VERKSAMHETSSKYDDSAVTAL. Nivå 2 Arbete i RPS lokaler

Transkript

1 AVTALSUNDERLAG Diarienr (åberopas vid korrespondens) A /2013 Ärendebeteckning VERKSAMHETSSKYDDSAVTAL Nivå 2 Arbete i RPS lokaler

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 PARTER DEFINITIONER AVTALETS OMFATTNING SÄKERHETSORGANISATION AVTALSTID KOSTNADER VERKSAMHETSSKYDDSÅTGÄRDER...FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 8 BEHÖRIGHET INFORMATIONSSÄKERHET TILLTRÄDESBEGRÄNSNING PÅLITLIGHETSBEDÖMNING INTERN UTBILDNING OCH KONTROLL ÖVRIGT UNDERSKRIFTER... 6 Sida 2(6) Avtalsunderlag

3 1 Parter Mellan Rikspolisstyrelsen ( Beställaren ) med organisationsnummer och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande verksamhetsskyddsavtal, nivå 2 slutits. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen (RPS), Statens kriminaltekniska laboratorium (SKL) och 21 polismyndigheter. I avtalet benämns därför hela gruppen som Polisen. 2 Definitioner I detta avtal avses med Skyddsvärda uppgifter sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400), personuppgifter som är känsliga enligt 13 personuppgiftslagen (SFS 1998:204), personuppgifter om lagöverträdelser enligt 21 personuppgiftslagen, samt uppgifter som annars kan innebära allvarlig eller mycket allvarlig skada eller kränkning för Polisen, annan myndighet eller enskild eller juridisk person om de kommer till obehörigas kännedom. 3 Avtalets omfattning Uppdraget innebär att Leverantören på grund av sin närvaro i RPS lokaler eller av RPS anvisade områden eller företag kommer eller kan komma att få del av skyddsvärda uppgifter. Detta avtal reglerar vad verksamhetsskyddet skall förebygga: a) att skyddsvärda uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller förstörs (informationssäkerhet), b) att obehöriga får tillgång till skyddsvärda uppgifter eller verksamhet som har betydelse för Polisens arbete med att förebygga och bekämpa brott (tillträdesbegränsning), och c) att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för genomförandet av Polisens verksamhet (pålitlighetsbedömning). Andra verksamhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser verksamhetsskydd för skyddsvärda uppgifter. En skyddsvärd uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande, en anläggning eller föremål av olika slag. Sekretess kan, om Leverantören så begär och i den utsträckning 31 kap 16 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) medger, gälla hos RPS för uppgifter som överlämnas till RPS (t.ex. företagshemligheter). Verksamhetsskyddsavtalet utgör en del av ett affärsavtal med Leverantören om Uppdraget. 4 Säkerhetsorganisation Det ska finnas en person med ansvar för säkerhetsfrågor, nedan benämnd säkerhetschef, hos Leverantören. Säkerhetschefen ska i Uppdragets verksamhetsskyddsfrågor vara direkt underställd Leverantörens ledning. Säkerhetschefen leder säkerhetsverksamheten inom Leverantören och är kontaktperson i säkerhetsfrågor gentemot RPS. Sida 3(6) Avtalsunderlag

4 5 Avtalstid Detta avtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tills vidare eller intill det skriftligen sägs upp av endera parten. Avtalet kan inte ensidigt sägas upp till tidigare tidpunkt än den dag då uppdraget som omfattas av detta avtal slutförts. RPS kan dock ensidigt häva avtalet om Leverantören frångår detta avtal eller dess anda. 6 Kostnader De ekonomiska villkoren avseende Uppdraget regleras i affärsavtalet mellan parterna. Om inget annat avtalats i det särskilda affärsavtalet skall eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta verksamhetsskyddsavtal bäras av Leverantören. För verksamhetsskyddsavtal på nivå 2 kan RPS inte förutse andra kostnader än för utbildning och pålitlighetsbedömning av medarbetare. Särskilda kostnader som RPS kan förutse ska framgå av förfrågningsunderlaget. 7 Behörighet För genomförandet av uppdraget får Leverantören endast använda personal eller underleverantör som efter pålitlighetsbedömning godkänts av RPS. Behöriga att ta del av skyddsvärda uppgifter är endast personer som - Bedöms pålitliga från säkerhetssynpunkt - Har tillräckliga kunskaper om verksamhetsskydd - Behöver uppgifterna för sitt uppdrag eller arbete i den verksamhet där de skyddsvärda uppgifterna förekommer. RPS ställningstagande när det gäller Leverantörens personal grundas på den av Leverantören vidtagna pålitlighetsbedömningen enligt punkt 10. De personer som får anlitas skall av Leverantören informeras om att tystnadsplikt gäller och om innebörden av detta. De skall också underteckna ett sekretessbevis. 8 Informationssäkerhet RPS ska klargöra för Leverantören i vilken utsträckning handlingar med mera som Leverantören tar del av innehåller skyddsvärda uppgifter. Leverantören ska inte hantera skyddsvärda uppgifter i egna lokaler. Om sådana uppgifter ändå uppkommer under Uppdragets utförande hos Leverantören, ska Leverantören vidta de verksamhetsskyddsåtgärder som är nödvändiga för att förhindra obehörig åtkomst. Leverantören ska utan dröjsmål meddela RPS om skyddsvärda uppgifter har uppkommit samt vilka verksamhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. Leverantören får endast hantera och förvara skyddsvärda uppgifter i av RPS anvisade och godkända utrymmen. Skyddsvärda uppgifter får inte utan uttryckligt medgivande från RPS medföras från RPS eller från av RPS anvisade områden eller lokaler. Skyddsvärda uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av RPS. Beträffande skyddsvärda uppgifter i IT-miljö gäller för Uppdraget bestämmelserna i RPS IT-säkerhetsbestämmelser. Leverantören får inte utan RPS tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör Uppdraget och som enligt RPS innehåller skyddsvärd uppgift. Detsamma gäller för publicering i bro- Sida 4(6) Avtalsunderlag

5 schyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc., samt vid föredrag, utställningar och förevisningar dit personer som inte är behöriga (punkt 7) har tillträde. Leverantören får inte utan RPS tillstånd offentliggöra att man träffat ett verksamhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller på annat sätt. 9 Tillträdesbegränsning RPSs bestämmelser om tillträdesbegränsning gäller för Leverantörens personal som ska delta i Uppdraget. 10 Pålitlighetsbedömning Innan en person får anlitas i Uppdrag ska Leverantören genom pålitlighetsintervju pröva vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Leverantören svarar i detta för underleverantör som för egen personal. Pålitlighetsintervju genomförs av en intervjuledare som utses av Leverantörens säkerhetschef. Pålitlighetsintervjun får inte hållas per telefon och bör genomföras av en (1) person. Vid pålitlighetsintervjun ska den intervjuades identitet fastställas av intervjuledaren. Underlag för intervju återfinns i verksamhetsskyddsavtalets bilaga 1. Leverantörens dokumentation av pålitlighetsintervjun ska lämnas till RPS. RPS granskar underlaget samt genomför slagning i Polisens Belastningsregister (BR). Intervju och resultat av slagning i BR utgör underlag för pålitlighetsbedömning som genomförs av RPS. Leverantören får inte anlita person i Uppdrag innan Leverantören har fått del av RPS beslut om godkänd pålitlighetsbedömning. Leverantören ska till RPS anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för bedömningen av en anlitad persons lämplighet och pålitlighet. Om en person som har pålitlighetsbedömts inom ramen för detta verksamhetsskyddsavtal under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt ska personens deltagande i Uppdraget avslutas snarast möjligt. 11 Intern utbildning och kontroll Leverantören ska säkerställa att personer i Uppdrag har tillräcklig grundläggande kompetens i verksamhetsskyddsfrågor. RPS ska ge lämplig utbildning i sådana särskilda verksamhetsskyddsfrågor som påkallas av det aktuella Uppdraget. Leverantören ska fortlöpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av RPS anlitas. Leverantören ska omedelbart underrätta RPS om inträffade eller befarade händelser och omständigheter som kan påverka verksamhetsskyddet vad avser Uppdraget och personer som faller under detta avtal. Sida 5(6) Avtalsunderlag

6 12 Övrigt Skyddsvärda uppgifter som har tillförts eller uppkommit under Uppdragets genomförande ska även efter att avtalet har upphört, eller till dess att RPS meddelar något annat, omfattas av tystnadsplikt. Leverantören ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa förvaras hos Leverantören så länge Uppdraget pågår. När Uppdraget är slutfört lämnas sekretessförbindelserna till RPS. Samtliga handlingar, materiel eller övrigt som innehåller skyddsvärda uppgifter och som har anknytning till Uppdraget är RPS egendom om inget annat har avtalats. Dessa handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort Uppdrag, eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om, återlämnas till RPS. 13 Underskrifter Av detta avtal är två likalydande exemplar upprättade varav parterna tagit var sitt. Stockholm Rikspolisstyrelsen Leverantören AB Sida 6(6) Avtalsunderlag

7 Rikspolisstyrelsen Verksamhetsskyddsenheten Datum (12) Bilaga 1 till verksamhetsskyddsavtal nivå 2 PÅLITLIGHETSINTERVJU med person som ska anlitas i uppdrag hos Rikspolisstyrelsen Anvisning Pålitlighetsintervju genomförs av en intervjuledare som utses av den hos leverantören som ansvarar för bemanning av uppdraget. Pålitlighetsintervjun får inte hållas per telefon och bör genomföras av en (1) person. Vid pålitlighetsintervjun ska den intervjuades identitet fastställas av intervjuledaren. Om den intervjuade inte är känd av intervjuledaren ska den intervjuade legitimera sig. Den intervjuade ska informeras om anledningen till att en pålitlighetsintervju kommer att genomföras. Anledningen är att Polisen ställer höga säkerhetskrav på de som kommer att anlitas i uppdrag. Det också viktigt att inhämta samtycke av den intervjuade till den slagning i belastningsregistret som RPS kommer att göra. Pålitlighetsintervjun ska helst genomföras av en ensam intervjuledare för att så långt möjligt undvika en förhörsliknande situation. Intervjuledaren ska eftersträva en dialog och se till att den intervjuade förstår frågan. Det som framkommer vid diskussionen ska dokumenteras på ett kortfattat och korrekt sätt. Det är lämpligt att den som intervjuas får möjlighet att själv läsa igenom frågorna innan själva intervjun startar, använd då underbilagan intervjumall som inte innehåller intervjuledarens stödtexter. Intervjuledaren kan ställa följdfrågor och dokumenterar sina eventuella synpunkter. Även synpunkter och reflektioner rörande personens beteende, attityd, eller om personen misstänks undanhålla eller tillrättalägga något bör antecknas.

8 2 Varje avsnitt i intervjuledarens frågemall börjar med en kommentar för att ge intervjuledaren en bakgrund och förståelse för varför frågan ställs. Denna bakgrund med kursiv stil bör inte delges den sökande. Man kan dock vid behov muntligen gå igenom anledningen till frågeställningarna för att på så vis få en ökad förståelse för pålitlighetsbedömningen. I slutet av intervjun görs en helhetsbedömning. Rutan markeras normalt sett med ett streck (-), eller markeras med X enligt följande: - = Inget att anmärka X = Anmärkning. Det finns skäl att kontrollera närmare, eller något som är avvikande i övrigt. Bedömningen görs i första hand med utgångspunkt av hur den intervjuade svarar. Det är av naturliga skäl inte alltid möjligt att fastställa sanningshalten i den intervjuades svar.

9 3 Intervjuledarens del Intervjuledarens uppdrag är att guida genom intervjun, uppfatta avvikelser och ställa följdfrågor utifrån svar som behöver följas upp. Uppgifter om den intervjuade Namn: Personnummer: Anställd i företaget (företagsnamn): Anställd sedan datum: Aktuellt uppdrag hos RPS (om möjligt avrops-id, alltid organisation och kort uppdragsbeskrivning): Identitetskontroll genomförd: Känd Legitimation Avdelning 1 Personalia. Bakgrund: I vissa fall har det konstaterats att det funnits intressekonflikter gentemot släkt och anhöriga. Kulturella faktorer kan ibland medföra konfliktsituationer för den som är anlitad hos Polisen. Kriminalitet inom familj och släkt kan vara andra orsaker till att sökanden är sårbar och därför kan bedömas som mindre lämplig på aktuell funktion. Observera att förekomst av kriminalitet inom familjen generellt sett inte är en omständighet som olämpligförklarar personen. En trygg familj kan innebära en styrka. 1. Civilstånd Gift ( ) Sambo ( ) Ensamstående ( ) Antal barn ( ) 2. Beskriv din kontakt med familjen. Föräldrar, partner, eventuella barn och syskon.

10 4 3. Beskriv kortfattat dina fritidsintressen. Avdelning 2 Umgänge. Bakgrund: Kan den intervjuade bli sårbar och utsättas för påtryckning i något avseende? Den sökande kan i sig själv vara lämplig att anlita men mindre lämplig på grund av umgänget. Det är också angeläget att det FINNS en bekantskapskrets och socialt liv. 4. Hur ser din bekantskapskrets ut och hur brukar ni umgås? 5. Känner du någon som har en livsstil som skulle kunna påverka ditt uppdrag (ex. missbruk, kriminalitet)? Om ja: berätta mer. 6. Känner du någon som velat eller skulle vilja skada, hota, såra eller provocera dig? Om ja: berätta mer.

11 5 Avdelning 3 Kriminalitet. Bakgrund: Denna fråga är betydelsefull och måste alltid ställas då arbetsdomstolen bedömt att ett lögnaktigt svar kan vara skäl för avsked (Gäller 7a). Det är olika gallringstider för brott vilket gör att man kanske inte upptäcker tidigare domar i belastningsregistret BR. Personen kan också ha hörts av polis som avskrivit misstanke om brott men händelsen kan tyda på olämpligt beteende. Observera dock att tidigare kriminalitet inte automatiskt gör personen olämplig för uppdrag. Om ja på någon av nedanstående frågor: - beskriv vad, när och hur? - hur tänkte du? - hur agerade du? 7a. Har du någon gång begått brott, eller annars varit föremål för polisutredning som misstänkt, dömd, målsägare, eller vittne? 7b. Har någon i din familj, din vänskapskrets eller någon annan i din närhet varit föremål för polisutredning, som misstänkt, dömd, målsägare, eller vittne? 8. Har du deltagit i någon form av aktioner som t.ex. Reclaim the streets, fritagning av minkar, demonstrationer som urartat, eller liknande?

12 6 Avdelning 4 Missbruksproblematik. Bakgrund: Vi har exempel på att personer röjt sekretesskyddade uppgifter p.g.a. att de varit påverkade av alkohol/andra droger. En vanlig fälla är att man blir för pratglad under privata fester eller på krogen och att man då i glada vänners sällskap berättar sådant man inte får röja. Arbetar man med sekretessbelagd information får man inte röja den för obehöriga, inte ens sina närmaste anhöriga. Därför finns det behov av att försöka ta reda på personens alkoholvanor och dennes självinsikt och syn på alkohol och andra droger. Vi söker också svar på om närstående varit oroliga för deras beroende (även om frågan inte ställs rakt ut). Det är viktigt för oss att veta om den sökande har missbruksproblem och även ett spelberoende kan leda till en beroendeställning och stora problem. Hur mycket alkohol är för mycket? KVINNOR(per vecka) Mer än: 15 burkar folköl 3,5 procent eller 10 burkar starköl 5,5 procent eller 7 burkar starköl 7,0 procent eller 2,5 flaska vin (10 glas) eller 55 cl starksprit MÄN (per vecka) Mer än: 20 burkar folköl 3,5 procent eller 14 burkar starköl 5,5 procent eller 10 burkar starköl 7,0 procent eller 3,5 flaskor vin (14 glas) eller 70 cl starksprit All förbrukning över ovanstående är att anse som ett riskbeteende. Det går inte att fastslå en klar gräns för vad som ska vara diskvalificerande vid en säkerhetsprövning, men mer konsumtion än ovanstående bör föranleda ett X vid intervjun. 9a. Dricker du alkohol? 9b. Om svaret på fråga 13a är ja: Hur mycket dricker du på fest, krogen, till vardags, hemma på helgen? 9c. Om du blir berusad, hur uppträder du då? Har du någon gång fått minnesluckor eller utsatts för brott eller olycka i samband med att du var berusad?

13 7 10. Har du, eller någon du känner, använt narkotika eller anabola steroider? Om ja: När var senaste tillfället? Vilka preparat? 11. Spelar du på t.ex. hästar, poker eller liknande? Om ja: hur ofta gör du det? Avdelning 5. Anställningar En uppdragstagare bör inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för dennes opartiskhet i arbetet eller som kan skada Polisens anseende. 12. Vilka är dina tre senaste anställningar och hur har du trivts med chefer, medarbetare och arbetsvillkor? Har du bisyssla, i så fall vilken? Avdelning 6. Avslutningsvis Detta avsnitt berör psykisk hälsa, säkerhetstänk och frågor där allmän attityd kan komma fram. Vi vill genom frågorna bland annat få reda på personens syn på säkerhet. Om det är naturligt, eller något som personen inte över huvud taget reflekterat över. Till exempel stor exponering av yrkesliv på facebook, bloggar etc. kan vara olämplig. 13. Har du haft någon/några perioder av psykisk ohälsa där du varit sjukskriven, fått medicin eller annars varit, ej tillfälligt, djupt deprimerad? 14. Givet syftet med intervjun och tidigare besvarade frågor; finns det något mer vi behöver veta om dig?

14 8 Ytterligare kommentarer Helhetsbedömning Pålitlighetsintervjun leddes av: Ort och datum. Underskrift. Namnförtydligande/titel

15 9 Underbilaga: Pålitlighetsintervju Uppgifter om den intervjuade Namn: Personnummer: Anställd i företaget (företagsnamn): Anställd sedan datum: Aktuellt uppdrag hos RPS (om möjligt avrops-id, alltid organisation och kort uppdragsbeskrivning): Avdelning 1 Personalia. 1. Civilstånd Gift ( ) Sambo ( ) Ensamstående ( ) Antal barn ( ) 2. Beskriv din kontakt med familjen. Föräldrar, partner, eventuella barn och syskon. 3. Beskriv kortfattat dina fritidsintressen. Avdelning 2 Umgänge. 4. Hur ser din bekantskapskrets ut och hur brukar ni umgås?

16 10 5. Känner du någon som har en livsstil som skulle kunna påverka din anställning (ex. missbruk, kriminalitet)? Om ja; berätta mer. 6. Känner du någon som velat eller skulle vilja skada, hota, såra eller provocera dig? Om ja; berätta mer. Avdelning 3 Kriminalitet. Om ja på någon av nedanstående frågor: - beskriv vad, när och hur? - hur tänkte du? - hur agerade du? 7a. Har du någon gång begått brott, eller annars varit föremål för polisutredning som misstänkt, dömd, målsägare, eller vittne? 7b. Har någon i din familj, din vänskapskrets eller någon annan i din närhet varit föremål för polisutredning, som misstänkt, dömd, målsägare, eller vittne?

17 11 8. Har du deltagit i någon form av aktioner av karaktären Reclaim the streets, demonstrationer som urartat, fritagning av minkar, eller liknande? Avdelning 4 Livsstil. 9a. Dricker du alkohol? 9b. Om svaret på fråga 13a är ja: Hur mycket dricker du på fest, krogen, till vardags, hemma på helgen? 9c. Om du blir berusad, hur uppträder du då? Har du någon gång fått minnesluckor eller utsatts för brott eller olycka i samband med att du var berusad? 10. Har du, eller någon du känner, använt narkotika eller anabola steroider? Om ja: När var senaste tillfället? Vilka preparat? 11. Spelar du på t.ex. hästar, poker eller liknande? Om ja; hur ofta gör du det?

18 12 Avdelning 5. Anställningar 12. Vilka är dina tre senaste anställningar och hur har du trivts med chefer, medarbetare och arbetsvillkor? Har du bisyssla, i så fall vilken? Avdelning 6. Avslutningsvis 13. Har du haft någon/några perioder av psykisk ohälsa där du varit sjukskriven, fått medicin eller annars varit, ej tillfälligt, djupt deprimerad? 14. Givet syftet med intervjun och tidigare besvarade frågor; finns det något mer vi behöver veta om dig? Jag har förstått innebörden av pålitlighetsbedömningen och försäkrar att informationen jag lämnat vid intervjun är korrekt: Ort och datum. Underskrift. Namnförtydligande