Teknisk specifikation SIS-TS 51:2015

Transkript

1 Teknisk specifikation SIS-TS 51:2015 Publicerad/Published: Utgåva/Edition: 1 Språk/Language: svenska/swedish ICS: ; ; Kvalitet i omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt och särskilt boende Certifieringsordning för tjänster i SS :2015 Quality of care, service nursing and rehabilitation for elderly people with extensive needs in ordinary and residential care facilities Certification scheme of the services of SS :2015

2 Standarder får världen att fungera SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig sektor. Vi är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet. Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att påverka framtida standarder inom ditt område på nationell, europeisk och global nivå. Du får samtidigt tillgång till tidig information om utvecklingen inom din bransch. Ta del av det färdiga arbetet Vi erbjuder våra kunder allt som rör standarder och deras tillämpning. Hos oss kan du köpa alla publikationer du behöver allt från enskilda standarder, tekniska rapporter och standardpaket till handböcker och onlinetjänster. Genom vår webbtjänst e-nav får du tillgång till ett lättnavigerat bibliotek där alla standarder som är aktuella för ditt företag finns tillgängliga. Standarder och handböcker är källor till kunskap. Vi säljer dem. Utveckla din kompetens och lyckas bättre i ditt arbete Hos SIS kan du gå öppna eller företagsinterna utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder. Genom vår närhet till den internationella utvecklingen och ISO får du rätt kunskap i rätt tid, direkt från källan. Med vår kunskap om standarders möjligheter hjälper vi våra kunder att skapa verklig nytta och lönsamhet i sina verksamheter. Vill du veta mer om SIS eller hur standarder kan effektivisera din verksamhet är du välkommen in på eller ta kontakt med oss på tel Standards make the world go round SIS (Swedish Standards Institute) is an independent non-profit organisation with members from both the private and public sectors. We are part of the European and global network that draws up international standards. Standards consist of documented knowledge developed by prominent actors within the industry, business world and society. They promote cross-border trade, they help to make processes and products safer and they streamline your organisation. Take part and have influence As a member of SIS you will have the possibility to participate in standardization activities on national, European and global level. The membership in SIS will give you the opportunity to influence future standards and gain access to early stage information about developments within your field. Get to know the finished work We offer our customers everything in connection with standards and their application. You can purchase all the publications you need from us - everything from individual standards, technical reports and standard packages through to manuals and online services. Our web service e-nav gives you access to an easy-to-navigate library where all standards that are relevant to your company are available. Standards and manuals are sources of knowledge. We sell them. Increase understanding and improve perception With SIS you can undergo either shared or in-house training in the content and application of standards. Thanks to our proximity to international development and ISO you receive the right knowledge at the right time, direct from the source. With our knowledge about the potential of standards, we assist our customers in creating tangible benefit and profitability in their organisations. If you want to know more about SIS, or how standards can streamline your organisation, please visit or contact us on phone +46 (0)

3 Denna tekniska specifikation är inte en svensk standard. This Technical Specification is not a Swedish Standard. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i detta dokument lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om nationell och internationell standard. Information about the content of this document is available from the SIS, Swedish Standards Institute, telephone Standards may be ordered from SIS Förlag AB, who can also provide general information about national and international standards. Dokumentet är framtaget av kommittén för Kvalitet i särskilt boende och hemtjänst, SIS/TK 572. Har du synpunkter på innehållet i det här dokumentet, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram standarder inom området? Gå in på - där hittar du mer information.

4 Innehåll Orientering Omfattning Normativa hänvisningar Ansvar och krav Ansvar Klagomålshantering Uppdatering av krav Kompetenskrav Krav på certifieringsorgan Krav på revisor samt revisionsledare Krav på beslutsfattare hos certifieringsorganet Offertförfarande och avtalsskrivning Genomförande av revision Avgränsning av omfattningen för revision Certifieringsrevision Efterrevision Verksamhet på flera orter Uppföljande revision Förnyelse av certifikat Revisionsprocessen Revisionen Avvikelser Certifikat Beslut och utfärdande av certifikat Överklaganden och andra avvikelser Certifikatets upphörande Procedur vid indragning Ändring i certifikat Användande av certifikat... 8 Sida 2

5 Orientering Denna tekniska specifikation, hädanefter kallad certifieringsordning, för kvalitet i omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt och särskilt boende är ett kravdokument som syftar till att stödja organisationer som driver äldreboende, hemtjänst samt för upphandlande kommuner. En tjänstecertifiering för kvalitet i omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt och särskilt boende visar att aktuell organisation implementerat granskat och godkänt arbetssätt enligt standard. Denna certifieringsordning avser kraven i standarden SS :2015 Kvalitet i omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt och särskilt boende. Syftet med standarden SS :2015 är att organisationer som driver äldreboende och hemtjänst ska öka kvaliteten i sina tjänster och rutiner. Certifieringsordningen är det förhållningssätt som krävs av de aktörer och certifieringsorgan som avser att utföra tjänstecertifiering enligt SS :2015. Certifieringsordningen är till för att säkerställa genomförandet av certifieringen som ska ske i enlighet med de krav på organ som certifierar produkter, processer och tjänster enligt SS-EN ISO/IEC 17065:2012. Certifieringsordningen kvalitetssäkrar bedömningen av tjänstekrav enligt standarden och ger utövarna likvärdighet avseende certifikat. Detta ger utövarna möjlighet att öka sin effektivitet och kvalitet vad det gäller äldreomsorg och hemtjänst på ett mätbart sätt. Detta innebär att utövarna får ett verktyg för att förbättra och utveckla sina tjänster och service. Målgrupper för certifieringsordningen är certifieringsorgan, SWEDAC samt upphandlare av äldreomsorgstjänster i kommunerna. Tjänstecertifieringen är avsedd att bidra till ett högt förtroende för de organisationer som vill uppfylla standardens krav. Certifieringsordningen har tagits fram av SIS i samarbete med SIS/TK 572/573 Kvalitet i särskilt boende och hemtjänst. 3

6 1 Omfattning Certifieringsordningen definierar kraven för certifieringsorgan som ska certifiera privata, ideella och kommunala äldreboenden, och hemtjänst enligt SS :2015 så att certifieringsorganen utför revisionen på ett likvärdigt och opartiskt sätt och därigenom ger en likvärdighet för alla utförare. Tjänstekraven i SS :2015, Kvalitet i omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt och särskilt boende, ingår inte i detta dokument. 2 Normativa hänvisningar Detta avsnitt hänvisar till följande dokument som är nödvändiga när detta dokument ska tillämpas. För daterade hänvisningar gäller endast den utgåva som anges. För odaterade hänvisningar gäller senaste utgåvan av dokumentet (inklusive alla tillägg). SS :2015, Kvalitet i omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt och särskilt boende. SS-EN ISO/IEC 17065, Bedömning av överensstämmelse Krav på organ som certifierar produkter, processer och tjänster. 3 Ansvar och krav 3.1 Ansvar Ägare och ansvarig för denna certifieringsordning är SIS. 3.2 Klagomålshantering Vid eventuella synpunkter på systemet för denna certifieringsordning hanteras dessa av SIS. Synpunkter på enskild revision hanteras av aktuellt certifieringsorgan, se Uppdatering av krav SIS beslutar att vid behov av uppdateringar av denna certifieringsordning genomförs dessa av SIS. 4 Kompetenskrav 4.1 Krav på certifieringsorgan Certifieringsorganet ska vara ackrediterat enligt SS-EN ISO/IEC Krav på revisor samt revisionsledare Revisor ska inneha följande kunskaper och färdigheter: hur ledningssystem tillämpas inom olika organisationer goda kunskaper om innehåll, tillämpning och tolkning av SS :2015. känna till och förstå tillämpliga krav i lagar, förordningar och föreskrifter som hör till SS :2015. Revisorer och revisionsledare ska ha akademisk utbildning eller gymnasiekompetens med vidareutbildning och/eller yrkeserfarenhet inom vård och omsorg. Den totala arbetslivserfarenheten ska omfatta minst 5 år (4 år för revisor/revisionsledare med akademisk examen). 4

7 Arbetslivserfarenheten ska vara från ledande befattning eller sådan befattning som innefattar att göra bedömningar, lösa problem, kommunicera med andra personer i ledande befattning samt med kolleger, kunder och andra intressenter. Revisors utbildning inom revisionsteknik ska omfatta minst 40 timmar. 4.3 Krav på beslutsfattare hos certifieringsorganet Beslutsfattare inom certifieringsorganet ska ha god kännedom om kraven på ett certifieringsorgan och de krav som ställs på certifieringsorgan av ackrediteringsorganet enligt SS :2015 samt SS-EN ISO/IEC 17065: Offertförfarande och avtalsskrivning Certifieringsorganet ska ha dokumenterade rutiner för förfrågan, kontraktsgenomgång, offert samt beställning av revisionsuppdrag. Antalet mandagar som en revision av varje enhet minst ska omfatta Antalet brukare per enhet Antal mandagar vid certifieringsrevision , >2,5 men efter särskild bedömning Antalet mandagar anpassas till organisationens verksamhet och komplexitet men kan inte vara mindre än ovanstående. Minst en dag krävs för uppföljande revision. 6 Genomförande av revision 6.1 Avgränsning av omfattningen för revision Kapitel 4, 5, 6 samt bilaga A ska revideras. 6.2 Certifieringsrevision Vid en certifieringsrevision ska samtliga tillämpliga krav i kapitel 4,5 och 6 i standarden revideras. Organisationens levererade tjänster ska bedömas genom granskning av systemdokumentation, samt genom stickprovs granskning och intervjuer av tillämpningen av rutiner, instruktioner och annan dokumentation i verksamheten. 6.3 Efterrevision Efterrevision ska göras när certifikat inte kan utfärdas med resultatet från certifieringsrevisionen som underlag. Efterrevision kan även göras när det vid en uppföljande revision konstaterats allvarliga avvikelser. Efterrevisionen ska ske inom tre månader efter certifierings- eller den uppföljande revisionen. 6.4 Verksamhet på flera orter För denna typ av certifiering ska organisationen ha ett huvudkontor från vilket aktiviteter styrs och planeras och ett antal enheter som utför aktiviteterna. Ledningen ska vara gemensam och har befogenhet att implementera korrigerande åtgärder och kontinuerligt övervaka enheternas verksamhet. 5

8 För att en organisations enheter ska kunna bli certifierade krävs både central samt lokal revision. Central revision av dokumentation och lokal revision genom stickprovskontroller av levererade tjänster. Varje enhet som vill erhålla certifikat behöver genomgå revision. 6.5 Uppföljande revision När en organisation certifierats ska uppföljande revision ske en gång per år. Under de två åren mellan certifieringsrevisionen och förnyelse av certifikat ska revision ske på plats. Efter förnyelse av certifikat kan, efter beslut av certifieringsorgan, revision ske på distans. Vid en uppföljningsrevision ska samtliga tillämpliga krav i kapitel 4, 5 och 6 i standarden revideras. Organisationens levererade tjänster ska bedömas genom granskning av systemdokumentation, samt genom stickprovs granskning och intervjuer av tillämpningen av rutiner, instruktioner och annan dokumentation i verksamheten. En revisor granskar ovanstående underlag och beslutar utifrån granskningsresultatet om certifikatet fortfarande är giltigt, vilket meddelas till berörd organisation. Om avvikelser noteras av revisor ska organisationen inom 1 månad genomföra korrigerande åtgärder samt skicka in bevis till revisor på att dessa åtgärder är vidtagna och att de haft avsedd effekt. Om certifieringsorganet bedömer att resultatet från första uppföljande revisionen inte är tillfredsställande ska nästa uppföljande revision ske på plats hos organisationen. Inom en period av tre år ska organisationen ha reviderats mot alla tillämpliga krav i standarden. 6.6 Förnyelse av certifikat Förnyelsen av certifikatet ska ske var tredje år efter det ursprungliga datumet. Revisionen vid förnyelse av certifikatet ska göras på plats hos organisationen. Om revisorn noterat några avvikelser, ska dessa vara åtgärdade inom 3 månader från revisionstillfället. Bevis om att åtgärder vidtagits och haft avsedd effekt, ska skickas till berörd revisor för bedömning och godkännande. Efter godkännande utfärdas ett förnyat certifikat. 7 Revisionsprocessen 7.1 Revisionen Revisionen genomförs genom intervjuer med personal på alla relevanta nivåer för att klargöra huruvida beskrivningar, rutiner etc. stämmer med kraven i aktuell standard och att det som skrivits överensstämmer med de verkliga förhållandena. 7.2 Avvikelser Avvikelsen ska formuleras och motiveras så att det klart framgår vad som avviker från kraven, liksom var och hur avvikelsen påträffats. Det ska finnas objektiva belägg för avvikelsen. Upptäcks allvarliga avvikelser som kan äventyra tjänstens utförande och/eller strider mot gällande lagstiftning så ska ledningen omedelbart informeras. 6