SVENSK STANDARD SS :2011

Transkript

1 SVENSK STANDARD SS :2011 Fastställd/Approved: Publicerad/Published: (Korrigerad version/corrected version March 2011) Utgåva/Edition: 3 Språk/Language: svenska/swedish ICS: Posttjänster Svenska postadresser Postal Services Swedish postal addresses

2 Standarder får världen att fungera SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig sektor. Vi är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet. Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att påverka framtida standarder inom ditt område på nationell, europeisk och global nivå. Du får samtidigt tillgång till tidig information om utvecklingen inom din bransch. Ta del av det färdiga arbetet Vi erbjuder våra kunder allt som rör standarder och deras tillämpning. Hos oss kan du köpa alla publikationer du behöver allt från enskilda standarder, tekniska rapporter och standardpaket till handböcker och onlinetjänster. Genom vår webbtjänst e-nav får du tillgång till ett lättnavigerat bibliotek där alla standarder som är aktuella för ditt företag finns tillgängliga. Standarder och handböcker är källor till kunskap. Vi säljer dem. Utveckla din kompetens och lyckas bättre i ditt arbete Hos SIS kan du gå öppna eller företagsinterna utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder. Genom vår närhet till den internationella utvecklingen och ISO får du rätt kunskap i rätt tid, direkt från källan. Med vår kunskap om standarders möjligheter hjälper vi våra kunder att skapa verklig nytta och lönsamhet i sina verksamheter. Vill du veta mer om SIS eller hur standarder kan effektivisera din verksamhet är du välkommen in på eller ta kontakt med oss på tel Standards make the world go round SIS (Swedish Standards Institute) is an independent non-profit organisation with members from both the private and public sectors. We are part of the European and global network that draws up international standards. Standards consist of documented knowledge developed by prominent actors within the industry, business world and society. They promote cross-border trade, they help to make processes and products safer and they streamline your organisation. Take part and have influence As a member of SIS you will have the possibility to participate in standardization activities on national, European and global level. The membership in SIS will give you the opportunity to influence future standards and gain access to early stage information about developments within your field. Get to know the finished work We offer our customers everything in connection with standards and their application. You can purchase all the publications you need from us - everything from individual standards, technical reports and standard packages through to manuals and online services. Our web service e-nav gives you access to an easy-to-navigate library where all standards that are relevant to your company are available. Standards and manuals are sources of knowledge. We sell them. Increase understanding and improve perception With SIS you can undergo either shared or in-house training in the content and application of standards. Thanks to our proximity to international development and ISO you receive the right knowledge at the right time, direct from the source. With our knowledge about the potential of standards, we assist our customers in creating tangible benefit and profitability in their organisations. If you want to know more about SIS, or how standards can streamline your organisation, please visit or contact us on phone +46 (0)

3 Denna standard ersätter SS , utgåva 2. This standard supersedes the Swedish Standard SS , edition 2. Denna korrigerade version innehåller följande ändringar: I tabellerna under punkt 4 har < bytts ut mot. Justeringar gjorda i Bilaga A. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Information about the content of the standard is available from the Swedish Standards Institute (SIS), telephone Standards may be ordered from SIS Förlag AB, who can also provide general information about Swedish and foreign standards. Standarden är framtagen av kommittén för Post, SIS/TK 322. Har du synpunkter på innehållet i den här standarden, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram andra standarder inom området? Gå in på - där hittar du mer information.

4 Innehåll 0 Orientering Omfattning Termer och definitioner Postadresskomponenter Postadressegment Postadressdetaljer Postadresselement Datautbytesformat Datalagringsformat för postadresselement Utskrift på postförsändelse Förkortningar Adressrader Skrivsätt för adressat fysisk person/individ inklusive enskild näringsidkare Skrivsätt för adressat juridisk person/organisation Skrivsätt för avlämningsställe Skrivsätt för postnummer och postort Post till andra länder Bilaga A (informativ) Exempel på utskrift av svenska adresser Bilaga B (informativ) Segment, element och detaljer enligt UPU-standard Bilaga C (informativ) Nationell övrig information C.1 Allmänt Litteraturförteckning Sida 2

5 Orientering Denna standard är ett fristående svenskt komplement till den i Sverige fastställda Europastandarden SS-EN Posttjänster Adressdatabaser Del 1: Postadresskomponenter och innehåller regler för presentation av svenska postadresser i databaser och vid utskrift. Den beskriver hur SS-EN tillämpas på svenska postadresser. Den svenska standarden bygger på arbetet inom det europeiska standardiseringsorganet, CEN och Internationella postunionen, UPU. Mellan CEN och UPU finns ett samarbetsavtal. UPU S42 International postal address components and templates var ursprungligen publicerad som en standard vilken definerade adresskomponenter och postadressmallar. Den är nu delad i två delar; a och b, för att kunna separera de generella och konstanta aspekterna som gäller alla länder från de aspekter som är landsspecifika. En annan nyhet med UPU S42 är att den innehåller en XML-mall. Mallen innehåller flera länders adresser. Denna utgåva av den svenska standarden skiljer sig från tidigare utgåva 2 genom att den anpassats att överensstämma med Europastandarden EN , UPU S42a samt SS Belägenhetsadresser. En av de viktigaste ändringarna är att officiellt lägenhetsnummer tillkommit och att ÖG och NB inte längre ingår, samt att fältlängder har uppdaterats. Som komplement till denna standard finns en teknisk rapport SIS-TR 36:2011 Posttjänster Svenska postadresser XML-koder för att förenkla överföring av adressuppgifter mellan databaser. Rapporten baseras på XML-mallen i UPU S42a. 3

6 1 Omfattning Denna standard innehåller regler för presentation av svensk postadressinformation i dataregister. Standarden innehåller regler för adressuppgifternas ordningsföljd, antal rader samt hur de enskilda postadresselementen skrivs ut på försändelser. Postadressens placering på försändelser behandlas inte i denna standard. Specialadresser, såsom post till Sveriges internationella styrkor ingår inte i standarden eftersom sådana adresser anses vara tillfälliga och i regel inte läggs in i allmänna adressregister. Standarden definierar tre nivåer för postadresser: postadressegment, såsom adresspecifikationer, vilka stämmer överens med den huvudsakliga delen i en postadress, postadressdetalj, till exempel id för organisationer, vilka är grupperingar av element inom ett visst segment, postadresselement, såsom organisationsnamn eller legal status, vilket är den lägsta begreppsnivån, Standarden definierar även en fjärde nivå för att kunna lokalisera delelement i en adress, postadressdelelement, till exempel lägenhetsnummer, vilket är del av postadresselelement, ANM. Element är begreppsmässiga medan delelementen definieras för att möta tekniska krav som mallkonstruktion, översättningskrav, exakta framställningar av adressexempel samt matchning mot postdatabasfält. Standarden innehåller även uppgifter om annan information som förekommer i svenska adressregister. 2 Termer och definitioner Vid tillämpning av denna standard gäller följande urval av termer och definitioner som förekommer i UPU S42a-6. Den engelska termen och numret inom parentes återfinns i UPU s42a adress en address(3.1) se postadress adressat en addressee (3.2) part för vilken en postförsändelse slutligen är avsedd ANM. 1 Adressaten kan definieras eller vara inkluderad i en postadress. Om ingen adressat finns får man anta att leveransen ska ske till en fysisk eller juridisk person som på laglig väg har tillgång till avlämningsstället. ANM. 2 När adressaten uttryckligen är definierad (se ANM. 1), är det alltid en adressat i en korrekt adress, medan uppgift om den förmedlande mottagaren (3.6) inte behöver finnas. Adressaten kan till exempel vara mer abstrakt såsom postkund avlämningsställe en delivery point (3.7) fysisk plats som av postoperatör har accepterats som giltig plats för avlämning av postförsändelse till mottagare 4

7 2.1.4 avsändare en mailer (3.14) part som är ansvarig för utformningen av en försändelse, innehåll i en försändelse samt placering av postadressen betalningsansvarig en payer (3.16) part som är ansvarig för betalning av försändelser till postoperatören förmedlande mottagare en mailee (3.13) part i en postadress som har ansvaret för att post levereras och hanteras på ett sådant sätt att den når adressaten ANM. 1 Till skillnad från adressatspecifikationer, är förmedlande mottagarspecifikationer aldrig klart uttalad: om en postadress inte innehåller en mottagarspecifikation finns det ingen förmedlande mottagare. ANM. 2 Trots ANM. 1 kan den förmedlande mottagaren antingen vara tydligt beskriven eller vara utelämnad. ANM. 3 Som i fallet med adressater, kan informationen i en specifik mottagarspecifikation vara tvetydig giltig postadress en valid postal address (3.32) postadress vari kombinationen av postadresselement överensstämmer med vad som behövs för att unikt identifiera ett avlämningsställe samt en adressat och/eller förmedlande mottagare instruktion för utskrift en rendition instruction (3.28) beskrivning hur adresselement kan formuleras i samband med utskrift av brevet (se avsnitt 5) part en party (3.15) en eller flera enskilda och/eller juridiska personer och/eller organisationer som hanterar en försändelse postadress en postal address (3.17) information som entydigt definierar verkligt eller avsett avlämningsställe för postförsändelse, vanligtvis i kombination med uppgift om adressat eller förmedlande mottagare ANM. En svensk postadress består av adressatuppgift, uppgift om förmedlande mottagare, avlämningsinformation för förmedlande mottagare och utdelningsadress postadress delelement en postal adress element sub-type (3.22) uppdelning av postadresselement som visar delar eller exempel av baselementet, som används för att underlätta utformningen av mallar, adressåtergivning, lagring i adressdatabaser och/eller andra tekniska krav postadressmall en postal address template (3.25) beskrivning hur en postadress ska skrivas, speciellt hur obligatoriska postadresselement ska visas i förhållande till icke obligatoriska vilka ska återges enligt gällande instruktioner, syntaktiskt korrekt postadress, giltig/gällande postadress samt postadresstruktur 5

8 poste restante en poste restante (3.26) beteckning för tjänst som talar om att försändelsen ska kvarhållas på specificerat ställe för avhämtning av adressat eller förmedlande mottagare syntaktiskt korrekt postadress en syntactically correct postal address (3.31) postadress som till fullo överensstämmer med denna standard 2.1 Postadresskomponenter postadresskomponent en postal address component (3.18) postadresselement, postadressdetalj och postadressegment ANM.1 I avsnitt 2.3, 2.4 och 2.5 har postadresskomponenterna brutits ned i postadressegment, postadressdetaljer och postadresselement. Var och en av dessa finns beskrivna i detta avsnitt. Den engelska termen och numret inom parentes återfinns i UPU s42a-6. ANM. 2 I bilaga C Nationell övrig information beskrivs information som kan användas för sortering och utsökning i svenska adressregister. ANM. 3 Alla segment, detaljer och element ingår nödvändigtvis inte i en postadress eller används på olika sätt i olika delar av världen eller av en specifik postoperatör. 2.2 Postadressegment postadressegment en postal address segment (3.23) grupp av postadressdetaljer adressatuppgift en addressee specification (5.1.1) postadressegment som identifierar en adressat ANM. Adressatuppgiften kan bestå av individ- eller organisationsuppgift. Alla försändelser innehåller inte adressatuppgifter avlämningsinformation för förmedlande mottagare en mail recipient despatching information (5.1.3) postadressegment som innehåller information för vidarebefordran av postförsändelse av mottagaren, när mottagaren inte är adressaten ANM. 1 Avlämningsinformation för förmedlande mottagare är avsedd att användas av mottagaren och inte av postdistributören. ANM. 2 För försändelser adresserade till en organisation med intern postdistribution, kan avlämningsinformation för förmedlande mottagare inkludera uppgifter som våningsplan, officiellt lägenhetsnummer, kompletterande mottagningsinformation samt uppgång. 6

9 2.3.4 uppgift om förmedlande mottagare en mailee specification (5.1.4) postadressegment som specificerar förmedlande mottagare ANM. Informationen består vanligtvis av c/o uppgift utdelningsadress en delivery point specification (5.1.2) postadressegment som identifierar avlämningsställets belägenhet och som består av antingen geografiskt lokaliserande avlämningsställe eller administrativt avlämningsställe, samt postnummer, postort och land 2.3 Postadressdetaljer postadressdetalj en postal address construct (3.19) postadresselement eller kombination av postadresselement vilka tillsammans utgör en logisk beståndsdel av en postadress administrativt avlämningsställe en service point identifier (5.2.7) postadressdetalj som beskriver typ av postdistributionstjänst snarare än fysiskt läge ANM. 1 En vanlig uppgift är box, beteckning på avlämningsställe för post som levereras till utrymme särskilt avsett för avhämtning av post. Andra vanliga tjänster är poste restante - och mottagaren betalar -tjänster. Storkundspostnummer är ett unikt postnummer som tilldelats ett företag eller en organisation. ANM. 2 Administrativt avlämningsställe är en komponent i utdelningsadressen. Den består av typ av postdistributionstjänst och beteckning för postdistributionstjänst adressatuppgift för fysisk person en individual identification (5.2.4) postadressdetalj som identifierar en fysisk person vilken är adressat till en postförsändelse adressatuppgift för juridisk person en organisation identification (5.2.6) postadressdetalj som identifierar en juridisk person vilken är adressat till en postförsändelse geografiskt lokaliserat avlämningsställe en delivery point location (5.2.3) postadressdetalj som beskriver ett avlämningsställe genom en belägenhetsadress (adressnamn, adressnummer, bokstav-littera och uppgång) och i förekommande fall lägenhetsnummer, våningsplan eller kompletterande data för avlämningsställe ANM. 1 Belägenhetsadresser fastställs av kommunerna. Se svensk standard SS Svenska postadresser baseras normalt på de belägenhetsadresser som kommunerna fastställer. ANM. 2 Där fastställt officiellt lägenhetsnummer finns ska det ingå i postadressen landsuppgift en country level information (5.2.2) postadressdetalj vilken omfattar postadresselement för länder eller grupp av länder 7

10 ANM. 1 Landsuppgift är en del av utdelningsadressen och består av landsnamn och landsbeteckning. ANM. 2 Används enbart vid utrikesförsändelser område en locality (5.2.5) postadressdetalj som identifierar ett område ANM. I Sverige används postort. I andra länders adresser kan flera områdesindelningar ingå. 2.4 Postadresselement postadresselement en postal address element (3.20) grundelement i en postadress vilket har en väl definierad betydelse och representation, som har signifikans för kund eller postbehandlingsändamål och som normalt inte kan indelas i mindre delar vid informationsutbyte eller utskrift ANM. 1 I en svensk postadress, är postadresselement det minsta informationsbärande elementet. ANM. 2 Alla element används inte nödvändigtvis i alla typer av adresser. ANM. 3 En svensk postadress består av postadresselement, som vid utskrift grupperas på adressrader enligt reglerna i avsnitt 5 Utskrift på postförsändelse. ANM. 4 Uppgift om att postförsändelsen är personlig ingår ej i en svensk adress men kan ingå i utländska adresser. Det markeras särskilt på postförsändelsen. ANM. 5 Figur 1 illustrerar gruppering av svenska postadresskomponenter i postadressegment, postadressdetaljer och postadresselement. Tomma rutor indikerar att ytterligare element finns i adresser i andra länder. Figur 2 illustrerar gruppering av UPU:s postadresskomponenter i postadressegment, postadressdetaljer och postadresselement. ANM. 6 Adressnamn, adressnummer, bokstav (littera) och uppgång ingår i en belägenhetsadress adressatuppgift för fysisk person en individual identification (5.2.4) postadresselement som identifierar en fysisk person vilken är adressat till en postförsändelse adressatuppgift för juridisk person en organisation identification (5.2.6) postadresselement som identifierar en juridisk person vilken är adressat till en postförsändelse adressnamn en thoroughfare (5.3.32) postadresselement som ingår i geografiskt lokaliserat avlämningsställe och som innehåller gatunamn, vägnamn, bynamn och eventuellt gårdsnamn ANM. Sverige används antingen gatunamn eller vägnamn eller bynamn och eventuellt gårdsnamn. Se SS Belägenhetsadresser. 8

11 2.5.5 adressnummer en street number or plot (5.3.27) postadresselement som tillsammans med gatunamn, vägnamn eller by- eller gårdsnamn entydigt utpekar avlämningsställe vid väg, inom by eller gård etc (gatunummer, vägnummer, husnummer) ANM. 1 Ett adressnummer tillhör alltid ett adressnamn. ANM. 2 Adressnummer är en del av adressplatsbeteckningar enligt SS (namn). I adressplatsbeteckningar kan utöver en nummerdel ingå bokstav (littera) samt beteckningar för uppgång enligt SS EXEMPEL Adressplatsbeteckning inleds med siffror t.ex. (Ekeberga) 134 eller (Kungsgatan) 12 B U2. ANM. 3 En annan typ av adressnummer förekommer i avståndsbaserade adresser (metertalsadresser) som används på landsbygden och som anger en byggnads belägenhet i förhållande till den angivna vägen. Den avståndsbaserade adressen (metertalsadressen) består av ett adressnamn följt av siffror, bindestreck och ytterligare siffror samt eventuellt bokstäver. EXEMPEL (Ekebergavägen) avdelning en organisational unit (5.3.22) postadresselement som identifierar en avdelning i en organisation beteckning för postdistributionstjänst en alternate delivery service identifier (5.3.2) postadresselement som anger ett avlämningsställe eller grupp av avlämningsställen från vilken en alternativ postdistributionstjänst kan väljas mer med hänsyn till en bestämd mottagare än med hänsyn till den fysiska platsen EXEMPEL boxnummer, privata postlådor bokstav littera en extension designation (5.3.11) postadresselement som tillsammans med adressnamn och adressnummer anger geografiskt lokaliserat avlämningsställe ANM. 1 Bokstav (littera) ingår i adressplatsbeteckningen enligt SS och tillhör alltid ett adressnummer. ANM. 2 Bokstäver används för att skapa unika adresser när det behövs från adressättningssynpunkt. Det behöver inte finnas andra samband mellan adresser med samma adressnummer men olika bokstäver, än vad det finns mellan adresser med olika adressnummer. ANM. 3 Även om bokstäverna lagras separerat från adressnumret i en databas får de aldrig presenteras annat än som en del av det fullständiga adressnumret vid utskrift efternamn en surname (5.3.31) postadresselement som identifierar person och som ofta ger information om familjetillhörighet ANM. 1 Efternamn är en komponent för individuell identifiering som kan bestå av prefix och rot (exempel: von Rosen). ANM. 2 Uppdelningen i prefix och rot är tänkt att användas när man vill sortera på rotdelen. I svenska adresser görs ingen uppdelning mellan prefix och rot i efternamn. 9