Behandlingar av personuppgifter inom Stadsbyggnadsnämnden i Täby kommun, ORG nr

Transkript

1 SAMMANFATTANDE BESKRIVNING ÖVER PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR Behandlingar av personuppgifter inom Stadsbyggnadsnämnden i Täby kommun, ORG nr I detta dokument beskrivs ovanstående personuppgiftsansvariges personuppgiftsbehandlingar på en övergripande nivå, ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter samt vilken laglig grund den personuppgiftsansvarige har för behandlingen. För att lättast kunna hjälpa dig att begära information om vika dig som vi behandlar så läs gärna igenom detta dokument med våra behandlingskort specificera sedan i vår e-tjänst för begäran om registerutdrag önskade utdrag. Hur länge sparar vi dina personuppgifter? Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs för utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig enligt fastställda gallringsrutiner i vissa fall bevaras för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- sekretesslagen arkivlagen. Klagomål Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kan du alltid kontakta Täby kommuns Dataskyddsombud. Kontaktuppgifter på Om du fortfarande inte är nöjd med hur Täby kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Datainspektionen, besök Kontakta oss Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- dataskydd genom att skicka ett till Täby kommuns Dataskyddsombud, kontaktformulär hittar du på

2 (29) 1. Stadsbyggnadsnämnden - Gemensamma behandlingar Avisering lagring av fastighets- invånarinformation. Detta gör vi för att kunna tillhandahålla samhällsservice till våra kunder kommuninvånare. Hämtar dagligen/veckovis in förändringar i fastighets invånarinformationen från Lantmäteriet Skatteverket. Information lagras i sedan i en databas som används för att tillhandahålla informationen i kommunens handläggarsystem. Mantalsskrivningsadress Ägande av fastigheter Fastighetens belägenhetsadress Taxeringinformation Kön Civiltillstånd Födselplats Relationer (Släktskap, vårdnadshavare mm) Medborgarskap Flyttar Invånarändringar (Till exempel ändring av namn, giftemål, flyttar m.m.) Laglig grund: Myndighetsutövning

3 (29) Administrering av kommunala taxor privatpersoner används för att kunna ta betalt för utförda tjänster. Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL (plan- bygglagen), Kommunallagen LAV (lagen om allmänna vattentjänster) Genomföra enkäter intervjuer privatpersoner används för att samla in lämna information till andra myndigheter, media, högskola universitet samt till privatpersoner. privatpersoner används för att få ta del av kommuninvånarnas övriga berördas åsikter i olika sammanhang. Födelsedatum Laglig grund: Uppgifter av allmänt intresse

4 (29) Kontaktlistor, möteshantering deltagarförteckningar privatpersoner används för kommunikation med interna externa parter. anställda används för att administrera möten med dagordning, kallelse protokoll. privatpersoner används för att skapa deltagarförteckningar över personer som deltar på olika aktiviteter t.ex. studiebesök. Foto/film IP- eller MAC-adress Användar-ID Passnummer Hälsoinformation Laglig grund: Myndighetsutövning enligt kommunallagen, avtal samt av allmänt intresse Utdelning av årliga miljöpriset privatpersoner används för nominering utdelande av kommunens miljöpris. kontaktuppgifter (e-post Foto/film/ ljud Kontonummer Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse

5 (29) Administrera nämnder utskott privatpersoner används för att hantera kallelser övriga handlingar som hör till nämnder utskott samt att föra listor över deltagare för utbetalning av arvode, beställning av mat till sammanträden etc. Kontonummer Partibeteckning Foto/film Hälsoinformation Laglig grund: Myndighetsutövning, Kommunallagen, avtal Anlitande av konsulter När vi anlitar konsulter för att utföra arbete åt kommunen behöver vi behandla deras personuppgifter för att de ska kunna fullfölja sina uppdrag. Foto/film Laglig grund: Avtal

6 (29) 2. Stadsbyggnadsnämnden - Avdelningen för stora projekt Utbyggnad av allmänna anläggningar Vi behandlar personuppgifter på privatpersoner, representanter ifrån företag myndigheter för att kunna planera, utföra följa upp projektering utbyggnad av allmänna anläggningar. Ritningar kartor Foto/film Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse Kommunikation om projekt hantering av synpunkter Vi behandlar personuppgifter på privatpersoner, fastighetsägare näringsidkare för att dokumentera projektet samt informera om pågående planerade arbeten. Personuppgifterna används även för att hantera frågor synpunkter. Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse Foto/film

7 (29) Stadsbyggnadsnämnden Plan exploateringsavdelningen Ansökan om upprättande av detaljplan samt översiktsplan fördjupning av översiktsplan privatpersoner, representanter ifrån företag myndigheter behandlas för att kunna lämna planbesked, upprätta detaljplaner, översiktsplan fördjupning av översiktsplan Ritningar kartor Foto/film Laglig grund: Myndighetsutövning, uppgift av allmänt intresse Ansökan om bullerskyddsåtgärder privatpersoner, fastighetsägare behandlas för att kunna handlägga ansökningar om bidrag för bullerskyddsåtgärder Foto/film Kontonummer Laglig grund: Myndighetsutövning

8 (29) Avtalshantering markförsäljning privatpersoner representanter ifrån företag myndigheter behandlas för att kunna teckna avtal, upplåta offentlig plats genomföra markförsäljningar. Kontonummer Laglig grund: Avtal Hantera gatukostnader privatpersoner representanter ifrån företag myndigheter behandlas för att kunna ta ut kostnader för allmänna anläggningar som fastighetsägaren har nytta av. Laglig grund: Myndighetsutövning

9 (29) 3. Stadsbyggnadsnämnden Samhällsserviceavdelningen Hantering av avfallsdispenser fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas för att hantera administrera dispenser gällande den normala avfallshanteringen i kommunen Laglig grund: Myndighetsutövning men är också ett avsteg ifrån våra föreskrifter i kommunen för att ge dispenser Avfallshantering för privat ombud i förening samt hantering av miljöfarligt avfall fastighetsägare behandlas för att kunna hantera administrera sophämtning i Täby kommuns privata Och gemensamma kärl. Hämtning av grovsopor, fett, matavfall, returförpackningar samt återbruk representant för företag/myndighet behandlas för att kunna sköta stationerna hantera miljöfarligt avfall Ritningar kartor Kontonummer Laglig grund: Myndighetsutövning- miljöbalken för att sköta avfallshanteringen

10 (29) Beredskapslistor avfall representanter ifrån företag myndigheter behandlas för att tillhanda ha kontaktinformation till nyckelpersoner vid t.ex. blockad, utbrott, pandemier Laglig grund: Myndighetsutövning enligt miljöbalken måste vi hantera sophämtning i kommunen vid akuta händelser Bokning av allmän rådgivning, bygglov sökande, representant för företag myndighet behandlas för att boka tid för allmän rådgivning med handläggare/inspektör hos kommunen. Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL att ge rådgivning

11 (29) Begäran om allmänna handlingar, bygglovenheten Personuppgifter behandlas då alla har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos en myndighet Ritningar kartor Foto/film/ljud Laglig grund: Offentlighetsprincipen

12 (29) Ansökan om anmälningspliktig åtgärd handläggning samt registrering, bygglovenheten sökande fastighetsägare behandlas för att kunna fatta beslut om att bevilja eller avslå en anmälningspliktig åtgärd för att kunna följa upp ärendet samt för fakturering. berörda parter, t ex grannar, behandlas för att kunna fatta beslut om att bevilja eller avslå en anmälningspliktig åtgärd representanter ifrån företag myndigheter behandlas för att kunna utfärda slutbevis t ex. sotare kontrollansvarig. Ritningar kartor Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL, PBF, BBR, EKS

13 (29) Besiktningsprotokoll eldstad representanter ifrån företag myndigheter samt privatpersoner behandlas för att kunna utfärda slutbevis. Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBF, BBR Ansökan om bygglov sökande fastighetsägare behandlas för att kunna fatta beslut om att bevilja eller avslå en bygglovsansökan för att kunna följa upp ärendet samt för fakturering. berörda parter, t ex grannar, behandlas för att kunna fatta beslut om att bevilja eller avslå en bygglovsansökan. representanter ifrån företag myndigheter behandlas för att kunna utfärda slutbevis t ex. sotare kontrollansvarig. Ritningar kartor Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL, PBF, BBR EKS

14 (29) Dispenser, Bygglovenheten sökande, fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas om åtgärden som en lovsansökan gäller också kräver dispens eller tillstånd från eller anmälan till en annan myndighet. Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL miljöbalken Expediering av beslut, Bygglovenheten sökande, fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas för att delge beslut till sökande, fastighetsägare berörda sakägare. Ritningar kartor Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL

15 (29) Grannyttrande, Bygglovenheten sakägare behandlas för att ge dessa en möjlighet att yttra sig enligt PBL. Detta utgör en del av underlaget till bygglovsbeslutet. Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL Tillsynsärende samt tillsyn av ventilation hissar fastighetsägare behandlas för att kunna fatta beslut om ett tillsynsärende för att kunna följa upp ärendet samt för fakturering. Tillsynsärenden ska bidra till att felaktigheter brister åtgärdas till att lagstiftningen följs. representanter ifrån företag myndigheter behandlas för löpande hantering av tillsyn på hissar ventilation för att kunna utfärda t.ex. Ritningar kartor Foto/ljud/film

16 (29) hissintyg, ventilationskontroll. Laglig grund: Myndighetsutövning, rättelser enligt PBL, PBF, BBR, EKS samt regler ifrån hissförbundet. Gallras/bevaras: gallring/ arkiveras 10 år samt när viss information är inaktuell t.ex. ett nytt intyg Kungörelser i Poit. sökande, fastighetsägare samt representanter för företag myndighet behandlas för att delge den större massan information om pågående ärenden ge dem möjlighet att yttra sig i ett pågående ärende som tagits av kommunen. Laglig grund: Myndighetsutövning uppgift av allmänt intresse

17 (29) Lista över tidsbegränsade lov, bygglovenheten sökande, fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas för att kunna följa upp tidsbegränsade lov. Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL NKI - undersökning sökande, fastighetsägare samt representant för företag myndigheter behandlas för att lämna ut information om ärenden som används som underlag till statistik undersökningar kommuner emellan. Laglig grund: uppgift av allmänt intresse

18 (29) Registrering handläggning av bygglov sökande, fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas för att korrekt hantera registrera bygglovsärenden. sökande, fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas för att pröva ansökan anmälan mot PBL, BBR, PBF, EKS Ritningar kartor Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL, BBR, PBF EKS Hantera överklagande inom bygglov sökande, fastighetsägare samt representant för företag/myndighet behandlas för att hantera överprövning av kommunala beslut. Foto/ljud/film Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL

19 (29) Beställning av kartor samt administrera mätutrustning utföra mätuppdrag Personuppgifter behandlas för att kommuninvånare företag ska kunna beställa kartor ifrån kommunen. Används även av andra verksamheter inom kommunen Personuppgifter behandlas för kunna utföra mätningar på fastighetsgränser, höjder, byggnaders Placering åt fastighetsägare företag. Används i bygglovsprocessen i andra processer på Samhällsutvecklingskontoret Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL samt uppgift av allmänt intresse

20 (29) Register av fastighetsförteckning fastighetsägare samt representant för företag myndighet behandlas för att upprätta förteckning över berörda fastigheter fastighetsägare. Används t.ex. vid framtagning av detaljplaner Samt villaägarföreningar som önskar information om fastigheter i föreningen. Laglig grund: Myndighetsutövning enligt PBL samt uppgift av allmänt intresse

21 (29) 4. Stadsbyggnadsnämnden Teknik stadsmiljöavdelningen Ändamål Hantering felanmälan av exempelvis belysningsnätet, gatuunderhåll, park grönområden, klotter. Driftenheten behandlar invånare att kunna skapa en trivsam, snygg, trygg säker miljö i kommunen samt förhindra påbud. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foto film Laglig grund: Uppgifter av allmänt intresse. Ändamål Hantering felanmälan av olovlig affischering Driftenheten behandlar invånare att kunna skapa ett tryggt, snyggt säkert samhälle. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foto film Laglig grund: Myndighetsutövning. Uppgift av allmänt intresse.

22 (29) Ändamål Hantering felanmälan av olovlig etablering Driftenheten behandlar invånare att kunna skapa ett tryggt säkert samhälle. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foto film Laglig grund: Myndighetsutövning. Uppgift av allmänt intresse. Ändamål Hantera trädönskemål - För att kunna bedöma utföra en eventuell åtgärd på växtlighet. Driftenheten behandlar invånare att kunna göra bedömning utföra eventuell åtgärd på växtlighet. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foto film Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse. En uppgift som är viktig för Täby kommun dess invånare. För att kunna tillgodose kommuninvånarnas önskemål.

23 (29) Medborgardialogen - Kommunikation med kommunens invånare i syfte att inhämta information synpunkter kring kommunens offentliga miljöer hur de kan förbättras. Parkenheten behandlar invånare att kunna tillhandhålla innehållsrika funktionella parker offentliga rum för kommunens invånare i olika åldrar invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse. Skötselavtal på odlingslotter - Upprätta ett avtal för att reglera skötsel av odlingslotter. Parkenheten behandlar invånare föreningar för att kunna upplåta mark till odlingslotter. invånare föreningar i kommunen (e-post Laglig grund: Avtal. Avtal med invånare representanter för föreningar.

24 (29) Ändamål Hantera VA-abonnenter - Att reglera användandet av den allmänna vatten- avloppsanläggningen Vatten avloppsenheten behandlar invånare att kunna handlägga ärenden. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foton film Kontonummer Laglig grund: Vattentjänstlagen myndighetsutövning. Ändamål Hantering av VA-drift - Att driftsätta underhålla kommunens allmänna vatten avloppsanläggning. Vatten avloppsenheten behandlar invånare att kunna driftsätta underhålla den allmänna vatten avloppsanläggningen. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foton film

25 (29) Laglig grund: Vattentjänstlagen myndighetsutövning. Ändamål Ansöka om tillstånd för att parkera fordon på allmän platsmark där förbud råder. Söka tillstånd för att framföra ett fordon där man i normalfallet inte får köra. Söka tillstånd för att framföra tyngre /eller bredare fordon på allmän väg. Trafikenheten behandlar invånare att kunna ge dispenser. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Registreringsnummer Laglig grund: Myndighetsutövning. Ändamål BEHANDLINGAR SOM Genomföra fordonsflytt - Informera om felparkerat Trafikenheten fordon samt behandlar föreläggande om flytt av fordon. invånare att kunna handlägga ärenden. kontaktuppgifter till invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foton film Felparkeringsavgiftsskulder Laglig grund: Myndighetsutövning. Lag 1982:129 samt 1982:198 om flyttning av fordon i vissa fall.

26 (29) Ändamål Utfärda parkeringstillstånd till rörelsehindrade. Trafikenheten behandlar invånare att kunna handlägga ärenden. Läkarintyg invånare i kommunen (e-post Foto Vårdnadshavare Barn Laglig grund: Myndighetsutövning. Förhållningsregler från transportstyrelsen. Ändamål Kartläggning nulägesanalys av kollektivtrafiken - Täby kommun behöver underlag för att bygga ut förbättra kollektivtrafiken i Täby kommun. Trafikenheten behandlar invånare att kunna utreda förbättra kollektivtrafiken. invånare i kommunen (e-post Foto film Laglig grund: Uppgift om allmänt intresse. Det ligger i allmänhetens intresse att förbättra utveckla kollektivtrafiken i kommunen.

27 (29) Ändamål Schakttillstånd TA- Plan - Utfärda tillstånd för att få gräva på kommunens mark. Laglig grund: Myndighetsutövning. Trafikenheten behandlar invånare att undersöka att inga ledningar finns i mark för att förhindra problem med vatten avlopp, fiber elledning. Trafikanordningsplan upprättas för att redogöra hur trafiken ska planeras i samband med arbete. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foto film Ändamål Hantera uppdrag i entreprenad - För att kunna uppfylla de krav som kommunen har ställt i kontrakt med entreprenörer. Teknik- stadsmiljöavdelningen behandlar att kunna uppfylla de krav som kommunen har ställt i kontrakt med entreprenörer. verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foto film Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse. Myndighetsutövning. För att upprätthålla kvalitén i det offentliga rummet förhindra påbud, exempelvis snöröjning, sandning, belysning sopning samt skötsel av parker för att skapa en trivsam säker miljö.

28 (29) Ändamål Hantera anmälan om skadestånd uppkomna på grund av brister i de allmänna anläggningarna (gator, torg, park vatten avlopp). Teknik- stadsmiljö avdelningen behandlar invånare att kunna handlägga ärenden. Läkarintyg invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foton film Kontonummer Laglig grund: Myndighetsutövning. Kommunen är skyldig att tillhandahålla kompensation vid skada som uppstår på grund av bristande underhåll av allmänna anläggningar

29 (29) Ändamål Att samla in synpunkter, klagomål samt förslag på förbättringar från allmänheten för att kunna möta det krav som medborgarna ställer gällande allmänna anläggningarna (gator, torg, park Vatten avlopp). Skolvägsprojektet hur man tar sig säkert till från sin skola. Allmänna förbättringar förändringar för säker trafikmiljö samt för den allmänna vatten avlopps anläggning Teknik stadsmiljö avdelningen behandlar invånare att skapa trygg säker trafikmiljö, ändamålsenlig vatten avloppsanläggning en rättvis skälig hantering av alla medborgare med stöd av flera lagrum.. invånare verksamhetsutövare i kommunen (e-post Foton film Kontonummer Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse myndighetsutövning.