Världen förändras snabbare än någonsin, och Sverige är i epicentret för den förändringen.

Transkript

1 DIGITALISERING

2 Världen förändras snabbare än någonsin, och Sverige är i epicentret för den förändringen. Digital Transformation Report July 2017 Microsoft och QVARTZ

3

4 FALD ERBJUD- ANDE OCH UTBUD NING UTBILD- MÅNG- DIGITAL- ISERING ISERING KOMM- UNIKA- TION FUNK- TIONÄR- SKAP UTVECKLINGSOMRÅDEN

5 UTVECKLINGSOMRÅDE 2/6: DIGITALISERING GENOMSYRAR ALLT 2 Att digitalisering ska genomsyra hela verksamheten är självklart. En nyckel till framgång är att skaffa sig digital kompetens och den finns naturligt i yngre generationer. Det handlar både om digitalisering ur verksamhets-, organisations och utbudsutveckling och om digital kommunikation. Teknik, kanaler och verktyg för att hantera den digitala och uppkopplade verkligheten kommer och går i ett rasande tempo. Vi behöver förståelse och kompetens för att använda rätt teknik och vi måste hitta Friskis sätt att utnyttja det digitala och uppkopplade verkligheten på bästa sätt, genom ständig utveckling. Att få känna och uppleva varumärket Friskis&Svettis före beslut kommer att vara en hygienfaktor. Proaktiva organisationer har en chans sticka ut och knyta till sig ambassadörer via en minnesvärd interaktivitet. Det handlar om att kunna kombinera det digitala med det fysiska mötet. Vi behöver etablera känslan att hos oss kan du vara med där det händer, just nu, på dina villkor. Det digitala ska ses som något som kompletterar Det digitala ska ses som något som kompletterar, förstärker och utvecklar vårt sätt att inkluderande se på träning, möte och kommunikation. Vi behöver se den digitala vinkeln i alla områden och vi behöver satsa stort för att inte hamna efter. Friskis&Svettis ska bli digitala vinnare.

6 DIGITAL- ISERING DIGITAL- ISERING FALD ERBJUD- ANDE OCH UTBUD NING DIGITAL- ISERING ISERING UTBILD- MÅNG- DIGITAL- ISERING DIGITAL- ISERING KOMM- UNIKA- TION FUNK- TIONÄR- SKAP UTVECKLINGSOMRÅDEN

7

8

9 Förutsättning för digitalisering Verksamhetsstrategi IT-/digitaliseringsstrategi Stabil och långsiktig finansiering Standardisering Organisation/resurser (vem gör vad)

10 FRISKIS&SVETTIS VÄXA, ENGAGERA, SYNAS & SAMARBETA FRISKIS&SVETTIS 2022 OCH STRATEGI FÖR ATT NÅ DIT STRATEGISK PLAN

12 IT-/digitaliseringsstrategi Friskis&Svettis 1 (20)

13 Informationssäkerhetspolicy Friskis&Svettis En säker informationsförsörjning är avgörande för Friskis&Svettis förmåga att uppnå verksamhetsmålen. Informationssäkerhet är den samlade effekten av organisatoriska, administrativa och tekniska åtgärder som vidtas för att skydda informationstillgångar. Informationssäkerheten omfattar samtliga föreningars informationstillgångar. Alla som hanterar informationstillgångar har ett ansvar för informationssäkerheten. Chefer/ansvariga har ett ansvar att kommunicera och verka för en god informationssäkerhet. Samtliga medarbetare och funktionärer ska vara uppmärksamma på och rapportera händelser som kan påverka informationssäkerheten. Informationassäkerhetsarbetet ska ske med utgångspunkt från ett strukturerat, förebyggande, långsiktigt, kostnadseffektivt och riskbalanserat säkerhetsarbete och med ett tydligt stöd från Friskis&Svettis ledning. Friskis&Svettis definition av informationssäkerhet Med informationssäkerhet menas bevarande av konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet hos information, så att rätt information är tillgänglig för rätt person när den behövs. Med informationstillgångar avses all information oavsett om den behandlas manuellt eller automatiserat och oberoende av i vilken form eller miljö den förekommer. En informationsmängd avser information som är avgränsad för ett visst ändamål. Roller och ansvar GS/VC/VL har det övergripande ansvaret 1 för informationssäkerheten. Informationssäkerhetsansvarig kan utses av GS/VC/VL och har ansvar för samordning av informationssäkerhetsarbetet. Systemägaren har ansvar för den verksamhet som aktuellt informationssystem stödjer och utser systemförvaltare som ansvarar för användningen av informationssystemet. IT-chefen ansvarar för att uppfylla Friskis&Svettis IT-säkerhet. Generella krav Samtliga informationssystem ska vara identifierade och förtecknade. Skyddsbehovet för informationstillgångar ska klassificeras med avseende på konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Regelbundna säkerhetsbedömningar ska genomföras för Informationssystemen. All personal ska regelbundet få utbildning inom informationssäkerhet. Medarbetarna ska iaktta försiktighet i sin användning av viktig och känslig information, exempelvis i e-post. Olämpliga sidor på Internet ska undvikas. Rutiner ska finnas för IT-incidentrapportering. En kontinuitetsplan ska finnas för driften av IT-verksamheten. Övningar kring säkerhetsåtgärder för kontinuitetshantering bör genomföras. 1 Under förutsättning att det är definierat i Arbetsordning för styrelse och GS/VC/VL, något som det måste. Informationssäkerhetspolicy Friskis&Svettis Peter Lilja 1 1 (1)

14 Utkast IT-/digitaliseringsstrategi på Friskis&Svettis Strategin beskriver hur vår egen ITverksamhet är en del av samhällets digitalisering och hur vi styr och arbetar med IT. Vi kommer att genomföra stora förändringar i vår ITmiljö de kommande åren. Inriktningen är att Friskis&Svettis IT-tjänster ska kännetecknas av ett digitalt möte utifrån användarens och medlemmens behov och processer. Vi ska ha en stabil och säker ITförsörjning med lättanvända lösningar som stöder samarbete och ett mobilt arbetssätt och där det är enkelt att hitta, sammanställa och analysera information. Vi ska samverka med andra för att uppnå hög kvalitet och kostnadseffektivitet. I IT-strategin föreslås satsningar inom följande fem områden, som täcker hela vägen från verksamhetsprocesser till teknik: 1.Lösningar som stöder verksamhetens, användarnas och våra medlemmars behov. 2.Informationsarkitektur och informationsförsörjning. 3.Effektiva IT-system och tjänster. Styrning, renodling och samordning av system. 4.Stabil infrastruktur. 5.God informationssäkerhet och säkerhetskultur. IT-strategin är ett stöd för prioritering, planering, genomförande och uppföljning av insatser, så att de bedrivs på ett effektivt sätt. IT-strategin gäller hela Friskis&Svettis och vänder sig primärt till våra medarbetare och funktionärer men är även underlag för samverkansparter och leverantörer av IT-tjänster.

15 IT-strategi på Friskis&Svettis Utkast 1.Lösningar som stöder verksamhetens behov 1.Utveckla för digitala möten utifrån användarnas och medlemmarnas behov och nytta. Systematiskt arbete med behovs-, process- och nyttoanalyser samt test av nya möjligheter och innovativa lösningar. 2.Kompetenssatsning inom främst processanalys, informationsanalys, arkitektur, juridik (läs GDPR) samt informationssäkerhet. I och med ett mer digitalt arbetssätt ställs det också nya krav kring ledarskap, styrning och samarbete. 2.Informationsarkitektur och informationsförsörjning 1.Utforma en informationsarkitektur som beskriver helhet och samband for informationsmängder, begrepp, relationer, ansvar och regler. Detta är en förutsättning för bra verksamhetsstöd och utveckling och integration av IT-lösningar, inte minst vad gäller lösning för datalager/business intelligence. 2.Effektiv informationsförsörjning med tydliggörande av interna och externa datakällor. 3.Samordning av metoder och verktyg kring statistik, business intelligence, dataanalys och presentation av data. 3.Effektiva it-system 1.Renodla och samordna system. Samlade lösningar för främst: 1.Stöd for digitalt samarbete, projekt, möten, meddelanden mm. 2.Dokument- och ärendehantering samt arkiv. 3.Datalager och BI, stod för uppföljning, rapportering och styrning. 4.Digitala verktyg för kommunikation, träning och kursadministration. 5.Webb, friskissvettis.se m.fl. webbplatser. 2.Vidareutveckla strategiska system. Fortsatt fokus och satsning på utveckling av våra digitala verktyg med ingående tjänster. 3.Styrning och uppföljning av IT-verksamheten med bättre uppföljning av tjänster, ekonomi, leveranser och nyttoeffekter. Övergripande projekt- och portföljhantering. 4.Stabil infrastruktur 1.Konsolidera driftplattformen. Rutiner och uppföljningar för utkontrakterad drift. Säkra beställarkompetens för högre kostnadseffektivitet och säkerhet. Långsiktig plan för plattformsuppdateringar. 2.Standardsystem där det är möjligt, egenutveckling där det är nödvändigt. Utnyttja standardiserade lösningar där vi kan, men säkra kompetens och kontroll över verksamhetskritiska processer och system. Så långt som möjligt en tjänstebaserad miljö med öppna standarder. Utnyttja nationella digitala tjänster där det är möjligt. 5.God informationssäkerhet 1.Säkerhetskultur och styrning av informationssäkerhet. Uppdatering av riktlinjer, vägledningar och informationsklassificeringar. Riktade utbildningar samt övningar för chefer och medarbetare.. 2.Teknisk säkerhet. Genomgång av status på fysiskt skydd, drift och kommunikation, åtkomststyrning, utveckling och anskaffning.

16 Uppskattning Dagens situation Lösningar som stöder verksamhetens, användarnas och våra medlemmars behov. Informationsarkitektur och informationsförsörjning. Effektiva it-system och tjänster. Styrning, renodling och samordning av system. Stabil infrastruktur. God informationssäkerhet och säkerhetskultur. = 2017 prestation = 2018 Mål = Mål

18 Finansiering hittills Gemensam IT-lösning kr Finansiering av gemensamt kommunikationsarbete kr/medlem knappt kr -3kr/medlem kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr

19 Kostnader/prognos Stockholm har stått för licenser och projektledare till ett värde av Ny gemensam hemsida Intranät för funktionärer Nationellt träningskort kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Web fas 1 Web + app fas 2 Nationellt träningskort Intranät för funktionärer

20 Gemensamma IT-projekt Lansering gemensam hemsida fas 1 Gemensam hemsida fas 2 - inloggat läge Nationellt träningskort fas 1 - integrering Nationellt träningskort fas 2 - inloggat läge Lansering nationellt träningskort fas 3 Intranät för funktionärer fas1

21 Stabil och långsiktig finansiering

22 Stabil och långsiktig finansiering

23 Stabil och långsiktig finansiering Ni får det ni betalar för

24 STÄMMA 2018

26 Standardisering?

27 Standardisering Ni måste välja

28 Standardisering RFID MIFARE RFID EM RFID Gantner (MIFARE) RFID Gantner (MIFARE)

29 Standardisering RFID Gantner (MIFARE)

31 Utredning Snabbare och smartare

32 Resultatet av inte arbeta tillsammans med IT Minst 4 affärssystem för medlemmar och Många supportorganisationer träningsanläggningen Mycket svårt och komplicerat att leva Många varianter av redovisningssystem upp till GDPR (General Data Protection Regulation / DSF Många varianter av (Dataskyddsförordning) lönehanteringssystem Höga direkta och indirekta IT-kostnader Många varianter av kort- och inpasseringssystem Kompetensbrist som leder till risker och ineffektivitet Många serverdriftavtal Ingen verklig överblick över hela Friskis Olika hårdvaror Begränsad medlemsservice

33 Effekter på hela Friskis Besparing 10 MKR/år

34 Effekter på hela Friskis Besparing 10 MKR/år Möjliggör Snabbare digitalisering Lägre träningsavgifter Ökad säkerhet

35 IT-utveckling Licenser Drift Tjänster

36 IT-utveckling Licenser Drift Tjänster Nytta

37 STÄMMA 2018