samtliga AP-fonder varje år. Granskningen

Transkript

1 Fondstyrningsrapport 2006

2 Fondstyrningsrapport F örsta AP-fonden avlägger fondstyrningsrapport och tillämpar därmed Svensk kod för bolagsstyrning i den mån det passar fondens organisationsform. Första APfonden följer kodens regler vilka dock ej är tillämplig i alla delar (se tabell på s 60). Första AP-fonden är liksom övriga AP-fonder en statlig myndighet. Skillnaden mellan Första AP-fonden och andra myndigheter är stor. Fonden är mer självständig än flertalet myndigheter eftersom verksamheten endast regleras i lag och inte i föreskrifter. Fondens styrelse såväl som externa revisorer utses av regeringen. På regeringens uppdrag utvärderas Styrning av Första AP-fonden Externa revisorer Revisionsutskott Rapportering Granskning Rapportering Svenska folket utser genom allmänna val ledamöter till riskdagen. Riksdagen beslutade 2000 om AP-fondslagen (Lag 2000:192) som reglerar fondernas verksamhet. Riksdagen utser regering som i sin tur utser ledamöter till fondens styrelse samt externa revisorer. Regeringen utvärderar årligen AP-fondernas verksamhet vilket resulterar i en skrivelse till riksdagen. samtliga AP-fonder varje år. Granskningen resulterar i en skrivelse till riksdagen. Skrivelsen för verksamhetsåret 2005 (2005/06:210) var den första som byggde på en av regeringen nyskriven policy för styrning och utvärdering av AP-fondernas verksamhet. Svenska folket Riksdag Regering Policy Årsredovisning Skrivelse Utvärdering Styrelse, ordf. och vice ordf. VD Fondledning = utser Styrelsen Första AP-fondens styrelse består av nio ledamöter som samtliga utses av regeringen. Regeringen utser tillika ordförande och vice ordförande. Bland övriga ledamöter föreslås två av ledamöterna av organisationer som företräder arbetstagarintressen och två av organisationer som företräder arbetsgivarintressen. Fondens VD är ej ledamot av styrelsen. Regeringen utsåg i juni två nya ledamöter till fondens styrelse; Erland Olauson som ersättare för Wanja Lundby- Wedin och Tor Marthin som ersättare för Harry Flam. Övriga ledamöter omvaldes. Agneta Rodosi lämnade på egen begäran sitt styrelseuppdrag i juni och någon ersättare har ännu inte utsetts. Ledamöternas förordnande gäller till dess att fondens balans- och resultaträkningar för 2006 har fastställts. I samband med att ny ledamot utses anordnar fonden en särskild genomgång av fondens verksamhet. Arvoden och andra ersättningar till styrelseledamöterna bestäms av regeringen. Helårsersättning uppgår till kr till styrelsens ordförande, kr till vice ordförande och kr till övriga ledamöter. För medlemmar av styrelsens revisionsutskott tillkommer en årsersättning på kr. ARBETSORDNING Styrelsen ansvarar för Första AP-fondens organisation och förvaltningen av fondens medel. Styrelsens arbete styrs av den av styrelsen årligen fastställda arbetsordningen. Styrelsen fastställer årligen fondens verksamhetsplan, mål och riktlinjer för placeringsverksamheten, budget, riskhanteringsplan och ägarpolicy. Styrelsen utser även fondens VD och delegerar ansvaret för den löpande förvaltningen till denne. Styrelsen ska sammanträda minst fyra gånger per år. Fondens externa revisorer rapporterar till styrelsen minst en gång per år. UTSKOTT Styrelsen har inom sig utsett ett revisionsutskott. Revisionsutskottet bereder styrelsens arbete i frågor rörande intern Första AP-fonden 2006

3 kontroll, operativa risker, finansiell rapportering och revision. Beslutsrätten och ansvaret i dessa frågor ligger dock hos hela fondstyrelsen. Under 2006 har utskottet bestått av styrelsens vice ordförande Håkan Tidlund samt styrelseledamöterna Johan Bygge och Agneta Rodosi (t.o.m. juni 2006). Då platsen efter Agneta Rodosi i styrelsen fortfarande är vakant har ingen ersättare i revisionsutskottet utsetts. Fondens jurist fungerar som sekreterare vid utskottets möten. Utskottet har sammanträtt tre gånger under året. STYRELSEARBETET 2006 Under 2006 har styrelsen haft sex sammanträden. Vid styrelsemötena har i genomsnitt sex styrelsemedlemmar varit närvarande. Fondens jurist har fungerat som sekreterare vid samtliga styrelsemöten. En av styrelsens huvuduppgifter är att diskutera och ta ställning till referensportföljens sammansättning mot bakgrund av fondens åtaganden i pensionssystemet. Under 2006 har fokus på denna fråga varit särskilt stor. Redovisning av den löpande kapitalförvaltningen och riskrapportering har också varit stående punkter på dagordningen. På ett av styrelsemötena utvärderade styrelsen sitt arbete under det gångna året. Fondledning Första AP-fondens styrelse har delegerat ansvaret för den löpande förvaltningen till fondens VD. Fondens ledningsfunktion består av en ledningsgrupp och en affärsledning. Ledningsgruppen har det övergripande operativa ansvaret och fattar beslut om fondens verksamhet medan affärsledningen beslutar om frågor med direkt koppling till placeringsverksamheten av mer övergripande natur (se även s 16). Ersättning till VD utgörs av fast lön samt avgiftsbestämd pensionsavsättning motsvarande 18,5 procent på utgående lön med avdrag för den del som ger allmän pensionsrätt. Ersättning till övriga ledande befattningshavare fastställs av VD och utgörs av fast lön samt pensionsavsättning i enlighet med gällande pensionsavtal för anställda inom bank. Första AP-fonden tillämpar marknadsmässig lönesättning. Revisorer Första AP-fondens revisorer utses av regeringen. Nu gällande förordnande, som delas av Anders Bäckström, KPMG och Anna Hesselman, Öhrlings PricewaterhouseCoopers, trädde i kraft och är en förlängning av det förordnande som gällt sedan Uppdraget gäller intill dess att fondens resultat- och balansräkning för 2007 fastställs. Översikt över närvaro och arvode för styrelsens ledamöter 2006 Utsedd på förslag av Närvaro styrelsemöten Arvode Revisionsutskott Anna Hedborg, ordf. 6/ Närvaro revisionsutskott Arvode utskottsarbete Håkan Tidlund, v. ordf. 5/ Ordförande 2/ Johan Bygge Arbetgivarorganisation (Svenskt Näringsliv) 6/ Ledamot 3/ Anna Ekström Arbetstagarorganisation (SACO) 4/ Lars Isaksson Arbetgivarorganisation (Landstingsförbundet) 2/ Christina Lindenius 5/ Tor Marthin fr.o.m. juni 2006 Erland Olauson fr.o.m. juni 2006 Harry Flam t.o.m. maj 2006 Wanja Lundby- Wedin t.o.m.maj 2006 Agneta Rodosi t.o.m. juni / Arbetstagarorganisation (LO) 2/ / Arbetstagarorganisation (LO) 0/ / Ledamot 1/ Första AP-fonden 2006

4 Kommentar till Koden för svensk bolagsstyrning Första AP-fonden tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning i den mån det passar fondens organisationsform. Första AP-fonden följer kodens regler, vilka dock inte är tillämpliga i alla delar. Kapitel/ artikel Regel i koden Avvikelse Motivering Kapitel 1 Bolagsstämma Fonden är en statlig myndighet. Kapitel 2 Tillsättning av styrelse och revisorer Fonden är en statlig myndighet där regeringen utser styrelse och revisorer Minst två av de styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen skall även vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. En styrelseledamot som representerar en större ägare eller är anställd eller styrelseledamot i ett företag som är en större ägare skall anses som beroende Styrelsens ordförande skall väljas av bolagsstämman. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden skall styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa bolagsstämma. Fonden är en statlig myndighet. Fonden är en statlig myndighet där ordförande och vice ordförande utses av regeringen punkt 3 Styrelsens ordförande skall se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Ordföranden skall särskilt ta emot synpunkter från ägarna och förmedla dessa inom styrelsen Följs ej Regeringen äger inte rätt att ge synpunkter på förvaltningen, annat än genom den årliga utvärderingen samt genom regeringens policy för styrning och utvärdering av AP-fonderna Styrelsen skall inrätta ett revisionsutskott som skall bestå av minst tre styrelseledamöter. Majoriteten av utskottets ledamöter skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Minst en ledamot av utskottet skall vara oberoende i förhållande till bolagets större ägare. Styrelseledamot som ingår i bolagsledningen får inte vara ledamot av utskottet. Tillfällig avvikelse En plats i revisionsutskottet är vakant och har inte tillsatts i avvaktan på att ny ledamot i styrelsen utses punkterna 3-5 Revisionsutskottet skall fastställa riktlinjer för vilka andra tjänster än revision som bolaget får upphandla av bolagets revisor, Följs ej utvärdera revisionsinsatsen och informera bolagets valberedning eller i förekommande fall särskilda valberedning om resultatet av utvärderingen, samt biträda valberedningen vid framtagandet av förslag till revisor och arvodering av revisionsinsatsen Styrelsen skall på ordinarie bolagsstämma presentera förslag till principer för ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen för godkännande av stämman. Fonden är en statlig myndighet vars revisorer utses av regeringen. Fonden är en statlig myndighet vars revisorer utses av regeringen. Hela fondens styrelse utgör ersättningsutskott och fastställer VDs ersättning. Ersättning till övriga ledande befattningshavare fastställs av VD punkterna 2 och 7 I bolagsstyrningsrapporten skall, om denna information inte framgår av årsredovisningen, även följande uppgifter lämnas: en redogörelse för hur beredningen av tillsättning av styrelse och revisor är organiserad, Fonden är en statlig myndighet vars styrelse och revisorer utses av regeringen. de av bolagsstämman senast antagna principerna för ersättning och övriga anställningsvillkor för bolagsledningen och, om de innebär en väsentlig avvikelse från föregående års principer, vilka dessa avvikelser är, samt hur frågor om ersättning till bolagsledningen bereds av styrelsen. Fonden är en stalig myndighet. För kommentar om ersättningar se punkt Bolaget skall på sin hemsida ha en särskild avdelning för bolagsstyrningsfrågor, där aktuella uppgifter om de förhållanden som ingår i bolagsstyrningsrapporten skall återfinnas tillsammans med övrig information som krävs enligt Koden. Följs ej Åtgärdas under d Första AP-fonden 2006

5 KPMG och Öhrlings PricewaterhouseCoopers ansvarar även för revisionen av övriga AP-fonder. Utöver uppdraget som revisor i Första AP-fonden och övriga APfonder har Anders Bäckström ett särskilt förordnande att samordna revisionen av AP-fonderna. Anna Hesselman är utöver uppdraget som revisor i Första AP-fonden även förordnad tillsammans med Anders Bäckström i Tredje AP-fonden, Fjärde APfonden och i Sjunde AP-fonden. Revisorerna avger en revisionsberättelse över sin granskning. Revisorerna rapporterar direkt till styrelsen i en skriftlig revisionsrapport och genom en muntlig presentation. Revisorerna deltar vid minst ett styrelsemöte per år. Därutöver hålls möten mellan revisorerna och styrelsens ordförande eller revisionsutskottet vid behov. Revisorerna lämnar årligen även en muntlig rapport till Finansdepartementet. Arbetet är fördelat så att det praktiska revisionsarbetet med granskningen av räkenskaper och rutiner utförs av KPMG. Enligt Lagen om Allmänna Pensionsfonder ska buffertfonderna gemensamt utarbeta redovisningsprinciper. En redovisningskommitté bestående av ekonomichef eller motsvarande från respektive fond diskuterar aktuella redovisningsoch värderingsfrågor och lämnar förslag på ändringar av de gemensamma principerna. Förslagen granskas av revisorerna. I revisorernas uppdrag ingår granskning av den löpande verksamheten, förvaltningen, årsbokslutet samt årsredovisningen. Revisorerna uttalar sig om räkenskapshandlingar och kapitalförvaltning på grundval av sin revision. I uppdraget ingår också att granska att Första AP-fonden följer de av fonderna fastställda redovisnings- och värderingsprinciper samt att upprättade räkenskapshandlingar ger en rättvisande bild av verksamheten. GRANSKNINGEN 2006 Vid planeringen av revisionen utgår revisorerna från den riskanalys som upprättats över fondens verksamhet. För 2006 har revisionsinriktningen varit att utvärdera fondens egen kontroll av risker i verksamheten samt den interna kontrollen i de centrala rutinerna i kapitalförvaltningen. Avsikten med granskningen är att säkerställa att fondens kontroll av förvaltningen sker i enlighet med de externa och interna placeringsregler som styr fondens verksamhet och att samtliga affärer som genomförs redovisas korrekt i fondens system. I praktiken innebär detta att revisorerna granskar fondens rutiner med avseende på att dessa säkerställer en god ordning så att eventuella fel upptäcks och risken minskar för att fel uppstår. Därutöver granskas att redovisade innehav faktiskt existerar, är rätt värderade och att redovisade uppgifter är fullständiga. Revisionen omfattar även granskning av fondens IT-system då dessa är mycket centrala för fondens verksamhet. Utöver sedvanlig revision har revisorerna för 2006 haft i uppdrag att särskilt granska delårsbokslutet per Årets revision har även inkluderat ett granskningsområde, risk för oegentligheter och fel utifrån International Standards of Auditing (ISA) 240 ( The Auditor s Responsibility to Consider Fraud in an Audit of Financial Statements ), där granskningen utförts utifrån ett gemensamt program för samtliga AP-fonder. Första AP-fonden 2006 e

6 Styrelsens rapport om intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen E nligt lagen (2000:192) om Allmänna Pensionsfonder (AP-fonder) ansvarar styrelsen för fondens organisation och förvaltning av fondens medel. I detta ansvar ligger att tillse att fonden har en god intern kontroll vilket också är i överensstämmelse med en styrelses ansvar enligt den svenska aktiebolagslagen och den svenska koden för bolagsstyrning. Denna rapport är sammanställd i enlighet med den svenska koden för bolagsstyrning, punkterna och och begränsas därmed till intern kontroll över finansiell rapportering. I enlighet med anvisning 1:2006 utgiven av Kollegiet för svensk bolagsstyrning inkluderar rapporten inte något utlåtande om effektiviteten i internkontrollen av den interna finansiella rapporteringen Avrapporteringen överensstämmer med den uppdelning som används i COSO, det internationellt mest etablerade ramverket för att beskriva ett bolags interna kontroll. Rapporten är inte del av de formella årsredovisningshandlingarna och har inte granskats av revisorerna. Med finansiell rapportering menas här den av styrelsen godkända externa rapporteringen vilken sker i samband med hel- och halvårsbokslut. Bevakning, analys och rapportering av den interna kontrollen sker av två funktioner inom fonden. Funktionen Riskkontroll har sitt fokus inom finansiella risker medan Compliance Officer främst arbetar med operativa risker och regelefterlevnad. Båda funktionernas arbete sker oberoende i förhållande till övrig verksamhet och rapporterar direkt till VD. Kontrollmiljö fondstyrning Styrelsens ansvarsområden regleras i lagen om Allmänna Pensionsfonder. Årligen fastställer styrelsen ett styrdokument i vilket styrelsens och verkställande direktörens roller och ansvar samlas. Dokumentet omfattar ett flertal policyer, riskhanteringsplan, rapportplan samt definierar ansvarsområden och befogenheter. Det finns en väl förankrad riskkultur i fonden vilket bland annat beror på att framgångsrik kapitalförvaltning bygger på förmågan att identifiera, analysera och hantera risker utifrån ett riskmandat. En viktig del i denna kultur är en transparant redovisning av affärsverksamheten och en dualitetsprincip för hantering av affärer. Detta innebär bland annat att hela organisationen kan följa affärsverksamheten via ett gemensamt systemstöd samt att affärstransaktioner kräver ett godkännande av såväl fondens finansadministration som placeringsenheter. Därutöver finns etablerade och dokumenterade rutiner för värderingar av finansiella instrument och väldefinierade beslutstrukturer för hantering av den löpande verksamheten. I förebyggande syfte inriktas arbetet med riskhantering inom fonden på att undvika oönskade finansiella risker samt minimera de operativa riskerna. Detta arbete kombinerat med en stark riskkultur medför en hög intern förståelse för behovet av den interna riskkontrollen. Riskbedömning För att säkerställa den finansiella rapporteringen och identifieringen av operativa risker genomförs på uppdrag av styrelsen en återkommande översyn av fondens processer och dokumenteringen av dessa. Utfallet av översynen rapporteras till styrelsen. En viktig del i denna översyn är bokslutsprocessen som beskriver värdering, avstämningar och kontroller av värdepapper i samband med bokslut. Bokslutsprocessen ligger till grund för den externa finansiella rapporteringen. Utöver en generell granskning av processerna fastställer verkställande direktören tillsammans med ledningen årligen områden som ska prioriteras och specialgranskas. De enheter inom organisationen som berörs av granskningen deltar aktivt under analysarbetet som baseras på en självutvärderingsmetod. Arbetet resulterar i en värdering av identifierade risker och förslag till åtgärder. Fondens Compliance Officer leder analysarbetet och tillser att föreslagna åtgärder genomförs. Kontrollstruktur och aktiviteter Den finansiella informationen analyseras och kontrolleras av fondens finansadministration, controller- respektive riskhanteringsfunktioner. Dessa funktioner bekräftar genomförda interna kontroller och ger sitt utlåtande om förvaltningen till verkställande direktören. Kontrollaktiviteten sker med stöd av fondens portföljhanteringssystem (Dimension) och risksystem (Wilshire). Kontrollfunktionen är till stor del inbyggd i systemen, system som också producerar underlag för olika riskanalyser. Detta skapar god struktur för att såväl förebygga som att identi- f Första AP-fonden 2006

7 fiera oönskade risker. Risker identifieras genom den process som beskrivits ovan med fokus på de risker som ur ett fondperspektiv betraktas som väsentliga. Den dynamiska hanteringen av prioriterade risker medför att det sker en kontinuerlig utveckling av den interna riskkontrollen. Riskhanteringsfunktionen som bevakar de finansiella riskerna inom fonden utfärdar riktlinjer för internkontrollrutiner, bevakar efterlevnad och utfall av dessa. Fondens Compliance Officer bevakar de operativa riskerna, kontrollerar att fondens policyer och styrdokument efterlevs samt samordnar den årliga översynen av operativa risker. Processbeskrivningen och de godkända kontroll- och uppföljningsrutinerna fungerar som styrdokument för fondens riskhanteringsfunktion och Compliance Officer. Information och kommunikation Styrelsen informeras regelbundet om fondens finansiella ställning och resultat. Styrelsen erhåller en resultat- och avkastningsrapport månadsvis samt en fullständig balans- och resultaträkningsrapport kvartalsvis. Rapportering av fondens finansiella ställning och risktagande rapporteras också vid samtliga ordinarie styrelsemöten. Den finansiella informationen som lämnas av verkställande direktören till styrelsen följer fondens bokslutsprocess. Genom detta förfarande anses den externa finansiella rapporteringen vara säkerställd. Extern rapportering sker i samband med hel- och halvårsbokslut. Alla policyer och instruktioner inom området intern kontroll kommuniceras tydligt och är tillgängliga för alla anställda på fondens intranät. Transparensen gäller även den dagliga interna risk- och resultatrapporteringen som också återfinns på fondens intranät. Uppföljning Riskhantering och intern kontroll är en stående punkt på dagordningen vid fondens ordinarie styrelsesammanträden. Verkställande direktören rapporterar då om prioriterade riskområden. Styrelsen godkänner samtliga finansiella rapporter före publicering. Styrelsen för fonden är ytterst ansvarig för den interna kontrollen. Styrelsen utser inom sig ett revisionsutskott för att bereda bland annat frågor som rör den interna kontrollen. Styrelsen har beslutat att inte införa en internrevisionsfunktion för att följa upp kvaliteten i de befintliga internkontrollerna utan har vid behov anlitat externa konsulter för detta arbete. Riskhanteringsfunktionen och Compliance Officer rapporterar till revisionsutskottet vid dess sammanträden.revisorerna rapporterar löpande till revisionsutskottet och till styrelsen i samband med årsbokslut. Första AP-fonden 2006 g

8 Första AP-fondens styrelse Anna Hedborg, född 1944 Ordförande. Invald i styrelsen Civ. ek. Generaldirektör i Socialdepartementet. Ordförande i Kulturrådet. Vice ordförande i Systembolagets styrelse. Håkan Tidlund, född 1943 Vice ordförande. Invald i styrelsen Ordförande i styrelsens revisionsutskott. Företagsekonomisk examen. Ordförande i Boxer TV-access, Teracom AB, Svenska Filminstitutet och Malmbergs Elektriska AB, samt styrelseledamot i Premiepensionsmyndigheten PPM. Johan Bygge, född 1956 Invald i styrelsen Utsedd på förslag av arbetsgivarorganisation (Svenskt Näringsliv). Ledamot av styrelsens revisionsutskott. Civ. ek. Styrelseledamot i Isaberg Rapid AB och i Aktiemarknadsbolagens förening. Anna Ekström, född 1959 Invald i styrelsen Utsedd på förslag av arbetstagarorganisation (SACO). Jur. kand. Ordförande i SACO och AEA. Vice ordörande i Uppsala universitets styrelse. Styrelseledamot i AMS och Länsstyrelsen i Södermanlands län. Tor Marthin, född 1944 Invald i styrelsen Civ.ek. Ordförande i Brandkontoret, AMF Pension Fondförvaltning AB och Folkhem Byggnads AB. Styrelseledamot i Swedish Institute for Financial Research och ledamot i Aktiemarknadsnämnden. Lars Isaksson, född 1945 Invald i styrelsen Utsedd på förslag av arbetsgivarorganisation (Landstingsförbundet). Verkstadsskola. Ordförande i Landstingsförbundet. Landstingsråd i Landstinget i Jönköpings län. Ordförande i Stiftelsen Vintersol. Styrelseledamot i KPA AB. Vice ordförande i Stiftelsen Högskolan i Jönköping. Christina Lindenius, född 1964 Invald i styrelsen Civ.ek. Generaldirektör för Premiepensionsmyndigheten (PPM). Styrelseledamot i SNS Stockholm. Erland Olauson, född 1949 Invald i styrelsen Jur.kand. 1:e vice ordförande och avtalssekreterare, LO. Ledamot i AFA och AMF-bolagen, Arbetsdomstolen, Aftonbladet, Europeiska Fackliga Samorganisationen (EFS), FORA, LO Media AB, ordförande i Arbetets Museum, LO-TCO Rättsskydd AB och LO-Tidningen AB. En styrelseledamot lämnade på egen begäran sitt styrelseuppdrag i juni Någon ersättare har ännu inte utsetts. h Första AP-fonden 2006

9 Första AP-fondens ledningsgrupp William af Sandeberg, född 1945 VD, anställd 2002 Civ. ek. Tidigare befattningar chef för SEB Investment Management, chef för Trygg-Hansa Kapitalförvaltning. Styrelseledamot i AP Fastigheter AB. Cecilia Thomasson-Blomquist, född 1963 Chef Valuta- och likviditetsförvaltning sedan 2000, anställd 1997 och ledamot av ledningsgruppen sedan MBA, Civ. ek., AFA, CEFA. Tidigare befattningar på NCC Treasury AB och inom NCC koncernen. 3 4 Nadine Viel Lamare, född 1967 Informationschef sedan 2001, anställd 1992 och ledamot av ledningsgruppen sedan 2004 Civ. ek., AFA, CEFA. Tidigare chef för fondens uppföljning och utvärdering Anders Palmér, född 1944 Chef Strategisk Allokering sedan 2000, anställd 1997 och ledamot av ledningsgruppen sedan Pol. mag. Tidigare befattningar på Finansdepartementet och SEB. 5 6 Rikard Kjörling, född 1959 Chef Extern Förvaltning, anställd och ledamot av ledningsgruppen sedan 2004 Civ. ek. Tidigare befattningar på SEB Asset Management, SEB Investment Management och Trygg-Hansa. Anders Rahmn, född 1951 Chef Affärsstöd och Riskkontroll sedan 2000, anställd 1990 och ledamot av ledningsgruppen sedan 1998 Civ. ek. Tidigare befattningar på Riksrevisionsverket och Socialdepartementet. Första AP-fonden 2006 i