Utbildning på forskarnivå

Transkript

1 SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen BESLUT Dnr SLU ua / Exp. den Rektor Utbildning på forskarnivå Beslut Styrelsen för SLU beslutar: att fastställa internrevisionens rapport Utbildning på forskarnivå, diarienummer SLU ua /10. Ärendet En stor del av den forskning som sker vid universitetet genomförs inom ramen för forskarutbildningen. Att varje steg i utbildning på forskarnivå, från utlysning till examination, präglas av hög kvalitet är centralt för att vidmakthålla och stärka kvaliteten i universitetets forskning. Målet med denna granskning är att analysera styrningen av vissa delar av utbildning på forskarnivå och att lämna förslag till förbättringar utifrån gjorda iakttagelser som ska främja förutsättningarna för att bedriva utbildning på forskarnivå av hög kvalitet samt en framgångsrik forskning vid SLU. Granskningen har utförts av internrevisor Joakim Hedin. Lars-Erik Edqvist Inga Astorsdotter Kopia för kännedom Prorektor Dekanerna Universitetsdirektören Vice universitetsdirektören Avdelningscheferna inom universitetsadministrationen inkl. fakultetsdirektörerna Postadress: Box 7070, Uppsala Telefon: E-post: inga.astorsdotter@adm.slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7c Webb:

2 2

3 Bilaga till styrelsens beslut Dnr SLU ua /10 Utbildning på forskarnivå Rapport från internrevisionen Till styrelsen

4 Innehållsförteckning Sammanfattning Bakgrund och motiv Granskningens omfattning och inriktning Externa krav Interna regler och styrdokument Antagningsordning Delegationsordning Fakulteternas riktlinjer Utlysning och antagning Skuggdoktorander Uppföljning av utbildning på forskarnivå

5 Sammanfattning Framstående forskarutbildningsmiljöer kännetecknas av mycket noggranna antagnings- och urvalsprocesser samt en vilja och förmåga att attrahera de bästa studenterna från hela världen. Att doktoranderna handplockas bland egna studenter bidrar inte till en dynamisk miljö. För att upprätthålla hög kvalitet och effektivitet bör en noggrann, professionell och allsidig prövning av de sökande göras. SLU har drygt 700 aktiva doktorander och en stor del av den forskning som sker vid universitetet genomförs inom ramen för utbildningen på forskarnivå. Enligt universitetets strategiska mål ska SLU rekrytera de bästa forskarstudenterna. Det är av stor vikt att universitetets rutiner för rekrytering till utbildning på forskarnivå utvecklas i enlighet med detta mål. Det är viktigt att alla steg i utbildningen, från utlysning till examination, präglas av hög kvalitet. Detta är centralt för att vidmakthålla och stärka kvaliteten i universitetets forskning. Ett antal kvalitetsrelaterade nyckeltal som rör utbildning på forskarnivå tyder på att SLU i jämförelse med andra svenska lärosäten håller förhållandevis hög kvalitet. Andelen utländska doktorander och andelen doktorander med doktorandanställning ligger över snittet för svenska lärosäten. SLU rekryterar dessutom färre studenter från det egna lärosätet än riksgenomsnittet. SLU:s utbildning på forskarnivå håller alltså, åtminstone vad det gäller ovanstående nyckeltal, en relativt hög kvalitet. Men för att stärka universitetets ställning som forskningsuniversitet bör den pågående förbättringsprocessen fortsätta. Målet med denna granskning är att analysera styrningen av vissa delar av utbildningen på forskarnivå och att lämna förslag till förbättringar. De väsentligaste iakttagelserna och rekommendationerna sammanfattas nedan. SLU:s antagningordning avviker på några punkter från högskoleförordningen. Dels två undantag från utlysning; om ett utlysningsförfarande avsevärt skulle försvåra rekryteringen och om doktorander som redan antagits till utbildning med licentiatexamen som slutmål. Dels krav på att utarbeta och bifoga individuell studieplan inför antagning. Internrevisionen föreslår att antagningsordningen ändras på dessa punkter. Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå fattas sedan år 2005 av fakulteterna. Tidigare låg beslutet på institutionsnivå. Främsta skälen till centraliseringen var medelsbrist och att antal antagna doktorander var för högt. Ett annat skäl var att doktorandernas rättssäkerhet är högre vid central antagning. Då vissa av de förhållanden som förelåg i samband med centralisering av antagning till fakulteterna inte längre är aktuella rekommenderar internrevisionen att övervägande görs om handläggningsrutinerna för antagning kan revideras utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Högskoleverkets undersökning av landets forskarstuderande som presenterats i två rapporter 2003 och 2008 visar på att ca en tredjedel av SLU:s forskarstuderande uppger att de varit skuggdoktorander, d.v.s. har påbörjat utbildningen på forskarnivå innan de formellt antagits. Detta är inte önskvärt bl. a. av rättsäkerhetsskäl. Internrevisionen rekommenderar att andelen skuggdoktorander inom SLU klargörs samt att ytterligare åtgärder vidtas för att minska förekomsten av skuggdoktorander. Ett av SLU:s mål för utbildning på forskarnivå är att en ökad andel av doktoranderna ska ha anställning under studietiden. Andelen med anställning som doktorand har varit relativt oförändrad de senaste fyra åren. Internrevisionen rekommenderar att ytterligare åtgärder vidtas för att öka andelen doktorander som har anställning. 3

6 1. Bakgrund och motiv SLU har drygt 700 aktiva doktorander och en stor del av den forskning som sker vid universitetet genomförs inom ramen för utbildningen på forskarnivå. Att varje steg i utbildningen på forskarnivå, från utlysning till examination, präglas av hög kvalitet är centralt för att vidmakthålla och stärka kvaliteten i universitetets forskning. Målen för SLU:s utbildning på forskarnivå är enligt universitetets strategiska mål 1 bl.a. att doktorer utbildade vid universitetet är nationellt och internationellt eftertraktade för sin höga kompetens. Universitetet ska rekrytera de bästa forskarstudenterna och andelen doktorander som har anställning under studietiden ska öka. Utbildningen på forskarnivå ska vara dimensionerad så att såväl forskning som övrig arbetsmarknad kan förses med forskarutbildad arbetskraft. Enligt SLU:s strategi ska utbildning på forskarnivå förbereda för självständig forskning, utvecklingsarbete och problemlösning. Doktoranderna ska dessutom tränas i ledarskap, undervisning och administration, samt erbjudas en stimulerande miljö. 2 Inför granskningen identifierade internrevisionen ett antal risker, som att: SLU inte når sina strategiska mål inom forskningsområdet om universitetet inte lyckas rekrytera kvalificerade doktorander, universitetets anseende och förtroende skadas, både externt och internt, om gällande regelverk inte följs och om utbildningen på forskarnivå inte bedrivs med fokus på kvalitet och effektivitet, universitetet inte uppnår regeringens fastställda mål avseende utbildningen på forskarnivå. 2. Granskningens omfattning och inriktning Målet med denna granskning är att analysera styrningen av vissa delar av utbildningen på forskarnivå och att lämna förslag till förbättringar som ska främja förutsättningarna för att bedriva utbildning på forskarnivå av hög kvalitet samt en framgångsrik forskning vid SLU. Granskningens omfattning begränsas till utlysnings- och antagningsprocessen utifrån gällande regelverk och SLU:s uppföljning av utbildning på forskarnivå. Granskningen har genomförts genom insamling och genomläsning av externa och interna regelverk samt andra beslut, skrivelser och uppföljningsdokument. Intervjuer har genomförts med anställda på ledningskansliet, personalenheten, juridiska enheten och fakulteterna. Analys har gjorts av uppgifter i SLU:s diarium och i det personaladministrativa systemet. En doktorandundersökning som nyligen genomförts inom SLU kommer att presenteras i april Internrevisionens granskning beaktar endast i begränsad utsträckning de frågor som behandlas i undersökningen. 3. Externa krav Villkoren för utbildning på forskarnivå regleras av högskolelagen (1992:1434), högskoleförordningen (1993:100) och förordningen (1993:221) för Sveriges lantbruksuniversitet. 1 SLU:s Verksamhetsidé, vision och strategiska mål - beslutade av styrelsen och SLU:s forsknings- och utbildningsstrategi Kunskap för en hållbar framtid, fastställd av styrelsen den 12 december

7 I förordningen för Sveriges lantbruksuniversitet anges inom vilka områden SLU ska bedriva utbildning på forskarnivå, i övrigt harmoniserar den fullt ut med högskoleförordningen avseende forskarutbildningen. Högskolelagen anger vissa grundläggande villkor avseende utbildning på forskarnivå, bl.a. att fakultetsnämnderna ska ansvara för utbildningen. I högskoleförordningen regleras utbildningen på forskarnivå mer i detalj. För att antas till utbildningen krävs att studenten förutom grundläggande behörighet uppfyller de krav som ställs för att studenten ska kunna tillgodogöra sig utbildningen. Dessutom krävs att studenten kan erbjudas handledning och godtagbara studievillkor i övrigt samt att studenten har finansiering. Universitet som avser att anta doktorander ska annonsera eller på annat likvärdigt sätt informera om detta. Undantagen från kravet på annonsering är: 1. vid antagning av en doktorand som skall genomgå utbildningen inom ramen för en anställning hos en annan arbetsgivare än högskolan, s.k. industridoktorand, 2. vid antagning av en doktorand som tidigare har påbörjat sin utbildning på forskarnivå vid ett annat lärosäte, eller 3. om det finns liknande särskilda skäl. För varje doktorand ska det upprättas en individuell studieplan (ISP) som beslutas av fakultetsnämnd efter samråd med doktorand och handledare. ISP ska innehålla tidsplan för utbildningen, uppgift om hur doktorandens handledning är organiserad, en beskrivning av de åtaganden i övrigt som doktoranden och fakultetsnämnden har under utbildningstiden samt eventuellt annat som behövs för att utbildningen ska bedrivas effektivt. Med doktorand avses enligt högskoleförordningen en student som är antagen till och bedriver utbildning på forskarnivå och med handledare avses en person som vid beslut om antagning har att handleda doktoranden. Detta innebär att ISP ska utarbetas efter att studenten antagits till utbildning på forskarnivå, inte före. Kravet att förslag till ISP utarbetad tillsammans med en tilltänkt handledare för att överhuvudtaget kunna ansöka till utbildning på forskarnivå, är enligt propositionen 2004/05:162, Ny värld ny högskola inte önskvärt. Det nämns i propositionen som exempel på en rutin som inte är optimal i kvalitetshänseende, inte uppfyller de sökandes krav på rättssäkerhet och försvårar ett medvetet arbete med att bredda rekryteringen till utbildning på forskarnivå. Det försvårar också rörligheten mellan lärosäten, inom och utom landet. ISP ska enligt högskoleförordningen minst årligen följas upp av fakultetsnämnden. Både doktoranden och huvudhandledaren ska informera fakultetsnämnden om hur utbildningen framskrider. Doktoranden och huvudhandledaren ska även skriftligen intyga att de har tagit del av ISP och de eventuella ändringar som görs i den. Fakulteten har rätt att dra in doktorandens handledning och andra resurser för utbildningen. Detta får dock endast göras om doktoranden väsentligt åsidosätter sina förpliktelser enligt ISP. ISP är med andra ord ett mycket väsentligt dokument för doktorandens rättssäkerhet. Merparten av fakultetsnämndens beslutanderätt som antagning och annat får delegeras, dock inte rätten att besluta om indragning av handledningsresurser. Till de externa kraven hör även att under perioden ska minst 415 examina i utbildning på forskarnivå avläggas vid universitetet. Uppdraget för den föregående perioden låg på samma nivå. 5

8 4. Interna regler och styrdokument 4.1 Antagningsordning Styrelsen har i enlighet med bestämmelserna i högskoleförordningen fastställt en antagningsordning 3 för utbildning på forskarnivå. I antagningsordningen ingår regler för utbildningen avseende utlysning, ansökan, behörighet, urval, antagning och anställning. I dokumentet ingår den lagtext som berör respektive område. Enligt SLU:s antagningsordning ska alla doktorandantagningar med studiestöd, d.v.s. utbildningsbidrag och anställning som doktorand, föregås av utlysning av utbildningsplatser. Antagningsordningen medger dock undantag från utlysning om rekryteringssituationen till utbildning på forskarnivå i ett enskilt ämne är sådan att ett utlysningsförfarande avsevärt skulle försvåra rekryteringen av lämpliga forskarstuderande, eller om kontraktsmässiga förutsättningar i forskningskontrakt föranleder undantag. Beslut om undantag från annonseringsplikt av utbildningsplatser med studiestöd fattas av respektive fakultetsnämnd. Utbildningsplatser med annan finansiering än studiestöd, exempelvis stipendium, behöver enligt antagningsordningen inte utlysas. Utlysning ska ske på därför avsedda officiella hemsidor. En gång per termin görs en gemensam, centralt finansierad, annonsering i de större dagstidningarna. Alla antagningar oavsett finansiering ska föregås av att institutionerna gör en bedömning av de sökandes behörighet. I samband med intervjuer ska de sökande förses med universitetets officiella information om utbildning på forskarnivå och allmän studieplan för det aktuella forskarutbildningsämnet. Förslag till antagning ska utarbetas av prefekt/motsvarande och ställas till fakulteten. Förslaget ska innehålla bedömning av de sökandes förmåga att tillgodogöra sig utbildningen och ett intyg om att föreslagen person uppfyller behörighetskraven. Dessutom ska i prefektens förslag enligt antagningsordningen bifogas ISP. I förslaget ska även intygas att ett samarbetsavtal, även kallat letter of agreement, har upprättats. Enligt antagningsordningen ska fakultetsnämnderna granska förslaget och besluta om antagning. Fakultetsnämnden ska även granska finansieringsform och finansieringsunderlag. Beslut om antagning ska fattas av fakultetsnämnderna minst en gång per termin. I antagningsordningen framgår att fakultetsnämnderna har ett övergripande ansvar för doktoranden under hela utbildningsperioden med avseende på finansiering, handledning och resurser. De samarbetsavtal/letter of agreement som tecknas mellan handledare, d.v.s. SLU och doktorand är ett civilrättligt avtal som riskerar stå i strid med ISP och annat som regleras i högskoleförordningen, SLU:s delegationsordning, anställningsordning m.m. Detta har påpekats för Rådet för utbildning på forskarnivå av SLU:s chefsjurist. Rådet avser med anledning av detta att utarbeta förslag till reviderad antagningsordning. Av antagningsordningen framgår att en doktorand som antagits till licentiatutbildning och avlagt examen måste ansöka om att få fortsätta studierna mot doktorsexamen. En doktorand som antagits till licentiatutbildning kan av fakultetsnämnden överföras till en utbildning med doktorsexamen som slutmål om finansiering bedöms som hållbar och om doktorand och handledare enas om en individuell studieplan. 3 Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Sveriges lantbruksuniversitet. Diarienummer SLU ua /09. 6

9 Antagning till licentiatutbildning får dock enligt antagningsordningen inte ske rutinmässigt och ska motiveras i varje enskilt fall. Av nyantagna till utbildning på forskarnivå år 2009 uppgick andelen antagna till licentiatexamen till 18 %. Det saknas information i antagningsordningen om att utlysning måste göras även vid antagning av doktorand som tidigare varit antagen med licentiatexamen som slutmål. En sådan doktorand ska konkurrera om en antagning på samma villkor som andra sökande och det ska inte ses som ett andra steg i utbildningen. 4 Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att två av antagningsordningens undantag från utlysning utgår; det om att utlysningsförfarande avsevärt skulle försvåra rekryteringen och det som avser doktorander som redan antagits till licentiatutbildning. Dessa undantag överensstämmer inte med högskoleförordningen. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen säkerställer att kravet på att utarbeta och bifoga ISP inför antagning stryks eftersom planen enligt högskoleförordningen ska tas fram efter antagning till utbildning på forskarnivå. Internrevisionen ser med tillfredsställelse att antagningsordningens krav på samarbetsavtal mellan handledare och doktorand ses över. En del av de frågor som behandlas i samarbetsavtalet kan införlivas i ISP, då denna enligt högskoleförordningen förutom vissa obligatoriska uppgifter även kan innehålla annat som behövs för att utbildningen ska bedrivas effektivt. Även om kravet på att utarbeta ISP inför antagningen väsentligt har underlättat fakulteternas möjlighet att efterleva förordningskravet att besluta om studieplaner, så måste doktorandernas rättsäkerhet väga tyngre. Om information som idag lämnas i ISP är nödvändig för att besluta om antagning kan andra rutiner utarbetas for att inhämta denna information. Enligt högskoleförordningen är det fakultetsnämnden som bestämmer vilka bedömningsgrunder som ska tillämpas vid prövningen av förmågan att tillgodogöra sig utbildningen. Enligt SLU:s antagningsordning ska alla fakulteter använda samma grunder för bedömning av förmågan att tillgodogöra sig utbildningen. Att styrelsen anger detta kan strida mot högskoleförordningen; dock är lagstiftningen inom högskoleområdet i vissa avseenden motsägelsefull icke minst när det gäller relationen mellan styrelse och fakultetsnämnd. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att rättsläget i ovanstående fråga utreds närmare. 4.2 Delegationsordning Enligt styrelsens delegationsordning 5 har fakultetsnämnden det övergripande ansvaret för utbildning på forskarnivå. Det åligger fakultetsnämnden att besluta om antagning av doktorander, om allmän och individuell studieplan samt att utse handledare. Dessa uppgifter får inte delegeras lägre än fakultetsnivå. Enligt rektors delegation 6 har prefekterna/motsvarande ansvar för institutionens ekonomi samt att disponera personal och andra resurser effektivt och enligt gällande föreskrifter. Prefekterna beslutar om nyanställning av bl.a. administrativ personal. Under förutsättning av medgivande av dekanus, beslutar prefekterna även om anställning av lektorer, forskarassistenter, adjunkter och andra tillsvidareanställda 4 Proposition Den öppna högskolan, 2001/02:15 sid Organisation och ansvarsfördelning avseende styrelsen för SLU och organ som är direkt underställda denna. Diarienummer SLU ua /08 och /09. 6 Rektors delegationsordning, Diarienummer SLU ua11-551/10. 7

10 forskare och lärare. Prefekterna får däremot inte besluta om antagning till utbildning på forskarnivå. Rektor har inrättat ett centralt beredningsorgan för utbildningsfrågor på forskarnivå, Rådet för utbildning på forskarnivå (FUR). Prorektor är sedan 1 januari 2010 ordförande för FUR. Rådet är bl.a. ålagt att behandla övergripande strategiska frågor för att samordna och utveckla utbildning på forskarnivå. 4.3 Fakulteternas riktlinjer Samtliga fakultetsnämnder har, i enlighet med antagningsordningen, utarbetat och fastställt egna riktlinjer för utbildning på forskarnivå. I dessa riktlinjer ingår kriterier för de finansieringsformer som fakulteten tillämpar. I VH-, LTJ- och NL-fakulteternas riktlinjer presenteras förordningstext och styrelsens antagningsordning eller hänvisning till antagningsordning. De riktlinjer som fakultetsnämnderna har att besluta över framgår tydligt i dokumentet liksom att det är fastställt av nämnden samt uppgift om när beslutet fattades. I den händelse de finansieringsvillkor som uppgetts i samband med antagning inte kan uppfyllas, anger VH och NL att finansieringsansvaret åvilar institutionen, medan LTJ anger att det åvilar fakulteten. 7 S-fakultetens riktlinjer saknar uppgift om på vilken nivå ansvaret för finansieringen av doktorander ytterst ligger, alltså ligger ansvaret i enlighet med högskoleförordningen på fakultetsnivå. Det framgår inte att riktlinjerna fastställts av fakultetsnämnden, de är inte heller daterade och dessutom saknas uppgift om diarieföring. Av S-fakultetens riktlinjer framgår heller inte vad som är förordningstext, styrelsens antagningsordning eller fakultetsnämndens beslut. Detta gör förvisso dokumentet tydligare och mer lättillgängligt för doktorander och handledare som har att ta del av informationen. Detta är enligt fakulteten syftet med bearbetningen av texten. Dock föreligger det risk att det vid uppdatering av riktlinjerna sker sammanblandning med vad som är fakultetsnämndens beslut och vad som härrör från överordnat regelverk. Rätten att anta till utbildning på forskarnivå är vid samtliga fakulteter delegerat till dekan eller vicedekan. I det fall delegation gjorts till dekanus har vidaredelegation av antagningsrätten gjorts till utbildning på forskarnivåsnämndens ordförande. Dessa delegationer har enligt uppgift gjorts för att underlätta och påskynda antagningsprocessen. Sedan 1 april 2010 finns utbildning på forskarnivåsnämnder vid samtliga fakultetsnämnder. Internrevisionen rekommenderar att S-fakulteten ser över riklinjerna till utbildning på forskarnivå så att de uppfyller grundläggande formella krav. Internrevisionen anser emellertid att det är av stor vikt att de regelverk som gäller inom universitetet är tydliga och lättillgängliga för anställda, sökande till utbildning på forskarnivå m.fl. Detta gäller inte minst inom utbildningen på forskarnivå där regelverket både är omfattande och i stor utsträckning berör anställda och studenter med mindre kunskap i eller intresse för rättsliga frågor. Information om vilken instans som beslutat i enskilda delar kan vara mindre väsentligt. 7 I riktlinjerna anges att finansieringsansvaret förutsätter att doktoranden uppfyllt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. 8

11 5. Utlysning och antagning När en doktorand ska antas ska universitetet annonsera eller med därmed liknande förfarande informera om detta. Annonseringen ska enligt antagningsordningen göras på SLU:s hemsida och därmed sker även en utlysning på Arbetsförmedlingens hemsida. Därutöver kan annonsering göras i dagspress och facktidningar. En genomgång av utlysta studiestöd, d.v.s. doktorandanställning eller utbildningsbidrag, under en ettårsperiod, totalt 95 stycken, visade att i stort sett alla annonserades externt. Mer än hälften (54 %) annonserades både på SLU:s externa hemsida och i tidningar och 46 % annonserades enbart på hemsidan. Annonseringen förefaller nå ut även utanför Sverige eftersom många sökande uppger bostadsort utomlands. Det förekommer att SLU annonserar på hemsidan naturejobs.com som är en internationell sida för forskare. Förberedelser pågår med att utarbeta avtal med naturejobs som kommer att innebära en mer regelbunden annonsering. Antagningsordningens undantag från att inte annonsera doktorandantagningar med studiestöd om kontraktsmässiga förutsättningar i forskningskontrakt föranleder undantag har enligt fakulteterna tillämpats, men i begränsad omfattning och efter fakultetsbeslut. Det undantag som internrevisionen ovan föreslår ska utgå ur antagningsordningen, att inte annonsera om ett utlysningsförfarande avsevärt skulle försvåra rekryteringen av lämpliga forskarstuderande har enligt fakulteterna inte tillämpats. Fakulteterna uppger att annonsering inte görs vid antagning av s.k. industridoktorander och liknade samt vid antagning av stipendiefinansierade doktorander. Detta är i enlighet med antagningsordningen. Prefekten/motsvarande avgör om annonseringen ska göras utöver hemsida. Inför fakultetens beslut om antagning görs en genomgång av att utlysningen följer antagningsordningen. Om finansieringsfrågan inte är löst innan utlysning föreligger risk att resurser läggs ner på en antagning som inte kan slutföras p.g.a. bristande finansiering. Det förekommer att fakultetsekonomerna bedömer finansiering även innan utlysning. Högskoleförordningens undantag för utlysning p.g.a. liknande särskilda skäl tolkas i antagningsordningen som stipendiater. Även andra lärosäten gör denna tolkning och det finns inget i förordning eller förarbeten som säger annat. Vid intervjuer har det framförts synpunkter på att även sökande med personliga stipendier bör konkurrera om utbildningsplatser, då handledning och övriga resurser för utbildning på forskarnivå är begränsade. Förutom internrevisionens rekommendationer ovan avseende ändring i antagningsordningen i enlighet med högskoleförordningen, rekommenderar internrevisionen även att universitetet överväger om studieplatser för stipendiater bör utlysas. Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå var tidigare delegerat till prefekten. Nuvarande centraliserade rutin infördes år 2005 och det främsta skälet var att universitetet hade medelsbrist samt bedömde att antalet antagna doktorander var för högt. Ett annat skäl för centraliseringen var att vissa lärare inom universitetet bedömdes vara mindre lämpliga att handleda doktorander och att prefekterna i vissa fall hade svårt att avslå förslag om antagning med denna motivering. Ytterligare ett argument är att doktorandernas rättssäkerhet är högre vid central antagning än om antagning sker vid institutionerna. 9

12 Genom centralisering kan fakulteterna säkerställa både doktorandens rättssäkerhet och att regelverket i övrigt följs, exempelvis vid antagning av stipendiefinansierade doktorander. 8 En nackdel med den centraliserade beslutsmodellen är att den bedöms vara tidsödande, även sedan delegation av beslutsrätten gjorts från fakultetsnämnd till enskild befattningshavare. Tidsaspekten uppges bl.a. vara ett av skälen till att institutionerna anställer personer som forskningsassistenter i avvaktan på beslut om antagning. Tidsaspekten i samband med rekrytering rent generellt anges även som ett av skälen till att nivån på oförbrukade bidrag och balanserat kapital ligger på så hög nivå. Central antagning harmonierar dessutom mindre väl med prefektens delegation i övrigt och att två fakulteter har decentraliserat finansieringsansvaret av doktoranderna till institutionerna. SLU:s ekonomi är idag väsentligt bättre än då antagningen till utbildning på forskarnivå centraliserades. Dessutom har institutionernas administrativa kompetens ökat genom rekryteringen av administrativa chefer. Dessa båda faktorer skulle kunna tala för att beslutsfattandet återförs till institutionerna. Samtidigt har den centraliserade antagningen enligt uppgift väsentligt förbättrat kvaliteten på beslutsunderlagen. Då vissa av de förhållanden som förelåg i samband med centralisering av antagning till fakulteterna inte längre är aktuella rekommenderar internrevisionen att universitetsledningen överväger om handläggningsrutinerna för antagning kan revideras utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Bedömning av finansiering bör i åtminstone i de fall som rör studiestödsfinansierade doktorander vara klargjord innan utlysning. 6. Skuggdoktorander Begreppet skuggdoktorander uppkom i samband med att krav infördes att universiteten endast får anta personer då det bedöms att finansiering kan säkras för fyra års utbildning på forskarnivå. Med skuggdoktorand avses studenter som är behöriga att bedriva forskarstudier, och som även gör detta, utan att vara antagna till utbildning på forskarnivå. Finansieringen av skuggdoktorander kan variera från studielån eller stipendier till anställning som forskningsassistent eller annat, fast eller tidbegränsad. I de första fallen är givetvis studentens villkor betydligt sämre än i de senare fallen. Högskoleverket tillämpar följande definition på skuggdoktorand: en person som börjar utbildning på forskarnivå utan att vara formellt antagen. Definitionen inkluderar alltså personer som har anställning på lärosätet som forskningsassistent eller liknande. Förekomsten av skuggdoktorander kan bero på bristande finansiering och/eller en vilja att ge mer tid till avhandlingsarbetet. Det anses också kunna fungera som en prövotid. En doktorand som inte är antagen binder inte institutionen vid något försörjningsansvar och omfattas inte heller i övrigt av de regelverk som reglerar doktoranders rättigheter och skyldigheter. Förutom att skuggdoktorander inte åtnjuter den trygghet och rättssäkerhet som reglerna syftar till kan även andra doktorander och sökande bli lidande. Att vissa skuggdoktorander slutligen antas kan nämligen innebära att dessa har fördelar i samband med antagning, genom att skuggdoktorander kan tillgodoräkna sig utbildningstid gentemot andra sökanden. 8 Kravet på finansiering i antagningsordningen är sedan juni 2009 bl.a. att doktorandens nettoförsörjning inte får understiga kr i månanden. 10

13 Enligt undersökningar som gjordes inom SLU år 2006 i samband med Högskoleverkets undersökning Hur kan förekomsten av skuggdoktorander förhindras? tillfrågades doktorandrådsordförandena och doktorandombudsmannen om det fanns personer vid universitetet som arbetade med avhandlingsarbete/utbildning på forskarnivå utan att vara antagna och som själva uppfattade sig som skuggdoktorander d.v.s. att de fått löfte om framtida antagning. Av de tillfrågade var det få som kände till om det förekom skuggdoktorander enligt denna definition. Högskoleverket har genomfört två större enkätundersökningar år 2002 respektive år 2007 bland landets forskarstuderande. Resultaten har presenterats i Doktorandspegeln 2003 respektive I enkäterna ställdes frågan Påbörjade du din utbildning på forskarnivå innan du formellt blev antagen? I Doktorandspegeln 2003 angav 38 % av SLU:s doktorander att de hade påbörjat sina studier före antagningen, fem år senare är motsvarande siffra 32 %, vilket är lägre än för samtliga lärosäten. För riket i sin helhet noteras också en minskning under perioden, från 44 % till 40 %. Merparten av de forskarstuderande inom SLU som påbörjat utbildningen gjorde det 1-6 månader innan formell antagning (27 % resp. 23 %). Andelen som påbörjade mer än ett år innan antagningen låg på 7 % 2003 och ligger kvar på samma nivå I doktorandspeglarna redovisas resultaten fördelat på olika ämnesområden, bl.a. Skogs- och jordbruksvetenskap och Veterinärmedicin. Dessa ämnesområden avser alltså endast SLU:s utbildningar. Inom dessa ämnesområden noteras också en minskning. I Doktorandspegeln 2003 angav 37 % av doktoranderna inom skogs- och jordbruksvetenskap att de påbörjat utbildningen innan antagningen. För veterinärmedicin var motsvarande siffra 57 %. Fem år senare har andelen skuggdoktorander i de båda ämnesområdena sjunkit till 35 % respektive 41 %. Högskoleverkets undersökning ifrågasätts inom SLU, bl.a. är urvalet begränsat och svarsfrekvensen låg. Dessutom når undersökningen bara de skuggdoktorander som sedermera blivit antagna. Även Högskoleverkets definition av skuggdoktorander ifrågasätts då den bedöms vara alltför vid. I de doktorandundersökningar som genomförts inom SLU åren 2006 och 2009 och som vänder sig till samtliga doktorander efterfrågas inte om doktoranderna påbörjat utbildningen före antagningen. Att anställa personer som forskningsassistent i avvaktan på finansiering eller slutligt antagningsbeslut är enligt uppgift från personalenheten relativt vanligt. Det förekommer även att doktorander hänvisar till skuggdoktorandtiden för att klättra i den lönestege som gäller för doktorander. Det är givetvis inte i strid mot gällande regelverk att anställda personer antas som doktorander. Personer ska dock inte anställas med direkt eller indirekt löfte om att de framdeles ska antas som doktorander. Det framgår dessutom enligt högskoleförordningen att enbart det förhållandet att en sökande bedöms kunna få tidigare utbildning eller yrkesverksamhet tillgodoräknad för utbildningen får dock inte vid urval ge sökanden företräde framför andra sökande. Det är med andra ord viktigt inte minst vid rekrytering av doktorander bland anställda, att utbildningsplatsen har utlysts externt och därmed konkurrensutsatts. Detta är av stor vikt för att uppnå SLU:s strategiska mål att rekrytera de bästa forskarstudenterna. Det är en rättsäkerhetsfråga och det är även viktigt för anställda som antas till utbildning på forskarnivå att de konkurrerat med andra meriterade sökande. 11

14 Internrevisionen rekommenderar att det i framtida doktorandundersökningar efterfrågas om forskarstudenterna påbörjat sin utbildning före antagning. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen säkerställer att ytterligare åtgärder vidtas för att minska förekomsten av skuggdoktorander. En åtgärd kan vara att inte anställa personer som är föreslagna att antas till utbildning på forskarnivå innan antagningsbeslut har fattats. 7. Uppföljning av utbildning på forskarnivå Antalet avlagda examina under perioden uppgick till 477, vilket överskred kravet enligt regleringsbreven med 15 %. År 2009 avlades 99 examina. SLU antog färre doktorander under perioden än under föregående fyraårsperiod I och med att examinationskraven under ligger på samma nivå som föreligger risk att SLU inte kommer att uppnå examinationskraven för innevarande fyraårsperiod. Av de 712 registrerade aktiva forskarstudenterna under år 2009 hade 64 % anställning som doktorand, 6 % hade utbildningsbidrag och de flesta av dessa kombinerade utbildningsbidrag med anställning som assistent. Andelen med annan SLU-anställning var 12 % och med övrig finansiering 29 %. 9 Andelen med utbildningsbidrag och anställning som doktorand har varit relativt oförändrad de senaste fyra åren. Andelen med annan SLU-anställning har minskat kontinuerligt under hela 2000-talet. Denna minskning beror på att flera av dem som haft annan anställning har examinerats, samtidigt som annan anställning blivit allt mer sällsynt bland nya forskarstudenter. Andelen med övrig finansiering har ökat. Enligt årsredovisningen för 2009 är en stor del av doktoranderna med övrig finansiering utländska doktorander med personliga stipendier. Uppgift om vilka medel, anslag respektive externa medel, som används för studiefinansiering går inte att få fram i redovisningssystemet utan att undersöka varje enskild individ. Den genomsnittliga nettostudietiden för de som avlade licentiatexamen uppgick under år 2009 till 5,3 terminer medan de som avlade doktorsexamen under år 2009 i genomsnitt använt 8,1 terminer alltså ungefär fyra år. En stor del av den centrala uppföljning som görs av utbildningen på forskarnivå använder den information som finns i studiedokumentationssystemet Ladok. I systemet ska det finnas uppgift om bl.a. ordinarie och biträdande handledare, finansiering, examinationer inom ramen för utbildning på forskarnivå och datum för senaste beslut om individuell studieplan m.m. Brister finns i Ladok när det gäller registrering och uppdatering av uppgifter inom utbildningen som finansiering och handledare. Internrevisionens genomgång i Ladok visar detta och det bekräftas även av ledningskansliets personal. Förutom ovanstående noteringar finns brister i registrering av kurser inom utbildning på forskarnivå. När det gäller individuell studieplan saknades uppgift på drygt 40 % av de aktiva doktoranderna. 10 Betydligt fler doktorander har förmodligen ISP, detta framgår enligt förhandsuppgifter från pågående bearbetning av doktorandenkäten och av intervjuer med fakulteterna. ISP ska enligt högskoleförordningen följas upp årligen och samtliga fakulteter uppger att den årliga uppföljningen av ISP fungerar relativt väl. Ett av SLU:s mål för utbildning på forskarnivå är att en ökad andel av doktoranderna ska ha anställning under studietiden. Andelen med anställning som doktorand har varit relativt oförändrad de senaste fyra åren. 9 Uppgifter ur SLU:s årsredovisning Eftersom en forskarstudent kan ha flera olika försörjningsformer under ett år kan samma person finnas med i sammanställningen under flera olika försörjningsformer varför summan är mer än 100 %. 10 Uppgift ur Ladok 19 mars

15 Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att ytterligare åtgärder vidtas för att andelen doktorander som har anställning ska öka. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen tydliggör vilken information om utbildning på forskarnivå som ska finnas i Ladok, att information lämnas till verksamheten om detta samt uppföljning görs av att informationen är korrekt. Inga Astorsdotter Internrevisionschef Joakim Hedin Internrevisor 13