Inspektion enligt 20 förmynderskapsförordningen (1995:379) av överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner

Transkript

1 i LÄNSSTYRELSEN ÖSTERGÖTLAND Rättsenheten Protokoll sid 1(5) Överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner Motala kommun Motala Inspektion enligt 20 förmynderskapsförordningen (1995:379) av överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner Länsstyrelsen företog den 23 januari 2019 inspektion hos den gemensamma överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Odeshögs kommuner (nämnden). Närvarande vid inspektionen var handläggare/samordnare Annelie Willén och handläggare Judith Ottosson. Från Länsstyrelsen deltog länsjuristerna Malin Reinhold och Linnea Hjorter. Vid inspektionen uppgavs att nämndens ordförande samt chef för verksamheten skulle ha närvarat men uteblev på grund av sjukdom. Länsstyrelsen påminner om vikten av att ordföranden eller någon nämndledamot är närvarande vid inspektion eftersom det är nämnden som är ytterst ansvarig för verksamheten. Underlag för inspektionen var den verksamhetsredogörelse som sänts in till Länsstyrelsen, protokoll från föregående inspektion, anmälningsärenden som Länsstyrelsen behandlat sedan föregående inspektion, samt den stickprovsgranskning som genomförts i anslutning till inspektionsbesöket. Utöver de uppgifter som framgår av verksamhetsredogörelsen (se bilaga) behandlades nedanstående frågor särskilt. Redogörelse för verksamheten Organisation m.m. Antalet årsarbetskrafter har minskat sedan Det sker en regelbunden uppföljning av antal ärenden i förhållande till antalet årsarbetskrafter. Minskningen av antalet ärenden med ensamkommande flyktingbarn har lett till att arbetskrafterna minskat. Under 2018 hade kansliet en timanställd under juni till september som extra resurs vid granskning av årsräkningar. Kansliet hade under 2018 även en extra resurs, "nyanländ med extratjänst", och kommer att ha det till och med sista juni Ungefär hälften av ledamöterna i nämnden är nya. Handläggarna på kansliet har regelbundet utbildning för ledamöterna på nämndmötena, och har även haft ett extra tillfälle med 1,5 dagars utbildning. Nämndledamöterna uppmuntras att delta vid olika träffar, till exempel länsträffar. Alla handläggare har gått utbildning i nya förvaltningslagen. De har sedan slutet av 2017 även aktivt arbetat med skriftspråket i sina brev, mallar etc. för att göra dem så anpassade för mottagaren som möjligt. De diskuterar i arbetsgruppen om service, attityder, vilka de är till för, och så vidare. POSTADRESS: BESÖKSADRESS: TELEFON: E-POST: WWW: LINKÖPING Östgötagatan ostergotland@lansstyrelsen.se lansstyrelsen.se/ostergotland

2 sid 2 Handläggningsrutiner vid anmälan om behov av ställföreträdare När en anmälan avseende behov om ställföreträdarskap inkommer inhämtar handläggaren ofta yttrande från socialförvaltningen, boendepersonal och/eller kontaktpersoner som huvudmannen eventuellt har. Läkarintyg begärs in i de fall det är relevant. Yttrande inhämtas från eventuella anhöriga. Underlaget är inte bara viktigt för att kunna bedöma behovet men också vid rekryteringen för att hitta en lämplig ställföreträdare som ska bli införstådd i vad uppdraget omfattar. Inhämtande av läkarintyg tar ofta lång tid, sex till åtta veckor. Ibland går det snabbare och ibland tar det ännu längre tid. Ställföreträdare Kansliet har en handläggare som koncentrerar sig på rekrytering. Kansliet har ett jämnt flöde med inkommande intresseanmälningar. Det finns en e-tjänst för intresseanmälan. Alla som anmäler intresse kallas till en enskild informationsträff med handläggare. Under mötet informeras om vad det innebär att vara ställföreträdare, och den intresserade ges möjlighet att ställa frågor. På intresseanmälan som blivande ställföreträdare fyller i får de uppge om de har uppdrag i andra kommuner. Uppgiften förs inte in i kompetensmodulen men om nämnden har kännedom om att en tilltänkt ställföreträdare har uppdrag i andra kommuner tas hänsyn till det vid den sammanvägda bedömningen som görs vid tillsättande av nya ställföreträdare. I de fall det är svårt att rekrytera en ställföreträdare anlitas företaget Optio. Antalet uppdrag som innehas av företrädare för Optio idag är en minskning jämfört med föregående året. Vanligtvis har en ställföreträdare inte mer än några få uppdrag. En av ställföreträdarna som har 30 uppdrag är anställd av företaget Optio och den andra ställföreträdaren som också har 30 uppdrag är en erfaren ställföreträdare som har blandade uppdrag. Lämplighetskontroller sker, förutom vid nyrekrytering, årligen. En ny rutin, som fungerar bra, har införts där en handläggare koncentrerar sig på de årliga lämplighetskontrollerna. Ytterligare en ny rutin har införts där en fördjupad tillsyn görs årligen av cirka 50 slumpmässigt utvalda ställföreträdare. Den fördjupade tillsynen innebär att personal på huvudmännens boenden får svara på ett antal frågor rörande ställföreträdarnas kontakt med sina huvudmän. Utfallet av den nya rutinen med fördjupad granskning kommer att utvärderas. En ställföreträdare har sedan föregående inspektion entledigats på grund av att det uppkom höga kostnader till följd av det långa avståndet mellan huvudman och ställföreträdare. Det ansågs inte motiverat eftersom uppdragen var av enklare karaktär och ställföreträdaren inte var någon anhörig till huvudmannen. Ställföreträdaren hade även försummat sitt uppdrag när denne inte inhämtat nämndens samtycke vid en placering. Utbildning för ställföreträdare Det har varit bra uppslutning på föreläsningarna som kansliet anordnade under Kansliet uppmuntrar ställföreträdarna att säga till om det finns särskilda önskemål avseende utbildningar och föreläsningar. Föreläsningarna under 2018 anordnades efter sådana önskemål. Anmälan krävs till "räknestugorna". Är det för få anmälda vid ett tillfälle ställs träffen in men anmälda personer ges möjlighet att komma på ett enskilt möte istället. Granskning av årsräkningar för år 2017 Nämnden har en ansökan om utdömande av vite hos tingsrätten. Ärendet gäller förmynderskap med redovisningsskyldighet där varken tillgångsförteckning eller årsräkning har inkommit. En särskilt förordnad förmyndare kommer att tillsättas i ärendet.

3 sid 3 Majoriteten av årsräkningarna var férdiggranskade i augusti. Granskningen av vissa årsräkningar drog ut på tiden på grund av att de krävde kompletteringar. En extra resurs kommer att sättas in under våren 2019 för att årsräkningarna för år 2018 ska vara färdiggranskade så snart som möjligt. Orsaker till att årsräkningar granskats med anmärkning är bland annat sammanblandning av konton, att mottagningskvittenser saknas och att lån har lags upp utan att samtycke har inhämtats från nämnden, eller att ställföreträdaren har gjort systematiska fel. Vid inspektionen uppgavs att medarbetarna på kansliet kommer att diskutera vad som föranleder anmärkning för att det ska bli en samsyn mellan handläggarna. Det kommer eventuellt resultera i gemensamma riktlinjer. Rutiner för huvudmannens konton Vid ansökan om uttag från överförmyndarspärrat konto krävs kvitton alltid in vid specifika köp. Vid uttag för löpande utgifter sker redovisning i samband med årsräkningen. I förmynderskapsärenden krävs alltid kvitton in vid uttag från överförmyndarspärrade konton och en påminnelse skickas ut om kvitto inte inkommer. Ensamkommande barn När Migrationsverket meddelar permanent uppehållstillstånd underrättar nämnden inte socialnämnden om det är kort tid tills barnet blir 18 år. En tjänsteanteckning upprättas om att barnet har fått permanent uppehållstillstånd, vilken läggs till akten. Länsstyrelsen upplyste vid inspektionen om att det av 10 lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn framgår att om ett barn beviljas uppehållstillstånd, ska socialnämnden i den kommun där barnet vistas hos rätten väcka talan om eller anmäla behov av en särskild förordnad vårdnadshavare enligt föräldrabalken, om inte särskilda skäl talar emot det. Överförmyndaren ska underrätta socialnämnden om att förutsättningar för en sådan talan eller anmälan föreligger. Stickprovsgranskning Länsstyrelsen har genomfört en mer djupgående granskning av 20 akter (76,157, 291, 330, 418, , , , , , , , , , , , , , , ). Granskningen har i huvudsak avsett de två senaste åren. Därutöver har Länsstyrelsen i 10 akter (162,230,442, , , , , , ) särskilt kontrollerat att nämndens granskning av redovisningshandlingar genomförts på ett korrekt vis, och därvid särskilt kontrollerat att nämndens anmärkningar på redovisning lett till att åtgärder vidtagits. Granskningen ger Länsstyrelsen anledning till följande generella synpunkter och konstateranden. Arvodesbesluten är uppdelade i två poster, Ekonomisk förvaltning och Sörja för person. Bevaka rätt finns inte med som en post. Vid inspektionen uppgavs att bevaka rätt inryms i posten förvaltning. Länsstyrelsen konstaterar att detta i och för sig inte är fel, men att det är lämpligt att ett arvodesbeslut innehåller de poster som ett förordnande kan innefatta. Detta för att det tydligt ska framgå vilka delar som arvodet avser, och för art huvudmannen ska ges möjlighet att överklaga endast en viss del av arvodet. Nämnden uppger att avsikten är att byta ärendehanteringssystem inom de närmsta åren och att arvodesbesluten därefter kommer att innehålla tre poster.

4 sid 4 Länsstyrelsen erinrar vidare om vad som vid föregående inspektion togs upp gällande diarieföring och tilldelning av aktbilagenummer. Utöver ovanstående generella synpunkter har Länsstyrelsen ytterligare påpekande avseende följande akter. Akt 76 - godmanskap enligt 11 kap. 4 FB Inför att en ny god man skulle förordnas skickades en åtagandeblankett ut till den tilltänkte ställföreträdaren. När blanketten skickades in till nämnden var den inte undertecknad varför den skickades tillbaka för undertecknande. Vid inspektionen uppgavs att rutinen är att en kopia av inkommen handling skickas tillbaka vid komplettering, men att originalhandlingen i detta fall hade skickats tillbaka till den tilltänkta ställföreträdaren. Länsstyrelsen erinrar om att en myndighet aldrig får lämna ifrån sig originalet av en allmän handling. När en åtagandeblankett behöver kompletteras ska en kopia tillsammans med information om vilken komplettering som behövs skickas till den tilltänka ställföreträdaren. När kompletteringen inkommer ska det antecknas på originalet av den först inkomna handlingen att denna ersatts med en ny. En handling blir allmän i och med att den ges in till myndigheten. Den kan inte "återkallas", t.ex. för det fall den givits in av misstag. Om så skett får detta antecknas på handlingen eller dagboksbladet. Se JO , dnr Akterna 157,162, 330, (förvaltarskap 11 kap. 7 FB), 442 (godmanskap 11 kap. 4 FB) Nämnden har tagit ett interimistiskt beslut den 30 juli 2018 om att entlediga ställföreträdaren i ovanstående akter. Vid inspektionen uppger nämnden att man nu bedömer att det finns tillräckliga skäl för ett slutligt beslut om entledigande av ställföreträdaren. Frågan hade vid inspektionen ännu inte tagits upp till nämndmöte för beslut. Nämnden uppger att på förekommen anledning har samtliga uppdrag som den aktuella ställföreträdaren hade granskats. Länsstyrelsen erinrar nämnden om att prövningen av ställföreträdaren bör avslutas med slutligt beslut så snart det finns underlag till det. Akt godmanskap enligt 11 kap. 4 FB Årsräkningen för år 2017 har granskats utan anmärkning trots att korrigeringar har gjorts av nämnden. När det gäller granskning av årsräkningar har JO uttalat att det ska framgå om en årsräkning är granskad med korrigering och vad som korrigerats (se JO:s protokoll den 24 april 2008, dnr ). Akt särskilt förordnad vårdnadshavare I årsräkning för räkenskapsåret 2016 har två utlägg (totalt ca 6000 kr) som vårdnadshavarna haft tagits upp som skulder. Årsräkningen är godkänd utan anmärkning men meddelande från nämnden har skickats ut till de särskilt förordnade vårdnadshavarna om att det är ett olämpligt förfarande, och att det inte är tillåtet att skuldsätta myndlingen. Vårdnadshavarna uppmanas av nämnden att så snart som möjligt reglera skulderna, och informeras om att räkningar som huvudmannen ska stå för i framtiden bör betalas direkt med huvudmannens medel. I årsräkning för räkenskapsåret 2017 hade huvudmannen en skuld på 718 kronor vid årets slut för utlägg gjorda av vårdnadshavare. Enligt vårdnadshavaren har skulden reglerats när den uppdagades den 18 februari Årsräkningen är granskad utan anmärkning men nämnden har noterat att det finns underlag för regleringen av skulden. Länsstyrelsen konstaterar att det av 12 kap. 6 FB framgår att förmyndare ska se till att pengar och värdepapper som tillhör den enskilde förvaras så att de inte sammanblandas med tillgångar som ställföreträdaren annars förvaltar. En förordnad förmyndare får för den enskildes räkning enligt 14 kap. 13 FB endast med överförmyndarens samtycke ta upp lån

5 sid 5 eller företa någon annan rättshandling som innebär att den enskilde sätts i skuld. Det innebär till exempel att alla bankkonton ska vara i huvudmannens namn och att räkningar ska betalas från dessa konton. Länsstyrelsen erinrar nämnden om att ställföreträdaren inte får betala räkningar med sina egna pengar och sedan ta ut pengar från huvudmannens konto och sätta in på sitt eget konto eftersom det innebär en otillåten skuldsättning av huvudmannen. Akt godmanskap enligt 11 kap. 4 FB I akten, dnr 87, förekommer personuppgift som rör annan person än huvudmannen. Det är av största vikt att uppgifter om annan huvudman inte finns i akten. Länsstyrelsen erinrar nämnden att tillse att maskering av uppgiften sker. Med anledning av att uppgiften inte maskerats riktar Länsstyrelsen kritik mot nämnden. Akt förvaltarskap Av tingsrättens beslut den 8 november 2000 framgår att uppdraget omfattar förvalta egendom och sörja för person. Det framgår inte av handlingarna i akten eller dagboksbladet att förvaltarskapets omfattning har ändrats sedan Enligt arvodesbeslut den 4 maj 2017 (dnr 92) och 15 juni 2018 (dnr 98) tycks ställföreträdaren ha erhållit arvode för bevaka rätt. Enligt arvodesbesluten är det kommunen som betalar arvodet. Länsstyrelsen konstaterar art det är tingsrätten som fattar beslut om godmanskapets omfattning. Tingsrättens beslut är det som ligger till grund för arvoderingens omfattning. Arvode ska enbart betalas ut för sådant som omfattas av uppdraget. För det fall omfattningen av förvaltarskapet har förändrats bör en ansökan om utökning av förvaltarskapet göras hos tingsrätten. Det är nämndens ansvar att försäkra sig om att arvodering sker i enlighet med förordnandet. Nämndens förbiseende har inneburit att ställföreträdaren har erhållit arvode för bevaka rätt, trots att förvaltarskapet inte tycks omfattar detta. Kommunen har stått för arvodet varför nämndens förbiseende inte har inneburit art huvudmannen lidit någon ekonomisk förlust. Sammanfattande synpunkter De fel eller brister som uppmärksammats i handläggningen bör i förekommande fall korrigeras. Nämnden ska underrätta socialnämnden om förutsättningarna föreligger för att ansöka om särskild förordnad vårdnadshavare när ett barn erhåller uppehållstillstånd. En myndighet får aldrig lämna ifrån sig originalet av en allmän handling. Gällande granskning av årsräkningar ska det framgå om en årsräkning är granskad med korrigering och vad som korrigerats. Ställföreträdaren får inte betala räkningar med sina egna pengar och sedan ta ut pengar från huvudmannens konto och sätta in på sitt eget konto eftersom det innebär en otillåten skuldsättning av huvudmannen. Länsstyrelsen framhåller att nämnden bör tillse att maskering av uppgiften sker på ett tillfredsställande sätt.

6 sid 6 Återrapportering Nämnden ska senast 29 mars 2019 redovisa till Länsstyrelsen vilka åtgärder som nämnden har vidtagit med anledning av interimistiskt beslut om entledigande av ställföreträdaren i akt 157, 330,162 och 442. Om slutligt beslut om entledigande har fattats ska en kopia skickas in till Länsstyrelsen. vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av vad som framkommit i akt avseende förordnandets omfattning, särskilt huruvida nämnden ansökt eller har för avsikt att ansöka om utökning av förordnandet. Malin Reinhold Länsjurist Linnea Hjorter Länsjurist Detta protokoll har bekräftats digitalt och saknar därför namnunderskrifter. Du hittar information om hur Länsstyrelsen behandlar personuppgifter på Bilaga: Verksamhetsredogörelse för 2018 Expedieras till: Motala kommuns kommunstyrelse, kommunfullmäktige och revisor Mjölby kommuns kommunstyrelse, kommunfullmäktige och revisor (mj olby.se) Ödeshögs kommunstyrelse, kommunfullmäktige och revisor (kommun@odeshog.se) Vadstenas kommuns kommunstyrelse, kommunfullmäktige och revisor (vadstena.kommun@vadstena.se) Kopia till: Öfm-pärmen

7 LÄNSSTYRELSEN ÖSTERGÖTLAND Rättsenheten 2018 Verksamhetsredogörelse överförmyndare/överförmyndarnämnder Överföimiyndaren/överförmyndarnämnden i: Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner Ifylld av (namn, befattning): Annelie Willén samordnare/handläggare m.fl. Datum: Instruktioner: Klicka på gul list högst upp i dokumentet "Aktivera redigering". Spara sedan dokumentet som Word-fil med filnamn "Årsredogörelse (kommun)". Fyll i dokumentet på skärmen. Spara igen och skicka e-postmeddelande med filen som bilaga till länsstyrelsen - ofm.ostergotland@lansstyrelsen.se Länsstyrelsen emotser en gemensam redogörelse i de fall det är fråga om flera överförmyndare med ett gemensamt kansli. Det ska dock tydligt anges om det föreligger några skillnader mellan överförmyndarna, och i sådana fall vilka. 1. Överförmyndarens organisation a. Vilket är det totala antalet årsarbetskrafter och hur ser fördelningen ut? Antal årsarbetskrafter för gemensamt kansli för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner var 2018 i snitt 7,4 årsarbetskrafter + 0,5 årsarbetskrafter nämndsekreterare. Under juni - september 2018 har överförmyndarkansliet haft 1 timanställd handläggare med inriktning granskning. Den timanställde är inräknad i snittet på 7,4 årsarbetskrafter. Kansliet har under 2018 haft en extra resurs "nyanländ med extratjänst". Resursen räknas inte in i antalet årsarbetskrafter. b. Är resurserna tillräckliga? Resurserna har stämt överens med den ärendemängd som överförmyndarkansliet haft. c. Har överförmyndaren/ersättaren/nämnden/handläggare deltagit i någon kompetensutveckling (exempelvis länsträffar, FSÖ, eller liknande nätverk) sedan Länsstyrelsens senaste inspektion? Ange för respektive aktivitet vem/vilka som deltagit. Ledamöter i nämnden och handläggare på kansliet har deltagit i kompetensutveckling i mån av tid och ekonomi. POSTADRESS: BESÖKSADRESS: TELEFON: E-POST: WWW: LINKÖPING Östgötagatan ostergotland@lansstyrelsen.se lansstyrelsen.se/ostergotland

8 sid 2 I januari 2018 deltog en handläggare och en nämndsledamot på Wallgrens överförmyndarnyheter i Alvesta och i februari deltog tre handläggare på Wallgrens överförmyndarnyheter i Göteborg i kombination med utbildning barns egendom. Det har förekommit en länsträff under På denna träff har både handläggare från kansliet och en nämndsledamot deltagit. På FSÖ i Gävle 2018 har endast handläggare från kansliet medverkat. Överförmyndarkansliet skickar varje år halva arbetsgruppen till FSÖ. Övrig kompetensutveckling som en eller flera handläggare deltagit på under 2018 är: Utbildning nya förvaltningslagen, kommunallagen och offentlighets- och sekretesslagen (Ove Axelsson), erfarenhetsutbyte med överförmyndarverksamheterna i Linköping och Norrköping, den empatiske byråkraten - en fördjupningsutbildning som riktar sig mot handläggare med myndighetsutövning i sin arbetsbeskrivning. Fokus på hur man kan kombinera myndighetsutövning och service (Anders Persson från Linköpings universitet), handledarutbildning alla med- integrera med praktik och Vinna Vinna - utbildning kring mångfald, jämställdhet och tillgänglighet. d. Hur ser överförmyndarkansliets öppettider ut? Finns särskilda telefontider eller besökstider? Merparten av överförmyndarkansliets handläggare har arbetat heltid med möjlighet till flextid under Det har inneburit att kansliet varit bemannat minst 40 timmar/vecka. Överförmyndarkansliet har använt sig av telefonisystemet TeleQ. Kansliet har haft inringningstid varje helgfri vardag mellan kl 08,00-13,00. Uppringningstider har legat under olika tider på dagen. Besök har kunnat bokas vid behov på respektive ort utifrån den enskildes önskemål om tid. Undantag Mjölby kommun som haft öppen mottagning på tisdagar kl 14,30-16, Rutiner för diarieföring/aktförvaring a. Hur förvaras akterna? Akterna förvaras i hängmappar i ett brandsäkert arkivrum. b. Vem öppnar inkommande post och hur ofta stämplas den? Nämndsekreteraren/registratorn och kansliets extraresurs öppnar och ankomststämplar den inkommande posten (fysisk och digital) varje dag, för- och eftermiddag. Vid deras frånvaro är kansliets samordnare ansvarig att se till att postöppning sköts dagligen. c. Hur sker registrering av allmänna handlingar som hör till ett ärende respektive handlingar som inte hör till ett ärende? När sker registrering? Används digitalt diarieföringssystem? Om ja, vilka?

9 sid 3 Överförmyndarkansliets allmänna handlingar diarieförs i verksamhetssystemen Wärna (ärendespecifika) och Platina (nämndsärenden samt icke ärendespecifika ärenden). Registreringen sker samma dag som handlingen kommer in till myndigheten. d. När och hur dokumenteras besök och telefonsamtal? Besök och telefonsamtal dokumenteras genom tjänsteanteckning i verksamhetssystemet Wärna så snart som möjligt, normalt samma dag. e. Hur hanteras e-post? Överförmyndarkansliet har en e-postadress overformyndaren@motala som bevakas varje dag, för- och eftermiddag. E-posten skrivs ut, bedöms och diarieförs i förekommande fall i verksamhetssystemen Wärna (individrelaterat) och/eller Platina (allmän karakatär). f. Vilket system/vilka rutiner används för bevakning av att handlingar kommer in i tid? Fungerar detta? Bevakningar läggs i Wärna. Normalt följs dessa upp dagligen. Genomförd internkontroll 2017 visar att det fungerar väl. 3. Handläggningsrutiner a. Lämnas ansökningar i ärenden som ska beslutas av tingsrätt vidare direkt till domstolen eller utreds de av överförmyndaren? Om ansökningar utreds av överförmyndaren, hur lång tid tar det innan de skickas vidare till tingsrätten? Ansökan som kommer in till kansliet översänds omgående (normalt samma dag) till tingsrätten för deras utredning och beslut. Utredning påbörjas inte av oss förrän tingsrätten förelagt oss om detta. b. Hur hanteras anmälningar om behov av ställföreträdarskap som inkommer till överförmyndaren? Vad är normal handläggningstid för en sådan anmälan? (Beräknat från det anmälan inkom till dess att den skickats vidare till tingsrätt eller avskrivits) När det gäller anmälan som kommer in till kansliet så påbörjas utredning oftast samma dag. Normalt brukar kompletteringar behöva inhämtas. När anmälan innehåller de uppgifter som behövs för bedömning av om behov av ställföreträdare föreligger, påbörjas rekrytering av lämplig ställföreträdare direkt. Normal handläggningstid är svårt att uppskatta, utan varierar beroende på vilket underlag som behöver inhämtas och ifall en lämplig ställföreträdare finns. Om ett ärende ska avskrivas, görs det så snart bedömningsunderlaget är komplett.

10 sid 4 c. Hur hanteras klagomål mot ställföreträdare som inkommer till överförmyndaren? Klagomål mot ställföreträdare tas emot via personliga besök, telefon, brev eller e- post. När kansliet tar emot klagomål genom personliga besök och telefon upprättas en tjänsteanteckning över inkommet klagomål. Kansliet eftersträvar att samtliga klagomål ska lämnas skriftligt för att undvika eventuella missförstånd som kan uppstå när klagomål lämnas muntligen och kansliet upprättar en tjänsteanteckning. Kansliet skickar sedan klagomålet till ställföreträdaren och inhämtar dennes syn på saken. Ställföreträdaren får två veckor på sig att yttra sig muntligen eller skriftligen över klagomålet. När kansliet får in ställföreträdarens syn på saken gör kansliet en bedömning av parternas olika utsagor och tar ställning till om ställföreträdaren brustit vid utövandet av sitt uppdrag eller i sitt förhållningssätt. Kansliet inhämtar oftast kompletterande uppgifter från exempelvis boendepersonal, personliga assistenter, anhöriga m.fl. för att få en bättre bild över situationen. I de fall kansliet bedömer att ställföreträdaren skött sitt uppdrag meddelar kansliet berörda parter detta ställningstagande. I de fall kansliet anser klagomålen välgrundande och att ställföreträdaren inte skött sitt uppdrag informeras berörda parter om detta samtidigt som kansliet då börjat utreda eventuellt byte av ställföreträdare. d. Finns överklagandehänvisningar i besluten (t.ex. arvodesbesluten)? Ja 4. Ställföreträdare a. Har några särskilda ärendetyper ökat eller minskat särskilt sedan Länsstyrelsens senaste inspektion? Ja, ärendetypen ensamkommande barn b. Är det lätt/svårt att rekrytera nya ställföreträdare? Hur sker rekryteringen? Vi marknadsför oss främst på våra samverkanskommuners hemsidor samt facebooksidor. Vi har under 2018 gjort utskick till befintliga ställföreträdare där vi frågat ifall de har bekanta som är intresserade av att bli god man eller om de själva vill ha fler uppdrag. Under 2018 har vi också via tidningen och facebook bjudit in till ett öppet hus för intresserade samt vid ett tillfälle bemannat en lokal i en galleria för att fånga eventuellt intresserade. En handläggare på kansliet jobbar till största del med just rekrytering har vi haft ett jämt inflöde av intresseanmälningar vilket inneburit att vi haft relativt gott om gode män som vill ha uppdrag. Dock har vi fortfarande haft svårt att hitta ställföreträdare till de lite mer komplicerade uppdragen. c. Vilken prövning av en ställföreträdares lämplighet görs? Omprövas ställföreträdares lämplighet? Om ja, hur ofta?

11 sid 5 Vid nyrekrytering begär vi alltid kreditupplysning från UC och utdrag från belastningsregistret före förordnande. I vissa fall begär vi även uppgifter från socialförvaltning, kronofogdemyndigheten m.m. Vidare genomför vi en personlig träff med vederbörande där både intervju samt information om uppdrag lämnas. Årligen genomför vi kontroller av samtliga ställföreträdare som har uppdrag hos oss. Kontrollen görs i form av inhämtande av utdrag från belastningsregistret samt kronofogdens register. d. Hålls det några utbildningar för nya och/eller befintliga ställföreträdare? Om ja, ange vilka utbildningar. Finns det någon godmansförening eller liknande nätverk för ställföreträdare? Handläggare från överförmyndarkansliet har hållit utbildning i juridik och ekonomi för både nya och befintliga ställföreträdare både under våren och hösten Räknestugor har vi haft i samtliga kommuner under januari och februari Här hade ställföreträdaren möjlighet att komma och få svar på frågor gällande årsräkningen. Alla nya ställföreträdare har erbjudits en mentor för att kunna få vägledning under uppdraget. Samtliga stä I Iföreträd re har erbjudits en föreläsning om neuropsykiatriska funktionshinder samt bemötande av dess anhöriga i januari Samtliga stä I Iföreträd re har erbjudits en föreläsning om ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd i februari Vi bjöd in alla anhöriga som också är god man till en temakväll i april Vi har 2018 haft 4 stycken utbildningstillfällen gällande arvskifte. Samtliga ställföreträdare var inbjudna. Samtliga ställföreträdare har erbjudits en föreläsning om demenssjukdomar i oktober månad Det finns en godmansförening i Motala. Kansliet och nämnden har haft två träffar med föreningen under e. Hur många uppdrag har den ställföreträdare som i dagsläget har flest uppdrag inom kommunen/kommunerna som omfattas av överförmyndarens/överförmyndarnämndens tillsyn? Hur görs avvägningen av hur många uppdrag som är lämpligt? Det finns två ställföreträdare med 30 uppdrag var. Det görs en individuell bedömning hur många uppdrag som är lämpliga att lägga på en enskild ställföreträdare. Målsättningen är att fördela uppdragen så jämt som är möjligt sett till vilka krav som ställs inom ställföreträdarskapet. Det är sex ställföreträdare som har tio eller fler uppdrag.

12 sid 6 f. Har ni kännedom om ställföreträdare har uppdrag i andra kommuner som inte omfattas av överförmyndarens/överförmyndarnämndens tillsyn? Om en ställföreträdare har uppdrag i flera kommuner, hur görs avvägningen av hur många uppdrag som är lämpligt? Nej. Se bedömningskriterier i svar e. g. Hur många uppdrag tillåts totalt per god man/förvaltare? Ingen gräns är fastställd. Se bedömningskriterier i svar e. h. Har någon ställföreträdare entledigats med anledning av att denne inte skött sitt uppdrag, sedan Länsstyrelsens senaste inspektion? Om ja, ange anledningen. Ja. På grund av missbruk och försumlighet vid utövande av sitt uppdrag samt på grund av att annan orsak, stor konflikt mellan anhöriga och ställföreträdaren. I två ärenden entledigades en ställföreträdare där avståndet mellan ställföreträdaren och huvudmännen var väldigt långt, vilket resulterade i extra höga kostnader, det fanns inget skäl till att ställföreträdaren bodde så långt bort. i. Har någon ställföreträdare polisanmälts sedan Länsstyrelsens senaste inspektion? Om ja, ange anledningen. Ja. Nämnden polisanmälde en ställföreträdare på grund av att pengar fördes över från huvudmannens konto till ställföreträdarens. Ställföreträdaren i fråga angav att denne blivit utsatt för ett bedrägeri. Ställföreträdaren blev intermistiskt entledigad. Polisutredning pågår. Den nya ställföreträdaren som tog över de uppdrag som den ställföreträdare hade har även polisanmält då samma förfarande skett för flera av dennes huvudmän. j. Hur ofta omprövas förvaltarskapen? Vilka rutiner finns för uppföljning/bevakning av att detta sker? Omprövning av förvaltarskap sker årligen. Ansvaret för omprövningarna låg 2018 på en enskild handläggare och det ingår i hens arbetsuppgifter att detta ska utföras. Detta för att säkerställa och upprätthålla att bra rutiner och en säker kvalité tillämpas vid varje enskild bedömning. Enligt kansliets rutiner genomförs omprövningarna varje höst. Alla förvaltarskap, förutom i ett ärende, som inte anordnades under år 2018, eller har prövats av annan rätt, var omprövade till december månads utgång. Utredning om förvaltarens lämplighet pågår nu i det ärende där omprövningen inte gjorts ännu.

13 sid 7 5. Årsräkningar och sluträkningar a. Hur stor del av årsräkningarna kom in till den 1 mars 2018? Hur stor del av de som inte inkom till den 1 mars beviljades anstånd? 595 av 752 dvs 79% inkom före den 1 mars av 157 årsräkningar hade beviljats anstånd dvs 34%. b. Hur många påminnelser och hur många vitesförelägganden om årsräkningar har skickats ut? När skickas påminnelser och eventuella vitesförelägganden ut? 64 påminnelser skickades ut Ytterligare 12 påminnelser skickade efterhand som anstånd löpt ut. Vitesföreläggandena fattas som huvudregel av nämnden i april. Men kan ske senare ex. om vi får in en akt från en annan kommun där ÖF/ÖFN ej fattat beslut om föreläggande vid vite. Totalt 15 förelägganden. Två ansökningar till tingsrätten om utömande av vite. ÖN återtog en av ansökningarna då årsräkningen kom in. c. När blev den senaste granskningen av årsräkningarna klar? d. Hur många anmärkningar har gjorts vid senaste granskningen av årsräkningarna? Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av anmärkningarna? 26 anmärkningar. Åtgärder som vidtas är att vi utreder om ställföreträdaren är lämplig att ha kvar uppdraget eller inte. I vissa ärenden har det lett till att ställföreträdaren har entledigats och i andra att ställföreträdaren bedöms som fortsatt lämplig för uppdraget. Exempel: Om en ställföreträdaren har vidtagit en åtgärd utan att ansöka om nämndens samtycke (till en åtgärd som kräver det enligt föräldrabalken) och får anmnärkning på grund av det, behöver ställföreträdaren inkomma med en samtyckes prövning i efterhand som nämnden får ta ställning till. Sedan utreder nämnden om ställföreträdaren bedöms vara fortsatt lämplig för uppdraget eller inte. e. Skickas beslut om arvode till huvudmannen? Om nej, varför inte? Ja i de fall huvudmannen helt eller delvis ska stå för arvodet.

14 sid 8 6. Rutiner vid försäljning och medelsförvaltning a. Hur ser rutinerna ut gällande försäljning av fastigheter/bostadsrätter? Normalt aktualiseras ärendet av att ställföreträdaren hör av sig med frågor. Informationsbrev rörande ansökan om samtycke till fastighetsförsäljning och information kring de bilagor överförmyndarkansliet önskar till ansökan, skickas då ut. Överförmyndarkansliet kräver alltid in ansökan undertecknad av ställföreträdaren, köpekontrakt i original, utförlig objektsbeskrivning och värderingsintyg av två sakkunniga och opartiska personer, tex mäklare alternativt budgivningshistorik. Om huvudmannen förstår vad saken gäller efterfrågas även dennes åsikt. Barn som har fyllt 16 år får även dem möjlighet att yttra sig i saken. Kansliet inhämtar sedan yttranden från anhöriga om vad de tycker den åtgärd ställföreträdaren önskar vidta för huvudmannens räkning. Kansliet skickar då ut skriftlig information till de anhöriga om vad ställföreträdaren har ansökt om. De anhöriga får sedan möjlighet att skriva ner sin inställning till åtgärden i en blankett och returnera till kansliet. De anhöriga kan även kontakta kansliet på andra sätt och framföra sin inställning. Därefter tas ärendet upp för prövning och beslut. b. Hur ser rutinen ut för godkännande vid medelsplacering? Normalt aktualiseras ärendet av att ställföreträdaren hör av sig med frågor. Om det gäller en placering som kräver överförmyndarens samtycke får ställföreträdaren göra en skriftlig ansökan om detta. Till ansökan ska ställföreträdaren bilägga underlag som tydligt beskriver hur mycket av den enskildes kapital som ska placeras och varför, formen av placering (t.ex. villkor, avtal, rådgivningsunderlag, riskanalys) m.m. Om huvudmannen förstår vad saken gäller efterfrågas även dennes åsikt. Barn som har fyllt 16 år får även dem möjlighet att yttra sig i saken. Kansliet inhämtar sedan yttranden från anhöriga vad de tycker den åtgärd ställföreträdaren önskar vidta för huvudmannens räkning. Kansliet skickar då ut skriftlig information till de anhöriga om vad ställföreträdaren har ansökt om. De anhöriga får sedan möjlighet att skriva ner sin inställning till åtgärden i en blankett och returnera till kansliet. De anhöriga kan även kontakta kansliet på andra sätt och framföra sin inställning. Därefter tas ärendet upp för prövning och beslut. c. Hur ofta och på vilket sätt kontrolleras att konton har överförmyndarspärr? Att konton har överförmyndarspärr kontrolleras både i samband med att ställföreträdaren lämnar förteckning (på en särskild blankett som banken fyller i) och i samband med att årsräkningen granskas (framgår ofta på kontobesked, i annat fall med hjälp av särskild blankett).

15 sid 9 d. Krävs kvitton vid uttag från överförmyndarspärrat konto? Om nej, ange anledningen. Ja. Undantaget när det inte går, exempelvis om ett tillfälligt tillskott krävs till den löpande ekonomin. Detta granskas då vid den ordinarie årsräkningsgranskningen. e. Hur mycket pengar får finnas på transaktionskonton? Vår riktlinje är att ställföreträdaren inte bör ha tillgång till mer än ett halvt prisbasbelopp efter att löpande räkningar är betalda. f. Hur ser rutinen gällande utbetalning av försäkringsmedel till omyndiga ut? När överförmyndarkansliet mottager besked om utbetalningen, skickas brev med information kring vad detta innebär till förmyndarna (t.ex. hur man kan göra ansökan om uttagstillstånd). Om försäkringsutbetalningen överstiger 8 pbb sänds även information kring skyldighet att inkomma med förteckning, årsredovisning m.m. 7. Ensamkommande barn a. Bereds barnet möjlighet att yttra sig över föreslagen god man? Ja, om möjligt inhämtas alltid barnets inställning. Normalt görs detta på blanketten för "åtagande" första gången föreslagen ställföreträdare träffar barnet. b. Informerar överförmyndaren barnet, boendet och eventuellt offentligt biträde omedelbart efter förordnandet om vem som har förordnats som god man? Ja c. Underrättar överförmyndaren socialnämnden om att förutsättningar föreligger för att ansöka om särskild förordnad vårdnadshavare när ett barn erhåller permanent uppehållstillstånd? Dokumenteras detta? Ja, med undantag för om det är kort tid till barnet blir 18 år (6 månader eller mindre). Då upprättas en tjänsteanteckning i vårt verksamhetssytem Wärna om vårt ställningstagande. 8. Övrigt a. Har det sedan Länsstyrelsens senaste inspektion skett något i övrigt som Länsstyrelsen, i egenskap av tillsynsmyndighet, bör känna till, t.ex. planerade organisationsförändringar m.m.?

16 sid 10