser tydligare och mer pedagogiskt utformade. Förändringen handlar främst om utformning, kapitel- och paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar. Vissa tillägg har gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. Underlättar för myndigheternas efterlevnad av nya dataskyddsförordningens bestämmelser vad gäller hanteringen av personuppgifter i form av allmänna handlingar

62 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Varför nya styrande dokument för arkiv- och informationshantering i Västra Götlandsregionen? Befintligt arkivreglemente för Västra Götalandsregionen är föråldrat och svårläst Reglemente bör vara förbehållet endast för nämndreglementen. Innehåller felaktiga uppgifter, otydliga begrepp och formuleringar. Blandar ska-regler med bör-regler samt ren lagtext med kommentarer och råd Lämnar utrymme för tolkning och är inte heller anpassade efter ett elektroniskt arbetssätt Innehåller uppdrag till Arkivnämnden som inte är fastställda i nämndens reglemente eller i samverksansavtalet

63 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Några nyheter i sakinnehållet Skillnad på de mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige beslutar om enligt 3 kap. 9 KL och de föreskrifter om arkivvård som fullmäktige får besluta om enligt 16 AL Plan för bevarande av elektroniska handlingar Arkivansvar för elektroniska system som används av fler än en myndighet i regionen Vissa av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) ska tillämpas I de fall arkiv- och offentlighetslagstiftningen innehåller oklara formuleringar har detta tydliggjorts i stället för att oklarheterna har förts över Krav på gallringsprotokoll är borttaget

64 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen 1. Arkivvården: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer vilka åtgärder som krävs för en god arkivvård, det vill säga vad myndigheten behöver göra för att organisera, skydda, avgränsa och gallra allmänna handlingar och arkiv enligt 6 arkivlagen? Om inte vad saknas? 2. Arkivansvaret: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur arkivansvaret ska organiseras inom den egna myndigheten, till exempel fördelning av arbetsuppgifter och ansvar inom arkivorganisationen? Om inte vad saknas? 3. Ansvarsfördelning mellan myndigheter: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ansvaret för arkiv- och informationshanteringen ska fördelas mellan myndigheterna i regionen (till exempel mellan fullmäktige, arkivmyndigheten och den egna myndigheten)? Om inte vad saknas?

65 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Vad innebär de nya styrande dokumenten för arkiv- och informationshanteringen? Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen ersätts av: 1. Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen Fullmäktige beslutar om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivnämnden beslutar om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen

66 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Revidering av Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet Arkivnämndens uppdrag, som tidigare i vissa fall endast funnits i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, har flyttats till nämndens reglemente Arkivnämndens uppdrag i nämndreglementet har kompletterats med nya uppdrag till följd av ändringar i lagstiftningen med mera Arkivnämndens reviderade reglemente ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen Det reviderade samverkansavtalet ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen

67 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Hur innehållet i nuvarande styrdokument ska överföras till och ersättas av nya styrdokument

68 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Tidsplan för ett införande Sista dag för myndigheternas remissyttranden till Regionarkivet angående Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Arkivnämnden beslutar (efter remissammanställning) föreslå KS/KF besluta om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om reviderat samverkansavtal och reglemente för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om Arkivnämndens förslag till Föreskrifter och riktlinjer och Arkivnämndens reglemente/samverkansavtalet Första kvartalet 2018 Arkivnämnden beslutar om Anvisningar till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering

69 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Remittering föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

70 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Ärendet Arkivnämnden beslutade 19 april 2017, 18 att remittera Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen för yttrande. Bakgrund till förslaget framgår av Regionarkivets tjänsteutlåtande (diarienummer AN-0425/16). Syftet med det nya styrande dokumentet är att göra befintliga bestämmelser tydligare och mer pedagogiskt utformade. Förändringen handlar främst om utformning, kapitel- och paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar. Vissa tillägg har gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. Underlättar för myndigheternas efterlevnad av nya dataskyddsförordningens bestämmelser vad gäller hanteringen av personuppgifter i form av allmänna handlingar

71 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Varför nya styrande dokument för arkiv- och informationshantering i Västra Götlandsregionen? Befintligt arkivreglemente för Västra Götalandsregionen är föråldrat och svårläst Reglemente bör vara förbehållet endast för nämndreglementen. Innehåller felaktiga uppgifter, otydliga begrepp och formuleringar. Blandar ska-regler med bör-regler samt ren lagtext med kommentarer och råd Lämnar utrymme för tolkning och är inte heller anpassade efter ett elektroniskt arbetssätt Innehåller uppdrag till Arkivnämnden som inte är fastställda i nämndens reglemente eller i samverksansavtalet

72 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Några nyheter i sakinnehållet Skillnad på de mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige beslutar om enligt 3 kap. 9 KL och de föreskrifter om arkivvård som fullmäktige får besluta om enligt 16 AL Plan för bevarande av elektroniska handlingar Arkivansvar för elektroniska system som används av fler än en myndighet i regionen Vissa av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) ska tillämpas I de fall arkiv- och offentlighetslagstiftningen innehåller oklara formuleringar har detta tydliggjorts i stället för att oklarheterna har förts över Krav på gallringsprotokoll är borttaget

73 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen 1. Arkivvården: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer vilka åtgärder som krävs för en god arkivvård, det vill säga vad myndigheten behöver göra för att organisera, skydda, avgränsa och gallra allmänna handlingar och arkiv enligt 6 arkivlagen? Om inte vad saknas? 2. Arkivansvaret: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur arkivansvaret ska organiseras inom den egna myndigheten, till exempel fördelning av arbetsuppgifter och ansvar inom arkivorganisationen? Om inte vad saknas? 3. Ansvarsfördelning mellan myndigheter: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ansvaret för arkiv- och informationshanteringen ska fördelas mellan myndigheterna i regionen (till exempel mellan fullmäktige, arkivmyndigheten och den egna myndigheten)? Om inte vad saknas?

74 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Vad innebär de nya styrande dokumenten för arkiv- och informationshanteringen? Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen ersätts av: 1. Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen Fullmäktige beslutar om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivnämnden beslutar om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen

75 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Revidering av Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet Arkivnämndens uppdrag, som tidigare i vissa fall endast funnits i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, har flyttats till nämndens reglemente Arkivnämndens uppdrag i nämndreglementet har kompletterats med nya uppdrag till följd av ändringar i lagstiftningen med mera Arkivnämndens reviderade reglemente ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen Det reviderade samverkansavtalet ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen

76 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Hur innehållet i nuvarande styrdokument ska överföras till och ersättas av nya styrdokument

77 V Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Tidsplan för ett införande Sista dag för myndigheternas remissyttranden till Regionarkivet angående Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Arkivnämnden beslutar (efter remissammanställning) föreslå KS/KF besluta om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om reviderat samverkansavtal och reglemente för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om Arkivnämndens förslag till Föreskrifter och riktlinjer och Arkivnämndens reglemente/samverkansavtalet Första kvartalet 2018 Arkivnämnden beslutar om Anvisningar till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering

78 ntering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Missiv remiss Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Diarienummer : AN /16 Nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen enligt sändlista R emittering av förslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivnämnden beslutade 19 april 2017 att remittera Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informa tionshantering i Västra Götalandsregi onen för yttrande. Bakgrund till förslaget framgår av Regionarkivets tjänsteutlåtande. Syftet med det nya styrande dokumentet är att göra befintliga bestämmelser tydligare och mer pedagogiskt utformade. Förändringen handlar främst om utformning, kapitel - o ch paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar. Utöver det har vissa tillägg gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen: 1. Arkivvården: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer vilka åtgärder som krävs för en god arkivvård, d et vill säga vad myndigheten behöver göra för att organisera, skydda, avgränsa och gallra allmänna handlingar och arkiv enligt 6 arkivlagen? Om inte vad saknas? 2. Arkivansvaret: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ar kivansvaret ska organiseras inom den egna myndighet en, till exempel fördelning av arbetsuppgifter och ansvar inom arkivorganisation en? Om inte vad saknas? 3. Ansvar s fördelning mellan myndighe ter: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ansvaret för a rkiv - och informationshanteringen ska fördelas mellan myndigheterna i regionen (till exempel mellan fullmäktige, arkivmyndigheten och den egna myndigheten)? Om inte vad saknas? Yttrandet ska vara nämnd - eller styrelsebehandlat. Ditt svar ska vara i form av e - post till arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se märkt med vårt diarienummer AN /2016. Vi vill att du bifogar protokollsutdrag samt tjänsteutlåtande. Vi vill ha era synpunkter på föreskrifterna och riktlinjerna senast den 30 juni Frågor som rör detta ärende kan ställas via e - post till arkivarie Bodil Fredriksson. E - post: bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

79 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer AN /16 Regionarkivet Bodil Fredriksson E - post: Remittering av f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Arkivnämnden remitterar Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informa tionshantering i Västra Götalandsregionen enl igt bilaga 1 till nämnder och styrelser enligt s ändlista bilaga 2 med begär an om yttrande senast Bilagor 1. Förslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2. Sändlista remissmottagare 3. Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen 4. Befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen Regionarkivet Birgitta Torgén Förvaltningschef Bodil Fredriksson Arkivarie Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

80 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Ärendet Arkivreglemente Västra Götalandsregionen (RF , 11) är ett lokalt styrande dokument som innehåller bestämmelser för hur arkivlagen (1990:782) ska tillämpas inom Västra Götalandsregionen. Med hänsyn till bland annat lagändringar under åren samt den tekniska utvecklingen inom hanteringen av allmänna handlingar och arkivinformation föreslås befintligt Arkivreglemente samt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente ersättas av ett nytt styrande dokument: Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen. Det nya styrande dokumentet avses träda i kraft Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är en gemensam nämnd och arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. I dess uppgifter och ansvar ingår bland annat att förelägga fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom arkivområdet. Arkivnämnden har genom sin förvaltning Regionarkivet utarbetat förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Enligt Samverkansavtalet om gemensam nämnd ska arkivreglementena vara likalydande med de anpassningar som krävs för respektive parts organisation. Regionarkivets förslag till nya föreskrifter samt riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad har därför tagits fram i samråd med representanter från koncernkontoret i Västra Götalandsregionen och stadsledningskontoret i Göteborgs Stad. Nämnder och styrelser ansvarar för sina egna arkiv och ska därför ges tillfälle att yttra sig över förslaget innan Arkivnämnden föreslår regionfullmäktige att besluta om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering för Västra Götalandsregionen. Regionarkivet föreslår Arkivnämnden att skicka ut tjänsteutlåtandet med bilagor på remiss till nämnder och styrelser enligt sändlista med begäran om yttrande senast Bakgrunden Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen antogs första gången av regionfullmäktige Det är utarbetat efter ett normalförslag till arkivreglemente som togs fram av Svenska Landstingsförbundet i samband med arkivlagens tillkomst. I sak har arkivreglementet varit oförändrat sedan det antogs och har endast justerats något under åren. Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar antogs av Arkivnämnden , 46. Det är dessa två styrdokument som ska ersättas. Arkivverksamheten i kommuner, landsting/regioner bygger på en ansvarsfördelning mellan fullmäktige, nämnderna/styrelserna och arkivmyndigheten utifrån de ramar som anges i arkivförfattningarna och kommunallagen (1991:900). Bestämmelserna ger kommunerna stora möjligheter att själva avgöra hur arkiv- och informationshanteringen ska bedrivas i den egna kommunen. I kommuner, landsting/regioner ansvarar varje nämnd och styrelse för vården av sitt arkiv. Enligt arkivlagen är arkiven de handlingar som inkommer till och upprättas i verksamheterna. Arkiven ska bevaras i syfte att kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov av information. Med ansvar för arkivvården följer organisation av uppdraget och fördelning av arbetsuppgifter. Lagstiftningen Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 2 av 42

81 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen behöver kompletteras med lokala bestämmelser. Fullmäktige får till exempel meddela föreskrifter om arkivvården samt besluta om riktlinjer för arkivverksamheten i övrigt om inte annat anges i lag. Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen ska gälla för regionstyrelsen, regionfullmäktige, regionens nämnder och styrelser, regionens revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. De ska även tillämpas av regionens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Översynen av Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen och Riktlinjer till arkivreglemente har inneburit att även Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet om gemensam nämnd med Göteborgs Stad har setts över och reviderats. Varför nya styrande dokument för arkiv- och informationshantering? Det befintliga dokumentet Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen har länge varit i stort behov av revidering eftersom det är föråldrat och svårläst. Det innehåller felaktiga uppgifter, otydliga begrepp och formuleringar. Det blandar ska-regler med bör-regler samt ren lagtext med kommentarer och råd. Arkivreglementet lämnar dessutom i delar stort utrymme för tolkning och är inte heller anpassat efter ett elektroniskt arbetssätt. Vidare innehåller det uppdrag till Arkivnämnden som inte är fastställda i nämndens reglemente. Avsikten i övrigt är att det nya styrande dokumentet innehållsmässigt ska skilja sig så lite som möjligt från befintligt arkivreglemente och befintliga riktlinjer till arkivreglementet. Det befintliga dokumentet Riktlinjer till arkivreglemente från 2015 är också ett styrande dokument. Riktlinjerna kan inte läsas helt fristående från arkivreglementet och vice versa. Det är ett skäl till att även dessa behöver uppdateras och slås samman med arkivreglementet till ett nytt dokument. Förutom de krav som arkiv- och offentlighetslagstiftningen ställer på myndigheterna vad gäller att redovisa och styra hanteringen allmänna handlingar kommer nya dataskyddsförordningen medföra krav på ökad dokumentation. Genom att upprätta de dokument som föreslås i dessa föreskrifter och riktlinjer ökar myndigheternas möjligheter att uppfylla dataskyddsförordningens krav på att kunna visa att förordningens bestämmelser följs vad gäller hanteringen av personuppgifter i form av allmänna handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 3 av 42

82 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Vad innebär de nya styrande dokumenten för arkiv- och informationshanteringen? De nya styrande dokumenten för allmänna handlingar och arkiv i Västra Götalandsregionen innebär bland annat följande: Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen ersätts av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen respektive Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen. Fullmäktige beslutar om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen. Arkivnämnden beslutar om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen. Särskilt om revideringen av Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet om gemensam nämnd med Göteborgs Stad Arkivnämndens uppdrag, som tidigare i vissa fall endast funnits i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, har flyttats till nämndens reglemente. Arkivnämndens uppdrag i nämndreglementet har kompletterats med nya uppdrag till följd av ändringar i lagstiftningen med mera. Förslaget till ny lydelse för Arkivnämndens reglemente följer den nya strukturen för nämndernas reglementen i Göteborgs Stad (KF , 6). Arkivnämndens reviderade reglemente ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen. Det reviderade samverkansavtalet ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen. Särskilt om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Till skillnad från befintligt Arkivreglemente och befintliga Riktlinjer till arkivreglemente har Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering för tydlighetens skull renodlats till att i huvudsak avse ska-regler. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt övriga rekommendationer/råd för arkiv- och informationshanteringen ska utarbetas separat av Arkivnämnden. I namnet används begreppen arkiv och information då det styrande dokumentet ska användas för verksamheternas hela informationshantering, inte bara för arkivering. Namnet ska tydliggöra att det är en föreskrift för arkivvården, men även en riktlinje för den informationshantering som inte betecknas som arkivvård. Det nya namnet visar därmed att fullmäktige har beslutat det styrande dokumentet med stöd av både kommunallagen och arkivlagen. Namnet ska förhindra begreppsförvirring eftersom begreppet reglemente bör vara förbehållet beteckningen på fullmäktiges styrande dokument för respektive nämnd. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 4 av 42

83 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Föreskrifter och riktlinjer för arkiv- och informationshantering ska beslutas av kommunfullmäktige. Särskilt om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkivoch informationshantering Arkivmyndigheten ska utfärda Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering för Västra Götalandsregionen. Anvisningarna syftar till att beskriva hur Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering ska tillämpas för att regionens myndigheter ska uppnå en effektiv och ändamålsenlig arkiv- och informationshantering som uppfyller gällande krav. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering får med stöd av nämndens reglemente och Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering beslutas av Arkivnämnden. Figur. Beskrivning av hur regler, anvisningar och råd i nuvarande styrande dokument ska överföras till och ersättas av de nya styrande dokumenten. Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, som är ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting, gav i oktober 2015 ut skriften Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Syftet med skriften var att belysa på vilket sätt arkiv- och dokumenthantering kan och får styras inom kommunal sektor. Skriften pekar på att det är skillnad på de mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige beslutar om enligt 3 kap. 9 kommunallagen och de föreskrifter om arkivvård som fullmäktige får besluta om enligt 16 arkivlagen. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 5 av 42

84 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Befintligt Arkivreglemente och befintliga Riktlinjer till arkivreglemente har analyserats och jämförts med Samrådsgruppens nya råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. I arbetet med Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering har särskild hänsyn tagits till följande: Av 4-6 arkivlagen framgår vad som menas med arkivvård och här avses de bestämmelser som främst syftar på att vidta nödvändiga åtgärder som innebär att kunna återfinna informationen såväl idag som i framtiden. Arkivvård innebär att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. Utöver fullmäktiges föreskrifter om arkivvården enligt 16 arkivlagen får fullmäktige enligt 3 kap. 9 kommunallagen besluta om mål och riktlinjer för regionens hantering av allmänna handlingar och arkiv i övrigt i den mån den inte är reglerad i lag eller förordning. Sådant som inte är att betrakta som arkivvård är bland annat att fastställa hur arkiv- och informationshanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning. Exempel på vad som kan regleras i en föreskrift enligt 16 arkivlagen: Krav på material och metoder för bevarande av arkiv som ska användas i regionen. På vilket sätt arkiv ska redovisas och beskrivas, till exempel processorienterad informationsredovisning. Hur gallringen ska gå till. Vilket skydd som krävs för allmänna handlingar. Vad arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplan ska innehålla. Exempel på frågor som kan regleras i en riktlinje enligt 3 kap. 9 kommunallagen: Arkivmyndighet, vilken och vad? (Framgår även av Arkivnämndens reglemente.) Former för gallring det vill säga: vem tar besluten? Samråd mellan myndigheter och arkivmyndigheten bör kan bli ett ska och av riktlinjerna kan framgå i vilka lägen som samråd ska ske. Överlämnande av allmänna handlingar. Att de kommunala företagen ska omfattas av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Definitionen av gallring (utvidgat gallringsbegrepp). Kommentarer till förslaget om nytt styrande dokument för arkiv- och informationshantering Övergripande kommentarer Arkivlagen är en ren ramlag. Det innebär att den inte innehåller några detaljer. Fullmäktiges föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering måste därför tillsammans med Arkivnämndens anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering på ett tydligt sätt beskriva hur arkiv- och informationshanteringen ska bedrivas inom kommunen. Avsikten med det nya styrande dokumentet för arkiv- och informationshantering är inte att ställa nya krav på myndigheterna. Befintligt Arkivreglemente och befintliga Riktlinjer till arkivreglemente är i det nya förslaget till största del oförändrade utifrån sakinnehållet. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 6 av 42

85 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Revideringen handlar främst om ändringar i utformning, kapitel- och paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar med syftet att göra de nya föreskrifterna och riktlinjerna tydligare och mer pedagogiskt utformade. Utöver det har vissa tillägg gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. De nya reglerna lämnar mindre utrymme för tolkning. Generellt har i förslaget de allmänna kommentarer och råd som finns i befintligt Arkivreglemente utgått. Kommentarer och råd kommer istället att finnas i Arkivnämndens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Kommentarer om det styrande dokumentets namn och funktion Rådet från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är att ha två styrande dokument, Riktlinjer för hantering av arkiv och Föreskrifter om arkivvård. Båda styrdokumenten beslutas av fullmäktige. Regionarkivet anser att det blir enklare och tydligare med ett enda dokument för arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen och som beslutas av fullmäktige med stöd av såväl 16 arkivlagen som 3 kap. 9 kommunallagen. Arkivnämnden, i dess egenskap som arkivmyndighet, ska få utfärda anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Läsanvisningar Förutom ny kapitel- och paragrafindelning, reviderade författningshänvisningar och formuleringar för att förenkla läsningen och förståelsen har avsikten inte varit att göra några större sakliga ändringar. Ambitionen har varit att lämna en kommentar till varje paragraf i förslaget. I de fall en kommentar har ansetts överflödig anges detta med Kommenteras inte. Rent språkliga ändringar eller övriga strukturella ändringar kommenteras inte heller. De ändringar och nyheter i sak som ändå föreslås anges med Innehållet i paragrafen är nytt. För att läsa förslaget till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i sin helhet utan paragrafkommentarer, se Bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande. Delar av innehållet i paragrafkommentarerna i detta tjänsteutlåtande kommer att ingå i Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Arkivmyndighetens tillämpningsanvisningar ska finnas tillgängliga samtidigt som dessa Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering träder i kraft ( ). Dispositionen har valts så att innehållet följer en tänkt tidslinje. Det inledande kapitlet (1 kap.) talar bland annat om för vilka reglerna gäller. Det andra kapitlet (2 kap.) reglerar frågor om ansvar och hantering av allmänna handlingar. Därefter kommer flera kapitel som behandlar olika faser i handlingarnas livscykel: framställning och bevarande (3 kap.), styrning och redovisning av allmänna handlingar (4 kap.), arkivering och rensning (5 kap.), gallring (6 kap.) och utlåning (7 kap.). Det avslutande kapitlet (8 kap.) behandlar regler för överlämnande av allmänna handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 7 av 42

86 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Kommentarer till paragrafinnehållet avseende förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Innehållsförteckning 1 kap. Tillämpningsområde kap. Ansvara och hantera kap. Framställa och bevara kap. Styra och redovisa Informationsredovisning Klassificeringsstruktur Dokumenthanteringsplan Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar Arkivförteckning Register/diarium Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar Plan för bevarande av elektroniska handlingar kap. Arkivera och rensa kap. Gallra Kap. Utlåna Kap. Överlämna och leverera Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 8 av 42

87 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen 1 kap. Tillämpningsområde 1 (AL och KL) Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller inom Västra Götalandsregionen följande föreskrifter och riktlinjer för arkivvården. Föreskrifterna och riktlinjerna reglerar även den hantering av myndigheternas allmänna handlingar och arkiv som inte faller under begreppet arkivvård och som inte regleras på annat sätt. Regionfullmäktige har därmed beslutat om förutsättningarna för regionens arkiv- och informationshantering med stöd av såväl 16 arkivlagen som 3 kap. 9 kommunallagen (1991:900). Föreskrifterna är teknikneutrala om inget annat anges. För varje paragraf i dessa föreskrifter och riktlinjer anges om fullmäktige beslutat om paragrafen med stöd av 16 arkivlagen (AL) eller 3 kap. 9 kommunallagen (KL). I de fall paragrafen omfattar beslut enligt både arkivlagen och kommunallagen anges detta med (AL och KL). Föreskrifterna och riktlinjerna gäller för Västra Götalandsregionens myndigheter. Med myndigheter avses i dessa föreskrifter och riktlinjer regionstyrelsen, regionfullmäktige och övriga nämnder med underställda förvaltningar samt regionfullmäktiges revisorer. Vad som enligt dessa föreskrifter och riktlinjer gäller för myndigheter ska även gälla för: juridiska personer som avses i 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), i vilka regionen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, juridiska personer som avses i 3 dessa föreskrifter och riktlinjer, för vilka regionen fullgör funktionen som arkivmyndighet, samt enskilda organ som förvarar allmänna handlingar enligt beslut av fullmäktige med stöd av 16 lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. I detta dokument används myndighet som samlingsbegrepp även för alla organ som anges i stycket ovan. Innehållet i paragrafen är delvis nytt och reglerar att fullmäktige beslutat föreskrifterna och riktlinjerna med stöd av både 16 arkivlagen och 3 kap. 9 kommunallagen. Tillämpningsområdet i förslaget är i stort sett detsamma som i nu gällande Arkivreglemente och Riktlinjer till arkivreglementet men har utökats något vad gäller för vilka myndigheter och juridiska personer som föreskrifterna och riktlinjerna ska gälla. Paragrafen har uppdaterats med hänvisningar till nu gällande lagstiftning. 2 (KL) För de kommunala bolagen och sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen gäller att dessa föreskrifter och riktlinjer ska göras associationsrättsligt bindande genom att bestämmelserna särskilt fastställs i ägardirektiv, bolagsordningar, stiftelseurkunder eller motsvarande. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 9 av 42

88 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen I fråga om sådana kommunala bolag, stiftelser med mera som ska jämställas med myndigheter när det gäller tryckfrihetsförordningens föreskrifter om allmänna handlingars offentlighet och bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen, gäller dessutom arkivlagens regler. Det innebär att bolagets arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas i enlighet med arkivförfattningarna. Nytt i paragrafen är att det krävs någon form av privaträttsligt beslut, till exempel i ägardirektiv, bolagsordningar, stiftelseurkunder eller motsvarande för att föreskrifter och riktlinjer ska gälla för de kommunala bolagen, stiftelser etc. 3 (KL) I fråga om juridiska personer som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, i vilka regionen och andra kommuner och/eller landsting tillsammans utövar rättsligt bestämmande inflytande, bestämmer regionen tillsammans med de andra om vilken kommuns arkivmyndighet som ska fullgöra funktionen som arkivmyndighet. Paragrafen hänvisar till bestämmelser i lag. Enligt 8 arkivlagen ska arkivmyndigheten se till att sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 arkivlagen. I de fall flera kommuner eller flera landsting/regioner bestämmer tillsammans i ett sådant företag, till exempel ett kommunalt bolag eller stiftelse, fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna och/eller landstingen/regionerna kommer överens om. Fullmäktigeförsamlingarna i berörda kommuner/landsting/regioner beslutar om vilken arkivmyndighet som ska vara arkivmyndighet. Fullmäktigeförsamlingarna beslutar även om att kommunens/landstingets/regionens arkivregler ska gälla. 4 (KL) Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är arkivmyndighet i Göteborgs Stad. Arkivverksamheten bedrivs inom förvaltningen Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Arkivnämndens uppdrag som arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen framgår även av Arkivnämndens reglemente och Samverkansavtalet om gemensam nämnd. 5 (KL) Arkivmyndigheten utfärdar anvisningar för tillämpningen av dessa föreskrifter och riktlinjer. Anvisningarna är liksom föreskrifterna och riktlinjerna teknikneutrala om inget annat anges. Innehållet i paragrafen är nytt vad gäller arkivmyndighetens rätt att utfärda styrande anvisningar om tillämpningen till dessa föreskrifter och riktlinjer. Arkivnämndens rätt att besluta om tillämpningsanvisningar framgår även av Arkivnämndens reviderade nämndreglemente och samverkansavtalet om gemensam nämnd. Vidare förs ett förtydligande in i paragrafen som säger att föreskrifterna och riktlinjerna, precis som bestämmelserna i arkiv- och offentlighetslagstiftningen är teknikneutrala viket betyder att lagen inte gör någon åtskillnad mellan pappershandlingar och upptagningar i elektronisk form (elektroniska handlingar). Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 10 av 42

89 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Tryckfrihetsförordningen (TF) är teknikoberoende och såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar kan vara allmänna handlingar. 6 (AL) Bestämmelser om arkivmyndighetens tillsyn finns i arkivlagen och arkivförordningen. Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera myndigheterna och får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats utifrån gällande regelverk. Paragrafen hänvisar till bestämmelser i arkivförfattningarna (7 arkivlagen och 5 arkivförordningen) där särskilda bestämmelser finns om att det inom varje statlig eller kommunal förvaltning ska finnas en arkivmyndighet med uppgift att regelbundet utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård 3-6 i arkivlagen och enligt berörda paragrafer i regionens egna föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Tillsyn innebär dock inte enbart inspektion av att lagstiftningen följs. Tillsyn är i lika hög grad rådgivning, stöd och utbildning. Vad gäller registrering (diarieföring) av allmänna handlingar (5 kap. 17 ) har arkivmyndigheten endast tillsynsansvar i den del som har betydelse för arkivvården. 7 (AL och KL) Riksarkivets föreskrifter inom följande områden ska, om inte annat anges, tillämpas när det gäller tekniska krav för: arkivlokaler papper, mikrofilm, ritfilm, skrivmateriel, förvaringsmedel, kopiatorer, faxar och skrivare bindning av handlingar analoga ljud- och bildupptagningar elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Innehållet i paragrafen är nytt vad gäller att utpekade föreskrifter från Riksarkivet ska tillämpas av regionen när det gäller tekniska krav för de utpekade områdena. Riksarkivet är arkivmyndighet för de statliga myndigheterna. Då Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) endast gäller för statliga myndigheter och inte är bindande för kommunerna måste de beslutas av fullmäktige för att de ska gälla i regionen. Vilka föreskrifter som även ska gälla i regionen ska därför beslutas av fullmäktige. I de fall de statliga föreskrifterna innehåller mer än rent tekniska delar är det endast de tekniska delarna av föreskriften i fråga som gäller i regionen. Arkivmyndigheten får i tillämpningsanvisningarna till dessa föreskrifter och riktlinjer besluta om undantag. Med skrivmateriel menas alla typer av underlag för skrift och bild, t.ex. papper och film och alla medel för skriften, t.ex. pennor, stämpelfärger, kopiatorer och skrivare etc. Med förvaringsmedel för handlingar på papper menas arkivboxar och aktomslag av papper eller papp. 2 kap. Ansvara och hantera 1 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 11 av 42

90 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndigheternas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter bildar arkiv endast hos en myndighet, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Paragrafen hänvisar till bestämmelser i arkivlagens portalparagraf (3 ). Arkiv bildas när handlingarna från arkivbildarens verksamhet läggs för förvaring. Arkivet speglar alltså arkivbildarens verksamhet och organisation. De handlingar som förvaras i arkiven har antingen upprättats hos eller kommit in till arkivbildaren. Gemensamt för alla arkivhandlingar är att det är allmänna handlingar. Rätten till insyn enligt bestämmelserna om handlingsoffentlighet kan inte tillgodoses utan ett välordnat arkiv. De medför krav på att allmänna handlingar i princip bevaras, att de ordnas så att de går att hitta och att de vårdas så att de inte skingras eller förstörs. Att ordna arkiv innebär till exempel att myndigheterna ska ordna sina handlingar så att en god offentlighetsstruktur skapas. Arkiven ska organiseras så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Genom en sådan organisation hittar även myndighetens egen personal vid behov enkelt vad de behöver i arkivet. 3 arkivlagen reglerar även frågan om upptagningar som är tillgängliga för flera myndigheter. Samma upptagning för automatiserad behandling kan då utgöra allmän handling för flera myndigheter samtidigt. Ur arkivsynpunkt är det onödigt att arkivera upptagningen på flera ställen. I bestämmelsen anges därför att arkivering ska ske i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Av förarbetena till arkivlagen framgår att avsikten är att beslut om hos vilken myndighet upptagningen ska arkiveras i enskilda fall ska fattas av den arkivmyndighet som har ansvar för den aktuella verksamheten. Observera att arkiveringsansvaret för upptagningar som är tillgängliga för flera myndigheter inte är samma sak som arkivansvar för regiongemensamma system 2 kap (AL) Arkivbildare är den myndighet, företag, organisation eller person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Vad gäller myndigheter definierar paragrafen arkivbildarbegreppet med utgångspunkt i arkivlagen. Begreppet arkivbildare hör samman med den juridiska definitionen av hur arkiv bildas enligt 3 arkivlagen. Enligt lagens definition bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndighetsbegreppet är viktigt för att offentlighetsprincipen ska fungera och för att avgränsningar i arkivbildningen ska kunna göras på ett strukturerats sätt. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 12 av 42

91 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Organisationsförändringar är ofta en orsak till att bryta en arkivbildning och starta en ny. Arkivbildningen behöver dock ha kontinuitet för att inte i onödan försvara återsökningen. 3 (AL) Arkivbildningen ska alltid brytas när en verksamhet byter juridisk form, det vill säga går från myndighet till bolag eller vice versa. Paragrafen beskriver den praxis som gäller inom arkivteorin och som ska tillämpas i regionen. Oavsett behovet av kontinuitet bryts arkivbildningen när verksamheten byter juridisk form. På grund av handlingarnas rättsliga status ska arkivbildningen alltid brytas när byte av den juridiska formen även innebär byte från offentligrättslig till privaträttslig juridisk form. 4 (AL) Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 arkivlagen. I arkivlagen regleras att myndighetens ansvar för arkivvården innebär att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. Lagen lyfter fram att arkivvård är en process som påbörjas innan handlingen upprättas och pågår så länge handlingen finns kvar. 5 (AL) Varje myndighet ansvarar för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Tryckfrihetsförordningen innehåller bestämmelser dels om vilka slags handlingar som ska anses vara allmänna och därmed i princip ska vara tillgängliga för allmänheten, dels om hur sådana handlingar ska tillhandahållas den som vill ta del av dem. Arkivvården i den offentliga sektorn är en förutsättning för en väl fungerande offentlighetsprincip genom att arkiven hålls ordnade och förtecknade, att lämplig skrivmateriel och dokumentation finns, att arkiven förvaras på lämpligt sätt och att arkiven gallras på ett ändamålsenligt sätt. Alla dessa faktorer måste beaktas för att ett tillgängliggörande i praktiken ska kunna äga med mera. Arkiven har även en kulturpolitisk betydelse som inte kan avgränsas från dess betydelse för forskningens behov av information enligt bestämmelserna i 3 arkivlagen. 6 (AL och KL) Myndigheten ska säkerställa att förvaltningen har en ansvarsfördelning avseende hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att besluta om fastställande av en arkivorganisation genom att utse en eller flera arkivansvariga och en eller flera arkivredogörare. Med ansvar för myndighetens arkivvård följer organisation av uppdraget och fördelning av arbetsuppgifter. Bestämmelsen finns sedan tidigare i nuvarande arkivreglemente. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 13 av 42

92 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Varje myndighet är arkivbildare och ansvarig för sin arkivvård. Om arkivansvaret inte är delegerat till någon särskild tjänsteman ligger hela ansvaret hos politikerna i nämnden eller styrelsen. Detta är naturligtvis opraktiskt. För att myndighetens arkivansvar ska fungera i praktiken måste därför myndigheten besluta om att utse en arkivansvarig tjänsteman och en arkivorganisation med personal som förvaltar arkivfrågorna. 7 (AL och KL) Arkivorganisationen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenteras inte. 8 (AL och KL) Myndigheten ska meddela arkivmyndigheten vem som utsetts till arkivansvarig samt vilka arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. Bestämmelsen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och arkivorganisation. Nytt är att myndigheterna till arkivmyndigheten inte ska redovisa hela den beslutade arkivorganisationen (arkivansvariga och arkivredogörare) utan endast vem som utsetts till arkivansvarig samt vad som ingår i uppdraget. Om myndigheten har utsett flera arkivansvariga är det särskilt viktigt att redovisa vem av dessa som har det övergripande formella ansvaret för myndighetens allmänna handlingar och arkiv det vill säga vem som är huvudansvarig med särskilt samordningsansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar. Namn, funktion och kontaktuppgifter ska meddelas. Kopia av myndighetens protokollsutdrag eller delegationsbeslut ska bifogas. 9 (AL och KL) En arkivansvarig har bland annat som uppgift att se till att myndigheten följer arkiv- och offentlighetslagstiftningen, dessa föreskrifter och riktlinjer samt arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. I första hand ska arkivansvarig vara myndighetens kontaktperson i arkivfrågor gentemot arkivmyndigheten. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivansvarigs uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. Vad arkivansvaret kan innebära har tidigare främst framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. Arkivansvarig bör till exempel ha följande arbetsuppgifter och ansvar: 1. Ha kännedom om gällande arkivförfattningar samt se till att föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering tillämpas inom myndigheten och att information i arkivfrågor sprids till berörda befattningshavare. 2. Verka för att bygga upp och upprätthålla arkivorganisationen så att samtliga allmänna handlingar hanteras enligt regelverket (även de elektroniska) och att handlingarna registreras, ordnas och förvaras på ett enhetligt och strukturerat sätt och att det finns sökingångar till handlingarna. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 14 av 42

93 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen 3. Bevaka att arkivfrågor beaktas i budgetarbete och övrigt planeringsarbete samt vid organisationsförändringar så att resurser avsätts för arkiv- och dokumenthantering. 4. Ha ett samordningsansvar för myndighetens interna arkiv- och dokumenthanteringsrutiner där samråd med arkivredogörare ingår. 5. Ansvara för att dokumenthanteringsplan, gallringsbeslut och arkivredovisning finns och är uppdaterade 6. I första hand svara för kontakterna mellan nämnd/styrelse, personal och Regionarkivet och se till att information i arkivfrågor (även interna) når myndighetens personal, på alla nivåer (och hålla sig uppdaterad i dessa frågor). 7. Ansvara för formella framställningar till Regionarkivet om till exempel gallring, inspektion av arkivlokaler och leveranser. 8. Samråda med och hålla Regionarkivet underrättat om sådana förändringar av organisation, verksamhet och informationshantering som kan påverka arkivbildningen 9. Vid Regionarkivets inspektioner redogöra för myndighetens hantering av allmänna handlingar och arkiv. 10. Bevaka att gällande bestämmelser om skrivmaterial följs och att nybyggnad, ombyggnad, förhyrning och byte av arkivlokaler sker enligt gällande bestämmelser om arkivlokaler och att arkivhandlingar förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. 10 (AL och KL) En arkivredogörare är praktiskt ansvarig för arkiveringen av allmänna handlingar och har hand om den löpande arkivhanteringen inom förvaltningen. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivredogörares uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. Vad som kan ingå i arkivredogörarens ansvar har tidigare främst framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. Arkivredogörare bör ha följande arbetsuppgifter och ansvar: 1. Ha särskilda kunskaper om bestämmelser som rör det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens hantering av allmänna handlingar och arkiv och internt lämna råd och anvisningar i arkivfrågor (alternativt hänvisa frågorna vidare till arkivansvarig). 2. Vara det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens kontaktperson gentemot arkivansvarig eller huvudarkivredogörare (om sådan finns). 3. Ordna, inventera och förteckna arkiv och se till att den egna enhetens handlingar tas tillvara och arkivläggs och att pappershandlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och förses med anteckning om innehållet. 4. Svara för det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens leveranser till myndighetens arkivlokaler (närarkiv eller centralarkiv). 5. Tillsammans med arkivansvarig medverka i arbetet med att ta fram och/eller revidera förvaltningens gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan med mera. 6. Se till att arkivbildningen inom det egna verksamhetsområdet/den egna enheten sker enligt beslutad dokumenthanteringsplan och (i samråd med arkivansvarig) fortlöpande verkställa beslutad gallring. 7. I samråd med arkivansvarig förbereda och ansvara för det praktiska vid leverans av handlingar till Regionarkivet. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 15 av 42

94 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen 8. Tillsammans med arkivansvarig medverka vid planering och projektering av ny- och ombyggnad av arkivlokaler. 9. Ansvara för och sköta utlån av de handlingar som förts till myndighetens arkivlokal och i övrigt tillhandahålla information i arkivet i enlighet med offentlighetsprincipen samt att se till att endast behörig personal har tillträde till arkivlokalen. 10. I övrigt biträda arkivansvarig och svara för den praktiska arkivvården. 11 (AL och KL) Arkivansvarig bör ha eget resursansvar där arkiv- och informationshanteringsfrågor ingår. Innehållet i paragrafen är delvis nytt. Delar av innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. Arkivansvarig bör vara den som har möjlighet att påverka och belysa arkivfrågor så att finansiella resurser avsätts för arkivarbete. Eftersom arkivansvaret formellt redan har delegerats från myndighetens nämnd eller styrelse kan inte den arkivansvarige sin tur uppdra åt annan anställd inom myndigheten att utföra uppdraget (vidaredelegera). 12 (AL och KL) Arkivansvarig bör även vara den hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen. Innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. 13 (AL och KL) Om myndigheten utser flera arkivansvariga ska en av dessa vara huvudansvarig med särskilt ansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar och arkiv. Innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att fastställa arkivansvar och besluta om arkivorganisation. 14 (AL) Myndighetens hantering av allmänna handlingar ska styras och planeras. Handlingarna ska hanteras och struktureras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Behovet av att planera och organisera allmänna handlingar för att tillgodose syftena i 3 arkivlagen är särskilt viktigt när det gäller arkiv som helt eller delvis utgörs av elektroniska handlingar. Skälet är att pappershandlingar kan sorteras, gallras och registreras i efterhand även om det kan vara arbetskrävande och därmed kostsamt. Att vidta åtgärder i efterhand kan dock vara i princip omöjligt när det gäller handlingar och Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 16 av 42

95 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen information i ett IT-system om inte nödvändiga åtgärder för bevarande, sökbarhet och gallring vidtagits innan systemet togs i bruk. 15 (AL och KL) När en myndighet förändrar organisation eller arbetssätt och förändringen påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten. Bestämmelsen finns sedan tidigare i nuvarande arkivreglemente men samrådskravet är en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel samt i vilka fall och när samråd ska ske. Syftet är att den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningar för gallring ska beaktas innan ändringen genomförs. Det är därför av betydelse att samråd sker. 16 (AL och KL) Myndigheten ska i god tid samråda med arkivmyndigheten om verksamhet avses bli överförd till en annan myndighet eller ett enskilt organ. Detsamma gäller vid förändringar som medför att regionen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i ett bolag, en stiftelse eller en ekonomisk förening. Bestämmelsen finns sedan tidigare i nuvarande arkivreglemente men samrådskravet är en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel samt i vilka specifika fall samråd ska ske. Syftet är att den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningar för gallring ska beaktas innan ändringen genomförs. Det är därför av betydelse att samråd sker. 17 (AL) Myndigheten ansvarar för arkiv eller delar av arkiv som övertagits från en annan myndighet, till exempel en föregångare. Paragrafen följer av bestämmelserna i 2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen där det föreskrivs att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet. Om en myndighet övertagit arkivhandlingar från en annan myndighet har även det juridiska ansvaret för arkivhandlingarna tagits över. 18 (AL och KL) Myndighet som överlåter delar av arkiv- och informationshanteringen till annan myndighet eller enskild ska skriftligt reglera villkoren. Innehållet i paragrafen är nytt. Om en myndighet överlåter delar av arkivhanteringen till annan myndighet eller enskild kvarstår ansvaret för handlingarna. Det är därför viktigt att den myndighet som äger handlingarna (informationsägaren) i en överenskommelse säkerställer att handlingarna hanteras enligt de krav som framgår av arkivförfattningarna. Paragrafen kan bli aktuell när man deponerar arkivhandlingar hos Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 17 av 42

96 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen annan myndighet eller enskild, när en myndighet sköter diarieföringen åt andra myndigheter eller när en myndighet sköter personal- och löneadministrationen åt en annan myndighet. 19 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om arkivansvar för information i elektroniska system som används av mer än en myndighet i regionen. Övriga myndigheter ansvarar för att redovisa den information som tillkommer i den egna verksamheten i sin informationsredovisning. Innehållet i paragrafen är nytt och behandlar arkivansvar för så kallade gemensamma system. Varje myndighet ska svara för vården av sitt arkiv enligt lag men Arkivnämnden får besluta om arkivansvar för information i elektroniska system som används av mer än en myndighet i regionen eller kommunen. Arkivansvarig myndighet behöver inte vara samma myndighet som förvaltar systemstödet, men det sammanfaller sannolikt. Regionarkivet anser att det är viktigt att hålla isär informationsägare/arkivbildare och den som ansvarar för den tekniska plattformen. Regionarkivet är inte ute efter att all information som finns i ett gemensamt system ska bilda arkiv hos den som förvaltar systemet. Informationen ägs av och bildar arkiv hos olika myndigheter även om en myndighet utsetts till arkivansvarig för den gemensamma plattformen. Syftet är att hitta en pragmatisk lösning där det finns en utpekad part till arkivmyndigheten som ansvarar för val av metoder och skyddet för upptagningar, och samordning av leveransarbete till mellanlagringstjänster och system för bevarande och så vidare. Arkivansvaret innebär: Helhetsansvar för att bevara/gallra, leverera handlingar/information som hanteras och förvaras i systemet. Ansvar för val av metoder och skyddet för upptagningar, exempelvis konvertering till arkivgodkända format. Samordning av leveransarbete till mellanlagringstjänster och system för bevarande. Ansvar för kontakter med leverantörer av IT-system när det gäller systemfunktioner som berör arkiveringen. Att på uppdrag av arkivbildaren/informationsägaren genomföra gallring i systemet enligt gällande beslut. Att på egen hand eller tillsammans med arkivbildaren/informationsägaren upprätta den plan för bevarande av elektroniska handlingar som avses i 4 kap. 25. Ansvar för utlämnande av information ur systemet till arkivbildande myndighet i de fall informationsägaren inte har direktåtkomst till handlingarna/informationen. Arkivansvaret innebär inte: Ansvar för bedömning och utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter som hanteras i systemet. Värdering (gallringsutredning) av informationen som förvaras och hanteras i systemet. Förteckning över andra myndigheters handlingar/uppgifter som förvaras i systemet Varje myndighet ska: Ansvara för sin egen information i systemet, t.ex. att registrera och klassificera handlingar/information- Redovisa sina handlingar i myndighetens informationsredovisning. Vid behov medverka vid exempelvis leveransarbete till mellanlagringstjänster och system för bevarande. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 18 av 42

97 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Ansvara för bedömning och utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter som hanteras i systemet. Ansvara för att värdera sin information i systemet. I övrigt ansvara för att myndighetens information hanteras på ett korrekt sätt i systemet. 20 (AL och KL) Myndigheter i regionen som hanterar gemensamma projekt eller liknande ska besluta om vilken av de berörda myndigheterna som ska utses till ansvarig för arkiveringen av de handlingar som ingår i det gemensamma projektet. Övriga myndigheter som ingår i projektet ansvarar för de handlingar man själv upprättar eller tar emot. Innehållet i paragrafen är nytt. Ansvaret innebär att en myndighet tar ett helhetsansvar för arkiveringen av projekthandlingarna även om varje myndighet som ingår i projektet ansvarar för de handlingar man själv upprättar eller tar emot. I samverkansprojekt kan det finnas flera projektägare. Då är det projektets styrgrupp eller motsvarande som ska besluta om ansvarsfördelningen mellan aktörerna. Om flera myndigheter är inblandande i projektet har varje myndighet ansvar för sina allmänna handlingar. 21 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om delar av en myndighets verksamhet ska utgöra egen arkivbildare samt om en myndighet ska ingå i en annan myndighets arkivbildning. Innehållet i paragrafen är nytt. Paragrafen reglerar att arkivmyndigheten avgör om ett dotterbolag till ett moderbolag ska anses vara en egen arkivbildare eller inte. Det går inte att säga generellt vad som gäller för en koncern med moderbolag och deras dotterbolag det beror på hur verksamheterna ser ut och deras förhållande till varandra och hur självständig arkivbildningen är. Det kan finnas dotterbolag som kan ses som egen arkivbildare inom en koncern, till exempel om dotterbolaget på ett grundläggande sätt skiljer sig från moderbolagets verksamhet. Om det istället förhåller sig så att kopplingen mellan ett moderbolag och ett dotterbolag är mycket nära kan dessa bolag däremot ses som en och samma arkivbildare. Arkivredovisningen ska då vara gemensam för moder- och dotterbolag, men det ska klart framgå vilka handlingar som hör till vilket bolag. Arkivmyndighetens rätt att besluta i sådana ärenden framgår även av Arkivnämndens reglemente. 22 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar i vilka fall ett kommunalt bolag som går från ett verksamhetsdrivande bolag till ett vilande bolag ska anses vara en upphörd arkivbildare. Innehållet i paragrafen är nytt. Arkivmyndigheten ska kunna besluta om att ett bolag i regionen som går från aktivt till vilande ska anses vara en upphörd arkivbildare. När ett bolag återstartas från att ha varit ett vilande bolag är som regel uppdraget helt förändrat än det bolaget ursprungligen hade som verksamhetsdrivande. Den nya verksamheten i bolaget med samma organisationsnummer bör därför inte ha behov av handlingarna från bolagets tidigare verksamhet. Arkivnämnden bör därför kunna besluta om att Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 19 av 42

98 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen arkivbildningen ska brytas och slutredovisas för att eventuellt överlämnas till arkivmyndigheten. Arkivmyndighetens rätt att besluta i sådana ärenden framgår även av Arkivnämndens reglemente. 3 kap. Framställa och bevara 1 (AL) Vid framställning av allmänna handlingar ska myndigheten använda medel och metoder som är lämpliga med hänsyn till att handlingarna ska kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den tid som de ska bevaras. Vid behov ska det vara möjligt att överföra informationen till annan databärare. Syftet med bestämmelsen är att myndigheterna redan när de skapar sina handlingar måste tänka på att bevara handlingarna långsiktigt. Redan från början måste hänsyn tas till hur analoga och elektroniska handlingar ska hanteras på lång sikt för att säkerställa att informationen inte förstörs. Det är inte tillräckligt att handlingarna kan läsas under den tid som de ska bevaras. Läsbarheten ska även vara så god att det vid behov går att kopiera och skanna handlingarna, nu och i framtiden. När det gäller elektroniska handlingar har de en mängd egenskaper som gör att handlingarna kan förmedla information. För att detta ska kunna uppnås behövs uppgifter om informationens innehåll, struktur och övrig metadata bevaras, det vill säga egenskaper som handlingen hade när den skapades. I samband med val av format och åtgärder för bevarande ska myndigheten alltså bedöma om informationens ursprungliga skick kommer att påverkas av de planerade åtgärderna (systembyte, byte av format, överföring och så vidare). 2 (AL) Papper, datamedium, skrivmateriel och maskinell utrustning ska väljas i enlighet med de krav som ställs på handlingarnas beständighet och de anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. En grundförutsättning för en meningsfull arkivvård är att de handlingar som ska bevaras rent faktiskt går att bevara. Beständighet kan definieras som förmågan att under lång tid förbli oförändrad i kemiskt och fysikaliskt avseende. Allt material ändras med tiden men beständigt material är funktionsdugligt under lång tid. Vid analog lagring beror beständigheten av materialets egenskaper och hur handlingen förvaras och hanteras. Vid elektronisk lagring beror beständigheten av materialets egenskaper och hur handlingen förvaras och hanteras men begränsas oftast av tillgången på mjuk- och hårdvara. Riksarkivets föreskrifter om godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel respektive vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet gäller även kommunala myndigheter. 3 (AL) Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst under hela den tid som de ska bevaras. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 20 av 42

99 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Paragrafen avser skydd mot yttre faktorer som kan skada arkivet, till exempel brand och fukt. Bestämmelsen innebär även att en viss kontroll måste ske av dem som besöker arkivet så att inte någon obehörigen tar bort eller förstör handlingar. Att arkivet ska skyddas mot obehörig åtkomst syftar i första hand på att sekretesskyddet för uppgifter i handlingarna ska kunna upprätthållas. Handlingar som kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess måste därför förvaras så att inte obehöriga kan läsa dem. En annan aspekt av att arkivet ska skyddas mot obehörig åtkomst gäller det skydd för personuppgifter som regleras genom personuppgiftslagen och i olika registerförfattningar. 4 (AL) Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Den grundläggande teorin för arkivbildning i Sverige har varit den så kallade proveniensprincipen. Principen innebär i korthet att en arkivbildares arkiv ska hållas skilt från andra arkiv, och att handlingarnas ursprungliga ordning och samband med övriga handlingar ska behållas. Bevarandet av kontexten gör att man i efterhand kan fastställa handlingens ursprung och giltighet. 5 (AL) Allmänna handlingar ska förvaras i arkivlokal som godkänts av arkivmyndigheten eller i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Kommenteras inte. 6 (AL och KL) Myndighet som avser att bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. Bestämmelserna om planering, utförande och drift av arkivlokal är mycket detaljerade. Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler ska, om inte annat anges i arkivmyndighetens tillämpningsanvisningar till dessa föreskrifter och riktlinjer, tillämpas när det gäller tekniska krav för arkivlokaler. Arkivmyndigheten ska kopplas in så tidigt som möjligt. Om arkivmyndigheten kopplas in först när arkivlokalen har börjat byggas eller när ombyggnaden redan är igång kan det bli dyrt och ofta svårt att åstadkomma de förändringar som kan komma att krävas. 7 (AL och KL) Innan en arkivlokal tas i bruk, ska den godkännas av arkivmyndigheten. Detta gäller även innan en arkivlokal tas i bruk efter ombyggnad. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 21 av 42

100 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Bestämmelserna gäller oavsett medium. Till arkivlokal räknas även utrymmen för digital förvaring samt hantering av digitalt material i driftsmiljö. Om det förvaras allmänna handlingar i IT-utrymmen (exempelvis serverrum eller datorhall) ska tillämpliga bestämmelser för arkivlokaler gälla även för dess utrymmen. 8 (AL och KL) Om en arkivlokal inte uppfyller kraven i föreskrifterna kan myndigheten ansöka om undantag från föreskrifterna. Endast under förutsättning att det finns kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd kan arkivmyndigheten godkänna arkivlokalen. Bestämmelsen finns sedan tidigare i Regionarkivets handledning Att planera, utföra och drifta arkivlokaler. Bestämmelsen bygger på Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4). Arkivmyndigheten kan, vid behov, besluta om undantag från bestämmelserna (RA:FS 2013:4) för arkivlokal. Vid ansökan om undantag ska myndigheten ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder. Arkivmyndigheten kan även i samband med tillsyn i föreläggande uppdra åt myndighet att utföra kompenserande åtgärder. De kompenserande åtgärderna kan vara ändring av konstruktion, installationer, inredning eller material i en befintlig arkivlokal eller i lokal som anpassas till arkivlokal. 9 (AL) För förvaring av analoga handlingar ska för arkivändamål godkända aktomslag, arkivboxar och andra arkivgodkända förvaringsmedel användas. Riksarkivets föreskrifter om godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel respektive vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet gäller även kommunala myndigheter. Undantag gäller för handlingar som enligt beslut får gallras med en gallringfrist på tio år eller kortare. 4 kap. Styra och redovisa Övergripande kommentar för kapitel 4: Kapitlet handlar om vikten av proaktivitet och strategiskt tänkande inom arkiv- och informationshantering. Innehållet under detta kapitel är främst hämtat från Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. Vissa delar av innehållet i de befintliga riktlinjerna kommer dock att återfinnas i Arkivnämndens tillämpningsanvisningar till dessa föreskrifter och riktlinjer. Begreppet informationsredovisning används eftersom det beskriver att redovisningen ska användas för verksamhetens hela dokument- och informationsredovisning, inte bara för arkivering. Processorienterad informationsredovisning är alltså inte bara en fråga om hur arkiverade handlingar ska ordnas och klassificeras, det är också ett sätt att styra den pågående dokument- och informationshanteringen i verksamheterna. Informationsredovisning 1 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 22 av 42

101 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Myndigheten ska upprätta en informationsredovisning som gör det möjligt att: förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar och hantera och förvalta handlingar. Arkivnämnden har i befintliga Riktlinjerna beslutat att från 1 januari 2016 ska begreppet informationsredovisning användas istället för arkivredovisning. Genom att använda begreppet informationsredovisning vill arkivmyndigheten tydliggöra att den nya redovisningsmodellen inte bara ska användas vid arkivering, utan att den även ska användas för den dagliga informationshanteringen. Informationsredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd oberoende av medium. Om en myndighets verksamhet är uppdelad på flera arkivbildare ges varje arkivbildare normalt en egen informationsredovisning. 2 (AL) Informationsredovisningen ska bestå av uppgifter som ska kunna presenteras som: en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan, en arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar, en arkivförteckning, ett register/diarium, en förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar och en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Kommenteras inte. Klassificeringsstruktur 3 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en klassificeringsstruktur som representerar den egna verksamheten. Klassificeringsstrukturen är grunden i myndighetens informationsredovisning och är ett systematiskt sätt att beskriva myndighetens uppdrag och verksamhet. Verksamhetsområden och samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Klassificeringsstrukturen ska innehålla processbeskrivningar samt exempel på handlingstyper som genereras i processerna. Klassificeringsstrukturen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 23 av 42

102 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån verksamhetens processer. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer till exempel mellannivåer som utgörs av processgrupper. Verksamhetsområden är de uppdrag som en myndighet har. En process är en avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten. En aktivitet är en avgränsad insats som utgör ett led i en process Varje process genererar ett handlingsslag som i sin tur kan innehålla en eller flera handlingstyper. Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska beskrivas. Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. Alla myndigheter har styrande och stödjande verksamheter. Dess placeras överst i strukturen eftersom de är någorlunda stabila över tiden. När helt nya verksamhetsområden tillkommer rör det sig oftast om kärnverksamheter, därför ska de placeras nederst. Denna ordning gör strukturen mer byggbar på djupet. I klassificeringsstrukturen ska verksamhetsområden ges följande ordning: Styrande verksamheter Stödjande verksamheter Kärnverksamheter 4 (AL) Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingar vid upprättande av dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan vid registrering enligt 5 kap.1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sökingångarna till myndigheternas allmänna handlingar har tidigare haft olika strukturer. Klassificeringsstrukturen är ett sätt att klassificera och redovisa allmänna handlingar under hela dess livscykel från uppkomst till slutarkivering eller gallring oavsett medium. Samtliga handlingar kommer därmed att klassificeras enligt en struktur som utgår från verksamheten betraktad från ett processperspektiv. Det underlättar insyn och återsökning av myndighetens samtliga handlingar. 5 (AL och KL) Myndighetens klassificeringsstruktur ska beslutas av arkivmyndigheten. Myndigheten bör redan tidigt i sitt arbete med att upprätta sin klassificeringsstruktur ta kontakt med Regionarkivet för samråd. På så vis hanteras eventuella frågor eller problem under hand istället för i efterhand. Efter kontakterna med Regionarkivets handläggare kan myndigheten skicka sitt förslag till arkivmyndigheten för så kallat slutligt samråd. Arkivmyndigheten kan besluta om att såväl godkänna som avslå en myndighets förslag till klassificeringsstruktur. 6 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 24 av 42

103 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Kommenteras inte. 7 (AL) Klassificeringsstrukturen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenterar: Klassificeringsstrukturen ska utformas så att den kan vara relativt hållbar över tid. Men en myndighets verksamhet kan förändras. Om verksamhetsområden eller processer försvinner eller tillkommer ska detta framgå av klassificeringsstrukturen. I sådana fall ska klassificeringsstrukturen revideras så att det framgår vilka strukturenheter som tillkommit eller upphört och vid vilken tidpunkt. Om verksamheten genomgår så omfattande förändringar att strukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av alla ändringar ska klassificeringsstrukturen avslutas och en ny tas i bruk. 8 (AL och KL) Arkivmyndigheten får besluta om obligatorisk klassificeringsstruktur för styra- och stödprocesserna i regionen. Vissa uppdrag är unika för en myndighet i regionen. De verksamhetsområden som avser kärnverksamheten visar vilka uppdrag myndigheten har. Styrande och stödjande verksamhetsområden är däremot relativt lika från en myndighet till en annan. Eftersom myndigheterna i första hand ska prioritera att beskriva kärnverksamheternas processer och då styrande och stödjande processer normalt sett inte behöver kartläggas eller beskrivas i detalj får arkivmyndigheten besluta om en obligatorisk struktur för styra- och stödprocesser i regionen. En gemensam struktur för styra- och stödprocesser säkerställer en enhetlig klassificering av handlingar i de processer som finns hos samtliga myndigheter i regionen. En gemensam struktur för styra- och stödprocesserna underlättar även informationshanteringen i samband med verksamhetsövergångar inom regionen då aktuell information kan komma att överlämnas och införlivas med mottagande myndighets arkiv. Dokumenthanteringsplan 9 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en dokumenthanteringsplan för den egna verksamheten. Dokumenthanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar och är ett redskap för myndigheten att skapa enhetliga rutiner med anvisningar för hur de ska hanteras: om dokumenten ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. Myndigheten ska fastställa hur allmänna handlingar ska hanteras. En effektiv styrning av allmänna handlingar och information förutsätter en aktuell dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökar möjligheten till insyn i myndighetens verksamhet. En dokumenthanteringsplan är en plan som styr hanteringen av dokument hos en myndighet. Dokumenthanteringsplanen är ett redskap för myndigheten att skapa enhetliga rutiner för hanteringen av sina Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 25 av 42

104 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen handlingar. Enhetliga rutiner behövs bland annat för att arkiv- och offentlighetslagstiftningen kräver ordning och sökbarhet till myndigheternas allmänna handlingar. Tidigare räckte det i stort sett med att en dokumenthanteringsplan innehöll namn på handlingstyper, uppgifter om en handlingstyp skulle bevaras eller om den fick gallras och i så fall med vilken gallringsfrist samt vid behov en anmärkning. Övriga kolumner med hanteringsanvisningar var en bör-regel. Från och med krävs att dokumenthanteringsplanerna ska innehålla vissa obligatoriska kolumner. Observera att från och med ska dokumenthanteringsplanen inte längre utgöra grund för gallringbeslut då den så viktiga beskrivningen av handlingarna och motiveringen till varför en viss gallringsfrist föreslås saknas. Dokumenthanteringsplanen ska omfatta följande uppgifter (kolumner): Namn och beteckning på verksamhetsområde Namn och beteckning på process/handlingsslag Namn på processens handlingstyper Bevarande/gallring Gallringsbeslut Registrering/sortering Förvaring Arkivmedium Sekretess Anmärkning 10 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Dokumenthanteringsplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Tidigare kunde dokumenthanteringsplanerna struktureras efter organisation, alfabetisk, funktion eller processer. Fr.o.m ska dokumenthanteringsplanerna enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente struktureras efter beslutad klassificeringsstruktur. 11 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska beslutas av myndigheten. Kommenterar: Från och med ska dokumenthanteringsplanen, enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente, inte beslutas av arkivmyndigheten. Dokumenthanteringsplanen granskas i samband med arkivmyndighetens tillsyn av berörd myndighet. 12 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenteras inte. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 26 av 42

105 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar 13 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivbeskrivning enligt 6 arkivlagen och en beskrivning av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen detta redovisas samlat i ett dokument: Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska ge en kort introduktion till myndigheten, dess uppdrag och verksamhet och hur man söker de allmänna handlingarna. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Innehållet i paragrafen är nytt, men har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen och beskrivningen av allmänna handlingar ska ge en samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning. Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten: Myndighetens namn. Myndighetens tillkomst och eventuellt upphörande. Myndighetens organisation, verksamhet och historik. Bestämmelser för myndighetens verksamhet. Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag. Planering och styrning av arkivbildningen. Bevarande och gallring. Sökingångar till arkivet och myndighetens handlingsbestånd. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Arkiv som myndigheten förvarar. Arkiv som överlämnats till arkivmyndighet eller till annan myndighet. Arkivverksamhetens organisation och ansvar. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. 14 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Innan myndigheten fastställer dokumentet ska arkivmyndighetens synpunkter inhämtas. Innehållet i paragrafen har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning. Regionarkivet beslutar inte formellt om att godkänna en arkivbeskrivning, men vill ha den för Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 27 av 42

106 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen kvalitetsgranskning innan myndigheten beslutar om att fastställa arkivbeskrivningen och beskrivning av allmänna handlingar. 15 (KL) En kopia av myndighetens fastställda arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska skickas till arkivmyndigheten för kännedom. Kommenteras inte. 16 (AL) Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. När beskrivningen har blivit inaktuell ska den uppdateras, alternativt en ny upprättas och beslutas. 17 (AL) När en myndighet upphör ska myndighetens arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar omarbetas till en slutgiltig presentation av arkivbildarens verksamhet, arkiv och allmänna handlingar. Har tidigare framgått av Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning. Arkivförteckning 18 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivförteckning. Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vilka typer av bevarandehandlingar som finns, vilken tid de omfattar och var de finns placerade. Redan påbörjade och pågående arkivförteckningar ska fortsätta att föras enligt den tidigare modellen (allmänna arkivschemat), men när myndigheten går över till en ny processorienterad informationsredovisning ska den nya arkivförteckningen vara processorienterad. Arkivförteckningen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Myndigheten ska redovisa sitt arkiv i en systematisk arkivförteckning. Huvudregeln att redovisa arkiv är: en arkivbildare ett arkiv en förteckning. Av praktiska skäl är det dock möjligt att bryta ned arkivbildaren i mindre enheter och göra upp flera förteckningar om myndighetens arbetsuppgifter är så åtskilda att det blir mer praktiskt och ändamålsenligt på det sättet. Dessa förteckningar dokumenterar då tillsammans myndighetens arkiv. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 28 av 42

107 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Följande uppgifter ska anges om handlingsslag och handlingstyper: Namn och beteckning på verksamhetsområde. Namn och beteckning på handlingsslaget/processen. Namn på ingående handlingstyper som ska bevaras. Typ av förvaringsenhet Sekretess Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas ska följande uppgifter anges: Typer av uppgifter som ingår i handlingstypen. Samband med andra handlingstyper. I vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår. Samband med dokumentation över systemet eller systemen. Följande uppgifter ska anges på förvaringsenheterna: Myndighetens/arkivbildarens namn. Namn på handlingsslag eller handlingstyp. Beteckning på förvaringsenheten. Typ av förvaringsenhet. Förvaringsenhetens omfattning. Förvaringsenhetens fysiska placering. Arkivansvarig på myndigheten ansvarar för att en arkivförteckning finns och att den uppdateras fortlöpande, men inget formellt beslut behövs. Den behöver inte heller beslutas eller kvalitetsgranskas av arkivmyndigheten. Arkivförteckningen granskas i samband med arkivmyndighetens tillsyn av berörd myndighet. 19 (AL och KL) Myndigheten ska i samråd med arkivmyndigheten välja en lämplig tidpunkt för att bryta sin pågående arkivförteckning och gå över till processorienterad arkivförteckning. Samrådskravet i paragrafen är nytt, men innehållet har tidigare framgått av Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. 20 (AL) Arkivförteckningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Kommenteras inte. Register/diarium 21 (AL) En allmän handling ska registreras så snart den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 29 av 42

108 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Myndigheterna ska vid registrering av allmänna handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkiv- och informationshantering. Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen ska allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. Men även för sekretessreglerade handlingar finns ett undantag från registreringsskyldigheten. Handlingar som förekommer hos en myndighet i stor omfattning och som regeringen i offentlighets- och sekretessförordningen har undantagit från registreringsskyldigheten behöver inte registreras på det sätt som anges i 5 kap. 2 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Sådana handlingar är till exempel handlingar i socialtjänstens personakter och sjukvårdens patientjournaler. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheterna välja mellan att antingen registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för ettdera systemet måste det emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Om det till exempel har bestämts att allmänna handlingar tillhörande vissa ärendeslag ska registreras krävs det att alla allmänna handlingar som hör till sådana ärenden verkligen diarieförs. Detta ska framgå av myndighetens dokumenthanteringsplan. Begreppet diarieföring används inte i lagtexten, utan det talas om register och registrering. Diarieföring är en utbyggd form av registrering av allmänna handlingar. Ett diarium innehåller i regel betydligt fler uppgifter om ärendet och handlingarna än vad som föreskrivs i offentlighets- och sekretesslagen och kan vara allt från ett mycket enkelt register till ett omfattande ärendehanteringssystem. Alla uppgifter utöver de lagstadgade finns för att underlätta handläggning, uppföljning, arkivering, gallring och återsökning m.m. I 4 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen finns en bestämmelse som kan sägas ange villkor för hur myndigheterna ska uppnå en god offentlighetsstruktur. Ändamålet är att ge garantier för insyn genom god ordning och överskådlighet hos myndigheternas hantering av allmänna handlingar och arkivinformation. En förutsättning för att en myndighet ska kunna leva upp till bestämmelsens krav är att det finns en genomtänkt plan bland annat för hur registrering ska ske. Syftet med bestämmelserna sammanfaller med arkivlagens krav på att arkivvården ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar. Vidare innebär bestämmelsen i 5 arkivlagen att den uppdelning av handlingar i t.ex. olika ärendegrupper som sker vid registreringen också måste vara lämplig för arkivet. Arkivmyndigheterna har endast tillsynsansvar för registreringen av allmänna handlingar i den del som har betydelse för arkivvården. 22 (AL) Diarieplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Kommenteras inte. Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar 23 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en förteckning över samtliga IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 30 av 42

109 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen I förteckningen beskrivs ändamål, innehåll samt vilken myndighet som är arkivansvarig för systemet. Förteckningen över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Regionarkivet har tidigare ställt krav på förteckning över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar i samband med myndigheternas arbete med att upprätta arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner. Nytt är att dokumentets upprättande ska framgå av ett styrande dokument. Att dokumentet ska upprättas har dock aldrig varit föremål för beslut i Arkivnämnden eller kommunfullmäktige. I sekretesslagen angavs tidigare att myndigheten skulle ha en särskild förteckning över register med mera som fördes med hjälp av IT. I offentlighets- och sekretesslagen är denna särskilda bestämmelse borttagen och mer teknikneutrala regler har införts. Teknikneutrala bestämmelser om att redovisa sökingångar till arkivhandlingar finns även i arkivlagen. Regionarkivet ser ett värde i att myndigheterna som ett komplement till arkivbeskrivningen (enligt arkivlagen) och beskrivningen av allmänna handlingar (enligt offentlighetsoch sekretesslagen) upprättar en särskild förteckning över register, databaser eller andra system som innehåller allmänna elektroniska handlingar. Förteckningen över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar ska innehålla uppgifter om IT-systemets/samarbetsytans namn, syfte, innehåll och tidsperiod. Samarbetsytor är till exempel gemensamma kataloger och Alfresco/SharePoint. 24 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en förteckning över IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. Kommenteras inte. Plan för bevarande av elektroniska handlingar 25 (AL) Myndigheten ska upprätta en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Av planen ska framgå vilka åtgärder myndigheten vidtar för att säkerställa bevarandet av de elektroniska handlingarna. Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid de ska bevaras. Bevarandeplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Innehållet i paragrafen är nytt. Nytt krav på att myndigheterna ska upprätta en plan för bevarande av sina elektroniska handlingar. Syftet med en plan för bevarande av elektroniska handlingar är att upptagningar ska kunna läsas och förstås även efter det att den tekniska miljön i vilken de har skapats och/eller förvarats i inte längre finns kvar. Det är alltså inte bara ett bevarande av teknisk systemdokumentationen och manualer utan även ett Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 31 av 42

110 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen kunskapsbevarande från verksamheten ett system funnits inom till exempel i vilket sammanhang handlingarna skapats. Elektroniska handlingar ska bevaras i arkivgodkända format, säkert, med samma kvalitet och riktighet. Information ska vara tillgänglig, åtkomlig, autentisk, läsbar och tillförlitlig både idag och i framtiden. För att säkerställa att informationen i IT-systemen är fortsatt sökbar, åtkomlig och användbar måste systemet vara förberett för vissa åtgärder för långsiktigt elektroniskt bevarande. Ett IT-systems livslängd är begränsad och en medvetenhet måste finnas om hur innehållet ska tas om hand och vårdas, antingen då systemet ska bytas ut eller kontinuerligt tappas på information. Redan vid planeringen av IT-system och rutiner ska myndigheten ta ställning till bl.a. bevarande och gallring av elektroniska handlingar, hur sökbehovet ska kunna tillgodoses och hur bevarande av ursprungliga elektroniska handlingar ska ske samt vilken dokumentation som ska framställas och hållas aktuell. För befintliga system som saknar bevarandeplan ska en sådan upprättas som en del i förvaltningen av systemet/motsvarande. En plan för bevarande av elektroniska handlingar kan komma att innehålla krav på följande uppgifter: Allmänna uppgifter om systemet eller samarbetsytan. Beskrivning av funktion och innehåll. Beskrivning av hur god offentlighetsstruktur ska upprätthållas. Gallrings- och exportfunktioner, även sammanställningsmöjligheter. Bevarande, till exempel val av teknik och format. Teknik för system i drift. Överföring till bevarande. Teknik vid bevarande. Överlämnande. Som stöd till myndigheterna kommer Regionarkivet att ta fram mallar för bevarandeplaner både för det som avser elektroniska handlingar i IT-system och för elektroniska handlingar i samarbetsytor som till exempel gemensamma kataloger och Alfresco/SharePoint. En plan för bevarande av elektroniska handlingar kan även vara till hjälp vid införandet av den nya dataskyddsförordningen som till exempel ställer krav på en redovisning av vilka personuppgifter/ känsliga personuppgifter som behandlas, om de bevaras/gallras och så vidare. 26 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en plan för bevarande av elektroniska handlingar Innehållet i paragrafen är nytt se (AL och KL) För upprättande av bevarandeplanen som avses i 25 ansvarar den myndighet som har arkivansvaret för systemet/samarbetsytan. Myndigheter som använder ett system som används av fler än en myndighet i regionen ska hänvisa till den arkivansvariga myndighetens dokumentation. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 32 av 42

111 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Varje myndighet ansvarar för att upprätta en bevarandeplan för de elektroniska handlingarna i egenutvecklade system eller system som myndigheten själv upphandlat. För handlingar i system som används av fler än en myndighet är det däremot den myndighet som arkivmyndigheten beslutat ska vara arkivansvarig för systemet eller samarbetsytan som ansvarar för upprättande av bevarandeplanen. 5 kap. Arkivera och rensa 1 (AL) Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. Framgår av 3 arkivförordningen. 2 (AL) Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Framgår av 3 arkivförordningen. 3 (AL) I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande ska varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. Framgår av 3 arkivförordningen. 4 (AL) Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras enligt 1-3 ska rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning är inte samma sak som gallring. Rensning innebär att man tar bort handlingar som inte ska arkiveras, till exempel från en akt. Det innebär att handlingar i ett ärende befrias från arbetsdokument som endast är av tillfällig betydelse och som inte behövs för förståelsen av ärendet. Rensning är därför en åtgärd för att avgränsa arkivet enligt 6 kap. 4 arkivlagen. Rensning avser handlingar som inte är allmänna och därför ingen gallringsåtgärd trots att resultatet, förstöring, är detsamma. 6 kap. Gallra Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 33 av 42

112 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen 1 (KL) Med gallring avses att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med allmänna handlingar eller uppgifter i dessa som medför förlust av betydelsebärande data (informationsförlust), förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma informationens autenticitet (äkthet, ursprunglighet). Definitionen har tidigare framgått av Riktlinjer till arkivreglemente. Enligt 10 arkivlagen får allmänna handlingar gallras. Även om huvudregeln är bevarande så medges ändå gallring under vissa förutsättningar. Vid gallringen ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Varken i lagen eller i arkivförordningen finns en definition av begreppet. Den definition vi föreslår bygger på definitionen som Riksarkivet har i sina föreskrifter för de statliga myndigheterna. Definitionen innebär att gallring inte bara är ett fullständigt förstörande av handlingen utan även förlust av information som uppstår på grund av åtgärder som vidtas med handlingarna. Viktigt att notera är att gallring har en särskild betydelse när det gäller elektroniska handlingar. 2 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om gallring om inget annat anges i lag eller förordning. Allmänna handlingar i kommunen får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut av arkivmyndigheten. Syftet är att förhindra att myndigheterna gör sig av med material på ett godtyckligt sätt. Fullmäktige har rätt att delegera beslut (utom beslut enligt 3 kap. 9 kommunallagen) till nämnder och styrelser enligt föreskrifter i nämndens/styrelsens reglemente. Beslut om vem som har rätt att fatta beslut om gallring i kommunen ska fattas av fullmäktige och framgår av Arkivnämndens reglemente. 3 (AL och KL) Det är myndighetens ansvar att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. Ett arkiv där man inte gallrar handlingar eller information med ett lågt informationsvärde, blir med tiden svårt att överskåda. 4 (AL och KL) Om en myndighet efter bedömning anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras, ska en framställan om gallring göras till arkivmyndigheten. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 34 av 42

113 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen fr.o.m inte längre utgöra grund för gallringbeslutet då den så viktiga beskrivningen av handlingarna och motiveringen till varför en viss gallringsfrist föreslås saknas. En gallringsframställan måste vara väl förankrad inom den egna myndigheten innan den lämnas till Regionarkivet. 5 (AL) En framställan om att få gallra ska alltid föregås av en gallringsutredning i vilken myndigheten bland annat gör en bedömning av handlingarnas informations- och bevarandevärde utifrån arkivlagens bevarandemål. Gallringsframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. Gallringen måste vara noga genomtänkt och kunna motiveras. Om vi gallrar för mycket förlorar vi betydelsefull information. Bevarandemålen framgår av 3 arkivlagen. Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras men den medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens bevarandemål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar samt behovet av informationen för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Gallringsframställan ska innehålla: Kontaktuppgifter Beskrivning av de handlingar man önskar gallra Beskrivning av de handlingar som bevaras Beskrivning av den verksamhet (verksamhetsområden och processer) i vilken handlingarna har inkommit eller upprättats Motivering och förslag till gallringfrister 6 (AL och KL) En myndighet som ingår i en grupp av myndigheter med liknande verksamheter får, efter samråd med arkivmyndigheten, initiera och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i sådana verksamheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. Sådana gallringsutredningar gäller främst handlingar som produceras i myndigheternas kärnverksamheter. 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta initiativ till och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i verksamheter som bedrivs av flera myndigheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. Sådana gallringsutredningar gäller främst handlingar som produceras i myndigheternas styrande- och stödjande verksamheter. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 35 av 42

114 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen 8 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Detta görs som regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Kommenteras inte. 9 (AL och KL) Arkivmyndigheten utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. 1. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i regionen. 2. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter i regionen. Generella bevarande- och gallringsbeslut omfattar handlingar/uppgifter som: tillkommer i myndigheternas styrande och stödjande verksamheter och är gemensamma för de flesta eller samtliga myndigheter i Västra Götalandsregionen, ingår i kommungemensamma IT-stöd. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut omfattar handlingar/uppgifter som: är unika i en myndighets kärnverksamhet eller i de fall myndigheten har särskilda behov, tillkommer i myndigheternas kärnverksamhet där samma typ av verksamhet bedrivs av flera myndigheter. 10 (AL) Myndigheten ska utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka gallringsfristen löpt ut. Fram till dess gäller samma krav på sökbarhet, säkerhet och förvaring som för handlingar som ska bevaras. Bestämmelsen regleras i 6 arkivlagen där det står att det i arkivvården ingår att myndigheten ska verkställa föreskriven gallring i arkivet. Trots att gallring innebär förstöring är det inte alltid en förstöring av materialet som ska göras. Uppgifter som finns lagrade på ett digitalt magnetmedia (till exempel hårddiskar) gallras genom att uppgifterna raderas från databäraren. Om uppgifterna är känsliga måste även själva databäraren förstöras. Används databärare som det inte går att radera uppgifter från: papper, mikrofilm, optiska skivor och så vidare, måste alltid databäraren förstöras vid gallring. Observera! Enligt befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar ska myndigheten föra ett protokoll över de handlingar som har förstörts och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig på. Protokollet ska undertecknas av arkivansvarig. Kravet på gallringsprotokoll har i detta förslag tagits bort. 11 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 36 av 42

115 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Personuppgiftslagen (1998:204) gäller för behandling av personuppgifter. Bestämmelser i arkivlagen går dock alltid före personuppgiftslagen vad gäller frågor om bevarande och gallring av personuppgifter. I 2 personuppgiftslagen (PUL) anges att om det i annan lag eller förordning finns bestämmelser som avviker från lagen, ska de bestämmelserna gälla. Detta innebär att det som gäller för en myndighets arkiv enligt arkivlagen tar över bestämmelserna enligt personuppgiftslagen. PUL är med andra ord underordnad arkivlagen. Enligt 9 PUL får inte personuppgifter bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Detta hindrar dock inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. Man kan säga att behandlingen så att säga upphör då överlämnande till arkivmyndighet sker. Enligt EU:s nuvarande dataskyddsdirektiv har det alltså varit möjligt att vid genomförandet av direktivet ta hänsyn till principen av allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Dataskyddsförordningen kommer att fr.o.m. maj 2018 utgöra grunden för generell personuppgiftsbehandling inom EU. Detta innebär att personuppgiftslagen måste upphävas. I den nya dataskyddsförordningen blir den grundlagsreglerade offentlighetsprincipen kvar. Sveriges utredning (dir. 2016:15) ska senast den 12 maj 2017 redovisa hur den svenska lagstiftningen på området bäst ska anpassas till den nya dataskyddsförordningen. Utredaren ska bland annat: analysera vilka kompletterande bestämmelser om myndigheters bevarande av allmänna handlingar, användning av uppgifter i dessa och överlämnande av arkivmaterial till en arkivmyndighet som behövs i den generella regleringen. Utredaren ska även analysera vilka övriga kompletterande bestämmelser om behandling av personuppgifter för arkivering i allmänhetens intresse samt för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistiska ändamål som bör finnas i den generella regleringen, och lämna lämpliga författningsförslag. I skrivandes stund vet man inte vilka ändringarna blir därför kan paragrafen ovan om PUL komma att ändras innan Arkivnämnden föreslår fullmäktige besluta om nya föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen. 7 Kap. Utlåna 1 (AL) Myndigheten får låna ut arkivhandlingar till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Med myndighet likställs juridiska personer som avses i 1 kap 1. Utlåning av allmänna handlingar i ursprungligt skick, t.ex. originalhandlingar, ska dock begränsas så långt detta är möjligt. Framgår av 7 arkivförordningen. Utlån ska dokumenteras. 2 (AL) Lån ska tidsbegränsas och myndigheten ska kontrollera att handlingarna återlämnas. Kommenteras inte. 3 (AL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 37 av 42

116 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Handlingar som lånats får inte lånas vidare. Kommenteras inte. 4 (AL) En förutsättning för utlån är att utlämnande av handlingar kan ske enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Kommenteras inte. 5 (AL) Om en myndighet läggs ner eller upphör med en viss verksamhet och ett enskilt organ ska fortsätta med den verksamhet som handlingarna hör till och det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna enligt lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring kan handlingarna överlämnas till det enskilda organet och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. I övrigt kan utlån endast ske om någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ samt att en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade. Innehållet i paragrafen följer av lag. För att undvika onödiga överlämnanden ska det innan ett beslut om överlämnande fattas stå klart att informationen i de allmänna handlingarna inte kan överföras på något annat sätt, till exempel genom kopiering. Det ska också finnas tydlig information om de handlingar som ska överlämnas. 6 (AL) För utlån av allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet i regionen till ett enskilt organ krävs beslut i fullmäktige. Innehållet i paragrafen följer av lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring 7 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut om utlån lämnas till fullmäktige. Samrådskravet är en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel. 8 (AL och KL) När det enskilda organet inte längre behöver låna handlingarna ska de återlämnas till regionen. Om den myndighet som lånat ut handlingarna finns kvar återlämnas handlingarna till den myndighet Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 38 av 42

117 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen handlingarna härrör från. Om den myndighet som lånat ut handlingarna lagts ner återlämnas handlingarna till arkivmyndigheten. Kommenteras inte. 8 Kap. Överlämna och leverera 1 (AL) Myndigheten kan efter överenskommelse överlämna (leverera) handlingar till arkivmyndigheten. Någon skyldighet för en verksam myndighet att regelbundet överlämna arkiv till arkivmyndigheten finns inte. En sådan rutin upprättas i överenskommelse mellan myndighet och arkivmyndighet. Ett undantag i i sammanhanget är om arkivmyndigheten har beslutat om ett övertagande som ett led i dess tillsynsverksamhet Enligt arkivlagen har arkivmyndigheten i övrigt endast en skyldighet att ta emot arkiv från en myndighet som upphört utan att verksamheten tagits över av en annan kommunal myndighet. I övrigt sker överlämnande (leverans) av arkivhandlingar efter överenskommelse. När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. 2 (AL) Ett arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten ska vara ordnat och förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut för ska vara gallrade. Innehållet i paragrafen är delvis nytt då det tydligt anges att det arkiv som överlämnas ska vara ordnat och förtecknat. Att arkivet ska vara förtecknat framgår i sin tur av 6 arkivlagen. En leveransframställan ska utgöra underlag för arkivmyndighetens beslut om att överlämnande kan ske. 3 (AL och KL) Om myndigheten vill överlämna arkivhandlingar till arkivmyndigheten ska en leveransframställan göras till arkivmyndigheten. En leveransframställan ska bland annat innehålla kontaktuppgifter, uppgifter om arkivbildaren, uppgifter om arkivet, arkivformat, antal hyllmeter och antal volymer för de handlingar man önskar överlämna. En leveransframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. För att Regionarkivet ska kunna fatta beslut om att ta emot en leverans ska uppgifter om handlingarna redovisas i leveransframställan som ska fyllas i och skickas till Regionarkivet innan överenskommelse om leveransen har ägt rum. Blanketten utgör underlag för Regionarkivets beslut om leverans kan ske. 4 (AL och KL) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 39 av 42

118 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Arkivmyndigheten tar kostnadsfritt och efter överenskommelse emot ordnat och redovisat arkivmaterial som ska bevaras, från regionens myndigheter och de enskilda organ som likställs med myndigheter enligt 1 kap. 1. Framgår av även av Arkivnämndens reviderade reglemente. Huvudregel är att överlämnande av arkivhandlingar omfattar ett helt arkiv, alltså samtliga handlingar som tillhör arkivet. Om inte hela arkivet kan överlämnas ska leveransen omfatta en klart avgränsad del inom en tidsram som arkivmyndigheten bedömer lämplig. Överlämnandet ska inte bestå av enstaka handlingsslag eller fysiska volymer, såvida inte dessa utgör hela arkivet. Myndigheten svarar för alla kostnader fram till dess att överlämnande har genomförts. 5 (AL) Arkivmyndigheten kan besluta om ett övertagande av en myndighets arkiv som ett led i tillsynsverksamheten. Framgår av 9 arkivlagen. Myndigheten har då en skyldighet att överlämna arkivet till Regionarkivet. Det kan bli aktuellt om vården av arkivet på något vis inte fungerar till exempel genom att det saknas ändamålsenliga arkivlokaler eller om det finns risk för att allmänna handlingar överlämnas till enskild. 6 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för iordningställande av arkiv oavsett om det gäller analoga eller elektroniska handlingar. Framgår av även av Arkivnämndens reviderade reglemente. 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för förvaring av analoga eller elektroniska handlingar vid s.k. inhyrning. En sådan lösning innebär att överlämnande myndighet har kvar ansvaret för vård, bevarande och tillhandahållande. Framgår av även Arkivnämndens reviderade reglemente. 8 (AL och KL) Huvudregeln är att allmänna handlingar ska stanna kvar hos den kommun/region som arkiverade handlingarna. Endast om det finns stöd i lag eller särskilda skäl kan arkiv från regionen överlämnas till myndigheter i andra kommuner eller staten om det kan vara av stor betydelse för den fortsatta verksamheten att arkivet överlämnas. För överlämnande av arkiv till myndighet utanför regionen utan stöd i lag krävs särskilt beslut i fullmäktige. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 40 av 42

119 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Att fullmäktige ska besluta i dylika fall framgår av arkivlagen. 9 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut lämnas till fullmäktige. Samrådskravet är sedan en skärpning av arkivförordningens bör-regel till en ska-regel. 10 (AL) Om en myndighet upphör och hela eller delar av dess verksamhet överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få överlämnas till och/eller införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. Innehållet i paragrafen är delvis nytt, men följer huvudsakligen av lag. Nytt är att det först krävs ett beslut i fullmäktige om att allmänna handlingar kan få överlämnas i samband med en omorganisation. Att ett överlämnande får ske anges i fullmäktiges beslut om omorganisation förutsatt att Arkivnämnden så beslutar. Att Arkivnämnden därefter fattar det särskilda beslutet om vilka handlingar som får överlämnas och eller införlivas framgår av Arkivnämndens reviderade arkivreglemente. Med överlämnande avses att handlingar från den överlämnande myndigheten fortsatt ska förvaras hos den övertagande myndigheten men åtskilda från den övertagande myndighetens arkiv. Med införlivande menas att handlingar från den överlämnande myndigheten får överföras till och fortsatt utgöra del av den övertagande myndighetens arkiv. Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. 11 (AL och KL) Om en myndighet finns kvar men upphör med delar av sin verksamhet som överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. Innehållet i paragrafen är delvis nytt, se kommentar till 8. Med införlivande menas att handlingar från den överlämnande myndigheten får överföras till och fortsatt utgöra del av den övertagande myndighetens arkiv. När det gäller införlivande av handlingar är praxis att varit endast bevilja införlivande av handlingar i ärenden som inte har avslutats vid verksamhetsövergången, personaldossiéer för personal som följer med till den nya myndigheten, pågående ärenden, projekt samt vissa handlingar som har en fortsatt rättsverkan såsom exempelvis avtal. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 41 av 42

120 ing i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Tjänsteutlåtande - Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. 12 (AL och KL) Om den myndighet eller juridiska person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen som tar över delar av en befintlig myndighets verksamhet behöver tillgång till inaktuella handlingar i referenssyfte ska detta ske i form av tidsbegränsat lån och inte som ett överlämnande. Innehållet i paragrafen är nytt. Om en myndighet finns kvar finns inget skäl för att överlämna allmänna handlingar från den verksamhet som övertagits av annan annat än som lån. Införlivande av aktuella handlingar som den övertagande verksamheten behöver kan dock efter beslut av fullmäktige och arkivmyndigheten bli aktuellt. 13 (AL) Om en myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet eller juridisk person som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. Arkivmyndigheten har i fall som ovan, förutsatt att fullmäktige inte beslutat annat, en skyldighet att ta emot ordnat och redovisas arkiv varför ingen särskild överenskommelse behövs. I övrigt gäller samma leveransanvisningar som vid överlämnande av arkiv efter överenskommelse. 14 (AL) Allmänna handlingar i ursprungligt skick, till exempel i original, får inte överlämnas till enskilt organ annat än som tidsbegränsat lån. Framgår av lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Att en allmän handling inte kan överlämnas till enskild, till exempel i de fall då en verksamhet överförs från en myndighet till ett enskilt rättssubjekt framgår även i förarbetena till arkivlagen. Detta beror på att en allmän handling inte får fråntas denna sin status. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 42 av 42

121 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer AN /16 Regionarkivet Bodil Fredriksson E - post: Bilaga 1 Remittering av f örslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering i Västra Götalandsregionen Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

122 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Innehållsförteckning 1 kap. Tillämpningsområde kap. Ansvara och hantera kap. Framställa och bevara kap. Styra och redovisa... 8 Informationsredovisning... 8 Klassificeringsstruktur... 8 Dokumenthanteringsplan... 9 Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar... 9 Arkivförteckning Register/diarium Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar Plan för bevarande av elektroniska handlingar kap. Arkivera och rensa kap. Gallra Kap. Utlåna Kap. Överlämna och leverera Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 2 av 15

123 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 1 kap. Tillämpningsområde 1 (AL och KL) Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller inom Västra Götalandsregionen följande föreskrifter och riktlinjer för arkivvården. Föreskrifterna och riktlinjerna reglerar även den hantering av myndigheternas allmänna handlingar och arkiv som inte faller under begreppet arkivvård och som inte regleras på annat sätt. Regionfullmäktige har därmed beslutat om förutsättningarna för regionens arkiv- och informationshantering med stöd av såväl 16 arkivlagen som 3 kap. 9 kommunallagen (1991:900). Föreskrifterna är teknikneutrala om inget annat anges. För varje paragraf i dessa föreskrifter och riktlinjer anges om fullmäktige beslutat om paragrafen med stöd av 16 arkivlagen (AL) eller 3 kap. 9 kommunallagen (KL). I de fall paragrafen omfattar beslut enligt både arkivlagen och kommunallagen anges detta med (AL och KL). Föreskrifterna och riktlinjerna gäller för Västra Götalandsregionens myndigheter. Med myndigheter avses i dessa föreskrifter och riktlinjer regionstyrelsen, regionfullmäktige och övriga nämnder med underställda förvaltningar samt regionfullmäktiges revisorer. Vad som enligt dessa föreskrifter och riktlinjer gäller för myndigheter ska även gälla för: juridiska personer som avses i 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), i vilka regionen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, juridiska personer som avses i 3 dessa föreskrifter och riktlinjer, för vilka regionen fullgör funktionen som arkivmyndighet, samt enskilda organ som förvarar allmänna handlingar enligt beslut av fullmäktige med stöd av 16 lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. I detta dokument används myndighet som samlingsbegrepp även för alla organ som anges i stycket ovan. 2 (KL) För de kommunala bolagen och sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen gäller att dessa föreskrifter och riktlinjer ska göras associationsrättsligt bindande genom att bestämmelserna särskilt fastställs i ägardirektiv, bolagsordningar, stiftelseurkunder eller motsvarande. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 3 av 15

124 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 3 (KL) I fråga om juridiska personer som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, i vilka regionen och andra kommuner och/eller landsting tillsammans utövar rättsligt bestämmande inflytande, bestämmer regionen tillsammans med de andra om vilken kommuns arkivmyndighet som ska fullgöra funktionen som arkivmyndighet. 4 (KL) Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är arkivmyndighet i Göteborgs Stad. Arkivverksamheten bedrivs inom förvaltningen Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. 5 (KL) Arkivmyndigheten utfärdar anvisningar för tillämpningen av dessa föreskrifter och riktlinjer. Anvisningarna är liksom föreskrifterna och riktlinjerna teknikneutrala om inget annat anges. 6 (AL) Bestämmelser om arkivmyndighetens tillsyn finns i arkivlagen och arkivförordningen. Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera myndigheterna och får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats utifrån gällande regelverk. 7 (AL och KL) Riksarkivets föreskrifter inom följande områden ska, om inte annat anges, tillämpas när det gäller tekniska krav för: arkivlokaler papper, mikrofilm, ritfilm, skrivmateriel, förvaringsmedel, kopiatorer, faxar och skrivare bindning av handlingar analoga ljud- och bildupptagningar elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) 2 kap. Ansvara och hantera 1 (AL) Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndigheternas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter bildar arkiv endast hos en myndighet, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 4 av 15

125 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 2 (AL) Arkivbildare är den myndighet, företag, organisation eller person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. 3 (AL) Arkivbildningen ska alltid brytas när en verksamhet byter juridisk form, det vill säga går från myndighet till bolag eller vice versa. 4 (AL) Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. 5 (AL) Varje myndighet ansvarar för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. 6 (AL och KL) Myndigheten ska säkerställa att förvaltningen har en ansvarsfördelning avseende hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att besluta om fastställande av en arkivorganisation genom att utse en eller flera arkivansvariga och en eller flera arkivredogörare. 7 (AL och KL) Arkivorganisationen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. 8 (AL och KL) Myndigheten ska meddela arkivmyndigheten vem som utsetts till arkivansvarig samt vilka arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. 9 (AL och KL) En arkivansvarig har bland annat som uppgift att se till att myndigheten följer arkiv- och offentlighetslagstiftningen, dessa föreskrifter och riktlinjer samt arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. I första hand ska arkivansvarig vara myndighetens kontaktperson i arkivfrågor gentemot arkivmyndigheten. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivansvarigs uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. 10 (AL och KL) En arkivredogörare är praktiskt ansvarig för arkiveringen av allmänna handlingar och har hand om den löpande arkivhanteringen inom förvaltningen. Arbetsuppgifter och ansvar som i övrigt bör höra till arkivredogörares uppdrag framgår av arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt av de råd som arkivmyndigheten lämnar. 11 (AL och KL) Arkivansvarig bör ha eget resursansvar där arkiv- och informationshanteringsfrågor ingår. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 5 av 15

126 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 12 (AL och KL) Arkivansvarig bör även vara den hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen. 13 (AL och KL) Om myndigheten utser flera arkivansvariga ska en av dessa vara huvudansvarig med särskilt ansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar och arkiv. 14 (AL) Myndighetens hantering av allmänna handlingar ska styras och planeras. Handlingarna ska hanteras och struktureras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. 15 (AL och KL) När en myndighet förändrar organisation eller arbetssätt och förändringen påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten. 16 (AL och KL) Myndigheten ska i god tid samråda med arkivmyndigheten om verksamhet avses bli överförd till en annan myndighet eller ett enskilt organ. Detsamma gäller vid förändringar som medför att regionen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i ett bolag, en stiftelse eller en ekonomisk förening. 17 (AL) Myndigheten ansvarar för arkiv eller delar av arkiv som övertagits från en annan myndighet, till exempel en föregångare. 18 (AL och KL) Myndighet som överlåter delar av arkiv- och informationshanteringen till annan myndighet eller enskild ska skriftligt reglera villkoren. 19 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om arkivansvar för information i elektroniska system som används av mer än en myndighet i regionen. Övriga myndigheter ansvarar för att redovisa den information som tillkommer i den egna verksamheten i sin informationsredovisning. 20 (AL och KL) Myndigheter i regionen som hanterar gemensamma projekt eller liknande ska besluta om vilken av de berörda myndigheterna som ska utses till ansvarig för arkiveringen av de handlingar som ingår i det gemensamma projektet. Övriga myndigheter som ingår i projektet ansvarar för de handlingar man själv upprättar eller tar emot. 21 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om delar av en myndighets verksamhet ska utgöra egen arkivbildare samt om en myndighet ska ingå i en annan myndighets arkivbildning. 22 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar i vilka fall ett kommunalt bolag som går från ett verksamhetsdrivande bolag till ett vilande bolag ska anses vara en upphörd arkivbildare. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 6 av 15

127 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 3 kap. Framställa och bevara 1 (AL) Vid framställning av allmänna handlingar ska myndigheten använda medel och metoder som är lämpliga med hänsyn till att handlingarna ska kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den tid som de ska bevaras. Vid behov ska det vara möjligt att överföra informationen till annan databärare. 2 (AL) Papper, datamedium, skrivmateriel och maskinell utrustning ska väljas i enlighet med de krav som ställs på handlingarnas beständighet och de anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 3 (AL) Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst under hela den tid som de ska bevaras. 4 (AL) Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. 5 (AL) Allmänna handlingar ska förvaras i arkivlokal som godkänts av arkivmyndigheten eller i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. 6 (AL och KL) Myndighet som avser att bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. 7 (AL och KL) Innan en arkivlokal tas i bruk, ska den godkännas av arkivmyndigheten. Detta gäller även innan en arkivlokal tas i bruk efter ombyggnad. 8 (AL och KL) Om en arkivlokal inte uppfyller kraven i föreskrifterna kan myndigheten ansöka om undantag från föreskrifterna. Endast under förutsättning att det finns kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd kan arkivmyndigheten godkänna arkivlokalen. 9 (AL) För förvaring av analoga handlingar ska för arkivändamål godkända aktomslag, arkivboxar och andra arkivgodkända förvaringsmedel användas. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 7 av 15

128 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 4 kap. Styra och redovisa Informationsredovisning 1 (AL) Myndigheten ska upprätta en informationsredovisning som gör det möjligt att: förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar och hantera och förvalta handlingar. 2 (AL) Informationsredovisningen ska bestå av uppgifter som ska kunna presenteras som: en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan, en arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar, en arkivförteckning, ett register/diarium, en förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar och en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Klassificeringsstruktur 3 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en klassificeringsstruktur som representerar den egna verksamheten. Klassificeringsstrukturen är grunden i myndighetens informationsredovisning och är ett systematiskt sätt att beskriva myndighetens uppdrag och verksamhet. Verksamhetsområden och samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Klassificeringsstrukturen ska innehålla processbeskrivningar samt exempel på handlingstyper som genereras i processerna. Klassificeringsstrukturen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 4 (AL) Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingar vid upprättande av dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan vid registrering enligt 5 kap.1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 5 (AL och KL) Myndighetens klassificeringsstruktur ska beslutas av arkivmyndigheten. 6 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 8 av 15

129 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 7 (AL) Klassificeringsstrukturen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. 8 (AL och KL) Arkivmyndigheten får besluta om obligatorisk klassificeringsstruktur för styra- och stödprocesserna i regionen. Dokumenthanteringsplan 9 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en dokumenthanteringsplan för den egna verksamheten. Dokumenthanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar och är ett redskap för myndigheten att skapa enhetliga rutiner med anvisningar för hur de ska hanteras: om dokumenten ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. 10 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Dokumenthanteringsplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 11 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska beslutas av myndigheten. 12 (AL och KL) Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar 13 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivbeskrivning enligt 6 arkivlagen och en beskrivning av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen detta redovisas samlat i ett dokument: Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska ge en kort introduktion till myndigheten, dess uppdrag och verksamhet och hur man söker de allmänna handlingarna. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 14 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Innan myndigheten fastställer dokumentet ska arkivmyndighetens synpunkter inhämtas. 15 (KL) En kopia av myndighetens fastställda arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska skickas till arkivmyndigheten för kännedom. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 9 av 15

130 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 16 (AL) Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. 17 (AL) När en myndighet upphör ska myndighetens arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar omarbetas till en slutgiltig presentation av arkivbildarens verksamhet, arkiv och allmänna handlingar. Arkivförteckning 18 (AL) Myndigheten ska upprätta en arkivförteckning. Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vilka typer av bevarandehandlingar som finns, vilken tid de omfattar och var de finns placerade. Redan påbörjade och pågående arkivförteckningar ska fortsätta att föras enligt den tidigare modellen (allmänna arkivschemat), men när myndigheten går över till en ny processorienterad informationsredovisning ska den nya arkivförteckningen vara processorienterad. Arkivförteckningen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 19 (AL och KL) Myndigheten ska i samråd med arkivmyndigheten välja en lämplig tidpunkt för att bryta sin pågående arkivförteckning och gå över till processorienterad arkivförteckning. 20 (AL) Arkivförteckningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Register/diarium 21 (AL) En allmän handling ska registreras så snart den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Myndigheterna ska vid registrering av allmänna handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkiv- och informationshantering. 22 (AL) Diarieplanen ska struktureras utifrån beslutad klassificeringsstruktur. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 10 av 15

131 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar 23 (AL och KL) Myndigheten ska upprätta en förteckning över samtliga IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. I förteckningen beskrivs ändamål, innehåll samt vilken myndighet som är arkivansvarig för systemet. Förteckningen över IT-system/samarbetsytor som innehåller allmänna handlingar ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 24 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en förteckning över IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar. Plan för bevarande av elektroniska handlingar 25 (AL) Myndigheten ska upprätta en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Av planen ska framgå vilka åtgärder myndigheten vidtar för att säkerställa bevarandet av de elektroniska handlingarna. Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid de ska bevaras. Bevarandeplanen ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 26 (AL och KL) Myndigheten ska besluta om en plan för bevarande av elektroniska handlingar 27 (AL och KL) För upprättande av bevarandeplanen som avses i 25 ansvarar den myndighet som har arkivansvaret för systemet/samarbetsytan. Myndigheter som använder ett system som används av fler än en myndighet i regionen ska hänvisa till den arkivansvariga myndighetens dokumentation. 5 kap. Arkivera och rensa 1 (AL) Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. 2 (AL) Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. 3 (AL) I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande ska varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 11 av 15

132 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 4 (AL) Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras enligt 1-3 ska rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. 6 kap. Gallra 1 (KL) Med gallring avses att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med allmänna handlingar eller uppgifter i dessa som medför förlust av betydelsebärande data (informationsförlust), förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma informationens autenticitet (äkthet, ursprunglighet). 2 (AL och KL) Arkivmyndigheten beslutar om gallring om inget annat anges i lag eller förordning. 3 (AL och KL) Det är myndighetens ansvar att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. 4 (AL och KL) Om en myndighet efter bedömning anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras, ska en framställan om gallring göras till arkivmyndigheten. 5 (AL) En framställan om att få gallra ska alltid föregås av en gallringsutredning i vilken myndigheten bland annat gör en bedömning av handlingarnas informations- och bevarandevärde utifrån arkivlagens bevarandemål. Gallringsframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 6 (AL och KL) En myndighet som ingår i en grupp av myndigheter med liknande verksamheter får, efter samråd med arkivmyndigheten, initiera och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i sådana verksamheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta initiativ till och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i verksamheter som bedrivs av flera myndigheter. Berörda myndigheter ska vid behov medverka vid informationsvärderingen. 8 (AL och KL) Myndigheten ska i ett beslut dokumentera tillämpningen av arkivmyndighetens beslut i den egna verksamheten. Detta görs som regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 12 av 15

133 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 9 (AL och KL) Arkivmyndigheten utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. 1. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i regionen. 2. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter i regionen. 10 (AL) Myndigheten ska utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka gallringsfristen löpt ut. Fram till dess gäller samma krav på sökbarhet, säkerhet och förvaring som för handlingar som ska bevaras. 11 (AL) Personuppgiftslagen (1998:204) gäller för behandling av personuppgifter. Bestämmelser i arkivlagen går dock alltid före personuppgiftslagen vad gäller frågor om bevarande och gallring av personuppgifter. 7 Kap. Utlåna 1 (AL) Myndigheten får låna ut arkivhandlingar till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Med myndighet likställs juridiska personer som avses i 1 kap 1. Utlåning av allmänna handlingar i ursprungligt skick, t.ex. originalhandlingar, ska dock begränsas så långt detta är möjligt. 2 (AL) Lån ska tidsbegränsas och myndigheten ska kontrollera att handlingarna återlämnas. 3 (AL) Handlingar som lånats får inte lånas vidare. 4 (AL) En förutsättning för utlån är att utlämnande av handlingar kan ske enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. 5 (AL) Om en myndighet läggs ner eller upphör med en viss verksamhet och ett enskilt organ ska fortsätta med den verksamhet som handlingarna hör till och det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna enligt lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring kan handlingarna överlämnas till det enskilda organet och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. I övrigt kan utlån endast ske om någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ samt att en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 13 av 15

134 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 6 (AL) För utlån av allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet i regionen till ett enskilt organ krävs beslut i fullmäktige. 7 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut om utlån lämnas till fullmäktige. 8 (AL och KL) När det enskilda organet inte längre behöver låna handlingarna ska de återlämnas till regionen. Om den myndighet som lånat ut handlingarna finns kvar återlämnas handlingarna till den myndighet handlingarna härrör från. Om den myndighet som lånat ut handlingarna lagts ner återlämnas handlingarna till arkivmyndigheten. 8 Kap. Överlämna och leverera 1 (AL) Myndigheten kan efter överenskommelse överlämna (leverera) handlingar till arkivmyndigheten. 2 (AL) Ett arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten ska vara ordnat och förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut för ska vara gallrade. 3 (AL och KL) Om myndigheten vill överlämna arkivhandlingar till arkivmyndigheten ska en leveransframställan göras till arkivmyndigheten. En leveransframställan ska bland annat innehålla kontaktuppgifter, uppgifter om arkivbildaren, uppgifter om arkivet, arkivformat, antal hyllmeter och antal volymer för de handlingar man önskar överlämna. En leveransframställan ska i övrigt utformas i enlighet med arkivmyndighetens Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer samt de råd som arkivmyndigheten lämnar. 4 (AL och KL) Arkivmyndigheten tar kostnadsfritt och efter överenskommelse emot ordnat och redovisat arkivmaterial som ska bevaras, från regionens myndigheter och de enskilda organ som likställs med myndigheter enligt 1 kap (AL) Arkivmyndigheten kan besluta om ett övertagande av en myndighets arkiv som ett led i tillsynsverksamheten. 6 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för iordningställande av arkiv oavsett om det gäller analoga eller elektroniska handlingar. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 14 av 15

135 ionshantering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 1 Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregione 7 (AL och KL) Arkivmyndigheten får ta ut kostnadsersättning för förvaring av analoga eller elektroniska handlingar vid s.k. inhyrning. En sådan lösning innebär att överlämnande myndighet har kvar ansvaret för vård, bevarande och tillhandahållande. 8 (AL och KL) Huvudregeln är att allmänna handlingar ska stanna kvar hos den kommun/region som arkiverade handlingarna. Endast om det finns stöd i lag eller särskilda skäl kan arkiv från regionen överlämnas till myndigheter i andra kommuner eller staten om det kan vara av stor betydelse för den fortsatta verksamheten att arkivet överlämnas. För överlämnande av arkiv till myndighet utanför regionen utan stöd i lag krävs särskilt beslut i fullmäktige. 9 (AL och KL) Myndigheten ska samråda med arkivmyndigheten innan förslag till beslut lämnas till fullmäktige. 10 (AL) Om en myndighet upphör och hela eller delar av dess verksamhet överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få överlämnas till och/eller införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. 11 (AL och KL) Om en myndighet finns kvar men upphör med delar av sin verksamhet som överförs till annan kommunal myndighet eller juridisk person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen krävs beslut i fullmäktige och av arkivmyndigheten för att allmänna handlingar ska få införlivas med den myndighet som fortsätter verksamheten. 12 (AL och KL) Om den myndighet eller juridiska person i regionen som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen som tar över delar av en befintlig myndighets verksamhet behöver tillgång till inaktuella handlingar i referenssyfte ska detta ske i form av tidsbegränsat lån och inte som ett överlämnande. 13 (AL) Om en myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet eller juridisk person som omfattas av 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen, ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. 14 (AL) Allmänna handlingar i ursprungligt skick, till exempel i original, får inte överlämnas till enskilt organ annat än som tidsbegränsat lån. Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Sida 15 av 15

136 stra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Bilaga 2 Remissinstanser Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Diarienummer : AN /16 Handläggare: Bodil Fredriksson Mottagare enligt sändlista Bilaga 2 Sändlista remittering av förslag till f öreskrifter och riktlinjer om arkiv - och informationshantering Västra Götalandsregionen i Nämnder och styrelser 1. Regionstyrelsen 2. Fastighetsnämnden 3. Folkhögskolestyrelsen 4. Hälso - och sjukvårdsstyrelsen 5. Kollektivtrafiknämnden 6. Kulturnämnden 7. Miljönämnden 8. Norra patientnämnden 9. Nämnden för Habilitering - och hälsa 10. Primärvårdsstyrelsen 11. Regionutvecklingsnämnden 12. Revisorskollegiet 13. Servicenämnden 14. Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset 15. Styrelsen för Västarvet 16. Östra hälso - o ch sjukvårdsnämnden Bolagsstyrelser 1. Styrelsen för Göteborgs Symfoniker AB 2. Styrelsen för Västtrafik AB Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154, Göteborg E - post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Besöks - och leveransadress: Göteborg : Otterhällegatan 5 Vänersborg : Niklasbergsvägen 14 Telefon: Telefax :

137 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Remittering föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

138 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Ärendet Arkivnämnden beslutade 19 april 2017, 18 att remittera Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen för yttrande. Bakgrund till förslaget framgår av Regionarkivets tjänsteutlåtande (diarienummer AN-0425/16). Syftet med det nya styrande dokumentet är att göra befintliga bestämmelser tydligare och mer pedagogiskt utformade. Förändringen handlar främst om utformning, kapitel- och paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar. Vissa tillägg har gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. Underlättar för myndigheternas efterlevnad av nya dataskyddsförordningens bestämmelser vad gäller hanteringen av personuppgifter i form av allmänna handlingar

139 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Varför nya styrande dokument för arkiv- och informationshantering i Västra Götlandsregionen? Befintligt arkivreglemente för Västra Götalandsregionen är föråldrat och svårläst Reglemente bör vara förbehållet endast för nämndreglementen. Innehåller felaktiga uppgifter, otydliga begrepp och formuleringar. Blandar ska-regler med bör-regler samt ren lagtext med kommentarer och råd Lämnar utrymme för tolkning och är inte heller anpassade efter ett elektroniskt arbetssätt Innehåller uppdrag till Arkivnämnden som inte är fastställda i nämndens reglemente eller i samverksansavtalet

140 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Några nyheter i sakinnehållet Skillnad på de mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige beslutar om enligt 3 kap. 9 KL och de föreskrifter om arkivvård som fullmäktige får besluta om enligt 16 AL Plan för bevarande av elektroniska handlingar Arkivansvar för elektroniska system som används av fler än en myndighet i regionen Vissa av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) ska tillämpas I de fall arkiv- och offentlighetslagstiftningen innehåller oklara formuleringar har detta tydliggjorts i stället för att oklarheterna har förts över Krav på gallringsprotokoll är borttaget

141 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen 1. Arkivvården: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer vilka åtgärder som krävs för en god arkivvård, det vill säga vad myndigheten behöver göra för att organisera, skydda, avgränsa och gallra allmänna handlingar och arkiv enligt 6 arkivlagen? Om inte vad saknas? 2. Arkivansvaret: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur arkivansvaret ska organiseras inom den egna myndigheten, till exempel fördelning av arbetsuppgifter och ansvar inom arkivorganisationen? Om inte vad saknas? 3. Ansvarsfördelning mellan myndigheter: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ansvaret för arkiv- och informationshanteringen ska fördelas mellan myndigheterna i regionen (till exempel mellan fullmäktige, arkivmyndigheten och den egna myndigheten)? Om inte vad saknas?

142 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Vad innebär de nya styrande dokumenten för arkiv- och informationshanteringen? Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen ersätts av: 1. Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen Fullmäktige beslutar om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivnämnden beslutar om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen

143 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Revidering av Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet Arkivnämndens uppdrag, som tidigare i vissa fall endast funnits i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, har flyttats till nämndens reglemente Arkivnämndens uppdrag i nämndreglementet har kompletterats med nya uppdrag till följd av ändringar i lagstiftningen med mera Arkivnämndens reviderade reglemente ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen Det reviderade samverkansavtalet ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen

144 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Hur innehållet i nuvarande styrdokument ska överföras till och ersättas av nya styrdokument

145 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Tidsplan för ett införande Sista dag för myndigheternas remissyttranden till Regionarkivet angående Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Arkivnämnden beslutar (efter remissammanställning) föreslå KS/KF besluta om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om reviderat samverkansavtal och reglemente för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om Arkivnämndens förslag till Föreskrifter och riktlinjer och Arkivnämndens reglemente/samverkansavtalet Första kvartalet 2018 Arkivnämnden beslutar om Anvisningar till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering

146 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Remittering föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

147 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Ärendet Arkivnämnden beslutade 19 april 2017, 18 att remittera Regionarkivets förslag till Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen för yttrande. Bakgrund till förslaget framgår av Regionarkivets tjänsteutlåtande (diarienummer AN-0425/16). Syftet med det nya styrande dokumentet är att göra befintliga bestämmelser tydligare och mer pedagogiskt utformade. Förändringen handlar främst om utformning, kapitel- och paragrafindelning, författningshänvisningar och vissa formuleringar. Vissa tillägg har gjorts för att anpassa reglerna till dagens informationshantering. Underlättar för myndigheternas efterlevnad av nya dataskyddsförordningens bestämmelser vad gäller hanteringen av personuppgifter i form av allmänna handlingar

148 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Varför nya styrande dokument för arkiv- och informationshantering i Västra Götlandsregionen? Befintligt arkivreglemente för Västra Götalandsregionen är föråldrat och svårläst Reglemente bör vara förbehållet endast för nämndreglementen. Innehåller felaktiga uppgifter, otydliga begrepp och formuleringar. Blandar ska-regler med bör-regler samt ren lagtext med kommentarer och råd Lämnar utrymme för tolkning och är inte heller anpassade efter ett elektroniskt arbetssätt Innehåller uppdrag till Arkivnämnden som inte är fastställda i nämndens reglemente eller i samverksansavtalet

149 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Några nyheter i sakinnehållet Skillnad på de mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige beslutar om enligt 3 kap. 9 KL och de föreskrifter om arkivvård som fullmäktige får besluta om enligt 16 AL Plan för bevarande av elektroniska handlingar Arkivansvar för elektroniska system som används av fler än en myndighet i regionen Vissa av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) ska tillämpas I de fall arkiv- och offentlighetslagstiftningen innehåller oklara formuleringar har detta tydliggjorts i stället för att oklarheterna har förts över Krav på gallringsprotokoll är borttaget

150 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Frågor att särskilt beakta i handläggningen av remissen 1. Arkivvården: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer vilka åtgärder som krävs för en god arkivvård, det vill säga vad myndigheten behöver göra för att organisera, skydda, avgränsa och gallra allmänna handlingar och arkiv enligt 6 arkivlagen? Om inte vad saknas? 2. Arkivansvaret: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur arkivansvaret ska organiseras inom den egna myndigheten, till exempel fördelning av arbetsuppgifter och ansvar inom arkivorganisationen? Om inte vad saknas? 3. Ansvarsfördelning mellan myndigheter: Framgår det av Föreskrifter och riktlinjer hur ansvaret för arkiv- och informationshanteringen ska fördelas mellan myndigheterna i regionen (till exempel mellan fullmäktige, arkivmyndigheten och den egna myndigheten)? Om inte vad saknas?

151 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Vad innebär de nya styrande dokumenten för arkiv- och informationshanteringen? Befintligt Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive befintliga Riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen ersätts av: 1. Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen 2. Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen Fullmäktige beslutar om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Arkivnämnden beslutar om Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer i Västra Götalandsregionen

152 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Revidering av Arkivnämndens reglemente och samverkansavtalet Arkivnämndens uppdrag, som tidigare i vissa fall endast funnits i Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, har flyttats till nämndens reglemente Arkivnämndens uppdrag i nämndreglementet har kompletterats med nya uppdrag till följd av ändringar i lagstiftningen med mera Arkivnämndens reviderade reglemente ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och av regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen Det reviderade samverkansavtalet ska beslutas av kommunfullmäktige i Göteborgs Stad och regionfullmäktige i Västra Götalandsregionen

153 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Hur innehållet i nuvarande styrdokument ska överföras till och ersättas av nya styrdokument

154 tering i Västra Götalandsregionen - PVV Remittering av förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen : Remittering av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv Västra Götalandsregionen Tidsplan för ett införande Sista dag för myndigheternas remissyttranden till Regionarkivet angående Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Arkivnämnden beslutar (efter remissammanställning) föreslå KS/KF besluta om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om reviderat samverkansavtal och reglemente för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Fjärde kvartalet 2017 KF beslutar om Arkivnämndens förslag till Föreskrifter och riktlinjer och Arkivnämndens reglemente/samverkansavtalet Första kvartalet 2018 Arkivnämnden beslutar om Anvisningar till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering

155 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Inkommande mail Revisionsgranskning för kännedom Från: Ann-Sofi Lodin <ann-sofi.lodin@vgregion.se> Datum: 1 maj :52:40 CEST Till: Marie-Louise Gefvert <marie-louise.gefvert@vgregion.se> Ämne: VB: Revisionsgranskning för kännedom Hej! Hoppas att du har en underbar helg! Har du sett detta? Bästa hälsningar Ann-Sofi Från: Kari Aartojärvi Skickat: den 28 april :20 Till: Ann-Sofi Lodin <ann-sofi.lodin@vgregion.se> Kopia: Josephine Massie <josephine.massie@vgregion.se> Ämne: Revisionsgranskning för kännedom Hej Ann-Sofi! För kännedom: Revisionsenheten kommer inom kort att genomföra en granskning som rör primärvården och vårdgarantin. Det är Josephine Massie hos oss som är ansvarig för granskningen. Här nedan beskrivs granskningen lite mer i detalj. Även projektplanen bifogas. Information om påbörjat granskningsprojekt Revisorerna har för 2017 beslutat att granska regionens arbete med uppföljning av hur verksamheterna i primärvården lever upp till den nationella vårdgarantin. Bakgrunden till granskningen är att revisorerna bedömer att det är nödvändigt att ansvariga nämnder och styrelser får rättvisande information om måluppfyllelsen för att kunna styra mot regionfullmäktiges mål och kraven i lagstiftningen om vårdgarantins efterlevnad. Granskningen syftar därför till att bedöma om ansvariga nämnder och styrelser har säkerställt tillräcklig uppföljning och kontroll avseende kraven på vårdgaranti inom primärvården. De styrelser som framför allt berörs av granskningen är regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen utifrån styrelsernas ansvar för uppsikt, samordning och systemägarskap. Därutöver kommer hälso- och sjukvårdsnämnderna, primärvårdsstyrelsen och styrelsen för beställd primärvård inkluderas utifrån beställar- och utföraransvar för uppföljning. Granskningen genomförs som en intervju- och dokumentstudie och datainsamlingen planerar att genomföras i två faser. Den första fasen inleds nu i april och inkluderar en kartläggning av styrdokument samt inledande intervjuer med tjänstemän på koncernkontoret. Beroende på resultaten i den första delen av studien kan en andra insamlingsfas komma att inledas i augusti, och då även inkludera intervjuer med representanter från ägar- beställar- och utförarnivån. Granskningen planeras att faktagranskas och färdigställas i oktober Se bifogad projektplan för en mer detaljerad beskrivning av granskningen. Vid eventuella frågor kan granskningsansvarig revisor, Josephine Massie, nås på eller josephine.massie@vgregion.se.

156 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Inkommande mail Revisionsgranskning för kännedom Med vänliga hälsningar Kari Aartojärvi Certifierad revisor Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Epost: kari.aartojarvi@vgregion.se Tel:

157 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Projektplan Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården 1 (5) Projektplan: Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården Datum Diarienummer REV Västra Götalandsregionen Revisionsenheten Handläggare: Josephine Massie Telefon: E-post: josephine.massie@vgregion.se Projektplan: Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården Bakgrund Bristande tillgänglighet inom hälso- och sjukvården har varit en av regionfullmäktiges prioriterade utmaningar de senaste åren. I regionfullmäktiges budget 2017 framhålls en sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård samt en stärkt ställning för patienten som viktiga mål för regionens verksamheter att sträva mot. Ett fokusområde för 2017 består därför av att verksamheterna inom hälso- och sjukvården ska uppfylla vårdgarantin. Fullmäktiges målsättning är därmed i linje med kraven som hälso- och sjukvårdslagen och patientlagen ställer på en tillgänglig och garanterad vård som möter patientens behov. Lagstiftningen syftar till att patientens ställning ska stärkas och att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet ska tillgodoses. Centralt är att vårdgivare enligt bestämmelserna om vårdgaranti ansvarar för att erbjuda tillgänglighetsgaranti, besöksgaranti samt behandlingsgaranti, dvs. att patienterna ska garanteras kontakt med vården, läkarbesök och planerad vård inom vissa tidsgränser. Patienten ska vidare få anpassad information om vårdgarantin och, om besök eller behandling inte kan erbjudas av vårdgivaren inom tidsgränserna, aktivt hjälpas till vård på en annan mottagning eller hos en annan vårdgivare utan extra kostnad. Trots en tydlig målsättning och krav i lagstiftning råder dock en negativ trend i regionen med sämre tillgänglighet och utmaningar i form av att många patienter och invånare upplever brister i tillgänglighet, bemötande och service. Måluppfyllelsegraden för vårdgarantin har gått ned kraftigt för VGR de senaste åren och orsakerna är inte helt klarlagda. 1 I en kartläggning från 2016 beskrivs vidare kontaktvägarna in till vård och omsorg som en djungel för regionens medborgare att navigera genom. 2 För att bryta trenden och möjliggöra en god tillgänglighet i hälso- och sjukvården anges det i fullmäktiges budget för 2017 vara nödvändigt med en väl fungerande och utökad primärvård. Tanken är att belastningen på regionens akutmottagningar kommer att minska om primärvården blir den naturliga första kontakten för medborgare i behov av vård. I syfte att utvidga primärvårdens ansvar disponeras därför drygt 1100 mnkr i utvecklingsmedel mellan Mot bakgrund av den oroande utvecklingen har revisorskollegiet funnit anledning att genomföra en fördjupad granskning avseende fullmäktiges mål om att hälso- och sjukvården ska uppfylla vårdgarantin. Vårdgarantin utgör en central aspekt av tillgänglighet i 1 Tillgänglighet vård i rätt tid, Verksamhetsanalys Koncernavdelning data och analys, Västra Götalandsregionen. 2 En ingång kartläggning av befintliga och framtida behov av kontaktvägar till vård och omsorg för sjuka äldre i Västra Götaland. Koncernstab hälso- och sjukvård, Västra Götalandsregionen Budget Västra Götalandsregionen. Postadress: Regionens hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Hemsida: E-post: revision@vgregion.se

158 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Projektplan Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården Projektplan Patientens ställning, (5) Diarienummer REV lagstiftningen och dess efterlevnad är avgörande för att leva upp till fullmäktiges strategiska mål om en tillgänglig hälso- och sjukvård. Granskningen inriktas vidare på primärvården. Trots att regionens sjukhus i mätningar uppvisar allvarligare brister än primärvården vad gäller tillgänglighet är detta fokus motiverat. I och med regionfullmäktiges fokus på att utveckla den nära vården och sammanhängande vårdkedjor är det i stor utsträckning primärvården som förväntas avlasta sjukhusen. Detta bygger dock på att primärvården kan uppfylla vårdgarantin och säkerställa att patienter upplever god tillgänglighet. För att ansvariga nämnder och styrelser ska kunna utforma en ändamålsenlig styrning mot regionfullmäktiges mål är det nödvändigt att de har tillgång till rättvisande information om hur tillgängligheten utvecklas. Det finns dock ett antal risker som är förknippade med uppföljningen av vårdgarantin inom primärvården. Det finns bland annat risk för att tillförlitligheten vid mätningen av primärvårdens måluppfyllelse vad gäller vårdgaranti påverkas av informationsinhämtningens frekvens. Vidare finns det risk att alla aspekter av vårdgarantin inte följs upp och att rutinerna för uppföljning inte är enhetliga eller samordnade mellan olika utförare. En granskning av de ansvariga nämnderna och styrelsernas uppföljning och kontroll av vårdgarantin inom primärvården bedöms därför vara nödvändig. Syfte Granskningen syftar till att bedöma om ansvariga nämnder och styrelser har säkerställt tillräcklig uppföljning och kontroll avseende kraven på vårdgaranti inom primärvården. Revisionsfrågor: Får ansvariga nämnder och styrelser genom beslutad uppföljning och kontroll rättvisande information om hur primärvården lever upp till vårdgarantins krav på: o Information om vårdgarantin? o Tillgänglighetsgaranti? o Besöksgaranti? o Behandlingsgaranti? o Hänvisning till annan vårdgivare? Har ansvaret för uppföljning och kontroll av vårdgarantin organiserats på ett ändamålsenligt sätt? o Är det tydligt vilken uppföljning och kontroll respektive nämnd och styrelse ansvarar för? o Är informationsinhämtningen samordnad mellan nämnderna och styrelserna? Avgränsning Granskningen avgränsas till uppföljningen av vårdgarantin inom primärvården, av de skäl som beskrivits i bakgrundsavsnittet. Granskningen inkluderar därmed även viss typ av specialiserad vård som bedrivs inom primärvårdens ram, dvs. barn- och ungdomsmedicin samt gynekologi, för vilken vårdgarantin gäller. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

159 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Projektplan Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården Projektplan Patientens ställning, (5) Diarienummer REV Granskningen kommer att inkludera nämnder och styrelser på ägar-, beställar- och utförarnivå. Syftet med detta upplägg är att få en helhetsbild av ansvarskedjan avseende uppföljning och kontroll av vårdgarantins efterlevnad. Revisionskriterier Hälso- och sjukvårdslagen 4 o 3 g Landstinget ska erbjuda vårdgaranti åt dem som omfattas av landstingets ansvar. Vårdgarantin ska innehålla en försäkran om att den enskilde inom viss tid får 1. kontakt med primärvården (tillgänglighetsgaranti), 2. besöka läkare inom primärvården (besöksgaranti), 3. besöka den specialiserade vården (besöksgaranti), och 4. planerad vård (behandlingsgaranti). 3 h Om landstinget inte uppfyller besöksgarantin eller behandlingsgarantin enligt 3 g första stycket 3 eller 4 ska landstinget se till att patienten får vård hos en annan vårdgivare utan extra kostnad för patienten. 3 i Landstinget ska rapportera in uppgifter om väntetider till en nationell databas. Patientlagen o 3 kap om att patienten ska få information om vårdgarantin och om vid vilken tidpunkt han eller hon kan förvänta sig vård. Den som ger informationen ska så långt som möjligt försäkra sig om att mottagaren har förstått innehållet i och betydelsen av den lämnade informationen. Kommunallagen o 6 kap 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Regionfullmäktiges budget 2017 o Strategiska och prioriterade mål om att skapa en sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård och stärka patientens ställning. o Fokusområdet om att uppfylla vårdgarantin. Respektive nämnd/styrelses reglemente Ansvarig nämnd/styrelse Ägarnivå Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. 4 En ny hälso- och sjukvårdslag börjar gälla från Detta kan föranleda justeringar vad gäller granskningens kriterier. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

160 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Projektplan Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården Projektplan Patientens ställning, (5) Diarienummer REV Beställarnivå HSN Göteborg, HSN Västra, HSN Östra, HSN Södra och HSN Norra. Utförarnivå Primärvårdsstyrelsen och styrelsen för beställd primärvård. Metod I ett första steg inhämtas och analyseras styrdokument relaterade till uppföljning av vårdgarantin. Den formella ansvarsfördelningen avseende uppföljning kartläggs genom nämndernas reglementen. Intervjuer hålls med centrala aktörer för att samla in information om hur utformningen och samordningen av uppföljningen sker inom regionen, t.ex. med koncernavdelning data och analys samt koncernstab hälso- och sjukvård. Om kunskapsluckor kvarstår efter genomförd dokumentstudie och inledande intervjuer genomförs i ett andra steg intervjuer med representanter från ägar-, beställar- och utförarnivån. Intervjuerna samordnas med den grundläggande granskningen av nämnderna. Kontaktrevisor Revisorskollegiets kontaktrevisorer är: Wimar Sundeen och Krister Stensson. Projektorganisation Granskningsansvarig: Josephine Massie. Övriga projektdeltagare: Thomas Vilhelmsson och Marit Käppi. Kvalitetsansvarig: Kari Aartojärvi. Prövning av yrkesrevisorns oberoende och integritet Den sakkunniges oberoende och integritet har prövats och inga omständigheter har framkommit som kan ifrågasätta förtroendet för de sakkunnigas oberoende och integritet som granskare. Tidplan Mars-april: Planering, uppstart och avstämning med kontaktrevisorer. April-juni: Datainsamling del 1. Augusti-september: Eventuell datainsamling del 2. Oktober: Färdigställande av rapport och avrapportering vid kollegiemöte 25:e oktober. Tidsåtgång för granskningsansvarig beräknas till 200 timmar, projektdeltagare 50 timmar och kvalitetsansvarig 8 timmar. Total tid 258 timmar. Introduktion och avrapportering Se Tidplan. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

161 Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården - PVV Revisionsenhetens projektplan för uppföljning av vårdgarantin inom primärvården : Projektplan Uppföljning av vårdgarantin inom primärvården Projektplan Patientens ställning, (5) Diarienummer REV Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring sker genom avstämningar med kvalitetsansvarig samt vid delrapporteringar till kontaktrevisorerna. Undertecknande och godkännande Projektplanen har godkänts av revisionsdirektören den 5 april Josephine Massie Revisor Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

162 ch helgöppna mottagningar i Mariestad och Falköping sommaren 2017 : Protokollsutdrag östra hälso- och sjukvårdsnämnden, Ansökan om att stänga kvälls. och helgöppna mottagningar i Mariestad och Falköping sommaren (24) Protokoll från östra hälso- och sjukvårdsnämnden, Ansökan om att stänga kvälls- och helgöppna mottagningar i Mariestad och Falköping sommaren 2017 Diarienummer HSNÖ Beslut 1. Östra hälso- och sjukvårdsnämnden godkänner att de kvälls- och helgöppna mottagningarna i Falköping och Mariestad stänger sin verksamhet under veckorna 25 till och med 32, under förutsättning att tydlig information går ut till invånarna. Sammanfattning av ärendet I dialog mellan presidiet för östra hälso- och sjukvårdsnämnden och presidiet för Primärvårdsstyrelsen framfördes en önskan om att stänga de kvällsoch helgöppna mottagningarna i Falköping och Mariestad under vecka 25 till och med 32. Detta på grund av minskat söktryck från patienter under perioden och svårigheter att bemanna mottagningarna. I östra hälso- och sjukvårdsnämndens område finns det enligt Krav- och kvalitetsboken för VG Primärvård 2017 två samverkansområden för kvälls- och helgöppna mottagningar, även kallade jourmottagningar. I dessa områden finns en samverkan kring fyra mottagningar. Alla vårdcentraler utom två deltar i den samverkan. I Lidköping och Skövde finns en kvälls- och helgöppen mottagning vardera med öppethållande kvällar och helgdagar. Dessa kommer att fortsatt vara öppna hela sommaren. I Falköping och Mariestad finns mottagningar som enbart har öppet på helgdagar. Dessa två har de senaste tre åren stängt på sommaren för att klara av att bemanna de två huvudenheterna i Lidköping och Skövde. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat Skickas till Primärvårdsstyrelsen, primarvard@vgregion.se Närhälsan Lars.gotthardsson@vgregion.se, Rita.ponerup@vgregion.se, för genomförande Justerare: Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

163 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Från: Katarina Löfgren för Regionutveckling Skickat: den 28 april :11 Till: Expediering Ämne: GAP-analys hållbarhet Bifogade filer: VGR gap-analys hållbar utveckling_slutlig pdf Hej, Bifogat en GAP-analys hållbarhet som genomförts och färdigställts för er kännedom. Västra Götalandsregionen har höga ambitioner avseende hållbar utveckling. För er information har analys gjorts av VGRs verksamheter såsom det beskrivs i budget 2016 och i övergripande styrdokument i relation till bland annat FNs hållbarhetsmål. Syftet har varit kunskapshöjning och att ta fram diskussionsunderlag för vidare utveckling av VGRs arbete med hållbar utveckling och har tagits fram på uppdrag av koncernstab regional utveckling. Analysen visar att VGRs prioriteringar i styrdokument stämmer väl överens med FNs 17 globala hållbarhetsmål. I bifogad rapport kan ni läsa för respektive hållbarhetsmål koppling till VGR styrdokument och relevans för VGR. FNs nya agenda för hållbar utveckling, Agenda 2030 med 17 utvecklingsmål strävar till att utrota fattigdom och hunger, minska människans påverkan på klimatet, bekämpa ojämlikheter inom och mellan länder samt bygga fredliga, rättvisa och inkluderande samhällen. VGR har en central roll i implementeringen av agendan och det finns höga förväntningar på kommuner/landsting/regioner att bidra till måluppfyllelse genom aktivt arbete med bl a miljö- och sociala frågor. Alla 17 utvecklingsmål har ett flertal delmål kopplade till sig som har en direkt eller indirekt bäring på den verksamheter som bedrivs inom VGR. Agenda 2030-deelgationen är en statlig delegation med uppgift att stödja och stimulera arbetet. Den 31 maj 2017 ska delegationen lämna ett förslag till handlingsplan för Sveriges genomförande av agendan. I redovisningen ska framgå i vilken utsträckning som Sverige uppfyller agendans mål samt inom vilka områden ytterligare åtgärder krävs. Fredrik Adolfsson Regionutvecklingsdirektör /enligt uppdrag Med vänlig hälsning Katarina Löfgren

164 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Katarina Löfgren Registrator Regionservice/Serviceområde Koncernservice Gemensam Service/Diariet Västra Götalandsregionen Tel: , Mobil: Postadress: Box 1091, Göteborg Externwebb: Intern kundwebb: regionservice.vgregion.se

165 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen 1 (1) Slutrapport Datum DiarienummerRS Västra Götalandsregionen Koncernstab regional utveckling Handläggare:Viveca Reimers Telefon: Kommentar till rapporten Gap -analys hållbarhet VästraGötalandsregionen (VGR) har högaambitioneravseendehållbar utvecklingoch har kartlagtverksamheternas arbetemed hållbarutveckling såsom det beskrivsi budget2016 och övergripandestyrdokumenti relation till FNs hållbarhetsmåloch den internationellastandardenför hållbarutveckling,iso Uppdragethar ocksåomfattaten analysav VGRs årsredovisning2015 mot de krav som ställs på statligabolag,storaföretagoch företagav allmäntintresse avseendehållbarhetsredovisning. Syftet med uppdragethar varit att ta fram diskussionsunderlag för vidare utvecklingav VGRs arbetemed hållbarutveckling. Uppdragetgenomfördesav konsultföretageternst & Young AB, som färdigställde rapporten Gap-analyshållbarhet Ansvariga tjänstemäninom VGR har inkommit med följandekommentarertill rapportensidentifieradegap: VGR arbetarsedanflera år tillbaka medkravställandeavseendemiljö - och sociala aspektervid upphandling.gällandeinköpspolicyberörendastmiljöhänsyni upphandling.arbete med att uppdaterainköpspolicynpågårunder2016,varför gapetberäknaskunnavara stängtfrån och med2017.den uppdateradepolicyn och tillhöranderiktlinjer kommeratt belysahelahållbarhetso mrådet(miljö, social hänsyn,ekonomi). Styrdokumentenkommerpå ett tydligaresätt än tidigare att definieraarbetssättoch ambitioneri kravställandetkring hållbarhetsfrågor. Besöksnäringen nämnsi styrdokumentsom ett av flera styrkeområdeni Västra Götaland.TuristrådetVästsverigeär VGRs helägdabolagför utveckling av besöksnäringen i regionen.vgr lämnarårliga beställaruppdrag där det strategiskamåletär att strävaefter det hållbarasamhälletmedtillväxt av jobb och företagi hela regionen. Utifrån dessauppdragbeslutarturistrådetsstyrelseom mål och insatsområden som inkluderarhållbarhet.dessadokumentkommerinte med i gap-analysensgenomgångav styrdokumenten. V ästragötalandsmaritima strategipekartydligt på att utvecklingenav de maritima näringarnaskaskeinom ekologiskthållbararamar. VGR har inte ansvarför förvaltning av fiskebestånden, men inom ramenför vårt uppdragskavi setill att utvecklig av de maritima näringarnaskerinom ekologiskthållbararamar såäven vad det gäller utveckling av verksamheterbaseratpå fiskbestånden.sedan kartläggningengjordeshar ett handlingsprogramantagitsför hållbaramaritima näringar(juni 2016)där VGRs insatserspecificerasytterligare. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

166 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Slutlig version

167 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Innehållsförteckning Sida Introduktion 3 FNs mål för hållbar utveckling 5 Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet 6 Kartläggning av FNs mål för hållbar utveckling mot Västra Götalandsregionens verksamhetsområden 12 Identifierade gap 13 ISO 26000: Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet 37 Identifierade gap 41 EU-direktiv avseende redovisning av hållbarhetsinformation 48 Överblick: förslag till ändringar i årsredovisningslagen 49 Analys av Västra Götalandsregionens årsredovisning 2014 mot krav för hållbarhetsinformation 51 Identifierade gap 52 Bilaga 1: FNs mål och delmål för hållbar utveckling 54 Källförteckning 73 Sida 2

168 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Introduktion Bakgrund och syfte Bakgrund och syfte med uppdraget Västra Götalandsregionen (VGR) har höga ambitioner avseende hållbar utveckling och har önskat att kartlägga de områden av hållbar utveckling som regionen arbetar med idag samt vilka som inte omfattas av budget och styrdokument. Utgångspunkten i uppdraget har varit att kartlägga verksamheternas arbete med hållbar utveckling såsom det beskrivs i budget 2016 och övergripande styrdokument i relation till FNs hållbarhetsmål och den internationella standarden för hållbar utveckling, ISO För ISO kartläggningen samlades även kompletterande information i form av intervjuer och skriftliga svar från verksamheten. Uppdraget har också omfattat en analys av VGRs årsredovisning 2015 mot de krav som ställs på statliga bolag, stora företag och företag av allmänt intresse avseende hållbarhetsredovisning. Syftet med uppdraget har varit att ta fram diskussionsunderlag för vidare utveckling av VGRs arbete med hållbar utveckling. Kriterierna i gap-analysen FNs mål för hållbar utveckling: FNs nya agenda för hållbar utveckling, Agenda 2030 med 17 utvecklingsmål strävar till att utrota fattigdom och hunger, minska människans påverkan på klimatet, bekämpa ojämlikheter inom och mellan länder samt bygga fredliga, rättvisa och inkluderande samhällen. Kommuner och landsting har en central roll i implementeringen av agendan och det finns höga förväntningar på kommuner och landsting att bidra till måluppfyllelse genom aktivt arbete med bl.a. miljö- och sociala frågor. Alla 17 utvecklingsmål har ett flertal delmål kopplade till sig som har en direkt eller indirekt bäring på den verksamheten som bedrivs inom VGR. ISO standarden för socialt ansvarstagande: ISO är en internationell standard för socialt ansvarstagande. Standarden ger vägledning i hur organisationer kan anamma och tillämpa grundläggande principer för socialt ansvarstagande i sin verksamhet. Standarden bygger på grundprinciper såsom ansvarsskyldighet, transparens, etiskt uppträdande, respekt för intressenterna, respekt för lagen, efterlevnad av internationella uppförandenormer, miljö samt respekt för mänskliga rättigheter. EU-direktivet avseende redovisning av hållbarhetsinformation: Under hösten 2014 antogs ett direktiv med ändringar i EU:s redovisningsdirektiv beträffande rapporteringen av icke-finansiell information och mångfaldspolicy. Justitiedepartementet tog fram en promemoria (Ds 2014:45) som innehöll förslag till förändringar i bland annat årsredovisningslagen med anledning av direktivet. Enligt förslag ska den icke-finansiella information bl.a. omfatta upplysningar om företagets affärsmodell, den policy som företaget tillämpar i frågorna (miljö, sociala förhållanden, mänskliga rättigheter och anti-korruption), resultatet av policyn, samt de väsentliga risker som är kopplade frågorna. Vid skrivande stund har lagrådsremissen avseende rapporteringen av icke-finansiell information och mångfaldspolicy inte presenterats och eftersom lagförändringarna ska träda i kraft den 1 juli 2016 har ingen redovisningspraxis utvecklats avseende tillämpning av kraven. Analysen som presenteras i detta dokument har således genomförts strikt utifrån beskrivningen i promemorian (Ds 2014:45). Sida 3

169 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Introduktion Metod och genomförande Gap-analys mot FNs mål för hållbar utveckling har bestått av följande delar: Identifiera relevansen av respektive mål för VGR (se s Identifiera relevanta delmål för gap-analysen utifrån VGRs uppdrag. Även delmål inom områden som ligger utanför VGRs uppdrag men där VGR har höga ambitioner har inkluderats i gap-analysen för att ge en helhetsbild av regionens prioriteringar inom hållbar utveckling (se Bilaga 1, s. 54). Genomföra gap-analys mellan de utvalda delmålen och de prioriteringar, mål och åtaganden som återfinns i VGRs styrdokument. Analysen har baserats på att kartlägga och bedöma de områden där VGRs uppdrag och prioriteringar överensstämmer med FNs mål för hållbar utveckling (se s ). En samlad bedömning av gap-analysen presenteras på sida 13. Innehållet i styrdokumenten, genomförandet av prioriteringarna eller ändamålsenlighet i målbilden har inte varit föremål för utvärdering inom ramen för detta uppdrag. Gap-analys mot ISO har bestått av följande delar: Genomföra intervjuer med relevanta tjänstemän inom VGRs verksamhet om arbetssätt, rutiner och processer inom de huvudområden för socialt ansvarstagande som ISO standarden omfattar Utifrån intervjuer och övergripande styrdokument kartlägga de områden för socialt ansvarstagande som VGR arbetar inom idag samt de områden där det finns utrymme för utveckling. Analysen har inte haft som syfte att utvärdera eller bedöma VGRs arbetssätt och rutiner, enbart kartlägga om dessa överensstämmer med de områden som omfattas av ISO standarden. (se s ) Information i form av intervjuer och skriftliga svar har samlats från olika delar av VGRs verksamhet, bl.a. koncernstaberna för Regional Utveckling Koncerninköp, HR, Kommunikation, Näringslivsavdelning och Avdelningen för mänskliga rättigheter. Gap-analys mot EU-direktivet avseende redovisning av hållbarhetsinformation har bestått av följande delar: Identifiera de mest relevanta kraven avseende redovisning av hållbarhetsinformation (se s ) Kartläggning och bedömning av de upplysningar som lämnas i VGRs årsredovisning 2015 avseende hållbarhet mot kraven i EU-direktivet (se s ) I bedömningen har bara de upplysningar beaktats som lämnas i årsredovisningen Exempelvis har bedömningen inte handlat om huruvida en policy finns eller ett måluppfyllts, bara om information om dessa lämnas i årsredovisningen. Eftersom ingen redovisningspraxis finns i nuläget inom detta område har analysen baserats på en strikt tolkning av kraven. Detta innebär exempelvis att kravet avseende redovisning av väsentliga risker har tolkats som att det bör av redovisningen framgå om en riskbedömning har genomförts och slutsatser av dessa bör beskrivas. Sida 4

170 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling 17 globala mål för hållbar utveckling

171 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG01 Ingen fattigdom: avskaffa all form av fattigdom överallt Beskrivning Att utrota fattigdomen är en grundläggande förutsättning för att uppnå människors fulla åtnjutande av de mänskliga rättigheterna. Det är viktigt att alla länder inkluderas oavsett deras ekonomiska status, då fattiga människor även finns i rika och medelinkomstländer. Betydelse för VGR VGR har en viktig roll i att skapa förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen och tillhandahålla grundläggande tjänster till alla. VGR verkar också för att regionen får ett utökat ansvar för arbetsmarknadspolitiken, vilket skulle skapa goda förutsättningar för att bekämpa fattigdom i regionen. SDG02 Ingen hunger: avskaffa hunger, uppnå tryggad livsmedelsförsörjning, uppnå en bättre kosthållning och främja ett hållbart jordbruk Beskrivning Tillgång till tillräcklig och näringsriktig mat är en mänsklig rättighet, som varje stat har en skyldighet att tillförsäkra sina medborgare. I dag lever omkring 850 miljoner människor i världen i hunger. Betydelse för VGR Genom hälso- och sjukvården bidrar VGR till att förbättra levnadsvanor. I tillägg har VGR en viktig roll när det gäller livsmedelsförsörjning och att skapa förutsättningar för ett hållbart jordbruk. SDG03 Hälsa och välbefinnande: säkerställa att alla kan leva ett hälsosamt liv och verka för alla människors välbefinnande i alla åldrar Beskrivning God hälsa är en grundläggande förutsättning för människors möjlighet att nå sin fulla potential och att bidra till samhällets utveckling. Investeringar i hälsa genom till exempel hälso- och sjukvårdssystem är en återinvestering i samhällets utveckling i stort. Betydelse för VGR Vård och hälsa är ett av VGRs huvudansvar. En god hälsa är ett av fokusområdena i VGRs vision och hälso- och sjukvården är central i budgeten. Sida 6

172 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG04 God utbildning för alla: säkerställa en inkluderande och jämlik utbildning av god kvalitet och främja livslångt lärande för alla Beskrivning Utbildning är en grundläggande mänsklig rättighet. Utbildningssystem måste möta människors behov under hela livet från tillgång till förskola över grundskoleutbildning till att alla unga personer ges möjlighet till gymnasie-, yrkes- och högre utbildning. Betydelse för VGR Enligt skollagen har kommunerna ansvaret för utbildning i form av förskola, grundskola, gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning. För VGR är kompetensutveckling en av de prioriterade områdena i arbetet med regional utveckling, i den övergripande visionen för regionen samt i de folkhögskolorna som VGR bedriver. Kompetensutveckling är också en viktig dimension i den egna verksamheten. VGR bedriver utbildningsverksamhet (t.ex. naturbruksgymnasierna). SDG05 Jämställdhet: uppnå jämställdhet, och alla kvinnors och flickors egenmakt Beskrivning Ett samhälles välstånd ökar då kvinnor och flickor kan bidra på lika villkor som män och pojkar genom sina resurser och kunskaper. Att tillvarata kvinnors förmågor och initiativkraft är en viktig drivkraft för utveckling. Fattigdomen minskar och ekonomisk produktivitet och tillväxt ökar när kvinnor deltar i ekonomin och på arbetsmarknaden, har tillgång till resurser och tillträde till fungerande marknader. Betydelse för VGR I Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland och i budgeten är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. I Vision Västra Gotaland är jämställdhet ett av de fyra generalla perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. SDG06 Rent vatten och sanitet: säkerställa tillgång till och hållbar vatten- och sanitetsförvaltning för alla Beskrivning Vatten är en grundförutsättning för allt liv men också en förutsättning för livsmedelsproduktion, industri och energiproduktion Betydelse för VGR Sverige har goda vattenresurser och är bland de OECD-länder som har lägst uttag av färskvatten som andel av totala vattenresurser. Enligt lagen om allmänna vattentjänster har kommunerna det övergripande ansvaret för att tillhandahålla vatten och avlopp. VGR ser vatten som en viktig miljöfråga där samverkan på nationell och internationell nivå är en viktig förutsättning för effektivt arbete att lösa gränsöverskridande utmaningar. Strategin för regional utveckling (VG 2020) omfattar målområden som har en koppling till vatten. Sida 7

173 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG07 Hållbar energi för alla: säkerställa att alla har tillgång till tillförlitlig, hållbar och modern energi till en överkomlig kostnad Beskrivning En stor andel av de ökade utsläppen av växthusgaser kommer från sättet fossil energi utvinns, omvandlas och används av dagens samhällen. Andelen fossil energi utgör nästan 80 procent av den totala energitillförseln globalt. Betydelse för VGR Omställning till energianvändning som minskar klimatpåverkan är en viktig dimension i VGRs regionala utvecklingsstrategi. VGR är en stor organisation med betydande miljöpåverkan från energianvändning. VGR har som mål att minska energianvändningen samt öka energieffektiviteten i den egna verksamheten / egna fastigheter. SDG08 Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt: att verka för en inkluderande och långsiktigt hållbar ekonomisk tillväxt, full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla Beskrivning Att främja makroekonomisk stabilitet och gott investeringsklimat, sysselsättning och anständiga arbetsvillkor är viktiga faktorer för hållbar utveckling. Goda förutsättningar för privat företagande och entreprenörskap är en av grundpelarna för en tillväxt som hela samhället deltar i, och för att målet om utrotning av extrem fattigdom år 2030 ska kunna bli verklighet. Betydelse för VGR Enligt visionen det goda livet handlar integration om att skapa ett öppet samhälle där alla invånare kan delta i samhällslivet på lika villkor. Främja mångfald, bryta utanförskap och segregation, och förstärka kopplingen mellan utbildning och arbetslivet är viktiga grundelement i regionen utvecklingsstrategi. VGR är en stor arbetsgivare med arbetsmiljö och kompetensutveckling som viktiga frågor i den egna verksamheten. VGR har också möjlighet att påverka utanför regionen genom att ställa krav i inköps- och upphandlingsprocesserna. SDG09 Hållbar industri, innovationer och infrastruktur: att bygga upp en motståndskraftig infrastruktur, verka för en inkluderande och hållbar industrialisering och främja innovation Beskrivning En väl fungerande och hållbar infrastruktur genererar flera positiva effekter och främjar ekonomisk tillväxt och utveckling. Att investera i infrastrukturen och anpassa industrin för att göra de hållbara, med effektivare resursanvändning och fler rena och miljövänliga tekniker och industriprocesser är alla viktiga sätt för att underlätta en hållbar utveckling. Betydelse för VGR VGR har till uppdrag att främja tillväxt och en hållbar utveckling i Västra Götaland. Därmed är regional utveckling en viktig utgångspunkt i de mest väsentliga styrdokumenten, bl.a. visionen det goda livet och regional utvecklingsstrategi. Avseende infrastuktur har VGR ansvar för kollektivtrafiken och dess utveckling. VGR har en bredbandsstrategi som syftar till att bidra till en IT-infrastruktur med hög kvalitet för alla och som främjar hållbarhet. Sida 8

174 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG10 Minskad ojämlikhet: minska ojämlikheten inom och mellan länder Beskrivning Stater bär huvudansvaret för att främja jämlikhet i samhället, eftersom ojämlikhet har sin grund i strukturella förhållanden. Ett jämlikt samhälle bygger på principen om allas lika rättigheter oberoende av till exempel kön, sexuell läggning, etnicitet, religion eller trosuppfattning, funktionsnedsättning och härkomst, som grund för en rättvis fördelning av resurser och såväl ekonomiskt som politiskt inflytande i samhället. Betydelse för VGR I budgeten är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. Ett av fokusområdena är att bryta utanförskap och segregation. SDG11 Hållbara städer och samhällen: städer och bosättningar ska vara inkluderande, säkra, motståndskraftiga och hållbara Beskrivning Urbaniseringen är omfattande och transformerande i hela världen. Över hälften av världens befolkning bor i urbana områden. År 2050 väntas andelen ha stigit till 70 procent. Städer går ofta i bräschen för utveckling, och är nav för innovationer och nya idéer. Den snabba och stora inflyttningen till städer ställer nya krav som behöver bemötas på ett ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbart sätt. Betydelse för VGR Som kollektivtrafikmyndighet har VGR ett stort påverkan på att skapa hållbara städer och samhällen med bra samspel mellan stad och land. VGR har även ett stort ansvar för kultur i regionen. SDG12 Hållbar konsumtion och produktion: att främja hållbara konsumtions- och produktionsmönster Beskrivning Hållbar konsumtion och produktion är en tvärgående fråga som kompletterar andra mål. Omställning till en hållbar konsumtion och produktion av varor och tjänster är en nödvändighet för att minska negativ påverkan på klimat och miljö samt människors hälsa. En hållbar konsumtion och produktion innebär en effektiv användning av resurser, hänsyn till ekosystemtjänster som är nödvändiga för försörjningen samt minskad påverkan från farliga kemikalier. Detta innebär inte bara miljöfördelar utan även sociala och ekonomiska fördelar såsom ökad konkurrenskraft, näringslivsutveckling på en global marknad, ökad sysselsättning och förbättrad hälsa och därmed minskad fattigdom. Betydelse för VGR Livsmedel är ett av VGRs prioriterade styrkeområden och utgör därför ett utpekat insatsområde. Västra Götaland är Sveriges till ytan största jordbrukslän med landets största arealer av ekologisk odling. VGR är en stor organisation med betydande miljöpåverkan i den egna verksamheten, men också stora möjlighet att bidra till en förändring genom att ställa krav i upphandlingen och att verka för ökat andel ekologiska livsmedel i den egna verksamheten. Sida 9

175 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG13 Bekämpa klimatförändringen: att vidta omedelbara åtgärder för att bekämpa klimatförändringarna och dess konsekvenser Beskrivning Klimatmålet stödjer fattigdomsbekämpning och hållbar utveckling och kan ge positiva synergieffekter och förutsättningar för att kunna bemöta flera av de utmaningar världen står inför idag så som livsmedelstrygghet, rent vatten, hållbart nyttjande av naturresurser och ekosystem, mänsklig säkerhet, jämställdhet, hälsa och ekonomisk tillväxt. Betydelse för VGR En av de viktigaste uppgifterna inom arbetet med regional utveckling är att bidra till att minska Västra Götalands klimatpåverkan. Att bekämpa klimatförändring och skapa nya tillväxt- och utvecklingsmöjligheter från behovet att minska samhällets klimatpåverkan är röda tråd i alla VGRs styrdokument. SDG14 Hav och marina resurser: att bevara och nyttja haven och de marina resurserna på ett hållbart sätt i syfte att uppnå en hållbar utveckling Beskrivning Skydd och restaurering av kust och havsområden är nyckelåtgärder för att bevara biologisk mångfald och fiskeresurser men även för att stärka motståndskraften mot klimatförändringar. Nya ytterligare utmaningar för att säkra havens produktion av livsmedel är marint skräp, inklusive mikroplaster, och i synnerhet havsförsurningen som visar på vikten av att koppla ihop havsfrågorna med arbetet med klimatförändringar. Många av havens fiskebestånd är överutnyttjade och därför krävs en global ansträngning i syfte att vidta åtgärder som främjar återuppbyggnaden av hotade bestånd. Betydelse för VGR Västra Götaland har ett stort kustområde som har viktig betydelse för flera olika industrier (t.ex. fiske och turism) samt för samhället och kulturen i övrigt. Att bevara biologisk mångfald i känsliga områden är en fråga som berör många andra målområden, t.ex. livsmedelsproduktion, resurshushållning och transporter. Hav och marina resurser är emellertid inte en huvudtema i VGRs styrdokument utan en fråga som har en koppling till flera prioriterade områden. SDG15 Ekosystem och biologisk mångfald: att skydda, återställa och främja ett hållbart nyttjande av landbaserade ekosystem, hållbart bruka skogar, bekämpa ökenspridning, hejda och vrida tillbaka markförstöringen samt hejda förlusten av biologisk mångfald Sida 10 Beskrivning Biologisk mångfald bidrar till ökad motståndskraft i ekosystemen. Att tillgodose mänsklighetens behov av livsmedel, energi, vatten, mineraler, läkemedel och förnyelsebara råmaterial utan att undergräva biologisk mångfald och genom att hållbart nyttja ekosystemtjänster och samtidigt minska utsläppen av växthusgaser är därför viktiga utmaningar. Betydelse för VGR Biologisk mångfald är en viktig fråga på EU, nationell och regional nivå. VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden som har en positiv påverkan på biologisk mångfald.

176 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG16 Fredliga och inkluderande samhällen: främja fredliga och inkluderande samhällen för hållbar utveckling, se till att alla har tillgång till rättvisa samt bygga upp effektiva och ansvarsskyldiga och inkluderande institutioner på alla nivåer Beskrivning En väl fungerande statsförvaltning med ansvarsfulla institutioner, transparens och rättsstatens principer har alla ett fundamentalt egenvärde. De utgör grund för god samhällsstyrning inklusive korruptionsbekämpning och är viktiga drivkrafter för utveckling. Alla människor är lika inför lagen och ska ha lika tillgång till rättvisa samt ska ha möjlighet att utöva inflytande och ansvarsutkrävande över beslutsfattande. God samhällsstyrning och rättsstatens principer är grundläggande mål och medel för utveckling. Betydelse för VGR VGR är en politiskt styrd organisation med höga krav på ansvar och transparens. Några av inslagen i VGRs vision är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken. Integration är ett av perspektiven i VGRs vision. SDG17 Genomförande och globalt partnerskap: stärka genomförandemedlen och återvitalisera det globala partnerskapet för hållbar utveckling Beskrivning Omfattningen och ambitionen i den nya agendan kräver att det globala partnerskapet återvitaliseras för att säkerställa agendans genomförande. Det kommer att behövas ett intensivt globalt engagemang till stöd för genomförandet av agendan. Ett multiaktörsperspektiv genomsyrar 2030-agendan och kommer även att krävas vid genomförandet. Regeringar, den privata sektorn, det samlade civilsamhället, FN-systemet och andra aktörer måste samverka för att nå de resultat vi har föresatt oss att nå genom agendan. Betydelse för VGR VGR kan spela en ledande roll i att skapa hållbara samhällen i Sverige och internationellt genom att dela med sig av regionens kompetens och erfarenhet. I Västra Götaland 2020 finns det ett övergripande mål om att ta globalt ansvar med inriktningsmål om att ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar. Sida 11

177 Indirekt koppling Direkt koppling med VGRs mål och prioriteringar Grundläggande mänskliga rättigheter Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Kartläggning av FNs mål för hållbar utveckling mot VGRs verksamhetsområden Västra Götalandsregion Hälso- och sjukvård Folkhälsa Kollektivtrafik Kultur Miljö Näringslivsutveckling Forskning, utveckling & utbildning Sida 12

178 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Sammanfattning Mål SDG 6: Rent vatten och sanitet SDG 8: Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt SDG12: Hållbar konsumtion och produktion SDG14: Hav och marina resurser SDG15: Ekosystem och biologisk mångfald SDG16: Fredliga och inkluderande samhällen Identifierade gap VGR har inga styrdokument där vattenfrågorna har identifierats som ett prioriterat målområde. Däremot finns flera styrdokument som har en koppling till vattenfrågor eller som bidrar till SDG6 genom en rad aktiviteter inom andra områden. Flera frågor som tas upp under SDG6 faller under kommunalt ansvar (t.ex. vatten och avlopp). VGRs befintliga inköpspolicy omfattar inga krav avseende arbetsvillkor eller andra sociala krav. Denna policy håller på att uppdateras. Besöksnäring tas upp som en viktig näring i Västra Götaland men i styrdokumenten finns inga hållbarhetsperspektiv kopplade till turism. Hållbarhetsrapportering som fråga nämns inte i de centrala styrdokumenten. VGRs befintliga inköpspolicy omfattar inga krav avseende arbetsvillkor eller andra sociala krav. Denna policy håller på att uppdateras. Besöksnäring tas upp som en viktig näring i Västra Götaland men i styrdokumenten finns inga hållbarhetsperspektiv kopplade till turism. Hållbar fiskeindustri och frågor avseende fiskebeståndet beskrivs inte i de befintliga styrdokumenten. VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden t.ex. klimatarbetet, minskad resursanvändning, giftfri miljö, livsmedel och hållbar konsumtion. Det finns inga styrdokument som identifierar biologisk mångfald som ett prioriterat målområde. VGRs arbete med att bekämpa korruption och mutor beskrivs inte i de centrala styrdokumenten. Det pågår arbete med framtagning av riktlinjer mot korruption, ledningssystem mot oegentligheter samt utbildningsinsatser. Dessa har inte fastställts än. Sida 13

179 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ingen fattigdom Koppling till styrdokument Fattigdom är inte direkt kopplad till de uppdrag som VGR har, däremot bedrivs det inom flera av verksamhetsområdena arbete som bidrar till att minska fattigdom, t.ex. genom insatser inom folkhälsa, utbildning och ökad sysselsättning samt kollektivtrafik. Flera av VGRs centrala styrdokument innehåller prioriteringar inom dessa områden. Exempelvis reflekterar Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland och visionen det goda livet VGRs roll i att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Enligt Budget 2016 ska VGR verka för att regionen får ett utökat ansvar för arbetsmarknadspolitiken, vilket skulle skapa bättre förutsättningar för att bekämpa fattigdom. Internt har VGR en lönepolicy som ska säkerställa jämställda och konkurrenskraftiga löner Delmål med relevans för VGRs verksamhet 1.2 Till 2030 minst halvera den andel män, kvinnor och barn i alla åldrar som lever i någon form av fattigdom enligt nationella definitioner. 1.b Upprätta sunda policy ramverk på nationell, regional och internationell nivå på grundval av utvecklingsstrategier som stödjer de fattiga och tar hänsyn till jämställdhetsaspekter, för att stödja ökade investeringar i åtgärder för att avskaffa fattigdom. Utvärdering av gap Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland: Fokus på att minska skillnader i hälsa. De socioekonomiska faktorerna är en dimension i detta arbetet. Vision det goda livet: Definitionen på visionens centrala inslag Det goda livet inkluderar bl.a. en god hälsa, arbete och utbildning, och trygghet. Budget 2016: prioriterade mål avseende utvidgandet av arbetsmarknaden och minskning i skillnader i livsvillkor Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland: Fokus på att minska skillnader i hälsa. De socioekonomiska faktorerna är en dimension i detta arbetet. Vision det goda livet: Definitionen på visionens centrala inslag Det goda livet inkluderar bl.a. en god hälsa, arbete och utbildning, och trygghet. Budget 2016: prioriterade mål avseende utvidgandet av arbetsmarknaden och minskning i skillnader i livsvillkor Sida 14 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

180 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ingen hunger Koppling till styrdokument Kost, matvanor och livsstil är viktiga frågor inom hälso- och sjukvården, tandvården och folkhälsan. Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland beskriver vikten av att arbeta för goda uppväxtvillkor och levnadsvanor. Frågor kopplade till livsmedel och livsmedelsförsörjning tas upp i bl.a. handlingsprogrammet för livsmedel och gröna näringar. Handlingsprogrammet beskriver Västra Götaland som ett stort jordbrukslän där livsmedelsindustrin utgör en viktig näring. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 2.2 Senast 2030 avskaffa alla former av undernäring, bland annat genom att senast 2025 nå de internationellt överenskomna målen i fråga om tillväxthämning och undervikt bland barn under fem år, samt tillgodose tonårsflickors, gravida och ammande kvinnors samt äldre personers näringsbehov. Utvärdering av gap Undernäring nämns inte specifikt i VGRs styrdokument men detta anses inte vara ett gap. Relaterade frågor såsom goda uppväxtvillkor och goda levnadsvanor tas upp i Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland. Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar innehåller en övergripande mål om att Västra Götaland ska ha en hållbar livsmedesförsörjning Senast 2030 uppnå hållbara system för livsmedelsproduktion samt införa motståndskraftiga jordbruksmetoder som ökar produktiviteten och produktionen, som bidrar till att upprätthålla ekosystemen, som stärker förmågan till anpassning till klimatförändringar, extrema väderförhållanden, torka, översvämning och andra katastrofer och som successivt förbättrar mark- och jordkvaliteten. 2.5 Senast 2020 upprätthålla den genetiska mångfalden av fröer, odlade växter, produktionsdjur och tamdjur samt deras besläktade vilda arter, bland annat med hjälp av välskötta och diversifierade frö- och växtbanker på nationell, regional och internationell nivå. Främja tillträde till samt rimlig och rättvis fördelning av de fördelar som uppstår vid användning av genetiska resurser och därmed förknippad traditionell kunskap, i enlighet med internationella avtal. Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar: Inriktningsmål inkluderar att: Programmet ska bidra till utvecklingen av nya varor och tjänster för en hållbar livsmedelsförsörjning Västra Götaland ska utvecklas till en stark livsmedelsregion med förbättrad tillgång till olika marknader Främja nya affärsmodeller som svarar mot nya behov på marknaden. Effektivare organisering av det livsmedelsfrämjande arbetet i Västra Götaland. Budget 2016: Göteborgs botaniska trädgård har fått ökade anslag för att säkra viktiga växtsamlingar och för att starta upp ett viktigt utvecklingsarbete. Sida 15 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

181 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ingen hunger Delmål med relevans för VGRs verksamhet 2.a Öka investeringarna, bland annat genom stärkt internationellt samarbete, i infrastruktur på landsbygden, forsknings- och rådgivningstjänster för jordbruket, teknikutveckling samt genbanker för växter och husdjur i syfte att öka jordbrukets produktionskapacitet i utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna. Utvärdering av gap Flera styrdokument innehåller prioriteringar avseende infrastruktur som bedöms vara ett relevant område i detta delmål för VGR. Några exempel: Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland innehåller utökade satsningen på de mindre vägarna i länet. Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland: Det övergripande målet är att kollektivtrafikens marknadsandel ska öka Budget 2016: prioriterade mål avseende kollektivtrafiken VG2020: Ett av de prioriterade områdena är att investera i transportinfrastruktur som driver regional och nationell utveckling Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar: programmet ska bl.a. bidra till ökad kunskap om matens betydelse för hållbar utveckling och till förbättrad kompetensförsörjning för livsmedelsbranschen. Sida 16 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

182 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hälsa och välbefinnande Koppling till styrdokument VGR har ett uppdrag att säkerställa att invånarna inom regionen kan få den hälso- och sjukvården de behöver, inklusive de förebyggande insatser som bedrivs inom folkhälsan. Hälso- och sjukvården är VGRs mest omfattande verksamhet och målet är därmed väldigt relevant vilket reflekteras i styrdokument såsom Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland, Vision Västra Götaland, och Budget Internt har VGR även en policy för hälsa och arbetsmiljö som handlar om att skapa attraktiva och hälsofrämjande arbetsplatser. Många av delmålen kopplade till SDG3 är relevanta för VGR helt eller delvis. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 3.1 Till 2030 minska mödradödligheten i världen till mindre än 70 dödsfall per förlossningar med levande barn. Utvärdering av gap VGR har en viktig roll bl.a. genom att erbjuda mödravård. Det finns inga styrdokument som tar upp frågan om mödradödlighet men detta anses inte vara ett gap på grund av att mödradödligheten ligger nationellt på låg nivå. 3.2 Senast 2030 säkerställa att inga spädbarn eller barn under fem år dör av orsaker som hade kunnat förebyggas. Alla länder bör sträva efter att minska den neonatala dödligheten till högst tolv dödsfall per levande födda och dödligheten bland barn under fem år till högst 25 dödsfall per levande födda. 3.4 Till 2030 genom förebyggande insatser och behandling minska det antal människor som dör i förtid av icke smittsamma sjukdomar med en tredjedel samt främja psykisk hälsa och välbefinnande. 3.5 Stärka insatserna för att förebygga och behandla drogmissbruk, inklusive narkotikamissbruk och skadligt alkoholbruk. VGR har en viktig roll bl.a. genom att erbjuda vård på barnavårdcentraler. Det finns inga styrdokument som tar upp frågan om dödlighet bland barn och spädbarn men detta anses inte vara ett gap på grund av att dödligheten bland dessa grupper ligger nationellt på låg nivå. Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland nämner skapandet av förutsättningar för goda levnadsvanor som en viktig utmaning för folkhälsoarbetet. Regional utvecklingsplan för vuxenpsykiatri, & Regional utvecklingsplan för barn- och ungdomspsykiatri: att motverka och behandla psykisk ohälsa är ett långsiktigt prioriterat utvecklingsområde i Västra Götaland. Krav- och kvalitetsbok Vårdval rehab: arbete med hälsorisker som tobak, alkohol, droger, mm. tas upp i krav- och kvalitetsboken men det finns inga särskilda mål eller åtgärder avseende drogmissbruk. Krav- och kvalitetsbok för VG primärvård 2016: I primärvårdens uppdrag ingår det att arbeta för tidig upptäckt av hälsorisker. Insatserna ska särskilt riktas mot tobak, alkohol/droger och övervikt/fetma. Sida 17 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

183 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hälsa och välbefinnande Delmål med relevans för VGRs verksamhet 3.7 Senast 2030 säkerställa att alla har tillgång till sexuell och reproduktiv hälsovård, inklusive familjeplanering, information och utbildning, och att reproduktiv hälsa integreras i nationella strategier och program. 3.8 Åstadkomma allmän hälso- och sjukvård för alla, som även skyddar mot ekonomisk risk, tillgång till grundläggande hälso- och sjukvård av god kvalitet liksom tillgång till säkra, effektiva och ekonomiskt överkomliga grundläggande läkemedel och vaccin av god kvalitet. 3.9 Till 2030 väsentligt minska antalet döds- och sjukdomsfall till följd av skadliga kemikalier samt föroreningar och kontaminering av luft, vatten och mark. 3.a Stärka genomförandet av Världshälsoorganisationens ramkonvention om tobakskontroll i alla länder, där så är lämpligt. Utvärdering av gap VGR har en viktig roll bl.a. genom at erbjuda vård på ungdomsmottagningar, hudkliniken och vårdcentraler De centrala styrdokumenten tar inte upp frågan om sexuell och reproduktiv hälsovård men detta anses inte vara ett gap. Målet beaktas i ett flertal styrdokument, bl.a. Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland, Hälso- och sjukvårdens utvecklingsstrategi, Krav- och kvalitetsbok VG Primärvård, Budget 2016 och Vision Västra Götaland. Målet beaktas i VGRs miljöprogram (transporter och giftfri miljö) och i VGRs mål för kollektivtrafikens utsläppsminskningar Hälsorisker med tobak tas upp i krav- och kvalitetsboken Vårdval rehab samt krav- och kvalitetsboken för VG primärvård Sida 18 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

184 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap God utbildning för alla Koppling till styrdokument Visionen det goda livet lyfter fram Ledande i kompetens och kunskapsutveckling som ett av fokusområden för regionen. En ledande kunskapsregion är också ett av prioriteringarna i strategidokumentet VG2020. VGR har tillsammans med de fyra kommunalförbunden etablerat Kompetensplattform Västra Götaland som verkar för en fungerande arbetsmarknad där utbildningar leder till rätt kompetens och allas färdigheter tas tillvara. Budget 2016 har flera prioriterade områden med koppling till utbildning, t.ex. attraktiv arbetsgivare ett prioriterat målområde som omfattar kompetensutveckling och arbetsmiljöfrågor. Ett annat prioriterat område är starkare region som omfattar arbetsmarknadsfrågor samt att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. VGR bedriver utbildningsverksamhet i sju naturbruksgymnasier, sju folkhögskolor och Biologiska yrkeshögskolan i Västra Götaland. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 4.1 Senast 2030 säkerställa att alla flickor och pojkar fullbordar avgiftsfri och likvärdig grundskole- och gymnasieutbildning av god kvalitet som leder till relevanta och ändamålsenliga kunskaper. Utvärdering av gap Beaktas i VGRs mål om skolavhopp 4.3 Senast 2030 säkerställa alla kvinnor och män lika tillgång till yrkesutbildning och eftergymnasial utbildning, inklusive högskoleutbildning, av god kvalitet till en överkomlig kostnad. 4.4 Till 2030 väsentligen öka det antal ungdomar och vuxna som har relevanta färdigheter, däribland r tekniska färdigheter och yrkeskunnande, för sysselsättning, anständigt arbete och entreprenörskap. 4.5 Senast 2030 avskaffa skillnaderna mellan könen inom utbildningsområdet och säkerställa lika tillgång till utbildning och yrkesutbildning på alla nivåer för utsatta personer, inklusive personer med funktionsnedsättning, ursprungsfolk och barn som lever under utsatta förhållanden. Visionen det goda livet: en grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning med hög kvalitet som viktig inslag i visionen. VG2020: flera prioriteringar kopplade till yrkes- och eftergymnasial utbildning under Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Visionen det goda livet: Positivt klimat för entreprenörskap och nyföretagande som viktig inslag i visionen. VG2020: flera prioriteringar kopplade till förenklade vägar till arbetsmarknaden och säkerställning av att utbildningssystemet möter framtidens kompetensbehov under Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Visionen det goda livet: ett näringsliv som använder utvecklingskraften i en jämställd och mångkulturell arbetsmarknad som viktig inslag i visionen. VG2020: könstraditionella utbildnings- och yrkesvalen identifierats som viktiga utmaningar och jämställdhet är ett viktigt inslag i prioriteringen stimulera ökat entreprenörskap och intraprenörskap Sida 19 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

185 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap God utbildning för alla Delmål med relevans för VGRs verksamhet 4.7 Senast 2030 säkerställa att alla studerande får de kunskaper och färdigheter som behövs för att främja en hållbar utveckling, bland annat genom utbildning för hållbar utveckling och hållbara livsstilar, mänskliga rättigheter, jämställdhet, främjande av en kultur av fred, icke-våld och globalt medborgarskap samt värdesättande av kulturell mångfald och kulturens bidrag till hållbar utveckling. 4.a Bygga och förbättra utbildningsmiljöer som är anpassade för barn och personer med funktionsnedsättning, samt tar hänsyn till jämställdhetsaspekter och därmed erbjuder en trygg, fredlig, inkluderande och ändamålsenlig lärandemiljö för alla. Utvärdering av gap VG2020: prioritering kopplade till fören säkerställning av att utbildningssystemet möter framtidens kompetensbehov under Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Budget 2016: Regionens naturbruksgymnasier och folkhögskolor ska spela en tydlig roll som utbildningsanordnare för att möta viktiga samhällsutmaningar inom hållbar utveckling och kompetensförsörjning. VG2020: jämställdhet prioriteras i allt utvecklingsarbete, inklusive inom frågor rörande utbildning och arbetsmarknad VGR har möjlighet att bidra till detta delmål med konkreta åtgärder i den utbildningsverksamheten som bedrivs bl.a. i naturbruksgymnasierna. Sida 20 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

186 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Jämställdhet Koppling till styrdokument Jämställdhet är en fråga som genomsyrar VGRs centrala styrdokument. I budget 2016 är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska och i Vision Västra Götaland är jämställdhet ett av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. I Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland har jämlika och jämställda livsvillkor identifierats som en särskild utmaning. VGR har upprättad en handlingsplan för arbetet år med den europeiska deklarationen om jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå (CEMR-deklarationen). I handlingsplanen står det att "Västra Götalandsregionens mål är ett samhälle där kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter på livets alla områden. VGR har upprättad en policy för jämställdhet och mångfald för den egna verksamheten och regionfullmäktige har i Personalvision 2021 beslutat att regionen ska vara föregångare i arbetet med jämställdhet och mångfald. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 5.1 Avskaffa alla former av diskriminering av alla kvinnor och flickor överallt. Utvärdering av gap CEMR-deklarationen: regionfullmäktige har antagit den europeiska deklarationen om jämställdhet mellan kvinnor och män Vision Västra Götaland: jämställdhet ett av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Några inslag i visionen som berör jämställdhet är hälsan är lika god hos både kvinnor och män samt kvinnor och män har lika lön för lika och likvärdigt arbete Lönepolicy: intern policy som ska säkerställa jämställda löner Personalvision 2020: VGR ska vara föregångare i arbetet för jämställdhet och mångfald Policy för jämställdhet och mångfald 5.2 Avskaffa alla former av våld mot alla kvinnor och flickor i det offentliga och privata rummet, inklusive människohandel, sexuellt utnyttjande och andra typer av exploatering. 5.5 Tillförsäkra kvinnor fullt och faktiskt deltagande och lika möjligheter till ledarskap på alla beslutsnivåer i det politiska, ekonomiska och offentliga livet. 5.6 Säkerställa allmän tillgång till sexuell och reproduktiv hälsa och reproduktiva rättigheter i enlighet med överenskommelserna i handlingsprogrammet från den internationella konferensen om befolkning och utveckling, Pekingplattformen samt slutdokumenten från respektive översynskonferenser. Sida 21 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Vision Västra Götaland: Ett inslag i visionen som berör jämställdhet är en region utan mäns våld mot kvinnor och där kvinnor inte är utsatta Handlingsplan för implementering av CEMR-deklarationen: Mål och åtgärder kopplat till våld, inkl. könsrelaterat våld. Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2016: vårdcentraler ska särskilt beakta tidig upptäckt av barn som far illa och personer som utsätts för våld i nära relationer. CEMR-deklarationen Vision Västra Götaland: ett inslag i visionen som berör jämställdhet är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken Personalvision 2020: VGR ska vara föregångare i arbetet för jämställdhet och mångfald VGR har en viktig roll bl.a. genom at erbjuda vård på ungdomsmottagningar, hudkliniken och vårdcentraler De centrala styrdokumenten tar inte upp frågan om sexuell och reproduktiv hälsovård men detta anses inte vara ett gap. Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

187 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Rent vatten och sanitet Koppling till styrdokument VGR har inga styrdokument där vattenfrågorna har identifierats som prioriterade målområden. Däremot finns flera styrdokument som har en koppling till vattenfrågor eller som bidrar till SDG6 genom en rad aktiviteter inom andra områden. Några exempel är: - Strategin för regional utveckling (VG 2020) med målområden ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer - Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar - Miljöprogrammet: i den egna verksamheten har kemikalier och läkemedel identifierats som prioriterade områden Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap 6.3 Till 2030 förbättra vattenkvaliteten genom att minska föroreningar, stoppa dumpning och minimera utsläpp av farliga kemikalier och material, halvera andelen obehandlat avloppsvatten och väsentligt öka återvinningen och en säker återanvändning globalt. 6.4 Till 2030 väsentligt effektivisera vattenanvändningen inom alla sektorer samt säkerställa hållbara uttag och en hållbar försörjning med sötvatten för att angripa vattenbristen och väsentligt minska det antal människor som lider av vattenbrist. VG 2020: målområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet: prioriterade områden kemikalier och läkemedel VG 2020: målområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet: prioriterade områden kemikalier och läkemedel Sida 22 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

188 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar energi för alla Koppling till styrdokument Energianvändning med minskad klimatpåverkan är en prioriterad fråga som återfinns i flera centrala styrdokument. Västra Götaland har ett mål att vara fossiloberoende till år 2030 (Klimatarbetet i Västra Götaland). Kraftfullt miljöarbete är ett fokusområde i Budget 2016 med prioriterade mål som avser klimatutsläppen från fossila bränslen i regionen samt att minska verksamhetens direkta miljöpåverkan. Strategin för regional utveckling (VG 2020) har resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan som ett målområde. Handlingsprogrammet för hållbar energi och hållbara transporter har prioriterade åtgärdsområden med fokus på bl.a energianvändning i byggnader och energieffektiva transporttekniker. Miljöprogrammet för VGRs egna verksamheter har energi som ett av prioriterade områden med långsiktiga mål kopplade bl.a. till att bli oberoende av fossil energi och halvera energianvändningen i egna lokaler. Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap 7.2 Till 2030 väsentligen öka andelen förnybar energi i den globala energimixen. Klimatarbetet i Västra Götaland VG2020: målområdet Resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan Handlingsprogram förhållbar energi Handlingsprogram hållbara transporter 7.3 Till 2030 fördubbla den globala förbättringstakten vad gäller energieffektivitet. Miljöprogrammet: halvera energianvändning i egna lokaler Handlingsprogram förhållbar energi Handlingsprogram hållbara transporter Sida 23 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

189 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Koppling till styrdokument Enligt visionen det goda livet handlar integration om att skapa ett öppet samhälle där alla invånare kan delta i samhällslivet på lika villkor. Att bryta utanförskap och segregation samt förstärka kopplingen mellan utbildning och arbetslivet är ett av delmålen i VGRs strategi för regional utveckling. I budget 2016 identifieras viktiga utmaningar för regionen, bl.a. utanförskap och matchningsproblem på arbetsmarknaden. För den egna verksamheten finns prioriterade mål för kompetensutveckling och förbättrad arbetsmiljö (budget 2016). VGR är en stor upphandlare med stor möjlighet att påverka genom att ställa krav i upphandlingsprocessen. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 8.1 Upprätthålla ekonomisk tillväxt per capita i enlighet med nationella förhållanden och i synnerhet en BNP-tillväxt på minst 7 procent per år i de minst utvecklade länderna. Utvärdering av gap VG2020 är en strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 8.2 Uppnå högre ekonomisk produktivitet genom diversifiering, teknisk uppgradering och innovation, bland annat genom att fokusera på sektorer med högt förädlingsvärde och hög arbetsintensitet. 8.3 Främja utvecklingsinriktad politik som stödjer produktiv verksamhet, skapande av anständiga arbetstillfällen, företagande, kreativitet och innovation samt uppmuntra att mikroföretag liksom små och medelstora företag växer och blir en del av den formella ekonomin, bland annat genom tillgång till finansiella tjänster. 8.4 Fram till 2030 successivt förbättra den globala resurseffektiviteten i konsumtionen och produktionen samt sträva efter att bryta sambandet mellan ekonomisk tillväxt och miljöförstöring, i enlighet med det tioåriga ramverket för hållbar konsumtion och produktion, med de utvecklade länderna i täten. 8.5 Senast 2030 uppnå full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla kvinnor och män, inklusive ungdomar och personer med funktionsnedsättning, samt lika lön för likvärdigt arbete. VG2020: målområden Ett gott klimat för kreativitet, entreprenörskap och företagande samt Internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden VGR har ett uppdrag som avser regional utveckling och skapande av arbetstillfällen och främjande av näringsliv och innovation är viktiga element i de centrala styrdokumenten såsom VG2020, budget 2016 och visionen för det goda livet. VG 2020: målområdet Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Budget 2016: prioriterad mål avseende ökad samverkan mellan näringsliv och arbetsmarknad VG2020: målområdet Enregion för alla. Fokus på frågor rörande livslångt lärande och konkurrenskraft. 8.6 Till 2020 väsentligt minska den andel ungdomar som varken arbetar eller studerar. VG2020: målområdet Enregion för alla. Fokus på frågor som rör samverkan mellan eftergymnasial utbildning och arbetslivet samt ett arbetsliv som aktivt engagerar sig för barn och ungdom Sida 24 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

190 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Delmål med relevans för VGRs verksamhet 8.7 Vidta omedelbara och effektiva åtgärder för att avskaffa tvångsarbete, modernt slaveri och människohandel och säkra att de värsta formerna av barnarbete, inklusive rekrytering och användning av barnsoldater, förbjuds och upphör. Avskaffa alla former av barnarbete senast Skydda arbetstagarnas rättigheter och främja en trygg och säker arbetsmiljö för alla arbetstagare, inklusive arbetskraftsinvandrare, i synnerhet kvinnliga migranter, och människor i otrygga anställningar. 8.9 Senast 2030 utarbeta och genomföra politik för hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter. Utvärdering av gap Kravställning i VGRs inköp och upphandlingar nämns i de centrala styrdokumenten. Enligt VGRs inköpspolicy ska miljöperspektivet tillvaratas vid upphandlingar. Sociala krav / perspektivet nämns inte. Enligt uppgift pågår det för närvarande arbete med att uppdatera inköpspolicyn och tillhörande riktlinjerna. Det bedrivs ett mycket mer omfattande arbete med kravställning vid upphandlingsprocessen inom VGR är vad som framgår av de styrande dokumenten. Budget 2016: prioriterade mål som syftar till att karriär- och kompetensutveckling ska förbättras samt att arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Turism som en viktig näring finns som inslag i visionen det goda livet, i VG 2020, Klimatarbete i Västra Götaland samt i handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar. Det finns dock inga specifika prioriteringar, mål eller åtgärder kopplade till turism ur hållbarhetsperspektiv. Sida 25 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

191 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar industri, innovationer och infrastruktur Koppling till styrdokument Visionen det goda livet har fem fokusområden som är prioriterade i arbetet att stärka Västra Götaland som en attraktiv region att verka och bo i. Två av dessa har en direkt koppling till SDG9: Ett livskraftigt och hållbart näringsliv och Infrastruktur och kommunikationer med hög standard. En av prioriteringarna i VG2020, en ledande kunskapsregion, med mål kring ökat entreprenörskap och internationell konkurrenskraft. Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten har ett ett särskilt fokus på att stimulera västsvenska aktörer till att delta i europeiska forsknings- och innovationsprogram. Ett av de strategiska målen i budget 2016 avser en starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken med ambitioner avseende ökad innovationskraft, nyföretagande som speglar sociala utmaningar, utbyggnad av kollektivtrafik och satsningar i informationsteknologi. Trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland har ett övergripande mål om att öka kollektivtrafikens marknadsandel för en attraktiv och konkurrenskraftig region. Bredbandsstrategi 2.0 för Västra Götalands län bidrar till en IT-infrastruktur med hög kvalitet för alla och som främjar hållbarhet. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 9.1 Bygga ut tillförlitlig, hållbar och motståndskraftig infrastruktur av hög kvalitet, inklusive regional och gränsöverskridande infrastruktur, för att stödja ekonomisk utveckling och människors välbefinnande, med fokus på ekonomiskt överkomlig och rättvis tillgång för alla. Utvärdering av gap Budget 2016: strategiskt mål om starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken Trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland VG2020: prioriterade område internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden Bredbandsstrategi Öka tillgången för småskaliga industriföretag och andra företag, i synnerhet i utvecklingsländerna, till finansiella tjänster, inklusive överkomliga krediter, samt deras integrering i värdekedjor och marknader. 9.4 Till 2030 rusta upp infrastrukturen och anpassa industrin för att göra dem hållbara, med effektivare resursanvändning och fler rena och miljövänliga tekniker och industriprocesser. Alla länder vidtar åtgärder i enlighet med sina respektive förutsättningar. 9.5 Förbättra den vetenskapliga forskningen och industrisektorernas tekniska kapacitet i alla länder, i synnerhet utvecklingsländerna, bland annat genom att till 2030 uppmuntra innovation och väsentligt öka det antal personer som arbetar med forskning och utveckling per 1 miljon människor liksom de offentliga och privata utgifterna för forskning och utveckling. VG2020: mål kring ökat entreprenörskap, att skapa starka förutsättningar för att förverkliga idéer och starta företag, och att främja utvecklingen av konkurrenskraftiga små och medelstora företag Budget 2016: ökad innovationskraft, nyföretagande som speglar sociala utmaningar Fokus på den egna regionen, ej andra länder Budget 2016: strategiskt mål om starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken Trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland VG2020: prioriterade område internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden Bredbandsstrategi 2.0 Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten (fokus på europeiska forsknings- och innovationsprogram) VG2020: prioriterade område internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden Sida 26 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

192 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Minskad ojämlikhet Koppling till styrdokument I Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland har jämlika och jämställda livsvillkor identifierats som en särskilt utmaning. I Vision Västra Götaland är jämställdhet ett av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Några inslag under visionen är att hälsan är like god hos både kvinnor och män och att kvinnor och män har lika lön för lika och likvärdigt arbete. I budgeten är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. Ett av fokusområden är att bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv. VGR upprättad en policy för mänskliga rättigheter samt riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 10.2 Till 2030 möjliggöra och verka för att alla människor, oavsett ålder, kön, funktionsnedsättning, ras, etnicitet, ursprung, religion eller ekonomisk eller annan ställning, blir inkluderade i det sociala, ekonomiska och politiska livet. Utvärdering av gap Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet Vision Västra Götaland: jämställdhet är en av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Ett inslag i visionen som berör jämställdhet är Resurser hos varje människa tas tillvara oavsett kön, ursprung, funktionshinder, sexuell läggning eller religion Säkerställa lika möjligheter och minska förekomsten av ojämlika utfall, bland annat genom att avskaffa diskriminerande lagstiftning, politik och praxis och främja lagstiftning, politik och åtgärder av lämpligt slag i detta hänseende Besluta om politik, särskilt finans-, löne- och socialskyddspolitik, och successivt uppnå ökad jämlikhet Underlätta en ordnad, säker, reglerad och ansvarsfull migration och rörlighet av personer, inklusive genom planerad och väl fungerande migrationspolitik. Att avskaffa diskriminering tas upp i styrdokument såsom policyn för jämställdhet och mångfald och policyn för mänskliga rättigheter. Avskaffning av diskriminerande lagstiftning ligger utanför VGRs uppdrag. Handlingsplan för implementering av CEMR-deklarationen Vision Västra Götaland: jämställdhet är en av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Lönepolicy Policy för jämställdhet och mångfald Budget 2016: prioriterat mål för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Vision Västra Götaland: Integration är ett av de fyra generella perspektiven. Relevanta inslag i visionen inkluderar bl.a.: Mångfald är en gemensam tillgång, som bidrar till regionens tillväxt och utveckling Varje kvinna och man med utländsk bakgrund finns i arbete eller utbildning Utländsk /internationell utbildning och yrkeskompetens tas tillvara Skillnader i sysselsättningsgrad mellan invånare med svensk respektive utländsk bakgrund har jämnats ut. Arbetsgivare, myndigheter och organisationer har uppnått en samverkan om integrationsprocessen för nyanlända flyktingar och invandrare som är ett internationellt föredöme En region med hög interkulturell och internationell kompetens Sida 27 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

193 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbara städer och samhällen Koppling till styrdokument SDG11 är ett mål som berör många områden i samhället såsom transportsystem, kultur, kopplingar mellan städer och landsbygden, strategier för klimatanpassning samt krishantering. VGR har uppdrag avseende kollektivtrafik, kultur och krishantering och prioriteringar inom dessa områden beskrivs i ett flertal styrdokument, bl.a. budget 2016, regionala trafikförsörjningsprogrammet, kulturstrategin och krishanteringsplanen. Som region spelar VGR en viktig roll i samspelet mellan stad och land. Ett av fokusområdena i budget 2016 är att göra Västra Götaland till modell för hållbar landsbygdsutveckling. VGR har också upprättad ett regionalt serviceprogram för landsbygden och skärgårdsområden. Klimatomställning och att minska samhällets klimatpåverkan är frågor som genomsyrar ett flertal styrdokument, bl.a. budget 2016, Klimatarbetet i Västra Götaland, strategin för regional utveckling (VG 2020), och handlingsprogrammet för resurseffektiva och giftfria produkter och tjänster Delmål med relevans för VGRs verksamhet 11.2 Senast 2030 tillhandahålla tillgång till säkra, ekonomiskt överkomliga, tillgängliga och hållbara transportsystem för alla. Förbättra trafiksäkerheten, särskilt genom att bygga ut kollektivtrafiken, med särskild uppmärksamhet på behoven hos människor i utsatta situationer, kvinnor, barn, personer med funktionsnedsättning samt äldre personer. Utvärdering av gap Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland : utökade satsningar på de mindre vägarna i länet. Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland: Det övergripande målet är att kollektivtrafikens marknadsandel ska öka Budget 2016: prioriterade mål avseende kollektivtrafiken VG2020: ett av de prioriterade områdena är att investera i transportinfrastruktur som driver regional och nationell utveckling Miljöprogram: Fastställda mål och åtgärder angående transporter i regionen 11.4 Stärka insatserna för att skydda och trygga världens kultur- och naturarv. Kulturstrategin Vision Västra Götaland: ett av fokusområdena är En ledande kulturregion Budget 2016: ett kulturliv som engagerar är ett av huvudområdena VGR 2020: en ledande kulturregion och ett rikt kulturliv med fokus på barn, unga och delaktighet är ett av de prioriterade frågorna 11.a Främja positiva ekonomiska, sociala och miljömässiga kopplingar mellan stadsområden, stadsnära områden och landsbygdsområden genom att stärka den nationella och regionala utvecklingsplaneringen. 11.b Till 2020 väsentligen öka det antal städer och samhällen som antar och genomför integrerade strategier och planer för inkludering, resurseffektivitet, begränsning av och anpassning till klimatförändringarna och motståndskraft mot katastrofer samt utveckla och genomföra, i linje med Sendai-ramverket för katastrofriskreducering , en samlad katastrofriskhantering på alla nivåer. Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland Regionalt serviceprogram för landsbygd och skärgårdsområden i Västra Götaland Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland Vision Västra Götaland: Den gemensamma regionen är ett av de fyra generella perspektiv Vision Västra Götaland: Integration är ett av de fyra generella perspektiven. Inslag i visionen inkluderar bl.a. att utländsk /internationell utbildning och yrkeskompetens tas tillvara, och skillnader i sysselsättningsgrad mellan invånare med svensk respektive utländsk bakgrund har jämnats ut. Bl.a. Klimatarbetet i Västra Götaland och VG2020 innehåller mål och prioriteringar avseende klimatomställning och samhällets klimatpåverkan. Krishanteringsplan Sida 28 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

194 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar konsumtion och produktion Koppling till styrdokument En av fyra prioriteringarna i strategin för tillväxt och utveckling (VG2020) avser en region där vi tar globalt ansvar. Prioriteringen bryts ner till prioriterade fokusområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer. Handlingsprogrammet för livsmedel och gröna näringar pekar ut Västra Götaland som en viktig jordbrukslän där livsmedelsindustrin utgör en viktig näring. Handlingsprogrammet för resurseffektiva och giftfria produkter och tjänster omfattar långsiktiga mål och prioriteringar som avser bl.a. system som gynnar hållbar konsumtion i samhället och produkter och affärsmodeller med effektiv och cirkulär råvaruanvändning. VGR har även möjlighet att stimulera till hållbart jordbruk genom den utbildningsverksamheten som bedrivs bl.a. i form av naturbruksgymnasier. VGR ska vara föregångare i det egna miljöarbetet. I miljöprogrammet är Livsmedel samt Produkter & Avfall prioriterade områden med åtgärder kopplade bl.a. till minskat matsvinn och ökad andel ekologiska livsmedel. I Budget 2016 nämns miljökrav vid upphandling och inköp som viktiga frågor i integrering av sociala och miljömässiga värden i verksamheten. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 12.1 Genomföra det tioåriga ramverket för hållbara konsumtions- och produktionsmönster*. Alla länder vidtar åtgärder, med de utvecklade länderna i täten och med hänsyn tagen till utvecklingsländernas utveckling och förutsättningar. Utvärdering av gap Styrdokumenten VG2020, Handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar, och miljöprogrammet syftar till att möjliggöra att samhället producera och konsumera på ett mer hållbart sätt. Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten (fokus på europeiska forsknings- och innovationsprogram) 12.2 Senast 2030 uppnå en hållbar förvaltning och ett effektivt nyttjande av naturresurser Till 2030, halvera det globala matsvinnet per person i butik- och konsumentledet, och minska matsvinnet längs hela livsmedelskedjan, även förlusterna efter skörd Senast 2020 uppnå miljövänlig hantering av kemikalier och alla typer av avfall under hela deras livscykel, i enlighet med överenskomna internationella ramverket, samt avsevärt minska utsläppen av dem i luft, vatten och mark i syfte att minimera deras negativa konsekvenser för människors hälsa och miljön. VG2020 Handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar: åtgärd kopplade till att minska miljöpåverkan från matsvinnet Miljöprogrammet: prioriterat område Produkter & Avfall Klimatarbete i Västra Götaland: klimatsmart mat Miljöprogrammet: prioriterade områden Läkemedel, Kemikalier, Produkter & Avfall Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster *The 10-year framework of programmes on sustainable consumption and production patterns (10YFP) is a global framework of action to enhance international cooperation to accelerate the shift towards sustainable consumption and production (SCP) in both developed and developing countries. Sida 29 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

195 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar konsumtion och produktion Delmål med relevans för VGRs verksamhet 12.5 Till 2030 väsentligt minska mängden avfall genom åtgärder för att förebygga, minska, återanvända och återvinna avfall Uppmuntra företag, särskilt stora och multinationella företag, att införa hållbara metoder och att integrera hållbarhetsinformation i sin rapporteringscykel Främja hållbara offentliga upphandlingsmetoder, i enlighet med nationell politik och nationella prioriteringar Senast 2030 säkerställa att människor överallt har den information och medvetenhet som behövs för en hållbar utveckling och livsstilar i harmoni med naturen. 12.b Utveckla och genomföra verktyg för att övervaka hur en hållbar utveckling påverkar en hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter. Utvärdering av gap VG2020: prioriterade fokusområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer. Handlingsprogrammet för resurseffektiva och giftfria produkter och tjänster Miljöprogrammet: prioriterade områden Läkemedel, Kemikalier, Produkter & Avfall Bl.a. Klimatarbete i Västra Götaland, handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar syftar till att uppmuntra samhällets olika aktörer, däribland företag, att införa hållbara metoder. Hållbarhetsrapportering som fråga nämns inte i de centrala styrdokumenten men VGR har möjlighet att bidra till ökad transparens genom att bl.a. ställa krav att bolag inom Västra Götalandsregionen rapporterar om de väsentliga hållbarhetsfrågorna i sina årsredovisningar. VGR kan också öka transparensen i sin egen årsredovisning, se sidorna i denna rapport. Budget 2016 tar upp miljökrav vid upphandling och inköp Enligt inköpspolicy ska miljöperspektivet tillvaratas i upphandlingar och inköp. Huruvida det ställs krav kopplade t.ex. till arbetsvillkor och mänskliga rättigheter framgår inte av inköpspolicyn. Enligt uppgift pågår det för närvarande arbete med att uppdatera inköpspolicyn och tillhörande riktlinjerna. Det bedrivs ett mycket mer omfattande arbete med kravställning vid upphandlingsprocessen inom VGR är vad som framgår av de styrande dokumenten. Klimatarbete i Västra Götaland och handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar innehåller åtgärder som syftar till att informera och öka medvetenhet hos samhällets olika aktörer Turism som en viktig näring finns som inslag i visionen det goda livet, i VG 2020, Klimatarbete i Västra Götaland samt i handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar. Det finns dock inga specifika prioriteringar, mål eller åtgärder kopplade till turism. Sida 30 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

196 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Bekämpa klimatförändringen Koppling till styrdokument Klimatomställning och att minska samhällets klimatpåverkan är frågor som genomsyrar ett flertal styrdokument. Västra Götaland har ett mål att vara fossiloberoende till år 2030 (Klimatarbetet i Västra Götaland). Strategin för regional utveckling (VG 2020) har resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan som ett målområde. Trafikförsörjningsprogrammet har ett övergripande mål om att öka kollektivtrafikens marknadsandel. Hållbara transporter och transportsnål samhällsplanering finns också som prioriteringar i VG2020 (investeringar i transportinfrastruktur som driver regional och nationell utveckling). Av miljöprogrammets prioriterade områden har transporter och energi en mycket stark koppling till klimatförändring. I budget 2016 finns prioriterade mål avseende minskade utsläpp från fossila bränslen och den egna verksamhetens direkta miljöpåverkan. Kravställning vid upphandling och inköp är också sätt att bidra till minskad klimatpåverkan. VGR har flera prioriteringar avseende hållbar energi (SDG7), hållbar industri (SDG 7) och hållbar konsumtion (SDG12) som bidrar till detta mål om bekämpning av klimatförändring. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 13.1 Stärka motståndskraften mot och förmågan till anpassning till klimatrelaterade faror och naturkatastrofer i alla länder. Utvärdering av gap VG2020: målområdet resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan Klimatarbetet i Västra Götaland: mål om fossiloberoende till år 2030 Trafikförsörjningsprogrammet Miljöprogrammet Handlingsprogram för hållbar energi Handlingsprogram för hållbara transporter 13.2 Integrera klimatåtgärder i politik, strategier och planering på nationell nivå. VG2020 Klimatarbetet i Västra Götaland Trafikförsörjningsprogrammet Miljöprogrammet Handlingsprogram för hållbar energi Handlingsprogram för hållbara transporter 13.3 Förbättra utbildningen, medvetenheten och den mänskliga och institutionella kapaciteten vad gäller begränsning av klimatförändringarna, klimatanpassning, begränsning av klimatförändringarnas konsekvenser samt tidig varning. VG2020: målområdet resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan Klimatarbetet i Västra Götaland: mål om fossiloberoende till år 2030 Trafikförsörjningsprogrammet Miljöprogrammet Handlingsprogram för hållbar energi Handlingsprogram för hållbara transporter Sida 31 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

197 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hav och marina resurser Koppling till styrdokument Från styrdokumenten framgår att frågor kopplade till marin miljö och marina sektorer är viktiga och den maritima strategin sätter en övergripande vision för Västra Götaland som maritim region: Västsverige ska vara en av Europas ledande maritima regioner med lösningar inriktade på innovation samt miljöanpassad och hållbar utveckling. Klimatarbetet i Västra Götaland nämner klimatanpassad sjöfart och marina innovationer som en klimatrelaterad insats som VGR stödjer och driver. Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar tar upp fiskeindustri och turism som exemplar av viktiga näringar i Västra Götaland. De befintliga styrdokumenter innehåller inte några mål eller mer konkreta aktiviteter men det framgår av den maritima strategin att ett maritimt handlingsprogram för Västra Götaland ska tas fram som ska innehålla prioriteringar på en mer explicit nivå. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 14.1 Till 2025 förebygga och avsevärt minska alla slags föroreningar i havet, i synnerhet från landbaserad verksamhet, inklusive marint skräp och tillförsel av näringsämnen. Utvärdering av gap VG 2020: målområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet: prioriterade områden kemikalier och läkemedel 14.a Öka den vetenskapliga kunskapen, utveckla forskningskapaciteten och överföra havsteknik, med hänsyn tagen till den mellanstatliga oceanografiska kommissionens kriterier och riktlinjer för överföring av havsteknik (Criteria and Guidelines on the Transfer of Marine Technology), i syfte att skapa friskare hav och öka den marina biologiska mångfaldens bidrag till utvecklingen i utvecklingsländerna, i synnerhet i små önationer under utveckling och de minst utvecklade länderna. 14.c Stärka bevarandet och hållbart nyttjande av haven och havsresurserna genom att genomföra internationell rätt, såsom den kommer till uttryck i Förenta Nationernas havsrättskonvention (UNCLOS), som utgör den rättsliga ramen för bevarande och hållbart nyttjande av hav och havsresurser, vilket erinras om i punkt 158 i slutdokumentet The Future We Want från Förenta Nationernas konferens om hållbar utveckling (Rio+20). Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten (fokus på europeiska forsknings- och innovationsprogram) VG2020: prioriterade området internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden (marin miljö, marina sektorer) Maritim strategi VG2020 tar upp marin miljö och marina sektorer som styrkeområden. Maritim strategi beskriver det maritima områdets betydelse för Västra Götaland, t.ex. sjöfart, fiske och fiskberedning, besöksnäring, båtbranschen och marin-tekniska underleverantörer. Hållbar fiskeindustri och frågor avseende fiskebeståndet beskrivs inte i de befintliga styrdokumenten. Sida 32 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

198 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ekosystem och biologisk mångfald Koppling till styrdokument VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden som har en positiv påverkan på biologisk mångfald, t.ex. klimatarbetet, minskad resursanvändning, giftfri miljö, livsmedel och hållbar konsumtion. VGR har möjlighet att bidra till SDF15 genom utbildningsinsatser i den utbildningsverksamheten som bredrivs bl.a. i naturbruksgymnasierna och biologiska yrkeshögskolan. Budget 2016 lyfter fram främjandet av biologisk mångfald genom verksamheter såsom Botaniska Trädgården och Västkuststiftelsen. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 15.2 Till 2020 främja genomförandet av hållbart brukande av alla typer av skogar, stoppa avskogningen, återställa utarmade skogar och kraftigt öka nybeskogningen och återbeskogningen i hela världen Senast 2020 integrera ekosystemens och den biologiska mångfaldens värden i nationella och lokala planerings- och utvecklingsprocesser, strategier för fattigdomsminskning samt räkenskaper. 15.a Mobilisera och väsentligt öka de finansiella resurserna från alla källor för att bevara och hållbart nyttja den biologiska mångfalden och ekosystemen. Utvärdering av gap Utbildningsinsatser i den utbildningsverksamheten som bredrivs bl.a. i naturbruksgymnasierna och biologiska yrkeshögskolan. Flera styrdokument omfattar prioriteringar som är kopplade till hållbar användning av ekosystem, däribland skogar. Skogar har dock inte identifierats som ett särskilt fokusområde för aktiviteter. VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden som har en positiv påverkan på biologisk mångfald VG2020 innehåller flera insatser som bidrar till bilogisk mångfald, t,ex, inom målen Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer. Budget 2016: medel till Göteborgs botaniska trädgård och till Västkuststiftelsen. Göteborgs botaniska trädgård har fått ökat anslag för att säkra viktiga växtsamlingar och för att starta upp ett viktigt utvecklingsarbete. Sida 33 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

199 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Fredliga och inkluderande samhällen Koppling till styrdokument VGR är en politiskt styrd organisation med höga krav på ansvar och transparens. VGR har upprättad Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation. Några av inslagen i VGRs Vision är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken och en region utan mäns våld mot kvinnor och där kvinnor inte är utsatta. VGR har upprättad en Policy för mänskliga rättigheter. Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap 16.1 Avsevärt minska alla former av våld och dödligt våld överallt. Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2016: Vårdcentral ska särskilt beakta tidig upptäckt av barn som far illa och personer som utsätts för våld i nära relationer Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter Budget 2016 Vision Västra Götaland: ett av de viktiga inslagen i visionen är en region utan mäns våld mot kvinnor och där kvinnor inte är utsatta Handlingsplan för implementering av CEMR-deklarationen 16.2 Eliminera övergrepp, utnyttjande, människohandel och alla former av våld eller tortyr mot barn. Handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen 16.5 Väsentligt minska alla former av korruption och mutor. Frågor kopplade till korruption och mutor beskrivs inte i de centrala styrdokumenten Från bilaga till årsredovisning 2015 framgår det att riktlinjer mot korruption, mutor och jäv har framtagits men är inte fastställda än Enligt uppgift pågår det arbete med framtagning av riktlinjer mot korruption, ledningssystem mot oegentligheter samt utbildningsinsatser. Dessa har inte fastställts än Bygga upp effektiva och transparenta institutioner med ansvarsutkrävande på alla nivåer Säkerställa ett lyhört, inkluderande, deltagandebaserat och representativt beslutsfattande på alla nivåer Säkerställa allmän tillgång till information och skydda grundläggande friheter, i enlighet med nationell lagstiftning och internationella avtal. Regionfullmäktiges beslut finns tillgängliga på VGRs hemsida VGRs handlingsplan för mänskliga rättigheter (ej fastställd än) tar upp ansvar som ett åtgärdsområde med förstärkt rättighetsperspektiv i ärendeberedning och beslutsunderlag. Vision Västra Götaland: några av inslagen i visionen är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken och valdeltagandet är högt och fler medborgare med utländsk bakgrund finns i beslutande församlingar I personalvisionen 2021 nämns att arbeta i en politiskt styrd och skattefinansierad organisation innebär ett särskilt ansvar med värden såsom delaktighet och tillgänglighet i värdegrunden. Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation Enligt personalvisionen 2021 präglas VGRs arbetssätt av öppenhet, ansvarstagande, samarbete och dialog. Sida 34 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

200 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Genomförande och globalt partnerskap Koppling till styrdokument VGR har upprättad en Internationell policy som bl.a. fastställer principer för medlemskap i organisationer och samarbetsavtal med andra regioner. I VG2020 finns det ett övergripande mål om att ta globalt ansvar med två inriktningsmål: - Västra Götaland ska år 2020 ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar i Sverige och Europa -Invånarna i Västra Götaland ska ta ökad hänsyn till hur deras konsumtion påverkar människor och miljö, lokalt och globalt Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap Föra en mer samstämmig politik för hållbar utveckling. VGR 2020 Budget 2016 Vision Västra Götaland Stärka det globala partnerskapet för hållbar utveckling och komplettera det med partnerskap mellan flera parter som mobiliserar och utbyter kunskap, expertis, teknik och finansiella resurser, för att bidra till att målen för hållbar utveckling nås i alla länder, i synnerhet utvecklingsländer. Internationell policy VG2020: ett övergripande mål om att ta globalt ansvar med två inriktningsmål: Västra Götaland ska år 2020 ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar i Sverige och Europa Invånarna i Västra Götaland ska ta ökad hänsyn till hur deras konsumtion påverkar människor och miljö, lokalt och globalt Vidare finns följande prioriterade frågor: Öka närvaro och påverkan nationellt och internationellt Riva gränshinder och öka samverkan med Norge, etablera region Oslo/Göteborg/Öresund Uppmuntra och främja effektiva offentliga och offentlig-privata partnerskap samt partnerskap inom det civila samhället vilka bygger på erfarenheterna från andra partnerskap och deras finansieringsstrategier. VG2020: Några av de prioriterade frågorna inkluderar: Positionera internationellt konkurrenskraftiga forsknings- och innovationsmiljöer Stimulera internationella allianser och samarbeten inom forskning och innovation Samverka kring inköp som driver hållbar utveckling, innovation och lokal utveckling Sida 35 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

201 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO 26000:2010 Vägledning för socialt ansvarstagande

202 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Verksamhetsstyrning Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Verksamhetsstyrning består av systemet som en organisation använder för att fatta och genomföra beslut för att nå sina mål. Verksamhetsstyrning kan bestå av såväl formella styrmekanismer baserade på definierade strukturer och processer som informella mekanismer som skapas genom organisationens kultur och värderingar. Verksamhetsstyrning är den viktigaste faktorn för att en organisation ska kunna ta ansvar för påverkan av sina beslut och aktiviteter, samt för att integrera sitt sociala ansvarstagande i hela organisationen och i sina relationer. Huvudområde: De mänskliga rättigheterna Inga delområden kopplade till detta huvudområde i ISO VGRs verksamhet är omfattande och när det gäller hälso- och sjukvården komplex. De beslut som fattas påverkar många människor inom och utanför organisationen. Det är därför viktigt att besluten är väl underbyggda presenteras så att motiven blir begripliga för de som berörs är förankrade för ett effektivt genomförande föregås av en process som präglas av delaktighet, samt att det framgår vilka som har mandat att fatta besluten. Beskrivning Delområden Betydelse för VGR De mänskliga rättigheterna är grundläggande rättigheter som alla människor är berättigade till. De mänskliga rättigheterna kan delas i två kategorier: Medborgerliga och politiska rättigheter, inklusive rätten till liv och frihet, jämlikhet inför lagen och yttrandefriheten. Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter, inklusive rätten till arbete, rätten till mat, rätten till hälsa, rätten till utbildning och rätten till social trygghet. Due diligence Risksituation Undvika medskyldighet Hantera missförhållanden Diskriminering och sårbara grupper Medborgerliga och politiska rättigheter Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter Grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet Det är ytterst staten som är skyldig att se till att alla människor i landet får sina rättigheter tillgodosedda. I Sverige har staten fördelat stora delar av ansvaret att direkt möta människorna till regioner, landsting och kommuner genom till exempel vård, omsorg och skola. Därmed har regioner, landsting och kommuner övertagit delar av statens ansvar för de mänskliga rättigheterna. I VGR ska alla beslut tas med hänsyn till mänskliga rättigheter medan verksamheterna ska präglas av delaktighet, jämlikhet, transparens och möjlighet till ansvarsutkrävande. Sida 37

203 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Arbetshållanden Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Arbetsförhållanden i en organisation täcker alla riktlinjer och arbetssätt relaterade till arbete inom, av eller på uppdrag av organisationen, inklusive arbete som utförs av under-leverantörer. Arbetsförhållanden sträcker sig utanför relationen mellan en organisation och direkt anställda eller det ansvar som en organisation har på en arbetsplats som den äger eller har direkt kontroll över. Sysselsättning och anställningsförhållanden Arbetsvillkor och social trygghet Social dialog Arbetsmiljö Personlig utveckling och utbildning i arbetet Med mer än medarbetare är Västra Götalandsregionen en av Sveriges största arbetsgivare. Frågorna som rör arbetsförhållanden och arbetsvillkor, arbetsmiljö och kompetensutveckling är viktiga frågor för alla organisationer och offentliga verksamheter förväntas vara föregångare i frågor relaterade till jämställdhet och mångfald på arbetsplatserna. Huvudområde: Miljö Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Samhället står inför många utmaningar vad gäller miljön, bland annat förbrukning av naturresurser, föroreningar, klimatförändringar, förstörelse av livsmiljöer, förlust av arter och kollaps av hela ekosystem och nedbrytning av livsmiljöer i städer och på landsbygd. Miljöfrågor på lokal, regional och global nivå är sammankopplade. Hanteringen av frågorna kräver ett omfattande, systematiskt och samlat angreppssätt. Förebyggande av föroreningar Hållbar resursanvändning Begränsning av och anpassning till klimatförändringar Skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer Västra Götalandsregionen ska främja en god miljö ihop med andra aktörer i Västsverige och genom insatser inom den egna organisationen. Västra Götalandsregionen ska som stor organisation sträva efter att vara en föregångare genom det egna miljöarbetet. Genom att själva ställa höga miljökrav påverkar VGR också utvecklingen på miljöområdet. Sida 38

204 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Goda verksamhetsmetoder Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Goda verksamhetsmetoder innebär etiskt agerande i en organisations kontakter med andra organisationer. Detta innefattar relationer mellan organisationer och myndigheter, samt mellan organisationer och deras partners, leverantörer, entreprenörer och konkurrenter, samt de sammanslutningar som de är medlemmar i. Antikorruption Ansvarsfullt politiskt engagemang Konkurrens på lika villkor Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Respekt för äganderätten Demokrati, transparens och rättssäkerhet är viktiga värden för all offentlig verksamhet med att ansvar mot medborgarna avseende bekämpning av mutor och andra former av korruption. VGR är en stor upphandlare. Detta kräver följsamhet till lagar och etiska principer samt möjliggör att krav kan ställas på leverantörer. Huvudområde: Konsumentfrågor Beskrivning Delområden Betydelse för VGR FNs riktlinjer för konsumentskydd och den Internationella konventionen om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter uttrycker principer som bör vägleda vid praktisk tillämpning av socialt ansvarstagande när det gäller konsumenters legitima behov, inklusive att tillgodose grundläggande behov och allas rätt till en adekvat levnadsstandard, däribland adekvat föda, kläder och bostad, samt till ständigt förbättrade levnadsförhållanden och tillgång till nödvändiga produkter och tjänster. God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet Hållbar konsumtion Konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet Huvudområdet konsumentfrågor omfattar flera olika frågeställningar som berör VGRs verksamhet. Relevanta perspektiv i detta sammanhang omfattar bl.a. transparens i kommunikation, arbetsgivaransvar gällande hantering av farliga ämnen såsom kemikalier, möjligheten att styra mot hållbar konsumtion genom kravställning vid upphandlingar. Delområden Konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning och Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet har inte ingått i analysen. Sida 39

205 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Samhällsengagemang och utveckling Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Samhällsengagemang antingen individuellt eller genom allmännyttiga sammanslutningar bidrar till att stärka det civila samhället. Organisationer som på ett respektfullt sätt engagerar sig i lokalsamhället och dess institutioner stärker demokratin och speglar de samhälleliga värderingarna. Med lokalsamhällen avses i detta avsnitt bostäder eller andra sociala bosättningar inom ett geografiskt område som finns i den fysiska närheten till organisationens verksamhetsplatser eller till områden där organisationen har en påverkan. Lokalt samhällsengagemang Utbildning och kultur Jobbskapande och kompetensutveckling Skapa välstånd och inkomstmöjligheter Hälsa Sociala investeringar Huvudområdet konsumentfrågor omfattar flera centrala frågeställningar utifrån de uppdrag och prioriteringar VGR har. Hälso- och sjukvård, folkhälsa och kultur omfattas av VGRs uppdrag. Utbildning, jobbskapande och kompetensutveckling är prioriterade områden i VGRs egen verksamhet. Skapa välstånd inom regionen är ett övergripande syfte för det arbete som VGRs verksamheter bedriver. Sida 40

206 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Spider diagram on huvudområde level Identifierade gap Sammanfattning Huvudområde Verksamhetsstyrning Beskrivning av gap VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Inga gap har identifierats i analysen. Samhällsengagemang och utveckling Verksamhetsstyrning De mänskliga rättigheterna De mänskliga rättigheterna De områden med identifierade gap avser due diligence och uppföljningsprocesser, processer och rutiner kring säkerhetsarrangemang, mekanismer för att undersöka förekomsten av diskriminering samt riktlinjer kring kontinuitetsplanering. Arbetsförhållanden VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Inga gap har identifierats i analysen. Konsumentfrågor Goda verksamhetsmetoder Miljö Arbetsförhållanden Miljö Goda verksamhetsmetoder Konsumentfrågor De områden där gap har identifieras avser bl.a. identifiering av risker kopplade till klimatförändring, identifiering av verksamhetens eventuella negativa påverkan på biologisk mångfald samt att VGR har inga särskilda insatser för återvunnet material eller att återvinna vatten. Inom hållbar konsumtion bedrivs ett mer aktivt arbete inom ramen för regionutveckling än inom den egna verksamheten. VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Ett område som uppmärksammats i analysen är bekämpning av korruption och andra oegentligheter. Policy och riktlinjer inom detta område har inte fastställts än och därmed har antikorruption identifierats som ett område där viss förbättringsutrymme finns. Följande delområden har inkluderats i bedömningen: God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder, Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet, Hållbar konsumtion. Inga gap har identifierats i analysen. Samhällsengagemang och utveckling VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Ett potentiellt gap har identifierats i analysen avseende den utsträckningen investeringsbesluten analyseras utifrån påverkan på jobbskapandet. Sida 41

207 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap De mänskliga rättigheterna Delområde Beskrivning av gap Due diligence Processer finns för att följa upp och hantera den faktiska påverkan som särskilda åtgärder (t.ex. investeringar) har haft på mänskliga rättigheter, t.ex. i regionfullmäktiges budget men inte på alla nivåer. Grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet Due diligence Risksituation Risksituation Undvika medskyldighet Mänskliga rättigheter är inte systematiskt inarbetat i due diligence processer Inga särskilda processer eller rutiner för att kontrollera att mänskliga rättigheter respekteras inom ramen för säkerhetsarrangemang. Inga krav är fastställda kring utbildning av säkerhetspersonal angående mänskliga rättigheter Hantera missförhållanden Fokus i bedömningen har varit på processer för att rapportera och hantera klagomål, samt oberoendet och tillgängligheten av processen. Inga identifierade gap. Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter Undvika medskylidhet Diskriminering och sårbara grupper På medarbetarsidan finns det mekanismer (medarbetarenkät) för att bl.a. undersöka om det förekommer diskriminering i verksamheten. Vi har inte sett någon liknande systematiskt process på invånarsidan. Medborgerliga och politiska rättigheter Fokus i bedömningen har varit på hur rättigheter såsom åsiktfrihit, yttrandefrihet, mötesfrihet, föreningsfrihet mm. beaktas i processer och beslut. Inga identifierade gap. Medborgerliga och politiska rättigheter Diskriminering och sårbara grupper Hantera missförhållanden Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter Grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet Det finns i dagsläget riktlinjer om kontinuitetsplanering (för att säkerställa distribution av nödvändiga varor, produkter och/eller tjänster) men anses inte vara tillfredsställande. Det pågår därför tre projekt där VGR IT, regionservice och Västfastigheter har fått i uppdrag att se över sin förmåga att leverera i förhållande till kärnverksamhetens behov. Fokus i bedömningen har varit på hur frågor såsom föreningsfrihet, tvångsarbete, icke-diskriminering och barnarbete beaktas i VGRs verksamhet. Inga identifierade gap. Sida 42

208 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Arbetsförhållanden Sysselsättning och anställningsförhållanden Delområde Sysselsättning och anställningsförhållanden Arbetsvillkor och social trygghet Beskrivning av gap Fokus i bedömningen har varit på processer och rutiner avseende motverkande av diskriminering, uppsägningar, och skydd av personuppgifter. Inga identifierade gap. Fokus i bedömningen har varit på frågor avseende efterlevnad av och respekt för kollektivavtal, relevanta lagar och förordningar, nationella/religiösa traditioner, och balans mellan arbete och privatliv. Inga identifierade gap. Personlig utveckling och utbildning i arbetet Arbetsvillkor och social trygghet Social dialog Fokus i bedömningen har varit på frågor kopplade till anställdas rättigheter att bilda egna organisationer och facklig representation. Inga identifierade gap. Arbetsmiljö Fokus i bedömningen har varit på frågor avseende arbetsmiljö, såsom arbetsmiljörisker, säkerhet, och hantering av incidenter och olyckor. Inga identifierade gap. Personlig utveckling och utbildning i arbetet Fokus i bedömningen har varit på kompetensutveckling. Inga identifierade gap. Arbetsmiljö Social dialog Sida 43

209 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Miljö Förebyggande av föroreningar Delområde Förebyggande av föroreningar Beskrivning av gap Identifierat gap avseende rapportering av giftiga och farliga material som används och släpps ut av organisationen. På koncernnivån sker rapporteringen på övergripande nivå i VGRs miljöredovisning där detaljerade uppgifter om mängder och typer av farliga ämnen som använts och släppts ut inte framgår. På koncernövergripande nivå finns inget program för att förebygga miljöolyckor eller beredskap att hantera eventuella olyckor. Skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer Hållbar resursanvändning Hållbar resursanvändning VGR har inga särskilda insatser för återvunnet material eller att återvinna vatten. Pågående arbete inom detta område omfattar bl.a. återanvändning av kontorsmöbler vid flytt, kravställning vid upphandlingar samt forskning och utveckling i samarbete med andra aktörer för att få med flera förnybara varor i upphandlingen. Avseende hållbar konsumtion har VGR större fokus på frågan inom ramen för regional utveckling än i det interna miljöarbetet. Pågående arbete inom detta område omfattar bl.a. aktiviteter för att minska matsvinn och återanvända kontorsmöbler. Begränsning av och anpassning till klimatförändringar Begränsning av och anpassning till klimatförändringar Skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer Ingen riskanalys har genomförts för att identifiera risker kopplade till klimatförändring. Det finns inte heller en systematiskt process för att identifiera möjligheter för att undvika / minimera skador kopplade till klimatförändring Ingen analys har genomförts för att identifiera om verksamhetens eventuella negativa påverkan på biologisk mångfald. Pågående arbete inom detta område omfattar bl.a. kravställning vid upphandlingar avseende hållbara skogsvaror. Sida 44

210 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Goda verksamhetsmetoder Antikorruption Delområde Antikorruption Beskrivning av gap Arbete pågår med framtagning av riktlinjer mot korruption, ledningssystem mot oegentligheter samt utbildningsinsatser. På grund av att dessa processer och dokument inte har fastställts än har detta område identifierats som ett område där förbättringsutrymme finns. Respekt för äganderätten Ansvarsfullt politiskt engagemang Anvarsfullt politiskt engagemang Fokus i bedömningen har varit på frågor kopplade till ansvarsfullt politiskt deltagande, politiska bidrag samt lobbying och riktlinjer för personer som företräder VGR. Inga identifierade gap. Konkurrens på lika villkor Fokus i bedömningen har varit på kravställning vid upphandlingar samt reglering av offentlig säljverksamhet. Inga identifierade gap. Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Fokus i bedömningen har varit på kravställning vid upphandlingar. Inga identifierade gap. Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Konkurrens på lika villkor Respekt för äganderätten Fokus i bedömningen har varit på immateriella rättigheter. Inga identifierade gap. Sida 45

211 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Konsumentfrågor God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder Delområde God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder Beskrivning av gap Fokus i bedömningen har varit på transparent, lättillgänglig kommunikation och marknadsföring. Inga identifierade gap Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet Fokus i bedömningen har varit på arbetsgivaransvar (t.ex. hantering av farliga ämnen). Inga identifierade gap. Hållbar konsumtion Fokus i bedömningen har varit på kravställning vid upphandlingar. Inga identifierade gap. Konsumentservice, support samt klagomålsoch tvistlösning Hållbar konsumtion Konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning Delområdet har inte ingått i analysen Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet Delområdet har inte ingått i analysen Sida 46

212 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Samhällsengagemang och utveckling Lokalt samhälsengagemang Delområde Lokalt samhällsengagemang Utbildning och kultur Beskrivning av gap Fokus i bedömningen har varit på processer för att samråda med lokalsamhället och för att uppmärksamma sårbara, diskriminerade, marginaliserade och underrepresenterade grupper. Inga identifierade gap. Fokus i bedömning har varit på frågor kopplad e till bevarande av kulturarv samt hur VGR främjar kulturell verksamhet. Inga identifierade gap. Sociala investeringar Utbildning och kultur Jobbskapande och kompetensutveckling Fokus i bedömningen har varit på kompetensförsörjning och samverkan med andra aktörer i arbetsmarknadsfrågor. Potentiellt gap identifierats i den utsträckningen investeringsbesluten analyseras utifrån påverkan på jobbskapandet, Skapa välstånd och inkomstmöjligheter Fokus i bedömningen har varit bl.a. på frågor rörande utveckling av service i gles- och landsbygden. Inga identifierade gap. Hälsa Jobbskapande och kompetensutveckling Hälsa Fokus i bedömningen har varit på det arbetet som bedrivs inom ramen för VGRs uppdrag inom folkhälsa. Inga identifierade gap. Skapa välstånd och inkomstmöjligheter Sociala investeringar Fokus i bedömning har varit på frågor kopplad e till främjande av lokal samhällsutveckling vid sociala investeringar. Inga identifierade gap. Sida 47

213 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen EU-direktiv avseende redovisning av hållbarhetsinformation Företagens rapportering om hållbarhet och mångfaldspolicy (Ds 2014:45)

214 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Överblick: förslag till ändringar i årsredovisningslagen ÅRL 1995:1554 Förslagen förändring 6. Kap 6 Bolagsstyrningsrapporten ska innehålla en beskrivning av den mångfaldspolicy som tillämpas i fråga om bolagets styrelse, målet med policyn, hur policyn har tillämpats under räkenskapsperioden och resultatet av den. Om bolaget inte tillämpar någon mångfaldspolicy ska skälen för det anges. (Förslaget om mångfaldspolicy berör stora noterade aktiebolag). 6. Kap 10 Förvaltningsberättelsen för ett stort företag och ett företag av allmänt intresse ska innehålla en hållbarhetsrapport, om inte företaget har valt att med stöd av 13 i stället upprätta en från årsredovisningen skild hållbarhetsrapport. Första stycket gäller inte dotterföretag om det och dess samtliga dotterföretag omfattas av en hållbarhetsrapport för koncernen som har upprättats av moderföretaget enligt 7 kap. 31 a. 6. Kap 11 Hållbarhetsrapporten ska innehålla de icke-finansiella upplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning, resultat och konsekvenserna av dess verksamhet, däribland upplysningar i frågor som rör miljö, sociala förhållanden, personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption. Upplysningarna ska beskriva: 1. företagets affärsmodell, 2. den policy som företaget tillämpar i frågorna, inklusive de granskningsförfaranden som har genomförts, 3. resultatet av policyn, 4. de väsentliga risker som rör frågorna och är kopplade till företagets verksamhet, inklusive, när det är lämpligt, företagets affärsförbindelser, produkter eller tjänster som sannolikt får negativa konsekvenser, 5. hur företaget hanterar riskerna, och 6. andra icke-finansiella förhållanden som är relevanta för verksamheten. Hållbarhetsrapporten ska även, när det är lämpligt, innehålla hänvisningar till och ytterligare förklaringar av de belopp som tas upp i årsredovisningen. Om särskilda riktlinjer har tillämpats vid upprättandet av hållbarhetsrapporten, ska det anges i rapporten. 6. Kap 13 Om företaget inte tillämpar någon policy i en eller flera av frågorna i första stycket, ska skälen för detta anges. Sida 49

215 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Överblick: förslag till ändringar i årsredovisningslagen Område Vad ska redovisas: uppgifter avseende hållbarhetsinformation Miljö Uppgifter om de aktuella och förutsebara konsekvenserna av företagets verksamhet på: miljön, hälsa och säkerhet, användning av energi från förnybara och/eller icke-förnybara källor, växthusgasutsläpp, vattenanvändning och luftföroreningar. Sociala förhållanden och personal Informationen i rapporten kan avse åtgärder som vidtagits för att säkra: jämställdhet, tillämpningen av Internationella arbetsorganisationens grundläggande konventioner, arbetsvillkor, social dialog, respekt för arbetstagarnas rätt till information och samråd, respekt för fackföreningars rättigheter, hälsa och säkerhet på arbetsplatsen och dialog med lokala grupper, och/eller åtgärder som vidtagits för att säkerställa skydd och utveckling av dessa grupper. Respekt för mänskliga rättigheter Informationen i rapporten kan innehålla information om: åtgärder för förebyggande av brott mot de mänskliga rättigheterna Motverkande av korruption Informationen i rapporten kan innehålla information om: befintliga styrmedel för bekämpning av korruption och mutor. Sida 50

216 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Analys av VGRs 2015 årsredovisning mot krav för redovisning av hållbarhetsinformation Krav i ÅRL Miljö Sociala förhållanden och personal Respekt för mänskliga rättigheter Motverkande av korruption Mångfaldspolicy Affärsmodell (uppdrag) Policyer som tillämpas i frågorna (styrdokument och mål) Resultat av policyer (indikatorer och utfall) Väsentliga risker Hantering av riskerna Informationen i ÅR 2015 omfattar de väsentliga upplysningarna för VGRs verksamhet / uppfyller kraven för redovisning av hållbarhetsinformation. Informationen i ÅR 2015 omfattar delvis de väsentliga upplysningarna för VGRs verksamhet / uppfyller delvis kraven för redovisning av hållbarhetsinformation.. Informationen i ÅR 2015 omfattar inte några upplysningar /uppfyller inte kraven för redovisning av hållbarhetsinformation. Ej krav för redovisning av hållbarhetsinformation. Sida 51

217 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Miljö, sociala förhållande och personal Krav i ÅRL Miljö Sociala förhållanden och personal Affärsmodell (uppdrag / väsentliga frågor) Policyer som tillämpas i frågorna (styrdokument och mål) Resultat av policyer (Indikatorer och utfall) Väsentliga risker Hantering av riskerna Sida 52 Kollektivtrafik: Utveckla och förstärka samarbetet med kommunerna kring kollektivtrafiken som en strategisk samhällsbyggnadsfråga Miljö: Ta fram program för klimatkompensation i Västra Götalandsregionen Beskriva vägen för att nå målet om ett fossiloberoende Västra Götaland 2030 och lyfta frågan till regionstyrelsen Kollektivtrafik: Styrdokument: Kollektivtrafiknämndens miljö- och Klimatstrategi Mål: Fler ska välja att resa kollektivt, Kollektivtrafikens miljöpåverkan ska minska Miljö: Styrdokument: Miljöprogrammet, Klimatstrategin för Västra Götaland, Strategiska vägval för ett fossiloberoende Västra Götaland 2030 Mål: Västra Götaland oberoende av fossil energi 2030, Egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet Kollektivtrafik: Antal resor med kollektivtrafiken, andel fordonskilometer med förnybart drivmedel Miljö: Användning av fossil energi i egna verksamheter, Andel ekologiska livsmedel Utfallet på utsläpp av växthusgas i Västra Götaland redovisas Utfallet på områden såsom transporter, energi, produkter och avfall, livsmedel, kemikalier, läkemedel och lustgas redovisas Redovisningen omfattar kommentarer kring årets utfall. Väsentliga risker beskrivs inte. Det framgår inte heller om en riskanalys genomförts där miljörisker ingår. Aktiviteter genomförda under årets beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa adresserar väsentliga miljörisker inom VGRs verksamhet. Folkhälsa och Hälso- och sjukvård Uppdragen beskrivs Västra Götalandsregionens medarbetare Väsentliga frågor utifrånvgrs roll som betydande arbetsgivare beskrivs Folkhälsa: Mål: Skapa förutsättningar för jämlik hälsa Hälso- och sjukvård: Hälsofrämjande arbete ska skapa förutsättningar för bättre hälsa Västra Götalandsregionens medarbetare: Kompetensförsörjning och utveckling Lönebildning, löneskillnader Ledarskap, arbetsmiljö, sjukfrånvaro Folkhälsa: Aktiviteter kopplade till målet Skapa förutsättningar för jämlik hälsa beskrivs Hälso- och sjukvård: Aktiviteter kopplade till målet Hälsofrämjande arbete ska skapa förutsättningar för bättre hälsa beskrivs Västra Götalandsregionens medarbetare: Utfallet på personalvolym, -struktur samt aktiviteter inom kompetensutveckling Utfallet på medellön och könsfördelning per personalgrupp Utfallet på sjukfrånvaro Folkhälsa: Utmaningar bl.a. avseende studieavhopp, barn i ekonomisk utsatta hushåll beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa är väsentliga risker inom VGRs uppdrag för folkhälsa. Västra Götalandsregionens medarbetare: Utmaningar inom bl.a. långsiktig kompetensförsörjning, ledarskap, hälsa- och arbetsmiljö, och sjukfrånvaro beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa är väsentliga risker inom VGRs verksamhet eller om en riskanalys genomförts där risker relaterade till personal ingår Folkhälsa och Västra Götalandsregionens medarbetare: Aktiviteter för att arbeta med utmaningar inom ovan nämnda områden beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa aktiviteter adresserar väsentliga risker inom VGRs verksamhet och uppdrag.

218 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Respekt för mänskliga rättigheter, motverkande av korruption, mångfaldspolicy Krav i ÅRL Respekt för mänskliga rättigheter Motverkande av korruption Mångfaldspolicy Affärsmodell (uppdrag / väsentliga frågor) Rättighetsfrågor: Följa upp måluppfyllelsen i av regionfullmäktige beslutade handlingsplaner om rättighetsfrågor samt att till regionstyrelsen föreslå åtgärder utifrån denna uppföljning Beskrivning av väsentliga frågor / utmaningar för VGR ur säkerhetsperspektiv. Beskrivs i en separat bilaga för ÅR Ej krav för rapportering Policyer som tillämpas i frågorna (styrdokument och mål) Styrdokument: Handlingsplan med den europeiska deklarationen om jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå Handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen Mål: Verksamheterna ska vara tillgängliga för alla Minskad ojämlikhet och diskriminering Styrdokument: Säkerhetspolicy Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter Handlingsplan för oegentligheter Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv (på remiss) Mål: Sju mål beskrivs i bilagan med fokus på krishantering och säkerhet. Inga mål har direkt koppling till frågor rörande motverkande av korruption. Framgår ej av ÅR 2015 om en mångfaldspolicy finns, vad målet med policyn är eller hur den har tillämpats under året Resultat av policyer (Indikatorer och utfall) Indikatorer Andel verksamheter, i egen eller privat regi, som har inventerat minst 90 % av sina enheter i Tillgänglighetsdatabasen Andel förvaltningsledningar och politiker i styrelser och nämnder som genomgått en utbildning i rättighetsbaserat arbete under året Inga resultat avseende oegentligheter redovisas Resultatet av mångfaldspolicyn redovisas inte Väsentliga risker Om det finns risker kopplade till mänskliga rättigheter framgår inte av redovisningen eller om en riskanalys genomförts där perspektivet mänskliga rättigheter ingår. En potentiell risk kan anses vara Bristande tillgänglighet innebär diskriminering och Västra Götalandsregionen har som offentlig organisation ett särskilt ansvar att verksamheten kan användas av, vara begriplig och tillgänglig för alla. Bilagan innehåller beskrivningar av starka och mindre starka områden samt beskrivning av regiongemensamma risker. I avsnittet om oegentligheter nämns uppföljning av leverantörer som ett utvecklingsområde. Om det finns specifika risker kopplade till korruption i verksamheten eller i leverantörsledet framgår inte tydligt. Ej krav för rapportering Hantering av riskerna Sida 53 Hantering av riskerna framgår ej av redovisningen. Som exempel nämns utvecklingsarbete med att stärka kontrollerna av leverantörer, utbildning och rådgivning hos förvaltningar och bolag, främst inom områdena mutor, jäv och otillåten påverkan. Om dessa aktiviteter adresserar väsentliga risker är svårt att bedöma. Ej krav för rapportering

219 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Bilaga 1 FNs mål och delmål för hållbar utveckling

220 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 1. Ingen fattigdom Delmål 1.1 Senast 2030 avskaffa den extrema fattigdomen för alla människor överallt. Med extrem fattigdom avses för närvarande människor som lever på mindre än 1,25 US-dollar per dag. 1.2 Till 2030 minst halvera den andel män, kvinnor och barn i alla åldrar som lever i någon form av fattigdom enligt nationella definitioner. 1.3 Införa nationellt lämpliga system och åtgärder för socialt skydd för alla, inklusive grundskydd, och senast 2030 säkerställa att de omfattar en väsentlig andel av de fattiga och de utsatta. 1.4 Senast 2030 säkerställa att alla män och kvinnor, i synnerhet de fattiga och de utsatta, har lika rätt till ekonomiska resurser, tillgång till grundläggande tjänster, möjlighet att äga och kontrollera mark och andra former av egendom samt tillgång till arv, naturresurser, lämplig ny teknik och finansiella tjänster, inklusive mikrokrediter. 1.5 Till 2030 bygga upp motståndskraften hos de fattiga och människor i utsatta situationer och minska deras utsatthet och sårbarhet för extrema klimatrelaterade händelser och andra ekonomiska, sociala och miljömässiga chocker och katastrofer. 1.a Säkra en betydande resursmobilisering från en mängd olika källor, inklusive genom ökat utvecklingssamarbete, i syfte att ge utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna, tillräckliga och förutsebara medel för att genomföra program och politik för att avskaffa all form av fattigdom. 1.b Upprätta sunda policy ramverk på nationell, regional och internationell nivå på grundval av utvecklingsstrategier som stödjer de fattiga och tar hänsyn till jämställdhetsaspekter, för att stödja ökade investeringar i åtgärder för att avskaffa fattigdom. Sida 55 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

221 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 2. Ingen hunger Delmål 2.1 Senast 2030 avskaffa hunger och garantera alla människor, i synnerhet de fattiga och människor i utsatta situationer, inklusive små barn, tillgång till tillräckligt med säker och näringsrik mat året om. 2.2 Senast 2030 avskaffa alla former av undernäring, bland annat genom att senast 2025 nå de internationellt överenskomna målen i fråga om tillväxthämning och undervikt bland barn under fem år, samt tillgodose tonårsflickors, gravida och ammande kvinnors samt äldre personers näringsbehov. 2.3 Till 2030 fördubbla jordbrukets produktivitet och inkomster för småskaliga livsmedelsproducenter, i synnerhet kvinnor, ursprungsfolk, familjejordbrukare, boskapsskötande nomader samt fiskare, inklusive genom säker och lika tillgång till mark, andra produktionsresurser och insatsvaror, kunskap, finansiella tjänster och marknader samt möjligheter till förädling och sysselsättning utanför jordbruket. 2.4 Senast 2030 uppnå hållbara system för livsmedelsproduktion samt införa motståndskraftiga jordbruksmetoder som ökar produktiviteten och produktionen, som bidrar till att upprätthålla ekosystemen, som stärker förmågan till anpassning till klimatförändringar, extrema väderförhållanden, torka, översvämning och andra katastrofer och som successivt förbättrar mark- och jordkvaliteten. 2.5 Senast 2020 upprätthålla den genetiska mångfalden av fröer, odlade växter, produktionsdjur och tamdjur samt deras besläktade vilda arter, bland annat med hjälp av välskötta och diversifierade frö- och växtbanker på nationell, regional och internationell nivå. Främja tillträde till samt rimlig och rättvis fördelning av de fördelar som uppstår vid användning av genetiska resurser och därmed förknippad traditionell kunskap, i enlighet med internationella avtal. 2.a Öka investeringarna, bland annat genom stärkt internationellt samarbete, i infrastruktur på landsbygden, forsknings- och rådgivningstjänster för jordbruket, teknikutveckling samt genbanker för växter och husdjur i syfte att öka jordbrukets produktionskapacitet i utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna. 2.b Korrigera och förhindra handelsbegränsningar och snedvridningar på världsmarknaderna för jordbruksprodukter, inklusive genom att parallellt avskaffa alla former av exportsubventioner inom jordbruket liksom alla exportåtgärder med motsvarande verkan, i enlighet med mandatet för Doharundan. 2.c Vidta åtgärder för att säkerställa väl fungerande marknader och derivatmarknader för jordbruksråvaror. Underlätta tillgången till aktuell marknadsinformation, inklusive om livsmedelsreserver, i syfte att bidra till att begränsa extrema svängningar i livsmedelspriser Sida 56 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

222 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 3. Hälsa och välbefinnande Delmål 3.1 Till 2030 minska mödradödligheten i världen till mindre än 70 dödsfall per förlossningar med levande barn. 3.2 Senast 2030 säkerställa att inga spädbarn eller barn under fem år dör av orsaker som hade kunnat förebyggas. Alla länder bör sträva efter att minska den neonatala dödligheten till högst tolv dödsfall per levande födda och dödligheten bland barn under fem år till högst 25 dödsfall per levande födda. 3.3 Senast 2030 utrota epidemierna av aids, tuberkulos, malaria och försummade tropiska sjukdomar samt bekämpa hepatit, vattenburna sjukdomar och andra smittsamma sjukdomar. 3.4 Till 2030 genom förebyggande insatser och behandling minska det antal människor som dör i förtid av icke smittsamma sjukdomar med en tredjedel samt främja psykisk hälsa och välbefinnande. 3.5 Stärka insatserna för att förebygga och behandla drogmissbruk, inklusive narkotikamissbruk och skadligt alkoholbruk. 3.6 Till 2020 halvera antalet dödsfall och skador i trafikolyckor i världen. 3.7 Senast 2030 säkerställa att alla har tillgång till sexuell och reproduktiv hälsovård, inklusive familjeplanering, information och utbildning, och att reproduktiv hälsa integreras i nationella strategier och program. 3.8 Åstadkomma allmän hälso- och sjukvård för alla, som även skyddar mot ekonomisk risk, tillgång till grundläggande hälso- och sjukvård av god kvalitet liksom tillgång till säkra, effektiva och ekonomiskt överkomliga grundläggande läkemedel och vaccin av god kvalitet. 3.9 Till 2030 väsentligt minska antalet döds- och sjukdomsfall till följd av skadliga kemikalier samt föroreningar och kontaminering av luft, vatten och mark. 3.a Stärka genomförandet av Världshälsoorganisationens ramkonvention om tobakskontroll i alla länder, där så är lämpligt. 3.b Stödja forskning om och utveckling av vaccin och läkemedel mot de smittsamma och icke-smittsamma sjukdomar som i första hand drabbar utvecklingsländer. Sörja för tillgång till ekonomiskt överkomliga grundläggande läkemedel och vaccin, i enlighet med Doha-deklarationen om TRIPSavtalet och folkhälsa, i vilken det bekräftas att utvecklingsländerna har rätt att fullt ut utnyttja den flexibilitet som avtalet om handelsrelaterade aspekter av immaterialrätter erbjuder för att skydda folkhälsan och, framför allt, säkerställa att alla har tillgång till läkemedel. 3.c Väsentligt stärka finansieringen av hälso- och sjukvården liksom insatserna för att rekrytera, utveckla, utbilda och behålla hälso- och sjukvårdspersonal i utvecklingsländerna, särskilt i de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling. 3.d Stärka alla länders, i synnerhet utvecklingsländernas, kapacitet när det gäller tidig varning, riskreducering och hantering av nationella och globala hälsorisker. Sida 57 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

223 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 4. God utbildning för alla Delmål 4.1 Senast 2030 säkerställa att alla flickor och pojkar fullbordar avgiftsfri och likvärdig grundskole- och gymnasieutbildning av god kvalitet som leder till relevanta och ändamålsenliga kunskaper. 4.2 Senast 2030 säkerställa att alla flickor och pojkar har tillgång till förskola av god kvalitet som ger omvårdnad och förbereder dem för att börja grundskolan. 4.3 Senast 2030 säkerställa alla kvinnor och män lika tillgång till yrkesutbildning och eftergymnasial utbildning, inklusive högskoleutbildning, av god kvalitet till en överkomlig kostnad. 4.4 Till 2030 väsentligen öka det antal ungdomar och vuxna som har relevanta färdigheter, däribland tekniska färdigheter och yrkeskunnande, för sysselsättning, anständigt arbete och entreprenörskap. 4.5 Senast 2030 avskaffa skillnaderna mellan könen inom utbildningsområdet och säkerställa lika tillgång till utbildning och yrkesutbildning på alla nivåer för utsatta personer, inklusive personer med funktionsnedsättning, ursprungsfolk och barn som lever under utsatta förhållanden. 4.6 Senast 2030 säkerställa att alla ungdomar och en väsentlig andel av alla vuxna både män och kvinnor lär sig läsa, skriva och räkna. 4.7 Senast 2030 säkerställa att alla studerande får de kunskaper och färdigheter som behövs för att främja en hållbar utveckling, bland annat genom utbildning för hållbar utveckling och hållbara livsstilar, mänskliga rättigheter, jämställdhet, främjande av en kultur av fred, icke-våld och globalt medborgarskap samt värdesättande av kulturell mångfald och kulturens bidrag till hållbar utveckling. 4.a Bygga och förbättra utbildningsmiljöer som är anpassade för barn och personer med funktionsnedsättning, samt tar hänsyn till jämställdhetsaspekter och därmed erbjuder en trygg, fredlig, inkluderande och ändamålsenlig lärandemiljö för alla. 4.b Till 2020 väsentligen öka antalet stipendier i världen som kan sökas av personer från utvecklingsländer, i synnerhet de minst utvecklade länderna, små önationer under utveckling och afrikanska länder, för studier inom högre utbildning, inklusive yrkesutbildning samt informations- och kommunikationstekniska, tekniska, ingenjörsvetenskapliga och naturvetenskapliga program, i utvecklade länder och andra utvecklingsländer. 4.c Till 2030 väsentligen öka tillgången på utbildade lärare, bland annat genom internationellt samarbete kring lärarutbildning i utvecklingsländerna, särskilt de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling. Sida 58 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

224 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 5. Jämställdhet Delmål 5.1 Avskaffa alla former av diskriminering av alla kvinnor och flickor överallt. 5.2 Avskaffa alla former av våld mot alla kvinnor och flickor i det offentliga och privata rummet, inklusive människohandel, sexuellt utnyttjande och andra typer av exploatering. 5.3 Avskaffa alla skadliga sedvänjor, såsom barnäktenskap, tidiga äktenskap och tvångsäktenskap samt kvinnlig könsstympning. 5.4 Erkänna och värdesätta obetalt omsorgs- och hushållsarbete genom att tillhandahålla offentliga tjänster, infrastruktur och socialt skydd samt genom att främja delat ansvar inom hushållet och familjen, i enlighet med vad som är nationellt lämpligt. 5.5 Tillförsäkra kvinnor fullt och faktiskt deltagande och lika möjligheter till ledarskap på alla beslutsnivåer i det politiska, ekonomiska och offentliga livet. 5.6 Säkerställa allmän tillgång till sexuell och reproduktiv hälsa och reproduktiva rättigheter i enlighet med överenskommelserna i handlingsprogrammet från den internationella konferensen om befolkning och utveckling, Pekingplattformen samt slutdokumenten från respektive översynskonferenser. 5.a Genomföra reformer för att ge kvinnor lika rätt till ekonomiska resurser, möjlighet att äga och kontrollera mark och andra former av egendom samt tillgång till finansiella tjänster, arv och naturresurser, i enlighet med nationell lagstiftning. 5.b Öka användningen av gynnsam teknik, i synnerhet informations- och kommunikationsteknik, för att främja kvinnors egenmakt. 5.c Anta och stärka välgrundad politik och genomförbar lagstiftning för att främja jämställdhet och öka alla kvinnors och flickors egenmakt på alla nivåer. Sida 59 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

225 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 6. Rent vatten och sanitet Delmål 6.1 Senast 2030 uppnå allmän och rättvis tillgång till säkert och ekonomiskt överkomligt dricksvatten för alla. 6.2 Senast 2030 säkerställa att alla har tillgång till fullgod och rättvis sanitet och hygien och att ingen behöver uträtta sina behov utomhus. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt behoven hos kvinnor och flickor samt människor i utsatta situationer. 6.3 Till 2030 förbättra vattenkvaliteten genom att minska föroreningar, stoppa dumpning och minimera utsläpp av farliga kemikalier och material, halvera andelen obehandlat avloppsvatten och väsentligt öka återvinningen och en säker återanvändning globalt. 6.4 Till 2030 väsentligt effektivisera vattenanvändningen inom alla sektorer samt säkerställa hållbara uttag och en hållbar försörjning med sötvatten för att angripa vattenbristen och väsentligt minska det antal människor som lider av vattenbrist. 6.5 Senast 2030 genomföra en integrerad förvaltning av vattenresurser på alla nivåer, när så är lämpligt genom gränsöverskridande samarbete. 6.6 Senast 2020 skydda och återställa de vattenrelaterade ekosystemen, däribland berg, skogar, våtmarker, floder, akviferer och sjöar. 6.a Till 2030 utöka det internationella samarbetet och stödet för kapacitetsuppbyggnad till utvecklingsländerna inom vatten- och sanitetsrelaterade verksamheter och program, inklusive genom tekniker för vatteninsamling, avsaltning, vatteneffektivitet, rening av avloppsvatten, återvinning och återanvändning. 6.b Stödja och stärka lokalsamhällenas deltagande i arbetet med att förbättra vatten- och sanitetshanteringen. Sida 60 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

226 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 7. Hållbar energi för alla Delmål 7.1 Senast 2030 säkerställa allmän tillgång till ekonomiskt överkomliga, tillförlitliga och moderna energitjänster. 7.2 Till 2030 väsentligen öka andelen förnybar energi i den globala energimixen. 7.3 Till 2030 fördubbla den globala förbättringstakten vad gäller energieffektivitet. 7.a Till 2030 stärka det internationella samarbetet för att underlätta tillgång till forskning och teknik inom ren energi, inklusive förnybar energi, energieffektivitet samt avancerad och renare fossilbränslebaserad teknik, samt främja investeringar i energiinfrastruktur och ren energiteknik. 7.b Till 2030 bygga ut infrastrukturen och uppgradera tekniken för att leverera moderna och hållbara energitjänster till alla i utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling. Sida 61 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

227 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 8. Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Delmål 8.1 Upprätthålla ekonomisk tillväxt per capita i enlighet med nationella förhållanden och i synnerhet en BNP-tillväxt på minst 7 procent per år i de minst utvecklade länderna. 8.2 Uppnå högre ekonomisk produktivitet genom diversifiering, teknisk uppgradering och innovation, bland annat genom att fokusera på sektorer med högt förädlingsvärde och hög arbetsintensitet. 8.3 Främja utvecklingsinriktad politik som stödjer produktiv verksamhet, skapande av anständiga arbetstillfällen, företagande, kreativitet och innovation samt uppmuntra att mikroföretag liksom små och medelstora företag växer och blir en del av den formella ekonomin, bland annat genom tillgång till finansiella tjänster. 8.4 Fram till 2030 successivt förbättra den globala resurseffektiviteten i konsumtionen och produktionen samt sträva efter att bryta sambandet mellan ekonomisk tillväxt och miljöförstöring, i enlighet med det tioåriga ramverket för hållbar konsumtion och produktion, med de utvecklade länderna i täten. 8.5 Senast 2030 uppnå full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla kvinnor och män, inklusive ungdomar och personer med funktionsnedsättning, samt lika lön för likvärdigt arbete. 8.6 Till 2020 väsentligt minska den andel ungdomar som varken arbetar eller studerar. 8.7 Vidta omedelbara och effektiva åtgärder för att avskaffa tvångsarbete, modernt slaveri och människohandel och säkra att de värsta formerna av barnarbete, inklusive rekrytering och användning av barnsoldater, förbjuds och upphör. Avskaffa alla former av barnarbete senast Skydda arbetstagarnas rättigheter och främja en trygg och säker arbetsmiljö för alla arbetstagare, inklusive arbetskraftsinvandrare, i synnerhet kvinnliga migranter, och människor i otrygga anställningar. 8.9 Senast 2030 utarbeta och genomföra politik för hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter Stärka de inhemska finansinstitutens kapacitet att främja och utöka tillgången till bank- och försäkringstjänster samt finansiella tjänster för alla. 8.a Öka det handelsrelaterade stödet (Aid for Trade) till utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna, bland annat genom det förstärkta integrerade ramverket för handelsrelaterat tekniskt bistånd till de minst utvecklade länderna (Enhanced Integrated Framework for Traderelated technical Assistance to Least Developed Countries). 8.b Senast 2020 utarbeta och börja tillämpa en global strategi för ungdomssysselsättning samt genomföra Internationella arbetsorganisationens globala sysselsättningspakt. Sida 62 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

228 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 9. Hållbar industri, innovationer och infrastruktur Delmål 9.1 Bygga ut tillförlitlig, hållbar och motståndskraftig infrastruktur av hög kvalitet, inklusive regional och gränsöverskridande infrastruktur, för att stödja ekonomisk utveckling och människors välbefinnande, med fokus på ekonomiskt överkomlig och rättvis tillgång för alla. 9.2 Verka för en inkluderande och hållbar industrialisering. Till 2030 avsevärt öka industrins andel av sysselsättning och BNP, i enlighet med nationella förhållanden, och fördubbla denna andel i de minst utvecklade länderna. 9.3 Öka tillgången för småskaliga industriföretag och andra företag, i synnerhet i utvecklingsländerna, till finansiella tjänster, inklusive överkomliga krediter, samt deras integrering i värdekedjor och marknader. 9.4 Till 2030 rusta upp infrastrukturen och anpassa industrin för att göra dem hållbara, med effektivare resursanvändning och fler rena och miljövänliga tekniker och industriprocesser. Alla länder vidtar åtgärder i enlighet med sina respektive förutsättningar. 9.5 Förbättra den vetenskapliga forskningen och industrisektorernas tekniska kapacitet i alla länder, i synnerhet utvecklingsländerna, bland annat genom att till 2030 uppmuntra innovation och väsentligt öka det antal personer som arbetar med forskning och utveckling per 1 miljon människor liksom de offentliga och privata utgifterna för forskning och utveckling. 9.a Främja utbyggnad av hållbar och motståndskraftig infrastruktur i utvecklingsländerna genom ökat finansiellt, teknologiskt och tekniskt stöd till afrikanska länder, de minst utvecklade länderna, kustlösa utvecklingsländer och små önationer under utveckling. 9.b Stödja inhemsk teknikutveckling, forskning och innovation i utvecklingsländerna, inklusive genom att säkerställa en gynnsam policymiljö för exempelvis industriell diversifiering och förädling av råvaror. 9.c Väsentligt öka tillgången till informations- och kommunikationsteknik samt eftersträva allmän och ekonomiskt överkomlig tillgång till internet i de minst utvecklade länderna senast Sida 63 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

229 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 10. Minskad ojämlikhet Delmål 10.1 Till 2030 successivt uppnå och upprätthålla en inkomsttillväxt högre än det nationella genomsnittet för de 40 procent av befolkningen som har lägst inkomst Till 2030 möjliggöra och verka för att alla människor, oavsett ålder, kön, funktionsnedsättning, ras, etnicitet, ursprung, religion eller ekonomisk eller annan ställning, blir inkluderade i det sociala, ekonomiska och politiska livet Säkerställa lika möjligheter och minska förekomsten av ojämlika utfall, bland annat genom att avskaffa diskriminerande lagstiftning, politik och praxis och främja lagstiftning, politik och åtgärder av lämpligt slag i detta hänseende Besluta om politik, särskilt finans-, löne- och socialskyddspolitik, och successivt uppnå ökad jämlikhet Förbättra regleringen och övervakningen av globala finansmarknader och finansinstitut samt stärka genomförandet av sådana regleringar Säkra stärkt representation och röst till utvecklingsländer i beslutsfattandet i globala internationella ekonomiska och finansiella institutioner i syfte att göra dessa mer effektiva, trovärdiga, ansvarsskyldiga och legitima Underlätta en ordnad, säker, reglerad och ansvarsfull migration och rörlighet av personer, inklusive genom planerad och väl fungerande migrationspolitik. 10.a Genomföra principen om särskild och differentierad behandling för utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna, i enlighet med Världshandelsorganisationens avtal. 10.b Uppmuntra offentligt utvecklingsbistånd och finansiella flöden, inklusive utländska direktinvesteringar, till de stater där behovet är som störst, i synnerhet de minst utvecklade länderna, afrikanska länder, små önationer under utveckling samt kustlösa utvecklingsländer, i enlighet med deras nationella planer och program. 10.c Senast 2030 minska transaktionskostnaderna för migranters remitteringar till mindre än 3 procent samt avskaffa remitteringskorridorer där kostnaderna överstiger 5 procent. Sida 64 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

230 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 11. Hållbara städer och samhällen Delmål 11.1 Senast 2030 säkerställa tillgång för alla till fullgoda, säkra och ekonomiskt överkomliga bostäder och grundläggande tjänster samt rusta upp slumområden Senast 2030 tillhandahålla tillgång till säkra, ekonomiskt överkomliga, tillgängliga och hållbara transportsystem för alla. Förbättra trafiksäkerheten, särskilt genom att bygga ut kollektivtrafiken, med särskild uppmärksamhet på behoven hos människor i utsatta situationer, kvinnor, barn, personer med funktionsnedsättning samt äldre personer Till 2030 verka för en inkluderande och hållbar urbanisering samt förbättra kapaciteten för deltagandebaserad, integrerad och hållbar planering och förvaltning av bosättningar i alla länder Stärka insatserna för att skydda och trygga världens kultur- och naturarv Till 2030 väsentligt minska antalet dödsfall och antalet människor som drabbas av katastrofer, inklusive vattenrelaterade katastrofer. Även tillse att de direkta ekonomiska förlusterna till följd av sådana katastrofer, i form av lägre global BNP, minskar väsentligt. Särskilt fokus bör ligga på att skydda de fattiga och människor i utsatta situationer Till 2030 minska städernas negativa miljöpåverkan per person, bland annat genom att ägna särskild uppmärksamhet åt luftkvalitet samt hantering av kommunalt och annat avfall Senast 2030 tillhandahålla universell tillgång till säkra, inkluderande och tillgängliga grönområden och offentliga platser, i synnerhet för kvinnor och barn, äldre personer och personer med funktionsnedsättning. 11.a Främja positiva ekonomiska, sociala och miljömässiga kopplingar mellan stadsområden, stadsnära områden och landsbygdsområden genom att stärka den nationella och regionala utvecklingsplaneringen. 11.b Till 2020 väsentligen öka det antal städer och samhällen som antar och genomför integrerade strategier och planer för inkludering, resurseffektivitet, begränsning av och anpassning till klimatförändringarna och motståndskraft mot katastrofer samt utveckla och genomföra, i linje med Sendai-ramverket för katastrofriskreducering , en samlad katastrofriskhantering på alla nivåer. 11.c Stödja de minst utvecklade länderna, inklusive genom finansiellt och tekniskt bistånd, att bygga hållbara och motståndskraftiga byggnader av lokala material. Sida 65 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

231 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 12. Hållbar konsumtion och produktion Delmål 12.1 Genomföra det tioåriga ramverket för hållbara konsumtions- och produktionsmönster*. Alla länder vidtar åtgärder, med de utvecklade länderna i täten och med hänsyn tagen till utvecklingsländernas utveckling och förutsättningar Senast 2030 uppnå en hållbar förvaltning och ett effektivt nyttjande av naturresurser Till 2030, halvera det globala matsvinnet per person i butik- och konsumentledet, och minska matsvinnet längs hela livsmedelskedjan, även förlusterna efter skörd Senast 2020 uppnå miljövänlig hantering av kemikalier och alla typer av avfall under hela deras livscykel, i enlighet med överenskomna internationella ramverket, samt avsevärt minska utsläppen av dem i luft, vatten och mark i syfte att minimera deras negativa konsekvenser för människors hälsa och miljön Till 2030 väsentligt minska mängden avfall genom åtgärder för att förebygga, minska, återanvända och återvinna avfall Uppmuntra företag, särskilt stora och multinationella företag, att införa hållbara metoder och att integrera hållbarhetsinformation i sin rapporteringscykel Främja hållbara offentliga upphandlingsmetoder, i enlighet med nationell politik och nationella prioriteringar Senast 2030 säkerställa att människor överallt har den information och medvetenhet som behövs för en hållbar utveckling och livsstilar i harmoni med naturen. 12.a Stödja utvecklingsländerna att stärka sin vetenskapliga och tekniska kapacitet att utvecklas i riktning mot mer hållbarar konsumtions- och produktionsmönster. 12.b Utveckla och genomföra verktyg för att övervaka hur en hållbar utveckling påverkar en hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter. 12.c Rationalisera ineffektiva subventioner av fossila bränslen som uppmuntrar till slösaktig konsumtion genom att undanröja snedvridningar på marknaden, i enlighet med nationella förhållanden. Detta kan till exempel omfatta att omstrukturera beskattningen och avveckla eventuella skadliga subventioner för att avspegla deras effekter på miljön. En sådan politik måste ta full hänsyn till utvecklingsländernas särskilda behov och förhållanden och minimera eventuella negativa effekter på deras utveckling på ett sätt som skyddar de fattiga och de berörda samhällena. *The 10-year framework of programmes on sustainable consumption and production patterns (10YFP) is a global framework of action to enhance international cooperation to accelerate the shift towards sustainable consumption and production (SCP) in both developed and developing countries. Sida 66 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

232 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 13. Bekämpa klimatförändringen Delmål 13.1 Stärka motståndskraften mot och förmågan till anpassning till klimatrelaterade faror och naturkatastrofer i alla länder Integrera klimatåtgärder i politik, strategier och planering på nationell nivå Förbättra utbildningen, medvetenheten och den mänskliga och institutionella kapaciteten vad gäller begränsning av klimatförändringarna, klimatanpassning, begränsning av klimatförändringarnas konsekvenser samt tidig varning. 13.a Fullfölja det åtagande som de utvecklade länder som är parter i Förenta Nationernas ramkonvention om klimatförändringar gjort gällande en målsättning att till 2020 gemensamt mobilisera 100 miljarder US-dollar årligen från alla typer av källor för att tillgodose utvecklingsländernas behov vad gäller meningsfulla begränsningsåtgärder och insyn i genomförandet samt så snart som möjligt finansiera och operationalisera den gröna klimatfonden fullt ut. 13.b Främja mekanismer för att höja förmågan till effektiv klimatrelaterad planering och förvaltning i de minst utvecklade länderna, med särskilt fokus på kvinnor, ungdomar samt lokala och marginaliserade samhällen. Sida 67 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

233 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 14. Hav och marina resurser Delmål 14.1 Till 2025 förebygga och avsevärt minska alla slags föroreningar i havet, i synnerhet från landbaserad verksamhet, inklusive marint skräp och tillförsel av näringsämnen Senast 2020 förvalta och skydda marina och kustnära ekosystem på ett hållbart sätt för att undvika betydande negativa konsekvenser, bland annat genom att stärka deras motståndskraft, samt vidta åtgärder för att återställa dem i syfte att uppnå friska och produktiva hav Minimera och åtgärda med havsförsurningens konsekvenser, bland annat genom ökat vetenskapligt samarbete på alla nivåer Senast 2020 införa en effektiv fångstreglering och stoppa överfiske, olagligt, orapporterat och oreglerat fiske liksom destruktiva fiskemetoder samt genomföra vetenskapligt baserade förvaltningsplaner i syfte att återställa fiskbestånden så snabbt som möjligt, åtminstone till de nivåer som kan producera maximalt hållbart uttag, fastställt utifrån deras biologiska egenskaper Senast 2020 skydda minst 10 procent av kust- och havsområdena, i överensstämmelse med nationell och internationell rätt och på grundval av bästa tillgängliga vetenskapliga rön Senast 2020 förbjuda vissa former av fiskesubventioner som bidrar till överkapacitet och överfiske, avskaffa subventioner som bidrar till olagligt, orapporterat och oreglerat fiske och avstå från att införa nya sådana subventioner, med erkännande av att en ändamålsenlig och effektiv särskild och differentierad behandling av utvecklingsländerna och de minst utvecklade länderna bör vara en integrerad del av förhandlingarna om fiskesubventioner i Världshandelsorganisationen.[1] 14.7 Till 2030 öka den ekonomiska nyttan för små önationer under utveckling och de minst utvecklade länderna av ett hållbart nyttjande av marina resurser, bland annat genom en hållbar förvaltning av fiske, vattenbruk och turism. 14.a Öka den vetenskapliga kunskapen, utveckla forskningskapaciteten och överföra havsteknik, med hänsyn tagen till den mellanstatliga oceanografiska kommissionens kriterier och riktlinjer för överföring av havsteknik (Criteria and Guidelines on the Transfer of Marine Technology), i syfte att skapa friskare hav och öka den marina biologiska mångfaldens bidrag till utvecklingen i utvecklingsländerna, i synnerhet i små önationer under utveckling och de minst utvecklade länderna. 14.b Säkerställa tillträde för småskaliga icke-industriella fiskare till marina resurser och marknader. 14.c Stärka bevarandet och hållbart nyttjande av haven och havsresurserna genom att genomföra internationell rätt, såsom den kommer till uttryck i Förenta Nationernas havsrättskonvention (UNCLOS), som utgör den rättsliga ramen för bevarande och hållbart nyttjande av hav och havsresurser, vilket erinras om i punkt 158 i slutdokumentet The Future We Want från Förenta Nationernas konferens om hållbar utveckling (Rio+20). [1] Med beaktande av pågående förhandlingar i Världshandelsorganisationen, utvecklingsagendan från Doha och mandatet från ministermötet i Hongkong. Sida 68 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

234 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 15. Ekosystem och biologisk mångfald Delmål 15.1 Till 2020 bevara, återställa och hållbart använda ekosystem på land och i sötvatten och deras ekosystemtjänster, särskilt skogar, våtmarker, berg och torra områden, i enlighet med de skyldigheter som anges i internationella överenskommelser Till 2020 främja genomförandet av hållbart brukande av alla typer av skogar, stoppa avskogningen, återställa utarmade skogar och kraftigt öka nybeskogningen och återbeskogningen i hela världen Till 2030 bekämpa ökenspridning, återställa förstörd mark och jord, inklusive mark som drabbats av ökenspridning, torka och översvämningar, samt sträva efter att uppnå en värld utan nettoförstöring av mark Senast 2030 säkerställa att bevara bergsekosystemen, inklusive deras biologiska mångfald, i syfte att öka deras förmåga att producera nytta som behövs för en hållbar utveckling Vidta omedelbara och betydande åtgärder för att minska förstörelsen av naturliga livsmiljöer, hejda förlusten av biologisk mångfald och senast 2020 skydda och förebygga utrotning av hotade arter Främja en rimlig och rättvis fördelning av den nytta som uppstår vid användning av genetiska resurser samt lämpligt tillträde till sådana resurser, i enlighet med internationella avtal Vidta omedelbara åtgärder för att stoppa tjuvjakt på och handel med skyddade djur- och växtarter och inrikta åtgärderna på både utbudet av och efterfrågan på olagliga produkter från vilda djur och växter Senast 2020 införa åtgärder för att förhindra införseln av invasiva främmande arter och avsevärt minska deras påverkan på land- och vattenekosystem samt kontrollera eller utrota prioriterade arter Senast 2020 integrera ekosystemens och den biologiska mångfaldens värden i nationella och lokala planerings- och utvecklingsprocesser, strategier för fattigdomsminskning samt räkenskaper. 15.a Mobilisera och väsentligt öka de finansiella resurserna från alla källor för att bevara och hållbart nyttja den biologiska mångfalden och ekosystemen. 15.b Mobilisera betydande resurser från alla källor och på alla nivåer för att finansiera hållbart brukande av skogar och ge utvecklingsländerna lämpliga incitament att utveckla ett sådant bruk, inklusive för bevarande och återbeskogning. 15.c Öka det globala stödet till insatser för att bekämpa tjuvjakt på och illegal handel med skyddade arter, inklusive genom att öka möjligheterna till en hållbar försörjning i lokalsamhällena. Sida 69 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

235 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 16. Fredliga och inkluderande samhällen Delmål 16.1 Avsevärt minska alla former av våld och dödligt våld överallt Eliminera övergrepp, utnyttjande, människohandel och alla former av våld eller tortyr mot barn Främja rättssäkerheten på nationell och internationell nivå samt säkerställa lika tillgång till rättvisa för alla Till 2030 avsevärt minska de olagliga finansiella flödena och vapenflödena, öka möjligheterna att återvinna och återfå stulna tillgångar samt bekämpa alla former av organiserad brottslighet Väsentligt minska alla former av korruption och mutor Bygga upp effektiva och transparenta institutioner med ansvarsutkrävande på alla nivåer Säkerställa ett lyhört, inkluderande, deltagandebaserat och representativt beslutsfattande på alla nivåer Utvidga och stärka utvecklingsländernas deltagande i institutionerna för global styrning Senast 2030 tillhandahålla juridisk identitet för alla, inklusive födelseregistrering Säkerställa allmän tillgång till information och skydda grundläggande friheter, i enlighet med nationell lagstiftning och internationella avtal. 16.a Stärka berörda nationella institutioner, bland annat genom internationellt samarbete, i syfte att bygga upp kapacitet på alla nivåer, i synnerhet i utvecklingsländerna, för att förebygga våld och bekämpa terrorism och brottslighet. 16.b Verka för och genomdriva icke-diskriminerande lagstiftning och politik för en hållbar utveckling. Sida 70 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

236 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 17. Genomförande och globalt partnerskap Delmål Finansiering 17.1 Stärka den inhemska resursmobiliseringen, inklusive genom internationellt stöd till utvecklingsländerna, för att förbättra den inhemska kapaciteten att ta upp skatter och andra intäkter De utvecklade länderna ska fullt ut fullfölja sina åtaganden i fråga om offentligt utvecklingsbistånd, inklusive många utvecklade länders åtagande att nå målet att ge 0,7 procent av BNI till utvecklingsländer och 0,15 0,20 procent av BNI till de minst utvecklade länderna. De länder som ger offentligt utvecklingsbistånd uppmanas att överväga att fastställa ett mål om att ge minst 0,20 procent av BNI till de minst utvecklade länderna Mobilisera additionella finansiella resurser till utvecklingsländerna från många olika källor Bistå utvecklingsländerna att uppnå en långsiktigt hållbar skuldsättning genom en samordnad politik som syftar till att, när så är lämpligt, främja skuldfinansiering, skuldlättnad och skuldomstrukturering samt åtgärda kraftigt skuldtyngda fattiga länders utlandsskuld för att minska skuldbördan Anta och genomföra investeringsfrämjande regleringar för de minst utvecklade länderna. Teknologi 17.6 Stärka nord syd-samarbetet, syd syd-samarbetet och det regionala och internationella trepartssamarbetet kring och tillgången till vetenskap, teknik och innovation samt öka kunskapsutbytet på gemensamt överenskomna villkor, inklusive genom förbättrad samordning mellan befintliga mekanismer, i synnerhet på FN-nivå, och genom en global mekanism för teknikfrämjande Främja utveckling, överföring och spridning av miljövänlig teknik till utvecklingsländerna på gynnsamma villkor, inklusive koncessions- och förmånsvillkor, på villkor som överenskommits mellan parterna Senast 2017 fullt ut operationaliserat teknikbanken och mekanismen för kapacitetsuppbyggnad inom vetenskap, teknik och innovation för de minst utvecklade länderna samt öka användningen av gynnsam teknik, i synnerhet informations- och kommunikationsteknik. Kapacitetsuppbyggnad 17.9 Öka det internationella stödet för genomförande av effektiv och riktad kapacitetsuppbyggnad i utvecklingsländerna till stöd för nationella planer för att genomföra alla målen för hållbar utveckling, inklusive genom samarbete nord syd och syd syd samt trepartssamarbete. Sida 71 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

237 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 17. Genomförande och globalt partnerskap Delmål Handel Främja ett universellt, regelbaserat, öppet, icke-diskriminerande och rättvist multilateralt handelssystem inom ramen för Världshandelsorganisationen, inklusive genom att slutföra förhandlingarna enligt utvecklingsagendan från Doha Avsevärt öka utvecklingsländernas export, i synnerhet i syfte att fördubbla de minst utvecklade ländernas andel av den globala exporten till Se till att alla de minst utvecklade länderna inom fastställda tidsramar bereds varaktigt tull- och kvotfritt marknadstillträde, i överensstämmelse med Världshandelsorganisationens beslut, inklusive genom att säkerställa att preferentiella ursprungsregler som gäller för import från de minst utvecklade länderna är genomblickbara och enkla, samt bidra till att underlätta marknadstillträde. Systemfrågor: Politisk och institutionell samstämmighet Öka den makroekonomiska stabiliteten i världen, bland annat genom politisk samordning och samstämmig politik Föra en mer samstämmig politik för hållbar utveckling Respektera varje lands politiska handlingsutrymme och ledarskap att fastställa och genomföra politik för fattigdomsutrotning och hållbar utveckling. Systemfrågor: Partnerskap mellan flera parter Stärka det globala partnerskapet för hållbar utveckling och komplettera det med partnerskap mellan flera parter som mobiliserar och utbyter kunskap, expertis, teknik och finansiella resurser, för att bidra till att målen för hållbar utveckling nås i alla länder, i synnerhet utvecklingsländer Uppmuntra och främja effektiva offentliga och offentlig-privata partnerskap samt partnerskap inom det civila samhället vilka bygger på erfarenheterna från andra partnerskap och deras finansieringsstrategier. Systemfrågor: Data, övervakning och ansvarsskyldighet Till 2020 öka stödet för kapacitetsuppbyggnad till utvecklingsländerna, inklusive de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling, för att avsevärt öka tillgången på aktuella och tillförlitliga uppgifter av hög kvalitet, uppdelade efter inkomst, kön, ålder, ras, etnicitet, migrationsstatus, funktionsnedsättning, geografisk plats och andra nationellt relevanta aspekter Till 2030 bygga vidare på befintliga initiativ för att utveckla mått på framsteg som görs mot hållbar utveckling som kompletterar BNP samt stödja uppbyggnad av statistisk kapacitet i utvecklingsländerna. Sida 72 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

238 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Källförteckning Styrdokument antagna av regionfullmäktige Budget 2016 Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen Bolagspolicy Finansiell strategi Handlingsplan får implementering av CEMR-deklarationen Handlingsplan får implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen år Hälso- och sjukvårdens utvecklingsstrategi Inköpspolicy Internationell policy IS/IT-strategi Klimatstrategi Kommunikationspolicy Kompetensförsörjningspolicy Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2013 Krishanteringsplan Kulturstrategi Lönepolicy Maritim strategi för Västra Götaland Miljöpolicy Miljöprogram Personalvision 2021 Policy för föreningsbidrag Policy för hälsa och arbetsmiljö Policy för jämställdhet och mångfald Policy för mänskliga rättigheter Regional plan för transportinfrastruktur i Västra Götaland Regional strategi får säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionen Regional utvecklinsplan för barn- och ungdomspsykiatrin Regional utvecklingsplan för vuxenpsykiatri Regional utvecklingsstrategi för tandvård Regionalt serviceprogram i Västra Götaland Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland Regiongemensamma prioriteringar Reglemente för informationssäkerhet Resepolicy Riktlinjer för medlemskap i föreningar och organisationer Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland Solenergiplan för Västra Götalandsregionen Säkerhetspolicy Vision Västra Götaland Vårdval Rehabilitering inom primärvården Västra Götaland Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland Sida 73

239 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Källförteckning Riktlinjer fastställda av regionstyrelsen Västra Götalandsregionens plattform Västra Götalandsregionens plattform samt utgångspunkter för identitetsutvecklingsarbetet Principer och riktlinjer för reklam, sponsring m.m. Partipolitisk information och verksamhet i Västra Götalandsregionens lokaler Beslut om att hänvisa till kollektivtrafiktider vid möten, konferenser etc. Policy/riktlinjer för barnperspektivet inom vuxensjukvården Regiongemensamma riktlinjer om dofter och tobaksrök Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation Tillgängliga och användbara miljöer, riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet Sida 74

240 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen 1 (1) Slutrapport Datum DiarienummerRS Västra Götalandsregionen Koncernstab regional utveckling Handläggare:Viveca Reimers Telefon: Kommentar till rapporten Gap -analys hållbarhet VästraGötalandsregionen (VGR) har högaambitioneravseendehållbar utvecklingoch har kartlagtverksamheternas arbetemed hållbarutveckling såsom det beskrivsi budget2016 och övergripandestyrdokumenti relation till FNs hållbarhetsmåloch den internationellastandardenför hållbarutveckling,iso Uppdragethar ocksåomfattaten analysav VGRs årsredovisning2015 mot de krav som ställs på statligabolag,storaföretagoch företagav allmäntintresse avseendehållbarhetsredovisning. Syftet med uppdragethar varit att ta fram diskussionsunderlag för vidare utvecklingav VGRs arbetemed hållbarutveckling. Uppdragetgenomfördesav konsultföretageternst & Young AB, som färdigställde rapporten Gap-analyshållbarhet Ansvariga tjänstemäninom VGR har inkommit med följandekommentarertill rapportensidentifieradegap: VGR arbetarsedanflera år tillbaka medkravställandeavseendemiljö - och sociala aspektervid upphandling.gällandeinköpspolicyberörendastmiljöhänsyni upphandling.arbete med att uppdaterainköpspolicynpågårunder2016,varför gapetberäknaskunnavara stängtfrån och med2017.den uppdateradepolicyn och tillhöranderiktlinjer kommeratt belysahelahållbarhetso mrådet(miljö, social hänsyn,ekonomi). Styrdokumentenkommerpå ett tydligaresätt än tidigare att definieraarbetssättoch ambitioneri kravställandetkring hållbarhetsfrågor. Besöksnäringen nämnsi styrdokumentsom ett av flera styrkeområdeni Västra Götaland.TuristrådetVästsverigeär VGRs helägdabolagför utveckling av besöksnäringen i regionen.vgr lämnarårliga beställaruppdrag där det strategiskamåletär att strävaefter det hållbarasamhälletmedtillväxt av jobb och företagi hela regionen. Utifrån dessauppdragbeslutarturistrådetsstyrelseom mål och insatsområden som inkluderarhållbarhet.dessadokumentkommerinte med i gap-analysensgenomgångav styrdokumenten. V ästragötalandsmaritima strategipekartydligt på att utvecklingenav de maritima näringarnaskaskeinom ekologiskthållbararamar. VGR har inte ansvarför förvaltning av fiskebestånden, men inom ramenför vårt uppdragskavi setill att utvecklig av de maritima näringarnaskerinom ekologiskthållbararamar såäven vad det gäller utveckling av verksamheterbaseratpå fiskbestånden.sedan kartläggningengjordeshar ett handlingsprogramantagitsför hållbaramaritima näringar(juni 2016)där VGRs insatserspecificerasytterligare. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

241 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Slutlig version

242 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Innehållsförteckning Sida Introduktion 3 FNs mål för hållbar utveckling 5 Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet 6 Kartläggning av FNs mål för hållbar utveckling mot Västra Götalandsregionens verksamhetsområden 12 Identifierade gap 13 ISO 26000: Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet 37 Identifierade gap 41 EU-direktiv avseende redovisning av hållbarhetsinformation 48 Överblick: förslag till ändringar i årsredovisningslagen 49 Analys av Västra Götalandsregionens årsredovisning 2014 mot krav för hållbarhetsinformation 51 Identifierade gap 52 Bilaga 1: FNs mål och delmål för hållbar utveckling 54 Källförteckning 73 Sida 2

243 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Introduktion Bakgrund och syfte Bakgrund och syfte med uppdraget Västra Götalandsregionen (VGR) har höga ambitioner avseende hållbar utveckling och har önskat att kartlägga de områden av hållbar utveckling som regionen arbetar med idag samt vilka som inte omfattas av budget och styrdokument. Utgångspunkten i uppdraget har varit att kartlägga verksamheternas arbete med hållbar utveckling såsom det beskrivs i budget 2016 och övergripande styrdokument i relation till FNs hållbarhetsmål och den internationella standarden för hållbar utveckling, ISO För ISO kartläggningen samlades även kompletterande information i form av intervjuer och skriftliga svar från verksamheten. Uppdraget har också omfattat en analys av VGRs årsredovisning 2015 mot de krav som ställs på statliga bolag, stora företag och företag av allmänt intresse avseende hållbarhetsredovisning. Syftet med uppdraget har varit att ta fram diskussionsunderlag för vidare utveckling av VGRs arbete med hållbar utveckling. Kriterierna i gap-analysen FNs mål för hållbar utveckling: FNs nya agenda för hållbar utveckling, Agenda 2030 med 17 utvecklingsmål strävar till att utrota fattigdom och hunger, minska människans påverkan på klimatet, bekämpa ojämlikheter inom och mellan länder samt bygga fredliga, rättvisa och inkluderande samhällen. Kommuner och landsting har en central roll i implementeringen av agendan och det finns höga förväntningar på kommuner och landsting att bidra till måluppfyllelse genom aktivt arbete med bl.a. miljö- och sociala frågor. Alla 17 utvecklingsmål har ett flertal delmål kopplade till sig som har en direkt eller indirekt bäring på den verksamheten som bedrivs inom VGR. ISO standarden för socialt ansvarstagande: ISO är en internationell standard för socialt ansvarstagande. Standarden ger vägledning i hur organisationer kan anamma och tillämpa grundläggande principer för socialt ansvarstagande i sin verksamhet. Standarden bygger på grundprinciper såsom ansvarsskyldighet, transparens, etiskt uppträdande, respekt för intressenterna, respekt för lagen, efterlevnad av internationella uppförandenormer, miljö samt respekt för mänskliga rättigheter. EU-direktivet avseende redovisning av hållbarhetsinformation: Under hösten 2014 antogs ett direktiv med ändringar i EU:s redovisningsdirektiv beträffande rapporteringen av icke-finansiell information och mångfaldspolicy. Justitiedepartementet tog fram en promemoria (Ds 2014:45) som innehöll förslag till förändringar i bland annat årsredovisningslagen med anledning av direktivet. Enligt förslag ska den icke-finansiella information bl.a. omfatta upplysningar om företagets affärsmodell, den policy som företaget tillämpar i frågorna (miljö, sociala förhållanden, mänskliga rättigheter och anti-korruption), resultatet av policyn, samt de väsentliga risker som är kopplade frågorna. Vid skrivande stund har lagrådsremissen avseende rapporteringen av icke-finansiell information och mångfaldspolicy inte presenterats och eftersom lagförändringarna ska träda i kraft den 1 juli 2016 har ingen redovisningspraxis utvecklats avseende tillämpning av kraven. Analysen som presenteras i detta dokument har således genomförts strikt utifrån beskrivningen i promemorian (Ds 2014:45). Sida 3

244 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Introduktion Metod och genomförande Gap-analys mot FNs mål för hållbar utveckling har bestått av följande delar: Identifiera relevansen av respektive mål för VGR (se s Identifiera relevanta delmål för gap-analysen utifrån VGRs uppdrag. Även delmål inom områden som ligger utanför VGRs uppdrag men där VGR har höga ambitioner har inkluderats i gap-analysen för att ge en helhetsbild av regionens prioriteringar inom hållbar utveckling (se Bilaga 1, s. 54). Genomföra gap-analys mellan de utvalda delmålen och de prioriteringar, mål och åtaganden som återfinns i VGRs styrdokument. Analysen har baserats på att kartlägga och bedöma de områden där VGRs uppdrag och prioriteringar överensstämmer med FNs mål för hållbar utveckling (se s ). En samlad bedömning av gap-analysen presenteras på sida 13. Innehållet i styrdokumenten, genomförandet av prioriteringarna eller ändamålsenlighet i målbilden har inte varit föremål för utvärdering inom ramen för detta uppdrag. Gap-analys mot ISO har bestått av följande delar: Genomföra intervjuer med relevanta tjänstemän inom VGRs verksamhet om arbetssätt, rutiner och processer inom de huvudområden för socialt ansvarstagande som ISO standarden omfattar Utifrån intervjuer och övergripande styrdokument kartlägga de områden för socialt ansvarstagande som VGR arbetar inom idag samt de områden där det finns utrymme för utveckling. Analysen har inte haft som syfte att utvärdera eller bedöma VGRs arbetssätt och rutiner, enbart kartlägga om dessa överensstämmer med de områden som omfattas av ISO standarden. (se s ) Information i form av intervjuer och skriftliga svar har samlats från olika delar av VGRs verksamhet, bl.a. koncernstaberna för Regional Utveckling Koncerninköp, HR, Kommunikation, Näringslivsavdelning och Avdelningen för mänskliga rättigheter. Gap-analys mot EU-direktivet avseende redovisning av hållbarhetsinformation har bestått av följande delar: Identifiera de mest relevanta kraven avseende redovisning av hållbarhetsinformation (se s ) Kartläggning och bedömning av de upplysningar som lämnas i VGRs årsredovisning 2015 avseende hållbarhet mot kraven i EU-direktivet (se s ) I bedömningen har bara de upplysningar beaktats som lämnas i årsredovisningen Exempelvis har bedömningen inte handlat om huruvida en policy finns eller ett måluppfyllts, bara om information om dessa lämnas i årsredovisningen. Eftersom ingen redovisningspraxis finns i nuläget inom detta område har analysen baserats på en strikt tolkning av kraven. Detta innebär exempelvis att kravet avseende redovisning av väsentliga risker har tolkats som att det bör av redovisningen framgå om en riskbedömning har genomförts och slutsatser av dessa bör beskrivas. Sida 4

245 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling 17 globala mål för hållbar utveckling

246 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG01 Ingen fattigdom: avskaffa all form av fattigdom överallt Beskrivning Att utrota fattigdomen är en grundläggande förutsättning för att uppnå människors fulla åtnjutande av de mänskliga rättigheterna. Det är viktigt att alla länder inkluderas oavsett deras ekonomiska status, då fattiga människor även finns i rika och medelinkomstländer. Betydelse för VGR VGR har en viktig roll i att skapa förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen och tillhandahålla grundläggande tjänster till alla. VGR verkar också för att regionen får ett utökat ansvar för arbetsmarknadspolitiken, vilket skulle skapa goda förutsättningar för att bekämpa fattigdom i regionen. SDG02 Ingen hunger: avskaffa hunger, uppnå tryggad livsmedelsförsörjning, uppnå en bättre kosthållning och främja ett hållbart jordbruk Beskrivning Tillgång till tillräcklig och näringsriktig mat är en mänsklig rättighet, som varje stat har en skyldighet att tillförsäkra sina medborgare. I dag lever omkring 850 miljoner människor i världen i hunger. Betydelse för VGR Genom hälso- och sjukvården bidrar VGR till att förbättra levnadsvanor. I tillägg har VGR en viktig roll när det gäller livsmedelsförsörjning och att skapa förutsättningar för ett hållbart jordbruk. SDG03 Hälsa och välbefinnande: säkerställa att alla kan leva ett hälsosamt liv och verka för alla människors välbefinnande i alla åldrar Beskrivning God hälsa är en grundläggande förutsättning för människors möjlighet att nå sin fulla potential och att bidra till samhällets utveckling. Investeringar i hälsa genom till exempel hälso- och sjukvårdssystem är en återinvestering i samhällets utveckling i stort. Betydelse för VGR Vård och hälsa är ett av VGRs huvudansvar. En god hälsa är ett av fokusområdena i VGRs vision och hälso- och sjukvården är central i budgeten. Sida 6

247 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG04 God utbildning för alla: säkerställa en inkluderande och jämlik utbildning av god kvalitet och främja livslångt lärande för alla Beskrivning Utbildning är en grundläggande mänsklig rättighet. Utbildningssystem måste möta människors behov under hela livet från tillgång till förskola över grundskoleutbildning till att alla unga personer ges möjlighet till gymnasie-, yrkes- och högre utbildning. Betydelse för VGR Enligt skollagen har kommunerna ansvaret för utbildning i form av förskola, grundskola, gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning. För VGR är kompetensutveckling en av de prioriterade områdena i arbetet med regional utveckling, i den övergripande visionen för regionen samt i de folkhögskolorna som VGR bedriver. Kompetensutveckling är också en viktig dimension i den egna verksamheten. VGR bedriver utbildningsverksamhet (t.ex. naturbruksgymnasierna). SDG05 Jämställdhet: uppnå jämställdhet, och alla kvinnors och flickors egenmakt Beskrivning Ett samhälles välstånd ökar då kvinnor och flickor kan bidra på lika villkor som män och pojkar genom sina resurser och kunskaper. Att tillvarata kvinnors förmågor och initiativkraft är en viktig drivkraft för utveckling. Fattigdomen minskar och ekonomisk produktivitet och tillväxt ökar när kvinnor deltar i ekonomin och på arbetsmarknaden, har tillgång till resurser och tillträde till fungerande marknader. Betydelse för VGR I Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland och i budgeten är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. I Vision Västra Gotaland är jämställdhet ett av de fyra generalla perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. SDG06 Rent vatten och sanitet: säkerställa tillgång till och hållbar vatten- och sanitetsförvaltning för alla Beskrivning Vatten är en grundförutsättning för allt liv men också en förutsättning för livsmedelsproduktion, industri och energiproduktion Betydelse för VGR Sverige har goda vattenresurser och är bland de OECD-länder som har lägst uttag av färskvatten som andel av totala vattenresurser. Enligt lagen om allmänna vattentjänster har kommunerna det övergripande ansvaret för att tillhandahålla vatten och avlopp. VGR ser vatten som en viktig miljöfråga där samverkan på nationell och internationell nivå är en viktig förutsättning för effektivt arbete att lösa gränsöverskridande utmaningar. Strategin för regional utveckling (VG 2020) omfattar målområden som har en koppling till vatten. Sida 7

248 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG07 Hållbar energi för alla: säkerställa att alla har tillgång till tillförlitlig, hållbar och modern energi till en överkomlig kostnad Beskrivning En stor andel av de ökade utsläppen av växthusgaser kommer från sättet fossil energi utvinns, omvandlas och används av dagens samhällen. Andelen fossil energi utgör nästan 80 procent av den totala energitillförseln globalt. Betydelse för VGR Omställning till energianvändning som minskar klimatpåverkan är en viktig dimension i VGRs regionala utvecklingsstrategi. VGR är en stor organisation med betydande miljöpåverkan från energianvändning. VGR har som mål att minska energianvändningen samt öka energieffektiviteten i den egna verksamheten / egna fastigheter. SDG08 Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt: att verka för en inkluderande och långsiktigt hållbar ekonomisk tillväxt, full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla Beskrivning Att främja makroekonomisk stabilitet och gott investeringsklimat, sysselsättning och anständiga arbetsvillkor är viktiga faktorer för hållbar utveckling. Goda förutsättningar för privat företagande och entreprenörskap är en av grundpelarna för en tillväxt som hela samhället deltar i, och för att målet om utrotning av extrem fattigdom år 2030 ska kunna bli verklighet. Betydelse för VGR Enligt visionen det goda livet handlar integration om att skapa ett öppet samhälle där alla invånare kan delta i samhällslivet på lika villkor. Främja mångfald, bryta utanförskap och segregation, och förstärka kopplingen mellan utbildning och arbetslivet är viktiga grundelement i regionen utvecklingsstrategi. VGR är en stor arbetsgivare med arbetsmiljö och kompetensutveckling som viktiga frågor i den egna verksamheten. VGR har också möjlighet att påverka utanför regionen genom att ställa krav i inköps- och upphandlingsprocesserna. SDG09 Hållbar industri, innovationer och infrastruktur: att bygga upp en motståndskraftig infrastruktur, verka för en inkluderande och hållbar industrialisering och främja innovation Beskrivning En väl fungerande och hållbar infrastruktur genererar flera positiva effekter och främjar ekonomisk tillväxt och utveckling. Att investera i infrastrukturen och anpassa industrin för att göra de hållbara, med effektivare resursanvändning och fler rena och miljövänliga tekniker och industriprocesser är alla viktiga sätt för att underlätta en hållbar utveckling. Betydelse för VGR VGR har till uppdrag att främja tillväxt och en hållbar utveckling i Västra Götaland. Därmed är regional utveckling en viktig utgångspunkt i de mest väsentliga styrdokumenten, bl.a. visionen det goda livet och regional utvecklingsstrategi. Avseende infrastuktur har VGR ansvar för kollektivtrafiken och dess utveckling. VGR har en bredbandsstrategi som syftar till att bidra till en IT-infrastruktur med hög kvalitet för alla och som främjar hållbarhet. Sida 8

249 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG10 Minskad ojämlikhet: minska ojämlikheten inom och mellan länder Beskrivning Stater bär huvudansvaret för att främja jämlikhet i samhället, eftersom ojämlikhet har sin grund i strukturella förhållanden. Ett jämlikt samhälle bygger på principen om allas lika rättigheter oberoende av till exempel kön, sexuell läggning, etnicitet, religion eller trosuppfattning, funktionsnedsättning och härkomst, som grund för en rättvis fördelning av resurser och såväl ekonomiskt som politiskt inflytande i samhället. Betydelse för VGR I budgeten är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. Ett av fokusområdena är att bryta utanförskap och segregation. SDG11 Hållbara städer och samhällen: städer och bosättningar ska vara inkluderande, säkra, motståndskraftiga och hållbara Beskrivning Urbaniseringen är omfattande och transformerande i hela världen. Över hälften av världens befolkning bor i urbana områden. År 2050 väntas andelen ha stigit till 70 procent. Städer går ofta i bräschen för utveckling, och är nav för innovationer och nya idéer. Den snabba och stora inflyttningen till städer ställer nya krav som behöver bemötas på ett ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbart sätt. Betydelse för VGR Som kollektivtrafikmyndighet har VGR ett stort påverkan på att skapa hållbara städer och samhällen med bra samspel mellan stad och land. VGR har även ett stort ansvar för kultur i regionen. SDG12 Hållbar konsumtion och produktion: att främja hållbara konsumtions- och produktionsmönster Beskrivning Hållbar konsumtion och produktion är en tvärgående fråga som kompletterar andra mål. Omställning till en hållbar konsumtion och produktion av varor och tjänster är en nödvändighet för att minska negativ påverkan på klimat och miljö samt människors hälsa. En hållbar konsumtion och produktion innebär en effektiv användning av resurser, hänsyn till ekosystemtjänster som är nödvändiga för försörjningen samt minskad påverkan från farliga kemikalier. Detta innebär inte bara miljöfördelar utan även sociala och ekonomiska fördelar såsom ökad konkurrenskraft, näringslivsutveckling på en global marknad, ökad sysselsättning och förbättrad hälsa och därmed minskad fattigdom. Betydelse för VGR Livsmedel är ett av VGRs prioriterade styrkeområden och utgör därför ett utpekat insatsområde. Västra Götaland är Sveriges till ytan största jordbrukslän med landets största arealer av ekologisk odling. VGR är en stor organisation med betydande miljöpåverkan i den egna verksamheten, men också stora möjlighet att bidra till en förändring genom att ställa krav i upphandlingen och att verka för ökat andel ekologiska livsmedel i den egna verksamheten. Sida 9

250 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG13 Bekämpa klimatförändringen: att vidta omedelbara åtgärder för att bekämpa klimatförändringarna och dess konsekvenser Beskrivning Klimatmålet stödjer fattigdomsbekämpning och hållbar utveckling och kan ge positiva synergieffekter och förutsättningar för att kunna bemöta flera av de utmaningar världen står inför idag så som livsmedelstrygghet, rent vatten, hållbart nyttjande av naturresurser och ekosystem, mänsklig säkerhet, jämställdhet, hälsa och ekonomisk tillväxt. Betydelse för VGR En av de viktigaste uppgifterna inom arbetet med regional utveckling är att bidra till att minska Västra Götalands klimatpåverkan. Att bekämpa klimatförändring och skapa nya tillväxt- och utvecklingsmöjligheter från behovet att minska samhällets klimatpåverkan är röda tråd i alla VGRs styrdokument. SDG14 Hav och marina resurser: att bevara och nyttja haven och de marina resurserna på ett hållbart sätt i syfte att uppnå en hållbar utveckling Beskrivning Skydd och restaurering av kust och havsområden är nyckelåtgärder för att bevara biologisk mångfald och fiskeresurser men även för att stärka motståndskraften mot klimatförändringar. Nya ytterligare utmaningar för att säkra havens produktion av livsmedel är marint skräp, inklusive mikroplaster, och i synnerhet havsförsurningen som visar på vikten av att koppla ihop havsfrågorna med arbetet med klimatförändringar. Många av havens fiskebestånd är överutnyttjade och därför krävs en global ansträngning i syfte att vidta åtgärder som främjar återuppbyggnaden av hotade bestånd. Betydelse för VGR Västra Götaland har ett stort kustområde som har viktig betydelse för flera olika industrier (t.ex. fiske och turism) samt för samhället och kulturen i övrigt. Att bevara biologisk mångfald i känsliga områden är en fråga som berör många andra målområden, t.ex. livsmedelsproduktion, resurshushållning och transporter. Hav och marina resurser är emellertid inte en huvudtema i VGRs styrdokument utan en fråga som har en koppling till flera prioriterade områden. SDG15 Ekosystem och biologisk mångfald: att skydda, återställa och främja ett hållbart nyttjande av landbaserade ekosystem, hållbart bruka skogar, bekämpa ökenspridning, hejda och vrida tillbaka markförstöringen samt hejda förlusten av biologisk mångfald Sida 10 Beskrivning Biologisk mångfald bidrar till ökad motståndskraft i ekosystemen. Att tillgodose mänsklighetens behov av livsmedel, energi, vatten, mineraler, läkemedel och förnyelsebara råmaterial utan att undergräva biologisk mångfald och genom att hållbart nyttja ekosystemtjänster och samtidigt minska utsläppen av växthusgaser är därför viktiga utmaningar. Betydelse för VGR Biologisk mångfald är en viktig fråga på EU, nationell och regional nivå. VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden som har en positiv påverkan på biologisk mångfald.

251 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål för hållbar utveckling Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet SDG16 Fredliga och inkluderande samhällen: främja fredliga och inkluderande samhällen för hållbar utveckling, se till att alla har tillgång till rättvisa samt bygga upp effektiva och ansvarsskyldiga och inkluderande institutioner på alla nivåer Beskrivning En väl fungerande statsförvaltning med ansvarsfulla institutioner, transparens och rättsstatens principer har alla ett fundamentalt egenvärde. De utgör grund för god samhällsstyrning inklusive korruptionsbekämpning och är viktiga drivkrafter för utveckling. Alla människor är lika inför lagen och ska ha lika tillgång till rättvisa samt ska ha möjlighet att utöva inflytande och ansvarsutkrävande över beslutsfattande. God samhällsstyrning och rättsstatens principer är grundläggande mål och medel för utveckling. Betydelse för VGR VGR är en politiskt styrd organisation med höga krav på ansvar och transparens. Några av inslagen i VGRs vision är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken. Integration är ett av perspektiven i VGRs vision. SDG17 Genomförande och globalt partnerskap: stärka genomförandemedlen och återvitalisera det globala partnerskapet för hållbar utveckling Beskrivning Omfattningen och ambitionen i den nya agendan kräver att det globala partnerskapet återvitaliseras för att säkerställa agendans genomförande. Det kommer att behövas ett intensivt globalt engagemang till stöd för genomförandet av agendan. Ett multiaktörsperspektiv genomsyrar 2030-agendan och kommer även att krävas vid genomförandet. Regeringar, den privata sektorn, det samlade civilsamhället, FN-systemet och andra aktörer måste samverka för att nå de resultat vi har föresatt oss att nå genom agendan. Betydelse för VGR VGR kan spela en ledande roll i att skapa hållbara samhällen i Sverige och internationellt genom att dela med sig av regionens kompetens och erfarenhet. I Västra Götaland 2020 finns det ett övergripande mål om att ta globalt ansvar med inriktningsmål om att ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar. Sida 11

252 Indirekt koppling Direkt koppling med VGRs mål och prioriteringar Grundläggande mänskliga rättigheter Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Kartläggning av FNs mål för hållbar utveckling mot VGRs verksamhetsområden Västra Götalandsregion Hälso- och sjukvård Folkhälsa Kollektivtrafik Kultur Miljö Näringslivsutveckling Forskning, utveckling & utbildning Sida 12

253 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Sammanfattning Mål SDG 6: Rent vatten och sanitet SDG 8: Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt SDG12: Hållbar konsumtion och produktion SDG14: Hav och marina resurser SDG15: Ekosystem och biologisk mångfald SDG16: Fredliga och inkluderande samhällen Identifierade gap VGR har inga styrdokument där vattenfrågorna har identifierats som ett prioriterat målområde. Däremot finns flera styrdokument som har en koppling till vattenfrågor eller som bidrar till SDG6 genom en rad aktiviteter inom andra områden. Flera frågor som tas upp under SDG6 faller under kommunalt ansvar (t.ex. vatten och avlopp). VGRs befintliga inköpspolicy omfattar inga krav avseende arbetsvillkor eller andra sociala krav. Denna policy håller på att uppdateras. Besöksnäring tas upp som en viktig näring i Västra Götaland men i styrdokumenten finns inga hållbarhetsperspektiv kopplade till turism. Hållbarhetsrapportering som fråga nämns inte i de centrala styrdokumenten. VGRs befintliga inköpspolicy omfattar inga krav avseende arbetsvillkor eller andra sociala krav. Denna policy håller på att uppdateras. Besöksnäring tas upp som en viktig näring i Västra Götaland men i styrdokumenten finns inga hållbarhetsperspektiv kopplade till turism. Hållbar fiskeindustri och frågor avseende fiskebeståndet beskrivs inte i de befintliga styrdokumenten. VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden t.ex. klimatarbetet, minskad resursanvändning, giftfri miljö, livsmedel och hållbar konsumtion. Det finns inga styrdokument som identifierar biologisk mångfald som ett prioriterat målområde. VGRs arbete med att bekämpa korruption och mutor beskrivs inte i de centrala styrdokumenten. Det pågår arbete med framtagning av riktlinjer mot korruption, ledningssystem mot oegentligheter samt utbildningsinsatser. Dessa har inte fastställts än. Sida 13

254 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ingen fattigdom Koppling till styrdokument Fattigdom är inte direkt kopplad till de uppdrag som VGR har, däremot bedrivs det inom flera av verksamhetsområdena arbete som bidrar till att minska fattigdom, t.ex. genom insatser inom folkhälsa, utbildning och ökad sysselsättning samt kollektivtrafik. Flera av VGRs centrala styrdokument innehåller prioriteringar inom dessa områden. Exempelvis reflekterar Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland och visionen det goda livet VGRs roll i att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Enligt Budget 2016 ska VGR verka för att regionen får ett utökat ansvar för arbetsmarknadspolitiken, vilket skulle skapa bättre förutsättningar för att bekämpa fattigdom. Internt har VGR en lönepolicy som ska säkerställa jämställda och konkurrenskraftiga löner Delmål med relevans för VGRs verksamhet 1.2 Till 2030 minst halvera den andel män, kvinnor och barn i alla åldrar som lever i någon form av fattigdom enligt nationella definitioner. 1.b Upprätta sunda policy ramverk på nationell, regional och internationell nivå på grundval av utvecklingsstrategier som stödjer de fattiga och tar hänsyn till jämställdhetsaspekter, för att stödja ökade investeringar i åtgärder för att avskaffa fattigdom. Utvärdering av gap Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland: Fokus på att minska skillnader i hälsa. De socioekonomiska faktorerna är en dimension i detta arbetet. Vision det goda livet: Definitionen på visionens centrala inslag Det goda livet inkluderar bl.a. en god hälsa, arbete och utbildning, och trygghet. Budget 2016: prioriterade mål avseende utvidgandet av arbetsmarknaden och minskning i skillnader i livsvillkor Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland: Fokus på att minska skillnader i hälsa. De socioekonomiska faktorerna är en dimension i detta arbetet. Vision det goda livet: Definitionen på visionens centrala inslag Det goda livet inkluderar bl.a. en god hälsa, arbete och utbildning, och trygghet. Budget 2016: prioriterade mål avseende utvidgandet av arbetsmarknaden och minskning i skillnader i livsvillkor Sida 14 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

255 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ingen hunger Koppling till styrdokument Kost, matvanor och livsstil är viktiga frågor inom hälso- och sjukvården, tandvården och folkhälsan. Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland beskriver vikten av att arbeta för goda uppväxtvillkor och levnadsvanor. Frågor kopplade till livsmedel och livsmedelsförsörjning tas upp i bl.a. handlingsprogrammet för livsmedel och gröna näringar. Handlingsprogrammet beskriver Västra Götaland som ett stort jordbrukslän där livsmedelsindustrin utgör en viktig näring. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 2.2 Senast 2030 avskaffa alla former av undernäring, bland annat genom att senast 2025 nå de internationellt överenskomna målen i fråga om tillväxthämning och undervikt bland barn under fem år, samt tillgodose tonårsflickors, gravida och ammande kvinnors samt äldre personers näringsbehov. Utvärdering av gap Undernäring nämns inte specifikt i VGRs styrdokument men detta anses inte vara ett gap. Relaterade frågor såsom goda uppväxtvillkor och goda levnadsvanor tas upp i Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland. Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar innehåller en övergripande mål om att Västra Götaland ska ha en hållbar livsmedesförsörjning Senast 2030 uppnå hållbara system för livsmedelsproduktion samt införa motståndskraftiga jordbruksmetoder som ökar produktiviteten och produktionen, som bidrar till att upprätthålla ekosystemen, som stärker förmågan till anpassning till klimatförändringar, extrema väderförhållanden, torka, översvämning och andra katastrofer och som successivt förbättrar mark- och jordkvaliteten. 2.5 Senast 2020 upprätthålla den genetiska mångfalden av fröer, odlade växter, produktionsdjur och tamdjur samt deras besläktade vilda arter, bland annat med hjälp av välskötta och diversifierade frö- och växtbanker på nationell, regional och internationell nivå. Främja tillträde till samt rimlig och rättvis fördelning av de fördelar som uppstår vid användning av genetiska resurser och därmed förknippad traditionell kunskap, i enlighet med internationella avtal. Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar: Inriktningsmål inkluderar att: Programmet ska bidra till utvecklingen av nya varor och tjänster för en hållbar livsmedelsförsörjning Västra Götaland ska utvecklas till en stark livsmedelsregion med förbättrad tillgång till olika marknader Främja nya affärsmodeller som svarar mot nya behov på marknaden. Effektivare organisering av det livsmedelsfrämjande arbetet i Västra Götaland. Budget 2016: Göteborgs botaniska trädgård har fått ökade anslag för att säkra viktiga växtsamlingar och för att starta upp ett viktigt utvecklingsarbete. Sida 15 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

256 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ingen hunger Delmål med relevans för VGRs verksamhet 2.a Öka investeringarna, bland annat genom stärkt internationellt samarbete, i infrastruktur på landsbygden, forsknings- och rådgivningstjänster för jordbruket, teknikutveckling samt genbanker för växter och husdjur i syfte att öka jordbrukets produktionskapacitet i utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna. Utvärdering av gap Flera styrdokument innehåller prioriteringar avseende infrastruktur som bedöms vara ett relevant område i detta delmål för VGR. Några exempel: Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland innehåller utökade satsningen på de mindre vägarna i länet. Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland: Det övergripande målet är att kollektivtrafikens marknadsandel ska öka Budget 2016: prioriterade mål avseende kollektivtrafiken VG2020: Ett av de prioriterade områdena är att investera i transportinfrastruktur som driver regional och nationell utveckling Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar: programmet ska bl.a. bidra till ökad kunskap om matens betydelse för hållbar utveckling och till förbättrad kompetensförsörjning för livsmedelsbranschen. Sida 16 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

257 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hälsa och välbefinnande Koppling till styrdokument VGR har ett uppdrag att säkerställa att invånarna inom regionen kan få den hälso- och sjukvården de behöver, inklusive de förebyggande insatser som bedrivs inom folkhälsan. Hälso- och sjukvården är VGRs mest omfattande verksamhet och målet är därmed väldigt relevant vilket reflekteras i styrdokument såsom Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland, Vision Västra Götaland, och Budget Internt har VGR även en policy för hälsa och arbetsmiljö som handlar om att skapa attraktiva och hälsofrämjande arbetsplatser. Många av delmålen kopplade till SDG3 är relevanta för VGR helt eller delvis. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 3.1 Till 2030 minska mödradödligheten i världen till mindre än 70 dödsfall per förlossningar med levande barn. Utvärdering av gap VGR har en viktig roll bl.a. genom att erbjuda mödravård. Det finns inga styrdokument som tar upp frågan om mödradödlighet men detta anses inte vara ett gap på grund av att mödradödligheten ligger nationellt på låg nivå. 3.2 Senast 2030 säkerställa att inga spädbarn eller barn under fem år dör av orsaker som hade kunnat förebyggas. Alla länder bör sträva efter att minska den neonatala dödligheten till högst tolv dödsfall per levande födda och dödligheten bland barn under fem år till högst 25 dödsfall per levande födda. 3.4 Till 2030 genom förebyggande insatser och behandling minska det antal människor som dör i förtid av icke smittsamma sjukdomar med en tredjedel samt främja psykisk hälsa och välbefinnande. 3.5 Stärka insatserna för att förebygga och behandla drogmissbruk, inklusive narkotikamissbruk och skadligt alkoholbruk. VGR har en viktig roll bl.a. genom att erbjuda vård på barnavårdcentraler. Det finns inga styrdokument som tar upp frågan om dödlighet bland barn och spädbarn men detta anses inte vara ett gap på grund av att dödligheten bland dessa grupper ligger nationellt på låg nivå. Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland nämner skapandet av förutsättningar för goda levnadsvanor som en viktig utmaning för folkhälsoarbetet. Regional utvecklingsplan för vuxenpsykiatri, & Regional utvecklingsplan för barn- och ungdomspsykiatri: att motverka och behandla psykisk ohälsa är ett långsiktigt prioriterat utvecklingsområde i Västra Götaland. Krav- och kvalitetsbok Vårdval rehab: arbete med hälsorisker som tobak, alkohol, droger, mm. tas upp i krav- och kvalitetsboken men det finns inga särskilda mål eller åtgärder avseende drogmissbruk. Krav- och kvalitetsbok för VG primärvård 2016: I primärvårdens uppdrag ingår det att arbeta för tidig upptäckt av hälsorisker. Insatserna ska särskilt riktas mot tobak, alkohol/droger och övervikt/fetma. Sida 17 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

258 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hälsa och välbefinnande Delmål med relevans för VGRs verksamhet 3.7 Senast 2030 säkerställa att alla har tillgång till sexuell och reproduktiv hälsovård, inklusive familjeplanering, information och utbildning, och att reproduktiv hälsa integreras i nationella strategier och program. 3.8 Åstadkomma allmän hälso- och sjukvård för alla, som även skyddar mot ekonomisk risk, tillgång till grundläggande hälso- och sjukvård av god kvalitet liksom tillgång till säkra, effektiva och ekonomiskt överkomliga grundläggande läkemedel och vaccin av god kvalitet. 3.9 Till 2030 väsentligt minska antalet döds- och sjukdomsfall till följd av skadliga kemikalier samt föroreningar och kontaminering av luft, vatten och mark. 3.a Stärka genomförandet av Världshälsoorganisationens ramkonvention om tobakskontroll i alla länder, där så är lämpligt. Utvärdering av gap VGR har en viktig roll bl.a. genom at erbjuda vård på ungdomsmottagningar, hudkliniken och vårdcentraler De centrala styrdokumenten tar inte upp frågan om sexuell och reproduktiv hälsovård men detta anses inte vara ett gap. Målet beaktas i ett flertal styrdokument, bl.a. Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland, Hälso- och sjukvårdens utvecklingsstrategi, Krav- och kvalitetsbok VG Primärvård, Budget 2016 och Vision Västra Götaland. Målet beaktas i VGRs miljöprogram (transporter och giftfri miljö) och i VGRs mål för kollektivtrafikens utsläppsminskningar Hälsorisker med tobak tas upp i krav- och kvalitetsboken Vårdval rehab samt krav- och kvalitetsboken för VG primärvård Sida 18 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

259 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap God utbildning för alla Koppling till styrdokument Visionen det goda livet lyfter fram Ledande i kompetens och kunskapsutveckling som ett av fokusområden för regionen. En ledande kunskapsregion är också ett av prioriteringarna i strategidokumentet VG2020. VGR har tillsammans med de fyra kommunalförbunden etablerat Kompetensplattform Västra Götaland som verkar för en fungerande arbetsmarknad där utbildningar leder till rätt kompetens och allas färdigheter tas tillvara. Budget 2016 har flera prioriterade områden med koppling till utbildning, t.ex. attraktiv arbetsgivare ett prioriterat målområde som omfattar kompetensutveckling och arbetsmiljöfrågor. Ett annat prioriterat område är starkare region som omfattar arbetsmarknadsfrågor samt att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. VGR bedriver utbildningsverksamhet i sju naturbruksgymnasier, sju folkhögskolor och Biologiska yrkeshögskolan i Västra Götaland. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 4.1 Senast 2030 säkerställa att alla flickor och pojkar fullbordar avgiftsfri och likvärdig grundskole- och gymnasieutbildning av god kvalitet som leder till relevanta och ändamålsenliga kunskaper. Utvärdering av gap Beaktas i VGRs mål om skolavhopp 4.3 Senast 2030 säkerställa alla kvinnor och män lika tillgång till yrkesutbildning och eftergymnasial utbildning, inklusive högskoleutbildning, av god kvalitet till en överkomlig kostnad. 4.4 Till 2030 väsentligen öka det antal ungdomar och vuxna som har relevanta färdigheter, däribland r tekniska färdigheter och yrkeskunnande, för sysselsättning, anständigt arbete och entreprenörskap. 4.5 Senast 2030 avskaffa skillnaderna mellan könen inom utbildningsområdet och säkerställa lika tillgång till utbildning och yrkesutbildning på alla nivåer för utsatta personer, inklusive personer med funktionsnedsättning, ursprungsfolk och barn som lever under utsatta förhållanden. Visionen det goda livet: en grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning med hög kvalitet som viktig inslag i visionen. VG2020: flera prioriteringar kopplade till yrkes- och eftergymnasial utbildning under Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Visionen det goda livet: Positivt klimat för entreprenörskap och nyföretagande som viktig inslag i visionen. VG2020: flera prioriteringar kopplade till förenklade vägar till arbetsmarknaden och säkerställning av att utbildningssystemet möter framtidens kompetensbehov under Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Visionen det goda livet: ett näringsliv som använder utvecklingskraften i en jämställd och mångkulturell arbetsmarknad som viktig inslag i visionen. VG2020: könstraditionella utbildnings- och yrkesvalen identifierats som viktiga utmaningar och jämställdhet är ett viktigt inslag i prioriteringen stimulera ökat entreprenörskap och intraprenörskap Sida 19 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

260 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap God utbildning för alla Delmål med relevans för VGRs verksamhet 4.7 Senast 2030 säkerställa att alla studerande får de kunskaper och färdigheter som behövs för att främja en hållbar utveckling, bland annat genom utbildning för hållbar utveckling och hållbara livsstilar, mänskliga rättigheter, jämställdhet, främjande av en kultur av fred, icke-våld och globalt medborgarskap samt värdesättande av kulturell mångfald och kulturens bidrag till hållbar utveckling. 4.a Bygga och förbättra utbildningsmiljöer som är anpassade för barn och personer med funktionsnedsättning, samt tar hänsyn till jämställdhetsaspekter och därmed erbjuder en trygg, fredlig, inkluderande och ändamålsenlig lärandemiljö för alla. Utvärdering av gap VG2020: prioritering kopplade till fören säkerställning av att utbildningssystemet möter framtidens kompetensbehov under Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Budget 2016: Regionens naturbruksgymnasier och folkhögskolor ska spela en tydlig roll som utbildningsanordnare för att möta viktiga samhällsutmaningar inom hållbar utveckling och kompetensförsörjning. VG2020: jämställdhet prioriteras i allt utvecklingsarbete, inklusive inom frågor rörande utbildning och arbetsmarknad VGR har möjlighet att bidra till detta delmål med konkreta åtgärder i den utbildningsverksamheten som bedrivs bl.a. i naturbruksgymnasierna. Sida 20 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

261 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Jämställdhet Koppling till styrdokument Jämställdhet är en fråga som genomsyrar VGRs centrala styrdokument. I budget 2016 är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska och i Vision Västra Götaland är jämställdhet ett av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. I Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland har jämlika och jämställda livsvillkor identifierats som en särskild utmaning. VGR har upprättad en handlingsplan för arbetet år med den europeiska deklarationen om jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå (CEMR-deklarationen). I handlingsplanen står det att "Västra Götalandsregionens mål är ett samhälle där kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter på livets alla områden. VGR har upprättad en policy för jämställdhet och mångfald för den egna verksamheten och regionfullmäktige har i Personalvision 2021 beslutat att regionen ska vara föregångare i arbetet med jämställdhet och mångfald. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 5.1 Avskaffa alla former av diskriminering av alla kvinnor och flickor överallt. Utvärdering av gap CEMR-deklarationen: regionfullmäktige har antagit den europeiska deklarationen om jämställdhet mellan kvinnor och män Vision Västra Götaland: jämställdhet ett av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Några inslag i visionen som berör jämställdhet är hälsan är lika god hos både kvinnor och män samt kvinnor och män har lika lön för lika och likvärdigt arbete Lönepolicy: intern policy som ska säkerställa jämställda löner Personalvision 2020: VGR ska vara föregångare i arbetet för jämställdhet och mångfald Policy för jämställdhet och mångfald 5.2 Avskaffa alla former av våld mot alla kvinnor och flickor i det offentliga och privata rummet, inklusive människohandel, sexuellt utnyttjande och andra typer av exploatering. 5.5 Tillförsäkra kvinnor fullt och faktiskt deltagande och lika möjligheter till ledarskap på alla beslutsnivåer i det politiska, ekonomiska och offentliga livet. 5.6 Säkerställa allmän tillgång till sexuell och reproduktiv hälsa och reproduktiva rättigheter i enlighet med överenskommelserna i handlingsprogrammet från den internationella konferensen om befolkning och utveckling, Pekingplattformen samt slutdokumenten från respektive översynskonferenser. Sida 21 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Vision Västra Götaland: Ett inslag i visionen som berör jämställdhet är en region utan mäns våld mot kvinnor och där kvinnor inte är utsatta Handlingsplan för implementering av CEMR-deklarationen: Mål och åtgärder kopplat till våld, inkl. könsrelaterat våld. Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2016: vårdcentraler ska särskilt beakta tidig upptäckt av barn som far illa och personer som utsätts för våld i nära relationer. CEMR-deklarationen Vision Västra Götaland: ett inslag i visionen som berör jämställdhet är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken Personalvision 2020: VGR ska vara föregångare i arbetet för jämställdhet och mångfald VGR har en viktig roll bl.a. genom at erbjuda vård på ungdomsmottagningar, hudkliniken och vårdcentraler De centrala styrdokumenten tar inte upp frågan om sexuell och reproduktiv hälsovård men detta anses inte vara ett gap. Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

262 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Rent vatten och sanitet Koppling till styrdokument VGR har inga styrdokument där vattenfrågorna har identifierats som prioriterade målområden. Däremot finns flera styrdokument som har en koppling till vattenfrågor eller som bidrar till SDG6 genom en rad aktiviteter inom andra områden. Några exempel är: - Strategin för regional utveckling (VG 2020) med målområden ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer - Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar - Miljöprogrammet: i den egna verksamheten har kemikalier och läkemedel identifierats som prioriterade områden Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap 6.3 Till 2030 förbättra vattenkvaliteten genom att minska föroreningar, stoppa dumpning och minimera utsläpp av farliga kemikalier och material, halvera andelen obehandlat avloppsvatten och väsentligt öka återvinningen och en säker återanvändning globalt. 6.4 Till 2030 väsentligt effektivisera vattenanvändningen inom alla sektorer samt säkerställa hållbara uttag och en hållbar försörjning med sötvatten för att angripa vattenbristen och väsentligt minska det antal människor som lider av vattenbrist. VG 2020: målområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet: prioriterade områden kemikalier och läkemedel VG 2020: målområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet: prioriterade områden kemikalier och läkemedel Sida 22 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

263 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar energi för alla Koppling till styrdokument Energianvändning med minskad klimatpåverkan är en prioriterad fråga som återfinns i flera centrala styrdokument. Västra Götaland har ett mål att vara fossiloberoende till år 2030 (Klimatarbetet i Västra Götaland). Kraftfullt miljöarbete är ett fokusområde i Budget 2016 med prioriterade mål som avser klimatutsläppen från fossila bränslen i regionen samt att minska verksamhetens direkta miljöpåverkan. Strategin för regional utveckling (VG 2020) har resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan som ett målområde. Handlingsprogrammet för hållbar energi och hållbara transporter har prioriterade åtgärdsområden med fokus på bl.a energianvändning i byggnader och energieffektiva transporttekniker. Miljöprogrammet för VGRs egna verksamheter har energi som ett av prioriterade områden med långsiktiga mål kopplade bl.a. till att bli oberoende av fossil energi och halvera energianvändningen i egna lokaler. Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap 7.2 Till 2030 väsentligen öka andelen förnybar energi i den globala energimixen. Klimatarbetet i Västra Götaland VG2020: målområdet Resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan Handlingsprogram förhållbar energi Handlingsprogram hållbara transporter 7.3 Till 2030 fördubbla den globala förbättringstakten vad gäller energieffektivitet. Miljöprogrammet: halvera energianvändning i egna lokaler Handlingsprogram förhållbar energi Handlingsprogram hållbara transporter Sida 23 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

264 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Koppling till styrdokument Enligt visionen det goda livet handlar integration om att skapa ett öppet samhälle där alla invånare kan delta i samhällslivet på lika villkor. Att bryta utanförskap och segregation samt förstärka kopplingen mellan utbildning och arbetslivet är ett av delmålen i VGRs strategi för regional utveckling. I budget 2016 identifieras viktiga utmaningar för regionen, bl.a. utanförskap och matchningsproblem på arbetsmarknaden. För den egna verksamheten finns prioriterade mål för kompetensutveckling och förbättrad arbetsmiljö (budget 2016). VGR är en stor upphandlare med stor möjlighet att påverka genom att ställa krav i upphandlingsprocessen. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 8.1 Upprätthålla ekonomisk tillväxt per capita i enlighet med nationella förhållanden och i synnerhet en BNP-tillväxt på minst 7 procent per år i de minst utvecklade länderna. Utvärdering av gap VG2020 är en strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 8.2 Uppnå högre ekonomisk produktivitet genom diversifiering, teknisk uppgradering och innovation, bland annat genom att fokusera på sektorer med högt förädlingsvärde och hög arbetsintensitet. 8.3 Främja utvecklingsinriktad politik som stödjer produktiv verksamhet, skapande av anständiga arbetstillfällen, företagande, kreativitet och innovation samt uppmuntra att mikroföretag liksom små och medelstora företag växer och blir en del av den formella ekonomin, bland annat genom tillgång till finansiella tjänster. 8.4 Fram till 2030 successivt förbättra den globala resurseffektiviteten i konsumtionen och produktionen samt sträva efter att bryta sambandet mellan ekonomisk tillväxt och miljöförstöring, i enlighet med det tioåriga ramverket för hållbar konsumtion och produktion, med de utvecklade länderna i täten. 8.5 Senast 2030 uppnå full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla kvinnor och män, inklusive ungdomar och personer med funktionsnedsättning, samt lika lön för likvärdigt arbete. VG2020: målområden Ett gott klimat för kreativitet, entreprenörskap och företagande samt Internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden VGR har ett uppdrag som avser regional utveckling och skapande av arbetstillfällen och främjande av näringsliv och innovation är viktiga element i de centrala styrdokumenten såsom VG2020, budget 2016 och visionen för det goda livet. VG 2020: målområdet Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Budget 2016: prioriterad mål avseende ökad samverkan mellan näringsliv och arbetsmarknad VG2020: målområdet Enregion för alla. Fokus på frågor rörande livslångt lärande och konkurrenskraft. 8.6 Till 2020 väsentligt minska den andel ungdomar som varken arbetar eller studerar. VG2020: målområdet Enregion för alla. Fokus på frågor som rör samverkan mellan eftergymnasial utbildning och arbetslivet samt ett arbetsliv som aktivt engagerar sig för barn och ungdom Sida 24 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

265 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Delmål med relevans för VGRs verksamhet 8.7 Vidta omedelbara och effektiva åtgärder för att avskaffa tvångsarbete, modernt slaveri och människohandel och säkra att de värsta formerna av barnarbete, inklusive rekrytering och användning av barnsoldater, förbjuds och upphör. Avskaffa alla former av barnarbete senast Skydda arbetstagarnas rättigheter och främja en trygg och säker arbetsmiljö för alla arbetstagare, inklusive arbetskraftsinvandrare, i synnerhet kvinnliga migranter, och människor i otrygga anställningar. 8.9 Senast 2030 utarbeta och genomföra politik för hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter. Utvärdering av gap Kravställning i VGRs inköp och upphandlingar nämns i de centrala styrdokumenten. Enligt VGRs inköpspolicy ska miljöperspektivet tillvaratas vid upphandlingar. Sociala krav / perspektivet nämns inte. Enligt uppgift pågår det för närvarande arbete med att uppdatera inköpspolicyn och tillhörande riktlinjerna. Det bedrivs ett mycket mer omfattande arbete med kravställning vid upphandlingsprocessen inom VGR är vad som framgår av de styrande dokumenten. Budget 2016: prioriterade mål som syftar till att karriär- och kompetensutveckling ska förbättras samt att arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Turism som en viktig näring finns som inslag i visionen det goda livet, i VG 2020, Klimatarbete i Västra Götaland samt i handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar. Det finns dock inga specifika prioriteringar, mål eller åtgärder kopplade till turism ur hållbarhetsperspektiv. Sida 25 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

266 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar industri, innovationer och infrastruktur Koppling till styrdokument Visionen det goda livet har fem fokusområden som är prioriterade i arbetet att stärka Västra Götaland som en attraktiv region att verka och bo i. Två av dessa har en direkt koppling till SDG9: Ett livskraftigt och hållbart näringsliv och Infrastruktur och kommunikationer med hög standard. En av prioriteringarna i VG2020, en ledande kunskapsregion, med mål kring ökat entreprenörskap och internationell konkurrenskraft. Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten har ett ett särskilt fokus på att stimulera västsvenska aktörer till att delta i europeiska forsknings- och innovationsprogram. Ett av de strategiska målen i budget 2016 avser en starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken med ambitioner avseende ökad innovationskraft, nyföretagande som speglar sociala utmaningar, utbyggnad av kollektivtrafik och satsningar i informationsteknologi. Trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland har ett övergripande mål om att öka kollektivtrafikens marknadsandel för en attraktiv och konkurrenskraftig region. Bredbandsstrategi 2.0 för Västra Götalands län bidrar till en IT-infrastruktur med hög kvalitet för alla och som främjar hållbarhet. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 9.1 Bygga ut tillförlitlig, hållbar och motståndskraftig infrastruktur av hög kvalitet, inklusive regional och gränsöverskridande infrastruktur, för att stödja ekonomisk utveckling och människors välbefinnande, med fokus på ekonomiskt överkomlig och rättvis tillgång för alla. Utvärdering av gap Budget 2016: strategiskt mål om starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken Trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland VG2020: prioriterade område internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden Bredbandsstrategi Öka tillgången för småskaliga industriföretag och andra företag, i synnerhet i utvecklingsländerna, till finansiella tjänster, inklusive överkomliga krediter, samt deras integrering i värdekedjor och marknader. 9.4 Till 2030 rusta upp infrastrukturen och anpassa industrin för att göra dem hållbara, med effektivare resursanvändning och fler rena och miljövänliga tekniker och industriprocesser. Alla länder vidtar åtgärder i enlighet med sina respektive förutsättningar. 9.5 Förbättra den vetenskapliga forskningen och industrisektorernas tekniska kapacitet i alla länder, i synnerhet utvecklingsländerna, bland annat genom att till 2030 uppmuntra innovation och väsentligt öka det antal personer som arbetar med forskning och utveckling per 1 miljon människor liksom de offentliga och privata utgifterna för forskning och utveckling. VG2020: mål kring ökat entreprenörskap, att skapa starka förutsättningar för att förverkliga idéer och starta företag, och att främja utvecklingen av konkurrenskraftiga små och medelstora företag Budget 2016: ökad innovationskraft, nyföretagande som speglar sociala utmaningar Fokus på den egna regionen, ej andra länder Budget 2016: strategiskt mål om starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken Trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland VG2020: prioriterade område internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden Bredbandsstrategi 2.0 Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten (fokus på europeiska forsknings- och innovationsprogram) VG2020: prioriterade område internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden Sida 26 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

267 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Minskad ojämlikhet Koppling till styrdokument I Samling för social hållbarhet åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland har jämlika och jämställda livsvillkor identifierats som en särskilt utmaning. I Vision Västra Götaland är jämställdhet ett av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Några inslag under visionen är att hälsan är like god hos både kvinnor och män och att kvinnor och män har lika lön för lika och likvärdigt arbete. I budgeten är ett av de prioriterade målen för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska. Ett av fokusområden är att bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv. VGR upprättad en policy för mänskliga rättigheter samt riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 10.2 Till 2030 möjliggöra och verka för att alla människor, oavsett ålder, kön, funktionsnedsättning, ras, etnicitet, ursprung, religion eller ekonomisk eller annan ställning, blir inkluderade i det sociala, ekonomiska och politiska livet. Utvärdering av gap Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet Vision Västra Götaland: jämställdhet är en av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Ett inslag i visionen som berör jämställdhet är Resurser hos varje människa tas tillvara oavsett kön, ursprung, funktionshinder, sexuell läggning eller religion Säkerställa lika möjligheter och minska förekomsten av ojämlika utfall, bland annat genom att avskaffa diskriminerande lagstiftning, politik och praxis och främja lagstiftning, politik och åtgärder av lämpligt slag i detta hänseende Besluta om politik, särskilt finans-, löne- och socialskyddspolitik, och successivt uppnå ökad jämlikhet Underlätta en ordnad, säker, reglerad och ansvarsfull migration och rörlighet av personer, inklusive genom planerad och väl fungerande migrationspolitik. Att avskaffa diskriminering tas upp i styrdokument såsom policyn för jämställdhet och mångfald och policyn för mänskliga rättigheter. Avskaffning av diskriminerande lagstiftning ligger utanför VGRs uppdrag. Handlingsplan för implementering av CEMR-deklarationen Vision Västra Götaland: jämställdhet är en av de fyra generella perspektiven som ska genomsyra hela verksamheten. Lönepolicy Policy för jämställdhet och mångfald Budget 2016: prioriterat mål för att skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Vision Västra Götaland: Integration är ett av de fyra generella perspektiven. Relevanta inslag i visionen inkluderar bl.a.: Mångfald är en gemensam tillgång, som bidrar till regionens tillväxt och utveckling Varje kvinna och man med utländsk bakgrund finns i arbete eller utbildning Utländsk /internationell utbildning och yrkeskompetens tas tillvara Skillnader i sysselsättningsgrad mellan invånare med svensk respektive utländsk bakgrund har jämnats ut. Arbetsgivare, myndigheter och organisationer har uppnått en samverkan om integrationsprocessen för nyanlända flyktingar och invandrare som är ett internationellt föredöme En region med hög interkulturell och internationell kompetens Sida 27 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

268 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbara städer och samhällen Koppling till styrdokument SDG11 är ett mål som berör många områden i samhället såsom transportsystem, kultur, kopplingar mellan städer och landsbygden, strategier för klimatanpassning samt krishantering. VGR har uppdrag avseende kollektivtrafik, kultur och krishantering och prioriteringar inom dessa områden beskrivs i ett flertal styrdokument, bl.a. budget 2016, regionala trafikförsörjningsprogrammet, kulturstrategin och krishanteringsplanen. Som region spelar VGR en viktig roll i samspelet mellan stad och land. Ett av fokusområdena i budget 2016 är att göra Västra Götaland till modell för hållbar landsbygdsutveckling. VGR har också upprättad ett regionalt serviceprogram för landsbygden och skärgårdsområden. Klimatomställning och att minska samhällets klimatpåverkan är frågor som genomsyrar ett flertal styrdokument, bl.a. budget 2016, Klimatarbetet i Västra Götaland, strategin för regional utveckling (VG 2020), och handlingsprogrammet för resurseffektiva och giftfria produkter och tjänster Delmål med relevans för VGRs verksamhet 11.2 Senast 2030 tillhandahålla tillgång till säkra, ekonomiskt överkomliga, tillgängliga och hållbara transportsystem för alla. Förbättra trafiksäkerheten, särskilt genom att bygga ut kollektivtrafiken, med särskild uppmärksamhet på behoven hos människor i utsatta situationer, kvinnor, barn, personer med funktionsnedsättning samt äldre personer. Utvärdering av gap Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland : utökade satsningar på de mindre vägarna i länet. Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland: Det övergripande målet är att kollektivtrafikens marknadsandel ska öka Budget 2016: prioriterade mål avseende kollektivtrafiken VG2020: ett av de prioriterade områdena är att investera i transportinfrastruktur som driver regional och nationell utveckling Miljöprogram: Fastställda mål och åtgärder angående transporter i regionen 11.4 Stärka insatserna för att skydda och trygga världens kultur- och naturarv. Kulturstrategin Vision Västra Götaland: ett av fokusområdena är En ledande kulturregion Budget 2016: ett kulturliv som engagerar är ett av huvudområdena VGR 2020: en ledande kulturregion och ett rikt kulturliv med fokus på barn, unga och delaktighet är ett av de prioriterade frågorna 11.a Främja positiva ekonomiska, sociala och miljömässiga kopplingar mellan stadsområden, stadsnära områden och landsbygdsområden genom att stärka den nationella och regionala utvecklingsplaneringen. 11.b Till 2020 väsentligen öka det antal städer och samhällen som antar och genomför integrerade strategier och planer för inkludering, resurseffektivitet, begränsning av och anpassning till klimatförändringarna och motståndskraft mot katastrofer samt utveckla och genomföra, i linje med Sendai-ramverket för katastrofriskreducering , en samlad katastrofriskhantering på alla nivåer. Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland Regionalt serviceprogram för landsbygd och skärgårdsområden i Västra Götaland Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västra Götaland Vision Västra Götaland: Den gemensamma regionen är ett av de fyra generella perspektiv Vision Västra Götaland: Integration är ett av de fyra generella perspektiven. Inslag i visionen inkluderar bl.a. att utländsk /internationell utbildning och yrkeskompetens tas tillvara, och skillnader i sysselsättningsgrad mellan invånare med svensk respektive utländsk bakgrund har jämnats ut. Bl.a. Klimatarbetet i Västra Götaland och VG2020 innehåller mål och prioriteringar avseende klimatomställning och samhällets klimatpåverkan. Krishanteringsplan Sida 28 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

269 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar konsumtion och produktion Koppling till styrdokument En av fyra prioriteringarna i strategin för tillväxt och utveckling (VG2020) avser en region där vi tar globalt ansvar. Prioriteringen bryts ner till prioriterade fokusområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer. Handlingsprogrammet för livsmedel och gröna näringar pekar ut Västra Götaland som en viktig jordbrukslän där livsmedelsindustrin utgör en viktig näring. Handlingsprogrammet för resurseffektiva och giftfria produkter och tjänster omfattar långsiktiga mål och prioriteringar som avser bl.a. system som gynnar hållbar konsumtion i samhället och produkter och affärsmodeller med effektiv och cirkulär råvaruanvändning. VGR har även möjlighet att stimulera till hållbart jordbruk genom den utbildningsverksamheten som bedrivs bl.a. i form av naturbruksgymnasier. VGR ska vara föregångare i det egna miljöarbetet. I miljöprogrammet är Livsmedel samt Produkter & Avfall prioriterade områden med åtgärder kopplade bl.a. till minskat matsvinn och ökad andel ekologiska livsmedel. I Budget 2016 nämns miljökrav vid upphandling och inköp som viktiga frågor i integrering av sociala och miljömässiga värden i verksamheten. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 12.1 Genomföra det tioåriga ramverket för hållbara konsumtions- och produktionsmönster*. Alla länder vidtar åtgärder, med de utvecklade länderna i täten och med hänsyn tagen till utvecklingsländernas utveckling och förutsättningar. Utvärdering av gap Styrdokumenten VG2020, Handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar, och miljöprogrammet syftar till att möjliggöra att samhället producera och konsumera på ett mer hållbart sätt. Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten (fokus på europeiska forsknings- och innovationsprogram) 12.2 Senast 2030 uppnå en hållbar förvaltning och ett effektivt nyttjande av naturresurser Till 2030, halvera det globala matsvinnet per person i butik- och konsumentledet, och minska matsvinnet längs hela livsmedelskedjan, även förlusterna efter skörd Senast 2020 uppnå miljövänlig hantering av kemikalier och alla typer av avfall under hela deras livscykel, i enlighet med överenskomna internationella ramverket, samt avsevärt minska utsläppen av dem i luft, vatten och mark i syfte att minimera deras negativa konsekvenser för människors hälsa och miljön. VG2020 Handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar: åtgärd kopplade till att minska miljöpåverkan från matsvinnet Miljöprogrammet: prioriterat område Produkter & Avfall Klimatarbete i Västra Götaland: klimatsmart mat Miljöprogrammet: prioriterade områden Läkemedel, Kemikalier, Produkter & Avfall Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster *The 10-year framework of programmes on sustainable consumption and production patterns (10YFP) is a global framework of action to enhance international cooperation to accelerate the shift towards sustainable consumption and production (SCP) in both developed and developing countries. Sida 29 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

270 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hållbar konsumtion och produktion Delmål med relevans för VGRs verksamhet 12.5 Till 2030 väsentligt minska mängden avfall genom åtgärder för att förebygga, minska, återanvända och återvinna avfall Uppmuntra företag, särskilt stora och multinationella företag, att införa hållbara metoder och att integrera hållbarhetsinformation i sin rapporteringscykel Främja hållbara offentliga upphandlingsmetoder, i enlighet med nationell politik och nationella prioriteringar Senast 2030 säkerställa att människor överallt har den information och medvetenhet som behövs för en hållbar utveckling och livsstilar i harmoni med naturen. 12.b Utveckla och genomföra verktyg för att övervaka hur en hållbar utveckling påverkar en hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter. Utvärdering av gap VG2020: prioriterade fokusområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer. Handlingsprogrammet för resurseffektiva och giftfria produkter och tjänster Miljöprogrammet: prioriterade områden Läkemedel, Kemikalier, Produkter & Avfall Bl.a. Klimatarbete i Västra Götaland, handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar syftar till att uppmuntra samhällets olika aktörer, däribland företag, att införa hållbara metoder. Hållbarhetsrapportering som fråga nämns inte i de centrala styrdokumenten men VGR har möjlighet att bidra till ökad transparens genom att bl.a. ställa krav att bolag inom Västra Götalandsregionen rapporterar om de väsentliga hållbarhetsfrågorna i sina årsredovisningar. VGR kan också öka transparensen i sin egen årsredovisning, se sidorna i denna rapport. Budget 2016 tar upp miljökrav vid upphandling och inköp Enligt inköpspolicy ska miljöperspektivet tillvaratas i upphandlingar och inköp. Huruvida det ställs krav kopplade t.ex. till arbetsvillkor och mänskliga rättigheter framgår inte av inköpspolicyn. Enligt uppgift pågår det för närvarande arbete med att uppdatera inköpspolicyn och tillhörande riktlinjerna. Det bedrivs ett mycket mer omfattande arbete med kravställning vid upphandlingsprocessen inom VGR är vad som framgår av de styrande dokumenten. Klimatarbete i Västra Götaland och handlingsprogrammen för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster samt för livsmedel och gröna näringar innehåller åtgärder som syftar till att informera och öka medvetenhet hos samhällets olika aktörer Turism som en viktig näring finns som inslag i visionen det goda livet, i VG 2020, Klimatarbete i Västra Götaland samt i handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar. Det finns dock inga specifika prioriteringar, mål eller åtgärder kopplade till turism. Sida 30 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

271 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Bekämpa klimatförändringen Koppling till styrdokument Klimatomställning och att minska samhällets klimatpåverkan är frågor som genomsyrar ett flertal styrdokument. Västra Götaland har ett mål att vara fossiloberoende till år 2030 (Klimatarbetet i Västra Götaland). Strategin för regional utveckling (VG 2020) har resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan som ett målområde. Trafikförsörjningsprogrammet har ett övergripande mål om att öka kollektivtrafikens marknadsandel. Hållbara transporter och transportsnål samhällsplanering finns också som prioriteringar i VG2020 (investeringar i transportinfrastruktur som driver regional och nationell utveckling). Av miljöprogrammets prioriterade områden har transporter och energi en mycket stark koppling till klimatförändring. I budget 2016 finns prioriterade mål avseende minskade utsläpp från fossila bränslen och den egna verksamhetens direkta miljöpåverkan. Kravställning vid upphandling och inköp är också sätt att bidra till minskad klimatpåverkan. VGR har flera prioriteringar avseende hållbar energi (SDG7), hållbar industri (SDG 7) och hållbar konsumtion (SDG12) som bidrar till detta mål om bekämpning av klimatförändring. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 13.1 Stärka motståndskraften mot och förmågan till anpassning till klimatrelaterade faror och naturkatastrofer i alla länder. Utvärdering av gap VG2020: målområdet resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan Klimatarbetet i Västra Götaland: mål om fossiloberoende till år 2030 Trafikförsörjningsprogrammet Miljöprogrammet Handlingsprogram för hållbar energi Handlingsprogram för hållbara transporter 13.2 Integrera klimatåtgärder i politik, strategier och planering på nationell nivå. VG2020 Klimatarbetet i Västra Götaland Trafikförsörjningsprogrammet Miljöprogrammet Handlingsprogram för hållbar energi Handlingsprogram för hållbara transporter 13.3 Förbättra utbildningen, medvetenheten och den mänskliga och institutionella kapaciteten vad gäller begränsning av klimatförändringarna, klimatanpassning, begränsning av klimatförändringarnas konsekvenser samt tidig varning. VG2020: målområdet resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan Klimatarbetet i Västra Götaland: mål om fossiloberoende till år 2030 Trafikförsörjningsprogrammet Miljöprogrammet Handlingsprogram för hållbar energi Handlingsprogram för hållbara transporter Sida 31 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

272 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Hav och marina resurser Koppling till styrdokument Från styrdokumenten framgår att frågor kopplade till marin miljö och marina sektorer är viktiga och den maritima strategin sätter en övergripande vision för Västra Götaland som maritim region: Västsverige ska vara en av Europas ledande maritima regioner med lösningar inriktade på innovation samt miljöanpassad och hållbar utveckling. Klimatarbetet i Västra Götaland nämner klimatanpassad sjöfart och marina innovationer som en klimatrelaterad insats som VGR stödjer och driver. Handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar tar upp fiskeindustri och turism som exemplar av viktiga näringar i Västra Götaland. De befintliga styrdokumenter innehåller inte några mål eller mer konkreta aktiviteter men det framgår av den maritima strategin att ett maritimt handlingsprogram för Västra Götaland ska tas fram som ska innehålla prioriteringar på en mer explicit nivå. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 14.1 Till 2025 förebygga och avsevärt minska alla slags föroreningar i havet, i synnerhet från landbaserad verksamhet, inklusive marint skräp och tillförsel av näringsämnen. Utvärdering av gap VG 2020: målområden Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Handlingsprogram för resurseffektiva och giftfria produkter/tjänster och handlingsprogram för livsmedel och gröna näringar Miljöprogrammet: prioriterade områden kemikalier och läkemedel 14.a Öka den vetenskapliga kunskapen, utveckla forskningskapaciteten och överföra havsteknik, med hänsyn tagen till den mellanstatliga oceanografiska kommissionens kriterier och riktlinjer för överföring av havsteknik (Criteria and Guidelines on the Transfer of Marine Technology), i syfte att skapa friskare hav och öka den marina biologiska mångfaldens bidrag till utvecklingen i utvecklingsländerna, i synnerhet i små önationer under utveckling och de minst utvecklade länderna. 14.c Stärka bevarandet och hållbart nyttjande av haven och havsresurserna genom att genomföra internationell rätt, såsom den kommer till uttryck i Förenta Nationernas havsrättskonvention (UNCLOS), som utgör den rättsliga ramen för bevarande och hållbart nyttjande av hav och havsresurser, vilket erinras om i punkt 158 i slutdokumentet The Future We Want från Förenta Nationernas konferens om hållbar utveckling (Rio+20). Handlingsprogrammet för internationella forsknings- och innovationssamarbeten (fokus på europeiska forsknings- och innovationsprogram) VG2020: prioriterade området internationell konkurrenskraft genom regional kraftsamling kring styrkeområden (marin miljö, marina sektorer) Maritim strategi VG2020 tar upp marin miljö och marina sektorer som styrkeområden. Maritim strategi beskriver det maritima områdets betydelse för Västra Götaland, t.ex. sjöfart, fiske och fiskberedning, besöksnäring, båtbranschen och marin-tekniska underleverantörer. Hållbar fiskeindustri och frågor avseende fiskebeståndet beskrivs inte i de befintliga styrdokumenten. Sida 32 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

273 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Ekosystem och biologisk mångfald Koppling till styrdokument VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden som har en positiv påverkan på biologisk mångfald, t.ex. klimatarbetet, minskad resursanvändning, giftfri miljö, livsmedel och hållbar konsumtion. VGR har möjlighet att bidra till SDF15 genom utbildningsinsatser i den utbildningsverksamheten som bredrivs bl.a. i naturbruksgymnasierna och biologiska yrkeshögskolan. Budget 2016 lyfter fram främjandet av biologisk mångfald genom verksamheter såsom Botaniska Trädgården och Västkuststiftelsen. Delmål med relevans för VGRs verksamhet 15.2 Till 2020 främja genomförandet av hållbart brukande av alla typer av skogar, stoppa avskogningen, återställa utarmade skogar och kraftigt öka nybeskogningen och återbeskogningen i hela världen Senast 2020 integrera ekosystemens och den biologiska mångfaldens värden i nationella och lokala planerings- och utvecklingsprocesser, strategier för fattigdomsminskning samt räkenskaper. 15.a Mobilisera och väsentligt öka de finansiella resurserna från alla källor för att bevara och hållbart nyttja den biologiska mångfalden och ekosystemen. Utvärdering av gap Utbildningsinsatser i den utbildningsverksamheten som bredrivs bl.a. i naturbruksgymnasierna och biologiska yrkeshögskolan. Flera styrdokument omfattar prioriteringar som är kopplade till hållbar användning av ekosystem, däribland skogar. Skogar har dock inte identifierats som ett särskilt fokusområde för aktiviteter. VGRs arbete med biologisk mångfald sker till stor del genom ett aktivt arbete inom andra områden som har en positiv påverkan på biologisk mångfald VG2020 innehåller flera insatser som bidrar till bilogisk mångfald, t,ex, inom målen Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer. Budget 2016: medel till Göteborgs botaniska trädgård och till Västkuststiftelsen. Göteborgs botaniska trädgård har fått ökat anslag för att säkra viktiga växtsamlingar och för att starta upp ett viktigt utvecklingsarbete. Sida 33 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

274 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Fredliga och inkluderande samhällen Koppling till styrdokument VGR är en politiskt styrd organisation med höga krav på ansvar och transparens. VGR har upprättad Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation. Några av inslagen i VGRs Vision är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken och en region utan mäns våld mot kvinnor och där kvinnor inte är utsatta. VGR har upprättad en Policy för mänskliga rättigheter. Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap 16.1 Avsevärt minska alla former av våld och dödligt våld överallt. Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2016: Vårdcentral ska särskilt beakta tidig upptäckt av barn som far illa och personer som utsätts för våld i nära relationer Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter Budget 2016 Vision Västra Götaland: ett av de viktiga inslagen i visionen är en region utan mäns våld mot kvinnor och där kvinnor inte är utsatta Handlingsplan för implementering av CEMR-deklarationen 16.2 Eliminera övergrepp, utnyttjande, människohandel och alla former av våld eller tortyr mot barn. Handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen 16.5 Väsentligt minska alla former av korruption och mutor. Frågor kopplade till korruption och mutor beskrivs inte i de centrala styrdokumenten Från bilaga till årsredovisning 2015 framgår det att riktlinjer mot korruption, mutor och jäv har framtagits men är inte fastställda än Enligt uppgift pågår det arbete med framtagning av riktlinjer mot korruption, ledningssystem mot oegentligheter samt utbildningsinsatser. Dessa har inte fastställts än Bygga upp effektiva och transparenta institutioner med ansvarsutkrävande på alla nivåer Säkerställa ett lyhört, inkluderande, deltagandebaserat och representativt beslutsfattande på alla nivåer Säkerställa allmän tillgång till information och skydda grundläggande friheter, i enlighet med nationell lagstiftning och internationella avtal. Regionfullmäktiges beslut finns tillgängliga på VGRs hemsida VGRs handlingsplan för mänskliga rättigheter (ej fastställd än) tar upp ansvar som ett åtgärdsområde med förstärkt rättighetsperspektiv i ärendeberedning och beslutsunderlag. Vision Västra Götaland: några av inslagen i visionen är en jämställd maktstruktur i såväl näringslivet som offentlig verksamhet och i politiken och valdeltagandet är högt och fler medborgare med utländsk bakgrund finns i beslutande församlingar I personalvisionen 2021 nämns att arbeta i en politiskt styrd och skattefinansierad organisation innebär ett särskilt ansvar med värden såsom delaktighet och tillgänglighet i värdegrunden. Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation Enligt personalvisionen 2021 präglas VGRs arbetssätt av öppenhet, ansvarstagande, samarbete och dialog. Sida 34 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

275 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Genomförande och globalt partnerskap Koppling till styrdokument VGR har upprättad en Internationell policy som bl.a. fastställer principer för medlemskap i organisationer och samarbetsavtal med andra regioner. I VG2020 finns det ett övergripande mål om att ta globalt ansvar med två inriktningsmål: - Västra Götaland ska år 2020 ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar i Sverige och Europa -Invånarna i Västra Götaland ska ta ökad hänsyn till hur deras konsumtion påverkar människor och miljö, lokalt och globalt Delmål med relevans för VGRs verksamhet Utvärdering av gap Föra en mer samstämmig politik för hållbar utveckling. VGR 2020 Budget 2016 Vision Västra Götaland Stärka det globala partnerskapet för hållbar utveckling och komplettera det med partnerskap mellan flera parter som mobiliserar och utbyter kunskap, expertis, teknik och finansiella resurser, för att bidra till att målen för hållbar utveckling nås i alla länder, i synnerhet utvecklingsländer. Internationell policy VG2020: ett övergripande mål om att ta globalt ansvar med två inriktningsmål: Västra Götaland ska år 2020 ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar i Sverige och Europa Invånarna i Västra Götaland ska ta ökad hänsyn till hur deras konsumtion påverkar människor och miljö, lokalt och globalt Vidare finns följande prioriterade frågor: Öka närvaro och påverkan nationellt och internationellt Riva gränshinder och öka samverkan med Norge, etablera region Oslo/Göteborg/Öresund Uppmuntra och främja effektiva offentliga och offentlig-privata partnerskap samt partnerskap inom det civila samhället vilka bygger på erfarenheterna från andra partnerskap och deras finansieringsstrategier. VG2020: Några av de prioriterade frågorna inkluderar: Positionera internationellt konkurrenskraftiga forsknings- och innovationsmiljöer Stimulera internationella allianser och samarbeten inom forskning och innovation Samverka kring inköp som driver hållbar utveckling, innovation och lokal utveckling Sida 35 Prioriteringar kopplade till delmålet saknas till stor del Prioriteringar överensstämmer delvis med delmålet / prioriteringarna är indirekt relaterade till delmålet Prioriteringar överensstämmer med delmålet / VGR bedriver arbete som överensstämmer med delmålet

276 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO 26000:2010 Vägledning för socialt ansvarstagande

277 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Verksamhetsstyrning Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Verksamhetsstyrning består av systemet som en organisation använder för att fatta och genomföra beslut för att nå sina mål. Verksamhetsstyrning kan bestå av såväl formella styrmekanismer baserade på definierade strukturer och processer som informella mekanismer som skapas genom organisationens kultur och värderingar. Verksamhetsstyrning är den viktigaste faktorn för att en organisation ska kunna ta ansvar för påverkan av sina beslut och aktiviteter, samt för att integrera sitt sociala ansvarstagande i hela organisationen och i sina relationer. Huvudområde: De mänskliga rättigheterna Inga delområden kopplade till detta huvudområde i ISO VGRs verksamhet är omfattande och när det gäller hälso- och sjukvården komplex. De beslut som fattas påverkar många människor inom och utanför organisationen. Det är därför viktigt att besluten är väl underbyggda presenteras så att motiven blir begripliga för de som berörs är förankrade för ett effektivt genomförande föregås av en process som präglas av delaktighet, samt att det framgår vilka som har mandat att fatta besluten. Beskrivning Delområden Betydelse för VGR De mänskliga rättigheterna är grundläggande rättigheter som alla människor är berättigade till. De mänskliga rättigheterna kan delas i två kategorier: Medborgerliga och politiska rättigheter, inklusive rätten till liv och frihet, jämlikhet inför lagen och yttrandefriheten. Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter, inklusive rätten till arbete, rätten till mat, rätten till hälsa, rätten till utbildning och rätten till social trygghet. Due diligence Risksituation Undvika medskyldighet Hantera missförhållanden Diskriminering och sårbara grupper Medborgerliga och politiska rättigheter Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter Grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet Det är ytterst staten som är skyldig att se till att alla människor i landet får sina rättigheter tillgodosedda. I Sverige har staten fördelat stora delar av ansvaret att direkt möta människorna till regioner, landsting och kommuner genom till exempel vård, omsorg och skola. Därmed har regioner, landsting och kommuner övertagit delar av statens ansvar för de mänskliga rättigheterna. I VGR ska alla beslut tas med hänsyn till mänskliga rättigheter medan verksamheterna ska präglas av delaktighet, jämlikhet, transparens och möjlighet till ansvarsutkrävande. Sida 37

278 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Arbetshållanden Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Arbetsförhållanden i en organisation täcker alla riktlinjer och arbetssätt relaterade till arbete inom, av eller på uppdrag av organisationen, inklusive arbete som utförs av under-leverantörer. Arbetsförhållanden sträcker sig utanför relationen mellan en organisation och direkt anställda eller det ansvar som en organisation har på en arbetsplats som den äger eller har direkt kontroll över. Sysselsättning och anställningsförhållanden Arbetsvillkor och social trygghet Social dialog Arbetsmiljö Personlig utveckling och utbildning i arbetet Med mer än medarbetare är Västra Götalandsregionen en av Sveriges största arbetsgivare. Frågorna som rör arbetsförhållanden och arbetsvillkor, arbetsmiljö och kompetensutveckling är viktiga frågor för alla organisationer och offentliga verksamheter förväntas vara föregångare i frågor relaterade till jämställdhet och mångfald på arbetsplatserna. Huvudområde: Miljö Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Samhället står inför många utmaningar vad gäller miljön, bland annat förbrukning av naturresurser, föroreningar, klimatförändringar, förstörelse av livsmiljöer, förlust av arter och kollaps av hela ekosystem och nedbrytning av livsmiljöer i städer och på landsbygd. Miljöfrågor på lokal, regional och global nivå är sammankopplade. Hanteringen av frågorna kräver ett omfattande, systematiskt och samlat angreppssätt. Förebyggande av föroreningar Hållbar resursanvändning Begränsning av och anpassning till klimatförändringar Skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer Västra Götalandsregionen ska främja en god miljö ihop med andra aktörer i Västsverige och genom insatser inom den egna organisationen. Västra Götalandsregionen ska som stor organisation sträva efter att vara en föregångare genom det egna miljöarbetet. Genom att själva ställa höga miljökrav påverkar VGR också utvecklingen på miljöområdet. Sida 38

279 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Goda verksamhetsmetoder Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Goda verksamhetsmetoder innebär etiskt agerande i en organisations kontakter med andra organisationer. Detta innefattar relationer mellan organisationer och myndigheter, samt mellan organisationer och deras partners, leverantörer, entreprenörer och konkurrenter, samt de sammanslutningar som de är medlemmar i. Antikorruption Ansvarsfullt politiskt engagemang Konkurrens på lika villkor Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Respekt för äganderätten Demokrati, transparens och rättssäkerhet är viktiga värden för all offentlig verksamhet med att ansvar mot medborgarna avseende bekämpning av mutor och andra former av korruption. VGR är en stor upphandlare. Detta kräver följsamhet till lagar och etiska principer samt möjliggör att krav kan ställas på leverantörer. Huvudområde: Konsumentfrågor Beskrivning Delområden Betydelse för VGR FNs riktlinjer för konsumentskydd och den Internationella konventionen om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter uttrycker principer som bör vägleda vid praktisk tillämpning av socialt ansvarstagande när det gäller konsumenters legitima behov, inklusive att tillgodose grundläggande behov och allas rätt till en adekvat levnadsstandard, däribland adekvat föda, kläder och bostad, samt till ständigt förbättrade levnadsförhållanden och tillgång till nödvändiga produkter och tjänster. God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet Hållbar konsumtion Konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet Huvudområdet konsumentfrågor omfattar flera olika frågeställningar som berör VGRs verksamhet. Relevanta perspektiv i detta sammanhang omfattar bl.a. transparens i kommunikation, arbetsgivaransvar gällande hantering av farliga ämnen såsom kemikalier, möjligheten att styra mot hållbar konsumtion genom kravställning vid upphandlingar. Delområden Konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning och Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet har inte ingått i analysen. Sida 39

280 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen ISO standard Beskrivning och betydelse utifrån VGRs verksamhet Huvudområde: Samhällsengagemang och utveckling Beskrivning Delområden Betydelse för VGR Samhällsengagemang antingen individuellt eller genom allmännyttiga sammanslutningar bidrar till att stärka det civila samhället. Organisationer som på ett respektfullt sätt engagerar sig i lokalsamhället och dess institutioner stärker demokratin och speglar de samhälleliga värderingarna. Med lokalsamhällen avses i detta avsnitt bostäder eller andra sociala bosättningar inom ett geografiskt område som finns i den fysiska närheten till organisationens verksamhetsplatser eller till områden där organisationen har en påverkan. Lokalt samhällsengagemang Utbildning och kultur Jobbskapande och kompetensutveckling Skapa välstånd och inkomstmöjligheter Hälsa Sociala investeringar Huvudområdet konsumentfrågor omfattar flera centrala frågeställningar utifrån de uppdrag och prioriteringar VGR har. Hälso- och sjukvård, folkhälsa och kultur omfattas av VGRs uppdrag. Utbildning, jobbskapande och kompetensutveckling är prioriterade områden i VGRs egen verksamhet. Skapa välstånd inom regionen är ett övergripande syfte för det arbete som VGRs verksamheter bedriver. Sida 40

281 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Spider diagram on huvudområde level Identifierade gap Sammanfattning Huvudområde Verksamhetsstyrning Beskrivning av gap VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Inga gap har identifierats i analysen. Samhällsengagemang och utveckling Verksamhetsstyrning De mänskliga rättigheterna De mänskliga rättigheterna De områden med identifierade gap avser due diligence och uppföljningsprocesser, processer och rutiner kring säkerhetsarrangemang, mekanismer för att undersöka förekomsten av diskriminering samt riktlinjer kring kontinuitetsplanering. Arbetsförhållanden VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Inga gap har identifierats i analysen. Konsumentfrågor Goda verksamhetsmetoder Miljö Arbetsförhållanden Miljö Goda verksamhetsmetoder Konsumentfrågor De områden där gap har identifieras avser bl.a. identifiering av risker kopplade till klimatförändring, identifiering av verksamhetens eventuella negativa påverkan på biologisk mångfald samt att VGR har inga särskilda insatser för återvunnet material eller att återvinna vatten. Inom hållbar konsumtion bedrivs ett mer aktivt arbete inom ramen för regionutveckling än inom den egna verksamheten. VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Ett område som uppmärksammats i analysen är bekämpning av korruption och andra oegentligheter. Policy och riktlinjer inom detta område har inte fastställts än och därmed har antikorruption identifierats som ett område där viss förbättringsutrymme finns. Följande delområden har inkluderats i bedömningen: God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder, Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet, Hållbar konsumtion. Inga gap har identifierats i analysen. Samhällsengagemang och utveckling VGRs arbete överensstämmer väl med de kraven som ISO standard tar upp inom detta område. Ett potentiellt gap har identifierats i analysen avseende den utsträckningen investeringsbesluten analyseras utifrån påverkan på jobbskapandet. Sida 41

282 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap De mänskliga rättigheterna Delområde Beskrivning av gap Due diligence Processer finns för att följa upp och hantera den faktiska påverkan som särskilda åtgärder (t.ex. investeringar) har haft på mänskliga rättigheter, t.ex. i regionfullmäktiges budget men inte på alla nivåer. Grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet Due diligence Risksituation Risksituation Undvika medskyldighet Mänskliga rättigheter är inte systematiskt inarbetat i due diligence processer Inga särskilda processer eller rutiner för att kontrollera att mänskliga rättigheter respekteras inom ramen för säkerhetsarrangemang. Inga krav är fastställda kring utbildning av säkerhetspersonal angående mänskliga rättigheter Hantera missförhållanden Fokus i bedömningen har varit på processer för att rapportera och hantera klagomål, samt oberoendet och tillgängligheten av processen. Inga identifierade gap. Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter Undvika medskylidhet Diskriminering och sårbara grupper På medarbetarsidan finns det mekanismer (medarbetarenkät) för att bl.a. undersöka om det förekommer diskriminering i verksamheten. Vi har inte sett någon liknande systematiskt process på invånarsidan. Medborgerliga och politiska rättigheter Fokus i bedömningen har varit på hur rättigheter såsom åsiktfrihit, yttrandefrihet, mötesfrihet, föreningsfrihet mm. beaktas i processer och beslut. Inga identifierade gap. Medborgerliga och politiska rättigheter Diskriminering och sårbara grupper Hantera missförhållanden Ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter Grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet Det finns i dagsläget riktlinjer om kontinuitetsplanering (för att säkerställa distribution av nödvändiga varor, produkter och/eller tjänster) men anses inte vara tillfredsställande. Det pågår därför tre projekt där VGR IT, regionservice och Västfastigheter har fått i uppdrag att se över sin förmåga att leverera i förhållande till kärnverksamhetens behov. Fokus i bedömningen har varit på hur frågor såsom föreningsfrihet, tvångsarbete, icke-diskriminering och barnarbete beaktas i VGRs verksamhet. Inga identifierade gap. Sida 42

283 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Arbetsförhållanden Sysselsättning och anställningsförhållanden Delområde Sysselsättning och anställningsförhållanden Arbetsvillkor och social trygghet Beskrivning av gap Fokus i bedömningen har varit på processer och rutiner avseende motverkande av diskriminering, uppsägningar, och skydd av personuppgifter. Inga identifierade gap. Fokus i bedömningen har varit på frågor avseende efterlevnad av och respekt för kollektivavtal, relevanta lagar och förordningar, nationella/religiösa traditioner, och balans mellan arbete och privatliv. Inga identifierade gap. Personlig utveckling och utbildning i arbetet Arbetsvillkor och social trygghet Social dialog Fokus i bedömningen har varit på frågor kopplade till anställdas rättigheter att bilda egna organisationer och facklig representation. Inga identifierade gap. Arbetsmiljö Fokus i bedömningen har varit på frågor avseende arbetsmiljö, såsom arbetsmiljörisker, säkerhet, och hantering av incidenter och olyckor. Inga identifierade gap. Personlig utveckling och utbildning i arbetet Fokus i bedömningen har varit på kompetensutveckling. Inga identifierade gap. Arbetsmiljö Social dialog Sida 43

284 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Miljö Förebyggande av föroreningar Delområde Förebyggande av föroreningar Beskrivning av gap Identifierat gap avseende rapportering av giftiga och farliga material som används och släpps ut av organisationen. På koncernnivån sker rapporteringen på övergripande nivå i VGRs miljöredovisning där detaljerade uppgifter om mängder och typer av farliga ämnen som använts och släppts ut inte framgår. På koncernövergripande nivå finns inget program för att förebygga miljöolyckor eller beredskap att hantera eventuella olyckor. Skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer Hållbar resursanvändning Hållbar resursanvändning VGR har inga särskilda insatser för återvunnet material eller att återvinna vatten. Pågående arbete inom detta område omfattar bl.a. återanvändning av kontorsmöbler vid flytt, kravställning vid upphandlingar samt forskning och utveckling i samarbete med andra aktörer för att få med flera förnybara varor i upphandlingen. Avseende hållbar konsumtion har VGR större fokus på frågan inom ramen för regional utveckling än i det interna miljöarbetet. Pågående arbete inom detta område omfattar bl.a. aktiviteter för att minska matsvinn och återanvända kontorsmöbler. Begränsning av och anpassning till klimatförändringar Begränsning av och anpassning till klimatförändringar Skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer Ingen riskanalys har genomförts för att identifiera risker kopplade till klimatförändring. Det finns inte heller en systematiskt process för att identifiera möjligheter för att undvika / minimera skador kopplade till klimatförändring Ingen analys har genomförts för att identifiera om verksamhetens eventuella negativa påverkan på biologisk mångfald. Pågående arbete inom detta område omfattar bl.a. kravställning vid upphandlingar avseende hållbara skogsvaror. Sida 44

285 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Goda verksamhetsmetoder Antikorruption Delområde Antikorruption Beskrivning av gap Arbete pågår med framtagning av riktlinjer mot korruption, ledningssystem mot oegentligheter samt utbildningsinsatser. På grund av att dessa processer och dokument inte har fastställts än har detta område identifierats som ett område där förbättringsutrymme finns. Respekt för äganderätten Ansvarsfullt politiskt engagemang Anvarsfullt politiskt engagemang Fokus i bedömningen har varit på frågor kopplade till ansvarsfullt politiskt deltagande, politiska bidrag samt lobbying och riktlinjer för personer som företräder VGR. Inga identifierade gap. Konkurrens på lika villkor Fokus i bedömningen har varit på kravställning vid upphandlingar samt reglering av offentlig säljverksamhet. Inga identifierade gap. Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Fokus i bedömningen har varit på kravställning vid upphandlingar. Inga identifierade gap. Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Konkurrens på lika villkor Respekt för äganderätten Fokus i bedömningen har varit på immateriella rättigheter. Inga identifierade gap. Sida 45

286 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Konsumentfrågor God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder Delområde God marknadsföring, saklig och opartisk information samt goda avtalsmetoder Beskrivning av gap Fokus i bedömningen har varit på transparent, lättillgänglig kommunikation och marknadsföring. Inga identifierade gap Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet Skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet Fokus i bedömningen har varit på arbetsgivaransvar (t.ex. hantering av farliga ämnen). Inga identifierade gap. Hållbar konsumtion Fokus i bedömningen har varit på kravställning vid upphandlingar. Inga identifierade gap. Konsumentservice, support samt klagomålsoch tvistlösning Hållbar konsumtion Konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning Delområdet har inte ingått i analysen Skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet Delområdet har inte ingått i analysen Sida 46

287 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Samhällsengagemang och utveckling Lokalt samhälsengagemang Delområde Lokalt samhällsengagemang Utbildning och kultur Beskrivning av gap Fokus i bedömningen har varit på processer för att samråda med lokalsamhället och för att uppmärksamma sårbara, diskriminerade, marginaliserade och underrepresenterade grupper. Inga identifierade gap. Fokus i bedömning har varit på frågor kopplad e till bevarande av kulturarv samt hur VGR främjar kulturell verksamhet. Inga identifierade gap. Sociala investeringar Utbildning och kultur Jobbskapande och kompetensutveckling Fokus i bedömningen har varit på kompetensförsörjning och samverkan med andra aktörer i arbetsmarknadsfrågor. Potentiellt gap identifierats i den utsträckningen investeringsbesluten analyseras utifrån påverkan på jobbskapandet, Skapa välstånd och inkomstmöjligheter Fokus i bedömningen har varit bl.a. på frågor rörande utveckling av service i gles- och landsbygden. Inga identifierade gap. Hälsa Jobbskapande och kompetensutveckling Hälsa Fokus i bedömningen har varit på det arbetet som bedrivs inom ramen för VGRs uppdrag inom folkhälsa. Inga identifierade gap. Skapa välstånd och inkomstmöjligheter Sociala investeringar Fokus i bedömning har varit på frågor kopplad e till främjande av lokal samhällsutveckling vid sociala investeringar. Inga identifierade gap. Sida 47

288 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen EU-direktiv avseende redovisning av hållbarhetsinformation Företagens rapportering om hållbarhet och mångfaldspolicy (Ds 2014:45)

289 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Överblick: förslag till ändringar i årsredovisningslagen ÅRL 1995:1554 Förslagen förändring 6. Kap 6 Bolagsstyrningsrapporten ska innehålla en beskrivning av den mångfaldspolicy som tillämpas i fråga om bolagets styrelse, målet med policyn, hur policyn har tillämpats under räkenskapsperioden och resultatet av den. Om bolaget inte tillämpar någon mångfaldspolicy ska skälen för det anges. (Förslaget om mångfaldspolicy berör stora noterade aktiebolag). 6. Kap 10 Förvaltningsberättelsen för ett stort företag och ett företag av allmänt intresse ska innehålla en hållbarhetsrapport, om inte företaget har valt att med stöd av 13 i stället upprätta en från årsredovisningen skild hållbarhetsrapport. Första stycket gäller inte dotterföretag om det och dess samtliga dotterföretag omfattas av en hållbarhetsrapport för koncernen som har upprättats av moderföretaget enligt 7 kap. 31 a. 6. Kap 11 Hållbarhetsrapporten ska innehålla de icke-finansiella upplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning, resultat och konsekvenserna av dess verksamhet, däribland upplysningar i frågor som rör miljö, sociala förhållanden, personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption. Upplysningarna ska beskriva: 1. företagets affärsmodell, 2. den policy som företaget tillämpar i frågorna, inklusive de granskningsförfaranden som har genomförts, 3. resultatet av policyn, 4. de väsentliga risker som rör frågorna och är kopplade till företagets verksamhet, inklusive, när det är lämpligt, företagets affärsförbindelser, produkter eller tjänster som sannolikt får negativa konsekvenser, 5. hur företaget hanterar riskerna, och 6. andra icke-finansiella förhållanden som är relevanta för verksamheten. Hållbarhetsrapporten ska även, när det är lämpligt, innehålla hänvisningar till och ytterligare förklaringar av de belopp som tas upp i årsredovisningen. Om särskilda riktlinjer har tillämpats vid upprättandet av hållbarhetsrapporten, ska det anges i rapporten. 6. Kap 13 Om företaget inte tillämpar någon policy i en eller flera av frågorna i första stycket, ska skälen för detta anges. Sida 49

290 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Överblick: förslag till ändringar i årsredovisningslagen Område Vad ska redovisas: uppgifter avseende hållbarhetsinformation Miljö Uppgifter om de aktuella och förutsebara konsekvenserna av företagets verksamhet på: miljön, hälsa och säkerhet, användning av energi från förnybara och/eller icke-förnybara källor, växthusgasutsläpp, vattenanvändning och luftföroreningar. Sociala förhållanden och personal Informationen i rapporten kan avse åtgärder som vidtagits för att säkra: jämställdhet, tillämpningen av Internationella arbetsorganisationens grundläggande konventioner, arbetsvillkor, social dialog, respekt för arbetstagarnas rätt till information och samråd, respekt för fackföreningars rättigheter, hälsa och säkerhet på arbetsplatsen och dialog med lokala grupper, och/eller åtgärder som vidtagits för att säkerställa skydd och utveckling av dessa grupper. Respekt för mänskliga rättigheter Informationen i rapporten kan innehålla information om: åtgärder för förebyggande av brott mot de mänskliga rättigheterna Motverkande av korruption Informationen i rapporten kan innehålla information om: befintliga styrmedel för bekämpning av korruption och mutor. Sida 50

291 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Analys av VGRs 2015 årsredovisning mot krav för redovisning av hållbarhetsinformation Krav i ÅRL Miljö Sociala förhållanden och personal Respekt för mänskliga rättigheter Motverkande av korruption Mångfaldspolicy Affärsmodell (uppdrag) Policyer som tillämpas i frågorna (styrdokument och mål) Resultat av policyer (indikatorer och utfall) Väsentliga risker Hantering av riskerna Informationen i ÅR 2015 omfattar de väsentliga upplysningarna för VGRs verksamhet / uppfyller kraven för redovisning av hållbarhetsinformation. Informationen i ÅR 2015 omfattar delvis de väsentliga upplysningarna för VGRs verksamhet / uppfyller delvis kraven för redovisning av hållbarhetsinformation.. Informationen i ÅR 2015 omfattar inte några upplysningar /uppfyller inte kraven för redovisning av hållbarhetsinformation. Ej krav för redovisning av hållbarhetsinformation. Sida 51

292 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Miljö, sociala förhållande och personal Krav i ÅRL Miljö Sociala förhållanden och personal Affärsmodell (uppdrag / väsentliga frågor) Policyer som tillämpas i frågorna (styrdokument och mål) Resultat av policyer (Indikatorer och utfall) Väsentliga risker Hantering av riskerna Sida 52 Kollektivtrafik: Utveckla och förstärka samarbetet med kommunerna kring kollektivtrafiken som en strategisk samhällsbyggnadsfråga Miljö: Ta fram program för klimatkompensation i Västra Götalandsregionen Beskriva vägen för att nå målet om ett fossiloberoende Västra Götaland 2030 och lyfta frågan till regionstyrelsen Kollektivtrafik: Styrdokument: Kollektivtrafiknämndens miljö- och Klimatstrategi Mål: Fler ska välja att resa kollektivt, Kollektivtrafikens miljöpåverkan ska minska Miljö: Styrdokument: Miljöprogrammet, Klimatstrategin för Västra Götaland, Strategiska vägval för ett fossiloberoende Västra Götaland 2030 Mål: Västra Götaland oberoende av fossil energi 2030, Egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet Kollektivtrafik: Antal resor med kollektivtrafiken, andel fordonskilometer med förnybart drivmedel Miljö: Användning av fossil energi i egna verksamheter, Andel ekologiska livsmedel Utfallet på utsläpp av växthusgas i Västra Götaland redovisas Utfallet på områden såsom transporter, energi, produkter och avfall, livsmedel, kemikalier, läkemedel och lustgas redovisas Redovisningen omfattar kommentarer kring årets utfall. Väsentliga risker beskrivs inte. Det framgår inte heller om en riskanalys genomförts där miljörisker ingår. Aktiviteter genomförda under årets beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa adresserar väsentliga miljörisker inom VGRs verksamhet. Folkhälsa och Hälso- och sjukvård Uppdragen beskrivs Västra Götalandsregionens medarbetare Väsentliga frågor utifrånvgrs roll som betydande arbetsgivare beskrivs Folkhälsa: Mål: Skapa förutsättningar för jämlik hälsa Hälso- och sjukvård: Hälsofrämjande arbete ska skapa förutsättningar för bättre hälsa Västra Götalandsregionens medarbetare: Kompetensförsörjning och utveckling Lönebildning, löneskillnader Ledarskap, arbetsmiljö, sjukfrånvaro Folkhälsa: Aktiviteter kopplade till målet Skapa förutsättningar för jämlik hälsa beskrivs Hälso- och sjukvård: Aktiviteter kopplade till målet Hälsofrämjande arbete ska skapa förutsättningar för bättre hälsa beskrivs Västra Götalandsregionens medarbetare: Utfallet på personalvolym, -struktur samt aktiviteter inom kompetensutveckling Utfallet på medellön och könsfördelning per personalgrupp Utfallet på sjukfrånvaro Folkhälsa: Utmaningar bl.a. avseende studieavhopp, barn i ekonomisk utsatta hushåll beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa är väsentliga risker inom VGRs uppdrag för folkhälsa. Västra Götalandsregionens medarbetare: Utmaningar inom bl.a. långsiktig kompetensförsörjning, ledarskap, hälsa- och arbetsmiljö, och sjukfrånvaro beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa är väsentliga risker inom VGRs verksamhet eller om en riskanalys genomförts där risker relaterade till personal ingår Folkhälsa och Västra Götalandsregionens medarbetare: Aktiviteter för att arbeta med utmaningar inom ovan nämnda områden beskrivs men det är svårt att bedöma om dessa aktiviteter adresserar väsentliga risker inom VGRs verksamhet och uppdrag.

293 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Identifierade gap Respekt för mänskliga rättigheter, motverkande av korruption, mångfaldspolicy Krav i ÅRL Respekt för mänskliga rättigheter Motverkande av korruption Mångfaldspolicy Affärsmodell (uppdrag / väsentliga frågor) Rättighetsfrågor: Följa upp måluppfyllelsen i av regionfullmäktige beslutade handlingsplaner om rättighetsfrågor samt att till regionstyrelsen föreslå åtgärder utifrån denna uppföljning Beskrivning av väsentliga frågor / utmaningar för VGR ur säkerhetsperspektiv. Beskrivs i en separat bilaga för ÅR Ej krav för rapportering Policyer som tillämpas i frågorna (styrdokument och mål) Styrdokument: Handlingsplan med den europeiska deklarationen om jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå Handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen Mål: Verksamheterna ska vara tillgängliga för alla Minskad ojämlikhet och diskriminering Styrdokument: Säkerhetspolicy Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter Handlingsplan för oegentligheter Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv (på remiss) Mål: Sju mål beskrivs i bilagan med fokus på krishantering och säkerhet. Inga mål har direkt koppling till frågor rörande motverkande av korruption. Framgår ej av ÅR 2015 om en mångfaldspolicy finns, vad målet med policyn är eller hur den har tillämpats under året Resultat av policyer (Indikatorer och utfall) Indikatorer Andel verksamheter, i egen eller privat regi, som har inventerat minst 90 % av sina enheter i Tillgänglighetsdatabasen Andel förvaltningsledningar och politiker i styrelser och nämnder som genomgått en utbildning i rättighetsbaserat arbete under året Inga resultat avseende oegentligheter redovisas Resultatet av mångfaldspolicyn redovisas inte Väsentliga risker Om det finns risker kopplade till mänskliga rättigheter framgår inte av redovisningen eller om en riskanalys genomförts där perspektivet mänskliga rättigheter ingår. En potentiell risk kan anses vara Bristande tillgänglighet innebär diskriminering och Västra Götalandsregionen har som offentlig organisation ett särskilt ansvar att verksamheten kan användas av, vara begriplig och tillgänglig för alla. Bilagan innehåller beskrivningar av starka och mindre starka områden samt beskrivning av regiongemensamma risker. I avsnittet om oegentligheter nämns uppföljning av leverantörer som ett utvecklingsområde. Om det finns specifika risker kopplade till korruption i verksamheten eller i leverantörsledet framgår inte tydligt. Ej krav för rapportering Hantering av riskerna Sida 53 Hantering av riskerna framgår ej av redovisningen. Som exempel nämns utvecklingsarbete med att stärka kontrollerna av leverantörer, utbildning och rådgivning hos förvaltningar och bolag, främst inom områdena mutor, jäv och otillåten påverkan. Om dessa aktiviteter adresserar väsentliga risker är svårt att bedöma. Ej krav för rapportering

294 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen Bilaga 1 FNs mål och delmål för hållbar utveckling

295 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 1. Ingen fattigdom Delmål 1.1 Senast 2030 avskaffa den extrema fattigdomen för alla människor överallt. Med extrem fattigdom avses för närvarande människor som lever på mindre än 1,25 US-dollar per dag. 1.2 Till 2030 minst halvera den andel män, kvinnor och barn i alla åldrar som lever i någon form av fattigdom enligt nationella definitioner. 1.3 Införa nationellt lämpliga system och åtgärder för socialt skydd för alla, inklusive grundskydd, och senast 2030 säkerställa att de omfattar en väsentlig andel av de fattiga och de utsatta. 1.4 Senast 2030 säkerställa att alla män och kvinnor, i synnerhet de fattiga och de utsatta, har lika rätt till ekonomiska resurser, tillgång till grundläggande tjänster, möjlighet att äga och kontrollera mark och andra former av egendom samt tillgång till arv, naturresurser, lämplig ny teknik och finansiella tjänster, inklusive mikrokrediter. 1.5 Till 2030 bygga upp motståndskraften hos de fattiga och människor i utsatta situationer och minska deras utsatthet och sårbarhet för extrema klimatrelaterade händelser och andra ekonomiska, sociala och miljömässiga chocker och katastrofer. 1.a Säkra en betydande resursmobilisering från en mängd olika källor, inklusive genom ökat utvecklingssamarbete, i syfte att ge utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna, tillräckliga och förutsebara medel för att genomföra program och politik för att avskaffa all form av fattigdom. 1.b Upprätta sunda policy ramverk på nationell, regional och internationell nivå på grundval av utvecklingsstrategier som stödjer de fattiga och tar hänsyn till jämställdhetsaspekter, för att stödja ökade investeringar i åtgärder för att avskaffa fattigdom. Sida 55 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

296 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 2. Ingen hunger Delmål 2.1 Senast 2030 avskaffa hunger och garantera alla människor, i synnerhet de fattiga och människor i utsatta situationer, inklusive små barn, tillgång till tillräckligt med säker och näringsrik mat året om. 2.2 Senast 2030 avskaffa alla former av undernäring, bland annat genom att senast 2025 nå de internationellt överenskomna målen i fråga om tillväxthämning och undervikt bland barn under fem år, samt tillgodose tonårsflickors, gravida och ammande kvinnors samt äldre personers näringsbehov. 2.3 Till 2030 fördubbla jordbrukets produktivitet och inkomster för småskaliga livsmedelsproducenter, i synnerhet kvinnor, ursprungsfolk, familjejordbrukare, boskapsskötande nomader samt fiskare, inklusive genom säker och lika tillgång till mark, andra produktionsresurser och insatsvaror, kunskap, finansiella tjänster och marknader samt möjligheter till förädling och sysselsättning utanför jordbruket. 2.4 Senast 2030 uppnå hållbara system för livsmedelsproduktion samt införa motståndskraftiga jordbruksmetoder som ökar produktiviteten och produktionen, som bidrar till att upprätthålla ekosystemen, som stärker förmågan till anpassning till klimatförändringar, extrema väderförhållanden, torka, översvämning och andra katastrofer och som successivt förbättrar mark- och jordkvaliteten. 2.5 Senast 2020 upprätthålla den genetiska mångfalden av fröer, odlade växter, produktionsdjur och tamdjur samt deras besläktade vilda arter, bland annat med hjälp av välskötta och diversifierade frö- och växtbanker på nationell, regional och internationell nivå. Främja tillträde till samt rimlig och rättvis fördelning av de fördelar som uppstår vid användning av genetiska resurser och därmed förknippad traditionell kunskap, i enlighet med internationella avtal. 2.a Öka investeringarna, bland annat genom stärkt internationellt samarbete, i infrastruktur på landsbygden, forsknings- och rådgivningstjänster för jordbruket, teknikutveckling samt genbanker för växter och husdjur i syfte att öka jordbrukets produktionskapacitet i utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna. 2.b Korrigera och förhindra handelsbegränsningar och snedvridningar på världsmarknaderna för jordbruksprodukter, inklusive genom att parallellt avskaffa alla former av exportsubventioner inom jordbruket liksom alla exportåtgärder med motsvarande verkan, i enlighet med mandatet för Doharundan. 2.c Vidta åtgärder för att säkerställa väl fungerande marknader och derivatmarknader för jordbruksråvaror. Underlätta tillgången till aktuell marknadsinformation, inklusive om livsmedelsreserver, i syfte att bidra till att begränsa extrema svängningar i livsmedelspriser Sida 56 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

297 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 3. Hälsa och välbefinnande Delmål 3.1 Till 2030 minska mödradödligheten i världen till mindre än 70 dödsfall per förlossningar med levande barn. 3.2 Senast 2030 säkerställa att inga spädbarn eller barn under fem år dör av orsaker som hade kunnat förebyggas. Alla länder bör sträva efter att minska den neonatala dödligheten till högst tolv dödsfall per levande födda och dödligheten bland barn under fem år till högst 25 dödsfall per levande födda. 3.3 Senast 2030 utrota epidemierna av aids, tuberkulos, malaria och försummade tropiska sjukdomar samt bekämpa hepatit, vattenburna sjukdomar och andra smittsamma sjukdomar. 3.4 Till 2030 genom förebyggande insatser och behandling minska det antal människor som dör i förtid av icke smittsamma sjukdomar med en tredjedel samt främja psykisk hälsa och välbefinnande. 3.5 Stärka insatserna för att förebygga och behandla drogmissbruk, inklusive narkotikamissbruk och skadligt alkoholbruk. 3.6 Till 2020 halvera antalet dödsfall och skador i trafikolyckor i världen. 3.7 Senast 2030 säkerställa att alla har tillgång till sexuell och reproduktiv hälsovård, inklusive familjeplanering, information och utbildning, och att reproduktiv hälsa integreras i nationella strategier och program. 3.8 Åstadkomma allmän hälso- och sjukvård för alla, som även skyddar mot ekonomisk risk, tillgång till grundläggande hälso- och sjukvård av god kvalitet liksom tillgång till säkra, effektiva och ekonomiskt överkomliga grundläggande läkemedel och vaccin av god kvalitet. 3.9 Till 2030 väsentligt minska antalet döds- och sjukdomsfall till följd av skadliga kemikalier samt föroreningar och kontaminering av luft, vatten och mark. 3.a Stärka genomförandet av Världshälsoorganisationens ramkonvention om tobakskontroll i alla länder, där så är lämpligt. 3.b Stödja forskning om och utveckling av vaccin och läkemedel mot de smittsamma och icke-smittsamma sjukdomar som i första hand drabbar utvecklingsländer. Sörja för tillgång till ekonomiskt överkomliga grundläggande läkemedel och vaccin, i enlighet med Doha-deklarationen om TRIPSavtalet och folkhälsa, i vilken det bekräftas att utvecklingsländerna har rätt att fullt ut utnyttja den flexibilitet som avtalet om handelsrelaterade aspekter av immaterialrätter erbjuder för att skydda folkhälsan och, framför allt, säkerställa att alla har tillgång till läkemedel. 3.c Väsentligt stärka finansieringen av hälso- och sjukvården liksom insatserna för att rekrytera, utveckla, utbilda och behålla hälso- och sjukvårdspersonal i utvecklingsländerna, särskilt i de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling. 3.d Stärka alla länders, i synnerhet utvecklingsländernas, kapacitet när det gäller tidig varning, riskreducering och hantering av nationella och globala hälsorisker. Sida 57 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

298 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 4. God utbildning för alla Delmål 4.1 Senast 2030 säkerställa att alla flickor och pojkar fullbordar avgiftsfri och likvärdig grundskole- och gymnasieutbildning av god kvalitet som leder till relevanta och ändamålsenliga kunskaper. 4.2 Senast 2030 säkerställa att alla flickor och pojkar har tillgång till förskola av god kvalitet som ger omvårdnad och förbereder dem för att börja grundskolan. 4.3 Senast 2030 säkerställa alla kvinnor och män lika tillgång till yrkesutbildning och eftergymnasial utbildning, inklusive högskoleutbildning, av god kvalitet till en överkomlig kostnad. 4.4 Till 2030 väsentligen öka det antal ungdomar och vuxna som har relevanta färdigheter, däribland tekniska färdigheter och yrkeskunnande, för sysselsättning, anständigt arbete och entreprenörskap. 4.5 Senast 2030 avskaffa skillnaderna mellan könen inom utbildningsområdet och säkerställa lika tillgång till utbildning och yrkesutbildning på alla nivåer för utsatta personer, inklusive personer med funktionsnedsättning, ursprungsfolk och barn som lever under utsatta förhållanden. 4.6 Senast 2030 säkerställa att alla ungdomar och en väsentlig andel av alla vuxna både män och kvinnor lär sig läsa, skriva och räkna. 4.7 Senast 2030 säkerställa att alla studerande får de kunskaper och färdigheter som behövs för att främja en hållbar utveckling, bland annat genom utbildning för hållbar utveckling och hållbara livsstilar, mänskliga rättigheter, jämställdhet, främjande av en kultur av fred, icke-våld och globalt medborgarskap samt värdesättande av kulturell mångfald och kulturens bidrag till hållbar utveckling. 4.a Bygga och förbättra utbildningsmiljöer som är anpassade för barn och personer med funktionsnedsättning, samt tar hänsyn till jämställdhetsaspekter och därmed erbjuder en trygg, fredlig, inkluderande och ändamålsenlig lärandemiljö för alla. 4.b Till 2020 väsentligen öka antalet stipendier i världen som kan sökas av personer från utvecklingsländer, i synnerhet de minst utvecklade länderna, små önationer under utveckling och afrikanska länder, för studier inom högre utbildning, inklusive yrkesutbildning samt informations- och kommunikationstekniska, tekniska, ingenjörsvetenskapliga och naturvetenskapliga program, i utvecklade länder och andra utvecklingsländer. 4.c Till 2030 väsentligen öka tillgången på utbildade lärare, bland annat genom internationellt samarbete kring lärarutbildning i utvecklingsländerna, särskilt de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling. Sida 58 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

299 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 5. Jämställdhet Delmål 5.1 Avskaffa alla former av diskriminering av alla kvinnor och flickor överallt. 5.2 Avskaffa alla former av våld mot alla kvinnor och flickor i det offentliga och privata rummet, inklusive människohandel, sexuellt utnyttjande och andra typer av exploatering. 5.3 Avskaffa alla skadliga sedvänjor, såsom barnäktenskap, tidiga äktenskap och tvångsäktenskap samt kvinnlig könsstympning. 5.4 Erkänna och värdesätta obetalt omsorgs- och hushållsarbete genom att tillhandahålla offentliga tjänster, infrastruktur och socialt skydd samt genom att främja delat ansvar inom hushållet och familjen, i enlighet med vad som är nationellt lämpligt. 5.5 Tillförsäkra kvinnor fullt och faktiskt deltagande och lika möjligheter till ledarskap på alla beslutsnivåer i det politiska, ekonomiska och offentliga livet. 5.6 Säkerställa allmän tillgång till sexuell och reproduktiv hälsa och reproduktiva rättigheter i enlighet med överenskommelserna i handlingsprogrammet från den internationella konferensen om befolkning och utveckling, Pekingplattformen samt slutdokumenten från respektive översynskonferenser. 5.a Genomföra reformer för att ge kvinnor lika rätt till ekonomiska resurser, möjlighet att äga och kontrollera mark och andra former av egendom samt tillgång till finansiella tjänster, arv och naturresurser, i enlighet med nationell lagstiftning. 5.b Öka användningen av gynnsam teknik, i synnerhet informations- och kommunikationsteknik, för att främja kvinnors egenmakt. 5.c Anta och stärka välgrundad politik och genomförbar lagstiftning för att främja jämställdhet och öka alla kvinnors och flickors egenmakt på alla nivåer. Sida 59 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

300 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 6. Rent vatten och sanitet Delmål 6.1 Senast 2030 uppnå allmän och rättvis tillgång till säkert och ekonomiskt överkomligt dricksvatten för alla. 6.2 Senast 2030 säkerställa att alla har tillgång till fullgod och rättvis sanitet och hygien och att ingen behöver uträtta sina behov utomhus. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt behoven hos kvinnor och flickor samt människor i utsatta situationer. 6.3 Till 2030 förbättra vattenkvaliteten genom att minska föroreningar, stoppa dumpning och minimera utsläpp av farliga kemikalier och material, halvera andelen obehandlat avloppsvatten och väsentligt öka återvinningen och en säker återanvändning globalt. 6.4 Till 2030 väsentligt effektivisera vattenanvändningen inom alla sektorer samt säkerställa hållbara uttag och en hållbar försörjning med sötvatten för att angripa vattenbristen och väsentligt minska det antal människor som lider av vattenbrist. 6.5 Senast 2030 genomföra en integrerad förvaltning av vattenresurser på alla nivåer, när så är lämpligt genom gränsöverskridande samarbete. 6.6 Senast 2020 skydda och återställa de vattenrelaterade ekosystemen, däribland berg, skogar, våtmarker, floder, akviferer och sjöar. 6.a Till 2030 utöka det internationella samarbetet och stödet för kapacitetsuppbyggnad till utvecklingsländerna inom vatten- och sanitetsrelaterade verksamheter och program, inklusive genom tekniker för vatteninsamling, avsaltning, vatteneffektivitet, rening av avloppsvatten, återvinning och återanvändning. 6.b Stödja och stärka lokalsamhällenas deltagande i arbetet med att förbättra vatten- och sanitetshanteringen. Sida 60 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

301 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 7. Hållbar energi för alla Delmål 7.1 Senast 2030 säkerställa allmän tillgång till ekonomiskt överkomliga, tillförlitliga och moderna energitjänster. 7.2 Till 2030 väsentligen öka andelen förnybar energi i den globala energimixen. 7.3 Till 2030 fördubbla den globala förbättringstakten vad gäller energieffektivitet. 7.a Till 2030 stärka det internationella samarbetet för att underlätta tillgång till forskning och teknik inom ren energi, inklusive förnybar energi, energieffektivitet samt avancerad och renare fossilbränslebaserad teknik, samt främja investeringar i energiinfrastruktur och ren energiteknik. 7.b Till 2030 bygga ut infrastrukturen och uppgradera tekniken för att leverera moderna och hållbara energitjänster till alla i utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna och små önationer under utveckling. Sida 61 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

302 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 8. Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Delmål 8.1 Upprätthålla ekonomisk tillväxt per capita i enlighet med nationella förhållanden och i synnerhet en BNP-tillväxt på minst 7 procent per år i de minst utvecklade länderna. 8.2 Uppnå högre ekonomisk produktivitet genom diversifiering, teknisk uppgradering och innovation, bland annat genom att fokusera på sektorer med högt förädlingsvärde och hög arbetsintensitet. 8.3 Främja utvecklingsinriktad politik som stödjer produktiv verksamhet, skapande av anständiga arbetstillfällen, företagande, kreativitet och innovation samt uppmuntra att mikroföretag liksom små och medelstora företag växer och blir en del av den formella ekonomin, bland annat genom tillgång till finansiella tjänster. 8.4 Fram till 2030 successivt förbättra den globala resurseffektiviteten i konsumtionen och produktionen samt sträva efter att bryta sambandet mellan ekonomisk tillväxt och miljöförstöring, i enlighet med det tioåriga ramverket för hållbar konsumtion och produktion, med de utvecklade länderna i täten. 8.5 Senast 2030 uppnå full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla kvinnor och män, inklusive ungdomar och personer med funktionsnedsättning, samt lika lön för likvärdigt arbete. 8.6 Till 2020 väsentligt minska den andel ungdomar som varken arbetar eller studerar. 8.7 Vidta omedelbara och effektiva åtgärder för att avskaffa tvångsarbete, modernt slaveri och människohandel och säkra att de värsta formerna av barnarbete, inklusive rekrytering och användning av barnsoldater, förbjuds och upphör. Avskaffa alla former av barnarbete senast Skydda arbetstagarnas rättigheter och främja en trygg och säker arbetsmiljö för alla arbetstagare, inklusive arbetskraftsinvandrare, i synnerhet kvinnliga migranter, och människor i otrygga anställningar. 8.9 Senast 2030 utarbeta och genomföra politik för hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter Stärka de inhemska finansinstitutens kapacitet att främja och utöka tillgången till bank- och försäkringstjänster samt finansiella tjänster för alla. 8.a Öka det handelsrelaterade stödet (Aid for Trade) till utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna, bland annat genom det förstärkta integrerade ramverket för handelsrelaterat tekniskt bistånd till de minst utvecklade länderna (Enhanced Integrated Framework for Traderelated technical Assistance to Least Developed Countries). 8.b Senast 2020 utarbeta och börja tillämpa en global strategi för ungdomssysselsättning samt genomföra Internationella arbetsorganisationens globala sysselsättningspakt. Sida 62 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

303 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 9. Hållbar industri, innovationer och infrastruktur Delmål 9.1 Bygga ut tillförlitlig, hållbar och motståndskraftig infrastruktur av hög kvalitet, inklusive regional och gränsöverskridande infrastruktur, för att stödja ekonomisk utveckling och människors välbefinnande, med fokus på ekonomiskt överkomlig och rättvis tillgång för alla. 9.2 Verka för en inkluderande och hållbar industrialisering. Till 2030 avsevärt öka industrins andel av sysselsättning och BNP, i enlighet med nationella förhållanden, och fördubbla denna andel i de minst utvecklade länderna. 9.3 Öka tillgången för småskaliga industriföretag och andra företag, i synnerhet i utvecklingsländerna, till finansiella tjänster, inklusive överkomliga krediter, samt deras integrering i värdekedjor och marknader. 9.4 Till 2030 rusta upp infrastrukturen och anpassa industrin för att göra dem hållbara, med effektivare resursanvändning och fler rena och miljövänliga tekniker och industriprocesser. Alla länder vidtar åtgärder i enlighet med sina respektive förutsättningar. 9.5 Förbättra den vetenskapliga forskningen och industrisektorernas tekniska kapacitet i alla länder, i synnerhet utvecklingsländerna, bland annat genom att till 2030 uppmuntra innovation och väsentligt öka det antal personer som arbetar med forskning och utveckling per 1 miljon människor liksom de offentliga och privata utgifterna för forskning och utveckling. 9.a Främja utbyggnad av hållbar och motståndskraftig infrastruktur i utvecklingsländerna genom ökat finansiellt, teknologiskt och tekniskt stöd till afrikanska länder, de minst utvecklade länderna, kustlösa utvecklingsländer och små önationer under utveckling. 9.b Stödja inhemsk teknikutveckling, forskning och innovation i utvecklingsländerna, inklusive genom att säkerställa en gynnsam policymiljö för exempelvis industriell diversifiering och förädling av råvaror. 9.c Väsentligt öka tillgången till informations- och kommunikationsteknik samt eftersträva allmän och ekonomiskt överkomlig tillgång till internet i de minst utvecklade länderna senast Sida 63 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

304 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 10. Minskad ojämlikhet Delmål 10.1 Till 2030 successivt uppnå och upprätthålla en inkomsttillväxt högre än det nationella genomsnittet för de 40 procent av befolkningen som har lägst inkomst Till 2030 möjliggöra och verka för att alla människor, oavsett ålder, kön, funktionsnedsättning, ras, etnicitet, ursprung, religion eller ekonomisk eller annan ställning, blir inkluderade i det sociala, ekonomiska och politiska livet Säkerställa lika möjligheter och minska förekomsten av ojämlika utfall, bland annat genom att avskaffa diskriminerande lagstiftning, politik och praxis och främja lagstiftning, politik och åtgärder av lämpligt slag i detta hänseende Besluta om politik, särskilt finans-, löne- och socialskyddspolitik, och successivt uppnå ökad jämlikhet Förbättra regleringen och övervakningen av globala finansmarknader och finansinstitut samt stärka genomförandet av sådana regleringar Säkra stärkt representation och röst till utvecklingsländer i beslutsfattandet i globala internationella ekonomiska och finansiella institutioner i syfte att göra dessa mer effektiva, trovärdiga, ansvarsskyldiga och legitima Underlätta en ordnad, säker, reglerad och ansvarsfull migration och rörlighet av personer, inklusive genom planerad och väl fungerande migrationspolitik. 10.a Genomföra principen om särskild och differentierad behandling för utvecklingsländerna, i synnerhet de minst utvecklade länderna, i enlighet med Världshandelsorganisationens avtal. 10.b Uppmuntra offentligt utvecklingsbistånd och finansiella flöden, inklusive utländska direktinvesteringar, till de stater där behovet är som störst, i synnerhet de minst utvecklade länderna, afrikanska länder, små önationer under utveckling samt kustlösa utvecklingsländer, i enlighet med deras nationella planer och program. 10.c Senast 2030 minska transaktionskostnaderna för migranters remitteringar till mindre än 3 procent samt avskaffa remitteringskorridorer där kostnaderna överstiger 5 procent. Sida 64 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

305 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 11. Hållbara städer och samhällen Delmål 11.1 Senast 2030 säkerställa tillgång för alla till fullgoda, säkra och ekonomiskt överkomliga bostäder och grundläggande tjänster samt rusta upp slumområden Senast 2030 tillhandahålla tillgång till säkra, ekonomiskt överkomliga, tillgängliga och hållbara transportsystem för alla. Förbättra trafiksäkerheten, särskilt genom att bygga ut kollektivtrafiken, med särskild uppmärksamhet på behoven hos människor i utsatta situationer, kvinnor, barn, personer med funktionsnedsättning samt äldre personer Till 2030 verka för en inkluderande och hållbar urbanisering samt förbättra kapaciteten för deltagandebaserad, integrerad och hållbar planering och förvaltning av bosättningar i alla länder Stärka insatserna för att skydda och trygga världens kultur- och naturarv Till 2030 väsentligt minska antalet dödsfall och antalet människor som drabbas av katastrofer, inklusive vattenrelaterade katastrofer. Även tillse att de direkta ekonomiska förlusterna till följd av sådana katastrofer, i form av lägre global BNP, minskar väsentligt. Särskilt fokus bör ligga på att skydda de fattiga och människor i utsatta situationer Till 2030 minska städernas negativa miljöpåverkan per person, bland annat genom att ägna särskild uppmärksamhet åt luftkvalitet samt hantering av kommunalt och annat avfall Senast 2030 tillhandahålla universell tillgång till säkra, inkluderande och tillgängliga grönområden och offentliga platser, i synnerhet för kvinnor och barn, äldre personer och personer med funktionsnedsättning. 11.a Främja positiva ekonomiska, sociala och miljömässiga kopplingar mellan stadsområden, stadsnära områden och landsbygdsområden genom att stärka den nationella och regionala utvecklingsplaneringen. 11.b Till 2020 väsentligen öka det antal städer och samhällen som antar och genomför integrerade strategier och planer för inkludering, resurseffektivitet, begränsning av och anpassning till klimatförändringarna och motståndskraft mot katastrofer samt utveckla och genomföra, i linje med Sendai-ramverket för katastrofriskreducering , en samlad katastrofriskhantering på alla nivåer. 11.c Stödja de minst utvecklade länderna, inklusive genom finansiellt och tekniskt bistånd, att bygga hållbara och motståndskraftiga byggnader av lokala material. Sida 65 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

306 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 12. Hållbar konsumtion och produktion Delmål 12.1 Genomföra det tioåriga ramverket för hållbara konsumtions- och produktionsmönster*. Alla länder vidtar åtgärder, med de utvecklade länderna i täten och med hänsyn tagen till utvecklingsländernas utveckling och förutsättningar Senast 2030 uppnå en hållbar förvaltning och ett effektivt nyttjande av naturresurser Till 2030, halvera det globala matsvinnet per person i butik- och konsumentledet, och minska matsvinnet längs hela livsmedelskedjan, även förlusterna efter skörd Senast 2020 uppnå miljövänlig hantering av kemikalier och alla typer av avfall under hela deras livscykel, i enlighet med överenskomna internationella ramverket, samt avsevärt minska utsläppen av dem i luft, vatten och mark i syfte att minimera deras negativa konsekvenser för människors hälsa och miljön Till 2030 väsentligt minska mängden avfall genom åtgärder för att förebygga, minska, återanvända och återvinna avfall Uppmuntra företag, särskilt stora och multinationella företag, att införa hållbara metoder och att integrera hållbarhetsinformation i sin rapporteringscykel Främja hållbara offentliga upphandlingsmetoder, i enlighet med nationell politik och nationella prioriteringar Senast 2030 säkerställa att människor överallt har den information och medvetenhet som behövs för en hållbar utveckling och livsstilar i harmoni med naturen. 12.a Stödja utvecklingsländerna att stärka sin vetenskapliga och tekniska kapacitet att utvecklas i riktning mot mer hållbarar konsumtions- och produktionsmönster. 12.b Utveckla och genomföra verktyg för att övervaka hur en hållbar utveckling påverkar en hållbar turism som skapar arbetstillfällen och främjar lokal kultur och lokala produkter. 12.c Rationalisera ineffektiva subventioner av fossila bränslen som uppmuntrar till slösaktig konsumtion genom att undanröja snedvridningar på marknaden, i enlighet med nationella förhållanden. Detta kan till exempel omfatta att omstrukturera beskattningen och avveckla eventuella skadliga subventioner för att avspegla deras effekter på miljön. En sådan politik måste ta full hänsyn till utvecklingsländernas särskilda behov och förhållanden och minimera eventuella negativa effekter på deras utveckling på ett sätt som skyddar de fattiga och de berörda samhällena. *The 10-year framework of programmes on sustainable consumption and production patterns (10YFP) is a global framework of action to enhance international cooperation to accelerate the shift towards sustainable consumption and production (SCP) in both developed and developing countries. Sida 66 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

307 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 13. Bekämpa klimatförändringen Delmål 13.1 Stärka motståndskraften mot och förmågan till anpassning till klimatrelaterade faror och naturkatastrofer i alla länder Integrera klimatåtgärder i politik, strategier och planering på nationell nivå Förbättra utbildningen, medvetenheten och den mänskliga och institutionella kapaciteten vad gäller begränsning av klimatförändringarna, klimatanpassning, begränsning av klimatförändringarnas konsekvenser samt tidig varning. 13.a Fullfölja det åtagande som de utvecklade länder som är parter i Förenta Nationernas ramkonvention om klimatförändringar gjort gällande en målsättning att till 2020 gemensamt mobilisera 100 miljarder US-dollar årligen från alla typer av källor för att tillgodose utvecklingsländernas behov vad gäller meningsfulla begränsningsåtgärder och insyn i genomförandet samt så snart som möjligt finansiera och operationalisera den gröna klimatfonden fullt ut. 13.b Främja mekanismer för att höja förmågan till effektiv klimatrelaterad planering och förvaltning i de minst utvecklade länderna, med särskilt fokus på kvinnor, ungdomar samt lokala och marginaliserade samhällen. Sida 67 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.

308 Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen - PVV Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen : Slutrapport - Gap-analys hållbarhet Västra Götalandsregionen FNs mål och delmål för hållbar utveckling 14. Hav och marina resurser Delmål 14.1 Till 2025 förebygga och avsevärt minska alla slags föroreningar i havet, i synnerhet från landbaserad verksamhet, inklusive marint skräp och tillförsel av näringsämnen Senast 2020 förvalta och skydda marina och kustnära ekosystem på ett hållbart sätt för att undvika betydande negativa konsekvenser, bland annat genom att stärka deras motståndskraft, samt vidta åtgärder för att återställa dem i syfte att uppnå friska och produktiva hav Minimera och åtgärda med havsförsurningens konsekvenser, bland annat genom ökat vetenskapligt samarbete på alla nivåer Senast 2020 införa en effektiv fångstreglering och stoppa överfiske, olagligt, orapporterat och oreglerat fiske liksom destruktiva fiskemetoder samt genomföra vetenskapligt baserade förvaltningsplaner i syfte att återställa fiskbestånden så snabbt som möjligt, åtminstone till de nivåer som kan producera maximalt hållbart uttag, fastställt utifrån deras biologiska egenskaper Senast 2020 skydda minst 10 procent av kust- och havsområdena, i överensstämmelse med nationell och internationell rätt och på grundval av bästa tillgängliga vetenskapliga rön Senast 2020 förbjuda vissa former av fiskesubventioner som bidrar till överkapacitet och överfiske, avskaffa subventioner som bidrar till olagligt, orapporterat och oreglerat fiske och avstå från att införa nya sådana subventioner, med erkännande av att en ändamålsenlig och effektiv särskild och differentierad behandling av utvecklingsländerna och de minst utvecklade länderna bör vara en integrerad del av förhandlingarna om fiskesubventioner i Världshandelsorganisationen.[1] 14.7 Till 2030 öka den ekonomiska nyttan för små önationer under utveckling och de minst utvecklade länderna av ett hållbart nyttjande av marina resurser, bland annat genom en hållbar förvaltning av fiske, vattenbruk och turism. 14.a Öka den vetenskapliga kunskapen, utveckla forskningskapaciteten och överföra havsteknik, med hänsyn tagen till den mellanstatliga oceanografiska kommissionens kriterier och riktlinjer för överföring av havsteknik (Criteria and Guidelines on the Transfer of Marine Technology), i syfte att skapa friskare hav och öka den marina biologiska mångfaldens bidrag till utvecklingen i utvecklingsländerna, i synnerhet i små önationer under utveckling och de minst utvecklade länderna. 14.b Säkerställa tillträde för småskaliga icke-industriella fiskare till marina resurser och marknader. 14.c Stärka bevarandet och hållbart nyttjande av haven och havsresurserna genom att genomföra internationell rätt, såsom den kommer till uttryck i Förenta Nationernas havsrättskonvention (UNCLOS), som utgör den rättsliga ramen för bevarande och hållbart nyttjande av hav och havsresurser, vilket erinras om i punkt 158 i slutdokumentet The Future We Want från Förenta Nationernas konferens om hållbar utveckling (Rio+20). [1] Med beaktande av pågående förhandlingar i Världshandelsorganisationen, utvecklingsagendan från Doha och mandatet från ministermötet i Hongkong. Sida 68 Delmålet överensstämmer med VGRs uppdrag /ambitioner och prioriteringar.