Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och

Transkript

1 TIMRA Kcmmunledninaskont,r 1C4iUMM(j m Timrå kommuns revisorer Dn Dpd. Till fullmäkti e i Timrå kommun Revisionsberättelse för år 2013 Vi, av fullmäktige utsedda revisorer har granskat den verksamhet som bedrivits i styrelse, nämnder och fullmäktigeberedningar och genom utsedda lekmannarevisorer den verksamhet som bedrivits i kommunens företag. Styrelse, nämnder och beredningar ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det finns en tillräcklig intern kontroll och återredovisning till fullmäktige. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, intern kontroll och räkenskaper samt att pröva om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning. Vi bedömer sammantaget att styrelse och nämnder i Timrå kommun i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande. Vi bedömer att styrelsens och nämndernas interna kontroll har varit tillräcklig. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål som' fullmäktige uppställt. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen endast delvis är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Ansvarsprövning Kommunstyrelsen Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för kommunstyrelsen samt enskilda ledamöter i styrelsen. Kommunstyrelsen har inte i enlighet med 6 kap 1 a kommunallagen prövat om den verksamhet som kommunens bolag har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Enligt uppgift kommer kommunstyrelsen att ta upp ärendet under Barn - och utbildningsnämnden Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för barn- och utbildningsnämnden enskilda ledamöter i nämnden. samt,, //7' 41 v

2 Kultur- och tekniknämnden Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för kultur- och tekniknämnden samt enskilda ledamöter i nämnden. Miljö- och byggnadsnämnden Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för miljö och byggnadsnämnden samt enskilda ledamöter i nämnden. Socialnämnden Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för socialnämnden samt enskilda ledamöter i nämnden. Den gemensammaöverförmyndarnämnden Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för den gemensamma överförmyndarnämnden samt enskilda ledamöter i nämnden. Vi tillstyrker att kommunens årsredovisningför 2013 godkänns. Vi åberopar bifogade bilagor. Sten Ekström är vald revisormed undantagför barn- och utbildningsnämnden. Timrå kommun, en Ekström Ordförande N Kenneth Norberg Lisbet Lundgren Vice ordförande Kurt Sjöstedt 1.v Rolf 06 4"441 7,7 Jan-Erik Sjöström Bilagor: Revisorernas redogörelse Bil. 2 Granskningsrapporter samt revisionsberättelser från kommunalförbund och kommunala bolag 2

3 Till fullmäktige i Timrå kommun Revisorernas redogörelse för år 2013 Revisionens inriktning och genomförande I enlighet med kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente lämnar vi följande redogörelse för vår granskning. Vi har granskat den verksamhet som bedrivs inom styrelsens och nämndernas verksamhetsområden i den omfattning som följer av god revisionssed i kommunal verksamhet. Vi har prövat om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom styrelsen och nämnderna är tillräcklig. Granskningen har baserats på en bedömning av risk och väsentlighet omsatt i en fastställd revisionsplan. De granskningar som har gjorts har sammanställs i särskilda revisionsrapporter lämnats till berörda. som under hand Revisorerna har vid granskningen biträtts av KPMG. Sammanfattande resultat från revisionsrapporter Sammanfattande resultat från 2013 års revisionsrapporter redovisas nedan: 1. Informationssäkerhet 2. Granskning av delårsrapport per Kommunens tillsyn av naturreservat 4. Socialnämndens arbete med avvikelse- och klagomålshantering 5. Granskning av bokslut och årsredovisning per Timrå kommuns revisorer har därutöver sammanställt nyckeltal och verksamhetsmått för år 2012 avseende kommunens verksamhet och ekonomi. Rapporterna finns i sin helhet att hämta på Timrå kommuns hemsida: 1. Informationssäkerhet 1 1 (5) 1 r. 1< s tia ;

4 Syftet med granskningen har varit att med underlag av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) skrift, "kommunens informationssäkerhet - en vägledning", innehåll och stuktur säkerhetsställa att kommunen har infört och lever efter de externa och interna regler som styr ett modernt och uppdaterat informationssäkerhetsarbete. MSB:s vägledning är en tillgänglig och initierad sammanfattning av informationssäkerhetsarbetet i en kommun. MSB utlovar en kontinuerlig uppdatering av vägledningen och redovisar på även en stor mängd praktiska råd. Från granskning vill vi särskild framhålla fö jande: Generellt sett finns det en medvetenhet i kommunen om vad informationssäkerhet är. Vad informationssäkerhet innebär och kräver av envar är inte alla lika självklart. Övergripande ansvariga finns att utsedda och har ett uppdrag att stötta verksamhetsledningen. Av intervjuaren framskymtar att ledningen skulle agera med ett större intresse och engagemang. Vi noterar däremot rätt några olika goda initiativ och intentioner till informationssäkerhetsåtgärder bland de intervjuade. Styrdokumentet finns och är för inte fullt ett halvår sedan beslutade och införda. Tillämpningsskrifterna infördes, något bakvänt, före en ny policy och bedöms vid denna granskning vara i behov av revidering och komplettering. Det är otillfredsställande att införandet inte föregåtts av rätt hantering av information är inte beslutat och infört. Av intervjuer och hämtad dokumentation kan vi notera att man vid upphandling och drift av datasystem inte tagit någon hänsyn till och lever efter kommunens styrdokument avseende informationssäkerhet. Detta förhållningssätt innebär bland annat att vi inte kan verifiera att man i alla system efterlever Personuppgiftslagen vad gäller hantering och lagning av integritetskänslig data. Fortlöpande information om informationssäkerhet finns inte planerad. Det är inte heller planlagt så att adekvat kunskap om informationssäkerheten över tid finns på de olika nivåer som har ansvar för verksamheten. Efterlevnad av styrdokumenten kontrolleras inte i ordnad form. Bortsett från enstaka individuella och förvaltningsspecifika initiativ saknas informationssäkerhetsmål och åtgärder i internkontrollplanen. Ge övergripande ansvariga ett tydligare mandat än idag att efter kända planer, styrda av prioriteringar grundade på väl utförda och dokumenterade analyster i bedriva ett stödjande informationssäkerhetsarbete. Förvaltningsledningarnas engagemang är här lika viktig som nödvändig komponent. Inte minst eftersom ansvaret ligger där. Med början i väl valda delar i ett LIS (ledningssystem för systemsäkerhet) som stöd kan arbetet ta form och över tid utvecklas. Kontinuerlig information, om än lågintensivt utfört, stärker kommunens samlade förmåga att leva efter och samtidigt förstå vikten av ändamålsenlig informationssäkerhet. Rätt utbildning till rät funktion möjliggör att informationssäkerhetsarbetet utförs med den kunskap som krävs på respektive nivå.

5 Vi rekommenderar informationssäkerhetsansvariga (ytterst kommunstyrelsen enligt den nyss beslutade informationssäkerhetspolicyn) att snarast säkerställa att kommunen inte hanterar personinformation på ett lagstridligt sätt oavsett var drift av system sker och data lagras. Informationssäkerhetsmål har en given plats i internkontrollplanen. Kontrollmål och åtgärder förutsätter vi finns dokumenterade reda i planen för Vi ser även att resultat av kontrollerna redovisas i internkontrollrapporten för detta år. 2. Delårsrapport per Revisorernas avlämnade bedömning av delårsrapporten: Vi av Timrå kommunfullmäktige utsedda revisorer har uppdraget att bedöma om resultatet i delårsrapport per är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas bedömning ska biläggas delårsrapporten inför fullmäktiges behandling av densamma. Bedömningen är baserad på en begränsad granskning av delårsrapporten inriktad på övergripande analys och inte på detaljer i redovisningen. Granskningens resultat presenteras i bifogad rapport. Revisorerna bedömer att resultatet i delårsrapporten är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige beslutat om. Revisorerna bedömer att resultatet avseende fullmäktiges verksamhetsmål delvis är förenliga med de mål som fullmäktige beslutat om. 3. Kommunens tillsyn av naturreservat Syftet med granskningen har varit att översiktligt granska hur kommunen lever upp till de av kommunfullmäktige beslutade skötselplanerna för naturreservaten Fågelsången och Åstön. Föreningen hävdar att kommunen inte sköter sina uppgifter i enlighet med de av kommunfullmäktige fastställda skötselplanerna samt att en delförklaring till detta är att det är oklart vilken av kommunens nämnder som har ansvaret för att verkställa skötseln. Vi bedömning är att naturskyddsföreningens kritik är berättigad och föreslår därför att kommunen/kommunstyrelsen tydliggör ansvarsfrågorna för naturreservaten och att medel tillförs i kommunens budget så att ansvarig nämnd får möjlighet att fullgöra fullmäktiges beslut avseende skötselplanerna. Detta gäller nu gällande beslut men givetvis även de nya beslut som kan komma att fattas av kommunfullmäktige. 3 (5) bu" "(

6 4. Socialnämndens arbete med avvikelse - och klagomålshantering Vi har av Timrå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens avvikelse- och klagomålshantering. Det är av stor vikt att brister i verksamheten hanteras på ett korrekt sätt inom socialnämndens verksamhetsområde. Likaså är det av vikt att kommunen har egna rutiner för klagomålshantering där enskilda brukare eller anhöriga med flera ges möjlighet att framföra sina åsikter. I Timrå finns system och rutiner för synpunkter och klagomål samt för avvikelsehantering inom hälso- och sjukvårdens område samt inom socialtjänsten i övrigt. Dessa rutiner omarbetas för närvarande dels på grund av att kommunen övertar hemsjukvården och dels för att de gamla rutinerna uppfattas som otydliga. Socialnämnden har fastställt ett nytt kvalitetsledningssystem"kvalitetsledningssystem för Socialnämnden i Timrå kommun. Utgångspunkter, ansvar och processer". Socialnämnden har fattat beslut om "ramarna" till kvalitetsledningssystemet och det ska nu fyllas med innehåll via processer inom olika områden. Detta kvalitetsledningssystem kommer att innehålla rutiner och system för avvikelsehanterig. Sammanfattningsvis gör vi den bedömningen att Timrå kommun har goda rutiner för klagomåls- och synpunktshantering samt rutiner för avvikelsehantering. Uppdatering av rutiner sker för närvarande och vi bedömer att detta arbete bör ske skyndsamt. Vi bedömer också att det finns goda rutiner för implementering av rutinerna i verksamheten. 5. Granskning av bokslut och årsredovisning per Kommunens revisorer ska enligt 9 kap kommunallagen (KL) bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. Revisorerna ska också pröva om räkenskaperna är rättvisande. Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Årsredovisningen har i allt väsentligt upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Vår bedömning är att resultatet är förenligt med fullmäktiges finansiella mål för verksamheten. Vi bedömer att resultatet endast delvis är förenligt med målen för verksamheten, betydelse för en god ekonomisk hushållning. som har Vi har tidigare framfört vikten av konkretisering av styrtal och effektmål och vill återigen uppmana till att målen utvecklas och tydliggörs i detta avseende. Om målen inte är tydliga försvåras möjligheterna till verifiering och bedömning av måluppfyllelsen. 6. Övrigt Uppföljning av granskningen av flyktingmottagande och uppföljning av granskning av underhåll av gator, vägar och fastigheter ingår i 2013 års revisionsplan men granskningen har ännu inte hunnit slutredovisas.

7 Bi/. I Timrå den 9 april 2014 Av fullmäktige valda revisorer i Timrå kommun Sten Ekström är vald revisor med undantag för barn- och utbildningsnämnden. rj Sten Ekström Ordförande isbet Lundgren Rolf r fstrom Vice ordförande ån-erik Sjöström Inger Nyhman Kurt Sjösted Kenneth Nor erg >,-n 5 (5)